Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
Государственное общеобразовательное учреждение
высшего профессионального образования
РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТОРГОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
САРАТОВСКИЙ ИНСТИТУТ (ФИЛИАЛ)
Утверждено УМС института
Протокол № ___ «___»_______200___г.
Председатель _________Л.И. Бариленко
Н.В. Алтухова, Е.Е. Савельева
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Методические указания к проведению практических занятий и организации самостоятельной работы студентов
специальностей: 080507 «Менеджмент организации»
080502 «Экономика и управление на предприятии (торговли)»
очной и заочной форм обучения
2 часть
|
Согласовано: Учебно-метод. отдел института «____»___________200___г. _______________________ |
Рекомендовано кафедрой: Протокол №____ от «____»____________200__г. Зав. кафедрой ________Н.В. Алтухова |
Саратов 2009
ББК 65.290-2 я73
УДК 002
А 52
Н.В. Алтухова, Е.Е. Савельева
Документирование управленческой деятельности: Методические указания для студентов специальностей: 080507 «Менеджмент организации», 080502 «Экономика и управление на предприятии (торговли)» всех форм обучения. – Саратов: СИ (ф) РГТЭУ, 2009. Часть 2. - с. 110.
Методические указания подготовлены в соответствии с требованиями Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования по специальностям: 080507 «Менеджмент организации», 080502 «Экономика и управление на предприятии (торговли)» очной и заочной форм обучения. Термин делопроизводство характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов. Совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависят от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство. Изучение данной учебной дисциплины направлено на формирование у студентов целостной системы знаний о работе с документацией в процессе осуществления деятельности предприятия и его взаимоотношений с другими организациями.
Дисциплина входит в федеральный компонент цикла специальных дисциплин и является обязательной для изучения дисциплиной учебного плана для студентов указанных специальностей.
Рецензенты:
Виноградский Валерий Георгиевич - д.ф.н., профессор кафедры гуманитарных дисциплин Саратовского института (филиала) РГТЭУ
Федотова Елена Сергеевна – к.э.н., доцент кафедры Учета финансов и банковского дела Саратовского института (филиала) РГТЭУ
Рекомендовано кафедрой экономики и менеджмента
и одобрено учебно-методическим советом
Саратовского института (филиала) РГТЭУ
Алтухова Н.В., Савельева Е.Е., 2009
© Саратовский институт РГТЭУ
С О Д Е Р Ж А Н И Е
|
1. ПЛАНЫ ПРОВЕДЕНИЯ ПРАКТИЧЕСКИХ ЗАНЯТИЙ |
4 |
|
2. ЗАДАНИЯ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ СТУДЕНТОВ |
15 |
|
2.1. Примерный перечень вопросов для самоконтроля знаний, полученных при изучении дисциплины, текущий контроль |
15 |
|
2.2. Перечень контрольных заданий для самостоятельной работы. Задачи и деловые ситуации |
19 |
|
2.3. Тестовые задания для проверки усвоения знаний |
39 |
|
3. ТЕМЫ РЕФЕРАТОВ |
48 |
|
4. ВОПРОСЫ ДЛЯ ПОДГОТОВКИ К ЗАЧЕТУ |
54 |
|
5. КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ УРОВНЯ ЗНАНИЙ СТУДЕНТОВ |
57 |
|
6. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ |
58 |
|
7. УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ |
74 |
|
ПРИЛОЖЕНИЯ |
79 |
Методические рекомендации для выполнения практических занятий по курсу: «Документирование управленческой деятельности» составлены в соответствии с учебным планом и программой курса.
Включают основные вопросы практических занятий (по лекционному материалу), контрольные вопросы, практические задания, перечень рекомендованной литературы.
Отработка студентами практически занятий является важным условием усвоения курса.
Курс призван познакомить студентов с теоретическими основами документирования управленческой деятельности, основными этапами его концептуальной эволюции, проанализировать практический опыт и современные проблемы организации документооборота предприятия за рубежом и в наше стране.
Полное и глубокое усвоение курса возможно только при систематической самостоятельной подготовке студентов к семинарским занятиям, изучении конкретных вопросов по литературным источникам, сопоставлении теоретических вопросов отдельных тем с практикой работы местных, отечественных предприятий.
Изучение научных основ данного курса как методологической базы управленческой практики будет способствовать получению студентами знаний и навыков современного управления.
Студентам рекомендуется конспектировать литературные источники по отдельным темам и вопросам лекций и практических занятий, устные сообщения и доклады на семинарских занятиях оформлять в виде письменного реферата, быть готовыми использовать полученные знания при сдаче экзамена (зачета), прохождении производственной практике, защите и написании курсовой и выпускной квалификационной (дипломной) работы.
В процессе изучения курса студенты должны принимать активное участие в семинарских занятиях, основная цель которых - закрепление знаний, полученных на теоретических занятиях.
В процессе участия в семинарских занятиях важно не только подготовить глубокий аргументированный ответ на соответствующий вопрос темы, но и продемонстрировать собственную позицию, показать умение анализировать управленческие проблемы, выявлять существующие недостатки в практике управления.
Студентам в обязательном порядке следует использовать литературу по нижеприведенному списку, а также дополнительные источники, нормативные документы, инструкции. Кодекс законов о труде, законодательные акты и т.д.
Тема 1. Организация служб делопроизводства
Организационное построение службы делопроизводства.
Разделение функций между подразделениями делопроизводства и исполнителями.
Организация работы секретаря-референта.
Контрольные вопросы:
Значение документационного обеспечения управления. Тенденция развития делопроизводства в аппарате управления в современный период.
Структура и функции службы ДОУ.
Должностной состав работников службы ДОУ.
Основные задачи и функции службы ДОУ.
Структура организации и выбор организационной формы ведения делопроизводства.
Организация и оборудование рабочих мест.
Задание: Составьте формуляр-образец инструкции по делопроизводству, раскройте основные разделы инструкции.
Литература: [1, 2, 4, 5, 10, 11, 14, 18].
Тема 2. Основные требования к оформлению
управленческих (организационно-распорядительных) документов
1. Основные положения по документированию управленческой деятельности.
2. Унификация и стандартизация управленческих документов.
3. Виды документов, их классификация.
Контрольные вопросы:
1. Расскажите о единых правилах документирования управленческих действий, которые определены ГСДОУ, УСД.
2. Перечислите виды организационно-распорядитель-ных документов, которые издаются в органах управления, и рас скажите, каков общий порядок их оформления.
3. Определите, в чем заключаются общие требования к унификации документов.
4. Назовите все виды документов и укажите, по каким признакам они классифицируются.
5. Раскройте все реквизиты служебных документов согласно ГОСТ Р 6.30.-2003. Расскажите об их расположении на документе и оформлении.
6. Комплекс делопроизводственных процессов, входящих в понятие «организация работы с документами» или «управление документацией».
Задание: Составить формуляр образец расположения реквизитов
Литература: [1, 2, 3, 4, 12, 13, 14, 18].
Тема 3. Ведение делопроизводства в учреждении
Организация документооборота.
Учет объема документооборота.
Организация контроля за исполнением документов.
Контрольные вопросы:
Организация документооборота на предприятии. Вопросы исследуемые при анализе документооборота.
Организация документооборота и способы его реализации. Объем документооборота.
3. Организация контроля за исполнением документов. Отправка документов.
4. Для каких документов устанавливаются сроки исполнения. Порядок продления сроков исполнения документов.
5. Индивидуальные сроки исполнения, кто их устанавливает.
6. С какого момента исчисляется срок исполнения и контроль за исполнением документов.
Задание: Определите объем документов в организации за 1 год
Литература: [1, 4, 13, 14, 20, 21].
Тема 4. Организация работы с документами
1. Регистрация и учет поступающих в организацию документов.
2. Подготовка и регистрация оправляемых документов.
3. Прохождение внутренних документов.
Контрольные вопросы:
1. Формы ведения делопроизводства.
2. Раскройте общие правила учета документов. Передача документов внутри организации.
3. Общие правила регистрации и индексирования документов.
4. Прием и регистрация поступающей корреспонденции (составление и оформление регистрационной карточки).
5. Предварительное рассмотрение документов.
6. Порядок обработки поступающих и отправляемых документов.
Задание: Определите, в чем заключаются общие правила регистрации потоков документов. Создание информационно-поисковой система (ИПС).
Литература: [1, 4, 5, 7, 10, 13, 16, 17,18, 24].
Тема 5. Современное деловое письмо
1. Деловое письмо в условиях унификации.
2. Правила оформления делового письма.
3. Разновидности писем. Международные письма.
Контрольные вопросы:
1. Деловое письмо в условиях унификации.
2. Правила оформления делового письма.
3. Установление стандарта на формуляр-образец.
4. Реквизиты как обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Перечис лить реквизиты для официального письма.
5. Виды писем.
6. Международные письма.
Задание:
Составьте письмо-просьбу производственно-коммер-ческого предприятия «Сбытком» индийской фирме «Шерри» о поставке портьерной ткани, текстиля для пошива мужской, женской и детской одежды.
2. Составьте письмо-извещение Самарского ЗАО «Эквилон» Саратовскому ООО «Партнер» о причинах задержки поставок машин и оборудования.
3. Составьте договорное письмо о подписании договора ООО «Асорти» с ООО «Нюанс» на поставку строительных материалов.
4. Составьте совместное письмо-ответ областного управления здравоохранения и управления финансов и налоговой политики администрации Саратовского района о выделении дополнительных ассигнований из областного бюджета на оказание медицинской помощи жителям района.
5. Составьте письмо-просьбу Михайловской птицефабрики в областную администрацию о выделении средств из областного бюджета в сумме 150 млн руб. до начала реализации молодняка птицы населению.
6. Составьте письмо ОАО «Зумер» в Комитет внешнеэкономических связей Российской Федерации о направлениях своей деятельности и с просьбой о выделении квоты на экспорт в 2009 г.
7. Составьте письмо-просьбу ООО «Премиум» в комитет по внешнеэкономическим связям о выделении, квоты на экспорт круглого леса в количестве 10 тыс. куб. м.
Литература: [1, 4, 7, 9, 10, 18, 19, 23, 24, 31].
Тема 6. Документирование организационно-распорядительной деятельности
1. Организационная документация.
2. Распорядительная документация.
3. Оформление и составление управленческой (организационно-распорядительной) документации.
Контрольные вопросы:
1. Организационная документация. Документы по общим административным вопросам.
2. Правила составления и оформления, основные разделы текста Устава.
3. Распорядительная документация. Документы по функциям управления.
4. Правила составления и оформления приказов по основной деятельности предприятий, учреждений, организаций.
5. Составление текстов служебных документов.
6. Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов. Реквизиты.
Задание: практическое занятие по составлению и оформлению организационных документов – устав, положения, инструкции, приказ, распоряжение, постановление, указания.
Литература: [5, 7, 10, 13, 15, 17, 18, 19, 32, 35, 37, 38].
Тема 7. Документирование информационно-справочных материалов
1. Система справочно-информационной документации.
2. Система аналитической документации.
3. Правила оформления документов оперативной информации.
Контрольные вопросы:
Назначение и состав документов оперативной информации.
Составление и оформление справочно-информационной документации.
3. Составление и оформление справочно-аналитической документации.
Виды деловой переписки.
5. Требования, которые должны соблюдаться при ведении переписки.
6. Способы передачи деловой информации.
Задание: практическое занятие по составлению и оформлению документов оперативной информации – служебное письмо, докладная, объяснительная и служебные записки, заявление, акт, справка, доверенность, телеграмма, телефонограмма.
Литература: [5, 7, 10, 13, 15, 17, 18, 19, 32, 35, 37, 38].
Тема 8. Документирование деятельности
коллегиальных органов
1. Организационно-технические мероприятия по подготовке и проведению совещаний.
2. Структура доклада, отчета.
3. Требования к составлению и оформлению протоколов.
Контрольные вопросы:
1. Организационно-технические мероприятия по подготовке и проведению совещаний.
2. Регламент.
3. Структура доклада и отчета (на совещании, заседании, конференции и т.д.).
4. Цели составления служебных документов. Черновик как первая стадия написания доклада или отчета.
5. Структура документа, правила оформления зафиксированные в образцах.
6. Требования к оформлению и составлению протоколов. Виды протоколов.
Задание: Составление протоколов. Практическое занятие по подготовке сообщений, докладов по вопросам: автоматизированные информационно-поисковые системы; автоматизированное документирование. Текстовые редакторы; автоматизированные рабочие места (АРМ); передача документов средствами электронной почты и факсом.
Литература: [1, 2,3, 4, 7, 9, 10, 13, 16,18].
Тема 9. Требования к оформлению документов
по личному составу
1. Основные кадровые документы и их характеристика.
2. Законодательные, нормативные документы, регулирующие кадровую деятельность.
3. Требования к содержанию, оформлению и ведению документации по личному составу.
Контрольные вопросы:
Перечислите правила оформления документов этой группы. Сроки хранения:
1. Заявление.
2. Личная карточка Т 2 рабочих и служащих.
3. Личное дело.
4. Трудовой контракт.
5. Характеристика.
6. Автобиография.
7. Приказы по личному составу.
8. Трудовые книжки.
9. Должностные инструкции.
10. Штатное расписание.
Задание: практическое занятие по составлению и оформлению личных документов – заявление, автобиография, характеристика, резюме, справка, доверенность, расписка; документов по личному составу – личное дело, трудовой контракт (соглашение), приказ по л/с, личная карточка Т-2 и т.д.
Литература: [1, 2, 3, 4, 6, 12, 15, 16, 18, 19, 27, 30, 38].
Тема 10. Делопроизводство по письменным и устным
обращениям граждан
1. Виды документации по обращениям граждан их характеристика.
2. Порядок регистрации и ведения дел по письменным и устным обращениям граждан.
Контрольные вопросы:
1. Роль и значение обращений в условиях демократизации общества.
2. Основные виды обращений граждан.
3. Законодательные и нормативные акты, устанавливающие срок рассмотрения обращений граждан.
4. Основные требования к организации делопроизводства по обращений граждан.
5. Контроль за рассмотрением обращений граждан.
6. Ответственность за неисполнение законодательства по рассмотрению обращений граждан.
Задание: практическое занятие по составлению и оформлению документации по обращениям граждан. Правила регистрации и исполнение.
Литература: [1, 2, 3, 4, 6, 12, 15, 16, 18, 19, 32, 36, 37].
Тема 11. Номенклатура дел. Подготовка документов
для хранения в архиве
1. Общие положения. Составление номенклатуры дел.
2. Формирование дел.
3. Подготовка документов к хранению.
Контрольные вопросы:
1. Перечислите общие правила составления номенклатуры дел.
2. Формирование и оперативное хранение дел. Требования для формирования дел. Способы хранения дел.
Объясните, почему не рекомендуется формирование и хранение дел у исполнителя.
4. Хранение документов. Сроки хранения для разных видов документов.
Архив. Закон об архивном фонде.
Подготовка документов к сдаче дел в архив.
Задание: практическое занятие по составлению и оформлению обложки дела, описи документов, номенклатуры дел, акта об уничтожении документов.
Литература: [1, 2, 3, 4, 6, 9, 10, 12, 13, 18, 19, 24, 26, 27, 28].
Тема 12. Некоторые рекомендации при печатании
текстов служебных документов
1. Язык и стиль служебных документов.
2. Особенности официально-делового стиля.
3. Правила машинописного оформления текста, требования к бланкам.
Контрольные вопросы:
1. Стиль служебных документов. Требования к составле нию текстов.
2. Особенности официально-делового стиля. В чем отличия официально-делового стиля от других.
3. Употребление прописных и строчных букв. Наиболее употребляемые сокращения слов.
4. Оформление дат и чисел в документах.
5. Виды бланков. Требования к изготовлению, использованию, хранению.
6. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов, соответствие ГОСТу Р 6.30-2003.
Задание: Составьте письмо-ответ типографии издательства «Волжские дали» ООО «Арсенал» о возможности выполнить заказ на изготовление бланков учета и отчетности.
Литература: [1, 2, 4, 5, 7, 9 15, 18, 20, 21, 23, 24, 26, 31, 33].
Самостоятельная работа студентов, предусмотренная учебным планом в объеме 50-70% общего количества часов, должна соответствовать более глубокому усвоению изучаемого курса, формировать навыки исследовательской работы и ориентировать студентов на умение применять полученные теоретические знания на практике.
Вопросы для самоконтроля знаний составлены по разделам и темам, по которым предусмотрены аудиторные занятия. Перечень контрольных заданий для самостоятельной работы требует самостоятельной, дополнительной проработки и анализа учебного материала.
Самостоятельная подготовка студентов предусматривает более глубокую проработку актуальных вопросов учебного курса при подготовке к семинарским занятиям, деловым играм и для изучения тех вопросов, которые не выносятся, согласно учебному плану, на лекционные и практические занятия.
1. Основные положения по документированию управленческой деятельности.
2. Унификация и стандартизация управленческих документов.
3. Значение документационного обеспечения управления. Тенденция развития делопроизводства в аппарате управления в современный период.
4. Нормативно-методические документы по документационному обеспечению.
5. Документирование деятельности коллегиальных органов.
6. Виды документов, их классификация. Категории документов.
7. Унификация текста документа. Принципы унификации. Понятие формуляра-образца документа. Определите, в чем заключаются общие требования к унификации документов.
8. Составление номенклатуры дел. Формирование дел. Оперативное хранение.
9. Контроль, цель и организация контроля за исполнением документов.
10. Требования к составлению и оформлению реквизитов. ГОСТ на УСОРД Р 6.30-2003. Расскажите об их расположении на документе и оформлении.
11. Перечислите виды организационно-распорядитель-ных документов, которые издаются в органах управления, и расскажите, каков общий порядок их оформления.
12. Составление и оформление служебных писем. Деловое письмо в условиях унификации. Правила оформления. Реквизиты для официального письма. Виды писем.
13. Виды бланков. Изготовление, учет, хранение гербовых бланков. Постоянные и переменные реквизиты. Способы их оформления.
14. Организация документооборота. Общие правила.
15. Инструкция по делопроизводству. Должностные инструкции.
16. Подготовка распорядительных документов. Требования к тексту, оформление, согласование и подписание. Подготовка проекта документа.
17. Оформление реквизитов: «заголовок к тексту», «резолюция», «текст», «печать».
18. Прием и регистрация документов. Формы регистрации.
19. Организация делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.
20. Предварительное рассмотрение документов. Направление на исполнение.
21. Основные принципы организации контроля исполнения документов.
22. История развития документационных служб в России.
23. Формирование и хранение дел. Отправка документов.
24. Номенклатура дел.
25. Организационная документация. Составление и оформление документов этой группы. Составление и оформление положения о структурном подразделении, Устава.
26. Подготовка и оформление основных видов документов. Систематизация организационно-распорядительных документов.
27. Подготовка документов к сдаче в архив. Экспертиза ценности документов.
28. Виды распорядительных документов.
29. Составление и оформление постановлений, решений.
30. Составление и оформление приказов, распоряжений, указаний.
31. Составление и оформление протоколов. Виды протоколов.
32. Составление и оформление актов. Виды.
33. Составление и оформление договоров.
34. Виды информационно-справочных и информационно-аналитических документов.
35. Составление и оформление докладной, объяснительной записки.
36. Делопроизводство в учреждениях России XVIII в.в.
37. Структура службы ДОУ. Должностной состав работников службы ДОУ.
38. Язык, стиль служебных документов.
39. Основные задачи и функции службы ДОУ.
40. Понятие документооборота и его основные этапы.
41. Положение о службе делопроизводства.
42. Составление и оформление телеграмм, телефонограмм, факсограмм.
43. Постановление Госстандарта РФ № 9 от 21.01.2000 г. Какие дополнения и изменение оно внесло в ГОСТ Р 6.30-97.
44. Документация, сопровождающая движение кадров.
45. Составление и оформление доверенности. Виды.
46. Составление и оформление справки, автобиографии, резюме.
47. Делопроизводство в учреждениях России XIX начала XX вв.
48. Общероссийские классификаторы технико-экономи-ческой и социальной информации.
49. Государственные стандарты на документацию.
50. Назначение и состав справочно-информационной документации.
51. ГСДОУ. Основные требования к документам.
52. Документы по личному составу. Документирование движения персонала.
53. Заявление. Личное дело. Личная карточка формы Т2 рабочих и служащих.
54. Трудовой контракт.
55. Приказы по личному составу. Отличие приказов по основной производственно-хозяйственной деятельности.
56. Трудовые книжки. Штатное расписание.
57. Должностные инструкции.
58. Основные требования к организации рассмотрения обращений граждан. Регистрация.
59. Три основных вида обращения граждан, контроль за рассмотрением обращений граждан.
60. Нормативно-методическая база делопроизводства.
61. Требования к тексту. Отметки на документе.
62. Наиболее употребляемые сокращения слов. Оформление дат и чисел в документах. Перечислите часто встречающиеся аббревиатуры слов.
63. Правила регистрации и индексации документов.
64. Общие правила регистрации документов. Порядок обработки поступающих и отправляемых документов.
65. Организация контроля за исполнением документов. Формирование дел.
66. Для каких документов устанавливаются сроки исполнения. Порядок продления сроков исполнения документов.
67. Организация рабочих мест.
68. Индивидуальные сроки исполнения, кто их устанавливает. Объясните, почему не рекомендуется формирование и хранение дел у исполнителя.
69. Хранение документов. Сроки хранения для разных видов документов. Перечень.
70. Архив. Закон об архивном фонде. Передача дел в архив.
72. Особенности официально-делового стиля. В чем отличие его от других.
73. Корректурные знаки, значение и применение в тексте.
2.2. Перечень контрольных заданий для
самостоятельной работы. Задачи и деловые ситуации
Занятие 1
Тема 1. Организация служб делопроизводства
1. Расскажите о трех формах организации делопроизводства в учреждениях.
2. Расскажите о целях и задачах службы делопроизводства, функциях, правах и ответственности.
3. Объясните, для чего нужна инструкция по делопроизводству в организации.
4. Какие основные требования предъявляются секретарю-референту в современных условиях?
5. Составьте формуляр-образец должностной инструкции, раскройте основные разделы инструкции, расскажите об обязанностях руководителя службы делопроизводства.
6. Составьте приказ об утверждении инструкции по делопроизводству в организации.
Литература: [1, 2, 4, 5, 10, 11, 14, 18].
Занятие 2
Тема 2. Основные требования к оформлению управленческих
(организационно-распорядительных) документов
1. Расскажите о единых правилах документирования управленческих действий, которые определены ГСДОУ, УСД.
2. Перечислите виды организационно-распорядитель-ных документов, которые издаются в органах управления, и расскажите, каков общий порядок их оформления.
3. Определите, в чем заключаются общие требования к унифи кации документов.
4. Назовите все виды документов и укажите, по каким признакам они классифицируются.
Литература: [1, 2, 3, 4, 12, 13, 14, 18].
Занятие 3
Тема 3. Ведение делопроизводства в учреждении
1. Покажите движение документов в организации (поступающих, внутренних, отправляемых).
2. Можно ли внутри организации осуществлять переписку между отделами, и если да, то, как вы себе это представляете?
3. Какие существуют сроки исполнения документов?
4. Если вы отправляете письмо в три адреса на бланке с изображением Государственного герба РФ, то можно ли во второй и третий адрес отправлять копию бланка?
Объясните порядок выдачи бланков должностным лицам организации.
7. Для каких документов устанавливаются сроки исполнения? Кто устанавливает индивидуальные сроки исполнения? С какого момента исчисляется срок исполнения и контроль за исполнением документов? Каков порядок продления срока исполнения документа?
Какие требования следует соблюдать при формировании дел? Почему не рекомендуется формирование и хранение дел у исполнителя? Как располагают документ внутри дел?
Литература: [1, 4, 13, 14, 20, 21].
Занятие 4
Тема 4. Организация работы с документами
1. Опишите порядок регистрации документов.
2. Правильно ли зарегистрированы поступившие в организацию документы: а) вх. № 980 от 2.12.09 б) вх. № 981 от 06.01.2010
3. Можно ли регистрировать приказы по основной деятельности с приказами по личному составу?
4. Какая дата указывается при регистрации протокола?
Литература: [1, 4, 5, 7, 10, 13, 16, 17,18, 24].
Занятие 5
Тема 5. Современное деловое письмо
1. Составьте информационное письмо о продаже частным и государственным предприятиям персональных компьютеров по договорной стоимости и о возможности принимать заказы на составление программ.
2. Составьте письмо-приглашение ООО «Экстра» с предложением посетить выставку «…». Выставка проходит в павильоне выставочного комплекса на Речном вокзале.
3. Составьте гарантийное письмо ОАО «Люкс» ОАО «Прогресс» об оказании технической помощи в разработке рабочих чертежей нового склада. ОАО «Экосан» просит произвести эту работу непосредственно на площадке.
4. Составьте письмо-ответ предприятия «Сарлайт» на просьбу строительно-монтажной фирмы ООО «Мастер» разработать проектно-сметную документацию на строительство жилого дома в п. Красный Текстильщик.
5. Составьте письмо-ответ ООО «Волжский» открытому акционерному обществу «Сарабалыкский» о выделении ОАО автомашины УАЗ-469 под сданное в 2010 г. зерно.
6. Составьте письмо-просьбу Саратовского завода железобетонных конструкций администрации области о выделении лимита на стеклоплитку «Ириска» в количестве 50 тыс. кв. м для отделки наружных стеновых панелей серии 135, которые завод начинает выпускать с 2009 г. для треста «Сибтрансстрой».
7. Составьте письмо-отказ производственного управления пассажирских перевозок ООО «Транзит» по вопросу обеспечения запасными частями парка автобусов. Укажите причину отказа.
8. Составьте письмо-просьбу туристического центра «Сибиряк» в комитет по внешнеэкономической деятельности администра ции области с просьбой выделить лицензию на вывоз в 2009 г. леса в Литву в количестве 5000 куб. м, так как одним из условий поставки мебели для туристического комплекса в зеленой зоне отдыха является встречная поставка леса.
9. Составьте письмо-просьбу закрытого акционерного общества «Вита» в комитет внешнеэкономических связей администрации области о выделении лицензии на поставку в Китай 4000 т металла в связи с заключением контракта с Объединением по международному сотрудничеству на строительство девятиэтажного общежития. Согласно контракту оплата выполненных работ будет производиться российскими рублями и материалами.
10. Составьте письмо-ответ производственного объединения «Саргаз» директору Химфармзавода и начальнику управления «Саргазофикация» о ежемесячной поставке Химфармзаводу 64 т сжиженного газа в течение 2009 г. Указанный объем учтен в разнарядке. Поставка будет осуществляться через управление «Саргазофикация».
11. Составьте письмо-ответ областного управления сельского хозяйства председателю акционерного общества «Иртышь» по вопросу поставок легковых автомобилей за сданное зерно.
12. Составьте письмо-отказ Саратовского производственного объединения энергетики и электрификации «Сарэнерго» директору спецкомбината «Радонежский» о выдаче бесплатного разрешения на электроснабжение жилых домов.
13. Составьте письмо-просьбу Государственной торговой компании «Снабторг» в болгарскую фирму «Милада» о возможности поставки в Саратовскую область экологически чистых продуктов питания.
14. Составьте письмо-просьбу филиала открытого акционерного общества «Единая Европа-С.Б.» в городе Саратове «Иль-де Ботэ» французской фирме «Окрополь» об организации встречи для установления сотрудничества в поставках парфюмерной продукции.
15. Составьте информационное письмо ООО «Водоканал» румынской фирме «Рояльс» о возможности продажи современных гидравлических кранов. Цена крана 5500 долларов США.
16. Составьте письмо администрации Саратовской области в Ассоциацию японо-российской торговли с просьбой дать подробный список экспортной продукции.
17. Составьте письмо-приглашение объединения «Экспоцентр» с предложением принять участие в российской выставке на международной общеотраслевой ярмарке в г. Измире (Турция), которая будет проходить с 20 ноября по 10 декабря 2009 г.
Измирская ярмарка является одним из крупнейших торговых мероприятий стран Среднего и Ближнего Востока. В тексте надо указать, что участие в этой ярмарке позволяет широко представить экспортную продукцию организации, продать экспонаты со стенда, изучить особенности рынка, обменяться с другими участниками ярмарки научно-технической информацией и заключить выгодные сделки.
18. Найдите ошибки в оформлении и текстах приведенных ниже писем.
Министерство сельского хозяйства Российской Федерации
Администрация Новосибирского района Новосибирской
области
Управление сельского хозяйства
Совхоз «Кировец»
Адрес: 630032, г. Новосибирск, 12 Телефон 46-28-55
ул. Планировочная, 16-а 46-28-44
Совхоз «Кировец»
_____________________________________________________
05.02.97 № 136
На № _______ от _________
Генеральному
директору
«Эпергонадзора»
М.В. Кузичеву
Копия: Генеральному директору
«Новосибирскэнерго»
В.Г. Томилову
Главе областной
Администрации
В.П. Мухе
Мэру г. Новосибирска
В.А. Толоконскому
Зам. главы Администрации
области, начальнику
областного управления
сельского хозяйства
В.И. Абрамову
Главе Администрации
Новосибирского района
А.Г. Лютикову
Зам. главы Администрации
Новосибирского района,
начальнику районного
управления сельского
хозяйства
В.В. Золотых
Председателю районного
профсоюза работников
сельского хозяйства
Н.В. Частиной
Уважаемый Михаил Васильевич!
Энергонадзором установлен срок 11.07.2009 г. ограничения подачи электроэнергии (ТП-507), что приведет к гибели растений на площади 5 га закрытого грунта. Город недополучил 300 тонн свежих овощей. Убытки составят 636 млн руб. Совхозом принимаются все меры по погашению задолженности «Энергонадзору». Оплата за тепловую и электрическую энергию производится по мере поступления средств на счет совхоза, за исключением отчисления в бюджет. Просим с пониманием отнестись к озабоченности коллектива совхоза и оказать содействие в сложившейся ситуации.
Директор совхоза «Кировец» Подпись В.И. Пичиков
Исп. Огородников Г.П.
тел. 46-26-43
Герб РФ
Администрация Главе Администрации
Области ___________________
Карасукского района Инициалы, Фамилия
Новосибирской области
632810, НСО, г. Карасук,
ул. Октябрьская, 39
ООО «СВЕТ»
27.06.97 № 69
На № 2821/11 от 14.05.2009
Карасукская районная Администрация, в целях безусловного выполнения постановления Г.А. области, учитывая многочисленные депутатские обсуждения Советов всех уровней и решение малого Совета Карасукского районного Совета народных депутатов, учитывая все возможные мнения жителей района и отсутствие финансирования на содержание заказников районного масштаба, а главное, в принятии мер для сохранения и приумножения животного и растительного мира района, решения конфликтных вопросов в ловле, отстреле в заказнике «Южный» считает целесообразным предложить Администрации области:
Заказник «Южный» общей площадью 2820 га, в границах: болото Надыр с прибрежной зоной, часть островов Жанажол преобразовать в заповедник направленного режима или заповедник-сепортер.
2. Организовать биологический заказник «Южный» в границах: русло р. Карасук, республиканская автомобильная дорога Карасук-Новосибирск граница Краснозерского района площадью 20 тыс. га.
Глава Администрации
Карасукского района Подпись И.И. Сидоров
Герб РФ
Администрация Заместителю главы
______________области областной Администрации
Г.Л. Мамон
Глава Администрации
__________________ района
№ 4 от 12.01.2009
На № _______ от __________
На территории нашей Администрации имеется село Мамон, где находится начальная школа, медицинский пункт, детский сад и два отапливаемых жилых дома. В настоящее время вся социальная сфера этого села находится в крайне тяжелом положении. В котельной разрушилась стена, пришла в негодность крыша, необходим ремонт и замена насосного и запорного оборудования, пришла в негодность теплотрасса, надо заменить стальные водопроводные трубы, питающие котельную. Для приобретения необходимых материалов, их доставки и производства вышеперечисленных работ нам необходимо 250 млн. рублей. В районной Администрации мне сказали, что таких денег нет, а значит, и сохранение всей социальной сферы этого села остается проблематичным.
Просим Вас оказать нам финансовую помощь.
Глава Администрации Подпись А.В. Иванов
Литература: [1, 4, 7, 9, 10, 18, 19, 23, 24, 31].
Занятие 6
Тема 6. Документирование организационно-распорядительной деятельности
1. Раскройте все реквизиты служебных документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003. Расскажите об их расположении на документе и оформлении.
2. Найдите ошибки в оформлении приведенных ниже документов. Добавьте недостающие реквизиты, покажите, как правильно они должны оформляться.
Наименование
организации
Адрес: Номер телефона
Главе администрации
Ф.И.О.
Уважаемый _____________________________
Сибирская инженерно-техническая компания «Сибинтек» просит Вас ознакомиться с краткой информацией о направлениях деятельности фирмы и оказать содействие в решении вопросов, затрудняющих деятельность фирмы.
Заранее благодарны за оказанную помощь,
по поручению дирекции фирмы «Сибинтек»,
генеральный директор В.Г. Иноземцев
ПРИЛОЖЕНИЯ:
1. Бизнес-план фирмы «Сибинтек», количество листов.
2. Заявление фирмы «Сибинтек» в Министерство экономики и финансов РФ о целении квоты на экспорт на 2010 г.
3. Заявление фирмы «Сибинтек» в Комитет внешнеэкономических связей РФ просьбой разрешить разовые экспортные операции на 2010 г.
Герб Директору завода
Наименование организации «Спецжелезобетон»
В.А. Борисову
Копия: главе администрации
К.К Петрову
Копия: начальнику ГНИ
по Тагинскому району
В.Ф. Антонову
Текст
Генеральный директор Подпись А.А. Петруненков
Печать
Герб
Наименование организации
Адрес Директору завода
«Железобетон»
______ № ______________ В.А. Борисову
Текст
Генеральный директор
ООО «Лютик» Подпись А.И. Белоусов
Герб
Наименование организации Петрову Г.И.
Адрес
№
Текст
Директор ООО «Индивидуал» Подпись Г.Г. Гусев
Печать
Наименование организации В администрацию
Адрес Новосибирской области
На 1755/2
от 03.03.2004
При этом сообщаем следующее: взаиморасчеты с Оренбургским комбинатом хлебопродуктов № 3 за полученное сырье производились своевременно. Текущая задолженность по состоянию на 10.02.2007 составляет 125 тыс. руб.
Директор Подпись И.А. Осипов
Главный бухгалтер Подпись Е.Л. Корягина
Герб
Наименование организации
ПРОТОКОЛ
Заседания комиссии по...
Председатель - Смирнов С.С.
Секретарь - Антонова М.И.
Присутствовали: 5 человек
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О порядке подготовки к конференции. Доклад Иванова П.И.
2. Слушали:
Иванова П.И. - текст доклада прилагается.
3. Выступили:
Петров Н.И. - Я в своем выступлении...
Председатель Подпись С.С. Смирнов
Секретарь Подпись М.И. Антонова
Наименование организации
СПРАВКА
Дана, Петрову Геннадию Ивановичу в том, что его месячный оклад составляет 4 тыс. рублей.
Директор Подпись И.И. Иванов
Герб В администрацию
Адресат Новосибирской
области
Текст
Директор Доволенской ИПС Подпись Д.С. Молчалин
Наименование организации
ПРИКАЗ
_________№_________
Об итогах работы комиссии
ПРИКАЗЫВАЮ:
1._______________________
2._______________________
Директор Подпись А.А. Абрамов
Визы
Герб
Наименование организации 1. УТВЕРЖДЕНО
АКТ ____________________
подпись инициалы, фамилия
______ №________
___________________
заголовок акта
Составлен комиссией: _________________________________
Председатель:________________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
_____________________________________________________
(текст)
Составлен в 3-х экземплярах:
1-й экземпляр:
2-й экземпляр:
3-й экземпляр:
1. Составьте приказ открытого акционерного общества «…» об утверждении инструкции по делопроизводству на предприятии. В констатирующей части укажите, что в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Росархива от 27.11.2000 г. № 68, и с ГОСТ Р 6.30-2003 канцелярией предприятия разработаны порядок прохождения документов и стандарты на организационно-распорядительную документацию. В распорядительной части утвердите инструкцию и поручите заведующей канцелярией обеспечить методическое руководство организацией делопроизводства на предприятии и установить контроль за соблюдением требований инструкции.
2. Составьте проект приказа по радиоприборному заводу об установлении единого режима работы центральных складов. В констатирующей части отметьте, что отпуск цехам материалов со складов предприятия в течение рабочего дня нарушает нормальную работу складского аппарата. В распорядительной части укажите конкретные часы отпуска материалов со складов, назовите конкретных должностных лиц (в дирекции и цехах), которые отвечают за перевод складов на более рациональный режим работы. Остальные пункты в распорядительной части и другие реквизиты укажите самостоятельно.
3. Напишите проект приказа по ОАО «Оксид» об итогах документальной ревизии работы предприятия с 11.05.2009 по 10.10.2009.
В акте ревизии зафиксированы следующие недостатки: не упорядочен учет личного состава, некоторые личные дела ИТР находятся в запущенном состоянии; у заведующего складом металлов Алешина Л.П. оказались излишки листовой стали (320 кг) и недостача стальной ленты (185 кг); допускается необоснованное списание упаковочной бумаги, гвоздей и запасных частей для ремонта оборудования; в механическом цехе допущен перерасход припоя в количестве 60 кг; заведующим складским хозяйством В.М. Яшиным несвоевременно отгружена поставщикам возвратная тара, за что заводом уплачен штраф в сумме три тыс. руб.
Другие реквизиты укажите самостоятельно.
4. Составьте приказ по строительному кооперативу «Запуск» о неправильном использовании строительных отходов. В вводной части укажите, что при проверке работы склада пиломатериалов; установлены факты отпуска в котельную для сжигания отходов пи ломатериалов длиной свыше 20 см. В заключительной части сле дует предложить заведующему складом организовать работу по реализации отходов частным лицам.
5. Составьте приказ по предприятию «Сайл» об итогах ревизии по проверке финансового учета. В констатирующей части укажите, что ревизией обнаружены факты грубого нарушения финансового учета, полное отсутствие учета и отчетности по командировкам, отсутствие журнала учета доверенностей.
6. Составьте приказ об итогах работы с документами в 2009 г. в ОАО «Родник». В констатирующей части укажите на низкую требовательность руководителей подразделений к качеству подготовки документов и контроля за их исполнением. В распорядительной части обратите внимание руководителей на повышение требовательности к работникам в части работы с документами. Дайте задание сотруднику, отвечающему за делопроизводство разобраться с этим вопросом и разработать меры по улучшению работы.
7. Напишите проект приказа директора ООО «…» о премировании работников планово-экономического отдела. Премия выдается из фонда материального поощрения в размере 60 % месячного оклада. Другие данные в тексте и реквизиты укажите самостоятельно.
Литература: [5, 7, 10, 13, 15, 17, 18, 19, 32, 35, 37, 38].
Занятие 7
Тема 7. Документирование информационно-справочных материалов
1. Составьте докладную записку бухгалтера Тимофеевой П.И. главному бухгалтеру фирмы «Рубин» Бабылеву О.Д. от 05.10.2009 о произведенной Тимофеевой П.И. проверке выполнения приказа директора фирмы от 15.09.2009 № 92 «О состоянии бухгалтерского учета на строительстве базы отдыха в Чердыме».
В приказе были указаны конкретные сроки ликвидации недостатков, обнаруженных в марте 2009 г.
В докладной записке должно быть отмечено выполнение всех пунктов приказа, за исключением пунктов об организации равномерной ежедневной сдачи рабочими нарядов бухгалтеру. Выявлено, что 05 марта 2009 г. было сдано только 35,2 % всех нарядов. Остальные наряды сданы 12 апреля.
По графику срок сдачи последних нарядов за прошлый месяц установлен первого числа следующего месяца. Остальные данные укажите самостоятельно.
2. Составьте докладную записку главного бухгалтера директору об итогах работы по централизации расчетов с рабочими и служащими завода.
Централизация расчетов дала возможность перевести на другую работу пять бухгалтеров цехов, уменьшить ошибки в расчетах с рабочими и служащими, усилить контроль за расходованием фондов заработной платы.
В заключение необходимо поставить вопрос о премировании работников бухгалтерии, обеспечивающих переход на централизованный расчет заработной платы по заводу. Остальные данные укажите самостоятельно.
3. Составьте докладную записку секретаря-референта руководителю предприятия об утере работником Степановым Г.И. письма-запроса, поступившего в адрес предприятия два месяца назад.
4. Составьте и оформите телеграмму фирмы ОАО «Юникс» предприятию ООО «Кристалл» о полном отказе от оплаты за поступившую продукцию в связи с тем, что эта продукция не была заказана. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.
5. Составьте докладную записку начальника отдела руководителю предприятия о факте невыполнения распоряжения о монтаже оборудования на участке по причине слабого контроля со стороны главного механика.
6. Составьте докладную записку главного бухгалтера руководителю предприятия о необходимости централизации расчетов с работниками предприятия. В обязанности учетных работников цехов должно входить лишь оформление первичных документов по учету выработки.
В докладной записке необходимо подать предложение о пересмотре штатов отчетных работников в цехах и главной бухгалтерии из расчета общего сокращения штатов не менее чем на 20 %.
7. Составьте докладную записку о причинах несвоевременности представления информации о выполнении приказа директора. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.
8. Составьте докладную записку начальника планово-экономического отдела руководителю предприятия об обеспечении отдела четырьмя компьютерами. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.
Литература: [5, 7, 10, 13, 15, 17, 18, 19, 32, 35, 37, 38].
Занятие 8
Тема 8. Документирование деятельности коллегиальных органов
1. Составьте протокол заседания инвентаризационной комиссии предприятия, на котором рассматривался вопрос о результатах инвентаризации по складу № 2 вспомогательных материалов.
На заседании было принято постановление об утверждении результатов инвентаризации и отнесения за счет заведующего складом недостачи вспомогательных материалов в сумме 365 млн. руб., а также зачитаны сличительная ведомость по складу № 2 и объяснительная записка заведующего складом. Остальные данные определите по своему усмотрению.
2. Составьте полный протокол общего собрания рабочих производственного кооператива «Запуск», на котором обсуждался вопрос о создании произ водства строительных материалов для строительства жилых домов.
На собрании была заслушана информация председателя о возможности создания такого цеха и перспективах его работы. После обсуждения было принято решение поручить председателю и его заместителю по строительству в течение 6 месяцев развернуть работу и выделить для этих целей 315 млн. руб.
3. Составьте краткий протокол совещания работников ООО «Аптека 217», на котором был рассмотрен вопрос о поставке медпрепаратов на 2009 г. После обсуждения совещание приняло решение утвердить список медикаментов. Остальные данные укажите самостоятельно.
Литература: [1, 2,3, 4, 7, 9, 10, 13, 16,18].
Занятие 9
Тема 9. Делопроизводство по личному составу
1. Напишите приказ генерального директора закрытого акционерного общества «Доминго» о приеме вас на работу бухгалтером.
2. Составьте приказ об освобождении вас от работы в фирме «Орбита» в связи с переездом на новое местожительство.
3. Составьте приказы: а) о приеме на работу бухгалтером Ивановой И.П.; б) об увольнении переводом в другую организации Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.
4. Составьте характеристику-рекомендацию на работника вашего предприятия для поступления его в аспирантуру.
5. Напишите заявление о приеме вас на работу экономистом в государственное предприятие по связи и информатике «Россвязьинформ».
6. Напишите заявление о предоставлении вам административного отпуска по семейным обстоятельствам. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.
7. Напишите автобиографию, резюме необходимые для оформления документов при поступлении на работу.
8. Оформите запись в трудовой книжке об увольнении вас: а) по собственному желанию; б) в связи с ликвидацией предприятия; в) в связи с несоответствием выполняемой работы предъявляемым требованиям вследствие недостаточной квалификации.
9. Составьте проект трудового договора по найму, оплате и увольнению вас. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.
10. Составьте приказ о переводе на работу внутри организации.
11. Составьте приказ об увольнении работника в связи с ликвидацией предприятия.
Литература: [1, 2, 3, 4, 6, 12, 15, 16, 18, 19, 27, 30, 38].
Занятие 10
Тема 10. Делопроизводство по письменным и устным
обращениям граждан
1. Допускается или нет регистрация обращений граждан вместе со служебными документами?
2. Составьте итоговую справку о рассмотрении письма (Ф.И.О. автора, вид обращения укажите самостоятельно).
3. Составьте документы по обращениям граждан - предложение, заявление и жалобу.
Литература: [1, 2, 3, 4, 6, 12, 15, 16, 18, 19, 32, 36, 37].
Занятие 11
Тема 11. Номенклатура дел. Подготовка документов для хранения в архиве
1. Дайте определение номенклатуры дел. Что такое сводная номенклатура дел, как она составляется? Как вы понимаете индексацию дел? Кто составляет номенклатуру дел, кем она утверждается?
2. Как формируются документы в дела? Почему не рекомендуется формирование и хранение дел у исполнителя?
3. Дайте понятие примерной и типовой номенклатуры дел.
4. Какую работу осуществляет ЭК?
5. Каков порядок оформления дела?
6. Составьте опись дела.
7. Объясните необходимость заверительной надписи.
8. Как оформляется обложка дела?
9. Составьте акт об уничтожении документов за конкретный период.
10. Составьте формуляр-образец сводной номенклатуры дел, номенклатуры дел структурного подразделения.
Литература: [1, 2, 3, 4, 6, 9, 10, 12, 13, 18, 19, 24, 26, 27, 28].
Занятие 12
Тема 11. Номенклатура дел. Подготовка документов для хранения в архиве
1. Назовите известные Вам стили изложения текста. Укажите, в чем отличия официально-делового стиля от других.
Перечислите часто встречающиеся аббревиатуры слов.
3. Полные и сокращенные названия центральных органов федеральной исполнительной власти.
9. Корректурные знаки, назначение и применение в тексте.
Литература: [1, 2, 4, 5, 7, 9 15, 18, 20, 21, 23, 24, 26, 31, 33].
2.3. Тестовые задания для проверки усвоения знаний
По каждой теме предлагаются контрольные итоговые тестовые задания для проверки знаний студентов (на каждый вопрос – надо дать один правильный ответ).
1. Закончите начатое предложение одним из трех вариантов ответа: Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания до:
А) передачи на исполнение
Б) подшивки в дело
В) завершения исполнения или отправки.
2. Должна ли инструкция по делопроизводству устанавливать технологию всех делопроизводственных операций, выполняемых в организации? А) да Б) нет
3. Кем устанавливаются индивидуальные сроки исполнения документов?
А) руководителем структурного подразделения, где исполняется документ
Б) канцелярией
В) руководителем организации.
4. Какие формы регистрации документов в России?
А) журнальная
Б) карточная
В) автоматизированная
Г) все вышеперечисленные.
5. При регистрации каких документов, вместе с порядковым регистрационным номером проставляется номер дела, в котором хранится копия документа?
А) приказы
Б) протоколы
В) акты
Г) письма.
6. В каких документах рядом с регистрационным номером указывается буква «Л» и «К»?
А) акты
Б) докладные записки
В) приказы по основной деятельности
Г) приказы по личному составу
Д) справки.
7. При регистрации какого документа дату регистрации указывают не в день его подписания?
А) приказ
Б) протокол
В) решение
Г) постановление.
8. Документ отправляется в два адреса по почте, сколько необходимо подготовить экземпляров этого документа?
А) четыре
Б) два
В) три.
9. Какие могут быть номенклатуры дел?
А) конкретная
Б) примерная
В) типовая
Г) все вышеперечисленные.
10. В номенклатуре дел документы систематизируются:
А) по видам документов
Б) по содержанию
В) по срокам хранения
Г) все вышеперечисленные.
11. Кто может работать с документами, имеющими коммерческую тайну?
А) только руководитель
Б) все работники организации
В) руководители структурных подразделений, организаций
Г) работники, определенные руководителем
12. Реквизит документа - это:
А) его отдельный информационный элемент
Б) часть служебного письма
В) фирменный бланк
13. В реквизите «Адресат» юридическому лицу инициалы ставят:
А) перед фамилией адресата
Б) после фамилии адресата
14. В каком случае правильно оформлен реквизит «Адресат»?
А) Директору школы № 269 Матвеевой Анне Петровне
Б) Директору школы № 269 Матвеевой А.П.
В) 129128, Москва, ул. Ростонинская, 7 Директору школы № 269 г-же Матвеевой А.П.
Г) Директору Московской школы № 269 А.П. Матвеевой
15. В каком случае правильно оформлен реквизит «Отметка о наличии приложения», если в тексте сопроводительного письма не упоминалось о приложении?
А) ПРИЛОЖЕНИЕ: Справка о согласовании проекта на 4 л. в 1 экз.
Б) Отзыв по проекту на 2 л., в 1 экз.
В) ПРИЛОЖЕНИЯ: на 6 л., в 1 экз.
16. С какой целью на служебном письме указывают фамилию и телефон исполнителя?
А) для оперативной связи с исполнителем
Б) для придания документу юридической силы.
17. В каком случае правильно оформлен реквизит «Подпись» на бланке документа?
А) Директор школы № 25 Подпись В.А. Петрова
Б) Директор школы Подпись Петрова В.А.
В) Директор Подпись В.А. Петрова
18. План работы университета на 2009-2010 учебный год утвержден решением Ученого совета. В каком случае правильно оформлен реквизит «Гриф утверждения документа»?
А) УТВЕРЖДАЮ
Решение Ученого совета
от 12.08.2009 г. № 14
Б) УТВЕРЖДЕН
Решением Ученого совета
от 12.08.2009 № 14
В) УТВЕРЖДЕНО
Решение Ученого совета
от 12.08.2009 г. № 14
19. Реквизит согласования оформляют следующим образом: А) СОГЛАСОВАНО
Директор ООО «Планета»
_____________ А.А. Дашков
подпись
21.06.2009 г.
Б) _________________Н.И. Орлов
подпись
В) Начальник юридического отдела
личная подпись Г.И. Сидоров
21.12.2009
20. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются:
А) ниже подписи руководителя, подписавшего документ
Б) в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа
В) на первом листе документа на его оборотной стороне
21. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются:
А) в нижней части лицевой стороны последнего листа копии документа, находящейся в организации
Б) в нижней части оборотной стороны последнего листа копии документа, находящейся в организации
В) на первом листе оборотной стороны документа.
22. В отсутствие руководителя подписание документа заместителем или исполняющим обязанности руководителя:
А) За директора_______________________А.И. Петров
(подпись его зама Сидорова)
Б) Директор__________________________А.И. Петров
(подпись его зама Сидорова)
В) И.О. директора_____________________Г.В. Сидоров
(личная подпись)
23. Понятие «Делопроизводство» - это:
А) система хранения документов
Б) составление документов
В) документирование и организация работы с документами.
24. С помощью какого реквизита оформляется внешнее согласование документа?
А) визы, согласования
Б) грифа согласования.
25. Если две организации составляют совместный документ, то он оформляется:
А) на бланке первой организации
Б) на бланке второй организации
В) на листе бумаги формата А4
26. Кем подписываются документы, составляемые комиссией?
А) руководителем организации
Б) председателем
В) председателем и членами комиссии
Г) председателем и секретарем.
27. На каком служебном письме проставляется реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»?
А) просьбах
Б) сопроводительных
В) информационных
Г) ответах.
28. Является ли обязательным для регистрации организа ции, организационно-правовая форма - общество с ограниченной ответственностью наличие Устава?
А) да Б) нет
29. Какие организационные документы утверждаются руководителем организации?
А) должностные инструкции
Б) положения о структурных подразделениях
В) штатное расписание
Г) правила внутреннего распорядка
Д) все перечисленные выше документы.
30. В каком документе могут быть оговорены условия реорганизации и ликвидации организации?
А) в Уставе организации
Б) в Положении о структурном подразделении
В) в должностной инструкции.
31. С какими документами при поступлении граждан на работу в организацию их должны ознакомить?
А) Уставом организации
Б) Положением о структурном подразделении, куда поступает на работу гражданин
В) должностной инструкцией
Г) со всеми перечисленными выше документами.
32. Какие распорядительные документы издаются на основе единоначалия?
А) решения Б) приказы.
33. Кто несет ответственность за издание приказа?
А) должностное лицо, подготовившее проект приказа
Б) руководитель организации
В) должностное лицо, подписавшее приказ.
34. Какой реквизит не входит в состав формуляра-образца приказа?
А) вид документа
Б) дата документа
В) адресат
Г) наименование организации
Д) подпись.
35. Какая часть текста приказа является обязательной?
А) констатирующая Б) распорядительная.
36. Заверяется ли подпись руководителя на приказе печатью? А) да Б) нет
37. В каком случае правильно оформлен реквизит «Отметка о заверении копии»?
А) Верно:
Инспектор отдела кадров личная И.И. Петрова
подпись
Б) Верно
Инспектор отдела кадров личная И.И. Петрова
подпись
В) Верно:
Инспектор отдела кадров личная И.И. Петрова
подпись
дата
38. Что означает виза юриста на приказе?
А) внутреннее согласование, подтверждающее, что приказ не противоречит Закону
Б) обязательный реквизит приказа, придающий ему юридическую силу.
39. Что является датой протокола?
А) дата подписания протокола
Б) дата заседания
В) дата регистрации протокола.
40. Из каких частей состоит текст протокола?
А) констатирующей, вводной
Б) вводной, заключительной
В) вводной, обобщающей
Г) основной, заключительной
Д) вводной, распорядительной
Е) основной, постановляющей
Ж) вводной, основной
41. Ставится ли на подписи в протоколе печать?
А) да Б) нет
42. Какой нормативный документ в организации определяет порядок работы с документами?
А) инструкция по делопроизводству
Б) регламент работы.
43. Кем утверждается сводная номенклатура дел организации?
А) руководителем структурного подразделения организации
Б) руководителями службы делопроизводства
В) руководителями организации
Г) заместителем руководителя организации, отвечающим за службу делопроизводства.
44. Приказы по приему, увольнению работников помещаются:
А) в деле вместе с приказами о командировании работников
Б) отдельно от приказов о командировании
В) вместе с приказами по основной деятельности.
45. Протоколы собраний коллектива и заседаний коллегии регистрируются:
А) вместе Б) отдельно.
46. Срок исполнения документа исчисляется:
А) со дня поступления документа
Б) со дня написания руководителем резолюции.
47. Какой может быть общий распорядительный документ двух организаций, в одной из которых издается приказ, в другой - распоряжение?
А) приказ
Б) постановление
В) решение
Г) указание.
48. Какой государственный стандарт определяет требования по оформлению документов общего административного управления (ОРД)?
А) ГОСТ Р 51141-98
Б) ГОСТ 6.10.5-87
В) ГОСТ Р 6.30-2003.
49. Является ли факсограмма отдельным видом документа: А) да Б) нет.
3. ТЕМЫ РЕФЕРАТОВ
Основные положения по документированию управленческой деятельности.
Унификация и стандартизация управленческих документов.
Значение документационного обеспечения управления. Тенденция развития делопроизводства в аппарате управления в современный период.
4. Нормативно-методические документы по документационному обеспечению.
5. Понятие «информация», «документ». Функции документа. Способы документирования.
6. Виды документов, их классификация. Категории документов.
7. Унификация текста документа. Принципы унификации. Понятие формуляра-образца документа. Определите, в чем заключаются общие требования к унификации документов.
8. Системы делопроизводства /ЕГСД и ГСДОУ/. Унифицированная система организационно-распорядительной документации /УСОРД/.
9. Расскажите о единых правилах документирования управленческих действий, которые определены ГСДОУ, УСД.
10. Требования к составлению и оформлению реквизитов. Расскажите об их расположении на документе и оформлении.
11. Перечислите виды организационно-распорядитель-ных документов, которые издаются в органах управления, и расскажите, каков общий порядок их оформления.
12. Составление и оформление служебных писем. Деловое письмо в условиях унификации. Правила оформления. Реквизиты для официального письма. Виды писем.
13. Виды бланков. Изготовление, учет, хранение гербовых бланков. Постоянные и переменные реквизиты. Способы их оформления.
14. Составление и оформление характеристики.
15. Инструкция по делопроизводству. Должностные инструкции.
16. Совершенствование документационного обеспечения. Средства механизации и автоматизации управленческого труда.
17. Организационно-технические мероприятия по подготовке и проведению совещаний. Регламент.
18. Прием и регистрация документов. Формы регистрации.
19. Организация делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.
20. Предварительное рассмотрение документов. Направление на исполнение.
21. Основные принципы организации контроля исполнения документов.
22. Формирование информационно-поисковой системы.
23. Формирование и хранение дел. Отправка документов.
24. Номенклатура дел.
25. Организационная документация. Составление и оформление документов этой группы. Составление и оформление положения о структурном подразделении.
26. Составление и оформление Устава, положения организации.
27. Подготовка документов к сдаче в архив. Экспертиза ценности документов.
28. Виды распорядительных документов.
29. Составление и оформление постановлений, решений.
30. Составление и оформление приказов, распоряжений, указаний.
31. Составление и оформление протоколов. Виды протоколов.
32. Составление и оформление актов. Виды.
33. Составление и оформление договоров.
34. Виды информационно-справочные документов. Виды информационно-аналитических документов.
35. Составление и оформление докладной записки.
36. Составление и оформление объяснительных записок.
37. Структура службы ДОУ. Должностной состав работников службы ДОУ.
38. Язык, стиль служебных документов.
39. Основные задачи и функции службы ДОУ.
40. Организационные формы ведения делопроизводства.
41. Понятие «документооборот».
42. Составление и оформление телеграмм, телефонограмм, факсограмм.
43. Аспекты содержания делового письма. Композиция документа.
44. Синтаксис, лексика, морфологические особенности официально-деловой письменной речи. Термины и профессионализмы.
45. Составление и оформление доверенности. Виды.
46. Составление и оформление справки.
47. Составление и оформление автобиографии, резюме.
48. Бездокументный обмен информацией. Цели составления служебных документов. Черновик как первая стадия написания доклада или отчета.
49. Структура доклада и отчета (на совещании, заседании, конференции).
50. Структура документа, правила оформления зафиксированные в образцах.
51. Назначение и состав справочно-информационной документации.
52. Виды деловой переписки. Способы передачи деловой информации. Требования, которые должны соблюдаться при ведении переписки.
53. Документы по личному составу. Документирование движения персонала.
54. Заявление. Личное дело. Личная карточка формы Т2 рабочих и служащих.
55. Трудовой контракт.
56. Приказы по личному составу. Отличие приказов по основной производственно-хозяйственной деятельности.
57. Трудовые книжки. Штатное расписание.
58. Должностные инструкции.
59.Основные требования к организации рассмотрения обращений граждан. Регистрация.
60. Три основных вида обращения граждан.
61. Контроль за рассмотрением обращений граждан.
62. Ответственность за неисполнение законодательства по рассмотрению обращений граждан.
63. Регистрация и учет документов. Передача документов внутри организации.
64. Правила регистрации и индексации документов.
65. Общие правила регистрации документов. Порядок обработки поступающих и отправляемых документов.
66. Организация контроля за исполнением документов. Формирование дел.
67. Для каких документов устанавливаются сроки исполнения. Порядок продления сроков исполнения документов.
68. С какого момента исчисляется срок исполнения и контроль за исполнением документов.
69. Индивидуальные сроки исполнения, кто их устанавливает. Объясните, почему не рекомендуется формирование и хранение дел у исполнителя.
70. Хранение документов. Сроки хранения для разных видов документов. Перечень.
71. Архив. Закон об архивном фонде. Передача дел в архив.
72. Особенности официально-делового стиля. В чем его отличие.
73. Корректурные знаки, значение и применение в тексте.
74. Наиболее употребляемые сокращения слов. Оформление дат и чисел в документах. Перечислите часто встречающиеся аббревиатуры слов.
75. Правила составления и оформления, основные разделы текста Устава.
76. Постановление Госстандарта РФ № 9 от 21.01.2000 г. Какие дополнения и изменение оно внесло в ГОСТ Р 6.30-97. ГОСТ на УСОРД Р 6.30-2003. Расскажите об их расположении на документе и оформлении.
77. Документация, сопровождающая движение кадров.
78. Общероссийские классификаторы технико-экономи-ческой и социальной информации.
79. Государственные стандарты на документацию.
80. ГСДОУ. Основные требования к документам.
81. Нормативно-методическая база делопроизводства.
82. Требования к тексту. Отметки на документе.
83. Положение о службе делопроизводства.
84. Организация рабочих мест.
85. Понятие документооборота и его основные этапы.
86. Порядок адресования.
87. Согласование, подписание и утверждение документа.
88. Оформление реквизитов: «заголовок к тексту», «текст», «резолюция», «печать».
89. История развития документационных служб в России.
90. Подготовка и оформление основных видов документов. Систематизация организационно-распорядительных документов.
91. Требования к документам изготовленным с помощью печатных устройств.
92.Организация документооборота. Общие правила.
93. Подготовка распорядительных документов. Требования к тексту, оформление, согласование и подписание. Подготовка проекта документа.
94. Подготовка проекта документа на основе единоличного принятия решения.
95. Подготовка проекта документа на основе коллегиального принятия решения.
96. Контроль, цель и организация контроля за исполнением документов.
97. Составление номенклатуры дел. Формирование дел. Оперативное хранение.
98. Документирование деятельности коллегиальных органов.
99. Подготовительная работа к проведению заседаний.
100. Организация документооборота.
4. ВОПРОСЫ ДЛЯ ПОДГОТОВКИ К ЗАЧЕТУ
Основные положения по ДУД.
Значение документационного обеспечения управления. Тенденция развития делопроизводства в аппарате управления в современный период.
Виды документов, их классификация. Категории документов.
Унификация текста документа. Принципы унификации. Понятие формуляра-образца документа. Определите, в чем заключаются общие требования к унификации документов.
Системы делопроизводства /ЕГСД и ГСДОУ/. Унифицированная система организационно-распорядительной документации /УСОРД/.
ГОСТ Р 6.30-2003. Расскажите об их расположении на документе и оформлении.
Перечислите виды организационно-распорядитель-ных документов, которые издаются в органах управления, и расскажите, каков общий порядок их оформления.
Составление и оформление служебных писем. Деловое письмо в условиях унификации. Правила оформления. Реквизиты для официального письма.
Виды писем. Аспекты содержания делового письма. Композиция документа. Синтаксис, лексика, морфологические особенности официально-деловой письменной речи.
Виды бланков. Изготовление, учет, хранение гербовых бланков. Постоянные и переменные реквизиты. Способы их оформления.
Инструкция по делопроизводству. Должностные инструкции.
Организационно-технические мероприятия по подготовке и проведению совещаний. Регламент.
Прием и регистрация документов. Формы регистрации.
Предварительное рассмотрение документов. Направление на исполнение и контроль исполнения документов.
Формирование и хранение дел. Отправка документов. Оперативное хранение.
Номенклатура дел.
Организационная документация. Составление и оформление документов этой группы. Составление и оформление положения о структурном подразделении. Составление и оформление Устава, положения организации.
Подготовка документов к сдаче в архив. Экспертиза ценности документов.
Виды распорядительных документов их составление и оформление.
Составление и оформление протоколов. Виды протоколов.
Составление и оформление актов. Виды.
Виды информационно-справочные документов. Виды информационно-аналитических документов. Составление и оформление телеграмм, телефонограмм, факсограмм.
Составление и оформление докладной, объяснительной записки.
Язык, стиль служебных документов. Особенности официально-делового стиля. В чем отличие его от других.
Организационные формы ведения делопроизводства. Понятие «документооборот».
Подготовительная работа к проведению заседаний. Структура доклада и отчета.
Составление и оформление автобиографии, резюме, характеристики.
Документы по личному составу. Документирование движения персонала.
Заявление. Личное дело. Личная карточка формы Т2 рабочих и служащих.
Приказы по личному составу. Отличие приказов по основной производственно-хозяйственной деятельности.
Документация, сопровождающая движение кадров. Трудовой контракт.
Трудовые книжки. Штатное расписание.
Три основных вида обращения граждан. Основные требования к организации рассмотрения обращений граждан. Регистрация.
Контроль за рассмотрением обращений граждан. Ответственность за неисполнение законодательства по рассмотрению обращений граждан.
Регистрация и учет документов. Передача документов внутри организации. Правила регистрации и индексации документов.
Общие правила регистрации документов. Порядок обработки поступающих и отправляемых документов.
Организация контроля за исполнением документов. Формирование дел.
Хранение документов. Сроки хранения для разных видов документов. Перечень.
Особенности официально-делового стиля. В его отличие.
Требования к документам изготовленных с помощью печатных устройств. Наиболее употребляемые сокращения слов. Оформление дат и чисел в документах. Перечислите часто встречающиеся аббревиатуры слов.
Организация документооборота. Общие правила.
5. КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ УРОВНЯ ЗНАНИЙ СТУДЕНТА
В критерии оценки уровня знаний студента входят:
- уровень освоения материала, предусмотренного программой курса;
- умение использовать теоретические знания при решении практических задач и выполнении лабораторных работ;
- обоснованность, четкость и краткость в изложении ответов на вопросы.
Оценка «зачтено» ставится студенту, проявившему знание изученного материала в объеме, необходимом для последующего обучения и предстоящей практической деятельности, освоившему основную литературу, обнаружившему устойчивый характер знаний и умений, а также способному к самостоятельному их применению.
Оценка «не зачтено» ставятся студенту, обнаружившему существенные пробелы в знании основного материала, допустившему принципиальные ошибки, которые не позволяют ему продолжить обучение или приступить к практической работе без дополнительной подготовки по данной дисциплине.
6. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
Общие требования. Оформление работ должно соответствовать правилам оформления научно-технических и информационных материалов, установленным действующими стандартами.
Оформление текстовых документов должно соответствовать требованиям ГОСТов:
ГОСТ 2.105-95 ЕСКД. Общие требования к текстовым документам.
ГОСТ 7.32-2001. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления.
ГОСТ 7.1-84 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическое описание документа. Общие требования и правила составления.
Оформление. Текст работы выполняется одинаковым цветом (черным или синим) на одной стороне листа белой бумаги формата А4 (210 х 297мм) без рамки четким и разборчивым почерком.
Текст оформляется с соблюдением следующих размеров полей: левое поле – 30 мм, правое -15 мм, верхнее - 25 мм, нижнее - 20 мм.
Линий, ограничивающих размеры полей (рамок), делать не следует. Необходимо соблюдать равномерную плотность и четкость текста по всему объему работы.
Текст работы оформляется шрифтом 14 Times New Roman. Междустрочный интервал 1,5. Абзац 1,25 см.
Опечатки, ошибки и графические неточности допускается исправлять подчисткой или закрашиванием белой корректирующей жидкостью и нанесением на том же месте исправленного текста машинописным способом или черными чернилами, пастой или тушью.
Повреждения листов, помарки и следы не полностью удаленного прежнего текста не допускаются.
Вписывать в работу изготовленные машинным способом отдельные слова, формулы, условные знаки, а также выполнять иллюстрации следует теми же чернилами, пастой или тушью, что и основной текст.
Текст работы должен быть поделен на абзацы, каждый из которых выражает самостоятельную мысль. Обычно абзац состоит из нескольких предложений. Абзац начинают с новой строки отступом от левого поля на 15 мм (пять знаковпробелов).
Рукопись перепечатывается строго в последовательном порядке. Не допускаются разного рода текстовые вставки, дополнения, переносы текста, помещаемые на отдельных листах, оборотной стороне и др.
Излагать материал рекомендуется от третьего лица («Автор предлагает...») или первого лица множественного лица («По нашему мнению...») и т.д.
В работе можно применять общепринятые условные сокращения. Цитаты, статистические данные и другие материалы, приведенные из литературных источников, должны сопровождаться ссылками. Не следует перегружать текст цитатами.
Текст основной части работы делится на разделы и подразделы в соответствии с планом работы.
Разделы должны иметь порядковую нумерацию в пределах всей работы арабскими цифрами с точкой, например 1., 2., 3. и т.д.
Разделы ВВЕДЕНИЕ, ЗАКЛЮЧЕНИЕ, СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ, ПРИЛОЖЕНИЯ не нумеруются.
Подразделы нумеруются арабскими цифрами в пределах каждого раздела например, 1.2. - второй подраздел первого раздела.
Заголовки разделов и подразделов должны быть краткими, их формулировки но тексту работы должны строго соответствовать наименованиям, указанным в разделе «Содержание».
Не допускается помещать заголовок отдельно от последующего текста; На странице, где приводится заголовок, должно располагаться не менее двух строк последующего текста. В противном случае подраздел начинают со следующей страницы.
Каждый раздел работы (включая введение, главы, заключение, список использованной литературы, приложения) следует начинать с новой страницы. Подразделы в пределах раздела продолжаются на той же странице с соблюдением расстояния от предыдущего текста до заголовка подраздела 20 мм.
Текст отчета при необходимости разделяют и подразделяют. Разделы, подразделы должны иметь заголовки.
Заголовки должны четко и кратко отражать содержание разделов, подразделов. Заголовки следует писать с прописной буквы без точки в конце, не подчеркивая, Переносы слов в заголовках не допускаются.
Расстояние между заголовком и текстом при выполнении работы машинописным способом равно 3,0 одинарных интервала. Расстояние между заголовками раздела и подраздела 2 одинарных интервала.
Каждый раздел рекомендуется начинать с нового листа (страницы).
Слово "СОДЕРЖАНИЕ" записывается в виде заголовка прописными буквами. Разделы “ВВЕДЕНИЕ”, наименование разделов (глав), “ЗАКЛЮЧЕНИЕ”, “СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ”, “ПРИЛОЖЕНИЯ” записываются прописными буквами. Подразделы (параграфы), включенные в содержание, записываются строчными буквами, начиная с прописной буквы. Нумерация страниц должна быть сквозная. Нумерация страниц проставляется в правом верхнем углу листа без точки.
В тексте не допускается:
применять обороты разговорной речи, техницизмы, профессионализмы.
применять для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), а также иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов на русском языке;
применять произвольные словообразования;
применять сокращения слов, кроме установленных правилами русской орфографии;
сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр, за исключением единиц физических величин в таблицах и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы и рисунки;
применять без числовых значений математические знаки, например: > (больше), < (меньше), = (равно), № (номер), % (процент).
Перечень допускаемых сокращений установлен в ГОСТ 2.316.
В работе следует применять стандартные единицы физических величин, их наименования и обозначения в соответствии с ГОСТ 8.417.
Наряду с единицами СИ, при необходимости, в скобках указываются единицы ранее применявшихся систем, разрешенных к применению. Применение в одной работе разных систем обозначения физических величин не допускается.
Если в тексте приводят диапазон числовых значений физических величин, то обозначение единицы физической величины указывается после последнего значения числового диапазона. Примеры: от 1 до 5 мм., от 10 до 100 кг.; от 1000 до 5000 руб.; от плюс 10 до минус 40ОС.
Числовые значения величин в тексте следует указывать со степенью точности, которая необходима для обеспечения требуемых свойств изделия, при этом в ряду величин осуществляется выравнивание числа знаков после запятой.
Формулы. Формулы располагают отдельными строкам и посередине ли ста. Выше и ниже формулы должно быть оставлено не менее одной свободной строки. Если формула не умещается в одну строку, она должна быть перенесена после знака равенства (=), или после знаков плюс (+), минус (-), умножения (х), деления (:), а также других математических знаков.
Порядковые номера формул обозначают арабскими цифрами в круглых скобках у правого края страницы без отточия от формулы к ее номеру. Формулы следует нумеровать в пределах всей работы порядковой нумерацией.
В формулах в качестве символов следует применять обозначения, установленные соответствующими государственными стандартами. Пояснения символов и числовых коэффициентов, входящих в формулу, если они не пояснены ранее в тексте, должны быть приведены непосредственно под формулой.
Пояснение каждого символа следует давать с новой строки в той последовательности, в которой символы приведены в формуле. Первая строка пояснений должна начинаться со слова "где" без двоеточия после него.
Пример. Фондоотдачу можно вычислить по формуле:
Фотд = Т / Фсг , (1)
где Фотд – фондоотдача, руб./руб.;
Т – розничный товарооборот, тыс. руб.;
Фсг – среднегодовая стоимость основных фондов, тыс. руб.
П х 100
УРк = ----------- , (2)
К
где УРк - уровень рентабельности всего используемого капитала, %;
П - сумма прибыли предприятия в рассматриваемом периоде, тыс. руб.;
К - средняя сумма капитала предприятия в рассматриваемом периоде, тыс. руб.
Переносить формулы на следующую строку допускается только на знаках выполняемых операций, причем знак в начале следующий строки повторяют. При переносе формулы на знаке умножения применяют знак “X”, Применение машинописных и рукописных символов в одной формуле не допускается. Формулы за исключением формул, помещаемых в приложении, должны нумероваться сквозной нумерацией арабскими цифрами, которые записываются на уровне формулы справа в круглых скобках.
Нумерация всех страниц работы должна быть сквозной, порядковой, начиная с титульного листа и заканчивая приложением включительно.
Номер страницы проставляется арабскими цифрами в верхнем правом углу поля без знаков препинания (точки, кавычек и проч.)
Допускается нумерация в пределах раздела. В этом случае номер формулы, состоит из номера раздела и порядкового номера формулы, разделенного точкой, например (3.1).
Иллюстрации. Для придания наглядности изложению в работе рекомен дуется использовать иллюстрации (рисунки, графики, схемы). Не допускается именовать иллюстрации схемами, графиками, диаграммами и т.п., только рисунками.
Они должны быть выполнены четко, выразительно, аккуратно, в цвете остального текста.
Иллюстрации следует располагать по тексту работы возможно ближе к первому упоминанию о них в тексте. Громоздкие иллюстрации помещаются в приложение.
Если иллюстративное изображение позаимствовано, надо приводить библиографическую ссылку к тексту иллюстрации или к названию иллюстрации.
На все иллюстрации должны быть ссылки в тексте работы. Содержание иллюстрации необхо димо комментировать, не пересказывая их словами, а выделяя основные закономерности и тенденции, которые в дальнейшем дадут материал для обоснова ния выводов.
Иллюстрации должны иметь наименование и при необходимости пояснительные данные (подрисуночный текст). Наименование иллюстрации помещают по центру текста над иллюстрацией (после пояснительных данных).
Иллюстрации размещают так, чтобы можно было рассматривать их без поворота. Если такое размещение невозможно, то их располагают так, чтобы для их рассмотрения работа была повернута по часовой стрелке на 90 градусов.
Количество иллюстраций должно быть достаточным для пояснения излагаемого текста, иллюстрации могут быть расположены как по тексту отчета (возможно ближе к соответствующим частям текста), так и в конце его в форме приложений. Иллюстрации, за исключением иллюстраций в приложениях, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией.
Допускается нумеровать иллюстрации в пределах раздела. В этом случае номер иллюстрации состоит из номера раздела и порядковою номера иллюстрации, разделенных точкой. Например - Рисунок 1.1.
При этих ссылках на иллюстрации следует писать: «... в соответствии с рисунком 2» при сквозной нумерации и «... в соответствии с рисунком 1.2.» при нумерации в пределах раздела.
Иллюстрации при необходимости, могут иметь наименование и пояснительные данные (подрисуночный текст). Слово «Рисунок» и наименование рисунка помещают над изображением (например, Рисунок 1 – Динамика показателей товарооборота).
Таблицы. Все приводимые в таблице данные должны быть достоверны, однородны и сопоставимы. В основе их группировки должны лежать существенные признаки.
На все таблицы в тексте должны быть ссылки. Порядок оформления ссылок по тексту такой же, как и оформление ссылок на иллюстрации. Таблица, в зависимости от ее размера, помещается под текстом, в котором впервые дана ссылка на нее, или на следующей странице.
Не рекомендуется располагать две или несколько таблиц одну за другой. Их целесообразно разделять текстом. Громоздкие таблицы следует помещать в приложение.
Материал, дополняющий текст отчета, допускается помещать в приложениях. Приложениями могут быть графический материал, таблицы большого формата, расчеты, описание аппаратуры и приборов, описание алгоритмов и программ задач, решаемых на ЭВМ, рекламные материалы и т.д.
Приложение. Приложение имеет дополнительное значение, но является необходимым элементом для более полного освещения темы. Приложение оформляются как продолжение работы на последних ее страницах. Основная часть работы и приложение могут быть разделены чистым листом с надписью ПРИЛОЖЕНИЯ.
Каждое приложение начинается с указания в правом верхнем углу слова ПРИЛОЖЕНИЕ. При наличии в работе более одного приложения они нумеруются арабскими цифрами (без знака «№»), например: ПРИЛОЖЕНИЕ 1, ПРИЛОЖЕНИЕ 2 или ПРИЛОЖЕНИЕ А, ПРИЛОЖЕНИЕ Б.
Приложения располагают в порядке появления на них ссылок в тексте. Приложения оформляют как продолжение отчета на последующих пронумерованных листах или выпускают в виде самостоятельного документа (например, бизнес-план предприятия, сборник рекламных материалов и т.д.). Приложения могут быть обязательными и информационными. В тексте отчета на все приложения должны быть даны ссылки. Приложения располагают в порядке ссылок на них в тексте отчета. Каждое приложение следует начинать с новой страницы с указанием сверху справа страницы слова «ПРИЛОЖЕНИЕ», а под ним по центру страницы указывается его наименование отдельной строкой с прописной буквы.
Приложения обозначаются заглавными буквами русского алфавита начиная с А, за исключением букв Ё, 3, И, О, Ч, Ь, Ъ, Ы. После слова «ПРИЛОЖЕНИЕ» следует буква, обозначающая его последовательность. Допускается обозначение приложений арабскими цифрами.
Текст каждого приложения при необходимости, может быть разделен на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют в пределах каждого приложения.
Приложения должны иметь общую с остальной частью работы сквозную нумерацию страниц. Приложения в файлы не вставлять.
Таблицы применяют для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей. Название таблицы, при его наличии, должно отражать ее содержание, быть точным, кратким. Название следует помещать над таблицей. При переносе части таблицы на другие страницы название помещают только над первой частью таблицы. Таблицы за исключением таблиц приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией.
На все таблицы отчета должны быть приведены ссылки в тексте отчета, при ссылке следует писать слово «таблица» с указанием ее номера.
Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы, а подзаголовки граф со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставят. Заголовки и подзаголовки граф указывают в единственном числе. Таблицы слева, справа и снизу, как правило, ограничивают линиями. Таблицу, в зависимости от ее размера, помещают под текстом, в котором впервые дана ссылка на нее, или на следующей странице, а при необходимости, в приложении к отчету. Допускается помещать таблицу вдоль длинной стороны листа.
Слово «Таблица»' указывают один раз центровано (продольно) перед таблицей (например, Таблица 4 – Расчет показателей прибыли и рентабельности), над другими частями пишут слова «Продолжение таблицы 4» с указанием номера (обозначения) таблицы или «Окончание таблицы 4».
Заголовок таблицы и рисунков выравнивается по центру.
При переносе таблицы следует обязательно включить в нее дополнительную строку под шапкой таблицы, пронумеровав все колонки таблицы. В начале следующей таблицы следует поместить эту строку и надпись над ней «Продолжение таблицы __». Точка в конце этой надписи не ставится.
Если таблица прерывается и ее продолжение будет на следующей странице, в первой части таблицы нижнюю горизонтальную линию, ограничивающую таблицу, не проводят.
Таблицы с небольшим количеством граф допускается делить на части и помещать одну часть рядом с другой на одной странице.
При отсутствии отдельных данных в таблице следует ставить прочерк (тире).
Если необходимо пояснить отдельные данные, приведенные в документе, то эти данные следует обозначить надстрочными знаками сноски. Сноски в тексте располагают с абзацного отступа в конце страницы, на которой они обозначены, и отделяют от текста короткой тонкой горизонтальной линией с левой стороны.
Знак сноски ставят непосредственно после того слова, числа, символа, предложения, к которому дается пояснение. Знак сноски выполняют арабскими цифрами и помешают на уровне верхнего обреза шрифта. Нумерация сносок отдельная для каждой страницы.
Копии текстовых документов, приведенных в отчете, выполняют одним из следующих способов: типографическим; ксерокопированием; светокопированием; микрокопированием; на магнитных носителях данных.
На все таблицы, рисунки, приложения в тексте обязательно должны быть ссылки.
Сокращения и термины. Сокращение - усечение слова, а также часть слова или целое слово, образованное путем такого усечения. В работе допекаются следующие виды сокращений:
- буквенные аббревиатуры, которые составляются из первых (начальных) букв полных наименований: РФ, ЦБ, ВУЗ, ООО и т.п.;
- сложносокращенные слова, образуемые из сочетания усеченных и полных слов или одних усеченных слов: профсоюз (профессиональный союз); общепит (общественное питание); универмаг, универсам (универсальный магазин) и т.п.;
- условные графические сокращения по частям слов и начальным буквам.
Это сокращения, употребляемые только с географическим наименованием:
г. - перед названием городов, но не вначале предложения;
обл. - при названии области, главным образом в круглых скобках (Московская обл.).
Сокращения, употребляемые только при датах, написанных цифрами: г. - год; гг. - годы; в. - век; вв. - века.
Существуют также еще ряд общепринятых условных сокращений: т. (том), н.ст. (новый стиль), гр. (гражданин), акад. (академик), проф. (профессор), доц. (доцент).
Сокращения, употребляемые при ссылках: с. - страницы (при цифрах); см. - смотри; руб. - рублей; коп. - копеек; чел. - человек.
Сокращения, употребляемые после перечисления в конце предложения:
т.е.- то есть;
и т.д. - и так далее;
и т.п. - и тому подобное;
и др. - и другие;
и пр. - и прочие.
Слова «другие», «тому подобное», «прочие» внутри предложения не сокращают. Не допускаются сокращения слов «так называемый» (т.н.), «так как» (т.к.), около (ок.), формула (ф-ла), например (напр-р) и т.д.
Если в работе принята специфическая терминология, то в конце работы в приложении должен быть помещен перечень принятых терминов с соответствующими разъяснениями.
Благодаря специальным терминам достигается возможность в краткой форме давать развернутые определения и характеристики научных фактов, понятий, процессов, явлений.
Литература и ссылки. Список использованной литературы является составной частью работы и включает все источники, которые были изучены при исследовании темы.
Включенная в список литература нумеруется сплошным порядком от первого до последнего названия. Примером правильного библиографического описания источников может служить приведенный в данных методических указаниях список использованной литературы. Названия использованных работ располагаются строго по алфавиту по фамилии автора или первого автора, или названия работы, если фамилии автора (авторов) не выносятся на ее титульный лист.
Если в работе, при изложении ее отдельных положений, необходимо привести библиографические ссылки, то используют следующие варианты их оформления.
- внутритекстовые ссылки, например: [3, с.20]. Это означает, что цитата взята с двадцатой страницы источника, который в списке литературы стоит под третьим номером;
- подстрочные ссылки, например - ...2
_________________
2 Ожегов С.И. Толковый словарь русского языка: 80000 слов и фразеологических выражений / Российский фонд культуры; 3-е изд., сте реотипное. - М.: АЗЪ, 2010, с. 47.
Подстрочные ссылки оформляют следующим образом: внизу страницы с абзацного отступа приводят сам текст библиографической ссылки, отделенный от основного текста короткой тонкой горизонтальной линией с левой стороны.
Знак сноски ставят непосредственно после того слова, числа, предложения к которому дается пояснение.
Текст ссылки приводится внизу страницы. В самом тексте ссылки должны соблюдаться правила библиографического описания источника. Если приме няются цифры, то ссылки нумеруют в последовательном порядке в пределах каждой страницы. На каждой следующей странице нумерацию ссылок начинают заново.
Знак ссылки, если примечание относится к отдельному слову, должен стоять непосредственно у этого слова, если же он относится, к предложению (или группе предложений), то - в их конце. По отношению к знакам препинания знак сноски ставится перед ними (за исключением вопросительного и восклицательного знаков и многоточия).
Литературные источники должны быть оформлены в соответствии с действующим ГОСТ 7.1-84 «Библиографическое описание документа. Общие требования и правила составления» с принятыми Изменениями №1 к ГОСТу 7.1.-84 . «Библиографическое описание документа. Общие требования и правила составления».
Использованные литературные источники следует располагать строго в алфавитном порядке. Оформление литературных источников показано на примерах:
Однотомные издания
Книги одного, двух, трех авторов
Алтухова Н. В. Рекламное дело / Н. В. Алтухова. - Сарат. госуд. техн. ун-т. – Саратов: СГТУ, 2007.
Годин А. М. Брендинг: Учеб. пособие / А. М. Годин, И. Б. Дмитриев, А. А. Бабленков – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко», 2008.
Панкратов Ф. Г. Коммерция и технология торговли: Учебник для высших торгово-экономических учебных заведений / Ф. Г. Панкратов, В. К. Памбухчиянц – М.: Информационно-внедренческий центр «Маркетинг», 2009.
Книги четырех и более авторов
Введение в рыночную экономику: Учеб. пособие для экон. спец. Вузов / А.Я. Лившиц, И.Н. Никулина, О.Л. Груз-дева и др. Под ред. Л. Я. Лившица, И. Н. Никулиной – М.: Высшая школа, 2007.
Системный анализ инфраструктуры как элемент народного хозяйства / Н.И. Белоусова, Е.А. Вишнякова, Б.Ю. Ле-вит и др. – М.: Экономика, 2009.
Переводные издания
Котлер Ф. Основы маркетинга: Пер. с англ. / Общая редакция и вступительная статья Е. М. Пеньковой. – М.: Прогресс, 2007.
Издания, не имеющие индивидуального автора.
Законы, законодательные и нормативные акты
Российская Федерация. Законы. Федеральный закон «О защите прав потребителей» - М.: Изд-во стандартов, 2009.
Российская Федерация. Указы. Указ Президента РФ от 29 сентября «О мерах по защите прав покупателей от спекуляции» // Российская газета. - 1992. - 31 октября.
Российская Федерация. Гражданский кодекс Российской федерации. Часть первая // Собрание законодательства РФ 32 от 5 декабря 1994 года.
Правила продажи отдельных видов продовольственных и непродовольственных товаров // Экономика и жизнь. – 1993. – 44. - С. 4.
Сборники научных трудов
Коммерческая деятельность и образование: опыт и проблемы: Сборник научных статей. - Саратов: Изд-во «Волжский сад», 1999.
Инструкции
12. Инструкция по хранению изделий из натурального меха: Утв. Упр. хим. чистки и хранения М-ва быт. обслуж. РСФСР 23.11,83. – М.: 1984.
Словари
13. Библиотечное дело: Терминологический словарь / Сост. М.И. Суслова, Л.Н. Уланова. - 2-е изд. – М.: Книга, 1986.
Многотомные издания
Издание в целом
14. Книга о книгах: Библиограф. пособие: В 3 т - М.: Книга, 1969. - 1970.
Отдельный том
15. Книга о книгах: Библиограф, пособие: В 3 т. - М.: Книга, 1969. -М.-1.
Нормативно-технические и технические
документы и стандарты
16. ГОСТ 7.9. - 77- Реферат и аннотация. - М.: Изд-во стандартов, 1981.
или
17. Реферат и аннотация: ГОСТ 7.9. - 77- - М.: Изд-во стандартов, 1981.
Промышленные каталоги
18. Винтовой холодильный компрессор ВХ 1400-7-3: Каталог / Центр ин-т НТИ и техн.-экон. исслед. по хим. и нефт. машиностроению. - М., 1983.
Прейскуранты
19. Прейскурант 19-08. Оптовые цены на редукторы и муфты соединительные: Утв. Госкомцен СССР 12.08.80: Ввод в действие 01.01.82.-М., 1981.
или
Оптовые цены на редукторы и муфты соединительные: Прейскурант 19-08: Утв Госкомцен СССР 12.08.82. – М., 1981.
Диссертация
21. Ташинский Р.Г. Документализм в публицистике: Дис. ... канд. филол. наук, - М., 1983.
Автореферат диссертации
22. Борисов С. Н. Методы машинной номографии и их приложения: Автореф, дис. ... д-ра техн. наук. - М., 1986.
Составная часть документа
... из книги
Ткач М.М. Технологическая подготовка гибких производственных систем // Гибкие автоматизированные производственные системы / Под ред. Л.С. Ямпольского. - Киев, 1985. - 42-78.
... из журнала
24. Капариха М.В., Конопельско А.Н. К вопросу о развитии оптовой торговли //Деньги и кредит. - 1991. - №3. - С. 41-42.
... из газеты
25. Бовин А. Разоружение и довооружение // Известия - 1988. - 10 марта.
.. из трудов, ученых записок и т.д.
26. Морозова Т. Г. Некоторые вопросы внутриобластного районирования // Тр. ин-та / Всесоюз. заоч. фин.-экон. ин-т. - 1978. - Вып. 19.- С. 56-69.
... из материалов конференций, семинаров и т.д.
Кирпиченков Л.И. Современная логистическая система рыночного товародвижения // Современные социально-экономические проблемы регионального рынка товаров и услуг: тех. докл. науч. конф. 30 апреля 1996. - Саратов. 1996. - С. 14-17.
Основная литература
1. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие.– 4-е изд. / М.В. Кирсанова. - М.: ИФРА-М.; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2006. – 312 с. – (Высшее образование).
2. Козлов Н.В. Компьютерное делопроизводство и работа с офисной техникой. Учебный курс / Н.В. Козлов. – СПб: Наука и техника, 2007. - 301 с.
3. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие / Н.П. Крюкова. – М.: ИНФРА-М, 2008.
4. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) 5-е издание, исправленное. и дополненное / Т.В. Кузнецова. – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2007.
5. Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие / А.А. Раздорожный. – М.: ИНФРА-М, 2008.
Дополнительная литература
1. Андреева В.И. Делопроизводство. - Изд. 3-е.
/ В.И. Андреева. - М.: 2004.
2. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей – 2-е изд., перераб. и доп.// Серия «Учебники и учебное пособие». / М.И. Басаков. - Ростов н/Д: Изд-во «Феникс», 2007.
Березина Н.М. Современное делопроизводство. 2–е изд. / Н.М. Березина, Е.П. Воронцова, Л.М. Лысенко.– СПб.: Питер, 2006.
3. Веселов П.В. Деловая корреспонденция и документация (методическая разработка). / П.В. Веселов, Р.Б. Веселова. - М.: 2009.
4. Володин В.В. Организация делопроизводства в органах представительной и исполнительной власти, организациях, учреждениях. / В.В. Володин, А.В. Ермолаева. - Саратов: Изд. «Газета», 2004.
5. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - М.: Издательство стандартов, 2003.
6. ГОСТ Р 51141-98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1998.
7. ГОСТ Р 51511-2001: Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования (с изм. № 1 от 25.22.2002 г. № 505-ст).
8. ГОСТ 7.64-90: Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Представление дат и времени дня. Общие требования.
9. ГОСТ Р 52292-2004 «Электронный обмен информацией. Термины и определения» - (Информационная технология). – М.: ИПК Изд-во стандартов, 2004.
10. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив,1991.
11. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. Сост. М.Т.Лихачев. - М.: Экономика, 2008.
12. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов./ Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ: ДАНА, 2009.
13. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. / Т.В. Кузнецова, М.Г. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов. - М.: Экономика, 2003.
14. Елизаветина Т.М. Делопроизводство на компьютере. / Т.М. Елизаветина, М.В. Денисова. – М.: КУДИЦ-ОБРАЗ, 2009.
15. Еремченко В.П. Совершенствование документационного обеспечения управления в современных условиях // Использование принципов Единой государственной системы документационного обеспечения управления в работе с управленческими документами и обеспечении их сохранности в ведомственных архивах. – Л., 1991.
16. Ермолаева А.В. Виды управленческих документов в органах государственной власти субъектов Российской Федерации, учреждениях и организациях: Учеб.- метод. пособие. / А.В. Ермолаева. - Саратов: Изд. Поволжской академии государственной службы, 2007.
17. Ильюшенко М.П. Документная информация: свойства и особенности // Делопроизводство. – 2006. - № 2. – С. 20-24.
18. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие / М.В. Кирсанова. – М.: ИФРА-М., 2007.
19. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие / М.В. Кир-санова, Ю.М. Аксенов. – М.: ИФРА-М., 2009.
20. Корнеева А.П. Машинопись и основы делопроизводства / А.П. Корнеева, А.М. Амелина. - М.: ООО «Просвещение», 2008.
21. Кочетков Г.Ю. Закон о сокращении «бумажной работы» в правительстве США // Сов. Гос. и право. – 2003. - № 3.
22. Кузнецова Т.В. Делопроизводство и техническая документация / Т.В. Кузнецова, Е.А. Степанов, Н.Г. Филиппов. - М.: Высшая школа, 2009.
23. Кузнецова А.Н. В помощь машинистке, секретарю, стенографистке / А.Н. Кузнецова, Р.Н. Вагенгейм. - М.: Высшая школа, 2009.
24. Кузнецов С.Л. Организация хранения документов в электронной форме // Делопроизводство. – 2004. - № 4. – С. 47-50.
25. Макарова Н.В. Компьютерное делопроизводство. Учебный курс. 2 –е изд. – СПб.: Питер, 2006.
26. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК-011-93 (ОКУД). Утвержден и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299 (с изм. и доп. от 1999-2002 гг. - М.: Госстандарт России, 1994.
27. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).
28. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. / Росархив - М.: Изд. ВНИИДАД, 2000.
29. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г.).
30. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств и ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (принятый в 1989 г.).
31. Положение «Об Архивном фонде Российской Федерации» от 17 марта 1994 г.
32. Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов. - Изд. 5-е. / Л.В. Рахманин. - М.: Высшая школа, 2009.
33. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: Практическое пособие / М.Ю. Рогожин. – М.:: Издательство РДЛ, 2002. – 400 с.
34. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству (+ СD). / М.Ю. Рогожин. СПб.: Питер, 2006.
35. Секретарское дело: Учебно справочное пособие / Авт. – сост. И.Н. Кузнецов. – М.: Издательско-торговая корпорация №Дашков и К», 2006.
36. Соколова А.Н. Разработка концепции документационного обеспечения управления // Использование принципов Единой государственной системы документационного обеспечения управления в работе с управленческими документами и обеспечение их сохранности в ведомственных архивах. – Л., 1991.
37. Справочник по деловой переписке - М.: Межрегионсервис, 2003.
38. Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство) / В.А. Спивак. – СПБ.: Питер, 2005.
39. Стенюков М.В. Делопроизводство (консп. лекций). / М.В. Стенюков. – М.: ПРИОР-издат, 2005.
40. Стенюков М.В. Образцы документов по делопроизводству (руководство к составлению) / М.В. Стенюков. – М.: ПРИОР-издат, 2007.
41. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. (Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятий) / М.В. Стенюков. – М.: «ПРИОР», 2009.
42. Стенюков М.В. Делопроизводство на малом предприятии. Документы по личному составу / М.В. Стенюков. – М., 2006.
43. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.11.2005 г. № 536 [Электронный ресурс]. – htt://www.garant.ru.
44. Федеральный закон РФ от 02 мая 2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
45. Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
Образец оформления положения
(угловое расположение реквизитов)
Герб РФ или субъекта РФ,
или эмблема организации
Наименование организаций
Наименование структурного
подразделения УТВЕРЖДАЮ
____________________
должность
________ Инициалы, фамилия
Подпись
Дата
или
УТВЕРЖДЕНО
Приказом____________
наимен.организ.
от _____ № ______
ПОЛОЖЕНИЕ
_______ № _____
дата
1. Общие положения
2. Цели и задачи
3. Функции
4. Права и ответственность
5. Взаимоотношения с другими структурными подразделениями
Должность руководителя Подпись Инициалы, фамилия
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
Примерная инструкция по делопроизводству
УТВЕРЖДЕНА
Приказом директора
(или Постановлением
главы администрации
области, района и т.д.)
от_______№______
Инструкция по делопроизводству в__________________
наименование организации
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. 1. Инструкция по делопроизводству подготовлена
________________________________________________
наименование отдела
отделом с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления путем эффективности технологии работы с документами. Инструкция устанавливает общие требования к работе организационно-распорядительных документов на основе ГОСТ Р 6.30-2003.
1.2. Инструкция по делопроизводству устанавливает порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, хранения и использования документов.
1.3. Положения инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемые средствами вычислительной техники, машинопечатаемые и др., независимо от их носителей.
Компьютерные технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству.
1.4. Контроль за соблюдением правил работы с документами в организации возлагается на_______________отдел.
наименование отдела
2. ДОКУМЕНТАЦИЯ ОРГАНИЗАЦИИ
Деятельность организации обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу. Состав документационной базы определяется руководителем организации. Организация издает следующие распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, указания, инструкции.
3. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Документирование управленческой деятельности
Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. создание управленческих документов.
При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью вычислительной техники, качество документов как источников информации.
Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов для данного вида документов.
3.2. Бланки документов
Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, распо ложенных согласно ГОСТ Р 6.30-2003.
Устанавливаются два основных формата бланков документов -А4 и А5.
Бланки документов должны иметь поля не менее: левое, ниж нее и верхнее - 20 мм, правое - 10 мм.
Документы, составляемые от имени двух или более организаций, оформляются без бланков.
3.3. Оформление реквизитов документов
3.3.1. Изображение Государственного герба Российской Федерации помещается на верхнем поле документа (письмо, постанов ление, распоряжение, протокол и др.).
3.3.2. Наименование организации указывается в полном соответствии с положением о ней (или уставом).
3.3.3. Справочные данные об организации включают почтовый, электронный адрес, номера телефонов и другие сведения. Указываются на бланках служебного письма, справок.
3.3.4. Наименование вида документа должно соответствовать компетенции организации, а также видам документов, предусмотренным УСОРД.
3.3.5. Дата документа
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. День месяца, месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точками, год - четырьмя арабскими цифрами. Например: 05.01.2015. Допускается оформление даты в такой последовательности: год, месяц, день месяца. При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек). Например: 12 апреля 2015 г.
3.3.6. Подпись документа
Документы, направляемые в вышестоящие организации, подписываются руководителем, а в его отсутствие - исполняющим обязанности руководителя. Документы, направляемые сторонним организациям, подписываются руководителем или его заместителем. В состав подписи входят: наименование должности подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка. Например:
Начальник управления Подпись Г.В. Петров
Документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.
В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности вошедших в нее лиц, а их обязанности в составе комиссии.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на про екте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подпи сывающего документ, и его фамилию. Не допускается подписы вать документы с предлогом «за» или с проставлением косой чер ты перед наименованием должности.
3.3.7. Согласование документа
При необходимости оценки обоснованности документа и его соответствия действующему законодательству проводится согла сование документа. Согласование может проводиться как внутри организации, так и вне ее.
Гриф согласования документа оформляется ниже подписи должностного лица, подписавшего документ, и состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», указания должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты со гласования. Например:
СОГЛАСОВАНО
Глава территориальной администрации
_______________района
наименование района
Личная подпись Д.Ж. Сверидов
Дата
При внешнем согласовании подпись заверяется печатью.
Если согласование осуществляется письмом, протоколами и др., гриф согласования необходимо оформить следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Сибирской академии
государственной службы
от 10.02.2015 № 305/10
или
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания ученого совета
Сибирской академии государственной
службы
от 15.03.2015 № 12
3.3.8. Согласование проектов документов
Оформляется путем визирования должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости - должность визирующего. Например:
Начальник контрольно-правового управления
Личная подпись Л.П. Перов
20.01.2015
При наличии замечаний к документу визу необходимо оформить следующим образом:
Замечания прилагаются
Личная подпись А.В. Баксенов
12.02.2015
или
Замечания прилагаются
Начальник финансового управления
Личная подпись АИ. Баринов
20.02.2015
Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в организации, ниже подписи на лицевой стороне последнего листа документа. Проекты постановлений, распоряжений, решений коллегиальных органов визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.
3.3.9. Утверждение документа. Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Документы утверждаются руководителем или его заместителями. Грифы утверждения оформляются следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ
Глава администрации
_____________района
наименование
Личная подпись И.И. Завьялов
01.12.2015
или
УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕН
Постановлением главы
администрации __________района
наименование
от 20 01.2015 № 43
3.3.10. Адресование документа
Документы адресуются в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.
При адресовании документа в организацию или структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже. Например:
Администрация___________области
наименование
Контрольно-правовое управление
При направлении документа должностному лицу название ор ганизации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном. Например:
Министерство
образования РФ
Управление делами
Главному специалисту
И.Т. Гришину
При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата. Например:
Главе администрации
______________ области
наименование
И.И. Иванову
При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия необходимо указывать обобщенно. Например:
Руководителям
предприятий
Саратовской области
Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми пра вилами. Например:
Редакция газеты «Вести»
ул. Волжская, 28
г. Минск, 620100
Документ не должен содержать более четырех адресатов. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки и на каждом документе проставляется только один адресат. Адрес не проставляется на документах в вышестоящие организации и постоянным корреспондентам. Слово «Копия» в адресате не указывается.
3.3.11. Резолюция
В резолюции дается указание на исполнение документа. В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель, фамилия которого, как правило, указана в резолюции первой.
На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
3.3.12. Оформление приложений к документу
Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется следующим образом:
ПРИЛОЖЕНИЕ: на 12 л. в 4 экз.
Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечис лить их названия, указать количество листов и экземпляров каждого. Например:
ПРИЛОЖЕНИЕ: 1. Положение о комитете по начальному
профессиональному образованию - на 6 л. в 1 экз.
2. Положение об отделе воспитательной работы и
социальной защиты комитета - на 4 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Приложения оформляются на стандартных листах и имеют все необходимые реквизиты.
На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. Например:
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
к постановлению
главы администрации
от 12.02.2010 № 21
3.3.13. Отметка об исполнителе включает фамилию и инициалы исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например: Л.А. Кирова
63 23 54
Такая отметка обязательна в служебных письмах, кроме инициативных писем, направляемых в вышестоящие организации.
3.4. Порядок подготовки и оформления проектов документов
3.4.1. Проекты постановлений, распоряжений, приказов разрабатываются должностными лицами в соответствии с поручением руководителя или в инициативном порядке.
Первый экземпляр проекта визируется должностным лицом, разработавшим данный проект, руководителем структурного подразделения, руководителем юридической службы, другими структурными подразделениями, организациями с учетом вопросов, рассматриваемых в проекте.
Проекты постановлений, распоряжений главы администрации области, края, города подготавливаются согласно инструкции указанных администраций.
Тексты постановлений, приказов, как правило, состоят из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием распорядительного документа является законодательный акт, нормативный или распорядительный документ, то в констатирующей части указываются: автор документа, название документа, дата, номер и заголовок. В пунктах распорядительной части указываются: исполнители, действия и сроки исполнения предполагаемых действий. В последнем пункте распорядительного документа необходимо указать должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа в целом.
Проекты распорядительных документов передаются на подпись руководителю через службу ДОУ (документационного обеспечения управления), которая несет ответственность за правильность их оформления.
Распорядительные документы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.
3.4.2. Протокол - документ, в котором фиксируются обсуждение вопросов и принятые решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части заполняются реквизиты: председатель, секретарь, количество присутствовавших, повестка дня.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Доклады, решения прилагаются к протоколу.
3.4.3. Тиражирование документов
При определении количества экземпляров тиражируемых документов следует исходить из необходимости своевременного доведения их до организаций и должностных лиц, которых данный документ касается. Тираж определяет ответственный исполнитель, согласуя его с руководителем службы ДОУ.
При подготовке документов с помощью средств вычислительной техники оформление также осуществляется на основании единых правил согласно ГОСТ Р 6.30-2003.
4. ПОРЯДОК ПРОХОЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ВНУТРИ ОРГАНИЗАЦИИ
4.1. Регистрация документов
4.1.1. Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем порядкового номера (начиная с начала календарного года) и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных карточках.
4.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, учетные, статистические, бухгалтерские, кадровые и др.), как создаваемые в организации, так и поступающие из других организаций и от частных лиц. Регистрации подлежат как письменные, так и печатные документы.
4.1.3. Документы регистрируются в карточках учета (или при помощи технических средств). При регистрации обязательны следующие реквизиты: автор документа (корреспондент), название документа, дата, регистрационный номер, краткое содержание, резолюция руководителя, дата фактического исполнения документа, отметка о направлении документа в дело, подпись исполнителя, подтверждающая указание о наличии приложений, указание о промежуточных сроках исполнения, о переносе сроков исполнения, отметка о прохождении документа, оценка исполнения, срок хранения документа.
4.1.4. Документы в организации регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день утверждения или подписания, отправляемые - в день их отправления.
Отдельно регистрируются: постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, служебная переписка, решения коллегий и др.
Регистрация документов осуществляется службой ДОУ. При карточной системе учета печатается четыре карточки: справочная, контрольная, по вопросам, по географии.
При учете писем граждан необходима картотека по алфавиту. (Если регистрация ведется через персональный компьютер, то одна карточка выводится на бумажную основу.)
5. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все зарегистрированные документы.Контроль за исполнением документа возлагается на контрольную службу ДОУ.
5.1. Сроки исполнения документов
Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа или с даты поступления.
Дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. В случае, когда срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен не более чем в месячный срок. Изменение срока исполнения устанавливается руководителем. Изменения вносятся в регистрационную карточку. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, проработки вопросов, подготовки сообщений. На документе проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение, дата.
5.2. Система учета контрольных документов
Контроль исполнения документа строится на базе регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения, по исполнителям и по группам документов. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения срока исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке: по заданиям последующих лет - не реже одного раза в год; по заданиям последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; по заданиям текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока. Если документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о результатах рассмотрения, вместе с документом пересылаются два экземпляра регистрационной карточки.
После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.
Справки о состоянии исполнительской дисциплины составляются не реже одного раза в месяц. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации по исполнению документа.
Для удобства работы исполнители могут завести папки для исполнения документов: «Срочно», «На подпись», «На отправку» (или это ввести в программу компьютера).
6. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
6.1. Каждый отдел, структурное подразделение организации на каждый год составляют свою номенклатуру дел. Служба ДОУ присваивает структурному подразделению индекс, например: отдел кадров - 05.
Номенклатура дел организации составляется по форме, определенной Государственной архивной службой РФ, на основе номенклатур дел структурных подразделений и утверждается руководителем организации.
6.2. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документа. Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употреблять неконкретные формулировки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.д. Заголовок дела состоит из следующих элементов: названия вида дела (переписка, протоколы, приказы и т.д.), названия структурного подразделения и краткого содержания документов дела.
6.3. Формирование дел
Дела формируются в организации децентрализованно, т.е. е структурных подразделениях. За формирование дел отвечают руководители структурных подразделений. Контроль за правильностью формирования дел осуществляет служба ДОУ. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
- помещать в дело только исполненные документы в соответст вии с заголовком дела по номенклатуре дел;
- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
- группировать в деле документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- группировать отдельно документы постоянного хранения и временных сроков хранения.
В дело должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Дело не должно превышать 250 листов.
Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.
Протоколы располагаются в хронологическом порядке по номерам.
Обращения граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению формируются отдельно от обращений граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ нумеруется следом за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
6.4. Экспертиза ценности документа, оформление дел, составление описей дел, оперативное хранение документов и дел, передача дел на архивное хранение осуществляются согласно правилам, утвержденным Государственной архивной службой РФ.
ПРИЛОЖЕНИЕ 3
Примерная должностная инструкция руководителя общего отдела, канцелярии, секретариата
__________________________ УТВЕРЖДАЮ
наименование организации Руководитель
_________ П.А. Иванов
подпись
Дата
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
руководителя канцелярии
(общего отдела, секретариата,
службы ДОУ)
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Назначение должности
Документационное обеспечение несекретного делопроизводства в организации.
Структура взаимодействия
Подчиняется непосредственно руководителю предприятия. Руководит работой сотрудников канцелярии: ведущего специалиста, инспектора и четырех делопроизводителей.
Взаимодействует с заместителями руководителя, помощниками, начальниками отделов, секретарями-рефе-рентами по вопросам организации делопроизводства, работы информационной техники, материального обеспечения канцелярии, приемных руководителя и его заместителей.
Нормативные документы
В своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, законами Российской Федерации, нормативными и распорядительными актами Президента РФ, Федерального Собрания, Правительства РФ, законами и иными нормативными и правовыми актами области, Инструкцией по делопроизводству, Положением о канцелярии.
Назначение и освобождение
Назначается и освобождается от должности в порядке, установленном в организации в соответствии с действующим законодательством, регулирующим трудовые отношения.
2. ОБЯЗАННОСТИ
2.1. Обеспечивает организацию и координирует работу сотрудников канцелярии, разрабатывает их должностные обязанности, определяет степень ответственности.
2.2. Участвует в разработке проектов нормативных актов, выработке порядка работы с документами, вносит предложения по его совершенствованию в организации.
2.3. Участвует в формировании задач, подготовке и освоении программ, обеспечивающих использование современных технологических средств обработки и накопления информации.
2.4. Взаимодействует по направлениям своей работы со спе циалистами структурных подразделений организации.
2.5. Оказывает методическую помощь и организует обучение секретарей-референтов по ведению делопроизводства с несекретными документами.
2.6. Обеспечивает своевременную регистрацию внутренних документов, входящей и исходящей корреспонденции, ее переадресовку и отправку.
2.7. Осуществляет контроль за своевременным информированием руководителей о сроках исполнения документов.
2.8. Проводит анализ документооборота и состояния исполнительской дисциплины.
2.9. Организует подписку на периодические издания в организации и получение их руководителями организации.
2.10. Организует архивную работу в организации:
- координирует работу по составлению сводной номенклатуры дел;
- ведет архивное дело по документам руководителя;
- координирует работу по подготовке и сдаче документов организации на постоянное хранение в государственный архив.
2.11. Повышает свой профессиональный уровень с отрывом (или без отрыва) от основной работы.
2.12. Соблюдает установленные в организации правила внутреннего трудового распорядка, обеспечивает сохранение информации, поступившей в канцелярию.
3. ПРАВА
Имеет право:
3.1. Обращаться к руководителю, его заместителям, начальникам отделов по вопросам организации делопроизводства, исполнительской дисциплины, работы оргтехники.
3.2. Представлять канцелярию в структурных подразделениях организации по вопросам, относящимся к компетенции канцелярии.
3.3. Получать от руководителя, его заместителей информацию, необходимую для исполнения должностных обязанностей и разовых заданий.
3.4. Вносить предложения по совершенствованию методов работы канцелярии.
3.5. Вносить предложения по вопросам:
- изменения штатного расписания канцелярии;
- поощрения сотрудников канцелярии;
- подбора и расстановки кадров в канцелярии, повышения их квалификации.
3.6. Запрашивать информацию от структурных подразделений организации, относящуюся к сфере деятельности.
3.7. Проходить подготовку и повышение квалификации за счет средств организации.
3.8. Знакомиться с материалами своего личного дела и отзывами о своей работе.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
За неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, разглашение сведений, известных в
связи с исполнением служебных обязанностей, несет ответственность согласно ТК РФ.
5. ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ КАЧЕСТВА И ЗНАНИЯ
Знания
1. Основные положения Конституции РФ.
2. Трудовой кодекс РФ.
3. Устав области.
4. Закон области «О государственной службе области».
5. ЕГСДОУ, ГОСТ Р 6.30-2003, требования к оформлению организационно-распорядительных документов.
6. Инструкции по работе с документами в организации.
7. Положение, устав организации.
8. Правила внутреннего распорядка.
9. Правила эксплуатации оргтехники.
Умение и качества
1. Представительские качества.
2. Ответственность.
3. Настойчивость.
4. Инициативность.
5. Умение оперативно принимать решения.
6. Наличие опыта руководящей работы.
7. Организаторские способности.
8. Умение создавать конструктивную рабочую обстановку в коллективе.
9. Эмоциональная устойчивость.
6. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ
Образование - высшее, желательно - высшее управленческое. Повышение квалификации не менее одного раза в пять: лет по специальности «Делопроизводство» (не менее 72 ч) или переподготовка по специальности «Государственное и муниципальное управление» (500 ч).
Зам. руководителя Подпись В.Ю. Аксенов
Дата
ПРИЛОЖЕНИЕ 4
Регистрационная карточка поступающей корреспонденции
|
Дата регистрации и входящий номер |
От кого поступил документ |
Количество листов и экземпляров |
Дата и исходящий номер полученного документа |
Краткое содержание документа _____________________
Кто направил документ. Резолюция _________________
Оборотная сторона
|
Дата передачи на исполнение |
Кому направлен документ |
Расписка в получении |
Дата возврата, расписка принявшего документ |
Номер дела, в котором хранится документ |
Отметка о контроле и исполнении _______________________
Когда и кем документ снят с контроля ___________________
Регистрационная карточка отправляемой корреспонденции
|
Дата и порядковый регистрационный номер |
Количество листов и экземпляров |
Кому направлен документ |
Расписка в получении или номер реестра, дата |
Краткое содержание документа _____________________
Кем подписан документ ___________________________
Оборотная сторона
|
Входящий номер исполненного документа |
Номер дела, в которое помещена копия документа, и номера листов |
Отметка о полученном ответе, дата |
ПРИЛОЖЕНИЕ 5
Образец оформления устава
(угловое расположение реквизитов)
__________________ УТВЕРЖДАЮ:
место регистрации _____________________
должность
_________ Инициалы, фамилия
подпись
дата
УСТАВ
________________________________________________
наименование предприятия
Юридический адрес: ______________________________
_____________________________________________________
1. Общие положения
2. Предмет и цели деятельности, права
3. Органы управления и контроля, их компетенция
4. Порядок распределения прибыли и формирования фондов
5. Гарантии работникам предприятия
6. Условия реорганизации и ликвидации
Должность руководителя Подпись Инициалы, фамилия
Примечание: разделы устава могут быть дополнены.
ПРИЛОЖЕНИЕ 6
Образец оформления постановления
(с продольным расположением реквизитов)
Герб субъекта РФ
Наименование организации
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
_______________ __________________
дата Место издания документа Регистрационный
номер документа
Заголовок к тексту постановления
Текст
[Констатирующая часть
Вступление (указывают причину издания документа)
Доказательство (излагают основные факты)
Заключение (отмечают цель издания постановления)
Распорядительная часть
(состоит из пунктов, при необходимости из подпунктов)
1. Действие, которое необходимо предпринять
2. Срок исполнения
3. Ответственные за исполнение (фамилия, инициалы должностного лица, на которое возложен контроль за исполнением)]
Должность руководителя Подпись Инициалы, фамилия
ПРИЛОЖЕНИЕ 7
Образец оформления распоряжения
(с продольным расположением реквизитов)
Герб субъекта РФ
Наименование организации
РАСПОРЯЖЕНИЕ
_______________ __________________
дата Место издания документа Регистрационный
номер документа
Заголовок к тексту постановления
Текст
[Констатирующая часть
Вступление (указывают причину издания документа)
Доказательство (излагают основные факты)
Заключение (отмечают цель издания постановления)
Распорядительная часть
(состоит из пунктов, при необходимости из подпунктов)
1. Действие, которое необходимо предпринять
1.1.
1.2. Конкретные поручения
и т.д.
2. Срок исполнения
3. Ответственные за исполнение (фамилия, инициалы должностного лица, на которое возложен контроль за исполнением)]
Должность руководителя Подпись Инициалы, фамилия
ПРИЛОЖЕНИЕ 8
Образец оформления приказа
(с продольным расположением реквизитов)
Герб РФ или герб субъекта РФ
Наименование министерства при ведомственном подчинении
Наименование организации
ПРИКАЗ
от ________ ________________ № _______
дата место издания документа
Заголовок к тексту приказа
Текст
[Констатирующая часть
Отделяется от распорядительной части словом
ПРИКАЗЫВАЮ:
Распорядительная часть
(состоит из пунктов, при необходимости из подпунктов)
1. Действие, которое необходимо предпринять
1.1.
1.2. Конкретные поручения
и т.д.
2. Ответственные за исполнение (фамилия, инициалы должностного лица, на которое возложен контроль за исполнением)]
Должность руководителя Подпись Инициалы, фамилия
ПРИЛОЖЕНИЕ 9
Образец оформления справки
(угловое расположение реквизитов)
Наименование организации
Адрес организации,
которой направляется
справка
СПРАВКА
_________ № ____
дата
________________
место издания
____________________________________________________
Ф.И.О. полностью
работает в должности ________________________________
Ее месячный оклад _______________________________ руб.
Должность руководителя Подпись Инициалы, фамилия
ПРИЛОЖЕНИЕ 10
Образец оформления докладной записки
(угловое расположение реквизитов)
Наименование организации
Адресат
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
____________ № ______
дата
_____________________
место издания
Текст
(Содержит обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя).
Должность руководителя Подпись Инициалы, фамилия
ПРИЛОЖЕНИЕ 11
Образец оформления объяснительной записки
(угловое расположение реквизитов)
Подразделение, отдел
Руководителю организации
отдела, подразделения
Инициалы, фамилия
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
____________ № ________
дата
Заголовок («О» или «Об»)
Текст
(Содержит объяснение причины невыполнения какого-либо распоряжения, приказа, устного указания).
Должность руководителя Подпись Инициалы, фамилия
ПРИЛОЖЕНИЕ 12
Образец оформления акта
Наименование организации
УТВЕРЖДЕН
АКТ Приказом руководителя
___________ № _________ от _______ № _____
дата дата
___________________
Место издания или
УТВЕРЖДАЮ
Должность
_________ ____________
Подпись инициалы, фамилия
Дата
(Например: «Об уничтожении…»)
_______________________________
заголовок акта
Основание: приказ руководителя ___________________
____________ от ______ № _______ «___________________»
Составлен комиссией: _____________________________
Председатель: ___________________________________
должность, фамилия, инициалы
Члены комиссии: 1. _______________________________
должность, фамилия, инициалы
2. _______________________________
должность, фамилия, инициалы
Текст
Составлен в 3-х экземплярах:
1-й экземпляр:
2-й экземпляр: Место нахождение документа
3-й экземпляр:
Председатель комиссии Подпись Инициалы, фамилия
Члены комиссии Подпись Инициалы, фамилия
ПРИЛОЖЕНИЕ 13
Образец оформления телеграммы
(Оставлять место для штампа организации)
Адресат
ЦЕЛЯХ РЕАЛИЗАЦИИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ПРОГРАММЫ УЛУЧШЕНИЯ ЛЕКАРСТВЕННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ЗПТ РАЗВИТИЯ ФАРМАЦЕВТИЧЕСКОЙ ПРОМЫШЛЕННОСТИ 2009 - 2010 ГОДАХ АДМИНИСТРАЦИЯ ЭНСКОЙ ОБЛАСТИ ПРОСИТ СООБЩИТЬ ОСНОВНЫЕ ПОКАЗАТЕЛИ УКАЗАННОЙ ПРОГРАММЫ ТЕРРИТОРИИ ЗПТ В ТОМ ЧИСЛЕ ПРЕДУСМОТРЕННЫЕ СТРОИТЕЛЬСТВУ ОБЪЕКТОВ ЗПТ ОБЪЕМЫ ФИНАНСИРОВАНИЯ ИЗ РЕСПУБЛИКАНСКОГО БЮДЖЕТА ТЧК ДОЛЖНОСТЬ И ФАМИЛИЯ
_____________________________________________________
полный адрес отправителя
Должность руководителя Подпись Инициалы, фамилия
Печать
Дата
Фамилия исполнителя
и его телефон
Исх. №______от ___________
ПРИЛОЖЕНИЕ 14
Образец оформления служебного письма
(с продольным расположением реквизитов)
Герб РФ или субъекта РФ
Наименование организации
Справочные данные организации,
ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП
____________ № ______ Адресат
дата
На № _____ от ________
дата
Заголовок письма
(начинается с предлогов
«О» или «Об»)
Текст
Должность руководителя Подпись Инициалы, фамилия
Инициалы,
фамилия исполнителя
и номер его телефона
Примечание. Если письмо на листе формата А4 - обязателен заголовок, если формата А5 - заголовок не обязателен.
ПРИЛОЖЕНИЕ 15
Образец оформления протокола
(с продольным расположением реквизитов)
Наименование организации
ПРОТОКОЛ
___________ № _____
Дата _________________
место издания
Заседания комиссии по...
Председатель - Сахаров Г.В.
Секретарь - Антипова М.И.
Присутствовали: 30 человек (список прилагается)
(если до 15 человек, то в протоколе указываются фамилии
с инициалами в алфавитном порядке через запятую)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О порядке подготовки к конференции.
Доклад заведующего...
2. О...
3. Разное
1. СЛУШАЛИ:
Соколову А.И. - текст доклада прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
Иванов М.И. - краткая запись выступления (от третьего лица). ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. Одобрить...
1.2...
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ:
Председатель Подпись Г.В. Сахаров
Секретарь Подпись М.И.Антипова
Алтухова Наталия Валентиновна – к.э.н., доцент, профессор, зав. кафедрой экономики и менеджмента
Саратовского института РГТЭУ
Савельева Елена Евгеньевна – старший преподаватель
кафедры экономики и менеджмента Саратовского института РГТЭУ
Документирование управленческой деятельности
Методические указания к проведению
практических занятий
и организации самостоятельной работы студентов
|
Подписано в печать Формат 60х84 1/16 Бумага тип. Гарнитура Таймс. Печать Riso. Усл. печ. л. 6,9. Часть 2. Тираж 100 экз. Заказ |
Саратовский институт (филиал) Российского государственного торгово-экономического университета
410052, Саратов, ул. Международная 24.
Отпечатано в РИО Саратовского института (филиала)
Российского государственного торгово-экономического
университета
410052 г. Саратов, ул. Международная, 24.