варианте синий с геральдическим щитом и продольным расположением реквизитов изготовляются типографским сп
Работа добавлена на сайт samzan.net:
25. Основные требования к стилю служебных документов
Общие требования
1.1. Проекты служебных документов, готовящиеся в структурных подразделениях Палаты и используемые для внутренней и внешней переписки, составляются на отдельных листах бумаги, бланках Палаты установленной формы с продольным или угловым расположением реквизитов, форматом А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм).
Бланки Палаты с изображением герба Москвы в одноцветном варианте (синий) с геральдическим щитом и продольным расположением реквизитов изготовляются типографским способом, имеют номер, проставленный в нижней левой части лицевой стороны бланка, и выдаются под роспись в Управлении ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях.
1.2. На бланках Палаты с изображением герба города Москвы в одноцветном варианте (синий) с геральдическим щитом и продольным расположением реквизитов готовятся, как правило, документы за подписью Председателя Палаты, а в его отсутствие – исполняющего обязанности Председателя Палаты.
По распоряжению Председателя Палаты на бланке Палаты с изображением герба города Москвы в одноцветном варианте (синий) с геральдическим щитом и продольным расположением реквизитов готовятся документы за подписью других членов Коллегии.
1.3. На угловых бланках заместителя Председателя, аудитора Палаты в одноцветном варианте (черный) готовятся запросы в органы исполнительной власти, государственные органы и организации города Москвы о предоставлении информации, необходимой для проведения контрольных мероприятий.
1.4. Необходимо наличие следующих обязательных реквизитов, придающих юридическую силу документу:
- авторство (наименование организации);
- название вида документа;
- подпись;
- дата;
- регистрационный номер.
Служебный документ должен быть написан деловым стилем с соблюдением правил орфографии и пунктуации, кратко и четко, ясно и доступно для понимания, без употребления формулировок, порождающих различное или двойное толкование.
Текст документа излагается в утвердительной форме с соблюдением официально-делового стиля языка и юридической терминологии. Предложения строятся в соответствии с общепринятыми правилами русского языка.
Применяемые термины должны соответствовать терминологии «Словаря основных терминов в области документирования».
1.5. Каждый лист служебного документа, оформленный, как на бланке, так и без него, должен иметь поля: левое – 25 мм, правое – 20 мм, верхнее – 25 мм; нижнее – 20 мм.
1.6. Тексты служебных документов на бланках формата А4 печатаются через 1 или 1,5 интервала.
1.7. Основной текст печатается шрифтом Times New Roman Cyr размером строчных букв 14 кегля. Для заголовков допускается увеличение размера букв. Уменьшение кегля (до 11 кегля) допускается в табличных формах и подстрочнике к документу. Исключается применение уплотнённого или разреженного шрифта.
1.8. При подготовке служебных документов на двух и более листах второй и последующие нумеруются. Номера листов проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля.
Проект служебного документа, представленного на подпись, является визовым.
1.9. Служебные документы, подготавливаемые за подписью Председателя Палаты или заместителя Председателя Палаты, печатаются, как правило, по числу адресатов. С документа, подписанного руководителем Палаты, делается две копии.
Служебный документ с оригиналом подписи отправляется в адрес, одна копия исходящего документа после отправки остается в Управлении, другая (визовая) возвращается в службу делопроизводства соответствующего структурного подразделения Палаты для помещения в дело в соответствии с Номенклатурой дел.
1.10. Служебный документ в зависимости от типа должен иметь следующие реквизиты: наименование Контрольно-счетной палаты Москвы; название вида документа (представление, предписание, приказ, распоряжение, инструкция и т.д.); заголовок к тексту; дату; индекс (номер); визы; подпись; фамилию, инициалы исполнителя, телефон; расшифровку подписей, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.
1.11. Текст служебного документа печатается на расстоянии 2-3 интервалов от заголовка в установленных границах полей. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст и подстрочник выравниваются по всей ширине листа в установленных границах полей. В конце текста подстрочника ставится точка.
1.12. В тексте служебных документов (писем, разъяснений и т.п.), направляемых Палатой в адрес государственных органов и физических лиц, исключается функция Microsoft Word по переносу слов.
Заголовок к тексту служебного документа
1.13. Служебный документ формата А4 (210х297), как правило, должен иметь заголовок, отражающий предельно кратко и точно основное существо излагаемого вопроса и не должен превышать 4 строк. Заголовок не пишется, если основной текст документа не превышает 5 машинописных строк.
1.14. Формулировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольного существительного в предложном падеже («Об отмене …», «О состоянии…)» и протокол (чего?) заседания Коллегии Палаты.
Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок должен отвечать на вопросы:
«о чем?» («о ком?»), например:
ПРИКАЗ
Об изменении штатного расписания
«чего?» («кого?»), например:
Должностная инструкция
главного инспектора
1.15. Заголовок печатается строчными буквами (с прописной буквы) размером шрифта 12 кегля на расстоянии не менее 7,8 см от верхней границы листа А4. Заголовок располагается от левой границы текстового поля.
1.16. Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
Заголовок не пишется на телеграммах, извещениях, а также в служебных документах, текст которых печатается на бумаге формата А5 (148х210). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается на бумаге через один межстрочный интервал.
Дата служебного документа и вступление его в силу
1.17. Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Датой служебного документа, подготовленного несколькими организациями, является дата подписания последней организацией.
1.18. На служебных документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На служебных документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ.
1.19. Написание дат в документах используется как цифровое, так и буквенно-цифровое, например: 01.01.98 или 1 января 1998 г. Написание дат в пределах одного документа должно быть единообразным, т.е. либо буквенно-цифровое, либо цифровое.
Формат даты до 1999 года включительно, обозначенный цифровым способом, включает написание шести (6) цифр. Например: 07.02.99.
Формат даты, начиная с 2000 года, обозначенный цифровым способом, включает написание восьми (8) цифр. Например: 07.02.2000.
При сокращенном (цифровом) написании даты слово год или г. не ставится.
При указании временного периода («квартал», «полугодие») используются римские цифры (например, IV квартал, I полугодие).
1.20. Служебные документы вступают в силу с момента их подписания (принятия или утверждения), если в тексте служебного документа или законодательством не предусмотрена другая дата.
Подписание служебного документа
1.21. Служебные документы подписывают должностные лица Палаты в пределах своих полномочий. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).
1.22. Подпись отделяется от последней строки текста 2-4 межстрочными интервалами. Наименование должности в реквизите «Подпись» печатается от левой границы текстового поля, например:
Председатель
Контрольно-счетной палаты Москвы подпись И.О. Фамилия
1.23. При подписании служебного документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованием должностей.
При разных должностях подписи располагают одну под другой в соответствии с занимаемой должностью.
1.24. Если служебный документ оформлен на бланке Палаты должностного лица, то в состав подписи входят: личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
Если служебный документ оформлен на бланке Палаты, в состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). При оформлении документа на бланке Палаты на одном листе указывается только должность - Председатель, на двух листах и более – с указанием организации (Председатель Контрольно-счетной палаты Москвы).
Если служебный документ оформлен не на бланке Палаты, то в состав подписи включаются наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка, наименование структурного подразделения Палаты.
1.25. В служебных документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии Личная подпись А.А. Петров
Члены комиссии Личная подпись Н.Н. Столяров
Личная подпись М.М. Веселов
Личная подпись С.С. Сергеев
1.26. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте служебного документа, отсутствует, то служебный документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Не допускается подписывать служебные документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
1.27. В необходимых случаях к представляемому на подпись проекту служебного документа прилагаются основания для составления служебного документа, а также разногласия, возникшие при подготовке проекта, обоснования непринятия поступивших предложений.
1.28. В распорядительных документах Палаты о проведении контрольных мероприятий (внесении изменений/дополнений) в обязательном порядке указываются сведения о контроле за его выполнением.
Например, при подписании служебного документа Председателем Палаты указывается – «Общий контроль оставляю за собой», при подписании лицом, исполняющим обязанности, – «Контроль остается за Председателем Контрольно-счетной палаты Москвы», при проведении комплексных мероприятий – «п. … Возложить контроль за выполнением настоящего распоряжения на заместителя Председателя Контрольно-счетной палаты Москвы. п. … Общий контроль оставляю за собой».
26. Действующие нормативно-методические документы, регламентирующие организацию и технологию делопроизводства
Как известно, делопроизводство – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями.
Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:
- правила оформления документов;
- правила работы с документами;
- обеспечение сохранности документов;
- порядок передачи документов на архивное хранение;
- работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты);
- внедрение новых информационных технологий в работе с документами;
- работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;
- юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.
Документ обладает юридической силой, если он оформлен в соответствии с общепринятыми нормами создания и оформления. Во всех организациях и учреждениях должны быть единые правила оформления однотипных документов, то есть должно быть четко определено, как создавать документ, какие должны быть реквизиты, кто имеет право подписи и какие печати должны удостоверять его подлинность. Именно нормативно-методическая база делопроизводства устанавливает данные правила.
Составляющими нормативной базы делопроизводства являются:
- законодательные и правовые акты РФ;
- государственные и отраслевые стандарты;
- нормативные документы;
- государственные и отраслевые классификаторы;
- Государственная система документационного обеспечения управле-ния (ГСДОУ);
- инструкции по делопроизводству конкретного предприятия.
К законодательным и правовым актам в сфере информации и документации относятся:
- законы РФ;
- указы и распоряжения Президента;
- постановления и распоряжения Правительства;
- правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и других) – как общественного, так и ведомственного характера;
- правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
- правовые акты нормативного и инструктивного характера.
Эти документы имеют высший приоритет и общефедеральную значимость. Рассмотрим примеры таких документов.
- Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
- Федеральный закон от 1 июня 2005 года № 53-ФЗ «О государствен-ном языке Российской Федерации».
- Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
- Федеральный закон от 29 июля 2004 года №98-ФЗ «О коммерческой тайне».
- Федеральный закон от 10 января 2002 года №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».
- Постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 года №290 «О Федеральном архивном агентстве».
- Постановление Правительства РФ от 13 августа 1997 года №1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации».
- Письмо Росархива от 18 октября 2010 г. № 2/1911-А «Об «Информационно-справочной системе архивной отрасли».
- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 года №536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».
- Письмо Росархива от 7 апреля 2003 года №6/464-к «О присвоении тематическому комплекту Информационно-справочная система архивной отрасли (ИССАО) статуса «официальной базы данных Федеральной архивной службы России».
Оформление документов регламентируется стандартами для придания им юридической силы, а также для удобства работы с ними. Стандарт описывает типовой образец, которому должны соответствовать документы, системы и технологии. Область действия стандартов и их содержание определяются государственными органами управления.
В соответствии с законом «О стандартизации» государственные стандарты принимает Госстандарт. Основные стандарты в области делопроизводства:
- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
- ГОСТ Р 34.10-2001 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи».
- ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
- ГОСТ Р 50922-96 «Защита информации. Основные термины и определения».
Нормативные документы по труду служат для определения численности работников, исчисления затрат времени на выполнение конкретных заданий и определения объемов выполняемых работ. В настоящее время действует несколько нормативных документов.
- Межотраслевые нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. Разработаны Центральным бюро нормативов труда (ЦБНТ) Минтруда РФ в 1995 году и рекомендованы для определения трудоемкости работ и численности работников в органах власти, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.
Нормативная часть этого документа содержит:
a) нормы затрат времени на работы по документационному обеспече-нию управления (обработку, регистрацию, учет количества и кон-троль исполнения документов, ведение карточек и т. д.);
b) нормы затрат времени на работы сотрудников архива (каталогиза-цию, создание справочного аппарата к архивам, учет документов, контроль за сохранностью и т. д.).
- Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. Разработаны ВНИИДАД в 1992 году и содержат нормативы времени для составления планов и договоров. По ним можно произвести расчет трудозатрат, проанализировать производительность труда работников и рассчитать их численность.
- Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. Разработаны ЦБНТ Минтруда РФ в 1993 году. Предназначены для определения затрат времени на работы с управленческой документацией в обычных условиях и в условиях автоматизации управленческих процессов. Нормы времени распространяются на все виды работ с документами и разделены на два блока:
a) нормы времени на работы по документационному обеспечению управления (разработку должностных инструкций, номенклатуры дел организации, унифицированных форм и типовых текстов доку-ментов и т. д.);
b) нормы времени на работы, выполняемые в процессе автоматизиро-ванной архивной технологии работы (составление статистических отчетов, выполнение запросов по поиску документов и т. д.).
Классификаторы предназначены для автоматизации работ с документами. Они позволяют при поиске, сортировке и обработке использовать специальные коды, которые присваиваются документам. Классификаторы – это нормативные документы, которые содержат перечень наименований документов и их кодов в систематизированном виде. Классификация и кодирование применяются в статистике, экономике, банковском и таможенном деле. Классификаторы сокращают многообразие форм, упрощают обработку, контроль, учет и систематизацию документов. Все классификаторы, а также методические документы по их разработке составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ). В настоящее время действует более 30 общероссийских и общесоюзных классификаторов.
По области действия классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий. К сфере делопроизводства можно отнести следующие классификаторы:
- Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);
- Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);
- Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) была принята в 1988 году как совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документационному обеспечению управленческой деятельности и к работе с документами. Основная цель ГСДОУ – упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. ГСДОУ состоит из четырех тематических разделов.
- Документирование управленческой деятельности – включает положения, определяющие:
a) состав управленческих документов;
b) порядок проведения унификации и стандартизации управленческих документов;
c) оформление реквизитов управленческих документов, в том числе и машиночитаемых;
d) общие требования к составлению текстов управленческих докумен-тов.
- Организация работы с документами (управление документацией) – устанавливает принципы и порядок:
a) документооборота организации;
b) построения информационно-поисковой системы (ИПС) по документам;
c) контроля исполнения документов;
d) подготовки документов к передаче в ведомственный архив на хранение.
- Механизация и автоматизация работы с документами.
- Организация службы документационного обеспечения управления.
Основные цели ГСДОУ состоят в упорядочении документооборота организации, в сокращении количества и повышении качества документов, а также в создании благоприятных условий для применения современных технических средств и технологий обработки информации. Тем самым должно достигаться совершенствование аппарата управления.
На практике положения ГСДОУ внедряются посредством стандартов, инструкций, положений, методик, рекомендаций по различным аспектам, а также путем унификации формы и состава документов управления. Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия, содержит:
- общие положения;
- порядок составления и оформления служебных документов;
- порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов;
- контроль исполнения документов;
- порядок работы с исходящими документами;
- порядок работы с внутренними документами;
- составление номенклатуры дел;
- правила формирования дел;
- порядок обеспечения сохранности документов;
- порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение.
Таким образом, нормативно-методическая база делопроизводства регламентирует создание и обращение документов, описывает структуру и функции служб делопроизводства.
27. Организация переговоров, совещаний, презентаций Организация переговоров, совещаний, презентаций
1.1 Задачи и классификация деловых совещаний
Деловые встречи (совещания) -- одна из важнейших форм управленческой деятельности. Во время совещания происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения.
Как свидетельствует опыт, деловые совещания далеко не всегда приносят должный эффект из-за того, что многие руководители неясно представляют себе технологию их организации и проведения.
Деловое совещание -- способ привлечения коллективного разума к выработке оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим на предприятии. Процесс управления в этом отношении сводится к трем основным стадиям:
· сбор и переработка информации;
· координация деятельности всех служб фирмы и всех сотрудников;
· принятие решения.
Кроме своего прямого назначения, каждое рационально организованное совещание решает и важную учебно-воспитательную задачу. На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, Достигать компромиссов, приобретают культуру общения и т.п.
Для некоторых сотрудников пребывание на деловом совещании -- единственная возможность видеть и слышать руководителей высших уровней управления. Кроме того, на деловом совещании руководителю предоставляется возможность показать свой талант менеджера.
Таким образом, управленческие действия менеджера дополняются коллективными заседаниями (совещаниями), на которых решаются повседневные деловые вопросы и проблемы.
Деловые совещания представляют собой особый вид организации труда, действующей в очень короткие сроки и имеющей определенную целенаправленность. Совещания классифицируют по следующим основным признакам.
По назначению:
· вырабатывающие и принимающие решения;
· разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений;
· подводящие итоги и дающие оценку принятым ранее решениям;
· оперативные (диспетчерские).
По периодичности (частоте) проведения:
· разовые;
· регулярные;
· периодические.
По количеству участников:
· узкий состав (до пяти человек);
· расширенные (до двадцати человек);
· представительные (свыше двадцати человек).
По степени стабильности состава участников совещания:
· с фиксированным составом;
· с приглашаемыми по списку, составленному для каждого совещания;
· комбинированные.
По принадлежности:
· партийные (и других общественных организаций);
· административные;
· научные и научно-технические;
· объединенные.
1.2 Технология организации и проведения деловых совещаний
Для достижения целей совещания необходимо досконально подготовить и четко организовать их проведения с учетом совокупности обязательных элементов.
Подготовка совещания начинается с определения необходимости и целесообразности проведения делового совещания. Во время обоснования необходимости совещания менеджер должен сформулировать задачи, которые требуют оптимального и своевременного решения. Совещание имеет смысл, если есть необходимость в обмене информацией; выявлении мнений и альтернатив; анализе сложных (нестандартных) ситуаций; принятии решения относительно комплексных вопросов. Менеджер должен проанализировать все альтернативы проведения совещания: решение высшего руководителя; возможность решения вопроса по телефону; селекторное совещание возможность объединения с другими (плановыми) совещания. И если после этого менеджер убедится в полезности совещания, ее можно проводить. В противном случае от совещания необходимо отказаться. После того, как принято решение о необходимости проведения совещания, определяют повестку дня и состав ее участников.
Во время подготовки повестки дня необходимо определить: 1) тему соответствующего совещания и содержание обсуждаемых проблем; 2) условия, которые должен удовлетворять конечный результат совещания, для определения цели совещания; 3) кто и какую подготовительную работу должен проводить (целесообразно создать рабочую группу для формирования повестки дня, проведение предварительных совещаний в подразделениях).
Основные ошибки, которые допускаются при формировании повестки дня: отсутствие главной темы совещания (не позволяет обеспечить их точное разграничение и соответствующее аналитическое обеспечение); участникам предварительно не разъяснено суть обсуждаемой проблемы; включение в повестку дня вопросов, различных по объему и содержанию, в результате чего совещание превращается в обсуждение или даже на ругань между отдельными ее участниками; увеличивается количество участников, поставленных в позицию пассивных слушателей; отступление от повестки дня, рассмотрение побочных тем, возникшие стихийно, или какой-нибудь «вечной» проблемы (например, вопросы снабжения и т. п.).
Во время решения вопроса о составе участников необходимо особенно внимательно подойти к формированию списка по количественным и качественным составом. К участию в совещании необходимо привлечь должностных лиц, которые наиболее компетентны в обсуждаемой проблеме, а ими, как показывает практика, не всегда являются руководители подразделений. Что касается количества участников совещаний, то не следует приглашать столько человек, сколько стульев в зале заседаний (приглашения для массовости). Оптимальный вариант - соответствие количества участников совещания с количеством тех, кто активно участвует в обсуждении вопроса. Основной критерий отбора участников будущей деловой совещания - это компетентность именно в вопросах повестки дня.
Надо определить день и время проведения. Для совещания рекомендуется отводить определенный день недели, что позволяет участникам совещания правильно спланировать свое рабочее время и подготовиться к ней. Лучший день для совещания - среда или четверг, так как недельная кривая работоспособности имеет заметный спад в понедельник и в пятницу. Из теории биоритмов известно, что у человека в течение рабочего дня наблюдаются две пики повышенной работоспособности: первый - с 11 до 12 часов; второй - между 16 и 18 часами. Поскольку любая совещание нарушает ритм трудовой деятельности, проводить ее в первой половине рабочего дня (первый пик) нецелесообразно.
Ошибки, которых чаще всего допускаются при определении продолжительности совещания: не регламентируется продолжительность совещания; не соблюдается установленная продолжительность совещания; совещания планируются слишком длинными; не делаются перерывы; не ограничивается время на доклады и выступления; неумение кратко и ясно излагать свои мысли.
Как правило, местом проведения значительной части (более 70%) деловых совещаний является кабинет руководителя организации. Однако заседание лучше созвать в специально оборудованных для этой цели помещениях. В основном приглашенные на совещание садятся за стол, имеющий прямоугольную форму. Это крайне неудобно и руководителю, и участникам совещания. Известна другая, более удобная форма стола трапециевидную.
За таким столом никто никому не мешает, каждый участник хорошо видит всех остальных, а председатель и секретарь-стенографист хорошо видит каждого участника делового совещания.
Помещение должно иметь хорошую звукоизоляцию, нормальную температуру и относительную влажность воздуха, удобные для работы мебель, вентиляцию и т.д. Ошибки, которые часто допускаются при определении места проведения совещания: слишком много совещаний проводится в кабинете начальника; в процессе совещания ведутся телефонные переговоры и даже принимаются посетители; помещения для совещания не оборудованы соответствующим образом и плохо освещена.
Подготовка участников совещания - последний этап подготовительной работы в процедуре организации деловых совещаний, когда предусматривается предварительное ознакомление всех участников с повесткой дня, необходимыми материалами. Каждый должен знать заранее тематику и задачи совещания.
Каждый руководитель должен правильно определить процедуру проведения совещания в зависимости от поставленной цели. Но даже когда ее удачно сформулировано, всегда существует скрытый уровень целей, о которых, как правило, не говорят, но с которыми необходимо считаться.
Например: если в совещании принимают участие представители отделов, интересы каждого из них и становятся скрытыми целями. Отдел реализации против всего, что может негативно повлиять на его деятельность по продаже продукции. Производственный отдел стремится не допустить, чтобы у отдела реализации после совещания появилась большая возможность диктовать ему производственные графики и планы и т.д. Таким образом, каждый отдел считает основной задачей сохранение или даже увеличение своих «завоеваний»: прав, привилегий и власти.
Скрытые мотивы побуждают участников совещания к обструкционистской тактике. Они могут пытаться с самого начала внести путаницу в определение целей совещания. Другой надежный способ заблокировать дискуссию - поднять новые, сложные по своему характеру побочные вопросы, причем делать это постоянно, когда совещание подходит к четкому формулированию целей. Еще одна разрушительная сила - требование подобных объяснений от оратора, который с целью простоты изложения говорит обобщенно. Такая тактика дает проблеме столь сложного и неразрешимыми характера, что сразу поступает предложение о дополнительном обсуждении, а этого достаточно, чтобы отложить ее в долгий ящик.
Оптимальная продолжительность совместной умственной деятельности большого числа людей составляет всего 40-45 минут. Через 40-60 минут после начала совещания в его участников ослабляется внимание: начинается шум, лишние движения, разговора. Если и дальше продолжать совещание без перерыва, то у большинства участников наступает усталость. После 30-40-минутного перерыва в присутствующих улучшается самочувствие, восстанавливается их нормальное состояние, и обсуждение проблем можно продолжить.
После 90 минут работы внимание и интерес к обсуждаемым проблемам исчезают. Данный этап совещания специалисты называют периодом негативной активности. В этот момент человек становится неуправляемым, ко всему относится нервно и недоверчиво. Решения, принятые в такое время, обычно отличаются экстремизмом. Если же совещание продолжается без перерыва 2 часа, то более 90% ее участников согласны на любое решение, лишь бы все быстрее закончилось.
Таким образом, оптимальная продолжительность совещания - не более 1 часа. Если обстоятельства требуют более длительной работы, то после 40 минут заседания необходимо объявлять 10-15-минутный перерыв.
Все знают, что такое регламент, но не все его соблюдают. Если до начала совещания ее регламент не установлен, то возникают предпосылки для неделовой обстановки проведения совещания. Особая роль в соблюдении регламента принадлежит председателю собрания. Однако проявлять уважение к регламенту должен каждый участник совещания независимо от должности, которую он занимает. Протокол совещания - это первичный официальный документ, на основании которого руководитель имеет право требовать от сотрудников выполнения порученных им задач. Секретарь собрания фиксирует в протоколе важнейшие моменты: достижение цели совещания; решения; исполнителей и сроки.
Завершающий этап организации и проведения совещания - это принятие решения и согласования условий его реализации. Решения на совещании принимается всеми вместе и каждым в отдельности. От того, насколько участнику совещания удалось включить свои идеи и комментарии в общее решение, зависит его эффективность. В формулировке решения объясняется: кем и в какие сроки должно быть выполнен определенный объем работ. Определяется, в какой форме будут подведены итоги (рассылка протокола или его части (выписки из протокола), принимается решение о широте информирования (весь коллектив или его часть).
Решения могут приниматься двумя путями: 1) специально избранная комиссия по подготовке решения заранее составляет его проект. Проект зачитывается. Участники совещания вносят свои коррективы и принимают его по результатам голосования; 2) председатель собрания подводит итоги обсуждения и формулирует решение. После принятия решения определяется лицо (группа лиц), которая осуществляет его выполнение и контроль за исполнением.
28. Основные задачи современной службы делопроизводства, ее типовые организационные структуры
Организационные формы работы с документами
Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате — централизованную, децентрализованную и смешанную.
Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно информационно работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.
Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного и методического руководства документационным обеспечением. Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.
Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений).
Смешанная форма организации работы с документами — самая распространенная. При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.
Вариантом смешанной формы является такая организация работы с документами, при которой одна и та же технологическая операция (например, регистрация документов или контроль за их исполнением) проводится для одних массивов документов централизованно (в канцелярии), а для других — децентрализованно (в структурных подразделениях). Разделение массивов документов в случае использования традиционных (ручных) методов работы проводится по критерию адресования- если документ адресован руководству организации, он регистрируется в канцелярии, если руководству структурного подразделения, то в этом подразделении. Чаще всего в структурных регистрируют внутренние документы — по месту их задания. Например, в бухгалтерии — бухгалтерские документы, отделе кадров — документы по личному составу и т. д.
Использование новейших компьютерных технологий, наличие факсимильных аппаратов, факс- модемных устройств компьютеров позволяют организовать прием и регистрацию поступающих документов, контроль за их исполнением, информационно-справочную работу в структурных подразделениях.
В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы — один из самых сложных, Действующие государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму работы с документами.
В каждом конкретном случае выбор организационной формы работы с документами остается прерогативой самой службы делопроизводства и руководства учреждения. Решение этого вопроса связано с первоначальной организацией службы делопроизводства. В зависимости от изменений, которые происходят в связи с преобразованиями самой организации (фирмы), от модернизации технологии обработки документов изменяется и степень централизации и децентрализации работы с документами.
Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.
Типовые организационные структуры службы делопроизводства
Структура в системе органов управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т.е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объема функций органа управления между структурными подразделениями и схема их взаимодействия.
Структура службы делопроизводства должна определять оптимальный состав ее внутренних подразделений, их взаимодействие, характер подчинения.
Основные положения ГСДОУ частично регламентировали названия служб делопроизводства, которые типизированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определенным группам и уровням управления.
Управление делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. Управления делами, имеют следующий типовой состав структурных подразделений: секретариат (в состав которого входят приемная министра, его секретариат, приемные и секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);
• инспекция при министре, выполняющая функции контроля за исполнением правительственных документов, распорядительных документов органов власти, приказов министра;
• канцелярия, в состав которой включают экспедицию, бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации документов, машинописное бюро (компьютерный центр обработки текстов документов), копировально-множительное бюро, телетайпную, отдел писем (жалоб), отдел рационализации работы с документами, центральный архив.
Это типовой набор структурных подразделений. На практике в наших министерствах и ведомствах в составе управления делами создают в дополнение к перечисленному группу приказов, первый отдел (отдел защиты информации) и другие отделы.
Канцелярия создается на государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В составе канцелярии обычно создаются подразделения (отдел, сектор, группа) по приему и обработке поступающих и отправляемых документов, по учету и регистрации документов, по контролю за сроками исполнения документов, по работе с обращениями граждан, по созданию документов (машбюро, компьютерный центр), копировальное- множительное бюро, архив;
Общий отдел — это служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуры, муниципалитеты) местного самоуправления. В структуре общего отдела всегда создается протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структурных подразделений объясняется спецификой деятельности, управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.
Секретарь учреждения (структурного подразделения) выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.
Основные положения ГСДОУ, таким образом, регламентируют наименование и приблизительную структуру делопроизводственной службы государственных учреждений и предприятий. Решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре
негосударственных организаций принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление; в акционерных обществах — учредительная конференция, в кооперативах — общее собрание членов кооператива.
Задачи и функции службы делопроизводства
Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:
• постоянное совершенствование форм и методов работы c документами;
• обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно- поисковое систем, контроля исполнения и подготовки документов К передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами;
• сокращение документооборота;
• разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводствам.
Функции современной службы делопроизводства в России определяются из целей и задач ее деятельности и включают полный объем работы, которая выполняется службой. Типовой. состав функций следующий:
1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации; внесение них изменений.
2. Разработка и проектирование бланков документов.
3. Осуществление экспедиционной обработки поступают и отправляемых документов.
4. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов и выполнение информационно-справочной работы по документам.
5. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов.
6. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.
7. Регулирование хода исполнения документов, контроль прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок.
8. Организация машинописного (компьютерного) изготовления текстов документов, их копирования и оперативного размножения.
9. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.
10. Организация и ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан.
11. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.
12. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.
13. Контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях организации.
14. Организация работы архива учреждения (ведомственного архива) в соответствии с действующими нормативно- методическими рекомендациями Росархива.
15. Повышение квалификации работников службы делопроизводства и архива, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроизводства.
16. Организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы делопроизводства.
Этот набор функций относится к типовым, так как регламентирован в Общих положениях ГСДОУ. Эти функции должны выполняться любой службой вне зависимости от ее структуры и масштабов деятельности — от секретаря до управления делами.
Нормативная регламентация службы делопроизводства
В числе организационных задач, решаемых в процессе создания службы делопроизводства, стоит и задача нормативной регламентации работы самой службы. Структура, функции, задачи службы закрепляются в ряде внутренних документов — положении, инструкциях, правилах, структуре и штатной численности, штатном расписании, приказах о распределении обязанностей.
К числу важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус работников службы делопроизводства, относятся Положение о службе делопроизводства и должностные инструкции. Они должны разрабатываться на основе действующего законодательства, государственных нормативно- методических документов и организационных документов, определяющих самой организации (устав, учредительный договор). Создание положения и должностных инструкций направлено на распределение функций и обязанностей, а также на регламентацию принятой технологии работы с документами.
В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации — правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы (см. 7.1).
Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства, так как конкретно определенные задачи, отражающие направления и специфику деятельности организации, порядок утверждения структуры, штатов руководства и т.д. создают изначальную организационную основу документооборота учреждения.
Разграничение в уставе функций и руководителей организации способствует регламентации информационных связей, возникающих в процессе выполнения этих функций, и позволяет определить реальный Круг документов, которые будут создаваться в аппарате управления. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности. Раздел устава, посвященный порядку управления организацией, дает первоначальное представление о распорядительной документации, издаваемой руководством, влияет на упорядочение процессов документообразования, определяет параметры ин- формационных потоков и документооборота.
Подобную роль играют и положения о структурных подразделениях, где закрепляются задачи и функции, права и обязанности, выполняемые в процессе деятельности конкретного структурного подразделения. На основе разграничения функций структурных подразделений могут быть установлены основные виды документальных связей все основные виды документов, создаваемых в структурных подразделениях, их содержание (вопросы), сроки подготовки. Это позволяет планировать объемы Документной информации, оценивать ее с точки зрения достаточности для принятия управленческих решений.
Положение о службе делопроизводства создается с той же целью, что и положения о других структурных подразделениях. ~ Вопросы организационной деятельности в сфере документационного обеспечения аппарата управления тесно связаны с общими задачами организации (учреждения).
Положения о службе делопроизводства разрабатываются на основе типовых, которые содержат максимальный набор функций службы. При разработке индивидуальных положений конкретизируется состав задач и функций службы в зависимости от реальных условий ее деятельности. Например, к типовым технологическим функциям могут быть добавлены функции прогнозирования развития документационного обеспечения, унификации документов, методического руководства постановкой делопроизводства в структурных подразделениях и др. И наоборот, в конкретном положении возможно исключение из типовых функций тех, которые в данной организации не выполняются делопроизводственной службой или закреплены за другими структурными подразделениями.
Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД. Первый пункт раздела «Общие положения» устанавливает точное название службы делопроизводства, ее место в организационной структуре организации, степень самостоятельности службы. Рассмотрим две формулировки этого пункта:
1. «Канцелярия является самостоятельным структурным под разделением АО и подчиняется непосредственно генеральному директору».
2. «Канцелярия входит в состав общего отдела АО и подчиняется его начальнику».
В первом случае закреплена самостоятельность канцелярии, во втором — ее вспомогательное значение.
Далее в Положении указываются наименование должности руководителя службы — начальник, заведующий, управляющий; порядок назначения и освобождения его от должности, требования к его квалификации и стажу практической работы.
Следующим пунктом дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, которыми служба делопроизводства руководствуется в своей работе. Вначале перечисляются законодательные и общегосударственные нормативно-методические и нормативно-технические документы,
затем — внутренние организационные и распорядительные.
Если канцелярия имеет свою печать (печати), в Положении ее описание, условия ее хранения и использования. Второй раздел Положения формулирует общую цель и основные задачи службы делопроизводства. При формулировке задач службы их нельзя сужать до задач его руководителя. Третий раздел Положения основной. Он содержит всестороннюю характеристику деятельности службы делопроизводства и называется «Функции». Их описание должно иметь четкие формулировки и включать все функции, выполняемые службой делопроизводства. При наличии в службе структурных подразделений в раздел «Функции» вводятся соответствующие их на- званиям подразделы, а описание функций дается для каждого структурного подразделения. Тем самым закрепляется объем ответственности каждого структурного подразделения за определенный участок работы.
При этом необходимо продумать тщательное разграничение функций службы между отдельными звеньями или участками, для того чтобы избежать дублирования и параллелизма в работе, а также «утраты» или пропуска какой-то из функций, невключения ее в Положение. При составлении этого раздела принято оговаривать, какие функции подразделение выполняет целиком, а в каких принимает участие и в какой форме. Четвертый раздел Положения «Права» содержит перечисление прав, которые закрепляются за службой в целом для возложенных на нее задач и функций.
В права службы делопроизводства включают право проверять организацию работы с документами в структурных подразделениях, требовать от исполнителей доработки документов в случае нарушения правил ~ их составления, запрашивать у структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения своих функций, и т.д.
Значительное влияние на состояние работы с документами может оказать наделение службы делопроизводства правом не принимать к регистрации и отправке внутренние и исходящие документы, оформленные с нарушением установленных требований (например, с отсутствием необходимых виз или подписей, с просроченными сроками и т.д.). Для того чтобы установить разграничение прав службы и ее руководителя, в разделе устанавливают персональные права руководителя службы делопроизводства. В их числе обычно есть право устанавливать круг ответственности своих заместителей, подписывать, утверждать, визировать определенные документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, назначать и освобождать от занимаемых должностей работников службы делопроизводства (или представлять документы для этих процедур), применять меры поощрения или взыскания и т.д.
Должностные обязанности руководителя службы делопроизводства не регламентируются отдельным документом (должностной инструкцией), поэтому в Положение вводят раздел «Руководство», где в числе обязанностей указывают, функцию координации деятельности службы делопроизводства, планирование ее работы, контроль за работой сотрудников, совершенствование организационной структуры, создание или участие в разработке нормативно-методического обеспечения деятельности службы.
Раздел «Ответственность» выделяется в самостоятельный или включается в раздел «Руководство» и содержит перечисление. основных позиций, по которым руководитель несет персональную ответственность за выполнение задач службы, за состояние документации, ее соответствие требованиям правовых и нормативных документов, достоверность информации, ее утечку, организацию работы службы, работу с кадрами и т.д.
Иногда в Положении раздел «Руководство» делится на три подраздела: руководитель службы делопроизводства обязан (перечисление обязанностей), руководитель службы делопроизводства имеет право (перечисление прав), руководитель службы делопроизводства несет ответственность (персональная ответственность).
Раздел «Взаимоотношения с другими структурными подразделениями» должен отражать наличие и характер взаимосвязей службы делопроизводства с другими структурными подразделениями, возникающими в ходе выполнения ее задач и функций, взаимные обязательства, состав и характеристику документов, разрабатываемых службой делопроизводства совместно с другими структурными подразделениями, сроки их представления, периодичность обмена информацией. Как правило, в этом разделе фиксируются отношения с отделом кадров, секретариатом коллегиального органа, функциональными структурными подразделениями, юридическим отделом. В разделе перечисляются. виды деятельности, которые служба делопроизводства проводил по согласованию с другими подразделениями.
Правовая значимость Положения как организационного документа повышается при включении в него разделов, устанавливающих порядок и контроль за использованием материальных ресурсов, критериев оценки работы структурного подразделения, порядка стимулирования и мер ответственности работников за выполнение возложенных функций, а также сроки действия Положения и порядок его пересмотра. Эти разделы не относятся к числу обязательных, но значительно повышают роль Положения как организационного документа.
Положение разрабатывает и подписывает руководитель службы делопроизводства, утверждает руководитель организации. Оформляется Положение на общем бланке организации и согласовывается с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.
Пересмотр Положения проводят при изменении структуры организации, переподчинении службы делопроизводства, изменении ее внутренней организационной структуры, внедрении новых форм и методов организации труда, а также внедрении новой технологии, так как при этом происходит перераспределение функций между структурными подразделениями.
Основной организационный документ, регламентирующий разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций, установления взаимосвязей отдельных должностей — должностная инструкция (см. у 7.1). Служебная должность является первичным элементом управленческой структуры. Формирование системы должностей зависит от объема, состава, характера функций, выполняемых в структурном подразделении, от разделения и кооперации труда. Должностная инструкция — действенное средство управления, выполняющее организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Кроме того, должностные инструкции позволяют, объективно оценивать деятельность каждого работника службы, обьективно применять меры воздействия.
Первым источником для разработки должностных инструкций является такой нормативный документ, как Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и., других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий. Формуляр должностной инструкции и структура текста закреплены в УСОРД и Основных положениях ГСДОУ.
Второй источник при составлении должностных инструкций— типовые должностные инструкции. Их разрабатывают для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений (например, секретарей структурных подразделений). Наличие типовых инструкций значительно облегчает составление индивидуальных, но не заменяет их. Так как должностные инструкции являются документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника, то необходимо их составление для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.
Третьим документом, который используется при разработке должностных инструкций, является Положение о структурном подразделении. Должностные инструкции регламентируют зада- чи и функции, устанавливают их распределение между работниками структурных подразделений, определяют содержание, характер и порядок деятельности каждого работника. Положение и должностные инструкции — взаимосвязанные и взаимо дополняемые документы, так как обязанности каждого работника устанавливаются исходя из распределения всего комплекса функций, выполняемых службой делопроизводства, вытекают из задач и функций всей службы в целом.
К тексту должностной инструкции предъявляются требования полноты определения задач, функций, обязанностей. Нечеткое и неполное определение деятельности каждого работника ведет к нестабильности и несогласованности действий отдельных работников. При закреплении в формулировках должностной инструкции общих, неконкретных,. обтекаемых обязанностей создается чисто формальный документ, который не выполняет своего назначения. Все пункты должностной инструкции должны исключать возможность различного толкования ее содержания, конкретизировать обязанности и виды работы.
Глаголы, выражающие действие, следует употреблять в изъявительном наклонении: «Инспектор выполняет», «Секретарь организует», «Референт составляет» и т.д. и при этом должна быть точно отражена степень самостоятельности в выполнении работы: «принимает участие...», «совместно с...», «организует визирование», «обеспечивает выполнение».
В разделе «Основные задачи и обязанности» формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ведения, участок работы. Далее идет перечисление конкретных должностных обязанностей, из которых складывается выполнение основной задачи. Например, основная задача работника— регистрация документов; в разных организациях эта задача может предусматривать выполнение таких работ, как ведение од- ного или нескольких журналов, заполнение регистрационных или регистрационно-контрольных карточек, ведение компьютерной базы данных, передача информации, составление и справочных картотек, обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т.д.
При формулировке обязанностей исходят из принятой в организации технологии работы с документами, из наличия технических средств. В этом же разделе формулируются особенности подготовки и передачи документов, доступа работника к определенной информации, правила обработки и передачи документов, методы и сроки выполнения обязанностей, порядок исполнения отдельных поручений и этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.
В раздел «Права» вносят такие права работника делопроизводственной службы, как: принятие решений, получение ин- формации для выполнения своей работы, право визирования определенных видов документов право контроля, право возврата документов на доработку и т.д. Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, выделяется в отдельный раздел. В разделе «Ответственность» формулируются содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за непринятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям. Ответственность может быть установлена дисциплинарная и материальная, но обязательно в соответствии с действующим законодательством и учетом специфики работы организации.
Два последних раздела тесно взаимосвязаны и позволяют установить критерии оценки труда.
Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) — основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в учреждении, правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними, узловые организационные моменты. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в той или иной конкретной организации.
Инструкции составляются в каждом учреждении с учетом специфики его работы. Основой для их составления служат Типовые инструкции, а также действующие государственные нормативно-методические документы.
Структура Инструкции включает общие положения, тематические разделы и приложения.
В разделе «Общие положения» устанавливают сферу распространения Инструкции (например, Инструкция распространяется на все документы», «... на административные документы ,кроме конфиденциальных документов» и др.), ответственность за ее несоблюдение, подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в учреждении в целом и в ее структурных подразделениях, их административную и методическую подчиненность, нормативно методическую базу.
Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела «Документирование», где определяются:
• вопросы деятельности данной организации, подлежащие обязательному документированию;
• виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;
• общие правила подготовки и оформления документов;
• правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;
• порядок изготовления и размножения документов;
• правила оформления и заверения копий и приложений;
• порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;
• порядок работы исполнителей с документами.
Содержание этого раздела может быть значительно расширено за счет включения отдельных подразделов, устанавливающих правила подготовки документов коллегиального органа, а также заместителей руководителя. Некоторые организации выделяют все
перечисленные вопросы в самостоятельный организационный документ типа Правил (или Регламента) подготовки и оформления документов.
Раздел «Организация документооборота» включает:
• порядок приема, обработки, распределения входящих документов;
• организацию их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;
• основные инстанции движения документов;
• порядок подготовки и отправки исходящих документов;
• порядок учета объема документооборота.
Раздел «Регистрация документов» устанавливает организацию регистрации входящих, исходящих и внутренних документов, сроки, формы и методы регистрации, дает описание принятой технологии и порядок индексации документов.
В разделе «Организация справочной работы» устанавливаются принципы построения информационно-справочной работы в организации, даются описание справочных массивов, их доступности для различных категорий служащих и различных структурных подразделений, порядок систематизации и классификации справочной информации, технология информационно- поисковой работы.
Раздел «Организация контроля за исполнением документов» устанавливает категории документов, подлежащие обязательному контролю, порядок постановки на контроль, технологию контроля, обязанности исполнителей, типовые сроки исполнения, порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов, порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине, использование форм и отметок на документах.
Раздел «Оперативное хранение документов» содержит правила хранения документов в службе документации, в структурных подразделениях и устанавливает ответственность за сохранность документов, правила формирования в дела отдельных категорий документов, порядок разработки и использования номенклатуры , порядок систематизации и индексации дел.
В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» включены порядок и организация проведения экспертизы (отбора документов Для хранения и уничтожения), правила подготовки дел к хранению, требования к описанию дел, порядок передачи дел в архив.
Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В Инструкции могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с ограниченной сферой распространения (ДСП), по техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.).
Приложения к инструкции должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов, в каждом из которых делаются соответствующие ссылки. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.
Инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Инструкция — регламентирующий документ не только для службы делопроизводства, но и для всех специалистов аппарата управления.
Подготовку Инструкции осуществляет служба делопроизводства при участии архива, юридической службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действию его приказом, после чего рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.
В числе организационных документов делопроизводства с начала 1980-х годов применяется и такой нормативный документ.
Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Это перечень документов, необходимых и достаточных для реализации управленческой деятельности конкретной управленческой структуры, содержащий характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки. В табель включаются только документы, создание которых необходимо, правомерно, периодически повторяется.
Методика разработки табеля создана ВНИИД/Д. Она включает:
• предпроектной обследование, в ходе которого изучаются состав применяемых документов, состав управленческих функций и ситуаций, подлежащих обязательному документированию. На этом этапе работы изучаются действующие государственные законодательные акты и нормативно-методические документы, регламентирующие процедуры документирования; организационные документы (устав, положения и др.), закрепляющие компетенцию должностных лиц и порядок работы с документами в организации (учреждении);
• определение структуры табеля. Как и любой классификационный справочник, применяющийся в делопроизводстве, табель может быть построен по функциональному или структурному принципу. В первом случае разделами табеля будут управленческие функции, подразделами — задачи, свойственные аппарату управления, во втором — названия структурных подразделений. Внутри разделов документы систематизируют либо по степени важности, либо по алфавиту наименований;
• выбор формы табеля. Табель представляет собой таблицу, в которой по горизонтали располагаются названия документов, а каждая вертикальная графа содержит ту или иную характеристику процедуры документирования. Например, табель может иметь такие графы:
код формы документа, наименование законодательного или нормативного акта, являющегося основанием для применения или издания документа, наименование структурного подразделения, ответственного за подготовку, периодичность составления, согласование (внутреннее и внешнее) — указываются организации или структурные подразделения или должностные лица, участвующие в этом процессе, подпись (должность лица, которое подписывает документ), утверждение (должность руководителя или наименование органа, который утверждает документ), печать (необходимость удостоверения документа печатью), адресат — организация (структурное подразделение, в которое предоставляется документ).
Кроме того, в табель можно внести сведения о месте изготовления текста документа, его регистрации, количестве создаваемых экземпляров, тираже рассылки, месте хранения подлинника и др.
Процесс составления табеля позволяет делопроизводственной службе проанализировать все операции с документами (должности исполнителей и руководителей, принимающих участие в составлении, подписании, визировании, утверждении, периодичность создания документа, характеристика применяемых технических средств создания, пересылки). После утверждения руководителем организации табель становится средством нормативного закрепления этапов подготовки документов. Поддержание табеля в рабочем состоянии (ведение) осуществляет делопроизводственная служба. Ведение предусматривает своевременное внесение в табель изменений в документировании — внедрение новых форм федеральными органами, отмена ранее действующих, а также контроль за порядком использования.
Применение табеля позволяет:
• исключить возможность неоправданного создания новых форм;
• установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами;
• учесть количество видов и форм документов.
29. Принципы, количественные и качественные параметры современной организации документооборота
ХАРАКТЕРИСТИКИ И ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Термин «документооборот» появился в российском (советском) документоведении в 1920-х гг. В результате многолетних научных исследований в области управленческого труда и делопроизводства основные правила движения документов и рациональной организации документооборота к середине 1970-х гг. были сформулированы в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).
Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Организация документооборота предполагает разработку и соблюдение правил движения и обработки документов в организации, касающихся:
· последовательности перемещений документов;
· выполнения операций с документами (получения, рассмотрения и распределения, передачи на исполнение, организации исполнения, отправки);
· технологической обработки документов (регистрации ин формационно-справочной работы, контроля за сроками исполнения).
В соответствии с ЕГСД общие принципы организации документооборота:
· оперативность движения документов;
· обеспечение единообразия в порядке прохождения и при обработке основных групп документов;
· исключение инстанций прохождения и действий с документами, не обусловленных деловой необходимостью.
Сформулированные более 30 лет назад правила актуальны и сейчас. Документы в организации должны перемещаться с наименьшими затратами времени, по наиболее короткому пути и, желательно, без возвратных перемещений.
Для этого в каждой организации необходимо целенаправленно изучать документооборот с последующими унификацией, стандартизацией и регламентацией маршрутов движения и технологий обработки документов.
Документооборот -- технологический процесс, который характеризуется качественными и количественными параметрами.
К качественным характеристикам документооборота, в частности, относят:
· разделение его на документопотоки, различающиеся по составу, направлению движения и порядку обработки документов;
· особенности маршрутов движения определенных групп документов.
По отношению к аппарату управления внутри организации выделяют входящий документопоток (документы, поступающие в организацию), исходящий документопоток (документы, отправляемые из организации), внутренний документопоток (документы, при создании и использовании не выходящие за пределы подготовившей их организации).
Маршрут движения документа включает все этапы его перемещения в организации от получения или создания до отправки или подшивки в дело.
Оптимизируют маршруты движения документов на основе организационных документов: устава, положения об организационно-функциональной структуре, положений о структурных подразделениях, бизнес-процессах, функциональных областях, должностных инструкций, приказов о делегировании полномочий и распределении обязанностей.
В результате унификации маршрутов движения определенных категорий документов (входящих, исходящих, приказов по основной деятельности, личному составу и т.д.) создают маршрутные схемы (оперограммы). Этапы маршрутов движения с создаваемых в организации документов (внутренних и исходящих) должны соответствовать разделам Табеля форм документов организации, отражающих особенности подготовки этих документов (например, согласования, подписания, утверждения и т.д.).
Схемы движения документов в организации разрабатываются руководителем службы делопроизводства (общего отдела, канцелярии, секретариата и т.д.) для различных категорий документов: поступающих в организацию, отправляемых из организации и внутренних документов (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, акты, письменные и устные обращения граждан и т.д.). Движение документов в организации, где есть служба документационного обеспечения управления, например, канцелярия, показано на рисунке 1.
На рисунке штрих-пунктиром отображены документы, отправляемые из организации. Поступающие документы изображены прямыми линиями, а внутренние документы - линиями из точек.
Рисунок 1 - «Схема движения документов организации».
Труднее всего регламентировать маршруты движения внутренних документов, за исключением распорядительных документов.
Количественные характеристики документооборота:
* параметры объема документооборота (общего и по отдельным документопотокам);
* время движения документов (полного жизненного цикла I в организации, этапа -- в отдельном подразделении).
Объем документооборота -- количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
При определении объема документооборота учитывают все входящие, исходящие и внутренние документы (как регистрируемые, так и нерегистрируемые) и их копии. Для получения достоверных сведений каждый документ должен быть учтен один раз. Объем документооборота выражают дробью, в числителе которой -- количество подлинников, в знаменателе -- количество копий.
Регулярный учет объема документооборота производят в целях анализа и упорядочения работы с документами в организации, изучения загруженности ее отдельных структурных подразделений и должностных лиц. Результаты учета используют для определения оптимальной штатной численности службы ДОУ (отдела делопроизводства).
Документооборот бумажных и электронных документов в организации должен быть организован по единым принципам и желательно с последующим объединением всех источников документной информации в общий информационный массив.
30. Регистрация документов: определение, назначение, формы, правила формирования регистрационного номера.
Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. 1
Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе, что позволяет создать базу данных о всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, т.к. факт получения не подтвержден.2
В процедуре регистрации можно выделить три цели:
- учет документов,
- контроль за их исполнением;
- справочная работа по документам. 3
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. 4
Однако существуют и нерегистрируемые документы, к которым обычно относят:
- рекламные письма;
- поздравительные письма и телеграммы;
- приглашения;
- программы семинаров, совещаний и конференций;
- печатные издания (книги, брошюры, журналы);
- пакеты с пометкой "лично";
- копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;
- информационные материалы.5
В организации должен быть список документов, не подлежащих регистрации. Он помещается в виде приложения к инструкции по делопроизводству и обновляется по мере необходимости.6
Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе.7
При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется. 8
Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.
Регистрация внутренних документов обычно проводится децентрализованно по группам документов в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, приказы по основной деятельности – в канцелярии, по кадрам – в отделе кадров. 9
Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 (утратила силу на основании приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 11 мая 2010 г. № 260), был установлен следующий состав основных реквизитов регистрации:
- наименование организации (автора или корреспондента);
- наименование вида документа;
- дата и регистрационный номер документа;
- дата и индекс поступления;
- заголовок к тексту (краткое содержание документа);
- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
- срок исполнения документа;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:
- гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
- внутренняя переадресация документов по исполнителям;
- код по тематическому классификатору;
- ключевые слова;
- количество листов документа;
- наличие приложений;
- должностное лицо, поставившее документ на контроль;
- промежуточные сроки исполнения;
- перенос сроков исполнения;
- срок хранения документа;
- статус документа (проект, версия);
- вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.10
Состав вышеуказанных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен. При этом порядок расположения реквизитов на регистрационных формах определяется самой организацией.
Существует три формы регистрации документов:
- журнальная,
- карточная,
- автоматизированная.
Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой.
В настоящее время она используется только в том случае, когда на первое место выступает надежность учета документов, что предотвращает конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, т.к. затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.11
При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами.
Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.
Как правило, составляются следующие самостоятельные картотеки:
- справочные, контрольно-справочные;
- картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
- тематические (кодификационные) картотеки к приказам, решениям и др. 12
Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов. По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел и т.д. 13
Для более полного раскрытия содержания документов создаются тематические (кодификационные) картотеки, в которых:
- составляется отдельная карточка на каждый вопрос, предмет, содержащиеся в тексте документа, поэтому один документ, в зависимости от содержания, может быть расписан на нескольких карточках;
- систематизируется информация в соответствии с рубриками внутрисистемного классификатора вопросов деятельности организации.
Тематические картотеки используются только в справочных целях, в качестве контрольных картотек они не применяются. 14
Форма регистрационно-контрольной карточки и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самой организации и записаны в инструкцию по делопроизводству. Часто используется следующая форма регистрационной карточки на формате А5 (148х210 мм) или А6 (105х148 мм):15
лицевая сторона
оборотная сторона
Рис. 1.
Форма регистрационно-контрольной карточки сроковой картотеки
Автоматизированная (электронная) форма регистрации документовведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).
При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной карточки).
Автоматизированная форма регистрации в настоящее время широко применяется во многих организациях, т.к. она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации, а именно:
- быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;
- автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;
- автоматический контроль за исполнением документа;
- возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;
- возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и другие.
Организация может самостоятельно разработать программу для регистрации документов, но чаще всего используются готовые программные продукты, автоматизированные системы документационного обеспечения управления, позволяющие автоматизировать всю работу с документами, начиная с создания проекта или регистрации документа и заканчивая завершением исполнения или отправлением документа в другую организацию.
49. Этапы экспертизы ценности документов
Для организации и проведения работ по экспертизе ценности документов, образующихся в деятельности любой организации самостоятельно от формы собственности либо функций, приказом директора (президента, начальника) создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), в состав которой входят квалифицированные специалисты основных структурных подразделений (не менее 3-9 человек).
Председателем ЭК назначается один из руководителей организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива, секретарем -- сотрудник службы документационного обеспечения управления (ДОУ).
Функции и права экспертной комиссии, организация ее работы определяются положением об экспертной комиссии. При разработке этого положения следует руководствоваться Примерным положением об экспертной комиссии (ЭК) организации, утвержденным Росархивом в 1995 году.
В организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются Центральные экспертные комиссии (ЦЭК), а при необходимости и экспертные комиссии структурных подразделений.
В состав ЭК и ЦЭК входят:
* экономист либо coтрудник бухгалтерии (учетно-финансовая документация составляет значительный процент всеобщей массе документов);
* coтрудник делопроизводственной службы;
* руководитель архива организации либо должностное лицо, серьезное за архив;
* специалист по научной, производственной и иным видам документации;
* специалист по обеспечению защиты информации.
В состав ЦЭК целесообразно включить представителя архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования.
В положениях об ЭК и ЦЭК изложены правовые аспекты, функции комиссий и порядок работы.
ЭК и ЦЭК -- совещательные органы при руководителе организации, их заседания проводятся по мере необходимости.
Все решения экспертной комиссии фиксируются в протоколах, которые подписывают председатель и секретарь комиссии. Такие решения вступают в силу после утверждения протоколов ЭК и ЦЭК руководителем организации.
ЦЭК выполняет методическое руководство работой экспертных комиссий структурных подразделений и подведомственных предприятий. Протоколы, содержащие решения о типовых и примерных номенклатурах дел, утверждаются руководителем организации после их рассмотрения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения.
Методическое руководство работой экспертных комиссий выполняют экспертнопроверочные комиссии (ЭПК), созданные в органах архивного управления при администрации края, области, города и, кроме того, в федеральных государственных архивах.
Если ЭК и ЦЭК -- первая, то ЭПК -- вторая инстанция контроля над отбором документов на хранение и уничтожение.
При Росархиве и архивных управлениях созданы центральные экспертно-проверочные комиссии (ЦЭПК) -- это высшая инстанция по вопросам экспертизы ценности документов. ЦЭПК действуют на основании Положения о центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном агентстве, утвержденном Приказом Росархива в 2007 году.
В государственных архивах есть экспертно-методические комиссии (ЭМК); в их ведении находятся:
* экспертиза ценности документов внутри госархива;
* рассмотрение разработанных в архиве методических пособий;
* работа по комплектованию госархива.
Таким образом, система экспертной службы состоит из:
* архивных учреждений -- ЦЭПК, ЭПК, ЭМК;
* прочих учреждений -- ЭК, ЦЭК. Основными функциями ЦЭК и ЭК являются:
* рассмотрение, вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов сводной номенклатуры дел организации, если архив организации является источником комплектования Архивного фонда Российской Федерации;
* организация и проведение совместно с делопроизводственной и архивной службами каждый годго отбора дел для дальнейшего хранения либо выделения к уничтожению;
* рассмотрение, представление на утверждение руководителю организации и на одобрение ЭПК описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хра-нения и актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
* рассмотрение и согласование с госархивом графиков передачи документов из структурных подразделений в архив организации и графиков передачи дел постоянного хранения из архива организации в госархив;
* рассмотрение вопросов приема на ведомственное хранение документов личного происхождения.
Критерии экспертизы ценности
Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации выполняется по итогам экспертизы ценности путем системного иcпoльзoвaния критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов. Критерии экспертизы ценности -- это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.
Экономисты доказали, что в процессе экспертизы ценности документов иcпoльзуются все критерии в совокупности. В этом заключается одно из проявлений всесторонности и системности оценки документов.
К критериям происхождения относятся:
* роль и место организации либо лица в системе государственного управления либо определенной отрасли, в итоге деятельности которых созданы документы;
* значимость осуществляемых ими функций;
* время и место образования документов.
Критерий происхождения разрешает разделить все организации, учреждения и предприятия примерно на три группы.
К первой группе относятся организации, документы которых имеют большую научную, историческую и экономическую ценность. Это центральные и местные органы власти и управления, их отраслевые структурные подразделения, органы суда и прокуратуры, научные и промышленные объединения, крупные заводы и фабрики и др.
Вторую группу составляют организации местного значения. Это большое количество предприятий, однородных по функциям и целевому назначению. Документы этой группы имеют практическое и конкретное научное значение, но принимаются в государственные архивы, как правило, выборочно, так как деятельность таких учреждений отражается в документах вышестоящих предприятий. Важные документы предприятий этой группы, которые не поступают в вышестоящие организации, должны быть выявлены и присоединены к документам вышестоящей организации.
Экономисты обосновали, что третью группу составляют преимущественно организации дoпoлнительного и обслуживающего характера. Документы этой группы предприятий имеют значение исключительно для практической работы.
К критериям содержания относятся:
* значимость отраженных в документах событий;
* значение информации, содержащейся в документе;
* повторение и поглощаемость информации, содержащейся в иных документах организации;
* вид документа;
* подлинность документа.
Вид документа. Наиболее полно основную деятельность организации отражают:
* организационно-учредительные и распорядительные документы (уставы, положения, приказы, постановления, протоколы и др.) и, кроме того, годовые планы и отчеты. Это документы постоянного хранения;
* справочно-информационные документы, играющие дoпoлнительную роль, содержат, как правило, оперативную либо справочную информацию, служащую основанием для принятия управленческих решений, которые фиксируются в распорядительных, а иногда и в организационных документах. Тaкая группа документов наиболее многочисленная. Некоторые среди них имеют длительное справочное значение, например значительная доля документов по личному составу. Подавляющая доля этих документов теряет свое оперативное и справочное значение через конкретный период -- от одного до пяти лет. Это документы оперативной и бухгалтерской отчетности и учета, переписка по текущему ремонту, по снабжению и многим иным вопросам, не отражающим основную деятельность организации.
Повторение и поглощаемость информации. Этот критерий иcпoльзуется в основном при экспертизе текущей, плановой и отчетной документации. Например, содержание месячных отчетов поглощается квартальными; содержание квартальных отчетов поглощается годовым отчетом.
Отчеты структурных подразделений поглощаются отчетом организации, отчеты подведомственных предприятий поглощаются сводным отчетом вышестоящей организации и т. д.
К критериям внешних особенностей относятся:
* форма фиксирования и передачи содержания;
* удостоверение и оформление документа;
* физическое состояние документа.
Кроме общих критериев экспертизы ценности, для каждой группы документов существуют и собственные критерии их оценки: значение информации для совершенствования науки и техники, приоритетность авторства, экономическая эффективность разработки либо открытия и др.
Работа по организации экспертизы ценности документов проводится в три этапа.
Первый этап проводится в текущем делопроизводстве:
* при разработке и составлении номенклатуры дел;
* при регистрации документов;
* при направлении исполненных документов в дела;
* при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам.
Второй этап проводится в процессе подготовки дел к передаче в архив организации.
Третий этап экспертизы ценности проводится в архиве организации, передающей документы постоянного хранения в государственный архив.
Порядок проведения экспертизы ценности документов
Первый этап экспертизы ценности документов проводится в текущем делопроизводстве во время формирования дел.
В течение года весь комплекс дел минувшего года обязан находиться в структурном подразделении, так как эти документы могут быть необходимы во время деятельности организации.
В это же время в структурных подразделениях проводится подготовка дел к последующему хранению в архиве, т.е. второй этап экспертизы ценности документов.
Сдача дел в архив организации проводится не позднее чем через 3 года после окончания их делопроизводством.
Экспертизе ценности подлежит весь комплекс документов, образовавшихся в деятельности организации.
Методика проведения первого этапа экспертизы ценности требует начинать изучение документов с ведущих структурных подразделений, а в пределах каждого структурного подразделения -- с дела № 1 по номенклатуре, т.е. с вопросов руководства, планирования, финансирования, контроля работы организации, деятельности подведомственных предприятий, результатов этой работы. Только при такой последовательности можно изучить полный комплекс документов.
Второй этап экспертизы ценности начинается в структурных подразделениях с разделения годового комплекса дел на группы по срокам хранения: постоянного, длительного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет включительно).
Ответственный момент экспертизы -- выявление документов, содержащих повторяющуюся информацию. На постоянное хранение оставляют документы, содержащие наиболее полную информацию.
Экономисты считают, что не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению исключительно на основании заголовка дела. Нужно все дела постоянного хранения и с отметкой ЭПК просмотреть полистаю в целях выявления и изъятия ошибочно попавших в дело малоценных документов. Эти документы необходимо выделить к уничтожению либо обосновать их хранение.
В ходе изучения дел изымаются ошибочно оставленные в делах черновики, дублетные экземпляры.
Определенную группу составляют дела с отметкой ЭПК, так как во время экспертизы будет находить решениеся вопрос о сроках их хранения.
Дела с отметкой ЭПК, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам либо оформляются в самостоятельные дела.
Подшивка вновь сформированных дел производится исключительно после завершения экспертизы ценности документов.
Окончательное решение по итогам экспертизы принимает ЭК либо ЦЭК организации.
Подготовка электронных документов при отборе их к передаче в архив организации состоит из следующих этапов:
* составление описей дел постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу (в зависимости от состава и размера электронных документов (ЭД), отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации);
* проверка физического состояния документов на машинных носителях, предназначенных для передачи в архив;
* запись ЭД на машинные носители;
* проверка качества записи;
* описание ЭД;
* проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) согласно с архивной описью электронных документов постоянного хране-ния и по личному составу;
* подготовка комплекта сопроводительной документации.
В сопроводительной документации ЭД отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, размер документа.
Результатом экспертизы ценности документов в структурном подразделении являются годовые разделы описи дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу и, кроме того, акты о выделении к уничтожению дел данного структурного подразделения.
В акты на уничтожение включаются исключительно те дела, срок хранения которых уже истек.
Акт составляется, как правило, на дела всей организации и утверждается руководителем организации после того, как опись дел постоянного хранения за этот год утвердит ЭПК архивного учреждения (если организация отправляет свои документы на хранение в государственный архив).
Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел данного подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.
С экономической точки зрения составление акта на уничтожение документов возможно исключительно после составления годовых разделов сводных описей на дела постоянного хранения и описей дел по личному составу за соответствующий период и утверждения их руководителем.
2. . Если вы будете жевать жвачку во время резки лука ~ вы не заплачете
3. і. Державне управління вид державної діяльності
4. Вугільне паливо в доменній печі
5. об-мин где p число пар полюсов обмотки статора
6. Надежность человека как звена сложной технической системы
7. тема навчання на ґрунті прямого передавання майстерності ~ від учителя до учня тобто з рук у руки
8. і. 2012 ж~не 2013 жылдарда орта~ конкурсты~ к~рсеткіші бойынша бір орын~а 24тен 20 адам с~йкес келеді
9. ТЕРРА TERR 1993 века ББК 26
10. х годов развивалось неофициальное искусство СССР
11. СЕЛЬСКОЕ ХОЗЯЙСТВО [0
12. стратегічного набору; формалізоване відображення гіпотез про справи на ринку та у зовнішньому середовищі;
13. е гг. Экономическая программа которая стояла в России на повестке дня в начале ХХI в
14. а как субъекты гражданских правоотношений.
15. День защиты детей
16. сотням тысяч раз
17. 20 року слідчий посада найменування органу ініціали п
18. Бірі~~ай бюджеттік сыныптаманы~ ~~рамына сипаттама бері~із ~аза~стан Республикасыны~ Біры~~ай бюджеттi
19. История объективной стороны преступления в российском уголовном законодательстве
20. .Принцип законности ст.