Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«САМАРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
АЭРОКОСМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»
имени академика С.П. КОРОЛЕВА
Факультет экономики и управления
Кафедра математических методов в экономике
БАЗЫ ДАННЫХ.
ACCESS
Методические указания
к лабораторному практикуму
по специальностям
«Математические методы
в экономике»
«Менеджмент организации»,
«Маркетинг»
Самара 2010
Составитель С. А. Озерная.
ББК У9(2) 21,0
Базы данных. Access: Метод. указания к лабораторному практикуму по специальностям «Математические методы в экономике», «Менеджмент организации», «Маркетинг» / Самар. гос. аэрокосм. ун-т; Сост. С. А. Озерная. Самара, 2010. 36с.
Методические указания составлены применительно к учебному плану по специальности 080116 и 080507. В указаниях учтены требования государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования по вышеуказанным специальностям и стандарта организации СТО СГАУ 02068410-003–2006. Комплексная система управления качеством деятельности вуза.
В настоящем пособии рассмотрены основы работы в СУБД Access для приобретения студентами навыков работы с современными базами данных.
Методические указания предназначены для очной, очно-заочной и вечерней форм обучения. Подготовлены на кафедре математических методов в экономике.
Печатаются по решению редакционно-издательского совета Самарского государственного аэрокосмического университета им. академика С.П. Королева.
Рецензент В.Г. Михайлов, доцент кафедры компьютерных систем СГАУ
С развитием научно-технического прогресса человеку приходится запоминать и обрабатывать все большее количество разнородной информации. На современном этапе развития рыночных отношений специалисты экономического профиля неизбежно сталкиваются с необходимостью накопления, структурирования, классификации данных с целью их последующего анализа.
Интенсифицировать труд в свете решения практических задач в области экономики (накопление, обработка, хранение, анализ больших объемов экономической информации) можно средствами системы управления базами данных. Система управления базами данных (СУБД) крайне полезна в бизнесе для организации документооборота, так как позволяет исключить дублирование и ускорить обработку документов клиентов, и, следовательно, увеличить оборот и доход фирмы. Улучшение вида документов при этом положительно влияет на имидж фирмы и тоже позволяет привлекать клиентов.
Программный комплекс Microsoft Office является самым распространенным пакетом автоматизации работы в офисе. Поэтому СУБД Access, входящая в комплект профессиональной версии комплекса Microsoft Office стала де-факто стандартной базой данных, используемой в современном бизнесе. Рассматриваемая СУБД представляет собой функционально полный пакет программ для определения и обработки достаточно больших объемов информации. Ее развитые инструментальные средства позволяют проводить эффективный анализ имеющихся данных, реализовывать сложные экономические расчеты, формировать современные отчеты, использующие деловую графику, связывать между собой различные данные пользователя. При решении подобных задач отпадает необходимость программирования в классическом понимании этого слова.
В деловой или личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и организационные навыки.
Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчеты, диаграммы и почтовые наклейки.
В базе данных (Рисунок 1) сведения из каждого источника сохраняются в отдельной таблице. При работе с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами. Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям, создается запрос. Запросы позволяют также обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные или специальные вычисления. Для просмотра, ввода или изменения данных прямо в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет. Для анализа данных или распечатки их определенным образом используется отчет. Например, можно создать и напечатать отчет, группирующий данные и вычисляющий итоги, или отчет для распечатки почтовых наклеек.
Рисунок 1 База данных.
База данных - это набор сведений, относящихся к определенной теме или задаче, такой как отслеживание заказов клиентов или сопровождение музыкальной коллекции. Если база данных хранится не на компьютере, или на компьютере хранятся только ее части, отслеживать сведения можно из целого ряда других источников, которые пользователь должен скоординировать и организовать самостоятельно.
В Microsoft Access, прежде чем создавать таблицы, формы и другие объекты необходимо задать структуру базы данных. Хорошая структура базы данных является основой для создания адекватной требованиям, эффективной базы данных.
Ниже приведены основные этапы проектирования базы данных:
На первом этапе проектирования базы данных необходимо определить цель создания базы данных, основные ее функции и информацию, которую она должна содержать. Иными словами нужно определить основные темы таблиц базы данных и информацию, которую будут содержать поля таблиц.
База данных должна отвечать требованиям тех, кто будет непосредственно с ней работать. Для этого нужно определить следующее:
Одним из наиболее сложных этапов в процессе проектирования базы данных является разработка таблиц, так как результаты, которые должна выдавать база данных (отчеты, выходные формы и др.), не всегда дают полное представление о структуре таблицы.
При проектировании таблиц вовсе не обязательно использовать Microsoft Access. Сначала лучше разработать структуру на бумаге. При проектировке таблиц рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами:
Когда определенная информация храниться только в одной таблице, то и изменять ее придется только в одном месте. Это делает работу более эффективной, а также исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах. Например, в одной таблице должны содержаться адреса и телефоны клиентов.
Сведения на каждую тему обрабатываются намного легче, если содержаться они в независимых друг от друга таблицах. Например, адреса и заказы клиентов хранятся в разных таблицах, с тем, чтобы при удалении заказа информация о клиенте осталась в базе данных.
Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы. Например, в таблице с данными о клиенте могут содержаться поля с названием компании, адресом, городом, страной и номером телефона. При разработке полей для каждой таблицы необходимо помнить:
С тем чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных таблиц, например, данные о клиенте и его заказы, каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице. Такое поле или набор полей называют основным ключом.
После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами.
Желательно изучить связи между таблицами в уже существующей базе данных.
После проектирования таблиц, полей и связей необходимо еще раз просмотреть структуру базы данных и выявить возможные недочеты. Желательно это сделать на данном этапе, пока таблицы не заполнены данными.
Для проверки необходимо создать несколько таблиц, определить связи между ними и ввести несколько записей в каждую таблицу, затем посмотреть, отвечает ли база данных поставленным требованиям. Рекомендуется также создать черновые выходные формы и отчеты и проверить, выдают ли они требуемую информацию. Кроме того, необходимо исключить из таблиц все возможные повторения данных.
Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно вводить все данные. Затем можно создавать любые запросы, формы, отчеты, макросы и модули.
При запуске Microsoft Access открывается диалоговое окно (Рисунок 2), в котором предлагается создать файл для новой базы данных или открыть существующую базу данных. Если появляется это диалоговое окно, выберите параметр Новая база данных, а затем в появившемся окне Имя файла запишите новое имя файла для базы данных, например, Вашу фамилию, но предварительно в режиме Открыть (см. значок рядом с окном Имя файла) найдите папку, где теперь будет лежать Ваш файл. Только потом нажмите на кнопку Создать.
|
Панель Быстрого Доступа
. |
Рисунок 2 Диалоговое окно создания новой базы данных в Access
Таблица- это набор данных по конкретной теме, такой как продажа товаров или справочная магазинов. Использование отдельной таблицы для каждой темы означает, что соответствующие данные сохранены только один раз, что делает базу данных более эффективной и уменьшает число ошибок при вводе данных.
Это поля
Это переключатель режимов
Это записи
Это для назначения выделенному полю первичного ключа
Рисунок 3 Таблица в режиме конструктора (сверху) и в режиме таблицы
Каждое поле в таблице «Справочная магазинов» (Рисунок 3) содержит данные определенного рода обо всех магазинах, например, телефоны магазинов, причем эта информация будет храниться как текстовая. Каждая запись в таблице «Справочная магазинов» содержит все сведения об одном магазине, такие как название магазина, телефон магазина, код владельца магазина и т.д.
В Microsoft Access существует несколько способов создания таблицы.
Один из них – это для ввода собственных данных можно создать пустую таблицу –Меню – Создание - Таблица - Создание новой пустой таблицы либо Меню – Создание – Конструктор таблиц - Создание новой пустой таблицы в режиме конструктора.
Можно также создать таблицу, используя уже существующие данные из другого источника Меню – Создание – Шаблоны таблиц - Создание новой пустой таблицы на основе шаблона существующих таблиц по часто встречающимся темам.
В Microsoft Access существует способ создания пустой таблицы - это Меню – Создание – Конструктор таблиц - Создание новой пустой таблицы в режиме конструктора.
Это переключатель Режима конструктора в Режим таблицы
Рисунок 4 Таблица в режиме конструктора с указанием свойств поля
Независимо от метода, примененного для создания таблицы, всегда имеется возможность использовать Режим конструктора (Рисунок 4) для дальнейшего изменения макета таблицы, например, для добавления новых полей, установки значений по умолчанию или для создания масок ввода.
При сохранении таблицы выводится приглашение создать ключевое поле. Если данные, которые могут однозначно идентифицировать каждую запись,- такие как инвентарные номера или коды, еще не были введены, то рекомендуется нажать кнопку Да. Если данные, которые могут однозначно идентифицировать каждую запись, введены, то это поле можно определить как ключевое.
При задании имен полей должно следовать следующим правилам:
Несоблюдение этих правил отслеживается средствами СУБД MS Access, но в некоторых случаях это может привести к трудно определяемым ошибкам, поэтому рекомендуется самостоятельно контролировать следование вышеперечисленным правилам в практической работе.
Желательно стараться использовать имена, отличающиеся краткостью, для облегчения их идентификации при просмотре таблиц.
Имя поля используется для ссылки на данные таблицы. Для определения типа хранимых данных используется тип данных. Тип данных поля вводится в поле ввода столбца Тип данных. В Access допустимыми являются данные следующих типов:
Каждый из типов данных наделен собственными свойствами, которые отображаются в разделе Свойства поля окна конструктора.
Таблица 1.Пояснение свойств полей
|
Свойство |
Назначение |
|
Размер поля |
Задает максимальное число символов для ввода в данное поле |
|
Новые значения |
Определяет способ изменения значений счетчика при добавлении новых записей (последовательные или случайные) |
|
Формат поля |
Задает формат вывода значений данного поля |
|
Число десятичных знаков |
Определяет число десятичных знаков после запятой, используемых при отображении чисел |
|
Маска ввода |
Задает маску ввода, облегчающую ввод данных в поле типа Текстовый или Дата/время |
Замечание: При вводе имени поля по умолчанию Access присваивает ему текстовый тип данных в 255 символов (Таблица 1.).
Данные в поле текстового типа могут содержать буквы, цифры и специальные символы. Для изменения размера поля нужно в строке Размер поля раздела Свойства поля задать число, определяющее ширину поля (от 1 до 255).
Некоторые поля, например, поле Телефон может вызвать у оператора при наборе данных недоумение – в каком виде набрать номер телефона. Здесь следует воспользоваться маской. В специальном окне Маска ввода раздела Свойство поля набрать с клавиатуры (999)-999-99-99, тогда при наборе данных будет отображена маска (шаблон) в виде (_ _ _)--_ _ _--_ _--_ _
Над числовыми полями возможно выполнение математических операций
Прежде, чем установить размер поля, подумайте, какие значения будете хранить в нем. Выбрав оптимальное значение, можете сэкономить место для хранения данных. Для указания количества десятичных знаков после запятой используется свойство поля Число десятичных знаков. Оно может принимать значение от 0 до 15. Атрибут Авто данного свойства служит для автоматической установки количества знаков после запятой.
Используя значение свойства Размер поля, можно установить следующий размер для полей числового типа (Таблица 2).
Таблица 2 Размер для полей числового типа
|
Наименование размера |
Описание |
Размер памяти |
|
Байт |
Числа от 0 до 255 (без дробной части) |
1 байт |
|
Целое |
Числа от -32768 до 32767 (без дробной части) |
2 байта |
|
Длинное целое |
Значение по умолчанию. Числа от –2147483648 до 2147483647 (без дробной части) |
4 байта |
|
Одинарное с плавающей точкой |
В изображении числа не более 7 десятичных знаков, т.е. от –3.40282310-38 до 3.40282310+38,. |
4 байта |
|
Двойное с плавающей точкой |
В изображении числа более 7 десятичных знаков, но менее 17, т.е. |
8 байтов |
Ниже приведены свойства поля по типу данных Числовое, размером поля
Целое, а формат задан пользователем.
Рисунок 5 Пример пользовательского формата для задания цены товара в у.е.
Для полей типа Числовой кроме размера поля нужно задать формат (Таблица 3)..
Таблица 3 Примеры форматов.
|
Формат поля |
Наименование размера |
Пример отображения |
|
Денежный |
Байт |
13,00р., т.е. набранное число 12,98 округляет до целого |
|
Основной |
Одинарное с плавающей точкой |
1245,528 |
|
Евро |
Байт |
1 245,00€, т.е. к набранному числу 1244,98 добавляет символ €, и разделяет на триады только целую чаcть |
|
Процентный |
Внимание! Одинарное с плавающей точкой |
45,10% или 12% |
|
Экспоненциальный |
Внимание! Одинарное с плавающей точкой |
3,45Е+05, т.е. 345000,00 |
|
Пользовательский, т.е. набрать с клавиатуры |
Байт |
13у.е., т.е. набранное число 12,98 округляет до целого и добавляет символы у.е. |
|
Пользовательский, т.е. набрать с клавиатуры |
Одинарное с плавающей точкой |
2 241,55у.е., т.е. к набранному числу 2241,55 добавляет символы у.е., и разделяет на триады только целую часть числа |
Поля типа Счетчик предназначены для хранения данных, значения которых не редактируются, а устанавливаются автоматически при добавлении каждой новой записи в таблицу.
