Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Министерство образования и науки Украины
Киевский национальный экономический университет
имени Вадима Гетьмана
Криворожский экономический институт
Кафедра информатики и информационных технологий
Методические указания
по курсу „Информатика” для самостоятельного изучения темы:
«Microsoft Access. Формы»,
для студентов всех специальностей
Часть 3
Кривой Рог - 2008
Министерство образования и науки Украины
Киевский национальный экономический университет
имени Вадима Гетьмана
Криворожский экономический институт
Кафедра информатики и информационных технологий
Методические указания
по курсу „Информатика” для самостоятельного изучения темы:
«Microsoft Access. Формы»,
для студентов всех специальностей
Часть 3
Утверждено
на заседании кафедры
информатики
Протокол №
от " " 2008 г.
Кривой Рог - 2008
Методические указания по курсу «Информатика» для самостоятельного изучения темы: «Microsoft Access. Формы.», для студентов всех специальностей. Часть 3.
Составители Хоцкина В.Б., Цымбал Ж.В., Чурин Н. А. – Кривой Рог. Криворожский экономический институт КНЕУ, 2008, - с. 47.
Составители: Хоцкина В.Б., ст. преп.
Цымбал Ж.В., ст. преп.
Чурин Н. А. ст. преп.
Рецензент: Зеленский А.С., д.т.н., профессор.
Содержание
|
[1] 1. Основные сведения о формах [2] 2. Способы создания форм. Автоматическое создание формы на основе таблицы или запроса. [2.1] 2.1. Создание формы с помощью мастера [3] 3. Режимы работы с формами [4] 4. Печать формы [5] 5. Режим Конструктора [5.1] 5.1. Окно приложения в режиме Конструктора [5.2] 5.2. Структура формы [6] 6. Параметры работы с формами [7] 7. Основные элементы управления [7.1] 7.1. Создание элементов управления с помощью панели элементов. [7.2] 7.2. Создание элементов управления с помощью кнопки Список полей [7.3] 7.3. Удаление элементов формы [7.4] 7.4. Выделение формы и элементов управления и отображение окна свойств [7.5] 7.5. Задание последовательности перехода для элементов управления в форме [7.6] 7.6. Перемещение и изменение размеров элементов управления [7.7] 7.7. Выделение и перемещение нескольких элементов управления [7.8] 7.8. Выравнивание одного элемента управления по сетке [7.9] 7.9. Выравнивание и изменение размеров нескольких элементов управления [7.10] 7.10. Изменение взаимного расположения и группировка элементов управления [7.11] 7.11. Копирование, вставка и удаление элементов управления [7.12] 7.12. Изменение надписей [7.13] 7.13. Изменение типа элемента управления [8] 8. Оформление формы и ее элементов [8.1] 8.1. Применение автоформата [8.2] 8.2. Изменение цвета фона формы и ее элементов [8.3] 8.3. Изменение фонового рисунка формы [8.4] 8.4. Форматирование элементов формы [8.5] 8.5. Копирование формата элемента управления [8.6] 8.6. Условное форматирование элементов формы [8.7] 8.7. Использование дополнительных цветов [9] 9. Сохранение формы [10] 10. Режим Формы [10.1] 10.1. Окно приложения при работе в режиме Формы. Добавление записи [10.2] 10.2. Изменение записи [10.3] 10.3. Отмена изменения записи [10.4] 10.4. Удаление записи |
Формы обеспечивают наиболее гибкий способ просмотра, добавления, редактирования и удаления данных. Данные могут быть представлены в различных режимах, но режим формы обеспечивает максимальную гибкость для просмотра и ввода данных. Форма позволяет отображать одновременно все поля одной или нескольких записей. Режим таблицы также позволяет просматривать несколько записей сразу, но в нем не всегда можно отобразить все поля одновременно. Формы удобны для просмотра, ввода, изменения или удаления форматированных данных.
Существует шесть основных типов создания форм: в столбец – этот тип также известен как полноэкранная форма; ленточный – может отображать несколько отформатированных записей одновременно; табличный – отображает несколько записей одновременно в строках и столбцах подобно электронной таблице; главная/подчиненная форма – отображает данные, связанные родительско-дочерними отношениями; сводная таблица – отображает перекрестную таблицу; диаграмма – включает гистограммы, графики, круговые диаграммы и другие типы диаграммы.
В форме каждое поле можно разместить в точно заданном месте, выбрать для него цвет или заливку и добавить текстовые элементы управления для упрощения ввода данных. При вводе данных формы, по сравнению с режимом таблицы, предоставляют гораздо больше возможностей. С помощью формы можно вводить данные в несколько таблиц одновременно. Можно добавлять к форме не только вычисляемые поля, но и сложные критерии проверки допустимости данных, а также элементы управления. Линии, рамки, цвета и растровые изображения улучшают внешний вид данных, облегчают восприятие формы и повышают продуктивность работы.
В методических указаниях даны основные понятия, касающиеся форм, пройден весь путь от создания простой формы до ее использования для ввода данных. Кроме того, были подробно рассмотрены способы перемещения, изменения размеров и редактирования элементов управления формы. Этих сведений достаточно, чтобы начать создавать несложные формы в Access 2002.
Формы являются основным средством организации интерфейса пользователя в приложениях Access. Хорошо разработанные формы позволяют работать с приложением даже неподготовленному пользователю.
Чаще всего формы создаются в следующих целях:
– ввод и редактирование данных – это наиболее распространенный способ использования форм. Формы обеспечивают вывод на экран данных в удобном для пользователя виде;
– управление ходом выполнения приложения – в этом случае формы используются для запуска макросов;
– вывод сообщений – с помощью форм можно вывести на экран информацию, предупреждение или сообщение об ошибках;
– печать информации – несмотря на то, что для печати информации чаще всего используются отчеты, можно напечатать информацию, содержащуюся в форме. Формы позволяют задавать два различных набора параметров: один – для вывода формы на экран, а другой – для вывода на печать.
Access 2002 предлагает несколько способов создания форм. Самым простым из них является использование средств автоматического создания форм на основе таблицы или запроса. Автоматически создаваемые формы (автоформы) бывают нескольких видов, каждый из которых отличается способом отображения данных.
Access предлагает следующие способы создания форм:
– Конструктор форм. Этот способ позволяет разрабатывать собственные экранные формы с заданными свойствами для просмотра, ввода и редактирования данных.
– Мастер форм. Позволяет достаточно быстро создать форму на основе выбранных для нее данных.
– Автоформа: в столбец. Позволяет автоматически создать для исходной таблицы/запроса форму, в которой все поля каждой записи располагаются в один или несколько столбцов.
– Автоформа: ленточная. Позволяет автоматически создать для исходной таблицы/запроса форму, в которой все поля каждой записи расположены в строку. Названия полей расположены сверху, как в таблице, но каждое значение имеет собственное поле для просмотра.
– Автоформа: табличная. Позволяет автоматически создать табличную форму, которая аналогична ленточной. Форма будет выглядеть так же, как обычная таблица Access.
– Диаграмма. Позволяет создавать форму, данные в которой представлены в виде диаграммы.
– Сводная таблица. Этот мастер использует Microsoft Excel для создания объекта сводной таблицы, и Microsoft Access для создания формы, в которую внедряется объект сводной таблицы.
Для вариантов создания форм Автоформа: в столбец, Автоформа: ленточная, Автоформа: табличная и Диаграмма необходимо выбрать источник данных для создания формы. Во всех остальных случаях это делать необязательно.
Для создания формы в окне базы данных необходимо выполнить следующие действия:
В результате будет автоматически создана и открыта форма выбранного вида.
Рис. 1. Диалоговое окно Новая форма
Чтобы созданную форму можно было использовать в дальнейшем, ее необходимо сохранить. Для сохранения формы выберите команду Файл → Сохранить или нажмите на кнопку Сохранить на панели инструментов Режим формы. В поле Имя формы появившегося диалогового окна Сохранение введите нужное название и нажмите кнопку ОК.
Для любой формы можно изменить ее представление, определяющее режим отображения данных. В окне свойств формы можно выбрать один из пяти вариантов: Одиночная форма, Ленточные формы, Режим таблицы, Сводная таблица и Сводная диаграмма. Чтобы изменить режим отображения данных, откройте форму в режиме Конструктора, затем откройте окно свойств формы и выберите соответствующий элемент в раскрывающемся списке Режим по умолчанию.
Другим простым и быстрым способом создания формы является использование Мастера форм. С помощью мастера можно создавать формы на основе одной таблицы и более сложные формы на основе нескольких таблиц и запросов, имеющие подчиненные формы. Намного проще и быстрее создавать формы с помощью мастера, а затем усовершенствовать их в режиме Конструктора.
Мастер форм разбивает процесс создания формы на несколько этапов. На каждом этапе требуется установить определенные параметры в одном из диалоговых окон мастера, каждое из которых определяет один шаг создания формы. Если на каком-нибудь шаге была допущена ошибка или возникла необходимость изменения каких-либо установленных параметров, для возвращения к предыдущему шагу нажмите кнопку Назад. Кроме того, в любой момент можно нажать кнопку Отмена для отказа от создания формы и возвращения к окну базы данных.
Чтобы лучше представить, как создавать простые формы с помощью Мастера форм, опишем процедуру создания формы "Сотрудники" для базы данных "Борей". Источником данных для этой формы будет таблица "Сотрудники". Эта форма предназначена для ввода и редактирования информации о сотрудниках компании. Чтобы с помощью мастера создать простую форму:
Рис. 2. Первое диалоговое окно Мастера форм.
Рис. 3. Второе диалоговое окно Мастера форм
Замечание: Создав ленточную форму и оформив ее подходящим образом с помощью форматирования элементов управления можно увидеть, что в хорошо оформленной ленточной форме данные просматривать намного удобнее, чем в табличной форме. Вид выровненный аналогичен виду ленточный, но отличается тем, что все поля записи будут отображены на одной странице.
После выбора подходящего режима отображения данных в форме нажмите кнопку Далее для отображения следующего диалогового окна Мастера форм.
Рис. 4. Третье диалоговое окно Мастера форм
Рис. 5. Последнее диалоговое окно Мастера форм
В результате мастером будет создана форма в соответствии с выбранными параметрами и сохранена с указанным именем, затем эта форма будет открыта в заданном режиме. На рис. 6 представлена созданная форма, открытая в режиме Формы.
Рис. 6. Форма "Форма_Товар", созданная с помощью Мастера форм
Созданная с помощью мастера форма "Форма_Сотрудники" готова к использованию. Однако можно улучшить ее внешний вид, изменив некоторые параметры оформления. Все изменения параметров оформления формы выполняются в режиме Конструктора.
Работа с формами Access 2002 может происходить в пяти режимах: в режиме Формы, в режиме Таблицы, в режиме Конструктора, в режиме Сводной таблицы и в режиме Сводной диаграммы. Выбрать режим работы можно либо с помощью кнопки Вид на панели инструментов текущего режима работы с формой (Конструктор форм — одна из таких панелей), либо с помощью соответствующей команды меню Вид.
Режим Формы является "рабочим" для пользователя базы данных. В этом режиме осуществляются просмотр и редактирование записей, удаление записей или добавление новых. Таким способом пользователь работает с таблицей или запросом, являющимися источниками данных для формы. Чаще всего пользователи приложений Access 2002 работают с формами именно в этом режиме. В этом же режиме по умолчанию открывается форма из окна базы данных. Если форма была открыта в другом режиме, то для перехода в режим Формы выберите команду Вид → Режим формы или нажмите на стрелку, расположенную справа от кнопки Вид на панели инструментов и в открывшемся списке выберите элемент Режим формы. На рис. 6 показана форма, открытая в режиме Формы.
Для пользователя может оказаться удобным работать с формой в режиме Таблицы. В этом режиме, как и в режиме Формы, можно просматривать и редактировать, добавлять и удалять записи в таблице или запросе, являющемся источником данных для формы. Однако в этом режиме не применяются параметры форматирования элементов управления. Чтобы перейти в режим Таблицы, выберите команду Вид → Режим таблицы или нажмите на стрелку, расположенную справа от кнопки Вид панели инструментов и в открывшемся списке выберите элемент Режим таблицы. На рис 7 показана форма, открытая в режиме Таблицы.
Рис. 7. Форма "Форма_Товар" в режиме Таблицы
В любое время можно настроить различные свойства формы, изменить ее внешний вид, структуру и функциональность, работая с ней в режиме Конструктора. Этим режимом обычно пользуются разработчики. Чтобы перейти в режим Конструктора, выберите команду Вид → Конструктор или нажмите на стрелку, расположенную справа от кнопки Вид на панели инструментов, и в открывшемся списке выберите элемент Конструктор. На рис. 8 показана форма, открытая в режиме Конструктора.
Рис. 8. Форма "Форма_Товар" в режиме Конструктора
Разработчики и пользователи Access могут работать с формой еще в двух новых режимах, появившихся в версии Access 2002: в режиме Сводной таблицы или режиме Сводной диаграммы.
Форма, так же как и таблица, запрос или отчет базы данных Access, может служить документом для печати. Напечатать форму можно, находясь в любом режиме работы с ней, например в режиме Таблицы или режиме Формы. При этом внешний вид печатаемой формы будет соответствовать текущему режиму. Команды печати и способ настройки параметров печати точно такие же, как при печати таблиц и отчетов Access или, например, документов Word. Это стандартные команды меню Файл: Параметры страницы, Предварительный просмотр и Печать, а также кнопки на панели инструментов текущего режима работы с формой и панели инструментов Предварительный просмотр. Печать формы, как и других объектов базы данных, можно выполнить и программным путем с помощью процедуры на VBA или макроса.
Чтобы увидеть, как форма будет выглядеть при печати, следует перейти в режим предварительного просмотра. Для этого выберите команду Файл → Предварительный просмотр или нажмите кнопку Предварительный просмотр на панели инструментов. Чтобы вернуться в прежний режим работы с формой, снова выберите команду меню Файл → Предварительный просмотр или нажмите кнопку Закрыть на панели инструментов. Наконец, можно нажать на стрелку справа от кнопки Вид на панели инструментов и выбрать один из режимов для дальнейшей работы с формой.
Разработку структуры формы, того, как она будет выглядеть в режиме Таблицы и режиме Формы, можно выполнить только в режиме Конструктора. В этом режиме можно изменить источник данных для формы, количество отображаемых полей, внешний вид формы и элементов управления, добавить или удалить элементы управления, настроить их свойства.
Панель инструментов Панель элементов (рис. 8), отображаемая в режиме Конструктора, позволяет создавать элементы управления, при этом некоторые элементы управления можно создавать с помощью Мастера элементов, осуществляющего пошаговое руководство этим процессом.
К форме можно применить один из предлагаемых Access стилей оформления для быстрой и качественной настройки ее внешнего вида. Более того, Access 2002 позволяет создавать свои собственные стили оформления и применять их к другим формам. Все это выполняется с помощью диалогового окна Автоформат.
Чтобы создать пустую форму, не пользуясь автоматическим созданием форм и Мастером форм, в окне базы данных щелкните по ярлыку Формы, нажмите кнопку Создать на панели в окне базы данных, в появившемся диалоговом окне Новая форма выделите элемент Конструктор и нажмите кнопку ОК. То же самое можно сделать, просто дважды щелкнув по ярлыку Создание формы в режиме конструктора, находящемуся перед списком существующих форм в базе данных.
Можно использовать созданную ранее форму "Форма_Товар" для проведения экспериментов, связанных с изменением внешнего вида формы.
Откройте форму "Форма_Товар" в режиме Конструктора (рис.8).
При работе в режиме Конструктора форм используются следующие элементы окна приложения.
Рис. 9. Панель инструментов Конструктор форм
Рис. 10. Панель инструментов Формат (форма/отчет)
Макет формы состоит из разделов. Любая форма может включать следующие разделы:
Разделы формы в режиме Конструктора представлены на рис. 11. Чтобы надписи, обозначающие разделы формы, были лучше видны, мы скрыли сетку, облегчающую разметку формы (сетка видна на рис. 8), с помощью команды меню Вид → Сетка.
Из всех перечисленных разделов обязательным является только раздел области данных. Высоту области любого раздела формы можно изменить с помощью мыши, перетаскивая нижнюю часть раздела вверх или вниз.
Замечание.
Хотя форма, изображенная на рис. 8, имеет оба раздела заголовка и примечания формы, эти области не отображаются в режиме Формы, поскольку оба раздела имеют нулевую высоту. При создании новой пустой формы при помощи Конструктора форм разделы заголовка и примечания не добавляются.
Рис. 11. Разделы формы Access
Для добавления или удаления разделов заголовка и примечания формы выберите команду Вид → Заголовок/примечание формы. Если форма уже содержит эти разделы, то команда Заголовок/примечание формы будет отмечена флажком. Для удаления разделов заголовка и примечания формы сбросьте этот флажок.
Для добавления или удаления разделов верхнего и нижнего колонтитулов страницы выберите команду Вид → Колонтитулы. Если форма уже содержит эти разделы, то команда Колонтитулы будет отмечена флажком. Для удаления разделов верхнего и нижнего колонтитула страницы сбросьте этот флажок.
Замечание: Если разделы заголовка и примечания формы или разделы верхнего и нижнего колонтитулов содержат текст либо другие элементы управления формы, то перед попыткой удалить эти разделы будет отображено диалоговое окно, предупреждающее об удалении содержимого заголовка и примечания.
Высоту раздела формы можно изменить, перетаскивая границу раздела при помощи мыши. Для этого поместите указатель мыши над границей раздела так, чтобы он принял вид горизонтальной черты с двумя вертикальными стрелками. Нажмите левую кнопку мыши и перетащите границу раздела для получения нужного размера.
Высота раздела области данных определяется вертикальным размером окна формы, а также размером заголовка и примечания формы. Для изменения высоты раздела области данных переместите его нижнюю границу при помощи мыши вверх (для уменьшения высоты) или вниз (для увеличения). В режиме Формы вертикальная полоса прокрутки в окне формы появляется только для просмотра раздела области данных.
При создании новых форм используются параметры, заданные с помощью диалогового окна Параметры. Для отображения окна параметров выберите команду Сервис → Параметры и в появившемся диалоговом окне раскройте вкладку Формы и отчеты (рис. 12). С помощью этой вкладки можно задать имя существующей формы (в текстовом поле Шаблон формы), которая будет использована в качестве образца оформления новых форм, исключая формы, созданные с помощью Мастера форм. Можно также задать способ выделения объектов в форме или отчете, выбрав соответствующий элемент в группе Выделение объектов, и еще назначить использование по умолчанию процедур VBA для обработки событий форм, элементов управления или отчетов, установив флажок Всегда использовать процедуры обработки событий.
Рис. 12. Вкладка Формы и отчеты диалогового окна Параметры
Рассмотрим наиболее простые и часто используемые элементы управления: текстовое поле, надпись, поле со списком, переключатель, выключатель и флажок.
Чтобы сделать форму более понятной и легко читаемой, в нее добавляют заголовки, подписи или пояснения. Этот текст является неизменяемым и создается с помощью элемента управления Надпись.
Для отображения, ввода или изменения в форме текстовых данных, например, примечаний, используют текстовые поля, которые создаются с помощью элемента управления Поле. Текстовые поля позволяют вводить произвольные значения (хотя можно ограничить множество допустимых значений для поля, задав с помощью окна свойств текстового поля, например, маску ввода или правило проверки введенного значения). Чтобы предоставить пользователю выбор из определенного набора значений, вместо текстовых полей применяют такие элементы управления, как флажки, переключатели, выключатели, объединенные в группы однотипных элементов, а также списки.
Группа (рис. 13) тоже представляет собой элемент управления, который имеет название Группа переключателей. С каждым элементом управления в группе сопоставляется уникальное число, однозначно определяющее данный элемент в группе, и это число сохраняется в качестве значения свойства Значение элемента управления. Отдельно стоящий элемент управления типа Флажки, Переключатели или Выключатели, не включенный в группу подобных элементов, определяет значение логического типа: Да или Нет. В данном случае вместо значения Да допускается использовать значение Истина или любое положительное число, а вместо значения Нет — значение Ложь или ноль. Элементы управления Флажки, Переключатели, Выключатели и Группа переключателей имеют свойство Значение по умолчанию, позволяющее задать первоначальное состояние элемента управления или группы. Для отдельного элемента управления в качестве значения этого свойства используется значение логического типа, а для группы — число, сопоставленное с одним из элементов группы (с тем элементом, который будет выбран в группе по умолчанию).
Рис. 13. Отдельные флажки, переключатели, выключатели и группы элементов
Кроме групп элементов, для предоставления выбора значения какого-либо параметра из заданного набора можно использовать элементы управления Список или Поле со списком. Ввести значение в поле со списком можно двумя способами: ввести значение в поле или выбрать значение в раскрывающемся списке.
Когда требуется выбрать одно из нескольких возможных значений, пользователю намного удобнее работать со списком или группой элементов, чем с текстовым полем. Во-первых, чтобы сделать выбор, пользователю не нужно вводить значение полностью, а достаточно лишь щелкнуть кнопкой мыши, чтобы выделить нужный элемент. Во-вторых, нет необходимости помнить все допустимые при выборе значения, поскольку они явно перечислены в элементах группы или списка. Поэтому, чтобы сделать интерфейс приложения более удобным для пользователя, используйте в формах группы или списки вместо текстовых полей всегда, когда нужно обеспечить выбор одного из нескольких значений. А также используйте отдельные флажки, выключатели или переключатели вместо текстовых полей, когда требуется предоставить пользователю выбор между альтернативами "да" — "нет" для заданных параметров.
Access 2002 предоставляет два простых метода создания элементов управления: с помощью панели инструментов Панель элементов и с помощью кнопки Список полей. Кроме того, при создании элементов управления с помощью панели элементов можно воспользоваться Мастером элементов, позволяющим пройти шаг за шагом процесс создания более сложных элементов управления, например, таких как списки, поля со списком и группы элементов управления.
Надпись — самый простой для использования тип элементов управления панели элементов. Для добавления надписи в какой-либо раздел формы:
Для добавления большинства других типов элементов управления (выключателей, переключателей, флажков) в форму используется процесс, описанный выше. Некоторые кнопки панели элементов, например Список или Поле со списком, при создании элемента управления вызывают Мастер элементов, если кнопка Мастера нажата.
Рис. 14. Добавление в форму элемента управления Надпись
Чтобы создать элемент управления Список с помощью мастера:
Рис. 15. Второе диалоговое окно Мастера списков
Совет: Довольно часто при разработке формы для ускорения процесса перехода по большому количеству записей возникает потребность в создании специального поля со списком, при выборе элемента, в котором в форме будет отображаться соответствующая запись из источника данных. В Access 2002 с помощью мастера можно создать список или поле со списком специально для поиска нужной записи в форме. Для этого следует выбрать соответствующий переключатель в первом диалоговом окне мастера такого элемента: например для списка — Поиск записи в форме на основе значения, которое содержит список. Этот переключатель отображается в случае, если для формы задан источник записей: таблица или запрос. В режиме Формы выделение элемента в этом списке будет приводить к переходу на соответствующую запись в форме. Переход реализуется с помощью процедуры обработки события После обновления, созданной мастером.
Рис. 16. Третье диалоговое окно Мастера списков
Рис. 17. Четвертое диалоговое окно Мастера списков
Перемещая с помощью мыши правую границу столбцов, можно задать ширину столбцов. Чтобы настроить ширину столбца по ширине самого длинного значения, достаточно подвести указатель мыши к правой границе столбца и дважды щелкнуть левой кнопкой. Нажмите кнопку Далее.
Рис. 18. Пятое диалоговое окно Мастера списков
При создании таких элементов управления без помощи Мастера элементов свойства создаваемых элементов нужно настраивать вручную с помощью окна свойств элемента управления. Чтобы открыть окно свойств какого-либо элемента управления формы, выделите его и нажмите кнопку Свойства на панели инструментов Конструктор форм либо дважды щелкните по элементу управления. На рис. 19 изображено окно свойств списка.
Рис. 19. Окно свойств списка
Еще одним достаточно простым и удобным способом создания элементов управления является использование списка полей.
Чтобы создать элемент управления, связанный с каким-либо полем источника данных разрабатываемой формы:
Рис. 20. Список полей в режиме Конструктора формы "Форма_Товар"
Чтобы удалить из формы какой-либо элемент управления:
Значения свойств всей формы, ее разделов и каждого элемента управления в форме задаются в окнах свойств соответствующих элементов. Для отображения на экране окна свойств формы, раздела или элемента управления выделите его и нажмите кнопку Свойства на панели инструментов Конструктор форм или выберите команду Свойства в контекстном меню.
Выделение формы или элемента управления выполняется следующим образом:
Замечание: Текстовые поля, флажки, переключатели и кнопки имеют связанные с ними метки. При выделении таких элементов управления и метка и элемент управления выделяются одновременно.
Рис. 21. Выделенный элемент управления с именем Примечание
При работе с формой переход от одного элемента управления к другому осуществляется с помощью мыши или клавиатуры. Чтобы перейти к следующему элементу управления, щелкните по нему левой кнопкой мыши или нажмите клавишу <Таb>. Чтобы вернуться к предыдущему элементу управления, щелкните по нему или нажмите комбинацию клавиш <Slrift>+<Tab>. С помощью мыши можно сразу перейти к любому элементу управления в форме. С помощью клавиатуры переход от одного элемента управления к другому осуществляется только в заданной последовательности. По умолчанию последовательность перехода определяется порядком создания элементов управления в режиме Конструктора. Изменить эту последовательность позволяет диалоговое окно Последовательность перехода.
Чтобы отобразить это диалоговое окно в режиме Конструктора формы, выберите команду Вид, Последовательность перехода или щелкните правой кнопкой мыши по форме и выберите в контекстном меню команду Последовательность перехода. В этом диалоговом окне отображается список всех элементов управления в форме. Чтобы изменить последовательность перехода, нужно изменить порядок следования элементов в списке, перетаскивая элементы списка с помощью мыши. Перетаскивать нужно, щелкнув по серому квадратику слева от названия поля и удерживая нажатой левую кнопку мыши.
При разработке формы, даже созданной с помощью Мастера, наверняка потребуется изменить расположение и размеры элементов управления. Можно изменить размеры и местоположение отдельного элемента, а можно настроить сразу несколько элементов так, чтобы они были одинакового размера и чтобы были расположены на форме ровно и на равном расстоянии друг от друга. От этого форма сразу приобретет привлекательный вид, и работать с ней будет намного удобнее.
Перемещение и изменение размеров элемента управления производится следующим образом.
Замечание: Если элемент управления не имеет связанной с ним метки, его можно перетаскивать также за маркер перемещения, находящийся в левом верхнем углу элемента управления.
Есть еще один способ изменения размеров выделенного элемента управления: с помощью команд меню Формат → Размер → По размеру данных и Формат → Размер → По узлам сетки. С помощью первой команды можно автоматически изменить размеры элемента в соответствии с размером отображаемых в нем данных. К примеру, для текстового поля меняется размер по вертикали в зависимости от заданного размера шрифта для текста. Вторая команда выполняет автоматическое изменение размеров и положения элемента так, чтобы его границы лежали на ближайших линиях, соединяющих узлы сетки.
Выделение нескольких элементов управления позволяет задавать для них общие свойства, перемещать их и изменять их размеры одновременно. Для выделения нескольких элементов управления одновременно можно использовать один из следующих способов:
Замечание. Access позволяет выделить все элементы управления, которые хотя бы частично попадают в область выделения. Такой способ выделения объектов отличается от способа выделения, применяемого во многих графических редакторах, в которых для выделения объекта необходимо, чтобы тот целиком попал в область выделения. Данный способ выделения объектов, используемый Access по умолчанию, можно изменить для того, чтобы выделять объект только в том случае, если он целиком попадает в область выделения. Для этого выберите команду Сервис → Параметры, раскройте вкладку Формы и отчеты и выберите переключатель охват (рис. 12).
Рис. 22. Область выделения, заданная с помощью мыши
Теперь можно переместить выделенную группу элементов управления, зацепив указателем мыши границу одного из них и перетащив всю группу на новое место. При выделении или отмене выделения элемента управления со связанной меткой вместе с выделением элемента управления устанавливается или отменяется выделение метки.
В окне Конструктора форм может быть отображена сетка, состоящая из линий толщиной в один пиксель, которые проводятся через каждое деление горизонтальной и вертикальной линеек окна Конструктора форм (то есть через сантиметр). Чтобы отобразить сетку, выберите команду Вид → Сетка. Соответствующая команда меню будет отмечена галочкой. Чтобы отменить отображение сетки, снова выберите команду Вид → Сетка. Отметка с команды меню Сетка будет снята.
Если сетка видна, то с ее помощью можно выровнять элементы управления по горизонтали или по вертикали. Даже если сетка не видна, элементы управления можно "привязать к сетке", выбрав команду Формат → Привязать к сетке. Если привязка к сетке включена, то команда меню Привязать к сетке отмечена галочкой. Если перемещать элемент управления при включенной привязке к сетке, то левый верхний угол объекта будет двигаться дискретно по узлам сетки. Аналогично изменение размеров элемента управления в этом режиме будет происходить дискретно по узлам сетки.
Замечание. Если команда привязки элементов формы к сетке включена, то для перемещения или изменения размеров элемента управления без привязки к сетке нажмите и удерживайте клавишу <Ctrl> в процессе перемещения или изменения размеров элемента управления.
Есть еще один способ выравнивания отдельного элемента управления по сетке: выделите его и выберите команду Формат → Выровнять → По узлам сетки. В этом случае элемент управления автоматически переместится так, чтобы его левый верхний угол находился в ближайшем узле сетки.
По умолчанию сетка отображается во всех новых формах.
Расстояние между узлами сетки определяется двумя параметрами: густотой сетки по горизонтали (координата X) и по вертикали (координата Y). Густота узлов сетки задается числом, которое означает количество равных частей, на которые будет разделен каждый сантиметр сетки в данном направлении (по вертикали или по горизонтали). Допустимой является густота узлов величиной от 1 до 64 делений на сантиметр. В случае, если густота узлов сетки превышает 10 узлов на сантиметр, узлы сетки не отображаются на экране, т. к. они слишком мало отстоят друг от друга. Чтобы изменить густоту узлов сетки:
Чтобы выровнять один или несколько элементов управления по сетке или относительно друг друга, выделите выравниваемые элементы, выберите команду Формат → Выровнять, а затем:
У выровненной по одной из вертикальных и горизонтальных сторон группы элементов сразу станет заметной разница в размерах, в частности, если одно поле немного короче другого. Если поля содержат данные разной длины, например номер телефона и адрес, то такая разница в размере обоснована. Но если поля содержат однотипную информацию одинаковой длины, просто необходимо сделать их одинакового размера, чтобы форма выглядела аккуратно.
Для выравнивания размеров нескольких элементов выделите их любым описанным ранее способом, а затем выберите одну из команд меню Формат → Размер:
Чтобы настроить расстояния между несколькими вертикально расположенными (в один "столбец") элементами управления, выделите их и выберите одну из команд меню Формат → Интервал по вертикали:
Аналогичным образом можно настроить расстояния между несколькими горизонтально расположенными (в одну "строку") элементами управления, выделив их и воспользовавшись командами меню Формат → Интервал по горизонтали.
При работе с формой в режиме Конструктора, перетаскивая элементы, можно случайно поместить один элемент так, что он пересечется с другим элементом, т. е. накроет его сверху целиком или закроет какую-то его часть. Это нежелательный эффект, и скорее всего вы захотите разъединить элементы или удалить один из них. Если один из элементов находится под другим, то говорят, что он расположен "на заднем плане", а другой элемент, соответственно, — "на переднем плане". При выделении элемента, частично накрытого другим, он временно оказывается на переднем плане.
Если элемент управления был полностью накрыт другим, то его никак не получится выделить с помощью мыши, т. к. щелчком в области его расположения будет выделяться тот элемент, что находится сверху. Чтобы получить доступ к элементу, закрытому другим элементом, можно отодвинуть верхний элемент или переместить его на задний план. Для этого выделите этот элемент, а затем выберите команду Формат → На задний план. Чтобы переместить выделенный элемент на передний план, выберите команду Формат → На передний план.
Таким же образом можно перемещать на передний или задний план сразу несколько выделенных элементов. По умолчанию порядок перекрывания одного элемента другим, т. е. то, какой из элементов окажется сверху, определяется порядком создания элементов: новый элемент всегда накроет старый (созданный ранее). Этот порядок изменяется командами перемещения элементов с переднего на задний план и наоборот.
В режиме Конструктора можно объединить несколько элементов в группу, выделив их и выбрав команду Формат → Группировать. Тогда можно будет выделить всю группу одним щелчком внутри нее. При выделении всей группы вокруг нее отображается охватывающий прямоугольник с маркерами перемещения и изменения размеров. Потянув кнопкой мыши за маркер изменения размера группы, можно изменить относительные размеры сразу всех элементов в группе. Перетаскиванием за рамку или маркер перемещения группы можно всю группу элементов сразу поместить на новое место. Тем не менее в выделенной группе каждый элемент по-прежнему можно выделить и работать с ним отдельно от других элементов группы.
Чтобы отменить группировку элементов, выделите группу и выберите команду Формат → Разгруппировать.
Все стандартные команды работы с буфером обмена Windows применимы и для элементов управления. Выделенный элемент управления или группу элементов управления можно удалить или скопировать в буфер обмена, а затем вставить в форму и надлежащим образом разместить. В Access для работы с буфером обмена используются стандартные сочетания клавиш Windows:
Традиционные сочетания клавиш <Shift>+<Del>, <Ctrl>+<Ins> и <Shift>+<Ins> выполняют те же самые операции.
Чтобы удалить элемент управления, выделите его и нажмите клавишу <Del>. Если случайно была удалена метка, связанная с элементом управления, то выделите другую метку, скопируйте ее в буфер обмена, затем выделите элемент управления, с которым нужно связать метку, и вставьте ее из буфера обмена.
Для изменения надписей или меток элементов управления можно использовать стандартные приемы редактирования. Если поместить указатель мыши в пределах границ выделенной метки или надписи и щелкнуть левой кнопкой мышки, появится текстовый курсор, используемый для вставки и удаления текста. Текст элемента управления можно выделить, удерживая нажатой клавишу <Shift> и перемещая курсор при помощи клавиш <<←> и <→>>. Все операции работы с буфером обмена Windows применимы и для текста элементов управления.
Аналогичным способом, щелкнув внутри текстового поля, чтобы отобразить текстовый курсор, можно редактировать текст, отображаемый внутри поля. Это не просто текст, а имя присоединенного поля источника данных. Если ввести имя несуществующего поля источника данных или допустить ошибку при редактировании, то при переходе в режим Формы или режим Таблицы в этом текстовом поле будет отображаться сообщение об ошибке. Самый простой способ исправить эту ошибку — удалить данное поле (с помощью клавиши <DeI>) и создать новое, перетащив на форму поле источника данных, которое нужно присоединить к текстовому полю, из окна Список полей.
Если при разработке формы вдруг возникла необходимость заменить текстовое поле раскрывающимся списком, вы можете сделать это, просто выделив имеющийся элемент управления и выбрав команду Формат → Преобразовать элемент в → Поле со списком. Также просто можно преобразовать любой из девяти наиболее часто применяющихся типов элементов управления в подобный ему элемент управления другого типа с помощью команды меню Формат → Преобразовать элемент в. Девяти типам элементов соответствуют девять команд этого меню: Поле, Надпись, Список, Поле со списком, Флажок, Выключатель, Переключатель, Изображение и Кнопка.
Конечно, для элемента данного типа возможно преобразование в элемент не любого из названных девяти типов, а только в элемент похожего типа. Очевидно, что текстовое поле не преобразовать в переключатель, зато его можно преобразовать в надпись, список или поле со списком. В меню будут доступны соответствующие команды. При преобразовании сохраняются значения общих свойств элементов обоих типов.
Если форма создавалась "с нуля" в режиме Конструктора или с помощью мастера без применения красивого автоформата, она и ее элементы окрашены в непритязательные черно-белые тона. Чтобы сделать форму более привлекательной, выделить на общем фоне какие-то важные элементы, вы можете изменить цвет фона формы и цвета ее элементов, выбрать оформление рамок для элементов управления, задать подходящий шрифт, его цвет и размер для текста надписей и других элементов. Параметры форматирования задаются с помощью панели инструментов Формат (форма/отчет) и с помощью окна свойств формы или ее элементов.
Если форма будет печататься на принтере, не увлекайтесь цветовым оформлением формы: печать фонового рисунка, темного фона формы и ее элементов потребует значительных затрат расходных материалов, да эти изыски и ни к чему для "твердой копии" формы, поскольку на бумаге важнее сами данные, а не их оформление. Для печати лучше всего выбрать белый фон для формы и ее элементов, не очень жирные рамки для элементов и шрифт обычной толщины для текста. Если же форма имеет хорошее цветовое оформление, которое важно сохранить для интерактивной работы, печатайте ее в режиме Таблицы.
В Access есть замечательное средство, позволяющее практически в одно действие оформить всю форму сразу, включая ее элементы, которое получило название автоформат. Автоформат — это набор параметров оформления формы и ее элементов, который можно применить для форматирования формы. В составе Access 2002 есть несколько встроенных автоформатов, но пользователю также предоставляется возможность создать собственные.
Чтобы применить к форме, открытой в режиме Конструктора, один из имеющихся автоформатов:
Замечание. Если вы хотите применить автоформат только к отдельным элементам формы, то выделите их, а не всю форму.
Замечание. Можно применить к форме только часть автоформата, исключив применение таких параметров автоформата, как шрифт, цвет и оформление границ элементов управления. Для этого, прежде чем нажимать кнопку ОК в диалоговом окне Автоформат, нажмите кнопку Параметры. В раскрывшейся нижней части диалогового окна сбросьте флажки для тех параметров формата, которые вы хотели бы оставить в текущей форме прежними: шрифт, цвет или границы.
Рис. 23. Диалоговое окно Автоформат
Чтобы создать собственный автоформат, необходимо оформить в требующемся стиле любую форму, которая послужит образцом для создания автоформата:
Таким образом, будет создан новый автоформат с именем "Мой стиль" на основе формата открытой в данный момент формы. Этот автоформат появится в списке рядом с другими автоформатами Access.
Чтобы удалить ставший ненужным автоформат, выделите его в списке в диалоговом окне Автоформат и нажмите кнопку Настройка. Выберите переключатель удаление стиля <имя автоформата> (Delete <имя автоформата>). Если же требуется всего лишь обновить параметры выбранного автоформата на основе формата текущей формы, выберите в этом диалоговом окне переключатель обновление стиля <имя автоформата> с атрибутами объекта: <имя текущей формы> и нажмите кнопку OK, a затем — кнопку Закрыть, чтобы закрыть диалоговое окно Автоформат.
Замечание. Access 2002 не запрашивает подтверждение на удаление автоформата, поэтому убедитесь в правильности выбора удаляемого автоформата перед тем, как нажать кнопку ОК.
Основным параметром, определяющим внешний вид формы, является цвет ее фона. Поэтому при выборе цвета фона необходимо руководствоваться тем, для каких целей предназначена разрабатываемая форма и как в дальнейшем планируется ее использовать. Напомним, что для форм, выводимых на печать, лучше использовать менее яркие цвета, поскольку цветной фон или фон с рисунком потребуют больших затрат на расходные материалы для принтера.
Цвет фона раздела формы или ее элемента определяется значением свойства Цвет фона. В форме, созданной с помощью Мастера форм, фон всех ее разделов зависит от стиля оформления, выбранного при ее создании.
Чтобы изменить цвет фона раздела формы или ее элемента:
Заметим, что цвет фона раздела формы в Access устанавливается независимо от цвета фона других разделов. Поэтому, чтобы поменять цвет всех разделов, нужно задать новый цвет для каждого раздела отдельно.
Цвет фона раздела формы не влияет на цвет фона элементов управления, находящихся в нем. Для каждого элемента управления также можно выбрать свой цвет фона и цвет шрифта. Для меток элементов управления обычно задан прозрачный цвет фона, т. е. в качестве фона метки используется та часть фона раздела формы, которую она занимает. По умолчанию для текстовых полей используется белый цвет фона, поэтому цвет текстовых полей (и содержащихся в них данных) контрастен цвету фона формы.
Можно задать прозрачный цвет фона не только меткам, но и таким элементам управления, как текстовые поля и раскрывающиеся списки. Для этого выделите элемент управления одного из упомянутых типов, а затем в списке Цвет заливки/фона выберите элемент Прозрачный. Заметим, что применение прозрачного цвета фона ко всему разделу формы не разрешено. А задание прозрачного фона текстовому полю или раскрывающемуся списку приведет к следующему эффекту: в режиме Формы цвет данного элемента управления станет прозрачным, когда этот элемент не будет активным, т. е. когда фокус (точка ввода) будет находиться в другом элементе. Когда же точка ввода будет помещена в данное текстовое поле или раскрывающийся список, он приобретет непрозрачный цвет фона, который был задан ему ранее. Значение "прозрачный" соответствует на самом деле не свойству элемента Цвет фона, а свойству Тип фона. Тип фона элемента может принимать одно из двух значений: Обычный (когда потеря фокуса элементом не изменяет его цвет) или Прозрачный.
В качестве фона формы Access 2002 позволяет задавать не только гладкие цвета, но и растровые рисунки, хранящиеся в разнообразных графических форматах, таких как WMF и BMP.
Чтобы задать фоновый рисунок для формы:
Рис. 24. Окно свойств формы
Рис. 25. Диалоговое окно Выбор рисунка
В отличие от цветов фона, фоновый рисунок распространяется на все разделы формы. Чтобы удалить фоновый рисунок, просто удалите содержимое текстового поля свойства Рисунок.
Кроме того, с помощью свойств, сгруппированных на вкладке Макет окна свойств формы, можно настроить отображение фонового рисунка. Свойство Тип рисунка определяет метод, используемый Access для присоединения рисунка к форме. Выберите в раскрывающемся списке этого свойства элемент Внедренный, если предполагается распространение приложения между пользователями и форма не должна использовать внешних файлов, которые могут быть перемещены или удалены. Если же имеется много форм, использующих один и тот же фоновый рисунок, то в раскрывающемся списке выберите элемент Связанный, что позволит уменьшить использование дискового пространства путем включения фонового рисунка в форму при помощи связи с файлом рисунка.
С помощью свойства Масштабы рисунка можно определить размеры фонового рисунка. Для вывода рисунка в исходных размерах, в раскрывающемся списке этого свойства выберите элемент Фрагмент. При выборе значения Вписать в рамку рисунок растягивается или сжимается по горизонтали и по вертикали до размеров формы; при этом возможно изменение пропорций рисунка. Выбор значения По размеру рамки приведет к растяжению или сжатию рисунка с сохранением пропорций до максимально возможных размеров, при которых не происходит обрезка рисунка.
Чтобы определить положение фонового рисунка, выберите один из следующих элементов раскрывающегося списка свойства Выравнивание рисунка: Сверху слева, Сверху справа, По центру, Снизу слева, Снизу справа либо По центру формы.
Замечание. Чтобы фоновый рисунок центрировался относительно формы, а не окна формы, установите для свойства Выравнивание рисунка значение По центру формы, а не По центру.
Если свойство Мозаичное заполнение имеет значение Да, то в окне формы или во всей форме (в зависимости от значения свойства Выравнивание рисунка) выводится повторяющееся изображение рисунка. После изменения значения свойства результат этого изменения немедленно отображается в форме.
Кроме оформления фона формы, в Access можно легко отформатировать и отдельные элементы управления: изменить цвет текста, ширину, цвет и стиль границы элемента формы.
Изменить внешний вид границы можно с помощью окна свойств элемента управления. Выделите элемент управления, который необходимо изменить, щелкнув по нему левой кнопкой мыши, а затем нажмите кнопку Свойства на панели инструментов Конструктор форм. В открывшемся окне свойств раскройте вкладку Макет и с помощью полосы прокрутки найдите свойства, отвечающие за оформление текста и рамок. Выбор значений для большей части свойств рамок элементов управления осуществляется при помощи раскрывающихся списков. Для определения значения свойства, определяющего цвет какого-либо параметра, необходимо ввести число, представляющее нужный цвет в системе обозначения цветов в Windows, что достаточно сложно. Поэтому для задания цвета элемента управления проще воспользоваться соответствующей кнопкой панели инструментов Формат (форма/отчет).
Хотя все параметры форматирования элемента управления формы можно установить в окне свойств, все же более удобным и наглядным способом настройки элемента управления является использование панели инструментов Формат (форма/отчет). Чтобы изменить цвет текста, а также цвет или ширину границы, используя кнопки этой панели инструментов, сначала выделите элемент управления, параметры которого необходимо изменить, а затем щелкните по стрелке, расположенной справа от соответствующей кнопки панели инструментов Формат (форма/отчет), например кнопки Цвет текста. В появившейся палитре выберите нужный цвет или ширину границы для элемента управления.
Обратите внимание на то, что изменить цвета текста и границы (свойства Цвет текста и Цвет линии/границы) можно только у элементов управления формы. При выделенном каком-либо разделе формы кнопки Цвет текста и Цвет линии/границы панели инструментов Формат (форма/отчет) недоступны. По умолчанию в качестве цвета текста и цвета границы элементов управления используется черный цвет. Выбор цвета границы элемента управления осуществляется с помощью кнопки Цвет линии/границы на панели инструментов Формат (форма/отчет).
С помощью кнопки Оформление панели инструментов Формат (форма/отчет) можно создавать специальные эффекты отображения элементов управления, например приподнятые или "утопленные" текстовые поля. Чтобы определить ширину границы элементов управления, воспользуйтесь кнопкой Толщина Линии/границы.
Предположим, вы потратили какое-то время на форматирование одного элемента управления, добились желаемого эффекта и теперь хотите также отформатировать еще один элемент. Не торопитесь повторять все уже проделанные действия по форматированию, просто выполните следующую элементарную процедуру:
В результате произойдет автоматическое копирование формата: новый элемент управления будет отформатирован по образцу предыдущего элемента управления, причем скопированы будут только те параметры форматирования, применение которых возможно для данного типа элемента управления.
Чтобы отформатировать по образцу сразу несколько элементов управления, следует после выделения элемента, имеющего необходимый формат, щелкнуть дважды по кнопке Формат по образцу. Включится режим копирования формата. После этого нужно подряд щелкать левой кнопкой мыши по всем элементам управления, которые требуется отформатировать. Чтобы закончить данную операцию, нажмите на эту кнопку (Формат по образцу) еще раз или нажмите клавишу <Esc>.
Такая процедура в несколько раз ускорит процесс форматирования элементов управления. Есть еще один способ ускорить форматирование элементов. Чтобы все новые элементы некоторого типа, создаваемые в текущей форме, автоматически приобретали необходимые параметры форматирования, выделите элемент управления этого типа, который послужит образцом формата, и выберите команду Формат → Задать стандартные свойства.
До сих пор мы говорили о статическом задании параметров форматирования элементов формы. Но Access предоставляет также инструментарий и для динамического изменения форматирования элементов управления при работе с формой в режиме Формы или режиме Таблицы в зависимости oт выполнения некоторых условий. Это средство называется формат по условию. Для тогo, чтобы применить данное средство, откройте форму в режиме Конструктора, выделите необходимый элемент управления и выберите команду Формат → Условное форматирование, Появится диалоговое окно Условное форматирование (рис. 26). Это диалоговое окно позволяет задать от одного до трех условий, от выполнения которых зависит формат элемента управления. Условия могут быть трех типов:
Тип условия задается выбором соответствующего элемента в самом левом раскрывающемся списке в группе параметров условия в диалоговом окне. Таких элементов списка, соответственно, три: Значение ноля, Выражение и Фокус в поле.
Операндами выражений здесь могут быть ссылки на другие поля формы в том виде, как они обычно указываются в выражениях Access, и даже вызовы функций VBA. Если заданное условие выполнено, то элемент форматируется определенным для этого условия образом. Если ни одно из заданных условий не выполнилось, элемент форматируется в соответствии с форматом по умолчанию, который устанавливается в самой верхней части диалогового окна.
Рис. 26. Диалоговое окно Условное форматирование
Чтобы добавить новое условие, нажмите кнопку Добавить >> в нижней части диалогового окна. Чтобы удалить некоторые условия, нажмите кнопку Удалить и установите флажки напротив условий, которые требуется удалить.
Задать параметры форматирования элемента управления в диалоговом окне Условное форматирование для случаев выполнения условий и случая форматирования по умолчанию позволяют кнопки, аналогичные кнопкам форматирования на панели инструментов Формат (форма/отчет). После задания всех параметров форматирования нажмите кнопку ОК.
Средство форматирования по условию очень удобно применять, например, для отображения денежных сумм, т. к. легко будет заметить выделенные особым стилем цифры той суммы, что вышла за пределы допустимого интервала.
Например, откройте в режиме Конструктора форму "Подчиненная форма заказов" демонстрационной базы данных "Борей" и разверните ее на весь экран с помощью маленькой кнопки Развернуть в правом верхнем углу окна формы. Выделите поле "Отпускная цена" и отобразите диалоговое окно Условное форматирование. В самом левом раскрывающемся списке в группе параметров Условие 1 выберите элемент Значение поля, в следующем раскрывающемся списке выберите элемент больше и в следующем текстовом поле введите константу или выражение, например 5* [Цена]. В списке цветов кнопки Цвет текста в группе параметров Условие 1 данного диалогового окна выберите красный цвет. Нажмите кнопку ОК.
Это значит, что если полная стоимость заказа продукта превысит пятикратную цену продукта, т. е. когда продукт заказан в количестве свыше пяти, значение поля "Отпускная цена" выделится шрифтом красного цвета. Это мы сможем наблюдать, открыв в режиме Формы форму "Заказы", подчиненную форму которой мы редактировали в данном примере.
Стандартные палитры, отображаемые в списке кнопки настройки какого-либо цвета, предоставляют выбор, хотя и из большого, но все же ограниченного набора цветов. Может случиться так, что ни один из этих цветов не подойдет для раздела формы или элемента управления. В такой ситуации Access 2002 позволяет создавать свои собственные цвета:
Если хотите точно задать цвет, введите тройку его числовых параметров: Оттенок/Контрастность/Яркость или Красный/Зеленый/Синий. Параметр оттенок может принимать значение в интервале от 0 до 239, а параметры контрастность и яркость — в интервале от 0 до 240. Каждый из параметров Красный/Зеленый/Синий может принимать значение в интервале от 0 до 255.
Рис. 27. Развернутое диалоговое окно Цвет
Для сохранения только что созданной или отредактированной формы, открытой в режиме Конструктора, выберите команду Файл → Сохранить или нажмите кнопку Сохранить на панели инструментов Конструктор форм. Если форма была создана и сохраняется в первый раз, появится диалоговое окно Сохранение с полем для ввода имени новой формы Имя формы (рис. 28). Введите имя новой формы и нажмите кнопку ОК.
Рис. 28. Диалоговое окно Сохранение
При работе в режиме Конструктора для сохранения ранее созданной формы под тем же именем достаточно просто нажать кнопку Сохранить на панели инструментов Конструктор форм.
Форма Access 2002 может быть сохранена в трех форматах: в формате формы, в формате отчета и в формате страницы доступа к данным. Чтобы сохранить форму в одном из этих форматов:
Рис.29. Диалоговое окно команды Сохранить как
Форма, сохраненная как страница, помещается в список объектов Страницы, отображаемый в окне базы данных. В дальнейшем эту страницу можно использовать в документах Интернета. Форма, сохраненная как отчет, помещается в список объектов Отчеты, отображаемый в окне базы данных. Форма, сохраненная как форма, остается в списке объектов Формы базы данных и в дальнейшем может использоваться по назначению, т. е. для ввода и редактирования записей таблицы или запроса.
Основной целью простых форм является добавление новых записей, удаление записей или редактирование данных в одной или более таблицах, являющихся источником данных для формы.
Добавление, удаление и редактирование записей с помощью формы происходит при работе с ней в режиме Формы или в режиме Таблицы. Все же режим Формы более функционален по сравнению с режимом Таблицы. Работа с формой в режиме Таблицы ничем не отличается от работы с обычными таблицами Access. А вот в режиме Формы представление и автоматическая обработка данных отличаются более широкими возможностями.
Чтобы открыть форму в режиме Формы:
После перехода в режим Формы появится панель инструментов Режим формы, содержащая кнопки. Сама панель представлена на рис. 30.
Рис. 30. Панель инструментов Режим формы
В формах, так же как и в таблицах, предусмотрена пустая запись, которая предназначена для добавления новых записей в таблицу. Эта пустая запись, как и в таблице, отображается в форме после всех заполненных записей. К этой записи можно перейти, пролистав в форме все записи с помощью кнопок перехода по записям или с помощью специальной кнопки перехода на новую запись. После ввода данных в эту запись и ее сохранения данные автоматически попадают в таблицу.
При добавлении новой записи в таблицу с помощью формы необходимо, переместившись на пустую запись, заполнить поля этой формы в соответствии с правилами, определенными разработчиком формы. Перемещение между полями формы, используемыми для ввода и редактирования данных, происходит аналогично тому, как это делается в запросах и таблицах, за исключением того, что клавиши перемещения курсора вверх и вниз перемещают курсор между полями, а не между записями. Для сохранения введенных значений нажмите комбинацию клавиш <Shift>+<Enter>.
Замечание. Чтобы можно было добавлять новые записи в таблицу в режиме Формы, свойство Разрешить добавление должно иметь значение Да. Значение этого свойства можно изменить, используя окно свойств формы в режиме Конструктора.
Чтобы добавить новую запись в таблицу с помощью формы:
Замечание. Редактирование полей для формы разрешено в тех же случаях, что и для таблицы или запроса, являющегося источником данных формы, т. е. до тех пор, пока это не будет запрещено в свойстве формы Разрешить изменение.
Замечание. Чтобы отменить создание новой записи после нажатия кнопки Новая запись на панели инструментов, просто нажмите кнопку перехода к предыдущей записи.
Чтобы запретить добавление записей в таблицу с помощью формы:
Рис. 31. Вкладка Данные диалогового окна свойств формы
Теперь кнопка Новая запись, как на панели инструментов Режим формы, так и внизу окна формы, будет заблокирована, и добавление новых записей в таблицу с помощью формы будет невозможно.
Чтобы при добавлении новой записи какое-либо поле формы имело заранее заданное значение:
Теперь в каждой новой записи выделенное поле будет иметь по умолчанию введенное значение. Это значение можно изменять в новой записи, если свойство Блокировка данного поля имеет значение Нет.
Рис. 32. Вкладка Данные диалогового окна свойств текстового поля
Редактирование существующих записей аналогично добавлению новых записей. Однако, прежде чем приступить к редактированию записи, ее нужно найти. Для этих целей можно воспользоваться кнопками перехода по записям (кнопками навигации), расположенными в нижней части окна формы (рис. 33). Эти кнопки выполняют те же функции, что и аналогичные кнопки в таблицах и запросах. В текстовом поле, находящемся между кнопками навигации, отображается порядковый номер текущей записи. Чтобы отобразить нужную запись с известным номером, просто введите номер в это поле и нажмите клавишу <Enter>. Самая левая кнопка навигации и симметричная ей правая кнопка навигации позволяют перейти на первую или последнюю запись таблицы или запроса, являющегося источником данных для основной формы. Вторая слева и симметричная ей справа кнопка навигации позволяют переходить, соответственно, к предыдущей или последующей записям.
Если вы не знаете порядкового номера нужной записи, то для ее поиска можно использовать кнопку Найти панели инструментов Режим формы. Если необходимо, чтобы записи были упорядочены по значению какого-либо поля, выделите его, а затем нажмите кнопку Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию на панели инструментов Режим формы.
Рис. 33. Кнопки навигации в нижней части окна формы
Найдите нужную запись с помощью описанных выше методов и приступайте к ее редактированию. Перемещение между текстовыми полями, используемыми для редактирования данных, в форме происходит аналогично тому, как это делается в запросах и таблицах, за исключением того, что клавиши перемещения курсора вверх и вниз перемещают курсор между полями, а не между записями. В текстовые поля введите нужные значения, используя стандартные методы редактирования, а в раскрывающихся списках или полях со списками с помощью мыши выберите необходимые элементы так же, как и в стандартных диалоговых окнах Windows. Для сохранения введенных значений нажмите комбинацию клавиш <Shift>+<Enter>.
Чтобы запретить редактирование записи таблицы с помощью формы:
Теперь редактирование записей, содержащихся в таблице, с помощью формы будет невозможно. Однако, если свойство формы Разрешить добавление имеет значение Да, то с помощью этой формы можно не только просматривать записи таблицы, но и добавлять новые.
Чтобы запретить редактирование какого-либо конкретного поля записи:
Если необходимо запретить редактирование нескольких полей записи, то повторите описанную выше процедуру для всех полей. Теперь значения указанных вами полей нельзя будет изменить, а в новых записях нельзя будет ввести в них значение.
Замечание. Чтобы какое-либо поле формы имело заранее заданное значение, которое нельзя было бы изменить, укажите для этого поля формы нужное значение в свойстве Значение по умолчанию и установите значение свойства Блокировка равным Да.
Access не внесет в таблицу изменения до тех пор, пока не будет выделена другая запись или не будет сохранена отредактированная новая запись, например с помощью команды Записи → Сохранить запись или комбинации клавиш <Shift>+<Enter>. Последнее сохранение записи можно отменить, если сразу же после сохранения записи в таблице нажать кнопку Отменить ввод на панели инструментов Режим формы или выбрать команду Правка → Отменить ввод.
Для удаления текущей записи в форме перейдите на нее с помощью кнопок навигации и нажмите кнопку Удалить запись на панели инструментов Режим формы или выберите команду Правка → Удалить запись либо щелкните по области выделения записи, находящейся слева от области данных формы (рис. 34), а затем нажмите клавишу <Del>. Если текущая запись не имеет подчиненных записей в связанных таблицах или разрешено каскадное удаление записей, ее удаление возможно. В этом случае появится диалоговое окно, запрашивающее подтверждение удаления записи. Подтвердите удаление записи, нажав кнопку Да.
Рис. 34. Область выделения записи в форме
В противном случае при попытке удалить запись будет отображено другое сообщение, предупреждающее о том, что невозможно удалить запись, т. к. она содержит связанные с ней записи в других таблицах, с указанием таблицы, содержащей связанные записи. Это следствие использования средства Access, обеспечивающего автоматическую поддержку целостности данных. В данном случае, прежде чем удалить такую запись, необходимо сначала удалить все записи, связанные с ней, из других таблиц.
Выводы
Основной целью форм является создание удобного интерфейса для ввода и изменения данных в одной или более таблицах, являющихся источниками данных формы. В методических указаниях даны основные понятия, касающиеся форм, пройден весь путь от создания простой формы до ее использования для ввода данных. Кроме того, были подробно рассмотрены способы перемещения, изменения размеров и редактирования элементов управления формы. Этих сведений достаточно, чтобы начать создавать несложные формы в Access 2002.
Для работы используется база данных Борей. Таблицы созданы в первой части методических указаний по курсу «Информатика» для самостоятельного изучения темы «Microsoft Access. Таблицы». Состав полей таблиц:
«Поставщики предприятия» «Клиенты» «Таблица 1»(товары)
КодСпискаРассылки Списокрассылки Код
Префикс Контакты Код заказа
Имя Клиенты Товар
Отчество Сотрудники Цена
Фамилия Товары Количество
Суффикс Заказы Скидка
Прозвище КодСпискаРассылки
Должность
ИмяОрганизации
Таблица «Типы» состоит из полей:
КодПоставщика
НазваниеПоставщика
Обращаться к
ДолжностьПоставщика
Адрес
Город
35
PAGE 5