Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
1. Access як потужний додаток Windows
Бази даних призначені для збереження інформації. Типовим прикладом що зберігається на комп’ютері бази данних є: інформація про працівників установи, облік продукції, робочі плани, облік пробаж.Access – це набір інструментальних засобів для створення та експлуатації реляційних баз даних. Крім того, Access – не лише потужна , гнучка та проста у використанні СУБД, а й система для роздроблення додатків, що працюють з базами даних. База даних може мати такі об’єкти: таблиці, запити, форми, звіти, макроси тощо.
2. Основні функції системи Access: Розбивати дані на логічно пов’язані частини; Вводити, змінювати і знаходити необхідні дані; Знаходити підмножини даних за заданими умовами; Створювати форми і звіти; Автоматизувати виконання стандартних завдань; Графічно встановити зв’язки між даними; Вставляти рисунки у форми і звіти; Створювати особисті готові до роботи з Базами даних програми, які вміщують меню, діалогові вікна і командні кнопки.
3. Елементи бази даних системи Access
База даних може мати такі об’єкти: таблиці, запити, форми, звіти, макроси тощо. створення бази даних завжди повинне починатися з розробки структури її таблиці. Таблиці – це основні об’єкти бази даних, у яких зберігаються всі дані. У табличній структурі адрес даних називається перетином стовпців та рядків. Стовпці називаються полями, а рядки – записами. Поля – це основні елементи структури бази даних, мають свої властивості. Від властивостей полів залежить, які типи даних можна вносити у поле, а які – ні , а також те, що можна робити з даними, що містяться у полі.
4. Проектування таблиць в Access
Для проектування таблиць в Access з організаційної точки зору у роботі з будь-якими базами даних є 2 режима: за допомогою режиму конструктор; експлуатаційний режим (режим користувача) при створенні структури таблиці одне поле (або комбінацію полів) треба назвати ключовим. З ключовими полями комп’ютер працює особливо. Він перевіряє їх унікальність та швидше виконує сортування за такими полями.
5. Типи даних полів Access
Access працює з такими типами даних: Текстовий, який використовується для зберігання звичайних форм тексту обмеженого розміру; Поле мемо, спеціальний тип даних для збереження великих обсягів тексту, до 65535 слів; Числовий, для збереження числових даних, має свій розмір (ціле, довге ціле…) в залежності від розміру має свої властивості; Дата або час, для збереження дати чи поточного часу формат запису може бути…; Грошовий, для збереження грошових сум (відображається число з грошовими одиницями); Лічильник, спеціальний тип даних для унікальних натуральних чисел з автоматичним нарощуванням. Природне використання для порядкової номерації.; Поле об’єкта Ole, спеціальний тип даних для зберігання об’єктів Ole, наприклад мульти недійних.
6. Параметри полів Access
Імя поля – визначає як варто звертатись до даних цього поля при автоматичних операціях з базою. Тип поля – визначає тип даних, що можуть міститися в цьому полі (текстовий, числовий, грошовий…) Розмір поля – визначає граничну довжину даних, що можуть розміщуватися в цьому полі. Формат поля – визначає спосіб форматування поля в комірках. Маска введення – визначає форму, в якій вводяться дані в таблицю (засіб автоматичного введення даних). Підпис – визначає заголовок стовпця для даного поля. Значення за замовчуванням – значення, що вводиться в комірці поля автоматично. Умова на значення – обмеження, використовуване для перевірки правил введення даних (засіб автоматизації введення, що використовується для даних, що мають числовий, грошовий тип та тип дата чи час). Повідомлення про помилку – текстове повідомлення, що видається автоматично при спробі введення у поле невірних даних. Обов’язкове поле – властивість, що визначає обов’язковість заповнення даного поля при заповненні бази. Ці властивості відносяться в основному до текстового типу, для інших типів полів вони можуть бути іншими.
7. Розміри полів в Access .
В залежності від типу даних розмір поля в Acces має різне значення: Текстовий (Значение по умолчанию) має число символів, яке не перевищує мінімальне із двох значень: 255 або значення властивості Размер поля (FieldSize), Поле МЕМО. включає до 65535 символов, Даты и время, относящиеся к годам с 100 по 9999, включительно, Поле объекта OLE. Объект До 1 Гбайт (ограничивается объемом диска).
8. Додавання та видалення полів в Access.
