Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Ақпараттық-анықтамалық құжаттар
Мекемелер дайындайтын құжаттардың көп бөлігі ақпараттық- анықтамалық құжаттар болып табылады. Бұл құжаттар нақты істер туралы ақпараттардан тұрып, шешімдер қабылдау мен бұйрық сипатындағы құжаттарды дайындауға негіз болады.
Ақпараттық-анықтамалық құжаттарға анықтамалар, баянхаттар немесе түсініктемелер, актілер, әртүрлі хаттар және т.б. жатады. Олар ұйымдастырушылық - бұйрық құжаттарға қосымша болып келеді де, міндетті түрде орындауға жатпайды. Олардағы ақпарат іс-әрекетке итермелегенімен, мәлімет ретінде ғана қабылданады.
Анықтамалық-ақпараттық құжаттар ұйымдық-құқықтық және өкімдік құжаттарға қарағанда қызметтік рөл атқарады. Оларда өкімдік құжаттардағыдай тапсырма болмайды, міндет жүктемейді, тек белгілі бір мәселелер бойынша шешім қабылдауға итермелейтін мәліметтер болады, яғни басқару ісіне байланысты тиісті шараларды қарастыруға ықпал етеді, басқаша айтқанда, басқару жолымен әсер ету әдістерінің бірін таңдауға мүмкіндік жасайды.
Анықтамалық-ақпараттық құжаттардың бір ерекшелігі – олар басқару жүйесі бойынша төменнен жоғары: қызметкерден бөлімше басшысына, бөлімше басшысынан ұйым басшысына, ведомствоға қарасты ұйымдардан жоғарғы орындарға қарай жүреді.
Түсініктеме – 1) негізгі құжаттың (жоспардың, есептің, жобаның) жекелеген ережелерінің мазмұнын түсіндіретін құжат; 2) лауазымды тұлғаның қандай да бір іс-әрекетті, деректі, оқиғаны түсіндіріп жоғары тұрған лауазымды тұлғаға ұсынатын хабарламасы. Түсіндірме қызметкер ішкі еңбек кестесін және еңбек тәртібі ережесін бұзған жағдайда (жұмысқа кешігіп келу, жұмыстан қалу, жұмыс орнынан табылмау және т.б.) жазылады.
Өтініш – жұмысқа қабылдау, жұмыстан шығару, басқа жұмысқа ауысу, демалыс беру және т.б. туралы өтінішпен ұйымға немесе лауазымды тұлғаға бағытталған құжат.
Акт – анықтамалық - ақпараттық құжат. Бекітілген фактілерді немесе оқиғаларды (құралдар жиынтығының, материалдық құндылықтарды қабылдау - тапсыру, іс, құжаттарды жою, апат актілері және т.б.) растау үшін белгілі бір адамдар тобы жасайды. Акт оны жасаушылар шығарған қорытындыдан, айтқан кеңестен, ұсыныстардан тұруы мүмкін (тексеру, зерттеу, тексеріс, бұйымды сынау және т.б.).
Анықтама – 1) белгілі бір деректер мен оқиғаларды сипаттайтын, растайтын құжат; 2) биологиялық немесе қызметтік сипаттағы деректерді растайтын құжат.
Анықтамалар қызметтік және жеке болады.
Қызметтік анықтамалар лауазымды тұлға жүргізген қандай да бір тексерудің жиынтық нәтижесінен тұрады, мысалы,
- қоймадағы материалдардың болуы туралы анықтама, әдетте қойма меңгерушісі жасайды немесе оқушылардың белгілі бір уақыт ішінде сабақты босату саны туралы анықтама, мұны оқу меңгерушісі жасайды.
Жеке анықтамалар жеке тұлғаларға беріледі. Оларда әдетте, осы адамға қатысты қандай да бір мәлімет расталады, мысалы,
Оқу орнынан анықтама,
Жұмыс орнынан анықтама
Тұрғылықты жерінен анықтама
Емханадан денсаулығы туралы анықтама т.б.
Анықтамалар бұрыштама бланкіде ресімделеді және оларда мынадай деректемелер болады:
- адресат;
- құжат түрінің атауы (анықтама);
- анықтаманың рет саны;
- күні;
- жасалу орны;
- қызметтік анықтамаларда мәтіннің тақырыбы;
- мәтін;
- қосымшасының бар екендігі туралы белгі;
- қолы.
Қызметтік және жеке анықтамалардың айырмашылықтары мынада: қызметтік анықтамада адресат деректемесі ресімделеді, ал жеке анықтамада адресат ресімделмейді, бірақ құжат мәтінінің соңында анықтаманың қандай мақсатқа берілгені жазылады, яғни оның қандай мекемеге ұсынылатыны көрсетіледі
Шарт – азаматтық құқықтарды, қандай-да бір қарым-қатынастардан туындайтын міндеттерді белгілеу, өзгерту, тоқтату туралы екі немесе бірнеше тұлғалардың (тараптардың) келісімі. Шарт А4 форматтағы парақта ресімделеді.
Шартта мынадай деректемелер болады:
● құжат түрінің атауы;
● күні;
● тіркеу нөмірі;
● мәтін;
● келісім жасалып жатқан тараптардың заңды мекен-жайлары;
● тараптардың әрқайсысының лауазымды тұлғаларының қолдары;
● тараптардың әрқайсысының мөрлері;
● келісу бұрыштамалары.
Шарттың санын шарт жасасушы тараптар анықтайды.
Телеграмма – байланыс арнасы берілетін құжат. Ақпаратты беру және қабылдау уақытына дер кезінде шешім қабылдау мен оның дұрыстығы әсер етеді. Сондықтан, ақпараттың жылдам алынуын қамтамасыз ету үшін оны телеграф арқылы жібереді. Құжаттардың факсимильді көшірмелерін жіберу үшін фототелеграмма пайдаланылады.
Телеграмма А4 форматқа басылады және мынадай деректемелері болады:
● шұғылдық санаты;
● түрінің атауы;
● адресаттың атауы;
● мәтін;
● тіркеу нөмірі;
● күні;
● жөнелтушінің қолы.
Телеграмма 300 сөзден аспауы тиіс.
Телефонограмма – телефон байланыс арнасы арқылы ауызша берілетін және алушы жазып алатын құжат.
Телефонограмма бір данада жасалып, оған басшы немесе жауапты орындаушы қол қояды. Егер телефонограмма бірнеше адресатқа жіберілетін болса, онда оған жіберілетін жерлердің телефон нөмірлері көрсетіле отырып, тізімі қоса тіркеледі.
Телефонограмма мәтіні 59 сөзден аспауы керек. Айтылуы қиын сөздер мен күрделі сөз тіркестерін қолданбаған жөн. Хабарлағаннан кейін оның дұрыстығын қайтадан оқып, пысықтау қажет.
Қабылданған телефонограммалар журналға тіркеледі.
Қазіргі кезде факс арқылы хат-хабар алмасу кең қолданысқа енді. Сондықтан оны ресімдеу мәселесі өзекті болып отыр.
Факс – телефон байланыс арнасы арқылы арнайы аппаратпен алынған құжат. Факс мәні бойынша берілетін құжаттың көшірмесі болып табылады. Телефакс бойынша құжаттардың кез келген түрі жіберіледі. Алайда факстер көп жағдайда іскерлік әріптестер мен мекемелер арасындағы хат алмасудың бір түрі болып қалады. Факсті ресімдеу қызметтік хатты ресімдеу секілді жүреді. Тек адресат деректемесінде почталық мекен-жаймен бірге алушы қаласының коды мен факс нөмірі көрсетіледі.
Қалған деректерді аппараттың (теелфакс) өзі қояды:
- жіберушінің коды;
- беру күні мен уақыты, сондай-ақ оның ұзақтығы;
- ақпарат берілген телефакстың нөмірі;
- берілген беттердің саны
Егер алынған факсте маңызды ақпарат болса және ұзақ уақыт қолдануға арналса, оларды көшіріп алу керек, өйткені көптеген факс аппараттарының пайдаланатын қағазы жұқа болып келеді. Ал кәдімгі қағазды пайдаланатын қымбат факстерді көшірмесе де болады.
Электронды хабарлама – компьютерлер арасындағы желілік байланыс бойынша «электрондық почта» арқылы жіберілетін электрондағы нұсқадағы құжат.
Электронды хабарлама электронды почта адресатынан, қызметтік ақпарат атауынан және мәтіннен тұрады.
Электронды почта арқылы жөнелтілетін құжаттарға мынадай талаптар қойылады:
● құжаттар Word мәтін редакторының немесе Excel кеслеік редактордың көмегімен Times New Roman, Arial шрифтерін пайдалана отырып дайындалады және графикалық бейнелерден тұрмауы тиіс;
● құжаттың жоғарғы бөлігінде «Электронды почта арқылы жіберілді» деген белгі болуы тиіс;
● файлдың атауы латын қарпімен жазылады.
