Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Специальные мероприятия PUBLIC RELATIONS: классификация и основные характеристики
Специальные события – это мероприятия, проводимые компанией в целях привлечения внимания общественности к самой компании, ее деятельности и продуктам. Они призваны нарушить рутинный и привычный ход жизни в самой компании и окружающей ее среде, стать событием для целевых групп общественности.
Успешное спецсобытие требует подготовки. Важно определить цель, согласовать ее со всеми заинтересованными сторонами и довести до всех участников подготовки мероприятия. Определить количество участников и их роли, состав приглашенных, разработать детальную программу и сценарий, расписанный по минутам. Отклонений от сценария быть не должно. Все под контролем.
Мероприятие, имеющее значение для общественности более широкой, чем сами участники, предполагается освещать в СМИ. Подготовить условия для журналистов: стулья, розетки для аппаратуры, средства связи – иногда пресс-офисы с телефоном, факсом, компьютером, напитки и закуски. Иначе освещение события может получить негативный оттенок.
Основными спецсобытиями, организация которых относится к компетенции ПР, являются: приемы, церемонии открытия, презентации, конференции, дни открытых дверей, круглые столы, выставки и ярмарки.
Выставка-это показ т/у путем демонстрации образцов с целью просвещения.
Ярмарка – это рынок т/у, действующий в установленные сроки в одном и том же месте, нк которм заключаются сделки по образцам и производится торговля.
Выставка/ярмарка - это не только способ рассказа о компании и средство показа производимых ею продукции и услуг, но и место встречи и диалога с посетителями и гостями.
По характеру выставляемых экспонентов все выставки и ярмарки делятся на: Универсальными являются выставки, тематика которых затрагивает несколько отраслей экономики. Специализированные выставки ориентированы на посетителей-специалистов в конкретной области. На них демонстрируют довольно сложные виды товаров и поэтому они имеют скорее маркетинговую, нежели торговую направленность.
Целью ярмарки является предоставление ее участникам – экспонентам возможности выставить образцы своего производства, продемонстрировать новые достижения и технические усовершенствования с целью заключения торговых сделок. В то же время, цель выставки – показать научно-технические достижения одной страны или различных стран в одной или нескольких отраслях производства, науки и техники.
Вся выставочная или ярмарочная деятельность предприятия последовательно реализуется на таких этапах: Принятие решения об участии в выставке или ярмарке, Организация участия предприятия в выставке или ярмарке, Функционирование стенда, Послеярмарочная (послевыставочная) деятельность (общая глобальная оценка осуществленных контактов).
Значение выставок и ярмарок для экспонента определяется прежде всего возможностью:
Но выставка или ярмарка несут выгоду не только предприятию-экспоненту, но и потребителям. Одним из основных преимуществ ярмарок и выставок является сосредоточение образцов огромного количества товаров, производимых в разных странах. Это дает возможность покупателю в короткое время ознакомиться с существующими на рынке предложениями, получить необходимую консультацию от специалистов, сделать необходимые сопоставления цен и качественных характеристик, провести переговоры и уторговать коммерческие условия и, наконец, подписать контракт. При этом покупатель имеет возможность ознакомиться с товаром в действии, с приемами его работы, областью применения и эффективностью. Это особенно важно при покупке машин и оборудования. При покупке товаров широкого потребления большое значение имеет возможность предварительного ознакомления со всем ассортиментом товаров на основе образцов или их дегустации. Эти факторы обеспечивают большую популярность выставок и ярмарок и, как следствие, привлекают огромное количество посетителей.
Вот как определяет цели проведения и участие в выставках предприятий ТЭК Михаил Леонтьев-Ромаков, начальник отдела выставок управления общественных связей ОАО "ЛУКОЙЛ": «выставка, прежде всего - это презентационное мероприятие, и участие в ней для компании очень часто является вопросом престижа. С другой стороны, на стендах компании присутствуют дочерние предприятия, которые представляют производимую ими продукцию. Зачастую они находят новые контакты, заключают выгодные договоры с новыми потребителями. И в этом случае мы можем сказать, что участие "ЛУКОЙЛа" в выставках носит не только политический, протокольный или презентационный характер, но и действительно приносит компании материальную выгоду. В работе выставки принимают участие сотрудники различных подразделений "ЛУКОЙЛа". Как правило, мы приглашаем по одному специалисту от служб бурения, добычи, нефтепереработки, нефтепродуктообеспечения, экологии, науки. Приезжают представители дочерних предприятий, которые, как я уже отмечал, демонстрируют образцы своей продукции».
2. Конференции – это средство поддержания связей, обсуждения и решения проблем в профессиональных, корпоративных, академических, деловых и политических сообществах.
Они предоставляют возможность продвижения своих идей, продуктов организациям, чьи представители делают доклады на заседаниях.
К. могут быть внутренними, то есть для собственных занятых или внешними – ориентированными на внешнюю аудиторию. К. может быть научной, практической, политической или синтезировать 2 и более аспекта. Назначение, тематическая направленность и название конференции обычно определяют характер проведения и содержание обсуждаемых проблем. Ядром конференции являются выступления авторитетов в сфере интересов собравшихся (ученые, топ-менеджеры и т.д.) или те, кто имеют интересные материалы. Доклады должны быть интересными и содержательными. Следует избегать банальностей, напыщенности, скуки и чрезмерной длительности докладов (не более 20 минут). Слайды, видео и пленки/транспорантки, проектируемые на экран существенно улучшают восприятие речи. По материалам к., имеющей интерес более широкой аудитории, издаются сборники текстов тезисов докладов, сведения об участниках.
Организаторы по полученным заявкам отбирают участников. После этого формируется окончательная программа, где расписан весь ход мероприятия – общие и секционные заседания с кофе-брейками, телемосты, завтраки, ланчи, обеды, и посещения лабораторий, заводов, компаний. Потенциальным участникам рассылается извещение, содержащее тему, цели конференции, место проведения, примерную программу, ключевых спикеров, условия участия, включая цены. К. имеющие значение для общественности более широкой, чем сами участники, предполагается освещать в СМИ. Необходимо подготовить условия для журналистов: медиа-кит (бэкграундер с общей информацией о компании, программа конференции, список участников с их краткой характеристикой, тезисы важных и интересных докладов, фотки и текст пресс-релиза), стулья, розетки для аппаратуры, средства связи – иногда пресс-офисы с телефоном, факсом, компьютером, напитки и закуски.
В небольших компаниях к. могут проводиться в начале или в конце рабочего дня. В крупных компаниях и сообществах – к. дополняются теле- и видео-конференциями, к. в Интернете.
По словам того же Михаила Леонтьева-Ромакова: «на них (конференциях) представители компаний рассказывают о своей деятельности и планах в данном регионе. На этих конференциях обычно делает доклад и представитель "ЛУКОЙЛа" в ранге вице-президента или начальника главного управления. Выступления представителей "ЛУКОЙЛа" позволяют лучше донести точку зрения руководства холдинга на те или иные проблемы до их коллег из-за рубежа, ознакомить мировое нефтяное сообщество со взглядами компании на те или иные проблемы».
3. Презентация – это самостоятельная акция, представление фирмы, лица, продукта аудитории.
ДЕЙСТВУЮЩИЕ ЛИЦА презентации - руководитель или официальные представители тех структур, которые выходят на связи с общественностью, вступают в деловой мир. Они - хозяева площадки. Вторая позиция списка участников - приглашенные гости (журналисты, коллеги, друзья). Третья группа участников - специалисты ПР, ответственные за проведение данной презентации. Четвертая группа - технический персонал.
Повод: открытие или создание фирмы; демонстрация новых достижений и результатов работы компании, ее нового лица; при выходе на новые рынки презентация фирмы в стране создания филиала.
Этапы: 1-определение цели (привлечение клиентов или партнеров, формирование имиджа, улучшение отношений с местной общественностью или администрацией), 2-генерирование идеи презентации и ее концептуализация (место и сроки проведения, состав участников, бюджет), 3-разработка сценария (открывает и ведет п. Должностное лицо фирмы, представляющее ее собственной персоной – ПР-специалист. Он должен хорошо говорить, иметь хорошую дикцию и уметь вести себя публично.
Сценарий: 1 представление руководителей фирмы и важных лиц всем остальным, 2 показ видео на 10 мин. с сюжетами, отражающими инновационность, общественную значимость, актуальность, оригинальность, креатив объекта презентации. 3 Сообщения представителей фирмы интересной информации, 4 показ продукции, 5 ответы на вопросы, 6 выступление гостей, 7 раздача подарков, сувениров, 8 фуршет.
Приглашенным рассылаются приглашения с информацией, позволяющей гостю оценить целесообразность присутствия. Указывается место, время )от и до) проведения п., программу, состав участников и гостей и способы достижения места проведения (станции метро, остановки автобусов). Необходимо подготовить для журналистов медиа-кит (бэкграундер с общей информацией о компании, программа конференции, список участников с их краткой характеристикой, тезисы важных и интересных докладов, фотки и текст пресс-релиза). За каждой из бесед торжественной части презентации следуют не только рукопожатия, но и конкретная договоренность о контактах на будущее.
В журнале ОАО «ЛУКОЙЛ» "Нефть России" отмечается, что, во-первых, «нужен сам "презентер" - высокопоставленный руководитель компании, имя которого хорошо известно в международных деловых кругах. А во-вторых, «жанр презентаций предприятий ТЭК подразумевает, что любые диалоги могут и даже должны иметь свое органичное, работающее на успех компании, продолжение».
4. Церемония открытия знаменует собой начало нового бизнеса, становление новой услуги компании, - а именно открытие новой страницы в жизни компании.
Церемония открытия нового корпуса производственных мощностей, нового завода, направленного на укрепление имиджа, улучшение репутации компании среди инвесторов, акционеров, дистрибьюторов, потребителей. Демонстрация нового и современного оборудования и последних технологий свидетельствуют о возможности обеспечения высокого качества продуктов. Демонстрация хороших условий работы помогает привлечь лучшие кадры. Церемонии открытия способствуют улучшению корпоративного духа и лояльности занятых.
Выбор открывающего объект зависит от его общественной значимости, доступности, заинтересованности и цене. От степени авторитета человека напрямую зависит интерес СМИ к церемонии, но и затраты увеличиваются.
Для проведения составляется программа и сценарий. Готовится информация для СМИ: бэкграундер и пресс-релиз с общей информацией о компании и управляющих, характеристика открываемого объекта. Обеспечивается присутствие фотографа, если среди журналистов его не будет. Прислать им приглашения (отдельному журналисту или редактору) и обеспечить условия для работы.
В 1999 году в октябре состоялось открытие тринадцатого месторождения российского арктического шельфа. «При проведении испытаний первого объекта, был получен приток нефти. Пять суток горел над водами Печорского моря факел нефти, свидетельствуя о крупнейшем достижении нефтяников». Факел нефти стал венцом церемонии открытия нового месторождения нефти и нового оборудования, что повышает возможность обеспечения высокого качества продукта и способствует лояльности занятых. «Благодаря новому верхнему силовому приводу скорость проходки скважины на один буровой станок достигла 1440 м в месяц, при скорости проходки в прошлом - 1100 м. Время на спускоподъемные операции сократилось в три раза (если раньше буровики наращивали «свечи» по 9 м, то сейчас - 27). Да и сам процесс бурения значительно ускорился за счет возросшей в два раза мощности. Пульт управления силовым вертлюгом, в котором используется оборудование норвежских и американских фирм, выдает информацию не по трем, как ранее, параметрам производственного процесса, а по шестнадцати. Обслуживающий персонал получил возможность одновременно проводить несколько технологических операций: промывать скважину, вращая в то же время буровой инструмент, осуществлять его спуск-подъем, - что особенно важно в критических ситуациях. Так на установке «прописались» американские центрифуга и превенторы. Хорошо зарекомендовала себя система очистки буровых растворов, позволившая снизить расход материалов и химреагентов. Импортные на «Мурманской» и долота. Их режущие кромки усилены алмазами и карбидвольфрамовыми таблетками, дающими возможность проходить 1200 м скважины».
5. Приемы – формы «внешне- и внутриполитической» деятельности организации. Это организованное и заранее подготовленное совместное проведение времени представителей организации и гостей.
По случаю торжественной даты, юбилея, годовщины основания фирмы или создания организации; по случаю посещения организации известного и почетного гостя, делегации фирмы – партнера; в порядке повседневной деятельности фирмы на регулярной основе.
Цель: расширение и углубление контактов в сфере деятельности компании, получение необходимой информации, формирование имиджа организации во внешней деловой среде.
Подготовка: постановка цели приема, выбор формы приема, определение состава участников, составление сценария-выбор темы обсуждения, рассылка приглашений, план рассадки, меню, сервировка стола и обслуживание гостей, подготовка тостов и речей.
Формы приема:
Правила рассадки: а)места делятся на более и менее почетные. Самые почетные – рядом с хозяевами; б)женщину не сажают рядом с женщиной, а сажают мужчину, чередуя места; в) план рассадки выставляется при входе.
На приеме без рассадки и с указанным в приглашении временем, можно прийти и уйти в любое время этого интервала.
Неформальные приемы проводятся в ситуации, когда гостей «не ждали» заранее. Они способствуют решению нестандартных проблем, способности взглянуть на проблему иначе.
Было отмечено пятилетие со дня образования в ОАО "ЛУКОЙЛ" профобъединения - Международного объединения профсоюзных организаций (МОПО). Как оказалось, 19 марта в "ЛУКОЙЛе" не только проходил праздник, продемонстрировавший успех профсоюзно-административного тандема, итог которого - четкая регламентация защиты труда и социально-экономических интересов работников компании. В этот день руководство компании и Совет Международного объединения профсоюзных организаций ОАО "ЛУКОЙЛ" наметили новые точки опоры для развития своего сотрудничества. «Создание единой профсоюзной организации, отметил Вагит Алекперов, президент компании "ЛУКОЙЛ", помогло сплотить коллектив транснациональной компании, что способствовало успешному преодолению самых сложных преград, включая финансово-экономический кризис весны и августа 98-го, января 1999 г.». Прочность связки "работники-работодатель" подтвердили выступившие на празднике представители предприятий "ЛУКОЙЛа". В знак пожелания дальнейшего плодотворного развития социального партнерства нефтяники преподнесли президенту компании и руководителю профобъединения символический подарок - Штурвальный Ключ. И еще один штрих к празднованию - особый колорит в атмосферу торжества внесло чествование тех, кто много лет отдал работе с людьми, кто жил их надеждами и чаяниями. В их числе - председатели профсоюзных организаций, профактивисты, генеральные директора, руководители компании. За активную работу в профсоюзе работники "ЛУКОЙЛа" награждены почетными грамотами. Все выступавшие на празднике самодеятельные творческие коллективы были из числа победителей и лауреатов. Интересно, что большинство из них - дети самих нефтяников. Вот такой срез из жизни компании, подтверждающий справедливость ее девиза "ЛУКОЙЛ" - единая семья". Такой "Лукойловский" подход к социально-экономической защите интересов работников и их семей обеспечивает не только выживание компании в условиях жесточайшего финансово-экономического кризиса, но и ее развитие.
6. Дни открытых дверей своего рода внутренняя экспозиция организации.
ДОД могут быть открытыми для разнообразного типа публики:
Подготовка: разработка программы, сценария проведения мероприятия, назначение ведущих для общих и отдельных собраний публики по интересам, обеспечение безопасности, уборки, подготовка стендов и указателей – наглядных пособий.
7. «Круглые столы» - одна из форм генерирования и обсуждения идей, знначимых для различных групп общественности. Так, например, обсуждение актуальныых социально-значимых проблем может быть организовано в форме «круглого стола», участниками которого являются авторитетные представители академического сообщества,делового мира, госаппарата, общественных организаций, СМИ. Участие высших руководителей компании, спонсорство такого мероприятия и освещение его в СМИ способно расширить известность компании.
Тема и обсуждаемые вопросы планируются и объявляются заранее и участников знакомят с ними до начала заседания. Это дает возможность подготовить аргументы, материалы для демонстрации, цифры и факты. Число участников – 6-14 человек. Наличие «бейджиков» и ведущего. Перед началом участники должны представиться присутствующим (по часовой стрелке). Ведущий предлагает порядок хода обсуждения и регламент, объявляет вопросы для обсуждения и корректирует ход дискуссии.
PAGE 3