Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Введение
Документирование представляет собой фиксацию информации на материальном носителе с указанием идентификационных реквизитов. Информация - комплексная категория, то есть информация - условие и средство делового общения, средство доведения до общества сведений об организации, источник сведений о внешней сред, информация - это товар. Информационный менеджмент имеет отношение не просто к информации, а к информационной деятельности организации.
Информация представляет собой самостоятельный фактор производства, который лежит в основе процесса принятия управленческого решения. Поэтому документирование при сопровождении деятельности организации является обязательным, предписанным законодательством и регламентированным нормативными правовыми актами.
Целью управленческой деятельности является повышение эффективности функционирования подразделений, предприятий, организаций. Процесс управления требует постоянного принятия обоснованных решений, часто в условиях неопределенности. Понимание менеджерами того факта, что информация является таким же основным ресурсом предприятия, как и материалы, оборудование, продукция, способствует тому, что комплексная автоматизация предприятий начинает рассматриваться как одна из важнейших задач в создании эффективной управленческой инфраструктуры.
Управленческая деятельность - это совокупность действий руководства предприятия и других сотрудников аппарата управления по отношению к объекту управления - трудовому коллективу или производственной системе. Эти действия заключаются в выработке некоторого управленческого решения, являющегося, по сути, продуктом управленческого труда, и доведении этого решения до исполнителей с последующим выяснением результатов его выполнения.
Информационный менеджмент - управление деятельностью по созданию и использованию информации в интересах организации. Целью информационного менеджмента является обеспечение эффективного развития организации посредством регулирования различных видов ее информационной деятельности.
Информация имеется в виду в различном представлении: в виде массива документов; в виде документной информации; в виде средства общения. Под управлением подразумевается не только принятие решения, а весь комплекс управленческих действий. Одной из главных задач информационного менеджмента является составление четкого представления о характере, форме предоставления и адресности информации.
Документирование, как процесс создания и оформления документа, выполняется в процессе деятельности организации юридическим лицом, поэтому созданные документы носят статус официальных ( в отличии от документов личного происхождения, авторами которых являются физические лица, разработавшие документ вне сферы служебной деятельности).
С позиций системного подхода информационный менеджмент охватывает планирование, организацию, координацию и контроль информационной деятельности и процессов, а также коммуникации внутри организации с целью улучшения качества и эффективности ее работы, развития организации. Использование методологии информационного менеджмента позволяет решать многие вопросы теории и практики управления информационными потоками в современных организациях, которые разделены границами между профессиональными областями, техникой и технологиями. Единая методология позволяет интегрировать различного рода информацию в общий информационный ресурс и построить эффективно действующую информационную инфраструктуру организации на базе массивов информационных ресурсов, информационных технологий, средств коммуникации и квалифицированных кадров с целью обеспечения с наименьшими затратами эффективного информационного обеспечения процессов управления.
Единая методология позволяет интегрировать документацию и информацию в общий информационный ресурс и построить эффективно действующую информационную инфраструктуру организации на базе массивов документов и информации (информационных ресурсов), информационных технологий, средств коммуникации и квалифицированных кадров с целью достижения с наименьшими затратами эффективного документационного обеспечения процессов управления.
Квалифицированный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами, т.е. знать основы делопроизводства, как составляющую часть информационного менеджмента.
Делопроизводство структурного подразделения (далее – Отдел) разработано в соответствии с Положением о делопроизводстве Общества и регламентировано действующими законодательными и нормативными актами Российской Федерации, Уставом Общества, локальными нормативными актами Общества и настоящим Положением об Отделе.
Работа с входящей, исходящей и внутренней корреспонденцией
Входящая корреспонденция, поступающая в адрес Общества, учитывается посредством присвоения регистрационного номера и даты в структурном подразделении, ответственном за работу с корреспонденцией (канцелярия). После присвоения входящему документу идентификационных реквизитов, документ передается руководителю Общества. После распределения руководителем Общества, документ поступает обратно в канцелярию, где регистрируется в печатном и электронном виде в специальном журнале учета. К электронному журналу учета прикрепляются полнотекстовые версии оригинальных документов, отмеченные идентификационным номером, состоящим из номера входящего документа, даты регистрации, делопроизводственного индекса руководителя направления деятельности, проставленного в соответствии с тематикой документа. Руководитель по направлению деятельности определяет структурное подразделение, в которое будет передан для работы входящий документ, и передает документ в канцелярию с отметкой, включающий текстовое наименование отдела. Руководитель отдела получает входящий документ в канцелярии, фиксируя получение документа посредством подписи на бумажной копии документа, прикрепленной к журналу учета входящих документов на бумажных носителях; далее поручает сотруднику отдела для включения в работу с отметкой, включающей текст руководящего указания, дату, подпись Руководителя отдела. Каждый сотрудник отдела распределяет письмо в соответствующую папку в зависимости от тематики работы и при необходимости фиксирует номер письма и дату получения в журнале учета.
При работе с исходящей корреспонденцией документ выполняется сотрудником отдела в двух экземплярах: 1-й экземпляр на бланке, второй экземпляр на обычной бумаге. При подготовке документа в левом нижнем углу указываются фамилия и инициалы исполнителя и его непосредственный телефонным номер для связи. После исполнения документа сотрудник отдела отмечает документ посредством проставления своей визы и специального персонального штампа на втором экземпляре. После визирования сотрудником документ передается на визирование начальнику отдела. После проставления визы, состоящей из подписи и специального персонального штампа на втором экземпляре документа, начальник отдела передает исходящую корреспонденцию в канцелярию для последующего получения подписи руководителя Общества или руководителя по направлению деятельности, в зависимости от степени полномочий по отношению к адресату исходящего документа. После получения подписи руководителя на первом экземпляре документа, в канцелярии происходит регистрация исходящего документа путем фиксации учетных реквизитов в печатном и электронном виде в специальном журнале учета. К электронному журналу учета прикрепляются полнотекстовые версии оригинальных документов, отмеченные идентификационным номером, состоящим из номера исходящего документа, даты регистрации. Далее первый экземпляр исходящего документа направляется в отдел по отправке. Второй экземпляр с присвоенным исходящим регистрационным номером передается в отдел, разработавший документ.
При работе с внутренней корреспонденцией сотрудник отдела, выполняет исходящий документ в одном экземпляре на обычной бумаге, с указанием адресата в правом верхнем углу листа и с указанием отдела, разработавшего документ в левом верхнем углу листа. При подготовке документа в левом нижнем углу указываются фамилия и инициалы исполнителя. После исполнения документа сотрудник отдела отмечает документ посредством проставления своей визы и специального персонального штампа рядом с фамилией. После визирования сотрудником документ передается на подпись начальнику отдела. После проставления подписи начальник отдела передает исходящую внутреннюю корреспонденцию в канцелярию для регистрации и последующего распределения адресату. При получении адресатом указанного документа в отдел, разработавший документ, передается копия документа с отметкой, состоящей из даты передачи, фамилии и подписи сотрудника отдела-адресата, получившего документ.
Работа с входящей, исходящей и внутренней конфиденциальной корреспонденцией
Работа с входящей, исходящей и внутренней конфиденциальной корреспонденцией в Обществе организуется в соответствии с требованиями Инструкции по конфиденциальному делопроизводству Общества.
В электронных регистрационных карточках, открываемых на входящие и исходящие конфиденциальные документы, делается соответствующая отметка, свидетельствующая о принадлежности документа к документам, содержащим конфиденциальную информацию. В поле «содержание» электронной регистрационной карточки переносится гриф конфиденциальности, проставленный на документе, при этом содержание текста не указывается. Сканирование конфиденциальных документов и присоединение файлов к электронным карточкам запрещено.
Конверты (пакеты) с грифом конфиденциальности, поступившие в отдел по работе с корреспонденцией, вскрываются, при этом проверяется правильность адресации и целостность упаковки документов.
Неправильно адресованные или оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
При недостаче документов или приложений к ним составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в Отделе по работе с корреспонденцией, второй приобщается к поступившему документу, третий посылается отправителю.
На каждый документ в отделе по работе с корреспонденцией заполняется электронная регистрационная карточка и осуществляется его регистрация. Документы передаются под роспись в Журнале регистрации входящих конфиденциальных документов работникам, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства в структурных подразделениях.
Поступившие конфиденциальные документы подлежат также обязательному учету в Журналах регистрации входящих конфиденциальных документов работниками, ответственными за ведение конфиденциального делопроизводства в подразделениях Общества. В зависимости от категории информации документу, содержащему такую информацию, присваивается соответствующий индекс, состоящий из буквенного обозначения, делопроизводственного индекса структурного подразделения и учетного номера, отображающего порядковый номер и при необходимости дату поступления.
Документы учитываются по количеству листов, издания - поэкземплярно, а внешние жесткие накопители информации - поштучно.
Отправляемые документы, содержащие конфиденциальную информацию, подписанные Председателем Правления, регистрируются в канцелярии в электронной регистрационной карточке исходящей корреспонденции и журнале регистрации исходящих конфиденциальных документов. Исходящие номера присваиваются в соответствии с номенклатурным справочником. При регистрации в журнале номер исходящего документа дополняется соответствующим буквенным обозначением в зависимости от категории информации. После регистрации документы передаются для отправки в отдел отправки.
После отметки (специальный номер) канцелярии визовый экземпляр документа возвращается лицу, ответственному за ведение конфиденциального делопроизводства в отделе, для оформления дела, а оригинал отправляемого документа передается в запечатанном виде в отдел отправки. Документы, подлежащие отправке адресатам нарочными Подразделения, возвращаются лицу, ответственному за ведение конфиденциального делопроизводства в отделе, о чем делается отметка в специальном журнале в канцелярии.
Документы, разработанные в Подразделении и подлежащие передаче в другое Подразделение, передаются работником Подразделения – исполнителя документа, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства, в отдел - получатель документа, под роспись в журнале регистрации исходящих конфиденциальных документов. Конфиденциальные документы, разработанные в отделе и предназначенные для внутреннего использования, регистрируются в журнале регистрации входящих конфиденциальных документов и подшиваются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Все виды журналов, предназначенные для учета документов, содержащих конфиденциальную информацию, должны быть прошнурованы и все страницы в них пронумерованы. На последней странице журнала цифрами и прописью указывается количество содержащихся в нем листов, которое заверяется подписью работника, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства, и печатью отдела. Регистрация документов в таких журналах ежегодно начинается с первого номера, а по окончании календарного года делается итоговая запись.
В журналах учета отражаются данные о движении документов с момента их получения (изготовления) до завершения исполнения и подшивки в дела, отправки адресатам, уничтожения или перерегистрации.
Журналы заполняются аккуратным, разборчивым почерком с расшифровкой подписей всех лиц, кому был передан документ. Исправления в журналах заверяются подписью работника, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства, и печатью структурных подразделений.
Заключение
Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.