Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Работа в текстовом процессоре MS Word
1 Первое знакомство с текстовым процессором Word
1.1 Классификация средств обработки текстов
Текст – это последовательность алфавитно-цифровых символов, связанных по смыслу. В виде текстов передается всевозможная информация.
Основная цель обработки текстов – придание ему легко воспринимаемого вида, т.е. стандартизация начертания символов, разделение на абзацы и т.п. Тексты обрабатывались еще с древних времен писцами, а изобретение книгопечатания считается второй информационной революцией в развитии цивилизации. С появлением пишущих машин, а затем и компьютеров процесс обработки текстов стал доступен массовому пользователю.
Первые тексты, которые создавали на компьютерах, имели только стандартный вид символов, текст вводился построчно, с написанием в начале каждой строки специальной команды. С появлением специальных программ, процесс обработки текстов облегчился. Обработка текстов в электронном варианте имеет одно главное преимущество, заключающееся в том, что при обнаружении ошибки не нужно переписывать или перепечатывать весь текст, достаточно лишь исправить ошибку. Для создания и обработки текстов существуют специальные средства – прикладные программы. Их классификация представлена на рисунке 1.
текстовые редакторы текстовые процессоры
Рисунок 1 Классификация средств для обработки текстов
Редактор текстов позволяет вводить и исправлять текст, не имеющий форматирования (например, редактор Блокнот). Редакторы текстов программ предназначены для создания текстов на языке программирования.
Текстовый процессор позволяет создавать документы с использованием встроенных средств форматирования текста, включения графики и т.п., обладает различными сервисными функциями: проверка правописания, автоперенос слов и т.д. Например, MS Word.
Издательские системы позволяют создавать документы, соединяющие в себе текст с возможностями графики и художественного оформления уровня высококачественной полиграфической продукции. В этой главе рассматриваются основы работы в текстовом процессоре MS Word.
1.2 Знакомство с Microsoft Word
Для того чтобы начать работу с данным текстовым процессором, необходимо выполнить следующие действия:
Пуск Программы Microsoft Word.
В результате на Вашем экране появится рабочее окно процессора Microsoft Word, структура которого приведена на рисунке 2.
1 2 3 4 6
1-строка заголовка; 2-горизонтальное меню; 3-панель инструментов «Стандартная»; 4-панель инструментов «Форматирование»; 5-строка состояния; 6-рабочее поле документа.
Рисунок 2 Окно текстового процессора Word
В строке заголовка слева расположено название данной программы, а справа - три кнопки управления окном процессора ( ). Горизонтальное меню включает в себя пункты, в которых находятся основные команды. Действия этих команд описаны в таблице 1. Панель инструментов «Стандартная» включает в себя пиктограммы, дублирующие команды горизонтального меню. Назначение этих пиктограмм приведено в таблице 2.
Таблица 1 Горизонтальное меню текстового процессора Word
|
Пункт меню |
Назначение пункта меню |
|
Файл |
Собраны команды для работы над документом в целом (Открыть, Создать, Закрыть, Сохранить, Сохранить как, Параметры страницы, Печать, Предварительный просмотр) |
|
Правка |
Предназначен для копирования и вырезания выделенных объектов в Буфер обмена (Вырезать, Копировать), вставки объекта из Буфера в документ (Вставить, Специальная вставка), а также для отмены или повтора последнего действия (Отменить действие, Вернуть действие), для выделения всех объектов документа (Выделить все) |
|
Вид |
Предназначен для установки режима отображения документа, подключения в окно процессора панелей инструментов, координатной линейки, установки масштаба изображения всего текста в окне документа |
|
Вставка |
Собраны команды для вставки различных объектов (Символ, Поле, Надпись, Сноска, Рисунок, Гиперссылка, Закладка, разрыв) |
|
Формат |
Собраны команды форматирования объектов (Шрифт, Абзац, Список, Границы и заливка, Колонки, Буквица, Стиль, Фон) |
|
Сервис |
Собраны команды, выполняющие сервисные функции: проверка правописания, автоперенос, автозамена, настройка панелей инструментов, исправления, настройка параметров различных операций |
|
Таблица |
Предназначен для работы с таблицами (Добавить таблицу, Нарисовать таблицу, Выделить строку, Выделить столбец, Выделить таблицу, Добавить строки, Удалить ячейки, Объединить ячейки, Разбить ячейки, высота и ширина ячейки) |
|
Окно |
Позволяет упорядочить окна, открыть новое окно, выводит имена открытых документов как команды пункта |
|
? |
Вызов справки в целом по текстовому процессору Word |
Таблица 2 Панель инструментов «Стандартная»
|
изображение пиктограммы |
команда меню, соответствующая пиктограмме |
назначение пиктограммы |
|
Файл - Создать |
Создание нового документа |
|
|
Файл - Открыть |
Открытие уже существующего |
|
|
Файл - Сохранить |
Сохранение документа на диске |
|
|
Файл - Печать |
Отправка документа на печать |
|
|
Файл – Предварительный просмотр |
Предварительный просмотр документа |
|
|
Сервис - Правописание |
Осуществление проверки правописания |
|
|
Правка - Вырезать |
Перенос (вырезание) в буфер обмена выделенного объекта |
|
|
Правка - Копировать |
Копирование в буфер обмена выделенного объекта |
|
|
Правка - Вставить |
Вставка объекта из буфера обмена в указанное место текста |
|
|
Правка - Отменить |
Осуществление отмены предыдущего действия |
|
|
Правка - Вернуть |
Возвращение предыдущего действия |
|
|
Непечатаемые символы |
Включение/отключение непечатаемых символов (пробел, ввод, табуляция и т.д.) |
|
|
Вид - Масштаб |
Установка масштаба отображения текста на экране |
Ниже панели «Стандартная» располагается панель инструментов «Форматирование». Назначение пиктограмм этой панели описано в таблице
Таблица 3 Панель инструментов «Форматирование»
|
изображение пиктограммы |
название пиктограммы |
назначение пиктограммы |
|
Шрифт |
Выбор шрифта |
|
|
Стиль |
Выбор стиля оформления |
|
|
Размер |
Выбор размера шрифта |
|
|
Полужирный, курсив, подчеркнутый |
Установка соответствующего начертания, подчеркивания выбранного шрифта |
|
|
По левому краю, по правому краю |
Выравнивание абзаца по левому (правому) краю |
|
|
По центру, по ширине |
Выравнивание абзаца по центру, по ширине |
|
|
Нумерация, маркеры |
Включение/отключение маркированного, нумерованного списков |
Рабочее поле (рисунок 2) находится в окне документа и представляет собой прямоугольную область, в которой мигает вертикальная черта, называемая текстовым курсором. Данная прямоугольная область предназначена для набора текста, аналогично тому, как вы это делали в текстовом редакторе Блокнот или WordPad.
Окно документа текстового процессора Word приведено на рисунке В нем находятся вертикальная и горизонтальная полосы прокрутки документа (рисунок 3). С помощью вертикальной полосы мы можем перемещаться вверх и вниз по документу, с помощью горизонтальной - вправо и влево. На концах каждой полосы находятся кнопки- стрелки, указывающие направление перемещения. Также полосы прокрутки снабжены бегунком, предназначенным для перемещения по документу (рисунок 3).
1 2
1- вертикальная линейка; 2- горизонтальная линейка; 3-кнопки режимов отображения документа; 4-горизонтальная полоса прокрутки; 5-вертикальная полоса прокрутки.
Рисунок 3 Окно документа
1.3 Режим первичного набора текста. Создание, сохранение документа
После запуска программы Word открывается окно процессора и вместе с ним окно документа. По умолчанию процессор предлагает работать с документом под именем Документ1, Документ2 и т.д. В текстовом процессоре Word текст набирается обычным образом. При вводе текста необходимо следовать основному стандарту редактирования, изученному вами в теме «Текстовый редактор WordPad». Упрощение этого стандарта, предусмотренное в процессоре Word, заключается в том, что для перехода на новую строку не нужно нажимать клавишу Enter. Когда набираемый текст достигнет правого края страницы, Word автоматически перенесет курсор на новую строку. Если произвольная последовательность символов заканчивается нажатием клавиши Enter, то в текстовом процессоре Word она называется абзацем.
Таким образом, процессор Word рассматривает абзац как одну длинную "строку", размещая при этом набранные слова в строке страницы и перенося слово на новую строку, если оно не уместилось в текущей.
Перед набором текста документа необходимо выполнить следующие подготовительные действия:
Для установки параметров страницы и ориентации листа следует:
Рисунок 4 Диалоговое окно Параметры страницы
Далее нужно установить шрифт, его размер, начертание. Каждый шрифт имеет свое название, например: Symbol, Times New Roman, Wingdings и т.д., для шрифтов допускается четыре начертания:
Установить выше перечисленные параметры можно двумя способами:
– с помощью горизонтального меню:
– с помощью панели инструментов - на панели инструментов «Форматирование» (таблица 3) с помощью левой кнопки мыши использовать поля Шрифт, Размер и пиктограммы Полужирный, Курсив, Подчеркнутый для выбора соответствующих параметров.
Например, шрифт Times New Roman, размер - 14п, начертание – курсив (о единицах измерения - пунктах вы знаете из темы «Текстовый редактор WordPad»).
Выравнивание текста на странице документа можно установить:
– с помощью горизонтального меню:
Рисунок 5 Диалоговое окно Рисунок 6 Диалоговое окно
Шрифт Абзац
– с помощью панели инструментов - включить одну из пиктограмм выравнивания (таблица 3) на панели инструментов «Форматирование».
Для стандартно набираемого документа рекомендуется использовать пиктограмму По ширине. В этом случае текст будет располагаться по всей ширине листа.
первый способ – с помощью горизонтального меню:
Второй способ установки отступа Вы узнаете в пункте 2.2.2.
Перед набором текста рекомендуется установить автоматический перенос слов, для этого нужно:
Отображение документа сделайте в режиме разметки страницы, чтобы свой документ вы видели именно таким, каким он будет при распечатке на бумаге. Для этого следует выполнить команду Вид Разметка страницы.
Рисунок 7 – Диалоговое окно
Расстановка переносов
Чтобы работать с документом было удобно и наглядно, необходимо установить такой масштаб отображения документа на экране, когда вся строка видна целиком. Это можно сделать двумя способами:
– с помощью горизонтального меню:
– с помощью панели инструментов:
На панели инструментов «Стандартная» используйте поле выбора Масштаб (таблица 2). Удобным для просмотра документа является масштаб 75%.
Рисунок 8 Диалоговое окно
Масштаб
Создание нового документа можно осуществить двумя способами:
– с помощью горизонтального меню:
– с помощью панели инструментов. На панели инструментов «Стандартная» щелкнуть левой кнопкой мыши по кнопке Создать (таблица 2).
Если Вы закончили работу с документом, то можно закрыть его окно, используя известные вам кнопки управления вариантом представления окна. После выполнения команды закрытия Word попросит Вас сохранить документ, т.е. записать его на диск в виде файла в требуемую папку.
Рисунок 9 Диалоговое окно Создание документа
Сделать это можно точно так же, как в текстовом редакторе Блокнот. Во избежание потери набранного текста в связи, например, с зависанием операционной системы, неожиданным отключением электроэнергии и т.п., следует текст сохранять по частям (можно по абзацам). Для этого после набора первого абзаца необходимо выполнить действия по сохранению текста, а далее после набора каждого следующего абзаца выполнить команду ФайлСохранить и программа сохранит те изменения, которые были сделаны за текущее время. Ускорить операцию сохранения в этом случае можно, используя пиктограмму Сохранить на панели «Стандартная» (таблица 2).
1.4 Открытие созданного документа
Для открытия уже существующего на диске документа необходимо выполнить следующие действия одним из предложенных способов:
– с помощью горизонтального меню:
– с помощью панели инструментов:
Можно продолжить обработку этого документа и подготовить его к печати.
Рисунок 10 Диалоговое окно Открытие документа
1.5 Подготовка документа к печати и печать
Прежде чем печатать документ, необходимо провести подготовительную работу, которая включает в себя следующее:
Проверка орфографии может производится как всего текста, так и его части. В процессе проверки Word выбирает каждое слово и пытается найти его в стандартном словаре правописания. Расхождения и предлагаемые варианты замены он выдает в диалоговом окне. Проверка осуществляется чисто механически, по формальному совпадению слов. Если Вы набрали слово в неправильном падеже, то процессор подчеркнет все предложение, а при проверке выдаст сообщение «возможно, предложение не согласовано». Бывают случаи, когда слово написано верно, а процессор все равно его подчеркивает. Это говорит о том, что в словаре текстового процессора такого слова нет. В этом случае, Вы можете пополнить словарь этим словом.
Запустить проверку орфографии можно двумя способами:
– с помощью горизонтального меню:
Может случиться так, что слово с точки зрения орфографии написано правильно, но Word не имеет его в своем словаре и поэтому подчеркивает, как ошибку. В этом случае в диалоговом окне щелкните по кнопке Пропустить или Добавить, с целью пополнить словарь текстового процессора новым словом;
– с помощью панели инструментов:
Очень полезно проверить, являются ли предложения в документе грамматически корректными. Проверка грамматики позволяет искать как орфографические, так и грамматические ошибки. Проверять грамматику можно как во всем документе, так и в выделенном участке.
Рисунок 11 Диалоговое окно проверки орфографии
Проверить грамматику в документе можно двумя способами:
– с помощью горизонтального меню:
– с помощью панели инструментов:
Перед печатью документа необходимо проверить его внешний вид. Сделать это можно двумя способами:
– с помощью горизонтального меню:
Рисунок 12 Диалоговое окно проверки
грамматики Правописание
Кроме того, вы можете настраивать поля документа так же, как и в режиме разметки страницы;
– с помощью панели инструментов:
После того, как вы выполнили выше перечисленные действия, можно приступать к печати документа. Это можно сделать следующим образом:
– с помощью горизонтального меню:
После закрытия диалогового окна в строке состояния появится значок принтера;
– с помощью панели инструментов:
Рисунок 13 Диалоговое окно Печать
Таблица 4 Панель инструментов «Предварительный просмотр»
|
Изображение пиктограммы |
Название пиктограммы |
Назначение пиктограммы |
|
1 |
2 |
3 |
|
Увеличение |
Переключение из режима просмотра в режим редактирования |
|
|
Одна страница, Несколько страниц |
Показ по одной странице в окне документа или одновременно нескольких страниц |
|
|
Во весь экран |
Переключение между режимом просмотра во весь экран и обычным режимом |
|
|
Подгонка страниц |
Уменьшение количества страниц на одну |
|
|
Масштаб |
Выбор масштаба увеличения |
|
|
Линейка |
Переключение отображения линейки |
|
|
Закрыть |
Возврат из режима предварительного просмотр в обычный режим |
С помощью кнопки Параметры (рисунок 14) можно указать дополнительные параметры печати, например, выполнить черновую печать, которая производится быстрее всего, но с низким качеством или установить режим высококачественной печати и т.п.
Рисунок 14 Диалоговое окно Свойства
2 Приемы редактирования документа
2.1 Режимы отображения документа
Текстовый процессор Word позволяет отображать создаваемые документы на экране в следующих режимах:
Наиболее универсальным является режим разметки страницы. В этом режиме документ виден именно таким, каким он будет при распечатке на бумаге. Некоторые объекты (буквицы, колонтитулы, рисованные объекты и т.п.) можно вставить в документ только в этом режиме. Недостаток этого режима – низкая производительность процессора, особенно при прокрутке документа или вставке символов.
Обычный режим удобен в случае набора больших объемов текста. Скорость процессора значительно повышается, но многие объекты в этом режиме вставить невозможно. При этом не показываются поля документа, координатные линейки с разметкой и т.п. Границей между страницами служит пунктирная черта.
Режим структуры служит для отображения общей структуры документа. Позволяет видеть документ с разной степенью детализации. Его следует устанавливать только в случае форматирования заголовков документа.
Режим электронного документа характерен для электронных публикаций в World Wide Web;
Любой из выше перечисленных режимов можно установить одним из следующих способов:
– с помощью горизонтального меню - выбрать команду
Вид< название соответствующего режима>;
– с помощью кнопок изменения режима отображения - щелкнуть по соответствующей кнопке в левом нижнем углу окна документа на горизонтальной полосе прокрутке (рисунок 3).
2.2 Редактирование и форматирование текста
Вы научились создавать документ, сохранять его в виде файла на диске, загружать с диска в оперативную память, рассмотрели процесс печати. Теперь перейдем к основным операциям над текстом: редактированию, форматированию текста.
Операцию редактирования Вы детально освоили при работе с текстовыми редакторами Блокнот и WordPad (см. главу II), поэтому перейдем ко второй операции.
Под форматированием печатного текста понимается оформление различных участков текста по каким-либо правилам. При форматировании меняется не сам текст, а его внешний вид.
Процессор Word предусматривает два типа форматирования:
Сначала рассмотрим первый тип форматирования.
2.2.1 Форматирование фрагмента
Фрагмент - это непрерывная последовательность символов текста.
Фрагментом может быть строка, группа смежных строк, часть строки и символ.
Операция форматирования фрагмента включает в себя следующие параметры:
Перед операцией форматирования необходимо выделить фрагмент текста.
Изменение шрифта, его размера и начертания было рассмотрено в пункте 1. Цвет шрифта по умолчанию установлен черный, но при необходимости вы можете его изменить. Это можно сделать одним из ниже перечисленных способов:
– с помощью горизонтального меню:
щелкнуть по кнопке Ok;
– с помощью панели инструментов:
Рисунок 15 Диалоговое окно Шрифт
Последним параметром форматирования фрагмента является настройка интервалов между символами, т.е. регулирование плотностью символов в строке. Интервал между символами может быть:
Чтобы установить один из интервалов, нужно:
Если вы выбрали какой- либо другой интервал, то в списке со стрелочками (рисунок 16) укажите, на сколько интервал будет разряженным или уплотнённым.
1
1-поле указания разряженности или уплотненности интервала
между символами.
Рисунок 16 Диалоговое окно Шрифт
2.2.2 Форматирование абзаца
Форматирование абзаца - это изменение его параметров как структурного элемента текста. Существуют следующие параметры форматирования абзаца:
Перед операцией форматирования необходимо выделить абзац.
1-поле указания размера отступа или выступа.
Рисунок 17 Диалоговое окно Абзац
Способы выравнивания абзаца на странице были рассмотрены в пункте 1.
В документе Word первая строка может начинаться с отступом влево по отношению к другим строкам абзаца, с нулевым отступом или, как обычно, с отступом вправо.
Для установки отступа в первой (красной) строке абзаца можно воспользоваться одним из следующих способов:
– с помощью горизонтального меню: данный способ рассмотрен в пункте 1. Выступ в первой строке абзаца устанавливается аналогично. По умолчанию Word предлагает стандартный размер отступа (выступа) 1,27 см. При установке отступа (выступа) в поле на (рисунок 17) можно указать другую длину;
– с помощью координатной линейки. Левой кнопкой мыши перетащить вправо верхний треугольник на горизонтальной линейке (рисунок 3), соответственно для установки выступа нижний треугольник перетаскивается влево;
– с помощью панели инструментов: щелкнуть по кнопке Уменьшить отступ или Увеличить отступ на панели инструментов «Форматирование». Пиктограммы Увеличить отступ или Уменьшить отступ можно подключить, используя приложение Г «Подключение панелей инструментов и пиктограмм панелей инструментов».
Установку ширины абзаца можно выполнить двумя способами:
– с помощью горизонтального меню:
– С помощью координатной линейки. Изменить ширину абзаца с помощью горизонтальной линейки (рисунок 3), перетаскивая правый и левый нижние треугольники мышью.
Word позволяет регулировать положение абзаца на странице, например, запретить страничные разрывы в абзаце, наличие висячих строк и т.п.. Висячей строкой называется последняя строка абзаца, являющаяся первой строкой страницы, либо первая строка абзаца, являющаяся последней строкой страницы.
Это можно следующим образом:
Рисунок 18 Диалоговое окно
Абзац
Настройку интервалов между абзацами и строками можно производить с помощью горизонтального меню:
Для того, чтобы акцентировать внимание на абзаце или придать ему красивый вид, нужно использовать обрамление, заливку цветом, узор и т.п.. Установить эти параметры можно двумя способами:
– с помощью горизонтального меню:
Рисунок 19 Диалоговое окно Границы и заливка
Обрамлять абзац границей можно частично. Для этого нужно использовать кнопки добавления границ (рисунок 19) либо добавлять границы, щелкая левой кнопкой мыши по полю Образец;
– с помощью панели инструментов:
Подключение панели инструментов «Таблицы и границы» описано в приложении Г «Подключение панелей инструментов и пиктограмм панелей инструментов».
Рисунок 20 Диалоговое окно Границы и заливка
2.3 Копирование формата
Закончив форматирование выделенного участка текста, вы можете использовать этот формат (шрифт, размер, начертание, отступ и т.д.) в дальнейшем для других участков своего документа. Для этого существует специальная пиктограмма «Форматная кисть», которая обычно располагается на панели инструментов «Стандартная». Подключение пиктограммы описано в приложении Г «Подключение панелей инструментов и пиктограмм панелей инструментов».
Чтобы скопировать форматирование на другие участки документа необходимо:
2.4 Создание списка-перечисления
Часто в документах используются списки-перечисления. Необходимость их использования обусловлена тем, что текст в этом случае становится очень наглядным, легко воспринимаемым, на нем акцентируется внимание. Списком обозначают различные тексты: перечисление каких-либо вещей, совокупность однотипных текстов, алгоритм выполнения каких-либо действий и т.п. Пример списка-перечисления показан на рисунке 21.
Любому списку- перечислению присущи следующие характеристики:
Word позволяет создавать в документах маркированные, нумерованные и многоуровневые списки.
В качестве маркера элемента маркированного и нумерованного списков может служить соответственно символ, цифра или буква алфавита. Для обозначения одного и того же списка, как правило, используется либо один и тот же символ, либо совокупность последовательных цифр или букв. Многоуровневые списки являются вложенными. Маркер вложенного списка должен отличаться от маркера внешнего и внутреннего.
Чтобы создать любой из выше перечисленных списков необходимо:
с помощью горизонтального меню:
1
1 список-перечисление.
Рисунок 21 Пример списка-перечисления
– с помощью панели инструментов можно создавать маркированные и нумерованные списки:
Если внешний вид списка Вас не устраивает, его можно изменить. Для этого необходимо выполнить следующие действия:
в диалоговом окне Список щелкнуть по кнопке Изменить;
4) щелкнуть по кнопке Ok.
Рисунок 22 Диалоговое окно Список
Для изменения параметров форматирования маркера использовать кнопку Шрифт (рисунок 23). Аналогичным образом можно изменить внешний вид нумерованного или многоуровневого списков.
Рисунок 23 Диалоговое окно
Изменение маркированного списка