Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
32) Документ – це матеріальний об»экт, що містить закріплену певним способом інформацыю для ъъ фіксацїї та передавання у часі і просторі.
За способом фыксацыъ: письмові,графічні, фото,кіно,фоно,відео
За змістом: адміністративні,комерційні,бухгалтерські, кадрові,фінансові,
За походженням: офіційні і особисті
За спеціалізацією: фінансові,адміністративні,загальні
Та ін..
Досконалий текст відзначають: достовірність викладеної інформації,точність,логічність,лаконічність, аргументованість,
6)Розпорядчі документи.Розпорядження - це правовий акт управління державного органу.
Розпорядження належить до розпорядчих документів, які видаються вищими і центральними органами державного управління, а також керівниками підприємств, установ із метою вирішення важливих завдань.
Як правило, цей документ має обмежений термін дії і стосується вузького кола організацій, посадових осіб і громадян.
Реквізити розпорядження та інших розпорядчих документів:
1. Герб України (або слово УКРАЇНА).
2. Автор (назва органу управління, що видає документ).
3. Назва виду документа.
4. Дата.
5. Індекс.
6. Місце видання.
7. Заголовок.
8. Текст.
9. Підпис.
10. Печатка.
11. Гриф погодження (у разі необхідності)
3)Формуляр-зразок – єдина модель побудови комплексу документів, яка встановлює сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності, загальноприйнятій суспільством.
Реквізит – це структурні елементи із яких скл. документ. Держ. герб зображ. на бланках держ. установ, друкованих орнаментах держ. влади й держ. управ., на службових посвідченнях, штампах з обов’язковим додержанням пропорцій зображ. герба. Герб розміщений посередині бланка або в кутку над серединою рядка з назвою док. Емблема орг-ції чи під-ва – умовне символічне граф. зобр., що реєструється відповідним чином. Емблемами орг-цій можуть бути: діючий товарний знак, малюнок, абревіатура,всіляки комбіновані зображення. При кутовому розміщенні реквізитів емблема розташована у верхньому лівому куті аркуша, а при поздовжньому – посередині верхньої частини сторінки. Код п-ва, установи, орг-ії пишеться у верхньому правому кутку. Назва міністерства або відомства пишеться у верхньому лівому кутку або посередині стор. Повна назва п-ва, установи чи орг-ії автора документа вказана у верхньому лівому кутку. Назва структурного підрозділу вказана у верхньому лівому кутку. Індекс п-ва зв’язку, поштова й телеграф. адреса установи розташ. у верх. лів. кутку й оформ. відповідно до поштових правил.
Дата документа надається днем його підписання або затвердження на бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом із індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо док. скл. не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Вона записується словесно-цифровим способом (24 серпня 2007) або цифровим; трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік (17.06.07). Гриф затвердження ставиться у верхній правій частині док. Затвердження – спосіб засвідчення після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб. Елементи грифу затвердження: слово “затвердження”, назва посади; особистий підпис; ініціали та прізвище особи, що затвердила док; дата затвердження. Гриф узгодження – розрізн. 2 форми узгодження документу: внутрішнє і зовнішнє. Цей реквізит складається із: слова “ узгоджено ”; назва посади службової особи, з якою
узгоджено документ та назви установи; особистого
підпису; його розшифрування; дати. Грифи узгодження розташ. нижче від реквізиту “ підпис ” або на окремій сторінці. Резолюція ставиться у правому верхньому кутку. Якщо це місце зайняте ін. реквізитом, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документа, крім полів. Склад. з таких елементів: прізвище та ініціали виконавця, якому відправлений документ; вказівка на порядок вик. документа; термін вик. док.; особистий підпис керівника; дата. Заголовок до тексту – друкується малими літерами, розміщується під назвою виду документа, відображає головну ідею док. і здебільшого починається з прийменника “про”; має бути лаконічним і точним, якнайповніше розкривати зміст док.
. Підписують перший примірник документа. До складу підпису входять:
- зазначення посади (ліворуч);
- ініціали й прізвище особи, що підписала документ ( праворуч);
- підпис (посередині).
Підписи к-кох службових осіб на документах розт-ся один під одним у послідовності, що відповідає займаній посаді.
Печатка прикладається до документів. що вимагають особливого засвідчення. Печатки є чергові та прості. Гербова печатка прикладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб.
Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядних документів при їх розсиланні.
Засвідчення копій – у правому верхньому кутку пишеться слово «копія»; під реквізитом «підпис» слово «правильно»; дата; посада виконавця, підпис.
Відмітка про виконання розміщуєтьсь в лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа. Містить такі елементи: стислу довідку про виконання; слова «ДО СПРАВИ» та номер справи, до якої має бути підшитий документ; підпис керівника структурного підрозділу або виконавця.
Відмітка про надходження розташовується праворуч на нижньому полі лівої сторінки документа. Складається із скороченої назви організацій, що отримала документ та дата його надходження.
5)Положення — це правовий акт, який встановлює основні прави ла організаційної діяльності державних підприємств та установ, а також їх структурних підрозділів. Положення складаються пере важно при створенні нових підприємств або установ. Ці документа можуть бути як типовими, так і індивідуальними Індивідуальні положення для окремих установ, організацій, підприємств склада ються на базі типових
Типові положення, як правило, затверджуються вищими органа ми управління, індивідуальні - керівниками підприємств, органі зацій, установ.
Положення повинно мати такі реквізити: найменування виду до кумента, герб, назва установи, дата, місце видання, заголовок, гриф затвердження, текст.
Текст звичайно складається з таких розділів:
1. Загальні положення.
2. Майно та кошти підприємства.
3. Виробнича та господарча діяльність.
4. Права та обов'язки підприємства або його підрозділів.
5. Структура управління.
6. Реорганізація та ліквідація установи, організація підприєм ства.
У першому розділі вказуються мета створення підприємства, установи, організації або їх структурних підрозділів, головні за вдання, функціональні зв'язки з іншими організаціями, підрозді лами.
У другому розділі вказуються основні та оборотні кошти, поря док придбання майна, амортизаційні відрахування та їх призна чення, прибуток, відрахування на премії робітникам та службов цям, житловий фонд, службові приміщення, порядок використову вання надлишків невикористаних оборотних коштів.
В інших розділах регламентується виробнича та господарча діяльність підприємства.
Залежно від специфіки діяльності в положенні можна також ві добразити процес капітального будівництва, винахідництва та ра ціоналізації, стан матеріально-технічного забезпечення.
Статут — це зведення правил, які регулюють:
а) основи організації та діяльності підприємств і установ певної галузі господарства;
б) умови створення, склад, будову та діяльність конкретного підприємства, організації або установи, певної галузі або сфери управління;
в) конкретну сферу діяльності організації. Як приклад розглянемо статут залізниці. Він містить такі реквізити: гриф затвердження вищою організацією або органом управління;
найменування виду документа (статут); заголовок; текст.
Текст складається з таких розділів:
1. Загальні положення, де розкриваються мета, завдання залізниці, її функції, чинність статуту за об'єктами та суб'єктами.,
2. Головна діяльність, її зміст.
3. Планування та облік робіт.
4. Призначення допоміжних служб.
5. Взаємодія з іншими органами, аналогічними за діяльністю.
6. Специфічні особливості діяльності (перевезення пасажирів, вантажів, пошти).
7. Відповідальність організації за належне виконання зобов'я зань та порядок вирішення спорів, подання претензій. Звичайно текст статуту поділяють на статті (пункти), які групуються в розділи (позначаються римськими цифрами).
Інструкція — це правовий акт, який видається органами державного управління для прийняття правил, що регулюють організа ційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні види діяльності установ, підприємств, окремих їх підрозділів та служб, а також посадових осіб або громадян.
Кожна інструкція повинна бути затверджена вищими органами або керівниками організацій (з номером і датою видання).
Інструкція крім грифу затвердження має такі реквізити: найме нування її виду, короткий зміст (заголовок), текст, посаду та прі звище особи, відповідальної за її складання, її підпис, дату і номер (індекс) за класифікатором.
Текст подають в логічній послідовності, групують за розділами, поділяють на параграфи (позначають арабськими цифрами). При цьому зручніше користуватися наскрізною нумерацією. Розділи ве ликих інструкцій позначають римськими цифрами, а пункти — арабськими.
Правила — це службові документи, які визначають настанови або вимоги, що регламентують певний порядок дій, поведінки.
За формою та змістом правила схожі на інструкції, іноді вони бу вають їх складовою.
Реквізити правил:
1. Гриф затвердження.
2. Вид документа (правила).
3. Заголовок (короткий зміст призначення правил).
4. Дата та номер.
5. Текст (може складатися з пунктів).
6. Підпис особи, що відповідає за складання правил. Правила обов'язкові для виконання.
7) Наказ - розпорядчий документ, який видає керівник під приємства, організації, установи на правах єдиноначальності і відповідно до своєї компетенції.
Наказ видають на підставі та для виконання законів, постанов і розпоряджень уряду, наказів та директивних вказівок вищих органів.
За призначенням накази поділяються на накази із загальних питань (з питань основної діяльності) і накази з особового складу.
Накази із загальних питань поділяють на ініціативні та ті, що видаються на виконання розпоряджень вищих органів.
У наказах з особового складу мова йде про призначення, переміщення, звільнення, відрядження, відпустки, різні заохочення працівників, про нагороди та стягнення.
Ініціативні накази видаються для оперативного впливу на процеси, що виникають у середині організації чи підприємства.
Накази на виконання розпоряджень вищих органів видають, якщо створюють, реорганізовують або ліквідовують структурні підрозділи, якщо затверджують положення про структурні підрозділи, підсумовують діяльність установ, затверджують плани тощо.
Реквізити6
10)Заява - це документ, який містить прохання або пропозицію однієї чи кількох осіб.
Заяви бувають від організацій чи від установ (їх пишуть, переважно, на готових бланках) і особисті. Адресатом може бути посадова особа або організація чи установа.
Розрізняють заяви прості (які містять лише прохання) та складні (у яких викладено мотивацію прохання). Якщо до заяви долучаються документи, то подається їх перелік.
Реквізити:
1. Адресат (назва організації або службової особи, якій адресована заява).
2. Адресант (прізвище, ім'я, по батькові особи, якщо потрібно -домашня адреса, посада; в окремих випадках паспортні дані).
3. Назва виду документа.
4. Текст.
5. Додаток (тільки у складній заяві).
6. Дата.
7. Підпис.
8) Автобіографія - це документ, у якому особа, яка складає його, подає опис свого життя та діяльності.
Реквізити:
1. Назва виду документа.
