Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Деловая лексика и деловая переписка.
Во все времена деловое общение было одним из важнейших составляющих любого бизнеса, главным средством взаимодействия в его рамках и мощным рычагом воздействия одних его субъектов на других. Именно правильно проведенные деловые переговоры, грамотно оформленное соглашение или умелое обоснование того или иного предложения в конечном итоге определяют успешность предпринимательской деятельности.
Языком делового общения является oфициaльнo-дeлoвoй.
История формирования делового стиля
Официально-деловой стиль выделился прежде других письменных стилей благодаря тому, что обслуживал важнейшие сферы государственной жизни: внешние отношения, закрепление частной собственности и торговлю.
Деловые документы появились на Руси после введения в Х в. письменности. Первыми письменными документами являются тексты договоров русских с греками 907, 911, 944 и 971 гг. А в XI в. появляется первый свод законов Киевской Руси «Русская правда. После «Русской правды» древнейшим документом считается «Грамота великого князя Мстислава и его сына Всеволода 1130 года».
Принятие в 1811 г. «Общего учреждения министерств» закрепляет в качестве государственной формы процесс унификации языка деловых бумаг. Активно формируются характерные черты канцелярского стиля: формально–логическая организация текста, неличный характер высказывания, синтаксическая громоздкость, именной характер речи, морфологическое и лексическое однообразие (превалирование именительного и родительного падежей), стандартизация.
Новую эпоху в процессе стандартизации открыла машинная обработка и компьютеризация делопроизводства.
Основные черты официально–делового стиля
Лексика
Характерной чертой лексики языка документов является высокая степень терминированности, причем к терминам примыкает огромный пласт номенклатурной лексики:
- номенклатура наименований (АООТ «Олимп», ИЧП «Старт»)
- номенклатура должностей (менеджер по продажам, рекламный менеджер);
- номенклатура товаров (ЗИЛ–130, Сталь угловая СТ–ЗКП,.).
Кроме юридических, экономических в языке деловых бумаг используется достаточно большое количество технических терминов: датчики, блоки питания, источники ионизирующего излучения. Среди последних достаточно много аббревиатур: КПД – коэффициент полезного действия.
Кроме терминов сокращаются названия известных правовых актов:
ГК – Гражданский кодекс;
Процедурная лексика – это лексика с обобщенным значением, которое в высокой степени свойственно и терминированной лексике:
- предприятие – фирма, концерн, холдинг, картель, синдикат;
- товар – консервы, термосы, автомобили, обувь и т.д.
Термины и процедурная лексика составляют, опорную, стилеобразующую лексику языка документов, составляющую по отдельным жанрам от 50 до 70 % всех словоупотреблений.
В текстах документов не допускается употребление сниженной лексики, разговорных выражений и жаргонизмов.
Грамматика
К грамматическим нормам делового стиля, представляющего язык документов, относят унификацию грамматической структуры словосочетания и словоформы. Например, в тексте приказа каждый пункт начинается с указания адресата в дательном падеже – «кому?», а затем «что исполнить?»:
Начальнику технического отдела Волкову М.Ю. организовать работу отдела в субботние дни в период с 10.01.96 г. по 10.02.96 г.
При этом особенно важно учитывать закрепленность предлогов за определенной формой: в отношении, в сторону, во избежание, в целях, в течение.
Синтаксис
В деловой письменной речи доминируют простые предложения. Особенностью их функционирования в языке деловых бумаг является то, что они в документах часто передают информацию, которая по объему равна информации, передаваемой с помощью сложного предложения.
Предложение в деловой письменной речи часто осложняется однородными членами, причастными и деепричастными оборотами. Таким образом, оно разрастается (особенно в приказах, постановлениях, распоряжениях) до абзаца, иногда – страницы, т.е. до нескольких сотен слов.
Порядок слов в предложении в официально–деловом стиле отличается своей строгостью и консерватизмом. У каждого члена предложения есть обычное, свойственное ему место, определяемое структурой и типом предложения.
Высокая степень стандартизации деловой переписки. В итоге складывается определенный тип языка, отличающийся консерватизмом, замкнутостью, непроницаемостью для иностилевых вторжений, для проявления индивидуального стиля автора.
Языковые нормы в официально–деловом стиле речи
Деловая переписка
Любая деловая переписка предполагает корректность и уважение к адресату, даже если цель письма – высказать претензию.
Неприемлемо начинать текст с отказа в ответ на какую-либо просьбу. Необходимо объяснить, почему было принято подобное решение и что при определенных условиях к данному вопросу можно вернуться.
Не нужно также поторапливать адресата и приписывать «срочно», «незамедлительно». К содержанию письма прислушаются, прочитав фразы: «Прошу Вас ответить до такого-то числа», «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении»;
Структура делового письма
Типичное деловое письмо состоит из шести частей.
Обращение
Находится в «шапке» письма и содержит должность и ФИО адресата. Для официальной деловой переписки стандартным считается обращение «Уважаемый», которое пишут с большой буквы и по центру листа. Если Вы знаете партнера лично, можете обратиться так: «Уважаемый Андрей Петрович», не знаете – «Уважаемый господин Смирнов». Кстати, в обращении к человеку слово «господин» сокращать до «г-н» нельзя. И ни в коем случае нельзя писать»Уважаемый господин Смирнов А. П.». Либо «Андрей Петрович», либо «господин Смирнов».
Преамбула Составляет первый абзац письма, в котором изложена его цель, причина, побудившая Вас его написать. Прочтя преамбулу, адресат должен понять суть письма.
Основной текст
Далее в 2х – 4х абзацах должна быть изложена ситуация, выражены Ваши личные мысли и чувства по этому поводу и озвучена просьба о конкретных действиях либо предложен Ваш вариант разрешения вопроса.
Подпись
Письмо завершается подписью (должность + ФИО) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма «С уважением». Также возможны варианты: «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» и т.п.
При подписании письма важно учесть ранг адресата и адресанта. Письмо на имя генерального директора должен подписывать также генеральный директор или, как минимум, его заместитель.
Постскриптум
Постскриптум (P.S.) – приписка в конце письма после подписи – довольно редко используется в деловой переписке. Она служит для того, чтобы сообщить адресату о важном событии, которое произошло уже после написания письма, или передать ему информацию, которая имеет косвенное отношение к теме письма.
Приложения
Приложения являются необязательным дополнением к основному тексту письма и поэтому оформляются на отдельных листах – каждое приложение на своём листе. Какие-либо правила их написания отсутствуют.
Переписка по электронной почте
В последнее время электронная почта занимает все большее место в деловой переписке. Её преимущества очевидны: оперативность, доступность и простота использования. При этом следует помнить, что электронная переписка имеет свои нюансы.
В общем виде структуру делового электронного письма можно представляет собой структуру обычного делового письма. Но существует несколько особенностей.
Поле «тема»
Не стоит оставлять это поле пустым. Люди, с которыми ведется переписка, могут получать сотни писем в день и используют это поле для быстрой оценки важности содержания письма.
«Важность письма»
Если письмо содержит информацию о срочных изменениях, текст какого-либо договора или другую информацию, на которую надо обратить внимание в первую очередь, используйте важность «высокая», это выделит письмо в папке «Входящие».
Написание ответа
Вложения
Воздержитесь от вложений сомнительного содержания: во-первых, Ваш корреспондент может не разделять ваших вкусов, а во-вторых, Вы можете доставить неприятности человеку, работающему в организации, где применяется перлюстрация почты.
Электронная подпись
Таким образом, деловая переписка и делопроизводство в целом напрямую связаны с управлением. Отношение к документам – это вопрос менеджмента, исполнительской дисциплины. Письма организации являются весомыми слагаемыми имиджа компании в глазах партнёров и контрагентов. Именно поэтому так важно уметь грамотно вести деловую переписку.