Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Курс лекций
по дисциплине «Документационное обеспечение управления»
3 семестр
Вы знаете, что любое предприятие, организация или учреждение имеет определенную структуру управления, т.е. имеет свой управленческий аппарат, в его состав входят руководители различных уровней.
Для того чтобы управлять предприятием, чтобы предприятие эффективно функционировало на рынке, управленческий аппарат (руководители) выдает свои властные указания или решения. Решение принимается на основе какой-либо определенной информации. А уже информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве.
От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависят своевременность и правильность принятого решения. Любое управленческое решение обязательно сопровождается составлением документов. При этом создается огромное количество различных видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.д. Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно-распорядительных документов, создаваемых и циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях народного хозяйства и государственного управления. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Документ выступает результатом отражения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека.
Процесс управления включает следующие основные типовые документируемые операции:
Если учесть, что в аппарате управления занято более 14 млн. человек, а ежегодный документооборот в стране составляет примерно 60 млрд. листов, то несомненно, что эффективное нормативное регулирование этого процесса имеет большое значение.
В век информации документированная информация составляет основу управления. Эффективность предприятия в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества.
Организация работы с документами влияет на качество работы в управлении предприятия, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех предприятия.
Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации.
Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия, особенно туристского. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.
Управление немыслимо без документов. Работа с документами, их составление и изготовление, учет и классификация, анализ и обобщение предмет труда работников управленческого аппарата. Управленческий труд связан с созданием документов, определяющих и организующих деятельность отраслей народного хозяйства, которые объединяются в системы документации. К специальным системам документирования относят документирование бухгалтерского, оперативно-технического учета и отчетности, планирования, военной, судебной, торговой, дипломатической и других видов деятельности. При построении системы документирования административной деятельности учреждений надо учитывать, что быстрота, аккуратность, четкость и качество работы администрации во многом зависят от состояния и организации документирования ее деятельности.
В организации должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними.
Правила работы с документами в организации составляют систему ДОУ. Система ДОУ формируются под влиянием следующих факторов:
- используемой нормативно-методической базой ДОУ;
- сложившихся национальных традиций работы с документацией;
- установленных руководством предприятия правил работы с документами;
- квалификации делопроизводственной службы предприятия.
Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.
Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.
Приступая к изучению дисциплины, прежде всего, следует ознакомиться с основными профессиональными терминами и определениями, постоянно встречающимися в работе с документами.
В отличие от общелитературного языка язык профессионального общения требует однозначности толкования основных понятий. Для документационного обеспечения управления это особенно важно. Язык делового общения тесно связан с лексикой законодательных и нормативных актов, и не точное употребление того или иного термина может иметь нежелательные юридические последствия.
Документоведение – дисциплина, которая изучает закономерности формирования и функционирования систем документационного обеспечения управления.
Делопроизводство – отрасль человеческой деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с документами. Это комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или организации. Иногда говорят, что ДОУ является основной функцией делопроизводства.
Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам, представляет собой создание документов, т. е. их составление, оформление, согласование и изготовление.
Организация работы с документами – организация документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности организации, учреждения, предприятия.
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления, т.е. движение документов в рамках ДОУ.
Деловая процедура – последовательность определенных операций (работ, заданий, процедур), совершаемых сотрудниками организации для решения какой-либо задачи или цели в рамках деятельности предприятия или организации. Деловые процедуры отвечают за ведение бизнеса или выполнение целевой функции и являются способом осуществления практического управления предприятиями и учреждениями.
Т.е. Делопроизводство отвечает за документационное обеспечение управления предприятием,
А деловые процедуры отвечают за ведение бизнеса или выполнение целевой функции и являются способом осуществления практического управления предприятиями или учреждениями.
Параллельно с термином «делопроизводство» в последнее время широко используется термин «Документационное обеспечение управления» (ДОУ).
Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизацию их архивного хранения.
Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии употребляемой в компьютерных программах и литературе.
Формальное тождество понятий «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» в государственном стандарте — это лишь позиция его разработчиков. Чтобы подтвердить их правоту, теоретические положения должны быть развернуты в соответствующие механизмы трансформации делопроизводства в документационное обеспечение управления. К примеру, можно рассматривать ДОУ как упорядочение документирования и управление всеми системами документации в целях сокращения документооборота, повышения качества документов и своевременного обеспечения актуальной информацией, необходимой для принятия решений в условиях применения современной техники и новых информационных технологий. Из этого утверждения можно вывести по крайней мере два существенных отличия делопроизводства от ДОУ:
Вышеизложенные позиции весьма уязвимы с точки зрения научного системного анализа. Очевидно, что не объемы и виды документации являются определяющими, когда говорится о делопроизводстве и ДОУ. Вряд ли эти понятия обозначают и лишь отрасль деятельности. Представляется, что главным при изучении рассматриваемых понятий должно быть их значение в процессах управления, удельный вес работы с документами в управлении. Следует определить делопроизводство как техническую функцию управления, а ДОУ — обеспечивающую. Суть отличий заключается не только в объеме документации, которую регулирует делопроизводство или ДОУ, а в том, что при переходе от делопроизводства к ДОУ усиливается его информационная составляющая. ДОУ улучшает информационное обеспечение управленческого процесса не только за счет включения в информационное поле всей документации организации, но и за счет более эффективных технологий ее обработки.
Более того, не следует понимать делопроизводство и ДОУ как взаимоисключающие друг друга понятия. Делопроизводство — в большей степени формальное понятие (регламент, правило, условие, конструкция), жестко определяющее порядок работы с документами (инструкция по делопроизводству). Документационное обеспечение управления — понятие другого рода. Его суть — обеспечение процесса управления (принятия решения) документированной информацией, при этом включая в него аналитические компоненты, связь управленческих функций с документами, их обслуживающими. Документационное обеспечение управления — термин, характеризующий переходную стадию от традиционного делопроизводства к управлению документацией.
Документационное обеспечение управления (ДОУ) - вид обеспечения управления организацией, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии организации и управляющих воздействий по изменению ее состояния.
ДОУ включает следующие основные процессы:
Цель ДОУ – обеспечение руководства информацией о состоянии дел в организации для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения. Каждый из вышеназванных процессов является составной частью системы управления предприятия в целом.
ДОУ – охватывает вопросы документирования, организации работы с документами, в процессе осуществления управления предприятием и систематизацию архивного хранения документов.
Систематизация архивного хранения документов – определение правил хранения создаваемой в организации информации, системы ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур.
Электронный архив решает задачи систематизации архивного хранения электронных документов в рамках ДОУ.
Три источника и три составные части ДОУ. Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.
Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации; ее переработку; анализ, подготовку и принятие решения.
Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.
Принято выделять три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ).
Исследование исторического опыта развития российского делопроизводства выявляет его характерную особенность — зависимость от действующей системы управления. Крупные политические, социальные и экономические реформы в нашей стране тесно связаны с преобразованиями в области государственного управления и государственного делопроизводства, которое отражает и закрепляет систему управления, совершенствуется вместе с ней.
Приказное делопроизводство. В период становления Русского централизованного государства появилось приказное делопроизводство. В приказах делопроизводство выделилось в особую сферу деятельности, в них появился слой служилых людей — чиновников, для которых документ стал предметом профессиональной деятельности. Таким образом, делопроизводство как система возникло вместе с образованием аппарата государственного управления. В одной из своих работ С.О. Шмидт отметил, что органы, специально предназначенные для производства документов, «появляются тогда, когда общество не может нормально жить, точнее сказать, функционировать». Приказное делопроизводство отразило формы и методы управления, систему построения органов управления, их структуру на первоначальном этапе существования централизованного государства. Характерной особенностью приказного делопроизводства было то, что оно во многом опиралось на нормы обычного права, традиции, обычаи, переносимые из поколения в поколение служилыми людьми. Вместе с тем в приказах сложился определенный порядок, выработались технология прохождения документов по инстанциям и нормы оформления документации, появились разновидности документов1. Отдельные вопросы документирования в приказном делопроизводстве были урегулированы нормами права. Приказное делопроизводство сыграло важную роль в период становления и укрепления государства, однако на следующем этапе развития государства оно значительно изменилось.
