Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
«ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ЭКОНОМИКЕ»
Дисциплина «Информационные технологии в экономике» является одной из фундаментальных дисциплин при подготовке студентов по экономическим специальностям.
Целью изучения данной дисциплины является освоение студентами современных информационных систем и технологий с использованием современных средств вычислительной техники.
Информация – это самое ценное достижение человечества. Она ценнее, чем алмазы и золото. Информация помогает нам жить. Информационные системы дают нам шанс на то, чтобы выжить. Можно сказать «data and knowlegment mining», т. е. добыча данных и знаний является нашей основной задачей. Задачей не русских, не японцев, не американцев, не какой-то конкретной страны, но всего человечества. Мы все непрерывно накапливаем данные и знания, но проблема состоит в том, чтобы все это переварить и полезно использовать. Для этого и предназначены компьютеризованные информационные системы. Они служат нам, чтобы более быстро, более надежно обработать информацию, чтобы люди не тратили рутинное время, чтобы избежать свойственных человеку случайных ошибок, чтобы сэкономить расходы, чтобы сделать жизнь людей более комфортной. Мы просто не можем справиться с поступающей информацией без компьютерной поддержки. Но для этого нужно уметь использовать существующие, а также проектировать, разрабатывать и сопровождать новые информационные системы.
Тема 1. ИНФОРМАЦИЯ В ОРГАНИЗАЦИЯХ
1.1. Понятие информации
Современная экономика немыслима без информации. Тысячи предприятий, миллионы налогоплательщиков, триллионы рублей, биржевые котировки, реестры акционеров – все эти информационные потоки необходимо оценить, обработать, сделать необходимые выводы, принять правильное решение.
Современный специалист-экономист должен уметь принимать обоснованные решения. Для этого наряду с традиционными знаниями, такими, как основы менеджмента, основы внешнеэкономической деятельности, банковское дело, административное управление, налогообложение, он должен владеть информацией по построению информационных систем.
Термин информация происходит от латинского informatio, что означает разъяснение, осведомление, изложение. С позиции материалистической философии информация есть отражение реального мира с помощью сведений (сообщений). В широком смысле информация – это общенаучное понятие, включающее в себя обмен сведениями между людьми, обмен сигналами между живой и неживой природой, людьми и устройствами.
Информация – сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии, которые уменьшают имеющуюся о них степень неопределенности, неполноты знаний [2].
С XX в. – общенаучное понятие: это отношения между людьми, человеком и автоматом, животными и растениями и т. д.
Довольно-таки распространенным является взгляд на информацию как на ресурс, аналогичный материальным, трудовым и денежным ресурсам. Эта точка зрения отражается в следующем определении.
Информация представляет собой новые сведения, позволяющие улучшить процессы, связанные с преобразованием вещества, энергии и самой информации.
Информация неотделима от процесса информирования, поэтому необходимо рассматривать источник информации и потребителей информации. Роль потребителей информации очерчивается в таком определении.
Информация – новые сведения, принятые, понятые и оцененные конечным потребителем как полезные. Информацией являются сведения, расширяющие запас знаний конечного потребителя об окружающем нас мире.
Наряду с информацией в информатике часто употребляется понятие «данные». Понять, чем они различаются, можно на следующем примере.
Данные могут рассматриваться как признаки или записанные наблюдения, которые по каким-то причинам не используются, а только хранятся. В том случае, если появляется возможность использовать эти данные для уменьшения неопределенности о чем-либо, данные превращаются в информацию. Поэтому информацией являются используемые данные.
Если мы напишем на листе десять номеров телефонов в виде последовательности десяти чисел и покажем их кому-либо, то он воспримет эти цифры как данные, так как они не предоставляют никаких сведений. Но если потом против каждого номера укажем название фирмы и род деятельности, то для любого человека непонятые цифры обретут определенность и превратятся из данных в информацию, которую он в дальнейшем мог бы использовать.
При работе с информацией всегда имеется ее источник и потребитель (получатель).
Сообщение от источника к получателю передается посредством какой-нибудь среды, являющейся в таком случае «каналом связи» (рис. 1.1). При передаче речевого сообщения – воздух, в котором распространяются звуковые волны, а в передаче письменного сообщения каналом сообщения можно считать лист бумаги, на котором напечатан текст.
Рис. 1.1. Связь между источником и получателем информации
Человеку свойственно субъективное восприятие информации через некоторый набор ее свойств: важность, достоверность, своевременность, доступность и т. д. В этом смысле одно и то же сообщение, передаваемое от источника к получателю, может передавать информацию в разной степени. Так, например, мы хотим сообщить о неисправности компьютера. Для инженера из группы технического обслуживания сообщение «компьютер сломался» явно содержит больше информации, чем для вахтера. Но, в свою очередь, для инженера сообщение «не включается дисплей» содержит информации больше, чем первое, поскольку в большей степени снимает неопределенность, связанную с причиной неисправности компьютера. Как видно, одно и то же сообщение для различных пользователей несет различную информацию.
Атрибуты информации
Чтобы быть полезной, информация должна обладать характеристиками, описанными ниже. Это ключевые атрибуты информации (см. рис. 1.2).
Точность означает нечто большее, чем «один плюс один равно два». Это означает, что информация свободна от ошибок и пристрастности. В некоторых организациях, например, мы обнаруживаем, что менеджеры среднего звена обладают большим влиянием на решения высшего руководства, поскольку они выступают в качестве «привратников» при прохождении информации между средним, нижним и верхним уровнем управления. Такая власть над информацией позволяет менеджерам среднего звена манипулировать информацией (или искажать ее) с целью гарантии, что принятые решения отражают их насущные интересы.
Рис. 1.2. Атрибуты информации
Проверяемость означает, что два квалифицированных специалиста могут создать одну и ту же информацию независимо друг от друга. Часто организации применяют независимые источники информации, чтобы производить и распространять ее непосредственно на каждом уровне управления, уменьшая тем самым тенденцию пристрастности.
Своевременность. Доставка информации получателям в рамках необходимых временных границ – другой ключевой атрибут качества информации. Своевременность означает, что получатели могут иметь доступ к информации, когда им это нужно. Приведем примеры несвоевременной информации:
Актуальность. Попросту говоря, отвечает ли информация на вопросы получателя «что, почему, где, когда, кто и как?». Например, положение судна может быть дано как «на пути в Гибралтар». Эта информация может быть точной и своевременной и в то же время неактуальной, если получатель хочет знать, прошло судно промежуточный порт назначения или нет. «В 14:00 17 декабря 1997 г. судно находилось на 38º с.ш. и 51º з.д.» более подходящий ответ для этого конкретного получателя.
Информация увеличивает осведомленность лица, принимающего решение (ЛПР), за счет уменьшения неопределенности, повышая его возможности в предсказании исхода принятого решения (подтверждая или корректируя более ранние ожидания). Необходимо отметить, что информация, актуальная для одного получателя, не обязательно актуальна для другого.
Понятность означает, что информация должна быть предоставлена в ясном и понятном формате. Информация должна точно отражать значение данных, на которых она основана, и давать точную картину ее получателю, который может затребовать представление информации в любой удобной для него форме (графической, табличной и т. п.). Потребитель информации должен делать свою часть работы, используя свою квалификацию, и как можно меньше тратить времени на выяснения и уточнения.
Полнота. Информация должна содержать все важные данные, которых ожидают от нее пользователи.
Отсутствие любого из этих атрибутов приводит к тому, что информационная система (ИС) отторгается организацией. Для обеспечения этих свойств необходимо принимать специальные меры при разработке и эксплуатации ИС, соответственно затрачивая определенные средства на поддержание полезности информации.
1.2. Классификация информации, циркулирующей в фирме
Любая классификация всегда относительна. Один и тот же объект может быть классифицирован по разным признакам или критериям. Часто встречаются ситуации, когда, в зависимости от условий внешней среды, объект может быть отнесен к разным классификационным группировкам. Эти рассуждения особенно актуальны при классификации видов информации без учета ее предметной ориентации, так как она часто может быть использована в разных условиях, разными потребителями, для разных целей.
На рис. 1.3 приведена одна из схем классификации циркулирующей в организации (фирме) информации [1]. В основу классификации положено пять наиболее общих признаков: место возникновения, стадия обработки, способ отображения, стабильность, функция управления.
Рис. 1.3. Классификация информации, циркулирующей в организации
Место возникновения. По этому признаку информацию можно разделить на входящую выходящую, внутреннюю, внешнюю.
Входящая информация – это информация, поступающая в фирму или ее подразделения. Выходящая информация – это информация, поступающая из фирмы в другую фирму, организацию (подразделение). Одна и та же информация может являться входящей для одной фирмы, а для другой, ее вырабатывающей, выходящей. По отношению к объекту управления (фирме или ее подразделению: цеху, отделу, лабораторияи) информация может быть определена как внутренняя, так и внешняя. Внутренняя информация возникает внутри объекта, внешняя информация – за пределами объекта.
Например, содержание указа правительства об изменении уровня взимаемых налогов для фирмы является, с одной стороны, внешней информацией, с другой стороны, – входной. Сведения фирмы в налоговую инспекцию о размере отчислений в госбюджет являются, с одной стороны, выходной информацией, с другой стороны, – внешней по отношению к налоговой инспекции.
Стадия обработки. По стадии обработки информация может быть первичной, вторичной, промежуточной, результатной. Первичная информация – это информация, которая возникает непосредственно в процессе деятельности объекта и регистрируется на начальной стадии. Вторичная информация – это информация, которая получается в результате обработки первичной информации и может быть промежуточной и результатной. Промежуточная информация используется в качестве исходных данных для последующих расчетов. Результатная информация получается в процессе обработки первичной и промежуточной информации и используется для выработки управленческих решений.
Например, в художественном цехе, где производится роспись чашек, в конце каждой смены регистрируется общее количество произведенной продукции и количество расписанных чашек каждым работником. Это первичная информация. В конце каждого месяца мастер подводит итоги первичной информации. Это будет, с одной стороны, вторичная промежуточная информация, а с другой стороны, – результатная. Итоговые данные поступают в бухгалтерию, где производится расчет заработной платы каждого работника в зависимости от его выработки. Полученные расчетные данные – результатная информация.
Способ отображения. По способу отображения информация подразделяется на текстовую и графическую. Текстовая информация – это совокупность алфавитных, цифровых и специальных символов, с помощью которых представляется информация на физическом носителе (бумаге, изображении на экране дисплея). Графическая информация – это различного рода графики, диаграммы, схемы, рисунки и т. д.
Стабильность. По стабильности информация может быть переменной (текущей) и постоянной (условно-постоянной). Переменная информация отражает фактические количественные и качественные характеристики производственно-хозяйственной деятельности фирмы. Она может меняться для каждого случая как по назначению, так и по количеству. Например: количество произведенной продукции за смену, еженедельные затраты на доставку сырья, количество исправных станков и т. п. Постоянная (условно-постоянная) информация – это неизменная и многократно используемая в течение длительного периода времени информация. Постоянная информация может быть справочной, нормативной, плановой:
Функция управления. По функциям управления обычно классифицируют экономическую информацию. При этом выделяют следующие группы: плановую, нормативно-справочную, учетную и оперативную (текущую). Плановая информация – информация о параметрах объекта управления на будущий период. На эту информацию идет ориентация всей деятельности фирмы.
Например, плановой информацией фирмы могут быть такие показатели, как план выпуска продукции, планируемая прибыль от реализации, ожидаемый спрос на продукцию и т. д.
Нормативно-справочная информация содержит различные нормативные и справочные данные. Ее обновление происходит достаточно редко.
Например, нормативно-справочной информацией на предприятии являются:
Учетная информация – это информация, которая характеризует деятельность фирмы за определенный прошлый период времени. На основании этой информации могут быть проведены следующие действия: скорректирована плановая информация, сделан анализ хозяйственной деятельности фирмы, приняты решения по более эффективному управлению работами и пр. На практике в качестве учетной информации может выступать информация бухгалтерского учета, статистическая информация и информация оперативного учета.
Учетной информацией является количество проданной продукции за определенный период времени, среднесуточная загрузка или простой станков и т. п.
Оперативная (текущая) информация – это информация, используемая в оперативном управлении и характеризующая производственные процессы в текущий (данный) период времени. К оперативной информации предъявляются серьезные требования по скорости поступления и обработки, а также по степени ее достоверности. От того, насколько быстро и качественно проводится ее обработка, во многом зависит успех фирмы на рынке.
Оперативной информацией являются:
1.3. Обработка и хранение данных
Операции, которые выполняются с данными, чтобы произвести информацию, формируют следующие этапы обработки данных: ввод, обработку, хранение, вывод.
На этапе ввода данных сведения об операциях собираются и преобразуются в форму, пригодную для машинной обработки [12].
Один из способов сбора данных состоит в использовании в качестве исходного документа заранее отпечатанной формы, в которую и вписываются данные операции. Примерами внутренних форм могут быть заказ на продажу, требование на приобретение, отчеты, табель рабочего времени. Внешние формы – счет-фактура поставщика, чеки, банковские переводы, предложения клиентов. Сначала исходные документы собираются в пакеты, а затем сканируются или вводятся в систему вручную.
Данные могут также быть введены с использованием оборотного документа, содержащего какие-нибудь данные компании, посылаемого в стороннюю организацию, а затем возвращенного системе как ввод. Оборотные документы готовятся в машиночитаемой форме, чтобы облегчить их последующую обработку как входных записей.
Автоматизированные устройства сбора исходных данных предназначены для перевода данных об операциях в машиночитаемую форму непосредственно во время и на месте их происхождения. Примером служат денежные автоматы, используемые банками, и сканеры, используемые в розничных магазинах.
Для того чтобы облегчить последующую обработку, ввод данных может также потребовать следующую подготовку:
Данные компании – один из ее наиболее важных ресурсов. Но само по себе существование актуальных данных не гарантирует их полезность. Чтобы нормально функционировать, организация должна иметь постоянный и легкий доступ к своим данным. Поэтому лица, для которых предназначены те или иные данные, должны понимать, как эти данные организовываются и хранятся в информационной системе и как к ним можно получить доступ. В сущности, им нужно знать, как управлять данными для получения максимальной выгоды от их совместного использования.
Легко представить, как трудно было бы найти конкретную счет-фактуру, если бы все основные документы фирмы были произвольно свалены в шкафах. К счастью, большинство архивов компаний организовываются для легкого поиска.
Приведем основные понятия и определения, касающиеся хранения данных.
Сущность – это нечто, о чем хранится информация. Примерами сущностей являются служащие, товарно-материальные ценности, счета клиентов. Каждая сущность имеет атрибуты, или характеристики, которые подлежат учету и хранению. Примеры атрибутов – адрес, фамилия клиента, приход, расход (рис. 1.4).
Рис. 1.4. Пример таблицы данных
Символы – числа и буквы, скомбинированные осмысленным образом, образуют значение данных. Например, номер почтового ящика (значение данных) является адресом (атрибутом) Иванова (сущности). Обычно каждый тип сущностей обладает одинаковым набором атрибутов. Например, все служащие имеют свой номер, оклад, домашний адрес. Специфические значения данных этих атрибутов, однако, изменяются от одной сущности к другой (оклад у разных служащих может быть разный).
Системы электронной обработки данных хранят данные, организовывая более мелкие единицы данных в большие, более значимые. Значения данных физически хранятся в области, называемой полем. Несколько полей, сгруппированных вместе, формируют запись, коллекцию значений данных, которая описывает специфические атрибуты сущности. На рис. 1.4 каждая строка представляет разные записи, а каждый столбец – атрибут. На пересечении каждой строки и столбца стоит поле, содержащее символы (значение данных) и описывающее конкретный атрибут и запись, к которой оно относится.
Родственные записи, сгруппированные вместе, образуют файл. Так, например, все записи о дебиторских задолженностях клиентов хранятся в файле дебиторских счетов. Файлы, содержащие связанные по смыслу данные, объединяются, образуя базу данных. Централизованная координация файлов базы данных облегчает как обновление данных, так и доступ к ним пользователя. Например, файл дебиторских счетов может быть объединен с файлами клиентов, продаж, другими файлами, чтобы сформировать базу данных клиентов.
Метод баз данных рассматривает данные как организационный ресурс, который должен использоваться и управляться в интересах всей организации, а не только отдела, из которого исходят данные. Базы данных сосредоточиваются на интеграции и использовании данных всеми допущенными к ним пользователями. Интеграция достигается объединением главных файлов в большие «хранилища» данных, которые доступны многим прикладным программам. Пример – база данных служащих, которая объединяет данные, прежде содержавшиеся в главных файлах платежных ведомостей, кадров, квалификации работников.
Программа, которая контролирует, управляет данными, обеспечивает их хранение, а также связь между данными и прикладными программами, называется системой управления базой данных (СУБД). Совокупность базы данных, СУБД и прикладных программ, которые имеют доступ к базе данных через СУБД, называется информационной системой (системой баз данных). Человека, ответственного за базу данных, называют администратором базы данных.
Использование системы базы данных дает следующие преимущества [11, 12]:
Последний шаг цикла обработки данных – вывод информации. Выводимая информация представляется, как правило, в трех формах: документ, отчет или ответ на запрос.
1.4. Общая характеристика информатизации экономики
Потребление информации, производство информационных продуктов и услуг показали необходимость создания новой сферы бизнеса – информационного бизнеса. Этот бизнес в западных странах зародился в 60-х гг., формировался как самостоятельная отрасль в 70-е гг., а в 80-е гг. превратился в крупнейший многоотраслевой комплекс со своей инфраструктурой. Громадные масштабы этого нового «монстра» современной западной экономики подтверждают следующие цифры. Мировое потребление информационных технологий уже в 1990 г. достигло 2 трилл. долл. (удвоение оборотов произошло всего за 4 года с 1986 г.). Информационное производство в США и Японии по уровню занятости превзошло сферу материального производства, причем в США в этой сфере к началу 80-х гг. было занято уже около 60 % всех работающих [1].
Опыт многих развивающихся стран показывает, что приоритетное развитие информационного производства, в силу стратегического характера информационных ресурсов в развитии современного общества, позволило многим государствам преодолеть огромный разрыв в уровне экономического и социального развития по сравнению с развитыми странами.
Сегодня ведущей тенденцией развития информационного бизнеса является его глобализация. Чисто теоретически любой человек является возможным потребителем информации, поэтому возможности рынка являются беспредельными, хотя и существует довольно жесткая конкуренция между основными производителями. К традиционно сильным производителям, таким, как США, Япония, Франция, Великобритания и Германия, в последние годы добавились фирмы Австралии, Южной Кореи, Тайваня, Сингапура и др. В то же время происходит консолидация всех сил и ресурсов в информационном бизнесе.
Информатизация экономики – превращение информации в экономический ресурс первостепенного значения. Происходит это на базе компьютеризации и телекоммуникаций, обеспечивающих принципиально новые возможности экономического развития, многократного роста производительности труда, решения социальных и экономических проблем, становления нового типа экономических отношений.
Информационные ресурсы, взаимодействуя с техническими средствами обработки и передачи информации, породили новую отрасль экономики – индустрию информатики – и оказывают революционизирующее воздействие на традиционные отрасли производства – промышленность, транспорт, связь, торговлю, финансово-кредитную систему.
Вступление в постиндустриальную, информационную стадию развития цивилизации подтверждается макроэкономическими показателями промышленно развитых стран: увеличилась доля информационного сектора в валовом национальном продукте, повысилась доля работников, занятых обработкой и передачей информации, в общей численности занятых. Так, в 1958 г., когда впервые был поставлен вопрос о количественной оценке вклада информационного производства в национальное богатство и выделены тридцать отраслей, производящих знания, объем информационного сектора в экономике США был оценен в 28,6 %. Согласно современным оценкам этот показатель составляет уже 50 %.
Отрасль информационных услуг (информационный бизнес) занимает заметное место в структуре экономики промышленно развитых стран. К числу предприятий, специализирующихся на обработке информации, относятся различные исследовательские центры, институты научно-технической информации, консультативные фирмы, агентства, вычислительные центры и т. д. Производство на предприятиях информационного комплекса имеет ряд особенностей. В частности, предметами труда в этой отрасли выступает первичная информация, средствами труда – всевозможные способы ее преобразования, хранения, передачи, а целью производства является удовлетворение заказчика. В связи с этим возникают проблемы оценки труда, готового продукта и эффективности информационной деятельности (в настоящее время еще не вполне решенные).
Первоначально информационно-вычислительные услуги предоставляли на коммерческой основе предприятия, располагавшие большими вычислительными мощностями для собственных нужд, – авиационные, электротехнические фирмы. В дальнейшем, с распространением персональных компьютеров, этот сегмент информационного бизнеса потерял былое значение. Другой важный вид этого бизнеса – развитие специализированных коммерческих банков данных, услугами которых могут пользоваться различные отрасли, а также предприниматели. В начале 90-х гг. в США насчитывалось 3457 баз данных, общий объем оказанных на их основе услуг оценивался в 7,5 млрд дол. [4]. Производство средств программного обеспечения – третий сегмент отрасли информационного бизнеса, значение которого растет постоянно. В 80-е гг. в США наблюдался 23 %-й ежегодный прирост в этом секторе. Если 10 лет назад из 10 дол., вложенных в переработку информации, лишь один затрачивался на программное обеспечение и услуги, то в начале 90-х гг. эти затраты составляли половину всех расходов на обработку информации, а в начале XXI в. этот показатель достиг уже 90 % и более [4].
В информационном обществе повышается значение информации как товара. Это является следствием общего роста информационных потребностей и выражением развития отрасли информационных услуг. Свидетельство тому – увеличение вклада информационного сектора в создание национального богатства.
Как известно, собственность на информацию является основой монопольной власти, поскольку владение патентами и лицензиями служит барьером для проникновения в отрасль. Существует и другой важный аспект, связанный с передачей информации, – условия продажи технологий. В них могут включаться ограничения, заранее устраняющие проявление каких-либо конкурентных преимуществ, например, касающиеся рынков сбыта готовой продукции. В таком случае нарушается механизм конкуренции. В то же время информатизация экономики придает данному механизму новые качества. Так, высокая насыщенность рынка товарами и услугами заставляет фирмы постоянно следить за техническими достижениями в своей отрасли, отыскивать на рынке ниши для новых товаров и услуг. Гибкость информационного производства и маркетинг на основе электронных технологий позволяют производителю быстро реагировать на изменение рыночной ситуации. В таких условиях конкуренция становится динамичной, сменяя статичную конкуренцию индустриальной эпохи, когда фирмы, внедрив новые технологии, могли в течение некоторого времени пожинать плоды нововведений, получая монопольную сверхприбыль.
1.5. Информация как экономический ресурс
Сегодня информация рассматривается в качестве одного из важнейших ресурсов развития общества наряду с материальными, энергетическими и людскими. Как замечает по этому поводу Б. Компейн [1,2], «информация всегда была ресурсом, но лишь совсем недавно мы увидели первые проблески восприятия информации в том же контексте, в каком экономисты рассматривают материю и энергию в качестве ресурсов».
Под информацией понимают задокументированные или публично объявленные сведения о событиях и явлениях, которые происходят в обществе, государстве и окружающей природной среде.
В рыночной среде имеют место практически все виды информации, однако наиболее актуальными являются следующие:
Но информация имеет реальную ценность благодаря своей структуре. «Структурированная информация, т. е. информация для прямого применения, нуждается в специальной структуре, которая стоит денег» [2]. С помощью информационных продуктов потребитель имеет возможность удовлетворять потребность в новых сведениях и знаниях, а также различные эстетические потребности. Информационные товары и услуги предоставляют определенную информацию и средства, которые позволяют воссоздавать необходимые знания.
Существование ряда свойств информации, аналогичных свойствам традиционных ресурсов, дало основание использовать многие экономические характеристики (цену, стоимость, издержки, прибыль и т. д.) при анализе информационного производства. В качестве экономического ресурса информация предназначена для обмена, имеется в ограниченном количестве, при этом на нее предъявляется платежеспособный спрос.
Ценность или полезность информации состоит в возможности дать дополнительную свободу действий потребителю. Информация расширяет набор возможных альтернатив и помогает правильно оценить их последствия.
Результатом информационной деятельности является информационный продукт, который предстает на рынке в виде информационных товаров и услуг.
Отметим основные особенности информационного продукта, которые кардинально отличают информацию от других товаров.
Производство информации, в отличие от производства материальных товаров, требует значительных затрат по сравнению с затратами на тиражирование. Копирование того или иного информационного продукта обходится, как правило, намного дешевле его производства. Это свойство информационного продукта – трудность производства и относительная простота тиражирования – создает, в частности, немало проблем в связи с определением прав собственности в рамках сферы информационной деятельности.
Нельзя не сказать и о таком понятии, как информационная услуга, т. е. совершение в указанной законом форме информационной деятельности по доведению информационной продукции до потребителей с целью удовлетворения их информационных потребностей.
1.6. Инфраструктура информационного рынка
Инфраструктура информационного рынка – это совокупность секторов, каждый из которых объединяет группу людей или организаций, предлагающих однородные информационные продукты и услуги.
В соответствии с данным определением попытаемся обобщить известные мнения, отраженные в ряде работ, относительно инфраструктуры информационного рынка. Так, например, в работах [1,9] предложено инфраструктуру информационного рынка представить пятью секторами:
В этой инфраструктуре, как отмечено авторами работы [9], отсутствуют три основных аспекта, характерных для информационного общества:
1) технический – вся аппаратно-техническая база информатики;
2) программный – все программные продукты информатики;
3) коммуникационный – все виды компьютерных сетей и их возможности по передаче информации, все виды телефонной и факсимильной связи.
Кроме того, существует мнение относительно разделения на сектора рынка дистанционных информационных услуг:
Представляется наиболее правомерным подход к инфраструктуре рынка, указанный в работе [6], который мы посчитали возможным взять за основу, внеся некоторые изменения и добавления (рис. 1.5).
Рис. 1.5. Инфраструктура информационного рынка
Выделим пять секторов рынка информационных продуктов и услуг.
1-й сектор – деловая информация; состоит из следующих частей:
2-й сектор – информация для специалистов; содержит следующие части:
3-й сектор – потребительская информация; состоит из следующих частей:
4-й сектор – услуги образования, включает все формы и ступени образования: дошкольное, школьное, специальное, среднепрофессиональное, высшее, повышение квалификации и переподготовку кадров. Информационная продукция может быть представлена в компьютерном или некомпьютерном виде. Это учебники, методические разработки, практикумы, развивающие компьютерные игры, компьютерные обучающие и контролирующие системы, методики обучения и пр.
5-й сектор – обеспечивающие информационные системы и средства; состоит из следующих частей:
Примечание. В каждом секторе может быть организован любой вид доступа:
Информационный рынок, несмотря на разные концепции и мнения относительно его инфраструктуры, существует и развивается, а значит, можно говорить о бизнесе информационных продуктов, услуг, под которым понимается не только торговля и посредничество, но и производство.
В работе [10] приведены функции информационного бизнеса:
1.7. Особенности и регулирование рынка информации
Основными видами информационной деятельности являются получение, использование, распространение, передача и хранение информации. Подготовкой и предоставлением информационных продуктов занимаются специализированные информационные фирмы.
Стратегический характер информации как ресурса экономического и социального развития обусловливает высокую степень государственного регулирования, значительный уровень концентрации и монополизации информационного производства.
Многие продукты информационной деятельности по своему статусу являются общественными благами (фундаментальные научные исследования, государственное управление, национальные сети коммуникаций и т. д.). Они обладают свойствами неделимости и неисключаемости из потребления. Как показывает мировой опыт, на основе одних лишь рыночных принципов невозможно выявить и удовлетворить потребности в такого рода благах.
Как правило, государство берет на себя регулирование процесса производства и распределения информационных продуктов, без которых общество не может нормально развиваться. Это создает более или менее равные возможности в сфере потребления информационных продуктов. Ведь интересы общества требуют, чтобы значительная часть информации была бы доступной, вот почему государство и бесприбыльные организации берут на себя покрытие расходов на обеспечение доступа к информации. Кстати, отметим, что в ряде случаев частный бизнес также заинтересован в достаточно простом и дешевом доступе к информации, например при проведении рекламных кампаний.
Неприбыльные информационные службы, в отличие от государственных, в большей степени следуют законам рынка. Но их деятельность направлена не на замену создаваемых частным бизнесом и государством товаров и услуг, а на возможность их альтернативного предоставления потребителю.
Одним из видов формирования доходов неприбыльного сектора является платная реализация информационных продуктов наряду с бюджетными ассигнованиями, благотворительными взносами, операциями с ценными бумагами.
Итак, высокая степень государственного регулирования информационного производства может быть объяснена ролью государства в производстве многих информационных продуктов, которые являются общественными благами. С другой стороны, государство играет также немалую роль в устранении информационных «всплесков» [2]. Примером положительных информационных «всплесков» является финансирование отдельными фирмами научных исследований и разработок, результаты которых часто становятся достоянием широкого круга заинтересованных лиц.
К отрицательным информационным «всплескам» можно отнести, например, негативное отношение телезрителей к рекламе, которая занимает много эфирного времени. Соответственно, разработаны законодательные акты, регулирующие рекламный бизнес, во многом основанные на критериях эстетического или психологического характера.
Как показывает практика, правовые нормы регулирования проблем, связанных с интеллектуальной собственностью, еще недостаточно разработаны даже в развитых странах. По оценкам экспертов, в начале 90-х гг. потери от «пиратства» на рынке информационных товаров и услуг только для США составляли до 17 млрд долл. ежегодно [4].
Также остаются спорными вопросы денежной оценки в бухгалтерском учете нематериальных активов, в состав которых входят объекты интеллектуальной собственности (права на изобретения, права на промышленные образцы, товарные знаки, права на «ноу-хау», т. е. технический опыт и секреты производства, авторские права, деловая репутация фирмы и т. п.).
Итак, мы видим, что, с одной стороны, регулирование информационных рынков во многих случаях подчиняется общим тенденциям, с другой стороны, особенности информации как товара требуют выработки принципиально новых подходов при оценке эффективности ее производства и возможностей ее использования.
Спрос, предложение и ценообразование на информационном рынке
Несмотря на тенденцию снижения цен на многие виды информационных товаров и услуг, информационный бизнес растет быстрыми темпами, что свидетельствует о значительном потенциале спроса на продукцию информационного сектора.
Многообразие видов информации предопределяет широкий круг потребителей информационных товаров и услуг. В силу того что на информацию имеется и потребительский и производственный спрос, она является предметом как индивидуального, так и производственного потребления. Но сегодня основную массу информационных продуктов потребляют именно фирмы, а не индивидуальные пользователи. Технология производства, оперативная управленческая информация, маркетинговые исследования, деловые консультации – вот примеры использования информационных ресурсов предприятиями. В свою очередь, прямые закупки информационных товаров и услуг населением в развитых странах составляют всего лишь 8 % от общего объема продаж информационного сектора [9].
При высоком уровне развития современных информационных технологий потребитель имеет возможность делать выбор между традиционными и нетрадиционными способами предоставления информации. Например, уже во многих библиотеках можно использовать ручной или электронный каталог, запрашивать ксерокопии необходимых журнальных статей или проводить поиск в полнотекстовых базах данных и т. п.
Практика маркетинговых исследований в разных странах говорит о том, что фирмы-производители информационных продуктов используют несколько основных подходов при установлении цен на информационные товары и услуги. Продуктовый подход основан на особенностях конкретных информационных продуктов. Институциональный подход концентрирует внимание на производителях информационных товаров и услуг. Управленческий подход сочетает в себе некоторые черты предыдущих двух подходов и используется в выработке ценовой стратегии той или иной фирмы.
В процессе формирования цен на информационные товары и услуги каждый производитель решает целый ряд вопросов: насколько уникальны данные товары и услуги, какова платежеспособность потребителей, какова структура рынка данного продукта и т. д.
Информационные службы часто делают ставку на уникальность продукта. Например, на рынке баз данных многие из них не имеют аналогов, что, естественно, дает преимущество при определении уровня цен.
Ценность информационного продукта характеризуется десятками свойств, таких, как значимость, полезность, полнота, своевременность, доступность, форма подачи, достоверность и т. д.
Это качественное разнообразие информационных продуктов обусловливает такую особенность ценообразования на рынке информации, как широкое использование договорных цен, наценок за новизну, уценок, скидок, ценовых льгот, т. е. всех доступных способов придания гибкости ценам.
В отношении многих видов информационных продуктов, в первую очередь тех, которые производятся бесприбыльными организациями или же которые относятся к общественным товарам, возникает проблема платности. С одной стороны, настойчивая ориентация на принцип бесприбыльности, нежелание выходить на информационный рынок могут иметь сегодня катастрофические последствия для традиционных государственных и бесприбыльных информационных организаций. С другой стороны, полный перевод информационной деятельности на коммерческие рельсы может поставить под угрозу общедоступность информации.
В качестве основных аргументов против платности ряда информационных продуктов выдвигаются такие отрицательные последствия применения принципов рынка, как невозможность учесть общественные затраты и выгоды, опасность массового производства дешевых услуг ухудшенного качества и меньшего значения, усиление социального неравенства потребителей, деление общества на «информационно бедных» и «информационно богатых».
С другой стороны, применение принципа платности побуждает информационные службы и поставщиков информации активнее подстраиваться под структуру спроса, повышает понимание реальной ценности информации у пользователей, устраняет излишние запросы, выявляет полезность служб благодаря их оценке через рынок, способствует рационализации управления фирм-производителей информации и т. д.
Так или иначе, рассматривая особенности ценообразования на информационном рынке, мы снова видим особый характер информации как товара, что, в свою очередь, неизбежно накладывает отпечаток на принципы установления цен на рынке информационных продуктов. В ряде случаев информация распределяется, минуя сферу рынка, и потребители получают ее бесплатно. Однако наш интерес касается именно первого аспекта, т. е. распределения информации на соответственном рынке.
1.8. Правовое регулирование на информационном рынке
Развитие рыночных отношений в информационной деятельности поставило вопрос о защите информации как объекта интеллектуальной собственности и имущественных прав на нее. В Российской Федерации принят ряд указов, постановлений, законов, таких, как [2]:
«Об информации, информатизации и защите информации».
«Об авторском праве и смежных правах»,
«О правовой охране программ для ЭВМ и баз данных».
«О правовой охране топологий интегральных схем».
Рассмотрим основные положения закона «Об информации, информатизации и защите информации», который является базовым юридическим документом, открывающим путь к принятию дополнительных нормативных законодательных актов для успешного развитии информационного общества. С его помощью удалось частично решить вопросы правового регулирования на информационном рынке ряда проблем: защиты прав и свобод личности от угроз и ущерба, связанных с искажением, порчей, уничтожением «персональной» информации.
Закон состоит из 25-ти статей, сгруппированных по пяти главам:
В Законе определены цели и основные направления государственной политики в сфере информатизации. Информатизация определяется как важное новое стратегическое направление деятельности государства. Указано, что государство должно заниматься формированием и реализацией единой государственной научно-технической и промышленной политики в сфере информатизации.
Закон создает условия для включения России в международный информационный обмен, предотвращает бесхозяйственное отношение к информационным ресурсам и информатизации, обеспечивает информационную безопасность и права юридических и физических лиц на информацию. В нем определяются комплексное решение проблемы организации информационных ресурсов, правовые положения по их использованию и предлагается рассматривать информационные ресурсы в двух аспектах:
Закон закладывает юридические основы гарантий прав граждан на информацию. Он направлен на урегулирование важнейшего вопроса экономической реформы – формы, права и механизма реализации собственности на накопленные информационные ресурсы и технологические достижения. Обеспечена защита собственности в сфере информационных систем и технологий, что способствует формированию цивилизованного рынка информационных ресурсов, услуг, систем, технологий, средств их обеспечения.
Ввод в действие закона, обеспечение выполнения его положений гарантируют, что государство получит значительную экономию средств и необходимые условия для более устойчивого развития экономики и построения демократического общества в России.
1.9. Информационная поддержка бизнеса
В условиях рыночных отношений растущий спрос на информацию и информационные услуги привел к тому, что современная технология обработки информации ориентирована на применение широкого спектра технических средств, прежде всего электронных вычислительных машин и средств коммуникации [3]. На их основе создаются вычислительные системы и сети различных конфигураций с целью не только накопления, хранения, переработки информации, но и максимального приближения терминальных устройств к рабочему месту специалиста или руководителя, принимающего решения.
Развитие рыночных отношений привело к появлению новых видов предпринимательской деятельности и прежде всего к созданию фирм, занятых информационным бизнесом, разработкой информационных технологий, их совершенствованием, распространением компонентов автоматизированных информационных технологий управления (АИТУ), в частности программных продуктов, автоматизирующих информационные и вычислительные процессы. К их числу относят также вычислительную технику, средства коммуникации, офисное оборудование и специфические виды услуг – информационное, техническое и консультационное обслуживание, обучение и т. п.
В современных условиях требования к образованию и обучению работников возрастают. Например, внедрение компьютеров предполагает обучение кадров, и каждое новое поколение компьютеров требует расширения обучения. Все составляющие техники научного менеджмента базируются на повышении образовательного уровня, и новые организационные проекты требуют большего организационного развития. Повышение требований к уровню обучения и образования является неизбежным результатом «взрыва» знаний и развития высоких технологий. Рост производительности в условиях формирования информационного общества требует менеджеров, которые владеют технологией научного менеджмента.
Эффективный способ разработать план для достижения конкурентного преимущества – это понять угрозы и возможности во внешней среде предприятия. Угрозы и возможности могут существовать во многих переменных внешней среды, которые включают культурные, технологические, политико-правовые, экономические, демографические и тому подобные факторы (окружение предприятия). Фирма ищет совмещения ее сильных сторон и возможностей в окружении, при этом избегая угроз со стороны внешней среды и демонстрации своих слабостей.
Окружение предприятия включает:
Все эти переменные внешней среды устанавливают ограничения, в рамках которых работают предприятия. Поэтому фирмы выстраивают «разведывательную» сеть, которая поставляет информацию, необходимую для адекватного восприятия внешней среды. Например, крупные японские корпорации занимаются сбором научно-технической информации по всему миру. Работая с персоналом фирмы, руководители высшего уровня управления подчеркивают, что, только располагая необходимой информацией о действиях конкурентов, можно захватить инициативу в областях деятельности, в которых занята фирма. Принятие правильных решений в области научно-исследовательских работ становится невозможным без полной информации о деятельности не только конкурентов, но и новых фирм на рынке, а также о способности поставщиков и потребителей отстаивать свои интересы.
Правильное определение бизнеса фирмы обычно требует принятия во внимание трех факторов:
1) потребностей покупателей (что надо производить?);
2) специфических групп покупателей (для кого надо производить?);
3) технологического или функционального исполнения (как, каким образом удовлетворяются потребности покупателей?).
Таким образом, бизнес компании определяется тем, какие потребности необходимо удовлетворить и для какой именно целевой группы потребителей, а также технологиями, которые будут использоваться, и функциями, которые будут осуществляться при работе на целевом рынке.
Бизнес – это деятельность, осуществляемая частными лицами, предприятиями или организациями по извлечению природных ресурсов, производству или приобретению и продаже товаров или оказанию услуг в обмен на другие товары, услуги или деньги к взаимной выгоде заинтересованных лиц или организаций.
В развитии бизнеса в настоящее время большую роль играет его информатизация. В конкурентной борьбе решающее значение приобретают вопросы насыщения производства потоками информации и управление этими потоками. Чтобы руководитель имел возможность более эффективно использовать информацию, он должен получать ее в меньшем объеме, более концентрированной и соответствующей тем задачам, которые решаются на данном уровне управления. Обычно только незначительная часть факторов имеет существенное значение при принятии решений. Поэтому основную массу данных, которые возникают при функционировании объектов, следует тщательно «фильтровать» и только необходимые данные передавать в подсистемы управления для принятия соответствующих управляющих воздействий. Прошедшую «фильтр» информацию следует агрегировать, т. е. исключить второстепенное, обобщить и укрупнить.
Высшие органы управления в большей степени решают стратегические задачи, связанные с перспективным планированием, перераспределением значительных ресурсов, но не могут решать тактические задачи в таком объеме, как это делается на низших уровнях. Эта особенность систем управления не всегда отражается в информационных системах. Потоки информации, идущие от низших уровней управления к высшим, представляют собой практически одни и те же сведения, которые лишь суммируются, обобщаются по мере продвижения к верхним уровням управления. При передаче информации от подсистем управления низшего уровня к подсистемам более высокого уровня должно происходить сжатие информации. Это относится к процессам передачи осведомительной информации (обратная связь управления). При движении же распорядительной информации «вниз» (прямая связь управления) узлы информационной системы выступают как генераторы дополнительной информации, причем в отдельных случаях объем дополнительной информации может быть очень большим.
Информационное пространство бизнеса включает:
Понятие бизнес-процесса
В последние годы происходит активное внедрение методов менеджмента, основанных на новых представлениях о способах управления. Основными причинами развития такого процесса являются:
Сложилась ситуация, когда иерархическая система управления, организованная по функциональному признаку, стала тормозом на пути выживания производителей. Появилась необходимость в переосмыслении деятельности предприятий и организаций с ориентацией их не на функции, а на процессы.
Под бизнес-процессом понимают серию логически взаимосвязанных действий, при которых ресурсы предприятий или организаций используются для создания или получения полезного для потребителя продукта или услуги в фиксированный промежуток времени [3]. Иными словами, это поток работы, переходящий от одного работника к другому (от одного отдела к другому). Процессы можно описать на разных уровнях, но они всегда имеют начало, определенное число шагов и четко очерченный конец. Не существует стандартного перечня процессов.
Макропроцесс можно разбить на субпроцессы. Основные процессы обеспечивают производство продукции (выход системы), которую требуют потребители. Вспомогательные процессы обеспечивают осуществление основных процессов. Работу предприятия следует рассматривать как совокупность пронизывающих его бизнес-процессов.
Реинжиниринг бизнес-процессов
Появление термина «реинжиниринг бизнес-процессов» в начале 90-х гг. XX в. связано с именами М. Хаммера, Дж. Чаппи, Т. Н. Давенпорта [3]. Тем не менее, хотя это и новый термин, многие из теорий, на которых он базируется, уже давно известны. Десятилетиями менеджеров учили, как отмечает П. Дракер, что существует разница между производительностью и эффективностью. Производительность означает «делать что-то как следует», тогда как эффективность – «делать что следует». В 1980-х гг. во многих организациях была внедрена система всеобщего управления качеством. Методы, применяемые в этой системе (например: метод анализа процессов, внутрифирменная оценка деятельности, анализ восприятия процессов), дают ценную информацию для управления бизнес-процессами.
Хаммер и Чаппи определили реинжиниринг как «фундаментальное переосмысление и радикальную перестройку бизнес-процессов компаний с целью достижения коренных улучшений актуальных показателей их деятельности: стоимости, качества, услуг и темпов». Реинжиниринг бизнес-процессов использует преимущества технологий, но не только компьютерных, но и технологий управления изменениями и людьми, что дает возможность эффективнее управлять предприятиями.
Реинжиниринг бизнес-процессов – это создание новых и более эффективных бизнес-процессов без учета предшествующего развития. Это означает, что бизнес-процессы могут осуществляться и в рамках одной функции или одного подразделения, но основное – то, что они объединяют функции на макроорганизационном уровне. Из данного определения вытекает ряд важных выводов:
1) реинжиниринг бизнес-процесов позволяет начать как бы с «чистого листа» (для этого требуется свободный ум, не скованный рамками существующих систем);
2) реинжиниринг бизнес-процессов ставит под вопрос многие общепринятые предположения (суть этого метода – «все подвергай сомнению»);
3) реинжиниринг бизнес-процессов требует творческого начала. Реинжиниринг зависит от стиля мышления (например, прежде люди всегда работали в офисах, теперь работа в домашних условиях – реальный факт);
4) реинжиниринг бизнес-процессов не сводится только к использованию технологии. На практике реинжиниринг включает и другие элементы: правильное использование принципов управления процессами, развитие методов управления качеством, современные методы мотивации и управления персоналом.
Вопросы и задания для самопроверки
Тема 2. ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ И ИХ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДЛЯ ПОДДЕРЖКИ ПРИНЯТИЯ ЭКОНОМИЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ
2.1. Понятие и основные свойства системы
Понятие «система» в переводе с греческого означает «целое, составленное из частей». Дадим простое интуитивное определение системы и подсистемы (ниже мы дадим более строгое и полное определение).
Система – объект, процесс, в котором участвующие элементы связаны некоторыми связями и отношениями.
Можно дать и следующее, более полное определение системы.
Система – это средство достижения цели или все то, что необходимо для достижения цели (элементы, отношения, структура, работа, ресурсы) в некотором заданном множестве объектов (операционной среде).
Подсистема – часть системы с некоторыми связями и отношениями.
Любая система состоит из подсистем, любая из подсистемы любой системы может быть рассмотрена сама как система. Например, наука – система, обеспечивающая получение, проверку, фиксацию (хранение), актуализацию знаний общества. Наука имеет подсистемы: математику, информатику, физику, филологию и др. Любое знание существует лишь в форме систем (систематизированное знание), а теория – наиболее развитая система их организации в систему, позволяющая не только описывать, но и объяснять, прогнозировать события, процессы.
Цель – образ несуществующего, но желаемого (с точки зрения задачи или рассматриваемой проблемы) состояния среды, т. е. такого состояния, которое позволяет решать проблему при данных ресурсах. Это – описание, представление некоторого наиболее предпочтительного состояния системы.
Основные социально-экономические цели общества:
Целенаправленное поведение системы – поведение системы (т. е. последовательность принимаемых ею состояний), ведущее к цели системы.
Задача – некоторое множество исходных посылок (входных данных к задаче), описание цели, определенной над множеством этих данных и, может быть, описание возможных стратегий достижения этой цели или возможных промежуточных состояний исследуемого объекта.
Пример. Глобальная экономическая задача, с которой сталкивается любое общество, корректное разрешение конфликта между фактически неограниченным человеческим потреблением товаров и услуг и ограниченными ресурсами (материальными, энергетическими, информационными, людскими), которые могут быть актуализированы для удовлетворения этих потребностей. При этом рассматривают следующие основные экономические задачи общества:
Описание (спецификация) системы – это описание всех её элементов (подсистем), их взаимосвязей, целей, функций при некоторых ресурсах, т. е. всех допустимых состояний.
Если входные посылки, цель, условие задачи, решение или, возможно, даже само понятие решения плохо описываемы, формализуемы, то эти задачи называются плохо формализуемыми. Поэтому при решении таких задач приходится рассматривать целый комплекс формализованных задач, с помощью которых можно исследовать эту плохо формализованную задачу. Сложность исследования таких задач – в необходимости учета различных, а часто и противоречивых критериев определения, оценки решения задачи. Плохо формализуемыми будут, например, задачи восстановления «размытых» текстов, изображений, составления учебного расписания в любом большом вузе, составления «формулы интеллекта», описания функционирования мозга, социума, перевода текстов с одного языка на другой с помощью ЭВМ и др.
Структура – это все то, что вносит порядок во множество объектов, т. е. совокупность связей и отношений между частями целого, необходимые для достижения цели. Примерами структур могут быть структура извилин мозга, структура студентов на курсе, структура государственного устройства, структура кристаллической решетки вещества, структура микросхемы и др. Кристаллическая решетка алмаза – структура неживой природы; пчелиные соты, полосы зебры – структуры живой природы; озеро – структура экологической природы; партия (общественная, политическая) – структура социальной природы; Вселенная – структура как живой, так и неживой природы.
Структуры систем бывают разного типа [4], разной топологии (или же пространственной структуры). Рассмотрим основные топологии структур систем (см. рис. 2.1 – 2.4).
Примером линейной структуры является структура станций метро на одной (не кольцевой) линии. Примером иерархической структуры является структура управления вузом: «Ректор – Проректора – Деканы – Заведующие кафедрами и подразделениями – Преподаватели кафедр и сотрудники других подразделений». Пример сетевой структуры – структура организации строительно-монтажных работ при строительстве дома: некоторые работы, например, монтаж стен, благоустройство территории и др. можно выполнять параллельно. Пример матричной структуры – структура работников отдела НИИ, выполняющих работы по одной и той же теме.
Рис. 2.1. Структура линейного типа
Рис. 2.2. Структура иерархического (древовидного) типа
Рис. 2.3. Структура сетевого типа
Рис. 2.4. Структура матричного типа
Кроме указанных основных типов структур, используются и другие, образующиеся с помощью их корректных комбинаций – соединений и вложений.
Приведем несколько систем, состоящих из разных элементов и направленных на реализацию разных целей (табл. 2.1).
Таблица 2.1
Примеры систем
|
Система |
Элементы системы |
Главная цель системы |
|
Фирма |
Люди, оборудование, материалы, здания и др. |
Производство товаров |
|
Компьютер |
Электронные и электромеханические элементы, линии связи и др. |
Обработка данных |
|
Телекоммуникационная система |
Компьютеры, модемы, кабели, сетевое программное обеспечение и др. |
Передача информации |
|
Информационная система |
Компьютеры, компьютерные сети, люди, информационное и программное обеспечение |
Производство профессиональной информации |
Любая система имеет внутренние состояния, внутренний механизм преобразования входных сигналов, данных в выходные (внутреннее описание) и внешние проявления (внешнее описание). Внутреннее описание даёт информацию о поведении системы, о соответствии (несоответствии) внутренней структуры системы целям, подсистемам (элементам) и ресурсам в системе, внешнее описание – о взаимоотношениях с другими системами, с целями и ресурсами других систем (см. рис. 2.5).
Внутреннее описание системы определяет внешнее описание. Банк образует систему. Внешняя среда банка – система инвестиций, финансирования, трудовых ресурсов, нормативов и т. д. Входные воздействия – характеристики (параметры) этой системы. Внутренние состояния системы – характеристики финансового состояния. Выходные воздействия – потоки кредитов, услуг, вложений и т. д. Функции этой системы – банковские операции, например кредитование. Функции системы также зависят от характера взаимодействий системы и внешней среды. Множество выполняемых банком (системой) функций зависят от внешних и внутренних функций, которые могут быть описаны (представлены) некоторыми числовыми и/или нечисловыми, например качественными, характеристиками или характеристиками смешанного, качественно – количественного характера.
Рис. 2.5. Структура системы в общем виде
Основные признаки системы [4]:
2.2. Понятие информационной системы
Добавление к понятию «система» слова «информационная» отражает цель ее создания и функционирования. Информационные системы обеспечивают сбор, хранение, обработку, поиск, выдачу информации, необходимой в процессе принятия решений, из любой области. Они помогают анализировать проблемы и создавать новые продукты.
Информационная система – взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.
Современное понимание информационной системы предполагает использование в качестве основного технического средства переработки информации персонального компьютера. В крупных организациях, наряду с персональным компьютером, в состав технической базы информационной системы могут входить так называемые мэйн-фрэймы (большие ЭВМ), или супер-ЭВМ. Кроме того, техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль человека, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно ее получение и представление.
Под организацией будем понимать сообщество людей, объединенных общими целями и использующих общие материальные и финансовые средства для производства материальных и информационных продуктов и услуг. В тексте на равноправных началах будут употребляться два слова: «организация» и «фирма».
Необходимо понимать разницу между компьютерами и информационными системами. Компьютеры, оснащенные специализированными программными средствами, являются технической базой и инструментом для информационных систем. Информационная система немыслима без персонала, взаимодействующего с компьютерами и телекоммуникациями.
Этапы развития информационных систем
История развития информационных систем и цели их использования на разных периодах представлены в табл. 2.2.
Первые информационные системы появились в 50-х гг. прошлого века. В эти годы они были предназначены для обработки счетов и расчета зарплаты, а реализовывались на электромеханических бухгалтерских счетных машинах. Это приводило к некоторому сокращению затрат и времени на подготовку бумажных документов.
Шестидесятые годы знаменуются изменением отношения к информационным системам. Информация, полученная из них, стала применяться для периодической отчетности по многим параметрам. Для этого организациям требовалось компьютерное оборудование широкого назначения, способное обслуживать множество функций, а не только обрабатывать счета и считать зарплату, как было ранее.
В 70-х – начале 80-х гг. информационные системы начинают широко использоваться в качестве средства управленческого контроля, поддерживающего и ускоряющего процесс принятия решений.
К концу 80-х гг. концепция использования информационных систем вновь изменяется. Они становятся стратегическим источником информации и используются на всех уровнях организации любого профиля. Информационные системы этого периода, предоставляя вовремя нужную информацию, помогают организации достичь успеха в своей деятельности, создавать новые товары и услуги, находить новые рынки сбыта, обеспечивать себе достойных партнеров, организовывать выпуск продукции по низкой цене и многое другое.
Таблица 2.2
Изменение подхода к использованию информационных систем
|
Период времени |
Концепция использования информации |
Вид информационных систем |
Цель использования |
|
1950-1960 гг. |
Бумажный поток расчетных документов |
Информационные системы обработки расчетных документов на электромеханических бухгалтерских машинах |
Повышение скорости обработки документов. Упрощение процедуры обработки счетов и расчета зарплаты |
|
1960-1970 гг. |
Основная помощь в подготовке отчетов |
Управленческие информационные системы для производственной информации |
Ускорение процесса подготовки отчетности |
|
1970-1980 гг. |
Управленческий контроль реализации (продаж) |
Системы поддержки принятия решений. Системы для высшего звена управления |
Выработка наиболее рационального решения |
|
1980-2000 гг. |
Информация – стратегический ресурс, обеспечивающий конкурентное преимущество |
Стратегические информационные системы. Автоматизированные офисы |
Выживание и процветание фирмы |
Процессы, обеспечивающие работу информационной системы любого назначения, условно можно представить в виде схемы (см. рис. 2.6).
В настоящее время сложилось мнение об информационной системе как о системе, реализованной с помощью компьютерной техники, хотя в общем случае информационную систему можно понимать и в некомпьютерном варианте.
Рис. 2.6. Процессы в информационной системе
Чтобы разобраться в работе информационной системы, необходимо понять суть проблем, которые она решает, а также организационные процессы, в которые она включена. Так, например, при определении возможности компьютерной информационной системы для поддержки принятия решений следует учитывать:
Технология работы в компьютерной информационной системе доступна для понимания специалистом некомпьютерной области и может быть успешно использована для контроля процессов профессиональной деятельности и управления ими.
Внедрение информационных систем может способствовать:
Создание и использование информационной системы для любой организации нацелены на решение следующих задач:
Построение информационной системы можно сравнить с постройкой дома. Кирпичи, гвозди, цемент и прочие материалы, сложенные вместе, не дают дома. Нужны проект, землеустройство, строительство и др., чтобы появился дом.
Аналогично для создания и использования информационной системы необходимо сначала понять структуру, функции и политику организации, цели управления и принимаемых решений, возможности компьютерной технологии. Информационная система является частью организации, а ключевые элементы любой организации – структура и органы управления, стандартные процедуры, персонал, субкультура.
Построение информационной системы должно начинаться с анализа структуры управления организацией.
2.3. Структура управления организацией
Координация работы всех подразделений организации осуществляется через органы управления разного уровня. Под управлением понимают обеспечение поставленной цели при условии реализации следующих функций: организационной, плановой, учетной, анализа, контрольной, стимулирования. Рассмотрим содержание управленческих функций.
Организационная функция заключается в разработке организационной структуры и комплекса нормативных документов: штатного расписания фирмы, отдела, лаборатории, группы и т. п. с указанием подчиненности, ответственности, сферы компетенции, прав, обязанностей и т. п. Чаще всего это излагается в положении по отделу, лаборатории или должностных инструкциях.
Планирование (плановая функция) состоит в разработке и реализации планов по выполнению поставленных задач. Например, бизнес-план для всей фирмы, план производства, план маркетинговых исследований, финансовый план, план проведения научно-исследовательской работы и т. д. на различные сроки (год, квартал, месяц, день).
Учетная функция заключается в разработке или использовании уже готовых форм и методов учета показателей деятельности фирмы: бухгалтерский учет, финансовый учет, управленческий учет и т. п. В общем случае учет можно определить как получение, регистрация, накопление, обработка и предоставление информации о реальных хозяйственных процессах.
Анализ, или аналитическая функция, связывается с изучением итогов выполнения планов и заказов, определением влияющих факторов, выявлением резервов, изучением тенденций развития и т. д. Выполняется анализ разными специалистами, в зависимости от сложности и уровня анализируемого объекта или процесса. Анализ результатов хозяйственной деятельности фирмы за год и более проводят специалисты, а на уровне цеха, отдела – менеджер этого уровня (начальник или его заместитель) совместно со специалистом-экономистом.
Контрольная функция чаще всего осуществляется менеджером: контроль за выполнением планов, расходованием материальных ресурсов, использованием финансовых средств и т. п.
Стимулирование, или мотивационная функция, предполагает разработку и применение различных методов стимулирования труда подчиненных работников:
В последние годы в сфере управления все активнее стало применяться понятие «принятие решения» и связанные с этим понятием системы, методы, средства поддержки принятия решений.
Принятие решения – акт целенаправленного воздействия на объект управления, основанный на анализе ситуации, определении цели, разработке программы достижения этой цели.
Структура управления любой организации традиционно делится на три уровня: операционный, функциональный и стратегический. Уровни управления (вид управленческой деятельности) определяются сложностью решаемых задач. Чем сложнее задача, тем более высокий уровень управления требуется для ее решения. При этом следует понимать, что более простых задач, требующих немедленного (оперативного) решения, возникает значительно большее количество, а значит и уровень управления для них нужен другой – более низкий, где принимаются решения оперативно. При управлении необходимо также учитывать динамику реализации принимаемых решений, что позволяет рассматривать управление под углом временного фактора.
На рис. 2.7 отображены три уровня управления, которые соотнесены с такими факторами, как степень возрастания власти, ответственности, сложности решаемых задач, а также динамика принятия решений по реализации задач.
Рис. 2.7. Пирамида уровней управления, отражающая возрастание власти, ответственности, сложности и динамику принятия решений
Операционный (нижний) уровень управления обеспечивает решение многократно повторяющихся задач и операций и быстрое реагирование на изменения входной текущей информации. На этом уровне достаточно велики как объем выполняемых операций, так и динамика принятия управленческих решений. Этот уровень управления часто называют оперативным из-за необходимости быстрого реагирования на изменение ситуации. На уровне оперативного (операционного) управления большой объем занимают учетные задачи.
Некоторые учетные задачи:
Функциональный (тактический) уровень управления обеспечивает решение задач, требующих предварительного анализа информации, подготовленной на первом уровне. На этом уровне большое значение приобретает такая функция управления, как анализ. Объем решаемых задач уменьшается, но возрастает их сложность. При этом не всегда удается выработать нужное решение оперативно, требуется дополнительное время на анализ, осмысление, сбор недостающих сведений и т. п. Управление связано с некоторой задержкой от момента поступления информации до принятия решений и их реализации, а также от момента реализации решений до получения реакции на них. Например, на основании анализа статистических данных по спросу на продукцию, о ценах конкурентов и пр. прогнозируется прибыль и разрабатывается план выпуска продукции на ближайший период (неделю, месяц, квартал). Результаты принимаемых управленческих решений проявляются спустя некоторое время.
Стратегический уровень обеспечивает выработку управленческих решений, направленных на достижение долгосрочных стратегических целей организации. Поскольку результаты принимаемых решений проявляются спустя длительное время, особое значение на этом уровне имеет такая функция управления, как стратегическое планирование. Прочие функции управления на этом уровне в настоящее время разработаны недостаточно полно. Часто стратегический уровень управления называют стратегическим, или долгосрочным, планированием. Правомерность принятого на этом уровне решения может быть подтверждена спустя достаточно длительное время. Могут пройти месяцы или годы. Ответственность за принятие управленческих решений чрезвычайно велика и определяется не только результатами анализа с использованием математического и специального аппарата, но и профессиональной интуицией менеджеров. Например, на основании анализа финансового состояния фирмы принимаются решения об увеличении (уменьшении, снятии с продажи) производимой продукции, о привлечении дополнительных работников или об их сокращении.
Персонал организации – сотрудники разной степени квалификации и уровней управления – от секретарей, выполняющих простейшие типовые операции обработки, до специалистов и менеджеров, принимающих стратегические решения. На рис. 2.8 показано соответствие разных уровней квалификации персонала уровням управления.
Рис. 2.8. Квалификация персонала по уровням управления
На верхнем, стратегическом, уровне управления – менеджеры высшего звена руководства организации (глава фирмы и его заместители). Основная их задача – стратегическое планирование деятельности фирмы на рынке и координация внутрифирменной тактики управления.
На среднем, функциональном, уровне – менеджеры среднего звена и специалисты (начальники служб, отделов, цехов, начальник смены, участка, научные сотрудники и т. п.). Основная задача – тактическое управление фирмой при решении основных функций в заданной сфере деятельности.
На нижнем, операционном, уровне – исполнители и менеджеры низшего звена (бригадиры, инженеры, ответственные исполнители, мастера, нормировщики, техники, лаборанты и т. п.). Основная задача – оперативное реагирование на изменение ситуации. На всех уровнях управления работают как менеджеры, осуществляющие только общие функции, так и менеджеры-специалисты, которые реализуют функции управления в сфере своей компетенции.
Прочие элементы организации
Стандартные процедуры в организации – точно определенные правила выполнения заданий в различных ситуациях. Они охватывают все стороны функционирования организации, начиная от технологических операций по составлению документов на производимую продукцию и кончая разбором жалоб потребителей.
Субкультура любой организации – совокупность представлений, принципов, типов поведения. Особую роль играет важная ее составляющая – информационная культура специалиста. Это также должно найти отражение в информационной системе. В фирме, предоставляющей туристические услуги, принято следующее правило – клиент обслуживается в порядке очередности. Значит, и информационная система должна обрабатывать и выдавать информацию, анализируя время поступления заявки клиента.
Существует взаимозависимость между стратегией, правилами, процедурами организации и аппаратной, программной, телекоммуникационной частями информационной системы. Поэтому очень важно на этапе внедрения и проектирования информационных систем активное участие менеджеров, определяющих круг предполагаемых для решения проблем, задач и функций по своей предметной области.
Следует заметить также, что информационные системы сами по себе дохода не приносят, но могут способствовать его получению. Они могут оказаться дорогими и, если их структура и стратегия использования не были тщательно продуманы, даже бесполезными. Внедрение информационных систем связано с необходимостью автоматизации функций работников, а значит, способствует их высвобождению. Могут также последовать большие организационные изменения в структуре фирмы, которые, если не учтен человеческий фактор и не выбрана правильная социальная и психологическая политика, часто проходят очень трудно и болезненно.
2.4. Примеры информационных систем в организации
Информационная система по отысканию рыночных ниш. При покупке товаров в некоторых фирмах информационная система регистрирует данные о покупателе, что позволяет:
Информационные системы, ускоряющие потоки товаров. Предположим, фирма специализируется на поставках продуктов в определенное учреждение, например в больницу. Как известно, иметь большие запасы продуктов на складах фирмы очень невыгодно, а не иметь их невозможно. Для того чтобы найти оптимальное решение этой проблемы, фирма устанавливает терминалы в обслуживаемом учреждении и подключает их к информационной системе. Заказчик прямо с терминала вводит свои пожелания по предоставляемому ему каталогу. Эти данные поступают в информационную систему по учету заказов.
Менеджеры, делая выборки по поступившим заказам, принимают оперативные управленческие решения по доставке заказчику нужного товара за короткий промежуток времени. Таким образом экономятся огромные деньги на хранение товаров, ускоряется и упрощается поток товаров, отслеживаются потребности покупателей.
Информационные системы по снижению издержек производства. Эти информационные системы, отслеживая все фазы производственного процесса, способствуют улучшению управления и контроля, более рациональному планированию и использованию персонала и, как следствие, снижению себестоимости производимой продукции и услуг. Информационная система, установленная в фирме по сдаче автомашин внаем, отслеживает местонахождение, стоимость и техническое состояние парка прокатных машин. Это позволяет минимизировать потери от простоя и пустого прогона для каждой автомашины, перераспределяя предложения согласно спросу.
Информационные системы автоматизации технологии («менеджмент уступок»). Суть этой технологии состоит в том, что, если доход фирмы остается в рамках рентабельности, потребителю делаются разные скидки в зависимости от количества и длительности контрактов. В этом случае потребитель становится заинтересован во взаимодействии с фирмой, а фирма тем самым привлекает дополнительное число клиентов. Если же клиент не желает взаимодействовать с данной фирмой и переходит на обслуживание к другой, то его затраты могут возрасти из-за потери предоставляемых ему ранее скидок. Информационная система по продаже авиабилетов позволяет проанализировать архивные данные за многие годы, оценить перспективы наполнения салона, назначить разумную цену на каждое место, снизить количество непроданных билетов и пр. Она резервирует каждое место на самолет в США за три месяца до полета 1,5 раза, т. е. два места резервируются за тремя пассажирами. Информационная система банка обеспечивает все виды оплат по счетам его клиентов. Она умышленно сделана несовместимой с информационными системами других банков. Таким образом, клиент попадает в круг услуг банка, из которого ему трудно выйти. В обмен банк предлагает ему различные скидки и бесплатные услуги.
2.5. Структура информационной системы
Структуру информационной системы составляет совокупность отдельных ее частей, называемых подсистемами. Подсистема – это часть системы, выделенная по какому-либо признаку.
Общую структуру информационной системы можно рассматривать как совокупность подсистем, независимо от сферы применения. В этом случае говорят о структурном признаке классификации, а подсистемы называют обеспечивающими. Таким образом, структура любой информационной системы может быть представлена совокупностью обеспечивающих подсистем (рис. 2.9).
Рис. 2.9. Структура информационной системы как совокупность обеспечивающих подсистем
Среди обеспечивающих подсистем обычно выделяют информационное, техническое, математическое, программное, организационное и правовое обеспечение.
Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений.
Информационное обеспечение – совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.
Унифицированные системы документации создаются на государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях. Главная цель – это обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства. Разработаны стандарты, где устанавливаются требования:
Однако, несмотря на существование унифицированной системы документации, при обследовании большинства организаций постоянно выявляется целый комплекс типичных недостатков:
Поэтому устранение указанных недостатков является одной из задач, стоящих при создании информационного обеспечения.
Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления.
В качестве примера простейшей схемы потоков данных можно привести схему, где отражены все этапы прохождения служебной записки или записи в базе данных о приеме на работу сотрудника – от момента ее создания до выхода приказа о его зачислении на работу.
Построение схем информационных потоков, позволяющих выявить объемы информации и провести ее детальный анализ, обеспечивает:
При этом подробно должны рассматриваться вопросы взаимосвязи движения информации по уровням управления (см. рис. 2.7). Следует выявить, какие показатели необходимы для принятия управленческих решений, а какие нет. К каждому исполнителю должна поступать только та информация, которая используется.
Методология построения баз данных базируется на теоретических основах их проектирования. Для понимания концепции методологии приведем основные ее идеи в виде двух последовательно реализуемых на практике этапов:
1-й этап – обследование всех функциональных подразделений фирмы с целью:
2-й этап – построение концептуальной информационно-логической модели данных для обследованной на 1-м этапе сферы деятельности. В этой модели должны быть установлены и оптимизированы все связи между объектами и их реквизитами. Информационно-логическая модель является фундаментом, на котором будет создана база данных.
Для создания информационного обеспечения необходимо:
Техническое обеспечение – комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.
Комплекс технических средств составляют:
Документацией оформляются предварительный выбор технических средств, организация их эксплуатации, технологический процесс обработки данных, технологическое оснащение. Документацию можно условно разделить на три группы:
К настоящему времени сложились две основные формы организации технического обеспечения (формы использования технических средств): централизованная и частично или полностью децентрализованная.
Централизованное техническое обеспечение базируется на использовании в информационной системе больших ЭВМ и вычислительных центров.
Децентрализация технических средств предполагает реализацию функциональных подсистем на персональных компьютерах непосредственно на рабочих местах.
Перспективным подходом следует считать, по-видимому, частично децентрализованный подход – организацию технического обеспечения на базе распределенных сетей, состоящих из персональных компьютеров и большой ЭВМ для хранения баз данных, общих для любых функциональных подсистем.
Математическое и программное обеспечение – совокупность математических методов, моделей, алгоритмов и программ для реализации целей и задач информационной системы, а также нормального функционирования комплекса технических средств.
К средствам математического обеспечения относятся:
В состав программного обеспечения входят общесистемные и специальные программные продукты, а также техническая документация.
К общесистемному программному обеспечению относятся комплексы программ, ориентированных на пользователей и предназначенных для решения типовых задач обработки информации. Они служат для расширения функциональных возможностей компьютеров, контроля и управления процессом обработки данных.
Специальное программное обеспечение представляет собой совокупность программ, разработанных при создании конкретной информационной системы. В его состав входят пакеты прикладных программ (ППП), реализующие разработанные модели разной степени адекватности, отражающие функционирование реального объекта.
Техническая документация на разработку программных средств должна содержать описание задач, задание на алгоритмизацию, экономико-математическую модель задачи, контрольные примеры.
Организационное обеспечение – совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации информационной системы.
Организационное обеспечение реализует следующие функции:
Правовое обеспечение – совокупность правовых норм, определяющих создание, юридический статус и функционирование информационных систем, регламентирующих порядок получения, преобразования и использования информации.
Главной целью правового обеспечения является укрепление законности. В состав правового обеспечения входят законы, указы, постановления государственных органов власти, приказы, инструкции и другие нормативные документы министерств, ведомств, организаций, местных органов власти. В правовом обеспечении можно выделить общую часть, регулирующую функционирование любой информационной системы, и локальную часть, регулирующую функционирование конкретной системы.
Правовое обеспечение этапов разработки информационной системы включает нормативные акты, связанные с договорными отношениями разработчика и заказчика и правовым регулированием отклонений от договора.
Правовое обеспечение этапов функционирования информационной системы включает:
2.6. Классификация информационных систем по признаку структурированности задач
При создании или при классификации информационных систем неизбежно возникают проблемы, связанные с формальным – математическим и алгоритмическим описанием решаемых задач. От степени формализации во многом зависят эффективность работы всей системы, а также уровень автоматизации, определяемый степенью участия человека при принятии решения на основе получаемой информации.
Чем точнее математическое описание задачи, тем выше возможности компьютерной обработки данных и тем меньше степень участия человека в процессе ее решения. Это и определяет степень автоматизации задачи.
Различают три типа задач, для которых создаются информационные системы: структурированные (формализуемые), неструктурированные (неформализуемые) и частично структурированные [5].
Структурированная (формализуемая) задача – задача, где известны все ее элементы и взаимосвязи между ними.
Неструктурированная (неформализуемая) задача – задача, в которой невозможно выделить элементы и установить между ними связи.
В структурированной задаче удается выразить ее содержание в форме математической модели, имеющей точный алгоритм решения. Подобные задачи обычно приходится решать многократно, и они носят рутинный характер. Целью использования информационной системы для решения структурированных задач является полная автоматизация их решения, т. е. сведение роли человека к нулю.
Например, в информационной системе необходимо реализовать задачу расчета заработной платы. Это структурированная задача, где полностью известен алгоритм решения. Рутинный характер этой задачи определяется тем, что расчеты всех начислений и отчислений весьма просты, но объем их очень велик, так как они должны многократно повторяться ежемесячно для всех категорий работающих.
Решение неструктурированных задач из-за невозможности создания математического описания и разработки алгоритма связано с большими трудностями. Возможности использования здесь информационной системы невелики. Решение в таких случаях принимается человеком из эвристических соображений на основе своего опыта и, возможно, косвенной информации из разных источников. Попробуйте, например, формализовать взаимоотношения в вашей студенческой группе. Наверное, вряд ли вы сможете это сделать. Это связано с тем, что для данной задачи существен психологический и социальный факторы, которые очень сложно описать алгоритмически.
Заметим, что в практике работы любой организации существует сравнительно немного полностью структурированных или совершенно неструктурированных задач. О большинстве задач можно сказать, что известна лишь часть их элементов и связей между ними. Такие задачи называются частично структурированными. В этих условиях можно создать информационную систему. Получаемая в ней информация анализируется человеком, который будет играть определяющую роль. Такие информационные системы являются автоматизированными, так как в их функционировании принимает участие человек.
Пусть, например, требуется принять решение по устранению ситуации, когда потребность в трудовых ресурсах для выполнения в срок одной из работ комплекса превышает их наличие.
Пути решения этой задачи могут быть разными, например:
Как видно, в данной ситуации информационная система может помочь человеку принять то или иное решение, если снабдит его информацией о ходе выполнения работ по всем необходимым параметрам.
Информационные системы, используемые для решения частично структурированных задач, подразделяются на два вида (см. рис. 2.10):
Информационные системы, создающие управленческие отчеты, обеспечивают информационную поддержку пользователя, т. е. предоставляют доступ к информации в базе данных, и ее частичную обработку. Процедуры манипулирования данными в информационной системе должны обеспечивать следующие возможности:
Как нетрудно заметить из рис. 2.10, информационные системы могут оказывать лицу, принимающему решение, три вида поддержки: информационную, модельную и экспертную.
Рис. 2.10. Классификация информационных систем по признаку структурированности решаемых задач
Информационная поддержка обеспечивает доступ пользователя к информации и ее частичную обработку. Функции информационной поддержки сводятся к обеспечению пользователя первичными данными и данными различной степени сжатия.
Процедуры манипулирования первичными данными должны обеспечивать следующие возможности:
Информация «сжатого» типа представляет собой вторичные, или обработанные, данные, получаемые в результате решения задач сортировки, фильтрации и агрегирования.
На основе модельной поддержки, реализуемой через построение модели проблемной ситуации, пользователь может получить недостающую ему для принятия решения информацию путем установления диалога с моделью в процессе ее исследования. Модельная поддержка связана с предоставлением пользователю математических, статистических, финансовых и других моделей, использование которых облегчает выработку и оценку альтернатив решения. Основными функциями модельной поддержки пользователя являются:
Экспертные информационные системы обеспечивают выработку и оценку возможных альтернатив пользователем за счет создания экспертных систем, связанных с обработкой знаний. Экспертная поддержка принимаемых пользователем решений реализуется на двух уровнях.
Работа первого уровня экспертной поддержки исходит из концепции «типовых управленческих решений», в соответствии с которой часто возникающие в процессе управления проблемные ситуации можно свести к некоторым однородным классам управленческих решений, т. е. к некоторому типовому набору альтернатив. Для реализации экспертной поддержки на этом уровне создается информационный фонд хранения и анализа типовых альтернатив.
Если возникшая проблемная ситуация не ассоциируется с имеющимися классами типовых альтернатив, в работу должен вступать второй уровень экспертной поддержки управленческих решений. Этот уровень генерирует альтернативы на базе имеющихся в информационном фонде данных, правил преобразования и процедур оценки синтезированных альтернатив.
2.7. Классификация информационных систем по функциональному признаку
Другим классификационным признаком, используемым для дифференциации ИС в интересах поддержки принятия решений, является их принадлежность к той или иной функциональной сфере бизнеса: маркетингу, кадрам, финансам и производству. Для лучшего понимания функционального назначения информационных систем в табл. 2.3 приведены примеры решаемых с их помощью типовых задач [5].
Таблица 2.3
Функции информационных систем
|
Система маркетинга |
Производственные системы |
Финансовые и учетные системы |
Система кадров (человеческих ресурсов) |
Прочие системы, например ИС руководства |
|
Исследование рынка и прогнозирование продаж |
Планирование объемов работ и разработка календарных планов |
Управление портфелем заказов |
Анализ и прогнозирование потребности в трудовых ресурсах |
Контроль за деятельностью фирмы |
|
Управление продажами |
Оперативный контроль и управление производством |
Управление кредитной политикой |
Ведение архивов записей о персонале |
Выявление оперативных проблем |
|
Рекомендации по производству новой продукции |
Анализ работы оборудования |
Разработка финансового плана |
Анализ и планирование подготовки кадров |
Анализ управленческих и стратегических ситуаций |
|
Анализ и установление цены |
Участие в формировании заказов поставщикам |
Финансовый анализ и прогнозирование |
–«– |
Обеспечение процесса выработки стратегических решений |
|
Учет заказов |
Управление запасами |
Контроль бюджета |
–«– |
–»– |
|
–«– |
–«– |
Бухгалтерский учет и расчет зарплаты |
–«– |
–«– |
Особое место среди функциональных ИС занимают ИС, обеспечивающие мониторинг компании в интересах высшего руководства для целей контроля и выявления проблем еще на стадии их скрытой эволюции.
Функциональный признак определяет назначение подсистемы, а также ее основные цели, задачи и функции. Структура информационной системы может быть представлена как совокупность ее функциональных подсистем, а функциональный признак может быть использован при классификации информационных систем.
В хозяйственной практике производственных и коммерческих объектов типовыми видами деятельности, которые определяют функциональный признак классификации информационных систем, являются производственная, маркетинговая, финансовая, кадровая.
Производственная деятельность связана с непосредственным выпуском продукции и направлена на создание и внедрение в производство научно-технических новшеств.
Маркетинговая деятельность включает в себя:
Финансовая деятельность связана с организацией контроля и анализа финансовых ресурсов фирмы на основе бухгалтерской, статистической, оперативной информации.
Кадровая деятельность направлена на подбор и расстановку необходимых фирме специалистов, а также ведение служебной документации по различным аспектам.
Указанные направления деятельности определили типовой набор информационных систем:
Более подробно функциональные ИС будут приведены в пособии далее.
В крупных фирмах основная информационная система функционального назначения может состоять из нескольких подсистем для выполнения подфункций. Например, производственная информационная система имеет следующие подсистемы: управления запасами, управления производственным процессом, компьютерного инжиниринга и т. д.
2.8. Классификация информационных систем по уровню управления
Тип информационной системы зависит от того, чьи интересы она обслуживает и на каком уровне управления.
На рис. 2.11 показан один из возможных вариантов классификации информационных систем по функциональному признаку с учетом уровней управления и уровней квалификации персонала (см. рис. 2.7 и 2.8).
Рис. 2.11. Типы информационных систем в зависимости от функционального признака с учетом уровней управления и квалификации персонала
Из рис. 2.11 видно, что чем выше по значимости уровень управления, тем меньше объем работ, выполняемых специалистом и менеджером с помощью информационной системы. Однако при этом возрастают сложность и интеллектуальные возможности информационной системы и ее роль в принятии менеджером решений. Любой уровень управления нуждается в информации из всех функциональных систем, но в разных объемах и с разной степенью обобщения.
Основание пирамиды составляют информационные системы, с помощью которых сотрудники-исполнители занимаются операционной обработкой данных, а менеджеры низшего звена – оперативным управлением. Наверху пирамиды (на уровне стратегического управления) информационные системы изменяют свою роль и становятся стратегическими, поддерживающими деятельность менеджеров высшего звена по принятию решений в условиях плохой структурированности поставленных задач.
Оперативный контроль обычно имеет дело с рутинными, постоянно повторяющимися операциями, выполняемыми работниками низшего уровня, для проведения которых уже предварительно были созданы необходимые процедуры и правила. Решения, принимаемые на уровне оперативного контроля, покрывают короткий промежуток времени. Благодаря оперативному контролю обеспечивается уверенность руководства, что все специфические задачи и процедуры выполняются эффективно.
На уровне оперативного контроля решаются следующие задачи обработки данных, представленные на рис. 2.12.
Рис. 2.12. Виды обработки данных на уровне оперативного контроля
Информационная система оперативного уровня поддерживает специалистов-исполнителей, обрабатывая данные о сделках и событиях (счета, накладные, зарплата, кредиты, поток сырья и материалов). Назначение ИС на этом уровне – отвечать на запросы о текущем состоянии и отслеживать поток сделок в фирме, что соответствует оперативному управлению. Чтобы с этим справляться, информационная система должна быть легкодоступной, непрерывно действующей и предоставлять точную информацию.
Примером системы обработки экономической информации, связанной с операцией продажи товаров фирмой, является создание выходного документа для покупателя (чека или квитанции), а также проверка на соответствие нормативу уровня запасов указанных товаров на складе и при его уменьшении выдача заказа поставщику с указанием потребного количества товара и сроков поставки.
Примером контрольного отчета может быть ежедневный отчет о поступлениях и выдачах наличных средств банком, формируемый с целью контроля баланса наличных средств. Запрос в файл персонала базы данных может иметь целью получение данных о требованиях, предъявляемых к кандидатам на занятие определенной должности.
Задачи, цели и источники информации на операционном уровне заранее определены и в высокой степени структурированы. Решение запрограммировано в соответствии с заданным алгоритмом.
Информационная система оперативного уровня является связующим звеном между фирмой и внешней средой. Если система работает плохо, то организация либо не получает информации извне, либо не выдает информацию. Кроме того, система – это основной поставщик информации для остальных типов информационных систем в организации, так как содержит и оперативную, и архивную информацию.
Отключение этой ИС привело бы к необратимым негативным последствиям.
Примеры информационных систем оперативного уровня:
Управленческий (функциональный) контроль проводится на уровне руководителей подразделений фирмы для того, чтобы дать оценку текущей ситуации, выбрать необходимые контрольные операции, сформулировать новые правила принятия решений для персонала, находящегося на оперативном уровне управления, а также распределить имеющиеся ресурсы. Для принятия решений на уровне управленческого контроля информация должна быть представлена в агрегированном виде так, чтобы была видна тенденция изменения данных, причины возникших отклонений и возможные решения.
На этом этапе решаются следующие задачи обработки данных:
База данных, используемых для получения указанной информации, должна состоять из двух элементов:
1) данных, накапливаемых на основе оценки операций, производимых фирмой;
2) планов, стандартов, бюджетов и других нормативных документов, определяющих планируемое состояние объекта управления (подразделения фирмы). Схема обработки данных на уровне управленческого контроля приведена на рис. 2.13.
Рис. 2.13. Схема обработки данных на уровне управленческого контроля [5]
Информационные системы специалистов
Информационные системы этого уровня помогают специалистам, работающим с данными, повышают продуктивность и производительность работы инженеров и проектировщиков. Задача подобных информационных систем – интеграция новых сведений в организацию и помощь в обработке бумажных документов.
По мере того как индустриальное общество трансформируется в информационное, производительность экономики все больше будет зависеть от уровня развития этих систем. Такие системы, особенно в виде рабочих станций и офисных систем, наиболее быстро развиваются сегодня в бизнесе.
В этом классе информационных систем можно выделить две группы:
Информационные системы офисной автоматизации, вследствие своей простоты и многопрофильности, активно используются работниками любого организационного уровня. Наиболее часто их применяют работники средней квалификации: бухгалтеры, секретари, клерки. Основная цель – обработка данных, повышение эффективности их работы и упрощение канцелярского труда.
ИС офисной автоматизации связывают воедино работников информационной сферы в разных регионах и помогают поддерживать связь с покупателями, заказчиками и другими организациями. Их деятельность в основном охватывает управление документацией, коммуникации, составление расписаний и т. д. Эти системы выполняют следующие функции:
Информационные системы обработки знаний, в том числе и экспертные системы, вбирают в себя знания, необходимые инженерам, юристам, ученым при разработке или создании нового продукта. Их работа заключается в создании новой информации и нового знания. Так, например, существующие специализированные рабочие станции по инженерному и научному проектированию позволяют обеспечить высокий уровень технических разработок.
Информационные системы для менеджеров среднего звена
Информационные системы уровня менеджмента используются работниками среднего управленческого звена для мониторинга (постоянного слежения), контроля, принятия решений и администрирования. Основные функции этих информационных систем:
Некоторые ИС обеспечивают принятие нетривиальных решений. В случае когда требования к информационному обеспечению определены нестрого, они способны отвечать на вопрос «что будет, если ...?»
На этом уровне можно выделить два типа информационных систем: управленческие (для менеджмента) и системы поддержки принятия решений.
Управленческие ИС имеют крайне небольшие аналитические возможности. Они обслуживают управленцев, которые нуждаются в ежедневной, еженедельной информации о состоянии дел. Основное их назначение состоит в отслеживании ежедневных операций в фирме и периодическом формировании строго структурированных сводных типовых отчетов. Информация поступает из информационной системы операционного уровня.
Характеристики управленческих информационных систем:
Системы поддержки принятия решений обслуживают частично структурированные задачи, результаты которых трудно спрогнозировать заранее. Они имеют более мощный аналитический аппарат с несколькими моделями. Информацию получают из управленческих и операционных информационных систем. Используют эти системы все, кому необходимо принимать решение: менеджеры, специалисты, аналитики и пр. Например, их рекомендации могут пригодиться при принятии решения: покупать или взять оборудование в аренду и пр.
Характеристики систем поддержки принятия решений:
Стратегические информационные системы
Развитие и успех любой организации (фирмы) во многом определяются принятой в ней стратегией. Под стратегией понимается набор методов и средств решения перспективных долгосрочных задач.
В этом контексте можно воспринимать и понятия «стратегический метод», «стратегическое средство», «стратегическая система» и т. п. В настоящее время, в связи с переходом к рыночным отношениям, вопросу стратегии развития и поведения фирмы стали уделять большое внимание, что способствует коренному изменению во взглядах на информационные системы. Они стали расцениваться как стратегически важные системы, которые влияют на изменение выбора целей фирмы, ее задач, методов, продуктов, услуг, позволяя опередить конкурентов, а также наладить более тесное взаимодействие с потребителями и поставщиками. Появился новый тип информационных систем – стратегический.
Стратегическая информационная система – компьютерная информационная система, обеспечивающая поддержку принятия решений по реализации стратегических перспективных целей развития организации.
Известны ситуации, когда новое качество информационных систем заставляло изменять не только структуру, но и профиль фирм, содействуя их процветанию. Однако при этом возможно возникновение нежелательной психологической обстановки, связанное с автоматизацией некоторых функций и видов работ, так как это может поставить некоторую часть сотрудников и рабочих под угрозу сокращения.
Рассмотрим качество информационной системы как стратегического средства деятельности любой организации на примере фирмы, выпускающей продукцию, аналогичную уже имеющейся на потребительском рынке. В этих условиях необходимо выдержать конкуренцию с другими фирмами. Что может принести использование информационной системы в этой ситуации?
Чтобы ответить на этот вопрос, нужно понять взаимосвязь фирмы с ее внешним окружением. На рис. 2.14 показано воздействие на фирму внешних факторов:
Фирма может обеспечить себе конкурентное преимущество, если будет учитывать эти факторы и придерживаться следующих стратегий:
Рис. 2.14. Внешние факторы, воздействующие на деятельность фирмы
Информационные системы стратегического уровня помогают высшему звену управленцев решать неструктурированные задачи, подобные описанным выше, осуществлять долгосрочное планирование. Основная задача – сравнение происходящих во внешнем окружении изменений с существующим потенциалом фирмы. Они призваны создать общую среду компьютерной и телекоммуникационной поддержки решений в неожиданно возникающих ситуациях. Используя самые совершенные программы, эти системы способны в любой момент предоставить информацию из многих источников. Для некоторых стратегических систем характерны ограниченные аналитические возможности.
На данном организационном уровне ИС играют вспомогательную роль и используются как средство оперативного предоставления менеджеру необходимой информации для принятия решений.
В настоящее время еще не выработана общая концепция построения стратегических информационных систем вследствие многоплановости их использования не только по целям, но и по функциям. Существуют две точки зрения: одна базируется на мнении, что сначала необходимо сформулировать свои цели и стратегии их достижения, а только затем приспосабливать информационную систему к имеющейся стратегии; вторая – на том, что организация использует стратегическую ИС при формулировании целей и стратегическом планировании. По-видимому, рациональным подходом к разработке стратегических информационных систем будет методология синтеза этих двух точек зрения.
2.9. Классификация информационных систем по виду используемой информационной технологии
Если проследить эволюцию использования ИС в сфере экономики, легко заметить, что вначале акцент был на простой обработке данных, затем – на подготовке информации, полезной для принятия решений, далее – на поддержке принятия решений путем разработки и оценки возможных альтернатив. Сегодня наибольшее значение приобретают коммуникационный и консультационный аспекты использования ИС. Соответственно этому были созданы и функционируют до сих пор следующие специализированные разновидности ИС, использующие различные виды информационной технологии (их характеристики приведены в табл. 2.4).
1. СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОЙ ОБРАБОТКИ ДАННЫХ (СЭОД) предназначены для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки, ведущие прямо к вычислению решения задачи. Система работает в автоматическом режиме с минимальным участием человека. Используется файловая система хранения данных. СЭОД применяется на уровне оперативного управления фирмой с целью автоматизации управленческого труда. В практике СЭОД часто называют «Информационными системами бухгалтерского учета», что объясняется их первым и наиболее популярным направлением использования, связанным с обработкой данных о коммерческих операциях, производимых фирмой. Участие этого вида ИС в поддержке принимаемых на фирме решений минимально.
2. ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ (ИСУ) используются для помощи управленцам при худшей структурированности решаемых задач. В этих системах появляется возможность манипулирования данными за счет появления в их составе СУБД. Система может осуществлять поиск и обработку входной информации. Выходная информация выдается в виде ответов на запросы пользователя, а также в виде специальных управленческих отчетов, осуществляющих сортировку, фильтрацию и агрегирование данных, представляя их в удобном для принятия решения виде. ИСУ не предназначена для чисто автоматического режима, все решения в ней принимает человек. Она является типичным примером ИС, обеспечивающих информационную поддержку принимаемых решений. Хотя система может использоваться как на уровне оперативного контроля, так и на уровне стратегического планирования, наибольший вклад она вносит, используясь на уровне управленческого контроля.
3. СИСТЕМЫ ПОДДЕРЖКИ ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ (СППР) используются для решения в режиме диалога плохо структурированных задач, для которых характерна неполнота входных данных, недостаточность имеющихся стандартных процедур, неполная ясность целей и ограничений. Участие человека в работе системы велико. Он, в случае необходимости, может вмешиваться в ход решения, модифицировать входные данные, процедуры обработки, цели и ограничения задачи. Выбор стратегий оценки альтернатив решения – исключительная функция пользователя. Помимо запросно-ответной системы, созданной на базе СУБД, СППР включает в себя базу моделей и систему управления этой базой (СУБМ), а также систему управления диалогом. Как отдельный подвид систем выделяются групповые СППР.
В отличие от ИСУ, могущих поддерживать своей информацией сразу группу менеджеров компании, находящихся на одном уровне управления или работающих в одной функциональной сфере, СППР поддерживают лишь одного управленца, решающего свою специфическую задачу. СППР могут использоваться на любом уровне управления фирмой, реализуя информационную и модельную поддержку принимаемых решений.
4. СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ ОФИСА (САО) используются для целей автоматизации офиса и поддержания связи между управленцами и работниками компании. Они включают в себя такие программные продукты, как текстовые редакторы (процессоры), графику, издательские системы, а также коммуникационные средства типа электронной почты, факсимильной связи и телеконференций. САО участвуют в информационной поддержке принимаемых на фирме решений.
5. ЭКСПЕРТНЫЕ СИСТЕМЫ (ЭС) основываются на моделировании процесса принятия решения человеком-экспертом (человеческих эмпирик) при помощи компьютера и разработок в области искусственного интеллекта. В отличие от всех вышерассмотренных систем ЭС основываются на использовании не только данных и информации, но и знаний, что дает им возможность самообучения. Обычно ЭС не включают в себя моделей, улучшающих принимаемое человеком решение. Их цель – обеспечить экономию за счет замены высокооплачиваемого эксперта-пользователя сравнительно низкооплачиваемым специалистом. ЭС призваны автоматизировать многие решения пользователя (но не все). Следует отметить попытки объединить возможности ЭС и СППР в рамках так называемых гибридных экспертных систем, получивших распространение за последние годы. В целом ЭС могут использоваться на любом уровне управления, а также специалистами– неуправленцами, реализуя экспертную поддержку принятия решений.
6. ИСКУССТВЕННАЯ (КОМПЬЮТЕРНАЯ) НЕРВНАЯ СИСТЕМА реализует новый вид информационной технологии, основанный на методах искусственного интеллекта и связанный с обучением компьютера на принципах функционирования мозга и нервной системы человека. Представляя собой частичный функциональный аналог биологической системы человеческого мозга, искусственная нервная система обладает такими интеллектуальными способностями, как обобщение, абстракция и даже интуиция.
|
Все указанные виды ИС могут работать в рамках одной и той же компании одновременно, выполняя свои специфические функции и участвуя помимо этого в процессе принятия решений [5]. |
Таблица 2.4
Характеристики основных видов ИС, используемых для поддержки принятия решений
|
|
СЭОД |
ИСУ |
СППР |
ЭС |
|
Основные приложения |
Расчет зарплаты, запасов, хранение записей о производстве и продажах |
Контроль производства и продаж, прогнозирование, мониторинг |
Долгосрочное стратегическое планирование, финансовое планирование |
Диагностика |
|
На что делается упор |
Передача данных |
Получение информации |
Принятие решений, гибкость |
Выработка рекомендаций, основанных на опыте |
|
База данных |
Уникальна для каждого приложения |
Появление СУБД |
Появление базы моделей и СУБМ |
Использование знаний, появление СУБЗ |
|
Тип информации |
Пооперационные данные |
Детальные, суммированные и чрезвычайные отчеты |
Информация, поддерживающая конкретные решения |
Советы и объяснения |
|
Вид поддержки |
– |
Информационная |
Модельная и информационная |
Экспертная |
|
Вид данных |
Численные |
Численные |
Численные |
Символьные |
|
Особенности принятия решений |
Автоматизация решаемых задач. Отсутствие принимаемых решений |
Использование стандартных алгоритмов для решения структурированных задач |
Принятие решений на основе разработанных альтернатив для плохо структурированных задач |
Решение неструктурированных задач на основе эвристических правил |
|
Обслуживаемый уровень управления |
Самый низкий уровень управления |
Средний уровень управления |
Высокие уровни управления |
Высокие уровни управления и специалисты |
Итак, для решения стоящей перед ним проблемы менеджер принимает решение, основываясь на определенной информации. Информацию для менеджера готовит компьютерная ИС, которая может быть реализована в виде одной из вышеуказанных разновидностей информационных технологий.
2.10. Классификация по степени автоматизации
В зависимости от степени автоматизации информационных процессов в системе управления фирмой информационные системы определяются как ручные, автоматические, автоматизированные (рис. 2.15).
Рис. 2.15. Классификация информационных систем по разным признакам
Ручные ИС характеризуются отсутствием современных технических средств переработки информации и выполнением всех операций человеком. Например, о деятельности менеджера в фирме, где отсутствуют компьютеры, можно говорить, что он работает с ручной ИС.
Автоматические ИС выполняют все операции по переработке информации без участия человека.
Автоматизированные ИС предполагают участие в процессе обработки информации и человека, и технических средств, причем главная роль отводится компьютеру. В современном толковании в термин «информационная система» вкладывается обязательно понятие автоматизируемой системы.
Автоматизированные ИС, учитывая их широкое использование в организации процессов управления, имеют различные модификации и могут быть классифицированы, например, по характеру использования информации и по сфере применения. Роль бухгалтера в информационной системе по расчету заработной платы заключается в задании исходных данных. Информационная система обрабатывает их по заранее известному алгоритму с выдачей результатной информации в виде ведомости, напечатанной на принтере.
Информационно-поисковые системы производят ввод, систематизацию, хранение, выдачу информации по запросу пользователя без сложных преобразований данных. Например, информационно-поисковая система в библиотеке, в железнодорожных и авиакассах продажи билетов.
Информационно-решающие системы осуществляют все операции переработки информации по определенному алгоритму. Среди них можно провести классификацию по степени воздействия выработанной результатной информации на процесс принятия решений и выделить два класса: управляющие и советующие.
Управляющие ИС вырабатывают информацию, на основании которой человек принимает решение. Для этих систем характерны тип задач расчетного характера и обработка больших объемов данных. Примером могут служить система оперативного планирования выпуска продукции, система бухгалтерского учета.
Советующие ИС вырабатывают информацию, которая принимается человеком к сведению и не превращается немедленно в серию конкретных действий. Эти системы обладают более высокой степенью интеллекта, так как для них характерна обработка знаний, а не данных. Существуют медицинские информационные системы для постановки диагноза больного и определения предполагаемой процедуры лечения. Врач при работе с подобной системой может принять к сведению полученную информацию, но предложить иное по сравнению с рекомендуемым решение.
Информационные системы организационного управления предназначены для автоматизации функций управленческого персонала. Учитывая наиболее широкое применение и разнообразие этого класса систем, часто любые информационные системы понимают именно в данном толковании. К этому классу относятся информационные системы управления как промышленными фирмами, так и непромышленными объектами: гостиницами, банками, торговыми фирмами и др.
Основными функциями подобных систем являются оперативный контроль и регулирование, оперативный учет и анализ, перспективное и оперативное планирование, бухгалтерский учет, управление сбытом и снабжением и другие экономические и организационные задачи.
ИС управления технологическими процессами (ТП) служат для автоматизации функций производственного персонала. Они широко используются при организации поточных линий, изготовлении микросхем, на сборке, для поддержания технологического процесса в металлургической и машиностроительной промышленности.
ИС автоматизированного проектирования (САПР) предназначены для автоматизации функций инженеров-проектировщиков, конструкторов, архитекторов, дизайнеров при создании новой техники или технологии. Основными функциями подобных систем являются инженерные расчеты, создание графической документации (чертежей, схем, планов), проектной документации, моделирование проектируемых объектов.
Интегрированные (корпоративные) ИС используются для автоматизации всех функций фирмы и охватывают весь цикл работ от проектирования до сбыта продукции. Создание таких систем весьма затруднительно, поскольку требует системного подхода с позиций главной цели, например получения прибыли, завоевания рынка сбыта и т. д. Такой подход может привести к существенным изменениям в самой структуре фирмы, на что может решиться не каждый управляющий.
Примеры информационных систем в фирме
В любой фирме желательно иметь несколько локальных ИС разного назначения, которые взаимодействуют между собой и поддерживают управленческие решения на всех уровнях. На рис. 2.16 показан один из таких вариантов. Между локальными ИС организуются связи различного характера и назначения. Одни локальные ИС могут быть связаны с большим количеством работающих в фирме систем и иметь выход во внешнюю среду, другие связаны только с одной или несколькими родственными. Современный подход к организации связи основан на применении локальных внутрифирменных компьютерных сетей с выходом на аналогичную ИС другой фирмы или подразделение корпорации. При этом пользуются ресурсами региональных и глобальных сетей.
Рис. 2.16. Примеры информационных систем, поддерживающих деятельность фирмы
На основе интеграции ИС разного назначения с помощью компьютерных сетей в фирме создаются корпоративные ИС. Подобные ИС предоставляют пользователю возможность работать как с общефирменной базой данных, так и с локальными базами данных.
Рассмотрим роль корпоративной ИС в фирме относительно формирования стоимости выпускаемой продукции.
Информационные системы в фирме, поддерживая все стадии выпуска продукции, могут предоставлять информацию разной степени подробности для анализа, в результате которого выявляются этапы, где происходит сверхнормативное увеличение стоимости продукции. В этом случае может быть выбрана стратегия по уменьшению стоимости продукции. Результаты принимаемых мер, в свою очередь, отразятся в информационной системе. Снова можно будет использовать полученную информацию для анализа. И так до тех пор, пока не будет достигнута поставленная цель. Фирма может резко сократить издержки, связанные с хранением сырья и полуфабрикатов, договорившись с поставщиками о ежедневных поставках. Сведения о произведенных поставках будут учтены информационной системой, из которой будет получена информация для принятия решений на соответствующем уровне управления.
Информационная система может иметь наибольший эффект, если фирму рассматривать как цепь действий, в результате которых происходит постепенное формирование стоимости производимых продуктов или услуг. Тогда с помощью информационных систем различного функционального назначения, включенных в эту цепь, можно оказывать влияние на стратегию принятия управленческих решений, направленных на увеличение доходов фирмы.
2.11. Жизненный цикл информационных систем
Широко распространено представление о том, что информационные системы живут недолго: от трех до семи лет. На самом деле это свидетельствует лишь о высокой динамичности информационных систем и технологий: в течение этого времени система может оставаться эффективной. И только. Далее она должна развиваться или перестанет быть конкурентоспособной. Как таковая ИС должна создаваться на предприятии или в учреждении не иначе как «на вечные времена», причем в виде, допускающем развитие и совершенствование по всем компонентам без утраты способности функционировать. Наиболее эффективно этот процесс обеспечивает системный подход [4].
Это важно подчеркнуть, поскольку при радикальных перестройках предприятие может практически лишиться информационной базы из-за того, что базы данных, обрабатывающие программы, форматы и структуры, нормативы технические и технологические, права и обязанности будет невозможно использовать в новых вариантах систем. Выход отечественных предприятий на принятые в мире стандарты и технологии в средствах информатизации позволяет надеяться на то, что в будущем удастся избегать подобных ситуаций. Тем не менее нужно допускать, что ИС в той или иной ее составляющей (математической, технологической, технической, программной и т. д.) может претерпевать изменения, и даже существенные.
В этом случае следует принимать, что информационно-вычислительные комплексы являются сложными системами. Это достаточно очевидно применительно к ИС предприятий, учреждений, ведомств, отраслей, банков и т. д. Однако даже комплексы, построенные на одной персональной ЭВМ, можно относить к сложным системам и для их эффективного построения и использования применять системный подход.
В самом деле, все компоненты ИС создаются и развиваются достаточно самостоятельно, что можно рассматривать как их жизненный цикл. Система в целом тоже проходит типовые этапы жизненного цикла: создание, внедрение, использование. На каждом из этих этапов необходимо учитывать множество факторов и условий, что осуществить эффективно без применения системного подхода невозможно даже опытному, квалифицированному и весьма решительному работнику. Особенно сложно это сделать в предположении, что системы всегда должны оставаться вполне работоспособными.
Для четкого представления вопросов этого круга следует рассматривать ИС и их компоненты как изделия, т. е. как продукцию производственного характера, предназначенную для регулярного применения. Требования к любому изделию формулируются с учетом интересов как изготовителей, так и потребителей; требования обычно следующие:
Вопросов, возникающих на этапах жизненного цикла любых ИС и их компонентов, всегда много. Их можно разделить на внешние, обусловленные особенностями использования ИС, и внутренние, отражающие создание собственно этих систем (и их подсистем).
2.12. Сущность планирования информационных систем
Формирование и развитие на предприятии информационной системы, предназначенной для обеспечения постановки и поддержки принятия решения производственных и управленческих задач в их стратегической перспективе, всегда требуют долгосрочного планирования, ориентированного на стратегические цели в области организации, развития и использования ИС, т. е. стратегического планирования ИС (СПИС) [3]. Эти задачи и функции являются частью информационного менеджмента предприятия и требуют, в свою очередь, полной интеграции задач СПИС в систему планирования предприятия в целом.
Кроме того, всегда необходимо учитывать особую важность решения всех стратегических вопросов, поэтому в дальнейшем кратко излагаются вопросы организации СПИС и формирования стратегических планов информатизации. Вместе с тем принимается, что организация мероприятий учета и контроля выполнения планов, естественно, осуществляется по тем же принципам и показателям, которые положены в основу планирования ИС. Далее в общих чертах рассматривается сущность планирования ИС.
Любое планирование, как известно, дает представление о желаемом характере и содержании деятельности предприятия в будущем. Главными задачами производственного планирования являются определение конкретных целей предприятия, создание необходимых для их реализации внутренних предпосылок и выработка соответствующих мероприятий. Для этого необходимо учесть внешние для предприятия факторы и ожидаемые их изменения, а также кадровые, материальные и финансовые ресурсы, которыми предприятие располагает в данный момент и будет, сможет или должно располагать в будущем.
Для планирования ИС по аналогии с планированием других сфер деятельности принято также разделение планирования на кратко–, средне– и долгосрочное или соответственно на оперативное и стратегическое. Можно достаточно уверенно согласовать этапы или типы планов с каждой ступенью проблемы развития ИС и информационных технологий (ИТ) в соответствии с интересами предприятия.
СПИС, по существу, представляет собой процесс, в котором принимаются принципиальные решения в области ИС предприятия относительно действующих в течение длительного срока целей и основных положений (принципов), мероприятий, ресурсов, а также бюджета и финансирования. Временные рамки стратегического планирования ИС в зависимости от сопутствующих условий (масштаба предприятия, специфических для предприятия информационных проблем и др.) охватывают обычно период от пяти до десяти лет.
С одной стороны, этот период зарекомендовал себя в практике планирования, потому что ожидаемое в эти сроки развитие внешнего окружения и обстановки внутри предприятия еще более или менее реалистично может быть оценено. С другой стороны, внутри этого интервала времени может быть также полностью учтена реализация тех концепций в информационных системах как предприятия, так и вне его, которые требуют в какой-то своей части и несколько большего времени.
Результатом СПИС должен являться документ, который содержит, во-первых, констатацию существующего положения в области ИС как на предприятии, так и вне его, во-вторых, разработанные по годам стратегии в этой области и необходимые для их реализации на предприятии мероприятия.
Постоянно увеличивающееся на любом предприятии число задач, для решения которых целесообразной или даже необходимой является информационно-технологическая поддержка, а также растущие требования со стороны пользователей к ИС и средствам производственной сферы обработки информации (ОИ) позволяет выделить ряд аргументов в пользу необходимости СПИС:
Составление стратегического плана ИС, а также его постоянное развитие, естественно, требуют от предприятия значительных затрат времени и средств. Однако проведение СПИС неизбежно, если ставится цель в долгосрочном аспекте реализовать те возможности, которые предоставляют предприятию сфера ОИ и ее потенциальная хозяйственная эффективность. На основе общих представлений о скорости и объеме развития ИТ можно выделить следующие основания, которые также доказывают необходимость СПИС:
Системный подход к планированию информационных систем
Планирование применительно к ИС в принципе не отличается от общего стратегического планирования на предприятии [3]. Сфера ОИ, как и другие производственные функциональные подразделения, должна внести как можно больший вклад в достижение целей предприятия. СПИС в соответствии с этим следует понимать как интегрированную составную часть общего стратегического планирования предприятия (см. рис. 2.17).
СПИС в соответствии с этим следует понимать как интегрированную составную часть общего стратегического планирования предприятия. На этом основании стратегическое планирование в сфере обработки информации, естественно, должно осуществляться на базе последовательного применения системного подхода. При этом для процесса СПИС характерны следующие типичные фазы или этапы:
1. Постановка задач СПИС или предварительные соображения: для какой части предприятия должно проводиться СПИС, в каком именно виде и кем, а также что от этого должно получить предприятие и когда?
2. Всесторонний анализ условий. Для выявления пространства действий при составлении планов в сфере ОИ и ИС необходим анализ условий или положения дел в данной области.
Рис. 2.17. Место стратегий в области ИС и ИТ в генеральной стратегии организации
С одной стороны, анализируется наиболее важная часть окружения предприятия (клиентура, рынки продукции, технология, конкуренция, народное хозяйство, политика и т. п.) и идентифицируются вытекающие из этого риск, шансы и требования. С другой стороны, изучаются внутренние условия предприятия (структура производства, процессы производства, обслуживаемые рынки, финансы, ресурсы, конкуренция, персонал и т. п.) и устанавливаются сильные и слабые стороны сферы ИС.
3. Постановка стратегических целей для ИС. Полученные в фазе анализа условий знания представляют собой основу для конкретного формулирования стратегических целей ИС.
На рис. 2.18 показана, в частности, центральная роль стратегических целей в рамках СПИС. Имеет смысл ставить только одну цель или небольшое их число в качестве базиса для иерархической системы целей. Цели должны быть операциональными, т. е. проверяемыми, и общепризнанными. Только условие, что цели будут «признаны» на всем предприятии в качестве основы стратегического плана, обеспечивает его (плана) успешную реализацию.
Принципы и направления, закладываемые в ИС, образуют как бы рамки для стратегии в области ИС, а также и для оптимального планирования мероприятий. Эти рамки всегда могут и должны использоваться при решении производственных вопросов, при распределении работ по исполнителям, персонала по проектам и т. д.
Рис. 2.18. Формулирование стратегических целей для планирования информационных систем
4. Разработка стратегий ИС. Она выполняется с учетом архитектуры применения ИТ, доступных или имеющихся ресурсов, структуры организации и управления. Стратегии ИС характеризуют пространство и потенциал, которые должны быть задействованы для достижения обозначенных целей.
5. Планирование конкретных мероприятий. Этот этап имеет уже оперативный характер и поэтому, строго говоря, не является частью СПИС. В рамках долгосрочного планирования мероприятия описываются в общей форме, в виде некоторых акций в составе развитых стратегий, отдельные шаги которых фиксированы во времени. Краткосрочные планы в области ИС содержат, напротив, специфицированные в числовой форме мероприятия на весь планируемый год. Планирование мероприятий является предпосылкой для определения отдельных проектов развития ИС (рис. 2.19).
Рис. 2.19. Фазы стратегического планирования информационных систем
С помощью упорядочения сверху вниз (или снизу вверх) описанных составляющих системы планирования на предприятии устанавливается иерархический порядок создания стратегических планов, который для практического воплощения требует также и временного структурирования СПИС.
Далее эти фазы рассматриваются более подробно применительно к условиям создания стратегических планов на предприятии.
Вопросы и задания для самопроверки
Выполнение контрольной работы:
Тема 3. СТРУКТУРА ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ОРГАНИЗАЦИИ
3.1. Функциональная структура информационной системы организации
В предыдущем разделе в числе различных классификаций ИС нами была рассмотрена классификация, построенная по принадлежности каждой из ИС к определенной сфере бизнеса или, что одно и то же, к определенной функциональной сфере хозяйственной деятельности. Среди таких сфер назывались маркетинг, производство, финансы, управление персоналом и др. [5].
Информационная система организации. По мере того как специалисты по компьютерным информационным системам накапливали опыт их использования в рамках всей организации, работники различных подразделений и подсистем также начинали лучше осознавать специфику своих информационных потребностей. В конце концов, это привело к выделению из ИС организации функциональных информационных подсистем маркетинга, производства, финансов и кадров, обслуживающих подразделения компании, выполняющие соответствующие функции. Помимо этого, признание специфики информационных потребностей высшего руководства фирмы привело к созданию специальной информационной подсистемы для их обслуживания. На рис. 3.1 приведена функциональная структура ИС организации, включающая в себя пять отдельных частей: 1) информационную систему руководства; 2) информационную систему маркетинга; 3) информационную систему производства; 4) информационную систему финансов; 5) информационную систему кадров (управления персоналом).
Рис. 3.1. Пример функциональной структуры информационной системы организации [5]
Однако следует помнить, что это разделение чисто умозрительное. Физически ничто не разделяет эти подсистемы. База данных является общей для всех подсистем. Часть программного обеспечения также может быть универсальной. Функциональные подсистемы ИС организации работают одновременно в интересах достижения общих целей компании. Поэтому решения, принимаемые в одной из них, должны быть сопоставимы с решениями, принимаемыми в других.
Таким образом, разделение ИС организации на отдельные подсистемы является скорее логическим, чем физическим. Такое разделение, однако, облегчает осмысление работы ИС организации с позиций их пользователей.
3.2. Информационная система руководства
Руководство фирмы имеет свои уникальные требования к информации. ИС руководства предназначены для обеспечения управленцев высшего уровня всей необходимой для них информацией о деятельности фирмы с требуемым уровнем детализации. Эти системы начали создаваться в организациях сравнительно недавно. По-видимому, это связано с тем, что деятельность высшего руководства, затрагивающая множество плохо структурированных и совсем неструктурированных проблем, в значительно меньшей степени понималась специалистами по информатике, чем деятельность работников на более низких уровнях управления. Сегодня ИС руководства, предназначенные главным образом для менеджеров, работающих на уровне стратегического планирования, являются объектом интенсивных научных исследований.
Структура ИС руководства приведена на рис. 3.2. В основу ее создания положен принцип совмещения возможностей большого центрального компьютера компании и сети персональных компьютеров, выполняющих роль рабочих станций, обслуживающих высшее руководство. Центральный компьютер (работающий не только в интересах ИС руководства) использует базу данных компании, включая данные из СЭОД, библиотеку программных средств, а также специально вводимые в интересах руководства текущие новости и объяснения. Собственная база данных рабочих станций, обслуживающих руководство, содержит данные и информацию, предварительно подготовленные центральным компьютером. Руководитель лишь выбирает нужную ему информацию с указанием требуемой степени подробности или строит свою работу в запросно-ответном режиме. Система обеспечивает доступ руководства к электронной почте, а также к внешней информации и данным.
Диалог между руководителем и ИС руководства строится на основе использования меню с минимальным использованием клавиатуры. Информация предоставляется в виде табуляграмм, графиков и объяснений. Используемые программы должны давать возможность переключения между графической и символьно-числовой формой представления данных. Сопроводительные пояснения могут вводиться помощниками руководителей или разрабатываться системами искусственного интеллекта. Таким образом, в рамках ИС руководства реализуется в основном информационная и экспертная форма поддержки принятия решений [5].
Рис. 3.2. Структура ИС руководства
Обязательным элементом диалога является возможность понижения (или повышения) уровня детализации описания того или иного контролируемого параметра. Так, например, начав с обзора выходных параметров в их окончательном виде и обнаружив в них какое-то несоответствие, руководитель может потребовать расшифровать структуру, порядок расчета и исходные данные, использованные для вычисления данного показателя. Использование такого метода оказывается весьма полезным для поиска возможных ошибок.
Обычно руководители строят свою работу с ИС руководства на основе известных принципов менеджмента. Например, многие руководители используют так называемое «управление по отклонениям», реализуемое на основе постоянного сравнения запланированных и текущих результатов деятельности компании. Другие предпочитают вводить и контролировать только «критические параметры» деятельности организации. Ясно, что все подобные методы имеют целью уменьшить объем контролируемых данных, перегружающих руководство и затрудняющих принятие обоснованных решений.
И несколько слов о программном обеспечении ИС руководства. В настоящее время рынок программных продуктов, специализированных для ИС руководства, недостаточно широк. Альтернативой покупки такого обеспечения является его разработка собственными силами, которая пока не под силу небольшим компаниям. В ближайшем будущем следует ожидать появления новых видов гибкого программного обеспечения для ИС руководства, особенно использующих принципы искусственного интеллекта.
3.3. Информационная система маркетинга
Менеджеры, занимающиеся проблемами маркетинга, имеют в своем распоряжении различные виды ресурсов. Их прямой обязанностью является разработка стратегий использования этих ресурсов с целью повышения объема продаж продукции, которой могут быть изделия, услуги или идеи.
Информационная система маркетинга представляет собой часть ИС организации, поставляющую информацию об ее клиентах и конкурентах, необходимую для принятия решений. На рис. 3.3 изображена структура ИС маркетинга. Входные подсистемы служат для сбора данных и информации, хранимых в базе данных. Выходные подсистемы ИС маркетинга содержат программные средства, трансформирующие данные в нужную пользователям информацию [5].
Рис. 3.3. Структура информационной системы маркетинга [5]
Входные подсистемы ИС маркетинга
Большое количество данных и информации, потребной для целей маркетинга, поступает в ИС маркетинга от бухгалтерской информационной системы СЭОД. Сюда входят детализированные сведения о продажах компании, используемые для создания периодических и специальных отчетов, построения математических моделей и получения советов от ЭС.
Исследовательская подсистема маркетинга предназначена для сбора данных, связанных с любыми аспектами маркетинговых операций фирмы, но особенно с аспектами, касающимися настоящих и будущих потребителей. Данные могут покупаться у компаний, специализирующихся на сборе данных, или собираться посредством проведения опросов. Проведение маркетинговых исследований – сложное и дорогостоящее дело. Поэтому проводить их самостоятельно могли позволить себе лишь большие, хорошо стоящие на ногах компании. За последние годы на рынке программных средств появились программы проведения маркетинговых исследований, которые чрезвычайно расширили круг компаний, занимающихся тонкими проблемами маркетинга собственными силами. Такие программы содержат широкий круг приложений (от проведения телефонных опросов и до сложного статистического анализа), дополненных графическими возможностями интерпретации получаемых данных.
Внешняя подсистема маркетинга обеспечивает сбор внешних данных и информации о конкурентах фирмы, а также обо всех аспектах правительственного и международного регулирования бизнеса. Причем эти данные и информация должны быть ориентированы на будущее. Исторически эта подсистема всегда добывала сведения, используя неформальные пути. Однако сбор информации о конкурентах все же является легальным (законным) видом деятельности ИС маркетинга, который не следует путать с промышленным шпионажем, стоящим вне закона.
Выходные подсистемы ИС маркетинга
Маркетинговая информация о продукции и услугах, предлагаемых фирмой покупателям, включает в себя четыре характеристики: 1) наименование продукта; 2) место, где продукт был продан; 3) активность фирмы в рекламе и персонала в продаже; 4) цену продукта. Для получения полной информации, характеризующей каждую из указанных характеристик, ИС маркетинга имеет соответствующие четыре выходные программные подсистемы, производящие информацию о сфере сбыта производимой продукции или услуг. Пятая выходная подсистема, называемая интегрированной, дает возможность менеджеру разрабатывать маркетинговые стратегии, использующие различные комбинации этих четырех характеристик. Примером информации, получаемой от интегрированной подсистемы, может быть прогноз продаж, в котором интерактивно меняются все четыре указанные выше характеристики маркетинга.
Очень важно понять, что выходные подсистемы каждой из функциональных информационных подсистем организации могут содержать все типы программного обеспечения СЭОД, ИСУ, СППР, САО и ЭС, как это показано на рис. 3.4.
Каждая из выходных подсистем ИС маркетинга состоит из программных продуктов, находящихся в библиотеке программ центрального компьютера. Эти программы дают возможность менеджеру получать информацию в форме периодических или специальных отчетов, результатов математического моделирования, электронной коммуникации или советов экспертной системы [5].
Подсистема продукции. Первое решение менеджера, занимающегося маркетингом, обычно связано с определением вида продукции, которым фирма намерена удовлетворить потребности рынка. Для принятия такого решения часто используется диаграмма жизненного цикла продукции, построенная на основе данных о ее продажах со времени ее первого появления на рынке.
Рис. 3.4. Взаимосвязь функциональных ИС организации с различными видами ИС
На рис. 3.5 мы видим, что жизненный цикл продукции состоит из четырех стадий: стадии появления на рынке, стадии роста, стадии насыщения и стадии спада [5]. На каждой из этих стадий менеджер, работая в рамках подсистемы продукции, должен принять соответствующие решения. До начала первой стадии принимается решение о целесообразности выхода на рынок с новым изделием. На первой, второй и третьей стадиях принятая стратегия каждый раз подвергается сомнению. На четвертой стадии решается вопрос о снятии данного изделия с продажи. Как мы уже отметили, перед началом первой стадии жизненного цикла продукции принимается решение о целесообразности выхода на рынок с новым изделием. Это серьезное решение требует специального финансового анализа, принимающего во внимание потенциальную прибыльность изделия и эффективность использования ресурсов.
Рис. 3.5. Жизненный цикл продукции и связанные с ним маркетинговые решения
Подсистема места. Вторым параметром, определяющим выбираемую стратегию маркетинга, является место реализации продукции. Выбор параметра места зависит от принятой на фирме системы распределения продукции. Для некоторых фирм длина распределительных каналов невелика, поскольку они продают свою продукцию непосредственно потребителю. Для других – длина каналов распределения увеличивается за счет привлечения в нее сети посредников: оптовиков, брокеров и дистрибьюторов. Каждый участник канала распределения при этом должен знать все детали операций, производимых с продукцией в канале. Так, производитель, продающий продукцию оптовику, должен знать, по какой цене его продукция продается в розничную сеть и по какой цене она реализуется потребителю. Таким образом, в каждом канале распределения помимо материального потока, направленного от производителя к потребителю, существуют два разнонаправленных информационных потока. Один, направленный от потребителя к производителю, характеризует финансовую сторону производимых в канале операций. Второй, направленный от производителя к потребителю, несет рекламную информацию, а также сведения о возможных скидках, инструкции по использованию продукции, гарантийные обязательства, прогнозы спроса в будущем.
Использование компьютеров в каждом из этих двух потоков способствует повышению эффективности работы канала распределения продукции.
Подсистема активности. Использование компьютеров может также способствовать повышению активности фирмы в рекламе и ее сотрудников в продаже своей продукции. Прежде всего, это касается разработки и использования математических моделей для поддержки принятия решений в сфере рекламы. Другим важным аспектом этой деятельности может быть улучшение коммуникаций продавцов и торговых агентов. Это достигается использованием портативных компьютеров, которые торговые агенты носят с собой, работая на закрепленной за ними территории. Портативные компьютеры дают возможность:
С другой стороны, использование такой системы коммуникаций дает возможность компании предоставить своему торговому агенту дополнительную информацию:
Такая информация дает возможность торговому агенту выполнять свою работу лучше. В результате все оказываются в выигрыше – агент увеличивает свои комиссионные, а фирма – свои продажи.
Подсистема цен. Принятие решений в сфере ценообразования является очень важным, если не сказать критическим, при установлении стратегии маркетинга. Некоторые фирмы при установлении цен следуют затратной концепции ценообразования, определяя уровень цен уровнем своих затрат плюс некоторой нормированной прибылью. В теории этот подход оценивается как весьма осторожный, поскольку, возможно, потребитель был готов заплатить и больше. Если информационная система бухгалтерского учета (СЭОД) на фирме действует нормально, то расчет затрат, а на их основе – цен не является сложной проблемой.
Другие, менее осторожные, фирмы придерживаются концепции ценообразования в зависимости от спроса. Здесь основой для определения цен является корректная оценка спроса на данную продукцию, требующая учета предпочтений потребителя, состояния экономики и конкурентной среды. Ясно, что в данном случае не обойтись без компьютерной поддержки, включающей математическое моделирование. Использование моделей дает менеджеру возможность многократным решением задачи «что будет, если…?» определить уровень цен, максимизирующий прибыль. Программное обеспечение решения таких задач является типичным для подсистемы цен ИС маркетинга.
Интегрированная подсистема. Интегрированная подсистема ИС маркетинга дает возможность менеджеру разрабатывать маркетинговые стратегии, варьируя всеми четырьмя характеристиками: продукцией, местом, активностью и ценой.
Как видно на рис. 3.3, структура ИС маркетинга включает в себя входные подсистемы, обеспечивающие сбор данных как из внутренних, так и из внешних источников, базу данных, используемую для их хранения, и выходные подсистемы, трансформирующие данные в информацию, потребную для менеджеров, занимающихся проблемами маркетинга. Такая трансформация, происходящая в рамках выходных подсистем ИС маркетинга, может потребовать использования средств информационной, модельной и даже экспертной поддержки. Как мы увидим в дальнейшем, эта структура характерна для всех функциональных подсистем ИС организации.
3.4. Информационная система производства
Управленцы, работающие в сфере производства, используют компьютер и как компонент самой производственной системы, и как компонент информационной системы управления ею. В производственной системе компьютеры используют в системах автоматизированного проектирования (САПР), а также для создания промышленных роботов и гибких производственных систем. Входя в состав ИС производства, компьютеры используются для календарного планирования процесса производства, управления запасами материалов и комплектующих элементов, контроля качества производимой продукции и учета производственных затрат. Ниже мы рассмотрим только компьютерные приложения ИС производства [5].
Структура ИС производства на фирме представлена на рис. 3.6. Она представляет собой одну из функциональных подсистем ИС организации, используемую для получения информации для поддержки принятия решений в сфере производства. Также как в случае ИС маркетинга, в состав ИС производства входит ряд входных и выходных подсистем.
Рис. 3.6. Структура ИС производства [5]
Входные подсистемы ИС производства
Большое количество данных и информации, потребной для целей управления производством, поступает в ИС производства от бухгалтерской информационной системы СЭОД.
Сюда входят детализированные сведения о всех действиях персонала и машин в процессе переработки материалов и сырья в готовую продукцию, используемые в дальнейшем для создания периодических и специальных отчетов, построения математических моделей и получения советов от ЭС. Получая всю текущую информацию о состоянии производства, центральный компьютер создает постоянно обновляемую, динамическую модель производственной системы. Дополнительная информация, описывающая производимые производственные операции, поступает в ИС производства от инженерной подсистемы. Работающие в составе инженерной подсистемы производственные инженеры занимаются совершенствованием конструкции и технологии производимой на фирме продукции (т. е. совершенствуют саму производственную систему). С другой стороны, в их компетенцию также входят вопросы размещения производственных мощностей по территории региона, управление запасами материальных ценностей и календарно– производственное планирование (т. е. совершенствование управления производством).
Третья входная подсистема ИС производства – подсистема внешней информации – обеспечивает получение данных и информации о двух элементах внешнего окружения фирмы: поставщиках и профсоюзах. Сбор сведений в обоих указанных направлениях требует проведения специальных исследований и личных контактов.
Выходные подсистемы ИС производства
В состав выходных подсистем ИС производства входят следующие четыре независимые подсистемы, оценивающие отдельные направления производственного процесса:
Календарная подсистема оценивает временной аспект потока работ, переходящих с одного рабочего места на другое.
Подсистема управления запасами оценивает затраты хранения материальных ценностей (сырья, материалов и полуфабрикатов, незавершенного производства, комплектующих изделий и готовой продукции) на всех стадиях их обработки.
Подсистема контроля качества занимается комплексным контролем качества на всех стадиях производства, начиная с входного контроля поступающих на фирму материалов, сырья и комплектующих элементов и кончая контролем качества готовой продукции перед отправкой ее с предприятия.
Подсистема учета затрат оценивает производственные затраты, имевшие место на всех стадиях процесса производства.
Функционирование указанных выше подсистем ИС производства, как правило, связано с использованием средств информационной и модельной поддержки. Методы, связанные с экспертной поддержкой принимаемых решений, здесь используются значительно реже.
Рассмотрим работу календарной подсистемы ИС производства на примере производства карманного фонаря [5]. Карманный фонарь состоит из нескольких деталей (табл. 3.1).
Таблица 3.1
Комплектация изделия «Фонарь»
|
Наименование детали |
Количество |
|
Пластмассовый корпус |
1 |
|
Завинчивающаяся крышка |
1 |
|
Выключатель |
1 |
|
Пружина |
1 |
|
Рефлектор |
1 |
|
Лампочка |
1 |
|
Стекло |
1 |
|
Батарея |
2 |
Процесс сборки изделия «Фонарь» реализуется по схеме, приведенной на рис. 3.7. Как видно из приведенной схемы, разработавший ее инженер-технолог в целях экономии производственного времени разбил всю последовательность на две части, выполняемые одновременно. Один поток собирает корпус, а второй – крышку фонаря. Каждый поток имеет несколько операций. Окончательная операция (№ 7) – сборка корпуса и крышки фонаря на рис. 3.7 выделена.
Рис. 3.7. Схема процесса производства изделия «Фонарь»
Календарный план производства, создаваемый специальной программой календарной подсистемы ИС производства, представлен в табл. 3.2.
В левой части таблицы указаны даты и время выдачи соответствующих комплектующих элементов изделия со склада. После выдачи элементы транспортируются в производственный цех. В центре таблицы указаны 9 операций, производимых в процессе сборки фонаря, с указанием даты и времени начала каждой операции.
В правой части таблицы указаны даты и время ожидаемого окончания каждой операции, подсчитанные на основе норм трудоемкости в рамках инженерной подсистемы ИС производства.
По мере выполнения работ сотрудники, используя цеховые терминалы, передают на центральный компьютер данные о начале и окончании каждой операции. Имея плановые и фактические данные о продолжительности операций, работники инженерной подсистемы ИС производства могут проанализировать эффективность процесса производства, с одной стороны, и точность разработанных норм трудоемкости с другой.
Календарная подсистема ИС производства поддерживает управление производством не только при помощи выдаваемых ею календарных планов, один из которых мы видим в табл. 3.2. Она по запросу менеджера может выдать справку о том, на какой именно стадии производства (производственной операции) находится данное изделие. Реализация запросно-ответного режима осуществляется при помощи специального программного обеспечения ИС производства, включающего СУБД.
Таблица 3.2
Календарный план производства изделия «Фонарь»
|
Изделие: фонарь |
|||||||
|
Комплектующий элемент |
Выдано |
Производственная операция |
Начало |
Конец |
|||
|
Дата |
Время |
Дата |
Время |
Дата |
Время |
||
|
Корпус |
24-10 |
8-00 |
|
|
|
|
|
|
Пружина |
24-10 |
8-00 |
1-Вставка пружины |
24-10 |
8-38 |
24-10 |
14-30 |
|
Выключатель |
24-10 |
14-30 |
2-Вставка выключателя |
24-10 |
15-00 |
26-10 |
9-00 |
|
Батарея |
26-10 |
13-45 |
3-Вставка батарей |
26-10 |
14-04 |
26-10 |
17-00 |
|
Крышка |
23-10 |
9-00 |
|
|
|
|
|
|
Лампочка |
23-10 |
9-00 |
4-Вставка лампочки |
23-10 |
9-30 |
23-10 |
15-22 |
|
Рефлектор |
23-10 |
15-30 |
5-Вставка рефлектора |
23-10 |
16-00 |
25-10 |
10-00 |
|
Стекло |
25-10 |
10-30 |
6-Вставка стекла |
25-10 |
11-00 |
26-10 |
9-20 |
|
|
|
|
7-Соединение корпуса и крышки |
26-10 |
8-00 |
27-10 |
13-52 |
3.5. Информационная система финансов
Для того чтобы поддерживать производство, маркетинг и другие виды деятельности, на фирме должно быть достаточно денег. Отсюда вытекает задача контроля финансовых ресурсов фирмы для обеспечения их эффективного использования.
Все или почти все менеджеры фирмы несут финансовую ответственность в рамках своих основных функций. По меньшей мере они обязаны соизмерять свои расходы с бюджетными ограничениями данного года. Однако финансовое состояние фирмы волнует не только ее работников. Многие частные лица и организации зорко наблюдают за финансовым положением фирмы, имея в этом свой собственный интерес. Это прежде всего держатели акций фирмы, финансовые организации, поставщики, конкуренты, правительственные чиновники и т. п. Информационная система финансов фирмы должна удовлетворить информационные потребности как менеджеров фирмы, так и ее окружения в отношении финансового состояния фирмы.
ИС финансов предназначена для обеспечения соответствующей финансовой информацией работников и заинтересованных лиц как в самой организации, так и за ее пределами. Информация при этом может быть представлена в виде периодических и специальных отчетов, результатов математического моделирования, электронной коммуникации и советов ЭС. Структура ИС финансов изображена на рис. 3.8.
Рис. 3.8. Структура ИС финансов [5]
Так же как и другие функциональные подсистемы ИС организации, ИС финансов включает в себя ряд входных и выходных подсистем. Среди входных подсистем мы видим уже знакомые нам по ранее рассмотренным функциональным подсистемам ИС организации – бухгалтерскую подсистему и подсистему внешней информации. Третья входная подсистема оригинальна. Ее целью является внутренний аудит (проверка) правильности обработки финансовых данных.
Три выходные подсистемы ИС финансов созданы для управления потоками финансовых средств в организации. Подсистема прогнозирования создана для предвидения поведения фирмы совместно с ее окружением в долгосрочной перспективе. Подсистема управления финансами имеет целью достижение сбалансированности потоков средств, циркулирующих между фирмой и ее окружением. Подсистема контроля призвана контролировать эффективность использования менеджерами всех доступных им видов финансовых ресурсов. Выходные подсистемы ИС финансов содержат различные типы программного обеспечения, трансформирующего данные, содержащиеся в базе данных, в информацию, обеспечивающую поддержку принимаемых решений.
Программное обеспечение ИС финансов более разнообразно, чем для других функциональных подсистем ИС организации. Реализуя в основном информационный и модельный вид поддержки, оно может включать в себя разнообразные стандартные пакеты (общие или специализированные по отраслевому принципу) прикладных программ, такие, как расчет зарплаты, управление дебиторскими счетами и запасами. Финансовые менеджеры широко используют электронные таблицы как программные средства повышения персональной производительности труда. Строки в этих таблицах используются для выражения таких финансовых показателей, как объем продаж, себестоимость, прибыль и др., а столбцы – для интерпретации временных периодов (годы, кварталы, месяцы).
Использование готовых программных продуктов даёт возможность даже небольшим фирмам эффективно использовать ИС финансов без значительных затрат на содержание компьютерных специалистов.
Ниже мы рассмотрим каждый из элементов структуры ИС финансов.
Входные подсистемы ИС финансов
В предыдущих разделах мы уже рассматривали основные положения бухгалтерской ИС (СЭОД). Далее в рамках данной главы мы останавливались на особенностях использования создаваемых в рамках этих систем данных и информации для работы функциональных систем руководства, маркетинга и производства организации. Бухгалтерская информация и данные также используются в качестве входных при работе ИС финансов.
Бухгалтерский учет контролирует все события, происходящие в организации и имеющие экономическое содержание. Бухгалтерские данные могут анализироваться различными функциональными менеджерами в различных направлениях. Менеджер по маркетингу анализирует данные об объемах продаж. Менеджер по производству анализирует затраты производства при создании продукции в цехах. Финансовый менеджер анализирует движение дебиторских счетов. Поскольку бухгалтерские данные являются единственным общим входным компонентом всех функциональных ИС организации, можно сказать, что бухгалтерская информационная система является фундаментом их работы.
Подсистема внутреннего аудита. Обычно для проверки правильности финансовых расчетов фирмы обращаются к внешним аудиторам, специализирующимся в делах такого рода. Однако часто большие фирмы создают свои собственные подразделения внутреннего аудита. Поскольку задачей таких подразделений является своевременная оценка работы фирмы с финансовых позиций, мы включили их с состав входных подсистем ИС финансов.
В своей деятельности подразделения внутреннего аудита независимы от других подразделений фирмы и ответственны только перед ее руководством. Это способствует проведению независимой экспертизы финансовых решений, принимаемых на фирме. С другой стороны, работа внутреннего аудита никак не связывается с текущими результатами деятельности фирмы. Работая в режиме советников, работники внутреннего аудита предоставляют свои рекомендации руководству, которое решает, следует ли внедрять их в жизнь. В работе подразделений внутреннего аудита выделяют четыре вида деятельности: финансовый аудит, операционный аудит, проведение проверочных мероприятий и совершенствование внутренней системы контроля.
Подсистема внешней информации. Подсистема внешней информации создана для нахождения дополнительных внешних финансовых источников, которые могут быть использованы для финансирования деятельности фирмы. Главными источниками информации при этом оказываются держатели акций фирмы и ее финансовое окружение (банки, поставщики, конкуренты, потребители). Как и аналогичные подсистемы внешней информации других функциональных ИС, подсистема внешней информации ИС финансов получает также информацию от правительственных организаций.
Информация от держателей акций. Для контактов с держателями акций на фирме обычно создается небольшое подразделение. В его функции входит создание и опубликование квартальных и годовых отчетов о дивидендной политике фирмы и изменении рыночных цен на ее акции. Кроме того, держатели акций могут обратиться к работникам данного подразделения с любыми вопросами и предложениями.
Информация от финансового окружения. Финансовое окружение фирмы оказывает существенное влияние на принятие ею финансовых решений. Чтобы своевременно отреагировать на любые изменения процентных ставок, показателей инфляции, курсов валют, финансового положения связанных с фирмой финансовых институтов, предприятий-поставщиков, компаний-конкурентов и т. п., создается система постоянного сбора необходимой информации, реализующая этот сбор всеми возможными способами.
Фирмы обычно используют для сбора необходимой внешней финансовой информации следующие три способа: неформальные методы, опубликованные данные и компьютерные базы данных.
Неформальные методы включают в себя имеющиеся средства коммуникации между управленцами фирмы и представителями ее финансового окружения (включая частные беседы за ленчем и доверительные телефонные разговоры). Использование средств автоматизации офиса (АО) может внести существенный вклад в повышение эффективности работы подсистемы внешней информации через неформальные методы.
Большое количество внешней финансовой информации может быть получено из опубликованных данных: газет, журналов, ценников, буклетов и другой рекламной информации. Здесь также может быть использовано такое средство автоматизации офиса, как видеотекст.
Большое количество финансовой информации в форме компьютерных баз данных распространяется специализированными фирмами на лазерных дисках.
Выходные подсистемы ИС финансов
Подсистема прогнозирования. Прогнозирование является одним из наиболее ранних количественных приложений в бизнесе. Существует значительное число методов прогнозирования. Однако прежде чем рассматривать их особенности, необходимо сделать ряд общих замечаний.
Различают краткосрочное и долгосрочное прогнозирование. Краткосрочное прогнозирование используется в функциональных сферах работы организации. Так, в сфере маркетинга объем продаж прогнозируется обычно на 1 3 года. Все остальные функциональные сферы используют этот прогноз как базу для определения объема потребных им ресурсов для обеспечения спрогнозированного уровня продаж.
Долгосрочное прогнозирование (пять лет и более) часто используют на уровне стратегического планирования при определении глобальных тенденций развития фирмы в будущем.
Среди методов прогнозирования выделяют количественные и неколичественные методы.
Неколичественные методы. Неколичественные методы прогнозирования основываются на субъективных оценках. Менеджеры, пытаясь предсказать величину некоторого параметра в будущем, рассуждают следующим образом: «В прошлом году мы продали 2000 изделий. После того как мы вложили в развитие розничной сети определенные средства, мы вправе ожидать, что в будущем году объем продаж повысится до 2500 изделий». Ясно, что такой метод базируется на наличии определенного опыта, которым должен обладать менеджер, прогнозирующий хорошо известный ему процесс. И многие достигают в этом значительных успехов. В настоящее время известен ряд формальных неколичественных методов прогнозирования, наиболее популярными из которых являются следующие: метод консенсуса, метод Дельфи и метод компьютерной конференции.
Количественные методы. Существует множество количественных методов прогнозирования. Среди них наиболее используемым, безусловно, является регрессионный анализ.
Регрессионный анализ дает возможность устанавливать взаимосвязь между некоторой независимой переменной и другой, зависимой переменной, поведение которой нам требуется предсказать. Так, например, если считать объем продаж фирмы зависимой переменной, а количество работающих на фирму торговых агентов – независимой переменной, то можно построить линию регрессии, определяющую связь между ними. По линии регрессии, задав любое значение независимой переменной (количество агентов), можно предсказать соответствующее значение зависимой переменной (объем продаж).
Существуют специальные программы для реализации регрессионного анализа на компьютере. Эти программы являются частью статистических программных пакетов (таких, например, как Statistica), входящих в состав базы моделей СППР.
Количественные и неколичественные методы прогнозирования часто используются совместно, уточняя и дополняя друг друга. Например, при неоднозначности (сомнительности) результатов количественного прогнозирования, полученных при использовании математических моделей, может потребоваться обсуждение этих результатов методом консенсуса или компьютерной конференции.
Подсистема управления финансами. Управление потоком средств, следующих из фирмы в ее окружение и из окружения в фирму, преследует две цели:
1) убедиться, что поток доходов превышает поток расходов;
2) убедиться, что положение фирмы стабильно.
Фирма может показывать вполне приличную годовую прибыль, в то время как некоторые месяцы внутри года оказываются убыточными. Для анализа потока средств, поступающих и уходящих с фирмы каждый месяц, разрабатываются специальные модели, позволяющие получить результат в графической или табличной форме. Используя модели потока средств, финансовый менеджер пытается найти стратегию, изменяющую потоки входящих и выходящих из фирмы средств в требуемом направлении. Стратегия может включать в себя изменение плана производства и продвижения продукции к потребителю, а также изменения порядка финансирования и оплаты расходов фирмы. Искомая стратегия должна обеспечить фирме стабильный доход не ниже определенного уровня. Модель потока средств представляет собой типичный пример использования компьютера для поддержки управления финансами фирмы.
Подсистема контроля. Менеджеры, имея определенные цели, которых они должны достигнуть в течение текущего периода, могут действовать лишь в рамках установленных для них финансовых ограничений. Такие ограничения формируются бюджетом текущего года. Бюджет фирмы является основой подсистемы контроля ее расходов.
Процесс составления бюджета, хотя и опирается на бухгалтерские данные, включает в себя ряд плохо структурированных решений. Существует три подхода к его составлению: сверху вниз, снизу вверх и смешанный.
На рис. 3.9 иллюстрируются основные шаги, реализующие смешанный подход к составлению бюджета.
Рис. 3.9. Процесс составления бюджета [5]
1-й шаг. Исходным моментом построения бюджета является прогноз продаж, подготовленный в сфере маркетинга. В модель прогнозирования, основанную на данных менеджеров маркетинга, работающих на низшем уровне управления, внесены коррективы высшего руководства маркетинга.
2-й шаг. Высшее руководство анализирует результаты прогнозирования, внося изменения, основанные на субъективных соображениях и дополнительных данных.
3-й шаг. Одобренная прогнозная информация вводится в модель определения объемов потребных ресурсов, трансформирующую спрогнозированные объемы продаж в ресурсные требования для каждой функциональной сферы. Например, если фирма планирует продать в следующем году в полтора раза больше продукции, ей следует нанять дополнительно 8 торговых агентов, купить новый токарный станок и 12 новых компьютеров.
4-й шаг. Результаты, полученные от модели определения потребных ресурсов, оцениваются менеджерами каждой из функциональных сфер деятельности фирмы. Используя весь свой опыт, менеджеры всех уровней каждой из функциональных сфер стремятся так уточнить полученные ими данные, чтобы, с одной стороны, гарантировать безусловное выполнение запланированных работ, а с другой – уложиться в бюджетные ограничения. При необходимости процесс увязки может выйти на уровень высшего руководства.
5-й шаг. Высшее руководство суммирует сбалансированные бюджеты функциональных сфер и разрабатывает сводный бюджет фирмы на следующий финансовый год.
Бюджет подразделения фирмы представляет собой перечень установленных значений по основным статьям затрат (зарплата, телефонные переговоры, арендные платежи, материалы и др.) по месяцам и с начала года. Каждый менеджер, ответственный за соблюдение бюджета, в конце месяца получает отчет, в котором фактические месячные расходы сравниваются с установленными бюджетными ограничениями. В дополнение к отчетам по соблюдению бюджета контрольная подсистема ИС финансов организации определяет ряд специальных финансовых показателей. Такие показатели могут быть разработаны специально для данной организации или быть стандартными. Среди стандартных показателей наиболее популярным является коэффициент текущей ликвидности, представляющий собой отношение оборотных средств фирмы к ее текущим краткосрочным обязательствам. Этот показатель определяет, в какой степени организация или ее подразделение может покрыть свои краткосрочные долги за счет реализации своих оборотных средств. Достаточная ликвидность фирмы обеспечивается при значениях коэффициента текущей ликвидности, превышающих единицу.
Другим стандартным финансовым показателем является коэффициент оборачиваемости запасов, представляющий собой отношение стоимости годовых продаж к среднему объему запасов материалов и готовой продукции. Коэффициент показывает, сколько раз в течение года запасы реализуются и возмещаются вновь. Чем больше величина этого показателя, тем лучше, поскольку он определяет способность менеджера обеспечить высокий объем продаж без серьезных вложений в запасы.
Указанные и подобные им показатели (наряду с регулярными отчетами о соблюдении бюджета) широко используются в рамках контрольной подсистемы для непрерывного мониторинга финансового положения компании.
3.6. Информационная система управления персоналом
Служба управления персоналом обеспечивает новыми работниками все функциональные сферы деятельности организации, обучает и тренирует их, хранит данные, связанные с персоналом. Выделяют четыре основные функции подразделений, занимающихся управлением персоналом [5].
Главное, что отличает ИС управления персоналом (кадрами) от других функциональных ИС организации, – это большое количество создаваемых на ее основе отчетов и приложений.
Структура ИС управления персоналом построена на тех же принципах, что и структуры ИС других функциональных сфер. Она также включает в себя входные и выходные подсистемы и базу данных (рис. 3.10).
