Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Лекція 1: Тема 1: Концептуальні засади управлінських інформаційних систем в аналізі та аудиті (2 години)
1. Предмет і завдання курсу.
2. Загальні поняття про інформаційні систе ми.
3.Типи інформаційних структур (двовимірні, ієрархічні, мережні).
4. Основні функції інформаційних систем.
1. Предмет і завдання курсу.
Предметом курсу є економічна інформація. Під інформацією в загалі розуміють ті відомості, які зменшують ступінь невизначеності нашого знання про конкретний об'єкт. Під відомостями розуміють дані, які містять знання відносно будь-кого і будь-чого.
Інформація виникає перед прийняттям рішення або в процесі його підготовки. Іншими словами інформація це - повідомлення, яке отримало оцінку в процесі підготовки рішення.
Економічна інформація - сукупність відомостей (даних), які відображають стан або визначають напрям змін і розвитку підприємств та їх структурних підрозділів і суспільства в цілому.
Економічна інформація невіддільна від інформаційного процесу управління, який відбувається у виробничій або невиробничій сфері. Тому економічна інформація використовується в усіх галузях народного господарства й у всіх органах загальнодержавного управління.
Економічній інформації притаманні деякі особливості, що випливають із її сутності. Найважливішими з них є:
- залежність від об'єкта управління;
- переважання алфавітно-цифрових знаків як форми подання даних;
- необхідність оформлення таких результатів у формі, зручній для сприйняття людиною, значне поширення документів як носіїв вхідних даних та результатів обробки даних;
- значні розміри оброблюваної інформації у випадку використання її в процесах обробки поряд зі змінними і сталими (постійними) даними;
- необхідність одержання значної кількості підсумків при обробці одних і тих самих даних за різними критеріями;
- необхідність стиснення розмірів при передачі з нижчої ланки управління до вищої;
- необхідність нагромадження й тривалого зберігання тощо.
Економічна інформація налічує багато різновидів (типів), які виділяються на основі відповідних класифікаційних схем за обраними критеріями.
Економічна інформація класифікується за стадіями відтворення та елементами виробничого процесу, що розглядаються як об'єкт управління. Відповідно до цього виділяється інформація постачання і збуту, за матеріальними і трудовими ресурсами тощо.
Економічну інформацію розглядають за стадіями управління, виділяючи різновиди прогнозованої, планової, облікової, нормативної інформації та інформації для аналізу господарської діяльності, оперативного управління.
Нормативна інформація виникає і використовується на стадіях технічної підготовки виробництва, а також в інших випадках, наприклад, при формуванні цін, тарифікації. Нормативна інформація містить норми і нормативи, ціни, розцінки, тарифи, а також деякі інші дані, наприклад, заздалегідь обумовлені табличні величини (ставки прибуткового податку з громадян тощо).
Така інформація використовується переважно при виконанні будь-яких функціональних управлінських робіт: прогнозування, планування, облік та ін.
Такі ж властивості має частина економічної інформації, яка належить усім функціональним різновидам. (Прикладом є назви підприємств, міністерств, відомств, перелік працівників на підприємстві чи в установі, перелік постачальників і покупців тощо.) Цю інформацію називають довідковою. Як правило, її формують разом із нормативною, створюючи нормативно-довідкову інформацію (НДІ).
З позицій стадій виникнення економічна інформація буває первинна та вторинна. Первинна - виникає під час дії джерел інформації, до яких належить діяльність народного господарства і його ланок, діяльність органів загальнодержавного управління та інших громадських організацій. Тому первинна інформація за джерелами виникнення поділяється на виробничо-господарську та директивну, а також на колективну та індивідуальну залежно від характеру джерела інформації.
Вторинна інформація виникає в результаті обробки первинної. Вторинну поділяють на проміжну та результатну інформацію. Результатна інформація і є метою обробки даних. Проміжна інформація, роль якої значна, виникає під час досягнення цієї мети. Часто на базі такої інформації робиться вибір варіанта завершення обробки даних у тому чи іншому напрямку.
За повнотою економічна інформація поділяється на достатню, надмірну й недостатню. Для розв'язування задач потрібна досить конкретна за змістом мінімальна інформація - достатня. Надмірна - містить зайві дані, що або зовсім не використовуються при розв'язуванні конкретних задач.
Економічна інформація поділяється за стабільністю на постійну (сталу), умовно-постійну та змінну. Постійна Інформація не змінює своїх значень (наприклад, звітні дані); умовно-постійна зберігає їх протягом тривалого періоду (наприклад, нормативи, норми), а змінна характеризується частою зміною своїх значень (наприклад, відомості про нарахування заробітної плати). При цьому важливо підкреслити, що період стабільності має конкретний характер для певних задач, управлінських робіт. Так, стабільність можна, встановлювати за часовим періодом (наприклад, місяць) або за іншими факторами.
З позицій технології розв'язування економічних задач розрізняють інформацію вхідну, проміжну і вихідну. Інформація, яка піддягає обробці (предмети праці), в управлінському процесі називається вхідною, або вхідними даними, наприклад: первинна і повторна інформація та константи - постійні величини. До вхідної Інформації може належати не лише змінна, а й умовно-постійна інформація при особливо великій ролі умовно-постійної. Вхідна інформація є підсумком обробки (продуктом праці) вхідних даних, але вона містить, поряд із результатною інформацією, деякі первинні дані. Специфічного значення набуває проміжна інформація, яка потрібна для розв'язування цих же задач у наступних періодах.
Відомі й інші схеми класифікації економічної інформації; вхідна і вихідна, внутрішня і зовнішня, алфавітна, цифрова, алфавітно-цифрова, оперативна тощо.
Різновиди економічної інформації слід враховувати при організації обробки даних, побудові комп'ютерних інформаційних систем, виборі варіантів технології розв'язування тих чи інших економічних задач.
Завдання курсу полягають у тому, щоб вивчити управлінські інформаційні системи за ви дами, рівнями і функціональним призначенням, засвоїти методи поста новки контрольно-аналітичних, фінансових, управлінських, аудиторсь ких завдань, навчитися їх вирішувати.
2. Загальні поняття про інформаційні систе ми.
Інформаційні системи (ІС) існували з моменту створення суспіль ства, оскільки на будь-якій стадії розвитку суспільство потребує для свого управління систематизованої, попередньо підготовленої інформації. Особливо це стосується виробничих процесів як життєво найважливіших для розвитку суспільства.
Виробничі процеси вдосконалюються найбільш динамічно, що усклад нює управління ними і тим самим стимулює вдосконалення й розвиток економічних інформаційних систем (ЕІС). Ця система призначена для зберігання, пошуку й видачі економічної інформації за запитами користувачів.
За допомогою ЕІС можна обробляти далеко не всю інформацію, яку використовують для управління об'єктом, оскільки на будь-якому підпри ємстві циркулюють великі інформаційні потоки, котрі відіграють важливе значення в прийнятті рішень, але оброблення цих потоків інформації за допомогою комп'ютерів неможливе. Частка інформації, яку обробляють в ЕІС, для різних рівнів управління коливається стосовно загального об'єму від 10 до 20 %.
Економічна інформаційна система (ЕІС) - це сукупність внутріш ніх і зовнішніх потоків прямого й зворотного інформаційного зв'язку економічного об'єкту, методів, засобів, спеціалістів, що беруть участь у процесі оброблення інформації і вироблення управлінських рішень.
Інформаційна система є системою інформаційного обслуговування працівників управлінських служб і виконує технологічні функції з накопичення, зберігання, передачі і оброблення інформації. Вона складу ється, формується и функціонує в регламенті, що визначається методами та структурою управлінської діяльності, яка прийнята на конкретному економічному об'єкті, що реалізує цілі і завдання, що стоять перед ним.
Сучасний рівень інформатизації суспільства насамперед визначає вико ристання новітніх технічних, технологічних, програмних засобів у різних інформаційних системах економічних об'єктів.
Автоматизована інформаційна система (АІС) являє собою сукуп ність інформації, економіко-математичних методів і моделей, тех нічних, програмних, технологічних засобів і спеціалістів, що призна чена для оброблення інформації і прийняття управлінських рішень.
Створення АІС сприяє підвищенню ефективності виробництва економічного об'єкта й забезпечує якість управління. Найбільша ефективність АІС досягається при оптимізації планів роботи підприємств, фірм і галузей, швидкого вироблення оперативних рішень, чіткому маневруванні матеріальними та фінансовими ресурсами та ін. При цьому процес управління в умовах функціонування автоматизованих інформаційних систем ґрунтується на економіко-організаційних моделях, які більш-менш адекватно відображають характерні структурно-динамічні властивості об'єкта. Адекватність моделі означає насамперед її відповідність об'єкту в розумінні ідентичності поведінки в умовах, що імітують реальну ситуацію, поведінку моделюючого об'єкта в частині існуючих для поставленого завдання характеристик і властивостей. Безумовно, повного повторення об'єкта в моделі бути не може, однак неіснуючими для аналізу і прийняття управлінських рішень деталями можна знехтувати. Моделі мають власну класифікацію, поділяючись на ймовірнісні й детерміновані, функціональні та структурні. Ці особливості моделі породжують різнобічність типів інформаційних систем.
Визначаючи АІС як організовану для досягнення загальної мети сукупність спеціалістів, засобів обчислювальної та іншої техніки, матема тичних методів і моделей, інтелектуальних продуктів та їх описування, а також способів і порядку взаємодії вказаних компонентів, слід підкреслити, що головною ланкою і управляючим суб'єктом у перерахованому комплексі елементів була й залишається по сьогоднішній день людина, спеціаліст. Однак сучасні спеціалісти, що працюють з комп'ютером, відрізняються від тих, які трудилися десять років тому, коли переважною була технологія централізованого оброблення інформації в умовах обчислювальних центрів. Насамперед, у нинішніх умовах функціонування нових інформаційних технологій не чітко розрізняється робота економіста (тобто, користувача системи), особи, що здійснює постановку завдання, оператора, програміста, представника обслуговуючого технічного персоналу, як це було раніше. Більше того, зруйнувалася неподолана до недавнього часу межа між розробником і користувачем АІС. Нині існують готові інструментальні програмні засоби, які дозволяють методом інтерпретації швидко розробляти власні програмно-орієнтовані продукти - пакети прикладних програм. Для цього потрібно бути насамперед кращим спеціалістом у своїй діяльності і найменше - володіти програмуванням. На допомогу користувачу все активніше впроваджуються об'єктно-орієнтований підхід, який дозволяє спеціалісту працювати з тими самими різновидностями первинних документів, що й до впровадження АІС.
Це стало можливим завдяки стрімкому розповсюдженню персональних ЕОМ (ПЕОМ) та інших компактних і відносно недорогих засобів обчислю вальної техніки (ЗОТ). Крім комп'ютерів, до технічних засобів АІС відносять засоби зв'язку (телекомуникації) та оргтехніку (телефон, факс та ін.).
З'явилася можливість об'єднати персональні ЕОМ у мережі, що створює користувачеві якісно нові умови для проведення оперативного аналізу виробничих, економічних і фінансових ситуацій, а в співвідношенні з тими комп'ютерами, що належать до класу суперЕОМ, ці можливості практично необмежені.
Незважаючи на всю важливість технічних рішень, цінність і унікаль ність АІС становлять інтелектуальні продукти, розроблені тими спеціаліс тами, що займаються проектуванням і послідовно доробляють свої напрацю-вання. При цьому дуже важливе, а інколи вирішальне значення для довго вічності й стійкого функціонування систем має наявність чітко і зрозуміло написаних для користувачів системи стислих інструкцій по експлуатації, сукупність яких утворює документацію АІС.
3.Типи інформаційних структур (двовимірні, ієрархічні, мережні).
Набір принципів, що визначає організацію логічної побудови зберігання інформації отримав назву типу інформаційної структури.
Виділяють ієрархічні, мережні, двовимірні інформаційні структури.
В ієрархічній структурі усі елементи утворюють ієрархічно організований набір, частини якого пов’язані відношеннями підпорядкованості, при цьому кожен елемент може підпорядковуватися лише одному якому-небудь іншому елементу (предку). Кожен предок може в загальному випадку мати довільну кількість нащадків. Але кожен нащадок має лише одного предка. Таку форму залежності часто зображають у вигляді деревоподібного графу (схеми з точок і стрілок).
Мережний тип інформаційних структур є розширенням ієрархічного. В ієрархічній системі нащадок може мати лише одного предка, в мережній структурі нащадок може мати довільну кількість предків.
Двовимірні структури є порівняно простими, що й обумовило їхнє широке використання в сучасних програмних продуктах для розв’язання практичних задач управління даними. Двовимірна інформаційна структура включає довільні кінцеві множини (домени відношення) і елементи Декартового помноження цих множин (кортежі відношення). На практиці поряд з термінами домену і кортежу використовуються альтернативні їм поняття поля і запису.
4. Основні функції інформаційних систем.
Економічна інформаційна система включає власний апарат управління, що забезпечує функціонування всіх її підсистем, як єдиного цілого. Такий структурний підрозділ, як і будь-яке нше, повинно виконувати:
збір первинної інформації про об'єкт управління і навколишнє середовище на основі використання документів, застосування допоміжних засобів або засобів автоматичної реєстрації даних;
передачу інформації кур'єру або її розсилку за допомогою локальних, регіональних або інших мереж;
зберігання і підтримку в працездатному стані інформації, яка колективно використовується в центральній базі даних або розподіляється вузлами мережі;
обробку інформації на основі централізованої або розподіленої технології. Усучасних УІС для більшості працівників створені засоби підтримки ухвалення рішення,
зв'язані в локальну мережу. При цьому управлінський персонал УІС забезпечує її функціонування ірозвиток. Головні ж функції персоналу УІС полягають в розробці :
юридичних і правових норм для роботи управлінського апарату вумовах комп'ютеризації;
документації, що регулює порядок обміну інформацією з іншими комп'ютерними системами, правила виходу з позаштатних ситуацій;
методичної документації для підготовки управлінських працівників в умовах комп'ютеризації.
Як правило, персонал УІС складається з працівників відділу розробок, впровадження і супроводження нових програм, далі — відділу розробки і відділу експлуатації.
Для розробки нових завдань від вищого керівництва компанії надходить наступна інформація: перспективні плани розвитку компанії, що містять цілі, досягти яких прагне керівництво, а також бюджетні обмеження на створення нових систем.
На підставі цих відомостей відділ розробки може запропонувати вирішення завдань стратегічного планування, аналізу і прогнозування цін, а також консультацій щодо маркетингової політики, аналізу використання основних фондів, чинників, що впливають на рентабельність, дослідження фінансово-господарського стану компанії, аналізу збуту та ефективності її.
Середній рівень управління має свої інформаційні потреби: плани на найближчу перспективу і розрахунки матеріальних і трудових ресурсів, калькуляції собівартості продукції, відхилення планових показників від фактичних.
Працівників оперативного рівня управління цікавить автоматизація виконання функцій на робочих місцях, пов'язаних безпосередньо з виробництвом (склади, цехи, дільниці), або з управлінням (бухгалтерія, відділи, служби). Типові завдання цього рівня: ведення рахунків дебіторів і кредиторів, облік закупівель і надходжень, видача добових завдань і облік їх виконання, розрахунок завантаження устаткування, формування відомостей про клієнтів, розрахунок заробітної платні.
Відділ експлуатації планує свої дії, виходячи зі специфіки інформаційних робіт і особливостей засобів обробки і передачі даних. В основному у функції цього відділу входять:
забезпечення безпеки, конфіденційності і цілісності даних (боротьба з вірусами, збоями і несанкціонованим доступом, розробка шифрів, паролів, кодів);
адміністрування баз даних;
розробка графіків введення даних і стеження за їх виконанням;
складання планів-графіків поточного ремонту устаткування і обслуговування комп'ютерів. Розглянуті характеристики складових УІС вельми відносні, оскільки в комп'ютерному світі розвиток відбувається швидкими темпами. Міняються покоління комп'ютерів, системного і прикладного програмного забезпечення. В результаті змінюються зміст, назва і функції інформаційних систем, а межі проникнення комп'ютерів в сферу людської діяльності залишаються відносно постійними. снує поріг, після якого будь-яка машина безсильна, - це творчість та інтуїція. А без цієї чисто людської межі не може існувати і успішно функціонувати ніяка система управління.
Правове забезпечення УІС є сукупністю норм, виражених в нормативних актах, що встановлюють і закріплюють організацію цих систем, їх цілі, завдання, структуру, функції і правовий статус. Це забезпечення УІС здійснює правове регулювання розробки УІС і взаємини розробника і замовника. Правове забезпечення етапу функціонування УІС визначає її статус в процесі управління, забезпечення інформацією процесу ухвалення рішення і правове забезпечення інформаційної безпеки функціонування УІС.
Воно включає загальну і спеціальну частини. Загальна містить нормативні документи, що регламентують діяльність УІС, а спеціальна здійснює юридичну підтримку ухвалення рішень. Зараз на вітчизняному ринку комерційних юридичних баз даних існує більше двадцяти продуктів, які можуть здійснювати правову підтримку ухвалення рішень, і можуть бути легко вбудовані в УІС.
У великих компаніях основна інформаційна система функціонального призначення може складатися з декількох підсистем для виконання підфункцій. Наприклад, виробнича інформаційна система має наступні підсистеми: управління запасами, управління виробничим процесом, комп'ютерного інжинірингу.
Для кращого розуміння функціонального призначення інформаційних систем в таблиці 1.наведені по кожному напрями діяльності, типові завдання, що вирішуються ними.
Таблиця 1.
Функції інформаційних систем
|
Система маркетингу |
Виробничі системи |
Фінансові і облікові системи |
Система кадрів |
інші системи |
|
Дослідження ринку і прогнозування продажу |
Планування обсягв робіт і розробка календарних планів |
Управління портфелем замовлень |
Аналіз і прогнозування потреби в трудових ресурсах |
Контроль за діяльністю компанії |
|
Управління продажем |
Оперативний контроль і управління виробництвом |
Управління кредитною політикою |
Ведення архівів записів про персонал |
Виявлення оперативних проблем |
|
Рекомендації щодо виробництва нової продукції |
Аналіз роботи устаткування |
Розробка фінансового плану |
Аналіз і планування підготовки кадрів |
Аналіз управлінських і стратегічних ситуацій |
|
Аналіз і встановлення ціни |
Участь у формуванні замовлень постачальникам |
Фінансовий аналіз і прогнозування |
Забезпечення процесу вироблення стратегічних рішень |
|
|
Облік замовлень |
Управління запасами |
Контроль бюджету Бухоблік і розрахунок зарплати |
Тип інформаційної системи залежить від того, чиї інтереси вона обслуговує, на якому рівні управління.
В таблиці 1 показаний один з можливих варіантів класифікації інформаційних систем за функціональною ознакою з урахуванням рівнів управління і рівнів кваліфікації персоналу.
Таким чином, чим вище по значущості рівень управління, тим менше об'єм робіт, що виконуються фахівцем і менеджером за допомогою інформаційної системи.
Термінологічний словник:
Економічна інформація, інформаційна система, економічна інформаційна система, Автоматизована інформаційна система, тип інформаційної структури, апарат управління УІС, правове забезпечення УІС
Рекомендована література:
1. Івахненков С. В. Комп'ютерний аудит: контрольні методики і технології. - К.: Знання, 2005. — 286с.
2. Івахненков С. В. Інформаційні технології в організації бухгалтерського
обліку та аудиту: Навч. посіб. - 3.вид., випр. і доп. - К. : Знання, 2006. - 350с.
3. Ситник П.Ф. Основи інформаційних систем / П.Ф. Ситник, Т. А. Писаревська, Н. В. Єрьоміна, О. С. Краєва. – К : КНЕУ, 1997.
4. Сопко В. В., Завгородній В. II. Оптимізація бухгалтерського обліку, економічного аналізу і контролю. – К : КНЕУ, 2000.
5. Федорова Г.В. Информационные технологии бухгалтерского учета, анализа и аудита. -М.: ОМЕГА-Л, 2004.-304с.
5
PAGE5