Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
ВОПРОС 32. Планирование и организация пресс-службы в государственных и коммерческих структурах.
Пресс-служба является связующим звеном, обеспечивающим обмен информацией между обществом и организацией, на базе которой создана данная пресс-служба.
Цели и задачи пресс-службы
Работу пресс-службы организации можно условно поделить на две сферы: внутренняя и внешняя. Внутренней сферой является сама организация (например: региональная областная организация). Внешней сферой является все то, что окружает организацию.
Сферы деятельности пресс-службы
организации
Внутренняя Внешняя
Цель:
Информационный поток: - работа со СМИ
- внутри организации - положительный
имидж
- от организации - реклама
С кем работаем:
- пресс-секретари - СМИ
первичных организаций - органы власти
- НПО
- коммерческие
организации
В связи с вышесказанным, главной целью работы пресс-службы организации является:
Освещение деятельности организации в средствах массовой информации и формирование посредством этого положительного имиджа организации.
Создание единого информационного потока внутри организации и от организации.
Внутри организации пресс-секретарь территориальной организации взаимодействует с пресс-секретарями первичных и местных организаций и формирует внутреннее информационное поле. Это поле представляет собой хорошо отлаженные коммуникационные линии для передачи оперативной информации.
Во внешней сфере – СМИ, органы государственной власти различных уровней, общественные организации, коммерческие организации.
Функции пресс-службы
Функции определяются творческим подходом к своей работе. Можно ограничиться лишь контактами со СМИ по мере необходимости, а можно стать для всех СМИ постоянным источником информации о деятельности вашей организации.
Основные функции пресс-службы:
1. Ежедневные функции пресс-службы.
2. Освещение мероприятий проводимых организацией в СМИ.
3. Постоянное информирование СМИ о деятельности организации: организационные изменения, участие в общественно значимых мероприятиях и проектах, сотрудничество организации с органами власти.
4. Организация совместно со СМИ общественных акций, подготовка программ на ТВ и радио.
5. Сотрудничество с изданиями (можно договориться о том, чтобы организации предоставляли отдельную полосу в газете)
6. Организация брифингов, пресс-конференций.
7. Формирование состава пресс-центра и организация его работы во время мероприятий.
8. Формирование круга "доверенных" журналистов, которые будут постоянно сотрудничать с вашей организацией.
9. Подготовка информационных материалов и имиджевых статей, пресс-релизов, справок и других материалов, касающихся деятельности организации.
10. Организация интервью руководителя организации или руководителей программ для СМИ (перед публикацией интервью в газете необходимо его считать и исправить обнаруженные ошибки).
11. Консультации с руководителем организации и аппаратом по вопросам отношений с прессой и потенциальной реакции СМИ на предложенные решения.
12. Контроль за подготовкой выступлений, или, по меньшей мере, пересмотр готовых речей и сообщений.
13. Отслеживание (мониторинг) всех материалов (статей и видеоматериалов, по радиопрограммам - название радиостанции, название программы, дата, время выхода и краткое содержание) вышедших в СМИ. Создание архива.
14. Анализ эффективности проведенного мероприятия и выработка рекомендаций на будущее.
15. Формирование базы данных СМИ и отслеживание изменений на рынке СМИ своего региона.
16. Организация транспортного обеспечения и размещения в гостинице приезжих журналистов.
17. Аккредитация журналистов.
18. Сотрудничество с организациями, осуществляющими защиту прав и интересов журналистов и СМИ в своем регионе.
19. Сотрудничество с пресс-службами, департаментами по связям с общественностью органов власти в регионе.
20. Сотрудничество с пресс-службами общественных организаций и проведение совместных акций.
21. Написание статей в газетах и журналы (по мере необходимости).
22. Выпуск собственного печатного издания. (Как правило, выходят небольшим тиражом, и распространяется среди членов организации).
23. Участие в создании фирменного стиля, собственной рекламной продукции (бланки, визитки, плакаты, сувенирные календари, буклеты, брошюры и т.д., и т.п.).
Состав пресс-службы
Пресс-служба является структурным подразделением аппарата (например, областного комитета). Руководитель пресс-службы и (или) пресс-секретарь подчиняется непосредственно руководителю организации и взаимодействует со всеми структурными подразделениями организации.
Существует множество вариантов состава пресс-службы в зависимости от масштабов деятельности организации и организационной структуры. Но, как показывает опыт, во время текущей работы (когда нет крупных мероприятий) достаточно пресс-секретаря и его помощника. При проведении массовых мероприятий и акций необходимо сформировать пресс-центр, привлекать пресс-секретарей первичных или региональных организаций. Пресс-секретари первичных организаций являются потенциальными сотрудниками пресс-службы. Пресс-секретарь постоянно поддерживает с ними связь: информирует о важных событиях, новых программах, проводит семинары и мастер-классы.
Организация работы пресс-службы государственных органов
Наибольшая роль в этом вопросе отводится пресс-службам государственных органов.
