Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Лекція № 61-62
Тема: Характеристика і особливості оформлення телеграм, телефонограм та факсів
Мета: Навчитися правильно оформлювати відгуки, знати правила оформлення резолюцій
План
Самостійне вивчення
З'ясуйте вимоги та особливості телеграфного стилю
Телеграма — це документ, який передається засобами телеграфного зв'язку.
Передавання телеграм здійснюють відповідно до Правил користування телеграфним зв'язком (далі — Правила), затверджених Постановою Кабінету Міністрів України від 4 березня 1997 р. № 208 (із змінами, внесеними відповідно до постанов Кабінету Міністрів України від 22.04.97 № 380, від 06.05.01 № 450, від 13.09.01 №1171).
Підприємства, установи та організації надсилають телеграми, якщо інші види зв'язку не можуть забезпечити своєчасного передання інформації, необхідної для термінового прийняття управлінського рішення.
Телеграми, складені на підприємстві, візують, підписують, датують і засвідчують печаткою відповідно до загальних вимог щодо оформлення службових листів. Телеграма може бути написана ручкою, надрукована на друкарській машинці чи набрана на комп'ютері, без викреслювань та виправлень.
Телеграми пишуть або друкують лише з лицьового боку телеграфного бланка або чистого аркуша паперу.
Ту частину телеграми, яку передають телеграфом, пишуть або друкують великими літерами через два інтервали. Текст телеграми подають без абзаців. Переносити слова не дозволяється.
Усі відомості, зазначені в нижній частині телеграфного бланка, друкують малими літерами, лише перше слово — з великої. Ці відомості в рахунок слів не включаються, каналами зв'язку не передаються і відправником не оплачуються. У разі оформлення телеграми на чистому аркуші паперу, нижню частину відокремлюють суцільною лінією.
2. Види телеграм
У згаданих вище Правилах телеграми залежно від їх спрямування групують на:
- внутрішні:
- міжміські — приймаються підприємством зв'язку в одному населеному пункті, а доставляються до іншого населеного пункту України;
- місцеві — приймаються та доставляються в межах одного населеного пункту;
- міжнародні.
За шляхом проходження через телеграфні підприємства зв'язку виокремлюють телеграми:
- вихідні — прийняті від відправників (адресантів) на підприємстві зв'язку;
- транзитні — проходять через підприємство зв'язку транзитом;
- вхідні — доставляються одержувачам (адресатам) підприємством зв'язку.
Слід зазначити, що за категоріями телеграми поділяються на такі:
ПОЗА КАТЕГОРІЄЮ, ПОЗАЧЕРГОВА, ПРЕЗИДЕНТ УКРАНИ, ВИЩА УРЯДОВА, УРЯДОВА, ТЕРМІНОВА та звичайна.
До телеграм ПОЗА КАТЕГОРІЄЮ належать телеграми з позначкою «ЕФІР», «МОБІЛІЗАЦІЙНА», «СТРІЛА», «ЗЛІТ», «ФАКЕЛ», «КОРДОН», «ТУМАН», «КАШТАН», «СИГНАЛ». Право подання цих телеграм визначають спеціальні інструкції.
До ПОЗАЧЕРГОВИХ належать телеграми з позначками:
«АВАРІЯ» — повідомлення про надзвичайні події (катастрофи, аварії на повітряному-, морському та річковому транспорті, на залізниці та автотранспорті, на промислових підприємствах) та інші надзвичайні ситуації, а також оперативні службові телеграми підприємств Держкомзв'язку про стан засобів зв'язку. Надсилати телеграми з позначкою «АВАРІЯ» мають право посадові особи відповідних міністерств, інших центральних і місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій.
«ШТОРМ», «АВІА» — повідомлення про небезпечні гідрометеорологічні та екстремальні природні явища. Право подання і оплата рахунків за ці телеграми визначаються спеціальною інструкцією.
