Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Тема 4. Организация работы учетного аппарата.
1. Построение структуры учетного аппарата.
Согласно ЗУ «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» существует 4 формы ведения бухгалтерского учета:
Специалисты этих фирм могут представлять интересы предприятия в спорах с налоговыми органами и в хозяйственных судах. Кроме того, часть ответственности за качество учета будет переложено на эти фирмы. При этом варианте теневая экономика невозможна.
На этапе создания предприятия собственник решает вопрос об организации бухгалтерского учета, и свое решение фиксирует в уставе предприятия.
Здесь оговаривается статус главного бухгалтера и описывается процедура его назначения:
На крупных предприятиях не возникает вопрос формировать или не формировать как отдельное структурное подразделение бухгалтерию.
Если на крупном предприятии существуют отдельные цеха, хозяйства, подразделения и территориально удаленные филиалы, то стоит вопрос об организации бухгалтерского учета по централизованной и децентрализованной форме.
При централизованной форме все учетные работы и процедуры выполняет центральная бухгалтерия, которая, в свою очередь, делится на секторы и учетно-контрольные группы.
Преимуществом этой формы является:
При децентрализованной форме самостоятельные бухгалтерии или учетно-контрольные группы создаются при каждом цехе, хозяйстве, филиале. Им поручается почти весь комплекс учетных работ или только первичный учет по некоторым объектам.
При этой форме преимущество проявляется в усилении контрольных функций учета, так как учет приближен к месту свершения операций.
Недостатком этой формы является ее дороговизна, сложности с автоматизацией учета и удаленность учетного персонала от главного бухгалтера.
Структура бухгалтерии строится исходя из топологической структуры управления предприятием. При построении бухгалтерии используется функциональный принцип. Он реализуется по трем формам:
При линейной организации все бухгалтера подчиняются непосредственно главному бухгалтеру.
Линейно-штабная предполагает создание промежуточных секторов, которые объединяют учетные группы. Распоряжения главного бухгалтера передаются бухгалтеру главного сектора, тот доводит их до сведения руководителей контрольно-учетных групп.
Разновидностью линейно-штабной организации является двухфакторное деление ее на финансовую и управленческую бухгалтерии, в составе которых формируются учетные секторы.
Комбинированный тип характерен для очень больших предприятий (объединения, ассоциации и др.). Здесь созданные бухгалтерские структуры выполняют предметно-замкнутые учетные процедуры. При этом часть прав главного бухгалтера передана руководителям секторов, которые в штатном расписании именуются заместителями главного бухгалтера по различным направлениям учетных работ.
В крупных хозяйствах различают три формы организационной структуры:
При любой форме бухгалтерская служба будет организована по децентрализованному принципу.
2. Определение численности учетного аппарата.
Расчет численности работников бухгалтерии производится исходя из уровня специализации и кооперирования учетно-аналитических работ. Распределение труда дает возможность объединить трудовую деятельность учетных работников для того, чтобы совместными усилиями комплексно обеспечить качественной учетно-аналитической информацией все уровни управленческой работы.
Кооперация учетно-контрольной и аналитической работы является результатом ее разделения. Чем шире разделение труда, тем глубже его последующее кооперирование.
Кооперация труда работников учета осуществляется на двух организационных уровнях:
На втором уровне могут быть выделены два подразделения:
Следующим этапом является разработка нормативов.
Норматив управляемости – это количество работников, которыми должен руководить главный бухгалтер, старший бухгалтер, заведующий сектором, руководитель группы при соответствующей квалификации и заранее обозначенных организационно-технических условиях работы. Оптимальной нормой является 6-10 подчиненных.
Норма соотношений – это количество работников определенной квалификации на одного работника другой квалификации при определенных организационно-технических условиях. На одного бухгалтера с высшим образованием должно быть не меньше 4-6 со средним.
Норма численности – количество бухгалтеров, которое установлено для выполнения работ, закрепленных за бухгалтерией или ее подразделением с учетом организационно-технического уровня.
Норма обслуживания – это количество единиц или объектов учета, которые обслуживает один или группа бухгалтеров соответствующей квалификации при определенных организационно-технических условиях (количество поставщиков, расчеты с которыми ведет один бухгалтер, количество работников на одного бухгалтера расчетного отдела).
Норма обслуживания рассчитывается по формуле:
Ноб=9360/Нвр
9360 – месячный календарный фонд времени одного учетного работника,
Нвр – норма времени на один объект обслуживания.
