по теме MS Outlook Контакты и их создание Импорт списка контактов или файла из другого приложения Office.html
Работа добавлена на сайт samzan.net:
Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
от 25%
Подписываем
договор
Методические материалы по теме MS Outlook
Контакты и их создание
Импорт списка контактов или файла из другого приложения Office
- Выберите в меню Файл команду Импорт и экспорт.
- Установите переключатель Импорт из Schedule+, другой программы или файла.
- Выполните указания мастера импорта и экспорта.
Замечание Файл, импортируемый из Microsoft Word или PowerPoint, должен принадлежать типу “Текст с разделителями-табуляторами” или “Текст с разделителями-запятыми”.
Импорт личной адресной книги в папку “Контакты”
- Выберите в меню Файл команду Импорт и экспорт.
- Установите переключатель Импорт из Schedule+, другой программы или файла.
- Выполните указания мастера импорта и экспорта.
Создание контактов
Контакт – это лицо или организация, с которыми вы поддерживаете связь. Вы можете хранить у себя различные данные, относящиеся к контактам: названия должностей, номера телефонов, почтовые адреса, адреса электронной почты, адреса электронной почты Интернет и заметки.
Контакт создается двумя способами: с помощью копии данных другого контакта из той же организации или путем введения данных заново.
Создание контакта с новыми данными
- Укажите в меню Файл на команду Создать, затем щелкните Контакт.
- В поле Полное имя введите имя контакта.
- Введите все необходимые сведения о новом контакте.
- Нажмите кнопку Сохранить и закрыть
Открытие контакта
- Нажмите кнопку Контакты.
- Выберите открываемые контакты.
- Выберите в меню Файл команду Открыть.
Советы
- Чтобы быстро открыть один или несколько выбранных контактов, нажмите клавишу ENTER.
Изменение ширины карточки и высоты поля в представлении карточками
- В списке Текущее представление
выберите нужное значение типа представления карточками.
- Выберите в меню Вид команду Формат представления.
3. В поле Ширина карточки введите значение ширины в символах.
4. В поле Высота многострочного поля введите минимальное число строк текста, отображаемого в поле, если текст в нем не умещается или карточка узкая.
Совет Ширина карточек также изменяется путем перенесения вертикальных разделителей между карточками. Для установления наиболее удобной для просмотра ширины дважды щелкните вертикальный разделитель.
Отображение или скрытие пустых полей в представлении карточками
- В списке Текущее представление
выберите нужное значение типа представления карточками.
- Выберите в меню Вид команду Формат представления.
- Установите или сбросьте флажок Показывать пустые поля.
Добавление поля в карточку
- В списке Текущее представление
выберите нужное значение типа представления карточками.
- Выберите в меню Вид команду Поля.
- В списке Имеющиеся поля выберите добавляемое поле.
Если нужного поля нет в списке, щелкните другую группу полей в списке Группы полей для выбора.
- Нажмите кнопку Добавить.
Замечания
- Если добавленное поле пустое, оно, скорее всего, не отобразится в элементах. Для более подробных сведений об отображении пустых полей нажмите кнопку.
- Порядок отображения полей можно изменить. Щелкните какое-либо поле в списке Отображаемые поля диалогового окна Поля (меню Вид), затем нажмите кнопку Вверх или Вниз.
Удаление поля из карточки
- В списке Текущее представление
выберите нужное значение типа представления карточками.
- Выберите в меню Вид команду Отображать поля.
- В списке Отображаемые поля выберите удаляемое поле.
- Нажмите кнопку Удалить.
Создание личного списка рассылки
Для создания личного списка рассылки включите в конфигурацию личную адресную книгу. Для более подробных сведений нажмите кнопку.
- Выберите в меню Сервис команду Адресная книга.
- Нажмите кнопку Создать адрес .
- В списке Тип адреса выберите Личный список рассылки, затем нажмите кнопку OK.
- В поле Имя введите имя группы.
- Нажмите кнопку Изменить состав.
- Выберите в списке Источник адресов адресную книгу, где содержатся имена для добавления к личному списку рассылки.
- В поле Введите или выберите имя введите имена для добавления. Затем дважды щелкните каждое имя в расположенном ниже списке.
Удаление имени из личного списка рассылки
- Выберите в меню Сервис команду Адресная книга.
- В списке Источник адресов выберите Личная адресная книга.
- В поле Введите или выберите имя введите имя личного списка рассылки, из которого удаляется имя адресата. Затем дважды щелкните имя списка в расположенном ниже списке.
- Нажмите кнопку Изменить состав.
- В поле Личный список рассылки выберите удаляемое имя и нажмите клавишу DELETE.
Календарь
Изменение представления
Для каждой папки в Microsoft Outlook предусмотрен набор стандартных представлений. Состав такого набора для конкретной папки зависит от типа ее элементов. Например, стандартные представления для просмотра сообщений в папке “Входящие” отличаются от стандартных представлений для просмотра встреч и собраний в календаре.
Чтобы изменить представление папки, можно переключиться из текущего представления в другое. Также можно остаться в текущем представлении и организовать данные другим способом: например, сгруппировать, отсортировать, профильтровать, добавить или удалить поля, изменить шрифты и прочие форматы.
Чтобы после изменения представления сохранить его в новом виде, оставив и оригинал, сохраните изменения в копии представления. Можно также создать собственное, нестандартное представление.
Планирование встречи
- Укажите в меню Файл на команду Создать, затем щелкните Встреча.
- В поле Тема введите описание.
- В поле Место определите место встречи.
- Введите время начала и время окончания встречи.
- Установите прочие параметры по мере необходимости.
- Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.
Совет Возможен другой способ создания встречи в календаре. Для этого выделите интервал времени, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите в открывающемся меню команду Создать встречу.
Назначение собрания
- Нажмите кнопку Календарь .
- Щелкните Назначить собрание .
- Пригласите участников и ресурсы.
- Определите время проведения собрания.
- Нажмите кнопку OK.
- В поле Тема введите описание.
- Если место проведения собрания не выбрано, задайте его в поле Место.
- Выберите другие нужные настройки.
- Нажмите кнопку Отправка .
Совет Для отсылки повестки дня или протокола вложите файл в приглашение на собрание.
Планирование повторяющейся встречи
- Нажмите кнопку Календарь .
- Выберите в меню Календарь команду Создать повторяющуюся встречу.
- Введите время начала и время окончания встречи.
- Выберите частоту повторения встречи (Ежедневно, Еженедельно, Ежемесячно, Ежегодно) и установите параметры выбранной частоты.
- Нажмите кнопку OK.
- В поле Тема введите описание.
- В поле Место определите место встречи.
- Установите прочие параметры по мере необходимости.
- Нажмите кнопку Сохранить и закрыть
Назначение повторяющегося собрания
- Нажмите кнопку Календарь .
- Щелкните Назначить собрание .
- Пригласите участников и ресурсы.
- Определите время проведения собрания.
- Нажмите кнопку OK.
- В поле Тема введите описание.
- Если место проведения собрания не выбрано, задайте его в поле Помещение.
- Выберите другие нужные настройки.
- Выберите в меню Встреча команду Повторение.
- Установите параметры шаблона повторения и пределов повторения.
- Нажмите кнопку OK, затем кнопку Отправка .