Время от времени вам понадобится добавлять в базу данных новые поля, в которые будет вводиться дополнительная информация. И наоборот: в определенных ситуациях отдельные поля вам будут больше не нужны, поэтому от них лучше избавиться. Чтобы добавить в таблицу базы данных новое поле, выполните приведенную ниже инструкцию.
1. Щелкните на одном из уже существующих в базе данных полей. 2. Перейдите во вкладу Режим таблицы. 3. Щелкните на кнопке Вставка (Insert) раздела Поля и столбцы. Microsoft Access вставит в текущую таблицу базы данных новое поле (столбец). Для удаления поля из таблицы базы данных выполните ряд действий. 1. Щелкните на удаляемом поле. Microsoft Access выделит весь столбец поля. 2. Перейдите во вкладку Режим таблицы. 3. Щелкните на кнопке Удалить (Delete) раздела Поля и столбцы. На экране появится запрос на удаление всех данных поля.
9. Встановлення поля первинного ключа в Access.
Чтобы установить для таблицы первичный ключ и завершить ее создание в режиме конструктора, выполните следующие действия: – в режиме конструктора выделите поле, которое будет играть роль первичного ключа; – кликните по кнопке Ключевое поле панели инструментов Конструктора таблиц или выберите команду главного меню Правка – Ключевое поле (слева возле имени выделенного поля появится символ ключа); – после указания ключевого поля таблицу необходимо сохранить, для чего необходимо кликнуть по кнопке Сохранить панели инструментов конструктор таблиц и в открывшемся окне ввести имя таблицы и кликнуть по кнопке Ок. Если первичный ключ не определен, то при выходе из режима конструктора появится соответствующее предупреждение, и программа Access предложит Вам создать ключевое поле до закрытия таблицы.
10. Редагування проекту таблиці в Access.
Редактирование структуры таблицы выполняется в режиме конструктора,
редактирование записей – в режиме таблицы.
11. Заповнення таблиці даними в Access.
Заполнение таблицы данными можно сделать несколькими способами непосредственно через режимы таблицы; режиме таблицы, предназначенном для ввода данных, их просмотра и редактирования; Через режим конструктора; режиме конструктора, предназначенном для создания и изменения таблицы. Через запросы и через команды sql.
12. Редагування записів в Access.
Редактирование записей таблицы можно сделать несколькими способами непосредственно через режимы таблицы; режиме таблицы, предназначенном для ввода данных, их просмотра и редактирования; Через режим конструктора; режиме конструктора, предназначенном для создания и изменения таблицы. Через запросы и через команды sql. Запросы могут исполнятся с определенных форм или непосредственно.
13. Звязування таблиць в ACCESS. Установка зв'язку між двома таблицями полягає в тому, що значення стовпчика(або стовпчиків) першої таблиці(джерела) поміщається в іншу таблицю. Таблиці встановлюють між собою зв'язок по ключовому полю таблиці-джерела.
14. Проектування запитів в ACCESS. Запити застосовуються користувачем для вибірки з бази даних інформації, яка його цікавить, тобто відповідає певним критеріям. Наприклад, може йтися про пошук всіх клієнтів, що живуть в Україні, або про вибір відомостей про торгові операції, здійснені за останній квартал. Якщо необхідно скласти запит на підставі декількох таблиць, то між цими таблицями попередньо необхідно встановити відношення, зв’язуючи поля одне з одним. Результат роботи запиту Access являє собою таблицю яка називається Dynaset (динамічний, тимчасовий набір даних). Під час кожного виконання запиту заново здійснюється вибірка даних. За способом побудови запити діляться на: QBE-запити (QueryByExample - запит за зразком), користувач дає їм визначення, специфікуючи окремі параметри у вікні проектування з використанням підказок (зразків), та SQL-запити (StructuredQueryLanguage - структурована мова запитів). Формулюючи їх, користувач застосовує інструкції і функції, створюючи деякий описання. QBE-запит Access легко транслює у відповідний SQL-запит. Під час зворотної операції можливі деякі нюанси та неточності. Запити можна поділити на певні категорії: запити на вибір інформації та виконання статистичних підрахунків, запити, що вносять зміни, параметричні та перехресні запити.
15. Види запитів в ACCESS. 1.Запити на вибірку - Існує чимало різних видів запитів, але найпростіші з них і, до того ж, використовувані найбільше часто - це запити на вибірку. З них і прийнято починати знайомство зі створенням запитів. Мета запиту на вибірку полягає в створенні результуючої таблиці, у якій відображаються тільки потрібні за умовою запиту дані з базових таблиць., 2.Бланк запиту за зразком, 3.Запити з параметром – У багатьох випадках користувачу треба надати можливість вибору того, що він хоче знайти в таблицях бази даних. Для цього існує спеціальний вид запиту - запит із параметром., 4.Підсумкові запити - Запити дозволяють не тільки відбирати потрібну інформацію з таблиць і обробляти її шляхом створення нових полів, що обчислюються, але і робити так називані підсумкові обчислення., 5.Обчислення в запитах - Поле, вміст якого є результатом розрахунку по вмісту інших полів, називається полем, що обчислюється ., 6.Запити на зміну - спеціально для розробників баз даних існує особлива група запитів, що називаються запитами на зміну. Вони дозволяють автоматично створювати нові таблиці або змінювати вже наявні.
16.QBE запити. QBE - запит за зразком – засіб для пошуку необхідної інформації в базі даних. Такий вид запиту формується не спеціальною мовою, а шляхом заповнення бланка запиту у вікні Конструктора запитів.
17.SQL-запити – це запит, який складається з послідовності SQL-інструкцій. Ці інструкції задають команди, які потрібно виконати із вхідним набором даних для створення вихідного набору. Наприклад, програма MS Access усі запити будує на основі SQL – запитів - щоб подивитися їх, потрібно в активному вікні проектування запиту виконати команду Вид/SQL.
18. Робота з формами в ACCESS. Форми – це об'єкти, за допомогою яких у базу вводять нові дані, переглядають наявні, а також здійснюють редагування даних, розміщених у таблиці. Форма подібна до бланка чи карточки (рис. 4). Прикладами форми є будь-який бланк, сторінки з паспорта, карточка з досьє чи бібліографічна карточка на книжку в бібліотеці. Одна форма містить дані лише з одного запису. Отже, форми є засобом організації інтерфейсу між користувачем і системою. Форми можна створювати на базі таблиць і запитів. У програмі Access прийнято створювати базу даних спочатку у вигляді таблиці, а пізніше відображати її у вигляді форм (в інших програмах, наприклад, MS Works навпаки).
19. Способи створення форм в ACCESS. Форму можно создавать с помощью мастера форм или конструктора форм, а также используя режим макета или модальное диалоговое окно. Самым простым способом является мастер форм, который не требует определенных навыков в работе с Access. Остальные способы то же не являются тяжелыми для работы, так как в элементах управления есть все нужные для создания формы элементы.
20. Режими відображення форм. Существует несколько режимов отображения форм: режим формы, режим таблицы, режим сводной таблицы, режим сводной диаграммы, режим макета, режим конструктора.
21. Додавання елементів керування. Элемент управления — это компонент на форме, использующийся для отображения сведений или ввода пользовательских данных. Для добавления элементов управления в форму достаточно в окне элементов управления выбрать нужный элемент, и затем вторым нажатием на форме поместить этот элемент в форму.
22. Кнопки керування. Кнопки управления позволяют менять какие-либо свойства, внешний вид(фон, вставка объектов, других элементов, изменение шрифта, добавление рамки, дополнительных полей и т.д.), функции, назначение формы
23. Вставлення гіперпосилань в форму. В форму можно вставлять гиперссылки в виде кнопок, которые позволяют переходить к другим элементам базы данных, таким как таблицы, макросы, запросы, другие формы, отчеты и и др.
24. Створення звітів в ACCESS. Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных. При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов. Отчеты создаются так же с помощью конструктора или мастера запросов.
25. Способи розташування звітів в Access. Звіт можна створити на базі однієї або декількох таблиць або запитів. Велика частина відомостей в звіті поступає з базової таблиці, запиту або інструкції SQL, що є джерелом даних для звіту. Останні відомості звіту зберігаються в його структурі. Для створення зв'язку між звітом і його вихідними даними застосовуються елементи управління. Ними можуть бути поля, що містять імена або числа, написи для заголовків. Поля можна поміщати в будь-який розділ звіту, але, як правило, їх розміщують в області даних. Спосіб відображення відомостей в кожному розділі визначається розташуванням елементів управління, такі як написи і поля.
26. Редагування звіту в ACCESS. Редагування звіту можна проводити багатьма способами. Ось декілька з них: Режим розмічування — це найзручніше подання для змінення звіту. У режимі розмічування звіт фактично є активним, тому дані відображаються так, як вони виглядатимуть після друку. В цьому поданні можна також вносити зміни до структури звіту. Оскільки під час змінення звіту можна переглядати дані, зручно настроювати ширину стовпців, додавати рівні групування та виконувати майже всі завдання для покращення оформлення звіту й полегшення його читання. Подання конструктора. Можна переглянути смуги колонтитулів для звіту або сторінки та групи, а також: 1) Додавання різноманітних елементів керування до звіту, наприклад підписів, ліній і прямокутників. 2) Редагування джерел елементів керування «Текстові поля» у власне текстових полях, без використання вікна властивостей. 3) Змінення певних властивостей, недоступних у режимі розмічування.4) Змінення звіту в режимі розмічування. В цьому режимі можна виконати такі операції: 1)Змінення ширини стовпця або поля; 2) Змінення висоти рядка або поля; 3) Додавання поля; 4) Макети елементів керування; 5) Видалення поля або стовпця; 6) Змінення параметрів сторінки; 7) Змінення форматування поля; 8) Зв’язування текстового поля з іншим полем; 9) Змінення джерела записів звіту; 10) Перенесення тексту в полі; 11) Додавання ліній сітки; 12) Додавання або змінення емблеми чи іншого зображення; 13) Додавання або змінення заголовка звіту; 14) Додавання номерів сторінок, поточної дати або часу; Макети елементів керування: Макети елементів керування — це напрямні, які вирівнюють елементи керування горизонтально й вертикально, щоб надати звіту охайного вигляду. Макет елементів керування можна порівняти з таблицею, де кожна клітинка таблиці містить елемент керування. Змінення параметрів сторінки: За допомогою елементів групи Макет сторінки на вкладці Параметри сторінки можна змінити розмір, орієнтацію, поля сторінки тощо.
27. Області звіту в Access.
Структура звіту в Access складається з кількох розділів. Типи розділів і їх використання: Верхній колонтитул звіту. Цей розділ друкується лише один раз на початку звіту. Зазвичай використовується для даних, які відображаються на титульній сторінці, таких як емблема, заголовок або дата. Верхній колонтитул сторінки. Цей розділ друкується у верхній частині кожної сторінки. Він використовується для повторення заголовку звіту на кожній сторінці. Верхній колонтитул групи. Цей розділ друкується на початку кожної нової групи записів. Він використовується для друку назви групи. Наприклад у звіті, згрупованому за товарами, верхній колонтитул групивикористовується для друкуназви товару. Відомості. Цей розділ друкується один раз на кожен рядок джерела записів. У ньому розташовуються елементи керування, які складають основний вміст звіту. Нижній колонтитул групи. Цей розділ друкується наприкінці кожної групи записів. Він використовується для друку підсумкової інформації за групою. Нижній колонтитул сторінки. Цей розділ друкується наприкінці кожної сторінки. Він використовується для друку номерів сторінок або даних, які стосуються кожної сторінки. Нижній колонтитул звіту. Цей розділ друкується лише один раз наприкінці звіту. Він використовується для друку підсумків або іншої підсумкової інформації за всім звітом.
28. Вбудовуванняелементів керування в звіт.
Елементи керування — це об’єкти, які відображають дані, виконують дії та надають можливості перегляду й роботи з інформацією, що вдосконалює інтерфейс користувача . Access підтримує три типи елементів керування: приєднані, вільні та обчислювані. Приєднаний елемент керування. Це елемент керування, джерелом даних якого є поле таблиці або запиту. Приєднані елементи керування використовуються для відображення значень, які отримуються з полів бази даних. Значення може бути текстом, числом, значенням «Так/Ні», зображенням або схемою. Текстове поле — найпоширеніший тип приєднаного елемента керування. Наприклад, текстове поле форми, в якому відображається прізвище працівника, може отримувати дані з поля «Прізвище» таблиці «Працівники». Вільний елемент керування. Елемент керування, який не має джерела даних (поля або виразу), називається вільним. Вільні елементи керування використовуються для відображення відомостей, ліній, прямокутників і зображень. Наприклад, підпис, в якому відображається назва звіту, є вільним. Обчислюваний елемент керування. Це елемент керування, джерелом даних якого є вираз, а не поле. Значення, яке слід використовувати як джерело даних для цього елемента керування, вказується через визначення виразу. Вираз може бути комбінацією операторів (наприклад = і + ), імен елементів керування, імен полів, функцій, які повертають одне значення, і констант. Елемент керування приєднується до поля через ідентифікацію поля, з якого елемент керування отримує дані. Можна створити елемент керування, приєднаний до вибраного поля, перетягнувши поле з області Список полів до звіту. В області Список полів відображаються поля базової таблиці або базового запиту звіту. Для відображення області Список полів на вкладці Конструктор у групі Елементи керування виберіть елемент Додати наявні поля.
29. Скріплення елементу керування з полем таблиці в Access.
Спосіб приєднання поля до елемента керування — ввести ім’я поля в самому елементі керування або в полі значення Джерело елемента керування на аркуші властивостей елемента керування. На аркуші властивостей визначаються характеристики елемента керування, зокрема ім’я, джерело даних і формат. Для створення елемента керування краще використовувати область Список полів, оскільки: приєднаний елемент керування має пов’язаний підпис, який приймає ім’я поля за промовчанням, тому не потрібно вводити підпис власноруч; приєднаний елемент керування успадковує багато настройок поля з базової таблиці або базового запиту.
30. Обчислення в звітах.
В Access можна виконувати такі обчислення: Додавання суми або іншої агрегатної функції в поданні розмічування. Подання конструктора надає додаткові можливості керування розташуванням і виглядом підсумкових значень. У згрупованих звітах можна помістити підсумкові значення й інші агрегатні функції у верхній або нижній колонтитул кожної групи. Агрегатні функції для всього звіту можна помістити в розділах Верхній колонтитул звіту або «Нижній колонтитул звіту». Обчислення відсотків. Обчислення суми з нагромадженням (накопичений підсумок). За допомогою Office Access 2007 у звіті можна створити суму з нагромадженням. Сума з нагромадженням — це сума, доданки якої зібрані з записів усієї групи або навіть усього звіту.
31. Попередній Перегляд Звіту в ACCESS.
За допомога режиму попередня переглядання можна переконатися, що звіт буде надруковано правильно. Режим попередня переглядання можна використовувати для переглядання звітів, створення в будь-яких версіях Office Access. ЗАПУСК РЕЖИМУ Попередня Перегляд: 1. В області переходів клацніть правою кнопкою миші звіт, Який потрібно переглянути, І виберіть пункт Попередній Перегляд в контекстного меню.-або-натисніть кнопку Microsoft Office, укажіть стрілку навпроти пункту Друк, відтак виберіть команду Попередній перегляд.-або-Якщо звіт відкрито, клацніть правою кнопкою миші вкладку документа Звіту й виберіть команду Попередній Перегляд. 2. Натискаючі кнопки переходу Між записами, можна переходити від однієї сторінки Звіту до іншої.
32. Друк звітів в ACCESS:
Якщо потрібно надрукувати деякі сторінки звіту і якщо потрібно вибрати принтер або змінити параметри, такі як розмір полів або кількість колонок. В області переходів виберіть звіт, який потрібно надрукувати. Відкривати звіт потреби немає, проте це можна зробити, якщо потрібно перевірити його на наявність помилок, наприклад, із макетом, або переконатися, що друкуватимуться потрібні дані. Натисніть кнопку Microsoft Office, відтак виберіть команду Друк. Сполучення клавіш Натисніть сполучення клавіш CTRL+P. Відображається діалогове вікно Друк. Установіть або змініть параметри в діалоговому вікні за потребою, відтак натисніть кнопку Друк, щоб надрукувати звіт. Для отримання довідки з параметрів натисніть кнопку Довідка, після чого клацніть поле або елемент керування, для якого потрібно отримати довідку. Швидкий друк цілого звіту:В області переходів клацніть звіт правою кнопкою миші й виберіть пункт Друк. -або- На пнелі швидкого доступу виберіть команду Швидкий друк -або- Натисніть кнопку Microsoft Office, укажіть стрілку навпроти пункту Друк, відтак виберіть команду Швидкий друк. Access надрукує весь звіт із використанням полів, колонтитулів і орієнтації паперу (книжкової або альбомної), які для нього зазначено.
33. Способи захисту бази даних в Access .
Найбільш надійний спосіб захисту даних Access – зберігання таблиць на сервері.