Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
уБ1) Теория организации в системе научных знаний
1. Теория организации в системе научных знаний
Существуют различные трактовки термина «организация». В одних случаях он употребляется для обозначения деятельности по упорядочению всех элементов определенного объекта во времени и пространстве. Такое толкование близко к понятию «организовывать». Во многих других случаях организация рассматривается как объект, обладающий упорядоченной внутренней структурой. В нем сочетаются многообразные связи (физические, технологические, экономические, правовые) и человеческие отношения. Организация как объект представляет собой целостный комплекс взаимосвязанных элементов (свойство организационной сложности) и особое единство с внешним окружением. Для нее характерна целенаправленность функционирования и развития. Организация — это самоорганизующаяся система на всех этапах своего жизненного цикла. Именно такое понимание и положено в основу теории организации. Организации не могут быть предметом изучения только одной науки — теории организации. Они должны рассматриваться как предмет междисциплинарного изучения.
Современная организация, не может быть понятна только с позиций рассмотрения его формальной структуры и разложения его на отдельные части. Наряду со структурным подходом, отражающим преимущественно статику организации, ключевое значение имеет поведенческий подход, нацеленный на выявление динамики организации и ставящий в центр исследований человека, систему отношений между людьми, их компетентность, способности, мотивации к труду и достижению установленных целей. Людей побуждают объединяться в организации и взаимодействовать в их рамках физические и биологические ограничения, свойственные каждому человеку в отдельности, и цели, достижение которых требует коллективных усилий. Дополняя друг друга, люди объединяют свои усилия и влияют на поведение организации в целом в интересах повышения ее эффективности.
2. Теория организации как составная часть науки об управлении
Определяющая роль в обеспечении жизнеспособности организации и достижении ими своих целей принадлежит науке об управлении. Вопрос о разграничении теории организации и науки об управлении в проводимых исследованиях и публикуемых работах решается неоднозначно. В одних работах теория организации рассматривается как составная часть науки об управлении. Мотивируется это тем, что управление как целенаправленная деятельность по переводу объекта в желаемое состояние не может рассматриваться в отрыве от природы и свойств управляемого объекта. В ряде работ по теории управления формулируются основные категории, закономерности, принципы и типология организационных систем, но не проводится строгое разграничение, к какому ответвлению общей теории — к организации или управлению - относится тот или иной постулат.
Имеется также большое число работ, выделяющих проблемы организации в относительно самостоятельную область знаний. Исходная позиция их авторов состоит в том, что «организация» отвечает на вопрос, чем управлять, а «управление» — зачем и как воздействовать на объект. Понимание организации создает основу для изучения управления. Такая позиция позволяет, глубже и всесторонне исследовать закономерности и принципы построения организаций разных типов, выявить наиболее подходящие условия и пути обеспечения действенности их отдельных элементов, взаимосвязей и взаимозависимостей, учесть особенности каждой стадии жизненного цикла субъектов хозяйствования. Разумеется, и при таком подходе сохраняется объективно существующая связь и взаимовлияние организации и управления в рамках единого процесса целенаправленной деятельности.
Интересы комплексного решения проблем организаций требуют учета того, что в состав их элементов входят объекты двоякой природы. С одной стороны, это факторы, определяющие социально-экономическую структуру организации (индивидуумы с их способностями, интересами и подготовленностью, социальные совокупности, подразделения, распределение полномочий и ответственности, неформальные отношения, потоки информации). С другой стороны, это элементы, определяющие производственно-техническую структуру организации (орудия труда, материальные ресурсы, технологические правила).
Основополагающая задача теории организации — изучение влияния, которое оказывают индивидуумы и группы людей на функционирование организации, на происходящие в ней изменения, на обеспечение эффективной целенаправленной деятельности и получение необходимых результатов.
3. Связь теории организации с психологией
Вклад психологии в теорию организации проявляется в наибольшей мере через изучение и прогнозирование поведения индивидуума, определение возможностей изменения поведения людей. Психология выявляет условия, мешающие или способствующие рациональным действиям и поступкам людей. В последнее время расширилась база именно тех психологических исследований, которые непосредственно связаны с поведением человека в организации. Речь идет о приемах восприятия, обучения и тренировки, выявлении нужд и разработке мотивационных методов, степени удовлетворенности работой, психологических аспектах процессов принятия решений, оценке поступков и позиций людей, природе хозяйственной предприимчивости.
4. Связь теории организации с социологией
Исследования в области социологии расширяют методологические основы теории организации за счет изучения социальных систем, где индивидуумы исполняют свои роли и вступают в определенные отношения между собой. Принципиально важным является изучение группового поведения, особенно в формальных и сложных организациях. Актуальными становятся социологические выводы и рекомендации, касающиеся групповой динамики, процессов социализации, организационной структуры, бюрократии, коммуникаций, статуса и власти. Особый вклад социологии обусловлен изучением природы социальных конфликтов (и прежде всего конфликтов межличностных) между малыми, средними и большими социальными группами. Для теории организации большую научную значимость приобретает изучение мотивации человеческой деятельности, места и роли человека в социальных и технических системах, анализ факторов социальной активности и социальной патологии, моделирование социальной значимости деятельности человека, исследование его социальных возможностей, ожиданий, ограничений, социальных перемещений, мобильности, идентификации.
5. Связь теории организации с социальной психологией
На вопросы, возникающие в процессе функционирования организации, о том, как индивидуумы ведут себя в групповой деятельности и почему они ведут себя так, а не иначе, дает ответы сравнительно новая научная дисциплина — социальная психология. При изучении межличностного поведения главным ориентиром является то, как происходят изменения, в каких формах они осуществляются и как преодолеваются барьеры их восприятия. Исключительную важность для организаций представляют исследования, посвященные оценке и анализу изменения позиций людей, форм коммуникаций и путей удовлетворения индивидуальных нужд в условиях групповой деятельности.
6. Связь теории организации с антропологией
Вклад антропологии в теорию организации обусловлен тем, что эта отрасль знаний среди прочих проблем изучает функцию культуры общества, т. е. своеобразный механизм отбора ценностей и норм прошлого, трансляции их живущим поколениям, вооружаемым определенными стереотипами сознания и поведения. Эта социальная память прошлого лежит в основе различий фундаментальных ценностей, взглядов и норм поведения людей, проявляющихся в деятельности организаций. В теории организации исключительно важно учитывать характер и степень влияния указанных факторов на формирование приоритетов людей и их поведение в организациях.
7. Связь теории организации с экономической и юридической наукой
Связь теории организации с экономической наукой определяется объективной потребностью формировать цели и стратегию организаций как основу их построения, обеспечения их внутренних и внешних взаимодействий. Исследования отношений собственности, рыночного и государственного регулирования, макро- и микроэкономических аспектов функционирования субъектов хозяйствования, проблем эффективности и ее измерителей, методов экономического стимулирования имеют непосредственное отношение не только к ориентации организаций, но и ко всем сторонам их эффективной деятельности.
Особую значимость приобретает связь теории организации с юридической наукой, изучающей право как систему социальных норм и различные аспекты правоприменительной деятельности. Непосредственное влияние на формирование ключевых разделов теории организации оказывают такие отрасли юридической науки, как гражданское, трудовое и хозяйственное право. Это же относится и к административному праву, регулирующему общественные отношения, возникающие в процессе организации государственного управления и осуществления исполнительно-распорядительной деятельности. Особо выделим корпоративное право — совокупность юридических норм, регулирующих правовой статус, порядок создания и деятельности хозяйственных обществ и товариществ. В организационной деятельности исключительно велика роль системы правил, устанавливаемых собственником или администрацией предприятия (коммерческой организации) и регулирующих различные внутрифирменные отношения. Совокупность социальных регуляторов, облекаемая в соответствующую законодательную форму и обеспечивающая юридическую регламентацию общественных отношений, создает необходимые предпосылки для эффективного функционирования организаций.
8. Связь теории организации с информатикой
Важную роль играют современные информационные системы, связывающие воедино все процессы функционирования организаций и собственно управленческой деятельности, а также информатика как наука, изучающая законы, закономерности, методы, способы и средства реализации информационных процессов в этих системах. Организации должны быть структурированы таким образом, чтобы максимизировать возможности системы управления по обработке и передаче необходимой информации, добиться требуемой оперативности принятия, реализации и контроля управленческих решений. Организации должны обеспечить оперативное получение требуемой информации как руководителями, так и исполнителями. Развитие современных информационных систем осуществляется высокими темпами за счет широкого внедрения новых информационных технологий, развития компьютерных сетей и телекоммуникаций. В перспективе значение этого фактора будет возрастать.
Заключение
Таким образом, рассмотрев тему, можно заключить, что организации не могут быть предметом изучения только одной науки — теории организации. Особую значимость приобретает связь теории организации в комплексе с другими науками.
Б2) объект, предмет и методы т о
Объект (явление, которое исследует наука) теории организации: социальные организации, т. е. организации, объединяющие людей.
Предмет (определяет то, чем занимается данная наука, что она изучает) теории организации: организационные отношения между работниками по поводу совместного труда, выражающие формы объединения людей и вещественных факторов производства, обеспечивающие связи между технической стороной деятельности организаций и отношениями собственности, складывающиеся в организациях различного типа.
Методы науки теории организации – это упорядоченная деятельность по достижению определенной цели (рис. 6). К основным методам теории организации относятся:
– индуктивный (от единичного к всеобщему);
– статистический (количественный учет факторов и частота их повторяемости: исследование явлений с использованием методов теории вероятностей, группировок, средних величин, индексов, графических изображений, что способствует нахождению устойчивых связей между организационными отношениями);
– абстрактно-аналитический (мысленное выделение существенных свойств предмета, отвлечение от частностей, что позволяет составить обобщенную картину изучаемого явления);
– сравнительный метод (подбор сходных организаций как объектов исследования для выяснения процессов изменения, динамики исследуемого явления).
Для решения конкретных задач наука использует системный подход (систематизированный метод мышления, в соответствии с которым процесс принятия и обоснования решений базируется на определении общей цели системы и последовательном подчинении ее множества подсистем, планов их развития, показателей и стандартов работ).
Б3) Развитие теории организации:
Организацией как объектом исследования занимаются менеджмент, экономика, социология, психология, политология. Каждая из этих дисциплин рассматривает лишь часть процессов, происходящих в организации. Так, менеджмент рассматривает вопросы, связанные с элементами организации и процесса управления, коммуникациями, с организацией взаимодействия и полномочий, построения организаций, динамикой групп. Экономика изучает элементы организации и оплаты труда; организации производства; экономические законы развития, в том числе пропорционального и планомерного развития, соответствия производственных отношений характеру производительных сил. Психология изучает психическое отражение человеком различных аспектов организационных отношений. Политология рассматривает отношение людей к политическим организациям, проблемам внутренней и внешней политики. Однако это лишь элементы, составляющие организацию в целом как процесс и как явление. Предпринимались попытки объединить усилия перечисленных наук в области исследования организаций как больших систем посредством кибернетики, теории управления. Так, теория управления изучает следующие проблемы, касающиеся организации: производство как система, типы отношений управления, формирование объектов и субъектов управления, цели и функции управления, организационная структура управления, линейные и функциональные связи, организационно-распорядительные методы управления, организация процесса управления, организация управленческого труда. Дальнейшее развитие исследований в области теории управления способствовали выделению теории организации как самостоятельной новой науки. Она призвана интегрирование подходить к ключевым процессам, происходящим в формальных и неформальных объединениях людей и их коммуникациях.
Развитие каждой науки характеризуется двумя процессами: дифференциацией и интеграцией знаний. Дифференциация — это поиск своей ниши (своего объекта исследования) для проведения углубленных исследований. Интеграция основана на стремлении исследовать проблему с разных сторон, формировать приоритеты влияния той или иной процедуры на ситуацию в целом. Ученые, занимающиеся теорией организации, обсуждают перспективность трех путей ее развития:
Таблица 1.1 - Ступени развития теории организации
|
Ступени развития теории организации |
||
|
1 ступень |
2 ступень |
3 ступень |
|
Создание локальной области исследования и доведение теории организации до уровня развития экономики, психологии и других сопутствующих наук |
Объединение усилий сопутствующих наук по системному развитию теории |
Выделение из сопутствующих наук и развитие своего собственного предмета исследования |
Определенной трудностью для развития теории организации является проблема количественного измерения организационных параметров. Теория организации формирует систему научных знаний в области анализа и синтеза социальных организаций и социальных отношений. Развитие теории организации включает семь конкретных этапов:
1) сбор фактов, явлений, прогнозов, тенденций, исторических и фольклорных сведений, легенд и мифов о существовании или функционировании организаций, особенностях организации;
2) систематизация информации и составление типологии (по времени, по эффективности, по характеру организационных отношений, по сфере деятельности);
3) создание понятийного аппарата (категории, термины, их взаимосвязь, и т.д.);
4) нахождение зависимостей между параметрами, отношений между категориями, формулирование законов и закономерностей (нормы управляемости персоналом в зависимости от характера деятельности, закон развития и др.);
5) привлечение научного багажа других наук для более полного понимания своих собственных проблем;
6) практическое апробирование разработанных теорий и методик;
7) обобщение теоретических разработок и практических результатов применения отдельных положений теории организации, накопление статистических данных.
Каждый из перечисленных этапов повторяются циклически друг за другом при этом совершенствуя знания в области теории организации.
Б4) Организация – это сознательно координируемое социальное образование с определенными границами, функционирующее на относительно постоянной основе для достижения общих целей.
Организация – это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общих целей.
Обязательные требования:
наличие хотя бы двух человек;
наличие хотя бы одной цели, которую принимают все члены данной группы;
наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели.
Определение организации предусматривает необходимость формального координирования взаимодействия работников. Структура организации определяет, каким образом должны быть распределены задачи, иерархия подчиненности, модели взаимодействия.
Организации окружают человека на протяжении всей его жизни, в организациях – детских садах, школах, институтах, учреждениях, клубах, партиях – большинство из нас проводят львиную долю своего времени. Организации (называемые у нас предприятиями) создают продукцию и услуги, потребляя которые, человеческое общество живет и развивается; организации (называемые государственными учреждениями) определяют порядок жизни в обществе и контролируют его соблюдение; организации (называемые общественными) являются средством выражения наших взглядов и интересов. В конце ХХ века организация стала фактически универсальной формой общественной жизни. Если революции (духовные и политические) ХIХ века превратили человека из существа патриархального в общественное, то революции нынешнего века и, прежде всего революция технологическая, сделали его человеком организации.
Организация – объединение людей, совместно работающих для достижения определенных целей.
Б5) формирования и развития теории организации
Началом формирования и развития теории организации принято считать выход в 1911 г. книги Фредерика У. Тейлора «Принципы научного управления».
Наибольший интерес в области организации возник в связи с управлением людьми в сфере производства товаров и услуг. Практический поиск к этому появляется уже во второй половине XIX века в связи с началом промышленной революции (в Англии, затем в Америке). Наряду с этим стали предприниматься попытки научных исследований и обобщений.