Телеграми категорії ПРЕЗИДЕНТ УКРАЇНИ, ВИЩА УРЯДОВА, УРЯДОВА приймаються лише за підписом відповідних посадових осіб (ПРЕЗИДЕНТ УКРАНИ — Президента України; ВИЩА УРЯДОВА — Голови Верховної Ради України та його заступників. Прем'єр-міністра України, Першого віце-прем'єр-міністра України, віце-прем'єр-міністрів України, Державного Секретаря Кабінету Міністрів України, Голови Конституційного Суду України та його заступників, Голови Верховного Суду України та його заступників. Секретаря Ради національної безпеки і оборони України; УРЯДОВА — Глави Адміністрації Президента України, народних депутатів України, інших членів Кабінету Міністрів України, Голови Вищої ради юстиції та його заступника, Генерального прокурора України та його заступників, державних секретарів міністерств та їх перших заступників, Голови Національного банку України, Голови та державних уповноважених Антимонопольного комітету, голів державних комітетів України та їх перших заступників, глав дипломатичних представництв іноземних держав в Україні, голів обласних державних адміністрацій та їх перших заступників, голів Київської і Севастопольської міських державних адміністрацій та їх перших заступників, голів обласних рад та їх заступників Київської і Севастопольської міських рад та їх заступників, Керівника Апарату Верховної Ради України, першого заступника Керівника Апарату — керуючого справами Верховної Ради України, осіб, що займають аналогічні зазначеним вище посади в Автономній Республіці Крим, суддів Конституційного Суду України).
До категорії ТЕРМІНОВА належать:
- телеграми, що обробляються в стислі терміни і оплачуються за вищим тарифом;
- телеграми з позначкою «МЕТЕО» (право подавання, адресування, порядок оброблення і оплата вартості таких телеграм визначаються спеціальною інструкцією);
- телеграми, міжміських телефонних станцій, що мають позначку «ТЕРМІНОВА РОЗМОВА».
До звичайних належать телеграми, що не мають позначки про категорію.
За видами телеграми поділяються на такі:
- з повідомленням про вручення;
- з оплаченою відповіддю;
- із замовленим відправником терміном доставки;
-з доставкою на художньому бланку;
- з позначкою «Засвідчена»;
- схемна;
- з доставкою поштою;
- криптограми та криптограми на перфострічці;
- службові (підприємств та об'єднань Держкомзв'язку України).
3. Вимоги до тексту телеграми
Телеграми можуть бути написані кириличною або латинською абеткою, загальноприйнятою або умовною мовою, тобто кодом. Написаними умовною мовою вважаються телеграми, подані умовними позначками або словами, що мають умовне значення, зрозуміле тільки сторонам, між якими є відповідна домовленість. При цьому закодоване слово не повинно мати більше п'яти знаків. Проте у телеграмах із позначкою «МЕТЕО» закодовані слова та групи цифр можуть містити до десяти знаків. Міжнародні телеграми, написані кодом, приймаються тільки категорії УРЯДОВА та службові (підприємств і об'єднань Держкомзв'язку України).
У телеграмі не повинно бути більше трьохсот слів. У разі перевищення допустимої кількості відправник має поділити текст на довільні (умовні) частини і подати на телеграф кілька телеграм, кожна з яких матиме окремий номер. У цьому разі в кожній телеграмі перед адресою зазначатиметься номер відповідної частини тексту. Наприклад; «ЧАСТИНА 2 — ХМЕЛЬНИЦЬКИЙ...» А в останній телеграмі буде зазначено: «Частина остання... (номер останньої частини)». Наприклад: «ЧАСТИНА ОСТАННЯ 5 —ХМЕЛЬНИЦЬКИЙ...»
В адресі телеграми мають бути всі необхідні відомості, що забезпечать доставку її адресатові.
Повна адреса включає найменування адресата, назву вулиці, номер будинку, пункт призначення (місто або інший населений пункт), назву країни (для міжнародних телеграм). Номери будинків, корпусів, квартир можна писати літерами або цифрами, які, в свою чергу, розділяються словами «будинок», або «буд», «корпус», або «кор», «квартира», або «кв». Назви номерних вулиць або підприємств передаються літерами. Сло’ва «проїзд», «проспект», «квартал», «провулок» слід писати повністю. У телеграмі, адресованій на номер телефону або телефаксу, теж необхідно зазначати повну адресу абонента.
Якщо адресат повинен дати відповідь, але не знає адреси відправника, дозволяється замість неї зазначити: «Відправникові телеграми від... (дата) (номер)». Наприклад: «ПОГРЕБИЩЕ ВІННИЦЬКОЇ ВІДПРАВНИКОВІ ТЕЛЕГРАМИ ВІД 17 СЕРПНЯ НР 349...»
