Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
59
Содержание
|
Введение |
3 |
|
Глава I. Информация как предмет изучения |
7 |
|
1.1. Понятие информации |
7 |
|
1.2. Качество информации (свойства) |
8 |
|
1.3. Классификация информации по разным признакам |
11 |
|
1.4. Кодирование при передаче и хранении информации |
14 |
|
Глава II. Информация в управлении (на примере ведения делопроизводства организации) |
18 |
|
2.1. Методика исследования информационного обеспечения существующей системы управления в структурном подразделении |
18 |
|
2.2. Проверка достоверности информации о претендентах на вакантные рабочие места в отделе кадров |
22 |
|
2.3. Информационное взаимодействие кадровой службы предприятия с внешним рынком труда |
25 |
|
2.4. Особенности информационных технологий в организациях различного типа |
28 |
|
Глава III. Информация (на примере ведения менеджмента в организациях) |
30 |
|
3.1. Понятие, значение и требования к информационным ресурсам менеджмента |
30 |
|
3.2. Информационные процессы, проходящие в менеджменте организации |
34 |
|
3.3. Информационные системы и технологии, их классификация в организационном менеджменте |
37 |
|
3.4. Компьютерные технологии обработки документационной информации в задачах делопроизводства |
49 |
|
3.5. Порядок проведения информационного обследования управленческой деятельности |
52 |
|
Заключение |
56 |
|
Список литературы |
58 |
Цель курсовой работы:
Задачей исследования является рассмотрение проблем внутри организации при использовании информационных систем управления и выявлении стратегии внедрения информационных систем на предприятиях.
Предметом исследования являются методы исследования управления организаций и движения информационных потоков.
Источниковедческую базу составляют Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации»2;
Федеральный закон «О защите персональных данных»4;
Федеральный закон № 139-ФЗ от 28 июля 2012 года «О защите детей от информации, причиняющей вред их здоровью и развитию»5;
Федеральный закон от 9 февраля 2009 года N 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»6;
Закон РФ от 27.12.1991 N 2124-1 (ред. от 05.04.2013) «О средствах массовой информации»7.
Материал исследования – раскрытие темы информации в общих чертах и выявление взаимодействия информации и управления в организациях, ее методика и исследование.
«В монографии учебника «Информатики» автор дает представление о роли информации в развитии общества, об основах построения информационных систем, информационной безопасности и менеджменте информационной среды»8.
«В монографии учебника «Информационные технологии в управлении кадрами» автор рассматривает современные проблемы управления кадрами предприятия с позиций автоматизации, особенности информационного обеспечения деятельности кадровых служб в условиях современных информационных технологий, включая Интернет; автор приводит практические рекомендации относительно анализа системы управления»9.
«В монографии учебника «Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления» автор предполагает изучение автоматизации управления информационными системами, распространенных информационных систем в организации делопроизводства»10.
«В монографии учебника «Информационные технологии управления» автор уделяет особое внимание на особенности применения современных технологий в управленческой деятельности менеджеров; организационно-методические вопросы разработки и применения информационных технологий в управлении экономическими системами и автоматизацию информационной поддержки принятия управленческих решений; компьютерным технологиям подготовки текстовых документов»11.
1.2. Качество информации (свойства)
«Под качеством информации понимается такая совокупность свойств, которая обусловливает ее способность удовлетворять определенные потребности людей»15. Основными потребительскими показателями качества информации являются: репрезентативность, содержательность, достаточность, доступность, актуальность, своевременность, точность, достоверность, устойчивость.
Репрезентативность информации связана с правильностью ее отбора и фор мирования в целях адекватного отражения свойств объекта. Важнейшее значение здесь имеют
Нарушение репрезентативности информации приводит нередко к существен ным ее погрешностям.
Достаточность (полнота) информации означает, что ее состав (набор по казателей) минимален, но достаточен для принятия правильного решения. По нятие полноты информации связано с ее смысловым содержанием (семантикой) и прагматикой. Как неполная, то есть недостаточная для принятия правильного решения, так и избыточная информация снижает эффективность принимаемых пользователем решений.
Доступность информации восприятию пользователя обеспечивается выпол нением соответствующих процедур ее получения и преобразования. Например, в информационной системе информация преобразуется к доступной и удобной для восприятия пользователем форме. Это достигается, в частности, и путем со гласования ее семантической формы с тезаурусом пользователя.
«Актуальность информации определяется степенью сохранения ценности ин формации для управления на момент использования и зависит от динамики из менения ее характеристик, а также от интервала времени, прошедшего с момента возникновения данной информации»17.
Своевременность информации означает ее поступление не позже заранее назна ченного момента времени, согласованного с временем решения поставленной за дачи.
Точность информации определяется степенью близости получаемой информа ции к реальному состоянию объекта, процесса, явления и т. п. Для информации, отображаемой цифровым кодом, известны четыре классификационных понятия точности:
Достоверность информации определяется ее свойством отражать реально суще ствующие объекты с необходимой точностью. Измеряется достоверность инфор мации доверительной вероятностью необходимой точности, то есть вероятностью того, что отображаемое информацией значение параметра отличается от истинного значения этого параметра в пределах необходимой точности.
Устойчивость информации отражает ее способность реагировать на изменения исходных данных без нарушения необходимой точности. Устойчивость инфор мации, как и репрезентативность, обусловлена выбранной методикой ее отбора и формирования»18.
Таким образом, подведем итоги параграфа и отметим, что качество информации, является совокупностью свойств, обуславливающих способности удовлетворять потребности людей. Качество содержит свои основные показатели, а именно: репрезентативность, связанная с правильностью отбора и фор мирования в целях адекватного отражения свойств объекта; содержательность информации, отражающую семантическую емкость; достаточность информации, означающий минимальным составом, но достаточным для принятия правильного решения; доступность информации, обеспечивающая выполнением процедур ее получения и преобразования; актуальность, определяющая степень сохранения ценности для управления на момент использования; своевременность информации, означающее ее поступление позже заранее назна ченного момента времени; точность информации, определяющая степень близости получаемой информа ции к реальному состоянию объекта; достоверность информации, определяющая свойство отражать реально суще ствующие объекты с необходимой точностью; устойчивость информации, отражающая способность реагировать на изменения исходных данных без нарушения необходимой точности.
По функциям управления обычно классифицируют экономическую информа цию, при этом выделяют следующие группы: плановая, нормативно-справочная, учетная и оперативная (текущая).
«Плановая информация — информация о параметрах объекта управления на будущий период»26. На эту информацию идет ориентация всей деятельности фирмы.
Нормативно-справочная информация представляет собой различные норматив ные и справочные данные. Ее обновление происходит достаточно редко.
«Учетная информация — это информация, которая характеризует деятельность фирмы за определенный прошлый период времени»27. На основании этой информа ции могут быть проведены следующие действия: скорректирована плановая инфор мация, сделан анализ хозяйственной деятельности фирмы, приняты решения по более эффективному управлению работами и пр. На практике в качестве учетной информации могут выступать информация бухгалтерского учета, статистическая информация и информация оперативного учета.
«Оперативная (текущая) информация — это информация, используемая в опе ративном управлении и характеризующая производственные процессы в текущий (данный) период времени»28. К оперативной информации предъявляются серьезные требования по скорости поступления и обработки, а также по степени ее досто верности. От того, насколько быстро и качественно проводится ее обработка, во многом зависит успех фирмы на рынке»29.
Итак, информация имеет свою классификацию, в которой включены такие разделы как по месту возникновения (входная и выходная), по отношению к объекту управления (внутренняя и внешняя), по стадии обработки (первичная и вторичная, промежуточная и результативная), по способу отражения (текстовая и графическая), по стабильности (переменная и постоянная), по функциям управления (плановая, нормативно-справочная, учетная, оперативная).
1.4. Кодирование при передаче и хранения информации
Путем кодирования производится отображение одного набора знаков в другой набор знаков. «Отображаемый набор знаков называется исходным алфавитом, а на бор знаков, который используется для отображения, — кодовым алфавитом»30. Для построения кода применяются как отдельные символы кодового алфавита, так и их комбинации.
«Совокупность символов кодового алфавита, применяемых для кодирования одного символа или одной комбинации символов исходного алфавита, называется кодом символа»31.
Взаимосвязь символов или комбинаций символов исходного алфавита с их кодовыми комбинациями составляет таблицу кодов (таблицу соответствия).
Для получения исходных символов по кодам символов применяют процедуру декодирования. При этом обязательно соблюдение условия: код должен быть одно значным, то есть одному исходному знаку должен соответствовать точно один код и наоборот. «Кодирование – это представление сигнала в определенной форме»32. «Декодирование – это получение исходных символов по кодам символов»33.
Виды кодирования зависят от поставленной цели:
Существует два основных широко применяющихся сегодня способа криптографического кодирования:
симметричное кодирование с закрытым ключом и асимметричное кодирование с открытым ключом. При симметричном кодировании с закрытым ключом для кодирования и декодирования данных применяется один и тот же ключ. Этот ключ должен быть по безопасным каналам доставлен стороне, осу ществляющей декодирование, что делает шифрование с симметричным ключом уязвимым. Напротив, при шифровании с асимметричным ключом сторона, осуществляющая декодирование, публикует так называемый открытый ключ (public key), который применяется для кодирования сообщений, а декодиро вание осуществляется другим — закрытым ключом (private key), известным только принимающей стороне. Такая схема делает асимметричный способ ко дирования высоконадежным. По этой причине в последнее время он приобрел массовую популярность.
Существует два основных типа помехозащищенного кодирования:
Кодирование с фиксацией ошибок обладает сравнительно небольшой избыточ ностью, позволяющей зафиксировать на приемной стороне факт появления в сообщении ошибки. В случае обнаружения ошибки сообщение передается повторно.
Кодирование с коррекцией ошибок еще более избыточно, что позволяет не только обнаружить возникшую при передаче по каналу связи ошибку, но и исправить ее. Недостатком этого вида кодирования является значитель ное (примерно в 3 раза) увеличение объема передаваемых данных. По этой причине оно используется гораздо реже, чем кодирование с фиксацией ошибок»36.
Таким образом, сделаем выводы о том, что «отображаемый набор знаков называется исходным алфавитом, а на бор знаков, который используется для отображения, — кодовым алфавитом»37. «Совокупность символов кодового алфавита, применяемых для кодирования одного символа или одной комбинации символов исходного алфавита, называется кодом символа»38. Кодирование имеет свои определенные виды: кодирование по образцу, криптографическое кодирование (шифрование), оптимальное кодирование, статистическое кодирование, словарное кодирование, помехозащищенное кодирование. Также существует два способа криптографического кодирования: симметричное кодирование с закрытым ключом и асимметричное кодирование с открытым ключом.
Итак, подведем итоги по главе I, что информация является важнейшим источником сведений об окружающей среде и включающее в себя обмен сведениями, сигналами между живой и неживой природой. Информация имеет свое качество, которое является совокупностью свойств, обусловливающих способности удовлетворять потребности людей, а также имеющая свойства, как репрезентативность, содержательность, достаточность, доступность, актуальность, своевременность, точность, достоверность, устойчивость. Информация содержит определенную классификацию, где присутствуют их виды: входная и выходная, первичная и вторичная, внутренняя и внешняя, постоянная и переменная и т.д. Чтобы информация была конфиденциально – защищенной, необходимо ее закодировать. Существуют несколько видов кодирования: кодирование по образцу и шифрование, оптимальное и статистическое, словарное и помехозащищенное.
ГЛАВА II. Информация в управлении (на примере ведения делопроизводства организации)
2.1. Методика исследования информационного обеспечения существующей системы управления в структурном подразделении
«Основополагающим моментом, определяющим деятельность отдельного управленческого или производственного подразделения, в том числе и кадровой службы, является система управления, которая призвана отражать:
«Существуют несколько причин, обусловливающих необходимость анализа системы управления:
«К особенностям проектирования и совершенствования систем управления относятся, в частности, следующие:
«Методика состоит из двух частей: первая часть включает описание общих вопросов, связанных с обработкой информации и особенностями документооборота, а вторая часть позволяет проанализировать программное обеспечение для полностью автоматизированной системой управления»42.
«Содержание методики:
Описание каждой задачи включает статус ее исполнителей, описание входной и выходной информации, в том числе с учетом особенностей автоматизированной обработки, использованные алгоритмы решения и их возможную оптимизацию.
Оценка стандартных характеристик через подразделение документов с учетом типовых и нетиповых форм. Информационные потоки должны быть оптимизированными и не содержать дублирующие сведения и сопроводительную пояснительную информацию, если она не имеет принципиального значения для анализа существа документа.
Оценка результативности контроля на всех этапах обработки, учитывая технологические схемы решения задач. Очень важно выявить всю ошибочную информацию на самых ранних стадиях ее возникновения. Известно, что ряд ошибок обнаружить чрезвычайно трудно, и компьютер, не обладая логикой, при отсутствии специального алгоритма их отслеживания допускает проникновение ошибочной информации в базе данных. Это может привести к искажению результатов и принятию неверных управленческих решений, последствия которых для предприятия могут быть любыми, вплоть до катастрофических.
Анализ программного обеспечения системы управления. Характеристика используемых программных продуктов и их особенностей с технической и технологической стороны. Выводы касаются общей оценки применяемых пакета прикладных программ, условий их обновлений и замечаний по эксплуатации»44.
Таким образом, существует 5 причин, обусловливающих анализ системы управления. В методике существуют особенности проектирования и совершенствования систем. Методика состоит из двух частей: описание общих вопросов, связанных с обработкой информации и особенностями документооборота, а вторая часть позволяет проанализировать программное обеспечение для автоматизированной системой управления, а также имеет свое содержание.
2.2. Проверка достоверности информации о претендентах на вакантные рабочие места в отделе кадров
«Сохранность конфиденциальной информации в целях обеспечения экономической безопасности предприятия на 80% зависит от правильного подбора, расстановки и воспитания персона ла фирмы. Помимо формализованных процедур при приеме на работу могут использоваться и неформальные аналитические процедуры, в част ности проверка подлинности прилагаемых документов, особенно если речь идет о вакансиях, связанных с конфиденциальной информацией.
Востребованность определенной информации о гражданах находится в России еще в начальной стадии развития по следующим причинам:
1) за крытость подобного рода материалов;
2) отсутствие специализиро ванных БД, открытых для определенного круга пользователей;
3) от сутствие технической оснащенности;
4) не информированность кад ровых служб о возможности получения интересующих персональных сведений»45.
«Информация о конкретном человеке, позволяющая идентифицировать его личность, включает в себя:
«Регистрация обширных сведений об отдельной личности может представлять опасность для ее неприкосновенности. Для защиты лич ности при использовании данных регистров существует закон, кото рый определяет, когда и в каких целях разрешается пользоваться личностными данными»47. «При наличии особо конфиденциальной информации действуют более строгие правила. Данные, собранные для од ной цели, не могут быть использованы для другой цели.
Кроме традиционной информации о работнике (биографические, профессиональные, психофизиологические и другие сведения) кор порация собирает данные по неформальным каналам и, таким образом, выясняет, например, каковы были отношения работника с кол легами и руководством на предыдущем месте работы (учебы). Подоб ная информация позволяет составить более полный «портрет» вновь прибывшего работника, так как использование анкет или даже тестирования или собеседования не дает возможности полностью раскрыть характер или степень профессионализма работника»48. «Мнения же о нем бывших сослуживцев могут, напротив, существенным образом повлиять на решение работодателей о приеме его на работу или о прове дении повторного тестирования, которое подтвердит или опроверг нет информацию, полученную по неформальным каналам»49.
Таким образом, можно сделать выводы о том, что использование неформальных источников информации о человеке позволяет свести к минимуму риск вхождения в коллектив работника, не соответству ющего принятым в данной корпорации нормам и принципам, также есть службы, которые имеют индивидуальные и конфиденциальные сведения о каждом работнике и работодатели обращаются в эти службы за этими сведениями, чтобы принять правильное решение об отборе кандидатов, и в настоящее время в России уже имеются или создаются реальные информационные, технические и технологи ческие возможности для решения обозначенных проблем.
2.3. Информационное взаимодействие кадровой службы предприятия с внешним рынком труда
«Ока зываемые услуги на предприятии можно разделить на две категории — типовые и ори гинальные»50.
«Типовые услуги:
информирование о направлениях деятельности агентства;
«Оригинальные услуги:
«Проведение кадровой диагностики компаний, которая позволяет:
Таким образом, Услуги делятся на две категории: типовые и оригинальные. Можно выделить кадровую диагностику компаний, в которой рассматривается личностные резервы и карьерный рост, систему ценностей и профессиональную мотивацию, деловые качества и индивидуальный стиль работы. Чтобы привлечь потенциальных клиентов, агентство ищет разные способы, особенно: заключение договоров на долговременное обслуживание, проведение семинаров, финансового и юридического консультирования, групповых дискуссий.
2.4. Особенности информационных технологий в организациях различного типа
«Информационная технология является основной составляющей информационной системы организационного управления и непо средственно связана с особенностями функционирования предприятия или организации»56.
«Выбор стратегии организации информационной технологии определяется следующими факторами:
Основополагающим фактором для построения информационной технологии с привязкой ее к принятой модели управления и существующей информационной инфраструктуре является область функционирования экономического объекта. При внедрении информационных систем организационного управления и технологии основными критериями, являются также величина организации и область ее функциони рования и учетом этих критериев происходит выбор программно - аппаратного обеспечения информационной технологии решения конкретных функциональных задач, на основе которых принимаются соответствующие управленческие решения»57.
Таким образом, сделаем выводы о том, что информационная технология является основной составляющей информационной системы организационного управления и непо средственно связана с особенностями функционирования предприятия или организации. Выбор стратегии организации, информационные технологии обладают определенными факторами.
Итак, подведем итоги по главе II, что методика информационного обеспечения системы управления в структурном подразделении имеет свои особенности, также состоит из содержания и двух частей: первая часть, включающая описание общих вопросов, связанных с обработкой информации и особенностями документооборота, вторая часть позволяющая проанализировать программное обеспечение для автоматизированной системой управления. Имеется также неформальная информация, использование которой позволяет свести к минимуму риска вхождения в коллектив работника, причем в настоящее время уже имеются информационные, технические и технологические возможности для решения различных проблем. Можно отметить кадровую диагностику компаний, в которой рассматривается личностные резервы и карьерный рост, систему ценностей и профессиональную мотивацию, деловые качества и индивидуальный стиль работы. Для привлечения потенциальных клиентов, агентство ищет разные способы, особенно: заключение договоров на долговременное обслуживание, проведение семинаров, финансового и юридического консультирования, групповых дискуссий. Информационная технология является основной составляющей информационной системы организационного управления.
ГЛАВА III. Информация (на примере ведения менеджмента в организациях)
3.1. Понятие, значение и требования к информационным ресурсам менеджмента
«Главная особенность современного этапа развития общества заключается в его информатизации, цель которой — внедрение средств вычислительной и телекоммуникационной техники во все сферы человеческой деятельности. Информатизация — это организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удов летворения информационных потребностей и реализации прав граж дан, органов государственной власти, органов местного самоуправле ния, организаций, общественных объединений на основе формирова ния и использования информационных ресурсов»58.
Таким образом, основой информатизации являются инфор мационный ресурс, а также средства его обработки и доставки потребителю. «Законодательно информационные ресурсы — это от дельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы в информационных системах (в библиотеках, архивах, фон дах, банках данных и т.д.)»59.
«При использовании информационных ресурсов в бизнес - процессах предприятия к ним предъявляются определенные требо вания, к которым относятся:
«В этих условиях одной из важнейших задач современного ме неджмента является определение реальной экономической оценки:
«Следует также иметь виду и специфику информационного процесса, которую составляют следующие аспекты:
Внешние информационные ресурсы формируются внешней информационной средой фирмы и отражают отношения между предприятием и экономическими и политическими субъектами, действующими за его пределами. Полученная информация определяет взаи модействие между предприятием, его реальными и потенциальны ми клиентами, а также конкурентами. Предприятие должно посто янно следить за основными компонентами внешней информацион ной среды, к которым относятся финансово-экономическая, поли тико-правовая, социально-культурная, экологическая и другая ин формация.
Внутренние информационные ресурсы формируются внутренней информационной средой, т.е. совокупностью структурных подразде лений предприятия и работающих там специалистов, технологиче скими, социальными, экономическими и другими отношениями между ними. Внутренняя информационная среда предприятия ох ватывает все внутренние бизнес-процессы, позволяет принимать оптимальные управленческие решения, управлять функционирова нием предприятия, анализировать возникшие проблемы, создавать новые изделия и услуги и т.д.»63.
Таким образом, информатизация — это организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удов летворения информационных потребностей и реализации прав граж дан, органов государственной власти, органов местного самоуправле ния, организаций, общественных объединений на основе формирова ния и использования информационных ресурсов, а информационные ресурсы — это от дельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы в информационных системах. Внешние информационные ресурсы формируются внешней информационной средой фирмы и отражают отношения между предприятием и экономическими и политическими субъектами, а внутренние информационные ресурсы формируются внутренней информационной средой, т.е. совокупностью структурных подразде лений предприятия и работающих там специалистов, технологиче скими, социальными, экономическими и другими отношениями между ними.
3.2. Информационные процессы, проходящие в менеджменте организации
«Процессы, связанные с поиском, хранением, передачей, обработкой и исполь зованием информации, называются информационными»64.
«Поиск информации – это процесс извлечения хранимой информации»65.
«Методы поиска информации:
«Сбор информации – это деятельность субъекта, в ходе которой он получает информацию об интересующем его объекте. Хранение информации – это процесс поддержания исходной информации в виде, обеспечивающем выдачу данных по запросам конечных пользователей в установленные сроки. Способ хранения информации зависит от ее носителя (книга — библиотека, картина — музей, фотография — альбом). ЭВМ может рассматриваться как устрой ство для компактного хранения информации с возможностью быстрого доступа к ней. Передача (обмен) информацией – это процесс, в ходе которого передатчик (источник) передает информацию, а получатель (приемник) ее принимает. В процессе передачи информации обязательно участвуют источник и приемник информации. Между источником и приемником действует канал передачи инфор мации — канал связи. Канал связи — совокупность технических устройств, обе спечивающих передачу сигнала от источника к получателю. Кодирующее устрой ство — устройство, предназначенное для преобразования исходного сообщения источника к виду, удобному для передачи. Декодирующее устройство — устройство для преобразования кодированного сообщения в исходное. Деятельность людей всегда связана с передачей информации. В процессе передачи информация может теряться и искажаться, в качестве примеров можно привести искажение звука в телефоне, атмосферные помехи в радио, искажение или затемнение изо бражения в телевидении,
оба направления, например телефон, телеграф). По каналу могут одновременно передаваться несколько сообщений. Каждое из этих сообщений выделяется (отделяется от других) с помощью специальных фильтров. Например, возможна фильтрация по частоте передаваемых сообщений, как это делается в радиоканалах. Пропускная способность канала определяется максимальным количеством символов, передаваемых по нему в отсутствие помех. Эта характеристика зависит от физических свойств канала. Для повышения поме хозащищенности канала используются специальные методы передачи сообщений, уменьшающие влияние шумов. Например, вводят лишние символы. Эти символы не имеют реального содержания, но используются для контроля правильности сообщения при получении. С точки зрения теории информации избыточно все то, что делает литературный язык красочным, гибким, богатым оттенками, много плановым, многозначным»67.
«Обработка информации — это упорядоченный процесс ее преобразования в соответствии с алгоритмом решения или другими формальными правилами.
Защита информации (в более узком смысле) понимается как предотвращение доступа к информации лицам, не имеющим соответствующего разрешения (несанк ционированный, нелегальный доступ), непредумышленного или недозволенного использования, изменения или разрушения информации.
Защита информации (в широком смысле) я то комплекс организационные иравпиых и технических мер по предотвращению угроз информационной безопасности и устранению»68.
«Наиболее эффективным средством организации информационных процессов является информационная система, оснащенная средствами ввода, поиска, раз мещения, обработки и выдачи информации. Наличие таких средств — главная особенность информационных систем, отличающих их от простых скоплений информационных материалов. Например, личная библиотека, в которой может ориентироваться только ее владелец, информационной системой не является. Итог по этому параграфу можно подвести такой, что процессы, связанные с поиском, хранением, передачей, обработкой и исполь зованием информации, называются информационными. Поиск информации – это процесс извлечения хранимой информации. Сбор информации – это деятельность субъекта, в ходе которой он получает информацию об интересующем его объекте. Хранение информации – это процесс поддержания исходной информации в виде, обеспечивающем выдачу данных по запросам конечных пользователей в установленные сроки»69.
Таким образом, сделаем вывод о том, что процессы, связанные с поиском, хранением, передачей, обработкой и исполь зованием информации, называются информационными. В них входят: поиск информации, включающий методы; сбор и хранение информации, обработка и защита информации. Наиболее эффективным средством организации информационных процессов является информационная система, оснащенная средствами ввода, поиска, раз мещения, обработки и выдачи информации.
3.3. Информационные системы и технологии, их история, классификация в организационном менеджменте
Классификация информационных систем в организационном менеджменте
«Современное развитие общества приводит к возрастанию объе ма и усложнению задач, решаемых в области организации произ водства, процессов планирования и анализа, финансовой работы, связей с поставщиками и потребителями продукции, оперативное управление которыми невозможно без организации автоматизиро ванной информационной системы (АИС).
Автоматизированная информационная система - совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, техни ческих, программных, других технологических средств и специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленче ских решений.
Информационная система управления должна решать текущие задачи стратегического и тактического планирования, бухгалтерско го учета и оперативного управления фирмой»72.
«Существует большое количество разнообразных АИС, которые классифицируются по различным признакам.
1. В соответствии с признаком классификации по уровню госу дарственного управления автоматизированные информационные системы делятся на федеральные, территориальные (региональные) и муниципальные ИС, которые являются информационными сис темами высокого уровня иерархии в управлении.
ИС федерального значения решают задачи информационного об служивания аппарата административного управления и функциони руют во всех регионах страны.
Территориальные (региональные) ИС предназначены для решения информационных задач, управления административно-территориаль ными объектами, расположенными на конкретной территории.
Муниципальные ИС функционируют в органах местного само управления для информационного обслуживания специалистов и обеспечения обработки экономических, социальных и хозяйственных прогнозов, местных бюджетов, контроля и регулирования деятельности всех звеньев социально-экономических областей города, административного района и т.д.
2. Классификация по области функционирования экономического объекта ориентирована на производственно-хозяйственную деятель ность предприятий и организаций различного типа. К ним относятся автоматизированные информационные системы промышленности и сельского хозяйства, транспорта, связи, банковские ИС и др.
3. По видам процессов управления ИС делятся на следующие виды.
ИС управления технологическими процессами предназначены для автоматизации различных технологических процессов (гибкие тех нологические процессы, энергетика)»73.
«ИС управления организационно-технологическими процессами пред ставляют собой многоуровневые, иерархические системы, которые сочетают в себе иерархические системы управления технологическими процессами и ИС управления предприятиями.
Интегрированные ИС предназначены для автоматизации всех функций управления фирмой и охватывают весь цикл функциони рования экономического объекта — от научно-исследовательских работ, проектирования, изготовления, выпуска и сбыта продукции до анализа эксплуатации изделия.
Корпоративные ИС используются для автоматизации всех функций управления фирмой или корпорацией, имеющей территориаль ную разобщенность между подразделениями, филиалами, отделениями, офисами.
ИС научных исследований обеспечивают решение научно- исследовательских задач на базе экономико-математических мето дов и моделей.
Обучающие ИС используются для подготовки специалистов в системе образования, при переподготовке и повышении квалификации работников различных отраслей экономики.
4. По степени автоматизации информационных процессов ИС подразделяются на следующие виды.
Автоматизированные информационные системы — человеко-машинные системы, обеспечивающие автоматизированный сбор, обработку и передачу информации, необходимой для принятия управленческих решений в организациях различного типа.
Автоматические информационные системы характеризуются выполнением всех операций по обработке информации автоматически, без участия человека, но за человеком оставляются контрольные функции»74.
«Таким образом, основная цель автоматизированной информационной технологии - получать посредством переработки первичных данных информацию нового качества, на основе которой вырабатываются оптимальные управленческие решения»75.
«Эффективность функционирования информационной технологии определяется ее основными свойствами, к которым относятся следующие:
1) Целесообразность – состоит в повышении эффективности производства за счет внедрения современных средств вычислительной техники, распределенных баз данных, различных вычислительных сетей, что позволяет обеспечить эффективную циркуляцию и переработку информации;
2) Наличие компонентов и структуры. В состав информационной технологии должны входить:
А) Функциональные компоненты – это конкретное содержание процессов циркуляции и обработки данных (информационная база ИТ);
Б) Структура информационной технологии – это внутренняя организация, представляющая собой взаимосвязанные компоненты ИТ.
3) Взаимодействие с внешней средой предполагает организацию взаимосвязи информационной технологии с объектами управления, внешними предприятиями, организациями, включая потребителей и поставщиков продукции, финансово-кредитные органы. Взаимодействие информационных технологий различных экономических объектов организуется посредством программных и технических средств автоматизации;
4) Целостность. Информационная технология является целостной системой, способной решать задачи, не свойственные ни одному из ее компонентов.
5) Развитие во времени – это обеспечение динамичности развития информационной технологии, возможность ее модернизации и модификации, изменение структуры, включение новых компонентов, возможность решения новых задач»76.
«Информационная технология представляет собой процесс, состоящий из четко регламентированных правил выполнения операций над информацией, циркулирующей в информационной системе, и зависит от многих факторов, которые систематизируются по следующим классификационным признакам:
1. По назначению и характеру использования выделяют следую щие два основных класса информационных технологий.
Обеспечивающие информационные технологии — это технологии обработки информации, которые могут использоваться как инструменты в различных предметных областях для решения специализированных задач. Они представляют собой способы организации отдельных технологических операций информационных процессов и связаны с представлением, преобразованием, хранени ем, обработкой или передачей определенных видов информации.
К ним относятся технологии текстовой обработки, технологии работы с базами данных, мультимедиа-технологии, технологии рас познавания символов, телекоммуникационные технологии, технологии защиты информации, технологии программного обеспечения.
Функциональные информационные технологии — это технологии,
реализующие типовые процедуры обработки информации в определенной предметной области. Они строятся на основе обеспечивающих информационных технологий и направлены на обеспечение автоматизированного решения задач специалистов данной области»77.
«К функциональным информационным технологиям относятся офисные, финансовые, информационные технологии в образова нии, в промышленности, корпоративные информационные технологии. информационные технологии автоматизированного проектирования.
2. Информационные технологии можно рассматривать в отно шении пользовательского интерфейса, т.е. возможностей доступа пользователя к информационным и вычислительным ресурсам в процессе обработки информации:
Пользовательский интерфейс — это комплекс правил и средств, организующих взаимодействие пользователя с устройствами или про граммами персонального компьютера.
Пакетные информационные технологии, которые характеризуются тем, что операции по обработке информации производятся в заранее определенной последовательности и не требуют вмешательства пользователя.
Диалоговые информационные технологии предоставляют пользо вателям неограниченную возможность взаимодействия с храня щимися в системе информационными ресурсами в режиме реаль ного времени, получая при этом всю необходимую информацию для решения функциональных задач и принятия решений. Эти технологии предполагают отсутствие жестко закрепленной последовательности операций преобразования данных и активное уча стие пользователя, который анализирует промежуточные результаты и вырабатывает управляющие команды в процессе обработки информации.
Сетевые информационные технологии обеспечивают поль зователю доступ к территориально распределенным информационным и вычислительным ресурсам с помощью специальных средств связи»78.
3. «По способу организации сетевого взаимодействия выделяют следующие виды ИТ.
Информационные технологии на базе локальных вычислительных сетей представляют собой систему взаимосвязанных и распреде ленных на ограниченной территории средств передачи, хранения и обработки информации, ориентированных на коллективное использование общесетевых ресурсов — аппаратных, программных, информационных.
Они позволяют перераспределять вычислительные мощности между пользователями сети в зависимости от изменения их потребностей и сложности решаемых задач и обеспечивают надежный и быстрый доступ пользователей к информационным ресурсам сети.
Построение информационных технологий на базе многоуровневых сетей заключается в представлении архитектуры создаваемой сети в виде иерархических уровней, каждый из которых решает определенные функциональные задачи.
Информационные технологии на базе распределенных сетей обес печивают надежную передачу разнообразной информации между территориально удаленными узлами сети с использованием единой информационной инфраструктуры. Этот способ организации сетевого взаимодействия ориентирован на реализацию коммуникаци онных информационных связей между территориально удаленными пользователями и ресурсами сети.
4. По принципу построения информационные технологии делятся на следующие виды.
Функционально-ориентированные информационные технологии. При их организации деятельность специалистов в рассматривае мой предметной области разбивается на множество иерархически подчиненных функций, выполняемых ими в процессе реше ния профессиональных задач»79.
«Объектно-ориентированные информационные технологии. Их по строение заключается в проектировании системы в виде совокупности классов и объектов предметной области. При этом иерархиче ский характер сложной системы отражается в виде иерархии классов, ее функционирование рассматривается как совокупность взаи модействующих во времени объектов, а конкретный процесс обработки информации формируется в виде последовательности взаи модействий. В качестве объектов могут выступать пользователи, программы, клиенты, документы, базы данных.
5. По степени охвата задач управления выделяют следующие ви ды информационных технологии.
Информационные технологии обработки данных предназначены для решения функциональных задач, по которым имеются необхо димые входные данные и известны алгоритмы, а также стандартные процедуры их обработки. Эти технологии применяются в целях ав томатизации некоторых рутинных, постоянно повторяющихся опе рации управленческой деятельности, что позволяет существенно повысить производительность труда персонала. Характерной осо бенностью этого класса технологий является их построение без пересмотра методологии и организации процессов управления»80.
«Информационные технологии автоматизации офисной деятельности направлены на организацию и поддержку коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и ра боты с информацией.
В них реализуются типовые процедуры делопроизводства и контроля управления:
Информационные технологии поддержки принятия решений преду сматривают широкое использование экономико-математических методов, моделей и прикладных программ для аналитической работы и формирования прогнозов, составления бизнес-планов и обоснованных выводов по изучаемым процессам и явлениям производ ственно-хозяйственной деятельности. Отличительными характеристиками этих технологий является ориентация на решение слабо формализованных задач, генерация возможных вариантов решений, их оценка, выбор и предоставление пользователю лучшего из них, а также анализ последствий принятого решения. Информационные технологии поддержки принятия решений могут использоваться на любом уровне управления, и обеспечивать координацию лип, при нимающих решение, как на разных, так и на одном управленческом уровне.
Информационные технологии экспертных систем составляют основу автоматизации труда специалистов-аналитиков. Эти работники кроме аналитических методов и моделей для исследования складывающихся в рыночных условиях ситуаций могут использовать накопленный и сохраняемый в системе опыт ситуа ционной оценки, т.е. сведения, составляющие базу знаний в конкретной предметной - области. Отличие информационных технологий экспертных систем от технологий поддержки принятия решения состоит в том, что они предлагают пользователю принять решение, превосходящее его возможности, и способны пояснять свои рассуждения в процессе получения решения»81.
6. «По характеру участия технических средств в диалоге с пользователем выделяют следующие ИТ.
Информационно-справочные (пассивные) технологии, поставляю щие информацию пользователю после его связи с системой по соответствующему запросу. Технические средства в таких технологиях используются только для сбора и обработки информации об управляемом объекте. На основе обработанной и представленной в удобной для восприятия форме информации оператор принимает реше ния относительно способа управления объектом.
Информационно-советующие (активные) технологии характеризуются тем, что сами выдают абоненту предназначенную для него информацию периодически или через определенные промежутки времени. В этих системах наряду со сбором и обработкой инфор мации выполняются следующие функции:
7. ИТ по способу управления производственной технологией включает следующие виды.
Децентрализованные информационные технологии. Их использование эффективно при автоматизации технологически независимых объектов управления по материальным, энергетическим, информа ционным и другим ресурсам. Такая технология представляет собой совокупность нескольких независимых технологий со своей информационной и алгоритмической базой.
В централизованной информационной технологии осуществляется реализация всех процессов управления субъектами в едином органе управления, который осуществляет сбор и обработку информации об управляемых объектах и на основе их анализа в соответствии с критериями системы вырабатывает управляющие сигналы»82.
«Основная особенность централизованной информационной технологии - сохранение принципа централизованного управле ния, т.e. выработка управляющих воздействий на каждый объект управления на основе информации о состоянии совокупности объ емов управления, но при этом некоторые функциональные устрой ства технологии управления являются общими для всех каналов системы.
8. Тип предметной области выделяет функциональные классы задач соответствующих предприятий и организаций, решение которых производится с использованием современной автоматизиро ванной информационной технологии. К ним относятся задачи бух галтерского учета и аудита, банковской сферы, страховой и налоговой деятельности»83.
Таким образом, автоматизированные информационные системы управления позволяют повышать степень обоснованности принимаемых решений за счет оперативного сбора, передачи и обработки информации, обеспечивать своевременность принятия решений по управ лению организацией в условиях рыночной экономики, согласовывать решения, принимаемые на различных уровнях управления и в разных структурных подразделениях. АИС имеет свою историю и классификацию.
3.4. Компьютерные технологии обработки документационной информации в задачах делопроизводства
Определение информационно-коммуникационных технологий
«Технология при переводе с греческого языка (techne) означает искусство, мастерство, умение, и это не что иное, как процессы. Под процессом следует понимать определенную совокупность действий, направленных на достижение поставленной цели. Процесс должен определяться выбранной человеком стратегией и реализоваться с помощью совокупности различных средств и методов»84.
«Под технологией материального производства понимают процесс, определяемый совокупностью средств и методом обработки, изготовления, изменения состояния, свойств, формы сырья или материала. Технология изменяет качество или первоначальное состояние материи в целях получения материального продукта.
Цель технологов материального производства - выпуск продукции, удовлетворяющей потребности человека или системы. Цель информационной технологии - производство информации для ее анализа человеком и принятия на ее основе решения по выполнению какого-либо действия.
В современном обществе основным техническим средством технологии переработки информации служит персональный компьютер, который существенно повлиял, как на конструкцию построения и использования технологических процессов, так и на качество результатной информации. Внедрение компьютера в информационную сферу и применение телекоммуникационных средств, связи определили новый этап развития информационной технологии и, как следствие, изменение ее названия за счет присоединения одного из синонимов, компьютерная или современная»85.
«Информационная технология, как и любая другая, должна отвечать следующим требованиям:
Информационная технология тесно связана с информационными системами, которые являются для нее основной средой. Информационная технология является процессом, состоящим из четко регламентированных правил выполнения операций, действий, этапов разной степени сложности над данными, хранящимися в компьютерах. Основная цель информационной технологии - в результате целенаправленных действий по переработке первичной информации получить необходимую для пользователя информацию.
Информационная система является средой, составляющими элементами которой являются компьютеры, компьютерные сети, программные продукты, базы данных, люди, различного рода технические и программные средства связи и т.д. Основная цель информационной системы - организация хранения и передачи информации. Информационная технология обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки. Эта технология применяется на уровне операционной (исполнительской) деятельности и персонала невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых стандартных, постоянно повторяющихся операций управленческого труда»86.
Информационная технология управления
«Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников, имеющих дело с принятием решений. Она может быть полезна на любом уровне управления. Эта технология ориентирована на работу в среде информационной системы управления и используйся при худшей структурированности решаемых задач, если их сравнивать с задачами, решаемыми с помощью информационной технологии обработки данных.
С помощью этих технологий решаются следующие задачи обработки данных:
Таким образом, под технологией материального производства понимают процесс, определяемый совокупностью средств и методом обработки, изготовления, изменения состояния, свойств, формы сырья или материала. Технология отвечает определенным требованиям и решает задачи обработки данных.
3.5. Порядок проведения информационного обследования управленческой деятельности
«Информационное обследование профессиональной (управленческой) деятельности является творческим процессом и не имеет жесткого алгоритма проведения. Можно указать только основные этапы работ и их целесообразную последовательность. В информа ционном обследовании участвуют должностные лица, деятельность которых автоматизируется, и специалисты по автоматизации управленческой деятельности, которых в дальнейшем будем на зывать исследователями.
Основными приемами при информационном обследовании являются изучение исследователем документации, регламентиру ющей деятельность органа управления или должностного лица, а также проведение экспертного опроса конкретных должностных лиц»88.
«Конечными целями информационного обследования являются:
Важнейшей целью информационного обследования является разработка информационных моделей управленческой деятельно сти и ее отдельных элементов (объектов автоматизации). Инфор мационная модель управленческой деятельности (объекта автомати зации) представляет собой описание информационных потоков, определяющих основное содержание деятельности органа управ ления и должностных лиц)»89. «Конкретный вид информационной модели определяется ти пом объекта автоматизации: при автоматизации деятельности орга на управления или должностного лица — это перечень взаимосвя занных задач управления; при автоматизации задачи управления — перечень взаимосвязанных информационных процедур; при авто матизации информационной процедуры — это описание трех вза имосвязанных элементов:
Таким образом, сделаем выводы о том, что Информационное обследование профессиональной (управленческой) деятельности является творческим процессом и не имеет жесткого алгоритма проведения. Информационное обследование имеет свои конечные цели и содержит информационную модель. Инфор мационная модель управленческой деятельности (объекта автомати зации) представляет собой описание информационных потоков, определяющих основное содержание деятельности органа управ ления и должностных лиц). Информационная модель имеет три взаимосвязанных элемента.
Итак, подведем итоги по главе III, информатизация — это организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удов летворения информационных потребностей и реализации прав граж дан. Информационные ресурсы — это от дельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы в информационных системах. Процессы, связанные с поиском, хранением, передачей, обработкой и исполь зованием информации, называются информационными. В них входят: поиск информации, включающий методы; сбор и хранение информации, обработка и защита информации. Наиболее эффективным средством организации информационных процессов является информационная система, оснащенная средствами ввода, поиска, раз мещения, обработки и выдачи информации.
Автоматизированные информационные системы управления позволяют повышать степень обоснованности принимаемых решений за счет оперативного сбора, передачи и обработки информации, обеспечивать своевременность принятия решений по управ лению организацией в условиях рыночной экономики, согласовывать решения, принимаемые на различных уровнях управления и в разных структурных подразделениях. Под технологией материального производства понимают процесс, определяемый совокупностью средств и методом обработки, изготовления, изменения состояния, свойств, формы сырья или материала. Информационное обследование профессиональной (управленческой) деятельности является творческим процессом и не имеет жесткого алгоритма проведения.
Заключение
По результатам данной работы, можно сделать вывод, что «информация является важнейшим источником сведений об окружающей среде и включающее в себя обмен сведениями, сигналами между живой и неживой природой. Информация обладает своими свойствами как репрезентативность, содержательность, достаточность, доступность, актуальность, своевременность, точность, достоверность, устойчивость. Существуют несколько видов кодирования: кодирование по образцу и шифрование, оптимальное и статистическое, словарное и помехозащищенное»91. «Неформальная информация, использование которой позволяет свести к минимуму риска вхождения в коллектив работника, причем в настоящее время уже имеются информационные, технические и технологические возможности для решения различных проблем «Можно отметить кадровую диагностику компаний, в которой рассматривается личностные резервы и карьерный рост, систему ценностей и профессиональную мотивацию, деловые качества и индивидуальный стиль работы. Для привлечения потенциальных клиентов, агентство ищет разные способы, особенно: заключение договоров на долговременное обслуживание, проведение семинаров, финансового и юридического консультирования, групповых дискуссий»92. «Информатизация — это организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удов летворения информационных потребностей и реализации прав граж дан. Информационные ресурсы — это от дельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы в информационных системах. Процессы, связанные с поиском, хранением, передачей, обработкой и исполь зованием информации, называются информационными. Также в организациях существуют автоматизированные информационные системы управления, которые позволяют повышать степень обоснованности принимаемых решений за счет оперативного сбора, передачи и обработки информации, обеспечивать своевременность принятия решений по управ лению организацией в условиях рыночной экономики, согласовывать решения, принимаемые на различных уровнях управления и в разных структурных подразделениях»93. «Информационное обследование профессиональной (управленческой) деятельности является творческим процессом и не имеет жесткого алгоритма проведения»94. Таким образом, информация это важнейший источник, которым пользуются как в организациях так и в обыденной жизни, в которой преобладают прежде всего информационные системы и процессы, технологии и исследования.
Литература
URL: http://www.consultant.ru (Дата обращения: 11.04.2013)
1
2
3
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81
82
83
84
85
86
87
88
89
90
92
93
94