Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Занятие 3 : Организация данных на листе:
В лекции рассмотрены вопросы работы с листами и их элементами. Даны рекомендации по размещению таблиц на листах. Представлены способы добавления и удаления элементов таблиц. Описаны возможные действия с листами книги и особенности их выполнения. Представлены способы изменения размеров и настройки ширины столбцов и высоты строк. Описаны способы перемещения и копирования фрагментов листов перетаскиванием, с использованием буфера обмена, а также автозаполнением. Отмечаются особенности использования буфера обмена при работе в приложениях Microsoft Office. Показаны возможности перемещения и копирования с помощью специальной вставки.
Существует два основных способа организации данных на листе: таблица и список.
Согласно определению, таблица - это набор сведений на определенную тему, расположенный в виде записей (строк) и полей (столбцов).
При организации данных в виде таблицы формируются строки и столбцы с записями, для которых в ячейку на пересечении строки и столбца помещаются данные. В виде таблиц обычно организуют данные, подлежащие вычислениям.
Другой способ организации данных - список. Согласно определению, список - это набор строк листа, содержащий однородные данные; первая строка в этом списке содержит заголовки столбцов, остальные строки содержат однотипные данные в каждом столбце. Список называют также базой данных. База данных представляет собой список связанных данных, в котором строки данных являются записями, а столбцы - полями.
В виде списка можно представлять как данные информационного характера (номера телефонов, адреса и т. п.), так и данные, подлежащие вычислениям.
Списочный способ представления данных обеспечивает большее удобство при сортировках, выборках, подведении итогов и т. п.
Поскольку термин "таблица" является более традиционным, здесь и далее массив данных будет называться таблицей, кроме тех случаев, когда способ организации имеет принципиальное значение.
Размещение данных
Как правило, на листе размещают одну таблицу. Размещение нескольких таблиц на листе существенно затруднит их оформление и обработку данных, а печать сделает практически невозможной.
Таблицу обычно размещают в левом верхнем углу листа. Первый столбец таблицы размещается в столбце А, соответственно следующие столбцы таблицы занимают следующие столбцы листа. Первая строка таблицы размещается в строке 1, соответственно следующие строки таблицы занимают следующие строки листа. При необходимости несколько первых строк листа может быть занято названием таблицы. Иное размещение затруднит печать таблицы.
При создании таблиц нельзя оставлять незаполненными пустые столбцы и строки внутри таблицы. Например, при создании списка нельзя заполнить столбец А, а затем столбец С, оставив пустым столбец В (рис. 15.1). Это связано с тем, что во многих случаях (автоформатирование, сортировки и др.) Microsoft Excel автоматически определяет область таблицы как область связанных (рядом расположенных) данных.
Рис. 15.1. Недопустимо оставлять пустые столбцы и строки
Добавление элементов таблицы
Добавление столбцов
Для добавления столбца можно щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку столбца листа, на место которого вставляется новый, и выбрать команду контекстного меню Добавить ячейки. Можно также выделить любую ячейку столбца, а затем выполнить команду Вставка/Столбцы.
Если требуется добавить несколько столбцов, то следует выделить несколько столбцов (не обязательно смежных), щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку любого выделенного столбца и выполнить команду контекстного меню Добавить ячейки. Можно также выделить ячейки в нескольких столбцах, а затем выполнить команду Вставка/Столбцы.
Вставленный столбец повторяет оформление столбца, расположенного слева. Если требуется использовать оформление столбца, расположенного справа, или не требуется никакого оформления вообще, то после добавления столбца следует щелкнуть по значку Параметры добавления (рис. 15.2) и выбрать соответствующую команду в меню.
Рис. 15.2. Выбор параметров добавления столбцов
Добавление строк
Для добавления строки можно щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку строки листа, на место которой вставляется новая, и выполнить команду контекстного меню Добавить ячейки. Можно также выделить любую ячейку строки, а затем выполнить команду Вставка/Строки.
Если требуется добавить несколько строк, то следует выделить несколько строк (не обязательно смежных), щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку любой выделенной строки и выбрать команду контекстного меню Добавить ячейки. Можно также выделить ячейки в нескольких строках, а затем выполнить команду Вставка/Строки.
Вставленная строка повторяет оформление строки, расположенной сверху. Если требуется использовать оформление строки, расположенной снизу, или не требуется никакого оформления вообще, то после добавления строки следует щелкнуть по значку Параметры добавления (рис. 15.3) и выбрать соответствующую команду в меню.
Рис. 15.3. Выбор параметров добавления строк
Добавление ячеек
Необходимость добавления отдельных ячеек в таблицу возникает весьма редко. Однако если ячейку добавить все-таки необходимо, то следует щелкнуть правой кнопкой мыши по ячейке, на место которой вставляется новая, и выбрать команду контекстного меню Добавить ячейки. Можно также выполнить команду Вставка/Ячейки. В диалоговом окне Добавление ячеек (рис. 15.4) следует выбрать направления сдвига существующих ячеек и нажать кнопку ОК.
Рис. 15.4. Выбор направления сдвига ячеек при вставке в диалоговом окне "Добавление ячеек"
Удаление элементов таблицы
Удаление столбцов и строк
Для удаления столбца или строки таблицы можно щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку столбца или строки и выполнить команду контекстного меню Удалить. Можно также выделить столбец или строку и выполнить команду Правка/Удалить.
Если требуется удалить несколько столбцов или строк, то надо их выделить, щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку любого выделенного столбца или строки и выбрать команду контекстного меню Удалить. Можно также выполнить команду Правка/Удалить.
Невозможно одновременно удалять столбцы и строки.
Удаление ячеек
Необходимость удаления отдельных ячеек из таблицы, как и их добавления, возникает весьма редко. Однако если удалить ячейку все-таки необходимо, то следует щелкнуть правой кнопкой мыши по ячейке и выполнить команду контекстного меню Удалить. В диалоговом окне Удаление ячеек (рис. 15.5) следует выбрать направления сдвига существующих ячеек и нажать кнопку ОК.
Рис. 15.5. Выбор направления сдвига ячеек при удалении в диалоговом окне "Удаление ячеек"
Работа с листами
Вставка листа
Во вновь создаваемой книге Microsoft Excel обычно по умолчанию имеется три листа.
Самым простым и наиболее часто применяемым способом вставки в книгу нового листа является использование команды Вставка/Лист. После этого будет вставлен новый лист. Если при вставке было выделено несколько ярлыков листов, то и вставится точно такое же количество новых листов.
Новый лист (листы) будет вставлен слева от текущего. Вставленный лист имеет имя "Лист...". После имени "Лист" стоит цифра. Если в книге нет других листов с именем "Лист", то новый лист будет иметь имя "Лист 1".
Вставку листов отменить невозможно.
Переименование листа
Чтобы переименовать лист, достаточно дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по ярлыку переименовываемого листа, после чего имя листа будет выделено черным фоном. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши по ярлыку листа и выбрать команду контекстного меню Переименовать. После этого необходимо ввести новое имя и для подтверждения переименования нажать клавишу клавиатуры Enter или выделить любую ячейку на листе.
Если же требуется отредактировать существующее имя листа, то после двойного щелчка по ярлыку и появления черного фона следует еще раз щелкнуть левой кнопкой мыши по ярлыку так, чтобы в поле ярлыка начал мигать текстовый курсор, и произвести необходимое редактирование. После этого также требуется нажать клавишу клавиатуры Enter или выделить любую ячейку на листе.
В любом случае до подтверждения переименования листа можно нажать клавишу клавиатуры Esc для отказа от переименования.
Имя листа не должно содержать более 31 символа. В именах можно использовать любые символы, кроме : (двоеточие) / \ [ ] ? *. В книге не может быть листов с одинаковыми именами. Нельзя оставлять поле имени незаполненным.
Переименование листов отменить невозможно.
Перемещение листа
Перемещение листа в пределах книги обычно производят перетаскиванием ярлыка листа вдоль линии ярлыков при нажатой левой кнопке мыши. При этом будет перемещаться значок листа и метка вставки (рис. 15.6). При доведении метки вставки до нужной позиции в книге следует отпустить левую кнопку мыши.
Рис. 15.6. Перемещение листа
Перемещать можно не только один лист, но и группу листов.
Перемещение листов отменить невозможно.
Копирование листа
Копирование листа в пределах книги обычно производят перетаскиванием ярлыка листа вдоль линии ярлыков при нажатой левой кнопке мыши и нажатой клавише клавиатуры Ctrl. При этом будет перемещаться значок листа со знаком + (плюс) и метка вставки (рис. 15.7). При доведении метки вставки до нужной позиции в книге следует отпустить левую кнопку мыши, а затем клавишу клавиатуры Ctrl.
Рис. 15.7. Копирование листа
При копировании создается новый лист, являющийся полной копией существующего. Новому листу автоматически присваивается имя копируемого листа с добавлением цифры 2 в круглых скобках. Например, при копировании листа Зарплата будет создан новый лист Зарплата (2).
Копировать можно не только один лист, но и группу листов.
Копирование листов отменить невозможно.
Удаление листов
Для удаления листа следует щелкнуть правой кнопкой мыши по ярлыку листа и выполнить команду контекстного меню Удалить. Можно также выполнить команду Правка/Удалить лист.
Пустой (чистый) лист будет удален безоговорочно. Если же на листе имеются данные или когда-либо были какие-либо данные, при попытке удаления выйдет предупреждение (рис. 15.8). Необходимо нажать кнопку Удалить.
Рис. 15.8. Предупреждения о наличии данных на удаляемых листах
Удалять можно не только один лист, но и группу листов.
Удаление листов отменить невозможно.
Нельзя удалить лист, если он является единственным в книге. После удаления листов в книге должен остаться хотя бы один лист.
Работа с элементами листа
Изменение ширины столбцов
Произвольное изменение ширины
Ширина столбцов в Microsoft Excel устанавливается количеством знаков стандартного шрифта, помещающихся в ячейке.
Первоначальная ширина столбцов обычно равна 8,43. Максимально возможная ширина столбца 255. При установке ширины столбца, равной нулю, столбец становится скрытым.
В тех случаях, когда не требуется точная установка ширины столбца, можно использовать перетаскивание правой границы между заголовками столбцов. Например, для того чтобы изменить ширину столбца В, следует перетаскивать границу между В и С (рис. 15.9). При этом во всплывающей подсказке отображается устанавливаемая ширина столбца (в знаках и пикселях).
Рис. 15.9. Изменение ширины столбца перетаскиванием
Перетаскиванием можно изменять ширину и сразу нескольких столбцов (не обязательно смежных). Для этого их необходимо выделить, а затем перетаскивать правую границу между заголовками для любого из выделенных столбцов. Ширина столбцов при этом будет одинаковая.
Для точной установки ширины необходимо выделить любую ячейку столбца (или нескольких столбцов) и выполнить команду Формат/Столбец/Ширина. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку столбца и выбрать команду контекстного меню Ширина столбца. В диалоговом окне Ширина столбца (рис. 15.10) можно установить требуемую ширину.
Рис. 15.10. Установка ширины столбца в диалоговом окне "Ширина столбца"
Если необходимо изменить ширину всех столбцов в чистом листе, то можно выполнить команду Формат/Столбец/Стандартная ширина и в диалоговом окне Ширина столбца (см. рис. 15.10) установить требуемую ширину.
Подбор ширины
Для подбора ширины столбца по наибольшему содержимому какой-либо ячейки достаточно дважды щелкнуть по правой границе этого столбца между заголовками столбцов. Например, для того чтобы подобрать ширину столбца В, следует дважды щелкнуть по границе между В и С (см. рис. 15.9). Подбор ширины можно произвести и сразу для нескольких столбцов (не обязательно смежных). Для этого их необходимо выделить, а затем дважды щелкнуть по правой границе любого из выделенных столбцов.