У телеграмах, адресованих підприємствам, замість детальної адреси і повної назви адресата можна використовувати їх умовні чи скорочені позначення, які мають бути зареєстровані підприємством зв'язку. При цьому умовна адреса повинна складатися з одного легкого для прочитання слова не більше як із 6 літер, наприклад: ОРІОН, МАЛЬВА, АЙСТРА тощо; скорочена адреса — з одного слова не більше як із 15 літер, наприклад: АВТОТЕХСЕРВІС, ПРОМБУДМОНТАЖ, НАФТОГАЗПРОМ тощо. Не допускається вживання умовних і скорочених адрес, що складаються з власних назв (назв міст, інших населених пунктів, річок тощо). Про реєстрацію умовних або скорочених адрес підприємства сповіщають своїх кореспондентів.
Замість повної або зареєстрованої адреси в телеграмі може бути вказано адресу-телекс (ТІ_Хх, де х — номер телекса адресата), адресу-факсиміле (РАХх, де х— номер факсимільної установки), телефонну адресу (ТРх, де х — номер телефону адресата), «До запитання на пошті», «До запитання на телеграфі», «Поштова скринька».
Існує кілька варіантів написання адреси з використанням умовного або скороченого позначення:
1) пункт призначення, номер міського відділення зв'язку, умовна або скорочена адреса, присвоєна адресату та зареєстрована ним у відділенні зв'язку, з яким укладено договір доставки телеграм, посада і/або прізвище адресата. Наприклад: «ДНІПРОПЕТРОВСЬК 5 АЙСТРА КЕРУЮЧОМУ СПРАВАМИ ПЕТРУСЕНКОВІ»;
2)пункт призначення, номер абонентської установки, умовна або скорочена адреса (за бажанням), прізвище адресата. Наприклад: «ХАРКІВ АТ381236 ХІМПРОМБУД ГАЛЬЧЕНКУ»;
3) номер телекса, прізвище адресата, пункт призначення. Наприклад: «ТІХ400737УУАТ5ОМ ШШОМ».
У схемних телеграмах відправник замість адреси повинен вказати словами назву схеми. Наприклад: «СХЕМА ДВАНАДЦЯТЬ».
У телеграмі на адресу судна, що перебуває в плаванні, необхідно зазначити місто та номер міського відділення зв'язку, де розташоване пароплавство або управління флоту, якому належить судно, або порт приписки і назву судна. Наприклад: «СЕВАСТОПОЛЬ 59 ТЕПЛОХІД ШЕВЧЕНКО КАЮТА 110 АНДРІЄВСЬКОМУ». У телеграмах на адресу річкового судна необхідно зазначити назву міста (пристань), де має бути вручена телеграма, назву судна та його рейс, а також прізвище адресата. Наприклад: «КАНІВ ПРИСТАНЬ ТЕПЛОХІД ЕСМЕРАЛЬДА РЕЙС КИЇВ — ОДЕСА КАЮТА 28 ЗЕМСЬКОВУ».
У телеграмі на одну адресу може бути зазначено одну або кілька осіб одразу. Коли телеграми з однаковим текстом потрібно надіслати в кілька пунктів або на кілька адрес, відправник подає на телеграф таку кількість примірників, яка відповідає кількості адрес (одержувачів телеграм).
У тексті телеграми не повинно бути жодного зайвого слова. Характерна риса телеграм — особлива стислість і ясність викладу. Як правило, з телеграми вилучають сполучники, прийменники, розділові знаки. Вони вживаються лише тоді, коли їх пропущення перекручує зміст. Заперечення «не» з тексту телеграми не вилучають.
Знаки, в тому числі розділові, в телеграмах можна подавати відповідними позначками.
На підприємствах телеграми складають у двох примірниках. Перший примірник подають у відділення зв'язку, а другий (копію) підшивають до справи.
Якщо телеграму надсилає службова особа, яка перебуває у відрядженні, у нижній частині телеграфного бланка під лінією вона має вказати, крім власного прізвища, ще й посаду, ким і за яким номером видано відрядження. А у телеграмах, що надсилаються окремими громадянами на адреси підприємств, достатньо вказати прізвище відправника. Проте у телеграфних зверненнях громадян на адресу органів державної влади, а також на адресу підприємств, від яких передбачається отримати відповідь, необхідно вказати прізвище, повне ім’я та по батькові відправника, а також його адресу, місце роботи або навчання.
4. Основні реквізити службових телеграм
Оформлюють такі реквізити телеграми:
1. Назва виду документа (ТЕЛЕГРАМА).
2. Позначка про категорію телеграми:
- ПОЗА КАТЕГОРІЄЮ (ЕФІР, МОБІЛІЗАЦІЙНА, СТРІЛА, ЗЛІТ, ФАКЕЛ, КОРДОН, ТУМАН, КАШТАН, СИГНАЛ),
- ПОЗАЧЕРГОВА (АВАРІЯ, ШТОРМ, АВІА)
- ПРЕЗИДЕНТ УКРАЇНИ,
- ВИЩА УРЯДОВА,
- УРЯДОВА,
- ТЕРМІНОВА (ті, що обробляються в стислі терміни і оплачуються за вищим тарифом, з позначкою МЕТЕО, ТЕРМІНОВА РОЗМОВА),
- Звичайна (відсутня позначка).
3. Позначка про вид телеграми (з повідомленням про вручення; з оплаченою відповіддю; із замовленим відправником терміном доставки; з доставкою на художньому бланку; «засвідчена», схем на телеграма; з доставкою поштою; криптограми та криптограми на перфострічці; службові (підприємств та об'єднань Держкомзв'язку України).
4. Назва пункту призначення може містити назву населеного пункту із зазначенням:
- номера відділення зв'язку, якщо телеграму адресовано у місто;
- району та області, якщо телеграму адресовано у сільську місцевість).
5. Адреса одержувача (повна, умовна, скорочена) повинна містити всі необхідні дані, що забезпечують її доставку адресату.
Наприклад:
Повна
ЧЕРВОНОЗОРЯНИЙ ПРОСПЕКТ 18 КИЇВ 102
Умовна адреса
ОДЕСА 2 ТОПАЗ
Скорочена
КИЇВ 127 УКРТЕЛЕКОМ
6. Адресат, його прізвище (у телеграмах, адресованих у сільську місцевість, крім прізвища адресата, необхідно зазначати також його ім'я та по батькові), посада (за бажанням).
КИЇВ 17 ОБОЛОНЬ МЕНЕДЖЕРОВІ ЧУБЕНКУ
7. Посилання на реєстраційний номер телеграми, на який дають відповідь, проставляють лише у телеграмах-відповідях на початку текстової частини цифровим позначенням реєстраційного індексу. Саме тому текстову частину телеграми не рекомендовано розпочинати з числівників.
8. Текст телеграми подають стисло, лаконічно, без абзацних відступів, організовуючи виклад переважно дієслівно-іменниковими мовними конструкціями. У текстах телеграм:
- не вживають прийменники, сполучники, частки (окрім «не»);
- вагому цифрову інформацію записують словами;
- числівники на позначення вихідних даних документів подають цифровим способом, на позначення вагомих подій, фактів, явищ записують словесно.
Можливе використання умовних позначень для знаків, в тому числі розділових:
. крапка — КРП
: двокрапка або знак ділення — ДВКРП
' АПОСТРОФ
(ліва дужка — ДЖК,
) права дужка — ДЖК - ТИРЕ або ЗНАК ВІДНІМАННЯ
+ Плюс
? ЗНАК ПИТАННЯ
= ЗНАК РІВНОСТІ
/ ДРІБ АБО ЗНАК ДІЛЕННЯ
У групах цифр крапка, кома, двокрапка, тире, плюс подаються відповідними позначками.
Зазначені нижче знаки в телеграмах пишуться тільки словами:
№ — НОМЕР або НР
! — ЗНАК ОКЛИКУ
% — ВІДСОТОК
Кінець тексту телеграми закінчують крапкою «КРП».
Вихідний реєстраційний індекс телеграми проставляють наприкінці текстової частини, відокремлюючи від тексту, у разі виникнення двозначного тлумачення цифрової інформації, умовними позначеннями «НР» або «КРПК». Саме тому текст телеграми не повинен закінчуватися (як і розпочинатися) цифрою.
9. Скорочена назва установи, що надсилає телеграму, містить стислу інформацію про установу — відправника телеграми.
10. Посада особи, яка підписала телеграму (в разі потреби).
11.Прізвище особи, яка підписала телеграму
Зверніть увагу!
Інформація, зазначена в пунктах 9-11, підлягає переданню засобами телефонного зв’язку і має дати вичерпну інформацію про відправника телеграми для її адресата.
12. Повну адресу, номер відділення зв'язку і назву установи -відправника телеграми зазначають у нижній частині телеграфного бланка або після лінії чистого аркуша паперу згідно а Правилами надання послуг поштового зв'язку, затвердженими Постановою Кабінету Міністрів України від 4 жовтня 2000 р. № 1515.
13. Підпис (23) посадової особи, що підписала телеграму, оформлюють за вимогами оформлення цього реквізиту, встановленими ДСТУ 4163-2003.
14. Дату підписання телеграми зазначають у нижній частині телеграфного бланка або чистого аркуша паперу без відступу від межі лівого берега цифровим або словесно-цифровим способом.
15. Відбиток печатки установи-відправника проставляють у нижній частині телеграфного бланка або чистого аркуша паперу, захопивши кілька літер назви посади особи, що підписала телеграму.
Зверніть увагу!
Інформація, зазначена в пунктах 12-15, не підлягає переданню засобами телеграфного зв'язку, а служить для забезпечення юридичної чинності інформації, автентичність та юридична сила якої забезпечуються програмно-технічними засобами Держкомзв'язку України.
5.Телефонограми як вид документа
ТЕЛЕФОНОГРАМА — це службовий документ, який містить інформацію, передану по телефону. Його складають тоді, коли необхідно терміново передати підвідомчій установі розпорядження або повідомити адресата про ділову нараду, зустріч, засідання, збори, зміну у запланованому заході тощо.
Як правило, телефонограму складає, оформлює й передає секретар-референт або інший працівник підприємства за дорученням керівництва.
Оформлюють телефонограму на спеціальному чи трафаретному бланку або на чистих аркушах паперу формату А5 в одному примірнику із зазначенням таких реквізитів:
07 – назва підприємства
10 – назва виду документа (ТЕЛЕФОНОГРАМА)
11 – дата документа (датою телефонограми є дата її передавання)
12- реєстраційний індекс документа
16 - адресат
21 – текст документа
23 – підпис
28 — прізвище та номер телефону особи, яка передала документ, а також прізвище і номеру телефону особи, яка прийняла документ.
Підписує телефонограму керівник підприємства або відповідальний виконавець. Якщо телефонограму передають кільком адресатам, то складають список адресатів із зазначенням номерів їх телефонів.
Текст телефонограми має бути лаконічним, чітким, стислим. Бажано, щоб його обсяг не перевищував 50 слів, при цьому слід уникати слів;які рідко вживаються або складно вимовляються. Літери у прізвищах, які погано сприймаються на слух, передають словами. Наприклад, прізвище Глібко передають так: «Ганна, Леонід, Іван, Богдан, Костянтин, Ольга».
Передаючи телефонограму, слід дотримуватися такої послідовності:
- відрекомендуватися і назвати номер свого службового телефону;
- назвати вид документа;
- задиктувати текст телефонограми (і переконатися у правильності запису її абонентом);
- назвати посаду та прізвище особи, яка підписала телефонограму;
- записати назву посади, прізвище особи, яка прийняла телефонограму, номер її службового телефону, час передавання-приймання.
Про передавання-приймання телефонограми роблять відповідний запис у журналі реєстрації телефонограм, а бланк із текстом телефонограми підшивають до відповідної справи. На підприємствах з невеликим обсягом документообігу телефонограми записують від руки у спеціально заведених для цього журналах.
Особа, яка приймає «телефонограму, має повністю повторити (зачитати) її текст для підтвердження правильності запису. Прийнята телефонограма може бути спочатку застенографована або записана за допомогою звукозаписувальної техніки, а потім розшифрована і надрукована.
Одразу після оформлення прийнятої телефонограми її подають на ознайомлення посадовій особі, на ім’я якої вона адресована як правило, керівнику або одному з його заступників). Розглянуті керівництвом телефонограми передаються згідно з резолюціями у відповідні структурні підрозділи на виконання.
6. Факсограма
Факсограма – узагальнена назва різних за змістом документів, що передаються за допомогою телекомунікативного зв’язку та принтера. Це електронний спосіб передавання графічної інформації.
Обов’язкові реквізити факсограми такі: