Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
ГЛАВА 1. Состав нормативно- правовых актов, регулирующих деятельность общества с ограниченной ответственностью
ГЛАВА 2.Системы документации ООО «Фудзияма»
2.1 Общая характеристика общества с ограниченной ответственностью «Фудзияма»
2.2 Состав организационно–правовых документов ООО «Фудзияма»
2.3 Назначение и состав распорядительных документов в ООО «Фудзияма»
2.4 Состав информационно – справочных документов организации
ГЛАВА 3.Совершенствование документационного обеспечения ООО «Фудзияма»
3.1 Нормативно-методическое регулирование делопроизводства
3.2 Совершенствование нормативной базы документационного обеспечения ООО «Фудзияма»
3.3 Совершенствование документационного обеспечения деятельности ООО «Фудзияма» на основе автоматизации
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
Введение
Общество с ограниченной ответственностью (далее – общество) является одной из самых распространенных организационно-правовых форм юридического лица. Общество возникло как переходная форма между полным товариществом и акционерным обществом. Экономической основой деятельности общества является включение в гражданский оборот капитала небольшой группы лиц или части капитала одного лица, при ограничении предпринимательского риска участников и при возможности лично осуществлять и контролировать деятельность общества.
На данный момент это самая распространенная организационно-правовая форма коммерческих организаций в Российской Федерации. Сегодня в России насчитывается более 600 тысяч обществ с ограниченной ответственностью, что составляет около 60 % от всех зарегистрированных юридических лиц. Это обстоятельство говорит о предпочтительности данной организационно-правовой формы для участников предпринимательской деятельности в Российской Федерации, что соответственно влечет необходимость более детального рассмотрения и изучения правового положения и сущности ООО по сравнению с другими видами юридических лиц.
В настоящее время издано достаточно много литературы, в которой рассматривается практическое положение общества с ограниченной ответственностью как формы юридического лица, комментариев к Закону РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и к положениям ГК, касающихся юридических лиц и обществ с ограниченной ответственностью в частности. Вопросы деятельности обществ с ограниченной ответственностью рассматривались Высшим Арбитражным Судом Российской Федерации и Верховным Судом Российской Федерации.
После принятия Закона РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью», на необходимость чего прямо указывает п. 3 ст. 87 ГК, можно сказать, что в настоящее время положение ООО как организационно-
правовой формы коммерческих организаций законодательно урегулировано полностью. Но практика применения Закона об обществах позволяет выявить некоторые недостатки и противоречия в нем, которые законодатель должен исправить для обеспечения функционирования этого вида юридических лиц в соответствии с гражданским законодательством Российской Федерации.
Актуальность темы дипломной работы определяется несколькими теоретическими и практическими положениями. Прежде всего, отметим происходящие в России социально-экономические изменения, существенно преобразовавшие систему юридических лиц, их органов, характер деятельности этих органов и потребовавшие разработки принципиально нового правового регулирования, адекватного складывающимся экономическим потребностям. Это нашло свое выражение в принятии специальных законодательных и подзаконных актов, в которых были сформулированы положения, определяющие понятие, виды и особенности юридических лиц, новых для хозяйственной практики страны. Речь идет о Федеральном законе “Об обществах с ограниченной ответственностью” от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ (ред. от 21.03.2002). Среди хозяйственных обществ менее всего была урегулирована деятельность обществ с ограниченной ответственностью. Эти общества на протяжении ряда лет (с 1990 по 1994 г.) относились к товариществам, и, кроме того, их деятельность регулировалась одной статьей - ст. 11 Закона РСФСР “О предприятиях и предпринимательской деятельности”. Ясно, что в таких условиях получило развитие “местное”, или “локальное”, творчество участников и команд управления товариществами с ограниченной ответственностью. В итоге - неизбежные казусы в учредительных документах из-за отсутствия нормативных документов, касающихся многих проблем деятельности коммерческих организаций.
В наше время общества с ограниченной ответственностью являются одной из самых распространенных форм малого и среднего бизнеса. Безусловно, это происходит в силу того, что данная форма юридического лица является наиболее гибкой, упрощенной и экономичной, без личной ответственности участников.
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Сегодня уже многие пришли к мысли, что культура работы с документами - это часть производственной культуры, являющейся важной предпосылкой успешной деятельности в условиях рынка. Поэтому система документооборота - такая же часть производственной инфраструктуры, абсолютно равноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал. Эта идея понятна любому руководителю, который теряет много времени от неправильно или несвоевременно оформленных документов, от неверных управленческих решений или от невозможности быстро найти нужный документ.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.
Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на хранение.
Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.
Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в-третьих – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.
К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.
Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.
Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.
Кроме того, актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.
Целью моей дипломной работы является проведение анализа нормативно – правовой и документационной базы делопроизводства на примере ООО «Фудзияма».
Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:
- провести анализ всех нормативно – правовых актов, регулирующих деятельность общества с ограниченной ответственностью;
- рассмотреть систему документации ООО «Фудзияма»;
- разработка предложений по совершенствованию документационной деятельности ООО «Фудзияма».
Проводя обзор широкого круга источников, следует подразделить их на две большие категории. В первую следует отнести издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации. Комплекс федеральных нормативно – методических материалов по документационному обеспечению составляют:
· Государственная система документационного обеспечения управления.[1] Этот документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. Это один из основополагающих федеральных нормативных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту. ГСДОУ упорядочивает организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации. ГСДОУ способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включает нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах;
· Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти[2] способствует решению технологических задач документирования. Настоящий стандарт устанавливает состав реквизитов, правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов. Типовая инструкция, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых;
· унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации;
· ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».[3] Настоящий стандарт, является, важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отросли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации. Содержательную основу стандарта составляют три раздела: «Общие понятия», «Делопроизводство» и «Архивное дело»;
· Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения[4] включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Перечень служит целям сохранения, организации и пополнения Архивного фонда Российской Федерации, предназначен для определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Он должен использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов при создании поисковых систем в делопроизводстве, при разработке ведомственных перечней.
Для написания данной дипломной работы привлекались следующие законодательные акты, регламентирующие работу с документами:
- Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации»[5]. Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования.
- Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи». [6]
Целью настоящего закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования.
Ко второй категории изданий относится научная литература. При написании дипломной работы были изучены труды авторитетных специалистов в области документоведения профессора Т.В. Кузнецовой, доцента Л.В. Санкиной, к.и.н. С.Л. Кузнецова. В издании “Секретарское дело” под ред. И.К. Корнеева уделяет большое внимание улучшению работы с документами, научной организации секретарского труда.[7]
Это издание содержит многочисленные образцы и формы документов. В конце приведен обширный список законодательных актов, нормативно-методических материалов и литературы. В каждом разделе, кроме организационных моментов, излагаются требования к составлению и обработке специальных документов (трудовой договор, письмо, протокол, приказ).
Приведено также большое количество учетно-регистрационных форм, на которых основываются специальные информационно-поисковые системы.
Даются детальные характеристики федеральных нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение специальных функций управления.
В издании «Делопроизводство» под общей ред. проф. Т.В. Кузнецовой [8] рассматриваются способы документирования, а также нормативно-методическая база делопроизводства; изложены основы делопроизводства, подробно описывается организация работы с документами.
В учебном пособии М.В. Кирсановой «Курс делопроизводства»[9] собраны самые важные правила и нормы по составлению документов в соответствии с существующими стандартами. Даны также образцы наиболее используемых видов документов, рекомендации по организации документооборота на предприятии, рациональной систематизации документов и обеспечению их хранения. Учебное пособие включает в себя руководство по составлению и правильному оформлению различных документов с учетом требований существующих стандартов.
В дипломной работе использовалась информация с учебного пособия Ларькова Н.С. «Документоведение»[10], где подробно описано понятие системы документации.
В процессе подготовки дипломной работы были использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Секретарское дело», а именно статья Плешкевича Е.А., в котором описывается функциональная и корпоративная системы документации. В журнале «Делопроизводство» в статье
Митченко О.Ю., Рыскова О.И. подробно рассмотрен Международный стандарт по управлению деловой документацией ISO 15489-2001,а в другой статье Митченко О.Ю. расписаны требования международного стандарта ИСО 15489-2001.
Основными источниками для написания дипломной работы явились следующие нормативные материалы ООО «Фудзияма»:
- Устав организации;
- должностные инструкции сотрудников;
- приказы и указания руководства ООО «Фудзияма» и другие материалы.
Наряду с документационными материалами источником послужили личные наблюдения и метод анкетирования.
В соответствии с поставленными задачами данная дипломная работа состоит из введения, трех глав, заключения и приложений. Во введении дается обоснование выбранной темы, ее актуальность, характеристика использованных источников и литературы. В первой главе представлен состав нормативно – правовых актов, регулирующие деятельность общества с ограниченной ответственностью. Вторая глава представляет систему документации данной организации. В третьей главе приводятся предложения по оптимизации управленческого документооборота организации, по рационализации и совершенствованию работы с документами, по составлению необходимых в службе делопроизводства организационных положений и инструкций. В заключении подводятся итоги дипломной работы, предлагаются некоторые мероприятия по совершенствованию работы с документами. В приложении приведены документы ООО «Фудзияма», а также документы разработанные с целью усовершенствования делопроизводства и документооборота в данной организации.
Глава 1. Состав нормативно – правовых актов, регулирующих деятельность общества с ограниченной ответственностью
Законодательство об обществах имеет не менее чем двухсотлетнюю историю. С достаточной долей условности можно считать, что первым прообразом обществ были регулируемые римским правом объединения частных лиц в форме uni-versitas — субъект права, все члены которого входят в образованное ими объединение.
В современной России начало возрождения хозяйственных обществ пришлось на 90-е годы. Однако первые законодательные акты, призванные заложить базу для развития хозяйственных обществ (товариществ), были не только недостаточно юридически грамотными, но в ряде случае противоречили друг другу.
Во-первых, общество с ограниченной ответственностью, неправомерно именуемое в Законе РСФСР "О предприятиях и предпринимательской деятельности (1990 г.) "товариществом с ограниченной ответственностью", определялось как объединение граждан и (или) юридических лиц для совместной хозяйственной деятельности. Таким образом, закладывалась правовая база для понимания этой организационно-правовой формы как "объединения лиц", что, в свою очередь, приводило к неправильному пониманию сути этого вида юридического лица и нарушениям прав его участников. Ведь "объединение лиц" означает, что товарищество может быть создано не менее чем двумя лицами, члены товарищества должны лично участвовать в его деятельности и, следовательно, могут быть участниками только одного товарищества. Вместе с тем по своей сути "товарищество с ограниченной ответственностью" было не чем иным, как хозяйственным обществом - правовой формой объединения не лиц, а капиталов, где его участники объединяют только имущество, следовательно, могут одновременно участвовать имущественными взносами в нескольких обществах.
Во-вторых, Закон РСФСР "О предприятиях и предпринимательской деятельности" неправомерно отождествлял товарищества с ограниченной ответственностью и акционерные общества закрытого типа, хотя каждое из названных юридических лиц представляет собой совершенно самостоятельную организационно-правовую форму: акционерное общество и товарищество (правильнее — общество) с ограниченной ответственностью.
В-третьих, Законом РСФСР «О предприятиях и предпринимательской деятельности» было установлено, что имущество товарищества с ограниченной ответственностью формируется за счет вкладов участников, полученных доходов и других законных источников и принадлежит его участникам на праве общей долевой собственности (ст. 11 Закона). Вместе с тем в Законе РСФСР "О собственности в РСФСР" этот вопрос решался иначе: хозяйственное общество, товарищество обладают правом собственности на имущество, переданное им в форме вкладов и других взносов их участниками, а также на имущество, которое получено в результате своей предпринимательской деятельности и приобретено по иным основаниям, допускаемым законом (ст.14 Закона). Следовательно, субъектом права собственности на имущество товарищества является само товарищество как юридическое лицо. При этом судебная (арбитражная) практика исходила из того, что имущество акционерного и иного хозяйственного общества, товарищества принадлежит ему на праве собственности (п.1 постановления Пленума Высшего Арбитражного Суда от 17 сентября 1992 г. № 13).
Необходимо отметить, что несколько позже, в Основах гражданского законодательства Союза ССР и республик (1991 г.), были заложены нормы, определяющие понятие и статус обществ с ограниченной ответственностью, которые выгодно отличались от норм Закона РСФСР "О предприятиях и предпринимательской деятельности", но в силу приоритета в тот период жизни нашего общества политики над правом реализованы были не в полной мере, хотя и создали правовую базу и предпосылки для ее совершенствования в Гражданском кодексе РФ 1994 г., а затем в Федеральном законе РФ "Об обществах с ограниченной ответственностью".
Основным источником правового регулирования является Конституция РФ. В статье 8 указано, что в Российской Федерации гарантируются единство экономического пространства, свободное перемещение товаров, услуг и финансовых средств, поддержка конкуренции, свобода экономической деятельности.
В Российской Федерации признаются и защищаются равным образом частная, государственная, муниципальная и иные формы собственности.
Общие положения об обществах с ограниченной ответственностью как участниках гражданских правоотношений сформулированы в Гражданском кодексе РФ (далее ГК РФ) (ст. 87 – 94 ГК РФ).
Ранее организационно-правовой формой предприятия, практически совпадавшей с обществом с ограниченной ответственностью (ООО), было Товарищество с ограниченной ответственностью (ТОО). Его правовое положение было предусмотрено и регулировалось сегодня уже во многом отмененным Законом № 445-1 от 25 декабря 1990 года «О предприятиях и предпринимательской деятельности в РСФСР»[11]. ГК РФ, принятый Государственной Думой 21 октября 1994 года [12] и вступивший в силу в части регулирования отношений, связанных с главными формами организации предпринимательства (глава 4 «Юридические лица»), с декабря 1994 года, распространил действие соответствующих норм об обществах с ограниченной ответственностью (ООО) на товарищества с ограниченной ответственностью. Кроме этого, Федеральный закон РФ «О введении в действие части первой
Гражданского кодекса Российской Федераций» № 52-ФЗ от 30 ноября 1994 года[13] установил, что учредительные документы товариществ с ограниченной ответственностью подлежат приведению в соответствие с нормами ГК в порядке и сроки, которые будут определены при принятии Закона «Об обществах с ограниченной ответственностью».
Закон РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью»[14] (далее Закон об обществах) введен в действие с 1 марта 1998 г. С этого момента учредительные документы обществ с ограниченной ответственностью и Товариществ с ограниченной ответственностью, созданных до 1 марта 1998 г., применяются в части, не противоречащей Закону об обществах. Кроме того, Закон об обществах обязывает привести учредительные документы указанных юридических лиц в соответствие с ним не позднее 1 января 1999 г.
Однако это правило касается не всех обществ, ООО и ТОО, число участников которых на 1 марта 1998 года превышает 50, должны до 1 июля 1998 года преобразоваться в АО или производственные кооперативы либо уменьшить число участников до 50[15].
Основой норм Закона об обществах является ГК РФ, устанавливающий общие положения о коммерческих организациях, в том числе и об обществах. Кроме того, ГК указывает на необходимость принятия специального закона об обществах с ограниченной ответственностью, и принятый Закон об обществах развивает и детально регламентирует положения, заложенные в ГК.
Закон об обществах распространяет свое действие на все ООО, созданные или создаваемые на территории Российской Федерации. Однако это правило имеет исключение (п. 2 ст. 1). Оно заключается в том, что особенности правового положения, порядка создания, реорганизации и ликвидации обществ в банковской, страховой и инвестиционной деятельности, в области производства сельскохозяйственной продукции определяются федеральными законами[16]. Это исключение не устраняет действие Закона об обществах на указанные общества. Оно лишь подчеркивает, что федеральными законами будут определены особенности правового положения обществ в указанных сферах деятельности. Таким образом, эти федеральные законы будут носить специальный характер правового регулирования, в отличие от Закона об обществах, имеющего характер общего нормативного акта, регламентирующего правовое положение всех ООО.
При этом в ГК РФ указывается, что правовое положение общества с ограниченной ответственностью, порядок его создания, реорганизации и ликвидации, и права и обязанности его участников определяются также и Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью”» (далее Закон «Об обществах»).
В Гражданском кодексе Российской Федерации обществам с ограниченной ответственностью как самостоятельной разновидности юридических лиц - коммерческих организаций посвящен ряд специальных правил (ст. 87-94 ГК РФ). В ст. 87. ГК РФ обществом с ограниченной ответственностью признается учрежденное одним или несколькими лицами общество, уставный капитал которого разделен на доли определенных учредительными документами размеров; участники общества с ограниченной ответственностью не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости внесенных ими вкладов. Участники общества, внесшие вклады не полностью, несут солидарную ответственность по его обязательствам в пределах стоимости неоплаченной части вклада каждого из участников. Фирменное наименование общества с ограниченной ответственностью должно содержать наименование общества и слова "с ограниченной ответственностью". Правовое положение общества с ограниченной ответственностью и права и обязанности его участников определяются настоящим Кодексом и законом об обществах с ограниченной ответственностью. Особенности правового положения кредитных организаций, созданных в форме обществ с ограниченной ответственностью, права и обязанности их участников определяются также законами, регулирующими деятельность кредитных организаций (абзац введен Федеральным законом от 08.07.1999 N 138-ФЗ), а также общие нормы о статусе хозяйственных обществ и товариществ (ст. 66-68 ГК РФ). Однако их явно недостаточно для четкой регламентации всех сторон деятельности таких обществ. В течение более чем трех лет (с 8 декабря 1994 года по 1марта 1998 года) перечисленные правила оставались единственной законодательной основой деятельности обществ с ограниченной ответственностью. В этот период был разработан и утвержден Межпарламентской Ассамблеей государств-участников СНГ Рекомендательный законодательный акт СНГ “Об обществах с ограниченной ответственностью”[17]. Отличающиеся высоким уровнем разработки правила этого модельного закона в отдельных случаях учтены и российским законодателем.
В ст.2. Закона «Об обществах» расписаны основные положения об обществах с ограниченной ответственностью:
1. Обществом с ограниченной ответственностью (далее - общество) признается учрежденное одним или несколькими лицами хозяйственное общество, уставный капитал которого разделен на доли определенных учредительными документами размеров; участники общества не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости внесенных ими вкладов.
Участники общества, внесшие вклады в уставный капитал общества не полностью, несут солидарную ответственность по его обязательствам в пределах стоимости неоплаченной части вклада каждого из участников общества.
2. Общество имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.
Общество может иметь гражданские права и нести гражданские обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных федеральными законами, если это не противоречит предмету и целям деятельности, определенно ограниченным уставом общества.
Отдельными видами деятельности, перечень которых определяется федеральным законом, общество может заниматься только на основании специального разрешения (лицензии). Если условиями предоставления специального разрешения (лицензии) на осуществление определенного вида деятельности предусмотрено требование осуществлять такую деятельность как исключительную, общество в течение срока действия специального разрешения (лицензии) вправе осуществлять только виды деятельности, предусмотренные специальным разрешением (лицензией), и сопутствующие виды деятельности.
3. Общество считается созданным как юридическое лицо с момента его государственной регистрации в порядке, установленном федеральным законом о государственной регистрации юридических лиц.
Общество создается без ограничения срока, если иное не установлено его уставом.
4. Общество вправе в установленном порядке открывать банковские счета на территории Российской Федерации и за ее пределами.
5. Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения общества. Печать общества может содержать также фирменное наименование общества на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке.
Общество вправе иметь штампы и бланки со своим фирменным наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации.
Статья 7 Федерального Закона “Об обществах с ограниченной ответственностью” определяет круг лиц, которые могут быть участниками обществ с ограниченной ответственностью. Возможность участия в таких обществах непосредственно связана с объемом правоспособности и полномочиями по распоряжению имуществом, которыми обладает тот ли иной субъект гражданских правоотношений. В силу этого не вправе участвовать в обществах с ограниченной ответственностью государственные органы и органы местного самоуправления, если иное не будет установлено федеральным законом.
В статье 8 Закона «Об обществах» дается общий перечень прав участников обществ с ограниченной ответственностью, который является традиционным и основывается на положениях п. 1 ст. 67 ГК РФ, применяемых ко всем хозяйственным товариществам и обществам. К специфическим правам участника общества с ограниченной ответственностью относится, в частности, право свободного выхода из общества. Важнейшим можно назвать право предъявлять в интересах общества иски, а также право обжаловать в суде решения органов управления обществом.
Статья 9 Закона «Об обществах» закрепляет обязанности участников. На самом деле круг обязанностей участников общества шире, однако, они имеют более локальный характер, как, например, обязанность участника, намеренного продать свою долю третьему лицу, письменно известить об этом остальных участников общества и само общество с указанием цены и других условий продажи.[18]
Таким образом, Закон «Об обществах», впервые в российском праве дал развернутую, отвечающую современным потребностям регламентацию правового статуса этих хозяйственных обществ. Вместе с тем следует иметь в виду, что сфера действия данного Закона ограничена: из нее в значительной мере изъяты общества с ограниченной ответственностью, занимающиеся банковской, страховой и инвестиционной деятельностью, поскольку на них в первую очередь распространяется действие специального законодательства - законов о банках и банковской деятельности, о страховании и т.д., а также общества, осуществляющие производство сельскохозяйственной продукции.
Правовое регулирование деятельности обществ было бы невозможно без иных правовых актов, хотя прямо и не касающихся обществ с ограниченной ответственностью, но регулирующих отдельные стороны их деятельности, в том числе устанавливающие особенности создания отдельных обществ с ограниченной ответственностью с учетом видов их деятельности.
К ним относятся, например:
- Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (в ред. Федерального закона от 23.06.2003 г. № 76-ФЗ), который регулирует отношения, возникающие в связи с государственной регистрацией юридических лиц при их создании, реорганизации и ликвидации, при внесении изменений в их учредительные документы, государственной регистрацией физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей и государственной регистрацией при прекращении физическими лицами деятельности в качестве индивидуальных предпринимателей, а также в связи с ведением государственных реестров - единого государственного реестра юридических лиц и единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей.[19]
Государственная регистрация юридических лиц и индивидуальных предпринимателей (далее - государственная регистрация) - акты уполномоченного федерального органа исполнительной власти, осуществляемые посредством внесения в государственные реестры сведений о создании, реорганизации и ликвидации юридических лиц, приобретении физическими лицами статуса индивидуального предпринимателя, прекращении физическими лицами деятельности в качестве индивидуальных предпринимателей, иных сведений о юридических лицах и об индивидуальных предпринимателях в соответствии с настоящим Федеральным законом.[20]
Законодательство Российской Федерации о государственной регистрации состоит из Гражданского кодекса Российской Федерации, настоящего Федерального закона и издаваемых в соответствии с ними иных нормативных правовых актов Российской Федерации.
Ст.2 посвящена органу, осуществляющему государственную регистрацию (в ред. Федерального закона от 23.06.2003 N 76-ФЗ)
Государственная регистрация осуществляется федеральным органом исполнительной власти (далее - регистрирующий орган), уполномоченным в порядке, установленном Конституцией Российской Федерации и Федеральным конституционным законом "О Правительстве Российской Федерации".
За государственную регистрацию уплачивается государственная пошлина в соответствии с законодательством о налогах и сборах (Ст. 3. Федерального закона от 23.06.2003 N 76- ФЗ).
- Федеральный закон «О лицензировании отдельных видов деятельности»[21], который регулирует отношения, возникающие между федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями в связи с осуществлением лицензирования отдельных видов деятельности в соответствии с перечнем, предусмотренным п.1 ст.17 настоящего Федерального закона.
- Закон РФ «О частной детективной и охранной деятельности в Российской Федерации» от 11.03.1992 г. № 2488-1, в котором частная детективная и охранная деятельность определяется как оказание на возмездной договорной основе услуг физическим и юридическим лицам предприятиями, имеющими специальное разрешение (лицензию) органов внутренних дел, в целях защиты законных прав и интересов своих клиентов.
Кроме того, правоотношения по поводу создания и государственной регистрации обществ с ограниченной ответственностью могут определяться Указами Президента РФ и Постановлениями Правительства РФ.
Так, например, в связи с изменениями и дополнениями, принятыми с 23.06.2003 г. в действовавший с 01.07.2001 г. Федеральный закон “О государственной регистрации юридических лиц”, Постановлением Правительства РФ № 110 от 26.02.2004 г. “О совершенствовании процедур государственной регистрации и постановки на учет юридических лиц и индивидуальных предпринимателей” был уточнен порядок государственной регистрации юридических лиц, в том числе и обществ с ограниченной ответственностью.
Судебная и арбитражная практика, формально не являясь источником права, играет немаловажную роль в установлении единообразного понимания и применения гражданско-правовых норм.
Вопросы деятельности обществ могут регулироваться другими федеральными законами, а также подзаконными правовыми актами.
Примером может служить Федеральный закон “О бухгалтерском учете” от 21.11.1996 г., который регламентирует отношения, связанные с ведением бухгалтерского учета и представлением отчетности всеми организациями, находящимися на территории РФ, в том числе и обществами с ограниченной ответственностью.
Таким образом, в настоящее время круг нормативно-правовых актов, регулирующих деятельность обществ с ограниченной ответственностью, вполне сформирован и позволяет предпринимателям участвовать в гражданском обороте с помощью данной организационно-правовой формы.
После принятия Закона РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью», на необходимость чего прямо указывает п. 3 ст. 87 ГК, можно сказать, что в настоящее время положение ООО как организационно-правовой формы коммерческих организаций законодательно урегулировано полностью. Но практика применения Закона об обществах позволяет выявить некоторые недостатки и противоречия в нем, которые законодатель должен исправить для обеспечения функционирования этого вида юридических лиц в соответствии с гражданским законодательством Российской Федерации.
Глава 2. Системы документации ООО «Фудзияма»
2.1 Общая характеристика общества с ограниченной ответственностью «Фудзияма»
Общество с ограниченной ответственностью «Фудзияма», именуемое в дальнейшем «Общество», учредили Яруллин А.Г. и Кисилев А.А., именуемые в дальнейшем «Участники», в соответствии с протоколом № 1 от 14 января 2005 г. на неограниченный срок для осуществления предпринимательской деятельности, направленной на получение прибыли на вложенный капитал в соответствии с Гражданским Кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об обществе с ограниченной ответственностью», действующим законодательством Российской Федерации и Республики Татарстан.
Общество с ограниченной ответственность “Фудзияма” учреждено в 2005 году в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, и приобретает права юридического лица с момента его регистрации в администрации города Казани Республики Татарстан. ООО “Фудзияма” строит свою деятельность на основании настоящего Устава и законодательства. Участниками общества являются граждане Российской Федерации.
Основной целью создания общества является осуществление предпринимательской деятельности, направленной на получение прибыли на вложенный капитал в соответствии с законодательством Российской Федерации и Республики Татарстан. Основными видами деятельности общества являются:
- организация кафе, ресторанов и других предприятий общественного питания;
- торгово – посредническая деятельность;
- осуществление торгово – закупочной деятельности и т.д.
Общество имеет расчетный счет в банке, круглую печать со своим наименованием, товарный знак (знак обслуживания), эмблему, штампы, бланки и другие реквизиты.
Юридический адрес Общества: 420111, Республика Татарстан, г. Казань, ул. Левобулачная,28, ресторан «Фудзияма».
Имущество образуется за счет вкладов в уставной капитал, а также за счет иных источников, предусмотренных действующим законодательством.
ООО «Фудзияма» осуществляет учет результатов работ, ведет оперативный, бухгалтерский и статистический учет по нормам, действующим в Российской Федерации.
Исполнительным органом является директор, избранный общим собранием, он же осуществляет организацию документооборота. В компетенцию директора входит совершение всякого рода сделок; выдача доверенностей; утверждение структуры, штатного расписания, должностных инструкций сотрудников организации, положений о филиалах; подписание приказов и указаний, обязательных для исполнения всеми работниками организации.
Трудовые отношения работников ООО «Фудзияма» регулируются действующим трудовым законодательством, коллективным трудовым договором, правилами внутреннего трудового распорядка, должностными инструкциями работников.
Общество имеет свои штампы и бланки со своим фирменным наименование, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации.
Общество самостоятельно планирует свою производственно-хозяйственную деятельность, а также социальное развитие коллектива. Основу планов составляют договора, заключаемые с потребителями продукции и услуг, а также поставщиками материально-технических и иных ресурсов.
Реализация продукции, выполнение работ и предоставление услуг осуществляются по ценам и тарифам, устанавливаемым самостоятельно.[22]
2.2 Состав организационно–правовых документов
ООО «Фудзияма»
Каждый документ, будучи сам по себе сложной информационной системой, независимо от характера содержащейся в ней информации – массовой, специальной или личной, является элементом более крупной документной системы. Такая системная классификация документированной информации, базирующейся на основе комплекса признаков, чрезвычайно важна для решения практических задач. Именно она легла в основу построения и функционирования систем документации в Российской Федерации.
В основе классификационных схем, именуемых системами документации, лежит совокупность признаков. Применительно к управленческой деятельности в Российской Федерации определение понятия «система документации» стандартизировано. Согласно ГОСТ Р 51141 – 98, системой документации называется «совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению».
В самом общем виде все многообразие систем документации можно разделить на два основных типа:
- функциональные
- корпоративные.
Наиболее долговечными и универсальными являются функциональные системы, поскольку положенные в их основу в качестве главных признаков основные функции документа остаются, как правило, неизменными в течение длительного времени.[23]
К функциональным системам относятся такие комплексы документов, которые обеспечивают выполнение, прежде всего, общих управленческих функций (направлений) деятельности:
- организационно- распорядительной документации;
- система плановой документации;
- первичная учетная документация;
- отчетно-статистическая;
- документация по труду;
- система бухгалтерской документации;
- система финансовой и расчетно-денежной документации и др.[24]
Корпоративная система документации представляет собой совокупность документов, предназначенных для реализации управленческих функций в определенной сфере деятельности. Сюда относят совокупности документов, образующихся в процессе жизнедеятельности отдельного лица.
Каждая из функциональных либо корпоративных систем документации может рассматриваться как подсистема общенациональной системы документации. В свою очередь, корпоративные системы включают документацию подведомственных им учреждений, организаций и предприятий. Подобная иерархия может быть присуща и функциональным
системам. Иначе говоря, для систем документации характерны не только взаимосвязь и взаимообусловленность, но нередко и взаимное проникновение друг в друга, поскольку в обществе и государстве взаимосвязаны, взаимообусловлены все сферы жизнедеятельности и прежде всего процессы управления, обслуживаемые этими системами.[25]
Как и в деятельности любой организации в ООО «Фудзияма» создаются организационно-правовые документы. Это документы, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации, статус ее подразделений и сотрудников их права, обязанности, ответственность и другие стороны деятельности организации.
К организационным документам относятся: учредительный договор, устав ООО «Фудзияма», штатное расписание, должностные инструкции работникам, договора.
Организационно – правовые документы содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательны для исполнения. Эти документы составляют правовую основу деятельности организации.
На первом этапе создания общества учредители разрабатывают учредительные документы общества. На первом (учредительном) собрании участники общества утверждают учредительные документы. Для учреждения общества учредители заключают учредительный договор, в котором обязуются создать общество и определяют порядок совместной деятельности по его созданию. Положение о порядке государственной регистрации субъектов предпринимательской деятельности[26] в пп. "в" п. 3 указывает, что договор учредителей должен содержать сведения о наименовании (имени) и юридическом статусе учредителей, их местонахождении (местожительстве), государственной регистрации (для юридических лиц) или личности (паспортные данные - для физических лиц).
Учредительный договор, заключенный учредителями в соответствии с Законом об обществах, определяет правовое положение общества, с одной стороны, а с другой – содержит в себе черты договора о совместной деятельности по созданию юридического лица. П. 1 ст. 12 Закона об обществах предусматривает, что в учредительном договоре участники определяют порядок ведения совместной деятельности по созданию общества. В ст. 89 ГК, посвященной учредительным документам общества с ограниченной ответственностью, не определяются сведения, которые должен содержать учредительный договор, а лишь дается общий перечень информации, обязательной для учредительных документов, однако п. 2 ст. 52 ГК установлены положения, которые должны быть туда включены. Учредительный договор заключен в простой письменной форме путем составления одного документа согласно п. 1 ст. 89 ГК. Стороны могут предусмотреть его нотариальное удостоверение, хотя закон их не обязывает это делать. Как любой другой договор, учредительный договор отвечает всем требованиям, предъявляемым законодательством к договорам и сделкам с учетом его особенностей как учредительного договора (см. Приложение 1).
В учредительном договоре отражены следующие положения:
- состав учредителей (участников) общества;
- размер уставного капитала общества и размер доли каждого из учредителей (участников) общества;
- размер и состав вкладов, порядок и сроки, их внесения в уставный капитал общества при его учреждении;
- цели и виды деятельности;
- ответственность учредителей (участников) общества за нарушение обязанности по внесению вкладов;
- условия и порядок распределения между учредителями (участниками) общества прибыли;
- состав органов общества;
- порядок выхода из общества его участников.
Вторым учредительным документом ООО «Фудзияма» является устав (см. Приложение 2). Согласно ст. 52, 89 ГК и ст. 11 Закона об ООО, устав общества утверждается его учредителями, причем единогласно (п. 1 ст. 11 Закона) на общем собрании. П. 2 ст. 12 Закона об ООО устанавливаются те положения, которые должны содержаться в уставе общества. Они частично совпадают с положениями учредительного договора и имеют основополагающее значение в регулировании деятельности общества и его взаимоотношений с участниками. Этот обязательный минимум сведений в уставе может дополняться любыми положениями, не противоречащими законодательству. Сведения, которые могут содержаться в уставе общества, предусматриваются рядом статей Закона, и включение их в устав оставлено на усмотрение участников. Например, согласно ст. 15 Закона положения Устава вправе исключить определенные виды имущества, которым участники могут вносить вклад в уставный капитал общества. Значительное число диспозитивных статей Закона позволяет участникам существенно дополнить устав теми или иными сведениями и положениями. При этом единственное требование к ним – непротиворечие Закону об обществах и иным федеральным законам.
В уставе ООО «Фудзияма» включены сведения:
- полное и сокращенное фирменное наименование общества;
- место нахождение общества;
- цели и виды деятельности общества;
- состав и компетенции органов общества, в том числе вопросы, составляющие исключительную компетенцию общего собрания участников общества, порядок принятия органами общества решений, включающих решения, принимаемые единогласно или квалифицированным большинством голосов;
- размер уставного капитала общества;
- размер и номинальная стоимость доли каждого участника общества;
- права и обязанности участников общества;
- порядок и последствия выхода из общества его участника;
- порядок перехода доли (части доли) в уставном капитале общества к другому лицу;
- порядок хранения документов общества и порядок предоставления обществом информации участникам общества и другим лицам;
- реорганизация и ликвидация, а также проведение аудиторской проверки общества.
Устав общества также может содержать иные положения, не противоречащие Закону об обществах и иным федеральным законам.
Устав оформляется на стандартных листах бумаги формата А4. Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами. На титульном листе устава указывают вид документа (УСТАВ), организационно – правовую форму юридического лица, его индивидуальное название, место составления документа, гриф утверждения устава учредителями или участниками (вверху справа). На подлиннике устава регистрирующий орган вверху слева проставляет отметку о регистрации устава.
Штатное расписание – как правовой акт, устанавливает штатную численность организации, состав должностей и размеры оплаты труда работников. Форма штатного расписания утверждена постановлением Госкомстатом от 06.04.2001 г. № 26 (форма Т-3 в Альбоме форм первичной учетной документации), но в ООО «Фудзияма» штатное расписание составлено в произвольной форме, на листе формата А4 , где указано только фамилия, имя и отчество, должность и оклад сотрудников (см. Приложение 3). Штатное расписание разрабатывается и действует в течение одного календарного года.
В штатном расписании должны фиксироваться следующие сведения:
- структурное подразделение (наименование и код);
- профессия (должность);
- количество штатных единиц;
- оклад (тарифная ставка);
- надбавки;
- месячный фонд заработной платы;
- примечания.
Штатное расписание визируется руководителем, утверждается приказом. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.
Должностная инструкция в ООО «Фудзияма» является правовым актом, издаваемый в целях регламентации организационно–правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы (см. Приложение 4).
Должностные инструкции играют организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Они позволяют обеспечить четкое разграничение обязанностей и прав между работниками, исключить параллелизм в выполнении отдельных работ, позволяют обеспечить взаимосвязь в работе сотрудников, занимающих различные должности.
При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения. При этом они отражают весь круг должностных обязанностей, полномочий и ответственности работника, иметь четкие и краткие формулировки, быть гибкими и динамичными.
Должностные инструкции разрабатываются на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием.
Должностные инструкции разрабатываются на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного постановлением Минтруда России от 21 августа 1998г. (изм. от 21 января, 4 августа 2000 г., 20 апреля 2001 г.).
Должностная инструкция подписывается и утверждается руководителем организации.
После утверждения на подлиннике должностной инструкции работник проставляет ознакомительную визу: с инструкцией ознакомлен, дата, подпись.
Текст должностной инструкции состоит из разделов:
1) общие положения;
2) должностные обязанности;
3) права;
4) ответственность;
Раздел «взаимоотношения» не предусмотрен, где указываются от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник.
Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, гриф утверждения, название вида документа и заголовок к тексту, место составления, подпись[27].
Договор как правовой многофункциональный документ, регулирующий хозяйственные или иные взаимоотношения деятельности организации, выступает не только в виде учредительного договора, но и в качестве основного документа, устанавливающего разнообразные связи и экономические отношения между организацией и гражданами и другими организациями. Договора составляются при документировании сделок купли – продажи, оформления отношений аренды, поручительства, поставки продукции, ценообразования, распределение прибыли (см. Приложение 5). Отношения работника и работодателя также закрепляется в договоре.
Содержание договора, как правило, включает: наименование организаций, заключающих договор, ссылку на их учредительные документы, фамилии, имена и отчества представителей договаривающихся сторон, сведения об обязательствах сторон, условия и формы расчета, санкции при нарушении и невыполнения в срок обязательств, срок действия договора.
Основная часть договора излагается в разделе о взаимных обязательствах сторон, который полно, четко, однозначно регламентирует взаимоотношения сторон, его отдельные или специальные условия.
К реквизитам удостоверения договора относятся личные подписи представителей договаривающихся сторон, их юридические адреса, банковские реквизиты, указание на количество экземпляров договора, печати сторон, регистрационный номер.[28]
2.3 Назначение и состав распорядительных документов в ООО «Фудзияма»
Основное назначение распорядительных документов в ООО «Фудзияма» – регулирование и координация деятельности, позволяющие организации достигнуть поставленных целей и получать максимальный эффект от своей деятельности. Распорядительные документы содержат управленческие решения, обязательные для выполнения.
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к работникам.
Основанием для издания распорядительного документа может быть:
- необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений организаций;
- необходимость осуществления собственной исполнительно – распорядительной деятельности, вытекающей из функции и задач организации.
Виды распорядительных документов, издаваемых организацией, устанавливаются ее учредительным документом – уставом.
В состав распорядительных документов входят распоряжения, решения, приказы и указание.
Распорядительные акты издаются по инициативе руководителя в пределах его полномочий и компетенции для осуществления исполнительной и распорядительной деятельности в ходе исполнения задач, возложенных на организацию.
Подготовка распорядительных документов складывается из следующих этапов:
- изучение управленческого вопроса;
- подготовка проекта распорядительного документа;
- согласование документа;
- подписание документа.
Приказ издается в ООО «Фудзияма» единолично руководителем предприятия в целях разрешения организационных, финансовых, кадровых и иных вопросов его деятельности.
Приказы издаются по вопросам основной деятельности и по личному составу.
Приказы, издаваемые в организации, не противоречат Конституции Российской Федерации, законодательству Российской Федерации, указам и распоряжениям Президента Российской Федерации, постановлениям и распоряжениям Правительства Российской Федерации, международным обязательствам Российской Федерации, Уставу организации, ранее изданным приказам организации.
Приказы по основной деятельности издаются:
- во исполнение нормативных правовых актов вышестоящих органов власти и управления;
- в целях осуществления собственной исполнительно – распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.
Проекты приказов по основной деятельности составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, чтобы содержащиеся в приказах поручения были конкретными и реальными, обеспечивались достаточными материально – техническими и финансовыми средствами и исключали необходимость в последующем корректировки принятых решений в связи с неполнотой или недоработкой изданного приказа.
При оформлении приказов используются следующие реквизиты: наименование организации, название вида документа, дата, регистрационный номер документа, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, визы (см. Приложение 6)
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В качестве обоснования действий может выступать:
- ссылка на нормативный акт вышестоящего органа или собственные ранее изданные акты с указанием названия документа, даты, номера, заголовка к тексту;
- формулировка целей и задач, стоящих перед организацией, описание фактов или событий, послуживших причиной издания приказа.[29]
А приказы (распоряжения) о принятии на работу, увольнения, переводе на другую работу, предоставление отпуска работникам составляются с помощью унифицированных форм №Т-1, №Т-8, №Т-5, №Т-6.
Распоряжение издается руководителем ООО «Фудзияма», действующим единолично. Распоряжение по оформлению не отличается от приказа, имеет такой же формуляр как по составу, так и по расположению реквизитов. В таком случае текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов, формулирующих распорядительные действия. Если необходимость объяснения издания распоряжения все-таки существует, то текст распорядительной части начинается после слов «предлагаю» или «обязываю».[30]
В организации протокол фиксирует ход обсуждения вопросов и принятий решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях. Обязательному протоколированию подлежат общего собрания участников (см. Приложение 7).
Протокол оформляется на общем бланке, который включает следующие реквизиты: наименование организации, вид документа, места для проставления даты, индекса документа, место составления протокола, место для заголовка к тексту.
Текст протокола включает вводную и основную части.
В вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя заседания.
Повестка дня включается вводную часть протокола. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих.
Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня.
Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются. Каждый раздел состоит из трех частей: «слушали», «выступили», «постановили» («решили»), которые печатаются от левого поля прописными буквами, для того чтобы выделить в тексте протокола записи речи основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющей части, формулирующей решение собрания.
В части «слушали» излагается текст выступления. Каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже.
В части «выступили» фиксируются вопросы, если в ходе выступления они задавались докладчику, которые оформляются в протоколе с указанием фамилии, вопроса и ответа на него.
Допускается и сокращенный вариант протокола. Так в протоколе об общем собрании участников ООО «Фудзияма» содержится только две части: повестка дня и слово «постановили»
В части «постановили» («решили») отражают принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью в любой форме протокола.[31]
2.4 Состав информационно – справочных документов организации
документационная база делопроизводство
Процесс принятия управленческих решений в ООО «Фудзияма» основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно – информационные документы: акты, справки, сводки, докладные записки, предложения, переписка и др.
Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно – правовым и распорядительным документам. Справочно – информационные документы не содержат поручений, не обязывают действовать строго определенным образом, как распорядительные документы, но сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря – инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.
Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю организации.
Акты составляются в организации для подтверждения установленных фактов, событий, действий.
Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояние техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности); испытаний (образцов, систем, технологий); приема-сдачи (материальных ценностей, документов); приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей); ревизии, инвентаризации и т.д. (см. Приложение 8).
Акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения.
Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации.
Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и правильное отражение в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.
Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта с унифицированным текстом (для актов с постоянно повторяющейся информацией).
Обязательными реквизитами акта являются: название организации, название вида документа (акт), дата, место составления, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения. Недостатком в оформлении акта является отсутствие регистрационного номера документа.
При составлении актов ревизии и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении.
Докладная записка адресуется руководителю организации, содержащая обстоятельное изложение какого – либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка предоставляется руководителю организации. Докладные записки составляются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя в случаях, когда для разрешения ситуации требуется принятие решения вышестоящим руководством (см. Приложение 9).
Докладные записки составляются на стандартном листе бумаги формата А4. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата и номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.
Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части – анализ сложившейся ситуации, в третьей – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Вторая часть может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит описание сложившейся ситуации, выводы и предложения составителя.
В оформлении докладных записок в ООО «Фудзияма» прослеживаются отсутствие многих реквизитов, а в частности, наименование структурного подразделения, номера, заголовка к тексту и неправильное расположение даты.
Служебная записка составляется по назначению близкий докладной записке, но составляемый работником или руководителем подразделения на имя руководителя (см. Приложение 10).
Служебные записки составляются по вопросам материально – технического, информационного, хозяйственного обеспечения и др.
Обязательными реквизитами служебной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.
В оформлении служебной записки в организации допущены те же ошибки, что и в оформлении докладных записок, т.к. расположение реквизитов у них одинаковы.
Объяснительная записка объясняет причины какого – либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и предоставляемый вышестоящему должностному лицу (см. Приложение 11).
Объяснительные записки, как правило, составляются в случае нарушения трудовой дисциплины, служебных нарушений, вызванных неправильными действиями или поведением какого – либо из работников организации.
Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.[32]
Объяснительные в ООО «Фудзияма» составляются также в произвольной форме, как и докладные и служебные записки.
Справки в организации содержат описания и подтверждения тех или иных фактов или событий. Справки отражают основную деятельность организации или подтверждают сведения биографического (личного) или служебного характера (см. Приложение 12).
Справки служебного характера представляются по запросу вышестоящих организаций, а также применяются для представления руководителю организации по его указанию.
Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организации для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и др.
Внешние справки оформляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги формата А4. В расположении и составе реквизитов выявлено несоответствие требованиям в оформлении справок, а именно, отсутствие наименование структурного подразделения организации, заголовка к тексту.
Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй – приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять из одной (второй) части. Если информация, представленная в справке, может быть разбита на тематические блоки, в тексте справки выделяют разделы, нумеруемые арабскими цифрами и имеющие собственные заголовки. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы.[33]
Письма в ООО «Фудзияма» являются самым распространенным способом обмена информацией, который объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текста. Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов организации и имеют множество разновидностей: инструктивные, сопроводительные, информационные, гарантийные, рекламные, письма-извещения, письма-просьбы, письма-подтверждения и т.д. Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А4. На бланке письма указываются наименование вышестоящей организации, данной организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП), почтовый и телеграфный адреса организации, номер счета в банке, справочный телефон.
В гарантийных письмах обычно проставляется две подписи: руководителя и бухгалтера, но в ООО «Фудзияма» подпись руководителя не проставлен и отсутствует заголовок к тексту (см. Приложение 13).
Письмо – сообщение в ООО «Фудзияма» составлено с помощью унифицированной Формы № С-09-1 (см. Приложение 14).
Письмо посвящается одному вопросу, что упрощает операции по обработке и ускоряет исполнение в той организации, куда они адресованы. Цель составления и направления писем сводится, как правило, к побудительным мотивам, отсюда и вытекают основные требования к тексту: ясность, четкость, краткость изложения.
Право подписи служебных писем устанавливается внутренними документами организации, как правило, оно принадлежит руководителю.
Письма пересылают не только по почте, но и с использованием аппаратов факсимильной связи, компьютерных сетей (электронная почта).
Документы могут также передаваться по каналам электросвязи. К таким документам можно отнести телеграмму, телефонограмму и факсограмму (факс).
Телеграмма в ООО «Фудзияма» используют в тех случаях, когда необходима более быстрая доставка документа получателю. Скорость прохождения телеграммы зависит от указания ее категории: вне категории, внеочередная, срочная, обыкновенная. Сроки доставки телеграммы зависят от ее вида: с уведомлением о вручении, с доставкой почтой, с доставкой в срок, указанный отправителем, письмо-телеграмма, с оплаченным ответом.
Телеграммы оформляют либо на специальных бланках, либо на обычных листах бумаги, которые имеют следующие реквизиты: отметку о категории и виде, телеграфный адрес получателя, текст, регистрационный номер, фамилия должностного лица, подписавшего документ, почтовый адрес организации-отправителя, подпись должностного лица, от имени которого передается текст, печать и дата.
Текст телеграммы отличается так называемым телеграфным стилем, составляется в предельно сжатой форме. В тексте отсутствуют предлоги, союзы, частицы (кроме частицы «не»), знаки препинания. Числа и цифры пишутся словами. Текст заканчивается номером телеграммы, который является ее регистрационным индексом.
Телефонограммы в ООО «Фудзияма» передаются устно по каналам телефонной связи и записываются от руки. Обычно телефонограммы применяют для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях и тому подобных случаев, когда переданное сообщение необходимо оформить документально. Телефонограммы применяют в пределах действия местной телефонной связи.
Реквизитами телефонограммы являются: название организации – автора документа, должность, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму, номер его телефона, наименование организации – получателя, должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его телефона, дата и номер телефонограммы, текст (не превышающий 50 слов), наименование должностного лица, подписавшего документ, его личная подпись, инициалы и подпись.
Факсограмма (факс) получаемая на бумажном носителе копия любого вида документа (рукописного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (см. Приложение 15,16). В отличие от телеграммы эта связь позволяет получать изображения отправляемого документа в виде факсимиле, воспроизводящего все особенности документа-подлинника. Факс является практически копией переданного документа, поэтому особенности в оформлении документов, предназначенных для передачи по факсимильной связи, идентичны требованиям к оформлению соответствующих видов документов.
Исходящий факс оформляют в одном экземпляре с соблюдением всех необходимых требований, после передачи он подшивается в дело. Входящие факсы содержат дополнительные отметки, которые печатает аппарат факсимильной связи, - указание отправителя, дату и время передачи, номер факса, количество страниц.[34]
Подводя итоги данной главы, необходимо отметить, что в ООО «Фудзияма» присутствуют организационно-распорядительные документы – Устав организации, в котором закреплены все основные моменты организации (основные виды деятельности, цели и задачи организации). Также необходимо отметить о наличии информационно – справочных документов, которые играют немаловажную роль в деятельности ООО «Фудзияма», не считая недостатки в оформлении документов, которые, я считаю, можно исправить, если в организации создать службу делопроизводства.
Глава 3. Совершенствование документационного обеспечения ООО «Фудзияма»
3.1 Нормативно-методическое регулирование делопроизводства
Одним из основополагающих нормативных документов в области создания и оформления документов является всем известный стандарт - ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Этот стандарт можно рассматривать практически как настольный справочник любого составляющего и оформляющего документы, так как он содержит основополагающую информацию о реквизитах документов и их расположении. Работники служб ДОУ получили еще один стандарт - ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Управление документами. Общие требования". Этот стандарт, подготовленный Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела ВНИИДАД, утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007 г. N 28-ст. Стандарт подготовлен на основе международного стандарта ИСО 15489-1:2001 "Информация и документация. Управление записями. Общие положения" [35]
Этот стандарт регулирует процессы управления документами как в государственных, так и в коммерческих и общественных организациях как внутреннего, так и внешнего пользования (например, исходящие документы).
Как и все стандарты, в соответствии с Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ "О техническом регулировании" (ред. от 1 мая 2007 г.) стандартизация осуществляется в соответствии с принципами добровольного применения стандартов (ст. 12), то есть ГОСТ не имеет обязательного характера. Его положения являются рекомендациями по созданию систем управления документами, порядку включения в них документов и обеспечения соответствия документов установленным характеристикам.
Особую актуальность стандарту придает массовое внедрение в последние годы систем автоматизации делопроизводства, так как стандарт применим как к традиционным бумажным, так и к современным автоматизированным технологиям.
Стандарт распространяется на управление документами всех форматов и на всех носителях, создаваемыми или получаемыми организациями всех форм собственности в процессе их деятельности, содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций.
Сегодня все больше организаций проходят сертификацию на соответствие международным стандартам ISO:9000. В ходе подготовки управленческих бизнес-процессов к сертификации будут особо актуальны положения ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 по управлению документами, так как управление документацией в стандарте рассматривается как часть системы управления качеством, базирующейся на требованиях стандартов ИСО 9001 и ИСО 14001[36]. Также ГОСТ содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами, которые будут необходимы всем организациям, решающим задачи совершенствования работы управленческого аппарата, повышения эффективности работы службы ДОУ и внедрения систем автоматизации делопроизводства, в том числе и электронного документооборота.
Стандарт предназначен как для специалистов в области ДОУ, так и для руководителей организаций и всех сотрудников, работающих с документами.
Очень важный раздел ГОСТ - термины и определения. В нем даны определения: архивный орган; архивное учреждение; система управления документами; документ; доступ; индексирование; классификация; конвертирование; контроль; контроль действий; метаданные; миграция; обеспечение сохранности; отбор и передача; перемещение (в отношении места хранения); передача (в отношении способа хранения); отчетность; регистрация; уничтожение; управление документами.
Особенно важны такие определения, как документ - "зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности", регистрация - "присвоение документу уникального идентификатора при его вводе в систему".
Наличие определения "документ" особенно важно, так как в новый Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ), заменивший старый Закон "Об информации, информатизации и защите информации" (от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ), это понятие не вошло, и приходилось ориентироваться только на старый ГОСТ 1998 г. (ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"), дававший определение: "документ; документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать". Таким образом, мы видим, что новое определение шире старого.
Стандарт также вводит такие термины, как "конвертирование" и "миграция", ставшие актуальными ввиду широкого распространения документов на машинных носителях.
Кроме терминов и определений, стандарт включает несколько основных разделов:
- "Преимущества управления документами";
- "Нормативная среда";
- "Политика управления документами и ответственность";
- "Требования к управлению документами";
- "Проектирование и внедрение системы управления документами";
- "Процессы управления документами и контроль";
- "Мониторинг и аудит";
- "Обучение".
Раздел "Преимущества управления документами" содержит общие положения: что включает в себя понятие "управление документами в организации", каковы преимущества системного подхода к управлению документами, значение документов для любой организации.
Раздел "Нормативная среда" дает список нормативных документов, которым должны соответствовать нормативные документы организации. Это то, что обычно называется "папкой по законодательству", которая должна быть в каждой службе ДОУ. ГОСТ относит сюда не только то, что обычно мы привыкли относить к нормативной базе: законы и нормативные акты, регулирующие сферу деловой деятельности в целом и в специфических отраслях, в том числе законы и нормативные акты, относящиеся непосредственно к документам, архивам, доступу, конфиденциальности, доказательствам, электронной коммерции, защите данных, информации; стандарты, относящиеся к практической деятельности, но и такие, редко встречающиеся в нашей стране документы, как правила рекомендательного характера, отражающие передовой опыт; добровольно применяемые этические кодексы и нормы; идентифицируемые социальные ожидания (потребности), касающиеся адекватного поведения в специфической отрасли или организации.
Раздел 6 ГОСТ "Политика управления документами и ответственность" содержит общие положения в области постановки работы с документами в организации: необходимость утверждения правил работы с документами руководством организации, доведения их до всех сотрудников, определения ответственности за их соблюдение, регулярный пересмотр с учетом изменения управленческих процессов. Подраздел 6.3 "Ответственность" предполагает четкое распределение ответственности между всеми сотрудниками, работающими с документами: "управляющими документацией, специалистами смежных информационных профессий, руководством организации, руководителями структурных подразделений, администраторами систем управления документами и другими лицами, для которых работа с документами входит в их должностные обязанности" - и закрепление ответственности в должностных инструкциях и организационно-распорядительных документах (инструкции по делопроизводству и т.п.).
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 предполагает распределение ответственности:
"1) специалисты в области управления документами отвечают за все аспекты управления документами, в том числе за проектирование, внедрение и сохранность систем управления документами и их эксплуатационные характеристики, а также за обучение пользователей управлению документами и применению систем управления документами в индивидуальной практической деятельности;
2) ответственность руководства заключается в поддержке применения политики управления документами во всей организации;
3) администраторы системы управления документами отвечают за то, чтобы вся документация была точной, удобной для восприятия и доступной для персонала организации;
4) все сотрудники организации ответственны за сохранение аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для использования документов, отражающих их деятельность".[37]
Основные разделы стандарта - 7 "Требования к управлению документами" и 8 "Проектирование и внедрение системы управления документами". Стандарт устанавливает основные требования к системам ДОУ - "создавать и сохранять аутентичные, надежные и пригодные для использования документы, а также защищать целостность этих документов в течение требуемого времени".
В нем расшифрованы такие требования к характеристикам документа, как аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 определяет, что документ является аутентичным, если он:
1) соответствует установленным правилам;
2) был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это;
3) был создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе.
Важным является раздел, описывающий требования к характеристикам систем управления документами. Первое требование - это надежность. Поэтому любая система должна:
1) включать в себя все документы в соответствии с установленным порядком;
2) организовывать документы таким образом, чтобы отражать деятельность организации;
3) защищать документы от несанкционированного изменения, изъятия или уничтожения;
4) выступать в качестве основного источника информации о действиях, зафиксированных в документах;
5) обеспечивать доступ ко всем относящимся к определенному вопросу документам и связанным с ними метаданным.[38]
Подчеркивается, что "перемещение документов из одной системы управления документами в другую следует проводить таким образом, чтобы не оказывать неблагоприятного воздействия на характеристики документов". Этот пункт особенно актуален для современных автоматизированных систем, в которых при переносе электронного документа с одного носителя на другой, из одной базы данных в другую не должна теряться вся необходимая информация, позволяющая однозначно идентифицировать документ.
Второе требование к системам управления документами - это целостность, то есть сохранность и неизменяемость. Организация должна планировать и осуществлять мероприятия по предотвращению несанкционированного доступа к документам, их уничтожения, изменения или перемещения путем учета всех проводимых операций с документами (мониторинг) и авторизации (верификации) пользователей. "В отношении электронных документов организация должна иметь возможность доказать, что любые системные сбои, обновления программного обеспечения или регулярная эксплуатация системы управления документами не влияют на качество сохранности документов".
Третье требование к системе ДОУ - это соответствие. Система должна соответствовать нормативно-правовой базе, требованиям организации управления, бизнес-процессов в конкретной организации. От западных стандартов в ГОСТ вошло требование соответствия системы "общественным ожиданиям".
Еще одно требование - это комплексность. Системы управления документами должны управлять всеми документами организации, возникающими в процессе всех направлений деятельности всех структурных подразделений. То есть речь идет обо всей совокупности документов организации, причем не только организационно-распорядительных, но и финансовых, и других комплексах документов.
И последнее требование к процессам создания и сохранения документов - это системность. "Системность работ в сфере управления документами
достигается путем проектирования и применения как системы управления документами, так и других систем управления деловой деятельностью".
ГОСТ описывает функциональные характеристики, которыми должна обладать система управления документами. Это документирование всех операций, произведенных с документом (на самом документе или в регистрационной карточке). Для электронных документов важен выбор материальных носителей, среды хранения документов, физической защиты. Для электронных документов допускается распределенное управление, когда документы физически хранятся в одной организации, а управление ими и ответственность за них осуществляется либо организацией-создателем, либо другим полномочным органом. Также электронные документы в течение срока их жизни могут переноситься с одного физического носителя на другой, переводиться из одного формата в другой. При этом документы должны оставаться аутентичными, надежными и пригодными для использования.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 включает и такие требования к системам работы с документами, как контроль доступа, организация текущего хранения, отбора и передачи документов для последующего хранения или уничтожения.
Созданию и внедрению любой системы ДОУ, и в первую очередь автоматизированной, должны предшествовать проведение обследования организации и оптимизация существующих технологий ДОУ. То есть практически называются основные направления оргпроектной работы. ГОСТ включает в себя такие операции, как:
а) предварительное обследование:
- сбор информации на основе анализа документальных источников и путем интервьюирования;
- изучение целей и задач организации, ее структуры, нормативной, деловой и политической среды, критических факторов и недостатков, связанных с управлением документами;
б) анализ деловой деятельности:
- сбор информации из документальных источников и путем интервьюирования;
- идентификация и документирование каждой функции, вида деловой деятельности и операции;
- установление их иерархии;
- моделирование процессов и составляющих их операций;
в) определение требований к документам:
- сбор информации из документальных источников и путем интервьюирования;
- выявление каждой функции и вида деловой деятельности, реализуемых с помощью документов;
- определение степени риска в случае, если документы не были созданы и (или) не сохранены;
- определение того, как каждое требование может быть выполнено в рамках процессов управления документами;
- четкое формулирование и документальное оформление требований к документам;
- выбор подходящей структуры документов, наилучшим образом соответствующей каждой функции, виду деловой деятельности или операции;
г) оценка существующих систем ДОУ:
- идентификация и анализ существующих систем управления документами и других информационных систем в целях оценки их эксплуатационных характеристик на предмет соответствия требованиям, предъявляемым к документам;
д) обеспечение соблюдения требований к документам:
- определение и формулирование требований к документам;
- установление принципов политики, стандартов, процедур и практических действий;
- проектирование новых систем управления документами и внедрение их таким образом, чтобы соблюдались установленные требования к документам.
Далеко не всегда всю информацию, поступающую и создаваемую в организации, необходимо включать в систему ДОУ. Например, в каждой организации есть список документов, не подлежащих регистрации. ГОСТ предусматривает регистрацию документов (п. 9.4), их классификацию (п. 9.5), предварительную экспертизу ценности документов и документированной информации, подлежащей включению в систему управления документами (п. 9.1), экспертизу ценности документов, их отбор и передачу на дальнейшее хранение или выделение к уничтожению (п. п. 9.2, 9.9), их хранение (п. 9.6), регламентацию доступа (п. 9.7). Отдельно рассмотрена организация контроля: контроль движения документа в организации и его исполнения и контроль местонахождения документа (п. 9.8).
И последний пункт стандарта описывает требования к постоянному обучению и повышению квалификации в области работы с документами как сотрудников служб ДОУ, так и всех работников, создающих или оформляющих документы в организации.
В целом стандарт, используя принятую международную терминологию, более полно, чем это было принято ранее, описывает требования к организации ДОУ и работы с документами в организации. Используемые понятия несколько отличаются от тех, которые традиционно использовались в единой государственной системе делопроизводства, ГСДОУ или типовой инструкции по делопроизводству, но важен тем, что приближает нас к международным требованиям к организации работы с документами, что немаловажно в условиях всеобщей глобализации, когда все больше организаций тесно сотрудничают с зарубежными учреждениями, предприятиями и фирмами. Наличие единых принципов организации работы с документами упрощает как проведение комплексного аудита международными компаниями, сертификацию менеджмента по стандарту ISO:9000, так и просто взаимодействие с зарубежными партнерами.[39]
3.2 Совершенствование нормативной базы документационного обеспечения ООО «Фудзияма»
Основным нормативным документом по делопроизводству любого предприятия является инструкция по делопроизводству. Так как в ООО «Фудзияма» отсутствует служба делопроизводства, поэтому никаких работ по разработке нормативных документов не проводились.
Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.
Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления[40] и Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ[41]. Утверждается инструкция Генеральным директором по согласованию с начальником Общего отдела. В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие пункты:
1. Общие положения.
2. Правила подготовки и оформления документов.
3. Требования к реквизитам документов.
4. Организация документооборота
· Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции.
· Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов.
· Организация контроля исполнения документов.
· Поисковая система по документам.
· Составление номенклатуры дел.
· Формирование и оформление дел.
· Экспертиза ценности документов.
· Передача дел в архив[42].
Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации[43]. Подразделения ООО «Фудзияма» осуществляют свою деятельность на основе «Положений» данных подразделений, в которых определены основные цели, задачи, функции, обязанности и права их руководителей. В связи с реструктуризацией организации, положения некоторых подразделений находятся на стадии разработки. По этой же причине пока не утверждена организационная структура и должностные инструкции на некоторых сотрудников организации.
Круг обязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные обязанности работников организации и квалификационные требования к ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников.
Но также следует отметить, что до настоящего момента отсутствуют такие основные нормативные документы, регламентирующие документационное обеспечение управление организации как инструкция по делопроизводству, положение об Общем отделе и инструкция на секретаря Генерального директора.
В результате анализа системы документационного обеспечения управления ООО «Фудзияма» были выявлены некоторые недостатки, которые определили основные направления совершенствования работы с документами:
Было выявлено отсутствие службы документационного обеспечения управления, что сказывается на профессиональности и оперативности осуществления документооборота организации. Из-за отсутствия специалистов данной области, просматривается явный недостаток нормативно-методической документации.
Рекомендуется уделить больше внимания Номенклатуре дел организации.
Номенклатура дел является основным классификационным справочником любого предприятия и используется при построении информационно-поисковой системы. Для составления номенклатуры дел необходимо знать требования, предъявляемые нормативно-методическими документами – Государственной системой документационного обеспечения управления. Основными правилами работы ведомственных архивов, методическими материалами по разработке номенклатуры дел.
Вопрос о составлении номенклатуры дел в современных негосударственных учреждениях возникает не сразу. Поручают эту работу, как правило, секретарю организации (или сотруднику службы документационного обеспечения). Номенклатура дел составляется по установленной форме, в конце текущего года на следующий календарный год.
Номенклатура дел должна охватывать все документируемые участки работы организации. Это означает, что любой, созданный или полученный в организации документ, должен иметь свое «дело» в номенклатуре, в которое он должен быть помещен. А при переходе организации на электронный документооборот, необходимо в номенклатуру дел включать все электронные документы и базы данных.
Не установлен порядок передачи документов на хранение в архив.
Отсутствует экспертная комиссия по проведению экспертизы ценности документов, не разработано Положение, которое бы регламентировало ее деятельность.
Постоянно действующая экспертная комиссия создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации. В каждой организации должна быть экспертная комиссия. Основным документом, регламентирующим деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов является Положение о постоянно действующей экспертной комиссии.
Экспертиза ценности документов – отбор документов на хранение на основе принятых критериев.
Цель проведения экспертизы — освободить структурные подразделения организации от малоценных документов, содержащих повторяющуюся или поглощенную информацию. Такие документы могут быть выявлены в ходе составления заголовков при систематизации дел по структурным подразделениям.
При разработке Положения следует учитывать рекомендации действующего законодательства. В структуру Положения о постоянно действующей экспертной комиссии должны входить следующие пункты:
- Общие положения. Здесь приводится описание состава экспертной комиссии, указывается кто руководитель комиссии; определяются основные нормативные акты, которыми должна руководствоваться в своей деятельности комиссия.
- Основные задачи экспертной комиссии.
- Основные функции.
- Права экспертной комиссии.
- Организация работы экспертной комиссии. Здесь фиксируются взаимодействия в рамках совместной работы комиссии и структурных подразделений.
Положение о комиссии по проведению экспертизы должен составлять квалифицированный специалист в области делопроизводства, утверждаться Генеральным директором организации.
В процессе экспертизы ценности документов должны решаться две основные задачи:
- во-первых, отбираться для постоянного хранения ценные документы, а также документы длительных сроков хранения свыше десяти лет имеющие долговременное практическое значение;
- во-вторых, выявляются к уничтожению документы с истекшими сроками хранения, а также малоценные материалы (черновики, дублеты, отклоненные варианты), утратившие практическое и справочное значение[44].
Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения проводится ежегодно. По результатам составляют описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также акты о выделении документов и дел к уничтожению
Опись дел – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.
Дела включают в Акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.
Дела, предназначенные для уничтожения, могут быть уничтожены только после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период времени будут надлежащим образом утверждены и переданы в архив.
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной сквозной нумерацией и составляется по установленной форме.
Опись дел составляется в двух экземплярах:
- 1 экземпляр передается вместе с делами в архив;
- 2 экземпляр прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии.
Обобщая, можно предложить следующий порядок подготовки документов к передаче в архив на хранения и для последующего использования:
- проведение экспертизы ценности документов;
- оформление дел, подлежащих хранению в архиве;
- составление и оформление описей дел;
- передача дел в архив организации.
3.3 Совершенствование документационного обеспечения деятельности ООО « Фудзияма» на основе автоматизации
Повышение эффективности работы аппарата управления может быть достигнуто за счет совершенствования его структуры, повышения квалификации кадров, улучшения организации, механизации и автоматизации выполнения наиболее трудоемких процессов управленческой деятельности. Наибольший эффект достигается при комплексном, взаимосвязанном и гармоничном развитии всех этих направлений[45].
На современном этапе можно отметить, что в связи с внедрением электронной техники значительно повысилась эффективность. Различные программы, созданные специально для ведения делопроизводства значительно облегчают этот процесс.
Для такой организации как ООО «Фудзияма», имеющей разветвленную структуру и филиалы, наиболее эффективной формой использования стандартов и нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности предприятия, является создание корпоративной информационной системы. Это позволило бы все перечисленные материалы представлять в виде электронных текстов, доступ к которым может быть возможен с любого рабочего места корпоративной сети.
С вступлением в силу закона об электронной подписи, стало возможным обеспечение правовых условий для использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается юридически равнозначной собственноручной подписи человека (гражданина или индивидуального органа юридического лица) в документе на бумажном носителе.
Документооборот в организации ООО «Фудзияма» представляет собой систему, достаточно стандартную для отечественных организаций. Управление организацией в принципе строится на нескольких типах документов – это организационно-распорядительная документация, входящие-исходящие письма, договоры, служебные записки и заявки. На их основе осуществляется внутреннее руководство, а также взаимодействие с внешними контрагентами, клиентами. Например, любой договор должен быть согласован с бухгалтерией, юристом. Каждый согласующий имеет по регламенту в своем распоряжении три рабочих дня, но часто время согласования документов затягивается, создание единой корпоративной информационной системы позволило бы сократить время на передачу, согласование и подписание документов.
Система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений, участвующих в технологических процессах делопроизводственной деятельности.
В число основных автоматизируемых функций, которые должна обеспечивать система входят следующие:
- регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;
- регистрация всей исходящей корреспонденции и ее внутренних документов;
- списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
- осуществление контроля за исполнением поручений;
- поиск документов.
В последнее время выбор корпоративных информационных систем весьма широк, на этом рынке представлены как импортные, так и отечественные разработки.
К выбору системы электронной документации (СЭД) следует подходить исходя из потребностей организации. Для начала нужно определиться со следующим набором критериев для классификации:
- на каких технических платформах работает система и как это согласуется с политикой предприятия в этой области;
- какие объемы хранимой информации ориентирована система, согласуются ли эти объемы с ожидающимся потоком документов в организации;
- определиться с финансовыми затратами.
При этом необходимо учитывать наличие системы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить в набор корпоративной информационной системы. Поэтому при выборе системы следует обратить внимание на этот фактор и руководствоваться законом о защите информации. Что же касается эффективности, то в качестве наилучшей ее меры выступает повышение производительности труда в результате внедрения системы. Важно отметить, что эффективность достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и опять же ее широких функциональных возможностей. Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных документов), что актуально для ООО «Фудзияма». Очевидно, что полнофункциональная система должна не только уметь организовывать сложные маршруты движения документов (последовательно-параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делать многое другое.
Исходя из этого, система должна как минимум обеспечивать:
1. Единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;
2. Единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;
3. Регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;
4. Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
5. Контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;
6. Поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации;
7. Формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты.
Также система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений и филиалов, участвующих в процессах делопроизводственной деятельности.
Современные корпоративные СЭД позволяют настраивать свой пользовательский интерфейс в полном соответствии с требованиями клиентов. Это относится, например, как к визуальному проектированию регистрационно-контрольных карточек - важнейшего атрибута систем автоматизации делопроизводства, так и к формализации процессов коллективной разработки сложных документов (проектов, сборок, спецификаций) с контролем исполнительской дисциплины. Такая гибкость, приобретенная благодаря модульному принципу построения СЭД (каждый модуль реализует лишь часть взаимосвязанных функций, но может слаженно функционировать вместе с другими модулями) и поддержке промышленных стандартов межпрограммного взаимодействия, гарантирует долгую жизнь информационному комплексу на базе СЭД.
Система автоматизации делопроизводства и документооборота (например, система "Дело" или «Босс-референт») также позволит:
- Централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах, систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять «узкие места» в документообороте и работе персонала;
- При переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом
- даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа - достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска. Согласно результатам исследований, полученных западными консалтинговыми компаниями при оценке эффективности перехода от работы с бумажными к работе с электронными документами, эффективность работы только возрастает. Например, по мнению компании DELPHI – разработчика компьютерных программ, около 15% всех бумажных документов безвозвратно теряются и сотрудники тратят до 30% своего рабочего времени в попытках найти их. Повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты. В порядке подтверждения можно привести результаты исследования западных консалтинговых компаний: по оценке Nortan Nolan Institute при переходе к работе с электронными документами рост производительности труда сотрудников составляет 25-50%, уменьшается время обработки одного документа более чем на 75%, а уменьшение расходов на оплату площадей для хранения документов составляет до 80%.
Итак, внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работы с офисной и производственной информацией. В конечном счете, при внедрении систем электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.
Заключение
Общество с ограниченной ответственностью обычная и наиболее распространенная в нормальном имущественном обороте форма коллективной предпринимательской деятельности. Оно возникло как переходная (средняя) форма между существовавшим полным товариществом и акционерным обществом. При этом ООО заимствовало признаки предшествующих товариществ и обществ.
До недавнего времени документом, регулирующим процесс создания и деятельности обществ с ограниченной ответственностью, был только Гражданский кодекс РФ. Но основную роль в развитии правовой базы для обществ с ограниченной ответственностью и устранении белых пятен в регулировании их деятельности сыграл Федеральный закон РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью», принятый Государственной Думой 14 января 1998г. и введенный в действие с 1 марта 1998г.
Однако уже в первые месяцы применения Закона показали, что, во-первых, не все его нормы понятны участникам и командам управления обществ из-за достаточно сложной их юридической конструкции.
Во-вторых, Закон, устранив одни белые пятна, породил другие, не предложив их однозначного решения.
В-третьих, Закон сформулировал несколько вариантов решения некоторых вопросов, тем самым перед участниками общества была поставлена проблема выбора.
Принять решение из ряда предложенных вариантов – всегда трудная задача. Чтобы найти правильное, адекватное соответствующим условиям решение, необходимо ясно представлять то, из чего выбирать и каковы могут быть последствия такого выбора. К этому участники обществ оказались не готовы.
Необходимо детальное урегулирование законом правого положения органов управления обществом, так как ГК РФ устанавливает в этой области лишь самые общие правила. Высшим органом управления обществом является общее собрание его участников, один голос в котором соответствует одной доле в уставном капитале. Исключительная компетенция общего собрания перечислена в п. 3 ст. 91 ГК РФ и включает: изменение устава общества и размера его уставного капитала, образование и прекращение исполнительных органов общества, утверждение годовых отчетов и балансов, распределение прибылей и убытков, реорганизацию и ликвидацию общества, избрание его ревизионной комиссии (ревизора).
До 1 июля 2002 года регистрацию юридических лиц осуществляли регистрационные палаты субъектов РФ. Однако законодательного закрепления правового положения этого органа отсутствовало. Необходимо было срочно принять закон о государственной регистрации юридических лиц, так как процесс регистрации осуществлялся в соответствии с Положением о государственной регистрации субъектов предпринимательской деятельности, утвержденным Указом Президента РФ от 8 июля 1994г. № 1482 «Об упорядочении государственной регистрации предприятий и предпринимателей на территории РФ». Вступивший в силу с 1 июля 2002г. Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц», урегулировал отношения, возникающие в связи с государственной регистрацией юридических лиц, в том числе обществ с ограниченной ответственностью, при их создании, реорганизации и ликвидации, при внесении изменений в их учредительные документы и при ведении единого государственного реестра юридических лиц.
Гражданский кодекс РФ указывает на необходимость специального закона об обществах с ограниченной ответственностью, и принятый Закон об обществах, развивает и детально регламентирует положения, заложенные в ГК РФ.
Закон об обществах распространяет свое действие на все ООО (товарищества с ограниченной ответственностью), созданные или создаваемые на территории Российской Федерации. Однако это правило имеет исключение (п. 2 ст. 1). Оно заключается в том, что особенности правового положения, порядка создания, реорганизации и ликвидации обществ в сфере торговой, страховой и инвестиционной деятельности, в области производства сельскохозяйственной продукции определяются федеральными законами. Это исключение не устраняет действие Закона об обществах на указанные общества. Оно лишь подчеркивает, что федеральными законами будут определены особенности правового положения обществ в указанных сферах деятельности. Таким образом, федеральные законы должны носить специальный характер правового регулирования, в отличие от настоящего Закона, имеющего характер общего нормативного акта, регламентирующего правовое положение всех ООО.
После принятия Закона РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью», на необходимость чего прямо указывает п. 3 ст. 87 ГК, можно сказать, что в настоящее время положение ООО как организационно-правовой формы коммерческих организаций законодательно урегулировано полностью. Но практика применения Закона об обществах позволяет выявить некоторые недостатки и противоречия в нем, которые законодатель должен исправить для обеспечения функционирования этого вида юридических лиц в соответствии с гражданским законодательством Российской Федерации.
Так в ходе изучения нормативного материала и практической литературы были выявлены некоторые недостатки в законодательстве, требующие устранения или уточнения со стороны законотворческих органов:
- неясны причины установления в ГК, а затем и в Законе об обществах, обязательного наличия двух учредительных документов для ООО – учредительного договора и устава, чего не предусматривается больше ни для каких юридических лиц (кроме общества с дополнительной ответственностью, отличающегося от ООО только размером ответственности участников по долгам общества). На возможность расхождения между ними указывает даже ст. 12 Закона об обществах, устанавливающая приоритет устава. Однако для участников приоритетным должен считаться учредительный договор, как документ, определяющий их взаимные права и обязанности не только по созданию, но и в отношении деятельности общества. Устав же может иметь приоритет только в отношениях общества с третьими лицами как документ во многом определяющий правовое положение и соответственно права и обязанности самого общества, являющегося самостоятельным хозяйствующим субъектом гражданского оборота.
- также неясен п. 2 ст. 11 Закона об обществах в части возложения ответственности на общество по обязательствам учредителей, связанных с учреждением общества в случае последующего одобрения их действий общим собранием участников общества. Это положение противоречит п. 3 ст. 308 ГК РФ, согласно которой обязательство не создает обязанностей для лиц, не участвующих в нем в качестве сторон, тогда как деятельность по учреждению общества составляет обязанности учредителей согласно учредительному договору, а общество не является участником этого договора и соответственно не может нести эти обязанности.
- ст. 12 Закона об обществах, определяющая содержание учредительных документов общества, в перечне сведений, которые должны содержаться в учредительном договоре, не указывает на необходимость включения в него важного элемента, который упоминается в ст. 52 ГК РФ – порядка управления деятельностью и участия в деятельности общества, заменяя его лишь определением состава органов общества. Кроме этого, из буквального смысла п. 2 ст. 89 ГК РФ можно заключить, что указанные в нем сведения должны содержаться в обоих учредительных документах общества. В то время как Закон об обществах требование о внесении сведений о компетенции органов управления, в том числе по вопросам, решения по которым принимаются единогласно или квалифицированным большинством, включает только в содержание устава.
Все это говорит о необходимости внесения изменений в Закон об обществах, ряд норм которого необходимо привести в соответствие с ГК или уточнить их содержание.
Как и в деятельности любой организации в ООО «Фудзияма» создаются организационно-правовые документы. Это документы, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации, статус ее подразделений и сотрудников их права, обязанности, ответственность и другие стороны деятельности организации.
Основной целью написания данной дипломной работы является анализ нормативно – правовой и документационной базы делопроизводства Общества с ограниченной ответственностью «Фудзияма».
Проведенный анализ позволил сделать ряд выводов по совершенствованию организации делопроизводственного обслуживания организации:
1. Следует разработать все необходимые нормативные документы для подготовки передаче дел в архив, Положение о комиссии по проведению экспертизы ценности документов,
2. Формирование и оформление дел (необходимо все документы сформировать в дела и оформить их с учетом требований современного законодательства; при формировании дел приложения подшивать в дело вместе с документами, помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; при составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с заместителем генерального директора по общим вопросам);
3. Внесены предложения по усилению контроля за соблюдением правил оформления и подготовки документов, установленных законодательством. Повысить требования к оформлению внутренних документов, поступающих из структурных подразделений на рассмотрение руководителю.
4. Предлагается внедрить автоматизированную систему документационного обеспечения управления.
6. Необходимо приступить к созданию архива для документов организации.
7. Необходимо перейти к автоматизированной системе делопроизводства. Оценка традиционных технологий приводит к осознанию необходимости использования для работы с документами новых методов. Основным направлением совершенствования технологии обработки документов является внедрение компьютерных систем обработки информации. Внедрение современной корпоративной системы электронного документооборота в технологию обработки документов организации позволит коренным образом изменить всю систему делопроизводственного обслуживания ООО «Фудзияма», значительно повысить оперативность обработки документов.
Эффективным также является применение нормативно-методических документов по документационному обеспечению управления в виде электронных текстов в корпоративной сети. Электронные сообщения являются наиболее оперативным, удобным и надежным средством документационного обеспечения управления.
Компьютерная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в организации, выполнения справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу Управления делами на качественно иной уровень и будет способствовать повышению ее оперативности.
Также система автоматизации делопроизводства позволит снизить трудозатраты на создание документов, их передачу, контроль исполнения, сохранение и быстрый поиск информации.
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
1. Источники
Опубликованные
1.1. Гражданский кодекс Российской Федерации: часть 1 // Собрание законодательства РФ. 1996. № 5.
1.2. Гражданский кодекс Российской Федерации: часть 3 // Собрание законодательства РФ. 2001. № 49.
1.3. Конституция Российской Федерации: принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 г. – М.: Юрид. лит., 1993. – 61 с.
1.4. Постановления Пленума Высшего Арбитражного Суда от 17 сентября 1992 г. № 13.
1.5. Постановление Пленума Верховного Суда РФ и Пленума Высшего Арбитражного Суда РФ от 9 декабря 1999г. № 90/14 «О некоторых вопросах применения Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью»
1.6. Указ Президента РФ «Об упорядочении государственной регистрации субъектов предпринимательской деятельности» от 08.07.1994г. № 1482.
1.7. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 № 24-ФЗ // Собрание законодательства РФ.1995. №8.
1.8. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.02.2002 № 1 –ФЗ // Собрание законодательства РФ. 2002. №2.
1.9. Федеральный закон «О предприятиях и предпринимательской деятельности в РСФСР» от 25.12.1990. № 445-1.
1.10. Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 23.06.2003 г. № 76-ФЗ.
1.11. Федеральный закон «О лицензировании отдельных видов деятельности» от 8.08. 2001 г. № 128-ФЗ.
1.12. Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 8.02.1998г. № 14 – ФЗ.
1.13. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ.
Неопубликованные
1.14. Устав ООО «Фудзияма» - К.: 2005 (машинопись)
1.15. Должностные инструкции сотрудников ООО «Фудзияма».
1.16. Распорядительные документы руководства ООО «Фудзияма»
2. Нормативно – методическая печать
2.17. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: ВНИИДАД, 1991.
2.18. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Федеральная архивная служба России. - М., 2000.
2.19. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах власти. – М.,2006
2.20. ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». - М.: Издательство стандартов, 1998.
2.21. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.- М.: Росархив, 2000.
2.22. Унифицированная система организационно – рапорядительной документации. Унифицированные формы, инструкции и методические материалы по их применению. – М., 1982.- 150 с.
2.23. ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов». – М.: Издательство стандартов, 2003.
2.24. Организационно – распределительная документация. Требования к оформлению документов: Метод. рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30 – 2003./ Роархив; ВНИИАД. – М., 2003. - 90 с.
2.25. ГОСТ Р 1.5 – 2002 «Государственная система стандартизации РФ. Стандарты. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению. – М.: ИПК Изд-во стандартов, 2003.
2.26. ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Системы менеджмента качества. Требования». – М.: Издательство стандартов, 2001.
2.27. ГОСТ Р ИСО 14001-98 «Системы управления окружающей средой. Требования и руководство по применению». – М.: Издательство стандартов, 1998.
3. Литература
3.28. Айман Т.О. Делопроизводство: Образцы документов / Т.О. Айман. — 2-е изд. — М.: РИОР, 2005. — 272с.
3.29. Андреева В.И.Делопроизводство: практическое пособие / В.И. Андреева - 7-е, перераб. и доп. изд. - М.: Бизнес-школа"Интел-Синтез", 2000. – 188с.
3.30. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция. В вопросах и ответах: учеб. пособие / М.И. Басаков. -2-е, испр. и доп. изд. - Ростов н/Д: Феникс, 2000. - 318с.
3.31. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному / М.П. Бобылева. - М: Издательство МЭИ, 2004. – 172с.
3.32. Березина Н.М., Современное делопроизводство / Н.М. Березина, Е.П. Воронцова, Л.М. Лысенко. — СПб.: Питер, 2007. — 272с.
3.33. Волкова Д.В. Деятельность международной организации по стандартизации (ИСО) // Делопроизводство 2006. №2. С.3-8.
3.34. Богатая И.Н. Делопроизводство и бухгалтерия: учеб. пособие / И.Н. Богатая, Л.Н. Кузнецова - М.: Дело, 2002.- 360с.
3.35. Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере / Д.В. Васильев. - 2-е, доп. изд.-М.: Strix, 1999. - 224с.
3.36. Голованов Н.М. Юридические лица. Способы образования / Н.М. Голованов. - М., 2003.- 320с.
3.37. Гражданское право: учебник. Часть I. / Под ред. А.П. Сергеева, Ю.К. Толстого. - М., 2003. – 430с.
3.38. Гражданское право: Учебник. Том I. / Под ред. Е.А. Суханова. - М., 2004. – 413с.
3.39. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): учебник / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и [др.]; под ред. Т.В. Кузнецовой. – М: ЮНИТИ- ДАНА,2002. – 359с.
3.40. Делопроизводство: учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкина; под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2004. – 544с.
3.41. Демин Ю. М. Делопроизводство и архивное дело / Ю.М. Демин. — СПб.: Питер, 2005. – 354с.
3.42. Демин Ю. М. Делопроизводство: подготовка служебных документов / Ю. М. Демин. — СПб.: Питер, 2003. – 235с.
3.43. Информационный бюллетень Межпарламентской Ассамблеи государств-участников СНГ, 1996, № 12.
3.44. Илюшенко М.П. Перечень документов со сроками хранения, его значение в документировании управленческой деятельности и методическом обеспечении делопроизводства // Делопроизводство 2004. №4. С. 29-32.
3.45. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) / Т.В. Кузнецова. - 5-е изд., испр. и доп. – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2007. – 528с.
3.46. Кирсанов М.В Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: учеб. пособие. / Ю.М. Аксенов, М.В. Кирсанов. – 6-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2006. – 364с.
3.47. Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности: учеб. пособие / И.Ю. Крылова. – СПб., 2004. - 324с.
3.48. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) / Т.В. Кузнецова. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел – синтез», 2002 - 384с.
3.49. Кузнецова Т.В. Секретарское дело / Т.В. Кузнецова. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2001. - 324с.
3.50. Кузнецова Т.В. Инструкция по делопроизводству, порядок составления // Секретарское дело, 1999. №2. С.4
3.51. Кузнецова Т.В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству // Секретарское дело 2002. №1. С.3-5.
3.52. Кузнецова Т.В. Новое в законодательно – правовой и нормативно – методической базе по документационному обеспечению управлению за 2005 год. // Делопроизводство 2006. № 1. С.8-15.
3.53. Кузнецов С.Л. Новый стандарт в области ДОУ // Делопроизводство 2007. №3. С. 35-39.
3.54. Кузнецов С.Л. Организация информационно-справочной работы по документам // Делопроизводство 2008.№1. С.14-17.
3.55. Кузнецова Т.В. Нормативно – методические акты, определяющие порядок документирования и работы с документами // Делопроизводство 2007. №4. С. 10-15.
3.56. Кузнецова Т.В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству // Секретарское дело 2002. №1. С.3-5.
3.57. Комментарий к Гражданскому кодексу РФ, части первой (постатейный) / Отв. ред. проф. О.Н.Садиков. - М., 2001. – 268с.
3.58. Комментарий к Федеральному закону «Об обществах с ограниченной ответственностью». - М., 2003. – 194с.
3.59. Костомаров М.Н. Классификация документов и документной информации // Делопроизводство. 1999. № 2. С.21.
3.60. Ларьков Н.С. Документоведение: учеб. пособие / Н.С. Ларьков. – М.: АСТ: Восток – Запад, 2006. – 427с.
3.61. Ларин М.В. Управление документацией в организациях / М.В. Ларин. – М.: Научная книга, 2002. – 288с.
3.62. Митченко О.Ю., Рысков О.И. Международный стандарт по управлению деловой документацией ISO 15489-2001 // Делопроизводство. 2003. N 3. С. 62 – 64.
3.63. Митченко О.Ю. Распределение ответственности по управлению документацией внутри организации (требования международного стандарта ИСО 15489-2001) // Делопроизводство. 2005. N 1. С. 50 - 53.
3.64. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): учеб. пособие / А.В. Пшенко. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2002. – 256с.
3.56. Плешкевич Е.А. Документ в Древнем мире // Секретарское дело. 2003. №6. С.17-18.
3.57. Романов Д. А. Правда об электронном документообороте / Д.А. Романов, Т.Н. Ильина, А.Ю. Логинова. – М.: ДМК Пресс, 2002. - 224с.
3.58. Рогожин М. Ю. Организация делопроизводства предприятия / М. Ю. . Рогожин. — М.: Изд-во РДЛ, 2004. – 243с.
3.59. Рогожин М. Ю. Справочник по делопроизводству / М. Ю. Рогожин. — СПб.: Питер, 2007. — 192с.
3.60. Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы): учеб.- прак. пособие / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и [др.]; под ред. И.К. Корнеева. – М.: ТК Велби; Изд-во Проспект, 2007. - 608с.
3.61. Санкина Л.В. Делопроизводство: прак. пособие / Л.В. Санкина. – М.:МЦФЭР, 2002. – 288с.
3.62. Степанов Е. Что такое документ? Виды и системы документов // Служба кадров. 2001. №11. С. 82-83
3.63. Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии // Делопроизводство 2001. №1. С. 41.
[1] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.
[2] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Федеральная архивная служба России. М., 2000.
[3] ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Издательство стандартов. М., 1998.
[4] Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Росархив. М., 2000.
[5] Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ. Собрание законодательства РФ №8 20.02.1995.[6] Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.02.2002 № 1 –ФЗ. Собрание законодательства РФ. 14.01.2002. №2
[7] Корнеева И.К. Секретарское дело. – М.: ТК Велби, 2007.
[8] Кузнецова Т.В. Делопроизводство. - М.: МЦФЭР, 2004.
[9] Кирсанова М.В. Курс делопроизводства.- М.: ИНФРА -М, 2006.
[10] Ларьков Н.С. Документоведение. – М.: АСТ: Восток – Запад,2006.
«Ведомости СНД и ВС РФ». 27 декабря 1990 г., № 30, ст. 418.
Закон утратил силу с 1 января 1995 года на основании ст. 2 Федерального Закона от 30 ноября 1994 года № 52-ФЗ «О введении в действие части первой Гражданского Кодекса Российской Федерации». В настоящее время действуют только ст. 34 и 35 Закона, определяющие порядок регистрации предприятий и основания в отказе от регистрации.
[12] «Российская газета», № 238-239, 8 декабря 1994 г.
[13] «Российская газета», № 238-239, 8 декабря 1994 г.
[14] «Российская газета», 17 февраля 1998 г.
[15] Ст. 59 Закона об ООО устанавливает одно исключение из этого правила - при реорганизации ООО (ТОО) с числом участников более 50 в ЗАО предельная численность акционеров, установленная Законом об акционерных обществах в 50 участников не применяется.
[16] В настоящее время достаточно полно урегулированы особенности ООО в сфере банковской и страховой деятельности. Закон РСФСР от 26 июля 1991 года «Об инвестиционной деятельности в РСФСР» не содержит норм определяющих особенности ООО в инвестиционной сфере. Нет и Федерального Закона, определяющего особенности положения обществ, занятых в сфере сельскохозяйственного производства.
[17]Информационный бюллетень Межпарламентской Ассамблеи государств-участников СНГ, 1996, № 12
[18] Федеральный закон « Об обществах с ограниченной ответственностью» от 8.02.1998г. № 14 – ФЗ.
[19] Федеральный закон “О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей” от 23.06.2003 г. № 76-ФЗ, часть1.
[20] Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 23.06.2003 г. № 76-ФЗ, часть 2.
[21] Федеральный закон «О лицензировании отдельных видов деятельности» от 8 августа 2001 года № 128-ФЗ
[22] Устав ООО «Фудзияма» Издание, 2005г.
[23] Костомаров М.Н. Классификация документов и документной информации // Делопроизводство. 1999. № 2. С.21.
[24] Степанов Е. Что такое документ? Виды и системы документов // Служба кадров. 2001. №11. С. 82-83
[25] Плешкевич Е.А. Документ в Древнем мире // Секретарское дело. 2003. №6. С.17-18.
[26] Утвержденно Указом Президента Российской Федерации от 8 июля 1994 г. № 1482 "Об упорядочений государственной регистрации предприятий и предпринимателей на территории Российской Федерации" (действует в части, не противоречащей Закону об обществах).
[27] Секретарское дело: учеб.-практ. пособие / В.В.Галахов; под ред.И.К.Корнеева.-М.:ТК Велби, 2007. С. 85.
[28] Делопроизводство: учебник для вузов / Т.А.Быкова, Л.М.Вялова и др.; под общ.ред. Т.В.Кузнецовой.-М.: МЦФЭР, 2004. С. 130.
[29] Секретарское дело: учеб.-прак. пособие / В.В.Галахов; под ред.И.К.Корнеева.-М.:ТК Велби, 2007. С. 88.
[30] Делопроизводство: учебник для вузов / Т.А.Быкова, Л.М.Вялова и др.; под общ.ред. Т.В.Кузнецовой.-М.: МЦФЭР, 2004.С. 134.
[31] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. – М.: Росархив,2001. С.25.
[32] Секретарское дело: учеб.-прак. пособие / В.В.Галахов; под ред.И.К.Корнеева.-М.:ТК Велби, 2007. С. 97.
[33] Секретарское дело: учеб.-прак. пособие / В.В.Галахов; под ред.И.К.Корнеева.-М.:ТК Велби, 2007. С. 97-99.
[34] Делопроизводство: учебник для вузов / Т.А.Быкова, Л.М.Вялова и др.; под общ.ред. Т.В.Кузнецовой.-М.: МЦФЭР, 2004.С. 58.
[35] Митченко О.Ю., Рысков О.И. Международный стандарт по управлению деловой документацией ISO 15489-2001 // Делопроизводство. 2003. N 3. С. 62 - 64; Митченко О.Ю. Распределение ответственности по управлению документацией внутри организации (требования международного стандарта ИСО 15489-2001) // Делопроизводство. 2005. N 1. С. 50 - 53.
[36] ГОСТ Р ИСО 9001-2001 "Системы менеджмента качества. Требования"; ГОСТ Р ИСО 14001-98 "Системы управления окружающей средой. Требования и руководство по применению".
[37] Кузнецов С.Л. Новый стандарт в области ДОУ // Делопроизводство 2007.№3. С37-38.
[38] Кузнецов С.Л. Новый стандарт в области ДОУ // Делопроизводство 2007.№3. С37-38.
[39] Кузнецов С.Л. Новый стандарт в области ДОУ // Делопроизводство 2007.№3. С38-39.
[40] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.
[41] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2000.
[42] Кузнецова Т.В. Инструкция по делопроизводству, порядок составления // Секретарское дело, 1999. №2. С.4
[43] Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии // Делопроизводство 2001. №1. С. 41.
[44] Кузнецова Т.В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству // Секретарское дело 2002. №1. С.3-5.
[45] Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере.-2-е, доп. изд.-М.: Strix, 1999.-С.96.