Будь умным!


У вас вопросы?
У нас ответы:) SamZan.net

Тема- Базы данных в ccess 2007 Тема 1- Среда ccess- создание и редактирование базы данных

Работа добавлена на сайт samzan.net:

Поможем написать учебную работу

Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.

Предоплата всего

от 25%

Подписываем

договор

Выберите тип работы:

Скидка 25% при заказе до 23.11.2024

Тема: Базы данных в Access 2007

Тема 1: Среда Access: создание и редактирование базы данных.

Цель: Ознакомиться с основными средствами Access, позволяющими работать с базами данных (БД). Научиться создавать и редактировать базы данных.

Задание

  1. Познакомиться с порядком входа в Access и выхода из него.
  2. Ознакомиться с порядком создания баз данных.
  3. Ознакомиться с содержанием и структурой баз данных.
  4. Ознакомиться с элементами меню, панели инструментов в различных  режимах работы.
  5. Создать таблицу Клиент.
  6. Заполнить ее записями.
  7. Познакомиться с приемами редактирования.

Основные сведения.

Access – система управления базами данных.

Объекты БД:

  1. Таблица (содержит сами данные);
  2. Запросы (поиск, сортировка и извлечение необходимых данных);
  3. Форма (ввод данных в указанном формате);
  4. Отчёт (вывод данных с итогами);
  5. Макросы и модули (элементы, позволяющие производить более сложные операции).

При работе с базами данных существует два режима:

  1. Режим конструктора: создаём структуру таблиц (проект таблицы).
  2. Режим таблиц: заносим данные.

Этапы проектирования БД

  1. Выделение задачи;
  2. Создание таблиц;
  3. Проектирование полей;
  4. Связывание данных;
  5. Разработка запросов;
  6. Проектирование форм и отчетов;
  7. Создание меню (главная кнопочная форма).

Существует два вида таблиц: оперативные и справочные. Справочные таблицы содержат условно-постоянную информацию. Их заполняем в первую очередь. В оперативных таблицах используем информацию из справочников. В них содержится переменная информация.

СУБД Access можно вызвать через меню Пуск-Программы-Microsoft Access.

После запуска программы Access  на экране появляются окно приложения, а также диалоговое окно, в котором пользователь должен выбрать один из следующих вариантов работы: создание пустой БД (Новая база данных), создание БД с помощью мастера (Создание), открытие одной из существующих БД (Открытие файла). В Access  все объекты базы данных сохраняются в одном файле с расширением .mdb.

В результате выбора переключателя Новая база данных образуется пустая БД, в которую можно поместить таблицы, формы, отчеты и т.д.  При выборе переключателя Запуск мастера начнется процесс создания новой БД на основе какой-либо БД из коллекции Access. В случае необходимости открытия существующей БД установите переключатель Открыть базу данных.

Появление стартового диалогового окна при запуске Access  можно отменить, выбрав в меню Сервис команду Параметры и на вкладке Вид опцию окно запуска. Команда Параметры активна, если открыто окно БД. После выключения опции окно запуска открыть или создать БД можно через меню Файл.

Строка меню

Строка меню расположена под строкой заголовка. Каждый элемент меню открывается при выполнении щелчка на его имени.

Структура меню зависит от режима работы Access. Программа имеет 3 основных режима:

  1. Режим конструктора, в котором создаются и модифицируются объекты БД;
  2. Режим запуска, в котором можно выполнять некоторые операции, не открывая БД;
  3. Режим выполнения, в котором отображаются окна объектов БД.

Панели инструментов

Панель инструментов состоит из кнопок с пиктограммами, позволяющими определить назначение кнопок. Кнопки панелей инструментов могут быть активными и неактивными. Неактивные кнопки бледнее активных. Панели инструментов, кроме кнопок, содержат поля списков, которые открываются при нажатии кнопки со стрелкой.

Строка состояний

Строка состояний находится в нижней части окна Access. Она предназначена для размещения сообщений о выполняемых операциях и о текущем состоянии программы. При разработке БД можно составлять собственные сообщения.

Окно базы данных

В окне БД систематизированы объекты БД.

Каждая строка таблицы представляет собой запись, а столбец - поле. Запись содержит набор данных об одном объекте, а поле - однородные данные обо всех объектах.

Запросы  предназначены для отбора данных на основании критериев.

Форма представляет собой бланк, подлежащий заполнению, или маску, накладываемую на отбор данных.

Отчеты служат для отображения итоговых данных из таблиц и запросов в удобном для просмотра виде.

В состав БД целесообразно включить макросы, автоматизирующие процесс ее заполнения, отбора информации и т.д.

Модули - процедуры обработки событий или выполнения вычислений, написанные на языке Visual Basic for Application (VBA).