Так, основной задачей государственной пресс-службы является разъяснение гражданам, каким образом политика и целевые программы государства влияют на их жизнь. Благодаря этой деятельности деятельность государства и его органов на местах приобретает общедоступный характер, что в свою очередь содействует пониманию обществом тех или иных действий государства. Находясь в постоянном контакте со СМИ, сотрудники государственных пресс-служб разъясняют положительные стороны действия правительства, исправляют недостоверную или ошибочную информацию о правительстве. Однако это не должно является единственным направлением в их работе. Сотрудникам государственных пресс-служб необходимо помнить о том, что они в равной степени ответственны как за имидж государства в глазах общественности и журналистов, так и за имидж СМИ и журналистов в глазах государства.
Формирование базы данных по СМИ
База данных СМИ – это список всех средств массовой информации, работающих в вашем регионе. Их можно разделить на:
Региональные. Выходят только в вашем регионе.
Центральные. Присылаются из столицы и в регионах только распечатываются. Как правило, содержат некоторый процент региональной рекламы. В регионе обычно функционирует лишь рекламный отдел.
Региональные приложения центральных СМИ.
Какую информацию должна содержать база данных СМИ:
1. Наименование СМИ, адрес и телефоны редакции, тираж.
2. Ф.И.О. главного редактора и журналистов, занимающихся определенной тематикой или ведущих определенной полосы, т.к. в некоторых газетах есть, например, молодежные полосы, а в некоторых журналист, который занимается молодежными темами. К телекомпаниям и радио это, как правило, не относится, за исключением молодежных редакций.
3. Основная тематика и направленность СМИ (развлекательные, политические, экономические и т.д., как правило, это относится к печатным СМИ).
4. Какие рубрики содержатся в газете, и кто их ведет. Не вся молодежная информация обязательно попадает на молодежную полосу. Например, информация экономического характера может быть размещена в экономическом разделе.
Какие программы существуют на местном ТВ и радио.
Периодичность выхода газет и молодежных полос в них, программ на ТВ и радио.
Как создавать информационные поводы и что может стать информационным поводом
Главная задача пресс-секретаря организации заключается в том, чтобы об организации не только знали, но и не забывали. Поэтому необходим творческий подход к работе и правильное использование внутреннего информационного поля организации. Информационным поводом может стать и удачно сказанная фраза руководителя организации, если ее правильно подать. Информация должна быть подана так, чтобы она интересовала читателей, зрителей, и слушателей. Поэтому грамотно составленный информационный повод является залогом успеха.
Есть несколько правил при создании информационных поводов:
1. Необходимо подавать социально значимые новости.
2. Меньше официоза, больше живого, эмоционального текста, интересного для восприятия целевой аудитории.
При помощи чего можно подавать информацию:
Пресс-релизы.
Статьи и репортажи.
Собственные издания (вкладыши в солидные издания – покупают место в газете)
Выставки, дни открытых дверей.
Бегграундер – постоянно выходящая информация о существовании и деятельности той или иной организации.
Пресс- пакет: пресс-релиз, буклеты, информационные листовки.
Биографии известных личностей в организации.
Факт-лист: краткая справка об организации.
Вопрос - ответ: инициированные самой же организацией вопросы, запущенные в СМИ.
Заявление, меморандум: в основном используется в критических ситуациях.
Прямая почтовая рассылка. По всей видимости, если вы не намерены платить специальным фирмам с отделами по доставке сообщений адресатам, вам придется составить собственную базу данных потребителей или даже несколько, в зависимости от Ваших целей.
Раздаточный материал. Листовки, проспекты, каталоги, буклеты, плакаты, календари могут, как раздаваться непосредственно потребителю, раскладываться в почтовые ящики, так и быть вывешены в местах наибольшего скопления потенциальных потребителей (естественно, при наличии специального разрешения).
Теле-, кино- и радиореклама. Кино и видеоклипы, рекламные и презентационные фильмы, радио и телепередачи. Размещение на эфирных и кабельных каналах, прокат в кинотеатрах перед сеансами, дозапись при тиражировании видео- и аудиозаписей.
Электронная почта и Интернет. В последнее время большое распространение получила электронная почтовая рассылка по заранее составленному списку электронных адресов. В базу данных можно включить все СМИ, интересующие вас фирмы, учебные заведения и др. Собственные странички организации в Интернет будут чаще посещаться, если вы договоритесь на своеобразный «бартер» с другими обладателями вебсайтов сделать обоюдные ссылки.
Периодическая печать. Эта область распространения информации подробно рассматривается в нашей брошюре.
Наглядная реклама. Сюда можно отнести уличные рекламные щиты, баннеры и растяжки, размещаемые во время различных мероприятий, рекламу на транспорте.
Сувенирная продукция. Ручки, бейсболки, папки, портфели, майки и т.д., которые могут быть использованы и в качестве призов при проведении различных конкурсов, и в качестве подарков влиятельным людям.
Участие в массовых мероприятиях. Произнесение рекламных слоганов во время проведения акций, концертов, шествий, пикетов и т.д.
Информационные поводы и их правильное использование