Можно также выделить столбец или столбцы, для которых необходимо подобрать ширину, и выполнить команду Формат/Столбец/Автоподбор ширины.
Для подбора ширины столбца по содержимому конкретной ячейки следует выделить эту ячейку, а затем выполнить команду Формат/Столбец/Автоподбор ширины.
Выравнивание ширины столбцов
Выровнять ширину столбцов можно копированием ширины одного столбца на другие столбцы. Для этого следует копировать в буфер обмена любую ячейку столбца, ширина которого будет устанавливаться для других столбцов. Затем необходимо выделить любые ячейки в столбцах, для которых устанавливается ширина, и выполнить команду Правка/Специальная вставка или щелкнуть правой кнопкой мыши по любой выделенной ячейке и выбрать команду Специальная вставка. В диалоговом окне Специальная вставка (рис. 15.11) нужно установить переключатель ширины столбцов и нажать кнопку ОК.
Рис. 15.11. Копирование ширины столбцов в диалоговом окне "Специальная вставка"
Изменение высоты строк
Произвольное изменение высоты
Высота строк в Microsoft Excel устанавливается в специальных единицах - пунктах. 1 пункт (пт.) равен примерно 0,35 мм.
Первоначальная высота строк обычно равна 12,75. Максимально возможная высота строки 409,5 пт. При установке высоты строки, равной 0, строка становится скрытой.
В тех случаях, когда не требуется точная установка высоты строки, можно использовать перетаскивание нижней границы между заголовками строк. Например, для того чтобы изменить высоту строки 1, следует перетаскивать границу между строками 1 и 2 (рис. 15.12). При этом во всплывающей подсказке отображается устанавливаемая высота строки.
Рис. 15.12. Изменение высоты строки перетаскиванием
Перетаскиванием можно изменять высоту сразу нескольких строк (не обязательно смежных). Для этого их необходимо выделить, а затем перетаскивать нижнюю границу между заголовками для любой из выделенных строк. Высота строк при этом будет одинаковая.
Для точной установки высоты необходимо выделить любую ячейку строки (или нескольких строк) и выполнить команду Формат/Строка/Высота. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку строки и выбрать команду контекстного меню Высота строки. В диалоговом окне Высота строки (рис. 15.13) можно установить требуемую высоту.
Рис. 15.13. Установка высоты строки в диалоговом окне "Высота строки"
Подбор высоты
Для подбора высоты строки по наибольшему содержимому какой-либо ячейки достаточно дважды щелкнуть по нижней границе этой строки между заголовками строк.
Например, для того чтобы подобрать высоту строки 1, следует дважды щелкнуть по границе между строками 1 и 2 (см. рис. 15.12). Подбор высоты можно произвести и сразу для нескольких строк (не обязательно смежных). Для этого их необходимо выделить, а затем дважды щелкнуть по нижней границе любой выделенной строки.
Можно также выделить любую ячейку строки или ячейки строк, для которых необходимо подобрать высоту, и выполнить команду Формат/Строка/Автоподбор высоты.
Работа с элементами листа
Перемещение и копирование фрагментов листа
Перемещение и копирование перетаскиванием
Перемещать и копировать перетаскиванием можно только одну область выделенных ячеек листа. Это может быть одна ячейка, несколько смежных ячеек, столбец, несколько смежных столбцов, строка, несколько смежных строк.
Для перемещения или копирования перетаскиванием следует выделить фрагмент листа, затем навести указатель мыши на любую границу этого фрагмента так, чтобы указатель выглядел в виде стрелки, повернутой влево-вверх (рис. 15.14), нажать на левую кнопку мыши и переместить фрагмент в другое место. Для копирования держать при этом нажатой клавишу клавиатуры Ctrl.
На листе будет выделена область, на которую перемещаются ячейки, а рядом с указателем мыши в виде всплывающей подсказки будет указан адрес предполагаемой вставки (рис. 15.15). После перемещения (копирования) в нужную область следует отпустить левую кнопку мыши, а затем отпустить клавишу клавиатуры Ctrl (при копировании).
Рис. 15.14. Перемещение ячеек перетаскиванием (начало)
Рис. 15.15. Перемещение ячеек перетаскиванием (окончание)
Фрагмент можно перетащить за пределы видимой части листа, например, вниз или вверх. Для этого надо, ухватившись за фрагмент перемещать его вниз или вверх к границе видимой части листа и там остановить. Лист начнет автоматически прокручиваться в своем окне. В нужный момент необходимо вернуть указатель мыши в поле листа - прокрутка остановится. При этом левую кнопку мыши отпускать нельзя.
Фрагмент можно перетащить и на другой лист. Для перевода фрагмента на другой лист его необходимо перетащить к ярлыку требуемого листа при нажатой клавише клавиатуры Alt. При наведении указателя мыши на ярлык лист отобразится в окне. Далее следует перетащить фрагмент в нужное место листа.
Выделенный фрагмент можно перетащить при нажатой правой кнопке мыши. По окончании перетаскивания появляется контекстное меню, в котором можно выбрать необходимое действие (Переместить или Копировать).
Следует обратить внимание, что при копировании данных на непустую ячейку старые данные в ней автоматически заменяются новыми. При перемещении данных на непустую ячейку выходит предупреждение (рис. 15.16). Для подтверждения замены следует нажать кнопку ОК, для отказа - кнопку Отмена.
Рис. 15.16. Предупреждение о замене содержимого ячеек при перемещении перетаскиванием
Перемещение и копирование с использованием буфера обмена
Буфер обмена - специальная область памяти компьютера, в которой могут храниться файлы или их фрагменты.
Перемещать и копировать с использованием буфера обмена можно область выделенных ячеек листа, в том числе несмежные строки, несмежные столбцы, а также несмежные ячейки одной строки или одного столбца.
Стандартный режим
Для перемещения и копирования данных с использованием буфера обмена необходимо выделить копируемый (перемещаемый) фрагмент и отправить фрагмент в буфер обмена. Затем выделить ячейку, в которую копируется (перемещается) фрагмент (ячейку вставки), и извлечь фрагмент из буфера на лист.
Для перемещения необходимо вырезать фрагмент в буфер обмена. Это можно сделать, например, следующими способами:
Для копирования необходимо копировать фрагмент в буфер обмена. Это можно сделать, например, следующими способами:
Скопированный или вырезанный в буфер обмена фрагмент на листе выделен бегущим пунктиром.
Чтобы извлечь фрагмент из буфера обмена можно, например:
При вставке из буфера обмена диапазона ячеек нет необходимости выделять область вставки, достаточно одной ячейки вставки (левая верхняя ячейка в области вставки). Ячейки вставляемого диапазона будут располагаться ниже и правее непосредственной ячейки вставки.
После вставки вырезанный фрагмент на старом месте исчезает, а на новом месте появляется. Скопированный фрагмент после вставки на старом месте остается; остается и выделение бегущим пунктиром. Это означает, что этот фрагмент можно вставить еще раз в другое место. Чтобы убрать бегущий пунктир достаточно нажать клавишу клавиатуры Esc. Отсутствие бегущего пунктира означает, что фрагмент нельзя извлечь из буфера обмена с использованием команды контекстного меню или кнопки Вставить панели инструментов Стандартная. Тем не менее, фрагмент продолжает храниться в буфере обмена, но для его извлечения придется воспользоваться областью задач Буфер обмена.
После вставки ячеек при копировании правее и ниже области вставки появляется кнопка Параметры вставки (рис. 15.17), которую используют при выборе особенностей вставки. При перемещении ячеек кнопка не появляется.
Рис. 15.17. Кнопка "Параметры вставки"
Щелкнув по кнопке, в появившемся меню можно выбрать необходимые параметры вставки. Результаты выбора различных команд приведены в таблице.
Команда меню
Результат выполнения
Сохранить формат оригинала
Данные вставляются вместе с параметрами оформления скопированных ячеек
Использовать форматы конечных ячеек
Для данных назначается оформление ячеек, на которые они скопированы
Только значения
Вставляются только значения скопированных ячеек. Оформление и формулы не копируются
Значения и форматы чисел
Вставляются только значения и числовые форматы. Прочие элементы оформления и формулы не копируются
Сохранить ширину столбцов оригинала
Помимо содержания, оформления и формул копируется также ширина столбцов копируемых ячеек
Только форматы
Вставляются только параметры оформления скопированных ячеек. Содержание и формулы не копируются
Ссылки на ячейки
Данные вставляются в виде формул, связывающих диапазон вставки с копируемым диапазоном. Оформление не копируется
Следует обратить внимание, что и при копировании, и при перемещении данных на непустую ячейку старые данные в ней автоматически заменяются новыми.
Добавление ячеек
При необходимости вставки ячеек между существующими ячейками, а не вместо них, следует щелкнуть правой кнопкой мыши по ячейке вставки, и при перемещении - выполнить команду контекстного меню Добавить вырезанные ячейки или команду Вставка/Вырезанные ячейки, а при копировании - выполнить команду контекстного меню Добавить скопированные ячейки или команду Вставка/Скопированные ячейки.
Особенно удобно использовать такой способ вставки при перемещении или копировании целиком строк или столбцов листа. Достаточно вырезать (скопировать) в буфер обмена строку, а затем выделить первую ячейку строки, на место которой должна быть вставлена вырезанная (скопированная) строка, и выполнить команду контекстного меню Добавить вырезанные (скопированные) ячейки или команду Вставка/Вырезанные (Скопированные) ячейки. Аналогично можно поступить и со столбцами.
При вставке одной ячейки или области ячеек, не образующих целую строку или целый столбец, выходит диалоговое окно (рис. 15.18), в котором необходимо выбрать действие с существующими ячейками: сдвинуть их вправо или вниз.
Рис. 15.18. Выбор направления сдвига при добавлении ячеек в диалоговом окне "Вставка скопированных ячеек"
Следует отметить, что таким образом можно копировать и перемещать только диапазоны смежных ячеек, строк или столбцов. Кроме того, ячейки как при перемещении, так и при копировании можно добавить только однократно. Для повторной вставки следует заново скопировать ячейки в буфер обмена.
Работа с буфером обмена Microsoft Office
В буфере обмена Microsoft Office, в отличие от системного буфера обмена Windows, может одновременно храниться до 24 фрагментов. Для того чтобы использовать эту возможность, необходимо вывести область задач Буфер обмена. В большинстве случаев область задач автоматически появляется при двукратном копировании одного и того же фрагмента в буфер обмена. Если этого не происходит, то можно выполнить команду Правка/Буфер обмена Office. Буфер обмена Microsoft Office позволяет накапливать фрагменты из любых приложений Microsoft Office, а также других программ.
В области задач Буфер обмена (рис. 15.19) отображаются все накопленные элементы. Фрагменты, скопированные из приложения Microsoft Office, имеют значки, показывающие принадлежность к приложению. Фрагменты, скопированные из других программ, показывают только тип данных: текст или графика.
Для вставки любого фрагмента необходимо щелкнуть по его значку левой кнопкой мыши. А для вставки сразу всех фрагментов в том порядке, как они помещались в буфер обмена, следует нажать кнопку Вставить все.
Изменять последовательность расположения фрагментов в буфере обмена нельзя.
Фрагменты из буфера обмена можно удалять. Для удаления одного фрагмента необходимо щелкнуть по нему правой кнопкой мыши и выбрать команду Удалить. Для удаления всех фрагментов (очистки содержимого буфера обмена) достаточно нажать кнопку Очистить все.
Для просмотра параметров работы буфера обмена, а также отображения или скрытия панели задач следует щелкнуть по кнопке Параметры.
