Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Взаємодія бази даних з іншими програмами
Імпортування аркуша Excel у програму Access
Багато користувачів починають вивчати Access, маючи попередній досвід створення списків в Excel. Програма Excel чудово підходить для початкового створення списку, але в міру збільшення список стає незручним для впорядкування й оновлення. Зазвичай наступним логічним кроком стає переміщення списку до Access.
Таблиця бази даних за структурою схожа на аркуш, у якому дані зберігаються в рядках і стовпцях. Тому зазвичай імпортувати аркуш у таблицю даних не складно. Основна відмінність між зберіганням даних в аркуші та в базі даних полягає у способі впорядкування цих даних. Просте імпортування всього аркуша в нову таблицю бази даних не вирішить усіх проблем, пов’язаних з упорядкуванням і оновленням даних, особливо, якщо аркуш містить надлишкові дані. Для розв’язання цієї проблеми потрібно розділити дані електронної таблиці на окремі таблиці, кожна з яких міститиме пов’язані між собою дані. Для отримання додаткових відомостей про впорядкування даних у таблицях див. статтю Основи розробки баз даних.
Характерною особливістю Access є майстер аналізу таблиць, який допомагає завершити цей процес. Після імпортування даних у таблицю майстер допомагає розділити цю таблицю на окремі таблиці, кожна з яких міститиме дані, що не повторюються в жодній іншій таблиці. Майстер також створює необхідні зв’язки між таблицями. Для отримання додаткових відомостей про зв’язки див. у цій статті розділ Зв’язки в базі даних.
Імпортування аркуша Excel як таблиці в нову базу даних Office Access 2007
Натисніть кнопку Microsoft Office і виберіть пункт Створити.
Введіть у полі Ім’я файлу ім’я для нової бази даних і натисніть кнопку Створити.
Закрийте Таблицю1.
У відповідь на запит зберегти зміни в структурі Таблиці1 натисніть кнопку Ні.
На вкладці Зовнішні дані у групі Імпорт клацніть елемент Excel.
У діалоговому вікні Зовнішні дані натисніть кнопку Огляд.
За допомогою діалогового вікна Відкриття файлу знайдіть потрібний файл.
Виберіть файл і натисніть кнопку Відкрити.
У діалоговому вікні Зовнішні дані переконайтеся, що вибрано параметр Імпортувати дані джерела до нової таблиці в поточній базі даних.
Натисніть кнопку ОК.
Запуститься майстер імпорту електронних таблиць, який задасть кілька запитань щодо даних.
Виконуйте вказівки, натискаючи кнопки Далі або Назад для переміщення між сторінками. На останній сторінці майстра натисніть кнопку Готово.
Примітка Access запитає, чи потрібно зберегти подробиці щойно завершеної операції імпортування. Якщо можна очікувати, що схожу операцію імпортування потрібно буде виконати знову, натисніть кнопку Так і введіть подробиці. Потім операцію можна буде легко відтворити, натиснувши в групі Імпорт на вкладці Зовнішні дані кнопку Збережені імпортування елементи. Якщо подробиці операції зберігати не потрібно, натисніть кнопку Закрити.
Програма Access імпортує дані в нову таблицю, після чого відобразить її в розділі Усі таблиці в області переходів.
Робота з даними інших програм
Програма Office Access 2007 підтримує функції для роботи з даними, що зберігаються в інших програмах.
Створення нової бази даних Access, яка зв’язується з даними у файлі іншого формату У програмі Access можна відкривати файли інших форматів, наприклад, текстові файли, файли dBASE або електронні таблиці. Access автоматично створює базу даних Access і зв’язок із таким файлом.
Запустіть Access.
Натисніть кнопку Microsoft Office і виберіть пункт Відкрити.
У діалоговому вікні Відкрити виберіть у розкривному списку Тип файлів тип файлу, який потрібно відкрити. Якщо ви не впевнені щодо типу файлу, виберіть варіант Усі файли (*.*).
У разі необхідності перейдіть до папки, що містить файл, який потрібно відкрити. Знайшовши файл, двічі клацніть його, щоб відкрити.
Дотримуйтесь інструкцій майстра. На останній сторінці майстра натисніть кнопку Готово.
Імпортування або зв’язування з даними з наявної бази даних Access Можна або імпортувати дані з інших джерел і програм у таблиці Access, щоб вони містилися у файлі Access, або створити в Access зв’язок із цими даними, щоб вони залишалися у вихідному файлі (поза файлом Access).