Нвр=Вр1*(∑Вр2/100)
Вр1 – суммарное оперативное время на обслуживание одного объекта, определенное по методу прямого технического нормирования,
∑Вр2 – сумма времени на подготовительные и заключительные работы, организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых, личные потребности в процентах к оперативному времени.
Учетно-контрольная и аналитическая работа складывается из рабочих операций, каждая из которых делится на элементарные приемы.
Трудоемкость бухгалтерской работы нормируется тремя методами:
По результатам этих методов рассчитываются:
Нормы времени на выполнение единицы учетных работ одним бухгалтером или группой. Например, для записи 200 трехзначных чисел установлена норма 1 час.
Нормы выработки – количество единиц работы (запись, подсчет, подготовка документа), которую должен выполнить бухгалтер в единицу времени при заданных организационно-технических условиях. Например, бухгалтер в течение рабочего дня должен записать 800 строчек.
Между нормой времени и нормой выработки – обратная связь.
Если для записи 200 трехзначных чисел нужен 1 час, то при восьмичасовом рабочем дне норма выработки – 800 строк.
Типовые нормы были разработаны с СССР в 70-х годах и в дальнейшем пересматривались. В них учитывалось время на подготовительно-заключительные, организационные работы, личные потребности в размере 9% операционного времени, и в том числе на отдых и физическую разминку – 4,2%.
В связи с передачей части учетных работ на компьютерную обработку при определении численности необходимо выделить объем работ, подлежащих машинной обработке.
Vp=(Вр1/(Вр1+Вр2))*100%
Вр1 – трудоемкость работ, которые бухгалтер выполняет вручную
Вр2 – работы выполненные на компьютере.
Типовые нормы времени по учету материалов.
|
Кол-во граф Кол-во строк |
Процент работ, переданных на ПК |
|||||||||
|
0 |
1-5 |
>90 |
||||||||
|
1-3 |
4-6 |
>6 |
1-3 |
4-6 |
>6 |
>20 |
1-3 |
4-6 |
>6 |
|
|
1-5 |
24 мин |
26 |
29 |
23 |
25 |
28 |
4 |
5 |
6 |
|
|
6-10 |
25 |
27 |
30 |
24 |
26 |
29 |
5 |
6 |
7 |
|
|
11-20 |
27 |
30 |
34 |
27 |
29 |
31 |
6 |
7 |
8 |
|
|
>20 |
30 |
34 |
37 |
30 |
33 |
36 |
7 |
8 |
9 |
Многие учетно-контрольные и аналитические работы не подлежат нормированию.
При определении численности следует исходить из того, что объемы учетных работ неравномерны в течение месяца.
При определении численности необходимо в начале определить численность по каждому сектору или учетно-контрольной группе.
Чб=Х*Nвр*1/9360
Х – среднемесячное количество первичных документов
Nвр – норма времени на обработку одного документа (по таблице).
3. Регламентация обязанностей учетных работников.
Она базируется на квалификационных характеристиках, которые утверждены в справочнике «Квалификационные характеристики профессии работников» февраль 1998г. с измен. 2001г. В нем приводятся следующие профессии учетных работников:
Главный бухгалтер
Бухгалтер с дипломом специалиста
Бухгалтер
Кассир
Учетчик.
Квалификационные характеристики дают перечень задач, обязанностей, знаний, квалификационных требований.
Работодатель на основании квалификационных характеристик и действующего законодательства должен разработать должностные инструкции для руководителей, профессионалов и специалистов. Для технических работников они разрабатываются в случае необходимости.
Должностная инструкция – это документ, в котором зафиксированы задачи, функции, обязанности, права, ответственность должностного лица.
Она разрабатывается применительно к конкретной штатной должности. В ней фиксируется два вида взаимоотношений:
Функциональные отношения должностного лица подразделяются на следующие группы:
Должностные инструкции не должны быть трафаретными.
В них должны быть охарактеризованы функции должностного лица по пяти вопросам:
Кто?
Что? (мероприятия и выдача информации)
Где? (место)
Когда? (сроки)
Сколько? (объем информации)
На каждого вновь пришедшего работника должна составляться должностная инструкция с учетом его возможностей и опыта. В инструкции должен быть оговорен порядок замещения работника на случай отпуска или болезни, а также оговорены условия, при которых он замещает кого-то.
Разработка должностной инструкции осуществляется параллельно по каждому отделу, сектору. Это выражается в разработке Положения об отделе бухгалтерии. В нем должны быть следующие разделы:
При разработке этого положения необходимо ориентироваться:
на организационную структуру предприятия
на организационную структуру бухгалтерии
на график работы данного отдела и его секторов.