Рис. 3.10. Структура ИС управления персоналом [5]
Среди входных подсистем мы опять видим бухгалтерскую подсистему, подсистему исследований и подсистему внешних данных. В большинстве фирм хранимые данные о персонале находятся на магнитных компьютерных носителях. Выходные подсистемы отражают процесс движения персонала через фирму.
Входные подсистемы ИС управления персоналом
Бухгалтерская ИС. Данные, с которыми имеет дело ИС управления персоналом, включают в себя бухгалтерские и кадровые элементы.
Кадровые элементы данных относительно постоянны и не несут экономической информации в своей основе. Сюда входят такие признаки, как фамилия, имя, отчество, пол, дата рождения, образование, количество иждивенцев. Эти элементы данных создаются при приеме данного лица на работу и сохраняются в течение всего времени его работы в компании, а также после ухода на пенсию.
Бухгалтерские элементы данных имеют экономическую природу и характеризуются большей динамикой изменения, чем кадровые. В их состав входят часовые тарифные ставки, месячные оклады, премии, налоги.
Бухгалтерская ИС поставляет для базы данных управления персоналом бухгалтерские элементы данных о каждом из работников фирмы. С другой стороны, ИС управления персоналом играет определенную вспомогательную роль в работе бухгалтерской ИС организации, поставляя для нее текущие изменения кадровых данных, необходимые для расчета приложений, связанных с зарплатой.
Подсистема исследований. Часто перед ИС управления персоналом ставятся такие задачи, решение которых невозможно найти непосредственно в базе данных системы. Для решения таких задач проводятся специальные исследовательские проекты в рамках специально для этого созданной подсистемы исследований. Наиболее важными являются следующие направления кадровых исследований.
Подсистема внешних данных служит для сбора данных, имеющих отношение к управлению персоналом, из внешнего окружения фирмы, включающего в себя правительственные учреждения, профсоюзы, поставщиков, финансовые институты, конкурентов и т. п.
Все указанные данные могут собираться как чисто формальными (например, покупкой видеотекста и объявлений), так и неформальными (но законными) методами.
База данных. Хранение данных в ИС управления персоналом крупных фирм, как правило, осуществляется на компьютерной основе. Основные базы данных построены на основе списка сотрудников фирмы и включают в себя большое число характеристик каждого из них (табл. 3.3).
Таблица 3.3
Содержание базы данных сотрудников фирмы
|
Фамилия, имя, отчество |
Занимаемая должность |
|
Образование |
Адрес (домашний) |
|
Законченное учебное заведение |
Адрес (рабочий) |
|
Оплаченный отпуск (дни) |
Гражданство |
|
Подразделение |
Дата назначения на текущую должность |
|
Пол |
|
|
Телефон (домашний) |
Дата рождения |
|
Телефон (рабочий) |
Зарплата |
|
Телефон начальника |
Количество детей на иждивении |
|
Ученая степень |
Шоферские права (номер, дата выдачи) |
|
Дата приема на работу |
Данные по сотрудникам фирмы хранятся обычно либо в центральном компьютере фирмы, либо в компьютере отдела управления персоналом. Для создания из этих данных различных отчетов и приложений ИС управления персоналом широко используют стандартные СУБД.
Выходные подсистемы ИС управления персоналом
Заинтересованные лица обычно получают информацию от ИС управления персоналом в виде периодических отчетов и ответов на запросы. В ряде случаев для получения необходимой информации используются математические модели и советы экспертных систем. При этом в большинстве случаев используется стандартное программное обеспечение.
В состав ИС управления персоналом входят 6 выходных подсистем, обеспечивающих разработку различных приложений.
Подсистема планирования рабочей силы связана с деятельностью по определению потребностей фирмы в рабочей силе на последующий календарный период. Наиболее популярными приложениями, разрабатываемыми в рамках данной подсистемы, являются: 1) расчет потребности в труде по прогнозу продаж, расчет потребных затрат на заработную плату; 2) разработка перечней требований к работникам; 3) моделирование потребности в рабочей силе с учетом альтернативных возможностей (повышения степени автоматизации работ, использования фонда сверхурочного времени и др.).
Подсистема найма включает в себя два основных приложения: 1) поиски и переговоры с внешними кандидатами; 2) исследования по поиску кандидатов, проводимые внутри фирмы. Как показывает практика, первое из указанных приложений является более популярным в среде управленцев.
Подсистема контроля рабочей силы включает с себя следующие приложения: 1) повышение квалификации; 2) контроль соответствия занимаемой должности; 3) контроль наличия определенной квалификации; 4) дисциплинарный контроль работников.
Подсистема выплат включает в себя следующие приложения: 1) определение динамики зарплаты; 2) определение выплат за выслугу лет; 3) определение доплат руководству; 4) определение различных видов страховки, покупку лекарств, использование служебного транспорта и т. п.
Подсистема компенсаций содержит ряд приложений, определяющих вклад работника в успех компании и устанавливающих порядок формирования его пенсионного фонда, а также использования различного рода страховок и компенсаций.
Подсистема внешней отчетности служит для создания отчетов для правительственных и профсоюзных организаций о выполнении фирмой трудового законодательства и условий трудовых договоров.
Следует заметить, что на практике разработка различных приложений в рамках перечисленных выходных подсистем ИС управления персоналом имеет высокую степень интегрированности, когда результаты расчетов по одному приложению используются как входные данные для другого. В целом же следует заметить, что внедрение компьютерной технологии в сферу управления персоналом в значительной степени задерживается по сравнению с другими функциональными сферами использования ИС.
Вопросы и задания для самопроверки
ТЕМА 4. ОСНОВНЫЕ ВИДЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ
4.1. Определение информационной технологии
Технология при переводе с греческого (techne) означает искусство, мастерство, умение, а это не что иное, как процессы. Под процессом следует понимать определенную совокупность действий, направленных на достижение поставленной цели. Процесс должен определяться выбранной человеком стратегией и реализовываться с помощью совокупности различных средств и методов.
Под технологией материального производства понимают процесс, определяемый совокупностью средств и методов обработки, изготовления, изменения состояния, свойств, формы сырья или материала. Технология изменяет качество или первоначальное состояние материи в целях получения материального продукта (рис. 4.1).
Рис. 4.1. Информационная технология как аналог технологии переработки материальных ресурсов
Информация является одним из ценнейших ресурсов общества наряду с такими традиционными материальными видами ресурсов, как нефть, газ, полезные ископаемые и др., а, значит, процесс ее переработки, по аналогии с процессами переработки материальных ресурсов, можно воспринимать как технологию. Тогда справедливо следующее определение.
Информационная технология – процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта).
Цель технологии материального производства – выпуск продукции, удовлетворяющей потребности человека или системы.
Цель информационной технологии – производство информации для ее анализа человеком и принятия на его основе решения по выполнению какого-либо действия.
Известно, что, применяя разные технологии к одному и тому же материальному ресурсу, можно получить разные изделия, продукты. То же самое будет справедливо и для технологии переработки информации.
Для сравнения в табл. 4.1 приведены основные компоненты обоих видов технологий.
Информационная технология является наиболее важной составляющей процесса использования информационных ресурсов общества. К настоящему времени она прошла несколько эволюционных этапов, смена которых определялась главным образом развитием научно-технического прогресса, появлением новых технических средств переработки информации. В современном обществе основным техническим средством технологии переработки информации служит персональный компьютер, который существенно повлиял как на концепцию построения и использования технологических процессов, так и на качество результатной информации. Внедрение персонального компьютера в информационную сферу и применение телекоммуникационных средств связи определили новый этап развития информационной технологии и, как следствие, изменение ее названия за счет присоединения одного из синонимов: «новая», «компьютерная» или «современная».
Таблица 4.1
Сопоставление основных компонентов технологий
|
Компоненты технологий для производства продуктов |
|
|
материальных |
информационных |
|
Подготовка сырья и материалов |
Сбор данных или первичной информации |
|
Производство материального продукта |
Обработка данных и получение результатной информации |
|
Сбыт произведенных продуктов потребителям |
Передача результатной информации пользователю для принятия на ее основе решений |
Прилагательное «новая» подчеркивает новаторский, а не эволюционный характер этой технологии. Ее внедрение является новаторским актом в том смысле, что она существенно изменяет содержание различных видов деятельности в организациях. В понятие новой информационной технологии (НИТ) включены также коммуникационные технологии, которые обеспечивают передачу информации разными средствами, а именно – телефон, телеграф, телекоммуникации, факс и др. Новая информационная технология – информационная технология с «дружественным» интерфейсом работы пользователя, использующая персональные компьютеры и телекоммуникационные средства.
Прилагательное «компьютерная» подчеркивает, что основным техническим средством ее реализации является компьютер.
Запомните три основных принципа новой (компьютерной) информационной технологии:
По-видимому, более точным следует считать все же термин «новая», а не «компьютерная» информационная технология, поскольку он отражает в ее структуре не только технологии, основанные на использовании компьютеров, но и технологии, основанные на других технических средствах, особенно на средствах, обеспечивающих телекоммуникацию.
Примечание. Появившийся сравнительно недавно термин «НИТ» постепенно начинает терять слово «новая», а под информационной технологией начинают понимать тот смысл, который вкладывается в НИТ. В дальнейшем изложении мы для простоты опустим прилагательное «новая», придавая ее смысл термину «информационная технология».
Реализация технологического процесса материального производства осуществляется с помощью различных технических средств, к которым относятся оборудование, станки, инструменты, конвейерные линии и т. п.
По аналогии и для информационной технологии должно быть нечто подобное. Такими техническими средствами производства информации будет являться аппаратное, программное и математическое обеспечение этого процесса. С их помощью производится переработка первичной информации в информацию нового качества. Выделим отдельно из этих средств программные продукты и назовем их инструментарием, а для большей четкости можно его конкретизировать, назвав программным инструментарием информационной технологии. Определим это понятие.
Инструментарий информационной технологии – один или несколько взаимосвязанных программных продуктов для определенного типа компьютера, технология работы в котором позволяет достичь поставленную пользователем цель.
В качестве инструментария можно использовать следующие распространенные виды программных продуктов для персонального компьютера: текстовый процессор (редактор), настольные издательские системы, электронные таблицы, системы управления базами данных, электронные записные книжки, электронные календари, информационные системы функционального назначения (финансовые, бухгалтерские, для маркетинга и пр.), экспертные системы и т. д.
4.2. Соотношение информационной технологии и информационной системы
Информационная технология тесно связана с информационными системами, которые являются для нее основной средой. На первый взгляд может показаться, что введенные в учебнике определения информационной технологии и системы очень похожи между собой. Однако это не так.
Информационная технология является процессом, состоящим из четко регламентированных правил выполнения операций, действий, этапов разной степени сложности над данными, хранящимися в компьютерах. Основная цель информационной технологии – в результате целенаправленных действий по переработке первичной информации получить необходимую для пользователя информацию.
Информационная система является средой, составляющими элементами которой являются компьютеры, компьютерные сети, программные продукты, базы данных, люди, различного рода технические и программные средства связи и т. д. Основная цель информационной системы – организация хранения и передачи информации. Информационная система представляет собой человеко-компьютерную систему обработки информации.
Реализация функций информационной системы невозможна без знания ориентированной на нее информационной технологии. Информационная технология может существовать и вне сферы информационной системы. Например, информационная технология работы в среде текстового процессора MS Word, который не является информационной системой, информационная технология мультимедиа, где с помощью телекоммуникационной связи осуществляются передача и обработка на компьютере изображения и звука.
Таким образом, информационная технология является более емким понятием, отражающим современное представление о процессах преобразования информации в информационном обществе. В умелом сочетании двух информационных технологий – управленческой и компьютерной – залог успешной работы информационной системы.
Обобщая все вышесказанное, предлагаем несколько более узкие, нежели введенные ранее, определения информационной системы и технологии, реализованные средствами компьютерной техники.
Информационная технология – совокупность четко определенных целенаправленных действий персонала по переработке информации на компьютере.
Информационная система – человеко-компьютерная система для поддержки принятия решений и производства информационных продуктов, использующая компьютерную информационную технологию.
В начале использования компьютеров их основной функцией была обработка данных, включавшая расчеты заработной платы и другие бухгалтерские операции. Сегодня такие компьютерные системы называют системами электронной обработки данных (СЭОД) или бухгалтерскими системами. По мере дальнейшего развития компьютерных технологий их использование перемещается в сферу управления. Они начинают использоваться для создания информации, необходимой менеджерам для принятия решений. Сначала появились так называемые информационные системы управления (ИСУ), создающие управленческие отчеты. Дальнейшее совершенствование ИСУ в направлении их большей специализации на решение плохо структурированных задач привело к появлению систем поддержки принятия решений (СППР). Использование ИСУ и СППР привлекает внимание управленцев и специалистов по обработке информации уже около двух десятилетий. За последние годы появились еще две новые информационные технологии. Первая из них, реализуемая в ИС автоматизации офиса, использует компьютер для улучшения коммуникационных возможностей персонала организаций в общении между собой. Вторая, в основе которой лежит моделирование процессов человеческого мышления, получила название «искусственный интеллект». Важнейшим приложением искусственного интеллекта стали экспертные системы, представляющие собой новый класс компьютерных информационных систем, основанных на обработке знаний.
В настоящее время указанные разновидности компьютерных информационных систем, реализующих различные информационные технологии, можно встретить работающими в рамках одной организации, где они выступают как подсистемы общей компьютерной системы фирмы. Ознакомимся более подробно с некоторыми из них.
4.3. Системы электронной обработки данных
Системы электронной обработки данных (СЭОД), в соответствии с их названием, служат для решения задач, имеющих высокое содержание операций по обработке данных. К таким операциям относят сбор данных, манипулирование ими, хранение данных и подготовку документов. СЭОД в большей степени ориентированы на данные (а не на информацию), имеющие временной аспект. Классическим примером СЭОД является система, работающая в интересах бухгалтерии.
Структура СЭОД
Основной задачей СЭОД является сбор данных, описывающих работу фирмы, и создание на базе этих данных информации, доступной для использования как в рамках организации, так и за ее пределами.
На рис. 4.2 изображена структура СЭОД, обслуживающая некоторую фирму. Изображенные внизу рисунка входные ресурсы, переработка и выходные ресурсы представляют собой элементы физической структуры этой фирмы. Данные, описывающие операции фирмы и поступающие из ее окружения, хранятся в базе данных. При помощи программного обеспечения они преобразуются в информацию, используемую как в организации, так и вне ее. Следует заметить, что именно подсистема электронной обработки данных в рамках внутрифирменной информационной системы ответственна за снабжение информацией внешних партнеров.
Структура СЭОД или, как ее еще называют, бухгалтерской системы, может быть также представлена как совокупность ее функциональных подсистем. Так, для фирмы оптовой торговли в состав таких подсистем войдут:
1) подсистема оформления заказов от клиентов;
2) подсистема управления запасами;
3) подсистема оформления счетов на оплату клиентам;
4) подсистема дебиторских счетов;
5) подсистема оформления заказов поставщикам;
6) подсистема получения товаров от поставщиков;
7) подсистема финансовых взаимоотношений с поставщиками;
8) подсистема ведения главной книги;
9) подсистема создания стандартных управленческих отчетов.
Первые четыре подсистемы обслуживают поток заказов розничных клиентов на поставку товаров. Подсистемы 5 7 контролируют отношения с поставщиками-изготовителями товаров для постоянного пополнения запасов на складе оптовой фирмы.
Рис. 4.2. Структура системы электронной обработки данных [5]
Основные операции по обработке данных
Существуют четыре основные операции по обработке данных: сбор данных, манипулирование данными, хранение данных и подготовка документов. Рассмотрим каждую из них.
Сбор данных. По мере того как фирма производит продукцию или услуги, каждое ее действие описывается соответствующими записями данных. Обычно действия фирмы, затрагивающие внешнее окружение, выделяются особо, как операции, производимые фирмой.
Манипуляция данными. Манипуляции с данными производятся с целью создания из них информации. К манипулированию обычно относят следующие операции:
Хранение данных. Многие данные в СЭОД необходимо сохранять для последующего использования. Для их хранения создаются специальные базы данных.
Создание документов. СЭОД создают документы для руководства и работников фирмы, а также для внешних партнеров. При этом документы могут создаваться как по запросу или в связи с проведенной фирмой операцией, так и периодически, в конце каждого месяца, квартала или года.
Основные характеристики СЭОД
Существует несколько характеристик, связанных с обработкой данных, отличающих СЭОД от всех других компьютерных информационных систем. В их числе:
Резюме. СЭОД создает детальные финансовые записи, описывающие операции фирмы, и создает информацию об этих операциях. Данная информация в виде документов (в твердой или электронной копии) используется менеджерами и неменеджерами внутри организации, а также пересылается партнерам во внешнем ее окружении.
Обработка данных охватывает такие основные операции, как сбор, манипулирование и хранение данных, а также создание документов. Манипулирование, в свою очередь, включает в себя классификацию, сортировку, проведение вычислений и укрупнение. Документы могут создаваться как от случая к случаю, так и по заданному расписанию.
Существует ряд особых характеристик СЭОД, которые отличают их от всех других видов информационных систем. Обработка данных производится на основе детализированных данных с использованием стандартных процедур и охватывает необходимые фирме хорошо структурированные задачи, чаще всего в хронологическом аспекте. Целью СЭОД является полная автоматизация рутинных бухгалтерских расчетов. Эти системы не предназначены для помощи менеджерам в решении возникающих проблем.
4.4. Информационные системы управления
Информационные системы управления (ИСУ) представляют собой один из пяти основных видов компьютерных информационных систем. Их целью является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников фирмы, имеющих дело с принятием решений [5].
ИСУ используются при худшей структурированности решаемых задач, если их сравнивать с СЭОД. Система осуществляет поиск и обработку входных данных, поступающих из СЭОД фирмы и из ее окружения. В этих системах появляется возможность работы в запросно-ответном режиме за счет появления в их составе систем управления базами данных (СУБД). ИСУ выдает выходную информацию в виде управленческих отчетов, осуществляющих фильтрацию и агрегирование данных, представляемых в удобном для принятия решения виде. ИСУ не предназначены для использования в чисто автоматическом режиме. Все решения в нем принимает человек. Система может использоваться на любом уровне управления.
Структура ИСУ
Структуру ИСУ мы видим на рис. 4.3. База данных, построенная с использованием СУБД, содержит данные, поступающие из СЭОД организации и из окружения, а также информацию, поступающую только из окружения.
Рис. 4.3. Структура ИСУ [5]
Содержимое базы данных при помощи соответствующего программного обеспечения преобразуется в периодические и специальные отчеты, поступающие лицам, участвующим в принятии решений в организации. В отличие от СЭОД ИСУ не предназначена для снабжения информацией окружения фирмы.
Информационные системы управления идеально подходят для удовлетворения идентичных информационных потребностей работников различных функциональных подсистем (подразделений) или уровней управления фирмой. Поставляемая ими информация содержит сведения о прошлом, настоящем и вероятном будущем фирмы. Эта информация имеет вид регулярных или специальных управленческих отчетов.
Виды отчетов, поставляемых ИСУ
ИСУ поставляют работникам фирмы следующие виды отчетов.
Регулярные отчеты создаются в соответствии с установленным графиком, определяющим время их создания (например, месячный анализ продаж компании). Специальные отчеты создаются, когда в компании произошло что-то незапланированное или по запросам управленцев.
Независимо от того, являются ли данные отчеты периодическими или специальными, они могут иметь форму суммирующих, сравнительных и чрезвычайных отчетов:
Ниже приведены три таблицы, иллюстрирующие использование указанных форм отчетов. Табл. 4.2 содержит отсортированный суммирующий отчет о заработной плате. В табл. 4.3 мы видим отчет, в котором текущая информация о заработной плате дается в разрезе различных видов работ, чтобы можно было произвести сравнение. Табл. 4.4 содержит чрезвычайный отчет, в который собраны работники, отработавшие более 60-ти часов сверхурочно.
Таблица 4.2
Отсортированный суммирующий отчет по заработной плате
|
Подразделение |
ФИО |
Отработанные часы |
Заработная плата, р. |
|
ЦЕХ №1 |
Иванов А. В. |
40 |
512,5 |
|
Сидоров В. Е. |
38 |
380,0 |
|
|
Итого по цеху: |
|
78 |
892,5 |
|
ЦЕХ №2 |
Петров П. Е. |
42 |
315,0 |
|
Макаров А. К. |
37 |
277,5 |
|
|
Итого по цеху: |
|
79 |
592,5 |
Таблица 4.3
Сравнительный отчет по заработной плате по видам работ
|
Вид работы |
ФИО |
Отработанные часы |
Заработная плата, р. |
|
Сборка |
Николаев Н. Е. |
40 |
512,5 |
|
Сидоров Т. О. |
52 |
666,25 |
|
|
Титов Р. Г. |
30 |
34,38 |
|
|
Итого по сборке: |
|
122 |
1 213,13 |
|
Сварка |
Магометов Р. Г. |
47 |
258,5 |
|
Котов Б. А. |
56 |
308,0 |
|
|
Итого по сварке: |
103 |
566,5 |
Таблица 4.4
Чрезвычайный отчет по превышению лимита сверхурочно го времени
|
ФИО |
Подразделение |
Вид работ |
Отработанные часы |
|
Астахов Н. У. |
Цех № 3 |
слесарь |
68 |
|
Басов О. П. |
Цех № 2 |
токарь |
67 |
|
Васильев Т. П. |
Цех № 3 |
токарь |
67 |
|
Дмитриев Б. Д. |
Цех № 1 |
разнорабочий |
65 |
4.5. Системы поддержки принятия решений
Определение (СППР). СППР представляют собой вид компьютерных информационных систем, помогающих управляющему в принятии решений, при решении плохо структурированных задач посредством прямого диалога с машиной с использованием данных, знаний и математических моделей [5].
СППР появились усилиями американских ученых в конце 1970-х – начале 1980-х гг., чему в значительной степени способствовало широкое распространение персональных компьютеров, стандартных пакетов прикладных программ, а также значительные успехи в создании систем искусственного интеллекта (ИИ).
Отличительные особенности СППР. СППР характеризуется следующими отличительными особенностями:
Место СППР среди информационных систем. Информационную модель некоторой организации можно представить себе в виде иерархической модели, включающей в себя следующие три уровня (см. рис. 4.4):
На первом (низшем) уровне находятся СЭОД. В иерархии управленческих решений этот уровень соответствует уровню управленческого контроля, автоматизирующего документооборот в организации. Основными характеристиками СОЭД являются:
На втором (среднем) уровне, соответствующем уровню управленческого контроля, акцент переносится на процедуры обработки информации, выполняемые ИСУ. Указанная обработка обычно относится к планированию деятельности в таких функциональных сферах деятельности организации, как маркетинг, производство, финансы, бухучет, кадры. Основными характеристиками ИСУ следует считать:
На третьем (самом высоком) уровне управления, соответствующем стратегическому планированию, формируются наиболее важные решения организации. Используемые на этом уровне СППР (как будет ясно из дальнейшего, СППР могут использоваться на любом уровне управления) имеют следующие характеристики:
Рис. 4.4. Иерархия информационных систем в компании
Управление данными в условиях СЭОД осуществляется в основном для обработки текущих коммерческих операций, проводимых фирмой. Создание ИСУ было связано с появлением СУБД, давшей возможность организовать режимы запросов, обработки данных, а также создания разнообразных управленческих отчетов. Однако главным достоинством создания СУБД было снижение затрат на текущее программирование, связанное с эксплуатацией баз данных. Следует указать на сравнительно невысокие требования, предъявляемые пользователем к таким системам. Требования к СППР значительно серьезнее. Это касается возрастания потребности в достоверных данных, в том числе и носящих вероятностный характер, а также ужесточения временных ограничений к запросному режиму и использованию данных, поступающих из некомпьютеризированных источников. Соблюдение таких требований обеспечивает быстрый обмен данными между базами данных, входящих в СППР, и большой базой данных, хранящей сведения об операциях фирмы.
Итак, СЭОД и ИСУ дают возможность удовлетворить информационные потребности пользователя посредством быстрого доступа к необходимым данным и получения отчетов (построенных с различной степенью обработки данных), облегчающих принятие решений. В случае СППР правильнее говорить о способности системы совместно с пользователем создавать новую информацию (часто в виде готовых альтернатив) для принятая решений.
Следует заметить, что рассмотренный подход к установлению места СППР среди ИС может отчасти ввести читателя в заблуждение. Так, может показаться, что СППР можно использовать только на высших уровнях управления. В действительности они могут использоваться для помощи в принятии решения на любом уровне управления. Кроме того, решения, принимаемые на различных уровнях управления, часто должны координироваться. Поэтому важной функцией СППР является координация лиц, принимающих решения на разных уровнях управления, а также в рамках одного уровня. И, наконец, читателю может показаться, что помощь в принятии решений – это единственное, что может потребоваться руководству высших уровней от информационных систем. Однако принятие решений – это только одна из функций управленцев, по которой они получают помощь от информационных систем.
Заметим также, что сам термин «информационные системы управления» используется в литературе в широком и узком смысле. В широком смысле он включает в себя любые виды рассмотренных компьютерных систем (СЭОД, ИСУ, СППР и др.), используемых в интересах управленцев. В узком смысле этот термин означает вид ИС, производящих управленческие отчеты, т. е. ИСУ.
Структура СППР. До настоящего момента мы не затрагивали вопросы структуры СППР, считая ее некоторым «черным ящиком». Первое представление о структуре СППР можно составить из рассмотрения рис. 4.5.
Рис. 4.5. Структура СППР [5]
В состав СППР, помимо пользователя, входят три главных компонента: подсистема обработки и хранения данных, подсистема хранения и использования моделей и программная подсистема. Последняя включает в себя систему управления базой данных (СУБД), систему управления базой моделей (СУБМ) и систему управления диалогом между пользователем и компьютером (СУД).
Подсистема данных. Подсистема обработки и хранения данных характеризуется всеми известными преимуществами построения и использования баз данных. Однако использование баз данных в составе СППР характеризуется определенными особенностями (см. рис. 4.6). Так, например, базы данных в составе СППР имеют значительно больший набор источников данных, включая внешние источники, особенно важные для принятия решений на высоких уровнях управления, а также источники некомпьютеризованных данных. Другой особенностью является возможность предварительного «сжатия» данных, поступающих из многочисленных источников, путем их предварительной совместной обработки процедурами агрегирования и фильтрации.
Данные играют в СППР важную роль. Они могут использоваться непосредственно пользователем или как исходные данные для расчета при помощи математических моделей.
Часть данных подсистема данных СППР получает от системы обработки операций, производимых фирмой. Однако лишь в редких случаях данные, полученные на уровне обработки коммерческих операций, оказываются полезными для СППР. Для того чтобы получить возможность использования, эти данные должны быть предварительно обработаны. Для этого имеются две возможности. Первая – использовать для обработки данных об операциях фирмы СУБД, входящую в СППР. Вторая – сделать обработку за пределами СППР, создав для этого специальную базу данных. Ясно, что вторая из указанных возможностей предпочтительнее для фирм, производящих большое количество коммерческих операций.
Обработанные данные об операциях фирмы образуют экстрактивные файлы, которые для повышения надежности и быстроты доступа хранятся за пределами СППР. Идея создания специальной базы данных для обработки операций фирмы базируется на целесообразности разделить сферу автоматической электронной обработки данных от сферы менее квалифицированного конечного пользователя. Кроме того, конечные пользователи СППР, ожидающие быстрой реакции системы на свои запросы, постоянно конкурировали бы за машинное время с процессом обработки операций. Поэтому многие организации, работающие с СППР, используют для обработки своих коммерческих операций отдельный компьютер, работающий в рамках центральной ИСУ.
Рис. 4.6. Структура подсистемы данных СППР [5]
Помимо данных об операциях фирмы для функционирования СППР требуются и другие внутренние данные. Так, например, необходимы оценки управляющих, занятых в сферах маркетинга, финансов, производства, данные о движении персонала, инженерные данные и т. п. Эти данные должны быть своевременно собраны, введены и поддержаны.
Важное значение, особенно для поддержки решений на верхних уровнях управления, имеют данные из внешних источников. В числе необходимых внешних данных следует указать данные о конкурентах, национальной и мировой экономике. В отличие от внутренних данных внешние данные часто могут быть куплены у специализирующихся на их сборе организаций.
В настоящее время широко исследуется вопрос о включении в СППР еще одного источника данных – документов, включающих в себя записи, письма, контракты, приказы и т. п. Если содержание этих документов будет записано в памяти (например, на видеодиске) и затем обработано по некоторым ключевым характеристикам (поставщикам, потребителям, датам, видам услуг и др.), СППР получат новый мощный источник информации.
Подсистема данных, входящая в состав СППР, должна обладать следующими возможностями:
Подсистема моделей. Наряду с обеспечением доступа к данным СППР обеспечивает доступ пользователя к моделям принятия решений. Это достигается введением в ИС соответствующих моделей и использованием в ней базы данных как механизма интеграции моделей и коммуникации между ними (см. рис. 4.7).
Полученная в результате СППР будет сочетать в себе преимущества СЭОД и ИСУ в части обработки данных и генерации управленческих отчетов с достоинствами методов исследования операций и эконометрики в части математического моделирования ситуаций и нахождения решения.
Процесс создания моделей должен быть гибким. Он должен включать в себя специальный язык моделирования, совокупность отдельных программных блоков и модулей, реализующих отдельные компоненты различных моделей, а также набор функций управления.
Рис. 4.7. Структура подсистемы моделей СППР [5]
Использование моделей обеспечивает способность СППР к проведению анализа. Модели, используя математическую интерпретацию проблемы, при помощи определенных алгоритмов способствуют нахождению информации, полезной для принятия правильных решений. Например, модель линейного программирования дает возможность определить наиболее выгодную производственную программу выпуска нескольких видов продукции при заданных ограничениях на ресурсы.
Использование моделей в составе информационных систем началось с применения статистических методов и методов финансового анализа, которые реализовались командами обычных алгоритмических языков. Позже были созданы специальные языки, позволяющие моделировать ситуации типа «что будет, если?» или «как сделать, чтобы?». Такие языки, созданные специально для построения моделей, дают возможность построения моделей определенного типа, обеспечивающих нахождение решения при гибком изменении переменных.
В настоящее время существует множество типов моделей и способов их классификации, например, по цели использования, области возможных приложений, способу оценки переменных и т. п.
Целью создания моделей являются либо оптимизация, либо описание некоторого объекта или процесса. Оптимизационные модели связаны с нахождением точек минимума или максимума некоторых показателей. Например, управляющие часто хотят знать, какие их действия ведут к максимизации прибыли (минимизации затрат). Модели оптимизации позволяют получать подобную информацию. Описательные модели описывают поведение некоторой системы и не предназначены для целей управления (оптимизации).
Хотя большинство систем носит стохастический характер (т. е. их состояние не может быть предсказано с абсолютной достоверностью), большинство математических моделей построены как детерминистские. Детерминистские модели используют оценку переменных одним числом (в отличие от стохастических моделей, оценивающих переменные несколькими параметрами). Детерминистские модели более популярны, чем стохастические, потому что они менее дорогие и трудные, их легче строить и использовать. К тому же часто с их помощью оказывается возможным получить достаточную информацию для помощи принимающему решение.
С точки зрения области возможных приложений модели подразделяются на специализированные модели, предназначенные для использования только с одной системой, и универсальные, предназначенные для использования с несколькими системами. Первые из них – более дорогие, они обычно используются для описания уникальных систем и обладают большей точностью, чем вторые.
База моделей. Модели в СППР образуют базу моделей, включающую в себя стратегические, тактические и оперативные модели, а также совокупность модельных блоков, модулей и процедур, используемых как элементы для построения моделей (см. рис. 4.7). Каждый тип моделей имеет свои уникальные характеристики [5].
Стратегические модели используются на высших уровнях управления для установления целей организации, объемов ресурсов, необходимых для их достижения, а также политики приобретения и использования этих ресурсов. Они могут быть также полезны для выбора вариантов размещения предприятий, прогнозирования политики конкурентов и т. п. Для стратегических моделей характерна значительная широта охвата, множество переменных, представление данных в сжатой агрегированной форме. Часто эти данные базируются на внешних источниках и могут иметь субъективный характер. Горизонт планирования в стратегических моделях обычно измеряется в годах. Эти модели обычно детерминистские, описательные, специализированные для использования на одной определенной фирме.
Тактические модели применяются управляющими среднего уровня для распределения и контроля использования имеющихся ресурсов. Среди возможных сфер их использования следует указать финансовое планирование, планирование требований к работникам, планирование увеличения продаж, построение схем компоновки предприятий. Эти модели применимы обычно лишь к отдельным частям фирмы (например, к системе производства и сбыта) и могут также включать в себя агрегированные показатели. Временной горизонт, охватываемый тактическими моделями, лежит между одним месяцем и двумя годами. Здесь также могут потребоваться данные их внешних источников, но основное внимание при реализации данных моделей должно быть уделено внутренним данным фирмы. Обычно тактические модели реализуются как детерминистские, оптимизационные и универсальные.
Оперативные модели используются на низших уровнях управления для поддержки принятия оперативных решений с горизонтом, измеряемым днями и неделями. Возможные применения этих моделей включают в себя введение дебиторских счетов и кредитных расчетов, календарное производственное планирование, управление запасами и т. д. Оперативные модели обычно используют для своих расчетов внутрифирменные данные. Они, как правило, детерминистские, оптимизационные и универсальные (т. е. могущие быть использованными в различных организациях).
В дополнение к стратегическим, тактическим и оперативным моделям база моделей СППР включает в себя совокупность модельных блоков, модулей и процедур. Сюда могут входить процедуры линейного программирования, статистического анализа временных рядов, регрессионного анализа и т. п. – от простейших процедур до сложных пакетов прикладных программ. Модельные блоки, модули и процедуры могут использоваться как поодиночке, самостоятельно для помощи пользователям СППР, так и комплексно, в совокупности для построения и поддержания моделей.
Система управления интерфейсом. Эффективность и гибкость СППР в решении определенных задач во многом зависит от характеристик используемого интерфейса. Интерфейс включает в себя программную систему управления диалогом (СУД), компьютер и самого пользователя.
Язык пользователя – это те действия, которые пользователь производит в отношении системы путем использования возможностей клавиатуры, электронных карандашей, пишущих на экране, джойстика, «мыши», команд, подаваемых голосом, и т. п. Наиболее простой формой языка действий является создание форм входных и выходных документов. Получив входную форму (документ), пользователь заполняет его необходимыми данными и вводит в компьютер. СППР производит необходимый анализ и выдает результаты в виде выходного документа установленной формы.
Значительно возросла за последнее время популярность визуального интерфейса, в основу которого положено использование специального устройства – «мыши». С помощью этого устройства пользователь выбирает представленные ему на экране в форме картинок объекты и действия, реализуя, таким образом, язык действий.
Управление компьютером при помощи человеческого голоса – самая простая и поэтому самая желанная форма языка действий. Она еще недостаточно разработана и поэтому мало популярна в СППР. Существующие разработки требуют от пользователя серьезных ограничений (ограниченного набора слов и выражений; специального устройства, учитывающего особенности голоса пользователя; управление должно осуществляться в виде дискретных команд, а не в виде обычной гладкой речи). Технология этого подхода интенсивно совершенствуется, и в ближайшем будущем можно ожидать появления новых совершенных СППР, использующих речевой ввод информации.
Язык сообщений – это то, что пользователь видит на экране дисплея (символы, графика, цвет), данные, полученные на принтере, звуковые выходные сигналы и т. п. Долгое время единственной реализацией языка сообщений был отпечатанный или выведенный на экран дисплея отчет (или другое требуемое сообщение). Теперь к нему присоединилась новая возможность представления выходных данных – машинная графика. Она дает возможность создавать на экране и бумаге цветные графические изображения в трехмерном виде. Использование машинной графики, значительно повышающее наглядность и интерпретируемость выходных данных, становится все более популярным в СППР.
За последние несколько лет наметилось новое направление, развивающее машинную графику – мультипликация. Мультипликация оказывается особенно эффективной для интерпретации выходных данных СППР, связанных с моделированием физических систем и объектов. Так, например, СППР, предназначенная для обслуживания клиентов в банке, с помощью мультипликационных моделей может реально просмотреть различные варианты организации обслуживания в зависимости от потока посетителей, допустимой длины очереди, количества пунктов обслуживания и т. п.
В ближайшие годы следует ожидать использования человеческого голоса как языка сообщений СППР. В качестве возможного примера можно указать использование этой формы в работе СППР сферы финансов, где в процессе генерации чрезвычайных отчетов голосом поясняются причины исключительности той или иной позиции.
Знания пользователя – это то, что пользователь должен знать, работая с системой. Сюда относится не только план действий, находящийся в голове у пользователя, но и учебники, инструкции, справочные данные, выдаваемые компьютером при команде о помощи. Инструкции и справочные данные, выдаваемые системой по просьбе пользователя, обычно не стандартны, а зависят от места в контексте решения задачи, в котором находится пользователь СППР. Иными словами, помощь специализирована с точки зрения ситуации.
Большую помощь пользователю СППР могут оказать так называемые командные файлы, содержащие запрограммированные инструкции выполнения системой стандартных процедур. Такие файлы активизируются нажатием одной клавиши и не требуют от пользователя знания командного языка. Примером могут служить постоянно выполняемые в рамках АРМ процедуры сопоставления планируемого и фактического состояния производства (ценностей на складе, объемов производства, поступления наличности и др.).
В случае явной недостаточности знаний пользователя о данной предметной области и самой СППР последние могут использоваться в качестве тренажеров под руководством опытных пользователей или экспертов в исследуемой области.
Совершенствование интерфейса СППР определяется успехами в развитии каждой из трех указанных компонент.
Важным измерителем эффективности используемого интерфейса является выбранная форма диалога между пользователем и системой. В настоящее время наиболее распространенными являются следующие формы диалога: запросно-ответный режим, командный режим, режим меню и режим заполнения пропусков в выражениях, предлагаемых компьютером. Каждая форма, в зависимости от типа задачи, особенностей пользователя и принимаемого решения, может иметь свои достоинства и недостатки.
Интерфейс СППР должен обладать следующими возможностями:
Эксплуатационные требования к СППР с позиций пользователя
Первые три из указанных ниже требований имеют отношение к типу задачи, решаемой лицом, принимающим решение. Остальные – связаны с типом оказываемой ему помощи:
4.6. Системы автоматизации офиса
Исторически автоматизация началась на производстве и затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере своего развития коммуникационные возможности автоматизации офиса (АО) заинтересовали специалистов и управленцев, которые увидели в них возможность повысить собственную производительность [5].
В настоящее время известно по меньшей мере 11 приложений АО, часть из которых использует компьютер, а часть – нет. Однако все они способствуют получению информации, необходимой для решения проблем. АО привлекательна для менеджеров всех уровней управления организацией не только потому, что она поддерживает внутрифирменную связь персонала, но также потому, что она предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.
Назначение. Назначением систем АО является поддержание коммуникаций в организации в устной и письменной форме. При этом имеется в виду передача информации не только внутри фирмы, но и между работниками фирмы и внешним миром.
Автоматизация офиса используется всеми, кто работает в офисе: управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими.
Использование систем АО особенно привлекательно для группового решения проблем.
Структура. На рис. 4.8 изображена структура системы АО. Поскольку системы АО не содержат в своем составе устройств, связанных с обработкой данных, они используют базу данных исключительно в целях получения доступа к данным. База данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы, изображенной внизу модели (также как СЭОД). Так, например, в базе данных собираются сведения о ежедневных продажах, передаваемые торговыми агентами фирмы на главный компьютер. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы.
Информация, содержащаяся в базе данных, поступает на вход компьютерных приложений АО, таких, как текстовые процессоры, электронная почта и компьютерные конференции. Компьютерные приложения АО дают возможность работникам, связанным с решением проблем, поддерживать связь друг с другом при помощи своих компьютеров. Заметьте, что такие работники могут находиться как среди сотрудников фирмы, так и в ее окружении.
Структура системы АО также отражает использование некомпьютерных приложений АО, таких, как видео– и аудиоконференции.
Снижение расходов или экономический рост. Многие фирмы используют компьютеры как средство снижения расходов по содержанию персонала. Однако компьютеры не заменяют имеющихся работников, а лишь избавляют руководство от привлечения новых работников при увеличении объема работ. В большой степени это относится к АО, повышающей производительность труда секретарей и конторских работников и дающей им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество систем АО является второстепенным по сравнению с возможностью их использования в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно повысить объем продаж и обеспечить экономический рост фирмы. Таким образом, потенциальный вклад систем АО в увеличение прибыли, вносимый коммуникационными приложениями, обслуживающими решение проблем, гораздо выше, чем вносимый приложениями, автоматизирующими рутинную конторскую работу.
Рис. 4.8. Структура системы автоматизации офиса [5]
Дополнение, а не замена. Система АО призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами, а лишь дополнить ее. Используясь совместно, обе эти системы обеспечат рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией.
Приложения систем АО
В настоящее время известны по крайней мере следующие 11 приложений систем АО:
Ниже мы рассмотрим каждое из них.
Текстовый процессор. Текстовый процессор представляет собой вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки документов. Работая с текстовым процессором, оператор использует клавиатуру компьютера для создания документа, содержание которого отображается на экране монитора. Он добавляет или удаляет слова, перемещает предложения и абзацы, устанавливает формат, манипулируя элементами текста и режимами. Когда документ готов, оператор переписывает его во внешнюю память и затем распечатывает.
Текстовый процессор вносит свой вклад в решение проблем, предоставляя в распоряжение менеджера эффективный вид письменной коммуникации. Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию на фирме.
Электронная почта. Электронная почта (E-mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Электронная почта имеет дело только с однонаправленной связью. Это ограничение, по мнению многих исследователей, не является слишком важным, поскольку в пятидесяти случаях из ста служебные переговоры по телефону имеют целью лишь получение (а не обмен) информации. Если же вы хотите обеспечить двухстороннюю связь, вам придется многократно посылать и принимать сообщения по электронной почте или воспользоваться другим способом коммуникации.
Электронная почта может предоставлять пользователю различные возможности, в зависимости от используемого программного обеспечения. Чтобы посылаемое вами сообщение стало доступно всем пользователям электронной почты, вам следует поместить его на специальную доску объявлений. Если вы желаете, чтобы ваше сообщение было получено только одним адресатом, вы указываете, что это – частная корреспонденция. Вы также можете послать отправление с уведомлением о его получении адресатом.
Когда фирма решает внедрить у себя электронную почту, у нее имеется две возможности. Первая – купить собственное техническое и программное обеспечение и создать собственную локальную сеть компьютеров, реализующую функцию электронной почты. Вторая возможность связана с покупкой услуги использования электронной почты, которая предоставляется специализированными организациями связи за периодическую плату.
Аудиопочта. Аудиопочта – это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вы, вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера, сообщаете их через телефон. Также по телефону вы получаете присланные вам сообщения. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети.
Почта для передачи аудиосообщений может успешно использоваться для группового решения проблем. Для этого посылающий сообщение должен дополнительно указать список лиц, которым данное сообщение предназначено.
Система будет периодически обзванивать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения. Главным преимуществом аудиопочты от электронной является то, что она проще – при ее использовании не нужно вводить данные с клавиатуры.
Электронный календарь. Электронный календарь представляет собой еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время какого-либо мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует соответствующим компонентам электронной почты. Более того, программное обеспечение календаря часто входит составной частью в состав программного обеспечения электронной почты.
Система дополнительно дает возможность получить доступ также к календарям других менеджеров. Она может автоматически согласовать время встречи с их собственными расписаниями. Если хотите, вы можете запретить доступ к вашему календарю ваших коллег.
Электронный календарь является единственным приложением систем АО, не связанным с передачей информации в интересах принятия решений. Его использование оказывается особенно эффективным для менеджеров высших уровней управления, имеющих трудности в формировании своего расписания.
Аудиоконференции. Аудиоконференции используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между географически разнесенными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференций является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудиоконференций не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками.
Использование аудиоконференций представляет собой один из удобных инструментов, облегчающих принятие решений, поскольку оно дешево и удобно. Его можно сделать еще более эффективным при выполнении следующих условий:
Видеоконференции. Видеоконференции используются для тех же целей, что и аудиоконференции, но с использованием видеоаппаратуры. Их проведение также не требует компьютера. В процессе видеоконференции ее участники, сидящие в одном месте, могут видеть на телевизионном экране других участников, находящихся в значительном отдалении. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение.
Наиболее популярны следующие три конфигурации построения видеоконференций:
Хотя видеоконференции дают возможность сократить транспортные и командировочные расходы, большинство фирм применяет их не только по этой причине. Эти фирмы видят в них возможность привлечь к решению проблем максимальное количество менеджеров и других работников, территориально удаленных от главного управления.
Компьютерные конференции. Использование компьютерных конференций чрезвычайно похоже на уже рассмотренную нами выше электронную почту. Оба эти приложения систем АО используют одинаковое программное и техническое обеспечение. Отличие же составляет то, для какой цели и кто их использует.
Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. В отличие от компьютерных конференций электронная почта может использоваться по любому вопросу и любым сотрудником фирмы, имеющим к ней доступ.
Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем в случае аудио– и видеоконференций.
В литературе часто можно встретить термин телеконференция. Телеконференция включает в себя все три рассмотренные нами типа конференций: аудио–, видео– и компьютерную.
Факсимильная связь. Факсимильная связь основана на использовании специального оборудования (Fах-машин), способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его на другом.
Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения.
Видеотекст. Среди всех приложений систем АО использование видеотекста, наверное, наименее популярно. Видеотекст основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора. В случае если фирма решила предоставлять информацию лицам, принимающим решение, в форме видеотекста, у нее имеются три возможности.
Обмен каталогами и ценниками своей продукции, осуществляемый различными компаниями в форме видеотекста, приобретает сейчас все большую популярность. Что же касается компаний, специализирующихся на продаже видеотекста, то их услуги начинают конкурировать с такой печатной продукцией, как газеты и журналы. Так, во многих странах сейчас можно заказать газету или журнал в форме видеотекста, не говоря уже о текущих сводках биржевой информации.
Хранение изображений. Существует большое количество компаний, имеющих необходимость длительное время хранить большое количество документов. Их количество может быть так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея – хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме. Хранение изображений, представляющее собой одно из перспективных приложений АО, основывается на использовании специального устройства – оптического распознавателя образов (ОРО), позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения в памяти. Сохраненное в цифровом формате изображение может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптические диски, обладающие огромными емкостями. Так, на пятидюймовый оптический диск можно записать около 200000 страниц.
Следует напомнить, что идея хранения изображений не нова, она реализовывалась и раньше на основе микрофильмов. Созданию данного приложения систем АО способствовало появление нового технического решения – оптического диска в комбинации с цифровой записью изображения.
Издательские системы. Одним из последних приложений систем АО являются компьютерные издательские системы, позволяющие создавать печатную продукцию на уровне высокой полиграфии. Издательские системы включают в себя компьютер со специальным программным обеспечением и лазерный принтер.
Смысл создания компьютерной издательской системы заключается в соединении текста с возможностями графики и другого внешнего художественного оформления с целью создания документов такого уровня, какой до этого мог обеспечиваться только использованием профессиональной полиграфии. Компьютерная издательская система призвана без обращения в типографию создавать на уровне высокой печати книги, каталоги, брошюры, буклеты, отчеты, письма, приглашения и другие объекты печатной продукции, требующие повышенного уровня полиграфического исполнения. Издательская система сохранит ваше время и деньги, поскольку с ее помощью вы сделаете сами то, что раньше поручали другим.
Программное обеспечение издательской системы дает возможность выбора вида и размера шрифтов, колоночной верстки страницы, использования графики и т. п.
Использование издательских систем на фирме может иметь несколько приложений. В их числе:
Резюме. Автоматизация начиналась в производственных цехах и наконец достигла офиса. Вначале автоматизация офиса касалась в основном рутинного секретарского и конторского труда, но за последние годы появилось новое ее направление, связанное с удовлетворением коммуникационных потребностей управленцев и другого квалифицированного персонала компаний. Однако, какие бы работники ни пользовались услугами систем АО, главной целью этих систем остается повышение производительности их труда.
Что касается лиц, участвующих в принятии решений, то для них использование средств АО способствует ускорению и улучшению этих решений, что, в свою очередь, приводит к повышению доходности их компаний. Менеджеры выбирают приложения систем АО, исходя их особенностей организации, личных предпочтений и имеющихся ресурсов. При этом некоторые приложения систем АО являются альтернативными существующим традиционным методам коммуникаций, другие – предоставляют дополнительные возможности. Средства автоматизации офиса можно считать инструментом поддержки принятия решений даже в том случае, если сам менеджер непосредственно не пользуется ими.
4.7. Экспертные системы
Наибольший интерес среди компьютерных ИС представляют основанные на последних разработках в области искусственного интеллекта экспертные системы (ЭС). ЭС состоят из четырех частей: интерфейса пользователя, базы знаний, интерпретатора и модуля создания системы. База знаний, используя правила, отражает логику проблемы, которую ЭС призвана решить. Интерпретатор использует мышление (в большой степени подобное человеческому) для обработки содержимого базы знаний. Модуль создания системы может включать в себя либо специальный алгоритмический язык, либо предварительно созданный интерпретатор, называемый оболочкой ЭС. Использование ЭС как одного из видов компьютерных информационных систем, используемых для поддержки принятия решений, имеет свои преимущества и ограничения.
Искусственный интеллект. Под искусственным интеллектом (ИИ) обычно понимают способности компьютерных систем к таким действиям, которые назывались бы интеллектуальными, если бы исходили от человека. Чаще всего здесь имеются в виду способности, связанные с человеческим мышлением.
Приложения ИИ. Главным приложением ИИ в экономической сфере являются ЭС, представляющие собой компьютерные программы, трансформирующие опыт экспертов в какой-либо области знаний в форму эвристических правил (эвристик). Эвристики не гарантируют получения оптимального результата с такой же уверенностью, как обычные алгоритмы, используемые для решения задач в рамках СППР. Однако часто они дают в достаточной степени приемлемые решения для их практического использования. Все это делает возможным использовать ЭС в качестве советующих систем.
Работы в области ИИ не ограничиваются ЭС. Они также включают в себя создание роботов, систем, моделирующих нервную систему человека, его слух, зрение, обоняние, способность к обучению.
Цель создания ЭС. Решение специальных задач требует специальных знаний. Однако не каждый менеджер может себе позволить держать в штате своей компании экспертов по всем встречающимся ему проблемам или даже приглашать их каждый раз, когда проблема возникла. Главная идея использования ЭС заключается в том, чтобы получить от эксперта его знания и, загрузив их в память компьютера, использовать всякий раз, когда в этом возникнет необходимость.
Чем ЭС отличаются от СППР? ЭС и СППР сходны в том смысле, что обе они обеспечивают высокий уровень поддержки принятия решений. Однако они имеют два существенных различия.
Первое из них связано с тем, что решение проблемы в рамках СППР отражает уровень ее понимания менеджером и его возможности получить и осмыслить решение. ЭС, наоборот, предлагает менеджеру принять решение, превосходящее его возможности.
Второе отличие ЭС от СППР выражается в способности ЭС пояснять свои рассуждения в процессе получения решения. Очень часто эти пояснения оказываются более важными для пользователя, чем само решение.
Структура ЭС. На рис. 4.9 мы видим структуру ЭС, включающую в себя четыре основные элемента. Интерфейс пользователя обеспечивает пользователю возможность вести диалог с системой. База знаний накапливает знания о проблеме, которую предполагается решить. Интерпретатор предназначен для обработки знаний, содержащихся в базе знаний. Эксперт и системный аналитик используют модуль создания системы для разработки системы.
Рис. 4.9. Структура экспертной системы [5]
Интерфейс пользователя. Интерфейс пользователя используется менеджером для ввода информации и инструкций в ЭС и получения выходной информации из неё. Инструкции включают в себя параметры, направляющие процесс обработки знаний. Информация обычно выдается в форме значений, присваиваемых определенным переменным.
Вход ЭС. Менеджер может использовать четыре метода ввода: меню, команды, естественный язык и собственный интерфейс.
Выход ЭС. Особенностью ЭС является возможность получить не только решение, но и необходимые объяснения. Различают два вида объяснений:
Хотя работа с ЭС не является простым делом, пользовательский интерфейс этих систем является дружественным и обычно не вызывает трудностей при ведении диалога.
База знаний. База знаний содержит факты, описывающие проблемную область, а также логическую взаимосвязь этих фактов.
Наиболее популярным способом представления знаний является использование правил. Правило определяет, что следует делать в данной конкретной ситуации, и состоит из двух частей: условия, которое может выполняться или нет, и действия, которое следует произвести, если условие выполняется. Приведем пример правила.
Если объем продаж сократился более чем на 40 %, следует прекратить производство.
Все используемые в ЭС правила образуют систему правил, которая даже для сравнительно простой системы может составлять несколько тысяч правил.
Интерпретатор. Интерпретатором называется часть ЭС, производящая в определенном порядке обработку знаний (мышление), находящихся в базе знаний. В процессе работы интерпретатор последовательно рассматривает правило за правилом. Если условие, содержащееся в правиле, соблюдается, выполняется определенное действие.
Модуль создания системы. Четвертым компонентом ЭС является модуль создания системы, используемый для ее разработки. Этот компонент особенно важен для создания набора (иерархии) правил. Существуют два подхода, которые могут быть положены в основу модуля создания системы: использование алгоритмических языков программирования и использование так называемых оболочек ЭС.
Языки программирования. Для создания ЭС вы можете использовать многие из алгоритмических языков, однако два из них специально разработаны для символического представления базы знаний. Это Lisp и Prolog.
Оболочки ЭС. Оболочка ЭС представляет собой готовый процессор, который может быть приспособлен к решению определенной проблемы за счет добавления к нему соответствующей базы знаний. В большинстве случаев использование оболочек позволяет создавать ЭС быстрее и легче, чем при использовании программирования. В настоящее время большинство предложений по использованию ЭС в экономике и бизнесе связано с использованием оболочек.
Роль системного аналитика. Термин «инженер по знаниям» обычно используется для обозначения лица, который вместе с экспертом по данной предметной области участвует в разработке ЭС. На многих фирмах при проектировании ЭС функции инженера по знаниям выполняют системные аналитики. Помимо знания обычных компьютерных приложений, системный аналитик должен:
Вопросы и задания для самопроверки
ТЕМА 5. АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ, ИХ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ В ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
5.1. Свойства, структура и классификация автоматизированных информационных технологий управления
Под автоматизированной информационной технологией управления (АИТУ) понимается система методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска, обработки и защиты управленческой информации на основе применения развитого программного обеспечения, средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которых эта информация предоставляется пользователям.
В АИТУ поступает информация, которая перерабатывается, и полученные результаты также представляются в виде информации. При создании единой системы обработки информации проектировщик обязан стремиться обеспечить целостность системы, используя для этого специальные системообразующие компоненты. Свойство целостности состоит в создании новых функций, присущих системе, в формировании новых знаний. Преодоление организованной сложности (присущей любой системе) состоит в упрощении, оптимизации и многоуровневом и многоаспектном моделировании. При этом не следует забывать о свойстве целостности, так как каждый специалист-функционер создает свою аспектную модель (бухгалтер – одну, технолог – другую и т. п.).
Применение автоматизированных информационных технологий управления позволило представить в формализованном виде, пригодном для практического использования, концентрированное выражение научных знаний и практического опыта для реализации и организации социальных процессов. При этом предполагается экономия затрат труда, времени и других материальных ресурсов, необходимых для осуществления этих процессов. Поэтому АИТУ играют важную стратегическую роль, которая постоянно возрастает. Это объясняется рядом свойств, присущих автоматизированным информационным технологиям, которые:
Структура конкретной автоматизированной информационной технологии управления для своей реализации предполагает наличие трех компонент:
Структура АИТУ может быть представлена следующей обобщенной схемой (см. рис. 5.1-5.3).
Рис. 5.1. Структура автоматизированной информационной технологии
Рис. 5.2. Структура комплекса технических средств автоматизированной информационной технологии
Автоматизированные информационные технологии по способу реализации в автоматизированной информационной системе делятся на традиционные и новые. Традиционные АИТУ существовали в условиях централизованной обработки данных и до массового использования персональных компьютеров были ориентированы главным образом на снижение трудоемкости процессов формирования регулярной отчетности.
Новые информационные технологии связаны с информационным обеспечением процесса управления в режиме реального времени.
По степени охвата задач управления автоматизированные информационные технологии подразделяются на следующие группы:
По классу реализуемых технологических операций АИТУ можно разделить:
Рис. 5.3. Структура системы программных средств автоматизированной информационной технологии
По типу пользовательского интерфейса автоматизированные информационные технологии делятся:
По способу построения сети АИТУ можно разделить:
По обслуживаемым предметным областям автоматизированные информационные технологии подразделяются на технологии:
В многоуровневых и распределенных АИТУ одинаково успешно могут быть решены как проблемы оперативной работы с информацией, так и проблемы анализа экономических ситуаций при выработке и принятии управленческих решений. Потребность в аналитической работе при переходе к рынку, в условиях образования новых организационных структур, функционирующих на основе различных форм собственности, неизмеримо возрастает. Эта задача решается путем совершенствования интегрированной обработки информации, когда новая информационная технология начинает включать в работу базы знаний.
В связи с бурным развитием телекоммуникационного сервиса и возможностью доступа к удаленным информационным ресурсам всех стран и континентов произошло смещение акцентов в формулировании критериев эффективности автоматизированных систем и технологий. Если в условиях административно-командной системы основной упор делался на выявление затрат на машинную обработку информации, то в настоящее время актуальны прежде всего:
Такая постановка вопросов привносит в практику предпринимательства и хозяйствования научно-исследовательский аспект, требует новых научно обоснованных решений, подходов и квалифицированных кадров.
Зарубежные специалисты выделяют пять основных тенденций развития информационных технологий управления:
5.2. Основные направления развития автоматизации управления
В настоящее время сложилось два направления автоматизации управленческой деятельности, связанных с применением автоматических и автоматизированных систем. Они различаются характером объектов управления: если в первом случае объектами управления являются технологические процессы и работа оборудования и человек не принимает участия в процессе управления, то во втором – коллективы людей, занятых в сфере материального производства и сфере обслуживания, где роль человека остается определяющей.
В зависимости от роли человека в процессе управления, форм связи и функционирования звена «человек-машина», распределения информационных и управляющих функций между оператором и ЭВМ, между ЭВМ и средствами контроля и управления все технологии можно разделить на информационные и управляющие. Информационные технологии, обеспечивающие сбор и выдачу в удобном для обозрения виде измерительную информацию о ходе технологического или производственного процесса, в результате соответствующих расчетов определяют, какие управляющие воздействия следует произвести, чтобы управляемый процесс протекал наилучшим образом. Выработанная управляющая информация служит рекомендацией оператору, причем основная роль принадлежит человеку, а машина играет вспомогательную роль, выдавая для него необходимую информацию.
Информационные технологии должны, с одной стороны, представлять отчеты о нормальном ходе производственного процесса и, с другой – информацию о ситуациях, вызванных любыми отклонениями от нормального процесса. Различают два вида информационных технологий:
Эти технологии применяют в тех случаях, когда требуется осторожный подход к решениям, выработанным формальными методами. Это связано с неопределенностью в математическом описании управляемого процесса: математическая модель недостаточно полно описывает технологический (производственный) процесс, так как учитывает лишь часть управляющих и управляемых параметров; математическая модель адекватна управляемому процессу лишь в узком интервале технологических параметров; критерии управления носят качественный характер и существенно изменяются в зависимости от большого числа внешних факторов. Неопределенность описания может быть связана с недостаточной изученностью технологического процесса, и реализация адекватной модели потребует применения дорогостоящей ЭВМ. При большом разнообразии и объеме дополнительных данных общение оператора с ЭВМ строится в виде диалога.
Промежуточным классом между информационной и управляющей технологиями можно считать информационно-управляющую систему, которая предоставляет оператору достоверную информацию о прошлом, настоящем и будущем состоянии производственной системы. Следовательно, кроме программ сбора и обработки производственной информации, необходима реализация ряда дополнительных программ статистики, прогнозирования, моделирования, планирования и др.
Управляющая технология осуществляет функции управления по определенным программам, заранее предусматривающим действия, которые должны быть предприняты в той или иной производственной ситуации. За человеком остается общий контроль или вмешательство в тех случаях, когда возникают непредвиденные алгоритмами управления обстоятельства.
В сфере промышленного производства с позиций управления можно выделить следующие основные классы структур автоматизированных информационных технологий: децентрализованную, централизованную, централизованную рассредоточенную и иерархическую. Использование технологии с децентрализованной структурой эффективно при автоматизации технологически независимых объектов управления по материальным, энергетическим, информационным и другим ресурсам. Такая технология представляет собой совокупность нескольких независимых систем со своей информационной и алгоритмической базой. Для выработки управляющего воздействия на каждый объект управления необходима информация о состоянии только этого объекта.
Централизованная структура осуществляет реализацию всех процессов управления объектами в едином органе управления, который осуществляет сбор и обработку информации об управляемых объектах и на основе их анализа, в соответствии с критериями системы, вырабатывает управляющие сигналы.
Основная особенность централизованной рассредоточенной структуры – сохранение принципа централизованного управления, т. е. выработка управляющих воздействий на каждый объект управления на основе информации о состоянии совокупности объектов управления. Некоторые функциональные устройства технологии управления являются общими для всех каналов системы. Алгоритм управления в данном случае состоит из совокупности взаимосвязанных алгоритмов управления объектами, которые реализуются совокупностью взаимосвязанных органов управления. Для реализации функции управления каждый локальный орган по мере необходимости вступает в процесс информационного взаимодействия с другими органами управления.
С ростом числа задач управления в сложных системах значительно увеличивается объем переработанной информации и повышается сложность алгоритмов управления. В результате осуществлять управление централизованно невозможно, так как имеет место несоответствие между сложностью управляемого объекта и способностью любого управляющего органа получать и перерабатывать информацию. Кроме того, в таких АИТУ можно выделить следующие группы задач, каждая из которых характеризуется соответствующими требованиями по времени реакции на события, происходящие в управляемом процессе:
Очевидно, что иерархия задач управления приводит к необходимости создания иерархической системы средств управления. Такое разделение, позволяя справиться с информационными трудностями для каждого местного органа управления, порождает необходимость согласования принимаемых этими органами решений, т. е. создания над ними нового управляющего органа. Кроме того, многие производственные структуры имеют собственную иерархию. Чаще всего иерархическая структура объекта управления не совпадает с иерархией системы управления. Следовательно, по мере усложнения систем выстраивается иерархическая пирамида управления.
В многоуровневой иерархической системе управления (например, в гибкой производственной системе) выделяют обычно три уровня: уровень управления работой оборудования и технологическими процессами, уровень оперативного управления ходом производственного процесса и уровень планирования работ. В функции низшего уровня входят [5]:
Функциями уровня оперативного управления ходом производственного процесса являются:
Функциями уровня планирования работ являются:
Комплексная автоматизация охватывает проектирование и производство изделий и обеспечивается совокупностью автоматизированных систем. В эту совокупность входят автоматизированные системы научных исследований (АСНИ), системы автоматизированного проектирования (САПР), автоматизированные системы технологической подготовки производства (АСУ ПП), автоматизированные системы управления технологическими процессами (АСУ ТП), автоматизированные системы управления производством (АСУП) и автоматизированные информационные технологии управления гибкой производственной системой (АИТУ ГПС).
5.3. Автоматизированные системы управления технологическими процессами
В наиболее общем случае автоматизированная система управления технологическими процессами (АСУ ТП) представляет собой замкнутую систему, обеспечивающую автоматизированный сбор и обработку информации, необходимой для оптимизации управления технологическим объектом в соответствии с принятым критерием, и реализацию управляющих воздействий на технологический объект. Технологический объект управления – это совокупность технологического оборудования и реализованного на нем (по соответствующим алгоритмам и регламентам) технологического процесса. В зависимости от уровня АСУ ТП технологическим объектом управления могут быть технологические агрегаты и установки, группы станков, отдельные производства (цехи, участки), реализующие самостоятельный технологический процесс [4,7].
Современные технологические процессы постоянно усложняются, а агрегаты, реализующие их, становятся все более мощными. Например, в энергетике действуют энергоблоки мощностью 1000 1500 МВт, установки первичной переработки нефти пропускают до 6 млн т сырья в год, работают доменные печи объемом 3,5-5 тыс. м3, создаются гибко перестраиваемые производственные системы. Человек не может уследить за работой таких агрегатов и технологических комплексов, и тогда на помощь ему приходит АСУ ТП. В АСУ ТП, которые дают наибольший социальный и экономический эффект, за работой технологического комплекса следят многочисленные датчики-приборы, изменяющие параметры технологического процесса (например, температуру и толщину прокатываемого металлического листа), контролирующие состояние оборудования (например, температуру подшипников турбины) или определяющие состав исходных материалов и готового продукта. Таких приборов в одной системе может быть от нескольких десятков до нескольких тысяч.
Реализация целей в конкретных АСУ ТП достигается выполнением в них определенной последовательности операций и вычислительных процедур, в значительной степени типовых по своему составу и потому объединяемых в комплекс типовых функций:
Функции АСУ ТП подразделяются на управляющие, информационные и вспомогательные. К управляющим функциям относятся регулирование (стабилизация) отдельных технологических переменных, логическое управление операциями или аппаратами, адаптивное управление объектом в целом (например, управление участком станков с ЧПУ, оперативная коррекция суточных и сменных плановых заданий и др.). Информационные функции – это функции системы, содержанием которых является сбор, обработка и представление информации для последующей обработки. Вспомогательные функции состоят в обеспечении контроля за состоянием функционирования технических и программных средств системы.
Каждый этап развития технических средств производства характеризуется определенным уровнем развития технологии. В свою очередь, каждый уровень развития технологии определяет соответствующий уровень автоматизации технологических и производственный процессов, реализуемых системой управления.
Автоматизированная система управления технологическими процессами как компонент общей системы управления промышленным предприятием предназначена для целенаправленного ведения технологических процессов и обеспечения смежных и вышестоящих систем управления оперативной и достоверной информацией. Такие системы, созданные для объектов основного и вспомогательного производства, представляют низовой уровень автоматизированной системы управления предприятием (АСУП).
5.4. Системы автоматизации проектирования
Одним из основных условий технического прогресса является постоянное расширение и обновление номенклатуры выпускаемой продукции, а одним из главных требований к современному производству – обеспечение возможности проектирования, создания и освоения новой высококачественной продукции в кратчайшие сроки при минимальных затратах. Выполнение этих требований невозможно без крупномасштабной автоматизации на основе ЭВМ, для реализации которой необходим коренной пересмотр организационно-экономических и технологических характеристик производственной деятельности в направлении создания динамичных и интенсивных форм производства. Главной особенностью решения проблемы интенсификации является то, что проводится не интенсификация физического труда, которая практически исчерпала себя, а интенсификация практически неограниченного интеллектуального труда человека, использующего широкие возможности современных ЭВМ.
Успехи, достигнутые в последние годы в области микроэлектроники, открыли принципиально новые возможности для осуществления высокоэффективной автоматизации производственных процессов, проектно– конструкторских и научно-исследовательских работ. Широкое внедрение мини– и микро-ЭВМ с разнообразным современным периферийным оборудованием позволило создать системы распределенной обработки информации, на основе которых строятся интегрированные системы управления. Автоматизация проектирования входит неотъемлемой составной частью в приоритетные направления научно-технического прогресса. От успехов в создании и развитии систем автоматизированного проектирования (САПР) во многом зависят возможности и сроки разработки образцов новой техники, внедрение интегрированных автоматизированных производств, рост производительности труда инженерно-технических работников, занятых проектированием.
При построении новых объектов по заданному описанию несуществующего объекта выполняется его материализация в работоспособную надежную конструкцию. Проектирование – это процесс создания описания, необходимого для построения в заданных условиях еще не существующего объекта, на основе первичного описания этого объекта. Процесс создания описания нового объекта может выполняться разными способами. Если весь процесс проектирования осуществляет человек, то проектирование называют неавтоматизированным. Проектирование, при котором происходит взаимодействие человека и ЭВМ, называют автоматизированным. Автоматизированное проектирование, как правило, осуществляется в режиме диалога человека с ЭВМ на основе применения специальных языков общения с ЭВМ.
При создании новых объектов выделяют следующие этапы [4]:
Система автоматизации проектных работ (САПР) – это организационно-техническая система, состоящая из комплекса средств автоматизации проектирования (который взаимосвязан с необходимыми подразделениями проектной организации или коллективом специалистов – пользователей системы) и выполняющая автоматизированное проектирование. Составными структурными частями САПР являются подсистемы, обладающие всеми свойствами систем и создаваемые как самостоятельные. Подсистемой САПР называют выделенную по некоторым признакам часть САПР, обеспечивающую получение законченных проектных решений.
По назначению подсистемы САПР разделяют на проектирующие и обслуживающие. К проектирующим относят подсистемы, выполняющие проектные процедуры и операции (например, подсистема логического проектирования, подсистема конструкторского проектирования, подсистема проектирования деталей и сборочных единиц и т. п.). К обслуживающим относят подсистемы, предназначенные для поддержания работоспособности проектирующих подсистем (например: подсистема информационного поиска, подсистема документирования и т. п.).
По отношению к объекту проектирования различают объектно– ориентированные (объектные) и объектно-независимые (инвариантные) подсистемы. К объектным относят подсистемы, выполняющие одну или несколько проектных процедур или операций, непосредственно зависимых от конкретного объекта проектирования. К инвариантным относят подсистемы, выполняющие унифицированные проектные процедуры и операции (например, функции отработки, не зависящие от особенностей проектируемого объекта). Подсистемы состоят из компонентов, объединенных общей для данной подсистемы целевой функцией и обеспечивающих функционирование этой подсистемы.
Основное назначение САПР – получение оптимальных проектных решений. Проектирование в САПР осуществляется путем декомпозиции проектной задачи с последующим синтезом общего проектного решения. В процессе синтеза проекта используются информационные ресурсы базы данных в условиях диалогового взаимодействия проектировщиков с комплексом средств автоматизации.
Поскольку невозможно для ряда задач полностью автоматизировать процесс проектирования, актуальным является эффективное интерактивное общение пользователя с ЭВМ. В процессе проектирования наиважнейшими остаются задачи оптимизации (например, задача оптимального выбора структуры процесса проектирования или оптимизации проектного решения). Оптимальные решения можно выбирать разными путями, используя метод имитационного моделирования, векторные кривые оценки качества и т. п.
В большинстве САПР проект создается на основе типовых проектных процедур, типовых проектных решений, типовых элементов проекта. Этот подход полностью приемлем для систем управления, но при наличии хорошо организованной базы данных и интегрированной информационной основы. Таким образом, эффективность применения технологий САПР в системах управления определяется прежде всего степенью интеграции информационной основы.
Роль САПР в автоматизации производства не ограничивается функциями автоматизации конструирования и технологической подготовки производства. Не менее важная задача САПР – проектирование самих автоматизированных производств, включая проектирование робототехнических комплексов, технологического оборудования, их компоновку, размещение и т. п. Для этого в САПР должны быть мощные средства имитационного моделирования работы производственных линий, участков и цехов; средства синтеза и анализа объектов с физически разнородными элементами (роботами, манипуляторами, технологическими аппаратами); инструментальные средства проектирования программного обеспечения; средства разработки вычислительных сетей и др.
5.5. Автоматизированная система управления производством
Автоматизированная система управления производством (АСУП) представляет собой сложную, иерархически управляемую систему, состоящую из коллектива работников аппарата управления, комплекса технических средств, различных методик и инструментов, носителей данных. Как всякая сложная система, АСУП подразделяется на подсистемы, органическое взаимодействие которых при реализации задач управления обеспечивает достижение основной цели – оптимизации принятия решения.
Объектом управления является совокупность процессов, свойственных данному предприятию, по преобразованию ресурсов (материалов, полуфабрикатов, инструмента, оснастки, оборудования, энергетических, трудовых, финансовых и других ресурсов) в готовую продукцию. Сложность управления в АСУП обусловлена следующими причинами:
Создание и внедрение АСУП привело к тому, что информационным процессам, их организации, проектированию, подготовке и выполнению уделяется такое же внимание, как и производственным. В структуре АСУП обычно выделяют функциональные и обеспечивающие подсистемы. Подсистемой называют часть автоматизированной системы управления, выделенную по функциональному или структурному признаку, отвечающему конкретным целям и задачам.
Системы, в которых управление ходом процесса осуществляется без вмешательства человека, называются автоматическими. Однако, когда не известны точные законы управления, человек вынужден брать управление (определение управляющих сигналов) на себя (такие системы называются автоматизированными). В этом случае ЭВМ представляет оператору всю необходимую информацию для управления технологическим процессом при помощи дисплеев, на которых данные могут высвечиваться в цифровом виде или в виде диаграмм, характеризующих ход процесса; могут быть представлены и технологические схемы объекта с указанием состояния его частей. ЭВМ может также «подсказать» оператору некоторые возможные решения.
5.6. Автоматизированное рабочее место специалиста
В управленческой деятельности главную роль играет оперативный обмен данными, который занимает до 96 % времени руководителя и до 60 % времени специалистов [3]. В условиях нестабильности рыночной экономики и принятие решений по управлению является сложнейшей задачей. Специалисты, принимая решения, встают перед проблемой изучения и обобщения всей совокупности факторов, от которых зависит слаженное функционирование рассматриваемой ими системы. В связи с этим получили распространение и широко применяются различные информационные технологии. Их использование позволяет осуществлять рассылку документов внутри организации, отправлять, получать и обрабатывать сообщения с различных рабочих мест, проводить телеконференции, совещания специалистов, находящихся на значительном расстоянии друг от друга.
Проблема обмена данными тесно связана с организацией работы автоматизированных рабочих мест (АРМ) в составе локальной и глобальной (Internet) сетей. Автоматизированные рабочие места являются главным инструментом общения человека с вычислительными системами, на которых специалист выполняет часть ручных операций и операций, требующих творческого подхода при решении текущих задач и анализа функций управления. С помощью АРМ усиливается интеграция управленческих функций, и каждое более или менее «интеллектуальное» рабочее место обеспечивает работу в многофункциональном режиме. Выбор его конфигурации и оборудования для реальных видов управленческой и экономической работы носит конкретный характер, диктуемый специализацией (предметной областью), поставленными целями, объемами работы.
Автоматизированное рабочее место специалиста-разработчика технической документации
Существуют пакеты программ САПР (система автоматизации проектных работ) для конструктора-механика, архитектора, радиоинженеров, конструкторов электронной аппаратуры. Кроме того, имеется много пакетов программ для узкоспециализированных областей проектирования. Один из таких пакетов САПР для разработчиков, выпущенный компанией Think3 (Италия), имеет следующие характеристики и возможности:
Автоматизированное рабочее место технолога
Автоматизированное рабочее место технолога предназначено для разработки технологий изготовления деталей, узлов, общей сборки изделий. Основой АРМ технолога должна являться база данных типовых технологий изделий, изготавливаемых на данном предприятии. Например, получая от конструктора чертеж на разработку технологии, технолог прежде всего должен обратиться к базе данных для поиска технологии изготовления аналогичной детали. При отсутствии аналогов технологии разрабатываются вновь и заносятся в базу данных технологического отдела предприятия.
Автоматизированное рабочее место экономиста
Для АРМ экономиста необходимо специальное программное обеспечение, которое используется для решения экономических задач, входящих в состав сложных многофункциональных систем поддержки принятия решений и бизнес-планов. Такие АРМ ориентированы в основном на непрограммирующего пользователя и решение конкретных задач (от сбора и корректировки информации, поступающей в базу данных, до традиционного анализа, в котором используются различные методики).
Автоматизированное рабочее место экономиста позволяет решать такие задачи, как:
К наиболее известным на данный момент на российском рынке бизнес-приложениям, позволяющим вести анализ финансового состояния и результатов деятельности фирмы, относятся: «Экспресс Анализ» (фирма «Телеком-экспресс»), «ФинЭксперт» (фирма «Рос-экспертиза»), «Бэст-Ф» (фирма «Интеллект-Сервис»), AuiditExpert (фирма Pro-Invest Consulting).
В России такие программы, как «Финансовый анализ», используются мало, что связано в первую очередь с тем, что большинство таких программ ориентировано «на нормальную» экономику, функционирующую в условиях стабильной политической ситуации. Поэтому большинство экономистов в России предпочитают пользоваться табличным процессором (например, Excel) для анализа и принятия решений.
Автоматизированное рабочее место бухгалтера
Значительную роль в процессе управления играет бухгалтерский учет, где сосредоточено около 60 % всей информации. От современного бухгалтера требуются навыки объективной оценки финансового состояния предприятия, владение методами финансового анализа, умение работать с ценными бумагами, проводить обоснование инвестиций и др. В новом качестве бухгалтер может быть назван «финансовым менеджером», «бухгалтером-аналитиком».
Основой информационной подсистемы АРМ бухгалтера принято считать учетные задачи, объединенные в комплексы и выполняемые отдельными участками учета. Комплекс задач характеризуется определенным экономическим содержанием, ведением утвержденных синтетических счетов, первичными и сводными документами, взаимосвязанными алгоритмами расчетов, а также методическими материалами и нормативными документами конкретного участка учета. Информационная подсистема бухгалтерского учета традиционно включает следующие комплексы задач: учет основных средств, учет материальных ценностей, учет труда и заработной платы, учет готовой продукции, учет финансово-расчетных операций, учет затрат на производство, сводный учет и составление отчетности.
Программное обеспечение решения задач бухгалтерского учета предполагает анализ фаз обработки информации, интеграцию учетных задач, а также наличие внешних связей. К информационному обеспечению бухгалтерского учета с полным основанием можно отнести ряд типовых отечественных информационно-справочных программ: «Консультант-бухгалтер», «Консультант-плюс», «Гарант», «Налоги России», «Юридический справочник» и др. Программа «Консультант-бухгалтер» содержит разъяснения специалистов о порядке применения различных правовых норм. Пополнение информации происходит по общероссийской сети распространения правовой информации.
Автоматизированное рабочее место руководителя
Задачи управления требуют от руководителя любого уровня использовать и обрабатывать большой объем информации, проводить ее анализ в различных разрезах, моделировать процессы и ситуации, структурировать материал для принятия решений. Для оперативного и качественного выполнения этих задач существенную роль играют АРМ руководителя, которые используют современные информационные технологии, такие, как технологии оперативного анализа распределенных данных (OLAP-технологии), сетевые технологии общего доступа, статистические пакеты, геоинформационные системы (ГИС-технологии), CASE-технологии, системы поддержки принятия решений.
Комплексы управленческих задач имеют сложные внутренние и внешние информационные связи. Внутренние связи отражают информационные взаимодействия отдельных задач, комплексов и участков принятия решений; внешние связи – взаимодействие с другими подразделениями, организациями, внешней средой, рынком, вышестоящими организациями, министерствами и ведомствами, реализующими иные функции управления. На АРМ руководителя в настоящее время просто необходимо иметь систему поддержки принятия решений.
Корпорацией «Парус» была создана система, которая обеспечивает полный цикл управления предприятием и возможность анализа и прогнозирования бизнеса. Компания ЛАНИТ создала интегрированную систему BAAN, которая облегчает принятие решений для управления предприятиями. Она предлагает для руководителей высшего и среднего звена специальные средства оперативного контроля и управления предприятием, состоящие из нескольких модулей.
Например, пользуясь модулем «Информационная система руководителя», руководители высшего эшелона управления могут оперативно контролировать наиболее важные для жизнедеятельности предприятия производственные и финансовые показатели. С помощью такого модуля можно оперативно:
Подсистема «Предприятие» является мощным графическим инструментарием управления, охватывающим все аспекты деятельности в одной общей интегрированной среде показателей деловой активности компании. Модуль «Предприятие» способен воспринимать данные, заимствованные из других систем. Более того, лица, принимающие решения, имеют быстрый доступ к этой информации. Система раннего предупреждения, встроенная в подсистему «Предприятие», своевременно проинформирует руководителей о необходимости упреждения возможных проблем. Руководителям и аналитикам предоставляется полная картина, отражающая в реальном режиме времени этапы и фазы прохождения документов или работ. Таким образом, руководители могут, не выходя из кабинета, осуществлять эффективное руководство и контроль над деятельностью предприятия, получая всю необходимую информацию для принятия оперативных решений.
5.7. Влияние информационных технологий на развитие реинжиниринга бизнес-процессов
Одна из причин развития реинжиниринга бизнес-процессов как стратегического инструмента – это повышение роли информационных технологий практически в каждой сфере деятельности организации, а также увеличение потенциала этих технологий. Современные информационные технологии дают возможность работать по-новому, а следовательно, порождают новый подход к проектированию процессов. Они позволяют:
Наиболее часто встречающимися способами использования информационных технологий в реинжиниринге бизнес-процессов являются:
Таким образом, импульс для инжиниринга бизнес-процессов часто исходит из мира информационных технологий и развитие новых информационных технологий управления предполагает расширение сфер приложения инструментов реинжиниринга.
Вопросы и задания для самопроверки
ГЛОССАРИЙ
СПИСОК СОКРАЩЕНИЙ
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
ГЛОССАРИЙ
Автоматизированная информационная технология управления – система методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска, обработки и защиты управленческой информации на основе применения развитого программного обеспечения, средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которых эта информация предоставляется пользователям.
Автоматизированная информационная система предполагает участие в процессе обработки информации и человека, и технических средств, причем главная роль отводится компьютеру.
Автоматическая информационная система выполняет все операции по переработке информации без участия человека.
Бизнес – это деятельность, осуществляемая частными лицами, предприятиями или организациями по извлечению природных ресурсов, производству или приобретению и продаже товаров, или оказанию услуг в обмен на другие товары, услуги или деньги к взаимной выгоде заинтересованных лиц или организаций.
Бизнес-процесс серия логически взаимосвязанных действий, при которых ресурсы предприятий или организаций используются для создания или получения полезного для потребителя продукта или услуги в фиксированный промежуток времени.
Вторичная информация – это информация, которая получается в результате обработки первичной информации и может быть промежуточной и результатной.
Задача – некоторое множество исходных посылок (входных данных к задаче), описание цели, определенной над множеством этих данных и, может быть, описание возможных стратегий достижения этой цели или возможных промежуточных состояний исследуемого объекта.
Инструментарий информационной технологии – один или несколько взаимосвязанных программных продуктов для определенного типа компьютера, технология работы в котором позволяет достичь поставленную пользователем цель.
Информатизация экономики – превращение информации в экономический ресурс первостепенного значения.
Информационная система – взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.
Информационная технология – процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта).
Информационная услуга – совершение в указанной законом форме информационной деятельности по доведению информационной продукции до потребителей с целью удовлетворения их информационных потребностей.
Информационное обеспечение – совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.
Информационно-поисковая система производит ввод, систематизацию, хранение, выдачу информации по запросу пользователя без сложных преобразований данных.
Информационно-решающая система осуществляет все операции переработки информации по определенному алгоритму.
Информационный продукт – результат информационной деятельности.
Информация – сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии, которые уменьшают имеющуюся о них степень неопределенности, неполноты знаний.
Математическое и программное обеспечение – совокупность математических методов, моделей, алгоритмов и программ для реализации целей и задач информационной системы, а также нормального функционирования комплекса технических средств.
Неструктурированная (неформализуемая) задача – задача, в которой невозможно выделить элементы и установить между ними связи.
Оперативная (текущая) информация – это информация, используемая в оперативном управлении и характеризующая производственные процессы в текущий (данный) период времени.
Организационное обеспечение – совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации информационной системы.
Организация – сообщество людей, объединенных общими целями и использующих общие материальные и финансовые средства для производства материальных и информационных продуктов и услуг.
Подсистема – часть системы с некоторыми связями и отношениями.
Правовое обеспечение – совокупность правовых норм, определяющих создание, юридический статус и функционирование информационных систем, регламентирующих порядок получения, преобразования и использования информации.
Промежуточная информация используется в качестве исходных данных для последующих расчетов.
Результатная информация получается в процессе обработки первичной и промежуточной информации и используется для выработки управленческих решений.
Реинжиниринг бизнес-процессов – это создание новых и более эффективных бизнес-процессов без учета предшествующего развития.
Ручная информационная система характеризуется отсутствием современных технических средств переработки информации и выполнением всех операций человеком.
Система – это средство достижения цели или все то, что необходимо для достижения цели (элементы, отношения, структура, работа, ресурсы) в некотором заданном множестве объектов (операционной среде).
Система управления базой данных – программа, которая контролирует, управляет данными, а также обеспечивает связь между данными и прикладными программами.
Советующая информационная система вырабатывают информацию, которая принимается человеком к сведению и не превращается немедленно в серию конкретных действий.
Стратегическая информационная система – компьютерная информационная система, обеспечивающая поддержку принятия решений по реализации стратегических перспективных целей развития организации.
Структурированная (формализуемая) задача – задача, где известны все ее элементы и взаимосвязи между ними.
Техническое обеспечение – комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.
Целенаправленное поведение системы – поведение системы (т. е. последовательность принимаемых ею состояний), ведущее к цели системы.
СПИСОК СОКРАЩЕНИЙ
АИТУ – информационная технология управления;
АРМ – автоматизированное рабочее место;
АСУ – автоматизированная система управления;
АСУП – автоматизированная система управления производством;
БД – база данных;
ИИ – искусственный интеллект;
ИО – информационное обеспечение;
ИС – информационная система;
ИСУ – информационная система управления;
ИТ – информационная технология;
ЛПР – лицо, принимающее решение;
НИТ – новая информационная технология;
ОИ – обработка информации;
САО – система автоматизации офиса;
САПР – система автоматизированного проектирования;
СПИС – стратегическое планирование информационной систем;
СППР – система поддержки принятия решений;
СУБД – система управления базами данных;
СУБМ – система управления базой моделей;
СУД – система управления диалогом;
СЭОД – система электронной обработки данных;
ТП – технологический процесс;
ЭВМ – электронная вычислительная машина;
ЭС – экспертная система.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
PAGE \* MERGEFORMAT 9