Основным объектом БД является таблица. На базе таблиц осуществляется построение форм, запросов и отчетов. Таблицу можно создать используя следующие  способы: режим таблицы; конструктор; мастер таблиц; импорт таблиц   (создание таблицы путем импортирования данных из внешнего файла или др. БД); связь с таблицами (присоединение внешнего файла или таблицы др. БД).

При создании таблиц при помощи Конструктора задаются поля таблицы и их характеристики (свойства).

Имя поля может иметь длину до 64 символов и содержать пробелы и любые специальные символы, кроме точек, восклицательных знаков и угловых скобок. Не должно быть двух полей с одинаковыми именами. Для каждого поля следует указать тип данных (текстовый, числовой, поле типа МЕМО,  время и т.д.).

Поле типа “счетчик “ содержит число, которое автоматически увеличивается на единицу, когда в таблицу добавляется новая запись.

Изменение типа данных после ввода сопровождается очень длительной процедурой и может привести к потере данных.

Каждое поле обладает индивидуальными свойствами, которые зависят от выбранного типа данных (размер поля, формат поля, условие на назначение, индексированное поле и т.д.).

Готовую спецификацию можно модифицировать. При этом все изменения следует внести до начала заполнения БД, чтобы не повлечь искажение или потерю данных.

После определения всех полей таблицы следует указать по меньшей мере одно поле для использования в качестве первичного ключа. Первичный ключ может быть определен только в режиме Конструктора.

Проектируя таблицы, тщательно выбирайте поле первичного ключа. Когда при установлении связи между таблицами используется поле первичного ключа, внести какие-либо изменения в таблицы практически невозможно. Первичный ключ - это столбец или группа столбцов, однозначно определяющие запись. Первичный ключ по определению уникален: в таблице не может быть двух разных строк с одинаковыми значениями первичного ключа. Столбцы, составляющие первичный ключ, не могут иметь значение NULL. Для каждой таблицы первичный ключ может быть только один.

Таблицу можно модифицировать с помощью мастера подстановок. После модификации в области Свойства поля на вкладке Подстановка появятся новые свойства.

После заполнения таблицы записи можно редактировать: копировать, удалять, перемещать, производить операции поиска, замены, фильтрации, сортировки.

Фильтр временно разделяет записи в открытой форме или таблице на два подмножества, одно из которых будет показано, а другое нет.

Технология работы

  1. Для запуска программы нажать кнопку Пуск - Все программы – Microsoft Office - Microsoft  Office Access 2007.
  2. Выбрать Новая база данных. Справа дать имя «Клиенты». Нажать Создать.
  3. В окне БД перейдите на вкладку Главная – Режим - Конструктор.
  4. Дайте имя таблице - «Клиенты»
  5. Щелкните по кнопке Создать.
  6. Введите следующие данные в область Проекта таблицы:                                                                           

                                                                           

Выбор первичного ключа

  1. Установите курсор на поле, которое будет объявлено полем первичного ключа (поле “Код клиента”).
  2. Щелкните по кнопке с изображением ключа (Ключевое поле).

Заполнение таблицы данными

  1.  Перейдите в режим таблицы на вкладке Главная.
  2.  Заполните таблицу своими данными (не менее 7 записей).  Поле «Сведения» пока оставьте пустым.        

Операции поиска

  1. На вкладке Главная активизируйте команду Найти (кнопка с изображением бинокля.)
  2. В поле Образец диалогового окна поиска укажите искомый объект.
  3. Установите необходимые флажки в опциях и значения в полях списка.
  4. Нажмите кнопку Найти.
  5. При необходимости проверки остальных полей на наличие объекта поиска нажмите Найти далее.

Поиск и замена

  1. На вкладке Главная активизируйте команду Заменить.
  2. В поле ввода Образец укажите заменяемый объект.
  3. В поле Заменить на введите новые данные.
  4. Установите необходимые флажки в опциях и значения в полях списка.
  5. Для поиска заменяемого объекта нажмите Найти далее.
  6. При обнаружении объекта подтвердите его замену, нажав кнопку Заменить.
  7. Для отмены замены и поиска следующего объекта нажмите Найти далее.

Сортировка записей

  1. Маркируйте поле, по которому будет произведена сортировка.
  2. На вкладке Главная выберете Сортировка по возрастанию/убыванию.

Фильтрация данных

  1. На вкладке Главная выберете команду Фильтр.
  2. Укажите необходимое значение, по которому будет произведен отбор.
  3. Нажмите ОК.

Изменение расположения строк/колонок

  1. Маркируйте поле для перемещения.
  2. Установите указатель мыши на заголовке маркированного поля.
  3. Удерживая нажатой левую кнопку мыши, переместите поле в необходимую позицию.
  4. Отпустите кнопку мыши.

Тема 2: Использование гиперссылок в Access.

Цель: Научиться создавать гиперссылки.

Задание

  1. Создать гиперссылку в поле таблицы.
  2. Отредактировать гиперссылку.

Основные сведения

В Microsoft Access есть тип данных – Гиперссылка. Он позволяет хранить в поле простые или сложные ссылки на файлы и документы, находящиеся вне базы данных. Такие ссылки могут содержать адрес URL (Uniform Resource Locator), указывающий на некоторое место в World Wide Web или корпоративной сети (Интранет),  либо сетевой маршрут в формате UNC (Universal Naming Convention) к файлу на сервере локальной сети или на жестком диске локального компьютера. Ссылка может указывать на файл в формате HTML или формате, поддерживаемом приложением OLE или ActiveX.

Гиперссылка, которая, по сути, является текстовым полем, может содержать до 2048 символов и включать до трех частей :

  1.  Необязательное описание. Это текст, который отображается в поле или элементе управления (кроме режима редактирования гиперссылки). Описание может начинаться с любого символа, кроме знака #, и должно заканчиваться знаком #. При отсутствии описания адрес гиперссылки должен начинаться со знака #.
  2.  Адрес гиперссылки. Это может быть адрес URL или сетевой путь к файлу в формате UNC ( \ \ сервер \ общий путь\ имя файла).
  3.  Необязательный дополнительный адрес. Этот адрес задает именованный объект внутри файла (например, диапазон ячеек в рабочем листе Microsoft Excel или закладка в документе Microsoft Word).

В ответ на щелчок по гиперссылке Access запустит соответствующее приложение и передаст ему основной и дополнительный адреса. Если в гиперссылке указан один из протоколов Интернета, Access запустит броузер или соответствующую программу.

Вставка гиперссылки может производиться при помощи окна диалога Добавить гиперссылку. Верхний раскрывающийся список содержит адреса Интернета, которые вы недавно посетили, или имена открытых документов. Кнопка Обзор позволяет определить местонахождение файла на вашем компьютере или на любом компьютере в сети, к которой вы подключены. Если расположение файла относительно папки, в которой находится база данных, всегда будет сохраняться, то при задании пути оставьте установленным флажок Использовать для гиперссылки относительный путь. Например, если вы всегда держите документы, на которые указывают гиперссылки, в одной папке вместе с базой данных или в одной и той же подчиненной папке, установка этого флажка позволит вам свободно перемещать папку базы данных (с содержащимися в ней папками) без исправления гиперссылок. Снимите этот флажок для конечного файла  с фиксированным местом хранения, чтобы Access вставил в гиперссылку абсолютный путь к файлу.

                 

Чтобы указать адрес узла Интернета, который вы сохранили как «избранный», нажмите кнопку Обзор и откройте папку Избранное. В раскрывающемся списке Тип файлов окна диалога Связать с файлом  выберите Файлы Интернета, чтобы увидеть все сохраненные ярлыки Интернета.

После выбора адреса гиперссылки вы можете использовать поле Имя объекта в документе для указания конкретного объекта в файле или документе, находящемся на узле Интернета.

Окно диалога Добавить гиперссылку не предоставляет возможности ввода необязательного описания. Для добавления описания нужно редактировать гиперссылку.

Технология работы

  1. Создайте документ Word с именем Гелиос.doc, содержащий сведения о компании (данные о генеральном директоре, дату начала сотрудничества и т. д.).
  2. Откройте базу данных. Таблица Клиент. Перейдите в режим таблицы.
  3. Щелкните в пустом поле Сведения для клиента Гелиос правой кнопкой мыши.
  4. Выберите команду Гиперссылка – Изменить гиперссылку.
  5. Найдите и выберите файл Гелиос.doc.
  6. В поле Текст напишите – Сведения о «Гелиос»
  7. Нажмите ОК, чтобы сохранить гиперссылку в поле таблицы.
  8. Проделайте шаги с 1 по 7 для остальных клиентов.
  9. В документе Word аналогичным образом задайте гиперссылку для возвращения в Access, задав в окне Добавить гиперссылку путь к базе данных Access, назовите ее «Возврат в Access».

Тема 3: Установление связей между таблицами.

Цель: Научиться устанавливать связи между таблицами.

Задание

  1. Аналогично таблице Клиент создать таблицы Товар, Заказы, Заказано, Типы.
  2. Заполнить их записями.
  3. Установить связи между таблицами.

Основные сведения

Access  позволяет строить реляционные БД, отдельные таблицы которых могут быть связаны между собой. Связь между таблицами определяет тип отношения между полями. Как правило, связывают ключевое поле одной таблицы с соответствующем ему полем другой таблицы, которое называют полем внешнего ключа.

Связанные поля могут иметь разные имена, однако у них должны быть одинаковые типы данных и одинаковые значения свойств.

При наличии связи между таблицами Access  будет автоматически выбирать связанные данные из таблиц в отчетах, запросах и формах.

Условия связи двух таблиц:

  1. Хотя бы одно поле является ключевым.
  2. Одинаковый тип полей.
  3. Одинаковые значения (из области определения).  

Типы связей

1. Один ко многим (1-, 1:М). Когда каждому значению поля А таблицы 1 соответствует несколько значений связанного поля таблицы 2, а обратное неверно.

Тип     Товар

*Код типа Код типа

2. Многие ко многим (М:М, -). Когда каждому значению поля А таблицы 1 соответствует несколько значений связанного поля таблицы 2 и наоборот.

Таблица Заказы   Таблица Заказано

*Код заказа    *Код заказа

*Код клиента    *Код товара

3. Один к одному (1:1). Когда одному значению поля А таблицы 1 соответствует единственное значений связанного поля таблицы 2 и наоборот.

Таблица Клиент

(ФИО, адрес, пол…)  Таблица Образование

*Код клиента    *Код клиента

 Целостность данных - это такие правила, которые регулируют условия взаимодействия между таблицами и поддерживают целостность информации.

Эти правила сохраняют неприкосновенность связей между таблицами в СУБД. Целостность данных предохраняет данные от изменений, которые нарушают связи между таблицами.

Целостность данных функционирует строго на основе ключевых полей таблиц. Поле ключа проверяется в том случае, если оно добавляется, изменяется или удаляется. Если такое нарушение изменяет связь, то оно нарушает и целостность данных.

Виды целостности данных:

  1. Каскадное обновление связанных полей: дает возможность изменять содержимое поля связи.
  2. Каскадное удаление связанных полей: при удалении записи в основной таблице автоматически удаляется запись и в связанной таблице.

Технология работы

  1.   Откройте созданную БД.
  2.  Создайте последовательно таблицы: Типы, Товар, Заказано и Заказы при помощи Конструктора (примеры таблиц смотри ниже. Размеры и типы полей выберите самостоятельно. Рекомендации:
  3. В таблице Товар можно использовать только те коды типов, которые вы описали в таблице Типы. Аналогично, в таблице Заказано можно использовать только те товары, которые описали в таблице Товары, в таблице Заказы – только заказы и клиентов, которые описаны соответственно в таблицах Заказано и Клиенты.
  4. Поле Скидка – тип: числовой, формат: процентный, размер: с плавающей точкой). В таблице товары используйте разные (2-3) единицы измерения.
  5. Задайте ключевые поля: таблица Клиенты – Код клиента, таблица Типы – Код типа, таблица Заказы – Код заказа, таблица Товар – Код товара, таблица Заказано – Код заказа и Код товара (сцепленный ключ). Для объявления полями первичного ключа нескольких полей маркируйте их, удерживая клавишу [Ctrl].
  6.  Заполните таблицы данными - не менее 7 записей. В таблице Типы достаточно 3-4 записей, типы определяют группы товаров. Например, зимняя одежда, демисезонная, летняя. В таблице Заказано введите такие ситуации – в одном заказе заказывается несколько товаров; один и тот же товар заказывается в разных заказах.

  

  1. Закройте все таблицы.
  2. На вкладке Работа с базами данных выберете команду Схема данных.
  3. В окне добавление таблицы добавьте таблицы Клиенты, Товар, Заказы, Заказано, Типы.
  4. Щелкните по кнопке Закрыть.
  5.  Переместите указатель мыши от поля “Код клиента” таблицы Клиент к полю “Код клиента” таблицы Заказы.
  6.  В появившемся окне Связи установите флажок “Обеспечение целостности данных”.
  7.  Нажмите Создать.
  8.  Переместите указатель мыши от поля “Код заказа” таблицы Заказы к полю “Код заказа” таблицы Заказано.
  9.  В появившемся окне Связи установите флажок “Обеспечение целостности данных”.
  10. Нажмите Готово.
  11. Аналогично свяжите поля «Код товара» таблиц Заказано и Товар. И поле «Код типа» таблиц Товар и Типы.

Тема 4: Создание QBE-запросов (Query By Example) в Access 2007.

Цель: Научиться создавать QBE-запросы в различных режимах.

Задание

  1. Ознакомиться с различными типами запросов.
  2. Создать запрос “Заказы клиентов”  при помощи Конструктора.
  3. Создать запрос “Данные по клиентам”  при помощи Мастера.
  4. Создать перекрестный запрос “Суммарное количество” при помощи Конструктора.

