Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Объект, предмет и цель основ делопроизводства.
Информация.
Делопроизводство – это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами, в процессе осуществления управленческих функций. Часть делопроизводства непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием. Вопросы движения и учёта документов связаны с понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу. Делопроизводство является основополагающей технологии управления, основной целью которой является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроля их выполнения. Объектом делопроизводства являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации. Предмет делопроизводства это правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия. Надлежащая организация документооборота, согласно требованием ГОСТ. Цель делопроизводства о владении основами правильного оформления документов и надлежащей организацией документооборота, согласно требованием госта.
Основные задачи делопроизводства:
Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных целей предприятия. В связи с этим, каждое предприятие самостоятельно выбирает форму организации делопроизводства: централизованную, децентрализованную и смешанную. При централизованной форме все операции по обработке документов сосредоточены в едином центре (канцелярия, общий отдел и т.д.)
Децентрализованная форма предусматривает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями. При смешанной форме операции выполняют централизованно и децентрализовано. Форму организации делопроизводства выбирают с учётом развития предприятия, объёма документооборота, состава структурных подразделений.
Причины необходимости правильного (грамотного) делопроизводства:
Документы надо не только правильно составить и оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случае необходимости. Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. К информации, помимо достоверности и точности, предъявляются ещё два жёстких требования: она должна быть своевременной; должна быть достаточной, для принятия лучшего решения. 27.07.2006 г. Принят ФЗ РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
Информация – это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, независимо от формы их представления. Документированная информация (документ) это материальный объект с информацией, с закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве.
Свойства документа:
Основные функции документа:
Все документы, по отражаемым в них видам деятельности, делятся на:
Все документы подразделяются на следующие группы:
Нормативно-методическая база делопроизводства.
В настоящее время делопроизводство на предприятиях регулируется действующим законодательством, распорядительными документами вышестоящих органов, правилами и указаниями архивного управления.
Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения. Эта база также включает в себя регламентацию деятельности службы делопроизводства и других служб аппарата управления (штаты, функции и другие аспекты).
Нормативно-методическая база делопроизводства включает:
Основные документы, регламентирующие делопроизводство:
Стандартизация и унификация системы делопроизводства.
Основным направлением совершенствования документации являются унификация и стандартизация. Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов. Типизация их форм, установление единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижению затрат на обработку и подготовку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определённой области деятельности, называют унифицированной системой документации.
Суть стандартизации: заключается в возведении в норму обязательную для применения оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных, государственных, отраслевых стандартов, и стандартов предприятий, учреждений и организаций. Результатом работы по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов (например ГОСТ 7.32 – 2001 «Отчёт о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления», так и на унифицированные системы документации. Например ГОСТ-Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Кроме того, в стране действует унифицированная система банковской документации, документации по учёту труда и его оплаты, внешнеторговой документации и так далее.
Требования к разработке унифицированных форм документов:
В зависимости от уровня утверждения, унифицированные формы документов разделяются на 4 категории:
1. Государственные (общероссийские)
2. Отраслевые (ведомственные)
3. Субъектов РФ
4. Формы документов объединений, предприятий, организаций
Основные требования к составлению и оформлению документов.
Бланк – это стандартный лист бумаги, с воспроизведенной на нём типографским способом постоянной информации. Для наиболее важных документов предприятие использует бланки, выполненные типографским способом с эмблемой, имеющей высокую степень детализации, с теснением, водяными знаками, многоцветной печатью и другими элементами, затрудняющими подделку. Как правило, такие бланки нумеруются типографским способом или специальными нумераторами. Использование каждого такого бланка должно фиксироваться в специальных регистрационных журналах. Бумага для бланков должна обладать такими качествами, как несворачиваемость при перегревах или смачивании и отсутствие пыления с поверхности листа, а также соответствие требованиям по плотности и по белизне. Для изготовления бланков в основном используется 2 формата бумаги – А4 и А5. Каждый лист документа оформленный как на бланке и без него должен иметь поля, соответствующих размеров: левая 20 мм, правая 10 мм, верхняя 20 мм, нижняя 20 мм. Каждый документ состоит из определённого набора реквизитов. Реквизит – обязательный элемент любого официального документа. Совокупность реквизитов из которых состоит документ называется формуляром документа. Формуляр-образец это модель построения документа устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.
Формуляр – образец это совокупность расположенных в определённой последовательности реквизитов, присущих всем видом документов. При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
01. Государственный герб РФ. Помещают на бланках документов в соответствии с положением о государственном гербе РФ
02. Герб субъекта РФ. Помещают на бланках документов в соответствии с положением о государственном гербе субъекта РФ
03. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания). Помещают на бланках организаций в соответствии с Уставом. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нём помещён государственный герб РФ или герб субъекта РФ.
04. Код организации. Код организации предприятия представляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций ОКПО.
05. Основной государственный регистрационный номер проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
06. Идентификационный номер налогоплательщика проставляют в соответствии с документами, проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
07. Код формы документа проставляют по общероссийскому классификатору управленческой документации.
08. Наименование организации являющийся автором документа должно соответствовать наименованию, закреплённому в её учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращённое, а при его отсутствии полное наименование вышестоящей организации. Наименование организации субъектов РФ, имеющих на ряду с русским языком в качестве в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках – русском и национальном. Сокращённое наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах. Сокращённое наименование (в скобках) помещают ниже полного. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе. Наименование названия на иностранном языке располагают ниже, чем на русском языке. Наименование филиала территориального отделения, представительства структурного подразделения указывают в том случае, если он является автором документа, и располагают ниже наименование предприятия. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.
09. Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации.
10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется Уставом. В письме наименования вида документа не указывают. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Если авторами документов являются несколько предприятий, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. 11. Дата документа оформляется арабскими буквами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделённых точкой, год – четырьмя арабскими цифрами (19.10.2012). Допускается словестно-цифровой способ оформления даты (19 октября 2012 года) , а также: 2012.10.19.
12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и другие. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более предприятиями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа на которой даётся ответ
14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам. Место составления издания указывают с учётом принятого административно-территориального деления и оно включает только общепринятые сокращения.
15. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу, инициалы указываются перед фамилией. Наименования организации или её структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Если документ отправляют в несколько однородных организаций, или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщённо. В состав реквизита «адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности установленный правилами оказания услуг почтовой связи. Допускается центрировать каждую строку реквизита «адресат», по отношению к самой длинной строке.
16. Гриф утверждения – это реквизит, указывающий нормативный или правовой характер его содержания. Документ утверждается должностным лицом, или специально издаваемым документом.
17. Резолюция – реквизит, в котором руководитель указывает задание по исполнению данного документа, срок исполнения и конкретных исполнителей.
18. Заголовок – выражает краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку.
19. Отметка о контроле означает, что документ поставлен на контроль. Контролю подлежат все документы, требующие исполнения.
20. При составлении текста в виде анкеты наименование признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени. Характеристики, выраженные словесно должны согласовываться с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным, в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованны с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблиц должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф. Связанный текст, как правило, состоит из трёх частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документов, во второй (заключительной) решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например приказы, распорядительную часть без констатирующей); письма, заявления - могут содержать просьбу без пояснения и т.д. В тексте документа подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации, автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а так же документах, адресованных руководству организации изложение текста должно идти от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу). В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного лица (предлагаем, решили). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, постановили). В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (в положениях, инструкциях), а так же содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка) используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа (отдел осуществляет функции, в состав объединения входят, комиссия установила). Отметку о наличии приложения, названного в тексте оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений – их нумеруют. Если приложения сбрушерованны (скреплены), то количество листов не указывают, в приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут приложение с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.
Например:
Приложение
к приказу директора №…
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Пример:
Приложение: письмо РОСАРХИВА от 15.12.12 №0510-74 и приложение к нему, всего на 10 л.
Если приложения направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение на 3 л. в 5 экз. в первый адрес
22. В состав реквизита «ПОДПИСЬ» входят:
Наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа и сокращённое, на документе, оформленном на бланке), личная подпись, дальше расшифровка подписи (инициалы, фамилия). При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей, их подписи располагают на одном уровне. В документах, составленных комиссией указывают не должности лиц подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «за», надпись от руки «зам» или косую черту перед наименованием должности.
23. Гриф «согласование документа» состоит из слова «согласованно», должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровкой подписи и датой согласования.
24. Согласование документа оформляют визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи и дату подписания.
При наличии замечаний по документу добавляется фраза «замечания прилагаются». Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. Для документа, подлинник которого остаётся в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих право лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Документы заверяют печатью организации.
26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «подпись» проставляют заверительную надпись «Верно» или «Копия верна». Должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
27. Отметка об исполнителе включает фамилию (или ФИО) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
28. Отметка об исполнении документа и направление его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении документа. Отметка об использовании документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит и дату поступления документа (при необходимости часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Лекция 08.11.2012.
Системы документации
Вопросы:
1. Система организационной документации.
2. Система распорядительной документации.
3. Система информационно-справочной документации.
1. Система организационной документации
Организационные документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства предприятия.
Виды организационных документов:
Устав предприятия - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.
Положение - это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности , права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений.
Инструкция - правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, должностных лиц.
Должностная инструкция - документ, в котором определяются задачи, функции, права и обязанности сотрудника предприятия.
Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы.
Структура и штатная численность - организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей.
Правила внутреннего трудового распорядка - организационный документ, в котором отражаются вопросы организации работы предприятия, взаимные обязанности работников, внутриобъектный режим.
2. Система распорядительной документации
Распорядительные документы - документы, носящие административный характер и обращенные к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам.
Постановление - это правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения.
Приказ (по основной деятельности) - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, для разрешения основных и оперативных задач стоящих перед предприятием.
Распоряжение - правовой акт, издаваемый по оперативным вопросам на предприятиях единолично заместителями первого руководителя, заместителями главного инженера, а также руководителями структурных подразделений.
Указание - распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами , ведомствами, предприятиями и организациями по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов органов управления.
Решение - распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый по важнейшим вопросам или для введения норм, положений.
3. Система информационно-справочной документации
Информационно-справочные документы - это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений.
Виды информационно-справочных документов:
Акт - информационно-справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий.
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях , заседаниях, совещаниях…
Докладная записка - документ, адресованный руководителю своей или вышестоящей организации и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта.
Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины.
Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события.
Доклад - последовательное изложение на собрании, заседании… информации, касающейся проделанной или планируемой работы руководителем организации или другим должностным лицом.
Телеграмма - официальное сообщение, переданное по телеграфу.
Телефонограмма - официальное сообщение, переданное по телефону.
Тема 6. Общие основы деловой корреспонденции.
Вопросы:
1. Служебная переписка на предприятии.
2. Деловая речь и ее грамматические особенности.
3. Логическое построение документов.
Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т. д. рекомендуется.
Стадии подготовки письма:
- изучение существа вопроса;
- сбор необходимых сведений;
- подготовка проекта письма;
- согласование проекта;
- подписание руководителем.
Реквизиты письма:
- наименование организации и ее справочные данные;
- дата, регистрационный номер;
- ссылка на дату и номер полученного письма (в письмах-ответах);
- адресат;
- заголовок к тексту (отвечающий на вопрос "о чем?");
- текст;
- отметка о наличии приложений;
- подпись;
- отметка об исполнителе.
Виды писем:
- Письмо-просьба
- Письмо-запрос
- Письмо-предложение
- Сопроводительное письмо
- Гарантийное письмо
- Письмо-подтверждение
- Письмо-извещение
- Письмо-напоминание
- Письмо приглашение
- Циркулярные письма
Особенности деловой речи:
Ясность - простой, понятный язык без злоупотребления иностранными словами, жаргоном.
Точность - приведенные факты отражают действительное положение вещей.
Краткость - полнота содержания документа, а также ясность и точность изложения достигнуты без лишних слов, фраз и повторений.
Систематичность - логическая последовательность изложения документов.
Три логических элемента письма:
1 ) заключение;
2) доказательство;
3) введение.
Деловая часть письма, содержащая формулировку его цели, называется заключением.
Цель доказательства - доказать адресату целесообразность, необходимость, своевременность требования, содержащегося в заключении.
Во введении указывают причины составления документа, иногда кратко излагают историю вопроса, если необходимо ссылаются на директивы вышестоящих органов.
Тема 7.
Организация документооборота.
Документооборот - движение докумен тов на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.
Основные принципы организации документооборота:
- оперативность
- оправданность
- единообразность прохождения и процесса обработки документов
- прямоточность
Документопоток входящих документов составляют:
- документы вышестоящих организаций, органов власти;
- документы подведомственных организаций, присылающих отчетно-учетную документацию и различного рода запросы;
- документы организаций-смежников и прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;
- жалобы и заявления граждан.
В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:
- прием входящих документов;
- первоначальная (экспедиционная) обработка;
- предварительное рассмотрение и распределение;
- регистрация;
- рассмотрение документов руководством;
- исполнение резолюций;
- отправка ответных документов.
Прохождение исходящего документа включает несколько этапов:
- составление проекта документа, его распечатка;
- согласование проекта, его визирование в необходимых случаях;
- подписание (утверждение) документа;
- регистрация и отправка документа.
Тема 8.
Формирование и хранение дел.
Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения.
Дело - совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную папку.
Формирование дел – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела
Работа по формированию дел состоит из следующих операций:
- распределение и раскладка исполненных документов в дела;
- расположение документов внутри дел в определенной последовательности;
- оформление обложек дел.
Дело должно содержать не более 250 листов, при общей толщине не более 40 мм.
Оформление дел – это подготовка дел к хранению в соответствии с установленными правилами.
Основная цель хранения документов – это создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.
Подготовка исполненных документов к хранению включает:
- экспертизу ценности документов;
- оформление документов, сдаваемых в архив;
- составление описи документов постоянного и долговременного хранения;
- обеспечение сохранности дел;
- передачу дел в архив.
Экспертиза ценности документов – это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения.
Все дела, отобранные на архивное хранение, оформляются следующим образом:
- документы в деле переформировывают и располагают в хронологическом порядке;
- нумеруют листы дела в правом верхнем углу;
- в конце дела подшивают заверительный лист, в котором указывают количество листов в деле;
- на наиболее важные документы составляют внутренние описи дел и подшивают их в начале дела;
- переплетают дело;
- на обложке дела дополнительно указывают количество листов, срок хранения дела. Уточняют заголовок и крайние даты дела.