Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
Учреждения образования «Гомельский государственный профессионально-технический колледж электротехники»
Документоведение
информационное и
организационное обслуживание
ПИСЬМЕННАЯ
ЭКЗАМЕНАЦИОННАЯ РАБОТА
на тему: «Организация документооборота, обработка
входящих и внутренних документов».
«Использование мультимедиа проектора
на рабочем месте».
Выполнила:
учащаяся группы ОП-16 В.С.Кустарёва
Проверил: Т.А.Квятковская
М.В.Карпович
Гомель 2014
Содержание
Введение
1.Организация документооборота, обработка входящих и внутренних документов 1-11.
2. Использование мультимедиа проектора на рабочем месте 12-13.
3. Безопасность секретаря на рабочем месте 14-15.
4.Техника безопасности при работе с мультимедиа проектором 17-19.
5. Список источников литературы 20.
Введение
Организация работы с документами предполагает организацию документооборота в учреждении, хранение документов и их использование влекущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.
Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию, и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило, года. Объем документооборота – важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организации важный организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.
Применение проекционного оборудования оказывает сильное воздействие на эмоциональный настрой аудитории, помогая докладчику быстрее добиться понимания у слушателей. В моменты, требующие особо высокой концентрации и быстрой реакции, череда убедительных образов способна значительно помочь человеку: демонстрация сложных процессов на большом экране помогает глубже понять природу явления, а показ критических ситуаций в натуральную величину - оценить информацию и принять необходимое решение.
Характеристики и принципы организации документооборот
Термин «документооборот» появился в российском (советском) документоведении в 1920-х гг. В результате многолетних научных исследований в области управленческого труда и делопроизводства основные правила движения документов и рациональной организации документооборота к середине 1970-х гг. были сформулированы в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).
Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Организация документооборота предполагает разработку и соблюдение правил движения и обработки документов в организации, касающихся:
1)последовательности перемещений документов;
2)выполнения операций с документами (получения, рассмотрения и распределения, передачи на исполнение, организации исполнения, отправки);
3)технологической обработки документов (регистрации информационно-справочной работы, контроля за сроками исполнения).
В соответствии с ЕГСД общие принципы организации документооборота:
1)оперативность движения документов;
2)обеспечение единообразия в порядке прохождения и при обработке основных групп документов;
Документооборот — технологический процесс, который характеризуется качественными и количественными параметрами.
К качественным характеристикам документооборота, в частности, относят:
1)разделение его на документопотоки, различающиеся по составу, направлению движения и порядку обработки документов;
2)особенности маршрутов движения определенных групп документов.
По отношению к аппарату управления внутри организации выделяют входящий документопоток (документы, поступающие в организацию), исходящий документопоток (документы, отправляемые из организации), внутренний документопоток (документы, при создании и использовании не выходящие за пределы подготовившей их организации).
Маршрут движения документа включает все этапы его перемещения в организации от получения или создания до отправки или подшивки в дело.
Количественные характеристики документооборота:
• параметры объема документооборота (общего и по отдельным документопотокам);
• время движения документов (полного жизненного цикла I в организации, этапа — в отдельном подразделении).
Объем документооборота — количество документов, поступивших в
-1-
организацию и созданных ею за определенный период.
При определении объема документооборота учитывают все входящие, исходящие и внутренние документы (как регистрируемые, так и нерегистрируемые) и их копии. Для получения достоверных сведений каждый документ должен быть учтен один раз. Объем документооборота выражают дробью, в числителе которой — количество подлинников, в знаменателе — количество копий.
Регулярный учет объема документооборота производят в целях анализа и упорядочения работы с документами в организации, изучения загруженности ее отдельных структурных подразделений и должностных лиц. Результаты учета используют для определения оптимальной штатной численности службы ДОУ (отдела делопроизводства).
Документооборот бумажных и электронных документов в организации должен быть организован по единым принципам и желательно с последующим объединением всех источников документной информации в общий информационный массив.
-2-
Движение входящих, исходящих и внутренних документов
1.Входящие документы.
При приеме корреспонденции проверяют целостность упаковки и правильность адресования, затем при вскрытии упаковки — наличие всех указанных в документе вложений. На поступившие документы проставляют отметку о поступлении, на которой указаны наименование организации, дата поступления и порядковый учетный номер. Первичная обработка заканчивается сортировкой документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Обычно в канцелярию передают документы, адресованные руководству или в организацию без указания должностного лица. Документы, адресованные структурным подразделениям и отдельным должностным лицам» а также нерегистрируемые в канцелярии, передают по назначению. Предварительно документы рассматривают в канцелярии, какие документы должны быть переданы руководству, а какие могут быть сразу отданы на исполнение непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Таким образом руководителей освобождают от излишнего потока второстепенной информации, а маршруты движения документов оптимизируют.
Эту работу поручают специалистам службы ДОУ, секретарю или помощнику руководителя которые хорошо знают распределение обязанностей между должностными лицами организации и обладают доверием со стороны руководства организации.
После рассмотрения руководителем документы в соответствии с его резолюцией передают на исполнение или ознакомление. Формы исполнения могут быть различными: подготовка ответа на входящий документ или внутреннего распорядительного документа, проведение переговоров, организация мероприятий и т.д.
После исполнения документа на нем ставят отметку об исполнении документа, содержащую краткую информацию о произведенных действиях, и документ передают на хранение в делопроизводстве.
2.Исходящие и внутренние документы.
Работа с исходящими документами, как инициативными, так и ответными, включает этапы:
• подготовка проекта документа;
• оформление и согласование (визирование) проекта;
• подписание проекта;
• регистрации документа;
• отправка из организации.
-3-
Для подготовки проекта документа собирают информацию по теме документа, изучают нормы и положения соответствующих правовых актов и нормативных документов, анализируют ранее изданные документы организации.
Проект документа согласуется с руководителями структурных подразделений и специалистами (внутреннее согласование). Согласование может быть и внешним (проект документа направляют соответствующим организациям или должностным лицам этих организаций).
При параллельном согласовании размноженный проект документа может быть одновременно роздан участвующим в I подготовке организациям и лицам. Однако иногда требуется последовательное согласование (в соответствии с функциями сторонних организаций и структурных подразделений организации).
Затем документ (вместе с приложениями к нему) передают руководителю организации, обладающему правом подписи этой группы документов. Для сокращения маршрутов движения целесообразно там, где это возможно, делегировать право подписи документов нижестоящим руководителям (заместителям водителя, руководителям структурных подразделений).
После подписания исходящий документ передают в службу ДОУ или секретарю для регистрации, затем - на отправку. Если документ ответный, то его копию подшивают вместе поступившим документом, а на документе и в регистрационной форме проставляют отметки об исполнении.
Перед отправкой проверяют правильность оформления документа (наличие подписи, даты, регистрационного индекса), наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров числу адресатов, правильность адресования.
На отправляемую корреспонденцию составляют почтовые реестры. Документы обрабатывают и отправляют в тот же день или не позднее первой половины следующею рабочего дна после подписания.
Работу с внутренними документами на этапах подготовки и оформления организуют так же, как и с исходящей документацией. На этапе исполнения маршруты движения внутренних документов совпадают с входящим документопотоком.
-4-
Регистрация документов
Регистрация документа — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
При регистрации в информационно-поисковую систему (ИПС) организации вводят учетные данные о документе (его реквизиты и другие метаданные), а также присваивают документу уникальный регистрационный индекс. Это позволяет сформировать банк данных по всем документам организации и ОВД осуществлять поиск документов по внесенным в информационную систему параметрам (метаданным документа).
Регистрация внутренних и исходящих документов, подтверждает факт их создания в данной управленческой системе и отправки адресатам, — необходимое условие придания эти документам официального характера и юридической силы.
Регистрация входящих документов не только подтверждает факт их получения, но и накладывает на получившую организацию ответственность за использование содержащейся в документах информации.
В обязательном порядке регистрируют документы, которые требуют исполнения, могут служить доказательством выполнения юридических обязательств и управленческих действий или могут быть использованы в справочных целях в дальнейшей деятельности организации.
Регистрации подлежат документы:
• поступающие от органов власти и управления или вышестоящих организаций, а также направляемые в их адрес;
• входящие документы, которые требуют решения или ответа, и соответствующие исходящие;
• важнейшие внутренние (организационные и распорядительные) документы (приказы, распоряжения, протокол и т.д.);
• документы, содержащие информацию о деятельности организации (планы, отчеты, справки, акты, доклады, договор и т.д.);
• ценная и заказная корреспонденция.
Не регистрируют документы, присланные для сведения и не требующие ответа: поздравительные письма, информационные и рекламные материалы, приглашения на различные мероприятия и т.п.
Форма регистрации может быть централизованной, при которой все документы регистрируют в одном месте – службе ДОУ или децентрализованной, когда регистрация происходит и в службе ДОУ, и в структурных подразделениях.
Категории не регистрируемых в организации, а также регистрируемых вне службы ДОУ документов должны быть определены в соответствующие перечнях документов, составляемых в качестве приложений к инструкции по делопроизводству.
-5-
Использование САДД сокращает затраты времени на ввод в ИПС учетных данных о документе и позволяет максимально централизовать регистрацию. При децентрализованной форме регистрации САДД предоставляет возможность создать единую базу данных обо всех документах организации, включая территориально удаленные структурные подразделения.
Основные правила регистрации документов:
• однократность регистрации (документ в организации регистрируют один раз, и при передаче документа из одного подразделения в другое его регистрационный номер не изменяют);
• регистрации подлежат документы, поступающие в организацию или отправляемые из нее по всем каналам: по почте, электронной почте, факсимильной связи, курьером;
• входящие документы регистрируют в день поступления, исходящие — в день подписания, телеграммы — немедленно после их получения, их сразу передают адресату.
Регистрационный индекс (номер) документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Регистрационный индекс документа означает его принадлежность к конкретной классификационной группе и его порядковый номер внутри этой группы. Как правило, индекс состоит из арабских цифр, к которым могут добавлять буквы. Порядковый номер присваивают, начиная с номера 01, с 01 января по 31 декабря включительно (при регистрации в рамках календарного года). Для разделения документов по классификационным группам используют номенклатуру дел, в которой каждой группе документов (делу) присваивают свой индекс. Индекс дела состоит из условного, чаще всего цифрового обозначения (индекса) структурного подразделения и номера дела в этом структурном подразделении. Например, индекс дела 02-06 означает, что дело заведено под номером 06 в структурном подразделении с индексом 02. Таким образом, регистрационный индекс документа из индекса дела и порядкового номера документа, а регистрируемом массиве. Например, если порядковый номер входящего документ 645 и после исполнения он будет помещен в дело индексом 02-06, то регистрационный индекс этого документа – 02-06/645.
Исключение составляют внутренние распорядительные документы, индексами которых являются их порядковые в каждой группе документов, присваиваемые им в течении календарного года, учебного года (для учебных заведений) срока полномочий органов. К индексам приказов по личному составу могут быть добавлены буквы «л/с» (личный состав) или «к» (кадры).
-6-
Регистрационные формы
Сведения о документе вводят в ИПС, заполняя регистрационные формы: журналы и регистрационные карточки.
Журнальную форму используют в небольших организациях (при объеме документооборота — до 500 документов в год). Разные виды документов регистрируют в разных журналах. Так как журнальная форма обеспечивает лучшую сохранность сведений о документах, она предпочтительна при регистрации документов строгого учета, например, конфиденциальных документов, документов об образовании, документов, удостоверяющих личность, и т.д. При карточной форме регистрации учетные сведения о документе вносят в поля регистрационно-контрольной карточки (РК), форма которой была закреплена в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД). В настоящее время организация может сама определять форму карточки, ее состав реквизитов. РК имеет лицевую и оборотную стороны. Лицевая предназначена для регистрации входящих документов, оборотная — исходящих и внутренних. Сведения о письме-ответе вносят на оборотную сторону карточки с учетными входящего письма.
При регистрации документа обычно заполняют три экземпляра карточки: один — для справочной картотеки, второй — для контрольной картотеки, третий — вместе с документом передают исполнителю.
Карточная форма регистрации позволяет одновременно создавать справочные картотеки по нескольким критериям (хронологии, адресатам, корреспондентам, исполнителям и т.д.).
Контрольную картотеку формируют из карточек документов, поставленных на контроль. После исполнения документа его карточку удаляют из контрольной картотеки. Компьютерную регистрацию документов в САДЦ осуществляют путем заполнения электронной РК.
Часть полей РК заполняется автоматически системой при начале регистрации документа (например, регистрационный номер, дата регистрации), некоторые вводят вручную (в частности, краткое содержание документа, номер входящего документ та, проставленный организацией-автором). Еще один способ ввода данных — с использованием справочников.
Для настройки программы на структуру организации-пользователя и технологию ее делопроизводства, а также автоматизации ввода данных в систему создают так называемые «справочники».
При заполнении РК в САДД «Дело» используются справочники:
• «Список организаций» и «Граждане» — наименования и адреса организаций или фамилии и адреса граждан, с которыми ведут переписку, и используют при заполнении полей (Корреспондент или Адресат);
• «Подразделения» — данные об организационной структуре предприятия, его подразделениях, должностных лицах этих подразделений и связанных с ними разделах (картотеках);
• «Номенклатура дел» — заголовки и индексы дел организации;
-7-
• «Группы Документов, — информация о группах документов объединенных по общему тематическому признаку подразделений или переписки;
• «Стандартные тексты» — стандартные формулировки реквизитов РК: резолюций, краткого содержания документов, отчетов исполнителей, оснований для снятия с контроля и списания в дело;
• «Рубрикатор» — наименования рубрик, объединенных по группам. При регистрации документ может быть отнесен к той ил и иной рубрике (теме), по которой в дальнейшем может осуществляться поиск;
• «Виды доставки» — список возможных видов доставки (почта, курьер, факс, электронная почта и т.д.);
• «Грифы доступа» — список возможных грифов доступа (общий, ДСП и т.д.);
• «Типы виз» — формулировки, используемые при визировании проектов документов.
С помощью справочников определенные поля РК заполняют, выбирая значение из соответствующих справочников, либо система сама находит нужное значение при наборе с клавиатуры нескольких первых букв реквизита. Использование справочников ускоряет ввод данных в РК документа и снижает вероятность ошибки при регистрации.
Состав полей РК может быть расширен, причем программа предусматривает возможность самостоятельного создания пользователями новых полей.
К РК документа можно прикреплять файлы документов (текстовые и/или графические), которые можно использовать при исполнении данного документа или проведении информационно-аналитической работы с документным массивом организации.
В САДЦ существует опция «Поточное сканирование», которая позволяет осуществлять массовый ввод в САДД электронных образов бумажных документов. Для этого при регистрации на первых листах документов или на отдельных чистых листах (листах-разделителях) печатается назначаемый системой уникальный штрих-код. В процессе сканирования и распознавания система анализирует штрих-код и обрабатывает отсканированные документы в соответствий с указанной в нем информацией. В результат электронные образы документов, полученные в заданном формате, автоматически прикрепляются к соответствующим РК.
Система способна в автоматизированном режиме регистрировать переданные по электронной почте документы, в том числе снабженные электронной цифровой подписью (ЭЦП).
Файлы документов, прикрепляемые к РК при регистрации, могут быть защищены сертифицированными средствами ЭЦП.
Таким образом, регистрация документов в САДД позволяет сократить затраты времени на регистрацию документов, вводить больше сведений о документе и при необходимости связывать РК с электронной версией документа.
-8-
Контроль исполнения документов
Контроль за исполнением принятых управленческих решений, в том числе и
зафиксированных в документной форме, — важная функция управления организацией.
Контроль исполнения документов — совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
В ГОСТ Р 6.30-2003 и других нормативно-методических документах по делопроизводству использован термин «контроль исполнения документов». В утвержденных в 2005 г. нормативных документах, регламентирующих деятельность федеральных органов исполнительной власти, содержатся термины: «контроль исполнения поручений», «контроль за исполнением поручений», «контроль за рассмотрением поступивших в федеральный орган исполнительной власти обращений». Новая редакция терминов правомерна, так как исполнению подлежат именно поручения, а обращения граждан не «исполняются», а рассматриваются.
Поручения могут содержаться в документах (например, приказах, распоряжениях, письмах вышестоящих организаций) или в резолюции руководителя на документе. Кроме того, в некоторых организациях поручения считают особым видом документов и оформляют на бланках поручений.
Цели контроля исполнения документов — содействие качественному и своевременному выполнению решений руководства организации и структурных подразделении, а также получение информации для оценки эффективности деятельности/ должностных лиц и подразделений организации.
Основные направления контроля:
• контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов и данных поручений;
• контроль своевременности выполнения документов;
• контроль соответствия формы создаваемых документов требованиям нормативных актов.
Контроль «по существу» входит в должностные обязанности руководителей всех уровней. При большом объеме контрольных документов в организации создают специальное контрольное подразделение (самостоятельное или в составе службы ДОУ);
Контролирует сроки исполнения, а также правильное, т.е. соответствующее нормативным требованиям, оформление документов служба ДОУ.
Руководители подразделений и исполнители несут ответственность за полноту и своевременность исполнения документа, а работники, готовящие проекты документов, — за правильность использования форм, бланков, составление и оформление проектов.
Задачи контроля исполнения:
-9-
• проверка сроков исполнения;
• регулирование хода исполнения документов;
• учет и анализ результатов исполнения документов по отдельным структурным подразделениям и организации в целом, информирование руководителей о результатах проведенного обобщения и анализа.
Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными, их исчисляют в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших из других организаций с даты их поступления.
Типовые сроки исполнения устанавливают законодательные акты и нормативные документы государственных органов управления, ведомственные подзаконные акты. В организациях для определенных групп документов могут быть установлены типовые сроки исполнения, не указанные в законах и подзаконных нормативных актах. На документы с типовыми сроками исполнения составляют «Перечень документов с типовыми сроками исполнения», который является приложением к инструкции по делопроизводству организации.
Индивидуальные сроки устанавливают вышестоящие организации или руководитель в тексте документа либо в резолюции. Изменить срок исполнения можно только по указанию организации или руководителя, установивших этот срок.
Текущий контроль осуществляется путем ежедневной подготовки и предоставления руководству сведений о документ» с истекшими сроками хранения.
Предупредительный контроль — своевременное (за 3-5 дней) предупреждение работников о приближении сроков исполнения документов. Это может быть сделано в устной форме или путем направления письменного напоминания.
Документ считают исполненным и снимают с контроля после выполнения всех установленных в нем заданий и информирования об этом всех заинтересованных организаций и лиц.
Снять документ с контроля после его исполнения может лишь должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель. Отметку о снятии с контроля проставляют в левом нижнем углу документа, а также в его РК.
Итоговый контроль состоит в обобщении и анализе данных исполнения документов в организации. Он ведется путем периодического составления (обычно ежемесячно, ежеквартально и ежегодно) сводки итогового контроля.
Наиболее характерные причины несвоевременного исполнения документов:
•слишком высокая степень централизации полномочий;
•перегрузка отдельных руководителей и исполнителей;
•недисциплинированность работников;
•установленные нереальные сроки исполнения;
•неэффективная система организации документооборота.
-10-
Причины нарушения сроков исполнения анализируют. Результаты анализа используют для совершенствования деятельности организации в целом и работы отдельных структурных подразделений, повышения исполнительской дисциплины оптимизации подготовки документов и документооборота.
Технология контроля исполнения документов службой ДОУ при журнальной и традиционной картонной формах регистрации состоит в:
постановке документов на контроль, при этом на верхнем поле контрольных документов и в регистрационной форме (журнал. РК) проставляют отметку о контроле — «К»;
•направлении карточки контролируемого документа исполнителю;
•формировании картотеки РК контрольных документов и ее ежедневном просмотре;
•устном или письменном напоминании исполнителю о приближении срока исполнения документов;
•получении информации о ходе и результатах исполнения и записи ее в РК;
•снятии документа с контроля (с типовыми сроками – самостоятельно, с •индивидуальными – по указанию должностного лица, ответственного за контроль исполнения документа);
•составлении текущих и итоговых отчетов (сводок) по исполнению документов.
В САДД под не ним документа автоматизирован.
При введении в РК плановой даты исполнения происходит его автоматическая постановка на контроль. На контроль может быть поставлено исполнение как отдельных резолюций, так и документа а целом. РК контрольного документа и сама резолюции выделяются определенным визуальным признаком.
Система позволяет автоматически формировать и рассылать по локальной сети напоминания исполнителям о приближении срока выполнения.
Для контрольных документов и резолюций автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются документы с истекшими срока ми исполнения. Система способна автоматически формировать сводки об исполнении контрольных документов, при этом периодичность и форму итоговой сводки определяет руководитель.
-11-
Мультимедиа проектор на рабочем месте
Одним из необходимых условий успешной работы школы является ее рекламная деятельность. Можно рекламировать себя через Интернет (создание своего Web-сайта), можно через периодическую печать, а можно через различные выставки и семинары.
В последнем случае необходимым условием является динамичность, красочность и доходчивость представляемого материала. Презентация или доклад можно выполнить с применением нескольких средств.
Первым и наиболее распространенным является overhead (проекционный аппарат). Это устройство позволяет проецировать на экран изображение с прозрачной пленки или специальной жидкокристаллической панели. На пленку с помощью струйного или лазерного принтера наносятся текстовая и графическая информация. Пленки для каждого принтера выбираются отдельно. Для лазерного принтера или копировального аппарата они должны быть термостойкими, чтобы выдержать контакт с разогретым термобарабаном. Для струйного принтера пленка отличатся ноздреватой структурой, благоприятствующей скорейшему высыханию чернил.
Жидкокристаллические панели позволяют выводить информацию с компьютера и проецировать ее на экран с помощью overhead. К сожалению, изображение на этих панелях не отличается большой насыщенностью и требуется большая мощность ламп на проекторе, чтобы получилось удовлетворительное изображение.
Проекционные аппараты по конструкции делятся на портативные и стационарные. В портативных аппаратах лампа накаливания совмещена с линзовым аппаратом. Лучи света отражаясь от зеркальной поверхности проходят через линзовую систему и выводятся на экран. Такая отражательная конструкция позволяет сократить габариты аппарата, но не позволяет обеспечить большую мощность лампы.
В стационарных аппаратах лампа накаливания находится внутри корпуса и подвергается принудительному охлаждению. Свет проходит сразу от лампы через пленку в линзовое устройство и изображение выводится на экран. Такая конструкция позволяет устанавливать лампы накаливания большой мощность, но увеличиваются размеры и вес аппарата в целом.
Второе средство для проведения презентаций – видеоролик. Это небольшой сюжет школе. Длительность видеоролика не должна быть большой, порядка 5-10 минут, чтобы не утомлять, с одной стороны, зрителя, а с другой стороны впечатление о школы у зрителя складывается уже в первые минуты просмотра и нет большого смысла тратить дальнейшее время. Для представления ролика подходят общеизвестные видеокассета с роликом, видеомагнитофон и телевизор.
Третье, последнее и самое впечатляющее – мультимедиа-проектор. Мультимедиа- проектор является, по сути, большеразмерным монитором
-12-
компьютера со всеми его возможностями. Источником света в таком проекторе является электродуговая лампа, срок жизни которой ограничен 1500-2000 часов. Свет от такой лампы проходит через жидкокристаллическую матрицу и выводится на экран. Кроме изображения, мультимедиа проектор позволяет выводить и звуковое сопровождение.
Мультимедиа проектор способен выводить информацию как с компьютера, так и видеомагнитофона. В последнем случае он выступает как проекционный телевизор. Такие возможности проектора наиболее эффективно используются, если в качестве презентации выступает или видеоролик, или презентационная программа, подготовленная, например, в Microsoft Power Point. В этом случае при правильной подготовке материала удается достичь наибольшего результата.
Основные требования при эксплуатации средств презентации следующие:
·Во-первых, всегда необходимо учитывать, что для создания сильного светового потока, чтобы создать сочную картинку на экране, используются мощные лампы. Поэтому нельзя смотреть в исходящий от линзового устройства проектора световой поток. Это отрицательно сказывается на зрение.
·Во-вторых, опять же из-за мощного потока нельзя закрывать зеркало в проекционном аппарате или крышку на объективе в мультимедиа-проекторе. В этом случае поток света будет идти не на экран, а обратно в аппарат, что ведет к его перегреву и, в лучшем случае, к перегоранию лампы, а худшем – к пожару.
В школе которой я работа, использовался мультимедиа проектор
Panasonic PT-L735E:
-13-
Основные характеристики Panasonic PT-L735E
Габариты:
Ширина – 359 мм
Высота – 115 мм
Глубина – 248 мм
Вес – 4.2 кг
Изображение:
Контрастность – 300
Световой поток – 2 600 ANSI лм
Тип коррекции трапецеидальных искажений – вертикальная/горизонтальная
Лампа:
Тип – UHM
Количество – 1
Мощность каждой лампы – 200 Вт
срок службы – 3 000 ч
Проекционное расстояние:
Минимальное – 1.2 м
Максимальное – 11.8 м
Размер по диагонали:
Минимальный – 1.02 м
Максимальный – 7.62 м
Минимальная частота развертки:
Вертикальной – 50 Гц
Горизонтальной – 15 кГц
Максимальная частота развертки:
Вертикальной – 87 Гц
Горизонтальной – 91 КГц
Звук:
Число встроенных громкоговорителей – 2
Мощность каждого громкоговорителя – 5 Вт
Уровень шума – 28 дБ
-14-
Безопасность секретаря на рабочем месте
1.Общие требования безопасности:
1.1. К работе в качестве секретаря-машинистки допускаются лица в возрасте не моложе 18 лет, прошедшие обязательный медицинский осмотр при поступлении на работу, а также вводный инструктаж у инженера по охране труда, а затем первичный инструктаж на рабочем месте, а также:
-стажировку;
-повторный инструктаж;
-выполнять только ту работу, которая входит в обязанности секретаря-машинистки;
-использовать безопасные методы труда.
1.2. Секретарь-машинистка должна знать:
-действие на человека электрического тока;
-требования производственной санитарии и техники безопасности;
-правила внутреннего трудового распорядка;
--инструкцию по техническому обслуживанию печатной машинки или компьютера;
1.3.Секретарь-машинистка обязана выполнять правила личной гигиены, правила ношения спецодежды
При нахождении на железной дороге секретарь-машинистка должна соблюдать следующие требования:
-железнодорожные пути проходить только в установленных местах;
-переходить пути только под прямым углом;
-переходить путь, занятый составом, только пользуясь переходными площадками вагонов;
-обходить группы вагонов не ближе 5 м от автосцепки;
-при сходе с вагона держаться за поручни и располагаться лицом к вагону;
-обращать внимание на ограждающие светофоры;
-не перебегать пути перед движущимся составом;
-не подлезать под вагоны;
-не наступать на оборванные электрические провода.
1.4. Секретарь-машинистка обязана руководствоваться в работе своей должностной инструкцией, настоящей инструкцией, инструкцией по санитарному режиму и инструкциями завода изготовителя на печатную машинку или компьютер, обязана уметь оказать первую медицинскую помощь пострадавшим при несчастных случаях на производстве.
2. Требования безопасности перед началом работы:
2.1. Секретарь-машинистка обязана подготовить свое рабочее место к безопасной работе, привести его в надлежащее санитарное состояние, подвергнуть влажной уборке.
2.2. Перед началом работы секретарь-машинистка обязана проверить исправность и заземление печатной машинки или компьютера.
-15-
3. Требования безопасности во время работы:
3.1. Перед включением печатной машинки или компьютера в электросеть необходимо проверить заземление корпуса.
3.2. Включение машины в сеть электропитание должно осуществляться через специальную рукоятку.
3.3.Выполнять только ту работу, которая поручена начальником АХО
3.4. Следует помнить, что при работе на компьютер могут оказаться следующие опасные факторы:
-повышенные уровни электромагнитного излучения;
-повышенный уровень статического электричества;
-напряжение зрения;
-эмоциональные нагрузки;
-большой объем информации.
3.5.. Запрещается проводить ремонтные работы с машиной, подключенной к сети электропитания.
3.6.Во время работы как на печатной машинке, так и на компьютере должна быть исключена возможность одновременного прикосновения к оборудованию и к частям помещения или оборудования, имеющим соединение с землей (радиаторы батарей, металлоконструкции).
3.7.. Не следует допускать к работе на печатной машинке, компьютере лиц, не знакомых с правилами работы на данном оборудовании.
3.7. Запрещается работать на электрической печатной машинке, если появляется напряжение на корпусе аппарата.
4.1. В случае возникновения пожара секретарь-машинистка действует в соответствии с инструкцией по пожарной безопасности, в первую очередь эвакуирует людей.
4.2. При остановке машины при неизвестной причине, а также при внезапном стопорении, ее необходимо отключить от сети и вызвать специалиста.
4.3. При загорании электропровода компьютера немедленно отключить от сети , сообщить начальнику АХО и в пожарную охрану.
4.4. В случаях других аварийных ситуаций секретарь-машинистка должна принять меры к эвакуации людей и материальных ценностей в соответствии с планом эвакуации.
5. Требования безопасности по окончании работ:
5.1. Секретарь-машинистка должен отключить печатную машинку или компьютер и сдать материальные ценности.
5.2. По окончании работы должен выполнить все требования санитарного режима.
5.3. В случае выявления в процессе работы недостатков эксплуатации или неисправности оборудования секретарь-машинистка должна известить об этом начальника АХО.
-16-
Техника безопасности при работе с мультимедиа проектором
1. Общие требования безопасности:
Действие настоящей инструкции распространяется на всех работников образовательного учреждения, которые при исполнении своих должностных обязанностей используют мультимедиа проектор.
К самостоятельной работе с мультимедиа проектором допускаются лица:
1. Не моложе 18 лет, прошедшие обязательный периодический медицинский осмотр, и не имеющие медицинских противопоказаний для работы с ПЭВМ и ВДТ;
2. Прошедшие, как правило, курс обучения принципам работы с вычислительной техникой и специальное обучение работе с использованием конкретного программного обеспечения;
Опасными факторами при работе с мультимедиа проектором являются:
-- Физические (низкочастотные электрические и магнитные поля; статическое электричество;
-- Ультрафиолетовое излучение;
-- Повышенная температура; ионизация воздуха;
-- Опасное напряжение в электрической сети; осколки лампы и линзы);
-- Химические (пыль; вредные газы (в лампе));
-- Психофизиологические (напряжение зрения и внимания; интеллектуальные и эмоциональные нагрузки; монотонность труда).
ЗАПРЕЩАЕТСЯ:
1. Устанавливать проектор в перевернутом положении, на боку или лицевой стороной вверх (кроме случаев связанных с обслуживанием воздушного фильтра);
2. Закрывать отверстие воздушного фильтра;
3. Использовать для регулировки установки проектора посторонние предметы;
4. Располагать проектор на металлической поверхности, или любой другой поверхности, восприимчивой к нагреванию;
5. Располагать проектор на коврах, подушках или кроватях;
6. Располагать проектор в месте воздействия прямых солнечных лучей или нагревательных приборов;
7. Размещать инородные предметы возле линз и воздушного клапана проектора;
8. Размещать инородные предметы на поверхности проектора;
9. Размещать абсорбенты или колющие предметы возле днища проектора;
10. Размещать проектор на поверхности, которая подвергается воздействию влаги;
11. Располагать проектор на открытом воздухе (без специальных средств защиты, обеспечивающих поддержание необходимых параметров
-17-
температуры, влажности и т.д.);
12. Размещать инородные предметы, содержащие жидкость, рядом с проектором;
13. Располагать проектор в задымленных, влажных или пыльных местах;
14. Располагать проектор вблизи увлажняющих приборов;
15. Пользоваться проектором при вскрытом корпусе;
16. Использовать проектор при снятом воздушном фильтре или крышке воздушного фильтра;
17. Производить замену лампы и (или) воздушного фильтра при включенном в электрическую сеть проекторе.
2. Требования безопасности перед началом работы:
1. Проверить правильность оборудования рабочего места (установку стола, стула, подставки под проектор и т.п.).
2. Проверить надежность подключения проектора к системному блоку.
3. Убедиться в отсутствии пыли на линзах (при необходимости протереть их специальной салфеткой для очистки линз).
4. Включать проектор необходимо перед включением присоединенных к нему устройств.
5. Убедиться, что шнур питания крепко и правильно соединен с проектором и розеткой питания.
6. В случае, если изображение тусклое или цветовой тон слабый необходимо произвести замену лампы как можно быстрее во избежание ее перегорания.
7. Повторное включение проектора можно производить не менее чем через 1 минуту после его выключения.
8. При обнаружении протекания батарейки (в пульте дистанционного управления) необходимо вытереть жидкость и заменить батарейку.
9. Запрещается приступать к работе в случае обнаружения несоответствия проектора установленным в данном разделе требованиям, а также при невозможности выполнить указанные в данном разделе подготовительные
к работе действия.
3. Требования безопасности во время работы:
Во время работы пользователь обязан соблюдать настоящую инструкцию, правила эксплуатации конкретной модели проектора.
Пользователь во время работы обязан:
-- Постоянно содержать в порядке и чистоте рабочее место;
-- Не закрывать вентиляционные отверстия проектора;
-- Следить за работоспособностью вентилятора.
Во время работы запрещается:
-- Переключать разъемы интерфейсных кабелей при включенном питании;
-- Закрывать проектор бумагами и посторонними предметами;
-- Допускать попадание влаги на проектор и внутрь него;
-18-
-- Производить самостоятельно вскрытие и ремонт проектора;
-- Прикасаться к нагретым элементам проектора;
-- Заглядывать в объектив и в вентиляционные отверстия проектора;
-- Прикасаться к области вокруг лампы и вентиляционных отверстий проектора;
-- Оставлять без присмотра включенный проектор.
4. Требования безопасности в аварийных ситуациях:
При обнаружении обрыва проводов питания или нарушения целостности их изоляции, неисправности заземления и других повреждений проектора, появления запаха гари, посторонних звуков в работе проектора и тестовых сигналов, индицирующих о его неисправности, немедленно прекратить работу, отключить питание и сообщить об этом непосредственному руководителю, инженеру по охране труда или дежурному администратору.
При поражении работника электрическим током принять меры по его освобождению от действия тока путем отключения электропитания и до прибытия врача оказать потерпевшему первую медицинскую помощь.
При перегорании лампы (при этом будет слышен громкий хлопок) необходимо тщательно проветрить помещение и следить за тем, чтобы не вдохнуть газ, выходящий из вентиляционных отверстий проектора. Перед заменой лампы необходимо убедиться в том, что проектор выключен и отсоединен от источника питания. Замену лампы разрешается проводить только после ее полного остывания.
Запрещается самостоятельно производить очистку проектора от осколков в случае, если лампа лопнет.
Запрещается открывать крышку лампы, если проектор находится в подвешенном состоянии.
В случае возгорания проектора отключить питание, сообщить в пожарную охрану и непосредственному руководителю, после чего приступить к тушению пожара имеющимися средствами в соответствии с инструкцией о тушении пожара.
5. Требования безопасности по окончании работы:
После окончания работы пользователь обязан:
1. Отключить все присоединенные к проектору устройства в последовательности, установленной инструкциями их эксплуатации с учетом характера выполняемых работ;
2. Отключить проектор от сети;
3. Не прикасаться к области вокруг лампы и вентиляционных отверстий проектора сразу после окончания работы, так как это может привести к ожогу;
4. Убрать со стола рабочие материалы и привести в порядок рабочее место.
-19-
Список источников литературы
1. Татарников М.А Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях. – М.:ИНФРА-М, 2006. – 208 с.
2. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности: Учеб. Пособие. – М.: ИНФРА-М, 2008. – 268 с.
3. «Мультимедийные технологии» лекционный курс. Якушин А.В // http://www.tula.net/tgpu/resouces/yakushin/html_doc/doc08/doc08index.htm
4. «Использование мультимедийных презентаций в учебном процессе» Смирнов И.А. // http://www.neuch.ru/referat/82669.html;
-20-