Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Лекція № 52
Тема: Оформлення актів
Мета: Навчитися правильно оформлювати акти, знати види актів, правила оформлення
План
Самостійне вивчення
Кількість примірників акта
1. Службові акти
АКТ — це документ, який засвідчує якийсь факт або подію. Складається однією або декількома особами. За сферою функціонування розрізняють акти службові, побутові та комерційні. Комерційні акти складають при прийманні - передаванні товару за кількістю і якістю. Службові охоплюють питання фінансово-господарської діяльності установ.
Для деяких видів актів (про оприбуткування тари, не зазначеної в рахунку постачальника; масу тари; переоцінювання товарів, матеріалів, що потребують маси тари; псування, бій, лом товару, матеріалу; повернення грошових сум покупцям за касою; контрольної перевірки інвентаризації цінностей, на списання основних матеріальних засобів, на списання неосновних матеріальних засобів тощо) створено уніфіковану форму, змінювати яку не можна.
Залежно від кількості порушуваних питань акти можуть бути простими (підтверджує один факт) і складними (підтверджує різні сторони однієї події, факту, наприклад, приймання завершення об'єкта будівництва та різні взаємозалежні події).
Складання акта здійснюється окремою спеціально уповноваженою особою (інспектором, аудитором, ревізором) або ж комісією, яка призначається керівником підприємства або вищими органами. Діяльність комісії може мати постійний характер (наприклад, інвентаризаційна комісія) чи тимчасовий — створена для констатації одного факту (події). Акти, складені особами, запрошеними з інших організацій, чи особами, спеціально уповноваженими вищими органами, називають зовнішніми. Акти комплексних перевірок нерідко мають розпорядчу форму, а тому з ними під підпис ознайомлюють усіх працівників, згаданих в акті, результати ж таких перевірок мають бути доведені до відома трудового колективу на загальних зборах. Досить часто такі акти є підставою для видання розпорядчих документів.
Акт оформлюють на загальному, спеціальному уніфікованому бланкові, або чистому аркуші паперу як з кутовим, так і з поздовжнім розташуванням постійних реквізитів. Перевагу надають кутовому розташуванню реквізитів.
2. Основні реквізити службових актів та вимоги до їх оформлення
Постійні реквізити
Реквізити загального чи спеціального бланка установи: 01-03 (залежно від установчих документів), 06 (за рішенням установи), 07, 08 (у разі потреби).
Назву виду документа (10) оформляють великими літерами, дотримуючись переважно кутового способу розміщення реквізитів (АКТ);
Змінні реквізити
Датою цього номіналу документа (11) є дата актування фактів чи подій. Якщо обстеження довготривале, то зазначають його останній день, а в текстовій частині додатково повідомляють про його початок та завершення.
Реєстраційний індекс документа (12) містить порядковий номер у межах діловодного року для цієї групи документів, який може бути доповнений за рішенням організації індексом справи за номенклатурою справ. Оскільки види номіналів актів переважно е ресурсною документацією, їх реєстрація, як правило, проводиться у бухгалтерії, відділі збуту та постачання тощо.
Місце складання або видання документа (14) вказує на місце актованої події, розміщують кутовим (без відступу від межі лівого берега) чи поздовжнім (центровано вздовж робочої площі документа) способом.
Гриф затвердження (17) проставляють у деяких актах, що потребують затвердження у вищих організаціях чи у керівника установи. Акт набуває чинності з дня його затвердження.
Заголовок до тексту (19), відповідаючи на запитання «Про що?», способом керування поєднується з назвою виду документа.
Наприклад:
Текст акта (21) складається із вступної та основної частин. Вступну частину службових актів будують за схемою:
Основна частина акта містить опис встановлених фактів. У разі потреби формулюють висновки та вносять пропозиції.
Текст акта включає детальний опис факту (об’єкта роботи), зазначення посади і прізвища особи, яка має відношення до події( факту), ступінь і характер участі в події, загальні висновки і пропозиції.
Текстову частину акта закінчують відомостями про те в якій кількості примірників він створений. Кількість примірників цього номіналу документа визначається інструкцією з діловодства або практичною потребою.
Наприклад:
З огляду на те що акт складається на підставі даних, отриманих у результат роботи комісії, дієслова, використані в тексті, мають форму минулого часу:
00.00.0000 комісія провела роботу; З 00.00.0000 по 00 00 0000 комісія провела інвентаризацію; Внаслідок перевірки установлено; Комісія установила; Житловий будинок був прийнятий Державною комісією; Комісія визначила продуктивність лінії.
Дієслова теперішнього часу вживаються в тій частині тексту яка містить пропозиції комісії.