Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
PAGE \* MERGEFORMAT 3
Организация использования архивных документов
СОДЕРЖАНИЕ
|
ВВЕДЕНИЕ …………………………………………………………………………………………... |
3 |
|
ГЛАВА 1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ……………………………………………………………………………………… |
|
|
1.1 История использования архивных документов ………………………………………………... |
|
|
1.1.1 Организация использования архивных документов в дореволюционный период ………... |
|
|
1.1.2 Использование архивных документов в советский период …………………………………. |
|
|
1.1.3 Использование архивных документов в постсоветский период ……………………………. |
|
|
1.2 Современная нормативная регламентация использования архивных документов ………….. |
|
|
1.3 Направления и цели использования архивных документов …………………………………... |
|
|
ГЛАВА 2 АНАЛИЗ ФОРМ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ………………. |
|
|
2.1. Информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами …………….. |
|
|
2.1.1 Исполнение запросов ………………………………………………………………………….. |
|
|
2.1.2 Инициативное информирование учреждений и организаций, структурных подразделений о документах архива по профилю их деятельности ……………………………... |
|
|
2.2 Представление документов пользователям для исследований в читальном зале …………… |
|
|
2.3 Экспонирование документов на выставках ……………………………………………………. |
|
|
2.4 Использование архивных документов в средствах массовой информации ………………….. |
|
|
2.5 Организация информационных мероприятий …………………………………………………. |
|
|
2.6 Выдача подлинных документов и дел во временное пользование …………………………… |
|
|
2.7 Публикационная деятельность архива …………………………………………………………. |
|
|
2.7.1 Типы, виды и формы публикаций документов ………………………………………………. |
|
|
2.7.2 Организация подготовки документальных публикаций …………………………………….. |
|
|
ГЛАВА 3 ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ АОГУ «ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ» ……………………………... |
|
|
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ………………………………………………………………………………………. |
|
|
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ ………………………………………………... |
|
|
ПРИЛОЖЕНИЯ ……………………………………………………………………………………… |
ВВЕДЕНИЕ
Архивные документы являются важнейшим источником достоверной информации практически обо всех возможных аспектах развития общества. К архивным источникам постоянно обращаются как отечественные, так и зарубежные исследователи. Особенностью архивного фонда и одним из основных отличий его от других информационных фондов является то, что его объем постоянно возрастает за счет новых поступлений, причем с течением времени информационная, историческая и научная ценность архивной информации не снижается, а, напротив, постоянно возрастает. Поэтому увеличивается и интерес исследователей к архивной информации.
Всем известно, что архивная служба строит свою работу по трём основным направлениям: формирование Архивного фонда, обеспечение сохранности и государственный учёт документов, использование архивных документов. Все эти направления, безусловно, важны, но именно работа по использованию архивных документальных богатств позволяет судить о многогранной деятельности архивистов, свидетельствует об эффективности и общественной значимости их труда. Практика использования документов показывает, что тесное взаимодействие архивистов и потребителей информации является важнейшим фактором удовлетворения запросов общества в ретроспективной документной информации1.
Использование архивной информации - один из основополагающих аспектов архивной деятельности. Основные Правила работы государственных архивов Российской Федерации понятие использования архивных документов трактуют следующим образом: «применение пользователями и архивом архивных документов и/или информации, в них содержащейся, в целях удовлетворения информационных потребностей граждан, общества, государства»2.
Основными принципами использования документов Архивного Фонда Российской Федерации являются общедоступность и открытость документной информации, законность её поиска, получения и использования3.
Организация использования архивных документов является частью научно-информационной деятельности архивов и направлена на введение в научный оборот и предоставление государственным, общественным организациям и гражданам ретроспективной документной информации. В современных условиях использование архивных документов отличается большим тематическим, географическим, хронологическим разнообразием. Расширилась сфера применения документной информации, происходят изменения в категориях ее потребителей4.
Постоянное информирование государственных и общественных организаций об архивных документов по актуальным проблемам политического и экономического развития страны, по вопросам науки и культуры, предоставление документов исследователям в читальных залах архивов, выдача копий документов, организация документальных выставок, публикации в печати, привлечение материалов для подготовки кинофильмов, теле- и радиопередач, исполнение запросов учреждений и граждан социально-правового характера, подготовка сборников документов - вот далеко не полный перечень форм использования архивных документов в деле удовлетворения потребностей общества в ретроспективной документной информации5.
Все формы использования документов в совокупности позволяют обеспечить права граждан на владение, распоряжение архивными документами государственной и негосударственной части Архивного Фонда Российской Федерации; реализовать комплекс мер, исключающих несанкционированный доступ и использование носителей сведений, содержащих государственную тайну, тайну личной жизни, коммерческую и иную охраняемую законом тайну6.
На нынешнем этапе качественного преобразования российского общества, в условиях осуществления поставленных задач социально-экономического и политического развития особое значение приобретает глубокое изучение исторического опыта прошлого, его анализ и творческое общение. Так, совершенствование структуры экономики, организации производства и труда, планирования и прогнозирования социально-экономического и политического развития все в большей мере осуществляется на основе имеющегося опыта, отраженного в архивных документах, что и обусловило актуальность данной работы. Обогащение духовного мира российского народа неотделимо от необходимости познания истории страны, отраженных документов. Углубление творческого подхода к развитию общественных наук, и прежде всего исторической науки, их стремление удовлетворить конкретные нужды практики, дальнейший всесторонний анализ накопленного опыта также способствуют значительному повышению интереса к архивным документам. Все это конкретно воплощается в значительном расширении использования документальных богатств нашего общества.
В связи с этим целью данной курсовой работы является полная и объективная характеристика направлений использования архивных документов.
Для полноценного раскрытия темы необходимо решить следующие задачи:
А) изучить теоретические основы использования архивных документов, а также состояние отечественного законодательства в области организации использования архивных документов;
Б) подробно охарактеризовать каждую из форм использования архивных документов;
В) исследовать специфику использования архивных документов в Государственном архиве Астраханской области;
на основе всего вышеизложенного сделать вывод о значимости всестороннего использования документального богатства нашей страны.
1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
1.1 История использования архивных документов
1.1.1 Организация использования архивных документов
в дореволюционный период
Много веков насчитывает история архивов нашей страны.
Появление письменности сыграло огромную роль в развитии человеческого общества.
Письменные документы в Древнерусском государстве были распространенным явлением. Многочисленные находки надписей на пряслицах, сапожных колодках, а также берестяные грамоты XI-XII вв. являются подтверждением широкого распространения грамотности. В результате деятельности великокняжеского двора и таких должностных лиц, как «печатник» (хранитель княжеской печати), «металник» (исполнял обязанности секретаря на суде) и «писец», возникали документы, отлагавшиеся в казне. На местах административные и судебные функции выполняли «посадники». В процессе их деятельности также отлагались документы. В городах архивы помещались в храмах. Большие комплексы документов складывались в церковных учреждениях и монастырях.
Документы имели большое политическое значение, в них фиксировались феодальные отношения, взаимодействие с другими странами.
Широко использовались документы в летописании. Летописцы в процессе работы привлекали народные предания, воспоминания очевидцев, документы великокняжеского архива, церквей, монастырей7.
В Древнерусском государстве шло накопление, хранение и использование многочисленных документов. С XII века стали быстро развиваться производительные силы, что привело к возрастанию значения документов. Вновь образовавшиеся княжества стали наследниками письменных материалов Древнерусского государства. Осуществляя внутренние и внешние функции, они также порождали новые документы. Князья закрепляли жалованными грамотами право феодалов на захваченные земли. Создавались документы в процессе княжеского суда и управления (судебные протоколы, приговора и др.).
Расширились связи с иностранными государствами, заключались торговые и мирные договора. Борьба между феодальными княжествами тоже приводила к заключению договоров, которые фиксировались в грамотах. Документально оформлялось приглашение князей на княжение, в грамотах излагались условия, на которых тот или иной князь приглашался.
Накапливались материалы и у светских феодалов. Это были акты о купле-продаже, о денежных займах, об обмене землями, духовные завещания и др.
Письменные документы в этот период являлись средством укрепления феодального землевладения, использовались в междукняжеских и внешних сношениях. В случае земельных тяжб между землевладельцами прибегали к помощи письменных источников, претенденты на княжеские столы часто аргументировали свои права документами.
Архивные документы сыграли важную роль в борьбе Московского княжества за создание русского централизованного государства. После присоединения удельных княжеств в Москву перевозились и их архивы. Концентрация документов в Москве имела большое значение наряду с другими мерами по государственной централизации, укреплению аппарата власти, ликвидации феодальной раздробленности8.
Значительное количество документов возникло в результате деятельности государственного аппарата Московского княжества. Наиболее важные из материалов отлагались в великокняжеской казне. Это договорные и жалованные грамоты, поручные записи, духовные грамоты. Здесь же облекались в письменную форму указы великих князей, велась текущая переписка. На Казенном дворе проходили переговоры с послами, поэтому московские дипломаты могли прибегнуть к помощи документов.
С конца ХV в. письменные материалы выносятся из казны. В это же время начинают создаваться органы центрального управления - приказы. Некоторые материалы великокняжеского архива были переданы этим учреждениям, но основная масса вошла в состав Государственного архива России XVI в.
В XVI в. центральное положение среди хранилищ письменных материалов занимал государственный архив России. Его основу составили документы Московского великокняжеского архива. Здесь же хранились материалы справочного и подсобного характера: Коран, чертежи русских земель и городов, личная переписка князей и царей.
В XVI-XVII в. крупные комплексы документов отлагались в приказах, ведавших определенными отраслями управления.
Наиболее значительные архивы сложились в Поместном (разделение земель среди служилых людей), Разрядном (сведения о служебной деятельности бояр, дворян, судей) и Посольском приказах. Много древних рукописей было собрано в Патриаршей библиотеке.
В архиве Поместного приказа отложились документы, характеризующие развитие феодальной собственности на землю, сведения о продаже и обмене земель, регистрации крепостных актов на землю и крестьян.
В архиве Разрядного приказа находились именные войсковые списки, распоряжения правительства о назначении на военную и гражданскую службу, отчеты об обороноспособности городов, о количестве в них служилых людей. Эти сведения представляют интерес для военной истории9.
В архив Посольского приказа поступали документы о взаимоотношении с другими странами. Особенно интересны отчеты послов в виде дневников. В них ежедневно заносилось все, что русские дипломаты говорили, видели, слышали за границей. В архиве отлагались дела о приезде в Москву иностранных послов, приемах и переговорах. В конце XVII в. в архив были переданы документы финансовых приказов.
Созданные в 50-60- х гг. XVII в. приказы Тайных и Счетных дел осуществляли контроль за деятельностью остальных приказов, хранили наиболее важные политические документы и материалы 29 приказов.
Большое значение имели архивные документы при выработке важнейших законодательных актов. Например, Соборное Уложение 1649 г. - основной закон России до первой половины XIX в. опиралось на предшествующее законодательство: судебники, указы и боярские приговоры, уставные и указные книги и т.д. Широкая источниковая база способствовала тому, что у Соборного Уложения 1649 г. не было прецедентов в истории отечественного законодательства, не было равных даже в европейских странах.
Определенное воздействие оказывали архивные материалы на выработку внешнеполитического курса России.
Широко использовались архивные документы при разработке летописей.
Таким образом, в Русском государстве в XVI-XVII вв. создается широкая сеть архивов, в которых откладывались документы о развитии феодализма, формировании русской нации, о положении и быте народов многонациональной России и соседних государств.
Архивные материалы начинают широко использоваться во внутриполитических и внешнеполитических целях10.
С первой четверти XVIII в. начинается новый этап в развитии архивного дела. Это явилось следствием коренных реформ, проводимых правительством Петра I.
Преобразования в системе государственного аппарата привели к существенным изменениям в области архивного дела, которые прослеживались по двум направлениям: создание архивов при новых высших, центральных и местных учреждениях и устройство фондов упраздненных учреждений, а также документации действующих учреждений, потерявших справочное значение.
В результате этих преобразований архивы отделились от канцелярии и превратились в самостоятельные структурные части учреждений, что было закреплено юридически в Генеральном регламенте 1720 г. Мероприятия, проводимые Петром I, оказали сильное воздействие на дальнейшее развитие архивного дела, в том числе в плане использования архивных документов.
Работа по выполнению запросов правительственных учреждений и частных лиц считалась основной в деятельности архивов. Справки по запросам вышестоящих учреждений, которым подчинялись архивы, выполнялись в первую очередь. Низкий уровень учётно-справочного аппарата, хаотичное состояние большинства документов приводили к тому, что архивы часто не могли выдать справки. Из частных лиц обращались помещики, чиновники, офицеры, купцы.
Большую работу проводили дипломатические архивы.
Их документы играли важную роль для разграничения русских земель с соседними странами. Так, в 1744 г. для работы по «разграничению земель» со Швецией, были сняты копии с документов, в 1800 г. в Коллегию иностранных дел отправили копии с материалов о взаимоотношениях России с Америкой и Персии.
Масштабы справочной работы зависели от исторических условий. Она возрастала в период проведения генерального межевания, составления родословных. После подавления Крестьянской войны 1773-1775 гг., в ходе которого многие документы были уничтожены или утеряны, многие дворяне обращались в архивы за подтверждением своих прав на землю и крестьян.
В XVIII в. стала проводиться работа по собиранию исторических документов. По указу 1720 г. губернаторы должны были отправлять в Сенат «куриозные и оригинальные» исторические документы. Епархии монастыри должны были присылать старинные письменные памятники в Синод, где с них следовало снять копии, а подлинники возвратить. Собирали письменные памятники и частные лица. Но основной её недостаток - частнособственнический характер. Не было органа, координировавшего эту работу, не проявлялась забота о судьбе ценных коллекций11.
Материалы по отечественной истории приобретались также и за рубежом. Пётр I во время заграничных путешествий знакомился с такими документами, причём ряд источников удалось купить и доставить в Россию, а с некоторых были сняты копии.
Собирание исторических источников не являлось самоцелью. Делалось это для создания источников базы в целях разработки отечественной истории. В это же время учёными стали привлекаться материалы столичных и местных архивов. Значительно шире, чем материалы других хранилищ, использовались дела Московского архива Коллегии иностранных дел. Здесь отлагались важные источники, и был составлен к ним неплохой учетно-справочный аппарат.
Широкий круг источников привлёк видный историк В.Н. Татищев при написании «Истории России с самых древних времён». Учёный работал в архивах Москвы, Астрахани, Казани и других городов. Он первый из отечественных исследователей стал привлекать дипломатические материалы. Татищев использовал некоторые документы, не дошедшие до нас, что повышает ценность его исследования.
Продуктивно работал над архивными источниками М.В.Ломоносов. Это позволило ему в «Замечаниях на диссертацию Миллера» и «Древней Российской истории» доказать самостоятельное историческое развитие русского народа.
Широкое привлечение архивных материалов способствовало тому, что Ломоносов приблизился к постановке вопроса о необходимости создания истории народов, а не носителей верховной власти. Благодаря этому великий учёный далеко опередил русских и зарубежных историков XVIII века.
Исследования в основном велись по темам, в которых правительство было заинтересованно. К тому же допуск в архивы был строго ограничен. Не могло быть и речи о широком научном использовании документального богатства. Тем не менее, материалы привлекались для разработки исторических трудов, причём число учёных постепенно возрастало12.
Положительное значение имела публикация архивных документов. Она способствовала расширению источниковой базы и развитию исторической науки. В начале XVIII в. начинают публиковаться документы в политических и научных целях. В 1713 году издается «Книга Марсова» своеобразный сборник военных документов, а в 1718 году первая в России публикация исторического документа - грамоты австрийского императора Максимилиана I Государю Василию III от 4 августа 1514. В 1734 году Академия наук попыталась опубликовать несколько летописей. Но этому помешало негативное отношение Синода к публикации.
Начиная с 60-х г. XVIII в. Академии наук стала публиковать архивные источники, в том числе Кенигсбергскую и Никоновскую летописи, «Русскую правду», «Судебник Ивана IV» и другие материалы.
В 1773 году начало выходить в свет первое печатное издание, публиковавшее исторические документы - Древняя Российская Вивлиофика по редакцией Н.И.Новикова.
Ряд источников (духовные и меновные грамоты, дипломатические материалы, «Записные тетради письмам и делам Петра Великого» 1704-1705гг. и др.) подготовил к печати М.Н.Щербатов, являвшийся в 1768-1777 гг. управляющим архивом Петра I.
Историк И.И.Голиков разработал 12 томный труд «Деяние Петра Великого» и 18 томов дополнений к ним, только в 10-12 томах опубликовано около 3 тыс. документов петровской эпохи. Автор использовал материалы Коллеги иностранных дел, Разрядного приказа, местных архивов.
Итак, в XVIII в. произошли существенные изменения в архивном деле. Архивы отделились от канцелярии, возникли новые архивы при высших, центральных и местных учреждениях. Произошла частичная концентрация материалов, имеющих особое значение для самодержавия (по истории классовой борьбы, внешней политики, экономики и т.д.)
Предпринимались попытки провести концентрацию документов на местах.
Большим шагом вперед явилось создание исторических архивов привлекались исследователями и привлекались в научных целях, что обогатило источниковую базу исторической науки.
Прогресс в области архивного дела в значительной степени был обусловлен развитием культуры и исторической науки13.
В начале XIX века произошли преобразования в сети высших и центральных учреждений, что привело к усложнению госаппарата. Это вызвало появление в стране ведомств, каждое из которых представляло разветвленную систему центральных и местных учреждений, находившихся в одном подчинении. Повысилась административная и практическая роль архивных документов, возросло их значение как исторических источников, что было обусловлено развитием исторической науки. Была создана обширная сеть архивов при высших, центральных и местных учреждениях.
В первой половине XIX века в результате развития исторической науки усилился интерес к архивным материалам. Работа по выполнению запросов правительственных учреждений и частных лиц по-прежнему считалась главной в деятельности архивов.
Расширился процесс собирания источников. Многие ученые-архивисты занимались выявлением, описанием и публикацией документов, разработкой исторических исследований. Новым в истории архивного дела стало широкое и планомерное выявление материалов в местных архивах. П.М. Строев выступил с инициативой проведения археологической экспедиции, которая должна была обследовать архивохранилища и библиотеки церквей и монастырей северной, центральной и западной части Европейской России. В 1828 г. он обратился в Академию наук, которая выделила необходимые средства и добилась содействия от министерства народного просвещения, внутренних дел и финансов. Археографическая экспедиция длилась с 1829 по 1834 гг. и обследовала более 200 хранилищ в 13 северных и центральных Губерниях Европейской России и собрала свыше 3 тыс. документов и рукописей за ХIV - ХVII вв. (Евангелие 1339 г. уставные грамоты XVI в. и др.)14.
Главный результат экспедиции - возникновение в 1834 г. Археографической комиссии, опубликовавшей значительное количество источников. В начале XIX века архивные учреждения приступили к самостоятельной публикационной работе. В 1811 году при Московском архиве коллегии иностранных дел была создана комиссия печатания государственных грамот и договоров. Комиссия занималась выявлением документов, подготовкой их к печати, а так же реализацией выпущенных изданий. Комиссия выпустила 4 тома «Собрания государственных грамот и договоров», которые включают материалы по истории России за 1265-1696 гг. Архивные источники издавались центральными учреждениями. Архивисты оказывали помощь в публикации документов. Публикация документов способствовала расширению источниковой базы и тем самым прогрессу исторической науки.
В результате буржуазных реформ в середине XIX в. опять происходит изменение в системе государственных учреждений. В этих условиях наблюдается оживление архивной работы в связи с массовой сдачей в архивы документации упраздненных и преобразованных учреждений: создаются новые исторические архивы, реорганизуются существующие. В большинстве министерств были созданы единые архивы, которые находились в ведении департаментов общих дел или канцелярий министерств. Сеть архивов высших и центральных учреждений изменилась незначительно. Документы местных учреждений хранились в плохих условиях, что приводило к их гибели. Поэтому во многих документальных комплексах имеются пробелы15.
В конце XIX в. сильно возросло значение исторических архивов. Их материалы особенно интенсивно использовались историками, подавляющее большинство опубликованных документов составляли источники этих архивных учреждений16.
Огромную научно-исследовательскую деятельность в архивах России вел великий русский историк Соловьев, автор знаменитой «Истории России с древнейших времен» - труда до сих пор необходимого, и даже незаменимого как для ученого, так и для всякого образованного человека, желающего ознакомится с прошлым своего отечества.
При составлении своей «Истории России...» Соловьев воспользовался всеми известными источниками и на основании критического их изучения подробно излагал факты, причем нередко буквально передавал летописи, что порою утомляет читателя, но зато наглядно передает характер эпохи. В первых томах мы находим подробное изложение княжеских усобиц, походов на печенегов и половцев, сражений с татарами и т. п. Установить события в их взаимной последовательности, показать, какие факты могут быть признаны достоверными, было необходимо, так как они служат единственной надежной опорой для дальнейших выводов; особенно необходимо было это сделать для XVII и XVIII веков: если с древней историей еще можно было кое-как ознакомиться по сочинению Карамзина, то новая история после Смутного времени оставалась совершенно неизвестной. Но тут Соловьев заметил, что по одним печатным источникам невозможно написать сколько-нибудь полной истории, и он обратился к документам, хранящимся в наших архивах. Большинство томов его «Истории...» составлены почти исключительно по списанному им архивному материалу; таким образом Соловьеву пришлось быть в одно и то же время и первым издателем сырого материала, и первым его исследователем. Кто знает, сколько времени отнимают поиски в архивах, сколько труда надо положить, чтобы разобраться в этом материале, тот оценит вполне громадную работу, принятую на себя нашим историком, и поблагодарит его за подробное изложение фактов нашей новой истории, которые без него, может быть, до сих пор оставались бы неизвестными17.
Интенсивно комплектовалась и использовалась библиотека Московского главного архива МИД. После смерти М.А.Оболенского сюда передали собрание славянорусских и иностранных рукописей XIII-XVIII в., личную, ученую и служебную переписку. К концу XIX в. в библиотеке Главного архива МИД насчитывалось свыше 32 тыс. книг, карт, планов и рукописей, в том числе две тысячи рукописей X-XVIII вв. на иностранных языках. По богатству материалов она занимала одно из первых мест в России. Для информации научной общественности о хранящихся здесь книгах и других материалах публиковались различные справочные пособия. Благодаря этому библиотеку хорошо знали в России и за рубежом. Книжный фонд был упорядочен, имелись алфавитные и систематические каталоги, что позволяло в короткие сроки найти любое издание.
Документы о положении сельского хозяйства, которые откладывались в фондах губернских и земских управ, были опубликованы, и В.И.Ленин использовал их в работе «Развитие капитализма в России»18.
Научная деятельность архивов дореволюционной России состояла в издании описей и путеводителей и в публикации документов. Академия наук, а также отдельные историки напечатали ряд ценных источников. Были опубликованы Радзивилловский и Никоновский списки летописи, «Русская правда» и др. Н. И. Новиков издал много памятников русской истории в «Древней Российской Вивлиофике». Большую роль в издании ист. источников сыграли Общество истории и древностей российских при Московском университете и Комиссия печатания государственных грамот и договоров при Московском архиве Коллегии иностранных дел. До Октябрьской революции 148 томов источников XV-XIX вв. издало Русское историческое общество. Кроме того, до революции были изданы ценные справочники: «Описание документов и бумаг, хранящихся в Московском архиве Министерства юстиции»; «Сенатский архив»; «Опись документов и дел, хранящихся в Сенатском архиве»; «Каталог Военно-ученого А. Главного штаба»; «Описание документов и дел, хранящихся в архиве Синода»; «Опись дел архива Государственного Совета»; «Систематический каталог делам Департамента внешней торговли»; «Памятная книжка Московского архива Министерства юстиции» (1890), «Архив Министерства земледелия и государственного имуществ», «Памятная книжка сенатского архива», «Описание русских и словенских рукописей Румянцевского музеума» и др.
До Октябрьской революции 1917 года отсутствовали необходимые условия для научного использования документов. Доступ исследователей в архивы был ограничен. В архивах, где находились наиболее важные политические документы (Государственный архив Министерства иностранных дел, Военно-ученый архив, Архив Третьего отделения Его Императорского величества Канцелярии, объединенный с Департаментом полиции Министерства Внутренних дел), можно было попасть только с разрешения царя или министра. Доступ в ведомственные архивы фактически был закрыт для ученых. В Архив Третьего отделения Его Императорского величества Канцелярии, объединенный с Департаментом полиции, лишь после революции 1905-07 было допущено несколько исследователей истории революционного движения в России19.
С конца XIX в. выработались определенные принципы отбора документов, улучшились способы их систематизации, был достигнут прогресс в описании архивных дел и их использовании20.
1.1.2 Использование архивных документов в советский период
После победы Октябрьской революции, на основании декрета Совета народных комиссаров от 1 июня 1918 «О реорганизации и централизации архивного дела» и др. постановлений Советского правительства, подписанных В. И. Лениным в 1918-20, все архивы дореволюционной России и документы, образующиеся в результате деятельности учреждений, организаций и предприятий Советской республики, были признаны общегосударственным народным достоянием. В стране был образован Единый государственный архивный фонд (ЕГАФ) - совокупность принадлежащих Советскому государству документов, имеющих научное, политическое и практическое значение, независимо от времени их происхождения, техники и способа воспроизведения 21.
Так в соответствии с Декретом от 1918 г., в целях лучшего научного использования, а также для удобства хранения и экономии расходов, отдельные части Государственного архивного фонда, были соединены по принципу централизации архивного дела. Главное управление архивным делом немедленно установило порядок получения справок из Государственного архивного фонда, причем преимущественное право получения справок предоставлялось тому ведомству, которое производило данное дело22.
Одной из форм использования архивных документов явилась публикация архивных документов в СМИ, в частности это касалось публикации документов царской семьи.
Изучение публикации документов царской семьи в первые годы советской власти имело общеисторическое значение. Для разборки романовских бумаг ВЦИК создал специальную комиссию, состав и функции которой были окончательно утверждены решением ВЦИК от 10 сентября 1918 г. В «Известиях ВЦИК» и «Правде» были опубликованы отрывки из дневника за время революции. В обеих газетах публикацию предваряло специальное предисловие следующего содержания: "Президиум Всероссийского Центрального Исполнительного Комитета поручил особой комиссии разбор и опубликование дневников и других материалов, найденных у бывшего царя. В первую очередь публикуются те страницы дневника, которые представляют наибольший интерес. Это записи, внесенные рукой Романова в те дни, когда восставший народ решал судьбу монархии в России: февраль, март и последующие месяцы Великой Революции. В дальнейшем комиссия предоставит вниманию читателей страницы дневника, относящиеся к наиболее памятным дням революции 1905 г., к возникновению и ведению войны русско-японской и настоящей мировой войны. Будут также опубликованы и другие страницы дневника. Одновременно с печатанием отдельных выдержек из дневника в газетах комиссия подготовляет к печати весь дневник Николая Романова23.
Комиссия не ограничилась публикацией записей Николая II. Во второй половине августа обнародованию подлежало сначала в "Известиях ВЦИК", а затем в "Правде" одно из писем императрицы Марии Федоровны к сыну периода Первой русской революции (от 16 января 1906 г.).
Публикация письма вдовствующей императрицы Марии Федоровны к Николаю II в центральных газетах вполне объяснима. Большевики продолжали вести активную пропаганду своей политики среди крестьян в вопросе о земле, который с началом Гражданской войны еще больше обострился, и позиция крестьянства приобрела ключевое значение. Главной целью публикации была критика политики царизма по земельному вопросу (Романовы не хотели расставаться с кабинетными и удельными землями, а их отторжения в пользу крестьян требовала Государственная дума).
Начало публикации романовских бумаг в периодической печати связано с именем выдающегося отечественного археографа Александра Александровича Сергеева (1886-1935), впоследствии незаслуженно забытого, хотя именно он являлся первопроходцем в деле издания документов Новоромановского архива, первым отечественным публикатором дневников Николая II, разработчиком методологических и методических подходов и принципов издания документов периода конца XIX - начала XX в., в частности личных документов членов царской семьи24.
А.А. Сергеев принимал самое активное участие в публикации документов царской династии Романовых, подготовив свыше 70 научных работ и публикаций документов по различным проблемам. Среди них - «Переписка Николая и Александры Романовых», «Дневник Николая Романова (1916-1918 гг.)», «Переписка Николая II и Марии Федоровны (1905-1906 гг.)», «Из переписки Николая и Марии Романовых в 1907-1910 гг.», «Из переписки С.М. и Н.М. Романовых в 1917 г.» и др.
Публикация документов царской семьи за границей вызвала большой отклик в эмигрантской прессе. Например, в статье «Письма императрицы Александры Федоровны к императору Николаю II» в берлинской газете «Голос России» отмечалось, что «переписка представляет огромный общественный интерес», а в рецензии на издание «Дневник императора Николая II» книгоиздательства «Слово» в Берлине 1923 г., помещенной в ежедневной берлинской газете «Руль», выпускаемой кадетами И.В. Гессеном, А.И. Каминкой и В.Д. Набоковым, в разделе «Критика и библиография» под заголовком «Жизнь человека» говорилось о том, что дневники императора имеют крупное историческое значение, так как «они обрисовывают кругозор человека, стоявшего во главе огромной империи в самые трудные минуты ее существования».
Таким образом, можно констатировать, что сразу после убийства царской семьи большевистские вожди выдвинули задачу публикации документального наследия Романовых. И как видим, эта задача достаточно активно и целенаправленно выполнялась: вышло в свет немало публикаций, были разработаны методика и основные принципы издания документов, наработан огромный практический опыт, который широко используется до наших дней. Какой бы ни была подоплека первых публикаций романовских бумаг, они внесли заметный вклад в исследование отечественной истории25.
29 июня 1919 года был подписан Декрет «Об отмене права частной собственности на архивы умерших русских писателей, композиторов, художников и ученых, хранившихся в музеях и библиотеках». Декрет положил начало государственному вмешательству в дело охраны и использования частных архивов по истории литературы и искусства26.
В 1920-е годы областные архивы союзных республик начинают издавать сборники документов по истории общественно-политической жизни. Так в частности в 1923-1924 гг. Пермский Истпарт издал сборник документов «Борьба за власть» по истории революционных событий в Прикамье за 1900-1908 гг. Сборник состоял из двух томов: «Дни нескончаемой борьбы» и «Годы реакции». В 1927 г. совместно с Комиссией по изучению истории Всесоюзного Ленинского коммунистического союза молодёжи и юношеского движения в СССР Пермского окружного комитета ВЛКСМ издан сборник «Под знаменем Октября» по истории Пермской организации ВЛКСМ за 1917-1927 гг.27.
В марте 1925 года состоялся I съезд архивных работников РСФСР, на котором были приняты постановления об издании правил публикации документов, правил составления архивных справочников и указателей, организации картотек фондов.
Вторая конференция архивных работников РСФСР, состоявшаяся 11 января 1927 года, признала успешной деятельность архивных учреждений по выполнению решений I съезда. За два года были собраны основные фонды дореволюционного прошлого в государственные архивы, началась планомерная передача в архивы документов действующих учреждений, увеличилось количество справок, выдаваемых архивными учреждениями в соответствии с запросами, усилилась роль архивов в исследовательской деятельности28.
Централизация архивного дела в СССР, включение в состав ГАФ наряду с фондами правительственных учреждений документов всех существовавших в дореволюционной России частных предприятий, банков и т. д., создали благоприятные условия для пользования документами. Архивы вместе с другими научными учреждениями публикуют исторические источники, издают сотни сборников документов по социально-экономической истории народов СССР, истории крестьянского и рабочего движения, революции 1905-07, Октябрьской социалистической революции и Гражданской войны, по истории внешней политики России, социалистического строительства в СССР, о великих русских полководцах и флотоводцах, по истории русской литературы и т. д. Большое количество источников было также опубликовано в выходивших до Великой Отечественной войны журналах: «Пролетарская революция», «Красная летопись», «Каторга и ссылка», «Архив истории труда» и особенно в «Красном архиве»29.
Коммуникации ГАФ, государственных архивов РСФСР регулировались правилами об издании архивных документов, выдаче архивных справок, пользовании архивными документами, в том числе и секретными, составления предметно-тематических каталогов и топографических указателей, инструкциями по работе ведомственных архивов, делопроизводству, использованию, организации выставок, методическим письмом о составлении справочников и путеводителей по архивохранилищам.
Постановления коллегии главного архивного органа относились к контактам с фондообразователями, выявлению определенных групп документов, порядку пользования материалами губернских архивных фондов, использованию материалов общесоюзного значения в связи с проведением пятилетнего народнохозяйственного плана, порядку выдачи архивных материалов общесоюзного значения во временное пользование, работе редакционно-издательского отдела, участию архивных бюро в издании региональных журналов, закрытию для занятий особого и секретного отделений архива департамента полиции, агентурных отделений и жандармских управлений.
В циркулярах, приказах, распоряжениях особое внимание обращалось на использование архивных документов (выдача документов во временное пользование; тематическое выявлении архивных документов; публикация материалов; пользование документами учреждений, организаций и предприятий, частными лицами; использование архивных материалов архивами; выдача архивных справок частным лицам; организация выставок архивных документов, спецхранах; выявление архивных документов, касающихся видных деятелей коммунистической партии; запрет выдачи читателям документов «врагов народа» и создании секретных отделов; порядок доступа сотрудников истпартотделов к документам спецхрана, особой политической бдительности в связи с раскрытием подпольной деятельности участников зиновьевской оппозиции; запрет выдачи справок, касающихся биографий руководящих партийных и советских деятелей)30.
В 1929 году постановлением ВЦИК и СНК РСФСР было утверждено «Положение об архивном управлении РСФСР». Положение расширило права архивных органов на документальные собрания частных лиц, сохраняло деление ГАФ на материалы дореволюционного и советского периода. По положению вывоз документов за пределы РСФСР производился только с разрешения Центрального архивного управления РСФСР. Предлагалось также проводить планомерную публикацию документов. В Положении на архивное управление возлагалось издание общих правил, руководств и инструкций, издание печатного органа «Красный архив», руководство архивными управлениями автономных республик, краев, областей по научной обработке и использованию документальных материалов31.
Особенно широко развернулась работа архивов в 1930-х гг. по тематическому выявлению материалов о залежах полезных ископаемых, проектах железнодорожного строительства, ирригационных работах прошлого32.
Передача Главному Архивному управлению НКВД СССР в 1938 г. руководства всеми направлениями архивного дела создала условия для жестко централизованного управления архивной сферой. Многочисленные документы и даже целые фонды стали недоступны для научного и практического использования.
В годы войны главной задачей архивистов стали спасение документов, их эвакуация, реэвакуация, использование материалов для решения народнохозяйственных задач в интересах победы33. Архивы предоставляли плановым и хозяйственным учреждениям страны ценные чертежи, планы и др. материалы, позволявшие сократить сроки изыскательских работ и строительства важных промышленных объектов34.
Титаническая работа, проведенная архивистами, снискала им признательность со стороны общества и государства. В то же время установление строжайшего контроля за содержащейся в архивах информацией, как неотъемлемой части общего тоталитарного контроля, являлось непреодолимым препятствием для историков и архивистов в их попытках воссоздать объективную историю своей страны в новейшее время. И хотя в хозяйственном и материальном плане вхождение в систему всесильного Наркомата внутренних дел дало архивистам определенные преимущества, их ответственность за использование документов многократно увеличилась и породила запретительный синдром в отношении допуска к архивным материалам исследователей35.
В марте 1941 г. Совнаркомом СССР было утверждено Положение о Государственном архивном фонде (ГАФ) СССР и сети государственных архивов СССР, имевшее как положительные, так и резко отрицательные моменты. В частности существенно ограничивался допуск исследователей к документам, что сказывалось на уменьшении объема и тематики научных исследований, вследствие чего ослабли связи с научными учреждениями, сократились возможности объективной оценки исторических событий36.
С конца 1940-х - начала 1950-х гг. ХХ в. начинается активное выявление документов для использования их в народнохозяйственных целях: при восстановлении разрушенных предприятий, шахт, коммуникаций, электростанций, памятников архитектуры, при поиске полезных ископаемых и т.п. Документы архивов широко использовались при реставрации художественных памятников старины, пострадавших от варварских действий фашистских захватчиков в годы войны. Много материалов было использовано при сооружении новых электростанций и др. предприятий, при освоении целинных земель на Востоке страны37.
Постановление Совета Министров СССР от 7 февраля 1956 года «О мерах по упорядочению и лучшему использованию архивных материалов министерств и ведомств» содействовало значительному расширению круга документальных источников для изучения истории. Государственные архивы должны были пересмотреть состав фондов, находящихся на особом хранении и недоступных для использования, приступить к изданию справочников и путеводителей по архивам, принять меры к расширению работы исследователей в читальных залах архивов, развернуть деятельность по опубликованию исторических документов38.
В середине 1950-х г. литературное наследство Маркса, Энгельса, Ленина и документы КПСС, сосредоточенные в Центральном партийном архиве, явились основой для издания собраний сочинений Маркса и Энгельса, «Архива К.Маркса и Ф.Энгельса», сочинений Ленина, «Ленинских сборников», «КПСС в резолюциях и решениях съездов, конференций и пленумов ЦК», а также сборников партийных документов. Центральный партийный архив и местные партийные архивы также вели активную деятельность, публикуя историко-партийные документы совместно с государственными архивами и научными учреждениями в журналах «Коммунист», «Вопросы истории КПСС» и др.
С 1955 издается журнал «Исторический архив», публикующий исторические источники, а также статьи и прочие материалы по вопросам архивоведения, археографии и другим вспомогательным историческим дисциплинам. До Отечественной войны эти материалы печатались в «Архивном деле»39.
Перемены в положении архивов и архивистов, в изменении отношения к ним со стороны общества и государства были связаны с хрущевской оттепелью и последующим откатом в брежневское двадцатилетие. Некоторое ослабление идеологического контроля, открытие доступа ко многим фондам, публикация материалов о сталинских репрессиях способствовали росту интереса к архивам, поднимали престиж архивистов и историков в глазах общественности. Они становились подлинными партнерами в установлении исторической правды, по которой так истосковалось общество40.
По положению о ГАФ 1958 г. пользователь получил право свободно искать и получать для изучения все документы ГАФ за исключением тех, которые содержат сведения, составляющие государственную тайну, а также личную или семейную тайны (со сроком возможного ознакомления и использования спустя 75 лет со времени их сдачи в архив).
Широко развернулась работа архивных учреждений СССР по тематическому выявлению документов и информации о них заинтересованных учреждений после XXI съезда КПСС в связи с задачами, поставленными семилетним планом развития народного хозяйства СССР. Выявлялись материалы о проектах шоссейных и железных дорог, мостов, портов, судоходных каналов, развитии искусственного орошения, создании озер и прудов, развитии животноводства, урожайности сельскохозяйственных культур, садоводства, виноградарства. Архивы проводили также значительную работу по наведению справок биографического характера для трудящихся. Во всех государственных архивах и рукописных отделах библиотек, музеев и др. научных учреждений велась большая научно-исследовательская работа. В них имелись читальные залы и научно-справочные библиотеки для занятий исследователей41.
После преобразования ГАУ МВД СССР приказом Президиума Верховного Совета СССР от 13 января 1960 г. в ГАУ при Совете Министров СССР, на него законодательством были возложены разработка правил, положений и инструкций о порядке концентрации, хранения, научно-технической обработки, учета, экспертизы ценности и организации использования документов Государственного архивного фонда СССР. ГАУ ведало также подготовкой - самостоятельно или совместно с другими научными учреждениями - к изданию общесоюзных серийных документальных сборников, организовывало выполнение архивами запросов государственных учреждений на документы, осуществляло связи с архивами и другими научными учреждениями зарубежных стран и т.д.
В целях ознакомления исследователей с содержанием государственных архивов ГАУ СССР и его местные учреждения, а также рукописные отделы библиотек, музеев и др. научных учреждений издают путеводители по архивам, справочники, описи, информационные бюллетени. Большой справочный материал и ряд ценных документов по истории опубликован Отделом рукописей Государственной библиотеки СССР им. Ленина, издающим с 1938 г. свои «Записки» (к 1961 году вышло 23 тома).
ГАУ СССР совместно с архивами и историками зарубежных стран готовил публикации источников о традиционной дружбе и экономических, политических и культурных связях между народами: «Советско-польские отношения», «Освобождение Болгарии от турецкого ига», «Советско-китайские культурные связи», «Русско-советско-чешские культурные и научные связи» и др.42.
В 1976 г. в СССР был принят закон «Об охране и использовании памятников истории и культуры», согласно которому архивные документы были отнесены к историческим памятникам, а на Главархив СССР возлагались обязанности использования этой категории памятников.
4 апреля 1980 г. Совет Министров СССР принял Постановление «Об утверждении положения о Государственном архивном фонде СССР и Главном архивном управлении при Совете Министров СССР». Во введении к положению было дано новое толкование документальных памятников, а именно то, что они являются достоянием всего народа и, следовательно, строгое соблюдение правил охраны и использования - задача не только государства и общественных организаций, но и каждого гражданина. Цель создания Государственного архивного фонда (ГАФ) - централизованный учет, хранение и исследование документов.
Упор, сделанный на возможности использования документов, несмотря на некоторую декларативность и реальные ограничения на практике, имел огромное значение для развития архивного дела. Смещался акцент с чисто «охранительных» тенденций к всестороннему использованию документального наследия народов СССР43.
Документы Государственного архивного фонда СССР широко использовались при решении крупных политических, народно-хозяйственных, научных и социально-культурных проблем, а также для обеспечения прав и законных интересов граждан.
Немаловажная роль принадлежала использованию бесценного исторического опыта, запечатленного в документах Государственного архивного фонда СССР, в политической борьбе проводимой КПСС, профсоюзными, комсомольскими и другими общественными организациями по пропаганде решений XXVII съезда партии. Широко применялись разнообразные формы использования документов в период празднования 100-летия со дня рождения В.И.Ленина,60-летия Великой Октябрьской социалистической революции,60-летия образования СССР,40-летия Победы советского народа в Великой Отечественной войне и других юбилейных дат.
Большими возможностями располагают архивы по оказанию помощи учреждениям и организациям народнохозяйственного профиля в их практической деятельности. Архивные учреждения страны предоставляют министерствам и ведомствам, научно-исследовательским, проектным институтам и другим организациям полезную информацию о планировании и организации управленческих и производственных процессов, о развитии отраслей народного хозяйства, проведении геологоразведочных работ, реставрации памятников и др.
Использование архивных документов позволило более экономично осуществить проектирование строительства и реконструкции многих важных народнохозяйственных объектов, способствовало разработке перспективного плана такой крупнейшей стройки страны, как Байкало-Амурская магистраль44.
Во многом благодаря архивным документам воссозданы и сохранены в первозданном виде уникальные сооружения Московского Кремля, дворцовых ансамблей Ленинграда и его пригородов, восстановлены многие старинные города страны.
Ценнейшим источником служат картографические материалы, использование которых позволило организовать рациональное природопользование, обнаружить изменения в структуре почв, растительности и других элементах окружающей среды, способствуя тем самым сохранению ресурсов планеты как общечеловеческого достояния.
Заметно повысился идейно-научный уровень сборников документов, расширилось число архивных учреждений, активно участвующих в данной работе, разнообразнее стали виды и формы публикаций.
Читальные залы архивов ежегодно предоставляли документы более 40 тыс. исследователей - ученым, инженерам, преподавателям, журналистам, деятелям литературы и искусства.
Важное место принадлежало архивным документам в арсенале средств идеологической работы. Выступая в качестве активных организаторов использования документов, расширяя культурно-просветительскую и организационно-пропагандистскую работу, архивы постоянно совершенствовали её формы и методы.
Велика роль средств массовой информации в деле популяризации архивных материалов. Широта аудитории и эмоциональное восприятие информации позволяют расширить границы знаний исторических событий в жизни нашей страны, заложенных в документальных источниках. Только за XI пятилетку было подготовлено более 11 тыс. теле- и радиопередач, более 21,5 тыс. статей и публикаций. Архивные документы служат основой создания документальных, научно-популярных и художественных фильмов. Было создано более 300 кино- и телефильмов с использованием архивных источников. Ежегодно в архивах организовывались свыше тысячи документальных выставок по самой различной тематике45.
Большую роль в деле популяризации документов Государственного архивного фонда СССР, пропаганды значения архивов в жизни общества сыграла проведенная в 1984 г. на ВДНХ СССР межотраслевая тематическая выставка «Использование Государственного архивного фонда СССР для дальнейшего развития советской культуры», которую посетило более 150 тыс. человек.
Архивные документы постоянно экспонировались на предприятиях, в клубах и во дворцах культуры; государственные архивы оказывали помощь в организации народных музеев на фабриках и заводах, в учебных заведениях.
С целью расширения аудитории архивы организовывали тиражирование выставочных материалов в виде фотокомплектов, готовили подборки плакатов и листовок и т.д. Эти и другие формы использования документов оказывали существенную помощь в деле углубления исторических знаний учащихся общеобразовательных школ, студентов вузов страны. В этой связи непреходящее значение имело использование архивных документов в целях военно-патриотического воспитания молодежи в экспозициях музеев и комнат боевой славы, при изучении военной истории, увековечивании памяти погибших воинов, в работе по проведению «Уроков Памяти» с молодежью.
Большое значение архивы придавали письмам и заявлениям трудящихся, непосредственно связанным с удовлетворением их законных прав и интересов. Без этой работы немыслима реализация конституционных прав советских граждан на пенсионное обеспечение, улучшение условий жизни.
Постепенно складывались и крепли контакты архивистов в деле подготовки совместных публикаций, раскрывающих исторически сложившееся развитие связей между народами46.
1.1.3 Использование архивных документов в постсоветский период
Принципиально новый этап в архивном деле в России наступил в годы горбачевской перестройки и особенно после провала августовского путча 1991 г.
Демократизация общества, все большая его открытость имели своим результатом и расширение доступа к информации, в том числе к архивным документам. Появилось огромное количество газетных и журнальных публикаций в российской и зарубежной прессе, посвященных архивам постсоветской России.
Считается, что начало реформам в архивной сфере было положено известными указами Президента РФ «О национализации архивов КПСС» 1991 г. и «О передаче в госархивы документов бывшего КГБ СССР» от 24 августа 1991 г. Главным в этих документах было то, что открывался доступ к ранее закрытым архивным материалам, перестал существовать «партийный архивный фонд».
Указом 1992 г. Президент санкционировал рассекречивание всех документов, связанных с массовыми репрессиями и посягательствами на права человека. Тем не менее, и сегодня часть из них остается на закрытом хранении, например: документация Комиссии по судебным делам Политбюро ЦК ВКП (б) за 1939 и последующие годы, некоторые материалы НКВД и ГУЛАГа, приказы по конвойным войскам и часть других дел их фондов конвойных батальонов и полков и т.д.
В 1992 г. издано Постановление Верховного Совета РСФСР «О порядке доступа к архивным документам и правилах их использования» - первый в России нормативный акт высшего законодательного органа страны, посвященный архивам, и затем замененным «Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» - первым за всю историю страны законодательным актом, регламентирующим постановку архивного дела47.
Так в соответствии с данным законодательным актом «документы, находящиеся на хранении в государственных архивах, а также научно-справочный аппарат к ним открыты для пользователей независимо от их гражданства.
Архивные документы, содержащие грифы секретности и созданные по 1942 год включительно, объявляются открытыми и подлежат полному рассекречиванию самими государственными архивами.
Государственные архивы предоставляют пользователям по заявленным темам исследований документы, научно-справочный аппарат к ним и материалы научно-справочной библиотеки.
Пользователи имеют право на публикацию любых архивных документов, кроме содержащих государственные секреты. При использовании архивных документов в научных трудах, различного рода публикациях, экспонировании на выставках и т.п. пользователь обязан указывать поисковые данные документа (место хранения, номер фонда, описи, дела (единицы хранения), листов). Использование архивных документов в публикации, на выставке, радио- или телепередаче, фильме и т.п. предполагает, что пользователь предоставляет в архив экземпляр издания или иную информацию об этом.
Государственные архивы имеют право предоставлять наряду с бесплатными также и платные услуги: исполнение тематических, генеалогических, историко-биографических и других запросов; тематическое выявление документов; подготовка и проведение выставок, бесед, встреч, лекций по заданной тематике и т.д.»48.
«Основы законодательства Российской Федерации об архивном фонде российской федерации и архивах», принятые Верховным Советом РФ 7 июля 1993 г., заложили демократическую правовую базу архивного дела в нашей стране.
«Основы законодательства» исходят из того, что документальное наследие составляет важную часть культурного достояния нации, что архивная система играет существенную роль в жизни страны, а историк-архивист является тем, кто отвечает за надлежащее функционирование этой важной сферы жизнедеятельности общества.
«Основы законодательства» определили порядок использования документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации, в том числе содержащих секретные сведения; установили ограничения в использовании архивных документов, содержащих сведения о личной жизни граждан, а также ответственность пользователей архивных документов за их использование и сохранность и т.д.49.
Открытие фондов российских архивов в 1990-е гг. привело к резкому повышению их значимости в жизни общества. Архивная информация получила статус самостоятельного политически и социально значимого блока в общем ресурсе информации. Расширились круг пользователей архивами, тематика исторических исследований на основе архивных документов, более разнообразными стали тематические запросы и запросы социально-правового характера. В архивоведческой литературе появился термин «новое архивно-информационное пространство», означающий открытость архивных материалов для пользователей, создание условий доступа и использования архивных документов на основе развития научно-справочного аппарата и поисковых средств, вхождение в международные информационные системы и расширение форм использования архивной информации.
Начиная с 1995 г. начал проводиться цикл всероссийских научных конференций «Архивоведение и источниковедение отечественной истории: проблемы взаимодействия на современном этапе».
В конце 1990-х - начале 2000-х гг. появилось несколько монографий по архивоведению, обобщающих трудов, в том числе учебных пособий, подводящих итоги развития советского архивного дела и архивоведения. Следует отметить пособия «Архивоведение» и «Архивоведение отечественной истории», учебно-методическое пособие Е.В. Старостина, где на обширном историографическом материале рассматриваются вопросы периодизации истории архивного дела50.
С 1992 года сотрудниками Российского Центра хранения и изучения документов новейшей истории (РЦХИДНИ) и при их участии было подготовлено около 100 статей, сообщений и публикаций документов, а также около 20 документальных сборников и монографий. Документы центра активно экспонируются на разнообразных выставках. РЦХИДНИ принял участие и в нетрадиционном для российских архивов виде использования документов - коммерческом распространении микрофильмов документов: по соглашению Росархива с британской фирмой «Чедвик-Хили» были изготовлены микрокопии документов 9 различных фондов, которые тиражированы и поступили в продажу под названием «Лидеры русской революции»51.
Отмечается активная работа по использованию архивных документов в региональных архивах.
Так, в 1990-е гг. активизировалось изучение истории архивного дела в Татарстане. Исследования историков и самих архивистов по истории архивной отрасли республики публиковались в республиканских и российских изданиях, озвучивались на научно-практических конференциях, в каждом номере журнала «Гасырлар авазы - Эхо веков» ведется летопись архивного дела52.
В Государственном общественно-политическом архиве Пермской области новшеством 1990-х гг. стало проведение презентаций личных фондов и фондов общественных организаций, документальных выставок, сборников документов и книг, написанных с использованием архивных документов53.
В Государственном архиве Курской области активизировалась выставочная деятельность.
В помещении архива наиболее длительным было экспонирование выставки «Подвиг народа в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг.». К проведению массовых мероприятий: к краеведческим чтениям, дням открытых дверей - были подготовлены выставки «Русская журналистика ХVIII в. - 1917 г.», «Из истории сельского хозяйства Курского края», «Старый Курск», «Русские историки ХVIII-ХХ вв.», «Автографы знаменитых людей в ГАКО», «Курский астроном Ф.А. Семенов», «К 100-летию Н. С. Хрущева», «Пушкин и Курский край», «Куряне - кавалеры ордена Славы», «Православие в истории Курского края» и многие другие.
В 1994 г. по просьбе администрации Курской области архив подготовил выставку «Из истории органов государственной власти Курской области. ХVIII в. - 1993 г.», которая экспонировалась в помещении администрации в течение 4 месяцев. Для Курской областной избирательной комиссии подготовлена выставка «Российское избирательное право. 1906-1998гг.».
Полезным оказалось сотрудничество в организации выставок с библиотеками города. Так, выставка «История благотворительности в Курской области. ХIХ в.-1917 г.» экспонировалась в Центральной городской библиотеке, выставки «Курская битва», «Участие курян в русско-турецкой войне 1877-1878 гг.», «К 95-летию I Государственной Думы в России» - в библиотеке им. Н. Н. Асеева. Работники библиотек отмечают большой интерес читателей к архивным документам [27].
Демократизация доступа к архивным документам, их рассекречивание, возрождение краеведения - все это вызывало значительный рост числа исследователей в читальном зале государственного архива. С 1994 г. отмечается систематическая работа исследователей в архивных отделах районов области. Активно проводится работа по использованию документов в средствах массовой информации. За период 1991-2000 гг. около 1000 статей и подборок документов, подготовленных госархивом и архивными отделами районов, опубликованы в газетах и журналах, 161 материал передан по радио. Активизировалось сотрудничество архивных учреждений области с телевизионными компаниями. Организованы циклы передач «Живые голоса истории» и «Архив - дело государственное» на телеканале ГТРК «Курск».
С вступлением России на новый путь развития претерпела изменения публикационная деятельность архивных учреждений области. 1990-е гг. стали временем противоречивых тенденций в публикационной работе. В 1990-х гг. опубликовано два документальных издания: «Курский сахар. Из истории возникновения и развития свеклосахарной промышленности Курского края. 1861-1980 гг.» (Курск,1991 г.) и «Улицы города Курска. 1782-2000 гг.» (Курск, 2000 г.). Кроме того, архив принял участие в подготовке изданий, осуществленных другими учреждениями: «Звезды славы боевой. Сборник очерков и материалов» (Курск, Информпечать, 1995 г.), «История Великой Отечественной войны в документах и судьбах (по материалам Курской области)» (Курск, 1995 г.), «Курский край: история и современность. Сборник статей (Курск, 1995 г.)», «Книга Памяти» (Курск, 1993-2002 гг.) [27].
К 2001 году состояние правового регулирования архивного дела далеко не во всем отвечало современным реалиям. Действующие Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах появились в июле 1993 г. Позднее были приняты Конституция Российской Федерации, Гражданский кодекс Российской Федерации, федеральные законы «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», «О внесении изменений и дополнений в Федеральный закон «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти в субъектах Российской Федерации», «О государственной тайне», «Об обязательном экземпляре документов», «Об информации, информатизации и защите информации», «Об участии в международном информационном обмене», «О культурных ценностях, перемещенных в Союз ССР в результате Второй мировой войны и находящихся на территории Российской Федерации» и другие, затрагивающие отдельные вопросы работы с архивными документами.
Формулировки названных законов оказались не во всем состыкованными с архивным законодательством. Более того, некоторые положения Основ законодательства (по разграничению собственности на архивные документы, о статусе муниципальных архивов и другие) вступили в противоречие с требованиями Конституции Российской Федерации и принятых в ее развитие законодательных актов.
25 октября 2004 года вступил в действие Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации».
В отличие от Основ законодательства, являющихся по своей форме сводом наиболее общих правовых установок, в новом законе более детально и технологично отражены вопросы организации архивной работы по всем ее направлениям [13].
Пользователь архивными документами получает право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом.
Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук, архивы государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций предоставляют государственным органам и органам местного самоуправления необходимые для осуществления ими своих полномочий архивную информацию и копии архивных документов, публикуют и экспонируют архивные документы, готовят справочно-информационные издания о составе и содержании хранящихся в них документов [1].
Закон сохраняет установившиеся после распада СССР и оправдавшие себя демократичные нормы доступа к открытой архивной информации, учитывает конституционные права граждан на неприкосновенность частной жизни.
Однако ограничения в использовании документов существуют и поныне, и это относится не только к современной истории, но и к другим историческим периодам, если информация содержавшаяся в них связана с проблемами внутренней и внешней политики государства, с международными отношениями, с фактами личной, интимной жизни фондообразователя, могущими дискредитировать его живущих родственников и др.
Таким образом, вопросы организации использования информационных возможностей архивных документов, несмотря на качественные изменения на протяжении многолетней российской истории, и на современном этапе имеют наиважнейшее значение [13].
Архивы, обеспечивая вечное хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, способствуют укреплению федерализма, формированию гражданского общества, становлению правового государства, предотвращению конфликтов, формированию демократического имиджа нашей страны на международной арене, воспитанию россиян в духе гражданственности, патриотизма, толерантности [15].
1.2 Современная нормативная регламентация
использования архивных документов
Правовое регулирование доступа к архивной информации и её всестороннее использование в соответствии с нормами демократического общества является необходимым условием существования архивов в современной информационной среде.
Использование документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и ведомственных архивах, осуществляется в соответствии с такими законодательными и нормативными актами как Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральный закон «Об информатизации, информационных технологиях и защите информации», законом Российской Федерации «О персональных данных» и «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ», закон Российской Федерации «О государственной тайне», «Правилами организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» «Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации» и др.
Основными группами пользователей АФ Российской Федерации являются:
федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления;
учреждения, организации, предприятия;
научные учреждения и учебные заведения;
пресса, радио, телевидение;
общественные и религиозные объединения и организации;
индивидуальные пользователи.
В сфере использования государственных информационных ресурсов Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» провозгласил публичность государственных архивов, равенство всех категорий пользователей независимо от национальности, гражданства, пола, образования по доступу к открытой информации. Таким образом, последовательно реализуются конституционные права граждан свободно искать, получать и передавать информацию [28]. Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук обеспечивают пользователю архивными документами условия, необходимые для поиска и изучения архивных документов. Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук, архивы государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций предоставляют государственным органам и органам местного самоуправления необходимые для осуществления ими своих полномочий архивную информацию и копии архивных документов, публикуют и экспонируют архивные документы, готовят справочно-информационные издания о составе и содержании хранящихся в них документов [1].
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» обеспечивает право на доступ к информации. Так в соответствии со ст.8: «Граждане (физические лица) и организации (юридические лица) вправе осуществлять поиск и получение любой информации в любых формах и из любых источников при условии соблюдения требований, установленных настоящим Федеральным законом и другими федеральными законами. Гражданин (физическое лицо) имеет право на получение от государственных органов, органов местного самоуправления, их должностных лиц в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, информации, непосредственно затрагивающей его права и свободы. Организация имеет право на получение от государственных органов, органов местного самоуправления информации, непосредственно касающейся прав и обязанностей этой организации, а также информации, необходимой в связи с взаимодействием с указанными органами при осуществлении этой организацией своей уставной деятельности» [2]. Данный федеральный закон устанавливает основополагающие принципы правового регулирования отношений в сфере информации, информационных технологиях и защите информации:
свобода поиска, получения, передачи, производства и распространения информации любым законным способом;
установление ограничений доступа к информации только федеральными законами;
открытость информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления и свободный доступ к такой информации, кроме случаев, установленных федеральными законами;
равноправие языков народов Российской Федерации при создании информационных систем и их эксплуатации;
обеспечение безопасности Российской Федерации при создании информационных систем, их эксплуатации и защите содержащейся в них информации;
достоверность информации и своевременность ее предоставления;
неприкосновенность частной жизни, недопустимость сбора, хранения, использования и распространения информации о частной жизни лица без его согласия;
недопустимость установления нормативными правовыми актами каких-либо преимуществ применения одних информационных технологий перед другими, если только обязательность применения определенных информационных технологий для создания и эксплуатации государственных информационных систем не установлена федеральными законами [2].
Доступ к документам Архивного фонда РФ, являющегося частью национального и культурного достояния, регламентирован федеральным законодательством, в частности Федеральным законом «О государственной тайне», который возлагает ответственность за соблюдение государственной тайны, а также охрану прав и интересов граждан, конфиденциальная информация о которых имеется в архивных документах, на архивиста.
Должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства РФ о государственной тайне, несут уголовную, административную, гражданско-правовую или дисциплинарную ответственность в соответствии с действующим законодательством [12].
Государственная тайна - это защищаемые государством сведения в области военной, внешнеполитической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации [3].
Срок засекречивания документов, содержащих государственную и иную охраняемую законом тайну, составляет 30 лет со времени их создания. Этот срок в отдельных случаях может быть продлен или сокращен.
В соответствии с Федеральным законом «О государственной тайне» все ведомства, наделенные полномочиями по отнесению сведений к государственной тайне и по их засекречиванию, должны иметь программу работы по рассекречиванию и порядок пересмотра каждые 5 лет засекреченных документов на предмет возможности открытия доступа.
В любом случае отказ архива в предоставлении архивных документов пользователям должен содержать веские причины, срок действия ограничений и дату принятия решения об отказе. По требованию исследователя отказ выдается в письменной форме. Архивист должен объяснить порядок получения доступа к частично рассекреченным и секретным документам. Неправомерный отказ в доступе может быть обжалован исследователем в суде.
Вместе с тем архивы должны предупреждать пользователей об ответственности за сохранение государственной тайны и даже потребовать письменные гарантии сохранения полученной информации от разглашения. Ознакомление с секретными бумагами осуществляется в специальном читальном зале под контролем сотрудника архива, допущенного к работе с документами, содержащими гриф «совершенно секретно».
Если документы хранятся в ведомственном архиве органа управления, государственного учреждения или предприятия, порядок доступа к ним определяется правилами ведомства по согласованию с Росархивом [12].
Ограничен доступ к документам, содержащим конфиденциальную информацию. Такой информацией являются:
сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях;
сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства;
служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (служебная тайна);
сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и так далее);
сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (коммерческая тайна);
сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного;
образца до официальной публикации информации о них [5].
Конфиденциальную информацию содержат также следующие документы: о частной жизни граждан, о состоянии здоровья, семейных и интимных отношениях, имущественном положении, а также о жилище. Ведь в соответствии с Конституцией РФ каждый гражданин имеет право на неприкосновенность частной жизни, защиту своей чести и доброго имени. Такие сведения могут находиться в личных делах, документах кадровых служб, медицинской документации, судебно-следственных делах.
Срок засекречивания этих сведений приближается к длительности человеческой жизни и равняется 75 годам. Ранее этого срока доступ к документам, содержащим подобную информацию, можно получить, имея письменное разрешение человека, конфиденциальная информация о котором содержится в деле или находится у его прямых наследников. Если в деле содержится информация о нескольких лицах (например, в судебно-следственном деле), необходимо письменное согласие всех этих лиц.
С другой стороны, архив обязан предоставить самому гражданину, персональные данные о котором имеются в документах, как эти документы, так и их копии (бесплатно). Например, в соответствии с Законом РФ «О реабилитации жертв политических репрессий» от 18 октября 1991г. архив обязан дать возможность бывшим узникам ГУЛАГа (Главное управление исправительно-трудовых лагерей) или их родственникам ознакомиться с материалами прекращенных уголовных, фильтрационно-проверочных и административных дел, а также выдать по их требованию копии документов [12].
Ограничен доступ к документам общественных и религиозных объединений и организаций, личных и семейных фондов и фондов других негосударственных организаций. Эти ограничения оговариваются самим фондообразователем при передаче документов на хранение и, как правило, связаны либо с тайной личной жизни, либо авторским правом, либо с коммерческой тайной.
Полноценное и разностороннее использование документальных богатств архивов возможно лишь при их открытости, т.е. наличии свободного доступа граждан к архивным документам и научно-справочному аппарату. Доступ к информации и поныне является важнейшей проблемой, без её разрешения невозможно взаимодействие Росархива с представителями исторической науки и общественности. Поэтому важное значение придается работе по рассекречиванию архивных документов [12].
Рассекречивание сведений и их носителей - это значит снятие ранее введенных ограничений на распространение сведений (например, содержащих государственную тайну) и на доступ к их носителям [3].
В случае получения полномочий от фондообразователей или их правопреемников архивы проводят эту работу самостоятельно. В соответствии с законом РФ "О государственной тайне" Межведомственная комиссия по защите государственной тайны определяет порядок рассекречивания документов, созданных в деятельности ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников. В соответствии с Указом Президента РФ от 02.06.01 г. № 627 "Вопросы Межведомственной комиссии по защите государственной тайны" функции по рассекречиванию документов, созданных в деятельности высших и центральных органов КПСС, возложены на Межведомственную комиссию. Всего за 1992-2003 гг. архивные учреждения Российской Федерации рассекретили свыше 8 млн. дел. Продолжается работа региональных межведомственных экспертных комиссий по рассекречиванию партийных документов, а также в ряде регионов, материалов ликвидированных организаций и учреждений, не имеющих правопреемников [28].
Согласно статье 7 Закона РФ «О государственной тайне» не подлежат отнесению к государственной тайне и засекречиванию также следующие сведения:
о чрезвычайных происшествиях и катастрофах, угрожающих безопасности и здоровью граждан, и их последствиях, а также о стихийных бедствиях, их официальных прогнозах и последствиях;
о состоянии экологии, здравоохранения, санитарии, демографии, образования, культуры, сельского хозяйства, а также о состоянии преступности;
о привилегиях, компенсациях и льготах, предоставляемых государством гражданам, должностным лицам, предприятиям, учреждениям и организациям;
о фактах нарушения прав и свобод человека и гражданина;
о размерах золотого запаса и государственных валютных резервах РФ;
о фактах нарушения законности органами государственной власти и их должностными лицами [3].
Отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, иными государственными органами, органами местного самоуправления, муниципальными органами, юридическими лицами, физическими лицами с использованием средств автоматизации или без использования таких средств регулируются Федеральным законом «О персональных данных». Целью настоящего Федерального закона является обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну. Так в соответствии со ст.14 п.3: «Доступ к своим персональным данным предоставляется субъекту персональных данных или его законному представителю оператором при обращении либо при получении запроса субъекта персональных данных или его законного представителя. Запрос должен содержать номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных или его законного представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе и собственноручную подпись субъекта персональных данных или его законного представителя. Запрос может быть направлен в электронной форме и подписан электронной цифровой подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации» [4].
ВНИИДАД в настоящее время завершает разработку нормативного акта «Порядок доступа пользователей к документам, хранящимся в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, и организация пользования ими».
В подготовленном проекте сделана попытка урегулировать следующие вопросы:
обязанности государственных и муниципальных архивов при организации доступа пользователей к архивным документам и пользования ими;
ответственность государственных архивов при организации доступа к архивным документам;
права государственных архивов при организации доступа пользователей к архивным документам;
порядок доступа к документам, хранящимся в государственных архивах, и организация пользования ими по категориям доступа - открытые документы, документы, содержащие государственную тайну или конфиденциальную информацию, а также документы, хранящиеся в архивах на особых условиях - имеются ввиду документы, собственники которых передавая их на хранение в государственные архивы, оговорили условия доступа к ним в договорах с архивами; подлинники или копии документов, поступившие в госархивы из-за рубежа на особых условиях их использования; документы, подпадающие под действие законодательства об авторских и смежных правах);
права и ответственность пользователя при работе архивными документами;
организацию копирования архивных документов и поисковых архивных средств [28].
Постановление Правительства РФ «О федеральной целевой программе «Культура России (2001-2005 годы)» от 14.12.2000 г. № 955 среди других не менее значимых целей выделяет сохранение культурного наследия России, Архивного фонда Российской Федерации, его эффективное использование.
В подпрограмму выделена программа «Архивы России», которая помимо всего прочего подразумевает обеспечение государства и граждан архивной информацией в объемах, необходимых для их успешного функционирования и жизнедеятельности; расширение доступа граждан к архивным документам государственной части Архивного фонда Российской Федерации, получение, использование и распространение имеющейся в них информации.
Предполагались следующие виды работ:
осуществление комплекса работ по совершенствованию и модернизации системы использования государственными архивами документированной информации;
создание и поддержание в работоспособном состоянии механизма преимущественно планового рассекречивания документов государственных архивов с прогнозируемым объемом в 2,5 млн. дел;
информационное обеспечение подготовки поименных книг памяти российских (советских) воинов, погибших и пропавших без вести в период советско-финляндской войны 1939-1940 годов и других военных конфликтов;
организация и проведение документальных выставок, в том числе международных, посвященных юбилейным датам, памятным событиям государственного и международного значения;
оснащение выставочного зала федеральных государственных архивов современными техническими средствами;
подготовка каталогов, путеводителей, сборников архивных документов (в том числе в электронной форме);
совершенствование технологий, связанных с организацией процессов и работы читальных залов государственных архивов [28].
8 декабря 2005 года Постановлением Правительства РФ (№ 740) утверждена федеральная целевая программа «Культура России» на 2006-2011 годы.
Выбор приоритетных целей Программы опирается на стратегические цели развития общества и анализ сложившихся тенденций в сфере культуры в предыдущие годы с учетом эволюции экономической и правовой среды функционирования организаций культуры.
Исходя из этого целями Программы являются сохранение культурного наследия Российской Федерации, формирование единого культурного пространства, создание условий для обеспечения выравнивания доступа к культурным ценностям и информационным ресурсам различных групп граждан, создание условий для сохранения и развития культурного потенциала нации, развитие международного сотрудничества, укрепление мировых культурных связей, обеспечение адаптации сферы культуры к рыночным условиям, обеспечение сохранности историко-культурного наследия, адресная поддержка профессионального искусства, литературы и творчества, Разработка и внедрение информационных продуктов и технологий в сфере культуры [6].
В работе по использованию архивных документов следует учитывать такие нормативно-методические документы, как Правила. Нормативно - методические акты - это своего рода важнейшие справочники для всех работающих с архивными документами.
Главный нормативно-методический документ, определяющий деятельность государственных архивов, - Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации.
До последнего времени государственные архивы руководствовались Основными правилами работы государственных архивов СССР, принятыми в 1983 г. Кардинальные социально-политические изменения в стране, развитие научно-технического прогресса и устаревание отдельных положений этих Правил обусловили необходимость создания новой редакции Основных правил работы государственных архивов.
Настоящие Правила работы государственных архивов подготовлены на основе переработки ранее действовавших нормативно-методических документов с учетом накопленного в последнее десятилетие опыта работы архивной службы в новых условиях, в том числе опыта применения современных технических средств и информационных технологий и международной архивной практики.
В Правилах раскрывается современная правовая база деятельности государственных архивов, учтено наличие различных форм собственности на архивные документы, влияющие на процессы их организации и работы с ними. Усилен универсальный характер Правил - их требования в части общих для государственных архивов норм рассчитаны на государственные архивы различного объема, состава и профиля, в том числе на архивы, хранящие аудиовизуальную и научно-техническую документацию [8].
Особенностями Правил являются:
- четкая дифференциация во всех разделах норм и требований по отношению к документам, относящимся к различным формам собственности;
- изложение в большинстве разделов Правил положений, относящихся к возможностям информатизации архивных работ;
- значительное усиление внимания к вопросам физико-химической сохранности документов и сохранению архивной информации, содержащейся в них.
В восьмом разделе Правил, посвященном использованию архивных документов, новыми положениями являются вопросы рассекречивания архивных документов, исполнения запросов, поступающих из-за рубежа и выдачи архивных справок за рубеж. Определен порядок обеспечения доступа пользователей к документам; детально изложены вопросы, связанные с копированием документов по запросам пользователей. В разделе усилены положения, относящиеся к юридическому оформлению информационных документов архива. Более кратко изложены вопросы работы читальных залов архивов, так как действуют утвержденные в 1998 г. «Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации» [8].
В 2002 году вышли в свет новые «Основные правила работы архивов организаций», необходимость разработки которых обусловлена кардинальными изменениями в области экономики, реформированием управленческих структур, правовых основ архивного дела, а также широким внедрением в сферу управления новых информационных технологий.
Новые «Основные правила...» вышли взамен «Основных правил работы ведомственных архивов». Разработчики «Основных правил работы архивов организаций» стремились сохранить преемственность с Правилами 1987 года, не изменяя без особой нужды положения старых Правил, которые и до настоящего времени не утратили практического значения. Это касается таких вопросов, как задачи и функции архивов, порядок подготовки и передачи дел и документов из подразделений организации в ее архив, условия и режим обеспечения физической сохранности документов, организация и проведение экспертизы ценности, отбора и передачи документов на постоянное государственное хранение.
В то же время содержание таких разделов, как «Учет документов в архиве», «Научно-справочный аппарат к документам архива», «Использование документов архива», определяются новым законодательством в области Информационного права и архивного дела, новыми нормативно-методическими документами, утвержденными Росархивом в этих компонентах архивного дела, а также необходимостью унификации положений и требований «Основных правил работы архивов организаций» с «Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации».
Новые Правила устанавливают комплекс положений, норм и требований, позволяющих на их основе выполнять архивами организаций все их функции по формированию архивного фонда организации, описанию и учету документов, обеспечению сохранности документов, их использованию в самой организации и по запросам иных пользователей, а также передаче упорядоченных документов постоянного хранения в государственные архивы [19].
Обслуживание пользователей в читальных залах архивов осуществляется в соответствии с Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации (от 6 июля 1998 г. №51),устанавливающими порядок работы пользователей с открытыми документами в читальных залах государственных архивов и центров хранения документации РФ. Пользователям в установленные сроки предоставляются для изучения как подлинные архивные документы (при отсутствии копий фонда пользования), так и их копии на различных носителях (микрофильмы, микрофиши, электронные образы), а также созданные архивами различные справочники в печатной и электронной формах (путеводители, каталоги, базы данных и др.). По запросам пользователей архивы изготавливают копии документов в объемах, лимитированных техническими возможностями конкретного архива. В развитие Правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации, федеральные государственные архивы разработали и согласовали с Росархивом свои правила работы пользователей в читальных залах с учетом состава документов и особенностей работы с ними [28].
Таким образом, на всех этапах работы с архивными документами независимо от форм их использования, нам помогут выше перечисленные законодательные и нормативно - методические акты. Выполнение и учет требований данных актов - это гарантия правильной, планомерной и законной работы с документами Архивного Фонда РФ и другими архивными документами [15].
1.3 Направления и цели использования архивных документов
В современном архивоведении важнейшими задачами направлениями использования архивных документов являются: укрепление российской государственности; удовлетворение информационных потребностей общества; обеспечение законных прав и интересов граждан.
В процессе использования архивных документов участвуют две стороны - архив (федеральный, субъект Федерации, муниципальный, ведомственный, негосударственный и др.), хранящий информацию, и пользователь, которому нужна информация. Пользователями информации государственного архива могут быть органы государственной власти, управления, суда, прокуратуры, министерства, ведомства, предприятия и организации, воинские части, научные, культурные, учебные учреждения, средства массовой информации, негосударственные объединения, предприятия, фирмы, в том числе общественные организации, а также граждане. Круг пользователей ведомственного и негосударственного архива организации, фирмы, субъекты Федерации, как правило, уже.
Использование документов - сложная и ответственная работа, которая требует высокого профессионализма, знания в совершенстве научно-справочного аппарата данного архива, источниковедения и архивной эвристики. Поэтому в государственных архивах использование документов считают разновидностью научной работы. Сотрудники всех архивов и сами архивы несут ответственность за точность, достоверность и своевременность предоставления информации, использование информации во вред интересам общества и личности, отказ в предоставлении информации [12].
Использование архивных документов в нашей стране основывается на принципах открытости и доступности. Это значит, что любой отказ в предоставлении информации должен быть основан на законе. Для архивиста одинаково важно обеспечение информационных потребностей государства и отдельной личности. С этим связана проблема доступа к документной информации, засекречивания и рассекречивания архивных документов.
Цели использования документов могут быть:
управленческие;
политические;
экономические;
научные;
культурно-просветительские;
социально-правовые (обеспечение прав граждан).
Использование документов в управленческих целях предполагает информационное обеспечение работы данного ведомства или организации, решение с помощью архивных документов вопросов, возникающих в его деятельности, повышение эффективности управления. Например, обращение к архивным документам необходимо при составлении планов и прогнозов развития отрасли, предприятия (они должны быть основаны на анализе опыта предшествующих лет), при разработке проектов реформ государственного аппарата или реорганизации данного ведомства, организации, нормативных актов, положений, инструкций, в том числе квалификационных справочников, должностных инструкций сотрудников, положений о структурных подразделениях, архиве, инструкций по делопроизводству организации и т.д. [12].
Использование архивных документов в политических целях осуществляется при разработке законопроектов, программ реформ, в политической борьбе различных партий и группировок (публикация материалов в ходе избирательных кампаний, использование опыта своих политических предшественников при создании программ, платформ и т.д.); для пропаганды официальной идеологии и политики правительства; для укрепления государственности (публикация материалов о репрессиях, преступлениях режимов, материалов, разоблачающих терроризм, национализм и т.д.); для укрепления государственной безопасности; при проведении национально-территориального размежевания и изменении административно-территориального деления; для заключения международных договоров; при определении межгосударственных границ и т.д.
Использование архивных документов играет существенную роль в законотворческой деятельности. Так, например, для разработки Закона о земле и Земельного кадастра в 1970-е гг. изучались документы о пахотных землях, лугопастбищных угодьях, почвенные карты, материалы регистрации сделок купли-продажи и аренды земельных участков и т.д. При разработке Закона об охране окружающей природной среды изучались материалы мониторинга состояния природной среды и экологической экспертизы различных предприятий, материалы о природозащитных мероприятиях [12].
Использование архивных документов в экономических целях достаточно разнообразно:
при прогнозировании и планировании экономического развития (при разработке и реализации планов, прогнозов, бизнес-планов и экономических проектов) очень важно провести анализ развития на современном этапе, а для этого обращаются к архивным документам;
при осуществлении проектных и опытно-конструкторских работ (строительстве, реконструкции, проектировании). Обязательно изучение архивных данных при проведении геологических изысканий и горных работ. Научно-техническая и картографическая документации используется при проектировании и реконструкции гидротехнических, мелиоративных сооружений, путей сообщения, промышленных и жилых объектов, а также для оптимизации производственных и технологических процессов.
Материалы муниципальных архивов содержат бесценные сведения по истории городского и коммунального хозяйства, строительства мостов, дорог, путепроводов, водопровода, канализации, озеленении, транспортной сети и др.
Использование архивных документов для реконструкции памятников истории и культуры преследует как экономические, так и культурно-просветительские цели.
Использование документов в научных целях предполагает проведение научных исследований по историческим источникам, хранящимся в архивах.
Научное использование документов предполагает написание статей, диссертационных исследований, монографий, а также курсовых, дипломных работ, публикацию документов в изданиях научного типа, создание справочников, обзоров документов и т.д. [12].
Среди исследователей в архивах преобладают профессиональные историки, хотя с архивными документами работают представители всех отраслей знания. Исследования проводят не только маститые ученые, но и студенты, и даже школьники. Однако из вышесказанного не следует, что в ведомственном архиве не осуществляется использование документов с научными целями, например исследования по истории данного учреждения, ведомства, отрасли в целях написания очерка, издания юбилейного сборника подготовки выставки, альбома и т.д.
Использование документов в культурно-просветительских целях предполагает подготовку юбилейных выставок, музейных экспозиций, докладов, очерков, брошюр, проведение экскурсий, использование документов в средствах массовой информации, публикацию документов и обзоров. Документы используются писателями, кинорежиссерами, художниками, представителями СМИ в процессе творчества. Наконец, важнейшей категорией пользователей являются реставраторы (художники, архитекторы, искусствоведы), работа которых невозможна без проектной документации, планов и других источников.
Использование документов в социально-правовых целях предполагает исполнение запросов, обеспечивающих права и законные интересы граждан, для решения задач социальной защиты, обеспечения установленных льгот и подтверждения имущественных прав физических и юридических лиц. Тематика запросов, как правило, касается службы в армии, размера заработной платы и трудового стажа, образования, гражданского состояния и т.д. Поскольку от результата запроса зависит, зачастую, судьба человека, социально-правовые запросы выделены в особую группу из всех тематических запросов. Сроки исполнения их строго лимитированы [12].
архивный документ экспонирование выставка
ГЛАВА 2 АНАЛИЗ ФОРМ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Формы использования архивных документов - это предоставления архивом безвозмездно или возмездно пользователю информационных услуг и информационных продуктов для удовлетворения его информационных потребностей [14]. По каждой форме использования, как правило, составляются определенные информационные документы. Основными формами использования в архиве являются:
информационное обеспечение пользователей (органов государственной власти, местного самоуправления, государственных, негосударственных и общественных организаций, объединений и граждан) в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;
представление документов пользователям для исследований в читальном зале;
экспонирование документов на выставках;
использование документов в средствах массовой информации;
проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, экскурсий в архивы, презентаций, “дней открытых дверей”, лекций, докладов, устных журналов, читательских конференций, уроков для студентов и школьников и др.) с использованием документов;
выдача документов во временное пользование;
публикация документов в различных формах.
Формы использования в государственном и ведомственном архиве имеют свою специфику. Естественно, что в архивах Федеральной архивной службы России (Росархива), где хранятся сотни и тысячи фондов, объем информационных услуг больше и разнообразнее. Однако технологии, например методика исполнения запросов, отличаются мало. Рассмотрим подробнее каждую из форм использования [12].
2.1 Информационное обеспечение пользователей
в соответствии с их запросами
Информационное обеспечение пользователей предусматривает выявление архивом запрашиваемой ими информации по документам, подготовку и предоставление пользователям соответствующих информационных документов; оно проводится в плановом или оперативном порядке на основе запросов органов государственной власти, местного самоуправления, государственных и негосударственных организаций, общественных объединений, граждан, а также по договорам с юридическими и физическими лицами. Данная форма использования осуществляется либо по инициативе пользователя (исполнение запросов), либо по инициативе архива (инициативное информирование) [8].
2.1.1 Исполнение запросов
Наиболее важной формой использования документов является исполнение запросов, в том числе социально-правовых. По данным Росархива ежегодно в государственные архивы поступает 10 млн. запросов. До 80 % рабочего времени сотрудников архивов поглощает подготовка архивных справок.
Запрос - это письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой заявителю информации.
Исполнение запроса - поиск и предоставление потребителю информации, содержащейся в архивных документах [12].
Архив организует прием и рассмотрение запросов граждан в установленном законодательством порядке.
Исполнение запросов в архиве организуется при наличии в запросе названия организации (для граждан - фамилии, имени и отчества), почтового адреса, темы (вопроса), хронологических рамок запрашиваемой информации. Обращения граждан, в которых отсутствуют фамилии, адреса и подписи обращающихся, считаются анонимными и не подлежат рассмотрению; при личном обращении при наличии фамилии и адреса недостающая информация может быть восполнена.
Архив осуществляет прием граждан в приемных и столах справок. Учет граждан, лично обратившихся в архив, ведется в специальном журнале (приложение А). Прием проводится в установленные дни и часы. Руководство архива несет личную ответственность за организацию приема и рассмотрения запросов граждан.
Запросы организаций и граждан рассматриваются руководством архива, направляются на исполнение в соответствующее подразделение или непосредственно исполнителю, и должны исполняться по всем, хранящимся в архиве документам и печатным изданиям, относящимся к предмету запроса [8].
Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация.
При поступлении в архив интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса, ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение (запрос) распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке [9].
При поступлении непрофильного запроса архив направляет его по месту хранения запрашиваемых документов или дает организациям и гражданам соответствующие рекомендации.
Запросы, поступающие в архивы, подразделяются на тематические, генеалогические и запросы социально-правового характера.
Тематический запрос - запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту (ведомственный архив данный вид запросов не исполняет). Разновидностью тематического запроса является биографический запрос, по которому устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица, уточняются факты его биографии.
Запросы органов государственной власти, местного самоуправления, административных органов, связанные с исполнением ими своих функций, архив рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством сроки или обозначенные в запросе. Исполнение таких запросов осуществляется, как правило, на безвозмездной основе.
Исполнение тематического запроса организации или гражданина организуется в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора) или безвозмездно. Сроки и стоимость работ по исполнению указанного запроса в предварительном порядке согласовываются с пользователем.
При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов архив письменно извещает пользователя о промежуточных результатах работы.
В результате проведенных работ архив направляет пользователям: информационные письма, тематические перечни и подборки копий документов, архивные справки и выписки. К тематическим перечням и подборкам копий документов прилагаются сопроводительные письма, подписанные руководством архива. Вид информационного документа, подготовляемого архивом по запросу пользователя, согласовывается с ним, если об этом не указано в запросе [8].
Генеалогический запрос - запрос, выражающий потребность в документной информации, устанавливающей родство, родственные связи двух или более лиц, историю семьи, рода (ведомственный архив данный вид запросов не исполняет).
Архивы исполняют генеалогические запросы, поступающие от граждан, генеалогических обществ и других организаций в порядке выполнения платных услуг или в соответствии с договорами, заключенными с ними. Генеалогические запросы могут исполняться как в отношении заявителей, так и третьих лиц в установленном порядке [8].
Информация пользователю представляется в форме родословного древа, генеалогической росписи, генеалогической таблицы или архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов, устанавливающих родственные связи. При отсутствии возможностей по исполнению генеалогических запросов архив рекомендует пользователю проводить самостоятельный поиск интересующей его информации генеалогического характера в читальном зале архива [10].
Запрос социально-правового характера - запрос конкретного лица или организации, связанный с обеспечением прав и законных интересов граждан.
К запросам социально-правового характера относятся запросы о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы, службы в воинских частях и формированиях, о состоянии здоровья, награждении, присвоении званий, получении образования, применении репрессий, об актах гражданского состояния и т.п.
В архивную справку о подтверждении трудового стажа включаются данные только за то время, за которое имеются сведения в документах архива. При этом приводится точное название должности, которую занимал гражданин, и период его работы в этой должности.
Имеющиеся в личных делах листки по учету кадров, анкеты, автобиографии, собственноручно составленные гражданином, на которых отсутствуют отметки о проверке имеющихся в них сведений на основании представленных подлинных документов или справок, не могут служить основанием для выдачи архивных справок о трудовом стаже. При необходимости содержащиеся в них сведения письменно сообщаются гражданину. В качестве документов, подтверждающих трудовой стаж, для составления справки при отсутствии приказов по кадровым вопросам (по личному составу) используются приказы по основной деятельности, лицевые счета, расчетные книжки, членские билеты профсоюзов, учетные и отчетные карточки членов КПСС и ВЛКСМ (при наличии отметок о выплате членских взносов с заработной платы или стипендии).
В справку для назначения или пересчета пенсии включаются сведения в порядке, определяемом органом, осуществляющим пенсионное обеспечение граждан [8].
Размер заработной платы указывается в справке в соответствии с масштабами цен, действовавших в тот период, за который запрашиваются сведения.
Сведения о заработке включаются в справку так, как они изложены в документах архива. Данные приводятся раздельно за каждый год, без суммирования в пределах года. Расчет среднемесячного и среднегодового заработка архивом не производится.
При отсутствии документов о заработной плате должностной оклад может быть установлен на основании штатного расписания организации за соответствующий период, другие выплаты - на основании приказов по кадровым вопросам или по основной деятельности.
В справке об образовании при отсутствии в документах сведений об окончании гражданином учебного заведения указывается, на каком курсе или в каком классе он учился.
В справку о награждении, полученном в соответствии с решениями местных органов исполнительной власти, включаются сведения, содержащиеся в списках награжденных, подписанных руководством организации и официально утвержденных местным органом исполнительной власти, а также сведения о соответствующем приказе вышестоящей организации.
В справку о подтверждении фактов получения травмы, несчастном случае на производстве, нахождении на излечении включаются сведения, содержащиеся в актах о несчастных случаях, книгах учета и регистрации аварий, катастроф, делах по расследованию причин аварий и катастроф, а также в документах обкомов, горкомов профсоюзов и профсоюзных организаций соответствующих организаций [8].
При исполнении повторных запросов или составлении по просьбе гражданина справки, аналогичной ранее выданной, архив проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений, включает их в повторно выдаваемую архивную справку.
Срок исполнения запросов социально-правового характера по документам архива не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения руководства архива этот срок может быть при необходимости продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя. Срок исполнения запросов по научно-справочному аппарату архива (каталогам, базам данных и др.) - не более 15 дней с момента регистрации запроса.
Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие архивы или организации, а также информирование об этом заявителя должны быть осуществлены в 5-дневный срок с момента поступления запроса в архив [9].
Архивы исполняют запросы социально-правового характера, касающиеся обеспечения прав российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, проживающих за рубежом, в порядке, определенном Федеральной архивной службой России и МИД России. Координацию работы по организации исполнения данной категории запросов в архивах осуществляет Федеральная архивная служба России [8].
При составлении и выдаче заявителям ответов на запросы архив предоставляет ответы в виде следующих информационных документов:
архивной справки;
архивной копии;
архивной выписки;
информационного письма;
тематического перечня документов;
тематической подборки;
тематического обзора документов [12].
Архивная справка - документ архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена [9].
Архивные справки (приложение Б), архивные выписки и машинописные копии составляются на бланке архива с обозначением названия документа «Архивная справка», «Архивная выписка» и «Архивная копия».
Изложение текста в справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов документов и их дат. В справке допускается цитирование документов. Наименование организации, где работал или учился гражданин, в тексте справки при первом упоминании приводится полностью, при повторных упоминаниях допускается применение официальных сокращений [8].
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала») [10].
Архивные справки составляются по установленной форме на бланке архивной справки или общем бланке организации [9].
Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну справку. В случаях, если сведения не умещаются на одном листе, включая его оборотную сторону, справка продолжается на втором и последующих листах [8].
В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места («Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво»).
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка [10]. В конце справки приводятся поисковые данные документов, послуживших основанием для ее составления (номера фондов, описей, дел и листов документов), вид научно-справочного аппарата. Возможно включение поисковых данных документа в текст справки после изложения каждого факта или события.
В справке, предназначенной для направления за рубеж, поисковые данные документов не указываются. В случае необходимости дополнительные сведения приводятся в сопроводительном письме архива [8].
В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архива (для муниципального архива, не являющегося юридическим лицом, - печатью органа местного самоуправления).
Архивная справка, предназначенная для использования на территории Российской Федерации, подписывается руководством архива, и заверяется печатью архива (для муниципального архива, не являющегося юридическим лицом, - печатью органа местного самоуправления). Архивная справка, предназначенная для направления за рубеж, подписывается руководством архива и заверяется гербовой печатью (для муниципального архива, не являющегося юридическим лицом, - печатью органа местного самоуправления) [10].
В организации архивная справка подписывается руководителем организации или подразделения, в состав которого входит архив, и руководителем архива; право подписи справки устанавливается в положении о службе ДОУ или в положении об архиве организации. Справка заверяется печатью организации; второй экземпляр архивной справки заверяется руководителем архива и хранится в делах архива в соответствии с номенклатурой дел [9].
При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.
Архивные справки, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - «апостиля» (приложение В). На архивных справках проставляется и заполняется надлежащим образом апостиль руководством вышестоящего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела. Апостиль не проставляется на архивных справках, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства-участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.
При отсутствии в архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке архива составляется ответ, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса. При необходимости ответ может быть заверен гербовой печатью.
В случае документально подтвержденных фактов утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, архив выдает справку по данному вопросу, при необходимости заверенную печатью архива [10].
Архивная копия - документ архива, дословно воспроизводящий машинописным, фотографическим, электрографическим или иным способом, в том числе переданный по другим информационным каналам, текст документа, с указанием его поисковых данных [8].
Архивная выписка - документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа.
Архивные копии и выписки из документов выдаются в соответствии с запросом [9].
В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами «Так в тексте оригинала», «Так в документе» [10]. При необходимости указываются внешние особенности оригинала: писчий материал, формат бумаги, наличие миниатюр, печатей, водяных знаков и др. [8]. После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя архива или уполномоченного должностного лица и печатью архива (для муниципального архива, не являющегося юридическим лицом, - печатью органа местного самоуправления).
На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью архива и подписью его руководителя или уполномоченного должностного лица. Архивная копия, предназначенная для направления за рубеж, заверяется гербовой печатью и подписью руководителя архива [10].
Архив выдает архивные справки, архивные выписки и архивные копии под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа, доверенным лицам - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке.
Получатель архивной справки расписывается на копии справки, архивной выписки или на обороте сопроводительного письма к копии документа, указывая дату их получения.
Заверенная апостилем архивная справка, архивная выписка или архивная копия, предназначенная для направления за рубеж, выдается при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины [8].
Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответы на запросы высылаются по почте простыми письмами.
Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства-участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются архивом непосредственно в адреса заявителей.
Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, оформляются и вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т.п.) направляются архивом в соответствующий федеральный орган исполнительной власти в установленном порядке.
Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архив выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.
Заверенная апостилем архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архив выдается ему на руки при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины за проставление апостиля [10].
Ещё одним информационным документом архива является информационное письмо - письмо, составленное архивом по своей инициативе или по запросу пользователя, содержащее информацию об имеющихся в архиве документах по определенной проблеме, теме [8].
При исполнении тематических запросов организаций и граждан в государственном архиве могут создаваться такие сложные информационные документы, требующие аналитико-синтетической переработки больших объемов документной информации, как тематические перечни документов, тематические подборки документов, тематические обзоры документов [12].
Тематический перечень документов - систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков документов, единиц хранения, единиц учета по определенной теме (вопросу) с указанием их дат и поисковых данных, составленный по инициативе архива или по запросу пользователя.
Тематическая подборка копий документов - систематизированный комплект копий документов или их частей (фрагментов) по определенной теме (вопросу), подготовленный архивом по запросу пользователя или в инициативном порядке. Тематическая подборка должна иметь титульный лист, перечень документов и при необходимости историческую справку по теме запроса.
Тематический обзор документов - информационно-поисковый справочник, содержащий систематизированные сведения о составе и содержании части документов одного или группы фондов одного или нескольких архивов по определенной теме [8].
Подготовка этих информационных документов очень трудоемка, требует высокой квалификации и относится к научной работе архива. Поэтому предоставление информации в виде перечня, подборки или обзора, как правило, происходит по инициативе пользователя и по согласованию с ним. Если эта работа проводится не по обращению органа государственной власти или управления для выполнения его функций, она относится к числу платных услуг. Объем работы, вид информационного справочника и сроки фиксируются в специальном договоре между архивом и пользователем.
В соответствии с законодательством помимо архивных справок гражданам для защиты их прав и интересов могут быть выданы подлинные документы из архивных дел. По письменным заявлениям с разрешения руководителя архива (руководителя организации, структурным подразделением которой является архив) реабилитированные лица и их наследники имеют право на получение подлинников сохранившихся в прекращенных уголовных и административных, а также фильтрационно-проверочных делах архивных документов творческого характера - рукописей, фотографий, писем и других личных документов (за исключением паспортов, военных билетов, служебных удостоверений и других архивных документов официального происхождения).
К сожалению, это очень обедняет архивные фонды, так как сохранность выданных документов и их дальнейшая судьба находятся вне поля зрения архивистов. Поэтому выдачу документов можно осуществлять только после их копирования. При этом вносятся изменения в учетные документы архива [12].
2.1.2 Инициативное информирование учреждений и организаций, структурных подразделений о документах архива по профилю их деятельности
В отличие от исполнения запросов организаций и граждан такая форма использования архивных документов, как инициативное информирование, осуществляется самим архивом без обращения потребителя. Выявление документов производится в расчете на потенциального потребителя информации. Второе отличие от исполнения запросов состоит в том, что потребителями информации при инициативном информировании являются исключительно юридические лица: для государственного архива - органы государственной власти, управления и местного самоуправления, научные и общественные организации, зарубежные научные и культурные организации; для ведомственного архива - руководство организации, руководители структурных подразделений, а также другие организации, документы о деятельности которых отложились в архиве.
Работа по инициативному информированию ведется в соответствии с планом. При составлении плана сначала необходимо выявить круг постоянных потребителей информации или категорий потребителей информации. Для этого следует изучить результаты анализа интенсивности и эффективности использования документов за предшествующие годы. При этом не стоит привязываться к конкретным учреждениям: если администрация одного административного округа запросила подборку об истории дорожного строительства, возможно эта информация понадобится и другой администрации. Особое внимание следует обращать на тематику работы иностранных исследователей и организаций, по заданию которых они работают .
Затем следует наметить темы для выявления документов. Для этого необходимо изучить планы и прогнозы работы потенциальных потребителей, просмотрев материалы ведомственной периодики («Ведомости», «Информационные бюллетени...»), планы разработки законопроектов и решений местных законодательных органов, перспективные программы развития предприятий и т. п. За информацией целесообразно обратиться к пресс-службам учреждений и организаций. В ведомственном архиве используются планы и прогнозы работы данного учреждения или организации [12].
Впрочем, в практике работы некоторых архивов включение темы в план работы по инициативному информированию производится уже после согласования с пользователем.
Затем осуществляется выявление документной информации, соответствующей предполагаемым (согласно вашим расчетам) информационным запросам потенциального потребителя.
В результате работы по инициативному информированию в государственном или ведомственном архиве, как правило, составляется информационное письмо (от информационного письма, составляемого в ответ на запрос, оно отличается тем, что в нем указывается перечень информационных услуг архива с указанием их стоимости) и другие информационные документы. Формы и тематика инициативных информационных документов архива должны быть ориентированы на обеспечение приоритетных направлений государственного управления и местного самоуправления, экономической и социально-культурной сфер, соответствовать профилю деятельности потенциального пользователя (заказчика) документной информации [12].
В архиве также может быть составлен тематический перечень дел или документов, тематический обзор или тематическая подборка документов. Однако, учитывая трудоемкость этой работы, все эти виды информационных документов целесообразно составлять все же уже по согласованию с пользователем, получив его отклик на инициативное письмо архива.
Но главным результатом работы по инициативному информированию является заключение договора о сотрудничестве или заказа на копирование информации, когда потенциальный потребитель станет реальным. В ведомственном архиве лучшим результатом работы по инициативному информированию является повышение эффективности работы учреждения или организации за счет использования документной информации.
Таким образом, в современных условиях инициативное информирование осуществляется по согласованию с потребителем информации, как правило, в целях реализации совместных проектов, заключения договоров о сотрудничестве, лицензионных договоров на коммерческое использование документов и др. Если в государственном архиве создается маркетинговая служба, инициативное информирование возлагается на нее [12].
2.2 Представление документов пользователям
для исследований в читальном зале
В государственном архиве для предоставления архивных документов пользователям (исследователям) создается специальное структурное подразделение - читальный зал, оснащенный необходимым оборудованием для просмотра документов и микрофильмов, а также необходимым научно-справочным аппаратом. В архивах кинофотодокументов и звукозаписей создаются просмотровые залы, комнаты прослушивания фонодокументов.
В ведомственном архиве обслуживание сотрудников организации и других пользователей осуществляется либо в специальном помещении, либо в рабочей комнате сотрудников архива. В последнем случае в ней выделяется специальное рабочее место для исследователей [12].
Распорядок работы читального зала устанавливает руководитель архива [9].
Порядок работы пользователей с архивными документами в читальном зале архива, их права и обязанности определяются правилами работы пользователей в читальных залах архивов Российской Федерации, утверждаемыми специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела [10].
Правила работы исследователей в читальном зале данного архива должны находиться в соответствии с Правилами работы исследователей в читальных залах государственных архивов, утвержденных Росархивом в 1998 г. [12].
Архив обязан ознакомить пользователей с этими правилами, исходя из конкретных возможностей обслуживания пользователей, архив может устанавливать очередность и время посещения ими читального зала.
В случаях хищения или повреждения пользователем архивных документов, технического оборудования и имущества архив обращается с соответствующим заявлением в орган внутренних дел по месту расположения архива, принимает другие меры к возмещению ущерба в соответствии с законодательством РФ [10].
Пользователи допускаются в читальные залы на основании личных заявлений. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, могут представлять письма направивших их организаций. Сотрудники организации допускаются в читальный зал по предъявлении служебного удостоверения.
В личных заявлениях или письмах указываются фамилия, имя, отчество пользователей, должность, ученое звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования.
Разрешение на работу в читальных залах дается руководством архивов на необходимый пользователям срок, как правило, на 1 год со дня оформления. При необходимости продления срока вопрос согласовывается с руководством архивов или сотрудниками читальных залов.
Оформление пропусков в читальные залы осуществляется при предъявлении пользователями документов, удостоверяющих личность.
Дела и другие материалы выдаются пользователям под расписку в бланке заказа за каждую единицу предоставленного материала [11].
В целях обеспечения сохранности архивных документов не разрешается:
входить в читальный зал в верхней одежде, вносить портфели, спортивные и хозяйственные сумки (размером более 200х300 мм), пластиковые пакеты, зонты. Курить, употреблять продукты питания, напитки следует в специально отведенных местах;
выносить дела из читального зала, передавать их третьим лицам, оставлять открытые дела не защищенными от солнечного или электрического света продолжительное время, писать на листах бумаги, положенных поверх документов, загибать углы листов, калькировать документы, вкладывать в дела посторонние предметы, перекладывать листы в несброшюрованных делах, а также из одного дела в другое;
пользоваться при непосредственной работе с архивными документами клеем, скотчем, маркером, штрихом для пишущей машинки, копировальной бумагой, чернильной авторучкой, ножницами, другими режущими предметами;
вносить изменения в тексты документов, делать на документах и обложках дел пометы, исправления, подчеркивания.
При получении описей, дел, других материалов пользователи проверяют их состояние и сохранность в присутствии сотрудника читального зала [11].
При обнаружении повреждения или дефектов дел, документов, микрокопий, отсутствия листов в деле, неправильной нумерации пользователи должны сообщить об этом сотруднику читального зала.
Отказ или отсрочка в выдаче дел и документов допускается в случаях:
их плохого физического состояния;
ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;
необходимости выполнения служебных заданий сотрудниками архива (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти, сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведение проверки наличия документов, реставрация или копирование документов, оформление рассекреченных дел и др.);
выдачи дел и документов во временное пользование другим учреждениям;
экспонирования заказанных материалов на выставке;
выдачи их другому пользователю.
В читальный зал не выдаются дела (документы), не прошедшие научного описания и технического оформления [11].
Отказ архива в предоставлении документов должен быть выдан в письменной форме и содержать причины отказа, срок действия ограничений, юридическое основание ограничений, а также порядок обжалования отказа [9].
По заказам пользователей изготавливаются ксерокопии, микрокопии, фотоотпечатки, позитивы кинофотодокументов, а также копии на электронных носителях в зависимости от технических возможностей архива [8]. Заказы на копирование оформляются пользователями на специальном бланке и передаются сотрудникам читальных залов. При оформлении заказа обязательно указываются поисковые данные документов.
При копировании большого количества документов к бланку заказа по требованию руководства архива может дополнительно прилагаться их перечень.
Объем, сроки и виды изготавливаемых копий устанавливаются руководством архивов с учетом технических возможностей и физического состояния документов [11].
Копирование документов для органов государственной власти и местного самоуправления, государственных, негосударственных организаций, общественных объединений производится на основании гарантийного письма организации-заказчика.
Архив производит копирование документов для пользователей, занимающихся в читальных залах, а также обращающихся в архив с письменным запросом (заказом). Оформление заказов на копирование, поступивших от органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и граждан, подбор и подготовку документов для копирования производят работники архива.
Не производится копирование документов, находящихся в плохом физическом состоянии, а также в случаях, когда при копировании может быть нанесен ущерб их физической сохранности.
Порядок выполнения заказов на копирование, в том числе объемы копирования архивных документов, неопубликованных описей дел, документов, других архивных справочно-поисковых средств и баз данных, стоимость изготовления копий и порядок расчетов за их изготовление определяются руководством архива.
На копии архивного документа, изготовленной по заказу пользователя, архив указывает архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа. При оформлении копии рассекреченного архивного документа на лицевой стороне в правом верхнем углу первого и последнего листа копии проставляется штамп "Рассекречено". При необходимости данный штамп проставляется на лицевой стороне всех листов копии рассекреченного архивного документа.
Копии архивных документов выдаются пользователям, их доверенным лицам или могут быть высланы по указанным адресам [10].
Предоставление документов и научно-справочного аппарата в читальном зале архивов осуществляется бесплатно. В государственном архиве плата взимается в том случае, если исследователь не ведет самостоятельный поиск (как за исполнение тематического запроса).
Кроме того, плата может взиматься за ряд дополнительных услуг (ксерокопирование, срочность исполнения запроса). Перечень платных услуг должен быть указан в доступном для пользователей месте. Расписание работы читального зала должно быть вывешено на доступном месте, указано в справочниках или размещено на сайте архива в Интернет.
При первом посещении государственного архива на каждого пользователя заводится личное дело, в которое подшиваются:
все письма-направления и заявления данного пользователя;
анкета исследователя с подпиской о знакомстве с правилами работы читального зала и обязательством их выполнять;
заказы на выдачу описей и дел;
заказы на копирование документов.
В ведомственном архиве на каждого пользователя заводится карточка (приложение Г) с указанием основных сведений о должности, месте работы, цели и темы исследования, заказанных делах и др. [12].
2.3 Экспонирование документов на выставках
Выставка документов - это художественно оформленная подборка документов и/или их копий на определенную тему, предназначенная для публичной демонстрации (экспонирования).
Выставка документов организуется архивом самостоятельно или совместно с другими архивами и организациями. Архив может в установленном порядке принимать участие в подготовке и проведении международных, всероссийских, региональных, межархивных и межотраслевых выставок.
Выставка документов может быть стационарной и передвижной, экспонироваться в помещениях архива, в других специально оборудованных или приспособленных помещениях.
По времени функционирования выставка документов бывает постоянно действующей или временной.
На базе выставки могут проводиться экскурсии, научно-практические, методические и информационные мероприятия (конференции, семинары, “круглые столы” и др.).
При организации выставки документов разрабатываются ее тематический план (концепция), тематико-экспозиционный план, составляется смета расходов. В тематическом плане (концепции) определяется структура и содержание разделов выставки. На основе тематического плана проводится выявление и отбор документов, иллюстративного и другого вспомогательного материала. Тематический план при необходимости согласовывается с организациями-соисполнителями, рассматривается экспертно-методической комиссией и утверждается руководством архива.
В тематико-экспозиционный план включается также аннотированный перечень отобранных для экспонирования документов с указанием их размеров и порядка размещения на стендах или в витринах, иллюстративных и вспомогательных материалов, систематизированных в соответствии с разделами выставки [8].
При подготовке выставки, как правило, разрабатываются дизайнерские и эскизные проекты. Дизайнерский проект представляет собой план (графическое изображение) экспозиции, размещения стендов, витрин, экспонатов в них. В эскизном проекте определяются конкретные формы художественного оформления выставки. Кроме документов на выставке могут быть представлены печатные издания, художественные произведения и музейные предметы. Все отобранные для экспонирования документы и материалы аннотируются. К иноязычным материалам при необходимости дается перевод или развернутая аннотация содержания.
Подготовка документов и других материалов к экспонированию включает: реставрацию подлинных документов и материалов; изготовление копий фонда пользования и муляжей, а также страховых копий.
Выставка может сопровождаться рекламой с целью привлечения посетителей. Для рекламы выставки архив использует средства массовой информации, распространяет рекламно-издательскую продукцию. Для презентации выставки готовятся пресс-релизы; желательно издание каталога выставки [13].
2.4 Использование архивных документов
в средствах массовой информации
Использование документов архива в средствах массовой информации представляет собой подготовку информационных материалов для периодической печати, радио и телевизионных передач, кинофильмов.
Для периодической печати архив готовит статьи о составе и содержании документов, архивных находках и т.п., статьи и подборки документов по определенной тематике, газетные полосы, корреспонденции о событиях архивной жизни.
Использование документной информации в радио и телепередачах проводится в форме бесед, хроник, информаций, интервью, репортажей, рекламы, пресс-конференций и др.
Объемы, сроки подготовки, тематика информационных материалов для средств массовой информации согласовываются с редакциями газет, журналов, радио и телепрограмм.
Документы могут быть предоставлены архивом кино-, теле-, видеостудиям, информационным и рекламным агентствам, редакциям печатных изданий, издательствам и т.п. для подготовки сценарных планов, создания художественных, документальных, художественно-публицистических, научно-популярных и учебных программ и фильмов, издания печатной продукции [13].
В архиве учреждения использование документов в СМИ (телерадиопередачи, подборки документов, статьи), как правило, приурочены к юбилею ведомства или учреждения. Для подготовки праздничного мероприятия привлекается и государственный архив, хранящий фонд учреждения [12].
2.5 Организация информационных мероприятий
Информационные мероприятия с использованием документов, представляющих общественный интерес, проводятся архивом на основании предварительной договоренности с заинтересованными организациями в различных формах. Проведение их сопровождается выступлениями и сообщениями работников архива, в том числе в режиме “вопрос - ответ”, показом тематических подборок документов, кинофильмов, видеофильмов, слайд-фильмов, кинопрограмм, прослушиванием фонодокументов, экскурсиями по архиву, выставками документов и др.
Встречи с общественностью - могут быть тематические, предполагающие выступления работников архива и других участников на определенную тему с характеристикой документов, и информационные, на которых участники информируются о составе документов одного или нескольких архивов, фонда или группы фондов, о новых поступлениях в архивы, рассекреченных документах. Для организации встречи составляется программа, в которой определяется тематика выступлений, состав документов, предназначенных для демонстрации, продолжительность встречи [13].
Экскурсии в архив - могут быть обзорными (о составе и содержании документов, основных направлениях деятельности архива) и тематическими (с демонстрацией комплекса документов архива по определенной тематике).
Презентации, “Дни открытых дверей” - проводятся для популяризации работы архива, состава и содержания его фондов. В программу мероприятия включаются обзорные экскурсии, методические консультации по актуальным вопросам работы архива.
Лекции, доклады - готовятся по определенной тематике на основе информации, содержащейся в документах.
Устные журналы - как правило, имеют определенное название и постоянные тематические рубрики; проводятся регулярно. При их проведении аудитории сообщаются сведения о документах, архивных поисках и находках.
Читательские конференции - организуются для пользователей, работающих или намеревающихся работать в читальном зале архива, в целях информации о составе и содержании архивных фондов и НСА к ним, о новых поступлениях, рассекреченных документах, об информационной деятельности архива, а также в целях улучшения качества обслуживания в читальном зале. Во время читательских конференций изучаются потребности пользователей, их оценки работы архива по информационному обслуживанию.
Уроки для студентов и школьников - организуются на основе договоров архива с высшими и средними учебными заведениями в соответствии с согласованными с ними планами. Уроки носят тематический характер, проводятся в форме лекций, семинаров, практических и факультативных занятий [13].
2.6 Выдача подлинных документов и дел во временное пользование
Удовлетворению информационных запросов пользователей служит и такая форма использования документов, как выдача дел во временное пользование. Подлинные дела и документы выдаются либо фондообразователям, передавшим их на хранение (как физическим, так и юридическим лицам), либо органам суда, прокуратуры, ФСБ ил МВД в исключительных случаях, когда в целях защиты законности или государственной безопасности необходим именно подлинник документа. Особо ограничена выдача документов из личных фондов или фондов негосударственных организаций. Дела выдаются во временное пользование на основании запроса (заявления) фондообразователя, а также его наследников или правопреемников, в котором указывается, для каких целей и какие именно документы (желательно с шифрами) должны быть выданы.
Особое внимание следует обратить на обеспечение сохранности документов. В архиве составляется акт выдачи дел во временное пользование (приложение Д), в котором перечисляются шифры выдаваемых дел, указывается срок возвращения документов и закрепляется ответственность пользователя за их сохранность. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается руководством архива и руководством учреждения-пользователя, после возвращения дел подшивается в дело фонда. По возвращении дел архивом проводится проверка их наличия и состояния. Архив должен принять все меры к тому, чтобы упаковка документов и их перевозка соответствовали требованиям обеспечения их сохранности. Пользователь не имеет права предоставлять документы третьим лицам и использовать их в других целях, кроме указанных в письме-запросе [12].
2.7 Публикационная деятельность архива
Публикационная деятельность архива - совокупность работ по подготовке документальных публикаций, включающая определение типа, вида и формы публикации, организацию подготовки публикации, выявление и отбор документов, выбор и передачу текста, археографическое оформление документов и составление к ним научно-справочного аппарата, формирование макета документальной публикации, работу с издательством. При публикации документов следует руководствоваться действующими правилами издания исторических документов.
Федеральная архивная служба России координирует работу архивов по подготовке межархивных изданий, в том числе серийных, а также изданий, осуществляемых в соответствии с распоряжениями Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, международными соглашениями Российской Федерации и двусторонними соглашениями с архивными службами зарубежных стран [8].
2.7.1 Типы, виды и формы публикаций документов
Типы документальных публикаций определяются их целевым назначением. Различаются научный, научно-популярный и учебный типы изданий. Все они основываются на научных принципах подготовки, но отличаются спецификой отбора источников, приемов передачи текста документов и составом научно-справочного аппарата.
Виды изданий документов определяются составом публикуемых источников и в соответствии с этим издания могут быть пофондовыми, тематическими или включать документы одной разновидности. Пофондовые публикации состоят из документов одного фонда (коллекции) или его структурной части, но могут иметь в своем составе документы фондообразователя из других фондов и архивов в случае плохой сохранности или разрозненного хранения фонда. Тематические публикации состоят из разнообразных исторических источников по определенной теме, независимо от их фондовой принадлежности. Публикации документов одного вида включают документы одного вида (разновидности), независимо от их фондовой принадлежности.
Формы публикации документов:
печатная: корпус, серия, сборник, альбом, буклет, плакат, публикация в периодических и продолжающихся изданиях;
публикация на пленочных носителях: микрофильм, микрофиша;
электронная: дискеты, мультимедиа, СD-диски, база данных, в информационной сети Интернет и др. [13].
2.7.2 Организация подготовки документальных публикаций
Архив осуществляет мероприятия, необходимые для обеспечения научно-исследовательских и технических процессов подготовки документальных публикаций: формирование редакционной коллегии, коллектива составителей, составление организационно-методических документов, заключение договора с другими заинтересованными организациями и издательством и т.п.
При наличии нескольких организаций-участников определяется головная организация, которая координирует и организует работу, обеспечивает своевременность государственной регистрации работы, составления плана-проспекта издания, инструкции (археографической памятки), графика работы, осуществляет контроль за его выполнением, утверждает коллектив редакторов и составителей публикации, организует работу редколлегии, совместно с редколлегией оказывает методическую и практическую помощь соисполнителям, организует рецензирование и обсуждение подготовленной рукописи, ведет переговоры и заключает договор с издательством.
Распределение обязанностей между участниками работы оформляется соглашением и фиксируется в нем или в рабочем плане, который утверждается руководством головной организации по согласованию с руководителями организаций-участников.
Для научного руководства и организации работы по подготовке публикации формируется редакционная коллегия или назначается редактор. В состав редколлегии входят представители всех организаций - участников подготовки издания. В ее составе может быть выделен ответственный (главный) редактор. При подготовке многотомного издания на каждый том выделяется свой редактор. Редколлегия (ответственный редактор, редактор) определяет тип и форму публикации, утверждает план-проспект, формирует коллектив составителей, поручает участникам подготовку необходимых организационно-методических документов, определяет сроки их представления и график работы, рассматривает вместе с составителями состав и содержание документов, отобранных к публикации, принципы их отбора, систематизации, а также научно-справочный аппарат публикации, рекомендует рукопись к печати. Редколлегия контролирует выполнение принятых решений и работу коллектива составителей, заслушивает отчеты ответственных составителей, редакторов томов о проделанной работе [8].
Коллектив составителей определяет источники выявления документов, проводит первичный отбор документов, непосредственную археографическую работу с ними (передача текста, археографическое оформление, составление примечаний по тексту и содержанию), подготовку других частей научно-справочного аппарата и приложений. К обязанностям составителей относится также сверка копий документов, в том числе текстов, введенных в компьютер, с оригиналами, и оригинал-макета издания в электронной форме.
При наличии нескольких составителей выделяется ответственный составитель, который входит в состав редколлегии. Он руководит коллективом составителей, организует его работу, оказывает остальным составителям методическую и практическую помощь, контролирует выполнение работы составителями, проводит унификацию всех частей документальной публикации, подготавливает археографическое предисловие к ней.
Формирование плана-проспекта издания. План-проспект документальной публикации составляется специалистами по данной проблеме (теме), входящими в состав редколлегии, или ответственным составителем с последующим рецензированием специалистом, рассматривается и утверждается редколлегией. В плане-проспекте дается обоснование целесообразности подготовки данной публикации, ее научной и иной актуальности, новизны и оригинальности, излагаются цели и задачи издания. План-проспект содержит определение хронологических и географических рамок, объема публикации, обоснование выбора типа, вида и формы публикации, его примерной структуры и принципов систематизации документов, состава научно-справочного аппарата. К плану-проспекту прилагается библиография по данной проблеме, перечень архивов, других хранилищ и частных собраний с указанием названий и номеров архивных фондов, в которых следует проводить выявление документов. В процессе выявления документов план-проспект может быть уточнен [8].
Выявление и отбор документов, выбор и передача текста документов. Работе по выявлению документов предшествует составление возможно полного библиографического списка литературы с целью ориентации археографа в вопросах осуществляемого издания, историографии темы, ее источниковой базы. Круг источников выявления документов определяется темой, типом и видом издания. Для установления круга источников необходимо знание литературы, сети архивов, системы научно-справочного аппарата, истории фондообразователей, истории комплектования фондов, их сохранности, степени использования документов в печати. На каждый выявленный документ составляется карточка; картотека выявленных документов может вестись и в автоматизированном режиме.
Отбор выявленных документов для всех типов изданий проводится на основе принципов историзма, научной объективности, методов источниковедческого анализа документов и в соответствии с теми критериями отбора, которые были определены при решении вопроса о целях и задачах издания.
Принцип историзма предполагает каждый документ рассматривать как продукт конкретной исторической эпохи с учетом причин его возникновения и выполняемой им функции. Принцип объективности предполагает всесторонность изучения исторических явлений во всей их сложности, многогранности и противоречивости и реализуется путем отбора источников различных видов, отражающих разнообразные стороны действительности и их оценку авторами документов [13].
При отборе осуществляется источниковедческий анализ документов: устанавливается их подлинность, время, место, условия создания и внешние особенности документа, авторство, определяется достоверность, политическая направленность, полнота, представительность, научная значимость, новизна содержащейся в документе информации, степень сохранности и способ воспроизведения текста документа. На основе проведенного анализа определяется соответствие документа критериям отбора, выработанным в зависимости от темы и задач издания, и решается вопрос об использовании каждого документа в издании (публикация полностью, или в извлечениях, использование в научно-справочном аппарате, приложениях, иллюстрациях и т.д.) Отбор документов следует проводить поэтапно - сначала в процессе выявления и окончательно - после выявления всего комплекса и уточнения структуры издания.
Для документальной публикации отбирается основной текст документа, определяемый на основе текстологического анализа всех выявленных и имеющих самостоятельное значение текстов данного документа, независимо от способа их воспроизведения, как сохранившихся в архивах, так и опубликованных. Во всех типах и видах документальных публикаций текст документов должен передаваться с точным сохранением стилистических и языковых особенностей [8].
Структура публикации и систематизация документов. Документальная публикация состоит из предисловия, включающего историческую и археографическую части, текстов публикуемых документов, примечаний по тексту и содержанию, указателей, перечней, списка сокращений, содержания (оглавления) с перечнем опубликованных документов. По усмотрению составителей в документальную публикацию могут быть включены также: хроника событий, библиография по теме публикуемых документов, другие приложения и иллюстрации.
Систематизация документов зависит от темы публикации и характера отобранных документов. Могут применяться следующие признаки систематизации: хронологический, тематический, географический, авторский, номинальный (по видам документов) или их сочетания. Систематизация документов закрепляется их общей порядковой нумерацией.
Археографическое оформление документов и подготовка научно-справочного аппарата издания. Текст каждого документа в документальной публикации сопровождается редакционным заголовком и археографической легендой. В заголовке указываются порядковый номер документа в данной публикации, наименование (разновидность) документа, автор, адресат, краткое содержание, дата, место создания, делопроизводственный номер, грифы (срочности, секретности и т.д.). В археографической легенде обозначаются контрольно-справочные сведения о документе: поисковые данные (архивный шифр), подлинность, указание языка (для иноязычных текстов), способ воспроизведения, сведения о внешних особенностях и первой и/или наиболее полной публикации документа [8].
Состав научно-справочного аппарата документальной публикации определяется ее типом, видом и формой. В него входят: примечания по содержанию, указатели, хроника, список сокращений, терминологический словарь, библиография, перечень публикуемых и непубликуемых документов по теме, содержание (оглавление), возможны и другие приложения, иллюстрации, таблицы. Научно-справочный аппарат к публикации документов в периодических и продолжающихся изданиях состоит из вступительной статьи и примечаний. В изданиях, содержащих документы на разных языках, научно-справочный аппарат или его отдельные части могут быть составлены на одном или нескольких языках.
Организация рецензирования подготовленной документальной публикации и утверждение ее к печати. Одобренная редколлегией рукопись документальной публикации должна иметь одну-две рецензии. Доработанная по замечаниям рецензентов рукопись вместе со справкой о доработке выносится на обсуждение научного совета архива (редакционно-издательского совета научно-исследовательского учреждения), который рекомендует рукопись к изданию.
Рукописи межархивных изданий представляются на рассмотрение и утверждение к изданию головной организацией. С издательством заключается договор, в котором предусматриваются права и обязанности издательства и заказчика (архива) [8].
ГЛАВА 3 ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ АОГУ «ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ»
Астраханское областное государственное учреждение «Государственный архив Астраханской области» (АОГУ «ГААО») - одно из старейших и наиболее полных по составу документов региональных архивохранилищ России. ГААО является основным хранилищем Архивного фонда Астраханской области, насчитывая до полутора миллионов единиц хранения на различных носителях.
По многим видам работ ГААО в настоящее время является базовым научно-методическим и научно-исследовательским центром в системе архивных учреждений на территории области, ежегодно принимая более 4,5 тысяч единиц хранения документов от государственных и негосударственных организаций фондообразователей.
Располагая благоустроенным типовым зданием, госархив оснащен необходимыми службами для проведения всех видов работ по накоплению, обеспечению сохранности и использованию архивных документов [18].
В целях всестороннего использования документов Архивного фонда Российской Федерации госархив выполняет следующие задачи:
информационное обеспечение пользователей (органов государственной власти, местного самоуправления, государственных, негосударственных и общественных организаций, объединений и граждан) в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;
организация подготовки и проведения выставок архивных документов;
проведение информационных мероприятий с использованием архивных документов;
публикация архивных документов;
организация работы пользователей в читальном зале архива с предоставлением архивных документов и имеющихся архивных справочников;
использование архивных документов в средствах массовой информации и т.д. [29].
Коллектив ГААО проводит информационное обслуживание органов законодательной и исполнительной власти, участвует в реализации пенсионной реформы, ведет важную гуманистическую работу, представляет архивную информацию для реабилитации жертв политических репрессий, в Книги Памяти за период Великой Отечественной войны, возвращая забытые имена.
Госархив области является основным хранилищем ретроспективной архивной информации более чем за 300 лет (с начала XVII в. до наших дней) не только по истории Астраханского края, но и соседних регионов.
В его читальном зале ежегодно работают с архивными источниками более 300 исследователей: отечественные и зарубежные аспиранты, ученые разных специальностей, краеведы [18].
Дирекция государственного архива постоянно уделяет внимание вопросам работы читального зала и НСБ АОГУ «ГААО». Среди проблем читального зала была выделена проблема отсутствия площадей для обеспечения пользователей посадочными местами; необходимость реставрации архивных документов, в особенности газетного фонда научно-справочной библиотеки архива; а также важность планомерной работы по созданию фонда пользования. В связи с ежегодным увеличением числа пользователей, возросшей выдачей документов, нехваткой посадочных мест возникла необходимость в разработке регламента работы пользователей с документами в читальном зале АОГУ «ГААО». На пятом (14 мая 2009 г.) заседании состоялось принятие и утверждение «Регламента работы с документами в читальном зале АОГУ «ГААО».
Справочная служба архива ежегодно исполняет в среднем свыше тысячи запросов (тематического и генеалогического характера, социально-правовых запросов, запросов об имущественных правах юридических и физических лиц (о праве на движимое и недвижимое имущество), запросов по истории предприятий и учреждений, фактов награждений и др.) [29].
Выдаваемые Государственным архивом Астраханской области архивные справки и копии документов, позволяют гражданам оформить назначение пенсий, осуществить перерасчет их размера, получить компенсации, пользоваться различными льготами, обеспечивать свои имущественные и другие законные права. Анализ поступления обращений граждан в АОГУ « Государственный архив Астраханской области» позволяет сделать вывод, что количество их ежегодно растет. Если в 2001 году в Государственный архив обратилось 2307 человек, в 2004 году - 2977 человек, то в 2006 году уже 3284 человека.
И в основном это архивные справки социально-правового характера подтверждающие трудовой стаж и заработную плату. Государственный архив продолжает работу по выдаче справок по раскулачиванию, по выселению репрессированных народов, хотя поток людских обращений по этим вопросам в настоящее время значительно уменьшился. «Архив - достояние человечества» - гласит надпись на стене дома в Венеции, и как жаль, что этим достоянием не может зачастую воспользоваться каждый гражданин, приходящий в архив за необходимым ему документом.
Отсутствие на хранении документов по личному составу организаций и учреждений, неполнота сданных документов, неаккуратное ведение кадрового и бухгалтерского делопроизводства и другие причины не позволяет использовать документальные материалы в интересах их бывших работников. Больно порой смотреть на человека, который всю свою трудовую деятельность отработал в строительных организациях, организациях связанных с сельским хозяйством, не говоря уже о всевозможных обществах и кооперативах, и не может получить справку о заработной плате всего за 60 месяцев [30].
А Государственный архив не только не может помочь ему в истребовании необходимых документов из-за отсутствия их на государственном хранении, но и порекомендовать, куда обратиться в поисках этих документов, потому, что они исчезают бесследно. С помощью архивных документов, имеющихся на хранении, подтверждается стаж работы граждан, реорганизация и переименование мест работы. Особенно актуальны эти виды справок для назначения и перерасчета пенсионного обеспечения, социальной защиты населения. И подчас один заявитель получает сразу 2-3, а то и 4 документа, чтобы обратиться не только за назначением пенсии по старости, но и воспользоваться полагающимися ему льготами. Кроме этого, архив подтверждает факты награждения ведомственными знаками отличия, государственными наградами.
В государственном архиве можно также получить справки о рождении до 1920 года, подтвердить родственные отношения и состав семьи, применение незаконных репрессий в 20-е - 30-е годы, эвакуацию в период Великой Отечественной войны в город Астрахань, нахождение в плену в 1941-1945 годах, оформление статуса беженца на получение компенсации в связи с чеченскими компаниями, работу на выборных должностях. Как видно из этого перечисления в наш архив обращаются не только астраханцы и жители других регионов России, но и иностранные граждане. С начала 90-х годов, уже больше 15 лет хозяйственные структуры страны подвержены процессам реорганизации, реструктуризации, приватизации, банкротства и т.д.
В таких условиях, архивисты проявили лучшие гражданские и профессиональные качества в деле сохранения архивных документов по личному составу или, как их еще называют, кадровых и бухгалтерских документов. К сожалению, архивы и архивисты спасли только малую часть документов от уничтожения, бесхозяйственности, равнодушия. В период продолжающегося банкротства астраханских предприятий, вопросы о судьбах их сотрудников и документах по личному составу остаются открытыми. Давным-давно перезрел вопрос создания специализированного архива по личному составу [30].
Во всех субъектах нашего Южного Федерального округа, во всяком случае, если не де-факто, то де-юре, такие госучреждения созданы и успешно функционируют. До каких же пор, архивисты будут испытывать неимоверные перегрузки, а население неудобства и потери? Как любая организация государственный архив подотчетен в своей работе. Практически все требования Росархива, предъявляемые к справочной работе, выполняются. Проводятся выборочные проверки качества работы и тематические проверки со стороны Агентства по делам архивов области. Постоянно проводят проверки работники Пенсионного Фонда РФ. В последние годы коллектив ГААО постоянно качественно улучшает обслуживание своих клиентов:
создан отдел с очень «говорящим» названием - отдел социально-правовой защиты граждан;
увеличено количество штатных единиц на этом участке работы;
создано несколько электронных баз данных в частности по награждению, имущественным вопросам и т.д.;
проведен ремонт помещений, где посетители ожидают прием и где с ними работают по их обращениям сотрудники архива;
оформлен информационный стенд с образцами документов и статистической информацией, а также указанием телефонов и адресов вышестоящей организации и других архивных учреждений;
начато внедрение электронного учета обращений и исполнения запросов граждан;
в зале ожидания приема посетители могут ознакомиться с перечнем организаций, чьи документы по личному составу находятся на госхранении;
состояние работы отдела, проблемные вопросы периодически заслушиваются на заседаниях совещательных органов ГААО и оперативно применяются меры по устранению недочетов.
Архивные справки принимаются и исполняются на основании личных заявлений граждан в установленные часы приема, почтовых отправлений в письменном виде, по нотариальной доверенности должным образом оформленной на 3-х лиц, а также по официальным запросам госорганов, госучреждений, общественных организаций в интересах заявителя [30].
Если гражданин решает обратиться в государственный архив лично, то следует учесть, что прием ведется ежедневно с 8.30 до 12.00 часов, кроме субботы и воскресенья, в порядке живой очереди. И в этом случае, и при направлении письменного запроса, настоятельно рекомендуется с целью экономии времени предварительно уточнить местонахождение нужных документов по телефону.
Также можно воспользоваться электронной почтой: astrahanarhive@narod.ru. Необходимо пояснить, что справки, касающиеся трудовых биографий и получаемой заработной платы, за любые пять лет исполняются архивистами бесплатно. Заявитель лишь возмещает стоимость канцелярских, копировальных расходов и почтовых отправлений. Иные справки оплачиваются согласно Прейскуранту, утвержденному Правительством Астраханской области.
Практически никогда в последние годы, даже при дефиците работников, огромном потоке обращений граждан, наши сотрудники не превышали месячный срок исполнения запросов. В исключительных случаях, таких как подготовка справок, с документов находящихся на упорядочении (научно-технической обработке перед сдачей на хранение в государственный архив) этот период мог составить 2 месяца и более, но это уже приравнивается к чрезвычайной ситуации, за которой могут последовать административные меры наказания.
Для улучшения работы, повышения оперативности и качества, а также обеспечения работы ведомств, которые пользуются архивной информацией (отделения Пенсионного Фонда РФ, службы по правам человека, кадровые службы и службы по работе с персоналом в коммерческих структурах, организации, занимающиеся регистрационной и правоустанавливающей деятельностью, органы суда и прокуратуры) готовится справочник о местонахождении документов, исполненный в электронном формате [30].
Эта работа осуществляется за счет уплотнения рабочего графика сотрудников отдела, т.к. ими движет желание помочь землякам, и не только им, а также гражданская ответственность и преданность своему делу. Задача сотрудников отдела социально-правовой защиты граждан состоит не только в том, чтобы посетитель ушел от нас с документом в руках или получил так необходимую для него консультацию, но и получил чисто человеческое, теплое участие, внимание и поддержку. И, наконец, несколько рекомендаций, в каких случаях и куда надо обращаться за архивными сведениями.
Так если Вам требуются документы, подтверждающие рождение, брак, усыновление, развод, смерть необходимо предварительно обратиться архивы органов ЗАГСа. Работу в партийных органах и комсомольских организациях подтверждает бывший партийный архив ныне Государственный архив современной документации по ул. Володарского, 17. Этот архив хранит также документы по личному составу ряда организаций. За подтверждением работы в Каспийской флотилии надо обращаться на ул. Бакинскую, д. 149. Архив областной нотариальной конторы находится в здании Областной нотариальной палаты по улице Ленина, 26. Из прежних крупных объединенных архивов на сегодняшний день продолжают свою работу:
архив АО «Российские железные дороги» по ул. Беринга, д. 6, выдает справки о работе в подразделениях Приволжской железной дороги;
архив ОАО «Каспрыба», чей офис находится по адресу ул. Чернышевского, д. 16 подтверждает работу на предприятиях рыбной промышленности астраханского края;
архив Министерства образования Астраханской области по ул. Желябова, 21 - о нахождении в детдомах, работе, полученном образовании;
объединенный архив здравоохранения по ул. Свердлова, 42 - о работе в городских медицинских учреждениях [30].
Если организация, где Вы работали, продолжает действовать, за справками необходимо обращаться в архив организации или ее кадровую службу. При этом сельским жителям следует, по возможности, навести справки в районных архивах или архивах муниципальных образований, а затем уже звонить либо писать в областной центр. Розыском граждан и их родственников, вопросами прописки занимаются органы МВД, конкретнее - паспортно-визовые службы, информационные центры и архивы этого ведомства. Гораздо меньше становится запросов фронтовой, военной поры. И все же архивные учреждения продолжают кропотливую работу по розыску документов так необходимых нашим пользователям.
Центральный архив Министерства обороны в г. Подольске Московской области (ул. Кирова, 74) подтверждает службу, работу с июня 1941 г. во всех родах войск, учебу в период Великой Отечественной войны. Ранения, контузии, нахождение на излечении в госпиталях подтверждает Архив военно-медицинских документов в г.Санкт-Петербург, пер. Лазаретный, д. 2. Справки о пребывании в блокадном Ленинграде выдает архив г. Санкт-Петербурга по ул. Варфоломеевской, 15. При письменном обращении в государственный архив рекомендуется разборчиво указывать данные: фамилию, имя, отчество, домашний адрес, телефон, название и местонахождение организации, табельный номер (для заводов) и приложить ксерокопию трудовой книжки и паспорта [30].
В последнее время возрос интерес в обществе к поиску информации о близких и родных людях, к истории семьи, рода, к истории происхождения отдельного человека. В связи с этим в архиве увеличился поток запросов генеалогического характера, в том числе по составлению родословных. Запросы приходят с разных концов нашей необъятной Родины - Дальнего Востока, центральной части России, из Москвы, от жителей г. Астрахани и Астраханской области.
Можно привести ряд запросов наиболее интересных, запоминающихся - это запрос из Волгограда от Л.А.Фоминой (в девичестве Персидская) об уточнении даты рождения и смерти представителей дворянского рода Персидских за 1770-1918 гг. При поиске информации оказалось, что представители этого рода проживали по долгу службы в Астраханской губернии и в фондах архива - «Астраханская губернская канцелярия», «Правление Астраханского казачьего войска», «Астраханское дворянское депутатское собрание», «Канцелярия Астраханского губернского предводителя дворянства» были найдены уникальные документы, сведения из которых дополнили домашний архив рода Персидских, а они занимаются Летописью своего рода уже более семи лет. Один из самых ранних это документ 1770 года за подписью наказного атамана Макара Персидского, имеющий отношение к роду и являющийся прапрапрапрадедом А.Ф.Фоминой [23].
В настоящее время исполняется запрос из Москвы по составлению родословной крестьяно-купеческого рода Рябицевых, проживавших в Рязанской губернии. Один из представителей рода Иван Рябицев после отмены крепостного права, получив вольную, ушел пешком из Рязанской губернии в Астрахань, здесь работал грузчиком на рыбных промыслах, скопил деньги, вывез семью из Рязанской губернии, поселились на Форпосте. Начали заниматься бондарным делом, разбогатев, построили бондарные мастерские для частной рыбной промышленности. Был причислен к купцам 1-й гильдии. Помимо основной деятельности занимались благотворительностью. Немалый материальный вклад они внесли в строительство церквей в Атаманской станице - храм Спасо-Преображения, Никольская церковь. Таким образом, вместе с забытыми именами в нашу жизнь возвращаются их родовые традиции и благодарная память потомков.
Исполнение запроса нашего земляка Александра Васильевича Меретина (широко известен в Астраханской области и сам хорошо знает историю своей малой родины) о составлении родословной свелось к изучению большого пласта документов. В результате составлена поколенная роспись, в нее включено около 260 представителей рода.
Характерные мелкие детали о каждом представителе того или иного рода, найденные в документах органически срастаются, представляя «единый целостный образ» рода.
Возрождение достоверной памяти о роде невозможно без документов Государственного архива Астраханской области. Так, самый основной и массовый документальный источник поиска информации по всем сословиям - это метрические книги. В фондах государственного архива имеются метрические книги церквей г. Астрахани и Астраханской губернии о рождении, об умерших, о бракосочетании за период с 1722 г. по 1918 гг., метрические книги еврейского общества «СФАРД» за период 1860 гг.- 1918 гг., метрические книги мечетей горда Астрахани за 1831-1900 гг. (арабский шрифт) [31].
При поиске сведений архивом используется так же документы с генеалогической информацией по конкретным сословиям. Так, по истории купеческого и мещанского рода - документы фонда «Астраханское мещанское общество», «Астраханское купеческое общество». По истории духовенства - документы Астраханской духовной консистории, духовных училищ, фонды благочиний, фонды церквей и т.д. По истории крестьянского рода дополнительная информация из документов фонда «Астраханская казенная палата» - о взятии в рекруты, о переселении из волости в волость, из уезда в уезд, из губернии в другую губернию и.д.). По истории дворянского рода - информация «Астраханского дворянского депутатского собрания», «Канцелярия Астраханского губернского предводителя дворянства» (личные дела дворян, сведения об имущественном положении, о причислении к дворянству, списки дворян). Обращаемся к документам фондов советского периода - это фонды советов всех уровней и их исполнительные комитеты, органов юстиции, суда, прокуратуры, земельных отделов и т.д. Привлекается потенциал имеющейся в архиве научно-справочной библиотеки: такие издания как памятные книжки, адрес-календари, Астраханские епархиальные ведомости, История Астраханского казачьего войска и многие другие [31].
Надо отметить, что одинаковых запросов и путей поиска не бывает. Выявление документов по каждой родословной - это индивидуальная работа, в процессе которой появляется немало непредвиденных ситуаций и проблем. При обращении в архив желательно иметь следующие сведения хотя бы о представителях двух поколений:
фамилия, имя, отчество (для женщин девичья фамилия и в замужестве);
дата рождения: год, месяц, число, (если неизвестно, то можно приблизительно в пределах нескольких лет);
место крещения - собор, церковь, приход;
место рождения: губерния, уезд, волость, село, деревня и т.д., в городах - участок, улица, дом;
национальность;
место жительства;
дата смерти (если неизвестно точно, можно приблизительно), место захоронения;
вероисповедание, был переход в другую веру;
сословие: дворянство, почетное гражданство, казачество, духовенство, городское сословие (мещане, цеховые ремесленники), купечество, крестьяне;
звание, чин, титул;
семейное положение; где состоялся брак (венчание) (собор, церковь, костел, приход), когда, фамилия, имя, отчество жены (мужа);
образование: название учебного заведения, факультета, когда учился и закончил;
владение землей, недвижимостью (где): уезд, губерния, город, село.
какими документами об интересующем Вас лице располагаете и можете ли представить их копии;
другие известные Вам факты и подробности, которые Вы считаете нужным сообщить для проведения поиска: гражданство, подданство, факт опекунства, факт усыновления (удочерения), нахождение под судом и т.д.
Воссоздавая историю одной семьи, взаимоотношения и взаимосвязи семьи и рода можно судить о глубинных процессах социального, экономического, культурного функционирования общества в целом. Чем основательнее знания истории семьи, тем глубже уходят корни в родную землю [31].
На источниковой базе ГААО ежегодно выполняются диссертационные исследования, готовятся монографии, научно-популярные издания.
Коллектив научных сотрудников ГААО в 1995 г. возобновил активную публикационную работу. В его издательском портфеле находится несколько научных сборников документов по самым различным темам [18]. В 2009 г. архив выпустил в свет сборник документов «Память сердца», рассказывающий о наших земляках, внесших достойный вклад в Великую Отечественную Войну. Также АОГУ «ГААО» совместно с муниципальным образованием «Икрянинский район», Астраханской региональной общественной организацией «Икрянинцы» выпустили историко-публицистический очерк «Здесь Родины моей начало», к 80-летию Икрянинского района Астраханской области. Издание подготовлено на основе документов архива. В книге нашли отражение география, социальные характеристики района, его специфика, развитие образования, здравоохранения, культуры. Издание рассчитано на широкий круг читателей (книга реализуется в Икрянинском районе и через читальный зал АОГУ «ГААО») [29]. Ранее в свет вышли справочник об истории астраханских городских улиц, книгу о Трусовском районе г. Астрахани, историко-краеведческий очерк о жизни г. Астрахани в разное время [18].
Материалы архива стали основой многочисленных экспозиций:
с начала 2009 г. на базе выставочного зала АОГУ «ГААО» Астраханским обществом историков-архивистов были проведены две художественные выставки совместно с организациями культуры и авторами. Первая из них - «Зимняя сказка»: от Рождества до Масленицы» Л.П. Потемкиной привлекла большое количество детей дошкольного и школьного возраста, женщин и тех, кто интересуется декоративно-прикладными видами искусства. Вторая выставка молодой художницы Е. Рубан посвящалась женскому дню 8 Марта и называлась «Цветы для Евы». Обе выставки собрали много откликов зрителей и положительные отзывы в астраханских СМИ;
«Берег корабельный, парусная даль» - тематическая экспозиция с таким названием открылась 27 марта 2009 г. в выставочном зале Государственного архива Астраханской области. Зрители смогли ознакомиться с морскими картами, книгами, чертежами и моделями кораблей, яхтенных вещей, рисунками и фотографиями, иллюстрирующими историю мирового и Каспийского мореходства. Морская тема объединила предметно-исторические материалы и художественно-авторские работы, создавая насыщенную экспозиционную фактуру;
«С «лейкой» и блокнотом…» выставка периодической печати 1941 - 1945 гг. с таким названием посвящена обзору изданий периодической печати периода Великой Отечественной войны, которые находятся в фонде Научно-справочной библиотеки АОГУ «ГААО» и подготовлена к 9 мая - Празднику Победы в Великой Отечественной войне и Дню российской печати, отмечавшемуся 5 мая. Цель выставки - предоставить сведения о той огромной и важной работе, которую проводила советская печать в годы войны по информированию населения о происходящих событиях [29];
1 декабря 2009 года в читальном зале АОГУ «Государственный архив Астраханской области» проводилась выставка литературы под названием «Опытность мира и разум веков: книжные памятники в фондах библиотеки архива». Цель выставки - знакомство историков, краеведов и библиофилов с уникальными историческими печатными источниками XVIII-XIX вв., хранящимися в Государственном архиве. Вниманию пользователей были представлены: «Русская летопись по Никонову списку», 1767 г., «Летописец Новгородский», 1781 г. и другие произведения - как синодальные летописные списки; издание «Полного собрания русских летописей», выходившее под эгидой Археографической комиссии является первой многотомной летописной публикацией. Основную часть редких книг выставки составили тома «Древней российской вивлиофики» - первого академического собрания источников по истории России, изданных Н.И. Новиковым в 1773-75 гг.;
в марте 2010 года, к предстоящему дню российских архивов сотрудниками читального зала АОГУ «Государственный архив Астраханской области» организована выставка литературы «Тихая музыка истории», на которой представлены опубликованные исследовательские работы пользователей и сотрудников архива. Цель выставки - знакомство в значительном объеме всех заинтересованных с изданиями, написанными в разные годы на основе документов государственного архива. Основу выставки составили монографии, вышедшие в свет в 2000-2009 годах. Среди авторов - писатели-краеведы А. Марков, М. Кирокосьян, З. Малометова, Ю. Волков, А. Байгушкин, Г. Васильев, Э. Кугрышева и мн. др.;
26 апреля в читальном зале АОГУ «Государственный архив Астраханской области» к 65-летию Победы, открыта книжная выставка под названием «Что сохраняют в память о войне?», на которой представлены опубликованные воспоминания, военные мемуары, документы и письма периода ВОВ. Общую суть выставки можно охарактеризовать словами публициста и краеведа А.Горшкова «…Мы говорили всегда: «общечеловеческая память», «историческая память», «память сердца», «товарищ память» в конце концов. Давайте так будем говорить и впредь. И сохранение именно этой памяти - незыблемый долг любого общества, считающего себя цивилизованным»;
сотрудниками АОГУ «Государственный архив Астраханской области» и Агентством по делам архивов АО была проведена виртуальная выставка к 65-летию Великой Победы «Живая память сердец». На выставке были представлены фронтовые фотографии, грамоты и благодарности командования Действующей Армии, газетные публикации и документы из фондов архива. Подобные экспозиции проводятся для потенциальной аудитории ежегодно и функционируют, как правило, с апреля по июль ежегодно. Достаточно назвать проведенные в 2001-2009 гг. аналогичные выставки: «Астрахань: документальная летопись военных лет: к 60-летию начала Великой Отечественной войны», «Астрахань и астраханцы: 1941-1945 гг. документальная память о Великой Отечественной войне» (к 60-летию Победы советского народа в Великой Отечественной войне), «Поклонимся Великим тем годам. К дню памяти и скорби 22 июня». В нынешнем году на заседании дирекции госархива было решено не только провести выставку под названием «Астрахань в годы Великой Отечественной войны: по документам Государственного архива Астраханской области», но и продолжить пополнение коллекций и фондов госархива документами участников войны, тружеников тыла и детей военных лет [29].
Успешной работе по использованию архивных документов способствуют деловые и творческие контакты архива с научной общественностью, учреждениями образования и культуры, средствами массовой информации.
К примеру, на 1 канале российского телевидения осуществляется проект «Моя родословная», для ряда документальных фильмов которого востребованы, в том числе документы Архивного фонда Астраханской области. Так, в августе 2009 г. в архиве побывала творческая группа, создавшая фильм об известном российском кинорежиссере В.В. Меньшове. Сотрудники архива к встрече с творческой группой и самим Владимиром Валентиновичем подготовили подлинные архивные документы о его предках, комментарии к ним. В настоящее время архив участвует в подготовке передачи о М.П. Максаковой.
23 ноября 2009 г. в АОГУ «Государственный архив Астраханской области» прошла встреча с журналисткой телекомпании «Лотос» Натальей Тихоновой. В ходе беседы ведущий специалист АОГУ «ГААО» Н.М. Чуманова поделилась тем, что все больше возрастает интерес к поиску информации по истории близких и родных людей, к истории происхождения семьи, рода.
На первой рабочей неделе 2010 года читальный зал АОГУ «Государственный архив Астраханской области»» посетил докторант Центра славянских исследователей при университете Хоккайдо, г. Саппоро (Япония) - Такэхико Иноуэ. Это уже второй визит иностранного пользователя в Астрахань с целью изучения документов архива по теме «История распространения оспопрививания в калмыцкой степи в дореволюционном периоде» [29].
В конце 2009 года состоялся ряд семинаров с участием сотрудников АОГУ «ГААО»:
27 октября 2009 г. в конференц-зале Министерства здравоохранения Астраханской области состоялся семинар, подготовленный и проведенный совместно Министерством и АОГУ «Государственный архив Астраханской области» для работников лечебных учреждений, отвечающих за делопроизводство и архивы в своих организациях. Специалисты архива ознакомили слушателей семинара с новыми законодательными и нормативными документами в области ДОУ и работы архивов, провели практические занятия, ответили на многочисленные вопросы. Было внесено предложение сделать такой семинар постоянно действующим;
6 ноября 2009 г. с участием сотрудников АОГУ «ГААО» в Министерстве труда и социального развития АО был проведен семинар по вопросам архивного дела в подведомственных министерству организациях. Руководство и специалисты министерства намерены продолжить работу с оперативными и архивными документами на высоком уровне в целях полноценного пополнения Архивного фонда нашей области.
Особое внимание в работе Государственного архива Астраханской области отводится мероприятиям, направленным на укрепление сотрудничества с высшими учебными заведениями. Так 23-24 октября 2009 г. в Астраханском государственном техническом университете прошла Международная научно-практическая конференция «Социально-гуманитарное образование высшей России в XXI веке», организованная Гуманитарным институтом АГТУ. Сотрудники АОГУ «Государственный архив Астраханской области», бывшие выпускницы Гуманитарного института АГТУ, Н.А. Бочарникова и В.П. Ледовская приняли активное участие в работе Круглого стола, проходившего в рамках данной конференции. Тема их доклада «Актуальность взаимоотношений архивов и общества в современном информационном пространстве» была по достоинству оценена участниками Круглого стола, которые активно обсуждали проблемные вопросы: деятельность архивов в СМИ и на телевидении, архивы и современные информационные технологии, рост популярности генеалогических исследований.
Ежегодно проводятся тематические и обзорные экскурсии для представителей высших учебных заведений, студентов и преподавателей АГТУ, АГУ [29].
Облгосархив активно участвует в культурной жизни города и области, предоставляя документы для музеев, выставок и стендов; выдает архивные справки по истории учреждений, организаций и предприятий; сотрудничает со средствами массовой информации, расширяет связи с различными учреждениями и организациями всех форм собственности и всех отраслей деятельности, со многими из которых имеет длительные деловые контакты. Сотрудники архива в дополнение к официальной управленческой документации постоянно накапливают документы личных и семейных архивов, тематические коллекции и собрания документов [18].
На базе облгосархива созданы и активно развиваются региональные отделения Российского общества историков-архивистов (РОИА) и Союза краеведов России. Общественная деятельность астраханских архивистов хорошо известна нашим землякам и не раз поощрялась со стороны Центрального Правления РОИА. Так, во второй половине 2009 г. было получено приятное для астраханцев известие о награждении Астраханского областного отделения РОИА за активное участие в IV Всероссийском конкурсе организаций на лучшую постановку работы в 2007-2008 гг. почетной грамотой РОИА [29].
Таким образом, на сегодняшний день Облгосархив является самым объемным в количественном отношении, ценным по непреходящему значению своего состава и содержанию источников, а также значительным по разнообразию и качеству направлений деятельности в системе местной государственной архивной службы [18].
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Сегодня вопросы использования архивных документов - одно из наиболее важных и определяющих направлений работы архивов всех уровней. Наше общество выстрадало право на познание своего прошлого, а значительная часть его в архивных документах видит важнейшее средство своей социальной защиты, политической и моральной реабилитации. Именно поэтому особенно после августовских событий 1991 года оно с нетерпением и живым интересом ожидало открытий в российских архивах, неоднозначно реагируя на все то, что происходит в них и с ними.
Одной из характерных черт складывающегося ныне нового архивно-информационного пространства должна являться его принципиальная открытость для пользователей и та ведущая роль, которая отводится в формировании этой открытости архивистам.
Необходимо определить сугубо практические действия по организации использования документов в условиях формирования нового архивно-информационного пространства.
Во-первых, непременным условием его цивилизованного функционирования должна явиться правовая и нормативная база, начиная от закрепления в законодательной форме понятий «безопасность государства», «тайна личности» в преломлении к архивным документам, и заканчивая порядком выдачи лицензий на использование архивных документов, защитой прав государства на свою архивную интеллектуальную собственность.
Во-вторых, в новое архивно-информационное пространство должны быть вовлечены новые документальные комплексы как высшего, так и низшего уровней, причем не только российских, но и зарубежных архивов. Только это даст возможность создать предпосылки для всесторонних ответов на вопросы о прошлом.
В-третьих, очевидно, что освоение нового архивно-информационного пространства России - дело не одного поколения исследователей. Однако уже сейчас важно, чтобы оно стало достоянием не только российского, но и международного сообщества ученых - в этом залог постижения прошлого, основа международного сотрудничества в гуманитарной сфере.
В-четвертых, такое освоение уже сегодня немыслимо без программного подхода, ясного представления этапов разработки, форм взаимодействия, обмена информацией, использования современных технологий. В частности сегодня представляется наиболее оптимальным распространение описей, создание на их основе баз данных, маркетинговые операции по определению спроса на тот или иной тематический, видовой, хронологический комплексы архивных материалов, их тиражирование различными способами.
В-пятых, установление исторической истины сегодня - это не просто праздная забава. Важно сказать, что процесс использования имеет и сугубо практический и нравственный аспекты, когда речь идет о запросах социально-правового характера, связанных с политической реабилитацией граждан и т.д.
В-шестых, в условиях развития современных архивных технологий важно переломить стереотипы типа, вида, форм публикаций. Классические издания, безусловно, сохраняют свою значимость, но придется использовать и другое - микрофильмирование, создание баз и банков данных, их подключение к информационным системам других стран.
В ходе данной курсовой работы был проведен анализ основных форм использования архивных документов (представление документов пользователям для исследований в читальном зале; экспонирование документов на выставках; использование документов в средствах массовой информации; проведение информационных мероприятий с использованием документов и др.), в том числе были изучены правила оформления и порядок выдачи основных информационных документов архива.
Была исследована и проанализирована организация использования ретроспективной документной информации АОГУ «Государственный архив Астраханской области».
Также были изложены основополагающие нормы законодательных актов РФ, регламентирующих порядок использования документов архивов.
Исследовав многообразие форм и направлений использования документальных богатств, можно сделать вывод о необходимости и значимости дальнейшего всестороннего использования бесценных сокровищ документов нашей страны с целью обеспечения приоритетных направлений развития экономики, науки, культуры, повышения сознания людей, обогащение духовного мира каждого человека.
Необходимо дальнейшее расширение доступа к архивным фондам, развития системы научно-справочного аппарата архивов; организация публикаций документальных источников по актуальным проблемам отечественной истории, использование архивных документов в культурно-просветительских целях; создание системы непрерывного повышения квалификации работников архивных учреждений, расширение практики стажировок и обмена опытом между отечественными и зарубежными архивами, учреждениями науки и культуры.
Таким образом, применение пользователями и архивами архивных документов в управлениях, в научных, политических, экономических, социально-культурных целях направлены на укрепление российской государственности и информационных потребностей общества, а также для обеспечения законных прав и интересов граждан.
Нередко говорят: без архивного документа нет истории государства и народа, нет нации. И это, очевидно правильно. Проходят столетия, одно поколение сменяет другое, и память о содеянном каждым из них сохраняется в таком уникальном и бесценном источнике, как архивные документы. Их совокупность дает возможность получить сведения по самым различным аспектам отечественной истории, а всестороннее использование позволяет судить о полноте и достоверности фактов и событий изложенных в них.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
ПРИЛОЖЕНИЯ
Приложение А
Форма журнала регистрации обращений граждан в государственном архиве
(название государственного архива)
ЖУРНАЛ
регистрации обращений граждан
начат __________ г. - закончен ___________ г.
|
№ пп |
Дата приема |
ФИО |
Содержание обращения |
Результат обращения (дана консультация, принято для исполнения по документам архива письменное заявление, выдана архивная справка и проч.) |
Регистрационный номер запроса в канцелярии архива |
Примечания?* |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
*В случае получения заявителем архивной справки или копии документа на руки в столе справок, в этой графе он расписывается в их получении.
Форма журнала регистрации выданных копий, выписок, справок, тематических материалов в организации
Наименование организации
Журнал
регистрации выданных копий, выписок,
справок, тематических материалов
|
№ п/п |
Автор запроса, исх. №, дата, адрес, телефон |
Дата и регистрационный номер запроса |
Содержание запроса |
Название выданного документа (копия, выписка, справка и др.) |
Дата и регистрационный номер выданного документа |
Расписка в получении или дата отправки |
Примечание |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
Приложение Б
Форма архивной справки государственного архива
(название государственного архива)
_________________________________________________________
(почтовый индекс, адрес, Адресат
телефон, факс архива)
Архивная справка
_______________ № ______________
(дата)
На № __________ от ______________
Руководитель архива Подпись Расшифровка подписи
Печать
Форма архивной справки организации (образец)
Наименование организации Петрову Б.И.
ул.Жуковского,
105/2, кв.5,
г.Новосибирск, 630082
АРХИВНАЯ СПРАВКА
31.06.99 № 04-5/173
Москва
На № 310 от 25.06.99
В документах архивного фонда Всероссийского объединения хлебопродуктов "Росхлебпродукт", в ведомостях на выдачу заработной платы рабочим и служащим за апрель-декабрь 1962 г., значится Петров Борис Иванович в должности инженера.
Основание: ф.50, оп.2, д.3, лл.105-106
Справка выдана для предоставления по месту работы.
Наименование должности руководителя
организации
(структурного подразделения, в состав которого
входит архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Наименование должности руководителя
архива (лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Гербовая печать организации
Приложение В
Форма штампа “апостиля”
APOSTILLE ? АПОСТИЛЬ
(CONVENTION DE LA HAYEDU 5 OKTOBRE 1961 -
ГААГСКАЯ КОНВЕНЦИЯ ОТ 5 ОКТЯБРЯ 1961 г.)
1. Российская Федерация
настоящий официальный документ
2. Подписан__________________________________________
(фамилия)
3. Выступающим в качестве ____________________________
(должность)
_____________________________________________________
4. Скреплен печатью/штампом___________________________
_____________________________________________________
(официальное название учреждения)
_____________________________________________________
УДОСТОВЕРЕНО
5. В городе__________________ 6. ______________________
(дата цифрами)
7. ___________________________________________________
(фамилия, должность лица)
_____________________________________________________
(название удостоверяющего органа)
8. За № ____________
9. Место печати 10. Подпись ____________
Приложение Г
Форма карточки пользователя архива организации
Наименование организации
КАРТОЧКА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ
Фамилия_____________________________________________________
Имя__________________Отчество________________________________
Место работы (учебы) и должность______________________________
Организация, направившая пользователя, ее адрес__________________
Образование________________________________________________
Ученая степень, звание________________________________________
Тема и хронологические рамки исследования_____________________
Место жительства_______________________________________
Телефоны:______________(домашний);________________(служебный)
Серия и № документа, удостоверяющего личность__________________
С правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации ознакомился(ась), обязуюсь их выполнять.
Дата___________________
Подпись______________________
Приложение Д
Форма акта о выдаче дел во временное пользование государственного архива
(название государственного архива)
_________________________________________
(почтовый индекс, адрес)
АКТ
___________________ № __________________
(дата)
о выдаче документов во временное пользование
_________________________________________
(наименование организации)
_________________________________________
(почтовый индекс, адрес)
Основание ___________________________________________________
_____________________________________________________________
Для какой цели выдаются документы____________________________
_______________________________________________________
Выдаются следующие ед. хр. из фонда ___________________________
(название, номер)
|
Опись №___ |
Ед. хр. |
Заголовок ед. хр. |
Кол-во листов (время звучания, метраж) |
Примечание |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Всего выдается _________ ( _________, _________, _________ ) ед. хр. (общим количеством листов, временем звучания, метражом) на срок ______________
Документы выданы в упорядоченном состоянии.
Получатель обязуется не предоставлять документы, полученные во временное пользование, для просмотра, прослушивания или использования другим организациям и посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не производить изъятия каких-либо частей из выданных документов, не публиковать документы без разрешения госархива.
Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения выданных документов.
Форма акта выдачи дела во временное пользование в организации
Наименование организации
АКТ
_______________№_______
________________________
(место составления)
о выдаче дел во временное пользование
_______________________
(наименование организации,
ее адрес, почтовый индекс)
Основание____________________________________________________
_____________________________________________________________
Для какой цели выдаются дела__________________________________
Выдаются следующие ед.хр. из фонда №__________________________
(название фонда)
|
№ п/п |
Опись № |
Ед.хр. № |
Заголовок ед.хр. |
Крайние даты |
Кол-во листов (время звучания, метраж) |
Примечание |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
Всего выдаются_________________________________________ед.хр.,
(цифрами и прписью)
срок возвращения______________________________________.
Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с пронумерованными листами и заверительными надписями.
Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во временное пользование, для занятий посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не публиковать документы без разрешения организации, выдавшей дела.
Получатель обязуется вернуть дела в архив организации в указанный в акте срок.
Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения полученных во временное пользование дел.
Наименование должности Наименование должности
руководителя организации, руководителя организации-
выдающего дела получателя
Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка
подписи подписи
Дата Дата
Гербовая печать организации Гербовая печать организации
Выдал дела по поручению руководства___________________________
(наименование организации)
Руководитель архива
организации (лицо,
ответственное за архив) Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Принял дела по поручению руководства_________________________
(наименование организации)
Руководитель архива
организации (лицо,
ответственное за архив) Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Дела возвращены в полном объеме и сохранности.
Сдал по поручению руководства организации-получателя.
Руководитель архива
организации (лицо,
ответственное за архив) Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Принял по поручению руководства организации, выдавшей дела.
Руководитель архива
организации (лицо,
ответственное за архив) Подпись Расшифровка
подписи
Дата
1 Ю.В. Грум-Гржимайло, А.Г. Сергеева, Н.А. Ткаченко «Разработка автоматизированных архивных технологий»//Информационное общество, №2, 2003.
2 Временное положение «О порядке доступа к архивным документам и правилах их использования» от 29 мая 1992 года
3 Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»// Собрание законодательства РФ от 25 октября 2004 г. № 43
4 Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152 «О персональных данных»
5 М.В. Стеганцев «Государственный архивный фонд СССР - национальное достояние народа»// Советские архивы № 2, 1986. - 205 с.
6 Е.В.Алексеева, Л.П.Афанасьева, Е.М.Бурова «Архивоведение»: Учебник для нач. проф. образования- М.: Издательский центр «Академия», 2005. - 272 с.
7 О.В. Вовкотруб, Л.Р. Фионова «Архивоведение. Учебное пособие. - Пенза: Изд-во ПГУ, 2005. - 132с.
8 О.В. Вовкотруб, Л.Р. Фионова «Архивоведение. Учебное пособие. - Пенза: Изд-во ПГУ, 2005. - 132с.
9 О.В. Вовкотруб, Л.Р. Фионова «Архивоведение. Учебное пособие. - Пенза: Изд-во ПГУ, 2005. - 132с.
10 О.В. Вовкотруб, Л.Р. Фионова «Архивоведение. Учебное пособие. - Пенза: Изд-во ПГУ, 2005. - 132с.
11 З.В. Крайская, Э.В. Челлини «Архивоведение»: учебное пособие - СПб.: НЕВА, 2007. - 341с.
12 З.В. Крайская, Э.В. Челлини «Архивоведение»: учебное пособие - СПб.: НЕВА, 2007. - 341с.
13 З.В. Крайская, Э.В. Челлини «Архивоведение»: учебное пособие - СПб.: НЕВА, 2007. - 341с.
14 О.В. Вовкотруб, Л.Р. Фионова «Архивоведение. Учебное пособие. - Пенза: Изд-во ПГУ, 2005. - 132с.
15 Там же
16 В.Н. Самошенков История архивного дела в дореволюционной России, М. 1989. - 215 с.
17 П. В. Безобразов «Сергей Соловьев. Его жизнь и научно-литературная деятельность» - Режим доступа: http://www/azlib.ru/s/solowxew_sergej_mihajlowich/text_0020.shtml
18 В.Н. Самошенков История архивного дела в дореволюционной России, М. 1989. - 215 с.
19 Г. А. Белов, В. В. Максаков «Архивы»//Советская историческая энциклопедия - Режим доступа: http://dic.academic.ru/dic.nsf/sie/1192/АРХИВЫ
20 О.В. Вовкотруб, Л.Р. Фионова «Архивоведение. Учебное пособие. - Пенза: Изд-во ПГУ, 2005. - 132с.
21 Г. А. Белов, В. В. Максаков «Архивы»//Советская историческая энциклопедия - Режим доступа: http://dic.academic.ru/dic.nsf/sie/1192/АРХИВЫ
22 О.В. Вовкотруб, Л.Р. Фионова «Архивоведение. Учебное пособие. - Пенза: Изд-во ПГУ, 2005. - 132с.
23 Б.Ф. Додонов, О.Н. Копылова, С.В. Мироненко «Из истории публикации документов царской семьи в 1918-1920-е гг.»//Отечественные архивы,№1,2007 г. - Режим доступа: http://www.rusarchives.ru/publication/dokomi.shtml
24 Там же.
25 Б.Ф. Додонов, О.Н. Копылова, С.В. Мироненко «Из истории публикации документов царской семьи в 1918-1920-е гг.»//Отечественные архивы,№1,2007 г. - Режим доступа: http://www.rusarchives.ru/publication/dokomi.shtml
26 О.В. Вовкотруб, Л.Р. Фионова «Архивоведение. Учебное пособие. - Пенза: Изд-во ПГУ, 2005. - 132с.
27 «История Государственного общественно-политического архива Пермской области» - Режим доступа: http://www.autoaf.ru/docs-arhivnoe-delo-istoriya-gosudarstvennogo-obschestvenno-politicheskogo-arhiva-permskoi-oblasti.htm
28 О.В. Вовкотруб, Л.Р. Фионова «Архивоведение. Учебное пособие. - Пенза: Изд-во ПГУ, 2005. - 132с.
29 Г. А. Белов, В. В. Максаков «Архивы»//Советская историческая энциклопедия - Режим доступа: http://dic.academic.ru/dic.nsf/sie/1192/АРХИВЫ
30 Е. А. Ульянина, А. С. Якименко «Архивоведение: конспект лекций» - М.: Изд-во: Высшее образование, 2007. - 148 с.
31 О.В. Вовкотруб, Л.Р. Фионова «Архивоведение. Учебное пособие. - Пенза: Изд-во ПГУ, 2005. - 132с.
32 Г. А. Белов, В. В. Максаков «Архивы»//Советская историческая энциклопедия - Режим доступа: http://dic.academic.ru/dic.nsf/sie/1192/АРХИВЫ
33 О.В. Вовкотруб, Л.Р. Фионова «Архивоведение. Учебное пособие. - Пенза: Изд-во ПГУ, 2005. - 132с.
34 Г. А. Белов, В. В. Максаков «Архивы»//Советская историческая энциклопедия - Режим доступа: http://dic.academic.ru/dic.nsf/sie/1192/АРХИВЫ
35 О.В. Вовкотруб, Л.Р. Фионова «Архивоведение. Учебное пособие. - Пенза: Изд-во ПГУ, 2005. - 132с.
36 З.В. Крайская, Э.В. Челлини «Архивоведение»: учебное пособие - СПб.: НЕВА, 2007. - 341с.
37 Г. А. Белов, В. В. Максаков «Архивы»//Советская историческая энциклопедия - Режим доступа: http://dic.academic.ru/dic.nsf/sie/1192/АРХИВЫ
38 О.В. Вовкотруб, Л.Р. Фионова «Архивоведение. Учебное пособие. - Пенза: Изд-во ПГУ, 2005. - 132с.
39 Г. А. Белов, В. В. Максаков «Архивы»//Советская историческая энциклопедия - Режим доступа: http://dic.academic.ru/dic.nsf/sie/1192/АРХИВЫ
40 О.В. Вовкотруб, Л.Р. Фионова «Архивоведение. Учебное пособие. - Пенза: Изд-во ПГУ, 2005. - 132с.
41 Г. А. Белов, В. В. Максаков «Архивы»//Советская историческая энциклопедия - Режим доступа: http://dic.academic.ru/dic.nsf/sie/1192/АРХИВЫ
42 Г. А. Белов, В. В. Максаков «Архивы»//Советская историческая энциклопедия - Режим доступа: http://dic.academic.ru/dic.nsf/sie/1192/АРХИВЫ
43 Е.В.Алексеева, Л.П.Афанасьева, Е.М.Бурова «Архивоведение»: Учебник для нач. проф. образования- М.: Издательский центр «Академия», 2005. - 272 с.
44 М.В. Стеганцев «Государственный архивный фонд СССР - национальное достояние народа»// Советские архивы № 2, 1986. - 205 с.
45 М.В. Стеганцев «Государственный архивный фонд СССР - национальное достояние народа»// Советские архивы № 2, 1986. - 205 с.
46 М.В. Стеганцев «Государственный архивный фонд СССР - национальное достояние народа»// Советские архивы № 2, 1986. - 205 с.
47 О.В. Вовкотруб, Л.Р. Фионова «Архивоведение. Учебное пособие. - Пенза: Изд-во ПГУ, 2005. - 132с.
48 Временное положение «О порядке доступа к архивным документам и правилах их использования» от 29 мая 1992 года
49 О.В. Вовкотруб, Л.Р. Фионова «Архивоведение. Учебное пособие. - Пенза: Изд-во ПГУ, 2005. - 132с.
50 Д.И.Ибрагимов «Государственная архивная служба Татарстана в 1960-2000-е годы» - Режим доступа: http://www.tataroved.ru/institut/dissovet/50/
51 О.В.Наумов «Вопросы доступа, пользования и использования документов РЦХИДНИ»//Отечественные архивы,1996,№ 2
52 Д.И.Ибрагимов «Государственная архивная служба Татарстана в 1960-2000-е годы» - Режим доступа: http://www.tataroved.ru/institut/dissovet/50/
53 «История Государственного общественно-политического архива Пермской области» - Режим доступа: http://www.autoaf.ru/docs-arhivnoe-delo-istoriya-gosudarstvennogo-obschestvenno-politicheskogo-arhiva-permskoi-oblasti.htm