5. Эргономические аспекты труда бухгалтеров.
Бухгалтерский коллектив отличается от любого другого большим грузом административной, материальной, уголовной ответственностью, и большими объемами повторяющихся однообразных бухгалтерских процедур.
Для создания здорового психологического климата в бухгалтерском коллективе необходимо тщательно подходить к подбору кадров и регулярно заниматься сплочением коллектива.
При подборе работников главный бухгалтер должен ориентироваться на следующие особенности:
Причины некачественной работы являются предпосылками несвоевременной и некачественной бухгалтерской информации:
Физиологические и социальные факторы зачастую являются причинами ухода из бухгалтерских профессий.
Коллектив бухгалтеров предприятия должен занимать несколько комнат, расположенных рядом, согласно организ. форме бухгалтерии.
Каждому отделу, сектору, группе бухгалтерии должна быть выделена отдельная комната, отвечающая санитарно-гигиеническим нормам. Это помещение должно быть так оборудовано, чтобы исключить доступ к рабочему материалу тех лиц, которые не работают в бухгалтерии.
Это помещение должно быть разделено на кабинеты (кабины) стеклянными перегородками, потолок и стены обеспечены звукопоглощающими устройствами.
Те рабочие места, которые предназначены для бухгалтеров, постоянно общающимися с клиентами, должна располагаться возле стены с окошками в коридор.
Высота помещения должна быть не ниже 3,25 м. Площадь на одного бухгалтера - 6 кв.м, объем воздуха на одного бухгалтера – 20 куб. м. Помещение должно быть оборудовано бесшумными кондиционерами и скорость движения воздуха должна быть не меньше 0,3 м/с.
Каждое рабочее место бухгалтера должно быть подвергнуто комбинированному освещению (потолочное и настольное одновременно).
Относительная влажность от 35% до 60%, температура в холодное время 21°С, в теплое время 21-25°С.
Стены должны быть окрашены в светлые тона. Норма отражения света от стен не менее 60%. Максимальная задымленность, запыленность воздуха при размере частиц не более 3 микрон – 0,75 миллиграмм/куб. м.
Расстояние между рабочими местами должно составлять от 0,75 м до 1 м (не менее).
Яркость экрана монитора должна соответствовать яркости света в помещении, а поля независимо от материала должны иметь более темный цвет, чем стены.
6. Ответственность бухгалтера.
МАТЕРИАЛЬНАЯ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ.
Материальная ответственность - это та, которая состоит в обязанности
работника возместить в установленных законом пределах имущественный ущерб, нанесенный но его вине предприятию, на котором он работает. Материальная ответственность возникает сразу после нанесения ущерба. В работе бухгалтера возникают вопросы, связанные с материальной ответственностью:
• При приеме или увольнении материально-ответственных лиц;
• При заключении договоров о материальной ответственности с работниками предприятия;
• При проведении инвентаризации;
• При установлении фактов недостач, хищений, порчи. Согласно ст. 130 КЗОТа работники несут материальную ответственность лишь за прямой действительный ущерб, т. е., при одновременном наличии:
1. противоправного действия работника;
2. причинной связи между бездействием и ущербом;
3. вины работника в нанесении ущерба.
Работники бухгалтерии несут ограниченную ответственность в соответствии со ст. 133 и 132 КЗОТа.
Бухгалтер несет ответственность в пределах прямого действительного ущерба, но не более своего среднемесячного заработка в случаях:
1. Порчи, уничтожения по небрежности имущества выданного в пользование.
2. Главный бухгалтер может быть привлечен к ограниченной материальной ответственности, если ущерб нанесен предприятию изменениями денежных выплат, неправильной постановкой учета и хранения материальных ценностей.
Главный бухгалтер не должен являться материально-ответственным лицом, поэтому с ним не должен быть заключен договор о полной материальной ответственности за денежные ценности.
КЗОТом установлен перечень должностей, с которыми заключается договор о полной материальной ответственности.
Ни в одном из действующих положений не предусмотрено, что главный бухгалтер является материально-ответственным лицом. Таковым он может являться только в том случае, если у него нет подчиненных.
Согласно КЗОТа и еще действующего перечня должностей установленного Государственным комитетом по труду СССР 1977 г., договор о полной материальной ответственности с бухгалтером заключен быть не может, ни с рядовым, ни с главным (кроме кассира).
АДМИНИСТРАТИВНАЯ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ.
Административное правонарушение возникает при противоправном. умышленном или неосторожном действии или бездействии, которое посягает на государственный или общественный порядок, на права и свободу граждан, и за которые предусмотрена законодательством административная ответственность.
Согласно Закону «О налоговой службе» административные штрафы за нарушения налогоплательщика налагаются прежде всего на руководителя, а затем на других должностных лиц (главный, бухгалтер, рядовой или кассир). Эти штрафы налагаются:
- при отсутствии налогового учета или его ведении, но с грубыми нарушениями;
- за не предоставление или несвоевременное предоставление аудиторских заключений, платежных поручений на перечисление подлежащих уплате налогов;
- за невыполнение требований должностных лиц налоговых органов.
- за не удержание, не перечисление и не сообщение сведений о доходах граждан и о налоге с доходов физических лиц.
Административная ответственность может быть применена к бухгалтеру:
- за несвоевременную сдачу выручки в банк; > за сокрытие в учете валютных и других доходов;
- за несвоевременное и некачественное проведение инвентаризации;
- за уклонение от регистрации в фондах социального страхования и за неуплату взносов им;
- за не предоставление статистических данных для проведения государственных статистических обследований.
ДИСЦИПЛИНАРНАЯ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ.
Бухгалтеры могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности за нарушение трудовой дисциплины. Чаще всего в связи с неисполнением трудовых обязанностей.
Дисциплинарная ответственность в этом случае возникает, если не выполняются те трудовые обязанности, которые описаны в должностных инструкциях.
Порядок применения дисциплинарной ответственности следующий:
1. Затребовать от нарушителя письменное объяснение;
2. выбирается дисциплинарное взыскание, но с учетом того, что за каждое нарушение может быть применено только одно взыскание; (выговор или увольнение). Не считается дисциплинарным взысканием и поэтому может применяться вместе с ним решение о лишении премии или 13-ой заработной штаты либо уменьшение их размера.
Дисциплинарные взыскания налагает руководитель предприятия и собрание собственника. Сведения о race в трудовые книжки не заносятся. Взыскание сохраняет свою силу в течение года и может быть снято досрочно.
Применительно к работникам бухгалтерии дисциплинарные взыскания могут налагаться:
• за опоздание и прогул;
• за невыполнение приказов директора;
• за некачественное составление бухгалтерских документов;
• за не своевременную сдачу отчетности;
• по результатам проверяющих органов.
Уголовная ответственность.
Уголовная ответственность возникает на основании Положения Уголовно-Процессуального Кодекса Украины. Здесь определены основания для привлечения к ответственности и нижний предел, с которым возможно привлечение к уголовной ответственности.
К наиболее распространенным преступлениям, по которым возникает уголовная ответственность, относятся:
- не предоставление документов связанных с исчисление и уплатой налогов и платежей;
- сокрытие или занижение объектов налогового учета;
- уклонение от регистрации субъектов предпринимательской деятельности в контролирующих органах;
- уменьшение или занижение налоговых ставок;
- умышленное неправильное исчисление сумм налогов;
- обманные манипуляции с налогами и льготами;
- ненадлежащее исполнение или неисполнение обязанностей по начислению и удержанию обязательных платежей фискальными агентами государства. Об умышленном характере поведения нарушителя свидетельствуют:
1) составление и исполнение поддельных документов;
2) ведение двойного учета ТМЦ;
3) наличие в местах реализации документально не оформленной продукции;
4) не оприходование наличной выручки;
5) заключение фиктивных договоров;
6) отсутствие документов, необходимых дня составления налоговых деклараций и расчетов, а также уничтожение документов или отказ от их предоставления;
7) сокрытие от контролирующих органов информации о движении наличных и безналичных денежных средств;
8) не явка в налоговые органы, в течение установленного срока, для постановки на учет в качестве налогоплательщика.
Уголовная ответственность непосредственно за нарушение порядка ведения бухгалтерского учета не предусмотрена.
Главный бухгалтер может быть привлечен к уголовной ответственности за умышленное уклонение от уплаты налогов только в том случае, если в круг его обязанностей, согласно должностной инструкции, включено ведение налогового учета и предоставление налоговой отчетности. Поскольку налогового учета без бухгалтерского учета не бывает, то доказать полную непричастность бухгалтера к налоговому учету не просто.