Ф. У. Тейлор сосредоточил свое внимание на изучении трудовых процессов, Система Тейлора была построена на жесткой регламентации трудовых процессов. Каждое движение и прием труда хронометрировались, нормировались и задавались работнику, который проходил необходимое обучение и инструктаж. Осуществлялся контроль за обязательностью выполнения нормируемых операций. В результате внедрения системы Тейлора производительность труда резко возросла. Наряду с этим был сделан один из фундаментальных выводов: планирование и организацию труда (или работы), которые раньше осуществлялись так или иначе самим работником, можно выделить в самостоятельную функцию и поручить ее другому человеку, занятому управлением. При этом, будучи вооруженным специальными знаниями и техникой, он сумеет обеспечить более эффективную организацию. Ф.У. Тейлор пошел в историю развития теории и практики менеджмента как «отец научной организации труда».
Ф. и Л. Гилберты изобрели микрохронометр и в сочетании с киносъемкой изучали трудовые процессы до мельчайших элементов движений и приемов.
Г. Гантт разработал инструментарий планирования и отслеживания любого процесса по элементам во времени, который до сих пор широко используется (графики Гантта).
Генри Форд - основатель первой автомобильной компании занимался организацией производственных технологических потоков. Он стал известен во всем мире как создатель первого конвейера. Специализация рабочих мест, «привязанных» к конвейеру и задействованных в поток, и использование элементов регламентации трудовых процессов - все это закладывало принципиально новую основу организации производства, обеспечивающую небывалый рост производительности труда при высоком его качестве. Генри Форда называли «гением организации».
В то же время идея регламентации труда как основы организации все больше стала завоевывать умы и в сфере административного управления. В начале 1920-х годов возникает так называемая классическая школа управления, ориентированная на повышение эффективности организации в целом. Яркий представитель этой школы - Анри Файоль. Он сформулировал 14 принципов управления, в основе которых лежит четкое разделение труда, распределение функций, обязанностей и задач. На этой основе должны были строиться структуры управления, издаваться директивы и инструкции. Разделение труда в сфере управления организацией в целом подчинялось единой цели. Главная заслуга А. Файоля состоит в том, что он впервые высказал мысль о необходимости выделения вопросов организации и управления в самостоятельную теорию, носящую универсальный характер.
Исповедуя в той или иной мере общие принципы, в период с 1920 по 1950 гг. в Англии и Америке вопросами организации крупных фирм практически занимались такие руководители фирм и специалисты-администраторы, как Л. Урвик, Д.Д. Муни, А. К. Рейли, А. Г. Слоун, П. Друкер и др., своими работами обогащали теорию организации и управления.
Идеологию регламентационного подхода к организации разработал немецкий философ-социолог Макс Вебер. Это он высказал мысль, что если каждый служащий в аппарате управления будет четко знать, что он должен делать, как он должен это делать, и будет исполнять все точно по инструкции, то весь аппарат станет работать как хорошо заведенный часовой механизм.
Роль человека в организации, его способность к самоорганизации, повышению эффективности своего труда за счет внесения в него творческого начала или в результате улучшения психологического климата в организации привлекли внимание социологов и менеджеров. Серьезные исследования этой проблемы ведутся с начала 1930-х годов. Объектом исследования и организационных практических изысканий, экспериментов стало поведение человека в организации, «человеческие отношения». С этим направлением связаны имена американских ученых социологов Мэри Паркер Фоллет и Элтона Мэйо. На основе многолетних исследований и экспериментов (в том числе знаменитых экспериментов Э. Мэйо на заводе «Уэстерн электрик» в Хоторне) они пришли к выводу, что отдача работника может быть гораздо большей, чем при организации трудовых процессов по Ф. У. Тейлору, организации процесса производства по Г. Форду или регламентации по А. Файолю или М. Веберу. Для того чтобы повысить отдачу работника, необходимо использовать его способность к самоорганизации, к организационному сотворчеству.
Значительный вклад в развитие современной теории организации и управления внесли исследователи мотивов поведения человека в организации. С этим направлением связаны имена Абрахама Маслоу, предложившего пирамиду мотивов поведения человека в организации, Ренсиса Лайкерта, Дугласа Макгрегора, Фредерика Герцберга и др.
Развитие науки в таких областях знания, как прикладная математика, кибернетика, социальная психология, физиология и др., с одной стороны, и бурный научно-технический прогресс в производстве — с другой, обусловили появление нового научного инструментария в организации и управлении. Ранее существовавшее направления на современном этапе обогатились новыми подходами: это экономико-математические методы, методы анализа операций, применение статистики, логистики и т. п.
На заре становления советской индустрии отечественной школой научной организации труда стал Центральный институт труда во главе с энтузиастом этого направления А. К. Гастевым. В 1960-70-е годы в России начался новый виток развития НОТ. Тогда была развернута широкая кампания за внедрение НОТ на предприятиях, но уже с учетом рекомендаций школ гуманизации труда, человеческих отношений и современных исследований в области физиологии и психологии труда. В нормировании труда использование современной техники и методов позволило устанавливать микроэлементные нормативы. В структурно-функциональных построениях стали отдавать предпочтение более гибким системам, способным оперативно отвечать на изменения внешней среды и требования рынка освоением новой техники и технологии, выпуском конкурентоспособной продукции, предложением новых услуг.
Каждое новое направление приходило на смену предыдущему в виде дополнительного вклада в эволюцию теории организации применительно к новому витку научно-технического и социально-экономического развития общества.
1. 1900–1930 гг. – эра «закрытых систем и рационального индивида». Главные представители теории организации того времени: Макс Вебер, Анри Файоль, Фредерик Тейлор. Разработанный ими подход ориентирован на организационные и технические усовершенствования в организации путем повышения эффективности внутренних функций.
2. 1930–1960 гг. – период «закрытых систем и социального индивида». Группа теоретиков – Энтони Мэйо, Дуглас Макгрегор, Честер Бернард разработали вопросы управления закрытыми системами, опираясь на внутренние человеческие отношения и неэкономичесую мотивацию работников.
3. 1960–1975 гг. – период «открытых систем и рационального индивида». Основной вклад внесли Альфред Чандлер, Пол Лоуренс, Джей Лорш, сделав шаг вперед, рассмотрев организацию как часть системы более высокого уровня, и шаг назад, возвратившись к механистическим представлениям о человеке.
4. 1975 г. – настоящее время – «период открытых систем и социального индивида»: происходит возвращение к социальному мышлению, но в рамках открытых систем. Лидером современной теории организации является Джеймс Марч.
Б6) Системный подход
Системный подход — направление методологии исследования, в основе которого лежит рассмотрение объекта как целостного множества элементов в совокупности отношений и связей между ними, то есть рассмотрение объекта как системы.
Системный подход — это методологическое направление в науке, ос¬новная задача которого состоит в разработке методов исследования и конструирования сложноорганизованных объектов — систем разных ти¬пов и классов.
Суть системного подхода в менеджменте заключается в представлении об организации как о системе. Система, по определению многих авторов, - это совокупность взаимосвязанных элементов. Характерной особенностью такой совокупности является то, что ее свойства как системы не сводятся к простой сумме свойств входящих в нее элеме Суть системного подхода в менеджменте заключается в представлении об организации как о системе. Система, по определению многих авторов, - это совокупность взаимосвязанных элементов. Характерной особенностью такой совокупности является то, что ее свойства как системы не сводятся к простой сумме свойств входящих в нее элементов.
Можно встретить двоякое понимание системного подхода: с одной стороны, это рассмотрение, анализ существующих систем, с другой — создание, конструирование, синтез систем для достижения целей. Применительно к экономическим организациям чаще всего под сис¬темным подходом понимают комплексное изучение объекта как еди¬ного целого с позиций системного анализа. Таким образом, системный подход шире системного анализа: системный подход — это направление, методология, которая немыслима без системного анализа.
Системный подход при исследовании свойств организации позволяет установить ее целостность, системность и организованность. При системном подходе внимание исследователей направлено на его состав, на свойства элементов, проявляющиеся в их взаимодействии. Установление в системе устойчивых взаимосвязей элементов на всех уровнях и ступенях, т. е. установление закона связей элементов, есть обнаружение структурности системы как следующая ступень конкретизации целого.
Организационная наука, использующая системную методологию, предполагает изучение и учет опыта организационной деятельности в различных типах организации - экономических, государственных, военных и т.п.
Системный анализ — совокупность методов и средств исследования и конструирования сложных объектов, прежде всего методов обосно¬вания решений при создании и управлении техническими, экономи¬ческими и социальными системами.
Применительно к социальным системам системный анализ исполь¬зуется как один из важнейших методов системного управления орга¬низацией.
Б7) Заслуги А.А. Богданова в разработке организационной науки
Главная заслуга российских исследователей - разработка фундаментальных методологических проблем теории организации. Одним из выдающихся ученых, внесших наиболее весомый вклад в разработку организационной науки, является А.А.Богданов (Малиновский) (1873 - 1928). Добытые и логично выстроенные знания по этим проблемам он изложил в фундаментальном труде «Тектология. Всеобщая организационная наука». Тектология Богданова - это общая теория организации и дезорганизации, наука об универсальных типах и закономерностях структурного преобразования любых систем, наука, объединяющая организационный опыт человечества, теория организационных систем, изучающая каждую из них с точки зрения отношений между ее частями, а также отношения системы как единого целого с внешней средой.
По мнению А. Богданова, предметом организационной науки должны стать общие организационные принципы и законы, в соответствии с которыми протекают процессы организации во всех сферах органического и неорганического мира, в работе стихийных сил и сознательной деятельности людей. Они действуют в технике (организация вещей), экономике (организация людей), идеологии (организация идей).
Анализируя сущность организации, А. Богданов высказал идею о необходимости системного подхода к ее изучению, дал характеристику соотношения системы и ее элементов, показав, что организационное целое превосходит простую сумму его частей.
А.А. Богданов выявил и сформулировал два ведущих закона. Формулировка первого закона, по мнению А.А. Богданова, отражает организационный и дезорганизационный опыт и гласит: «...если система состоит из частей высшей и низшей организованности, то ее отношение к среде определяется низшей организованностью. Например, прочность цепи определяется наиболее слабым звеном, скорость эскадры - наименее быстроходным из ее судов и т.п. Согласно этому закону расширение хозяйственного целого зависит от наиболее отстающей его части» [6]. Этот закон, по утверждению А. Богданова, относится ко всем системам -- физическим, биологическим, психическим, социально-экономическим, политическим.
Считая организацию сущностью живой и неживой природы, Богданов любую деятельность сводил в конечном счете к организационной. По его мнению, у человечества нет иной деятельности, кроме организационной, нет иных задач, иных точек зрения на жизнь и мир, кроме организационных.
Дезорганизационную деятельность Богданов считает частным случаем организационной деятельности. «Если общество, классы, группы разрушительно сталкиваются, дезорганизуя друг друга, то именно потому, что каждый такой коллектив стремится организовать мир и человечество для себя, по-своему. Это результат отдельности, обособленности организующих сил, - результат того, что не достигнуто еще их единство, их общая, стройная организация. Это борьба организационных форм».
Организационная деятельность человека, в какой бы сфере она ни осуществлялась, всегда заключается, по утверждению А. Богданова, в соединении и разъединении каких-либо конечных элементов. «Так, процесс труда сводится к соединению разных материалов, орудий труда и рабочей силы и к отделению разных частей этих комплексов, в результате чего получается организованное целое - продукт».
Второй закон Богданов назвал законом расхождения. Комплексы (системы) расходятся, различаются между собой в силу первичной неоднородности (начальная разность), разности среды и под воздействием исходных изменений.
В жизни закон расхождения играет важную, направляющую роль. Он указывает, что, во-первых, в отношениях и взаимосвязях между системами в большинстве случаев имеют место различные противоречия, во-вторых, за всяким многообразием надо видеть то сравнительное единообразие, из которого оно произошло, от сложного восходить к более простому, в-третьих, образовавшиеся части будут обладать прогрессирующими различиями, в-четвертых, эти различия будут направлены на создание дополнительных связей, стабилизирующих систему. Напрашивается еще один вывод: если посредством вмешательства в систему разорвать дополнительные связи, система распадется. Существенной чертой закона расхождения является его необратимость, т.е. если каким-либо образом соединить части в единое целое, получится новое системное образование, имеющее характерные черты, отличные от организационных признаков системы, имеющейся до расхождения.
Б8) Развитие организационной науки в трудах отечественных теоретиков
Выявление основных организационных законов, принципов, сис-темосозидающих механизмов, установление среди них факторов, формирующих, регулирующих, стабилизирующих системы привлекает внимание современных разработчиков теории организации.
Ныне разработаны концепции синергетики (Ф. Хакен, А. Пригожин), общего эволюционизма (Н. Моисеев), общей теории систем (А. Уемов и Ю. Урманцев) и др. Их теоретические установки способствуют дальнейшему развитию общей науки организаторской деятельности. В начале 20-х гг. в СССР были сформулированы «Основные законы научной организации производства НОТ».
Внесли большой вклад в развитие организационной науки в прикладном плане А. Гастев, П. Керженцев и др, но в период сталинизма столь многообещающий процесс был прерван. И только в 60-х гг. XX в. организационная наука получила новое развитие.
В 70-х гг. в рамках Советской социологической ассоциации образовалась секция «Социология организаций». Ежемесячно в Москве стал работать научный семинар, на котором обсуждались проблемы организационной науки.
Положительную роль в разработке проблем организации сыграла книга Д.М. Гвишиани «Организация и управление» (1972 г.), в которой довольно обстоятельно был изложен зарубежный опыт исследования организационных систем.
Определенное влияние на развитие теории организации оказала деятельность группы исследователей под руководством профессора Н.И. Лапина, которые издали два коллективных труда: «Руководитель коллектива» (1974 г.) и «Теория и практика социального планирования» (1975 г.).
Другим важным направлением в разработке теории организации стали исследования в области социального управления. Одним из первых начал разрабатывать эту проблематику в советской литературе Ю.Е. Волков. С его точки зрения, социальное управление включает в себя, во-первых, управление социальными процессами в коллективе, во-вторых, решение социальных проблем собственного производственного управления.
Определению места трудовых коллективов в системе управленческих отношений посвящена коллективная монография «Трудовой коллектив как объект и субъект управления» под редакцией А.С. Пашкова, в которой раскрываются основные структурные элементы трудовых организаций и дается определение трудового коллектива как относительно самостоятельной устойчивой целостной системы, обладающей определенной организацией, внутренней структурой и соответствующими органами управления.
Заметным явлением в разработке проблем организации управления следует считать монографию Н.Н. Бокарева «Расширение участия трудящихся в управлении производством» (1979). В книге выделены три вида такого участия: в экономическом и социальном планировании, в решении некоторых вопросов организации производства, в осуществлении контроля.
В постсоветский период заметное влияние на развитие организационной теории оказал такой коллективный труд, как «Общая теория управления: Курс лекций» (1994). В этой книге с позиций системного подхода и социосинергетики были изучены проблемы совершенствования организационных структур на макро- и микроуровнях, определены методы и принципы социального управления применительно к современному этапу становления и развития российского общества.
Вопросы теории организации исследованы в следующих монографических трудах: Франчук В.И. «Основы современной теории организации» (1995), Смирнов Э.А. «Организация организации» (1996), Мильнер Б.З. «Теория организаций» (1998), Беляев А.А., Коротков Э.М. Системология организации (2000).
Б9) Организация как открытая система
Система - это некая совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих элементов, обладающая свойствами целостности, эмерджентности и устойчивости.
Организация как открытая система отделена от внешней среды организации, и ее границы могут меняться со временем. Они могут быть физическими или психологическими, обусловленными существованием таких символов, как названия, форма одежды, ритуалы. Концепция границ требуется для более углубленного понимания систем и организаций.
Организация как открытая система всегда имеет совокупность целей, иерархически связанных между собой, от ее миссии до оперативных целей на каждый день.
Члены организации, на которых возлагаются определенные обязанности, вносят свой вклад в достижение установленных общих (организационных) целей.
Для этого они создают систему норм корпоративного поведения, включающую общепризнанные ценности, установки и мотивы поведения персонала в рамках организации.
Организация как открытая система предусматривает необходимость формального координирования взаимодействия работников.
Организация как открытая система определяет способ распределения задач и ответственности (отчетности), формальные координирующие механизмы и модели взаимодействия работников и подразделений в процессе достижения организационных целей.
Для организации как открытой системы характерны следующие принципы проектирования, развития и существования: комплексность, формализация и определенное соотношение централизации и децентрализации.
Комплексность позволяет рассматривать организацию как совокупность ее элементов и взаимосвязей между ними.
Под формализацией понимают заранее разработанные и установленные правила и процедуры, регламентирующие поведение работников и внутрифирменные взаимоотношения.
Соотношение централизации и децентрализации определяется уровнями, на которых вырабатываются и принимаются управленческие решения в организации. Принятое соотношение определяет характер и тип устанавливаемой организационной структуры управления.
Специфика организации как открытой системы
Система – это совокупность взаимосвязанных и взаимозависимых частей, составленных в таком порядке, который позволяет воспроизвести целое в любых условиях.
Система является открытой в том случае, если она взаимодействует со средой – получает оттуда сырье, человеческие ресурсы, зависит от клиентов, заказчиков, потребляющих их продукцию и т.п. Более эффективны открытые системы.
Специфические черты организации как открытой системы:
Внутренняя среда организации влияет на эффективность её деятельности не меньше, а в определенные периоды жизненного цикла даже больше, чем внешняя среда.
Подход, согласно которому организация как открытая система – это, прежде всего, совокупность индивидов, до сих пор является наиболее признанным. Перед исследователем стоит задача выяснить, какие индивидуальные характеристики отличают каждого человека, вступающего в организацию, и какие организационные факторы влияют на восприятие и аттитюды индивида, его мотивацию и удовлетворенность трудом. Мы не можем прогнозировать поведение организации как открытой системы, пока не изучены индивидуальные характеристики её членов.
Б10) Внутренняя и внешняя среда организации
Все организации являются открытыми системами, т. е. они испытывают влияние внешней среды. Эффективный менеджер должен держать в центре внимания внутренние переменные организации и оценивать состояние внешней среды.
Основными внутренними переменными организации являются цели, структура, задачи, технология и люди.
Цели - это желаемый результат, который стремится достигнуть человек или организация.
В ходе управления руководство разрабатывает цели и сообщает их исполнителям. Цели являются мощным мобилизующим фактором. У каждой организации есть множество целей.
В качестве целей на предприятиях торговли могут возникать увеличение объема товарооборота, увеличение каналов сбыта продукции, увеличение доли на рынке, повышение имиджа предприятия и т. д.
Структура организации - это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенных в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.
Структура основывается на делегировании полномочий, т. е. работа закрепляется за теми работниками, которые могут лучше выполнить эту работу с точки зрения организации как целого.
Задачи - это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки.
С технической точки зрения задача предписывается не работнику, а его должности.
Предполагается, что если все задачи организации будут выполняться определенным способом в установленные сроки, то деятельность организации будет успешной.
Технология - это средство преобразования входов, будь то люди, информация или материалы, в исходящие результаты.
Люди, различаются своими способностями.
Организации всегда пытаются воспользоваться различными способностями при решении вопроса, какую должность и какую работу будет выполнять конкретный работник. В этом и заключается использование выгоды от специализации.
На предприятие влияет также внешняя среда. Различают факторы прямого воздействия и косвенного воздействия внешней среды.
К факторам прямого воздействия относят: закон, поставщиков, конкурентов, потребителей и профсоюзы.
К факторам косвенного воздействия относят: состояние экономики, научно-технический прогресс, политику, социально-культурный фактор, а также международный фактор.
Руководитель предприятия не в силах изменить внешнюю среду. Следовательно, он должен изучать ее и приспосабливаться к ней. При этом следует использовать выгоды для организации из внешней среды и отводить угрозы от организации, которые могут от нее исходить.
Внешняя среда имеет следующие характеристики:
сложность среды, так как она характеризуется большим числом факторов, на которые организация должна реагировать;
подвижность среды - это скорость, с которой происходит изменение в окружающей организацию среде;
неопределенность внешней среды предполагает, что если информации мало или есть сомнения в ее точности, то среда становится более неопределенной, что затрудняет работу организации.
Б11) Социальная организация как социальная система
Социальные организации объединяют деятельность людей в обществе. Взаимодействие людей через социализацию создает условия и предпосылки для совершенствования общественных и производственных отношений. Существуют различные подходы к понятию социальной организации (рис. 6.3.).
Во-первых, оно может подразумевать искусственное объединение институционального характера, предназначенное для выполнения какой-либо определенной функции. В этом смысле социальная организация имеет свой социальный статус. В данном случае организация выступает как целевой объект, как целевая общность, в которой достижение общих целей признается возможным только через достижение индивидуальных целей, и наоборот, достижение индивидуальных целей становится возможным только через выдвижение и достижение общих целей.
Во-первых, оно может подразумевать искусственное объединение институционального характера, предназначенное для выполнения какой-либо определенной функции. В этом смысле социальная организация имеет свой социальный статус. В данном случае организация выступает как целевой объект, как целевая общность, в которой достижение общих целей признается возможным только через достижение индивидуальных целей, и наоборот, достижение индивидуальных целей становится возможным только через выдвижение и достижение общих целей.
Во-вторых, понятие «организация» может совпадать с понятием «управление». В данном случае «социальная организация» означает деятельность по распределению функций, координации и т.п., т.е. процесс целенаправленного воздействия на объект, предполагающий фигуры организатора и организуемых.
В-третьих, термин «социальная организация» используется для характеристики степени упорядоченности объекта, т.е. для выявления его структуры и типа связей целого и его частей. В данном смысле этот термин обычно употребляется для обозначения организованных и неорганизованных систем, формальных и неформальных организаций.
Социальной организации присуще социальные свойства, к которым относятся: организационные цели и функции, эффективность результатов, мотивация и стимулирование персонала и др. организация формируется как социальная среда, включающая в себя социальные группы, статусы, нормы, отношения лидерства и т.д. Социальная организация является одним из наиболее развитых видов социальной системы.
В реальной жизни социальные системы реализуются в виде организаций, компаний, фирм и т.д. При этом в теории организации выделяют различные виды социальных организаций: социально-экономические, социально-политические, социально-образовательные. Каждый из этих видов имеет приоритет собственных целей -табл.
- Цели социальных организаций
|
Виды социальных систем |
цели |
|
1. Социально - экономические |
Главная цель: получение максимальной прибыли в интересах учредителей |
|
2. Социально - культурные |
Основная цель: достижение эстетических целей. Вторичная цель: получение максимальной прибыли. |
|
3. Социально - образовательные |
Главная цель: удовлетворение потребностей клиентов в информации и знаниях. Вторичная цель: получение прибыли. |
Социально-экономическая организация характеризуется наличием социальных и экономических связей между работниками. К социальным связям относятся: межличностные, бытовые отношения; отношения по уровням управления; отношения к человеку общественных организаций. К экономическим связям относятся: материальное стимулирование и ответственность, прожиточный уровень, льготы и привилегии. Соотношение этих связей играет решающую роль при создании или диагностике состояния организации.
При организации или реорганизации компании можно воспользоваться таблицей влияния уровней вышеназванных связей на состояние организации -табл.
- Влияние уровня связей на состояние организаций:
|
Социальные связи |
Экономические связи |
||
|
слабые |
средние |
сильные |
|
|
Слабые |
Неустойчивая организация |
Слабая организация |
Конфликтная организация |
|
Средние |
Слабая организация |
Средняя организация |
Средняя организация |
|
сильные |
Конфликтная формальная и сильная неформальная организация |
Сильная организация |
В организации происходят объективные (естественные - по экономическим, управленческим и организационным законам) и субъективные (искусственные - по воле человека или общества) процессы. К объективным относятся процессы спада и подъема в деятельности организации, баланс спроса и предложения, процессы, связанные с законами организаций. К субъективным относятся процессы, связанные с реализацией технологических, экономических, управленческих и других решений субъектов управления.
Б12) Классификация социальных организаций по правовому статусу
Многообразие областей деятельности организаций сформировали и узаконили набор правовых форм и организационных структур. В теории выделяют организации: правительственные и неправительственные; коммерческие и некоммерческие; бюджетные и небюджетные; общественные и хозяйственные; формальные и неформальные.
Статус правительственной организации присваивается высшими официальными органами власти. К правительственным относятся организации, зафиксированные в Конституции РФ, указах Президента РФ и т.д. (например, министерства, администрация Президента РФ).
К неправительственным относятся организации, не имеющие такого статуса.
Коммерческие организации создаются физическими или юридическими лицами на свой страх и риск для производства продукции с целью получения максимальной прибыли в интересах учредителей.
Бюджетные организации планируют масштаб своей деятельности исходя из выделенных государством средств.
Небюджетные организации сами изыскивают источники финансирования, заключая договора с другими компаниями, в том числе с бюджетными, на изготовление продукции или оказание услуг.
Общественные организации создаются для удовлетворения социальных потребностей и интересов членов своих обществ. В общественных организациях все поступившие членские взносы и другие средства расходуются на удовлетворение потребностей своих же членов.
Хозяйственные организации предназначены для удовлетворения потребностей и интересов человека и общества преимущественно во внешней для организации среде путем производства продукции.
Формальные организации - это объединение людей, связанных между собой договоренностями о правах и обязанностях.
Неформальные организации - это объединение людей, не связанных между собой формальными договоренностями о правах и обязанностях.Б13) Коммерческие организации — организации, ставящие своей целью получение прибыли в интересах учредителей или акционеров. Согласно Государственному Кодексу Российской Федерации (ГК РФ) к ним отнесены: хозяйственные товарищества и общества, производственные кооперативы, государственные и муниципальные унитарные предприятия.
По форме собственности различают государственные, муниципальные, общественные организации и организации со смешанной формой собственности.
Государственные и муниципальные организации полностью или частично находятся под контролем государственных или муниципальных органов власти.
Б13) Государственные и муниципальные организации
Б14) Управление в организационных структурах
Конгломератная организационная структура (ОС), также называемая холдинговой, или структурой бизнес-единиц, предполагает объединение нескольких компаний с различными типами бизнеса (торговые компании, производственные, компании-разработчики, научно-исследовательские и пр.) под общим руководством управляющей компании см. схему. Чаще всего такая структура используется в крупных национальных и международных корпорациях.
Каждое из предприятий, входящих в холдинг, применяет одну из рассмотренных в предыдущих номерах журнала ОС, а специфические отношения холдинговой структуры возникают между управляющей и управляемыми компаниями.
В приведенном примере холдинг представлен тремя заводами, выпускающими одинаковую продукцию (например, если заводы расположены в разных регионах), разную или с частично пересекающимся ассортиментом. Торговый дом продает продукцию трех заводов и производит основные закупки сырья. Научно-исследовательская лаборатория занимается разработкой и опытным производством новых видов продукции, которые в дальнейшем вводятся в серийное производство на заводах. Управляющая компания выполняет общеконтрольную и инвестиционную функции.
Для эффективного управления персоналом управляющей компании конгломератной ОС в первую очередь необходимо определить цели ее создания. К сожалению, многие российские компании создают холдинговые структуры, не имея четкого понимания целей управляющей компании. В результате та становится непонятным звеном, тормозящим работу предприятий множеством невыполнимых указаний или требованиями ненужной многостраничной отчетности.
Рассмотрим три основные цели, которые преследует управляющая компания (на практике возможны их сочетания):
Инвестиционная цель. Управляемые предприятия рассматриваются как активы определенной стоимости, и управляющая компания заинтересована в возврате вложенных в них инвестиций. В этом случае она аккумулирует средства предприятий, перераспределяет, привлекает дополнительное финансирование, приобретает, продает и/или закрывает предприятия в зависимости от их финансовой отдачи. Такая управляющая компания минимальна по численности персонала и функциональных подразделений и обычно ограничена планово-экономическим и финансово-инвестиционным блоками.
Централизация HR-управления в данном случае возможна только на уровне общих экономических показателей эффективности труда на управляемых предприятиях в виде планирования и контроля динамики общих затрат на персонал. В управляющей компании такого типа HR не контролирует технологии управления персоналом на предприятиях и не определяет, на что должны быть потрачены выделяемые на персонал средства.
Контрольная цель. Управляемые предприятия – объект надзора управляющей компании, главная задача которой – убедиться в том, что они работают в соответствии с планом и имеют максимально возможную эффективность. Для этого управляющая компания мониторит систему показателей эффективности работы предприятий и в случае отклонений от заданных значений принимает соответствующие решения.
Например, управляющая компания устанавливает для управляемого предприятия три границы допусков показателей. Если показатель находится в пределах от 90 до 100% от планового, то решения по корректирующим действиям управляемое предприятие принимает самостоятельно, если показатель на уровне 80–90% от планового, то управляемое предприятие должно согласовать свою программу корректирующих действий с управляющей компанией. Если же показатель падает ниже 80%, то управляющая компания проводит так называемый перехват управления: на управляемое предприятие выезжает проектная команда из управляющей компании с целью нормализовать работу предприятия по данному показателю. При этом все руководители управляемого предприятия, в ответственности которых находится данный показатель, поступают в прямое подчинение к проектной команде.
В этом случае структура управляющей компании достаточно развита, большинство основных функций управляемых предприятий закреплено за отдельными функциональными директорами (например директора по персоналу управляемых предприятий и соответственно директор по персоналу управляющей компании, производственные службы предприятий и соответственно директор по производству УК и т.д.).
