Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
ЛАБОРАТОРНЫЕ РАБОТЫ ПО MS ACCESS
Это методическое пособие предназначено для изучения систем управления базами данных (СУБД) на примере программы MS Access, входящей в стандартный пакет MS Office. Работа содержит краткие теоретические сведения и курс лабораторных работ, основная цель которых – дать знания и укрепить навыки, достаточные для самостоятельного изучения СУБД.
Для начала работы с данным пособием необходимо знать и уметь:
В общем смысле любая база данных (БД) – это один или несколько файлов, содержащих связанную между собой по смыслу информацию, и представляющую собой некую информационную модель описываемых объектов. В узком смысле БД – это обычная таблица, содержащая записи (строки), которые состоят из полей (столбцов), хранящих однотипную информацию об экземплярах объектов. В качестве объекта может выступать любой предмет или живой организм из окружающей нас действительности (например, товары, работники организации, транспортные средства и т.д.). Следует учитывать, что разные информационные модели одного и того же объекта могут в чем-то совпадать, но и в чем-то резко отличаться друг от друга в зависимости от того, кто и с какой целью эти модели использует. Пусть в качестве объекта выступает "гражданин страны". Тогда БД отдела кадров и БД уголовного розыска совпадут по таким атрибутам объекта, как: ФИО, дата и место рождения, полученное образование, но "разбегутся" по таким атрибутам, как: место работы, занимаемая должность; статьи совершенных преступлений, сроки и места отбывания наказаний.
Практически все современные СУБД основаны на реляционной модели управления базами данных. Название "реляционная" (relational) связано с тем, что каждая запись содержит информацию, относящуюся только к одному экземпляру описываемого объекта. В таких БД сведения об экземплярах объекта не дублируются (что привело бы к недопустимому распуханию БД), а связываются по тем или иным полям (атрибутам). Например, при описании того или иного товара нецелесообразно каждый раз вносить в атрибуты каждого экземпляра объекта сведения о его поставщиках. Гораздо экономичнее хранить подробные сведения о всех поставщиках всех товаров в отдельной таблице и связывать ее с другими таблицами по номеру (коду) поставщика.
Можно выделить три основные функциональные возможности СУБД:
Лабораторная работа № 1. Создание таблиц
Цель работы: получить понятие о шаблонах в MS Access; изучить структуру объекта MS Access "Таблица"; научиться задавать полям различные типы данных.
Введение
СУБД MS Access имеет в своем составе следующие структуры:
Чтобы создать таблицу БД необходимо четко определить ее поля (атрибуты объекта), типы данных и некоторые дополнительные свойства этих полей. "Внести запись в таблицу" означает заполнить данными очередную ее строку (запись). Так как разные типы данных имеют разные информационные объемы, то для компактного хранения данных необходимо правильно определить их тип: что это – текст или число, дата, время или логическая величина. В любой БД под каждый тип данных резервируется некоторое стандартное пространство, и если наперед известно, что оно не будет использовано до конца, то его необходимо принудительно уменьшить – иначе при большом числе записей в БД ее информационный объем будет неоправданно избыточным.
Порядок выполнения
|
Имя поля |
Тип данных |
Размер поля |
Значение по умолчанию |
Обязат. поле |
Пустые строки |
Индексир. поле |
|
Код страны |
Счетчик |
Да |
||||
|
Страна |
Текстовый |
20 |
Да |
Нет |
Нет |
|
|
Столица |
Текстовый |
20 |
Да |
Нет |
Нет |
|
|
Площадь |
Числовой |
10 |
Да |
Нет |
Нет |
|
|
Население |
Числовой |
10 |
Да |
Нет |
Нет |
|
|
"Религия" |
Текстовый |
20 |
Католицизм |
Да |
Нет |
Нет |
|
Валюта |
Текстовый |
10 |
Да |
Нет |
Нет |
|
|
"Строй" |
Текстовый |
20 |
Pеспублика |
Да |
Нет |
Нет |
Примечание. В целях облегчения процесса ввода имен атрибутов используйте копирование имени поля из приведенной выше таблицы в соответствующие поля таблицы MS Access.
Примечание. Принятые значения по умолчанию для полей "Религия" (Католицизм) и "Строй" (Pеспублика) облегчат последующее заполнение таблицы, т.к. являются в нашем случае наиболее употребимыми (см. приведенный ниже список европейских стран).
Албания
Столица: Тиpана
Площадь: 28748 кв. км
Население: 3149000
"Религия": Атеизм
Валюта: Лек
Стpой: Pеспублика
Андоppа
Столица: Андоpра-ла-Вьеха
Площадь: 468 кв. км
Население: 51400
"Религия": Католицизм
Валюта: Фpанк
Стpой: Княжество
Бельгия
Столица: Бpюссель
Площадь: 30518 кв. км
Население: 9865000
"Религия": Католицизм
Валюта: Фpанк
Стpой: Монаpхия
Болгаpия
Столица: София
Площадь: 110994 кв. км
Население: 8978000
"Религия": Пpавославие
Валюта: Лев
Стpой: Pеспублика
Дания
Столица: Копенгаген
Площадь: 43092 кв. км
Население: 5130000
"Религия": Пpотестантизм
Валюта: Кpона
Стpой: Монаpхия
Финляндия
Столица: Хельсинки
Площадь: 338145 кв. км
Население: 4952000
"Религия": Пpотестантизм
Валюта: Маpки
Стpой: Pеспублика
Фpанция
Столица: Паpиж
Площадь: 543965 кв. км
Население: 55860000
"Религия": Католицизм
Валюта: Фpанк
Стpой: Pеспублика
Гpеция
Столица: Афины
Площадь: 131957 кв. км
Население: 10055000
"Религия": Пpавославие
Валюта: Дpахма
Стpой: Pеспублика
Иpландия
Столица: Дублин
Площадь: 70285кв. км
Население: 3553000
"Религия": Католицизм
Валюта: Фунт
Стpой: Pеспублика
Исландия
Столица: Pейкьявик
Площадь: 103000 кв. км
Население: 248000
"Религия": Пpотестантизм
Валюта: Кpона
Стpой: Pеспублика
Италия
Столица: Pим
Площадь: 301277 кв. км
Население: 57401000
"Религия": Католицизм
Валюта: Лиpа
Стpой: Pеспублика
Югославия
Столица: Белгpад
Площадь: 255804 кв. км
Население: 23591000
"Религия": Пpавославие
Валюта: Динаp
Стpой: Pеспублика
Лихтенштейн
Столица: Вадуц
Площадь: 160 кв. км
Население: 27840
"Религия": Католицизм
Валюта: Фpанк
Стpой: Монаpхия
Люксембуpг
Столица: Люксембуpг
Площадь: 2586 кв. км
Население: 372000
"Религия": Католицизм
Валюта: Фpанк
Стpой: Герцогство
Мальта
Столица: Валлетта
Площадь: 316 кв. км
Население: 347000
"Религия": Католицизм
Валюта: Фунт
Стpой: Pеспублика
Монако
Столица: Монако
Площадь: 2 кв. км
Население: 28000
"Религия": Католицизм
Валюта: Фpанк
Стpой: Княжество
Нидеpланды
Столица: Амстеpдам
Площадь: 41863 кв. км
Население: 14741000
"Религия": Католицизм
Валюта: Флоpин
Стpой: Монаpхия
Ноpвегия
Столица: Осло
Площадь: 323878 кв. км
Население: 4202000
"Религия": Пpотестантизм
Валюта: Кpона
Стpой: Монаpхия
Польша
Столица: Ваpшава
Площадь: 312683 кв. км
Население: 37864000
"Религия": Католицизм
Валюта: Злотый
Стpой: Pеспублика
Поpтугалия
Столица: Лиссабон
Площадь: 92389 кв. км
Население: 10349000
"Религия": Католицизм
Валюта: Эскудо
Стpой: Pеспублика
Pумыния
Столица: Бухаpест
Площадь: 237500 кв. км
Население: 23014000
"Религия": Пpавославие
Валюта: Леи
Стpой: Pеспублика
Сан-Маpино
Столица: Сан-Маpино
Площадь: 61 кв. км
Население: 22830
"Религия": Католицизм
Валюта: Лиpа
Стpой: Pеспублика
Швейцаpия
Столица: Беpн
Площадь: 41293 кв. км
Население: 6626000
"Религия": Католицизм
Валюта: Фpанк
Стpой: Pеспублика
Испания
Столица: Мадpид
Площадь: 504783 кв. км
Население: 38996000
"Религия": Католицизм
Валюта: Песета
Стpой: Монаpхия
Великобpитания
Столица: Лондон
Площадь: 244110 кв. км
Население: 57006000
"Религия": Пpотестантизм
Валюта: Фунт
Стpой: Монаpхия
Швеция
Столица: Стокгольм
Площадь: 449964 кв. км
Население: 8415000
"Религия": Пpотестантизм
Валюта: Кpона
Стpой: Монаpхия
Чехо-Словакия
Столица: Пpага
Площадь: 127900 кв. км
Население: 15604000
"Религия": Католицизм
Валюта: Кpона
Стpой: Pеспублика
Венгpия
Столица: Будапешт
Площадь: 93031 кв. км
Население: 10591000
"Религия": Католицизм
Валюта: Фоpинт
Стpой: Pеспублика
Геpмания
Столица: Бонн
Площадь: 357042 кв. км
Население: 77370000
"Религия": Пpотестантизм
Валюта: Маpка
Стpой: Pеспублика
Австpия
Столица: Вена
Площадь: 83857 кв. км
Население: 7557000
"Религия": Католицизм
Валюта: Шиллинг
Стpой: Pеспублика
Контрольные вопросы
Цель работы: получить понятие о реляционных базах и их достоинствах.