Рис. 15.19. Область задач "Буфер обмена"
Копирование с помощью специальной вставки
При копировании могут возникнуть и более сложные задачи, чем простая вставка ячеек в нужное место листа. Это могут быть задачи трех типов:
Эти задачи решаются с использованием возможностей специальной вставки.
Для извлечения из буфера обмена фрагмента с помощью специальной вставки можно использовать меню кнопки Вставить панели инструментов Стандартная (рис. 15.20). Для этого необходимо щелкнуть по стрелке кнопки Вставить и выбрать способ вставки.
Рис. 15.20. Копирование с использованием специальной вставки
Результаты выбора различных команд приведены в таблице.
Команда меню
Результат выполнения
Формулы
Вставляются только формулы в том виде, в котором они вводятся в строку формул. Оформление не копируется
Значения
Вставляются только значения скопированных ячеек. Оформление и формулы не копируются
Без рамок
Вставляется содержимое и оформление скопированных ячеек, за исключением границ
Транспонировать
Происходит преобразование данных. Ячейки строк вставляются как столбцы, ячейки столбцов вставляются как строки
Вставить связь
Данные вставляются в виде формул, связывающих диапазон вставки с копируемым диапазоном. Оформление не копируется
Для специальной вставки также можно воспользоваться значком Параметры вставки (см. рис. 15.17).
Если необходимого способа в меню кнопки Вставка (см. рис. 15.20) или кнопки Параметры вставки (см. рис. 15.17) нет, следует выбрать команду Специальная вставка или выполнить команду Правка/Специальная вставка, в результате чего появится диалоговое окно Специальная вставка (рис. 15.21).
Рис. 15.21. Выбор параметров специальной вставки в диалоговом окне "Специальная вставка"
Для выбора способа вставки следует установить соответствующий переключатель в разделе Вставить. Назначение переключателей приведено в таблице.
Переключатель
Назначение
Все
Вставка как содержимого ячейки, так и форматирования
Формулы
Вставка только формул в том виде, в котором они вводятся в строку формул
Значения
Вставка только значений ячеек
Форматы
Вставка только форматирования ячеек
Примечания
Вставка только примечаний ячеек
Условия на значения
Вставка правил проверки данных
Без рамки
Вставка всего содержимого ячеек и всех параметров форматирования, кроме границ
Ширины столбцов
Применение ширины столбца или диапазона столбцов к другому столбцу или диапазону столбцов
Формулы и форматы чисел
Вставка только формул и всех параметров числовых форматов из выделенных ячеек
Значения и форматы чисел
Вставка только значений и всех параметров числовых форматов из выделенных ячеек
Кроме того, в разделе Операция можно выбрать математическое действие для применения к скопированным данным.
Установкой флажка транспонировать можно преобразовать скопированные столбцы в строки и наоборот.
Установкой флажка пропускать пустые ячейки обеспечивается сохранение имеющихся значений в ячейках области вставки, если соответствующие им скопированные ячейки были пустыми.
Для вставки данных следует нажать кнопку ОК. Кроме того, при установленных переключателях все или без рамки можно вставить формулы, связывающие диапазон вставки с копируемым диапазоном. Для этого следует нажать кнопку Вставить связь.
Следует отметить, что с использованием специальной вставки можно вставить только последний из скопированных в буфер обмена фрагментов.
Копирование автозаполнением
Автозаполнение можно использовать для копирования данных ячейки на рядом расположенные ячейки по строке или столбцу.
Для копирования необходимо выделить ячейку с копируемыми данными и перетащить маркер автозаполнения по строке или столбцу (рис. 15.22).
Рис. 15.22. Копирование автозаполнением
Чтобы при перетаскивании маркера автозаполнения при копировании календарных данных произошло именно копирование, а не заполнение последовательным рядом значений, следует щелкнуть по значку автозаполнения и в меню выбрать команду Копировать ячейки (рис. 15.23).
Рис. 15.23. Копирование автозаполнением календарных данных
PAGE 8