1
Қызметтік хаттың тақырыбы:
Егер хат фирмалық бланкіге емес, таза қағазға жазылса жоғарғы жағына алдымен мекеменің толық аты, адресі, телефон нөмірі жазылады. Қажет болған жағдайда мекеменің немен айналысатыны да көрсетіледі. Айтылған мәліметтер қазақ тілінде қажет жағдайда қосымша орыс немесе ағылшын тілінде беріледі.
Мерзімі. Хат жазылып отырған күн қағаздың оң жақ бұрышында көрсетіледі. Хат жазылған ай цифрмен емес жазбаша көрсетілгені дұрыс. Себебі цифрды тез шатастырып алуға болады, кейбір елдерде бірінші цифр жазылған күнді емес айды білдіреді.
Хат алушы мекеменің аты мен мекенжайы. Тақырыптан кейін хат жолданып отырған мекеменің аты, келесі жолға адресаттың аты-жөні жазылады. Ер адамға аты жөнінен кейін мырзаға, әйел адамға ханымға деп жазуға болады.
Кіріспе сөз. Ресми кіріспе сөздің қабылданған стандарт формалары бар. Кіріспе сөз азат жолдан бастап жазылады.
«Құрметті мырзалар!»
«Мырзалар!»
«Құрметті М. С. Болатов мырза!»
Хаттың жалпы мазмұн, мақсатына нұсқау.
Көп жағдайда негізгі текстен бұрын хаттың жалпы мазмұн, мақсатын білдіру үшін қысқаша мәлімет жазылады.
Негізгі текст. Қызметтік хаттың түрлері өте көп. Олар:
1. ресми хаттар
2. жеке хаттар
3. ұсыныс, кепілдеме хаттар
4. сұрау салу хаттары
5. шағым хаттар
6. жолдама хаттар.
Хатты аяқтай келе айтылатын сыпайыгершілік сақтау сөздері. Хатты аяқтай келе айтылатын сыпайыгершілік сақтау сөздері күнделікті қолданылатын «Сау болыңыз!», «Жақсылықпен көрісейік» сөздерін ауыстыра алатын ресми, стандарт сөздер болуы керек.
Қызметтік хат – қандай да бір жұмыстың орындалуы туралы бір лауазымды тұлғаның екінші бір лауазымды тұлғаға жолдауы. Қызметтік хат бір бөлімшеде дайындалып, қызметтік мәселелерді шешуге екінші бөлімшеге жолданатын құжат болып табылады. Қызметтік хаттар ақпараттық, бастамалық немесе есеп беру сипатында болуы мүмкін.
Мәтінде құрылымдық бөлімшеге немесе лауазымды тұлғаға қатысты іскери мәселелер баяндалады.
|
Тапсырманың орындалуы туралы (қала)қаласы Қызметтік хат |
|
О выполнении поручения Служебная записка |
Іс қағаздарының көп тараған бір түрі – қызметтік хаттар. Мекемелерде қызмет бабындағы жие жазылатын бұл хат көптеген мекемелерді өзара байланыстыруда ерекше рөл атқарады. Мұндай хаттар арқылы мекемелер арасында келіс сөздер жүргізіледі. Хаттардың мазмұны мен түрлері ғылым мен техникаға, экономика мен алыс-беріс, мәлімет беру және анықтамалық сипатта да жазылады.
Қызметтік хаттарды безендірудің жалпы ережелері. Құрылымы. Қызметтік хаттарды жазудың кең тараған үлгілері.
Әдетте хаттар баспада дайындалған арнайы бланкаларда жазылады. Бланк форматы — А4 210x297 мм. Кейде АЗ жөне А5 форматтары (210x297 мм жөне 210x135 мм) да қолданылады. АЗ форматы қызметтік хаттарға үлкен көлемді қосымша немесе иллюстрация, таблица берілген жағдайда қолданылады. Бұл форматтың (АЗ) көлемі стандарт форматтан (А4) екі есе үлкен болады.
Ал А5 (жарты) АЗ форматынан екі еседей кіші көлемде, бірінші кезекте жолдама хаттар жазу үшін, анықтама жазу үшін қолданылады.
Қызметтік хаттың құрылымы. Қызметтік хаттың қалыптасқан тәртібі бар. Ол әркез сақталуы керек. Әдетте хат мынадай бөліктерден тұрады:
1.Такырыбы
2. Датасы
3. Хат жолданып отырған мекеменің аты мен адресаттың аты-жөні
4. Кіріспе сөз
5. Хаттың жалпы мазмүн, мақсатын көрсететін бөлік
6. Негізгі мәтін
7. Хатты аяқтай келе айтылатын сыпайыгершілік сақтау сөздері
8. Жіберушінің қолы
9. Қосымша (приложение) берілетін болса, оған сілтеме
10. Қосымша (приложение)
11. Құжатгы дайындаушы, жіберуші туралы мәлімет
12. Постскриптум (хаттың аяқ жағына қол қойғаннан кейін – P.S. таңбаларын қойып тұрып, одан кейін жазылған сөздер.
Жазылу мақсатына, хатта айтылатын мәселенің ерекшелігіне байланысты қызметтік хаттың бірнеше түрі болады. Олар:
а) ресми хаттар
ә) жеке хаттар
б) ұсыныс, кепілдемелік (рекомендациялық) хаттар
в) сұрау салу хаттары
г) шағым хаттар
д) жолдама хаттар
Ресми хаттар. Белгілі бір ортаның атқаратын Жұмыстарына байланысты мәселелер жазбаша қарастырылады. Олар ресми түрде мекеменің атынан жазылады жөне қызметтен тыс мәселені қозғамайды.
Қызметтік жеке хаттар. Бұл хаттардың ерекшелігі айтылатын мәселе өрісінің кеңцігі және қызметтен тыс мәселелерге де арналатындығы. Дегенмен де қызметтен тыс мәселелер, адамның өз қызметімен, ұйымның атқаратын қызметімен шеше алатын мәселелер өрісімен тікелей байланыста болады. Бұл хаттар жеке тұлға атынан жазылады.
Ұсыныс хаттар. Бұл хаттар бір мақсатта ғана жазылады: қызметкерді белгілі бір орынға, қызметке үсыну жөнінде басшыға үсыныс жасау. Аталған қызметкердің сол орынға лайық екендігіне кепілдеме беру. Хат ресми, өзіне тән құрылымы сақталып жазылады. Бұл хатқа үсыныс жасаған тұлға ғана қол қояды.
^ Сұраныс хаттары. Бұл хаттар да бір ғана мақсатпен жазылады: мекемеден керекті ақпаратты немесе белгілі бір құжатты жіберуін сұрау. Сұраныс хатқа мекеменің жауапты адамы қол қояды.
^ Шағым хаттар. Белгілі бір мекеменің немесе мекеме қызметкерінің заңсыз іс-әрекетін көрсету, соған орай шара қолдануды сұрау мақсатында жазылады. Хат мазмүнының негізгі қүндылығы онда көрсетілетін фактілерге байланысты. Шагым хатқа шағым беруші адам, кейде хат мазмүнына байланысты мекеменің жауапты қызметкері де қол қояды.
^ Циркуляр хат. Ведомстволық жағынан бағынышты барлық мекемелерге бір мезгілде жөнелтілетін хат. Олар негізінен тапсырма беру сипатында болады.
Жолдама хаттар. Құжатпен бірге жіберілетін қосымшаның немесе қосымшалардың құрамы, мазмүны, көлемі, саны жайлы мәліметтер көрсету үшін жазылады. Бұл хаттар көрсетілген ақпараттың дәлдігімен ерекшеленеді. Жолдама хатқа мекеме басшысы қол қояды.
Хатты жазып отырғанда онда келтірілетін фактілер мен айтылатын мәселенің маңыз, мазмүнына ғана емес, өзіңіздің оны қалай беріп, жеткізіп отырғандығыңызға да назар аударыңыз. Әрбір хатты жазғанда қалыптасқан стильдік нормадан ауытқымаған жөн.
Шақыру хат белгілі бір іс-шараға екінші жақты шақыру мақсатында жазылады.
Шағым хатта (письмо – претензия) автор шартты міндеттемелердің орындалмауы салдарынан орын алған шығындарды өтеуді талап етеді. Ескерту хаттар адресат өзі атқаруға тиісті міндетін уақытылы орындамаған кезде жазылады.
Хаттардың оң жақ бұрышына хаттың кімге бағытталғаны, одан төмен азат жолдан мазмұны жазылады, соңынан хат иесінің қолы қойылады.
2 Жеделхат. Түсінікхат үлгілерін жазуды үйрету, үлгілерін жаздырту.
Жеделхат (телеграмма)
Жеделхат – телеграф (телетайп) арқылы берілетін жедел сипатты құжат. Қазіргі заманда ақпаратты жедел жеткізудің факс, интернет сияқты түрлері де болғанымен, жеделхаттар өз маңызын жойған жоқ. Себебі, хат ұзақ жүреді, интернет пен факс қызметі қымбат, оның үстіне чертеж (сызба, кесте) немесе фотосурет жібермейтін болсақ, факсты қолдану міндетті емес. Ал телефон арқылы жүргізілген әңгімені іске тігіп қоя алмайсын, сондықтан ең ыңғайлысы жеделхат болып табылады.
Жеделхатты кез-келген қызметкер құрастырып жібере алады; қажет болған жағдайда жеделхат мәтіні мен онда берілген мәліметті растауға болады. Жеделхат ең ұзақ дегенде 10-12 сағаттан соң, қажет болса бір сағаттан соң да жеткізілетіндігіне 100% сенімді болуға болады.
Жеделхат мәтіні қысқа, дәл, ең ұзақ дегенде 300 сөзден аспауы керек. Қысқа жеделхаттың бағасы да төмен болады. Цифрлар жазбаша түрінде беріледі, ешбір түзетулер болмағаны жөн.
Жеделхаттар ішкі және халықаралық болып бөлінеді. Ішкі жеделхаттарға мемлекет ішінде жіберіліп қабылданатындар, ал халықаралық жеделхаттарға шет елдерге жіберілген немесе шет елдерден келгендері жатады. Ішкі жеделхаттар “үкіметтік”, “жедел”, “жай” болып үшке бөлінеді.
Басқа құжаттар сияқты жеделхаттың да өз реквизиттері болады. Олар: жеделхаттың категориясы мен түрі, номері, датасы, жіберілген уақыты, алушының аты мен адресі, мәтін, қол.
Жеделхат мәтіні
Мекен жайы (“кімге”). Алдымен жеделхатты алушының толық почта индексі, елдің аты, елді мекеннің аты, типі (қала, ауыл, т.б.), көшесі, үй номері, корпус, офис номері жазылады. Мысалы:
480021, Қазақстан,
Алматы қаласы,
Мұқанов көшесі, 227, офис 47
немесе,
250000, Украина,
г. Киев, Почтовая пл, дом 18, кв 44.
Алушының аты-жөні (“кімге”). Адресаттың аты-жөні, әкесінің аты толық жазылады, кейде фамилия орнына қызметі көрсетіледі. Мысалы, “Директорға”, “Білім меңгерушісіне” т.б.
Жеделхат мәтіні. Жеделхаттың негізгі мақсаты керекті ақпаратты тез жеткізу болғандықтан, оны қысқа және түсінікті етіп жазу керек. Бірақ сөздерді түсініксіз етіп қысқартып тастаудың қажеті жоқ, түсінікті, стандарт қысқартуларды ғана пайдаланған жөн. Егер жеделхат мақсаты алушыдан ақпарат алу немесе мәселені шешу т.б. болса, онда етістіктерді бұйрық рай тұлғасында беріңіз. Мысалы: “жіберіңіз”, “салып жіберіңіз”, “шешім қабылдаңыз” т.б. Ал жеделхат жауап беру мақсатында жазылса, етістік ашық рай тұлғасында қолданылатын. Мысалы: “алдым”, “жеткізілді”, “келеді”, “орындалады”, “барады” т.б.
“Тез арада”, “жеделдетіңіз”, “жедел”, “қалай да” сөздерін орынсыз көп қолданудың қажеті жоқ, себебі сіздің жеделхат жібергеніңіздің өзі алушыға көп нәрсені білдіріп тұл. Цифрларды жазбаша жазған дұрыс. Мысалы: 101347 – бір ноль бір үш төрт жеті, бұларды бір сөз ретінде топ-тап беруге де болады. Мысалы: бірнольбірүштөртжеті.
3 Баяндау хат – ақпаратты анықтамалық түрдегі құжат. Хатты жазушының қандай да бір сұрақты немесе дәлелдемені баяндау кезіндегі өзінің ұйымның басшысына немесе жоғарғы кәсіпорынға жазған шешімдері мен пікірлері болуы мүмкін.
Мазмұны мен мағынасына қарай баяндау хаттары ақпараттық және есептік болып бөлінеді.
ІШКІ БАЯНДАУ ХАТТЫҢ деректемелері (реквизиттері):
- құрылымдық бөлімнің аты – құжаттың авторы:
- құжаттың түрі – БАЯНДАУ ХАТ:
- уақыты, нөмірі ( міндетті түрде емес):
- мекен – жайы:
- бұрыштамасы:
- мәтіні:
- қосымшасы (егер бар болса):
- қол қою:
- орындалуы және іске асырылуы туралы мәлімет.
СЫРТҚЫ БАЯНДАУ ХАТ деректемелері (реквизиттері):
- ұйымның аты ( құрылымдық ұйымның, министрліктің, басқарушы мекеменің аты):
- құжаттың түрі — БАЯНДАУ ХАТ:
- уақыты, нөмірі:
- шығарылған жері:
- мекен – жайы:
- бұрыштамасы:
- мәтін:
- қосымшасы (егер бар болса)
- қол қою: