У вас вопросы?
У нас ответы:) SamZan.net

это набор строк электронной таблицы со взаимосвязанными однотипными данными постоянного формата

Работа добавлена на сайт samzan.net: 2016-03-05

Поможем написать учебную работу

Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.

Предоплата всего

от 25%

Подписываем

договор

Выберите тип работы:

Скидка 25% при заказе до 5.4.2025

Обработка информации в электронных таблицах Excel или списках. Основные понятия и требования к спискам.

Список представляет собой электронную таблицу с большим объемом взаимосвязанной информации (список товаров на складах или список номеров телефонов и адресов абонентов). Список - это набор строк электронной таблицы со взаимосвязанными однотипными данными постоянного формата. Другими словами список - это плоская база данных, а строки и столбцы списка соответствуют записям и полям в базе данных. Образец списка представлен на рисунке


К спискам в Excel предъявляются более строгие требования, чем к обычным электронным таблицам. Количество столбцов в списке должно быть постоянным, а количество строк переменным. Это позволяет добавлять , удалять или переставлять строки таблицы или записи списка (базы данных).

Наличие пустых строк и столбцов в списке является недопустимым. Данные в списке должны иметь постоянный формат. Первая строка в списке содержит названия столбцов или имена полей как в базах данных. 

К средствам, которые предназначены для обработки и анализа данных в списке относятся команды из меню Данные: Сортировка, Фильтр, Форма, Итоги, Проверка. При выполнении этих команд, редактор автоматически распознает список как базу данных и осуществляет обработку и анализ данных в списке как в базе данных. 

При применении команды сортировка можно отсортировать записи по одному или нескольким полям. С помощью фильтров (Автофильтра и Расширенного фильтра) можно быстро найти (отфильтровать) необходимые данные в списках по одному, двум или нескольким параметрам поиска. Командой Итоги можно упорядочить данные в списках с помощью итоговых значений. 

Для добавления новых записей в список, удаления и поиска существующих записей в списках применяется команда Форма. Для проверки данных при вводе используется средство, которое называется проверкой ввода (команда Проверка). 

При создании списка необходимо выполнить определенные требования:

  Чтобы редактор автоматически распознавал список как базу данных и обрабатывал данные при выполнении команд обработки необходимо на рабочем листе располагать один список

  Формат шрифта заголовков (подписей) столбцов или имен полей в списках должен отличаться от формата шрифта записей. Обычно шрифту заголовкам столбцов назначается полужирный шрифт, а ячейкам для заголовков присваивается текстовый формат

  Ячейки под заголовками столбцов необходимо отформатировать в соответствии с данными, которые будут вводиться в эти ячейки (например, установить денежный формат, выбрать выравнивание и т.д.)

  Для обеспечения автоматического форматирования введенных данных в список целесообразно активизировать команду "Расширение форматов и формул". Для этого необходимо установить флажок "Расширять форматы и формулы в диапазонах данных" в окне диалога "Параметры" на вкладке "Правка", которое открывается командой "Параметры" в меню Сервис. 

  В списке не должно быть пустых записей (строк) и полей (столбцов), даже для отделения имен полей от записей следует использовать границы ячеек, а не пустые строки

После выполнения подготовительных работ по созданию списка можно переходить к введению данных в список. Более полная информация о работе с таблицей как с базой данных изложена на страничке

Основные понятия и требования к спискам Excel 2003 

Списком в редакторе Microsoft Excel называют набор строк электронной таблицы с взаимосвязанными однотипными данными. Список Excel представляет собой электронную таблицу с большим объемом взаимосвязанной информации, например список товаров на складах или список номеров телефонов и адресов абонентов. Список Excel на самом деле - это плоская база данных, строки и столбцы списка соответствуют записям и полям в базе данных.

Первая строка в списке Excel содержит названия столбцов или имена полей как в базах данных. К спискам в Excel предъявляются более строгие требования, чем к обычным электронным таблицам. Так данные в списке Excel должны иметь постоянный формат. В списке Excel количество столбцов должно быть постоянным, а количество строк переменным, наличие пустых строк и столбцов в списке является недопустимым.

В Excel для работы со списком существуют средства, которые предназначены для обработки и анализа данных в списке. При применении команд (сортировка, фильтр, форма, итоги, проверка) для обработки списков, редактор автоматически распознает список Excel как базу данных и осуществляет обработку и анализ данных в списке как в базе данных. Образец списка Excel представлен на рис.1.



При создании списка Excel необходимо выполнить определенные требования:


 На рабочем листе целесообразно располагать один список, чтобы редактор автоматически распознавал список как базу данных и обрабатывал данные при выполнении команд обработки

 Формат шрифта заголовков (подписей) столбцов или имен полей в списках должен отличаться от формата шрифта записей. Обычно шрифту заголовкам столбцов назначается полужирный шрифт, а ячейкам для заголовков присваивается текстовый формат

 Ячейки под заголовками столбцов необходимо отформатировать в соответствии с данными, которые будут вводиться в эти ячейки

 Необходимо установить флажок " Расширять форматы и формулы в диапазонах данных" в окне диалога "Параметры", вкладка "Правка", которое открывается командой "Параметры" в меню Сервис. Активизация команды "Расширение форматов и формул" обеспечивает автоматическое форматирование введенных данных в список

 Для отделения имен полей от записей следует использовать границы ячеек, а не пустые строки

 В списке Excel не должно быть пустых записей (строк) и полей (столбцов)
После выполнения подготовительных работ по созданию списка Excel можно переходить к введению данных в список.

правила создания списка, которых необходимо придерживаться при его формировании, чтобы иметь возможность использовать так называемые функции списка.

  1.  Рабочий лист должен содержать только один список, т. к. некоторые операции, например, фильтрование, могут работать только с одним списком.
  2.  Если на рабочем листе кроме списка необходимо хранить и другие данные, список необходимо отделить пустой строкой и пустым столбцом. Причем лучше не размещать другие данные слева и справа от списка, иначе они могут быть скрыты во время фильтрации списка.
  3.  Заглавную строку лучше дополнительно отформатировать, чтобы выделить среди строк списка (использовать форматы, отличные от тех, которые применены к данным списка).
  4.  Метки столбцов могут содержать до 255 символов.
  5.  Не следует отделять заглавную строку от записей пустыми строками или строкой, содержащей линию из символа «дефис».
  6.  Список должен быть составлен так, чтобы столбец содержал во всех строках однотипные значения.
  7.  При вводе значения поля нельзя вставлять ведущие пробелы, это может привести к проблемам при поиске и сортировке.
  8.  В списках можно использовать формулы. Списки могут обрабатываться, как обычные таблицы.

Сортировка списков — это переупорядочивание одного или более столбцов. Сортировка выполняется с помощью одноименной команды меню Данные. Excel позволяет упорядочить записи списка по трем столбцам (полям). Для быстрой сортировки по одному (выделенному) столбцу можно использовать кнопки стандартной панели инструментов. Если список не содержит заглавной строки, то необходимо указать, что будет использовано в качестве меток столбцов. Для этого в области Идентифицировать поля по окна команды сортировки следует выбрать переключатель:

  1.  подписям — если в качестве меток столбцов использовать данные первой строки;
  2.  обозначениям столбцов листа — если в качестве меток столбцов использовать заголовки столбцов рабочего листа (А, В, С и т. д.).

Командная кнопка Параметры в окне команды сортировки выводит окно Параметры сортировки, в котором можно:

  1.  установить параметр Учитывать регистр, для различия строчных и прописных символов при сортировке;
  2.  указать, как будут сортироваться записи списка: по строкам (по умолчанию) или по столбцам;
  3.  задать пользовательский порядок сортировки.

По умолчанию списки сортируются в алфавитном порядке. Если же необходимо расположить записи в соответствии с некоторым логическим порядком значений полей, например, названием дней, месяцев и т. д., то следует определить пользовательский порядок сортировки, выбрав нужный список значений в списке Сортировка по первому ключу в окне Параметры сортировки. Список значений, определяющий пользовательский порядок сортировки, должен быть предварительно создан на вкладке Списки команды Параметры меню Сервис.

Сортировка списка и диапазонов данных


При обработке данных, хранящихся в списке, возникает необходимость отображения записей в отсортированном виде по датам продаж, по наименованиям товаров, по номерам заказов и т.п.

Для сортировки списка в Excel предусмотрено несколько возможностей.

  1.  
    Сортировка списка по одному полю (в возрастающем или убывающем порядке).


Для сортировки списка по одному полю необходимо сделать активной любую ячейку столбца, по которому будут отсортированы записи списка, и в зависимости от направления сортировки щелкнуть на панели Стандартная по клавише или Сортировка по возрастанию, или Сортировка по убыванию.

  1.  
    Сортировка списка по двум - трем полям


Для сортировки списка по двум – трем полям целесообразно использовать специальное диалоговое окно Сортировка диапазона рис.5.2. Для вызова окна Сортировка диапазона необходимо подать команду Данные | Сортировка...


Р
ис.5.2 Окно Сортировка диапазона с раскрытым
окном Параметры сортировки


3. Сортировку списка можно осуществлять по четырем и более столбцам. Для этого необходимо сортировать данные от наименее важных полей к наиболее важным.

С помощью диалогового окна Параметры сортировки можно осуществить сортировку данных списка по столбцам, а также изменить критерий сортировки для первого поля.

Сортировать можно и часть списка. Для этого необходимо выделить часть строк списка и выбрать критерий сортировки. 

Замечание! Если после сортировки получен результат, отличный от ожидаемого, то необходимо отменить операцию сортировкиПравка | Отменить.




1. Он является Яркой и позитивной личностью которая имеет свои взгляды в духовном религиозном мире
2. Лабораторная работа 4 Обработка строковых данных с помощью VB Вариант 12
3.  I склонение l ef крыло ort ef аорта rteri e f ~ артерия bucc ef ~ щека burs ef~
4. Методы оценки эффективности инвестиционных проектов
5. Тема- эТИЧЕСКОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ журналиста Профессиональноэтическое пове
6. Реферат по литературе Поэты пушкинского круга
7. это совокупность отраслей народного хозяйства характеризующихся определенными пропорциями и взаимосвязя
8. Античные традиции в мировой и европейской культурах
9. Колонизаци
10. тематичних наук Львів ~7 Дисертацією є рукопис