Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Учебные вопросы
3.1.1. Специфика содержания процесса управления в его аспектах
3.1.2. Распределение операций по этапам управления
3.1.3. Типы процессов управления
3.1.1. Специфика содержания процесса управления в его аспектах
Важным компонентом системы управления является процесс управления. Процесс управления - это деятельность объединенных в систему субъектов управления (линейных и функциональных руководителей, а также другого управленческого персонала), направленная на смену качественных состояний управляемого объекта, на достижение целей коллектива путем реализации определенных функций с использованием соответствующих методов и принципов управления.
Процесс управления отличается специфическим содержанием, в котором выделяются аспекты: (рис.1.) методологический, функциональный, экономический, организационный, социальный и информационный.
Методологический аспект состоит в том, что процесс управления реализуется по этапам в определенной последовательности: целеполагание, оценка ситуации, определение проблемы, выработка управленческого решения.
Цель – это представление руководителя таможенного органа о том, какой должна быть управляемая система.
Управленческая ситуация – это совокупность всех условий (внутренних и внешних, объективных и субъективных) в конкретной сфере управления, сложившееся в определенное время и требующих соответствующих действий руководителя. Управленческие ситуации бывают простыми и сложными; хорошо просматриваемыми и с трудом поддающиеся анализу; требующих кратковременных, долгосрочных, глобальных, частичных, комплексных действий или разовых мер.
Проблема – это основное противоречие между ситуацией и целью. Решение основного противоречия автоматически ведет за собой разрешение всех остальных противоречий. Формулировка проблемы определяет выработку решения.
Выработка управленческого решения – это поиск путей разрешения проблемы, а также организационная работа, связанная с практической реализации найденного пути.
Функциональный аспект – это реализация общих функций управления в определенной последовательности.
Экономический аспект определяется деятельностью управляющей системы, связанной с установлением потребности ресурсов управляемой системы и оценкой их использования.
Рис. 1. Специфика содержания процесса управления в его аспектах
Организационный аспект заключается в использовании организационно-распорядительных методов воздействия на управляемую систему в последовательности: регламентирование, нормирование, инструктирование и ответственность.
Социальный аспект процесса управления определяется участием человека во всех его этапах, независимо от той или иной степени автоматизации управления.
Информационный аспект состоит в определенной последовательности операций по преобразованию информации в процессе управления: поиск, сбор, сортировка, первичная обработка и передача информации.
3.1.2. Распределение операций по этапам управления
Все множество операций, присущих процессу управления, можно сгруппировать следующим образом: операции целеполагания; операции информационной работы; операции аналитической работы и проектирования вариантов решения; операции выбора варианта действия; операции организационно-практической работы.
Распределение операций по этапам управления и названым группам приведено в табл.1.
Таблица1.
Распределение операций в процессе управления
|
Этапы |
Группа операций |
Состав операций |
|
Целеполагание Изучение, анализ, оценка и прогнозирование ситуаций оперативно-служебной обстановки Выявление проблем таможенного дела, требующих решения Решение проблем, контроль, учет и регулирование |
Целеполагание |
1.Определение цели 2.Формулирование цели 3.Постановка цели 4.Корректировка цели |
|
Информационная работа |
1.Накопление информации 2.Хранение информации 3.Поиск информации 4. Первоначальная обработка информации |
|
|
Аналитическая работа |
1.Оценка параметров 2.Расчет показателей 3.Графическая обработка 4.Анализ |
|
|
Выбор варианта действий (разработка решений) |
1.Нахождение вариантов действий 2. Определение критериев выбора 3.Сопостовление вариантов 4.Выбор методов управления 5.Организационое оформление решения 6.Принятие решения |
|
|
Организационно - практическая работа по решению проблем |
1.Доведение решений до исполнителей 2.Разъяснение и уточнение решения 3.Распределение заданий 4.Наделение полномочиями (по необходимости) 5.Контроль за ходом выполнения решений 6.Учет достигнутых результатов 7.Анализ и оценка 8.Принятие решения о способах реагирования на отклонения 9.Реализация принятого решения в форме корректировки целей, задач, мотивации действия 10.Подведение итогов |
Целеполагание в таможенных органах. Общая и конкретные цели управления таможенными органами определяются Таможенным кодексом РФ и другими законодательными и правовыми нормативными документами Президента РФ, Правительства РФ и ФТС России.
Цель должна быть теоретически обоснованной, определенной, количественно измеримой, ясной, значимой и достижимой. Содержательной основой цели в определенной ситуации управления должна быть цель более высокой ступени управления, т.е. цель более высокого уровня управления.
Таможенная деятельность находится на стыке внутренней и внешней политики страны и напрямую связана с выполнением ее важнейших социально-экономических программ и планов. Главной целью управления в системе таможенных органов, т.е. целью стратегического управления, является обеспечение реализации экономической политики РФ.
Достижение этой цели управления реализуется решением соответствующих комплексов задач, связанных с выполнением заданий таможенному органу как фискальному органу по формированию доходов федерального бюджета; с повышением роли таможенной службы как правоохранительного органа; с работой по упрочению интеграции таможенной службы России с таможенными службами других государств; дальнейшим удовлетворением социальных запросов сотрудников таможенной службы.
3.1.3. Типы процессов управления
В зависимости от той роли, которую играет цель в процессе управления, выделяют несколько типов управления. В таможенных органах наиболее часто применяется «управление по отклонениям», «программное управление» и «целевое управление» (рис. 2).
Управление по отклонениям имеет место на всех уровнях иерархии управления таможенными органами, так как строится главным образом по складывающимся ситуациям. В этом типе управления цели не придается большого значения.
Программное управление основано на тщательной разработке заданной программы с расчленением ее по уровням системы управления с указанием последовательности ее выполнения. Этот тип управления, наряду с вышеуказанным, является часто применяемым в управленческой деятельности таможенных органов.
Наиболее рельефно этот тип управления просматривается в решении фискально-контрольных задач по формированию доходной части федерального бюджета, в развитии региональных таможенных управлений, создании и оборудовании сети автопереходов через таможенную границу и др.
В целевом управлении цель играет основополагающую роль и определяет характер и ход управленческой деятельности.
Содержанием целевого управления является его исключительно высокая аналитичность при определении проблемы управления, предельно строгое и четкое формирование цели управления; структуризация проблемы управления, построение «дерева целей»; строгое согласование дерева целей с «деревом задач», достаточно высокая корреляция между «деревом целей», «деревом задач» и организационной структурой управления; каждое звено организационной структуры системы управления должно объединяться с другими звеньями более высокого порядка.
В целевом управлении большую роль играет прогнозирование. В практике управления его типы применяются нередко в сочетании. Наиболее эффективным сочетанием является сочетание программного и целевого типов управления, которое получило название программно-целевого. Этот тип управления в настоящее время для таможенных органов имеет исключительно важное значение.
Таким образом, из двух рассматриваемых компонентов системы управления - структуры и процесса – более динамичным является процесс управления. Поэтому развитие процесса управления влечет за собой и развитие структуры управления.
Рис. 2. Типы процессов управления
Изменения в структуре должны осуществляться тогда, когда в существующую структуру процесс управления уже не укладывается, когда структура создает существенные помехи, становится тормозом развития управления, а, следовательно, и всей системы управления в целом.
В настоящее время в таможенной системе наблюдается совершенствование динамических характеристик управления, прежде всего – за счет внедрения АСУ и информационной технологии управления.
Таким образом, совершенствуя те или иные характеристики процесса управления, необходимо постоянно учитывать взаимосвязи процесса и структуры системы управления и находить моменты перестройки структуры. Поэтому в настоящее время в ходе модернизации таможенных органов значительное внимание уделяется совершенствованию процесса управления.
Тема 3.2. Общая схема управления в таможенной системе. Организация процесса управления
Учебные вопросы
3.2.1. Общая схема управления в таможенной системе
Совокупность элементов и отношений между различными элемента ми (частями), образующих таможенную систему, можно назвать структу рой управления этой системы. Одну и ту же систему можно предста вить различными структурами, необходимый выбор которых согласуется с содержанием изучаемого вопроса.
В нашем случае условное графическое изображение элементов и связей между ними, названное структурной схемой управления в та моженной системе, приведено на рис. 3.
Внешняя среда
Рис. 3. Общая структурная схема управления в таможенной системе
Структурная схема управления в таможенной системе состоит из нескольких элементов: входа; таможенных операций; выхода; звена, отслеживающего и контролирующего выход системы (1); обратной связи (2); блока управления, или аппарата управления (3); механиз ма воздействия и корректировки принимаемых решений (5); норма тивно-правовой базы (4);
Вход в таможенную систему состоит из нескольких составляющих: организация внутреннего и внешнего таможенного пространства; прин ципов перемещения «загрузки» входа; объектов размещения и хра нения «загрузки» системы; каналов входа таможенной системы.
Таможенные операции — основной блок, где происходит таможен ная обработка поступающих с входа системы товаров, транспортных средств или обслуживание физических лиц. В данном блоке тамо женные службы в соответствии с таможенными режимами и с помо щью нормативно-правовой базы и различных таможенных программ производят таможенный контроль, таможенное оформление, таможен но-тарифное и нетарифное регулирование и т.д. Таможенная система должна быть устроена таким образом, чтобы необходимые программы воздействовали на каждый канал входа посредством таможенных ре жимов или правил в соответствующее время для достижения желае мых результатов на выходе системы.
Выход является результатом принятых этой системой решений. Выход таможенной системы должен удовлетворять многим критери ям, например, стабильность, надежность, безопасность, расчетливость и т.д.
Перечисленные критерии определяют: стабильность – характери зует непрерывность выхода; надежность — пространственная согласо ванность организационных структур в принятии решений системы; безопасность — защищенность государства или человека в результате принятия решения; расчетливость — отслеживание экономических па раметров (цен, льгот, преференций и т.д.) в интересах страны.
На ухудшение выхода могут повли ять как вход, к которому таможенная система не может приспособить ся, так и таможенно-программные операции, которые могут быть при чиной неэффективных или неправильных решений.
Следующий элемент — это звено, отслеживающее и контролирующее выход таможенной системы. Выход — решения системы - требует посто янного измерения через особые контролирующие структуры — специ альные таможенные подразделения, а также передачи полученной ин формации по каналу обратной связи (2) в блок управления (3).
Блок управления, или аппарат управления таможенной системы предназначен для административного управления, контроля и сравне ния фактического выхода с нормативным и ожидаемым выходом. При слишком значительном отклонении блок управления через механизм воздействия и коррекции (5) изменит работу системы, ее структуру или зону таможенной деятельности, наконец, произведет ротацию или замену кадров. При необходимости на основе анализа практической информации система на уровне таможни может обратиться к выше стоящей системе — Региональным таможенным управлениям или ФТС России в целях изменения нормативно-правовой базы (4), регулирую щей таможенную деятельность, и по другим вопросам.
На деятельность таможенной системы оказывает существенное вли яние внешняя среда: законодательные и политические воздействия; экономические преобразования; внешнеэкономические отношения; социально-культурные воздействия; воздействия информационных технологий и т.п.
Немаловажным фактором, влияющим на управление в таможенной системе, является знание познава тельно-обозначающих матриц, т.е. описательно-регулирующих ком понентов — экономика, организация, право и психология. Именно через них формируются группы взаимодействующих людей. Через призму основных компонентов таможенного дела и организованных групп таможенных работников принимаются все необходимые решения по таможенному оформлению и контролю, таможенно-тарифному и нетарифному регулированию и т.д.
Важнейшим свойством таможенной системы является ее саморегу лирование, т.е. постоянный поиск равенства и гармонии между норма тивно-правовым и фактическим выходом — решением. В этом, на наш взгляд, и заключается одна из основных задач таможенных органов в области управления.
3.2.2. Организация процесса управления
Организация процесса управления в системе таможенных органов – это всестороннее его упорядочение, определяющее четкость, последовательность и допустимые границы его осуществления.
Рисунок 4. Организация процесса управления
Организация процесса управления включает (рис. 4) установление: необходимой последовательности выполнения различных его циклов, этапов, стадий и управленческих работ (операций); временных границ выполнения управленческих работ (операций) определенного вида и их группировку; четкого поступления достаточной необходимой информации для нормального и своевременного осуществления каждого этапа процесса управления и всех его управленческих работ; порядка участия различных звеньев системы управления по этапам процесса управления; процедур процесса управления как обязательных управленческих работ (согласования, обсуждения, визирования, утверждения, информирования и др.).
Любой процесс управления по своему содержанию состоит из циклов, этапов, стадий и фаз.
Под циклом управления понимается отрезок времени необходимый для полной реализации всех общих функций управления (анализа и прогнозирования, планирования, организации, регулирования, учета и контроля). Для реализации циклов управления необходимо иметь нормативную базу, систему планирования, систему учетов, системы оценки и стимулирования деятельности сотрудников, информационное и кадровое обеспечение и др.
Цикл включает этапы, под которыми понимаются промежутки времени, в течение которых в одном случае создается система предстоящей деятельности, а в другом – осуществляется управление ходом ее функционирования.
Каждый этап содержит стадии. Под стадией следует понимать время, необходимое для полной реализации какой-либо одной общей функции управления. В соответствии с этим, стадии управления называются стадией анализа и прогнозирования, стадией планирования, стадией организации, стадией регулирования, стадией учета и стадией контроля.
Каждая стадия состоит из различного количества фаз управления, под которыми необходимо понимать время, требуемое для выполнения одной управленческой работы (операции).
Таким образом, по своему содержанию процесс управления является достаточно сложным. Он идентичен для любого вида управления таможенными органами. Кроме того, он остается неизменным и применимым к любым условиям.
Учебные вопросы
3.3.1. Взаимодействие объекта и субъекта управления
Управление это воздействие субъекта управления (СУ) на объект управления (ОУ) с целью решения задачи на заданном уровне качества в отведенное для этого время, рис.5.
Рис. 5. Схема взаимодействия объекта и субъекта управления
Под субъектом правления понимаем инстанцию (должностное лицо таможенного органа), которое уполномочено принимать решения, ставить задачи и требовать их безусловного исполнения к заданному времени с необходимым качеством.
Под объектом управления понимаем все то, на что направлено воздействие. Это могут быть должностные лица, функциональные или структурные подразделения, технологические схемы, товары, участники внешнеэкономической деятельности, различного рода посредники и должностные лица других органов госконтроля, с которыми совместно выполняется задача и которые оперативно подчиняются должностным лицам таможенных органов.
При рассмотрении субъекта и объекта управления нужно помнить о том, что таможенные органы представляют многоуровневую иерархическую структуру и что в этом случае на оба понятия распространяется принцип дуализма.
Поясним это на примере. Таможня по отношению к аппарату управления регионального таможенного управления является объектом, а по отношению к таможенному посту, входящему в ее структуру, субъектом управления.
Канал воздействия включает разнообразные виды воздействий: административное; экономическое; материальное; психологическое; эмоциональное; силовое; информационное.
Канал наблюдения включает в себя методы и средства объективного и своевременного получения данных о состоянии объекта управления. По анализу этих данных делается суждение о своевременности поставленной задачи, о верности выбранных методов и средств воздействия и верности места приложения воздействия, о достаточности выделяемых ресурсов.
3.3.2. Последовательность управленческих действий и элементов системы управления
Для понимания всех составных частей управленческих действий и элементов системы управления рассмотрим цепочку действий, представленную на рис 6.
Рис. 6. Последовательность управленческих действий
Поскольку все находится в непрерывном изменении и развитии, то на определенном этапе возникает противоречие между фактическим положением дел и тем, что задано или хотелось бы иметь.
Желание разрешить противоречие требует, прежде всего, поставить задачу. Задача должна быть ясно и понятно сформулирована на содержательном уровне, а в случаях, допускающих формализацию, записана в специальных символах. Последнее весьма важно при разработке алгоритмов и составлении программ в системах автоматизированного управления.
Как правило, противоречие возникает в результате анализа данных оперативно-служебной таможенной обстановки, или другими словами, совокупности факторов и условий, а также измерения и анализа конечного числа параметров, отражающих поведение управляемого объекта в пространстве и времени.
Как только задача сформулирована, то сразу возникает вопрос: “Что надо сделать, чтобы она была выполнена?”. При наличии задачи, таким образом, можно сформулировать функциональный ряд.
Под функциональным рядом (набором функций) будем понимать совокупность виртуальных действий определенным образом организованных в пространстве и времени. Набор этих функций отвечает на вопрос: “Что надо сделать для успешного решения задачи?”. Функциональный ряд формулирует необходимые условия действия.
После построения функционального ряда неизбежно возникает следующий вопрос: "Как, каким образом выполнить ту или иную функцию?". Таким образом, наличие функционального ряда позволяет построить методический ряд.
Методический ряд это совокупность приемов, путей, способов реального воздействия на объект управления. После того, как будут проанализированы ограничения на ресурсы, которые неизбежны при решении конкретной задачи в конкретном месте и времени, может быть выбран из множества разрешенных методов тот, который наилучшим образом соответствует конкретной задаче и условиям обстановки. Выбор конкретного метода определяет возможность выбрать средство реализации.
Средство воздействия или реализации это совокупность материальных объектов (аналогичных орудиям труда), с помощью которых осуществляется практическая реализация выбранного метода управления.
Объединение функций, методов и средств образует как необходимое, так и достаточное условие успешного выполнения задачи.
Вышеизложенное проиллюстрируем примером.
При таможенном оформлении и контроле физических лиц, перемещающих товар для неторгового оборота, разрешено беспошлинно провозить только 50 кг. товаров. При превышении нормы веса товара за "лишний" килограмм взимается пошлина.
Противоречие может в этом случае возникать из-за несоответствия данных декларирования фактическим весовым показателям.
Отсюда возникает задача проверки верности декларирования.
Функционально она решается комплексно визуальным осмотром товара и проверкой фактических весовых параметров объектов контроля.
Метод разрешения задачи – взвешивание.
Средство – весы с пределом взвешивания 200 кг., с точностью взвешивания 50г. и высокой производительностью.
Из данного ранее определения управления следует, что помимо субъекта управления, объекта управления обязательно должна быть среда передачи воздействия и канал получения данных о состоянии объекта управления, рис.6.
АСПЕКТ
Значение
Содержание
методологический
последовательность реализации этапов процесса управления
Целеполагание
Оценка ситуации
Определение проблемы
Выработка решений
нализ и прогнозирование
Планирование
Организация
Регулирование
Учет и контроль
последовательность реализации общих функций управления
функциональный
Регламентирование
Нормирование
Инструктирование
Ответственность
последовательность использования организационно- распорядительных методов
организационный
Поиск информации
Сбор информации
Сортировка (обработка)
Передача информации
последовательность операций по преобразованию информации
информационный
Оценка ресурсов
Заказ ресурсов
Распределение
Рациональное использование
определяется деятельностью управляющей системы
Профотбор
Обучение
Распределение
Обеспечение
Стимулирование
экономический
участие человека во всех этапах процесса управления
социальный
Типы процесса управления
Особенности (содержание)
Целевое управление
(Например, - формирование доходной части федерального бюджета;
- развитие региональных таможенных управлений;
- создание и оборудование специализированных пунктов пропуска)
Программное управление
Сочетание целевого и программного управления, имеющего огромное значение в деятельности таможенных органов в настоящее время
Программно- целевое управление
Применяется в случаях неопределённости относительно цели воздействия, условий обстановки или самого объекта воздействия:
Управление по отклонениям (ситуационный тип)
обсуждение,
визирование,
утверждение,
информирование и т.д.
Организация процесса управления по- существу устанавливает:
Факторы
внутреннего воздействия
Субъект
управления
Объект
управления
Канал
воздействия
Канал
наблюдения
Факторы
внешнего воздействия
Противоречие
Задача
Функции
Методы
Средства реализа ции