В обязанности кадровика управляющей компании входит разработка системы показателей эффективности управления HR-ресурсом за отчетный период (как общих, так и по отдельным HR-технологиям – найм, обучение, система оплаты труда и т.п.), утверждение кандидатуры руководителей кадровых служб предприятий. Вмешательство кадровой службы в управленческие технологии происходит только при падении их эффективности ниже установленных границ. Кроме того, в ведение «центрального» HR-а входит повышение квалификации кадровиков управляемых предприятий.
Цель – унификация и стандартизация. Эти процессы могут осуществляться как для технологий работы управляемых предприятий в целом, включая производственный процесс, так и по отдельным функциям, например финансам, персоналу, продажам и пр. Управляющая компания занимается разработкой единых технологий (самостоятельно или с привлечением специалистов управляемых предприятий), а также последующим внедрением этих стандартов на всех предприятиях и контролем их исполнения. Управляющая компания должна грамотно установить соотношение унификации бизнес-процессов в рамках всего холдинга и сохранения уникальности отдельного предприятия. Готовых рецептов здесь нет, все определяется индивидуально. Структура управляющей компании повторяет структуру функций, подлежащих стандартизации и унификации на предприятиях.
В такой управляющей компании HR глубже вмешивается в построение системы управления персоналом, формирует унифицированные и специфичные технологии, ведет мониторинг показателей не только за определенный отчетный период, но и в режиме он-лайн. Обучение кадровиков предприятий включает не только повышение квалификации, но и овладение едиными стандартными технологиями работы в области управления персоналом.
Решили изменить ОС?
Очень важно создать базу для аккумулирования опыта работы всех предприятий холдинга: опыт отдельных предприятий поможет оптимизировать существующие стандарты и повысить эффективность компании в целом
Общая эффективность работы ОС зависит от того, насколько все ее «плюсы» и «минусы» учтены в системе управления. Практически любая структура может быть успешна на любом предприятии, если в организации построена соответствующая ей грамотная система управления.
При наличии проблем с эффективностью нужно не менять ОС, а в первую очередь проверить эффективность и полноту спектра используемых управленческих механизмов (управление результатами, процессами, квалификацией, мотивацией).
Если по результатам такой проверки вы все же решили изменить тип ОС, то:
четко определите, каких именно целей вы стремитесь достичь путем этого изменения;
выясните, какими управленческими механизмами будет подкреплена новая ОС;
вспомнив басню Крылова «Квартет» («А вы, друзья, как ни садитесь, все в музыканты не годитесь»), проверьте готовность персонала, то есть его квалификацию и мотивацию, к изменению ОС.
Только полный анализ рисков и возможностей новой ОС поможет вам действительно изменить эффективность работы предприятия, а не просто поменять таблички на кабинетах руководителей.
Пример конгломератной структуры:
Б) Процесс осуществления управления организацией
Управление организацией можно представить в виде процесса осуществления определенного типа взаимосвязанных действий по формированию и использованию ресурсов организации для достижения ею своих целей. Управление включает в себя только те функции и действия, которые связаны с координацией и установлением взаимодействия внутри организации, с побуждением к осуществлению производственной и других видов деятельности, с целевой ориентацией различных видов деятельности и т.п.
Содержание и набор действий и функций, осуществляемых в процессе управления, зависят от типа организации, от размеров организации, от сферы ее деятельности, от уровня в управленческой иерархии, от функции внутри организации и от других факторов. Для всех процессов управления в организации характерно наличие однородных видов деятельности. Все виды управленческой деятельности можно сгруппировать в четыре основных функции управления: планирование, функция организации, руководство и контроль.
Б15) Организация и управление
Субъекты осуществления управленческой деятельности
Субъектами осуществления управленческой деятельности являются менеджеры. Менеджер - это член организации, осуществляющий управленческую деятельность и решающий управленческие задачи. Они занимают ключевую позицию в управлении организацией.
Менеджеры в организации играют ряд разнообразных ролей. Наиболее важными являются следующие три роли:
1). Роль по принятию решения. Она выражается в том, что менеджер определяет направление движения организации, решает вопросы распределения ресурсов, осуществляет текущие корректировки и т.п.
2). Информационная роль. Она состоит в том, что менеджер собирает информацию о внутренней и внешней среде, распространяет информацию в виде фактов и нормативных установок, разъясняет политику и основные цели организации.
3). Менеджер выступает в качестве руководителя. Он формирует отношения внутри и вне организации, мотивирует членов организации на достижение целей, координирует их усилия и выступает в качестве представителя организации.
В зависимости от позиции менеджеров в организации, решаемых ими задач, характера реализуемых функций данные роли могут быть присущи им в большей или меньшей степени. Однако каждый менеджер обязательно принимает решения, работает с информацией и выступает руководителем по отношению к определенной организации.
Б16) Взаимосвязь управления и системы отношений в орг-ии
Управление во внутри организационной жизни играет роль координирующего начала, формирующего и приводящего в движение ресурсы организации для достижения ею своих целей. Управление формирует и изменяет, когда это необходимо, внутреннюю среду организации. Внутренняя среда организации представляет собой органичное сочетание таких составляющих, как структура, внутриорганизационные процессы, технология, кадры, организационная культура.
Структура организации отражает сложившееся в организации выделение отдельных подразделений, связи между этими подразделениями и объединение подразделений в единое целое. Управление должно определить организационные размеры структурных подразделений, их права и обязанности, систему взаимодействия и информационной связи с другими подразделениями, поставить задачи перед подразделениями и наделить их необходимыми ресурсами. От умелого решения всех этих вопросов и своевременной корректировки и изменения структуры зависит успешность функционирования организации.
Внутриорганизационные процессы включают в себя три основных подпроцесса: координация, принятие решений, коммуникации. Для координации управление может сформировать в организации два типа процедур:
Процедуры принятия решений формируются в различных организациях по-разному. Принятие решений может осуществляться: снизу вверх, только на верхнем уровне или на нижнем уровне иерархии. Существующие в организации нормы и формы коммуникации оказывают большое влияние на климат внутри организации. Роль управления заключается в том, чтобы создать наилучшую атмосферу внутри организации.
Технология включает в себя технические средства и способы их комбинирования и использования для получения конечного продукта, создаваемого организацией. Управление должно решать вопросы технологий и осуществления их наиболее эффективного использования.
Кадры являются основой любой организации. Управление формирует кадры, устанавливает систему отношений между людьми, включает их в созидательный процесс совместной трудовой деятельности, способствует их развитию, обучению и продвижению по работе.
Организационная культура складывается из устойчивых норм, представлений, принципов и верований. Организационная культура вырабатывается и формируется в значительной мере управлением и, в частности, высшим руководством. Управление также сосредоточено на решение вопросов, связанных с формирование, поддержанием и развитием организационной культуры.
Внутренняя жизнь организации состоит из большого количества различных действий, подпроцессов и процессов. Выделяют пять групп функциональных процессов, которые охватывают деятельность любой организации. Они являются объектом управления со стороны менеджмента. К этим функциональным группам относятся следующие:
производство;
маркетинг;
финансы;
работа с кадрами;
эккаутинг (учет и анализ хозяйственной деятельности).
Управление производством предполагает, что соответствующие службы менеджмента. Руководители определенного уровня осуществляют управление процессом переработки сырья, материалов и полуфабрикатов, поступающих на входе в организацию, в продукт, который организация предлагает внешней среде.
Управление маркетингом призвано увязать в единый непротиворечивый процесс удовлетворение потребностей клиентов организации и достижение целей организации.
Управление финансами заключается в управлении процессом движения финансовых средств в организации.
Управление персоналом связано с использованием возможностей работников для достижения целей организации.
Управление эккаутингом предполагает управление процессом обработки и анализа финансовой информации о работе организации.
Б17) Управление и внешняя среда организации
Управление процессом взаимодействия организации с внешней средой направлено на поддержание необходимых отношений с общим внешним окружением и непосредственным деловым окружением.
Общее внешнее окружение организации отражает состояние общества, его экономики, природной среды и не связано непосредственно с конкретной организацией. Оно формируется под влиянием политических, правовых, социально-культурных, экономических и других процессов.
Непосредственное деловое окружение формирует такие субъекты среды, которые непосредственно связаны или непосредственно воздействуют на деятельность данной конкретной организации. Это окружение создают покупатели, поставщики, конкуренты и т.п.
От взаимодействия организации с внешним окружением, выделяются организации, имеющие механистический и органический типы управления.
Механистический тип управления организацией характеризуется набором следующих характеристик:
негибкая структура;
четко определенные, стандартизированные и устойчивые задачи;
сопротивление изменениям;
иерархическая система контроля;
командный тип коммуникаций, идущий сверху вниз и др.
Для органического типа управления организацией характерны:
гибкая структура;
динамичные, не жестко определенные задачи;
готовность к изменениям;
самоконтроль и контроль коллег;
многонаправленность коммуникаций и др.
Каждому из этих типов предпочтение может быть дано в зависимости от характера окружения и уровня неопределенности.
Б18) Процесс осуществления управления организацией
Управление организацией можно представить в виде процесса осуществления определенного типа взаимосвязанных действий по формированию и использованию ресурсов организации для достижения ею своих целей. Управление включает в себя только те функции и действия, которые связаны с координацией и установлением взаимодействия внутри организации, с побуждением к осуществлению производственной и других видов деятельности, с целевой ориентацией различных видов деятельности и т.п. (рис. 8.2.).
Содержание и набор действий и функций, осуществляемых в процессе управления, зависят от типа организации, от размеров организации, от сферы ее деятельности, от уровня в управленческой иерархии, от функции внутри организации и от других факторов. Для всех процессов управления в организации характерно наличие однородных видов деятельности. Все виды управленческой деятельности можно сгруппировать в четыре основных функции управления: планирование, функция организации, руководство и контроль.
Б19) Субъекты осуществления управленческой деятельности
Субъектами осуществления управленческой деятельности являются менеджеры. Менеджер - это член организации, осуществляющий управленческую деятельность и решающий управленческие задачи. Они занимают ключевую позицию в управлении организацией.
Менеджеры в организации играют ряд разнообразных ролей. Наиболее важными являются следующие три роли:
1). Роль по принятию решения. Она выражается в том, что менеджер определяет направление движения организации, решает вопросы распределения ресурсов, осуществляет текущие корректировки и т.п.
2). Информационная роль. Она состоит в том, что менеджер собирает информацию о внутренней и внешней среде, распространяет информацию в виде фактов и нормативных установок, разъясняет политику и основные цели организации.
3). Менеджер выступает в качестве руководителя. Он формирует отношения внутри и вне организации, мотивирует членов организации на достижение целей, координирует их усилия и выступает в качестве представителя организации.
В зависимости от позиции менеджеров в организации, решаемых ими задач, характера реализуемых функций данные роли могут быть присущи им в большей или меньшей степени. Однако каждый менеджер обязательно принимает решения, работает с информацией и выступает руководителем по отношению к определенной организации.
Б20) Понятие и значение коммуникаций в организации.
Для нормальной эффективной организации труда, для управления совместной координированной деятельности большое значение имеет все, связанное с приемом, переработкой и передачей информации. Здесь необходима синхронизированность, правильное и точное понимание передаваемого. Поэтому многое зависит от организации, построения коммуникативной структуры, коммуникативной связи в социальной группе, организации, учреждении, фирме. Процессы коммуникации, в которых участвуют руководители и работники аппарата управления, являются жизненно важными связующими звеньями между руководителем и его подчиненными, руководителями одного уровня, внешним окружением.
Управление организационными отношениями входит в сферу деятельности руководителя любого уровня. Процессы коммуникаций позволяют руководителям эффективно выполнять свою работу и принимать решения о выборе лучшего курса действий для достижения поставленных целей. Коммуникации в организационном контексте включают взаимодействие между людьми. Это процесс обмена информацией и передачи сведений между двумя людьми или в группе людей.
Организационные коммуникации - это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации и передачи сведений большому количеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Она служит необходимым инструментом в координации деятельности по всей вертикали и горизонтали управления, позволяет получать необходимую информацию.
Цель коммуникации заключается в достижении от принимающей стороны точного понимания отправленного сообщения. Организации без коммуникации не существует. В отсутствие коммуникаций работники не имеют информации о том, что делают коллеги, менеджмент не получает первичных данных, а руководители и лидеры не в состоянии отдавать указания. Коммуникации обеспечивают реализацию основных функций управления - планирования, организации, мотивации и контроля. Эффективные коммуникации способствуют повышению показателей деятельности организации и уровня удовлетворенности работников трудом, формированию чувства сопричастности к работе организации.
Организационные отношения включают внутренние и внешние связи - коммуникации. Коммуникации рассматриваются как явление и как процесс.
Коммуникации как явление представляют собой установленные нормы (правила, инструкции, принципы, закономерности, положения) отношений между людьми в рамках организаций при выполнении ими закрепленных функций. Процедур и операций, а также систему документооборота.
Коммуникации как процесс - это фактические отношения работников друг к другу, к клиентам, поставщикам, потребителям, а также отношения между человеком и информационными отношениями.
Б21) Принципы орг-ии, их классификация
Определение понятия принципа. Классификация принципов
Принципы организации непосредственно вытекают из законов и закономерностей управления. В специальной литературе не выработано единого подхода к формулированию принципов организации. Некоторые исследователи истолковывают отдельные законы как принципы, а принципы возводят в ранг законов. По мнению большинства исследователей, принцип является оптимальным правилом, нормой, которые сформулированы людьми и носят объективный характер.
Принципы организации являются отражением объективных закономерностей практики управления. Они определяют требования к конкретной системе, структуре и организации. В соответствии с этими требованиями образуются органы управления, устанавливаются взаимоотношения между его уровнями, между организациями и государством, применяются те или иные методы управления. Не следует полагать, что принципы организации есть некая догма. Экономическая жизнь общества не стоит на месте, она меняется. Вместе с изменением реалий хозяйствования претерпевают изменения и принципы организации.
Так, на рубеже XIX – XX веков основатель школы научного менеджмента Ф. Тейлор сформулировал четыре принципа управления индивидуальным трудом рабочих. Основатель классической административной школы управления А. Файоль в книге «Общее и промышленное управление», опубликованной в 1916 г., разработал систему общих принципов, состоящую из четырнадцати принципов управления. Принципы управления 90-х годов нацеливают внимание на социальный аспект управления. К концу XX века практика выработала свои принципы.
В литературе приводится различная классификация принципов организации. Одни авторы подразделяют их на общие, частные и ситуационные (Беляев А.А., Коротков Э.М), другие выделяют принципы статического состояния, динамического состояния организации и общие принципы организации (Смирнов Э.А.). Объединяя эти подходы, можно подразделить принципы на общие - для всех организаций и ситуаций, частные и ситуационные - характерные только для определенной сферы или ситуации в деятельности организации, а также принципы, характерные для определенного состояния организации - динамического или статического.
Кроме этого, в литературе принципы организации разделяют на три группы:
1). Структурные принципы (разделение труда, единство цели и руководства, соотношение централизации и децентрализации, власть и ответственность).
2). Принципы процесса (справедливость, дисциплина, вознаграждение персонала, корпоративный дух, единство команд, подчинение главному интересу).
3). Принципы конечного результата (порядок, стабильность, инициатива).
Структурные принципы обеспечивают четкое взаимодействие между общими целями и задачами, с одной стороны, и их разделение на более частные и мелкие, с другой, способствуя правильному подбору и назначению руководителей подразделений, закрепление за ними соответствующих полномочий и ответственности, а также объединению подразделений цепью целевых команд.
Принципы процесса предопределяют характер и содержание деятельности руководителей, их взаимоотношения с подчиненными особенно это относится к принципам справедливости и вознаграждения персонала. Принцип дисциплины обусловливает установление стабильных отношений между организацией и различными группами сотрудников. При нарушении последними дисциплинарных норм и распорядка работы должно быть обоснованное применение санкций и подчинение личных интересов общим. В соответствии с принципами единства команд у подчиненного должен быть только один начальник. Такую связь и взаимодействие необходимо учитывать при проектировании организационных структур.
Принципы конечного результата определяют оптимальные характеристики организации. Правильно сформированная и целеустремленно направленная организация должна характеризоваться порядком и стабильностью, а ее сотрудники должны проявлять инициативу и добросовестность при выполнении своих обязанностей.
Общие принципы и их характеристика
Объединяя различные подходы, к общим принципам организации можно отнести: принцип обратной связи, принцип развития, принцип соревновательности, конкуренции; принцип дополнительности, а также три принципа соответствия - соответствие целей и ресурсов, соответствие распорядительства и подчинения, соответствие эффективности производства и экономичности; принцип оптимального сочетания централизации и децентрализации производства и управления, принцип прямоточности, принцип ритмичности, принцип синхронизации (системный принцип).
Принцип обратной связи. Социально-экономические системы представляют в основном открытые и неравновесные системы. Нарушение равновесия в этих системах возможно вследствие самых разнообразных причин или случайных возмущений. Независимо от природы управляемых объектов (механических, биологических, социальных) их регулирование возможно принципу обратной связи.
Любая система управления состоит из двух ведущих подсистем - управляющей и управляемой. Между ними имеются разнообразные коммуникационные связи, являющиеся соответствующими каналами передачи управленческой информации от субъекта к объекту, и наоборот. Циркуляция управленческой информации между двумя подсистемами - управляющей и управляемой - позволяет устанавливать соотношение между информацией на входе и выходе управляемой системы. Сопоставление уровней информации позволяет оценивать состояние как управляемой подсистемы в целом, так и отдельных ее элементов. Обратная связь может быть положительной, усиливающей действие сигнала рассогласования, и отрицательной, при которой действие нежелательного рассогласования должно быть нейтрализовано.
Принцип обратной связи нельзя понимать однобоко, как результат функционирования системы в одном режиме (либо положительная, либо отрицательная обратная связь). Оценка информации субъектом управления должна быть оперативной и достоверной - только в этом случае не произойдет потери качества управления.
Принцип развития. Один из ведущих общих принципов организационных систем (вообще всех материальных систем) - принцип развития. Развитие - это необратимое направленное изменение системы.
Различают две формы развития:
1) эволюционную, характеризующуюся постепенными количественным и качественным изменениями;
2) революционную, представляющую собой скачкообразный неосознанный переход от одного состояния системы, процесса управления к другому.
Существует прогрессивное и регрессивное развитие (изменение). Прогрессивное и регрессивное развитие может охватывать вначале не всю систему в целом, а только какой-либо ее компонент, и лишь с течением времени социально-экономическая система претерпевает в полной мере качественные изменения.
Существуют следующие этапы жизненного цикла организации: внедрение, рост, зрелость, насыщение, спад, крах. Любой из этих этапов сопровождается случайными отклонениями мгновенных значений величин от их средних значений. Именно благодаря им обеспечивается движение неравновесной системы к притягателю устойчивости. Синергетика определяет притягателя как относительно устойчивое состояние системы, притягивающее к себе множество ее «траекторий», определяемых разными начальными условиями. Притягивающие факторы оказывают корректирующее воздействие на социально-экономическую систему, возможные траектории ее движения в направлении относительной устойчивости. Благодаря этому эти факторы обеспечивают целеполагающую направленность развития и функционирования системы.
Принцип соревновательности, конкуренции. Практика подтверждает, что жизнеспособность социальной системы зависит от степени развития соревновательных, конкурентных начал. Конкуренция выявляет наиболее результативные, эффективные пути социально-экономического развития. Это выражается в сравнении, отборе и внедрении наиболее эффективных методов хозяйствования и управления.
Командно-административная система управления не позволяла развиваться конкуренции, тормозила проявление частной инициативы, монополизировала производство различных товаров и услуг. Данная система перешла на «вялый бег», а затем к деградации и застою. В экономической науке того времени принцип конкуренции всячески шельмовался. Утверждалось, что в условиях социалистической системы хозяйства ее проявление наносит большой вред экономике.
Конкурентные отношения противоречивы: механизм конкуренции формирует социальные приоритеты свободы выбора, активного воздействия на принятие смелых, продуктивных управленческих решении. Одновременно конкуренция может оказать и негативное влияние на работу некоторых организаций, привести к их банкротству и разорению. Особенно опасна так называемая недобросовестная конкуренция, т.е. применение в процессе борьбы с конкурентами недозволенных экономических приемов или даже силовых акций. Принцип здоровой конкуренции - это двигатель социально-экономической системы, развитие которой необходимо стимулировать.
Принцип дополнительности. В организационных системах сочетаются, с одной стороны, объективные, устойчивые тенденции, запрограммированные, равновесные, организованные, прогнозируемые начала, с другой стороны, случайные, неустойчивые, неравновесные, стихийные, самопроизвольные, вероятностные, непрогнозируемые начала. Оба начала дополняют друг друга. Их диалектическое взаимодействие определяется как принцип дополнительности, суть которого - амбивалентный подход к раскрытию функционирования и развития организационных систем.
Принцип соответствия целей и ресурсов: ключевые цели, принятые в организации, должны своевременно обеспечиваться ресурсами.
Данному принципу соответствует программно-целевая технология процесса производства и разработки решений. Она состоит в выдаче для исполнения заданий (целей, задач) с указанием средств, методов и времени их выполнения, с организацией внешнего или внутреннего контроля промежуточных состояний этого выполнения. Профессионализм выполнения задания определяется квалификацией руководителя, выдавшего задание, а квалификация исполнителя играет вторичную роль. Программно-целевая технология обычно гарантирует достижение поставленных целей. Использование данной технологии обычно приводит к достижению цели в заданный срок при приемлемых отклонениях в обеспечении ресурсами. Программно-целевая технология формирует управление по упреждению, а не по результатам.
Основные условия эффективного использования данной технологии:
штат работников, реализующих конкретное задание цели должен находиться в диапазоне 100-2000 человек;
время выполнения задания не должно превышать 1 года с момента его выдачи;
определенность и доступность управленческих и производственных ресурсов должна обеспечиваться в заданные сроки;
разделение управленческого и производственного труда должно быть явно выраженным;
выпуск серийной и массовой продукции должен осуществляться в течение длительного времени.
Принцип соответствия распорядительства и подчинения: у каждого работника должен быть один линейный руководитель и любое количество функциональных при выполнении конкретной порученной работы.
Линейный руководитель может выполнять административные, технологические и патронажные функции. Функция считается административной, если среди процедур, ее составляющих, приоритетной является процедура «Принятие решения» или «Утверждение решения». Для технологической функции - это наличие среди процедур ее составляющих, приоритетных процедур: «Подготовка решения», «Согласование» или «Организация выполнения решения». Если в наборе нет приоритетных процедур, то это патронажная функция. Наличие административной общей или конкретной функции управления также придает ей этот же статус.
Принцип соответствия эффективности производства и экономичности: для каждой организации должно быть найдено соответствие между эффективностью и затратами. Приоритет должен принадлежать эффективности.
В основе понятия эффективность лежит слово «эффект», означающее впечатление, производимое кем-либо на кого-либо. Эффект может быть организационным, экономическим, психологическим, правовым, этическим, технологическим и социальным. Обычно эффект (результат) сравнивают с затратами в сопоставимых понятиях.
Разность между текущими и предыдущими затратами характеризует экономичность. Если затраты уменьшились - это положительная экономичность, а если увеличились, то это отрицательная экономичность. В результате эффективность может быть определена как степень влияния разности затрат на разность результата, то есть экономичности на разность результата.
Принцип оптимального сочетания централизации и децентрализации производства и управления: в каждой компании должно быть найдено наилучшее сочетание объемов административных, технологических и патронажных функций производства и управления.
Потребность человека во власти, самовыражении и самопроявлении побуждает многих руководителей усиливать централизацию производства и управления. Это свидетельствует о наличии «синдрома большого бизнеса», при котором существенно нарастают трудности, как в производстве, так и в управлении. Данный принцип требует вовремя производить объединение или разъединение организаций или подразделений. Внешними сигналами для проведения этой работы являются снижение спроса на товары, рост затрат на управленческий аппарат, рост незапланированных увольнений персонала.
Принцип прямоточности: производственные и информационные процессы должны идти по кратчайшему пути во избежание дополнительных затрат и искажений.
Если в качестве примера взять информацию, то ее достоверность и ценность также напрямую зависят от выбранного пути доставки. Так, изначально абсолютно достоверная и очень ценная информация, проделав долгий путь и поступив к пользователю, слишком поздно может к этому моменту оказаться недостоверной и дезориентирующей.
Принцип ритмичности: производственные и информационные процессы должны идти с заданным уровнем равномерности в течение заданных временных интервалов.
Ритмичность обеспечивает согласованность производительности труда на различных участках единого технологического процесса.
Принцип синхронизации (системный принцип): среди производственных и информационных процессов или подразделений необходимо выделить постоянный или временный центр синхронизации, под режим деятельности которой должны подстраиваться другие процессы или подразделения организации. Динамика рыночных отношений требует достаточной гибкости в организации бизнес процессов: что-то следует временно или постоянно усиливать, что-то - ослабить, кого-то - выделить и оказывать ему наибольшую поддержку, а кого-то - такой поддержки лишить. Этот принцип способствует реализации другого принципа - «приоритета структур над функциями в действующих организациях». Вместо того чтобы менять состав структуры можно ее переориентировать на новые подразделения или процессы.
Частные и ситуационные принципы организации
Частные принципы имеют ограниченное распространение в социально-экономических системах. Их подразделяют на следующие группы:
Э.А. Смирнов (известный специалист в области теории организации и управления) разработал систему принципов организационного аудита: принцип выделения главного, принцип соответствия, принцип энциклопедичности, принцип полноты, принцип системности, принцип стандартизации, принцип своевременного использования учетных данных, принцип эластичности, принцип планирования, принцип координации, принцип включения.
Особенности действия ситуационных принципов, обусловлены складывающейся ситуацией или особым характером деятельности. Например, американский менеджер высокого класса Ли Якокка при формировании своей команды руководствовался следующими принципами: профессионализм, опыт, способность решать проблемы, умение взаимодействовать, работать в коллективе, готовность взяться за трудную проблему, личная преданность, предоставление полной самостоятельности, решительность и оперативность в подборе членов команды.
К этой же группе правил-принципов можно отнести правила-поучения.
Б22) Статическое и динамическое состояние организации
Статическое и динамическое состояние организации определяется этапами жизненного цикла организации. Любая организация проходит часть этапов или все этапы жизненного цикла. Этапы можно объединить в две группы: статическую и динамическую.
Статическая группа включает этапы нечувствительности и ликвидации (утилизации). Эти этапы характеризуются решением внутренних проблем в компании, причем, внутренние и внешние отношения рассматриваются в отдельности.
Динамическая группа включает этапы внедрения, роста, зрелости, насыщения, спада и краха. Эти этапы характеризуются решением внешних и внутренних проблем компании во взаимосвязи.
Выйти в статическое состояние можно из любого этапа жизненного цикла организации двумя путями:
Принципы статического состояния организации
К принципам статического состояния организации относятся: принцип приоритета цели, принцип приоритета функций над структурой и принцип приоритета субъекта управления над объектом.
Принцип приоритета цели: в системе: цель-задача-функция-структура-персонал наивысший приоритет должна иметь цель, затем задача и далее функция, структура и персонал.
При создании, сокращении, объединении, реструктуризации или ликвидации организации наиболее хорошо должна быть разработана общая цель. Она должна быть представлена более мелкими целями по областям деятельности (экономическими, организационными, технологическими и т.д.) или по видам выпускаемой продукции (услугам, товарам, информации). Каждая цель полученного набора должна быть конкретизирована в виде задач с указанием объемов, сроков, ресурсов и т.п. Для решения набора задач формируются функции управления и производства с указанием трудоемкости, сложности и схожести. На их базе создается организационная структура наиболее приемлемого вида. Полученная структура служит основанием для формирования контингента работников организации.
Принцип приоритета функций над структурой: при создании организаций в системе «функция-структура» наивысший приоритет должны иметь функции.
Организацию можно создать двумя вариантами. По первому варианту руководитель может полностью скопировать структуру какой-либо однотипной образцовой на его взгляд организации с набором уже выполняемых функций - это метод «бенчмаркинг». По второму варианту руководитель должен сначала сформировать полный набор необходимых функций и затем по этому набору создавать организационную структуру. Этот вариант может учесть текущие потребности в наборе функций, отражающие реальный момент. Практика показывает, что 60-80% учредителей организаций предпочитают копировать существующие структуры.
Принцип приоритета субъекта управления над объектом: при создании организации или структурного подразделения приоритет должен отдаваться руководителю относительно будущих работников.
Обычно новое подразделение или организация создается с целью удовлетворения каких-то важных потребностей или интересов. Вначале подбирается руководитель или специалист, который может профессионально реализовать поставленную цель. А затем новый руководитель или специалист подбирает команду, которая по профессиональным и личностным качествам может вместе с ним эффективно работать над конкретными задачами.
Принципы динамического состояния организации
К ним относятся: принцип приоритета персонала, принцип приоритета структур над функциями и принцип приоритета объекта управления над субъектом.
Принцип приоритета персонала: в системе: цель-задача-функция-структура-персонал наивысший приоритет должен иметь персонал, затем структура, функция, задача и цели.
Любая организация создается людьми и для людей. Вспомним глобальную цель управления социальными процессами: «Максимальное удовлетворение потребностей и интересов личности и общества». При функционировании организации главное внимание должно уделяться вопросам, связанным с управлением персоналом, стимулированием их деятельности. Человек является основным производителем прибавочного продукта. Поэтому следует формировать структуру, функции, задачи и цели, приемлемые именно для него. В случае возникновения проблем с персоналом, необходимо корректировать цели организации, набор конкретных задач, набор функций с возможным изменением организационной структуры.
Принцип приоритета структур над функциями: для действующих организаций в системе «функция-структура» наивысший приоритет должна иметь структура.
В действующих организациях со временем отлаживаются взаимосвязи между элементами структуры, лишние постепенно отмирают, а недостающие постепенно появляются. Таким образом, на каждый момент времени в любой организации имеются либо ненужные, либо недостающие в какой-то мере подразделения, которые через какое-то время будут или упразднены, или созданы без столкновений и антагонизмов. Для каждой организации создается уникальная организационная структура, благотворно влияющая на деятельность организации. Для сохранения этого благополучия имеется очень небольшой диапазон изменения этой структуры в виде ликвидации, расширения или создания отдельных звеньев. Эти изменения вызываются желанием ввести новые или сократить старые функции производства и управления.
Принцип приоритета объекта управления над субъектом: в действующей организации при замене руководителя или реорганизации подразделений приоритет должен отдаваться коллективу подразделения относительно будущего руководителя.
Будущие руководители и специалисты подразделений организации должны подбираться под конкретные действующие структурные подразделения с учетом их совместимости с коллективом подчиненных Руководство организации, в первую очередь, должно учитывать, что коллектив представляет собой интеллектуальную ценность, на формирование которой были затрачены деньги организации. Обычно суммарный технический потенциал сформировавшегося коллектива существенно выше потенциала руководителя. Поэтому новый руководитель не должен уменьшать потенциал коллектива. Кроме того, подчиненные вправе рассчитывать на то, что новый руководитель будет не хуже прежнего. Таким образом, экономические, технологические и социальные мотивы достаточно существенны для реализации данного принципа.
Б23) Типы коммуникаций
В настоящее время выделяют следующие типы коммуникаций: внутриличностная, межличностная, коммуникация в малой группе, общественная, внутренне оперативная, внешне оперативная, личностная и др.
Внутриличностная коммуникация - это коммуникация, возникающая внутри самого индивидуума. Он является и посылающей, и принимающей стороной, его мысли и чувства создают послание, а мозг действует как канал для обработки этих мыслей и чувств. Обратная связь - это то, что дополняет информацию или отвергает ее.
Межличностная коммуникация - это коммуникация с другим человеком. В этои типе коммуникации индивидуумы действуют и как принимающая, и как посылающая сторона. Посланием является предоставляемая информация, каналом ее передачи является взгляд или звук, а обратной связью - ответ каждого участника этой коммуникации.
Коммуникация в малой группе возникает, когда небольшое количество людей собирается вместе с какой-то целью. В малой группе каждый индивидуум имеет равный щанс участвовать в обсуждении, может быть легко услышан и взаимодействовать с другими. Малые группы состоят из нескольких индивидуумов. Посылающих и получающих информацию. В связи с этим возникает большая вероятность недопонимания в группе. Каналы связи более структурированы, чем при межличностном общении, однако каналы обратной связи и возможности для нее те же.
Общественная коммуникация - это, когда выступающий передает послание аудитории. Общественная коммуникация возникает тогда, когда группа становится слишком большой. Каналы те же, что и при межличностном общении, или общении в малой группе. Однако возможны более громкий голос, более экспансивные жесты и др.
Внутренне оперативная коммуникация состоит из структурированной коммуникации в пределах организации. Непосредственно направленной на достижение целей организации. Структура подразумевает, что коммуникация - часть деятельности организации.
Внешне оперативная коммуникация связана с достижением организаций своих целей или межорганизационной деятельностью. Она осуществляется между организацией и теми образованиями, которые существуют вне ее.
Личностная коммуникация определяется как случайный обмен информацией и чувствами, происходящий между людьми всякий раз, когда они встречаются. Люди ощущают постоянную потребность в общении.
Б24) Формы и методы коммуникации
Выделяют две формы коммуникации: вербальную и невербальную.
При вербальной коммуникации в качестве символа используют слова человеческого языка.
Невербальная коммуникация предполагает передачу информации при помощи движений человеческого тела.
Вербальная коммуникация подразделяется на устную и письменную:
|
Формы коммуникации |
Основные методы (средства) коммуникации |
|
Устная |
Конференции, совещания, доклады, презентации, групповое обсуждение, встречи один на один, неформальные беседы |
|
Письменная |
Письма, меморандумы, отчеты, письменные доклады, записки, правила и процедуры, приказы, электронная почта |
|
Невербальная |
Поведение человека, гримасы, лица, взгляд, интонация, тембр голоса, поза |
Невербальная Поведение человека, гримасы, лица, взгляд, интонация, тембр голоса, поза
Для взаимодействия со своими сотрудниками руководители выбирают различные коммуникационные методы. Выбор метода коммуникации зависит от характера передаваемой информации, находящихся в распоряжении руководителя ресурсов, особенностей получателя информации. Большинство руководителей предпочитают использовать несколько методов коммуникации, дополняющих и усиливающих друг друга.
Устная коммуникация является наиболее эффективной с точки зрения привлечения и сохранения внимания получателя информации, а также получения обратной связи. Письменная коммуникация обеспечивает более высокую степень чистоты передачи информации и позволяет сохранить ее в неизменном виде в течении неопределенного времени.
Современные организации используют практически все доступные методы коммуникации для достижения стоящих перед ними целей. Наибольшее распространение получили следующие коммуникационные средства: внутриорганизационные правила и процедуры, меморандумы, справочник сотрудника, внутриорганизационные издания, электронная почта.
Внутриорганизационные правила и процедуры представляют собой письменный документ компании, устанавливающий порядок действий ее сотрудников в определенной сфере организационной жизни.
Меморандум представляет собой формальное письменное обращение одного сотрудника организации к другому (нескольким). Меморандум содержит фамилии адресатов, сотрудников, которым направляются копии, дату написания, тему послания. В форме меморандумов сегодня осуществляется от 60 до 80 % письменной коммуникации между руководителями и специалистами компаний в экономически развитых странах.
Справочник сотрудника представляет собой брошюру, содержащую основную информацию об организации, в которой работает сотрудник. Сегодня они являются неотъемлемым атрибутом коммуникационного процесса большинства организаций развитых стран. Справочники сотрудника преследуют три основные цели:
изложить базисные ценности и философию компании, ее долгосрочные и краткосрочные цели;
объяснить сотрудникам, что руководство компании ожидает от них и какие обязательства оно берет на себя;
предоставить справочную информацию, облегчающую сотрудникам профессиональную и социальную жизнь в компании.
Внутриорганизационные публикации (многотиражки, газеты, журналы) представляют собой периодические издания, публикующие разнообразные материалы, связанные, а иногда и не связанные с организацией и ее деятельностью.
Электронная коммуникация является наиболее быстро развивающимся средством организационной коммуникации, позволяющим увеличить интенсивность информационного обмена в сотни раз. Электронная почта дополняет внутриорганизационные меморандумы такими важными характеристиками, как расширение адресатов, высокая скорость передачи и обратной связи, снижает организационные издержки на бумагу, почту, курьеров. Электронная коммуникация в определенной степени позволяет преодолеть проблему взаимодействия в географически разбросанной организации, позволяет объединять усилия сотрудников, которые находятся за тысячи километров друг от друга.
Однако использование электронных средств коммуникации порождает новые проблемы:
во-первых, сокращение прямых контактов между сотрудниками приводит к исчезновению эмоциального аспекта в деловых отношениях;
во-вторых, объем информации создает угрозу перегруженности сотрудников и, в первую очередь, руководителей;
в-третьих, многие организации сталкиваются с проблемой сохранения конфиденциальности информации при использовании электронных сетей.
Б25) Направления коммуникаций. Элементы коммуникации.
Информационный обмен в каждой организации осуществляется в соответствии с определенной внутренней логикой. Организационная структура и культура определяют кто, с кем и в какой форме может общаться внутри предприятия. Для выполнения своих производственных функций сотрудники организации должны взаимодействовать, т.е. вступать в общение друг с другом. От того, насколько эффективно это общение, во многом зависит производственное поведение каждого из сотрудников и успех организации в целом.
В организации существуют три основных направления коммуникационных потоков: сверху вниз, снизу вверх и по горизонтали. Каждое из направлений предполагает взаимодействие сотрудников, находящихся на разных уровнях организационной иерархии.
Коммуникация сверху вниз предполагает передачу информации от руководителя подчиненному. Главная цель - предоставление информации о том, что (как, когда, где) должны делать сотрудники организации. Этот вид коммуникации является наиболее распространенным в современных организациях. Коммуникация сверху вниз играет важнейшую роль в управлении организацией. Она непосредственно влияет на мотивацию и способность сотрудников выполнять свои производственные функции и обеспечивать достижение организационных целей. Основными формами коммуникации сверху вниз являются приказы, инструкции, предписания, правила и процедуры. При коммуникации сверху вниз информация проходит через значительное число организационных уровней. Поэтому большим является риск ее искажения.
Коммуникация снизу вверх предполагает передачу информации от более низкого к более высокому уровню. Используется для обратной связи подчиненных с руководством с целью проинформировать о результатах работы и текущих проблемах. Она служит средством доведения до сведения руководителей мнения работников. Руководители также полагаются на данную информацию при анализе того, как улучшить сложившееся положение дел.
Горизонтальная коммуникация осуществляется между сотрудниками, находящимися на одном иерархическом уровне: заместителями генерального директора, руководителями отделов человеческих ресурсов и продаж, инженерами конструкторского бюро. Основной целью горизонтальной коммуникации является обмен информацией для координации действий подразделений и сотрудников, т.е. для оптимизации производственного поведения и реализации целей организации. Значение этого вида коммуникации возрастает по мере того, как сокращаются количество иерархических уровней в организации.
Основными элементами коммуникации являются: источник, кодирование, передача сигнала, канал, расшифровка-прием, обратная связь, помехи и барьеры, нарушающие качество сигнала.
Источником в организациях являются сотрудники со своими идеями, намерениями, информацией и целью коммуникации.
Кодирование - перевод идей источника в систематический набор символов на язык, выражающий цели источника.
Передача сигнала. Цель источника выражена в форме сигнала. Это то, с чем источник собирается эффективно связываться с приемником, а форма, которую сигнал принимает, зависит от используемого канала.
Канал - относится к передаточным механизмам от источника к приемнику. В организациях это - устное обращение друг к другу, телефон, групповые собрания и др.
Расшифровка-прием - каждый приемник расшифровывает сигнал в свете своего предыдущего опыта и формы рекомендации. Чем ближе сигнал к цели, тем более эффективна коммуникация.
Обратная связь - источник надеется, что его сигнал будет иметь высокую степень точности. Поскольку точность сигнала редко совершенна, желательно обеспечение обратной связи в коммуникационном процессе. Обратная связь позволяет руководителю определить, насколько эффективно он осуществляет коммуникацию, а также повысить точность сигналов в будущих коммуникациях.
Помехи и барьеры, нарушающие качество сигнала. В деятельности организации к ним относятся: отвлечения, неправильная интерпретация, статусное различие между руководителями и подчиненными, приемник слышит только то, что хочет услышать и др.
Б26) Повышение эффективности организационной коммуникации.
Качество организационной коммуникации оказывает непосредственно влияние на производственное поведение сотрудников. Значение коммуникации в управлении возрастает по мере увеличения уровня информатизации современных организаций и ускорения перемен во внешней среде их деятельности.
Эффективность внутриорганизационной коммуникации зависит от множества факторов. Они подразделяются на две группы: индивидуальные и организационные.
Под индивидуальными факторами понимается все то, что связано с сотрудниками организации, их способностью и мотивацией участвовать в информационном обмене.
Исследования показывают, что существует ограниченное количество проблем (коммуникационных барьеров), снижающих эффективность коммуникации на уровне отдельного сотрудника. Существует несколько стратегий, позволяющих достаточно успешно преодолевать коммуникационные барьеры и повышать эффективность коммуникации на уровне сотрудников организации.
Во-первых, организации должны обратить специальное внимание на развитие коммуникационных навыков своих сотрудников. К числу наиболее важных навыков относятся: активное слушание и предоставление обратной связи.
Смысл активного слушания как приема коммуникации состоит в способности слушателя помочь говорящему сказать именно то, что он намеревался сказать. Обратная связь, делающая процесс коммуникации двусторонним, значительно повышает его эффективность, поскольку дает возможность уточнения полученного послания.
Во-вторых, очень важно обеспечить развитие у сотрудников чисто технических навыков коммуникации: владение электронной почтой, умение пользоваться факсом, писать меморандумы.
В-третьих, руководство должно создавать управленческие системы и формировать культуру, поощряющую открытую коммуникацию в организации.
Под организационными факторами понимается организационная структура, информационная перегруженность, фильтрация и неадекватное техническое оснащение.
Чем больше иерархических уровней в организации, тем сложней передача информации и выше вероятность ее искажения. Также негативно сказывается на эффективности внутриорганизационной коммуникации неравенство в статусе сотрудников, находящихся на различных организационных уровнях, добавляющее к чисто техническому фактору психологические барьеры для обмена информацией.
Информационная перегруженность может возникнуть в том случае, если организация представляет своим сотрудникам больше информации, чем требуется для выполнения производственных функций.
Традиционными средствами минимизации эффекта перегруженности является фильтрование информации и определение приоритетов в ее обработке. Фильтрация может стать и серьезным барьером внутриорганизационной коммуникации в том случае, когда информация просеивается и корректируется в интересах отдельных сотрудников, а не целей организации.
Б27) Понятие, структурные элементы и свойства организационной культуры
Организация - это сложный организм, основой жизненного потенциала которого является организационная культура. Организационная культура не только отличает одну организацию от другой, но и существенно предопределяет успех функционирования и выживания организации в долгосрочной перспективе. Организационная культура не так явно проявляется на поверхности. Можно сказать, что «душой» организации является организационная культура.
Концепция организационной культуры не имеет единственного толкования.
Одна часть авторов понимает под организационной культурой сложную композицию важных предположений, бездоказательно принимаемых и разделяемых членами коллектива.
Другая часть авторов трактует организационную культуру как философию и идеологию управления, предположения, ценностные ориентации, верования, ожидания, расположения и нормы, лежащие в основе отношений и взаимодействий как внутри организации, так и за ее пределами.
Большинство современных исследователей под культурой понимают специфический способ организации и развития человеческой жизнедеятельности, представленный в продуктах материального и духовного производства, системе социальных норм и духовных ценностей, совокупности отношений людей к природе, друг к другу и к самим себе.
По мнению Э.А. Смирнова организационная культура означает упорядоченную совокупность производственных, общественных и духовных достижений людей.
Все приведенные определения понятию организационной культуры не противоречат друг другу. Разница заключается в том, что одни определения даются в узком смысле этого слова, другие - в широком.
Наиболее полное определение понятию организационной культуры выработано известными исследователями проблем менеджмента: «Организационная культура - это набор наиболее важных предположений, принимаемых членами организации и получающих выражение в заявляемых организацией ценностях, задающих людям ориентиры их поведения и действий».
Организационная культура имеет определенный набор элементов - символы, ценности, верования, предположения. Э. Шайн предложил рассматривать организационную культуру по трем уровням.
Первый уровень или поверхностный включает, с одной стороны, такие видимые внешние факты, как технология, архитектура, наблюдаемое поведение, язык, лозунги и т.п., а с другой - все то, что можно ощущать и воспринимать с помощью чувств человека. На этом уровне вещи и явления легко обнаружить, но не всегда их можно расшифровать и интерпретировать в терминах организационной культуры.
Второй уровень или подповерхностный предполагает изучение ценностей и верований. Их восприятие носит сознательный характер и зависит от желания людей.
Третий уровень или глубинный включает базовые предположения, определяющие поведение людей: отношение к природе, понимание реальности времени и пространства, отношение к человеку, работе и др. Эти предположения трудно осознать даже самим членам организации без специального сосредоточения на этом вопросе.
Исследователи организационной культуры часто ограничиваются подповерхностным уровнем, так как на глубинном уровне возникают почти непреодолимые сложности.
Свойства организационной культуры базируются на следующих существенных признаках: всеобщность, неформальность, устойчивость.
Всеобщность организационной культуры выражается в том, что она охватывает все виды действий, осуществляемых в организации. Понятие всеобщности имеет двойной смысл. С одной стороны, организационная культура - это форма, в которую облекаются хозяйственные акты. Например, организационная культура может определять тот или иной порядок разработки стратегических проблем или процедуры найма новых работников. С другой - культура является не просто оболочкой жизнедеятельности организации, но и ее смыслом, элементом, определяющим содержание хозяйственных актов. Культура сама по себе превращается в одну из стратегических целей фирмы. Определенный порядок найма может быть подчинен необходимости наилучшим образом адаптировать новых работников к сложившейся в организации культуре.
Неформальность организационной культуры определяется тем, что ее функционирование практически не связано с официальными, установленными в приказном порядке правилами организационной жизни. Организационная культура действует как бы параллельно с формальным хозяйственным механизмом организации. Отличительной чертой организационной культуры по сравнению с формальным механизмом является преимущественное использование устных, речевых форм коммуникаций, а не письменной документации и инструкций, как это принято в формальной системе.
Значение неформальных контактов определяется тем, что более 90 процентов деловых решений в современных корпорациях принимается не в формальной обстановке - на совещаниях, собраниях и т.д., а при неофициальных встречах, вне специально установленных мест. Организационную культуру нельзя отождествлять с любыми неформальными контактами в организации. К организационной культуре относятся только те неформальные контакты, которые соответствуют ценностям, принятым в рамках культуры. Неформальность организационной культуры является причиной того, что параметры и результаты воздействия культуры практически невозможно измерить при помощи количественных показателей. Они могут быть выражены только качественным термином «лучше - хуже».
Устойчивость организационной культуры связана с таким общим свойством культуры, как традиционность ее норм и институтов. Становление любой организационной культуры требует длительных усилий со стороны управляющих и предпринимателей. Однако, будучи сформированными, ценности культуры и способы их реализации приобретают характер традиций и сохраняют устойчивость на протяжении нескольких поколений работающих в организации. Многие сильные организационные культуры унаследовали ценности, введенные лидерами и основателями компаний много десятилетий назад. Так, основы современной культуры ИБМ были заложены в первые десятилетия XX века ее отцом-основателем Т. Дж. Уотсоном.
Б28) Факторы проектирования организации
Проектирование организации, обеспечивающее установление взаимодействия между членами организации с учетом выполненных ими работ, проявляется в статическом виде как структура организации и в динамическом виде как процессы, протекающие в организации.
Отечественные и зарубежные экономисты по-разному определяют организационное проектирование. Однако различные точки зрения не только не противоречат друг другу, а, наоборот, дополняют творческий и новаторский характер данного вида деятельности. Так, американский экономист Дж. Гелбрейт определил проектирование организации как постоянный поиск наиболее эффективного сочетания организационных переменных. Б.З. Мильнер в своей книге «Теория организаций» дает следующее определение: «Организационное проектирование как функция организации состоит в разработке таких организационных элементов и отношений в создаваемой (моделируемой) системе, при реализации которых возникшее организационное целое обладало бы свойствами высокой надежности, устойчивости и экономичности».
Цели организационного проектирования:
Организационная система представляет собой совокупность двух частей: механизма внутреннего функционирования и механизма отношений с внешней средой.
Механизм внутреннего функционирования включает элементы, необходимые для процесса управленческой и производственной деятельности: функциональные и организационные структуры, положения об отделах и службах, должностные инструкции, производственное оборудование, компьютерную и организационную технику, офисную мебель, сети связи и систему документооборота.
Механизм отношений с внешней средой включает элементы, необходимые для формирования благоприятного делового поля внешних отношений организации - законодательные акты, договоренности, контракты, соглашения и т.п.
В данной теме мы будем рассматривать проектирование одной из составляющих организации - структуры, как способа организации этой системы. В новых условиях к проектированию организационных структур необходимо широко использовать системный подход. Он предполагает учет внешних и внутренних факторов окружения организации. Как показывают исследования, эти факторы носят ситуационный характер и делятся на четыре группы:
Внешнюю среду характеризуют сложность и динамизм. Сложность внешнего окружения определяется тем, как много факторов влияет на проектирование организации. Динамизм внешнего окружения характеризуется тем, как быстро меняются факторы, влияющие на проектирование организации.
Двухмерная классификация факторов внешней среды позволяет выявить четыре типа ситуаций каждая, из которых соотносится тому или иному виду бизнеса.
Квадрант 1. Ситуация характеризуется низкой неопределенностью и является благоприятной для руководства организации. Внешняя среда не будет преподносить много «сюрпризов», и работники будут определенно следовать принятым в организации политике и процедурам. От руководителей не требуется высокого уровня подготовки, длительного обучения, большого опыта.
Квадрант 2. Ситуация характеризуется умеренной неопределенностью. Она является более напряженной для руководства организации. Высокая степень сложности внешнего окружения вносит элемент значительного риска в процесс принятия решений. Руководители в данной ситуации нуждаются в серьезной подготовке и наличии опыта.
Квадрант 3. Ситуация характеризуется умеренно высокой неопределенностью. Она требует от руководства и самой организации достаточной гибкости. Это необходимо в силу частого изменения характера взаимодействия с факторами внешней среды. Однако факторов позволяет руководителям справляться с ситуацией.
Квадрант 4. Ситуация характеризуется высокой неопределенностью. Она представляет собой наибольшую трудность для управления организацией. Данная ситуация требует от руководителей высочайшего уровня подготовки, аналитических способностей и интуиции. По оценкам специалистов, только 20 % внешних факторов в бизнесе поддается со стороны руководителя, а остальные 80 % являются не контролируемыми. Каждая из рассмотренных выше ситуаций требует своего специфического подхода к проектированию организации и ее частей.
Под технологией понимаются действия работника, материалы, оборудование, которое он использует для преобразования объекта своих действий. Проектирование организации связано с технологией работы по двум направлениям:
1) разделение труда;
2) группировка работ, т. е. создание подразделений.
Англичанка Джоэн Вудворт одной из первых установила зависимость между технологией и организационным проектированием. В зависимости от типа технологии организационные структуры разделяются на несколько типов. С увеличением технологической сложности возрастают число уровней управления и организационная пирамида, увеличивается интервал контроля высшего звена управления. При технологии средней степени сложности интервал контроля менеджеров низших уровней становится наибольшим. Организации, характеризующиеся наибольшей сложностью и наименьшей сложностью технологии, имеют тенденцию к более органическим проектам, а организации, использующие технологии средней степени сложности, предпочитают более механистические проекты.
В 1962 г. А. Чандлер сформулировал принцип, согласно которому проектирование организации должно соответствовать стратегии, выбранной фирмой. Им был сделан вывод о том, что со сменой стратегии перед организацией возникают новые проблемы, решение которых непосредственно связано с проектированием новой организационной системы для фирмы. Отказ от перепроектирования организации приводит к тому, что фирма оказывается не в состоянии достичь принятых ею целей.
Позже, в 1977 г. Дж. Гелбрейт со своими коллегами определил элементы современного организационного проектирования, а также влияние стратегии на дизайн организации и влияние дизайна на стратегию организации (рис. 13.3).
Выбор высшим руководством той или иной стратегии оказывает непосредственное воздействие на многие решения в отношении проектирования организации. Можно рассмотреть три возможные области стратегического выбора.
Первая касается той идеологии управления, которой придерживается высшее руководство. Ценности и принципы, лежащие в ее основе, могут решающим образом повлиять на такие элементы проектирования организации, как развитие горизонтальных связей, масштаб управляемости, количество уровней иерархии, звенность организационной системы, централизацию и децентрализацию.
Вторая область стратегического выбора имеет отношение к тому, какие потребители будут обслуживаться организацией. Если у организации имеются индивидуальные и «организованные» потребители, то эта двойственность должна найти отражение при ее проектировании во всех элементах.
Третье в стратегическом выборе - это рынки сбыта и территориальное размещение производства. Выход компании с целью размещения производства или продажи продукции за рамки национальных границ потребует учета при проектировании ее организационной системы, учета фактора интернационализации и глобализации в бизнесе.
При проектировании необходимо учитывать потребности, интересы, установки, уровень квалификации, мотивации и дисциплинированности работников.
Размер организации оказывает определенное влияние на организационную структуру. Размер организации влияет на ее проект следующим образом: когда организации становятся крупнее, то они нуждаются в более сложных проектах. По мнению исследовательской группы «Астерн Гроуп», размер организации оказывает гораздо большее влияние на характер организационного проектирования, чем технологии.
Таким образом, роль стратегии, окружения, технологии и размера является центральной при принятии большинства решений организационного проектирования.
Механистический и органический подходы проектирования организационных структур
Механистический и органический подходы к построению организации занимают важное место не только в теории и практике управления, но и в теории организации. Сами названия - механистический и органический - отражают основные черты этих подходов. Применение термина «механистический» к организации используется для того, чтобы показать, что система спроектирована наподобие машинного механизма, предназначенного для производительных операций. Термин «органический» как бы придает организации качества живого организма, свободного от недостатков механистической структуры. В основу описания рассматриваемых подходов положена ситуационная теория.
Механистический подход к проектированию организации характеризуется использованием формальных правил и процедур, централизованным принятием решений, узко определенной ответственностью в работе и жесткой иерархией власти в организации. С такими характеристиками организация может действовать эффективно в условиях, когда используется рутинная технология (низкая неопределенность того, когда, где и как выполнять работу) и имеется несложное и нединамичное внешнее окружение.
Многие специалисты считают механистический подход синонимом веберовской бюрократической организации. Немецкий социолог и экономист М. Вебер вошел в историю тем, что сформулировал в начале века понятие бюрократии как организации, имеющей определенные характеристики. В бюрократической модели заложена потенция проявления при определенной ситуации таких негативных явлений как: жесткость, некомпетентность, волокита, неэффективность и нелепость правил.
Такие преимущества, как универсальность, предсказуемость и производительность, бюрократическая система может реализовать при следующих условиях:
Вышеперечисленные условия очень важны для эффективной деятельности организации, построенной на основе механистического подхода.
Понятие «органический подход» впервые ввели Т. Барнс и Д. Сталкер в книге «Управление инновациями» (1961г.). По их определению, органической является такая структура, которая в большей мере базируется на бригадной работе, обладает гибкостью и меньше связана с правилами, характерными для традиционного иерархического построения управления. В более поздних работах органическую структуру стали рассматривать как модель, которая может оказать существенное воздействие на развитие экономики.
Органический подход к проектированию организации характеризуется слабым или умеренным использованием формальных правил и процедур, децентрализацией и участием работников в принятии решений, широко определяемой ответственностью в работе, гибкостью структуры власти и небольшим количеством уровней иерархии. Этот подход демонстрирует свою эффективность в условиях, когда используется не рутинная технология (высокая неопределенность того, когда, где и как выполнять работу) и имеется сложное и динамичное внешнее окружение. Характеристики и условия эффективного применения механистического и органического подходов в проектировании организации представлены в табл.
Таблица - Характеристики и условия эффективного применения механистического и органического подходов в проектировании организации
|
Характеристики |
Механистический тип организации |
Органический тип организации |
|
Узкая специализация в работе |
Широкая специализация в работе |
|
|
Работа по правилам |
Мало правил и процедур |
|
|
Четкие права и ответственность |
Амбициозная ответственность |
|
|
Ясность в уровнях иерархии |
Уровни управления размыты |
|
|
Объективная система вознаграждения |
Субъективная система вознаграждения |
|
|
Объективные критерии отбора кадров |
Субъективные критерии отбора кадров |
|
|
Условия |
Несложное, стабильное окружение |
Сложное, нестабильное окружение |
|
Цели и задачи известны |
Неопределенность целей и задач |
|
|
Задачи поддаются делению |
Задачи не имеют четких границ |
|
|
Задачи простые и ясные |
Задачи сложные |
|
|
Работа измеряема |
Работу измерить сложно |
|
|
Работу измерить сложно |
Мотивирование потребностей верхнего уровня |
|
|
Признается данная власть |
Авторитет власти завоевывается |
Органический подход позволяет организации лучше взаимодействовать с новым окружением, быстрее адаптироваться к изменениям. Если механистический подход ориентирует организацию на высокие структурированные роли, то описание работы при органическом подходе может состоять всего из одной фразы: «Делайте то, что вы считаете необходимым, чтобы выполнить работу». При органическом подходе в силу отсутствия ясных оценок и стандартов работником больше движет самомотивация и внутреннее вознаграждение, чем четко разработанная система формального контроля.
Большинство специалистов видят в органическом подходе будущее. Механистический подход подвергается последние годы сильной критике. Однако руководители должны принимать во внимание специфические условия, в которых действует конкретная организация, и на этой основе делать свой окончательный выбор.
Б30) Оценка эффективности организационных систем
Оценка эффективности организационных систем проводится с целью выбора наиболее рационального варианта структуры или способа ее совершенствования. Эффективность организационной структуры должна оцениваться на стадии проектирования, при анализе структур управления действующих организаций для планирования и осуществления мероприятий по совершенствованию управления. Комплексный набор критериев эффективности системы управления формируется с учетом двух направлений оценки ее функционирования:
Критерием эффективности при сравнении различных вариантов организационной структуры служит возможность наиболее полного и устойчивого достижения конечных целей системы управления при относительно меньших затратах на ее функционирование. Критерием эффективности мероприятий по совершенствованию организационной структуры служит возможность более полного и стабильного достижения установленных целей или сокращения затрат на управление, эффект от реализации которых должен за нормативный срок превысить производственные затраты.
Принципиальное значение для оценок эффективности системы управления имеет выбор базы для сравнения или определение уровня эффективности, который принимается за нормативный. При оценках эффективности организационной структуры могут быть использованы следующие группы показателей:
1). Показатели, характеризующие эффективность системы управления, выражающиеся через конечные результаты деятельности организации и затраты на управление. В качестве эффекта могут рассматриваться объем, прибыль, себестоимость, объем капитальных вложений, качество продукции и т.п.
2). Показатели, характеризующие содержание и организацию процесса управления, в том числе непосредственные результаты и затраты управленческого труда. В качестве затрат на управление учитываются текущие расходы на содержание аппарата управления, эксплуатацию технических средств, подготовку и переподготовку кадров и т.п.
3). Показатели, характеризующие рациональность организационной структуры и ее технико-организационный уровень. Они могут использоваться в качестве нормативных при анализе эффективности проектируемых вариантов организационных структур. К ним относятся звенность системы управления, принятые нормы управляемости, уровень централизации функций управления и т.п.
В литературе разработаны количественные методы изучения зависимости между конечным результатом, достигнутым фирмой, и производительностью аппарата управления, которая может определяться как количество произведенной организацией конечной продукции, приходящейся на одного работника аппарата управления.
Коэффициент эффективности организационной структуры управления:
где - конечный результат (эффект) полученный от функционирования организационной структуры управления;
- затраты на управление (фонд заработной платы, расходы на содержание помещений, приобретение и ремонт средств оргтехники, прием и передачу управленческой информации).
Коэффициент звенности:
где - количество звеньев существующей организационной структуры;
- оптимальное количество звеньев организационной структуры.
Коэффициент территориальной концентрации:
где - количество организаций данного типа в регионе деятельности нашей организации;
- площадь региона, на которой функционируют все организации данного типа.
Коэффициент дублирования функций:
где - количество работ, закрепленных за несколькими подразделениями;
- нормативное количество работ.
Коэффициент надежности системы управления:
где - количество нереализованных решений;
- общее количество решений, принятых в подразделении.
Степень централизации функций:
где - количество принятых решений при выполнении данной функции на верхних уровнях управления;
- общее число принятых решений на всех уровнях управления.
Коэффициент эффективности использования информации:
где - количество случаев эффективного использования документа;
- информация на входе.
Вся работа по проектированию организационных структур управления предполагает принятие нестандартных организационных решений с учетом внешней и внутренней среды окружения.
Б31) Основные направления модификации организационных структур
В преддверии XXI столетия перспективные проблемы развития организации имеют особое значение для России. Многообразный опыт, накопленный в разных странам мира, свидетельствует, что среди всех ресурсов предприятий важнейшее значение имеет именно управление, т.е. способность и умение вырабатывать цели, определять ценности, координировать выполнение задач и функции, обучать работников и добиваться эффективных результатов их деятельности. Поэтому большое теоретическое и практическое значение имеет выявление и реализация основных тенденций изменения организации управления.
Главная черта переходного периода - создание принципиально новых институциональных условий рыночных отношений и на этой основе - новых моделей поведения предприятий. С учетом утверждающегося плюрализма форм собственности можно сказать, что характер собственности определяет характер власти. В условиях широкомасштабных процессов смены форм собственности интересы выживания предприятия порождают тип управления, который является промежуточным. Это - переходное управление, которое имеет две стороны. Одна из них - изменения в самом управлении (демократизация, децентрализация и др.), а другая - управление самим переходом от одной экономической системы к другой.
Структуры и методы управления, разработанные в западных фирмах, в переходный период не могут переноситься на российские предприятия механически, без учета конкретных внутренних и внешних условий. Нужно время для накопления собственного опыта. Это касается и децентрализации внутрифирменных структур, и становления контрактной системы, функций маркетинга, использования ценных бумаг, финансовой и банковской деятельности. То же самое можно сказать и о других важнейших аспектах управления участии акционеров в управлении компаниями, формах и методах работы советов директоров и правлений, договорных отношениях, формировании жизненно необходимой рыночной инфраструктуры. Не менее важным фактором эффективного управления является отношение к людям как к ведущему ресурсу, к капиталу. Совместить интересы акционеров с интересами экономики и общества в целом - вот коренная проблема управления в переходный период.
Главной характерной чертой новых систем внутрифирменного управления должны стать ориентация на долгосрочную перспективу, проведение фундаментальных исследований, диверсификацию операций, инновационную деятельность, максимальное использование творческой активности персонала. Децентрализация, сокращение уровней в аппарате управления, продвижение работников и их оплата в зависимости от реальных результатов станут основными направлениями изменений в аппарате управления.
Процесс модификации организационных структур управления развивается по ряду конкретных направлений. В качестве основных можно выделить следующие.
Во-первых, осуществление децентрализации производственных и сбытовых операций. С этой целью в рамках крупнейших компаний уже созданы или создаются полуавтономные или автономные отделения, полностью отвечающие за прибыли и убытки. На эти отделения возлагается вся полнота ответственности за организацию производственно-сбытовой деятельности. Каждое отделение полностью финансирует свою деятельность, вступает на коммерческой основе в партнерские отношения с любыми организациями.
Во-вторых, нововведенческая экспансия, поиск новых рынков и диверсификация операций. Это направление реализуется через создание в рамках крупных компании нововведенческих фирм, ориентированных на производство и самостоятельное продвижение на рынках новых изделии и технологий и действующих на принципах «рискового финансирования». Широко распространенной практикой крупных компаний становится создание в наиболее перспективных областях небольших предприятий, нацеленных на завоевание в кратчайшие сроки прочных позиции на рынке.
В-третьих, дебюрократизания, постоянное повышение творческой и производственной отдачи персонала. Для этого предпринимаются самые разнообразные меры, включая распределение акций среди персонала и образование предприятии, находящихся в коллективной собственности их работников.
В переходный период объективно требуются не только принципиально новые для российских условий формы организации, не только в корне отличные методы управления, но и переходные режимы деятельности, поэтапная трансформация одних структур в другие. Для того чтобы всесторонне учесть как внутренние особенности хозяйствующих структур, так и динамично меняющиеся внешние обстоятельства, а также складывающиеся прогрессивные тенденции, необходимо использовать системный подход к формированию и реорганизации предприятий.
В течение переходного периода должны возникнуть условия для использования новой научной модели управления, в основе которой лежат интеграционные процессы в организациях, развитие внутренних рынков компании, их объединение с помощью глобальных информационных систем в промышленные и другие союзы самых разных типов. Для России с се многообразным историческим опытом и огромными масштабами ресурсного потенциала и производства такая долгосрочная перспектива управления в рыночной экономике представляется вполне возможной и осуществимой
Б32) Новые научные модели управления организацией
Основные характеристики изменяющейся организации управления и анализ наметившихся тенденций позволяют выделить следующие разновидности новых моделей управления организациями.
Организация, ориентированная на предвидение. Она может обеспечивать быстрые, независимые и ответственные действия своих работников только тогда, когда все более четкое, дальновидное практичное предвидение будет служить общей базой для принятия решений, представлять для работников ту цель, на достижение которой они могут сосредоточить свои усилия. Это особенно важно в условиях, когда организации должны управлять разнородными в культурном отношении группами как внутри страны, так и за рубежом. Достижение общего понимания и реализация такого подхода внутри и вне фирмы являются одними из ключевых функций высшего управленческого персонала.
Интегрированная организация с перекрещивающимися функциями. Традиционная функциональная организация, охватывающая такие отдельные сферы, как маркетинг, производство, научные исследования, опытно-конструкторские разработки и др. Организация управления в XXI столетии будет иметь форму матрицы.
Упрощенная и уполномоченная организация. По мере того как организация становится более упрощенной и менее иерархической, она уполномочивает работников (как индивидуумов, так и группы) принимать на себя большую ответственность и работать более независимо. Главное преимущество упрощенной и уполномоченной организации - это возросший интерес, вовлеченность и ответственность работников. Это ведет к более быстрому и полному удовлетворению потребностей клиентов и акционеров.
Глобальная организация. Рост производственных и технологических возможностей во всем мире, всеобщность потребительских и ресурсных рынков требуют глобальной организации действий. Фирма не может только производить или экспортировать товары в другие страны. Она должна иметь глобальную стратегию, которая позволяет действовать в ряде стран на любой стадии цепочки по созданию добавленной стоимости.
Сетевая организация. Предприятие не обязательно должно иметь полный набор предпринимательской деятельности - от научных исследований и опытно-конструкторских разработок до маркетинга и распределения. Фирмы будут заключать договоры с другими фирмами для выполнения определенных функций посредством перераспределения ресурсов или создания стратегических союзов. Покупатели и поставщики также будут являться частью этой сети.
Организация, основанная на информационной технологии. Фирма будет в значительной мере зависеть от использования информационных технологий в интересах повышения эффективности операций и принимаемых решений, достижения устойчивых конкурентных преимуществ на рынке. Компьютеры, информационные системы, системы связи будут оказывать существенное влияние на деятельность организации и результаты работы, на интеграцию производственных и обслуживающих процессов партнеров и улучшение конкурентоспособности.
Организация, ориентированная на акционера. Компания не сможет функционировать как «закрытая» организация, заинтересованная лишь в достижении своих внутренних целей. Руководители по-прежнему будут уделять преимущественное внимание своим акционерам, но интересы других держателей капитала также обретут значительный вес в корпоративном управлении, фирмы будут играть более активную роль в поддержке культурных и других традиционных «бесприбыльных» организаций. Возрастет значимость вопросов этики ведения бизнеса в других странах. Потребуется выработка определенных мировых стандартов для глобальной корпорации.
Гибкие, адаптивные и обучающиеся организации. Организация предстоящего столетия будет быстро адаптироваться к изменениям на своих рынках и в среде своего действия. Адаптивность как важнейшее свойство организации будет обеспечиваться целенаправленным обучением и тренировкой работников, включением самоанализа в процесс деятельности. Частью обучающейся системы организации станут последовательное экспериментирование, применение соответствующих средств оценки деятельности.
Организация, движимая клиентом. Рыночная ориентация и удовлетворение потребностей клиентов будут продолжать оставаться ключевыми факторами. Компании должны будут воспринять этот подход как постоянное условие принятия решении в области бизнеса. Наиболее полное отражение требований клиента к новому продукту или процессу развития услуг станет самой насущной потребностью. Все большее число фирм будет основывать свои системы поощрений и компенсаций исходя из уровня удовлетворения потребностей клиента.
Организация, ориентированная на добавленную стоимость и на общее качество. Чтобы быть конкурентоспособными, компании должны быть уверены и том, что их деятельность обеспечивает создание добавленной стоимости. Это требует концентрации усилий и средств в тех сферах, в которых фирма имеет преимущества и возможность производства высококачественной продукции, создающей добавленную стоимость. Это потребует повышения внимания к качеству не только дизайна и распределения продукции и услуг, но и деятельности всей организации.
Организация, ускоряющая выход продукции. Конкуренция, основанная на времени, является относительно новым и все более важным параметром бизнес-стратегии. Компании-лидеры придают все большее значение скорости и простоте при создании гибких и более подвижных организаций. Конкуренция, основывающаяся на времени, является решающей в ускорении развития и организации производства новых продуктов. Исследования показывают, что на общие результаты деятельности значительное влияние оказывает задержка выхода нового продукта на рынок. Цикл жизни продукта становится короче для большинства продуктов и услуг, поэтому влияние ускорения процесса разработки нового продукта и его выхода на рынок приобретает особое значение. Важно также ускорять все другие виды деятельности фирмы, включая выработку руководителем ответных мер в связи с изменением окружающей среды.
Инновационная, предпринимательская организация. В быстро меняющихся внешних условиях инновативность в каждой фирме должна осуществляться своевременно и эффективно. С этим вопросом связана и конкуренция, основанная на времени, поскольку экономически объективной необходимостью является значительное сокращение времени на выпуск нового продукта.
Характерной чертой предстоящего периода становится переход oт узкой специализации к интеграции в содержании и характере самой управленческой деятельности, в стиле управления. Если при специализации типичным является авторитарный стиль руководства, то для интеграции - координационный, демократический. Руководитель должен направлять усилия своих подчиненных, помогать раскрытию их способностей, формировать вокруг себя группу единомышленников. При таком подходе организационные структуры из пирамидальных должны превращаться в плоские, с минимальным числом уровней между высшим руководителем и непосредственными исполнителями, с ориентацией на связь с потребителями.
Исследования, проводимые в разных странах, показывают, что ключевыми направлениями изменений в управлении должны стать:
Если раньше в ответе на вопрос, какое качество ценится руководителями больше всего, чаще отмечалась решительность, то теперь наиболее ценным фактором считается предвидение.
Выделяют следующие характеристики эффективного корпоративного предвидения:
простота и ясность целей;
возможность их оценки;
цель, стимулирующая организацию к более высоким достижениям;
вероятность и достижимость цели;
легкая коммуникабельность со всеми акционерами - от высшего руководства до младших работников;
возможность для всех работников вносить свой вклад и т.п.
В этой связи весьма актуальное значение приобретает организация стратегического управления предприятиями. По мере того как расширяется круг вопросов, встающих перед высшими должностными лицами, некоторые организации выбирают группу лидеров, которая может разрабатывать перспективные проблемы. С этой же целью вносятся изменения в организацию и деятельность советов директоров, а именно: разделяются функции высших должностных лиц и председателя; обеспечивается полная поддержка совета директоров персоналом; укрепляется роль собраний по выдвижению кандидатур в совет директоров; при советах директоров создаются рекомендательные советы, состоящие из внешних экспертов.
В новейшей литературе в области управления много места уделяется рассмотрению путей перехода к так называемым горизонтальным корпорациям. Организационная структура горизонтальной корпорации формируется не по отношению к поставленной задаче, а вокруг процесса. Вместо создания структур на основе набора функций и департаментов компания строится вокруг ее трех-пяти основных процессов со специфическими целями в каждом из них. Такая структура представляет собой плоскую иерархию. Сокращается вертикальное администрирование, сочетаются фрагментарные задачи. Устраняются работы, которые не обеспечивают получение добавленной стоимости. Происходит минимизация деятельности внутри каждого процесса. Используется меньшее число коллективов для наиболее полного осуществления соответствующих процессов.
Важной чертой подобной организации дела является использование групп (команд) для управления любыми работами. При самоуправлении групп ограничивается руководящая роль управляющих в организации. Группа имеет общую цель. Ответственность и подотчетность используются для оценки степени достижения поставленных целей. При этом ведущим звеном и показателем успеха становится удовлетворение потребителей. Принципиальное значение имеет то, что оценки, и система оплаты труда устанавливаются по результатам деятельности группы (команды). Поощряются развитие различных умений и овладение персоналом несколькими профессиями вместо узкой специализации.
Новая корпоративная модель, расширение кооперирования среди конкурентов, поставщиков и потребителей меняют традиционные представления о границах компании. В результате достигается и более высокая эффективность производства, возникает обстановка взаимодоверия и взаимоответственности. Партнерство здесь менее формально. Компании соединяются вместе для того, чтобы использовать специфические рыночные возможности, которые для отдельно взятых компаний не существуют. Информационные сети помогают установить связи между компаниями.
Структура, техника, методы управления будущего полностью реализуются и широко распространятся в следующем столетии. Изменения в управлении, связанные с использованием информационных технологий, научных знаний и др., входят в практическую жизнь.