Введение
В процессе ввода данных очень часто возникает необходимость защитить оператора от ошибки и разграничить доступ к важной информации. Для этого данные разных категорий разделяют по разным таблицам, кроме этого, как правило, такое разделение позволяет более компактно хранить информацию. Данные в главной таблице индексируют и, используя эти индексы, связывают с подчиненными таблицами. Базы данных с такими связями называют реляционными В данной лабораторной работе мы будем приводить, созданную ранее базу данных, к такому виду.
Порядок выполнения
Часть 1 (разделение данных на две таблицы)
|
Имя поля |
Тип данных |
|
Код религии |
Счетчик |
|
"Религия" |
Текстовый |
|
Имя поля |
Тип данных |
|
Код строя |
Счетчик |
|
"Строй" |
Текстовый |
Часть 1 (установка связи между двумя таблицами)
В появившемся диалоговом окне необходимо установить нужную связь:
– флажок напротив опции "Обеспечение целостности данных" означает, что перед тем как занести данные в подчиненную таблицу, программа будет проверять их на соответствие главной (в нашем случае таблица "Страны Европы" является подчиненной для таблиц "Религия" и "Строй");
– флажок напротив опции "Каскадное обновление связанных полей" означает, что изменения в главной таблице автоматически будут влиять на подчиненную;
– флажок напротив опции "Каскадное удаление связанных полей" означает, что поля удаленные в главной таблице будут удалены и в подчиненной.
Контрольные вопросы
Цель работы: изучить структуру баз данных "Запрос"; научиться пользоваться простейшими логическими операндами; получить практику выборки заданной информации.
Введение
Таблицы только хранят данные, но необходимо иметь возможность выбрать заданные данные из нескольких таблиц. Именно для этого служат запросы на выборку.
В запросах на выборку данные могут: отбираться по многим критериям; сортироваться; с ними могут производиться вычислительные операции.
Запрос это временная таблица. Это значит, что данные в них не хранятся постоянно, а только временно вызываются из таблиц, по заранее заданному шаблону, в момент активизации запроса. Таким образом, в базе данных постоянно хранится только шаблоны вызова данных (временные таблицы удаляются после закрытия запроса), а сама информация не дублируется.
Во время создания, в запросе необходимо оставить ссылки на таблицы откуда будут вызываться данные (добавление таблиц в запрос). Если нужная таблица не добавлена, то перед открытием запроса, требуемые данные будут запрашиваться в диалоге.
Порядок выполнения
Убедитесь, что между добавленными таблицами автоматически установилась связь (смотри рисунок).
Теперь необходимо выбрать поля для запроса. Из таблицы "Страны Европы" возьмем поля: "Страна", "Столица", "Площадь", "Население", "Валюта". Из таблицы "Строй" поле "Строй", а из таблицы "Религия" поле "Религия". Это вызвано тем, что последние два поля в таблице "Страны Европы" хранятся в кодовом виде, а в запросе мы можем позволить себе удобный просмотр.
Теперь наша задача настроить запрос на различные условия выборки. Обычно для этого используют один запрос, меняя эти условия. Но для проверки выполненной работы, мы создадим несколько запросов (на каждое условие по запросу). Чтобы не создавать заново почти одинаковые запросы удобно несколько раз скопировать "Основной" через буфер обмена.
Для того, чтобы вывести в запросе только страны с определенной религией необходимо в поле запроса "Религия" в сроку "Условие отбора" ввести эту религию. Аналогично для любого поля.
Для того, чтобы запретить странам с определенной религией выводиться в запросе необходимо в данном поле и уже указанной строке ввести заданную религию, но перед ней поставить оператор Not.
Для того, чтобы вывести страны с населением больше 1000000, достаточно в поле "Население" в строку "Условие отбора" ввести ">1000000". Кстати для условий предусмотрено две строки, поэтому для одного поля можно вводить два условия.
Можно сделать так, чтобы перед выводом запроса программа просила ввести данные, строки с которыми будут выведены. Для этого в нужном поле, в указанной строке надо ввести "Введите данные для отбора". Выражение в скобках может быть любым, но именно оно появится в диалоговом окне.
Для того, чтобы находить в поле не конкретное значение, а только его фрагмент используют оператор Like. Его ставят впереди заданного фрагмента, а до или после фрагмента, в этом случае, можно использовать звездочки маски. Этот оператор не всегда корректно работает, если офис давно не переустанавливался.
Контрольные вопросы
Цель работы: практика создания баз данных; изучение построения математического выражения в структуре запрос; изучение групповых операций в запросах; практика работы с контекстным меню.
Введение
Как известно, базы данных нужны не только для хранения, но и для обработки данных. Одним из способов является создания вычисляемых полей в запросах на выборку. На примере этой лабораторной работе вы увидите, что этого способа иногда бывает достаточно для создания базы данных имеющей практическое значение. Сегодня мы будем рассчитывать и заносить в базу данные по продаже товаров и прибыли маленького магазина. В данной работе опущены многие подсказки по предыдущим темам. Вам самим предстоит решать какие поля делать ключевыми и т.п.
Порядок выполнения
Часть 1 (подготовка)
|
Код товара (счетчик) |
Товар (текстовый) |
Цена поставки, $ (числовой) |
|
1 |
Монитор |
150,00 |
|
2 |
Винчестер |
120,00 |
|
3 |
CD-ROM |
70,00 |
|
4 |
Халява |
1,00 |
|
Код товара (счетчик) |
Количество (числовой) |
Наценка (числовой) |
Дата (дата) |
|
1 |
5 |
0,2 |
04.10.99 |
|
1 |
5 |
0,2 |
05.10.99 |
|
2 |
2 |
0,2 |
04.10.99 |
|
3 |
10 |
0,2 |
04.10.99 |
|
4 |
2 |
0,02 |
02.10.99 |
Примечание 1. После задания типа данных для поля "Наценка" переведите текстовый курсор в поле "Размер поля" и с помощью кнопки выпадающего списка выберите режим "С плавающей точкой (4 байт)".
Примечание 2. После задания типа данных для поля "Дата" переведите текстовый курсор в поле "Формат поля" и с помощью кнопки выпадающего списка выберите режим "Краткий формат даты".
|
Дата (дата) |
Курс, $ (денежный) |
|
04.10.99 |
25р. |
|
05.10.99 |
26р. |
|
06.10.99 |
27р. |
|
02.10.99 |
24р. |
|
03.10.99 |
0р. |
Внимание: Убедитесь, что в запрос вставлены сами эти таблицы. Кроме того, для дальнейшей работы необходимо, чтобы в этот запрос была вставлена таблица "Продажа товара по дате".
Часть 2 (построение вычисляемого поля)
Наша задача (как видно из названия запроса) построить в следующем столбце данного запроса выражение для учета прибыли по виду товара за определенную дату в рублях. Для этого необходимо умножить столбец цен в долларах на курс доллара по датам умножить получившееся произведение на столбец коэффициентов наценки и умножить на количество проданного товара по дате.
Решение задачи:
Примечание. Появится диалоговое окно "Построитель выражений" (смотри рисунок ниже).
Мы добились учета прибыли магазина по виду товара за определенную дату. Теперь необходимо учесть полную прибыль магазина по дате. Для этого применяется функция группировки в создаваемом запросе. В такой запрос обычно вставляют поле или поля по которым будет производиться группировка и поле которое по этим группировкам необходимо учитывать. В нашем случае группировать мы будем по полю "Дата", а учитывать, применяя функцию суммы, – поле построенное в предыдущем запросе.
Решение задачи:
Контрольные вопросы
Цель работы: знакомство со структурой "Форма"; практика создания форм; практика конструирования форм; знакомство с режимом "Мастера".
Введение
Форма это структура базы данных, позволяющая удобно вводить и обрабатывать заданную информацию. Очень часто, для компактного хранения информации, требуется заносить в таблицу код объекта, а не его имя. Таким примеров может служить таблица Продажа товара по дате из предыдущей лабораторной работы. Заполнение таких таблиц, особенно для рядовых операторов, было бы связано с большими проблемами. К счастью, формы позволяют, выбирая из списка имена объектов, вставлять в таблицы их коды. Возможности форм необъятны для данного практикума. В нем мы познакомимся лишь с некоторыми из них. Кроме того, в этой работе мы познакомимся с некоторыми элементами визуального программирования. Когда берутся готовые элементы управления (поля, поля со списками, кнопки и т.п.) и затем им задаются определенные свойства, а также связи с данными, находящимися в таблицах и запросах. Данная тема будет продолжена и в следующих работах.
Порядок выполнения
Примечание. Формы и отчеты довольно сложные структуры баз данных, поэтому, обычно, их создают в режиме мастера и дорабатывают в режиме конструктора. Так поступим и мы.
Вы создали форму, которая позволяет с большим удобством вводить данные в таблицу "Продажа товара по дате".
Но для ее заполнения необходимо помнить коды всех товаров. Поэтому наша следующая задача обеспечить удобный ввод данных в поле "Код товара" таблицы "Продажа товара по дате".
Мы должны обеспечить, чтобы при вводе названия товара в нашей форме, в таблицу заносился его код.
Контрольные вопросы
Цель работы: знакомство со структурой "Форма"; практика создания форм; практика конструирования форм; знакомство с режимом "Мастера".
Введение
В предыдущей лабораторной работе один из контрольных вопросов звучал так: "Подумайте, какие недостатки есть у созданной вами формы?"; ответ прост:
Как же убрать эти и подобные им недостатки?
У большинства объектов: Windows и программ этой операционной системы, есть возможность задания неких параметров (свойств). Самый простой способ для их изменения - это вызвать диалоговое окно щелчком правой клавиши мыши на заданном объекте (контекстное меню).
Порядок выполнения
Контрольные вопросы
Цель работы: получить практику по созданию таблиц; получить представление о создании оболочек для баз данных.
Введение
После создания реальной базы данных, грамотно пользоваться ею может только создатель. Поэтому для ее эксплуатации рядовым пользователем необходимо создать оболочку управления с понятным интерфейсом (интерфейс – средства взаимодействия). Для этой цели подходят, так называемые, кнопочные формы. Идея в том, чтобы установить связь между определенным событием и щелчком мыши по графическому изображению кнопки. Однако, не все события можно вызвать с использованием кнопочных форм реализованных в СУБД MS Access. Поэтому, для обхода этого препятствия, мы воспользуемся созданием макросов. Макрос является программой, содержащей макрокоманды т.е. вызов определенных действий с заданными параметрами. Запуск макроса можно выполнить из кнопочной формы.
Порядок выполнения
Часть 1 (подготовка)
Часть 2 (создание кнопочной формы)
Часть 3 (Создание макроса открывающего запрос)
Часть 4 (создание кнопочной команды, запускающей макрос)
Часть 5 (изменение параметров запуска)
Теперь наша задача сделать недоступной, при открытии файла, окно базы данных, обеспечив, при этом, автоматический запуск кнопочной формы. Для этого необходимо проделать следующие действия:
Контрольные вопросы
Данные лабораторные работы лишь начало. Если позволяет количество учебных часов, необходимо выполнение курсовых работ, темы и категория сложности которых зависят от профиля факультета и литературы предоставляемой конкретным учебным заведением. Фактически это учебные упражнения, рассчитанные на экскурсию с гидом по СУБД MS Access. Для контроля за процессом обучения рекомендуется выполнение контрольных работ, составленных по типу данных заданий, но с удалением подсказок и части пунктов, облегчающих решение заданий.
Кнопка перехода к следующей записи
Кнопки перехода к первой и последней записям
нопка перехода к новой записи