Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
12. Культура делового письма
Деловое письмо — документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которые могут быть как юридическими, так и физическими лицами.
Руководителю или специалисту управления по роду своей деятельности приходится писать немало деловых писем. К таким письмам относятся характеристики, резюме, рекомендательные письма, письма-напоминания и благодарности, письма — приглашения на собеседования или презентацию, письма-отказы, исковые заявления, жалобы и т.п. Общие требования написания деловых писем таковы:
• бумага для делового письма должна быть хорошего качества, абсолютно чистой, аккуратно обрезанной;
• желательно, чтобы бланк письма был с эмблемой организации, ее полным названием, почтовым и телеграфным адресом, телефоном, факсом, электронным адресом и банковскими реквизитами;
• служебные письма печатаются на лицевой стороне листа, без помарок; все страницы, кроме первой, нумеруются арабскими цифрами;
• ширина поля с левой стороны листа должны быть не менее 2-х см, абзац начинается с красной строки с отступлением в пять интервалов от левого края строки;
• текст печатается через полтора — два интервала;
• желательно избегать переноса слов;
• в правом верхнем углу под адресом организации-отправителя ставится дата, желательно полностью (например, 2 января 2002 года);
• наименование организации или фамилия и адрес человека, куда отправляется письмо, проставляется на левой стороне листа;
• ниже, с края строки или в центре листа пишется вежливое обращение; например « Уважаемый Иван Иванович»;
• после обращения требуется запятая, но часто ставят восклицательный знак, чтобы следующую фразу начать с красной строки и с заглавной буквы;
• заканчивается письмо словами благодарности за сотрудничество и выражением надежд на его продолжение;
• подпись ставится в правой стороне листа, после заключительной фразы вежливости, например, « С уважением ...», фамилия подписывающего печатается под его рукописной подписью;
• резолюции на всех видах входящей корреспонденции должны делаться карандашом или на отдельных листах;
• письмо складывается текстом внутрь, а наиболее важные деловые письма не сгибаются, для чего посылаются в больших плотных конвертах;
• на телеграфный запрос следует дать ответ в течение 3-х дней, на письмо — 10; если запрос требует подробного рассмотрения, то в течение 3-х дней следует сообщить, что письмо принято к сведению и дать окончательный ответ в течение 30 дней.
К содержанию деловых писем предъявляются следующие требования;
• точность и ясность изложения мыслей — короткие слова, короткие фразы, короткие абзацы;
• максимальная доступность текста для понимания, употребление простых фраз, точно и однозначно выражающих суть;
• краткость, отсутствие лишних слов и пустых фраз, хотя короткое письмо составить труднее длинного;
• грамотность — соблюдение норм грамматики и правописания, а также требований делового этикета;
• корректность — деловой и вежливый стиль изложения, не исключающий живости и образности языка, оставляющий приятное впечатление о человеке.
Составление резюме. Резюме (самохарактеристика) — одно из самых эффективных средств саморекламы, самомаркетинга на рынке труда. Цель резюме — привлечь внимание к себе при заочном знакомстве, произвести благоприятное впечатление и вызвать желание пригласить кандидата на личную встречу. На основании резюме формируется первое и очень устойчивое мнение о человеке, которое, однако, субъективно и зависит от стереотипов восприятия людей. Американский стандарт, получивший наибольшее распространение в России, предполагает обратный хронологический порядок описания образования и опыта работы. Резюме могут быть краткими и подробными, если кандидат претендует на высокие руководящие должности или направляет их в агентства по трудоустройству. Чаще составляют резюме хронологические и реже функциональные. Хронологические резюме содержат описание трудовой деятельности в прямом или обратном хронологическом порядке. Функциональные описывают основные направления деятельности, наиболее важные профессиональные достижения, отвлекая при этом внимание от перерывов в работе, частой смены мест работы или работы не по специальности.
Специалисты кадровых служб считают наиболее приемлемой следующую структуру резюме:
Заголовок — фамилия, имя, отчество кандидата;
Основные личные данные — адрес, телефон, дата и место рождения, семейное положение;
Цель обращения— на какую работу, в какой должности и на какие условия претендует, с дальнейшим обоснованием своих претензий;
Опыт работы— даты мест работы, занимаемых должностей, выполняемых функций и профессиональных достижений (эта часть резюме является главной, однако непропорциональная подробность изложения этих данных нежелательна);
Образование— даты, учебные заведения, полученная специальность и присвоенная квалификация, а также награды, призы и звания.
Дополнительная информация — данные о дополнительных знаниях и навыках, имеющих отношение к данной работе, важных фактах биографии и личных качествах:
• владение иностранными языками (свободно, в совершенстве или читаю и перевожу со словарем);
• владение навыками работы на компьютере (желательно с указанием применяемых программных средств);
наличие водительских прав и опыт вождения;
• членство в профессиональных объединениях или партиях;
• участие в работе конференций и съездов;
• сведения об общественной деятельности;
• сведения о военной службе и воинских званиях;
• серьезные увлечения на досуге, имеющие отношение к данной работе, и достигнутые успехи;
• указание готовности к сверхурочной работе, длительным и дальним командировкам, смене места жительства;
• сведения о рекомендациях;
• личные характеристики
Дата составления резюме — свежая дата повышает достоверность заинтересованности в данной работе, старая дата может свидетельствовать о давних поисках работы в разных местах.
Стиль написания резюме должен отвечать следующим требованиям:
• краткость —отсутствие лишних слов, длинных, непонятных сокращений и терминов;
• конкретность — отсутствие неточной или лишней информации, не имеющей прямого отношения к вакансии;
•целенаправленность — изложение главных сведений, подтверждающих право претендовать на данную должность;
• честность — отсутствие недостоверной информации.
Составление письма-отказа. Надо начать и закончить письмо обнадеживающе, позитивно, подчеркнуть достоинства и успехи кандидата, пожелать удачи.
Если необходимо указать на недостатки, следует оценить отдельные качества, знания и навыки, а не человека в целом. Не пишите сухо «вы нам не подходите», а укажите, что шансы на успех были высоки, что кандидат был в числе нескольких отобранных из сотен претендентов. Пожелайте ему успехов в поисках работы. Но если человек вам явно не понравился, не обнадеживайте его возможным сотрудничеством.
Составление искового заявления. Исковые заявления между организациями составляются для разрешения споров в Арбитражном суде, если претензии не могут быть урегулированы соглашением сторон.
Исковое заявление составляется юрисконсультом и подписывается руководителем. В качестве приложения к нему приводится полный состав документов: контракт, претензии, ответ на претензию, документы-доказательства и т. п.
Составление жалобы. Жалоба подается в суд по месту нахождения ответчика или по месту жительства заявителя.
Жалобы могут быть рукописными, но, как правило, их печатают на пишущей машинке или компьютере. Жалобы составляются в трех экземплярах: 1-й экземпляр направляется в суд; 2-й экземпляр — ответчику; 3-й экземпляр остается у автора. Вместе с жалобой направляются все необходимые документы, указанные в приложении