Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
ВОПРОС 4. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ.
Документационное обеспечение управления (ДОУ)или делопроизводство - это деят-ть, обеспечивающая документирование и организацию работы с офиц.док-ми,(этот термин возник в конце 1970х в начале 1980х, когда началось внедрение вычислит. техники в управление и применение ее для обработки управленческой документации и инфо).
Задача ДОУ - максимально эффективно организовать работу с док-ми в учреждении, организации, на предприятии, на фирме.
ДОУ - это самост.ф-ция организации, стоящая в ряду с такими управленческими функциями, как обеспечение персоналом, материально-техническое обеспечение, обеспечение финансами.
Любой работник организации, независимо от того, к какой категории он относится - к руководителям, специалистам, технич.исполнителям - связан с док-ми. В целях организации работы с док-ми, создается самост.структурное подразделение - канцелярия, на небольших предприятиях ф-ции службы ДОУ выполняет секретарь.
Служба ДОУ в орг-ции решает несколько очень важных задач:
1. установление единого порядка работы с док-ми;
2. создание условий, обеспечивающих эффект. использование совр. комп. технологий при работе с док-ми;
3. обеспечение сохранности док-ов, создаваемых в деят-ти организации.
Из задач службы ДОУ вытекают ее ф-ции:
1. орг-ция по поручению рук-ва подготовки проектов док-ов, обеспечение их оформления и выпуска;
2. прием, учет, регистрация поступающих и отправляемых док-ов;
3. ведение контроля за исполнением док-ов, систематическое информирование руководителя о состоянии исполнительской дисциплины;
4. разработка сводной номенклатуры дел орг-ции, обеспечение подготовки номенклатурных дел структурных подразделений и т.д.
Кроме того, служба ДОУ осуществляет организационное и методическое рук-во работниками, отвечающими за работу с док-ми в подразделениях
Состав службы ДОУ:
*группа учета и регистрации док-ов;
*группа контроля исполнения док-ов;
*группа по рассмотрению обращений граждан;
*секретариат;
*экспедиция;
*архив.
Работа с док-ми в орг-ции ведется по опр.правилам, установленными инструкцией по ДОУ. Инструкция - это нормативный док-т, обязат. для всех работников орг-ции, в ней устанавливаются единичные правила составления и оформления док-ов, правила регистрации и учета док-ов. Инструкция по ДОУ устанавливает технологию работы с док-ми в орг-ции, охватывая весь жизненный цикл док-та: от его создания или поступления док-та до завершения исполнения и отправки адресату или передачи на хранение в архив.
И. разрабатывается службой ДОУ, утверждается рук-лем орг-ции и имеет обязат. характер для всех работников.
Инструкция по ДОУ должна вкл. разделы, содержащие правила:
*документирования деят-ти (требования к бланкам, оформ-е.реквизитов док-ов);
*орг-ция документооборота (обработка входящих и исходящих док-ов, регистрация);
*систематизация док-ов и орг-ция их хранения (экспертиза ценности док-ов, составл. номенклатуры дел).
Инструкция должна устанавливать порядок:
- изготовления док-ов с помощью комп. техники;
- использования факса и электр.почты;
- хранения, учета и использования бланков, печатей и штампов.
Отдельные положения инструкции по ДОУ могут дополняться и конкретизироваться в др. инструкциях, посвященных отдельным направлениям и участкам работы с док-ми.
Работники орг-ции несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по ДОУ, своевременное рассмотрение и исполнение док-ов, их правильное оформление и сохранность.