ПРАКТИКУМ ПО CCESS для студентов инженерного факультета специальность 311300 ~ Механизация сельского
Работа добавлена на сайт samzan.net: 2015-12-26
Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
от 25%
Подписываем
договор
5
МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ДЕПАРТАМЕНТ КАДРОВОЙ ПОЛИТИКИ И ОБРАЗОВАНИЯ
ФГОУ ВПО «ТВЕРСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННАЯ
АКАДЕМИЯ»
Кафедра вычислительной техники и моделирования агросистем
ИНФОРМАТИКА
ПРАКТИКУМ ПО ACCESS
для студентов инженерного факультета
специальность 311300 – «Механизация сельского хозяйства»
Тверь, 2005 г.
Практикум составил: кандидат технических наук,
доцент Евдокимов Борис Леонидович
Рецензент: кандидат физико – математических наук,
доцент Рятин Анатолий Георгиевич
Одобрено на заседании кафедры Вычислительной техники и моделирования агросистем
“ 19 ” мая 2005 года, протокол № 9
Рекомендовано к изданию методической комиссией экономического факультета
“ 14 ” июня 2005 года, протокол № 13
Работа 1. Создание базы данных, состоящей
из одной таблицы.
Цели работы:
- познакомиться с основными понятиями базы данных;
- научиться создавать таблицу базы данных в режиме Конструктор;
- освоить переход из режима Конструктор в режим Таблицы;
- освоить основные приемы заполнения и редактирования таб лиц базы данных;
- познакомиться с простой сортировкой значений таблицы;
- познакомиться с поиском записей по образцу; научиться сохранять и загружать базу данных;
- научиться сохранять и загружать базу данных;
- научиться распечатывать таблицы.
Э т а п ы р а б о т ы:
1. Проектирование структуры базы данных.
Предположим, что нам надо изготовить самый простой вариант базы данных, когда вся информация хранится в одной таблице.
2. Конструирование структуры будущих таблиц базы данных.
Таблицу будем создавать в режиме Конструктор. В ней будет 7 полей (код, фамилия, имя, отчество, год рождения, школа, класс) и 10 записей. Поле код - уникальный ключ записи (обычно используется для связи записей из разных таблиц).
3. Создание схемы базы данных.
При наличии одной таблицы схема базы данных тоже простая: состоит из одной этой таблицы, т.е. ее можно специально не делать.
4. Ввод данных в таблицы.
В данном варианте будет только одна таблица. Таблицу будем создавать в режиме Конструктор, а заполнять – в режиме Таблицы, передвигаясь по ячейкам с помощью стрелок, клавиши табуляции или мышки.
Х о д р а б о т ы:
Задание 1: Создайте новую базу данных и изготовьте структуру таблицы с информацией о студентах «Компьютерной школы».
Порядок работы:
- Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните по пиктограмме Microsoft Access. Перед вами откроется окно систе мы управления базами данных, в котором появится меню, пре дставленное на Рис. 2.
- Включите мышкой переключатель Новая база данных и щелкните по кнопке ОК. Появится диалоговое окно, представлен ное на Рис. 3. В поле Имя файла в качестве имени базы данных введите свою фамилию. Это будет название вашей личной базы данных.
Рис 2.
Рис. 3.
Замечание. Можете оставить базу данных в текущей папке (на рис.3 - это папка Мои документы), а можете сменить папку на вашу личную. В том окне есть возможность создать новую папку с помощью кнопки - Создать папку. Введя имя новой папки и нажав кнопку ОК, вы получите новую папку. Откройте ее перед сохранением базы данных.
- Щелкните по кнопке Создать или нажмите на клавишу [Enter].
- В следующем окне выберите тип создаваемого документа (вы берите соответствующую закладку). Вы создаете таблицу, поэтому выберите закладку Таблица (скорее всего, вы в ней и находитесь). Щелкните по кнопке Создать.
- Переходим к работе со следующим диалоговым окном: Новая таблица. Здесь несколько вариантов, но вы выберите Конструктор и щелкните по кнопке ОК. Появится окно Конструктора.
Рис. 4.
- В верхней левой клетке введите имя поля (набирайте слово ''Фамилия'', а не свою фамилию) и нажмите на клавишу [Enter]. В соседней клетке появится тип данных, по умолчанию он зада ется Текстовый (Рис.4). Любой другой выбирается с помо щью ниспадающего меню.
Напоминание. Переход от клетки к клетке осуществляется одним из способов: мышкой; нажатием на клавишу [Enter]; стрелками; клавишей [Tab].
- Заполните поля в Конструкторе данными из таблицы 1. Общие свойства поля оставляем по умолчанию (какие задает сама программа).
Таблица 1
|
Имя поля Имя поля
|
Тип данных
|
|
Фамилия
|
Текстовый
|
|
Имя
|
Текстовый
|
|
Отчество
|
Текстовый
|
|
Год рождения
|
Числовой
|
|
Школа
|
Числовой
|
|
Класс
|
Числовой
|
- Сохраните таблицу, щелкнув по кнопке «Сохранить» пиктографическо го меню.
- В появившемся окне наберите имя таблицы Список и щелкни те по кнопке ОК. Появится запрос (Рис. 5) на создание ключевого поля - уникального поля записи, по которому удобно связывать таблицы. В данном варианте будут самостоятельно по являться числа - номера записей.
Замечание. Выбор режима работы: таблица или конструк тор – осуществляется кнопкой .
- Перейдите в режим таблицы, щелкнув по кнопке .
Ввод данных вы будете производить в этом режиме, заполняя
клетки таблицы. Значение поля Код будет меняться
автоматически. Если закончить ввод в ячейку нажатием на
клавишу [Enter], то мар кер перейдет следующую ячейку.
Рис. 5.
- Заполните базу данных значениями из таблицы 2.
Таблица 2
- Сохраните введённые данные, щёлкнув по кнопке .
В результате вы получите таблицу, с которой можно будет работать.
Замечание. Передвижение по таблице можно производить с помощью клавиш со стрелками на клавиатуре, клавишей табуляции, а также щелчком мыши. Можно пользоваться стандартными для WINDOWS комбинациями клавиш для быстрого перемещения по таблице.
Задание 2. Выполните редактирование ячеек.
Порядок работы:
- Замените фамилию Иванникова на Иванова. Для этого выделите редактируемую ячейку и наберите новую фамилию.
- Замените год рождения на 1983. Для этого следует щелкнуть мышкой по нужной ячейке, и она откроется для редактирования. Удалите цифру 4 и введите вместо нее цифру 3.
Самостоятельное задание. Внимательно просмотрите таблицу и исправьте свои ошибки.
Задание 3. Отсортируйте значение таблицы.
Порядок работы:
Замечание. Чтобы произвести сортировку значений, нужно поставить курсор в любую ячейку сортируемого столбца и щелкнуть по кнопке:
- если нужно отсортировать по возрастанию;
- если нужно отсортируйте по убыванию.
1) фамилия по алфавиту (поставьте маркер на любую фамилию в столбце с названием Фамилия и щелкните мышкой по кнопке
'' Сортировка по возрастанию '';
2) имя - по алфавиту (поставьте маркер любое имя в столбце с названием Имя и щелкните мышкой по кнопке ''Сортировка по возрастанию'';
3) номер школы – по убыванию (поставьте маркер на любой номер школы в столбце с названием Школа мышкой по кнопке ''Сортировка по убыванию );
4) год рождения – по убыванию (поставьте маркер на любой год рождения в столбце с названием Год рождения и щелкните мышкой по кнопке '' Сортировка по убыванию );
5) класс – по возрастанию (поставьте маркер на любой класс в столбце с названием Класс и щелкните мышкой по кнопке ''Сортировка по возрастанию );
Задание 4. Познакомьтесь с функциями: cохранить, закрыть, открыть.
Порядок работы :
- Щелкните по кнопке ''Сохранить'', сохраните текущую таблицу.
- Щелкнув по нижней кнопке ''Закрыть'' в правом верхнем углу окна таблицы, закройте таблицу.
- Повторите аналогичную операцию еще раз, в результате чего вы закроете текущую базу данных, получив пустое окно для новой работы. В этом положении можно создать новую базу данных, а можно открыть существующую для продолжения работы.
- Откройте снова свою базу данных с помощью команд Файл -Открыть - Имя своей базы данных – Открыть.
Задание 5. Выполните поиск записей по образу.
Порядок работы :
- Установите текстовой курсор в поле Фамилия.
- Щелкните по кнопке ''Найти'', которая позволяет найти запись по введенному значению. В результате появится диалоговое окно, представленное на Рис. 6.
Рис.6.
- Наберите в поле Образец фамилию Баранов и щелкните по кнопке Найти.
Замечание. Если требуется найти следующую подобную запись , то щелкните мышкой по кнопке Найти далее. Поиск осуществляется в текущем поле, если установлен Соответствующий флажок. В противном случае поиск идет по всем полям. При этом можно учитывать регистр. По окончании роботы щелкните по кнопке Закрыть.
Задание 6. Распечатайте таблицу Список. (Не выполнять).
Порядок работы :
- Подготовьте принтер для печати.
- Подготовьте таблицу для печати. Для этого щелкните по кнопке Предварительный просмотр. Если таблицу не уместилась на листе или видны не все данные, то закройте окно предварительного просмотра и поменяйте размер столбцов. Можно поменять поля листа или развернуть лист поперек (это можно сделать по команде Параметры страницы – Страница - Альбомная –ОК).
- Выполните команду Файл – Печать… Появится окно представленное на Рис.7. В том окне возможен варианта печати.
Вы можете выбрать печать: всей таблицы, только выделенной записи, только определенных страниц. Можно задать печать нескольких копий данного документа одной командой. Если вашему компьютеру подключены несколько разных принтеров, то в поле имя можно выбрать нужный принтер.
Рис.7.
- Оставьте включенным переключатель Все.
Предъявите преподавателю таблицу Список на экране и на бумаге.
Задание7. Завершите работу с Access.
Порядок работы:
- Выберите пункт меню Файл-Выход.
Если вы произвели какие-либо действия в базе данных, появится вопрос о сохранении изменений. Ответьте утвердительно на этот вопрос.
Работа 2. Создание базы данных, состоящей из
двух таблиц.
Цели работы:
- научиться удалять таблицы;
- научиться создавать таблицы базы данных в режиме таблицы;
- научиться создавать самостоятельно ключевое поле;
- научиться создавать формы для ввода данных;
- закрепить навыки по заполнению и редактированию таблиц базы данных.
Этапы работы:
1. Проектирование структуры базы данных.
Создадим более сложный вариант базы данных. В ней будут две таблицы: Список и Группы.
2. Конструирование пустых таблиц базы данных.
Воспользуемся новым способом изготовления таблиц. Таблицы будем создавать в режиме таблицы. В таблице Список будет семь полей (код, фамилия, имя, отчество, год рождения, школа, класс, номер группы). Номера групп и фамилий преподавателя будет храниться в отдельной таблице Группы в виде двух столбцов.
3. Создание схемы базы данных.
В данном случае таблицы связаны связью "один-ко-многим".Это значит, что в таблице Группы каждое значение может встречаться только один раз, а в таблице Список – сколько угодно (несколько человек могут быть из одной группы). Связи следует устанавливать при пустых таблицах. Если таблицы заполнены, могут возникнуть проблемы при создании связей и свойств связей. Для связи в обеих таблицах должны быть ключевые поля. В таблице Список – поле Код, в таблице Группы – поле Учебная группа.
4. Ввод данных в таблицы.
Создадим форму для ввода данных и воспользуемся ею. При наличии связанных таблиц имеет значение порядок заполнения их значениями.
Ход работы:
Задание1. Откройте учебную базу данных, изготовленную на прошлом занятии.
Порядок работы:
- Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните по пиктограмме Microsoft Access; перед вами откроется окно системы управления базами данных, в котором появится меню.
- Включите мышкой переключатель Открыть базу данных, выделите из списка без данных, расположенного ниже переключателя, имя вашей базы и щелкните по кнопке ОК. На экране появится окно (Рис.8) с основными элементами базы данных.
Рис. 8.
Задание 2. Удалите таблицу Список.
Порядок работы:
- Выделите имя таблицы.
- Нажмите клавишу (Delete).
- На вопрос о подтверждении удаления таблицы ответьте Да.
Задание 3. Создайте таблицу Группы.
Порядок работы:
- Выберите закладку Таблица, если находитесь в другом окне.
- Щелкните мышкой по кнопке Создать. Появится окно, представленное на Рис.9.
- Оставьте Режим таблицы и щелкните по кнопке ОК. Появится пустая таблица, поля которой не определены и не имеют названия. Тип поля будет выбран автоматически в зависимости от введенной информации.
Рис.9.
- Переименуйте Поле1. Для этого поставьте курсор в любую ячейку столбца Поля1. Выполнить команду Формат – Переименовать столбец. Ячейка имени столбца окажется выделенной Введите название поля Учебная группа и нажмите клавишу [ Enter ].
- Переименуйте Поле2. Для этого поставьте курсор в любую ячейку столбца Поля1. Выполнить команду Формат – Переименовать столбец. Ячейка имени столбца окажется выделенной. Введите название поля Преподаватель и нажмите клавишу [Enter] .
- Сохраните таблицу с именем Группы, щелкнув по кнопке – Сохранить. На вопрос о создании ключевого поля ответьте отрицательно.
- Перейдите к режиму Конструктор, щелкнув по кнопке , и посмотрите, как заданы поля. Сделайте поле Учебная группа ключевым, поместив курсор на имя этого поля и щелкнув по кнопке . Тип данных поля Учебная группа задайте числовым, выбрав его мышкой из ниспадающего списка.
- Щелкните по кнопке . Закройте таблицу (при сохранении таблицы вопросов не появится, так как имя таблицы уже задано).
Задание 4. Создайте таблицу список.
Порядок работы:
- Выберите клавишу Таблица, если находитесь в другом окне.
- Щелкните мышкой по кнопке Создать.
- Появится окно, в котором оставьте Режим таблицы и щелкните мышкой по кнопке ОК. Появится пустая таблица, поля которой не определены и не имеют названия.
Переименуйте поле по аналогии с предыдущим заданием, выполнив команду Формат – Переименовать поле. Данные возьмите из таблицы 3.
Таблица 3
|
Старое название
|
Новое название
|
|
Поле 1
|
Код
|
|
Поле 2
|
Фамилия
|
|
Поле 3
|
Имя
|
|
Поле 4
|
Отчество
|
|
Поле 5
|
Год рождения
|
|
Поле 6
|
Школа
|
|
Поле 7
|
Класс
|
|
Поле 8
|
Учебная группа
|
- Сохраните таблицу с именем Список, щелкнув по кнопке . На вопрос о создании ключевого поля ответьте отрицательно.
- Перейдите в режим Конструктор и посмотрите, как заданы поля. Сделайте поле Код ключевым, поместив курсор на имя этого поля и нажав кнопку – . Тип поля Код – счетчик, полей Фамилия, Имя, Отчество – текстовые, полей Год рождения, Школа, Класс, Учебная группа – числовые. С полем Учебная группа разговор особый. Его тип - числовой. Общие свойства поля не меняем. Кроме того, значения этого поля надо не набивать вручную, а выбирать из списка, содержащегося в таблице Группы. Для этого в свойствах поля следует указать, что здесь имеет место подстановка по следующей схеме: выберите закладку Подстановка, тип элемента управления - Поле со списком источник строк - Группы. Получите значения элементов, как показано на рис.10.
- Сохраните изменения, щелкнув по кнопке сохранить.
Рис. 10.
В результате этой работы вы получите две несвязанные таблицы. Нужно создать схему данных со связями.
Задание 5. Создайте схему данных.
Порядок работы:
- Щёлкните по кнопке – .
- В появившемся окне Добавление таблицы выделите таблицу Группы и щелкните по кнопке Добавить. Выделите таблицу Список и щёлкните по кнопке Добавить. В окне Схемы данных появится условный вид этих таблиц. Щёлкните по кнопке Закрыть окна Добавление таблиц.
- Увеличьте окно таблиц Список так, чтобы были видны все поля.
- Поставьте мышку на имя поля Учебной группы в таблице Группы и, не отпуская кнопку мышки, перетащите её на поле Учебная группа в таблице Список. Отпустите мышку. Появится диалоговое Связи, представленное на рис.11.
Рис. 11.
- Включите значок Обеспечение целостности данных. Это невозможно будет сделать, если типы обоих полей заданы, не одинакова.
- Включите значок Каскадное обновление связных полей. Это Приведет к тому, что при изменении номера группы в таблице Группы автоматически изменится соответствующий номер в таблице Список.
- Включите значок Каскадное удаление связных полей.
Это приведет к тому, что при удалении записи с номером группы в таблице Группы будут удалены все записи из таблицы Список, в которой стояли соответствующие номера групп.
- Щелкните по кнопке - Создать. Появится связь <<один-ко- многим>>. Схема данных представлена на рис. 12.
- Закройте схему данных, щелкнув по кнопке в верхнем
правом углу окна и ответив утвердительно на вопрос о
сохранении схемы данных.
Рис.12.
Задание 6. Заполните таблицу Группы значениями.
Порядок работы:
- Откройте таблицу Группы в режиме таблицы.
- Заполните ее записями из таблицы 4.
Таблица 4
|
Учебная группа
|
Преподаватель
|
|
101
|
Верзаков С. А.
|
|
102
|
Белоусов А. И.
|
|
103
|
Масалова В. А.
|
|
104
|
Новикова Е.В.
|
|
105
|
Зачесова Т.П.
|
- Сохраните таблицу и закройте ее.
Задание 7. Создайте формы для ввода данных.
Порядок работы:
- Выберите закладку Формы.
- Щелкните по кнопке Создать.
- Появится диалоговое окно (Рис.13), в котором следует выбрать Автоформа в столбец, а в качестве источника данных - Список.
Рис. 13.
- Щелкните по кнопке ОК. Появится пустая форма ввода,
представленная на Рис. 14.
Рис.14.
Замечание. Значение кнопок работы с записями:
- переход к первой записи;
- переход к предыдущей записи
- переход к следующей записи;
- переход к последней записи;
- добавление новой записи.
Задание 8. Добавьте в базу данных записи, используя форму.
Порядок работы :
- Заполните базу данными, представленными в таблице 5.
Замечание. Переход от поля ввода к следующему полю производится клавишами [Tab], [Enter] или мышкой. Для перехода к новой записи следует щелкнуть по кнопке . Значения поля Код будут заполняться автоматически. Значения поля Учебная группа выбирайте из ниспадающего списка.
- Сохраните введенные данные. Имя формы - Список. Закройте форму.
Таблица 5
- Перейдите в окно Таблица. Откройте таблицу Список. Убедитесь, что в таблице появились новые записи .
- Щелкнув по кнопке , сохраните текущую таблицу.
- Щелкнув по нижней кнопке в правом верхнем углу, закройте таблицу.
Задание 9. Проверьте каскадное обновление связанных полей.
Порядок работы:
- Откройте таблицу Группы .
- Исправьте учебные группы на 201, 202, 203, 204, 205.
- Сохраните таблицу.
- Закройте таблицу Группы.
- Откройте таблицу Список.
- Убедитесь, что значение групп изменились.
- Закройте таблицу Список.
Задание10. Проверьте каскадное удаление связанных полей.
Порядок работы:
- Откройте таблицу Группы.
- Удаление первой запись (всю строку выделите и на клавишу
[Delete]) .
- Согласитесь с проверочным вопросом.
- Закройте таблицу Группы.
- Откройте таблицу Список.
- Убедитесь, что исчезли записи с номером группы 201.
- Закройте таблицу Список.
Предъявите преподавателю:
1) таблицу Список на экране;
2) таблицу Группы на экране;
3) форму Список на экране.
Задание 11. Завершите работу с программой Access.
Порядок работы:
- Выполните команду Файл-Выход.
- Если вы производили редактирование в базе данных, появится вопрос о сохранении изменений. Ответьте на него утвердительно.
Работа 3. Создание базы данных,
состоящей из трех таблиц.
Цели работы:
- научиться создавать таблицу базы данных с помощью
Мастера таблиц;
- закрепить навыки по добавлению и удалению записей;
- закрепить навыки по заполнению и редактированию таблиц базы данных;
- научиться использовать фильтр в таблице.
Этапы работы:
1. Проектирование структуры базы данных.
Создадим более сложный вариант базы данных. В ней будет три таблицы: Список, Группы и Личные данные.
2. Конструирование пустых таблиц базы данных.
Воспользуемся еще одним способом изготовления таблиц. Новую таблицу Личные данные создадим с помощью Мастера таблиц. Структуру таблиц Список и Группы скопируем из базы прошлого занятия.
3. Создание схемы базы данных. В данном случае таблицы Группы и Список объединены связью ''один-ко-многим'', таблицы Список и Личные данные – связью ''один-к-одному''. Таблицы Группы и Личные данные прямо не связаны.
4. Ввод данных в таблицы.
Создадим форму для ввода данных и воспользуемся ею.
5. Использование базы данных для практических задач.
Ход работы:
Задание 1. Откройте учебную базу данных, созданную на прошлом занятии.
- Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните по пиктограмме Microsoft Access. Перед вами откроется окно системы управления баз данных, в котором появится меню.
- Включите мышкой переключатель Открыть базу данных, выделите из списка баз данных, расположенного ниже переключателя, имя вашей базы и щелкните по кнопке ОК. На экране появится окно с основными элементами Базы данных.
Замечание. Используем готовые таблицы этой базы для конструирования новой. Таблицу Группа оставим в прежнем виде, исправив испорченные значения, а из Таблицы Список возьмем только структуру.
Задание 2. Откорректируйте данные в таблице Группы.
Замечание. В предыдущей работе вы удаляли записи из таблицы Группы. Их следует восстановить.
- Откройте таблицу Группы, выделив ее и щелкнув по кнопке – "Открыть".
- Добавьте недостающие записи. Исправьте существующие.
Таблица должна вы глядеть так, как представлено в таблице 7.
- Закройте таблицу, предварительно сохранив ее.
Таблица 7
|
Учебная группа
|
Преподаватель
|
|
101
|
Верзаков С. А.
|
|
102
|
Белоусов А. И.
|
|
103
|
Масалова В. А.
|
|
104
|
Новикова Е.В.
|
|
105
|
Зачесова Т.П.
|
Задание 3. Удалите все записи таблицы Список, оставив её структуру.
- Откройте таблицу Список.
- Выделите все записи .
- Нажмите клавишу [ Delete ]. Щелкните по кнопке Да в вопросе о подтверждении о удалении.(Можно выполнить команду Правка – Удалить запись или щелкните по кнопке Удалить запись).
- Закройте таблицу, сохранив её.
Замечание. Если теперь вводить данные в эту таблицу снова, то счетчик будет меняться с того номера, который был присвоен последней записи.
- Чтобы нумерация снова начиналась с 1, выполните команду Сервис - Служебные программы – Сжать базу данных. Подождите некоторое время, чтобы программа отработала.
Задание 4. Используя Мастер таблиц, создайте таблицу Личные данные с ключевым полем.
- Выберите закладку Таблица, если находитесь в другом окне.
- Щелкните по кнопке Создать. В результате перейдем к работе со следующим диалоговым окном: Новая таблица. Здесь несколько вариантов, но вы выберите Мастер таблиц и щелкните по кнопке ОК, появится диалоговое окно, представленное на Рис.15. В этом окне следует выбрать: в поле Образы таблиц – поле Студенты; в поле Образы полей – поля Код студента, Адрес, Номер телефона, щелкая после каждого выбора по кнопке . Эти поля попадут в Поля новой таблицы.
- Щелкните по кнопке Далее.
Рис.15.
- В диалоговом окне задайте имя новой таблицы Личные данные. Оставьте автоматический выбор ключа. Щелкните по кнопке Далее.
Замечание. Access проверит связи данной таблицы с другими таблицами. Так как вы еще не устанавливали связи, то они не будут найдены автоматически. В этот момент можно установить новые связи, но мы пока этого делать не будем.
- Щелкните по кнопке Далее.
- После появления вопроса о действиях после создания таблицы автоматически выбирайте ввод в режиме таблицы, но можно изготовить и форму. Щелкните по кнопке Готово. Вы попадете в пустую таблицу, у которой есть поля, но отсутствуют записи.
- Добавьте в таблицу Личные данные еще три поля Word, Excel, Access, в которых будут находиться семестровые оценки по этим предметам. Выберите Конструктор.
- Добавьте в конец списка полей три поля с именами Word, Excel, Access и типом данных – числовой.
- Щелкните по кнопке - Сохранить.
- Перейдите в режим таблицы, щелкнув по кнопке .
Закройте таблицу, предварительно сохранив ее. В результате вы получите три таблицы, две из которых связаны, а третья нет.
Задание 5. Исправьте схему данных.
- Щелкните по кнопке - «Схема данных». Появится диалоговое окно Схема данных.
- Щелкните по кнопке – «Добавить таблицу». В появившемся окне Добавление таблице выделите таблицу Личные данные и щелкните по кнопке «Добавить», а затем – по кнопке «Закрыть» окна Добавление таблицы.
- Поставьте мышку на имя поля Код Студента в таблице Личные данные и, не отпуская кнопку мышки, перетащить ее на поле Код в таблице Список. Отпустите мышку. Появится диалоговое окно.
- Включите флажок Обеспечение целостности данных. Это невозможно сделать, если типы обоих полей заданы неодинаково.
- Щелкните по кнопке Создать. Появится связь «один-к- одному». Это значит, что одной записи в таблице Список соответствует одна запись в таблице Личные данные.
Схема данных представлена на Рис. 16
- Закройте схему данных, сохранив ее.
Пояснение. Теперь встает задача ввода записей одновременно в разные таблицы: Список и Личные данные. ФИО мы храним в одной таблице, а адрес и номер телефона – в другой. Можно, конечно, попробовать ввести значение в каждую таблицу отдельно, но удобнее видеть клетки обеих таблиц для ввода данных одновременно. Эту задачу легко решить вводом значений через специально созданную форму, в которой присутствует поля всех необходимых таблиц. Данные вводим в форму, а в результате заполняют таблицы.
Рис.16.
Задание 6. Создайте форму для ввода данных.
- В окне базы данных выберите вкладку Формы.
- Щелкните по кнопке Создать.
- В диалоговом окне Новая форма выберите Мастер форм. Описание Мастера появляется в левой части диалогового окна. В нижнем поле имя таблицы или запроса в качестве источника данных можно не указывать. При использовании Мастера форм источник данных для формы следует указать в диалоговом окне Мастера.
- Щелкните по кнопке ОК. Появится окно создания форм, представленное на Рис.17.
- Выберите все поля из таблицы Список и все поля – из таблицы Личные данные. Для этого выберите имя таблицы Список в поле Табличные/запросы. В результате появляется список полей в окне Доступные поля. Щелкните по кнопке , которая переносит все поля из списка. Затем выберите имя таблицы Личные данные в поле Таблицы/запросы и вновь щелкните по кнопке .
Рис.17.
- Щелкните по кнопке – «Далее».
- Оставьте внешний вид формы в один столбец (выбран по умолчанию).
- Щелкните по кнопке –«Далее».
- Выберите требуемый стиль (например, Обычный). Щелкните по кнопке - «Далее».
- Задайте имя формы: Общая форма. Щелкните по кнопке – «Готово». В результате вы получите форму, в которой можно менять существующие данные и вводить новые значения. Эти значения будут попадать в ту таблицу, в которую нужно (часть значений – в одну таблицу, часть – в другую).
Задание 7. Заполните таблицы данными.
Замечание. Поля Код и Код студента заполняются автоматически. Данные таблицы Список приведены в таблице 8, в таблице Личные данные – в таблице 9.
Таблица 8
Таблица 9
- Закройте форму, предварительно сохранив ее.
- Перейдите на закладку Таблицы.
- Откройте таблицу Список и убедитесь, что в них появились данные. Закройте таблицу.
- Откройте таблицу Личные данные и убедитесь, что в них появились данные. Закройте таблицу.
Задание 8. Добавьте новое поле Портрет (рисунки или фотографии) в таблицу Список.
Пояснение. Возможен вариант, когда появляется необходимость добавить новые поля в существующей таблице. Это можно сделать, например, описанным ниже способом.
- Откройте таблицу Список, если она закрыта.
- Перейдите в режим Конструктора .
- Добавьте еще одно поле ( вводите имя поля ниже поля Учебная группа ), имя которого Портрет, тип данных – Поле объекта OLE, общие свойства поля оставить по умолчанию.
- Щелкните по кнопке - Сохранить.
- Перейдите в режим таблицы, щелкнув по кнопке
- Щелкните мышкой по клетке, где должно быть значение поля Портрет.
- Выполните команду Вставка – Объект – Точечный рисунок Paintbrush – OК.
- Нарисуйте портрет.
- Щелкните по кнопке в правом верхнем углу окна рисунка, в результате чего вы вернетесь в таблицу. Рисунок будет обозначен словами . Чтобы увидеть портрет, дважды щелкните мышкой по названию рисунка, возвращаясь в программу, где изготовлен портрет.
Самостоятельное задание.
Нарисуйте портреты всех учеников из таблицы Список.
Справочная информация. Выражения в фильтре могут состоять из точных значений, которые Access Использует для сравнения в том виде, в котором они вводятся. Числа вводятся без ограничителей, например,22. Текст должен быть заключен в кавычки, например "Александров".
Даты ограничиваются символами #, например /01/99# .
Элементы выражения могут быть связаны операторами:
арифметическими, +, _, /, ^;
сравнения:<, <=, >, >=, =, <>;
логическими: And (И), Not (Нет), Or (Или);
Like-для использования логики замены в выражениях;
In-для определения, содержится ли элемент данных в списке
Значений;
Between…And-для выбора значений из определенного интервала.
Задание 9. Научится использовать фильтр.
- Щелкните по кнопке – «Изменить фильтр». Появится окно выбора, представленное на рис. 18.
|
Список:фильтр.
|
|
|
Код
|
Фамилия
|
Имя
|
Отчество
|
Год рождения
|
Школа
|
|
|
|
|
|
|
|
Рис. 18
- Щелкните мышкой по полю Год рождения. У активного поля появится стрелка выбора.
- Выберите Год рождения 1984 и щелкните по кнопке –
«Применить фильтр». Вы автоматически опадаете в таблицу, в которой будут только выбранные записи.
- Отмените выбор. Для этого необходимо отжать эту же кнопку, которая будут только выбранные записи.
- Отмените выбор. Для этого необходимо отжать эту же кнопку, которая теперь называется. Удалить фильтр.
- Щелкните по кнопке - Изменить фильтр.
- Удалите все в поле Год рождения, выделив значение и нажав клавишу [Delete].
- Измените фильтр так, чтобы в таблице были видны только ученики школы N_15, 10-го класса (одновременный запрос в двух полях - Школа и Класс).
- Щелкните по кнопке – « Применить фильтр».
- Изменить фильтр. Допустимо указывать границы изменения значений. В поле Год рождения наберите «1982».
- Щелкнув по кнопке Применить фильтр, вы получите таблицу, в которой присутствуют записи с годами рождения больше 1982.
- Чтобы получить записи учеников, у которых фамилии начинаются на букву (В), в соответствующем поле наберите Like (B*) ( В - в данном случае русская буква ).
- Запрос Not " B* " будет означать все записи, кроме указанных (в данном случае все записи, у которых фамилии не начинаются на букву "B"). Составьте этот запрос, щелкнув по кнопке - Применить фильтр.
Самостоятельное задание:
1. Выберите учеников всех школ, кроме школы №3.
2. Выберите всех учеников школы №1, фамилии которых начинаются на букву "А".
3. Выберите учеников, год рождения которых 1982 или
1983 (запрос 1982 OR 1983).
4. Отменить все запросы.
Замечание. Кнопка - Фильтр по выделенному позволяет оставить видимыми в таблице только те записи, в которых есть предварительно выделенный элемент.
Предъявите преподавателю: таблицы Список, Группы, Личные данные на экране.
Задание 10. Завершите работу с программой Access.
- Выберите пункт меню Файл – Выход.
- Если вы производили редактирование в базе данных, появится вопрос о сохранении изменений. Отвечайте на него утвердительно.
Работа 4. Применение форм.
Цели работы :
- научиться создавать формы ввода-вывода;
- научиться создавать кнопочные формы.
Ход работы:
Задание 1. Откройте учебную базу данных, созданную на прошлом занятии, и подготовьте ее к работе.
- Вызовете программу Access.Для этого дважды щелкните по пиктограмме Microsoft Access.Перед вами откроется диалоговое окно системы управления базами данных, в котором появится меню.
- Включите мышкой переключатель Открыть базу данных, выделите из списка баз данных, расположенного ниже переключателя, имя вашей базы и щелкните по кнопке OK.
- Перейдите на закладку Формы, выделите форму Список и нажмите клавишу [Delete]. Согласитесь с удалением. В результате у вас в базе данных должны остаться три исходные таблицы и Общая форма, с помощью которой вы можете добавлять значения в вашу базу данных.
Замечание. Возможно, вы пропустили урок, и данных, полученных на предыдущем уроке, у вас нет. Если работа происходит в учебном классе, где много пользователей и общие рабочие папки, то к следующему уроку у вас вполне может и не быть вашей базы. Чтобы быстро ее восстановить, можно воспользоваться чужой базой данных, сохранившейся на этом компьютере. Для этого следует:
- Выполнить команды Файл - Создать базу данных - ОК.
- Ввести свою фамилию в качестве имени учебной базы данных и щелкнуть по кнопке Создать.
- Выполнить команду Файл - Внешние данные- Импорт…
- Выделить имя базы данных, из которой вы собираетесь копировать таблицы, и щелкнуть по кнопке Импорт.
- Выделить те таблицы, которые вы собираетесь копировать, и щелкнуть по кнопке ОК. В результате вы получите базу данных с готовыми связями между таблицами, если, конечно, вы скопировали все взаимосвязанные таблицы.
Задание 2. Создайте простую форму с помощью кнопки - « Новый объект ».
- В диалоговом окне базы данных выберите вкладку Таблицы,
если находитесь в другой вкладке.
- Выделите таблицу Список. (Автоформу можно строить и
при закрытой таблице, и при открытой).
Замечание. Автоформа создает форму, в которой отображаются все поля и записи выбранной таблицы или запроса. Каждое поле располагается на отдельной строке, с левой стороны от которой отображается надпись к данному полю. С помощью автоформы можно просматривать или вводить данные.
- Щелкните по кнопке раскрытия списка, расположенной рядом с кнопкой – Новый объект на панели инструментов и выберите элемент Автоформа. Появится автоформа, представленная на Рис. 19.
- Сохраните автоформу с именем Список.
- Закройте автоформу, ответив утвердительно на вопрос о сохранении, если таковой последует.
Задание 3. Создать форму с помощью Мастера форм.
- В окне базы данных выберите вкладку Формы.
- Щелкните по кнопке Создать.
- В диалоговом окне Новая форма выберите Мастер форм. Описание Мастера появляется в левой части диалогового окна. В нижнем поле имя таблицы или запроса в качестве источника данных можно не указывать. При использовании Мастера форм источник данных для формы следует указывать в диалоговом окне Мастера.
Рис.19.
- Щелкните по кнопке ОК.
- В поле Таблицы/запросы выберите таблицу Список, в поле Доступные поля выберите поля Фамилия, Имя и перенесите их стрелкой в поле Выбранные поля.
- В поле Таблицы/запросы выберите таблицу Личные данные. В поле Доступные поля выберите поля Word, Excel, Access и перенесите их стрелкой в поле Выбранные поля. Результат этих действий представлен на Рис. 20.
- Щелкните по кнопке Далее.
- Выберите внешний вид формы – Табличный. Щелкните по кнопке Далее.
- Выберите требуемый стиль ( например, Обычный ).
Щелкните по кнопке Далее.
- Задайте имя формы: Успеваемость. Щёлкните по кнопке Готово. В результате получите форму, в которой можно менять существующие данные и вводить новые значения сразу в две таблицы.
- Закройте форму.
Рис. 20.
Задание 4. Создайте форму с помощью автоформ.
- Щёлкните по кнопке Создать.
Замечание. При выборе элементов Автоформа: в столбец, Автоформа: ленточная или Автоформа: табличная форма создаётся автоматически.
- Выберите Автоформа: ленточная.
- В нижнем поле выберите таблицу Личные данные, которые будут служить источником данных для формы.
- Щёлкните по кнопке OK. Получите готовую автоформу.
- Сохраните её с именем Личные данные.
- Закройте автоформу.
Самостоятельное задание. 1. Изготовьте автоформу в столбце для таблицы Список (Список учеников).
2. Изготовьте табличную автоформу для таблицы Группы (Номера групп).
- Закройте формы, если они открыты.
Замечание. Созданную форму можно изменить в режиме Конструктор.
Задание 5. Создать формы без помощи Мастера.
- В диалоговом окне базы данных выберите вкладку Формы, если находитесь в другом окне.
- Щёлкнуть по кнопке «Создать».
- В диалоговом окне Новая форма выберите режим Конструктор.
- В открывшемся окне выберите таблицу Список,
содержащую данные, на основе которых будет создана форма.
- Щёлкните по кнопке ОК.
- Окно формы будет выведено на экран в режиме Конструктор.
- Щёлкните по кнопке – «Список полей» на панели инстру- ментов. Получите список полей, из которого можно добавлять присоединённые элементы управления в форму или в отчёт. Выделите поля Фамилия, Имя, Отчество, Учебная группа, Портрет (щёлкните мышкой по имени поля, одновременно держа нажатой левой рукой клавишу [Ctrl]). Отпустите клавишу [Ctrl] после выбора полей. Перетащите мышкой поля в область данных.
- Закройте окно списка полей.
Замечание. Размер окошка для названия полей и для его значения меняются мышкой, «схватившейся» за чёрный квадратик рамки. Эти элементы передвигаются по полю с помощью мышки.
- Расположите элементы удобно по полю.
Замечание. 1. Для независимого друг от друга перемещения элементов следует» захватить» их мышкой за левый верхний квадрат большего размера, иначе подпись и поле будут передвигаться вместе.
2. С помощью кнопок меняется соответственно цвет фона, текста, линии границы.
- Задайте размер текста поля Фамилия равным 18. Чтобы увеличить размер элемента соответственно надписи, выполните команду «Формат – размер - по размеру данных».
- Сохраните форму с именем Ученика.
- Формы могут быть выведены на экран в трех видах: режим
конструктора (Рис. 21), режим формы (Рис. 22) и режим
таблицы. Переключение режимов производится кнопкой – Вид. Посмотрите все способы представления формы.
Рис. 21.
Рис.22.
Задание 6. Добавьте в таблицу Список логическое поле «Собирается поступать в институт», значения которого «Да» или «Нет». Добавьте это поле в форму.
Порядок работы:
- Перейдите на закладку Таблицы. Откройте таблицу Список в режиме Конструктор. Добавьте поле с именем Институт и типом Логический. Сохраните таблицу и закройте ее.
- Перейдите на закладку Формы.
- Откройте форму Учебник в режиме Конструктор.
Замечание. В форме или в отчёте флажок может быть использован как отдельный элемент управления, в котором отображаются значения логического поля из базовой таблицы. Если флажок установлен, поле в таблице имеет значение «Да», если флажок снят, поле имеет значение «Нет».
- Щелкните по кнопке «Список полей». Выделите название Институт и перетащите его мышкой в область данных.
Появится значок флажка и надпись Институт.
- Перейдите в режиме формы и посмотрите разные записи. Флажок снимается и устанавливается щелчком мышки по соответ-ствующему полю. Установите флажки у трех учеников.
- Закройте форму, ответив утвердительно на вопрос о сохранении.
Задание 7. Создайте кнопочную форму Заставка.
Порядок работы:
- Щелкните по кнопке «Создать».
- В появившемся диалоговом окне выберите Конструктор.
Появится пустая форма. Задайте мышкой ширину формы,
равную 10 см, а высоту – 7 см.
- Сохраните форму с именем Заставка.
- Выберите на панели инструментов кнопку Аа – «Надпись».
Курсор мышки примет вид крестика с «приклеенной» буквой
А. Щелкните мышкой по месту начала надписи и введите:
База данных
«Компьютерная школа»
(после слов База данных нажмите одновременно комбинацию
клавиш [Shift]+[Enter]).
- Нажмите клавишу [Enter].
- Выберите размер букв 18, а выравнивание- по центру. Выполните команду меню Формат – размер - по размеру данных. Цвет фона – голубой.
- Растяните мышкой надпись на ширину окна, как представлено на Рис. 23.
Рис. 23.
- Выберите на панели элементов значок - Кнопка.
Щелкните мышкой по тому месту в области данных, где
должна быть кнопка (это может быть любое место, которое
вам нравится). Появится диалоговое окно Создание
кнопок.
- Выберите категорию Работа с формой, а действие –
Открытие формы, как представлено на Рис. 24.
Рис. 24.
- Щелкните по кнопке Далее.
- Выберите форму Список, открываемую этой кнопкой, и щелкните по кнопке Далее.
- В следующем окне щелкните по кнопке Далее.
- В следующем окне поставьте переключатель в положение Текст, наберите в поле текст слово Список, как показано
на Рис. 25.
Рис. 25.
- Щелкните по кнопке Далее.
- Задайте имя кнопки Список и щелкните по кнопке Готово.
Замечание. Размер и расположение кнопок можно менять мышкой в режиме Конструктор.
- Самостоятельно создайте кнопки для форм Успеваемость
и Номера групп.
- Перейдите в режим формы (Рис.26). Теперь при щелчке
мышью по соответствующим кнопкам будут открываться
соответствующие формы для работы.
Рис. 26.
- Чтобы кнопочная форма автоматически появлялась при запуске базы данных, выполните команду Сервис - Параметры запуска. В поле Форма выберите Заставка и щелкните по кнопке ОК.
- Закройте форму, ответив утвердительно на возможный вопрос о ее сохранении.
Задание 8. Создайте кнопочную форму при помощи Диспетчера кнопочных форм.
Порядок работы:
- Выполните команду Сервис –Надстройки -Диспетчер
кнопочных форм, на заданный вопрос ответьте Да. В
результате вы получите диалоговое окно Диспетчера
кнопочных форм, представленное на Рис. 27.
Рис. 27.
- Щелкните в окне Диспетчер кнопочных форм по кнопке
Изменить.
- В открывшемся диалоговом окне Изменение страницы
кнопочной формы щелкните по кнопке Создать. Появится
диалоговая страница Изменение элемента кнопочной формы. Измените содержимое полей Текст, Команда, Форма в соответствии с Рис.28 (Команду и Форму выбирайте из списка, а не набирайте в ручную).
Рис. 28.
- Щелкните по кнопке ОК.
- Аналогично в окне Изменение страницы кнопочной формы создайте еще два элемента кнопочной формы: Личные данные. Эта кнопка открывает форму Личные данные в режиме редактирования; Успеваемость. Эта кнопка открывает форму Успеваемость в режиме редактирования.
- Добавьте кнопку закрытия базы данных. Для этого щелкните по кнопке Создать, наберите в поле Текст слово Выход, а в поле Команда выберите Выход из приложения. Закройте диалоговое окно Изменение страницы кнопочной формы, а затем - Диспетчер кнопочных форм.
- Перейдите на закладку Формы И откройте окно Кнопочная форма в режиме Конструктора, измените цвет надписи и название вашей базы данных на «Компьютерная школа», сохраните форму.
- Перейдите при помощи кнопки в режим формы. Результат представлен на Рис.29.
Рис. 29.
- Проверьте работу всех кнопок кнопочной формы (после
нажатия кнопки Выход снова откройте базу данных).
Предъявите преподавателю: формы Список, Успеваемость, Список учеников, Номера групп, Личные данные, Ученик на экране компьютера.
Задание 9. Завершите работу с программой Access.
Порядок работы:
- Выберите пункт меню Файл-Выход.
- Если вы производили редактирование в базе данных,
появится вопрос о сохранении изменений. Ответьте на него
положительно.