Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
II. Конференции, гостеприимство
Подготовка конференций
Конференции проводятся, как правило, для обсуждения последующих действий или вопросов, представляющих п.ча-импын интерес. Однако их основная ценность заключается в том, что они дают людям возможность встретиться и по знакомиться друг с другом. Эта значимость возрастает, когда мужей сопровождают жены, поскольку возникшая на конфе ренции дружба между семьями часто сохраняется годами.
Организация конференции, независимо от ее масштабов и целей, требует тщательной подготовки и кропотливой рабо ты. Подготовку к ней часто поручают отделу IIP.
Первое условие достижения успеха состоит в обеспечении аудиовизуальпого и другого необходимого технического обо рудования в месте проведения конференции. Ничто не может заменить личный контроль, и прежде чем принимать любое решение, необходимо проверить псе. Следует осмотреть нс только конференц-зал и гостиницы, по и другие места, куда могут пойти участники, включая столовые, рестораны и кафе.
Если проводится международная конференция, может воз никнуть необходимость в синхронном переводе. Нереально надеяться, что все участники понимают английский язык.
К началу конференции потребуется напечатать множество документов. Есть смысл заранее принять символ конферен ции, найти единый стиль и гамму цветов. Это в общем-то про стое начинание придаст целостность всем мероприятиям. По мимо этих очевидных вещей целесообразно напечатать для участников багажные бирки и автомобильные наклейки. Единство символа и стиля необходимо сохранять во всех слу чаях вплоть до распечатки доклада о работе конференции.
Предварительное уведомление о проведении конферен ции, рассылаемое всем потенциальным ее участникам, долж но содержать максимум информации о всех мероприятиях. Это уменьшит число вопросов, которые придется решать
Конференции, гостсприи.нсп/во 144
впоследствии. Как бы хорошо чя б^ла подгов.кч^а предва ря тельная документация, псег.^а и»;, явится большое ^оли^г • (••гво ^юрмальност^й ттри ^к-гис^^л^-я прибывших участни-к<.ь. Псобходямо тщательно i;o.•.aG•^•i'й'Гl,cя о том, чтойы й.х мож1Ю было решить быстры) и ^фц^ь-тивно. Глити^^ — иметь достаточно хорошо подгото^лрнч^к сотрудникоп, которые выполняли бы свою работу приь.'-."ятю, спокойно я без про волочек. Штаб конференции нц:;апунс ее открытия должен по мере поаможности работать .шт-олпочь.
Вез всякого сомнения, потребуются специально ш^а.-ботиться о приеме Бысокопостивлс]1Н!.1Х лиц или других осо бых гостей, однако не менее «шжио обеспечить сердечный прием всем участникам. Цпеты дамам и приветственные ад реса п помсрах гостиницы — это те две небольшие детали, которые производят глубокое пнечатление, особенно если не которые из делегатов прибыли иадалека.
Независимо от технического или делового характера за седаний, необходимо так составить программу, чтобы выде лить достаточно времени для проведения неофидиальных встреч в перерывах и в свободные от работы часы.
Следует приложить все усилия, чтобы соблюдался график работы, для чего необходимо иметь достаточное количество сотрудников, которые спокойно, но твердо будут руководить участниками. Успетнос проведение копфереппии требует всяческого внимания к деталям, но при этом вся организа" торская деятельность должна быть незаметной и ненавязчи вой.
Как правило, на конференцию приглашают прессу, о чем уже говорилось в третьей главе. На многих конференциях устраивают выставки или органияуют специальные экспози ции, и обычно на них приглашают местных жителей, уста новив для этого строго определенное время. Крупная конфе ренция, в которой принимает участие много делегатов, ока зывает значительное поядейетвие на жизнь города. Це лесообразно широко проинформировать население о конфе ренции, в особенности если обсуждаемые на ней вопросы небезынтереспы широкой общественности.
Организация выставок способствует успешному проведе нию многих конференций и наоборот. Крайне важно обес печить участникам достаточно времени для обоих меропри ятий.
В практику широко вошло проведение международных конференций профессионального и технического характера, которые дают прекрасную возможность для обмена идеями и развития международного взаимопонимания.
na<'^.^u^^l^'^lЛ^"uш1^.'^. Ч^n<)•Jm'>n^uк.<.н:'{'
Некоторые соображения о гостапршшстве
Нсску.-гпо оказать гостсприимс.тяо и «m:iiiecc должно быть т^кнм ж«\ как и в частной жизни. Подли;ш(ю гостоприимст1Ю iic ставит задачу „.купить" дружбу; йто осиопа для устаноп-ления некрепких и прочных отношений. Критики ПР ут-перждают. что гостеприимство в оспоппом состоит из спирт ных напитков, обильных обедов и роскошпых увеселитель ных мероприятий с целью заискивания перед кем-либо или для того. чтобы связать чслопска обязательством. Иногда такой прием действительно имеет место в мире бизнеса, од нако, боа всякого сомнения, он не является частью профес сионального ведения ПР.
Ведущий сотрудник по ПР крайне занятый человек: у него „раскаляется" телефон, ему приходиться одновременно де лать множество разных дел. В офисе нилстко провести об стоятельный разговор с посетителем, поэтому и удобно, и приятно провести встречу за обедом или вечером за ужином, когда за столом, в спокойной обстановке и без помех можно обсудить различные вопрос))!.
Связи, установленные сотрудником — часть его „капита ла", необходимо поддерживать их: встречаться с людьми, время от времени приглашать их в бар пли на обед, иными словами, „страдать" во имя дружбы.
Работники в области ПР помимо хороших знаний о сред ствах общения должны разбираться в блюдах и напитках, уметь развлечь людей.
пр — это не только одни развлечения. В течение года спе циалисту по ПР, как правило, приходится выполнять много различных социальных функций, принимать участие в раз ных встречах. Они могут варьироваться от банкета на более чем 500 персон для всех участников конференции до обеда для 8-12 журналистов или даже ужина для четперых.
Необходимо подойти к организации обеда или ужина так же тщательно, как и к любой другой работе, предусмотрев и приняв во внимание любые непредвиденные обстоятельства. Нужно проявить достаточную гибкость, чтобы сориентиро ваться в таких сложных ситуациях, когда, например, наибо лее важные гости опаздывают или нс могут приехать из-за того, что заболели в послоднюю минуту, или начался, скажем, парламентский кризис, или еще нечто в этом роде.
Даже если мероприятие проводится в первоклассной го стинице или ресторане, крайне важно нс полагаться на про стое везение, коли следует добиться полного успеха. Устро итель банкета не должен думать ни об одном из гостей как о ком-то надоедливом. Лучше всего, если блюда и вина вы берет метрдотель, для которого это лучший способ пока-
Конференции, гостеприимство
Ппбликрилсйитл. Чтоэто такое?
зать, на что он способег, и проявить свою заинтересованность в деле.
В выборе блюд нс существует твердых правил. Главное, чтобы, поданые к столу, они соответствовали поводу и удов летворяли любые известные вам вкусы наиболее важных го стей. Выбор блюд также зависит от присутствия дам. В тех случаях, когда за столом гости, которые в выборе блюд сле дуют определенным регилиозным правилам, необходимо за благовременно учесть и это. Например, нецелесообразно включать в меню свинину, если ожидается прибытие боль шого количества гостей, которые, возможно, будут принад лежать к различным вероисповеданиям.
Поскольку все больше людей становится вегетарианцами, необходимо учесть потребность в специальных диетических блюдах.
Выбор блюд, естественно, влияет на выбор вин. Независи мо от того, какое блюдо будет главным, желательно предло жить белое или красное вино. Если присутствуют дамы, то, скорее всего, они предпочтут менее сухое вино, чем мужчи ны. Если обед официальный, то, как правило, к каждому блю ду подают соответствующее вино, однако в этом не будет не обходимости на менее официальных обедах.
В отношении вин существует много снобизма, однако в последнее время все больше ценят тонкие вина, поэтому це лесообразно пойти навстречу гостям и подать именно их. Еще более важно проследить, чтобы поданое вино было тре буемой температуры, хотя в дорогих гостиницах это само собой разумеется. Там, где обслуживание ниже классом, це лесообразно уделить этому вопросу личное внимание.
Цены в карточке вин никоим образом не могут служить ориентиром в выборе вин, и желательно, чтобы все сотруд ники в области ПР — как мужчины, так и женщины — были хорошо знакомы с марками вин. Поскольку единственный способ добиться этого — попробовать самому, когда это поз воляют обстоятельства, — то это является той частью полу чения навыков в области ПР, которая устраивает всех, за ис ключением тех, кто быстро хмелеет.
Используйте свое воображение при подготовке плана раз влекательных мероприятий и старайтесь проявить изобре тательность. Гостиницы »люкс" во всех крупных городах весьма похожи одна на другую, и участники конференции, прибывшие из-за границы, скорее всего предпочтут посетить рестораны, в которых можно заказать блюда местной кухни. В Лондоне обеды можно устраивать в Ливери Холз или дру гих необычных местах. Специально отпечатанные меню и размещенные на столах
карточки с именами придадут обеду п обычном ресторане или гостинице особый колорит. Если меню и карточки сде ланы со вкусом, их будут долго хранить — даже дольше, чем память о самом обеде.
Значительный рост числа напиппальпых и международ ных конференций припел к тому, что во всех крупных горо дах мира увеличилось число помещений и аалоп для их про ведения и организации обедов и банкетов. Поэтому конкурен ция в этой области усилилась, что даст гораздо больший, чем раньше, выбор.
Во всех странах мира сейчас изобилие конгресс-центров, и есть все позможпости выбрать зал заседаний любого раз мера.