Главный бухгалтер может быть привлечен к уголовной ответственности за халатность. В случае отсутствия в должностной инструкции его обязанностей по ведению налогового учета и предоставления налоговой отчетности бухгалтер не будет привлечен по ст. 367 У К «Служебная халатность».
Если на предприятии было совершено хищение имущества и в ходе расследования было установлено, что этому факту способствовали действия бухгалтера или отсутствие контроля с его стороны, то бухгалтера могут привлек к ответственности за халатность. Кроме того, по другим статьям УК его могут привлечь к ответственности в случае служебного подлога.
7.Организация труда бухгалтеров во время внешних проверок.
Основополагающим документом, регламентирующим права и обязанности во время проверок предприятия, является Указ Президента Украины .Vs 817 «О некоторых мерах по дерегулированию предпринимательской деятельности» он принят в июле 1998 г.
Проверки целятся на плановые и внеплановые.
ПЛАНОВЫЕ ПРОВЕРКИ - внесены в национальный план проведения проверок и информация этих проверок является конфиденциальной» т, е, собственностью государства. В исключительных случаях эта информация может предоставляться СМИ, список которых утверждается государством.
Согласно Указу № 817 проверяющая организация обязана уведомить проверяемое предприятие о будущей проверке не позднее 10 дней до ее начала. Подтверждением служит уведомление о вручении главному бухгалтеру или руководителю предприятия в соответствии с Постановлением Кабинета Министров Украины «О порядке координации проведения плановых выездных проверок финансово-хозяйственной деятельности субъектов предпринимательской деятельности контролирующими органами» от 29.01.1999 г, № 112.
При согласовании сроков приоритетными признают сроки, установленные государственной налоговой администрацией» которые предполагают, что продолжительность проверки не должна превышать 30 дней. Только для крупных предприятий с валовым доходом более 200 млн. грн. срок проверю! может превысить 30 да.
внеплановые проверки - это проверки без предварительного уведомления. Они могут проводиться:
а) по результатам встречных проверок;
б) если субъект предпринимательской деятельности не податі в срок установленную отчетность;
в) если выявлена недостоверность данных отчетности;
г) если поступила жалоба о нарушении норм законодательства должностными лицами контролирующих организаций во время плановых проверок,
д) в случае возникновения потребности проверки сведений полученных от контрагентов данного предприятия;
е) при ликвидации предприятия;
ж) на основании решения Кабинета Министров Украины.
Существует понятие ОПЕРАТИВНЫХ проверок, в ходе которых проверяется и подтверждается задекларированная информация по отдельным видам налогов, Этот термин появился в Законе Украины «О применении электрон ни-кассовых аппаратов, ...» Приказ 2000 г., но государственная налоговая администрация с 1998 года принял а Порядок проведения оперативных проверок.
Государственный Комитет предпринимательства считает, что оперативные проверки могут проводиться лишь с целью контроля за правильностью соблюдения правил выполнения купли-продажи иностранной валюты.
Проверки возмещения сумм налога на добавленную стоимость проводятся вне каких-либо планов и являются обязательными при заявленных суммах более 10000 грн.
Любая проверка может проводиться лишь при наличии разрешающего документа. Этим документом является удостоверение на проверку стандартной формы. Оно выписывается на каждого работника, который принимает участие в проверке. Документ действителен в течение периода проверю и обязательна должен быть заверен гербовой печатью и подписью:
- при плановой проверке - руководителем налогового органа шш его заместителем;
- при внеплановой проверке •• только руководителем.
У контролера должно быть служебное удостоверение (обязательно действующее) с фотографией.
Указ Президента № 817 советует вести учет посещения предприятия представителями контролирующих органов. Формам порядок ведения журнала установлено Приказом Государственного Комитета Украины по вопросам регуляторной политики и предпринимательства. Отказ контролера от подписи в журнале считается основанием для недопущения его к проверке. Об этом в трехдневный срок необходимо сообщить (в письменном виде) в контролирующую организацию.
Согласно Методическим рекомендациям возможно применение налоговыми органами косвенных методов определения налоговых обязательств, но они чаще всего применяются в виду неаргументированного отказа о предоставлении сведений.
Немотивированный отказ от проведения проверки может быть причиной ареста активов.
При проведении проверки учетный аппарат должен знать:
1. налоговые органы имеют право требовать любые документы, связанные с начислением налогов;
2. предприятия должны бесплатно предоставлять справки и когти документов;
3. проверяющие могут изымать проверяемые документы, которые, по их мнению, свидетельствуют о сокрытии и неуплате налога.