Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Лекція №96-98
Розділ 9. Організація документів у діловодстві
Тема Правила складання номенклатури справ
Мета: З’ясувати поняття номенклатури справ структуру; охарактеризувати її види; навчитися складати НС
План
Самостійне вивчення
Встановлення строків зберігання документів
Діяльність суб'єкта оформлюється великою кількістю документів, у яких закріплені рішення керівництва, відображені зв'язки з вищими, підпорядкованими та іншими суб'єктами. До багатьох документів звертаються часто протягом тривалого часу. Щоб швидко знайти потрібний документ серед багатьох інших, їх необхідно правильно систематизувати, тобто розкласти за ознаками подібності. Найпростішою класифікацією документів є їх групування в справи.
Теорією і практикою діловодства та архівної справи виділені ознаки групування документів в первинні комплекси-справи.
В спеціальній літературі вказані такі ознаки: номінальна, предметно-питальна, авторська, кореспондентська, географічна, хронологічна, експертна.
Номінальна ознака передбачає групування в одну справу документів одного виду: наказів, протоколів, актів та ін.
Предметно-питальна ознака - це об'єднання в одну справу документів з одного питання. Наприклад:
Судові справи, або документи про відшкодування суми моральних збитків.
Авторська ознака передбачає, що в справу збираються документи одного автора (комісії, суб'єкта, особи).
Кореспондентська ознака досить помітно виражена, коли формується листування з певним кореспондентом. Наприклад:
Листування з Центральною міською бібліотекою про надходження нових періодичних видань.
Практика роботи суб'єктів показує, що буває зручніше групувати в одну папку документи кількох авторів або кореспондентів, що перебувають на визначеній території (край, область, район). Таке групування справи ведеться за географічною ознакою. Наприклад:
Листування з університетами м. Києва про проведення олімпіад.
Хронологічна ознака виступає на перший план, коли важливе посилання на тимчасові параметри документів в справі. Наприклад:
Звіт про відвантаження товарів за березень.
Крім того, при формуванні документів у справи (їх класифікації) враховуються терміни зберігання документів - експертна ознака, оскільки документи з постійним терміном зберігання (більше 10 років) та тимчасовим (до 10 років) не можуть групуватися в одну справу.
При класифікації документів, як правило, використовуються кілька ознак і завжди враховується експертна.
Ознаки групування документів відображаються в заголовку справи. Наприклад: Накази директора школи за 2003 р. (номінальна, і авторська, хронологічна ознаки); Заяви співробітників« підприємства „ Оранта " м. Суми на графік літніх відпусток) (номінальна, географічна, предметно-запитальна ознаки).
Спеціальним класифікаційним довідником, що закріплює заголовки справ та визначає порядок формування документів у справи, є номенклатура справ - систематизований перелік найменувань справ, що заводяться в суб'єкті, з визначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку. Основна вимога, що ставиться до номенклатури, - охоплення всіх документів, що отримуються та створюються в процесі діяльності суб'єкта.
Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, до яких входять документи подібні за змістом і належністю, із зазначенням термінів їх зберігання.
Номенклатура справ необхідна для:
Номенклатура справ є обов’язковим для кожної установи документом, який складається для створення в установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.
У номенклатуру справ включаються всі документи, що утворюються в діяльності підприємства, окрім технічної документації і друкарських видань. Номенклатура справ складається в останньому кварталі поточного року на наступний. Номенклатуру справ складає працівник служби ДЗУ із залученням фахівців структурних підрозділів.
3.Види номенклатур справ
Є три види номенклатур справ: типова, примірна та індивідуальна.
Типова номенклатура справ встановлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, з єдиною системою індексації і є нормативним актом.
Примірна номенклатура справ встановлює примірний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.
Типові і примірні номенклатури справ розробляються органами вищого рівня для мережі організацій, що належать до сфери управління установи, використовуються ними як методичні посібники під час складання індивідуальних номенклатур справ.
Складання номенклатури справ - досить складна робота, що вимагає високої професіональної кваліфікації. Оскільки існує велика кількість однорідних за характером діяльності суб'єктів, в яких поширена однотипна документація (наприклад, школи, лікарні, дитячі садки та ін.), недоцільно для кожного суб'єкта складати номенклатуру справ кожного разу спочатку, тому значного поширення в останнє десятиріччя набули типові та примірні номенклатури справ.
Незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури справ кожна установа повинна мати індивідуальну номенклатуру справ. Вона складається, як правило, з номенклатур справ структурних підрозділів і єдиної (зведеної) номенклатури справ установи.
Реквізити номенклатури справ:
- назва установи, організації;
- назва виду документа;
- гриф затвердження;
- дата;
- індекс (№);
- місце складання;
- заголовок до тексту;
- текст (у формі таблиці);
- підпис;
- гриф погодження, візи.
Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) – індекс. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (за штатним роз-писом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера справи в межах підрозділу.
При складанні індивідуальної номенклатури справ необхідно керуватися такими нормативними документами:
- основними правилами роботи відомчих архівів;
- типовими переліками документів з визначеними термінами зберігання;
- переліками документів, які підлягають прийманню на державне зберігання;
- типовими і примірними номенклатурами справ.
Номенклатура справ складається під методичним керівництвом служби діловодства кожним структурним підрозділом, а в цілому по установі (зведена номенклатура справ) – службою діловодства.
Номенклатура справ структурного підрозділу установи складається у трьох примірниках, затверджується керівником структурного підрозділу після погодження з архівним підрозділом установи:
перший примірник – недоторканний, зберігається у структурному підрозділі;
другий примірник – передається в канцелярію установи;
третій примірник – використовується для формування справ і пошуків
потрібного документа.
Зведена номенклатура справ установи після її остаточного доопрацювання канцелярією погоджується з експертною комісією (ЕК) установи і експертно-перевірною комісією (ЕПК) відповідного державного архіву, після чого затверджується керівником установи. Установи, що не передають документи на державне зберігання, погоджують номенклатури справ з ЕК органів вищого рівня.
У кінці діловодного року номенклатура справ установи обов’язково закривається підсумковим записом. Підсумковий запис скріпляє своїм підпи-сом керівник діловодної служби. Про наявність заведених за рік справ пові-домляється архівний підрозділ установи.
Зведена номенклатура справ підлягає повторному перескладанню і перепогодженню з відповідним державним архівом один раз на п’ять років або у разі змін у структурі, функціях та характері роботи установи.
4.Правила оформлення НС
У заголовку номенклатури справ указують «на_____рік». Наприклад:
Текст номенклатури справ є таблицею з п'яти граф.
|
Індекс справи |
Заголовок |
К-ть справ (томів, частин) |
Термін зберігання справи(томи, частини) |
Примітка |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Змістовна частина тексту номенклатури справ групується по розділах.
Назвами розділів є найменування структурних підрозділів або напрямів діяльності фірми. Назви розділів нумеруються парами арабських цифр і указуються в графі 2. Наприклад:
01. Дирекція
02. Бухгалтерія і так далі
У графі 1 номенклатури справ указується діловодний індекс справи, який повинен включати порядковий номер розділу і порядковий номер заголовка справи в межах цього розділу. Наприклад: 01-05.
У графі 2 указують заголовки справ. Порядок розташування заголовків усередині розділу визначається важливістю документів, що входять в справу. На початку розташовуються заголовки організаційних документів, далі - розпорядливих і довідково-інформаційних (плани, звіти, акти, довідки і так далі) в порядку убування термінів зберігання.
При складанні заголовків необхідно враховувати наступне:
Заголовок справи повинен складатися з наступних елементів:
Заголовок може починатися з вказівки виду документів («Накази», «Протоколи») і різновиду документів (... «по основній діяльності» ... «засідань ради директорів»). Якщо як вид документів названі «Плани ...» або «Звіти ...», необхідно вказати періодичність і характер документів. Наприклад: «Річний фінансовий план» або «Квартальні звіти про збут продукції».
Заголовок може починатися із слів «Документи...» або «Матеріали...». В цьому випадку необхідно в дужках перерахувати основні види документів справи. Наприклад: «Матеріали науково-виробничої конференції (список учасників, порядок денний, тези доповідей, рішення)».
Заголовок може починатися із слова «Листування». В цьому випадку необхідно вказати, з ким і з якого питання вона ведеться. Якщо в справу поміщено листування з одним кореспондентом, його указують в заголовку. Наприклад: «Листування з фірмою «Захід» про постачання устаткування». Якщо в справі міститься листування з декількома однорідними кореспондентами, в заголовку їх не перераховують, а указують їх загальну видову назву. Наприклад: «Листування з підприємствами хімічної промисловості про закупівлю сировини». Якщо в справі міститься листування з декількома різнорідними кореспондентами, в заголовку їх не перераховують, а указують питання, по якому вона ведеться. Наприклад: «Листування про підготовку науково-практичної конференції».
У номенклатуру справ включаються довідкові картотеки і журнали реєстрації.
Графа 3 заповнюється після закінчення року, на який складена номенклатура справ, тобто в номенклатурі справ на 2000 рік графа 3 буде заповнена в 2001 році.
У графі 4 указується термін зберігання справи і посилання на статтю переліку, якою керувався укладач номенклатури справ.
Терміни зберігання деяких документів дані в додатку.
У графі 5, якщо необхідно, проставляються відмітки про перехідні справи, про знищення справ, про місце зберігання оригіналу, «Справа не заведена» і так далі
При оформленні номенклатури справ в кожному розділі залишають резервні номери (вільне місце) для того, щоб була можливість внести до номенклатури заголовки справ, сформованих протягом року.
Номенклатуру справ підписує укладач. При необхідності оформляють гриф узгодження з експертною комісією (ЕК).
Номенклатуру справ затверджує керівник організації .
До початку календарного року слід перенести дані граф 1, 2, 4 на обкладинки справ, що заводяться.
Протягом календарного року необхідно формувати справи строго відповідно до номенклатури справ.
Після того, як рік закінчився, на початку наступного календарного року на підставі даних граф 3, 5 складається підсумковий запис про кількість заведених справ.