Их значения являются уникальными, последовательно возрастающими на единицу при добавлении каждой новой записи или могут быть любыми случайными числами.
Такие поля позволяют проводить автоматическую нумерацию данных вне зависимости от того, в какое место таблицы вставляются данные, что бывает очень удобно при ведении различных кодификаторов, ключей и упорядоченных массивов данных, так как создает условия для применения алгоритмов быстрой сортировки и поиска данных.
Использование специальных форматов для хранения дат и времени полей, в которых данные представлены в специальном формате, предоставляет ряд дополнительных преимуществ:
Некоторые поля, например, поле Дата продажи может вызвать у оператора при наборе данных затруднение – в каком виде набрать дату продажи. Здесь следует воспользоваться маской. Задав прежде Краткий формат даты, в специальном окне Маска ввода раздела Свойство поля выбрать построитель, с помощью которого подобрать маску для краткого формата даты с соответствующим заполнителем, например, знаком подчеркивания, тогда получим маску 00.00.0000;0;_ ,а при наборе данных будет отображена маска (шаблон) в виде _ _._ _._ _ _ _, например, 01.12.2009.
Логические поля используются для хранения данных, которые могут принимать одно из двух возможных значений. Свойство Формат поля для поля логического типа позволяет использовать специальные форматы или один из трех встроенных: Истина/Ложь, Да/Нет или Вкл/Выкл. При этом значения Истина, Да и Вкл эквивалентны логическому значению True, а значения Ложь, Нет и Выкл эквивалентны логическому значению False.
Если выберете встроенный формат, а затем будете вводить эквивалентное логическое значение, то введенное значение будет отображаться в выбранном формате. Например, если значение True или Вкл вводится в элемент управления типа Поле, для которого в свойстве Формат поля указано Да/Нет, то введенное значение тут же преобразуется в Да.
При создании специального формата удалите текущее значение из свойства Формат и введите свой собственный формат.
Текстовые поля произвольной длины (поля MEMO) могут содержать те же типы данных, что и простые текстовые поля. Отличие между этими полями заключается в том, что длина полей типа MEMO может быть очень велика по сравнению с размером текстовых полей.
Access позволяет хранить в таблицах изображения и другие двоичные данные (например, электронную таблицу Excel, документ Word, рисунок звукозапись). Для этих целей служит тип данных Поле объекта OLE. Фактический объем данных, который можете ввести в поле данного типа, определяется объемом жесткого диска компьютера (до 1 Гигабайта).
Выбор этого типа данных запускает мастер подстановок, который создает поле, в котором предлагается выбор значений из раскрывающегося списка, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы.
Размер данного поля совпадает с размером ключевого поля, используемого в качестве подстановки (обычно, 4 байта).
В каждой таблице базы данных должно существовать поле или набор полей, которые однозначно идентифицируют каждую запись, хранящуюся в таблице. Такие поля называют первичными ключами.
Первичный ключ — это поле или набор полей таблицы, которые предоставляют Microsoft Office Access 2007 уникальный идентификатор для каждой строки. В реляционной базе данных, например, в базе данных Access 2007, сведения распределяются по отдельным таблицам, созданным для определенных целей. Затем при помощи первичных ключей и отношений между таблицами выбирается способ, с помощью которого сведения будут объединены вновь. Поля первичного ключа используются в Access для быстрого сопоставления данных из нескольких таблиц и для объединения этих данных по заданному принципу.
Рисунок 6 Схема данных
После того как первичный ключ определен, его можно использовать в других таблицах для ссылки на таблицу с полем первичного ключа. Например, (Рисунок 6) поле «Код владельца» из таблицы «Список владельцев» можно найти и в таблице «Справочная магазинов». В таблице (Рисунок 7) «Список владельцев» оно является первичным ключом. В таблице «Справочная магазинов» оно называется внешним ключом.
Первичный ключ
Внешний ключ
Рисунок 7 Таблицы в режиме конструктора с ключей
Чтобы правильно выбрать первичный ключ, следует учитывать его основные характеристики:
Приложение Access использует первичные поля для быстрого объединения данных из нескольких таблиц.
В качестве первичного ключа не рекомендуется выбирать фамилию или адрес, поскольку такие данные со временем могут измениться.
Всегда следует определять для таблицы первичный ключ. Для первичного ключа автоматически создается индекс, ускоряющий выполнение запросов и операций. Кроме того, приложение Access проверяет наличие и уникальность значений в поле первичного ключа.
При создании новой таблицы в режиме таблицы приложение Access автоматически создает первичный ключ и присваивает ему имя поля «Код» и тип данных «Счетчик». По умолчанию поле скрыто в режиме таблицы; чтобы его отобразить, нужно переключиться в режим конструктора.
Чтобы явно определить первичный ключ, необходимо использовать режим конструктора. Выберите поле, которое требуется использовать в качестве первичного ключа, щелкнув область выделения строки нужного поля.
. На вкладке (Рисунок 8) Конструктор в группе Сервис выберите Ключевое поле. Индикатор ключа будет добавлен слева от поля, определенного как первичный ключ.
Рисунок 8 Сервис - Конструктор - Ключевое поле
После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах (Рисунок 9)
Рисунок 9 Работа с базами данных - Схема данных
Для этого нужно определить тип связи между таблицами. На плоскости «Схема данных» нажать ПКМ, в появившемся окне «Добавление таблицы» (Рисунок 10) выделить и добавить все таблицы, затем закрыть окно.
Рисунок 10 Окно «Добавление таблицы»
На плоскости «Схема данных» ЛКМ (левой) провести связь от первичного ключа к внешнему ключу, в появившемся окне «Изменение Связей»( Рисунок 11) включить флажок «Обеспечение целостности», т.е. выбрать тип отношений «Один-ко-многим».
Рисунок 11 Создание связи «Один-ко-многим»
С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц (Рисунок 12). Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов.
|
|
Рисунок 12 Запросы.
Наиболее часто используется запрос на выборку (Рисунок 13). При его выполнении данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или нескольких таблиц и выводятся в определенном порядке.
Рисунок 13 Запрос на выборку.
Запрос можно создать с помощью мастера или самостоятельно. Во втором случае в режиме конструктора следует выбрать таблицы или запросы, содержащие нужные данные, и заполнить бланк запроса (Рисунок 14).
|
Список полей содержит поля из выбранной таблицы. Линия связи показывает, как данные одной таблицы соотносятся с данными другой таблицы или запроса. Чтобы добавить поля в запрос, перенесите их туда из списка полей Выбранные поля, тип сортировки и условия отбора определяют набор данных, который будет показан в режиме таблицы. |
Рисунок 14 Бланк запроса
Для создания запроса, являющегося основой формы или отчета, нужно использовать мастер запросов. Мастера запросов автоматически выполняют основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. Для его наладки нужно переключиться в режим конструктора. По умолчанию тип запроса – выборка.
Таблица 4 Примеры использование символов задания шаблонов
|
Использование символов |
Образец |
Поиск в Access |
|
Вопросительный знак ( ? ); в качестве шаблона для любого символа. |
За?ор |
|
|
Звездочка ( * ); в качестве шаблона для любой группы символов. |
Д*нь |
|
|
Звездочка ( * ); в качестве шаблона для любой группы начальных символов. |
*й |
|
|
Знак фунта (#); в качестве шаблона для любой цифры. |
#-й |
|
|
Квадратные скобки [ ]; для поиска одного символа из набора. |
Иванов[аы] |
|
|
Восклицательный знак ( ! ) после первой скобки; для поиска символа, который не входит в указанный набор символов. |
Иванов[!аы] |
|
Таблица 5 Примеры условных выражений
|
Условные выражения |
Вывод записей, которые |
|
Саратов |
имеют значение Саратов |
|
Not Саратов |
не имеют значение Саратов |
|
In (Саратов, Томск, Уфа) |
имеют значение Саратов, Томск или Уфа |
|
М |
начинаются с букв А–Л |
|
>=М |
начинаются с букв М–Я |
|
100 |
имеют числовое значение 100 |
|
<=20 |
имеют числовое значение 20 |
|
Date() |
имеют значение текущей даты |
|
>=01.01.94 |
имеют значение даты позднее 01.01.94 |
|
Between 01.01.93 AND 31.12.93 |
имеют значение года 1993 |
|
*.02.* |
имеют значение месяца Февраль |
|
Null |
содержат в поле пустое значение |
|
Is Not Null |
имеют не пустое значение в поле |
|
Like Р* |
начинаются с буквы Р |
Запросы чаще всего используют для получения так называемых вычисляемых полей, например, «стоимости со скидкой» (Рисунок 15), и затем по этому запросу изготавливают либо форму, либо отчет для просмотра с учетом вновь полученных данных.
Рисунок 15 Запрос с вычисляемым полем «стоимость со скидкой»
Для создания вычисляемого поля необходимо запрос переключить в режим Конструктора, затем курсор установить в «чистом» поле, нажать ПКМ и выбрать в динамическом меню функцию Построить, затем составить выражения, используя поля таблиц или запросов, необходимые функции или константы. Например, при вычислении Стоимости со скидкой используется функция «если» из раздела Функции IIf («логическое выражение»; «да»; «нет») и значение логической константы Истина из раздела Константы.
Стоимость со скидкой: IIf([Товары]![Скидка]=Истина;[Товары]![Цена]*[Товары]![Количество]*(1-[Товары]![Скидка]);[Товары]![Количество]*[Товары]![Цена])
Иногда запросы нужны для получения данных о конкретном объекте, например, конкретном магазине. В этом случае, запрос будет с параметром:
Рисунок 16 Запрос с параметром
Пользователь имеет возможность создать форму самостоятельно или воспользоваться мастером. Мастер форм (Рисунок 17) ускоряет процесс создания формы, так как автоматически выполняет всю основную работу.
Рисунок 17 Панель Формы
Для создания простой формы, содержащей один столбец (Рисунок 18), необходимо выполнить следующие действия:
Рисунок 18 Форма в один столбец
Выделить среди таблиц такую, которая является справочной по отношению к связанной таблице.
На вкладке Создание в группе Формы выбрать команду Форма.
Если Access обнаруживает таблицу, связанную отношением «один–ко-многим» со справочной таблицей, то добавляется связанная таблица в форму (Рисунок 19).
Рисунок 19 Форма с просмотром связанной таблицы
Если таблица данных в форме не нужна, ее можно удалить в режиме конструктора.
Если существует несколько таблиц, связанных отношением «один–ко-многим» с таблицей, которая использовалась для создания формы, то Access с помощью команды Форма не добавляет таблицы данных в форму.
На вкладке Создание в группе Формы выберите команду Разделенная форма.
Разделенная форма (Рисунок 20) для ввода данных в конкретную таблицу создает такую форму, в нижней части которой отображается вся эта таблица, а в верхней – форма для ввода данных в запись, выделенную в строке этой таблицы. В верхней части каждое поле расположено на отдельной строке, с левой стороны которой отображается надпись к данному полю.
Работа с разделенной формой дает преимущества работы с обоими типами форм в одной форме. Например, можно воспользоваться табличной частью формы, чтобы быстро найти запись, а затем просмотреть или изменить запись в другой части формы.
Рисунок 20 Разделенная форма
Эти два представления связаны с одним и тем же источником данных и всегда синхронизированы друг с другом. При выделении поля в одной части формы выделяется то же поле в другой части. Данные можно добавлять, изменять или удалять в каждой части формы (при условии, что источник записей допускает обновление, а параметры формы не запрещают такие действия).
Если таблица данных в форме не нужна, ее можно удалить в режиме конструктора.
Если существует несколько таблиц, связанных отношением «один–ко-многим» с таблицей, которая использовалась для создания формы, то Access не добавляет таблицы данных в форму.
Для получения большей свободы выбора полей, отображаемых на форме, вместо упомянутых выше инструментов можно воспользоваться мастером форм:
Изменить созданную форму можно в режиме конструктора.
Кроме того, можно использовать упорядочение данных, выделив нужный столбец и задав способ сортировки.
Примером создания формы с помощью мастера является Ленточная форма (Рисунок 21) для просмотра данных.
Рисунок 21 Ленточная форма для просмотра данных
Для создания поля «Суммарная стоимость» необходимо
переключить форму в режим конструктора,
на плоскость Примечания формы с панели Элементы управления принести элемент Поле,
в свойствах (ПКМ) этого поля в Данных через Построитель записать формулу =Sum([Стоимость]),
в свойствах (ПКМ) этого поля в Формате поля задать Денежный формат,
в Надписи к этому полю записать «Суммарная стоимость».
Если воспользоваться вкладкой Создание в группе Формы, выбрав команду Форма, то можно получить одновременный просмотр справочной и связанной таблиц. Если же существует несколько таблиц, связанных отношением «один–ко-многим» с таблицей, которая использовалась для создания формы командой Форма, то Access не добавляет таблицы в форму.
Для получения формы одновременного просмотра справочной и связанной таблиц можно воспользоваться мастером форм:
Рисунок 22 Выбор формы представления данных
Рисунок 23 Задание уникальных имен форм
Нажать эту кнопку для открытия связанной формы
Рисунок 24 Форма представления данных – связанная.
В том случае, если отношением «один–ко-многим» связаны в цепочке три таблицы (Рисунок 17), то и подчиненная форма представлена на одной плоскости одной основной (таблица Фирма) и двумя подчиненными (сначала таблица Магазины, затем запрос Стоимость товара) (Рисунок 25).
Рисунок 25 Форма с просмотром двух связанных таблиц
Для создания поля «Суммарная стоимость товара» необходимо
Аналогичные действия провести с подчиненной формой «Магазины» для получения «Количества магазинов этой фирмы», но формула будет иная: =Count([Магазин]).
Источником записей для нового объекта служит запрос, в котором было задано условие отбора (фильтр).
Рисунок 26 Запрос с условием отбора в качестве фильтра
На основе этого запроса создать ленточную форму (Рисунок 27). Объект наследует этот фильтр.
Рисунок 27 Ленточная форма с параметром
Элементами управления называются улучшающие интерфейс пользователя объекты, которые используются для отображения данных или выполнения других действий и позволяют просматривать данные и работать с ними, например надписи и рисунки. Наиболее часто используемый элемент управления - поле. Кроме того, используются такие элементы управления, как надписи, флажки и элементы управления подчиненных форм и отчетов.
Элементы управления могут быть присоединенными, свободными и вычисляемыми.
Присоединенный элемент управления - элемент управления, источником данных которого служит поле таблицы или запроса. Присоединенный элемент управления служит для отображения значений полей базы данных. Значения могут быть текстовыми, числовыми, логическими, датами, рисунками или диаграммами. Например, для текстового поля в форме, в котором отображается категория товара, могут использоваться данные поля «Категория» в таблице «Товары».
Свободные элементы управления - элементы управления, не имеющие источника данных (например, поля или выражения). Свободные элементы управления используются для вывода на экран сведений, линий, прямоугольников и рисунков. Примером свободного элемента является надпись, которая отображает заголовок формы.
Вычисляемые элементы управления - элементы управления, источником данных которых является выражение, а не поле. Для задания значения, которое должно содержаться в таком элементе управления, необходимо задать выражение, служащее источником данных элемента. Выражение - это сочетание операций (таких, как = и +), имен других элементов управления, имен полей, функций, возвращающих единственное значение, и констант. Например, в следующем выражении цена изделия рассчитывается с 25% скидкой путем умножения значения поля «Цена за единицу» на константу (0,75).
= [Цена за единицу] * 0,75
В выражении могут использоваться данные поля из базовой таблицы или запроса, или формы, или данные из другого элемента управления формы.
При создании формы рекомендуется сначала добавить и разместить в режиме конструктора все присоединенные элементы управления, особенно если они преобладают в форме.
Затем можно добавить в режиме конструктора оставшиеся свободные и вычисляемые элементы при помощи инструментов группы Элементы управления вкладки Конструктор.
Использование элементов управления ПолеСоСписком или СписокПолей — самый лучший способ создать присоединенный элемент управления по двум причинам.
Например, таблица Товары имеет две связи «один–ко-многим» со справочными таблицами Категории и Магазины. В этом случае ПолеКатегория и ПолеМагазин следует заменить элементом управления ПолеСоСписком или СписокПолей:
Рисунок 28 Выбор объектов в окне создания полей со списком
Рисунок 29 Выбор имени поля в окне создания полей со списком
Рисунок 30 Форма ввода данных в таблицу Товары
Если в форму необходимо вставить поле типа свободный элемент управления,
(например, добавить еще одно поле из таблицы), то на плоскость формы в режиме конструктора перенести элемент Поле, открыть свойства этого поля (ПКМ), задать имя поля в качестве значения свойства Данные этого элемента управления, далее установить формат этого поля.
Рисунок 31 Выделен элемент Поле при подключенном Мастере
Пользуясь инструментами группы Элементы управления на вкладке Форматирование, можно добавить в форму эмблему компании, заголовок, номера страниц или дату и время.
На форму для ввода данных в таблицу рекомендуется вставить кнопки перехода по записям (их четыре), кнопку сохранения и удаления записи, кнопку закрытия формы (Рисунок 30). Затем на пересечении двух линеек нажать ПКМ и в свойствах формы в закладке Макет функцию Кнопки перехода переключить в Нет.
Отчет — это гибкое и эффективное средство для организации данных при выводе на печать. С помощью отчета имеется возможность вывести необходимые сведения в том виде, в котором требуется (Рисунок 32).
Рисунок 32 Отчет.
Больше всего сведений в отчете (Рисунок 33) берется из базовой таблицы или запроса Другие сведения вводятся при разработке отчета.
Рисунок 33 Источники данных для отчета.
Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощью мастера. Мастер по разработке отчетов Microsoft Access выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет. После вызова мастера выводятся диалоговые окна с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создается на основании ответов пользователя. Мастер окажется полезным даже для опытных пользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета. После этого можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартный макет.
Отчеты чаще всего изготавливают на основе запросов с так называемыми вычисляемыми полями, например, «стоимость со скидкой» (Рисунок 15). На базе одного и того же запроса можно изготовить несколько отчетов, только в каждом случае выбирать разные поля для группировки и подведения итогов.
Нажать кнопку для выбора функций
Нажать кнопку для выбора функций
Нажать кнопку для выбора функций
Выбрать запрос для отчета
Рисунок 34 Выбор запроса для отчета с группировкой
Нажать кнопку для выбора поля группировки
Рисунок 35 Выбор уровня группировки данных
Нажать кнопку для выбора интервалов группировки
Рисунок 36 Выбор интервала группировки данных
Нажать кнопку для выбора функций
Рисунок 37 Выбор сортировки и подведения итогов
Рисунок 38 Выбор функций для подведения итогов
Для организации диалога разрабатывается Главное меню, которое должно быть реализовано в виде кнопочных форм со следующими функциями:
Для этого используется стандартное средство ACCESS:
Внимание! Перед запуском макросов выполнить следующие действия:
На панели «Предупреждение системы безопасности» нажать кнопку «Параметры», и в открывшемся окне включить флажок «Включить это содержимое».
Открыть форму ГЛАВНАЯ КНОПОЧНАЯ ФОРМА и проверить работу всех кнопок.
Внимание! Для редактирования функций ГЛАВНОЙ КНОПОЧНОЙ ФОРМЫ её нужно открыть через диспетчера кнопочных форм!
Внимание! ГЛАВНАЯ КНОПОЧНАЯ ФОРМА должна появляться при запуске файла, для этого необходимо выполнить следующее: нажать кнопку «Office» - Параметры Access – Текущая база данных – Форма просмотра – Выбрать из списка - ГЛАВНАЯ КНОПОЧНАЯ ФОРМА. Далее следует:
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ 3
ПРОЕКТИРОВАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ 4
Этапы проектирования базы данных. 4
Определение цели создания базы данных. 4
Определение таблиц, которые должна содержать база данных. 5
Определение необходимых в таблице полей. 5
Задание индивидуального значения каждому полю. 5
Определение связей между таблицами. 6
Обновление структуры базы данных. 6
Добавление данных и создание других объектов базы данных. 6
СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ 6
Создание файла для новой базы данных 6
Общие сведения о таблицах. 7
Создание новой пустой таблицы. 8
Наименование поля. 9
Типы данных. 9
Числовые поля. 10
Поля типа Счетчик. 11
Поля типа Дата/время. 12
Логические поля. 12
Текстовые поля произвольной длины. 12
Поля объекта OLE. 12
Тип данных - мастер подстановок. 13
Создание схемы данных 13
ЗАПРОСЫ И ИХ ПРИМЕНЕНИЕ 16
Создание запроса. 17
Формирование запросов типа выборки 19
СОЗДАНИЕ ФОРМ 19
Создание формы в один столбец 20
Создание формы с просмотром связанной таблицы 20
Создание разделенной формы 21
Создание ленточной формы с помощью мастера 22
Создание подчиненных форм 23
Создание формы с фильтром. 25
Основные элементы управления в формах 25
ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ ОБ ОТЧЕТАХ 28
Создание отчета с помощью мастера 29
СОЗДАНИЕ ГЛАВНОЙ КНОПОЧНОЙ ФОРМЫ 31
Проверка работы кнопочных форм 34