Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
П.З. № 20 Создание отчетов
В СУБД MS Access отчет — четвертый тип объекта. Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.
Microsoft Access отображает в отчете данные из запроса или таблицы, добавляя к ним текстовые элементы, которые упрощают его восприятие.
Способы создания отчета
В Microsoft Access можно создавать отчеты различными способами:
Мастер отчетов
Автоотчет: в столбец. Автоотчет: ленточный
Конструктор
Почтовые наклейки
Мастер позволяет создавать отчеты с группировкой записей и представляет собой простейший способ создания отчетов. Он помещает выбранные поля в отчет и предлагает шесть стилей его оформления. После завершения работы Мастера полученный отчет можно доработать в режиме Конструктора.
Воспользовавшись функцией Автоотчет, можно быстро создавать отчеты, а затем вносить в них некоторые изменения.
Структура отчета в режиме Конструктора
К числу таких элементов относятся:
Заголовок. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета. Используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета. Для добавления или удаления области заголовка отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета.
Верхний колонтитул. Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета. Для добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо выбрать в меню Вид команду Колонтитулы. Microsoft Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно задать для его свойства Высота значение 0.
Область данных, расположенная между верхним и нижним колонтитулами страницы. Содержит основной текст отчета. В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет. Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов. Чтобы скрыть область данных, нужно задать для свойства раздела Высота значение 0.
Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета.
Примечание. Используется для вывода данных, таких как текст заключения, общие итоговые значения или подпись, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Несмотря на то, что в режиме Конструктора раздел "Примечание" отчета находится внизу отчета, он печатается над нижним колонтитулом страницы на последней странице отчета. Для добавления или удаления области примечаний отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета. Microsoft Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета
Изменение масштаба отображения отчета
Для изменения масштаба отображения пользуются указателем — лупой. Чтобы увидеть всю страницу целиком, необходимо щелкнуть в любом месте отчета. На экране отобразится страница отчета в уменьшенном масштабе.
Снова щелкнуть на отчете, чтобы вернуться к увеличенному масштабу отображения. В увеличенном режиме представления отчета, точка, на которой вы щелкнули, окажется в центре экрана.
Для пролистывания страниц отчета пользуются кнопками перехода внизу окна.
Печать и предварительный просмотр отчета
Для печати отчета необходимо выполнить следующее:
В меню Файл щелкнуть на команде Печать.
В области Печатать щелкнуть на варианте Страницы.
Чтобы напечатать только первую страницу отчета, введите 1 в поле "с" и 1 в поле "по". Щелкнуть на кнопке ОК.
Прежде чем печатать отчет, целесообразно просмотреть его в режиме Предварительного просмотра, для перехода к которому в меню Вид нужно выбрать Предварительный просмотр.
Если при печати в конце отчета появляется пустая страница, убедитесь, что параметр Высота для примечаний отчета имеет значение 0. Если при печати пусты промежуточные страницы отчета, убедитесь, что сумма значений ширины формы или отчета и ширины левого и правого полей не превышает ширину листа бумаги, указанную в диалоговом окне Параметры страницы (меню Файл). При разработке макетов отчета руководствуйтесь следующей формулой: ширина отчета + левое поле + правое поле <= ширина бумаги.
Контрольные вопросы
Практическая работа
по теме: Создание отчета
Задание №1
Сформировать отчет с итогами сдачи вступительных экзаменов приведен на рис. 21.
Рис. 21. Отчет об итогах вступительных экзаменов.
Этап создания отчета в базе данных
Последний этап приемной кампании — зачисление в университет. Зачисление производит члены приемной комиссии, которые всю необходимую информацию для проведения зачисления получают из базы данных.
Во-первых, нужна информация о полученных оценках и общей сумме баллов.
Во-вторых, при одинаковой общей сумме баллов у нескольких абитуриентов может иметь решающее значение наличие медали или производственный стаж.
Зачисление производится отдельно по каждому факультету, следовательно, данные должны быть сгруппированы по факультетам и специальностям. В нашем примере мало абитуриентов по сравнению с реальной ситуацией, поэтому группировать по специальностям мы не будем (слишком маленькими получатся группы), хотя код специальности будет выводиться для каждого абитуриента.
В результате заседания приемной комиссии принимается решение о зачислении абитуриентов на первый курс. Теперь эту информацию нужно ввести в базу данных. Для этого нужно вернуться к таблице «Итоги» и в логическом поле «ЗАЧИСЛЕНИЕ» выставить значение ИСТИНА в строках для всех принятых абитуриентов и ЛОЖЬ для не принятых (в MS Access это делается путем выставления флажков в соответствующих полях).
Теперь для получения таблицы с итоговыми результатами нужно выполнить запрос, куда войдут: фамилия, имя, отчество, факультет, специальность для всех принятых в университет. Команда на гипотетическом языке запросов будет следующей:
выбрать АНКЕТЫ (таблица).ФАМИЛИЯ АНКЕТА (таблица).ИМЯ, АНКЕТА (таблица).ОТЧЕСТВО, Специальности (таблица).СПЕЦИАЛЬНОСТЬ для Итоги (таблица).ЗАЧИСЛЕНИЕ= ИСТИНА сортировать АНКЕТА(таблица).ФАМИЛИЯ по возрастанию
На основании полученной таблицы нужно получить оформленный отчет. Вид итогового отчета представлен на рис. 21
Список принятых на 1 курс
|
ФАКУЛЬТЕТ |
СПЕЦИАЛЬНОСТЬ |
ИМЯ |
ОТЧЕСТВО |
|
|
Экономический |
||||
|
Бухгалтерский |
||||
|
Круг |
Борис |
Моисеевич |
||
|
Быков |
Алексей |
Ильич |
||
|
Васильева |
Ольга |
Николаевна |
||
|
Финансы и кредит |
||||
|
Елкин |
Виктор |
Алексеевич |
||
|
Листьев |
Дмитрий |
Владимирович |
||
|
Исторический |
||||
|
История |
||||
|
Жакин |
Николай |
Якимович |
||
|
Анохин |
Сергей |
Павлович |
||
|
Мухин |
Олег |
Иванович |
||
|
Юридический |
||||
|
Юриспруденция |
||||
|
Ильин |
Петр |
Викторович |
Рис.22. Итоговый отчет по приему студентов на первый курс.
Подведем итог проделанной работе. Что же представляет собой информационная система «Приемная комиссия»?
Аппаратным обеспечением является персональный компьютер. Системной программной средой, в которой работает информационная система, является СУБД. База данных — это совокупность таблиц, объединенных в схему с исходной информацией о вузе, абитуриентах, результатах экзаменов.
Все прочие созданные нами объекты: запросы, формы, отчеты можно назвать прикладным программным обеспечением информационной системы.
Задание №2
Выполнить все действия по работе с базой данных «Приемная комиссия»,: формирование и вывод отчетов по данным из таблиц и результатам запросов.
Задание №3
Создать отчет с информацией о поступивших в университет, сгруппировав ее по городам. В отчет должны войти фамилии, имена, отчества поступивших, номера школ и названия факультетов.
Задание №3
Сформулировать не менее двух различных заданий на получение отчета по данным из таблиц самостоятельно построенной БД и выполненным запросам. Реализовать отчеты с помощью Мастера отчетов.