Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
1. Облікові регістри, їх види
2. Форми облікових регістрів
3. Техніка облікової реєстрації
4. Форми бухгалтерського обліку
4.1. Меморіально-ордерна форма обліку
4.2. Журнал - головна форма обліку
4.3. Журнально - ордерна форма обліку
4.4. Автоматизована (комп'ютерна) форма обліку
5. Помилки в бухгалтерських записах, способи їх виявлення і виправлення
1. Облікові регістри, їх види
Господарські операції, оформлені відповідними документа ми, для одержання узагальненої інформації про наявність і зміни майна підприємства, господарські процеси і фінансові ре зультати діяльності підлягають групуванню і відображенню в певному порядку в облікових регістрах.
Облікові регістри — це носії інформації спеціального формату і будови (паперові, машинні), призначені для реєстрації, групуван ня й узагальнення господарських операцій, оформлених відповід ними первинними документами.
Записи господарських операцій в регістрах називаються обліковою реєстрацією.
Інформація, що міститься в облікових регістрах, використо вується для оперативного керівництва, економічного аналізу господарської діяльності окремих ланок і підприємств в ціло му, а також для складання звітності. Тому своєчасне і правиль не відображення господарських операцій в облікових регіст рах — одна із обов'язкових умов якості й оперативності обліку.
Облікові регістри класифікують за певними ознаками: (див. табл. 1)
- за зовнішнім виглядом;
- за характером записів;
- за обсягом змісту записів;
- за формою.
За зовнішнім виглядом облікові регістри поділяються на книги, картки, окремі листки.
В бухгалтерських книгах окремі листки міцно переплетені (зброшуровані). Сторінки книги до початку записів обов'язково нумерують. На звороті останньої сторінки за підписом головного бухгалтера вказують загальну кількість сторінок у книзі. У деяких книгах (наприклад, Касова книга) сторінки не тільки нумерують, а й прошнуровують шпа гатом і скріплюють сургучною або мастичною печаткою. На обкладинці книги зазначають назву підприємства або організації і назву цієї книги, а також рік, на який її заведено.
Для кожного окремого рахунка (синтетичного, аналітичного) у книзі відводять певну кількість сторінок залежно від передбачуваного обсягу записів. Щоб легше було знайти певний рахунок, у книзі наводять зміст, у якому зазначають номери сторінок.
Основною перевагою ведення обліку у книгах є надійність зберігання облікових записів. Тому книги використовують на тих ділянках обліку, де потрібен посилений контроль за зберіганням облікових записів.
Картки ви готовляють з цупкого паперу або тонкого картону спеціальної форми, стандартних розмірів, їх широко використовують в аналітичному обліку, наприклад для пооб'єктного обліку ос новних засобів, позамовного обліку затрат на виробництво, сортового обліку матеріальних цінностей на складах та ін. Картки зберігають у спеціальних ящиках — картотеках, де їх систематизують в певному порядку. Для забезпечення збере ження картки при відкритті реєструють у спеціальному реєстрі. Кожній картці надається порядковий номер. Картотеки закріплюють за певними обліковими працівниками, які відповідають за їх зберігання і правильність записів у них.
Окремі листки від карток відрізняються тим, що виготовля ються з менш цупкого паперу, більшого формату і зберігаються в папках (реєстраторах), з яких легко виймаються для облікових записів. Використовуються окремі листки для ведення журналів-ордерів, допоміжних відомостей.
За характером записів облікові регістри поділяють на хроно логічні, систематичні і комбіновані.
У хронологічні облікові регістри господарські операції запи сують в календарній послідовності їх здійснення й оформлення. Хронологічний облік забезпечує контроль за збереженням до кументів, що надходять до бухгалтерії, повнотою і пра вильністю бухгалтерських записів. Прикладом регістру хронологічного обліку є реєстраційний журнал операцій. Підсумок записів у журналі використову ють для перевірки повноти і правильності систематичного обліку на рахунках (шляхом порівняння його підсумку з підсумками обо ротів по дебету і кредиту синтетичних рахунків).
Систематичні облікові регістри призначені для групування (систематизації) однорідних за економічним змістом госпо дарських операцій на рахунках бухгалтерського обліку. До них належить будь-який регістр, у якому записи ведуть на рахунках синтетичного або аналітичного обліку (наприклад, Головна книга, картки пооб'єктного обліку основних засобів, складсь кого обліку матеріалів та ін.).
У комбінованих облікових регістрах хронологічні і система тичні записи ведуть одночасно. Прикладом комбінованого регістру синтетичного обліку є книга Журнал-головна, яка поєднує реєстраційний журнал (хронологічний облік) і головну книгу (систематичний облік); журнали-ордери і допоміжні відо мості, які використовуються при журнально-ордерній формі бухгалтерського обліку.
За обсягом змісту записів облікові регістри поділяють на регістри синтетичного, аналітичного обліку і комбіновані.
Регістри синтетичного обліку призначені для відображення економічно однорідних господарських засобів на синтетичних рахунках у грошовому вимірнику, з зазначенням дати, номера і суми бухгалтерського запису, як правило, без пояснювального тексту. Записи у ці регістри здійснюють на підставі первинних або згрупованих (у накопичувальних або групувальних відо мостях) документів. Регістри синтетичного обліку бувають хро нологічні (реєстраційний журнал), систематичні (головна книга) і комбіновані (книга Журнал-головна, журнали-ордери).
Регістри аналітичного обліку призначені для відображення господарських операцій на окремих аналітичних рахунках, що деталізують зміст показників відповідного синтетичного рахун ка. За допомогою цих регістрів забезпечується контроль за наявністю і змінами кожного виду господарських засобів, їх джерел, розрахунками з кожним дебітором і кредитором та ін. Записи в регістри аналітичного обліку роблять більш детально, дають пояснювальний текст, у якому розкривають зміст операції, вказують натуральні і трудові вимірники по відображу ваній операції.
Комбіновані облікові регістри призначені для одночасного здійснення синтетичного й аналітичного обліку. Органічне поєднання в одному регістрі аналітичного обліку із синтетичним є характерною особливістю сучасної техніки ведення обліку. Комбіновані регістри забезпечують можливість відображати відповідні об’єкти в аналітичному обліку й одночасно одержувати узагальнені синтетичні показники.
2. Форми облікових регістрів
Залежно від змісту обліковуваних операцій регістри бухгал терського обліку мають різну будову (форму). Найчастіше в практиці обліку використовують регістри двосторонньої, одно сторонньої, багатографної і шахової форм.
Двосторонні облікові регістри складаються з двох однакових частин, ліва з яких призначена для дебетових записів, права — для кредитових. Двостороння будова регістрів характерна, пе реважно, для бухгалтерських книг (наприклад, головна книга). Регістри двосторонньої форми доцільно використовувати тоді, коли кількість дебетових і кре дитових записів приблизно однакова. В протилежному випадку сторона рахунка, на якій менше записів, буде недостатньо ви користана.
В односторонніх регістрах графи для дебетових і кредитових записів розміщені поряд — на правій стороні регістру, а графи для запису дати, номера, змісту операції — зліва, які є загаль ними як для дебетових, так і для кредитових записів.
Залежно від змісту обліковуваних операцій односторонні регістри поділяються на контокорентні, кількісно-сумового і кількісно-сортового обліку.
Контокорентні регістри використовують для аналітичного обліку операцій по розрахункових та інших рахунках, записи на яких здійснюють тільки у грошовому вимірнику.
Контокорентна форма
(найменування рахунка)
|
Проводка |
Зміст запису |
Дебет |
Кредит |
|
|
дата |
№ |
|||
|
|
|
|
|
|
Кількісно-сумові регістри використовують для обліку матеріальних цінностей, рух яких обліковують у натуральних і грошовому вимірниках (наприклад, картки кількісно-сумового обліку матеріалів, палива та ін.).
Кількісно-сумова форма
(найменування рахунка)
|
Проводка |
Зміст запи су |
Ці на |
Надходження |
Видаток |
Залишок |
||||
|
дата |
№ |
кіль кість |
сума |
кіль кість |
сума |
кіль кість |
сума |
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Регістри кількісно-сортового обліку застосовуються для сор тового обліку товарно-матеріальних цінностей на складах підприємств і організацій.
Кількісно-сортова форма
(найменування рахунків)
|
Дата
|
№ доку мента
|
Від кого одержано або кому відпущено |
Сорт |
Розмір |
Ціна |
Контроль (підпис, дата) |
|
Надход- ження |
Видаток
|
Залишок |
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
Багатографні регістри характеризуються тим, що одна їх графа (переважно дебетова) поділяється на кілька граф. Вони використовуються для аналітичного обліку по рахунках, суми яких групуються за певними показниками (наприклад, для обліку виробничих затрат за статтями калькуляції).
Багатографна форма
(найменування рахунків)
|
Проводка |
Текст |
Дебет |
Кре дит |
||||
|
Дата |
№ |
ст.1 |
ст.2 |
ст. З |
ст.4 |
||
|
|
|
|
|
|
|
|
Шахові облікові регістри побудовані так, щоб кожна записана сума характеризувала дві ознаки: рахунок, який дебетується і рахунок, який кредитується; вид витрат і місце їх здійснення тощо. У цих регістрах сума господарської операції записується тільки один раз і відображається одночасно на дебеті і кредиті кореспондуючих рахунків, що забезпечує не тільки скорочення облікових записів, а й їх наочність. Шахова будова обліковій регістрів широко використовується при зведеннях і групуваннях облікових записів за певний період, а також при журнально-ордерній формі бухгалтерського обліку.
3. Техніка облікової реєстрації
Порядок запису господарських операцій в облікових регістрах регламентується Положенням про документальне за безпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим на казом Мінфіну України від 24 травня 1995 р. № 88. Відповідно до цього Положення господарські операції в облікові регістри записують тільки на підставі належно оформлених і опрацьова них документів чорнилом темного кольору або пастою кулько вих ручок, засобами механізації або іншими засобами, які б забезпечували збереження цих записів протягом тривалого часу і застерігали б внесення несанкціонованих і непомітних виправлень.
Підприємства й організації, які складають облікові регістри на машинозчитувальних носіях, повинні забезпечити їх відтво рення у зручному для читання вигляді. Відповідальність за пра вильність реєстрації інформації в облікових регістрах несуть особи, які склали і підписали їх. Перенесення інформації із пер винних документів в облікові регістри повинно здійснюватися в міру надходження документів до місця опрацювання (бухгалтерії), проте не пізніше строку, який забезпе чував би своєчасну виплату заробітної плати, складання бух галтерської та статистичної звітності, декларацій і розрахунків.
Записи господарських операцій в облікові регістри повинні бути чіткими і зрозумілими. Підчистки і незастережені виправлен ня, пропуски рядків і приписки між рядками не дозволяються.
Порядок ведення облікових регістрів працівників бухгалтерії визначає головний бухгалтер. Він встановлює службові обов'язки кожного працівника відповідальність за їх виконання.
Записи в облікові регістри можуть бути прості і копіювальні.
Простими називають записи, які здійснюються тільки в одному примірнику (регістрі).
Копіювальні записи застосовують у тому випадку, коли треба мати копію запису. Такі записи роблять за допомогою копіювального паперу. Так, при веденні Касової книги другий примірник використовується як звіт касира.
Порядок відображення господарських операцій в облікових регістрах залежить від форми бухгалтерського обліку, що за стосовується на підприємстві.
Про відображення господарських операцій в облікові регістри на документах роблять відповідну відмітку, що має велике значення для наступної перевірки правильності записів.
Наприкінці кожного місяця в облікових регістрах по кожно му рахунку підраховують обороти по дебету і кредиту і визна чають залишки на 1-ше число наступного за звітним місяця. Цей завершальний цикл облікових робіт потрібний для перевірки правильності облікових записів, а також для одержання інформації, необхідної для складання звітності.
4. Форми бухгалтерського обліку
Однією з важливих передумов раціональної організації обліку є застосування найбільш ефективної форми бухгалтерсь кого обліку, його технічної оснащеності.
Під формою бухгалтерського обліку розуміють певну систему взаємопов'язаних між: собою облікових регістрів встановленої форми і змісту, що зумовлює послідовність і способи облікових записів.
Основними відмітними ознаками, що визначають особливості окремих форм бухгалтерського обліку, є: зовнішній вигляд і будова облікових регістрів, взаємозв'язок регістрів синтетичного й аналітичного обліку, послідовність і техніка облікової реєстрації.
За час існування бухгалтерського обліку застосовувались різні форми. На самомому ранньому ступені розвитку облік вівся самим власником господарства для організації спостереження і контролю за збереженням його майна та розміром одержуваного доходу. Відомо, що самою ранньою була стара "італійська форма, описана італійським вченим-математиком Лукою Пачолі в чого роботі "Трактат про рахунки і записи", виданій в 1494 р. у Венеції. В ній він писав, що для зручності і легкості потрібні три книги: Меморіал (Пам'ятна книга), Журнал і Головна книга. Операції записувались із слів власника або з його Пам'ятної книги (вона замінювала собою документи) в хронологічний регістр – Журнал (де зазначались кореспондуючі рахунки), а потім в систематичний регістр – Головну книгу.
Сучасними формами бухгалтерського обліку, що застосову ються на підприємствах і в організаціях України, є: меморіально-ордерна (контрольно-шахова), Журнал-головна, журнально-ордерна, автоматизована (комп'ютерна), спрощена форма обліку.
4.1. Меморіально-ордерна форма обліку
Меморіально-ордерна (контрольно-шахова) форма бухгалтерського обліку характеризується застосуванням книг для ведення синтетичного обліку і карток — для аналітичного. Поря док облікової реєстрації господарських операцій при меморіально-ордерній формі такий.( див. мал. 1)
На підставі оформлених і перевірених документів (первинних або згрупованих) складають меморіальні ордери. В них роблять посилання на документ, що служить підставою для записів (або коротко викладається зміст запису), його номер і дата складання, вказують кореспондуючі рахунки по даній операції і суми Це допомагає упорядкуванню облікових записів. Меморіальний ордер має таку форму:
Меморіальний ордер
за____________200_ р.
|
Підстава (посилання на документ або зміст запису) |
Дт |
Кт |
Сума, грн. |
|
Платіжна відомість № 8 на виплату заробітної плати |
661 |
30 |
54200 |
Меморіальні ордери складають на окремих бланках або на самому документі, якщо на ньому відтворена (друкарським або іншим способом) форма ордера. Меморіальні ордери реєстру ють у хронологічному регістрі синтетичного обліку — Реєстра ційному журналі. Нумерацію меморіальних ордерів щомісячно починають з першого номера.
Реєстраційний журнал призначений для забезпечення збере ження меморіальних ордерів, а також для наступної перевірки повноти і правильності записів господарських операцій в систе мі рахунків. Цю перевірку здійснюють шляхом звірки місячних підсумків реєстраційного журналу з підсумками оборотів по де бету і кредиту синтетичних рахунків в оборотній відомості. .
Після реєстрації дані меморіальних ордерів записують у Головну книгу, яка є систематичним регістром синтетичного обліку.
Схема меморіально-ордерної форми бухгалтерського обліку наведена на мал.1.
4.2. Журнал - головна форма обліку
Форма бухгалтерського обліку Журнал-головна є спрощеним варіантом меморіально-ордерної форми і застосовується на неве ликих за обсягом діяльності підприємствах і в організаціях, план рахунків яких передбачає незначну кількість рахунків синтетично го обліку (малі підприємства, бюджетні установи та ін.).
Свою назву ця форма обліку одержала від основного її регістру синтетичного обліку — книги Журнал-головна.
Особливістю форми бухгалтерського обліку Журнал-головна є суміщення хронологічного і систематичного обліку по син тетичних рахунках в одному комбінованому обліковому регістрі — книзі Журнал-головна, яка поєднує у собі реєстраційний журнал і Головну книгу. У лівій частині книги (перші чотири графи) ведуть хронологічну реєстрацію здійсню ваних господарських операцій, оформлених відповідними доку ментами В них записують дату, номер, зміст операції, суму.
Ця частина книги замінює реєстраційний журнал. Права частина книги поділена на кілька подвійних граф і призначена для систематизації зареєстрованих господарських операцій по дебету і кредиту відповідних синтетичних рахунків. Ця частина книги заміняє головну книгу.
Аналітичний облік при формі Журнал-головна ведуть на картках або в книгах. Господарські операції в них записують на підставі виправдних документів, доданих до меморіальних ордерів. Наприкінці місяця за даними карток (книг) складають оборотні відомості по рахунках аналітичного обліку, підсумки яких порівнюють з оборотами і залишками відповідних синте тичних рахунків, що містяться у книзі Журнал-головна, і вста новлюють правильність відображених господарських операцій в облікових регістрах. За даними книги Журнал-головна скла дають бухгалтерський баланс.
Схема форми бухгалтерського обліку Журнал-головна наведена на мал. 2
4.3. Журнально - ордерна форма обліку
Журнально - ордерна форма бухгалтерського обліку грун тується на широкому застосуванні системи накопичувальних і групувальних облікових регістрів журналів-ордерів і допоміжних відомостей до них.
Записи в журнали-ордери (основні регістри) здійснюються безпосередньо на підставі виправдних документів в міру їх над ходження і опрацювання (без складання меморіальних ордерів). При значній кількості однорідних документів по операціях їх дані попередньо групують у допоміжних відомостях, місячні підсумки яких переносять потім у відповідні журнали-ордери.
У журналах-ордерах хронологічний і систематичний облік суміщені. Звідси зрозуміла і сама назва цих регістрів: вони од ночасно служать журналами (оскільки записи в них здійсню ють в хронологічному порядку) і ордерами (оскільки місячні підсумки журналів-ордерів за кореспондуючими рахунками замінюють собою меморіальні ордери).
За зовнішнім виглядом журнали-ордери являють собою окремі аркуші-регістри багатографної форми, призначені для кредитових записів того балансового рахунка, операції по якому облічуються в даному журналі-ордері. В окремих графах журналу-ордера вказані рахунки, які кореспондують з кредитом даного рахунка. Формат цих регістрів, розмішених граф і порядок записів залежать від особливостей облічуваних опе рацій. В усіх регістрах завчасно надрукована типова кореспон денція рахунків. Кожному журналу-ордеру присвоюють постійний номер.
Для запобігання повторних записів журнали-ордери побудо вано за кредитовою ознакою: всі господарські операції відобра жають по кредиту даного синтетичного рахунка і дебету корес пондуючих з ним рахунків. Кредитову ознаку взято в основу будови журналів-ордерів тому, що вона більшою мірою, ніж дебетова, відповідає характеру здійснюваних операцій. Кредит рахунка в більшості випадків показує мовби початок руху засобів, звідки вони надходять, а дебет - його закінчення, тобто куди засоби надходять або де вони використані.
Схема тично форма журналу-ордера має такий вигляд мал. 3.
Записи господарських операцій в журнали – ордери здійснюється за шаховим принципом, який полягає в тому, що за один робочий прийом суму господарської операції записують одночасно по дебету і кредиту кореспондуючих рахунків.
Всі кредитові обороти по синтетичному рахунку збираються в од ному журналі-ордері. Дебетові обороти по цьому рахунку одержують відображення в тих журналах-ордерах, у яких роблять записи на рахунках, що кореспондують з дебетом даного ра хунка. Тому загальна сума дебетового і кредитового обороту по кожному синтетичному рахунку може бути одержана тільки шляхом вибірки з відповідних журналів-ордерів.
Як виняток, для посилення контролю за рухом і збережен ням грошових коштів, по окремих рахунках ("Каса", "Поточ ний рахунок", "Валютний рахунок" та деяких інших) поряд з журналами-ордерами за кредитовою ознакою ведуть допоміжні відомості по дебету цих рахунків.
Отже, при журнально-ордерній формі бухгалтерського обліку будова облікових регістрів забезпечує поточний запис господарсь ких операцій за шаховим принципом.
По деяких синтетичних рахунках ("Каса", "Поточний раху нок", "Розрахунки з постачальниками і підрядчиками" тощо) ведуть окремі журнали-ордери. Проте, більшість журналів-ордерів призначені для запису операцій не по одному, а по декількох взаємопов'язаних рахунках.
Застосування журналів-ордерів по групі взаємопов'язаних рахунків робить записи більш наочними, сприяє скороченню обсягу облікової роботи, полегшує складання звітності. У зв'язку з використанням здебільшого журналів-ордерів для облікових записів по групі взаємопов'язаних рахунків загальна кількість журналів-ордерів значно менша за кількість синтетич них рахунків, передбачених планом рахунків.
Звідси, особливістю журнально-ордерної форми обліку є поєднання в одному обліковому регістрі (журналі-ордері) кількох взаємопов'язаних синтетичних рахунків з метою забезпечення наочності, скорочення обсягу облікової роботи та полегшення складання звітності.
Окремі журнали-ордери і допоміжні відомості до них при значені для ведення не тільки синтетичного, а й аналітичного обліку. Завдяки цьому відпадає необхідність ведення аналітичного обліку в окремих регістрах (картках, книгах) по деяких синтетичних рахунках (зокрема, по рахунках "Розрахунки з постачальниками і підрядчиками", "Розрахунки з підзвітними особами" тощо). Журнали-ордери, в яких поєднується аналітичний і синтетичний облік, містять всі необхідні дані щодо облічуваних об'єктів: окрім кредитового обороту, в них показують дебетовий оборот по даному рахунку, а також залишки на початок і кінець звітного періоду.
Отже, важливою особливістю будови окремих журналів - ордерів є поєднання в одному обліковому регістрі синтетичного й аналітичного обліку.
По рахунках, які охоплюють велику кількість облічуваних об'єктів (основні засоби, матеріали, паливо, розрахунки по оплаті праці тощо), аналітичний облік ведуть так само, як і при інших формах обліку — на картках або в книгах. Аналітичний облік касових операцій, як і при інших формах обліку, здійснюється у Касовій книзі.
Однією із суттєвих переваг журнально-ордерної форми обліку перед іншими формами є пристосованість облікових регістрів для складання звітності.
Таким чином, важливою особливістю журналів-ордерів є пристосованість облікових регістрів для складання звітності.
Записи у журнали-ордери здійснюють у хронологічному порядку в міру надходження і опрацювання документів. На кожному документі вказують номер журналу-ордера і порядковий номер запису. Відпрацьовані документи зберігають у окремих папках і підшивають в порядку послідовності зроблених записів у журналі-ордері, , забезпечує можливість швидкого знаходження потрібного документа.
Наприкінці місяця по кожному журналу-ордеру підводять підсумки зроблених записів, які обов'язково звіряють з документами, які послужили підставою для записів. Загальний підсумок по кредиту рахунка в журналі-ордері порівнюють з підсумками кореспондуючих по дебету рахунків. Це забезпе чує перевірку правильності облікових записів без складання оборотних відомостей. Оборотні відомості складають тільки по тих рахунках, по яких ведуть картки (книги) аналітичного обліку.
Після закінчення місяця журнали-ордери і допоміжні відо мості до них підписуються працівниками бухгалтерії, що скла дали їх, і головним бухгалтером. Місячні обороти журналів-ордерів переносять у Головну книгу, про що роблять відповідні позначки.
Головна книга призначена для щомісячного узагальненні даних поточного обліку журналів-ордерів, перевірки правиль ності облікових записів і складання балансу. Для кожного син тетичного рахунка в Головній книзі відводять окрему сторінку, а для запису місячних оборотів журналів-ордерів — окремий рядок. Кредитові обороти журналів-ордерів у Головну книгу переносять загальним підсумком (оскільки розгорнуто за ко респондуючими рахунками вони відображаються у журналі-ордері); дебетові обороти записують окремими сумами із різних журналів-ордерів (щоб показати кореспонденцію дебето вого обороту). Таким чином, журнали-ордери і Головна книга взаємно доповнюють одне одного і дають розгорнуту корес понденцію по дебету і кредиту кожного синтетичного рахунка.
Наприкінці місяця по кожному синтетичному рахунку Го ловної книги виводять залишок (сальдо), який записується в окрему графу. За даними Головної книги складають бухгал терський баланс.
4.4. Автоматизована (комп'ютерна) форма обліку
В основу комп’ютерних форм обліку покладено головний елемент методу бухгалтерського обліку – документацію. Початкова інформація з первинних документів заноситься в пам'ять комп’ютера і за допомогою комп’ютерних програм здійснюється групування та її узагальнення.
Сучасна комп’ютерна форма бухгалтерського обліку базується на використанні персональних комп’ютерів та обчислювальних мереж. Практичне її застосування залежить від набору технічних засобів і вибору організаційних форм їх використання.
Порядок ведення облікових записів при комп’ютерній формі обліку наведено на мал. 4.
5. Помилки в бухгалтерських записах, способи їх виявлення і виправлення
У процесі облікової реєстрації господарських операцій мо жуть виникнути помилки — від простих описок до неправиль ної кореспонденції рахунків. Для забезпечення достовірності показників обліку необхідно до складання звітності перевірити правильність облікових записів і виправити їх (якщо вони мали місце). Помилки виявляють різними способами залежно від їх характеру і форми ведення бухгалтерського обліку. Так, при меморіально-ордерній формі повнота і правильність облікових записів встановлюється звіркою підсумків дебетових і кредито вих оборотів синтетичних рахунків в оборотній відомості з підсумком обороту реєстраційного журналу. Обороти і залиш ки по аналітичних рахунках в оборотних відомостях порівню ють з даними відповідного синтетичного рахунка.
При журнально-ордерній формі записи в облікових регістрах звіряють з даними первинних документів, що послу жили підставою для записів у них. Крім того, система регістрів журнально-ордерної форми побудована так, що дає змогу кон тролювати правильність облікових записів шляхом взаємної звірки підсумків окремих журналів-ордерів і допоміжних відо мостей. Про проведення таких перевірок бухгалтер робить відповідні відмітки і ставить свій підпис.
Поширеним способом виявлення помилок є суцільна перевірка пунктуванням записів. Суть його полягає у тому, що всі записи в обліковому регістрі, в якому виявлені розбіжності, послідовно звіряють з документами або іншими обліковими регістрами, в яких відображені ті самі операції. Перевірену суму позначають знаком "V" або крапкою (пунктують). При цьому видно, які записи уже перевірено і де ще може бути помилка.
У бухгалтерському обліку можуть траплятися помилки внаслідок неправильно складеної проводки. Такі помилки мо жуть бути виявлені при перегляді кореспондуючих рахунків або ознайомленні з економічним змістом відображених в обліку операцій.
Порядок виправлення помилок залежить від їх характеру і часу виявлення. Діючим Положенням про документальне за безпечення записів у бухгалтерському обліку передбачено вип равлення помилок такими способами: коректурним, "червоним сторно " (від'ємних чисел) і доповнюючих проводок.
Коректурний спосіб виправлення помилок полягає у тому, що неправильний запис закреслюється однією рискою так, щоб можна було прочитати закреслене, а зверху пишуть правильну суму (або текст). Виправлення помилки повинно бути застережено надписом "Виправлено" і підтверджене підписом: у документі — особи, що підписала документ, в обліковому регістрі — особи, що зробила виправлення, з зазначенням дати. Цим способом користуються для виправлення описок або арифметичних помилок, допущених у документах (окрім банківських касових і цінних паперів) або в облікових регістрах, якщо помилка була швидко виявлена і не позначилася на підсумках облікових записів.
Якщо ж помилка пов'язана з неправильною кореспонденцією рахунків або виявлена після підбиття підсумків в облікових регістрах, виправляти її коректурним способом не можна, тому що при закресленнях і виправленнях записів у кількох місцях регістр набуває неохайного вигляду. Помилки такого характеру виправляють способом "червоного сторно" або доповнюючих бухгалтерських проводок.
Спосіб "червоне сторно" полягає у тому, що неправильний бухгалтерський запис роблять повторно в тій самій кореспон денції рахунків, що й помилковий запис, але червоним ко льором, що означає від'ємні числа. При підбитті підсумків суми, записані червоним кольором, віднімаються. Одночасно звичайним чорнилом роблять другий запис із зазначенням правильної кореспонденції рахунків і суми. В результаті одержу ють правильне відображення операції в обліку.
Виправлення помилок способом "сторно" оформляють спеціальною бухгалтерською довідкою, в якій робиться поси лання на номер і дату помилкового запису, що підлягає вип равленню, а також документа, який послужив підставою для цього запису.
Приклад.
За документом списано паливо (на суму 2100 грн.), яке по милково було віднесено на затрати виробництва (треба — на загальновиробничі витрати). В бухгалтерському обліку витра чене паливо відображено проводкою:
Д-т 23 К-т 203 Сума 2100 грн.
Для виправлення помилкового запису в цій же сумі і корес понденції рахунків роблять запис червоним кольором:
Д-т 23 К-т 203 Сума 2100 грн.
Після цього роблять правильний запис (звичайним чорнилом):
Д-т 91 К-т 203 Сума 2100 грн.
На рахунках ці записи матимуть такий вигляд:
З прикладу видно, що перший помилковий запис було анульовано другим, виправним записом в тій самій кореспон денції рахунків і сумі, але червоним кольором. Третій запис відображає операцію правильно. При визначенні оборотів вра ховано тільки третій запис.
Спосіб "червоного сторно" застосовують і в тому випадку, якщо запис на рахунках зроблено в правильній кореспонденції рахунків, але в перебільшеній сумі. Тоді на суму різниці між помилково записаною (перебільшеною) і правильною сумою роблять часткове сторно.
Якщо, наприклад, у попередньому прикладі проводка була складена правильна, але сума перебільшена на 800 грн., то на цю суму роблять запис:
Д-т 23 К-т 203 Сума 800 грн.
З прикладу видно, що перший помилковий запис у перебільшеній сумі (2100) виправлений другим записом на різницю між перебільшеною і правильною сумами операції.
Виправлення помилки у цьому випадку обмежується тільки одним сторнувальним записом на зайву суму. Обороти на рахунках показують реальну вартість витраченого палива.
Спосіб доповнюючих проводок застосовують у тих випадках коли в облікових записах кореспонденцію рахунків вказано правильно, але операцію записано в меншій сумі, ніж потрібно В цьому випадку складають доповнюючу бухгалтерську проводку в тій самій кореспонденції рахунків, що й початковий запис, на різницю між правильною і зменшеною сумою операції.
Якщо, наприклад, у попередньому прикладі бухгалтерська проводка була складена правильно, але в меншій сумі (на 100 грн.), то на цю суму роблять доповнюючий запис:
Д -т 23 К-т 203 Сума 100 грн.
З прикладу видно, що перший запис є помилковим, а доповнюючий запис зроблено на різницю між правильною і помил ковою (зменшеною) сумою операції. Підсумок обох записів правильно відображає здійснену операцію — вартість фактич но витраченого палива на виробництво.
Всі доповнюючі проводки, як і сторнувальні, складають на підставі бухгалтерської довідки з обов'язковим посиланням на номер і дату помилкового запису.
Для уникнення можливого порушення тотожності показ ників поточного обліку і звітності після складання балансу та інших форм звітності ніякі виправлення в облікових записах за звітний період, як правило, не дозволяються. Уточнення звітних даних і виправлених помилок, що стосуються минулого звітного періоду, відображають у регістрах наступного звітного періоду при відкритті рахунків.
Контрольні запитання
1. Дайте визначення облікових регістрів.
2. Як поділяються облікові регістри за зовнішнім виглядом? Характером записів? Обсягом змісту записів?
3. Форми облікових регістрів, що використовуються в бухгал терському обліку.
4. Техніка облікової реєстрації господарських операцій в облікових регістрах.
5. Способи перевірки правильності облікових записів у
регістрах.
6. Дайте визначення форми бухгалтерського обліку. Назвіть основні відмітні ознаки, що визначають особливості окремих форм бухгалтерського обліку.
7. Назвіть сучасні форми бухгалтерського обліку, що застосовуються на підприємствах і в організаціях.
8. Порядок ведення бухгалтерського обліку за меморіально – ордерною формою.
9. Порядок ведення бухгалтерського обліку за формою Журнал - головна.
10. Порядок ведення бухгалтерського обліку при журнально – ордерній формі.
11. Автоматизована (комп'ютерна) форма обліку.
12. Способи виявлення та виправлення помилок в бухгалтерському обліку. Суть кожного з них.
Домашнє завдання
Н.М. Грабова "Теорія бухгалтерського обліку 2001" ст.179 – 224
Ф.Ф. Бутинець "Теорія бухгалтерського обліку" ст.374 – 415
Г.О. Партин "Теорія бухгалтерського обліку" ст.137 – 147
PAGE 20