Основные сведения

Запросы предназначены для отбора данных, удовлетворяющих заданным критериям. Результатом выполнения запроса является набор записей, собранных в таблице, который называется Recordset (динамический, временный набор данных). В объекте Recordset допускается добавление, изменение и удаление записей. В нем отображаются также записи, добавляемые, удаляемые или изменяемые в исходных таблицах.

В Access запросы делятся на QBE-запросы (Query By Example - запрос по образцу), параметры которых устанавливаются в окне конструктора запросов, и SQL-запросы (Strutured Query Language - структурированный язык запросов), при создании которых применяются операторы и функции языка SQL. В Access  легко преобразовать QBE-запрос в SQL-запрос и наоборот.

В Access могут быть созданы следующие типы QBE-запросов:

Запрос-выборка позволяет выбрать данные, хранящиеся в таблицах, и представляет полученный динамический набор в режиме формы или таблицы без изменения данных. Изменения, внесенные в динамический набор, отражаются в базовых таблицах.

Запрос-изменение изменяет или перемещает данные. К этому типу относятся: запрос на добавление записей, запрос на удаление записей, запрос на создание таблицы, запрос на обновление.

Перекрестные запросы предназначены для группирования данных и представления их в компактном виде.

Запрос с параметром позволяет определить одно или несколько условий во время выполнения запроса.

В Access  имеется возможность самостоятельно создать запрос или воспользоваться мастером по разработке запросов. Чаще всего запрос разрабатывается самостоятельно.

Однако для создания специальных запросов возможно применение мастера, например для создания перекрестного запроса, запроса на поиск повторяющихся записей или записей не имеющих подчиненных. запросов на архивирование записей.

Самым распространенным типом запроса является запрос на выборку.

Для подготовки запроса необходимо определить:

  1.  поля, по которым будет производиться поиск;
  2.  искомые значения выбранных полей;
  3.  список полей, которые будут выдаваться в результате выполнения запроса.

Для указания условий отбора данных и для создания вычисляемых полей в запросах используются выражения: арифметические и логические.

Запросы можно создавать для отбора данных как из одной, так и из нескольких таблиц. При этом следует учитывать наличие связей между таблицами.

Если разрабатывается запрос для нескольких таблиц, между которыми нет связи, Access  рассматривает каждую таблицу как независимый объект и позволяет составить любую возможную комбинацию из полей внутри конструктора.

Запрос можно использовать для выполнения расчетов и подведения итогов, обобщив данные из исходных таблиц. Для этих целей в Access  предусмотрены статистические функции SQL. Статистическую функцию задают в строке Групповая операция, которая появляется после нажатия пиктограммы с греческой литерой сигма на панели инструментов или командой Групповые операции в меню Вид. Посредством статистической функции можно обработать содержимое каждого поля запроса.  

Технология работы

Создание запроса “Заказы клиентов” при помощи Конструктора.

  1. Откройте БД «Клиенты».
  2. Слева щелкните на кнопке «Все объекты Access». Выберите «Тип объекта».

  1. Щелкните Создание – Конструктор запросов.
  2. В окне Добавление таблицы перейдите на вкладку Таблицы.
  3. Маркируйте таблицу Клиент и выполните щелчок по кнопке Добавить.
  4. Добавьте остальные таблицы.
  5. Щелкните по кнопке Закрыть.       
  6. Из таблицы Клиент в бланк запроса переместите с помощью мыши или выполните щелчок по следующим полям: “Название”, “Город”.
  7. Из таблицы Заказы переместите поле “Код заказа” и «Дата размещения».
  8. В строке Условие отбора под полем “Дата размещения” введите выражение >01.01.2008.
  9. Из таблицы Заказано переместите поле “Код товара” и «Количество».
  10. Из таблицы Товар переместите поле “Наименование” и «Единица измерения».
  11.  В строке Сортировка под полем “Название” и выберете По возрастанию.
  12. Для выполнения запроса щелкните по пиктограмме с изображением восклицательного знака «Выполнить».

Создание запроса “Данные по клиентам” при помощи Мастера

  1. Щелкните Создание – Мастер запросов.
  2. В диалоговом окне Новый запрос выберете способ создания Простой запрос и  нажмите ОК.
  3. В первом диалоговом окне  мастера в списке Таблицы/запросы выберете таблицу Клиент.   
  4. В списке Доступные поля отметьте и перенесите следующие поля: “Название”.
  5. Выполните те же действия с таблицей Заказано, выбрав поля “Количество” и “Скидка”, «Цена».
  6. Нажмите кнопку Далее.
  7. В следующем окне мастера задайте отбор записей подробный (вывод для каждого поля каждой записи) или итоговый.       
  8. В последнем окне мастера присвойте запросу имя.
  9. Нажмите кнопку Готово.

Создание перекрестного запроса “Суммарное количество”

  1. Щелкните Создание – Мастер запросов.
  2. Сначала создается простой запрос с полями Название клиента, Наименование товара, количество. Сохраните запрос по именем «Для перекрестного»
  3. В диалоговом окне Новый запрос выберете способ создания Перекрестный запрос и  нажмите ОК.
  4. В окне Создание перекрестных таблиц выберете Запросы: запрос «Для перекрестного».
  5. Выберете поле «Название». Нажмите «Далее».
  6.  Выберете поле «Наименование».
  7. Выберите функцию «Сумма». Нажмите «Далее».
  8. Для выполнения запроса щелкните по пиктограмме с изображением восклицательного знака.

Тема 5: Создание форм

Цель: Научиться создавать простую и составную форму, заполнять ее данными и                    редактировать.

Задание

  1. Создать форму Клиент при помощи Мастера.
  2. Создать составную форму Заказанный товар при помощи Мастера .
  3. Отредактировать форму Клиент при помощи Конструктора.

Основные сведения

Главным преимуществом в работе с базами данных можно назвать удобство  представления и эффективность организации данных. Access позволяет сконструировать форму наиболее удобным для пользователя способом, включив в нее записи различных связанных таблиц.

Для отображения информации сразу из двух таблиц или из таблицы и запроса создается составная форма, которая состоит из основной и находящейся внутри ее подчиненной формы. Это позволяет объединять информацию, не переключаясь на другие таблицы или формы. Как правило, подчиненная форма связана с основной. Сохраняется подчиненная форма в базе данных как отдельная форма.

В Access существует несколько способов создания форм:

Автоформа - автоматическое создание формы с использованием одного из стандартных шаблонов. Это наиболее простой и быстрый способ создания формы.

Мастер форм - создание формы с помощью мастера; в зависимости от назначения формы мастер предлагает на выбор стандартные шаблоны и стили оформления.

Конструктор - создание формы на основе пустого бланка при помощи инструментальных средств конструктора форм, а также редактирование формы.

Мастер диаграмм - создание формы с диаграммой на основе выбранных полей таблицы.

Мастер сводных таблиц - создание сводной таблицы Microsoft Excel на основе таблиц или запросов Access.

Формы создаются на основе таблиц и запросов. При каждом открытии сохраненной формы обновляются данные запроса, на основе которого создается форма. Благодаря этому содержимое формы всегда соответствует информации в таблицах и запросах.

Основным способом создания формы является использование мастера форм. Мастер может создать и связать обе формы в случае, если основная форма базируется на таблице, а подчиненная форма базируется на связанной с ней другой таблице или создана на базе таблицы или запроса, содержащего поле с тем же именем и типом данных, что и ключевое поле таблицы основной формы.

Для  редактирования готовых форм используют конструктор форм. Для добавления элементов управления необходима панель инструментов, которая появляется при нажатии пиктограммы Панель элементов.

Для того, чтобы узнать значение каждой пиктограммы Панели инструментов элементов управления, поставьте указатель мыши на пиктограмму. Функции элементов управления приведены в таблице.

Таблица 2

Назначение пиктограмм Панели инструментов элементов управления

Название

Функция

Выбор объектов

Выделение объектов (позволяет маркировать и перемещать поля, а также изменять их размеры, установленные по умолчанию).

Мастера элементов

Мастера создания элементов управления.

Надпись

Вставка в форму названия нового поля.

Поле

Отображение содержимого некоторого поля записи БД или вычисляемого поля

Группа

Создание и размещение группы, в которую можно ввести контрольные переключатели и селекторные кнопки.

Выключатель

Создание выключателя, кнопки с фиксацией.

Переключатель

Создание селекторного переключателя.

Флажок

Создание контрольного переключателя.

Поле со списком

Создание комбинированного списка.

Список

Создание поля списка.

Кнопка

Создание командной кнопки.

Рисунок

Встраивание статических иллюстраций (графических файлов) в форму.

Свободная рамка объекта

Создание рамки объекта для которого нельзя установит связь.

Присоединенная рамка объекта

Создание рамки объекта для которого будет установлена связь с файлом-источником.

Разрыв страницы

Установка принудительного конца страницы формы.

Подчиненная форма/отчет

Встраивание подчиненной формы в главную форму и установка отношений между формами.

Линия

Проведение в форме разделительной линии.

Прямоугольник

Создание в форме прямоугольной рамки для группы полей.

При выполнении двойного щелчка по элементу управления появляется окно Свойства объекта.

Технология работы

Создание формы при помощи Мастера

  1. Откройте вкладку Создание – Другие формы – Мастер форм.
  2. В диалоговом окне Создание форм выберете в списке Таблицы/запросы таблицу Клиент.
  3. В списке Доступные поля выберите все поля таблицы при помощи кнопки с двойной стрелкой.
  4. Нажмите кнопку Далее.
  5. В следующем диалоговом окне выберете значение переключателя в один столбец и нажмите кнопку Далее.
  6. В третьем окне мастера задайте стиль оформления, после чего нажмите кнопку Далее.
  7. В последнем окне мастера введите заголовок формы «Клиент» и нажмите кнопку Готово.

Создание составной формы

  1. Откройте вкладку Создание – Другие формы – Мастер форм.
  2. В диалоговом окне Создание форм выберете в списке Таблицы/запросы таблицу Товар.
  3. В списке Доступные поля выберите все поля таблицы при помощи кнопки с двойной стрелкой.
  4. В списке Таблицы/запросы таблицу Заказано.
  5. В списке Доступные поля выберите все поля таблицы при помощи кнопки с двойной стрелкой.
  6. Нажмите кнопку Далее.
  7. В следующем  окне установите опцию Подчиненные формы и нажмите кнопку Далее.
  8. В третьем диалоговом окне выберете вид подчиненной формы табличный и нажмите кнопку Далее.
  9. В четвертом окне мастера задайте стиль оформления, после чего нажмите кнопку Далее.
  10. В последнем окне мастера введите заголовок формы «Заказанный товар» и нажмите кнопку Готово.

Редактирование формы в режиме Конструктора

  1. Откройте форму Заказанный товар в режиме Конструктора (вкладка Главная).
  2. Удалите из формы поле Код типа (маркируйте его и нажмите Del).
  3. Выберете на панели элементов управления элемент Группа переключателей и щелкните мышью в той части формы, где расположена Область данных основной формы.
  4. В открывшемся окне Создание группы переключателей введите подписи переключателей в соответствии с полем Тип (например, зимнее, летнее…). Нажмите Далее.
  5. Во втором диалоговом окне определите использовать ли какой-либо переключатель по умолчанию. Нажмите Далее.
  6. Задайте значения переключателей в соответствии с полем Код типа. Нажмите Далее.
  7. Сохраните значения в поле Код типа. Нажмите Далее.
  8. Выберете тип элементов управления и задайте оформление типа. Нажмите Далее.
  9. Выберете подписи для группы переключателей – Тип товара. Нажмите Готово.
  10. Удалите поле Единица измерения.
  11. Выберете на панели элементов элемент Поле со списком.
  12. В первом диалоговом окне выберете Фиксированный набор значений.
  13. Во втором окне введите значения списка (например, шт., тыс.шт.).
  14. Выберете способ применения выбранного значения Сохранить в поле Единица измерения.
  15. Задайте подпись списка «Единица измерения» и нажмите Готово.

Тема 6: Создание отчетов.

Цель: Научиться создавать отчет и редактировать его.

Задание

  1. Создать отчет при помощи Мастера.
  2. Отредактировать отчет при помощи Конструктора.

Основные сведения

Отчет создается в тех случаях, когда необходимо наглядно представить на экране или на бумаге сводную информацию, хранящуюся в базе данных. Для получения такой информации должны быть проведены дополнительные вычисления.

Преимущество отчетов перед формами заключается в возможности группирования данных, что значительно улучшает внешний вид документа и повышает его удобочитаемость.

Редактирование созданного отчета происходит в режиме конструктора.

Отчет имеет несколько областей: заголовок отчета, верхний колонтитул, заголовок группы, область данных, нижний колонтитул, примечание отчета. Заголовок отчета расположен на первой странице отчета перед верхним колонтитулом. Верхний колонтитул по умолчанию помещается на каждую страницу отчета. Его отображение на страницах, содержащих шапку или резюме, можно заблокировать. Обычно верхний колонтитул содержит заголовки колонок. Заголовок группы состоит из имени группы и слова Заголовок группы. Элементы области данных повторяются для каждой выбранной из таблицы записи. Нижний колонтитул присутствует на каждой странице отчета. Чаще всего его используют для отображения номеров страниц. Если отчет создан при помощи мастера, то по умолчанию мастер отчетов вводит в нижний колонтитул функцию =Страница. Если отчет содержит много записей и включает несколько страниц, они автоматически нумеруются. Кроме того, мастер отчетов вводит в нижний колонтитул выражение =Now(), которое во время генерации отчета заменяется текущей датой. Примечание отчета вставляется в конце отчета и может содержать резюме ко всему отчету. Это последняя область отчета, но при печати она предшествует нижнему колонтитулу последней страницы.

По умолчанию все области отчета имеют одинаковую ширину. При изменении ширины одной области автоматически меняется ширина всего отчета. Для изменения высоты или ширины отчета следует перейти в режим конструктора и установить указатель мыши на нижней или правой ограничительной линии  изменяемой области. Указатель приобретет вид двунаправленной стрелки. При его перемещении в нужном направлении изменяется размер области.

Существенно улучшить внешний вид отчета позволяют стандартные элементы управления. Они встраиваются в отчет для оформления заголовков, надписей и иллюстраций. Встраивание элементов управления в отчет выполняется с помощью панели инструментов Панель элементов аналогично встраиванию элементов управления в форме.

В отчете могут быть вычисляемые элементы. Вычисляемое значение определяется в соответствии с выражением, указанным в поле свойства Данные при определении элемента управления.

Элементы управления иногда размещаются один поверх другого. Каждый из них можно переносить с помощью команд На передний план и На задний план меню Формат. Пред активизацией указанных команд перемещаемый объект должен быть выделен.

Элементы управления  можно выровнять при помощи команд, собранных в подменю Выровнять меню Формат.

Увидеть, как будет выглядеть отчет, можно в режиме предварительного просмотра, выбрав в меню Вид команду Предварительный просмотр.

Технология работы

Создание отчета при помощи Мастера

  1. В открытой БД перейдите на вкладку Создание - Мастер отчетов и нажмите.
  2. В диалоговом окне Создание отчетов выберете запрос Заказ клиента.
  3. В списке Доступные поля выберете поля Название, Город, Наименование, Количество, Единица измерения.
  4. Из таблицы Типы поле Код типа. Нажмите Далее.
  5. Выберите вид представления данных Заказ клиента нажмите Далее.
  6. В следующем окне диалога сгруппируйте данные по полю Город и нажмите Далее.
  7. Выберете порядок сортировки по возрастанию для поля Наименование.
  8. Выберете требуемый вид макета отчета Ступенчатый нажмите Далее.
  9. В следующем окне выберете требуемый стиль представления отчета.
  10. В последнем окне диалога задайте имя отчета и нажмите Готово.
  11. Отредактируйте ширину полей в режиме конструктора так, что бы отчет помещался на одну страницу в ширину.

Редактирование отчета при помощи Конструктора

  1. Откройте созданный отчет в режиме Конструктора.
  2. Удалите из отчета поле Код типа (маркируйте его и нажмите Del).
  3. Выберете на панели элементов управления элемент Группа переключателей и щелкните мышью в той части отчета, в которой он должен размещаться (Область данных).
  4. В открывшемся окне Создание группы переключателей введите подписи переключателей. Нажмите Далее.
  5. Во втором диалоговом окне определите, использовать ли какой-либо переключатель по умолчанию. Нажмите Далее.
  6. Задайте значения переключателей. Нажмите Далее.
  7. Сохраните значения в поле Код типа. Нажмите Далее.
  8. Выберете тип элементов управления и задайте оформление группы. Нажмите Далее.
  9. Выберете подписи для группы переключателей (Тип товара). Нажмите Готово.
  10. Просмотрите отчет в режиме Предварительного просмотра.




1. Новгородский Государственный Университет имени Ярослава Мудрого Кафедра Радиофизика и электроника
2. 2013 ~ 18012013 501 502 Факультетская хирургия 19
3. Роман ВПикуля Богатство
4. Електронний уряд Іспанії Виконала- студентка ІІІ групи ІІ МП Морозова Анастасія Ви
5. ЗАДАНИЕ 1 Необходимо найти сумму ячеек в диапазоне В3-В7 и В11-В15 но только тех ячеек которые содержат положит
6. необходимый компонент экономической стратегии современного государства Бюджетная политика правительств
7.  Встановлення опіки і піклування
8. Российский государственный технический университет Новочеркасский политехнический институт ’’’’’.html
9. Информатика п~нін о~ытуды~ алатын орны ерекше
10. Статья- Интересное для всех не интересно никому
11. 2012г Дисциплина- Гражданское право Специальность направление- юриспруденция бакалавр
12. Тема 6 Збір первинних даних Основним завданням маркетингових досліджень є надання допомоги менеджерам у
13. Адаптация человека и функциональное состояние организма
14. і. Виношувалась ldquo;ідеяrdquo; про переселення українців за Збруч або розселення їх у західних і центральних ре
15. II століттям н е
16. 1] 1. Постановка проблемы [1
17. КОСТРОМСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ КАФЕДРА МЕНЕДЖМЕНТА
18. Спокойное сияние слоновая кость 199 р
19. Статья- Откуда оно, это счастье
20. менее распластать его по коже