Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Лекция 18. Назначение, основные функции и принципы работы табличных процессоров
Табличная форма представления данных нашла широкое применение при решении задач управленческой и интеллектуальной деятельности человека. Например, в естественных науках и технике используются таблицы функций (тригонометрических, логарифмов), таблицы для инженерных расчетов (таблицы механических свойств различных материалов); в финансах (таблицы кросс-курсов валют, курсов акций); в бухгалтерском учете (оборотные ведомости, баланс предприятия). Практически нет такой отрасли деятельности, где не использовались бы таблицы. В дальнейшем будем считать, что таблица – это перечень сведений, цифровых данных, записанных в известном порядке, по графам.
Табличные структуры данных являются простыми. Ими легко пользоваться, поскольку адрес каждого элемента задается числом (для списка), двумя числами (для двухмерной таблицы) или несколькими числами для многомерной таблицы. Они также легко упорядочиваются. Основным методом упорядочения является сортировка. Данные можно сортировать по любому избранному критерию, например по алфавиту, по возрастанию порядкового номера или по возрастанию какого-либо параметра.
Несмотря на многочисленные удобства, у простых структур данных есть и недостаток – их трудно обновлять. Если, например, перевести студента из одной группы в другую, изменения надо вносить сразу в два журнала посещаемости; при этом в обоих журналах будет нарушена списочная структура. Если переведенного студента вписать в конец списка группы, нарушится упорядочение по алфавиту, а если его вписать в соответствии с алфавитом, то изменятся порядковые номера всех студентов, которые следуют за ним. Таким образом, при добавлении произвольного элемента в упорядоченную структуру списка может происходить изменение адресных данных у других элементов. Поэтому в системах, выполняющих автоматическую обработку данных, нужны специальные методы для решения этой проблемы. Таким образом, табличные структуры данных - это упорядоченные структуры, в которых адрес элемента определяется номером строки и номером столбца, на пересечении которых находится ячейка, содержащая искомый элемент.
В настоящее время среди прикладных программ обработки числовой информации особенно выделяют табличные процессоры – специальные программные продукты, созданные для управления электронными продуктами. Электронная таблица – самая распространенная и мощная информационная технология для профессиональной работы с данными, компьютерный эквивалент обычной таблицы. Основное назначение электронных таблиц – автоматизация рутинных табличных расчетов. Электронные таблицы нашли широкое применение в сфере бухгалтерского учета, финансового анализа, планирования, статистики и во многих других отраслях, где требуется производить большой объем вычислений. Современные табличные процессоры позволяют не только проводить операции над числами в столбцах и строках, но и строить диаграммы, производить сложный финансово-экономический анализ, автоматизировать различные сферы бухгалтерской и экономической деятельности.
Отличительными особенностями функциональных возможностей табличных процессоров от других базовых систем являются:
Появление электронных таблиц исторически совпадает с началом распространения персональных компьютеров. Первая программа для работы с электронными таблицами – табличный процессор, была создана в 1979 году, предназначалась для компьютеров типа Apple II и называлась VisiCalc. В 1982 году появляется знаменитый табличный процессор Lotus 1-2-3.
Первым табличным редактором, получившим широкое распространение, стал именно Lotus 1-2-3, который является стандартом для табличных редакторов, а именно:
Популярность табличных процессоров росла очень быстро. Появлялись новые программные продукты этого класса: Multiplan, Quattro Pro, SuperCalc и другие.
Наиболее популярными в мире табличными процессорами являются Microsoft Excel, Corel Quattro, Lotus. В России в настоящее время наибольшее распространение получил табличный процессор MS Excel, входящий в интегрированный пакет Microsoft Office. Табличный процессор может иметь несколько режимов работы, наиболее важные из них: режим готовности, режим ввода данных, командный режим, режим редактирования.
Режим готовности – режим, в котором происходит выбор ячейки или блока ячеек для корректировки или выполнения какой-либо операции. В этом режиме текстового курсора нет, а есть выделение активной ячейки цветом (подсвечивание).
Режим ввода данных – режим, при котором пользователь начинает вводить данные в определенную ячейку. Этот режим может также инициироваться специальной комбинацией «горячих» клавиш. Закончив ввод данных в ячейку, пользователь покидает режим ввода и ищет новую ячейку в режиме готовности. Такая последовательная смена режимов происходит при работе с электронной таблицей многократно до тех пор, пока не закончится ввод данных во все нужные вам ячейки.
Командный режим – режим работы, в котором пользователь может сохранить введенные данные, отсортировать, распечатать или произвести другие действия. В этом случае объектом действий будет уже не одна ячейка, а некоторая их совокупность или вся таблица. Наиболее распространенным способом перехода из режима готовности в командный режим является нажатие клавиши </> (слэш) или <F10>. После этого пользователю предоставляется возможность мышью или комбинацией клавиш выбрать и выполнить нужную ему команду (пункт) главного меню. После выполнения команды происходит возврат к режиму готовности. Пункты главного меню часто называют режимами главного меню, командами, иногда именами вызываемых подменю.
Режим редактирования – режим, который дает возможность вносить изменения в содержимое ячейки без потери предыдущего содержимого и полного повторения ее набора с клавиатуры. Этот режим особенно удобен, когда изменения по сравнению с содержимым ячейки невелики. В режиме редактирования содержимое активной ячейки появляется на контрольной панели, доступное для внесения изменений. Переход в этот режим осуществляется определенной клавишной комбинацией (F2).
Табличный процессор располагает большим количеством команд, каждая из которых имеет различные параметры (опции). Команды совместно с дополнительными опциями образуют систему иерархического меню, которая у каждого типа табличных процессоров имеет свои особенности. На верхнем уровне иерархического меню находится главное меню. Выбор команды из меню производится одним из двух способов:
Дополнительную информацию о командах, составляющих меню электронной таблицы, и их использовании можно получить, вызвав систему помощи.
MS Excel позволяет: