Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
58. Внутриорганизационная система информации: определение, принципы создания. Функции и решаемые задачи.
В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности организации (учреждения) на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями организации осуществляется на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.
Передача информации является непременным и первостепенным фактором нормального функционирования организации (учреждения). При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности сведений. Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений.
Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются следующие требования:
а) практичность, четкость формулировок, своевременность поступления;
б) точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.
Для современных условий характерно применение высокоэффективной внутриорганизационной системы информации, основанной на использовании новейших технических средств автоматизированной обработки цифровой и текстовой информации, объединенных в единую внутриорганизационную сеть посредством системы связи.
Информационная система состоит из компонентов обработки информации, внутренних и внешних каналов ее передачи (связей), собственно информации.
Управленческая информационная система последовательно реализует принципы единства производственного процесса, информации и организации путем применения технических средств сбора, накопления, обработки и передачи информации в сочетании с использованием аналитических методов в математической статистики и моделей прогнозо-аналитических расчетов.
В производственно-хозяйственных организациях обеспечивается обобщение информации «снизу вверх», а также конкретизация информации «сверху вниз». Информационный процесс, направленный на получение научно-технической, плановой, контрольной, учетной и аналитической информации, в информационных системах унифицирован и базируется на электронно-вычислительной технике.
Повышение эффективности использования информационных систем достигается путем сквозного построения и совместимости информационных систем, что позволяет устранить дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить определенные интеграционные связи, ограничить количество показателей, уменьшить объем информационных потоков, повысить степень использования информации. Информационное обеспечение предполагает:
-- распространение информации, т.е. предоставление пользователям информации, необходимой для решения научно-производственных задач;
-- создание наиболее благоприятных условий для распространения информации, т.е. проведение административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий, обеспечивающих ее эффективное распространение.
Автоматизированная управленческая информационная система призвана на основе быстрой обработки информации выдавать информацию об отклонениях от запланированных показателей.
Внутриорганизационная система информации выполняет следующие функции:
-- определение потребности каждого конкретного руководителя в характере и содержании необходимой ему информации для целей оперативного управления деятельностью организации;
-- определение потребностей в технических средствах организации в целом и каждого управляющего для обеспечения всей необходимой информацией;
-- централизованное планирование всех затрат на приобретение, аренду технических средств для обеспечения бесперебойного функционирования системы информации;
-- определение уровня затрат на использование технических средств в системе информации (содержание и обучение обслуживающего персонала, оплату используемых помещений, затраты на приобретение магнитных лент, дискет, бумаги и пр.);
-- обеспечение должного уровня сбора, хранения и предоставления информации;
-- разработка программных средств, прикладных программ.
Наиболее эффективной считается система информации, основанная на одновременном использовании вычислительной техники и средств автоматизированной обработки текстовой информации.
Автоматизированные системы быстрого поиска и выдачи информации создаются для хранения большого числа различных документов и облегчения пользования ими.
К средствам повышения уровня автоматизации административно-управленческого труда относятся: осуществление записей, поиск материалов и документов, раскладка копий документов по соответствующим досье.
К новым техническим средствам автоматизации конторского труда относятся: копировальные устройства со встроенной микроЭВМ для автоматизации процесса копирования и рассылки документов; электронные пишущие машинки и композеры для автоматизации процесса перепечатки документов и материалов; информационные базы данных для хранения текстов различных материалов или их индексов, для сокращения времени на поиск необходимых материалов или индексов; телекоммуникационная связь, обеспечивающая системное тесное взаимодействие и координацию деятельности руководителей подразделений; фотонаборная техника; устройства оптического считывания; комплексная система, объединяющая ЭВМ с микрофильмированием; электронная почта; диктофонная техника.
Аппарат управления внутриорганизационной информационной системой включает:
-- вычислительный центр для обслуживания организации в целом;
-- центральную службу информации;
-- информационную систему в производственных отделениях, включающую отделы:
а) обработки и анализа информации;
б) обработки входящей и выходящей документации;
в) хранения и выдачи информационных материалов;
г) вычислительной техники.
Информация - это совокупность сведений об изменениях, совершающихся в системе и в окружающей ее среде. Информационное обеспечение – это сбор и переработка информации, необходимой для принятия управленческих решений. При этом особое значение имеет обеспечение оперативности и достоверности сведений. Внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Информация играет роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является фактором, обеспечивающим снижение издержек производства и повешение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов.
Принципы:
Задачи:
Функции: