Чтобы запуститьExcel,выполните командуПуск /Программы/MicrosoftExcel.
После загрузки программы откроется рабочее окноMicrosoftExcel,которое содержит элементы меню,а также панели инструментов,где размещаются кнопки для создания новой рабочей книги,открытия существующейи т.д.
Окно программыMicrosoftExcel с загруженной электронной таблицей будет выглядеть,как это показано на рисунке1.
Рисунок1. Окно программыMicrosoftExcel
Закончить работу сExcel можно одним из способов:
Выполните командуФайл /Выход;
Щелкните левой кнопкой мыши по кнопке закрытия окна программы;
Нажмите комбинацию клавишAlt+F4;
Щелкните правой кнопкой мыши по заголовку окнаExcel и из контекстного меню выберите команду Закрыть.
Вставка строк /столбцов /листов.Объединение ячеек
Для вставки столбцов выполните такие действия:
Поместите курсор в ячейку столбца,рядом с которым слева вам нужно вставить новый.
Выберите командуВставка /Столбцы или выделите столбец,щелкните правой кнопкой мыши и выберите командуДобавитьячейки из контекстного ячейки из контекстного меню.ПрограммаExcel вставить новый столбец,а существующие столбцы сдвинутся вправо.
Для вставки строки выполните такие шаги:
Выделите ячейку в строке,перед которой нужно вставить новую.
Выберите командуВставка /Строки или выделите строку и щелкните правой кнопкой мыши,выберите из контекстного меню командуДобавитьячейки.ПрограммаExcel вставит новую строку,а имеющиеся строки сместятся вниз.
Если нужно вставить несколько столбцов или строк,то выделите соответственно такое количество столбцов или строк,которое нужно вставить.Затем щелкните правой кнопкой мыши и выберите командуДобавитьячейки из контекстного меню.ПрограммаExcel вставит соответственное количество столбцов (строк),а имеющиеся столбцы (строки) передвинутся вправо (вниз).
Для вставки ячейки или диапазона ячеек выполните такие шаги:
Выделите ячейку или диапазон ячеек,рядом с которыми нужно вставить новые ячейки.
Выберите командуВставка /Ячейки или щелкните правой кнопкой мыши и выберите из контекстного меню командуДобавитьячейки.Появится диалоговое окноДобавлениеячеек.
Для того,чтобы вставленные ячейки появились слева от выделенных,выберите опциюЯчейки,со сдвигомвниз.Чтобы новые ячейки появились над выделенными ячейками,выберите опциюЯчейки,со сдвигом вниз.
Щелкните по кнопке ОК.Выделенные ячейки переместятся в указанном направлении.
Вставка листов.При вставке рабочего листа программаExcel помещает его перед активным листом (рис. 2).Для вставки выберите лист,размещенный справа от того,где должен появиться новый лист,и выберите командуВставка /Лист.ПрограммаExcel вставит новый лист и присвоит ему соответствующее имя.
Рисунок2. Вставка рабочего листа
Для объединения ячеек на необходимо выделить ячейки и напанели инструментовФорматированиевыделяется кнопкаОбъединить и поместить в центре.
Щелкните кнопкуОбъединить и поместить в центре на панели инструментовФорматирование.
Копирование и перемещение данных в пределах одного листа
ВExcel предлагается несколько способов копирования данных рабочего листа.Можнокопировать данные методомdrag and drop,используяБуферобменаили копировать данные в соседние ячейки с помощьюАвтозаполнителя.
Копирование данных методомdrag and drop.Для копирования данных этим методом выполните такие шаги:
Выделите диапазон ячеек,который нужно скопировать.
Поместите курсор на границу выделения, (курсор приобретет вид стрелки).
Нажмите клавишуCtrlи,не отпуская ее,щелкните левой кнопкой мыши и,удерживая кнопку и клавишу,перемещайте курсор в новое место.При этом появится «двигающаяся» рамка,которая определяет размер и положение данных,которые копируются.
Отпустите кнопку мыши,чтобы данные,которые копируются,заняли новое положение.
Копирование данных методомdrag and drop на другой рабочий лист выполняется аналогично,лишь нужно нажать клавишуAlt и перетаскивание нужно делать через ярлык нужного рабочего листа.
Копирование данных с помощью команд основного и контекстного меню,клавиатуры,стандартной панели инструментов.Для этого выполните такие шаги:
Выделите диапазон ячеек,который нужно скопировать.Выберите командуПравка /Копировать или нажмите комбинацию клавишCtrl+Cили щелкните по кнопкеКопировать вбуфер стандартной панели инструментов.Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать из контекстного меню командуКопировать.Около выделенной области появится «двигающаяся» рамка,а в строке состояния будет сообщение о том,что нужно выбрать новое место для данных,которые копируются.
Пометьте левую верхнюю ячейку области,в которую нужно вставить копию данных.
Выберите в менюПравкакомандуВставитьили нажмите комбинацию клавишCtrl+Vили щелкните по кнопкеВставитьизБуферастандартной панели инструментов.Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню командуВставить.Если нужно вставить только одну копию,то нажмите клавишуEnter.
Рисунок3. Копирование данных
Такие команды удобно использовать,если нужно сделать несколько копий выделенных данных из рабочего листа.Копия выделенных данных сохраняется вБуфереобмена.Значит,используя командуВставить,можно поместить на рабочем листе любое количество копий данных из буфера.
Следует также отметить,что команды копирования в буфер и вставки из буфера можно комбинировать любым способом.
Копирование данных с помощью Автозаполнителя.С помощьюАвтозаполнителя можно быстро скопировать содержимое в соседние ячейки.Если запись содержит данные,например дни недели или буквенно-цифровой элемент,тоExcel автоматически заполнит выделенную область ячеек последовательностью данных.
Для копирования данных с помощьюАвтозаполнителявыполните такие действия:
Выделите ячейку с данными,которые нужно скопировать.
Поместите курсор на маркереАвтозаполнителя в правом нижнем углу ячейки.
Нажмите левую кнопку мыши и,не отпуская ее,переместите маркерАвтозаполнителя по соседним ячейкам,в которые нужно скопировать данные.Отпустите кнопку мыши.
Рисунок4. Ввод одинаковых данных
Если нужно ввести одинаковые данные в ячейки одного или нескольких несмежных диапазонов,то выделите эти диапазоны,наберите нужные данные и нажмите комбинацию клавишCtrl+Enter(рис. 4).
4.Границы ячейки.Изменение цвета,типа,толщины линий
К ячейкам и диапазонам ячеек можно применять разные виды оформления,например,рамки и заливку.
Применение рамок.Рамки ячеек и диапазонов ячеек украшают внешний вид рабочего листа (таблицы),и с их помощью лучше различать неоднородные области таблицы.Существование рамок улучшает вид напечатанных отчетов.Для применения рамок к ячейке выполните такие шаги:
Выделите ячейку или диапазон ячеек,которые нужно отформатировать.
Выберите командуФормат /Ячейкиили нажмите комбинацию клавишCtrl+1или щелкните правой кнопкой мыши и выберите командуФорматячеек из контекстного меню.В диалоговом окнеФорматячеек,выберите вкладкуГраница.
Выберите одну из опций в зонеВсе илиОтдельные.Рамка появится на соответствующей границе выделенной области.
В зонеЛинияиз спискатип линийвыберите вид линии.Цвет рамки можно выбрать в спискецвет.
Щелкните по кнопкеОК.
Обрамлять ячейки и диапазоны ячеек можно также с помощью кнопкиГраницы панели инструментовФорматирование.
Следует обратить внимание на то,что линии,которые разграничивают ячейки в рабочем листе,приведены для удобства,то есть,если есть необходимость,их можно не отображать.Чтобы спрятать линии сетки в рабочем листе,выполните командуСервис /Параметры…Дальше щелкните,если нужно,по вкладкеВиди в окне,которое появилось,снимите опциюсетка.Также с помощью поляЦвет:можно изменить цвет сетки.
Рисунок5. Пункт параметры
Использование узоров и цветов для заполнения ячеек.Можно закрасить ячейку или заполнить ее узором.Во вкладкеВиддиалогового окна
Формат ячеекможно выбрать цвета переднего и заднего плана,а также соответствующие узоры.
Для заполнения ячеек цветом или узором выполните такие шаги:
Выделите ячейку или диапазон ячеек,которые нужно отформатировать.
Выберите командуФормат /Ячейкиили нажмите комбинацию клавишCtrl+1или щелкните правой кнопкой мыши и выберите командуФорматячеекиз контекстного меню в диалоговом окне выберите вкладкуВид.
Выберите цвет для заднего плана в полеЦвет.Результат выбора можно увидеть в полеОбразец,которое находится внизу диалогового окна.
Щелкните по стрелке поляУзори выберите узор и цвет из списка.Если цвета переднего плана и фона совпадают,то ячейка будет без узора.Увидеть узор можно в полеОбразец.
Рисунок6. Формат ячейки
Щелкните по кнопкеОК.
Можно также закрасить ячейку или диапазон ячеек с помощью кнопкиЦветзаливкипанели инструментовФорматирование.
5.Защита листов и книги
Защита ячеек используется для закрытия доступа к выделенным ячейкам.При создании документов чаще всего защита устанавливается на заголовок,шапку документа и на ячейки с расчетными формулами.
Для установки защиты на ячейке таблицы необходимо выполнить такие действия:
Выделить ячейку или диапазон ячеек рабочего листа,на которые нужно установить защиту,но которые на данный момент должны быть открытыми для записи и редактирования (рис. 7).
Выберите командуФормат /Ячейкиили нажмите комбинацию клавишCtrl+1или щелкните правой кнопкой мыши и выберите командуФорматячеекиз контекстного меню.В диалоговом окнеФорматячееквыберите вкладкуЗащита.
Снимите,если нужно,опциюЗащищаемаяячейкаи щелкните по кнопкеОК.
В соответствующее поле введите пароль (рис. 8) и щелкните по кнопкеОК.Появится диалоговое окноПодтверждение пароля,в котором повторно введите свой пароль и щёлкните на кнопкеОК.
После чего выполните первые два пункта,установите опциюЗащищаемаяячейкаи щелкните по кнопкеОК.
Рисунок7. Установка защиты на ячейке таблицы
Рисунок8. Защита листа
При необходимости внесения правок в защищенные ячейки нужно снять защиту с рабочего листа.Для этого выполните командуСервис /Защита /Снять защиту листа.Появится диалоговое окноСнять защиту листа,в соответствующее поле которого введите установленный пароль и щелкните по кнопкеОК.После этого все ячейки рабочего листа будут открыты для записи и редактирования.
6.Печать рабочих листов
Опции программыExcel позволяют управлять выведением на печать данных рабочих листов и диаграмм.Можно использовать командуПросмотр для предварительного просмотра данных перед печатью.КомандаПараметрыстраницы позволяет установить поля,ввести верхние и нижние колонтитулы.
Можно напечатать содержимое рабочей книги,конкретного рабочего листа или выделенного интервала.По умолчанию программаExcel выделяет и печатает текущий рабочий лист.Можно задать,какую часть рабочего листа нужно напечатать.
Для печатания заданного диапазона рабочего листа выполните такие действия:
Выделите диапазон,который нужно напечатать.
Выберите командуФайл /Печать или нажмите комбинацию клавишCtrl+P.Появится диалоговое окноПечать.
В зонеВывестинапечать этого диалогового окна выберите опциювыделенныйдиапазон.
Щелкните по кнопкеОК,и программаExcel напечатает выделенный диапазон.
Если вы печатаете один и тот же диапазон рабочего листа,можно обозначить его как область печати,чтобы каждый раз при печати листа сразу его задавать.
Для задания области печати выполните такие действия:
Щелкните по вкладкеЛист этого листа,если он невыделенный.
Щелкните по полюВыводитьнапечать диапазон и обозначьте область печати,выделив нужный диапазон ячеек с помощью мыши или введя их адреса (около них появится рамка).Excelприсвоит выделенному диапазону имяОбластьпечати.
Для окончания работы щелкните по кнопкеОК.
Задать область печати можно также следующим образом:
Выделите необходимый для печати диапазон ячеек.
Выполните командуФайл /Область печати /Задать.
Построение диаграмм
Для представления в графическом виде данных рабочих листов (таблиц) используют диаграммы.Данные рабочего листа,которые используются при создании диаграмм,соединяются с ней и при их изменении диаграмма обновляется.Можно создаватьвстроеннуюдиаграмму,которая добавлена непосредственно в рабочий лист,или выполнить ее на отдельном листе диаграммы в рабочей книге.После создания можно дополнить диаграмму названиями и линиями сетки.Для изменения формата диаграммы можно использовать автоформаты.
Для создания диаграммы с помощью мастера диаграммы выполните такие действия:
Выделите данные,которые вам нужно использовать в диаграмме.
Выполните командуВставка /Диаграмма или щелкните по кнопке Мастер диаграмм.
Появится диалоговое окноМастердиаграмм(шаг1из4).Выберите тип диаграммы из соответствующего списка,а потом ее вид.После чего щелкните по кнопкеДалее>.У вас есть возможность увидеть предыдущий вид диаграммы,нажав левой кнопкой мыши на кнопкуПросмотррезультата.
Рисунок9. Мастер диаграмм
Если адрес диапазона в текстовом полеДиапазон вкладкиДиапазонданных правильный,щелкните по кнопкеДалее>.В противоположном случае выделите диапазон в рабочем окне или введите адреса его ячеек и после этого щелкните по кнопке Далее>.Также можно внести некоторые изменения,выбравши вкладкуРяд.Появится новое диалоговое окно.
В данном окне можно усовершенствовать диаграмму,используя соответствующие вкладки.Например,гистограмма может принять такой вид.Щелкните по кнопкеДалее>.Появится последнее диалоговое окно мастера диаграмм.
Укажите место расположения диаграммы.
Щелкните по кнопкеГотово.Диаграмма появится на рабочем листе.
После вставки диаграммы в рабочий лист можно изменить ее размеры или переместить в другое место,перед этим выделив ее.Чтобы выделить диаграмму,поместите на ней курсор мыши и щелкните левой кнопкой мыши.При этом около диаграммы появится тонкая прямоугольная рамка с маркерами в виде черных квадратиков по углам,посередине каждой из сторон (размерные маркеры).
Для изменения размеров диаграммы выполните такие действия:
Выделите диаграмму.
Смените размеры диаграммы,перемещая размерные маркеры.Для пропорционального изменения размеров перемещайте угловые размерные маркеры,для изменения ширины или высоты соответствующие маркеры на серединах сторон.
Рисунок10. Мастер диаграмм,источник данных
Рисунок11. Мастер диаграмм,параметры диаграммы
Рисунок12. Мастер диаграмм,размещение диаграммы
Рисунок13. Перемещение диаграммы
Для перемещения диаграммы выполните такие действия:
Выделите диаграмму.
Установить на диаграмме курсор,нажмите левую кнопку мыши и,не отпуская ее,переместите диаграмму на новое место.
В любой момент можно сменить тип или формат диаграммы.При этом программа преобразует диаграмму соответственно с измененным типом.
Для смены типа диаграммы выполните такие действия:
Щелкните левой кнопкой мыши по диаграмме,тип которой нужно изменить.
Щелкните правой кнопкой мыши и выберите командуТипдиаграммы из контекстного меню.Появится диалоговое окноТипдиаграммы.
Выберите нужный тип диаграммы.
Щелкните по кнопкеОК.Excel изменит тип диаграммы.
Можно использовать ряд команд для редактирования активной диаграммы.Например,можно удалить данные из диаграммы или добавить новые,изменить их порядок.
Для удаления данных из диаграммы выделите их и нажмите клавишуDel.Excel удалит данные и отобразит обновленную диаграмму на экране.
Чтобы добавить данные в диаграмму или удалить их из диаграммы выполните такие шаги:
Щелкните левой кнопкой мыши по диаграмме или сделайте активным лист диаграммы,в котором Вам нужно изменить данные.
Щелкните правой кнопкой мыши и выберите командуИсходныеданные контекстного меню.Появится диалоговое окноИсходныеданные.
Внесите изменения в диапазон с данными.
Щелкните по кнопкеОК.Excel внесет изменения в диаграмму.
Для изменения порядка следования данных выполните такие действия:
Щелкните правой кнопкой мыши на каком-нибудь столбце гистограммы и выберите командуФорматрядовданных из контекстного меню.Появится диалоговое окноФорматрядаданных.
Выберите вкладкуПорядокрядов.
Выделите ряды,порядок которых нужно изменить,потом щелкните по одной из кнопокВверх илиВниз и внесите соответствующие изменения в порядок следования рядов.
Можно отформатировать диаграмму,используя встроенные автоформатыExcel.Для каждого из типов диаграмм можно применять несколько автоформатов.Кроме того,на основе встроенных автоформатов можно создавать собственные автоформаты.Чтобы применить автоформат к диаграмме выполните такие шаги:
Щелкните правой кнопкой мыши по диаграмме,к которой нужно применить автоформат.Выберите из контекстного меню командуТипдиаграммы.Появится диалоговое окноТипдиаграммы.
Выберите одну из вкладок:Стандартные илиНестандартные.Если вы выбрали последнюю,включите опциюВстроенные.
Выделите тип диаграммы в зонеТип.Выделите в зонеВид (в случае,когда вы выбрали вкладкуСтандартные) диаграмму,которую нужно использовать.
Щелкните по кнопкеОК иExcel применит к диаграмме заданы автоформат.
Для создания формата пользователя диаграммы выполните такие действия:
Щелкните правой кнопкой мыши по диаграмме или сделайте активным лист диаграммы,формат которой нужно использовать как формат пользователя.Выберите из контекстного меню командуТипдиаграммы.Появится диалоговое окноТипдиаграммы.
Выберите вкладкуНестандартные.По необходимости включите опциюДополнительные.После чего щелкните левой кнопкой мыши по кнопкеДобавить.Появится диалоговое окноДобавлениеновоготипадиаграмм,в соответствующих полях которого введите название и описание нового типа диаграммы.
Щелкните по кнопкеОК.
Чтобы применить автоформат пользователя,выполните такие шаги:
Щелкните правой кнопкой мыши по диаграмме,к которой нужно применить автоформат пользователя или сделайте активным ее лист.
В контекстном меню,которое появилось,выберите командуТипдиаграммы.Появится соответствующее диалоговое окно.
Выберите опциюДополнительные.
Выделите в зонеТип формат,который нужно применить.
Щелкните по кнопкеОК.
Рисунок14. Изменение типа диаграммы
Рисунок15 Параметры диаграммы
С помощью командExcel можно модифицировать диаграмму.Например,для описания диаграммы можно добавить метки данных.Также можно ввести заголовки и линии сетки.
Чтобы добавить в диаграмму метки данных,выполните такие действия:
Щелкните правой кнопкой мыши по диаграмме,в которую нужно добавить метки данных,и выберите командуПараметрыдиаграммы из контекстного меню.Появится соответствующее диалоговое окно.
Выберите вкладкуПодписиданных и установите опциюзначение.
Щелкните по кнопкеОК.Excel отобразит метки данных в диаграмме.
Чтобы добавить в диаграмму линии сетки выполните такие шаги:
Щелкните правой кнопкой мыши по диаграмме,в которую нужно добавить линии сетки,и выберите командуПараметрыдиаграммы из контекстного меню.Появится соответственное диалоговое окно.
Выберите вкладкуЛиниисетки и установите нужные опции.
Щелкните по кнопкеОК.Excel добавит сетку в диаграмму.
Чтобы добавить в диаграмму названия,выполните такие действия:
Щелкните правой кнопкой мыши по диаграмме,в которую нужно добавить названия,и выберите командуПараметрыдиаграммы из контекстного меню.Появится соответственное диалоговое окно.
Выберите вкладкуЗаголовки и установите нужные опции.
Щелкните по кнопкеОК.Excel добавит названия в диаграмму.