Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Тема 3. Создание сложных документов
3.1 приемы и средства автоматизации разработки документов
С рядом приемов автоматизации ввода и редактирования текста мы познакомились выше. К ним относятся средства Автотекст, Автозамена, средства проверки правописания, средства расстановки переносов, средства поиска и замены фрагментов текста.
В этом разделе мы познакомимся с наиболее общими средствами автоматизации разработки и оформления документов, к числу которых относятся стили оформления абзацев, шаблоны документов и темы оформления.
Работа со стилями
Абзац — элементарный элемент оформления любого документа. Каждый заголовок документа тоже рассматривается как отдельный абзац. Выше мы видели, что в меню Формат > Абзац имеется немало различных элементов управления, и выполнять их настройку для каждого абзаца отдельно — неэффективная и утомительная задача. Она автоматизируется путем использования понятия стиль.
Стиль оформления — это именованная совокупность настроек параметров шрифта, абзаца, языка и некоторых элементов оформления абзацев (линий и рамок). Благодаря использованию стилей обеспечивается простота форматирования абзацев и заголовков текста, а также единство их оформления в рамках всего документа.
Особенностью текстовых процессоров Microsoft Word является то, что они поддерживают два типа стилей: стили абзаца и знаковые стили (стили символов). С помощью стилей абзаца выполняют форматирование абзацев, а с помощью знаковых стилей можно изменять оформление выделенных фрагментов текста внутри абзаца. Наличие двух типов стилей позволяет реализовать довольно сложные приемы форматирования, например когда внутри абзаца, оформленного одним шрифтом, содержатся фрагменты текста, оформленные другим шрифтом. В данной книге, например, специальный шрифт использован для записи названий элементов управления.
Работа со стилями состоит в создании, настройке и использовании стилей. Некоторое количество стандартных стилей присутствует в настройке программы по умолчанию, сразу после ее установки. Их используют путем выбора нужного стиля из раскрывающегося списка на панели управления Форматирование.
Настройка стиля. Настройку стиля (рис. 10.5) выполняют в диалоговом окне Стиль (Формат > Стиль). Настраиваемый стиль выбирают в списке Стили (при этом на панелях Абзац и Знаки отображаются образцы применения данного стиля). Для изменения стиля служит командная кнопка Изменить, открывающая диалоговое окно Изменение стиля. Каждый из компонентов стиля настраивается в отдельном диалоговом окне. Выбор компонента выполняют в меню, открываемом с помощью командной кнопки Формат.
При проведении настройки стиля важно правильно выбрать исходный стиль. Он должен быть как можно ближе к желаемому, чтобы минимизировать количество необходимых настроек.
Создание стиля. Для создания стиля служит командная кнопка Создать в диалоговом окне Стиль (Формат > Стиль) — она открывает диалоговое окно Создание стиля.
В данном окне следует:
ввести название нового стиля в поле Имя;
выбрать тип стиля (стиль абзаца или знаковый стиль);
выбрать стиль, на котором основан новый стиль;
указать стиль следующего абзаца;
приступить к настройке элементов стиля щелчком на кнопке Формат.
Важной чертой программы является принцип наследования стилей. Он состоит в том, что любой стиль может быть основан на каком-то из существующих стилей. Это позволяет, во-первых, сократить до минимума настройку стиля, сосредоточившись только на его отличиях от базового, а во-вторых, обеспечить принцип единства оформления всего документа в целом. Так, например, при изменении базового стиля автоматически произойдут и изменения наследуемых элементов в стилях, созданных на его основе.
Стиль следующего абзаца указывают для обеспечения автоматического применения стиля к следующему абзацу, после того как предыдущий абзац закрывается клавишей ENTER.
Разработка новых стилей и их настройка являются достаточно сложными технологическими операциями. Они требуют тщательного планирования, внимательности и аккуратности, особенно в связи с тем, что согласно принципу наследования свойств стилей желаемые изменения в одном стиле могут приводить к нежелательным изменениям во многих других стилях.
В связи с трудоемкостью изучения и освоения приемов практической работы со стилями начинающие пользователи часто ими пренебрегают. Действительно, при разработке небольших документов (одна-две страницы) можно обойтись без настройки и использования стилей, выполнив все необходимое форматирование вручную средствами меню Формат. Однако при разработке объемных документов вручную очень трудно обеспечить единство оформления, особенно если разные разделы документа разрабатывались разными авторами.
Поэтому прийти к использованию стилей надо как можно раньше. Правильное и рациональное использование этого средства является залогом высокой эффективности работы с процессором Microsoft Word и высокого качества разрабатываемых документов.
Шаблоны
Совокупность удачных стилевых настроек сохраняется вместе с готовым документом, но желательно иметь средство, позволяющее сохранить их и вне документа. Тогда их можно использовать для подготовки новых документов. Такое средство есть — это шаблоны, причем некоторое количество универсальных шаблонов поставляется вместе с текстовым процессором и устанавливается на компьютере вместе с ним.
По своей сути, шаблоны — это тоже документы, а точнее говоря, заготовки будущих документов. От обычных документов шаблоны отличаются тем, что в них приняты специальные меры, исключающие возможность их повреждения. Открывая шаблон, мы начинаем новый документ и вносим изменения в содержание шаблона. При сохранении же мы записываем новый документ, а шаблон, использованный в качестве его основы, остается в неизменном виде и пригоден для дальнейшего использования.
Использование шаблона для создания документа. По команде Файл > Создать открывается диалоговое окно Создание документа, в котором можно выбрать шаблон, на базе которого документ будет разрабатываться. В этом случае документ сразу получает несколько готовых стилей оформления, содержавшихся в шаблоне.
Изменение шаблона готового документа. Эта достаточно редкая операция выполняется с помощью диалогового окна Шаблоны и настройки (Сервис > Шаблоны и настройки). Для смены текущего шаблона следует использовать кнопку Присоединить и в открывшемся диалоговом окне Присоединение шаблона выбрать нужный шаблон в папке C:\Program Files\Microsoft Оffiсе\Шаблоны.
Создание нового шаблона на базе шаблона. По команде Файл > Создать открывается диалоговое окно Создание документа, в котором следует включить переключатель Шаблон и выбрать стандартный шаблон, на базе которого он создается (рис. 10.6). После настройки стилей и редактирования содержания выполняется сохранение шаблона командой Сохранить как с включением пункта Шаблон документа в поле Тип файла.
Создание нового шаблона на базе документа. Если готовый документ может быть использован в качестве заготовки для создания других документов, его целесообразно сохранить как шаблон. Командой Файл > Открыть открывают готовый документ, в нем правят содержание и настраивают стили, а потом сохраняют документ как шаблон командой Сохранить как с включением пункта Шаблон документа в поле Тип файла.
Темы
Последняя версия текстового процессора Microsoft Word (Word 2000) имеет специальное средство автоматического оформления, предназначенное в первую очередь для электронных документов (для Web-документов и документов, распространяемых в формате процессора). Это средство называется темы. Тема представляет собой совокупность следующих элементов оформления:
фоновый узор;
стили оформления основного текста и заголовков;
стиль оформления маркированных списков;
стиль графических элементов оформления (линий).
Доступ к выбору тем выполняется командой Формат > Темы.
3.2. создание комплексных документов
Создание комплексных текстовых документов,
Ввод формул.
Для запуска редактора формул служит команда Вставка – Объект. В открывающемся диалоговом окне Вставка объекта следует выбрать пункт Microsoft Equation 3.0 – откроется панель управления Формула. При этом строка меню текстового процессора замещается строкой меню редактора формул.
Панель инструментов редактора формул содержит два ряда кнопок. Кнопки нижнего ряда создают своеобразные шаблоны, содержащие поля для ввода символов. так, например, для ввода обыкновенной дроби следует выбрать соответствующий шаблон, имеющий два поля: числитель и знаменатель. Заполнение этих полей может производиться как с клавиатуры, так и с помощью элементов управления верхней строки. Переходы между полями выполняются с помощью клавиш управления курсором.
Ввод и редактирование формул завершается нажатием клавиши ESC или закрытием панели редактора формул. Можно также щелкнуть левой кнопкой мыши где-либо в поле документа вне области экрана. Введенная формула автоматически вставляется в текст в качестве объекта. Далее ее можно переместить в любое место с помощью буфера обмена. Для редактирования формулы непосредственно в документе достаточно выполнить на ней двойной щелчок левой кнопки мыши. При этом автоматически открывается окно редактора формулы.
Особенности редактора формул:
1. Редактор формул Microsoft Equation 3.0 представляет собой отдельный компонент, поэтому при установке текстового процессора требуется специально указать необходимость его подключения.
2. При работе с редактором формул следует стремиться к максимальной полноте вводимых выражений.
3.При вводе формул и выражений не рекомендуется использовать символы русского алфавита. В тех случаях, когда они необходимы, например, в качестве описательных индексов переменных, им следует назначать стиль Текст.
4.В редакторе формул не работает клавиша ПРОБЕЛ, поскольку необходимые интервалы между символами создаются автоматически. Однако если необходимость ввода пробелов все-таки возникает, то их можно вводить с помощью кнопки Пробелы и многоточия панели инструментов Формула. Всего предусмотрено пять разновидностей пробелов различной ширины.
Работа с таблицами.
Данные, представленные в табличной форме, отличаются наглядностью. Ячейки таблиц могут содержать не только текст, но и графические и прочие объекты.
Создание таблицы.
I. С помощью панели инструментов:
1. Выберите место создания таблицы.
2. На панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Добавить таблицу
3. Выберите нужное число строк и столбцов перетаскиванием.
Также можно выполнить любые следующие действия.
II. Использование команды «Вставить таблицу»:
Данная процедура используется для выбора размеров и формата таблицы до вставки ее в документ.
1. Выберите место создания таблицы.
2. В меню Таблица выберите команду Вставить, а затем — команду Таблица.
3. В группе Размер таблицы выберите число строк и столбцов.
4. В группе Автоподбор ширины столбцов выберите параметры для настройки размера таблицы.
5. Чтобы использовать встроенные форматы таблицы, нажмите кнопку Автоформат. Выберите необходимые параметры.
III. Создание более сложной таблицы
Можно создать более сложную таблицу, например таблицу, которая содержит ячейки различной высоты, или таблицу с различным числом столбцов в строке.
1. Выберите место создания таблицы.:
2. В меню Таблица выберите команду Нарисовать таблицу.
Появится панель инструментов Таблицы и границы, а указатель примет вид карандаша.
3. Чтобы определить внешние границы таблицы, нарисуйте прямоугольник. Затем прорисуйте линии столбцов и строк внутри этого прямоугольника.
Рисование таблицыЧтобы удалить одну или несколько линий, нажмите кнопку Ластик на панели инструментов Таблицы и границы, а затем щелкните линию, которую требуется удалить.
4. После завершения создания таблицы щелкните ячейку, а затем введите текст или вставьте рисунок.
IV. Создание таблицы внутри другой таблицы
Для создания веб-страниц используются вложенные таблицы. Представьте веб-страницу в виде большой таблицы, которая содержит другие таблицы. Текст и графические элементы размещаются в различных ячейках таблицы, что помогает создать макет различных частей страницы.
1. В меню Таблица выберите команду Нарисовать таблицу.
Появится панель инструментов Таблицы и границы, а указатель примет вид карандаша.
2. Установите карандаш в ячейку, в которой следует разместить вложенную таблицу.
3. Нарисуйте новую таблицу. Чтобы определить внешние границы таблицы, нарисуйте прямоугольник. Затем прорисуйте линии столбцов и строк внутри этого прямоугольника.
4. После завершения создания вложенной таблицы щелкните ячейку, а затем введите текст или вставьте рисунок.
Существующую таблицу можно скопировать и вставить в другую таблицу.
3.3. приемы работы с большими документами
Приемы, изложенные здесь, пригодятся и при работе с совершенно обычными файлами Word. Кроме того, вы узнаете, как создать автореферат своего документа. С помощью закладок и примечаний можно грамотно организовать текст и сделать удобным дальнейшее использование документа. Перекрестные ссылки, концевые и обычные сноски помогут быстро находить информацию. Когда создание простых документов станет для вас пройденным этапом, обязательно разберитесь с колонтитулами и разделами.
С помощью режимов структуры и главного документа вы сможете эффективно работать с большими документами. Вставка номеров страниц, предметного указателя, оглавления, списка иллюстраций и таблицы ссылок придаст документу законченный вид.
1.ЦЕЛЬ РАБОТЫ
Освоение приемов обработки документов большого размера. Изучение возможностей работы с дополнительными элементами документа.
2.ПЛАН РАБОТЫ
Работа с закладками, сносками, перекрестными ссылками.
Создание в документе оглавления, предметного указателя, списков.
Освоение приемов обработки документа в режиме «Структура».
Создание сносок, ссылок, оглавления, списков и т.д. для нескольких файлов одного документа.
Создание главного документа
Работа в режиме «Главный документ».
3.ОСНОВНЫЕ ПРИЕМЫ РАБОТЫ
Word может работать с документами любого размера, но наиболее эффективно обрабатываются в нем документы объемом до 20 страниц. Если документ намного больше 20 страниц, то целесообразно разделить его на несколько файлов и работать с ними в одном из тех режимов, которые описаны в данной работе. В документ большого размера могут вставляться некоторые элементы, которые обычно не встречаются в небольших документах: закладки, перекрестные ссылки, оглавление, предметный указатель и пр. Особенности использования этих элементов зависят от выбранного способа работы с большим документом.
3.3.1 вставка сносок
Поместим в текст сноску. При наведении мышки на сноску, можно увидеть поясняющий текст. Для этого поставим курсор туда, куда мы хотим вставить сноску и выберем пункт меню «Вставка» - «Сноска».
Появится окно «Свойства сноски».
В текстовом поле сноски вы введем текст пояснения.
Щелкнув по кнопке «Вставка изображения» вы можете выбрать собственное изображение для значка сноски.
Щелкнем по кнопке «ОК». Сноска вставилась на страницу.
3.3.2 Вставка оглавления
Для того чтобы оглавление могло быть вставлено автоматически, при наборе или форматировании документа все заголовки определенного уровня должны быть оформлены с помощью соответствующего стиля заголовка (ЗАГОЛОВОК1, ЗАГОЛОВОК2 и т.д.). Всего в иерархии заголовков возможно девять уровней.
Затем в соответствующем месте документа (если это оглавление, то в начале, если содержание — в конце) осуществляется вставка оглавления.
Это можно проделать одним из способов: меню Вставка ==> Ссылка ==> Оглавление и указатели или через панель инструментов Структура, инструмент Оглавление .
3.3.3 Вставка рисунков
1. Выбрать команду Вставка / Рисунок. Далее можно выбрать: Картинки, Из файла, Со сканера и т.д.
2. На слайде будет отображаться выбранный рисунок или графический объект.
3. Для форматирования рисунка (автофигуры) ее необходимо выделить и выбрать команду Формат / Рисунок (автофигура), откроется окно диалога Формат рисунка (автофигуры).