2. Текст автобіографії, у якому вказується такі дані:
- прізвище, ім'я, по батькові у називному відмінку однини;
- дата народження;
- місце народження: місто (село, селище); район; область; держава (якщо особа, котра пише автобіографію, народилася в іншій країні);
- відомості про навчання (подаються в хронологічній по слідовності, вказуючи повну назву всіх навчальних закладів, у яких довелося вчитися);
- відомості про трудову діяльність (коротко, в хронологічній послідовності назви місць праці й посад, час праці на тій чи іншій посаді, у тій чи іншій установі);
- відомості про громадську роботу;
- відомості про склад сім'ї - батько, мати, брат, сестра, (чоловік або дружина, діти); (вказується повністю прізвище, ім'я, по батькові у називному відмінку однини (для матері та дружини - дівоче прізвище), рік народження, посада і місце праці (для тих хто навчається - факультет і повну назву навчального закладу).
3. Дата (ліворуч).
4. Підпис (праворуч).
9)Резюме - це документ, у якому коротко викладаються Ваші особисті, освітні та професійні дані. Резюме повинно бути детальним, точним, але лаконічним.
Реквізити:
1. Назва виду документа.
2. Текст, у якому вказується:
- домашня адреса, телефон, факс, е-таіі;
- ім'я, прізвище;
- мета, з якою створюється документ;
- дані про особу (дата народження; сімейний стан; національність (якщо потрібно);
- відомості про освіту (повиє найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося навчатися; ступінь володіння чужоземними мовами (якщо потрібно);
- відомості про професійний досвід (яку посаду займає зараз, попередні посади із зазначенням стажу роботи);
- відомості про публікації (якщо потрібно);
- інша інформація (на вимогу роботодавця).
3. Дата.
4. Підпис.
11)Контракт — це особлива форма трудового договору, в якому термін його дії, права й обов'язки та відповідальність сторін (у тому числі матеріальна), умови матеріального забезпечення та організації праці працівника, умови розірвання договору встановлюються угодою сторін. Сторонами в контракті є підприємство (роботодавець) в особі керівника та працівник.
Реквізити контракту такі:
1) назва документа із стислим обгрунтуванням його призначення (на виконання обов'язків ... , на управління підприємством тощо);
2) дата й місце підписання;
3) орган, що наймає керівника;
4) посада, прізвище, ім'я та по батькові того, кого наймають;
5) текст;
6) підписи сторін — укладачів контракту;
7) печатка.
19)План роботи - це документ, що встановлює точний і чіткий перелік намічених заходів (робіт) для їхнього подальшого ви конання. Він має такі складові: послідовність, обсяг, умови й забезпечення виконання, термін для кожного етапу й для всього обсягу, кошторис, керівників і конкретних виконавців (відпові дальних за кожний пункт плану).
Окрім рубрикованого тексту плани можуть мати графіки, таблиці, схеми тощо.
Розрізняють такі групи планів: річні (календарний, фінансовий, навчальний); піврічні (семестрові); квартальні (четвертні); місячні; декадні; тижневі; добові.
Наявність тих чи інших реквізитів обумовлюється видом, формою та призначенням плану:
1. Ґриф затвердження.
2. Назва документа.
3. Назва установи чи структурного підрозділу.
4. Термін, на який укладено план.
5. Порядковий номер.
6.Термін виконання конкретного виду роботи (заходу).
7.Зміст роботи.
8. Посада, прізвище та ініціали виконавця.
9. Посада, прізвище та ініціали відповідального.
10. Відмітка про місце, дату, факт та якість виконання (про ведення) роботи.
12)Характеристика - це документ, у якому дається оцінка ділових та моральних якостей працівника, студента, учня.
Характеристика може бути потрібна при вступі до навчального закладу, висуванні на виборну посаду, при обранні за конкурсом, атестації працівника, висуненні його на присвоєння почесного звання чи нагороди тощо.
Реквізити:
1. Назва виду документа.
2. Анкетні дані (прізвище, ім'я, по батькові, посада (вчений ступінь і звання, якщо вони є), рік народження, національність, освіта),
3. Текст.
4. Підпис відповідальної службової особи (праворуч).
5. Дата (ліворуч).
13)Особовий листок з обліку кадрів — це обов'язковий документ особової справи працівників установ, організацій, в якому фіксуються автобіографічні відомості.
Його заповнюють під час оформлення на роботу, для участі в певному конкурсі.
Реквізити особового листка такі:
1. Назва виду документа.
2. Прізвище, ім'я, по батькові.
3. Дата й місце народження.
4. Відомості про освіту.
5. Відомості про наукові ступені, вчені звання.
6. Якими мовами володіє.
7. Трудова діяльність.
8. Державні нагороди.
9. Зарубіжні та міжнародні наукові відзнаки.
10. Відомості про родину.
11. Паспортні дані.
12. Домашня адреса.
13. Особистий підпис.
14. Дата заповнення документа.
Послідовність заповнення особового листка з обліку кадрів:
Рядок 1 — зазначається прізвище, ім'я, по батькові (в називному відмінку):
Рядок 2 — заповнюється: «чол.» чи «жін.»
Рядок 3 — вказується рік, число (арабськими), місяць (прописом) народження:
Рядок 4 — вказується повне найменування населеного пункту (в називному відмінку), району, області (в родовому) відповідно до записів у свідоцтві про народження:
Рядок 5 — вказується освіта:
Найменування навчального закладу та його місце знаходження, найменування факультету чи відділення, спеціальності записується відповідно до запису у документі про освіту:
Рядок 6 — указується мова (в орудному відмінку) та рівень володіння нею:
Рядок 7 — указується вчений ступінь (кандидат наук, доктор наук) з розшифруванням галузі науки та вчене звання (професор, доцент) або робиться запис «немає»:
Рядок 8 — перелічуються назви опублікованих праць, зареєстрованих в установленому порядку винаходів із зазначенням року їх видання та реєстрації. Якщо таких немає, то робиться запис «не маю».
Рядок 9 — заносяться такі відомості (за записами у трудовій книжці): місяць і рік (арабськими цифрами), посада (в називному відмінку), повне найменування підприємства, установи, організації (в родовому відмінку):
У графі «Місцезнаходження підприємства, установи, організації» вказується повне найменування населеного пункту (в називному відмінку), району, області (у родовому відмінку):
Військова служба записується із зазначенням посади та номера військової частини:
У графі «Місцезнаходження підприємства, установи, організації» вказується населений пункт, район, область або військовий округ (флот):
Рядок 10 — країни вказуються відповідно до назви, яку вони мали під час перебування в них працівника.
У графі «Мета перебування» слід робити запис: туристична поїздка, службове відрядження тощо:
Рядок 11 — записується дата нагородження, назва державної нагороди:
Рядок 12 — запис повинен відповідати запису у військовому квитку:
Рядок 13 — вказується: одружений (неодружений), заміжня (незаміжня), а також прізвища, імена, по батькові, рік народження членів сім'ї, які проживають разом з працівником:
Рядок 14 — вказується поштовий індекс, найменування населеного пункту (в називному відмінку), району, області (в родовому), вулиці, № будинку, № квартири, № домашнього телефону:
Потім записується серія та № паспорта, дата видачі, найменування органу, який його видав:
Особовий листок підписує працівник, вказуючи дату його заповнення.
14)Звіт – документ, у якому письмово повідомляється про виконання якоїсь разової чи тривалої роботи, про певні особливості роботи організацій.
Поділяються на текстові та цифрові.
Реквізити
Звіт – документ, у якому письмово повідомляється про виконання якоїсь разової чи тривалої роботи, про певні особливості роботи організацій.
Поділяються на текстові та цифрові.
Реквізити
15)Довідка - документ інформаційного характеру, який описує та встановлює факти та події. Довідки поділяються на службового та особистого характеру.
Службового характеру складаються за запитом чи за вказівкою керівної організації або посадової особи. Підписується: Довідка, що направляється до посадової особи в середині підприємства, підписується укладачем; та, яка направляється у вищестоящу організацію - керівником підприємства. Якщо довідка містить відомості фінансового характеру - то вона підписується керівником та головним бухгалтером.
Довідка, яка направляється за межі підприємства оформляється на бланку, внутрішня довідка оформляється на внутрішньому бланку або на чистих листах паперу.
Довідки особистого характеру оформляються на бланках або чистих листах.
Основні реквізити довідки:
1. Код підприємства, код форми документа.
2. Реквізити штампа загального бланку.
3. Назва виду документа.
4. Дата.
5. Індекс.
6. Заголовок до тексту.
7. Адресат.
8. Текст.
9. Відмітка про наявність додатків (якщо є).
10. Підпис.
11. Відмітка про направлення до справи.
В тексті довідки особистого характеру визначається назва організації, в яку подається довідка. Текст довідки особистого характеру оформляється на трафаретному бланку.
16)Оголошення - це інформація про майбутній масовий захід.
Реквізити:
1. Заголовок.
2. Дата.
3. Час і місце проведення заходу, його назва.
4. Порядок денний або короткий виклад змісту заходу.
5. Адреса та номери телефонів організації, яка проводить захід. За формою викладу оголошення бувають: письмові, мальовані,
друковані в газетах, журналах. До них належать афіші.
Розрізняють організаційні та рекламні оголошення. Організаційні - повідомляють про масовий захід, а,рекламні - закликають до активної участі чи співпраці
17)Акт - це документ, складений уповноваженою особою, групою уповноважених на це осіб (комісією), на підтвердження фактів або подій, пов'язаних з діяльністю підприємств, установ чи окремих громадян.
Законодавчі акти - містять рішення, втілені у форму законів, указів, постанов).
Адміністративні акти - складаються для підтвердження фактів, пов'язаних з діяльністю установ, організацій і підприємств).
Акт готують комісії, склад яких затверджує керівництво установи (підприємства) або керівник вищої інстанції.
Акти складаються під час передачі однією особою і прийняття іншою якогось майна, коштів, обладнання, що належить установі чи підприємству; при списанні використаних матеріалів, устаткування, що стало непридатним; після обстеження або ревізії; після прийому нових об'єктів; після виконаної роботи окремими особами, що працюють за трудовою угодою та ін.
Реквізити:
1. вказівкв на назву чи відомство де складається документ
2. назва документа
3. номер акта
4. гриф затвердження (при необхідності)
5. заголовок тексту(про що йдеться)
6. підстава складання акту
7. інформація про склад комісії
8. відомості про присутніх при перевірці
9. текст документа
10. дані про кількість примірників та їх місце розташування
11. перлік додатків до акта
12. підписи членів комісії
18)Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи оформлюється на бланку або на стандартному листу паперу формату А4 (підписує укладач). Якщо направляється за межі організації - оформляють на бланку та реєструють, підписується керівником.
Реквізити пояснювальної записки:
1. Посада, П. І. Б. керівника, на чиє ім'я адресується доповідна записка.
2. Найменування структурного підрозділу.
3. Посада, П. І. Б. автора доповідної записки.
4. Найменування документа.
5. По якому питанню укладена записка (заголовок до тексту).
6. Текст.
7. Перелік додатків,
8. Дата та місце укладання доповідної записки.
9. Підпис посадової особи, яка уклала записку.
10. Вихідний номер.
Пояснювальна та службова записки мають аналогічні реквізити.
Пояснювальні записки поділяються на дві групи:
1) документи, що супроводжують основний документ та пояснюють зміст його окремих положень (оформляються на загальному бланку установи);
2) з приводу ситуацій, випадків (оформляються на листах
бумаги, підписує виконувач).
Приклад укладення службової записки:
Відділ стандартизації Головному технологові
СЛУЖБОВА ЗАПИСКА
25.09.00 №72-15/138
Про подання матеріалів до
проекту СТП
Прошу в термін до 5 жовтня 2000 року подати до відділу стандартизації перелік фрез, що використовуються на підприємстві, для занесення до стандарту підприємства «Інструмент різальний. Фрези. Посібник з вибору.»
Начальник відділу стандартизації (підпис) П. Р. Діденко
20)Протокол - це документ, що відбиває процес і результати постійно діючих та тимчасових колегіальних органів, фіксує проведення різних зборів, засідань, нарад тощо.
Протоколи бувають стислі (у яких переважно оформляють лише ухвали), повні (стисло записуються виступи доповідачів, інших осіб, що беруть участь у роботі колегіального органу, формулюються ухвали), стенографічні (дослівно фіксується весь хід засідання колегіального органу).
Протокол оформляє спеціально призначений (або обраний) працівник - секретар, який пише чернетку під час роботи колегіального органу (зборів, засідання, наради), доопрацьовує текст документа після засідання і, узгодивши його з учасниками заходу (при потребі), подає на підпис керівникові (голові) колегіального органу (зборів, наради, засідання тощо).
Протоколи роботи колегіальних органів (засідань, нарад, зборів) підписують голова (керівник органу) та секретар, а протокол засідань комісії - усі члени комісії.
Реквізити:
1. Назва виду документа.
2. Порядковий номер протоколу.
3. Назва заходу, який протоколюється (нарада, засідання, збори).
4. Назва організації, підприємства, установи, де відбувалися збори, нарада чи конференція.
5. Дата проведення заходу (пишеться ліворуч).
6. Місце проведення заходу (місто Львів - записуємо м. Львів, праворуч на рівні дати проведення заходу.
7. Посада, прізвище та ініціали керівників зборів, нарад, конференцій (голови, секретаря, членів президії, членів постійно діючого колегіального органу).
8. Кількісний склад учасників заходу. Якщо є 10-12 осіб, то можна вказати всіх присутніх. Якщо ж склад зборів, засідання, наради великий, то досить вказати кількість присутніх і додати до протоколу реєстраційний лист. Так само оформляється кількість відсутніх.
9. Порядок денний (питання, які розглядаються на заході, формулюють у називному, а не в знахідному відмінку однини).
10. Текст протоколу, який складається з окремих розділів відповідно до пунктів порядку денного; кожний розділ подають за схемою: "СЛУХАЛИ:", "ВИСТУПИЛИ:", "УХВАЛИЛИ:". Ці слова треба писати великими літерами з нового рядка. Після них ставлять двокрапку. Кожний розділ подаємо з абзацу.
11. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок (якщо потрібно).
12. Підписи керівників зборів (засідання, наради) - голови, секретаря
Іноді фізична або юридична особа потребує для користування не повний текст протоколу, а лише ту частину, яка стосується розгляду окремого питання. У цьому випадку оформляють витяг з протоколу.
Реквізити:
1. Назва виду документа.
2. Номер протоколу.
3. Назва заходу, який протоколюється: нарада, збори, засідання, конференція.
4. Назва підприємства, організації, установи, колективу громадян, де відбувалися збори, засідання, конференція.
5. Дата проведення заходу (пишеться ліворуч).
6. Місце проведення заходу (місто Львів - записуємо м. Львів, праворуч на рівні дати проведення заходу.
7. Пункт порядку денного, що цікавить особу чи установу, якій видають витяг (указують номер і повний текст назви пункту порядку денного).
8. Ухвала (вміщують повний текст ухвали з питання порядку денного або ту частину ухвали, яка безпосередньо стосується замовника витягу).
9. Перелік додатків до витягу із зазначенням кількості сторінок (якщо потрібно).
10. Підписи керівників зборів (засідання, наради) - голови, секретаря, членів комісії.
11. Печатка
21)Доповідна записка – документ, який адресують керівникові даної організації або організації вищого рівня. Містить детальний виклад якогось питання з висновками та пропозиціями укладача.
Реквізити доповідної записки:
1. Посада, П. І. Б. керівника, на чиє ім'я адресується доповідна записка.
2. Найменування структурного підрозділу.
3. Посада, П. І. Б. автора доповідної записки.
4. Найменування документа. 5. По якому питанню укладена записка (заголовок до тексту). 6. Текст. 7. Перелік додатків, 8. Дата та місце укладання доповідної записки. 9. Підпис посадової особи, яка уклала записку. 10. Вихідний номер.
Залежно від змісту доповідні записки можуть бути ініціативного, інформаційного або звітного характеру.
Доповідні записки бувають двох видів:
а) внутрішніми; б) зовнішніми.
Якщо доповідна записка містить відомості внутрішнього характеру, її оформлюють за допомогою ПК, машинописним або рукописним способом на чистому аркуші паперу формату А4. Підписує таку доповідну записку укладач.
Якщо доповідна записка адресована в організацію вищого рівня від імені установи або структурного підрозділу, її оформлюють на ПК на загальному бланку. Підписує цю доповідну записку керівник підприємства.
Доповідні записки по загальних питаннях діяльності підприємства зберігають 5 років.
23)Розписка - це документ, який підтверджує передачу й одержання документів, грошей, товарів та ін. Від установи чи від іншої особи. Розписки є службові та приватні.
Реквізити:
1. Назва виду документа.
2. Текст, у якому вказується:
- посада, прізвище, ім'я та по батькові того, хто дає розписку;
- посада, прізвище, ім'я та по батькові того, від кого одержують цінності;
- вказівка про що конкретно дано розписку (обов'язково слід указати точну суму коштів, повне найменування матеріальних цінностей, суму їх оцінки та кількість);
- розпорядження чи документ, на підставі якого одержано цінності (у службових розписках).
3. Підпис одержувача (праворуч).
4. Дата (ліворуч).
22)Доручення - це письмове повноваження, що видається установою (організацією, підприємством) або окремою особою іншій для подання третій особі (установі, організації) при здійсненні яких-небудь юридичних дій, отриманні грошових або матеріальних цінностей.
Залежно від того, хто надає повноваження (установа чи приватна особа), доручення є офіційні та особисті.
Офіційні доручення поділяються на разові, спеціальні та загальні.
Разове доручення видається для виконання певної одноразової дії (отримання коштів, товарно-матеріальних цінностей тощо). У ньому обов'язково вказується термін, до якого діє доручення.
Спеціальне доручення надає повноваження службовій особі на виконання однотипних дій представництво установи в органах суду, здійснення транспортних, банківських та інших операцій), містить інформацію про термін дії.
Загальне доручення - це доручення на управління майном. Воно видається на термін не більше трьох років. Якщо термін не вказано, то доручення діє протягом одного року від дати підписання.
Доручення без дати укладання не має юридичної сили.
Реквізити:
24) Оформлення бібліографії
Бібліографія - це список літератури з певного питания. У книзі бібліографія слугує для поглиблення й розширення знань читачів із певної галузі науки або техніки, якій присвячено основний зміст книги. У залежності від характеру й призначення видання розрізняють такі типи бібліографій:
1. Реєстраційна бібліографія знайомить читача з назвами всіх книжок, що стосуються певного питання.
2. Рекомендаційна подає назви книжок, які автор рекомендує почитати.
3. Список використаних джерел - бібліографія, в якій указуються вихідні дані всіх книжок, використаних у певній праці.
Відповідно до ступеня розкриття змісту книжки виділяють бібліографії описові й анотовані. Описова бібліографія фіксує лише ті дані, які містяться на титульних сторінках книжки. Анотована бібліографія разом із титульними даними подає стислий виклад змісту книжки.
Відомості про використану літературу, як правило, наводяться в підрядкових примітках (виносках) або в дужках після слів, до яких стосуються. У великих за обсягом текстах у дужках ставлять цифрові позначки, а вкінці подають список використаних джерел. У таких випадках перша цифра в дужках означає порядковий номер видання в списку, а друга - номер сторінки. Назви книжок у списках можуть розміщуватися за алфавітним, тематичним, хронологічним принципами та в порядку цитування.
Бібліографічні відомості про книжку подаються в такому порядку:
1. Прізвище та ініціали автора. Напр., Антоненко-Давидович Б.Д.
2. Якщо авторів декілька, то їхні прізвища й ініціали перераховуються через кому: Паламар Л.М., Кацавець Г.М.
3. Якщо книжка написана чотирма авторами й більше, то вказують лише першого, а замість прізвищ інших авторів позначається та ін. С.В. Шевчук та ін.
4. Якщо книжку редагував, упорядковував або укладав певний автор, то спочатку пишеться назва книжка, а потім після навкісної риски з великої літери пишеться скорочено За ред,, Уклад., Упоряд. тощо й прізвище з ініціалами. Напр.: За ред. В.М Русанівського, Упоряд. В.Л. Кулініченко.
5. Назва книжки пишеться з великої букви без лапок, вкінці ставиться крапка. Напр.: Антисуржик.
6. Якщо є підзаголовок, то він записується в такий спосіб: після назви ставиться двокрапка, а підзаголовок пишеться з великої букви без лапок, вкінці ставиться крапка й тире. Напр.: Ділове мовлення: Методичні рекомендації и зразки ділових паперів.
7. Початкові відомості:
- місто видання - із великої літери скорочено: Москва (М.), Санкт-Петербург (СПб), Київ (К.), Харків (X.), Львів (Л.). Усі інші назви міст пишуться повністю - Житомир, Тернопіль. Після назви міста ставиться двокрапка; якщо назва видавництва не вказується, то після назви міста ставиться кома. Напр.: Житомир, ...
- назва видавництва пишеться з великої букви без лапок, напр.: Либідь, Дніпро: Після назви видавництва ставиться кома.
- рік видання пишеться арабськими цифрами, вкінці ставиться крапка й
тире. Напр.: 1999. -
8. Відомості про загальну кількість сторінок указуються вкінці після тире: пишеться відповідна цифра і скорочене слово сторінка (с.) - 243 с. Якщо вказують конкретні номери сторінок; то спочатку пишеться скорочене слово сторінка (С), а потім арабськими цифрами номери сторінок, вкінці ставиться, крапка: С. 8 — 12.
Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох або більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої. Якщо текст документа друкується з другого боку аркуша, то номери проставляються по середині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм. від краю. Слово «Сторінка» не пишеться, а також біля цифр не ставляться ніякі позначки.
25)Лист — це поширений вид документації, один із способів обміну інформацією.
Службові листи належать до головних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами.
За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують.
До листів, що потребують відповіді, належать:
листи-прохання;
листи-звернення;
листи-пропозиції;
листи-запити;
листи-вимоги.
До листів, що не потребують відповіді, належать:
листи-попередження;
листи-нагадування;
листи-підтвердження;
листи-відмови;
супровідні листи;
гарантійні листи;
листи-повідомлення;
листи-розпорядження.
За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист — цілій низці установ, колективний лист — на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ.
Написання ділового листа — це справжнє мистецтво, адже тексти листів найменшою мірою трафаретизовані та уніфіковані. «Зазвичай ми дбаємо лише про те, щоб чітко і лаконічно викласти інформацію, а забуваємо, що ця кореспонденція не просто важлива частина бізнесу, а й наше обличчя». Щоб оволодіти мистецтвом листування, слід засвоїти правила ведення ділової кореспонденції.
26)Реквізити листа та їх оформлення
Службові листи пишуть чи друкують на бланку або чистому аркуші паперу. Основні реквізити листа за державним стандартом такі:
1.Державний герб. Має бути розташований посередині бланка або ліворуч над серединою рядка з назвою організації.
2.Емблема організації, установи чи підприємства. Відтворюється поряд із назвою організації.
3.Зображення державних нагород. Розташовуються у верхньому лівому кутку або посередині.
4.Код організації, установи чи підприємства. Зазначається у верхньому правому кутку.
5.Повна назва установи, організації чи підприємства — автора листа. Відтворюється угорі ліворуч за допомогою штампа або друкарським способом.
6.Назва структурного підрозділу. Дозволяється друкувати машинописним способом у верхньому лівому кутку.
7.Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреси, номер телетайпа, номери телефону, факсу. Розташовують у верхньому лівому кутку, оформляють відповідно до поштових правил. Для здійснення розрахунково-грошових операцій на бланках листів указують номер розрахункового рахунка у відділенні банку.
8.Дату (день, місяць, рік) записують здебільшого словесноцифровим способом (24 серпня 1998 р.). На бланках дату листа ставлять ліворуч угорі на спеціально відведеному для цього місці.
Якщо лист написаний не на бланку, то дату вказують під текстом зліва.
Адресат. Листи адресують організації, установі чи підприємству, службовій або приватній особі. Назву установи і структурного підрозділу подають у називному відмінку, а найменування посади й прізвище — у давальному.
Якщо листа адресовано керівникові установи, назва якої входить у найменування посади, то прізвище й посаду подають у давальному відмінку, а назву установи — у родовому.
В адресі можна вказувати лише назву посади, без прізвища та ініціалів особи, яка цю посаду обіймає. Це припустимо тільки за умови, якщо ця посада єдина в установі, організації чи на підприємстві.:
9.Текст листа складається з двох частин: опису фактів або подій, що послужили підставою для написання листа; висновків та пропозицій.
10.Позначку про наявність додатка роблять ліворуч під текстом з нового рядка.
Якщо ж лист містить велику кількість додатків, то окремо складають їх список, а в листі після тексту зазначають: Додаток: відповідно до списку на 10 арк.
Підписує службовий лист переважно керівник установи (організації, підприємства), його заступник чи керівник структурного підрозділу. Якщо лист написано на бланку установи, то зазначають лише посаду, ініціали та прізвище особи, яка підписує лист (назву установи не повторюють).
Якщо лист написано не на бланку, то вказують повну назву установи, посаду, ініціали та прізвище особи, котра підписує лист.
Вимоги до тексту листа
Основою службового листа є текст, який має чітко відбивати причину та мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити переконливі докази, аргументи. Щоб текст листа був бездоганним, він має характеризуватися такими найважливішими ознаками:
правильністю, тобто відповідати літературним нормам, що діють у мовній системі (орфографічним, лексичним, морфологічним, синтаксичним, стилістичним, пунктуаційним). Якщо виникають труднощі під час написання окремих слів, з'являються сумніви щодо того чи іншого розділового знака, слід відшукати потрібне слово у словнику чи довіднику, знайти правила, в яких узагальнюються схожі випадки;
змістовністю, яка передбачає глибоке осмислення теми, головної думки листа, уникнення всього зайвого. Слід викладати думки чітко й по суті, уникати багатослів'я, двозначності;
послідовністю та логічністю викладу. Пишучи листа, необхідно стежити за перебігом своїх думок, зосереджуючи увагу на найістотнішому. Закони логіки не повинні порушуватися ні в загальній системі викладу тексту, ні в переходах від однієї частини до іншої.
мовним багатством, що передбачає використання різноманітних засобів вираження думок, уникнення невиправданого повторення слів, однотипних конструкцій речень;
точністю, яка великою мірою залежить від ерудиції та глибини знань особистості, а також від багатства активного словникового запасу. Виражаючи власні думки, слід добирати слова, що найбільшою мірою відповідають висловлюваному змісту. Суть справи треба викладати якомога зрозуміліше, так, щоб написане не викликало сумнівів або запитань;
доречністю та доцільністю, що залежить насамперед від того, як повно і глибоко ви оцінюєте ситуацію спілкування, інтереси адресата. При цьому потрібно уникати всього, що може неприємно вразити, викликати роздратування.
Оформлення листа
Службові листи друкують на комп'ютері, друкарській машинці або пишуть на чистому бланку лише з одного боку. Певна річ, на бланку
друкують тільки першу сторінку листа, а наступні — на чистих аркушах. Для зручності з обох боків сторінки залишають поля: ліве — не менш як 30 мм; праве — не менше 8 мм; верхнє — 20 мм; нижнє — 16 — 19 мм.
Нумерація сторінок. У листах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерацію сторінок починають з другої. Номери сторінок проставляють посередині верхнього поля арабськими цифрами на відстані не менш як 10 мм від верхнього краю. Біля цифр не ставлять ніяких позначок.
Рубрикація. Це членування тексту на складові, графічне відокремлення однієї частини від іншої. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови листа. Найпростіша рубрикація в листах — поділ тексту на абзаци.
Абзац указує на перехід від однієї думки до іншої і має становити три інтервали від поля. Типовий абзац має три частини:
Текст листа друкується через півтора чи два інтервали. У тексті не повинно бути виправлень чи підчищень.
Не слід надсилати листа, написаного через копіювальний папір, це свідчить про неповагу до адресата.
Узвичаєно відповідати на листи якомога швидше. Фахівці з культури ділового листування конкретизують термін написання відповіді адресатові залежно від змісту листа1.
Правила ввічливості вимагають відповісти на одержаний лист протягом 7—10 днів.
Отримавши лист-запит, що потребує докладного розгляду, слід упродовж трьох днів повідомити, що лист одержано, й дати остаточну відповідь протягом 30 днів.
Лист-вітання можна надсилати упродовж 8 днів з моменту отримання повідомлення про певну врочистість.
Лист-співчуття надсилається протягом 10 днів після сумної події.
Не слід відповідати на листа нашвидкуруч, зопалу, одразу після одержання прикрих, вражаючих відомостей. Неодмінно заспокойтеся, подумки чітко сформулюйте, що саме ви маєте написати, й лише потім викладайте думки на папері.
27) Мовний етикет – складна система мовних знаків, що спираються на моральні правила і вимоги, вказує на ставлення до ін. людей, так і до себе.
Перше враження про людину складається з того, як вона вітається. Тому, не залежно від настрою, потрібно вітатися завжди привітно. Загальна і мовна культура людини виявляється у вмінні вибрати доречну форму привітання чи прощання. (Вітання: “Доброго ранку!”, “Доброго здоров’я!”, “Слава Богу!”, “Здоровенькі були!”, “Привіт!” “Добридень“ “Здраствуйте!“. Прощання: “До побачення ”, “ Надобраніч ”, “До зустрічі”, Щасливо“, ”Бувайте здорові“, ”Прощавай“). Треба розрізняти слова прошу (відповідь на подяку) і прошу (звертання з проханням)(Звертання: “Вибачте будь-ласка ”, “Перепрошую, можна вас”, “Ви щось бажаєте ”, “Вітаю, як справи? ”). Щоб вибрати ф-му подяки, треба знати форми ввічливості, врахувати значення послуги, вік співрозмовника, характер стосунків, середовище. Відповідаючи на подяку можна сказати : «Немає за що», «Прошу». Є вибір і серед форм висловити прохання: «Будь-ласка» і т.д. (Подяка: “Дякую”, “Дуже вдячний ”, “Спасибі”).
30) Основні вимоги до мовця,що говорить по телефону:
Чіткість,правильність дикції, середній за силою голос, лаконізм висловлення, виразність побудови фрази, темп середній, тон спокійний і ввічливий,
Телефонна розмова передбачає три етапи:встановлення зв»язку,виклад справи, закінчення розмови.
У наш час телефон – не лише один з найефективніших засобів зв'язку, а й спосіб налагодження офіційних ділових контактів між установами. Телефонна розмова відрізняється від власне мовлення тим, шо співрозмовники не бачать один одного. Важливим є доцільне використання вербальних засобів спілкування, темпу мовлення, тембру голосу, інтонації.
Ділова тел. розмова потребує продуманості, попередньої підготовки. Для цього потрібно:
Тел. розмова повинна мати позитивний емоційний тон, слова слід вимовляти звичайним рівним голосом. Надто гучна мова часто звучить не розбірливо. Дати, прізвища, цифри, назви міст, потрібно вимовляти чітко.
Якщо сталося роз'єднання з тех. причин, відновлює розмову той, хто зателефонував. Закінчує той, хто її почав. Принцип тел. спілкування треба будувати таким чином, щоб інформація, отримана від попередньої розмови, була вигідною для наступної. Підраховано, що кожна телефонна розмова триває в середньому від З до 5 хвилин.
Ось короткий план телефонної розмови. Припускається, що на розмову припадає 3 хвилини:
1. взаємне представлення - 20+ - 5 секунд 2.уведення співрозмовника в курс справи - 40+ - 5 секунд 3. обговорення ситуації, проблеми - 100 + - секунд 4. заключне резюме.
Не слід: 1. Довго не піднімати трубку. 2 Запитувати: Я можу чимось допомогти? 3. Використовувати клаптики паперу для записів.
Слід: 1. Сказати Добрий ранок, я слухаю. 2 Концентруватися на розмові й уважно слухати. 3. Використовувати бланки для запису телефонних розмов. 4. Записати номер того, хто телефонує, і пере телефонувати йому.