Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
17
PAGE 17
ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА 3
Создание приказов, протоколов и актов.
Цель работы: научиться правильно создавать документы, выписки и решения из них.
Продолжительность работы: 4 часа.
ЗАДАНИЕ 1.1. Создание приказов по основной деятельности.
ЗАДАНИЕ 1.2. Создание приказов по личному составу.
ЗАДАНИЕ 2.1. Создание протокола собрания.
ЗАДАНИЕ 2.2. Создание выписки из протокола.
ЗАДАНИЕ 2.3. Создание решения по протоколу.
ЗАДАНИЕ 3. Создание акта.
Приложение 1. Образец приказа по основной деятельности.
Приложение 2. Образец выписки из приказа по основной деятельности.
Приложение 3. Пример оформления приказа по личному составу.
Приложение 4. Структура приказа по личному составу.
Приложение 5. Пример оформления краткого протокола.
Приложение 6. Пример оформления выписки из протокола.
Приложение 7. Пример решения.
Приложение 8. Структура протокола.
Приложение 9. Структура решения.
Приложение 10. Пример оформления акта.
Приложение 11. Структура акта.
Основным документом управления является приказ. Различают приказы по основ ной деятельности и приказы по личному составу.
Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем предприятия для выполне ния производственных задач. Для обеспечения юридической силы документа приказ должен содержать следу ющие реквизиты; название предприятия, название документа, дату, номер, заго ловок к тексту, текст, подпись. Дата и номер присваиваются приказу в день подписания его руководителем.
Текст приказа состоит из двух частей. В первой (вводной) части указываются основания издания приказа. Такими основаниями могут быть:
- нормативные документы вышестоящих и контролирующих органов: законы, указы государственной власти, постановления правительства, министерства, налоговой инспекции и др.;
- решения коллегиальных органов учреждения, общих собраний; производственная необходимость.
Примеры вводной части приказа:
На основании постановления правительства № 76 от 20.04.2000 г. «О работе в праздничные дни»...
На основании решения профсоюзной конференции трудового коллектива от 12.05.2000 г....
В связи с производственной необходимостью и на основании служебной записки начальника отдела метрологии...
В некоторых случаях вводная часть приказа может отсутствовать.
Основная часть приказа — распорядительная — начинается со слова «ПРИКА ЗЫВАЮ», записанного на отдельной строке прописными буквами.
Распорядительная часть состоит из нумерованных арабскими цифрами подпун ктов, в которых указывается кому, что сделать и в какой срок. Каждое отдельное поручение оформляется отдельным пунктом. В последнем пункте приказа ука зывается лицо, которому поручен контроль исполнения приказа.
Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, по ложения), то он должен сопровождаться приложением этих документов.
После составления проекта приказа осуществляется его согласование с должно стными лицами: бухгалтером, юристом, специалистами... Согласование оформ ляется визами.
Приказ подписывает руководитель или его заместители, которым предоставле но это право. Пример приказа по основной деятельности приведен в приложении 1.
Выписка из приказа — документ, содержащий копию той части текста приказа, ко торая нужна конкретному исполнителю для работы. Выписка содержит реквизиты заголовочной части документа (название документа — «Выписка из приказа”), текст констатирующей части, относящийся к данному вопросу. Заверяет выписку секре тарь или другое лицо, уполномоченное руководителем заверять копии документов. Образец выписки из приказа представлен в приложении 2.
Создайте новый документ. Скопируйте в него образец приказа из приложения 1 и на его основе составьте приказ (название организации придумайте самостоятельно) об обеспечении противопожарной безопасности и усиления охраны предприятия в праздничные дни. В вводной (констатирующей) части приказа сошлитесь на приказ министра (дата, номер) “Об обеспечении противопожарной безопасности и усилении охраны в период праздничных дней”.
В констатирующей части прикажите :
-заведующему складом____ организовать тщательную уборку территории объединения и перевести в склад №4 воспламеняющиеся предметы;
-коменданту здания___ проверить состояние электропроводки, электрооборудования, сигнализации. Обеспечить отключение электроэнергии в здании и производственных помещениях не позднее 15 часов (дату укажите самостоятельно);
-начальнику отдела кадров____ к 17.00 (дату укажите самостоятельно) представить в секретариат генерального директора список сотрудников, пребывание которых необходимо на территории объединения и в праздничные дни.
-контроль за исполнением приказа возложить на главного инженера объединения ___.
Недостающие данные укажите самостоятельно (см. приложение 1).
Проставьте все реквизиты.
Cохраните документ, как Приказ_1. doc.
Создайте новый документ. По образцу, приведенному в приложении 2, создайте выписку из приказа (по любому исполнителю). Сохраните документ, как Выписка_приказ.doc.
1.2. Приказы по личному составу.
Приказы по личному составу регламентируют прием на работу, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, применение мер воздействия к нарушителям дисциплины и т.п.
На крупных предприятиях эти же правоотношения иногда регулируются приемными, увольнительными, переводными и отпускными записками.
Оформляют приказы по личному составу на общих бланках (в заголовке к тексту такого приказа пишут: «О приеме на работу», «О переводе на другую работу», «Об увольнении», «О предоставлении отпуска» и т.п). В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть делится на пункты. Каж дый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обо значающим действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТА ВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, ОСВОБОДИТЬ и т.п.
Фамилию печатают полнос тью прописными буквами, а имя и отчество — строчными, затем указывают должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ. Кроме того, в пункте приказа о назначении на должность указывают, на какую должность, с какой даты и с каким окладом принимается сотруд ник. В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставляемых рабочих дней и даты начала и окон чания отпуска. Пример оформления приказа по личному составу представлен в приложении 3.
ЗАДАНИЕ 1.2. Создание приказов по личному составу
Создайте новый документ и скопируйте в него приложение 4. По образцу, приведенному в приложении 3, составьте приказ по личному составу:
Недостающие данные, приведенные в квадратных скобках, укажите самостоятельно. Проставьте все реквизиты. Сохраните в своей папке файл, как Приказ_2.doc.
2. Протоколы
Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конфе ренциях. Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких, как коллегии ко митетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов.
Обязательному протоколированию подлежат собрания ак ционеров, заседания советов директоров. Протоколы представляются в органы государственной вла сти для регистрации (например, при регистрации коммерче ских банков, торгово-промышленных палат и др.). Протоколы составляют и для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний, семинаров и т.д.).
Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем вручную или с использованием диктофона. В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: краткая, полная или сте нографическая.
Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседа нии вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения (см. приложение 5). Такой протокол рекомендуется вести только в тех слу чаях, когда заседание стенографируется, доклады и тексты вы ступлений будут представлены секретарю или когда заседание носит оперативный характер.
Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся во просы, принятые решения и фамилии выступавших, но и дос таточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мне ния, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную кар тину заседания.
Стенографический протокол составляется на основе стено графического отчета о заседании (стенограммы) и дословно пе редает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку реше ния по нему.
Полный и стенографический протоколы составляют на ос нове рукописных стенографических или магнитофонных запи сей, которые ведутся во время заседания.
Все виды протоколов оформляются на общем бланке, кото рый включает следующие реквизиты: наименование учреждения (организации, предприятия), вид документа (протокол), место для проставления даты, индекса документа, место составления прото кола, место для заголовка к тексту. Датой протокола является да та заседания (протоколы, как правило, оформляются после засе дания). Если оно продолжалось несколько дней, то дата протоко ла включает даты начала и окончания.
Например: 21-24.01.2000.
Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календар ного года или срока полномочий коллегиального органа.
Заголовок к тексту протокола, как правило, отражает вид за седания или коллегиальной деятельности и согласуется с назва нием вида документа. Например: Протокол — заседания колле гии; — собрания трудового коллектива; — совещания начальни ков структурных подразделений.
Текст протокола включает вводную и основную части.
В вводной части протокола после заголовка приводятся фа милии и инициалы председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова «Присутствовали» перечисляют фамилии, инициалы постоянных членов коллегиального органа (в алфавитном по рядке), фамилии, инициалы и должности приглашенных на за седание. При оформлении протокола расширенного заседания фамилии участников не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество.
В вводную часть протокола включается повестка дня. В ней перечислены обсуждаемые на заседании вопросы с фамилиями выступающих (докладчиков) и закреплена последовательность их обсуждения. Повестка дня заседания, как правило, составля ется заранее и должна включать оптимальное количество вопро сов, которые можно рассмотреть и обсудить на заседании.
Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня.
Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются. Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», которые печатаются с абзаца, для того чтобы выделить в тексте протокола записи речи основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющей части, формулирующей решение собрания. С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже. Изложение записи выступления отделяют от фамилии дефисом, оно излагается от третьего лица единственного числа.
Протокол оформляет секретарь заседания. Подписывают пред седатель и секретарь.
Выписка из протокола представляет собой точную копию час ти текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку (см. приложение 6). При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, во прос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, от ражающий обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же составляет заверительную надпись. Она состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подпи си, фамилии, инициалов и даты. Если выписка дается для пред ставления в другую организацию, то она заверяется печатью.
На основании протокола, чтобы довести до исполнителей постановление (решение) коллегиального органа, подготавливается решение. В отличие от протокола, который является документом, фиксирующим деятельность этого органа, решение является документом, который доводится до сведений исполнителей.
Констатирующая часть решения оформляется по форме:
В связи (на основании) <причины издания документа> <название распорядительного документа> РЕШИЛ (РЕШИЛА,РЕШИЛО).
Пример решения профсоюзного собрания приведен в приложении 7.
ЗАДАНИЕ 2.1. Создание протокола собрания.
Создайте новый документ. Скопируйте в него структуру протокола, представленную в приложении 8.
По образцу, представленному в приложении 5, создайте Протокол юбилейного собрания коллектива сотрудников ЗАО “МНТ”.
Повестка дня:
Остальные данные придумайте самостоятельно.
В созданном документе проставьте все реквизиты. Сохраните документ, как Протокол. doc.
ЗАДАНИЕ 2.2. Создание выписки из протокола
Создайте новый документ. По образцу, представленному в приложении 6, создайте выписку из созданного в задании 2.1 протокола, относящуюся к любому из трех вопросов повестки дня. Сохраните документ, как Выписка_протокол.doc.
Создайте новый документ. Скопируйте в него структуру решения, представленную в приложении 9. По образцу, представленному в приложении 7, создайте решение по протоколу, созданному в задании 2.1.
Сохраните документ, как Решение.doc.
3. Акты.
Акт — это документ, составляемый группой лиц (преимущест венно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события. Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испыта ний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т.д. В некоторых случаях его составляет одно должностное лицо — при ревизии финансово-хозяйствен ной деятельности, проверке наличия товара и т.д. Независимо от разновидности акт оформляется по одной схеме, как правило, на бланке организации и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подраз деления, название вида документа (акт), дату, индекс, место со ставления, заголовок к тексту, текст, подписи, указание на ко личество экземпляров и их местонахождение.
Дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого события и месту его составления. Заголовок соот носится с названием вида документа и формулируется в роди тельном падеже Акт (чего?) «работы комиссии по проверке об щежития». Возможна формулировка заголовка с помощью от глагольного существительного — «О приеме-передаче оборудо вания», «Об уничтожении дел». Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть, выводы.
Текст введения должен содержать ссылку на документ, по служивший основанием для проведения проверки (работы комиссии), список фамилий с указанием должностей лиц, со ставивших акт (их перечисляют в последовательности: пред седатель комиссии, члены комиссии, присутствующие). В тех случаях, когда должностные лица, составившие акт, работают в других учреждениях, должны быть указаны и названия этих учреждений.
Констатирующая часть печатается с абзаца и включает сроки проведения работы комиссии, ее цели и задачи, сущность уста новленных фактов, методы, которыми велась проверка, ее ре зультаты. Текст констатирующей части при необходимости мо жет быть разбит на пункты.
Выводы, предложения, заключения комиссии печатаются с абзаца; они также могут состоять из нескольких пунктов.
В конце текста указывают данные о количестве экземпляров акта и их нахождении или адресатах, которым он направлен. Ко личество экземпляров акта определяется практической необходи мостью (если в нормативных документах не предусмотрено иное).
Подписи располагаются в той же последовательности, как и в вводной части, но без указания должности. Акт подписы вают все члены, комиссии. Член комиссии, имеющий замеча ния к содержанию акта и не согласный с выводами комиссии, также обязан поставить свою подпись, но имеет право изло жить суть замечания ниже подписей или на отдельном листе, который является приложением к акту.
Пример оформления акта представлен в приложении 10.
ЗАДАНИЕ 3. Создание акта
Создайте новый документ. Скопируйте в него структуру акта, представленную в приложении 11. По образцу, представленному в приложении 10, создайте акт следующего содержания.
Комиссия в составе________ составили акт приема-передачи принтера Samsung ML-1250 инв. № 423 из отдела рекламы в отдел ДОУ.
Остальные данные придумайте самостоятельно.
В созданном документе проставьте все реквизиты.
Сохраните документ, как Акт.doc.
Предъявите преподавателю содержимое файлов: Приказ_1.doc, Приказ_2.doc, Выписка_приказ.doc, Протокол.doc, Выписка_протокол.doc, Решение.doc, Акт.doc.
Приложение 1. Образец приказа по основной деятельности
|
Закрытое акционерное общество “АРТ” (ЗАО “АРТ”) |
||
|
ПРИКАЗ |
||
|
28.12.2000 |
№ 42 |
|
|
г. Иркутск |
||
|
О графике работы в праздничные дни |
||
|
В связи с постановлением правительства РФ о присоединении выходных дней к праздничным |
||
|
ПРИКАЗЫВАЮ: |
||
|
1. Начальнику охраны МЕДВЕДЕВУ В.П. обеспечить опечатывание и охрану производственных помещений в праздничные дни с 31.12.2000 г. по 03.01.2001 г. |
||
|
2. Директору по персоналу БОРТНИКОВОЙ А.А. обеспечить дежурство на телефоне главного офиса ЗАО “АРТ” для обеспечения оперативного решения возникающих вопросов. |
||
|
3. Главному бухгалтеру ИВАНОВОЙ И.П. изыскать средства для оплаты дежурств в праздничные дни в двойном размере. О решении сообщить |
||
|
4. Контроль за исполнением приказа возложить на главного инженера предприятия СЕРГЕЕВА С.А. |
||
|
Генеральный директор |
Васин |
Т.В. Васин |
Главный инженер |
||
|
Сергеев |
С.А. Сергеев |
|
|
28.12.2000 |
||
|
Соловьева 342 11 70 |
Приложение 2. Образец выписки из приказа по основной деятельности
|
Закрытое акционерное общество “АРТ” (ЗАО “АРТ”) |
||
|
ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА |
||
|
28.12.2000 |
№ 42 |
|
|
г. Иркутск |
||
|
О графике работы в праздничные дни |
||
|
В связи с постановлением правительства РФ о присоединении выходных дней к праздничным |
||
|
ПРИКАЗЫВАЮ: |
||
|
Главному бухгалтеру ИВАНОВОЙ И.П. изыскать средства для оплаты дежурств в праздничные дни в двойном размере. О решении сообщить |
||
Генеральный директор |
Васин |
Т.В. Васин |
|
Верно |
||
|
Секретарь |
Петрова |
А.С. Петрова |
28.12.2000 |
Приложение 3. Пример оформления приказа по личному составу.
Приложение 4. Структура приказа по личному составу
|
|
||
|
[Организация] |
||
|
ПРИКАЗ |
||
|
[Дата] |
[№] |
|
|
[г.] |
||
|
По личному составу |
||
|
НАЗНАЧИТЬ: |
||
|
1. |
||
|
Основание : |
||
|
2. |
||
|
Основание : |
||
ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ |
||
|
3. |
||
|
Основание : |
||
УВОЛИТЬ |
||
|
4. |
||
|
Основание: |
||
|
Директор |
[подпись] |
[ИОФ] |
|
Начальник юридического отдела |
||
|
[подпись] |
[ИОФ] |
|
|
[Дата] |
||
|
[Фамилия] |
[телефон] |
Приложение 5. Пример оформления краткого протокола
Приложение 6. Пример оформления выписки из протокола
Приложение 7. Пример решения
Приложение 8. Структура протокола.
|
Наименование предприятия |
||
|
ПРОТОКОЛ |
||
|
Дата |
№ |
|
|
г. |
||
|
Наименование органа (кто собирался) |
||
|
Председатель: И.О. Фамилия |
||
|
Секретарь: И.О. Фамилия |
||
|
Присутствовали: |
||
|
Перечень: И.О. Фамилия |
||
|
Приглашенные (если имелись): |
||
|
Перечень: И.О. Фамилия |
||
|
ПОВЕСТКА ДНЯ: |
||
|
1. |
||
|
2. |
||
|
3. |
||
|
1. СЛУШАЛИ |
||
|
И.О.Ф. докладчика – содержание выступления |
||
|
ПОСТАНОВИЛИ |
||
|
1.1. |
||
|
1.2. |
||
|
2. СЛУШАЛИ |
||
|
И.О.Ф. докладчика – содержание выступления |
||
|
ПОСТАНОВИЛИ |
||
|
2.1. |
||
|
2.2. |
||
|
3. СЛУШАЛИ |
||
|
И.О.Ф. докладчика – содержание выступления |
||
|
ПОСТАНОВИЛИ |
||
|
3.1. |
||
|
3.2. |
||
|
Председатель |
Подпись |
И.О.Ф. |
|
Секретарь |
Подпись |
И.О.Ф. |
|
В дело №____ |
||
|
Исполнитель |
Дата |
Приложение 9. Структура решения
|
Наименование предприятия |
||
|
РЕШЕНИЕ |
||
|
Дата |
№ |
|
|
г. |
||
|
Заголовок к тексту |
||
|
Констатирующая часть: причины издания документа, название органа |
||
|
РЕШИЛ (РЕШИЛА, РЕШИЛО) |
||
|
Распорядительная часть (в виде пунктов): |
||
|
1. |
||
|
2. |
||
|
3. |
||
|
Председатель |
Подпись |
И.О.Ф. |
|
Секретарь |
Подпись |
И.О.Ф. |
|
В дело №____ |
||
|
Исполнитель |
Дата |
Приложение 10. Пример оформления акта.
Приложение 11. Структура акта.
|
Наименование предприятия |
||
|
Наименование отдела предприятия |
УТВЕРЖДАЮ |
|
|
Должность |
||
|
_________ И.О.Ф. |
||
|
Дата |
||
|
АКТ |
||
|
Дата |
№ |
|
|
г. |
||
|
Заголовок к тексту |
||
|
Комиссия в составе председателя И.О.Ф. и членов: ИОФ, ИОФ, ИОФ составили акт |
||
|
Основная часть текста |
||
|
Председатель |
Подпись |
И.О.Ф. |
|
Члены комиссии |
Подпись |
И.О.Ф. |
|
Подпись |
И.О.Ф. |
|
|
Подпись |
И.О.Ф. |
|
|
В дело №____ |
||
|
Исполнитель |
Дата |