Коллежское делопроизводство. В начале XVIII в. в России складывается абсолютная монархия, которая подразумевает сосредоточение в руках царя законодательной и исполнительной власти. В 1720 г. по инициативе Петра I был составлен Генеральный регламент, который определял задачи, функции, структуру и порядок работы коллегий и организацию коллежского делопроизводства. Он стал фактически первым законодательным актом в России, регулирующим вопросы работы с документами в центральных государственных учреждениях. Генеральным регламентом устанавливались порядок документирования работы коллегий, правила использования печатей, вводились элементы сохранения государственной тайны. Значительно расширилось число видов и разновидностей документов, появились принципы группировки документов в дела. Было впервые введено понятие архивов и определен порядок сдачи в них законченных производством дел. Таким образом, Генеральный регламент законодательно закрепил порядок работы с документами с момента их создания до архивного хранения.
Коллежское делопроизводство стало тем краеугольным камнем, на котором строилось российское делопроизводство в течение почти двух последующих столетий. Реализация положений Генерального регламента позволила не только решить современные задачи делопроизводства учреждений Российской империи, но и сохранить для потомков архивные документы эпохи. В целом, реформы государственного аппарата первой четверти XVIII в. установили в России единообразную систему организационного устройства и делопроизводства государственных учреждений на основе бюрократического централизма.
Губернская реформа Екатерины II, направленная на реорганизацию местного аппарата управления, практически не изменила сложившийся порядок делопроизводства. Закон 1775 г. «Учреждения для управления губерний Всероссийской империи» лишь законодательно закрепил сложившуюся иерархию не только учреждений, но и их документации2.
Министерская реформа 1811 г. и ее влияние на развитие делопроизводства. Следующий этап изменений российского государственного делопроизводства наступает в начале XIX в., при Александре I. Реформа центрального управления, направленная на адаптацию государственного аппарата к сложившимся к тому времени новым экономическим и общественным явлениям в стране, вызывает активизацию процесса развития делопроизводства.
25 июня 1811 г. был принят Закон «Общее учреждение министерств», который установил функции, структуру и сферы деятельности министерств. С изменением государственного аппарата происходит реорганизация делопроизводства, которому в процессе совершенствования системы управления придавалось большое значение. В министерствах создается единообразная система делопроизводства и канцелярий — структурных частей учреждений, где было сосредоточено все «письмоводство»3.
Несмотря на позднейшие изменения организации и структуры, принципов деятельности и делопроизводства отдельных министерств, «Общее учреждение министерств» продолжало оставаться основным законодательным актом, определяющим порядок функционирования министерств и системы делопроизводства вплоть до советского периода отечественной истории.
Вторая половина XIX века, как известно, характеризуется существенными сдвигами в развитии производительных сил и экономики России. После крестьянской реформы 1861 г. начался период капиталистического развития. Были предприняты реформы в финансовой сфере, в просвещении, осуществлена военная реформа, укреплен полицейский аппарат. Несколько изменилась структура основного звена центрального управления — министерств. Однако реорганизация государственного аппарата не затронула общих законодательных норм, оформлявших процессы делопроизводства.
Изменившиеся условия требовали повышения оперативности делопроизводства. В этих обстоятельствах отдельные организации и учреждения обратились к методике саморационализации делопроизводства, поскольку сложившиеся в начале XIX в. формы и методы делопроизводства вошли в противоречие с быстро меняющейся ситуацией в сфере управления в условиях научно-технического прогресса и социальных изменений. Уровень развития государства требовал адекватной системы делопроизводства. Однако многие попытки реформирования делопроизводства не были реализованы из-за сложившихся исторических условий предвоенного времени.
Таким образом, делопроизводство в период своего развития до революций 1917 г. прошло сложный путь от зарождения простейших форм документирования деятельности первых органов государственного управления — приказов на базе традиций и обычаев — до детально регламентированного, основанного на законах Российской империи государственного делопроизводства, постепенно превращаясь из технического элемента в важную неотъемлемую часть государственного управления.
Зарождение советского делопроизводства. После Октября 1917 г. наряду с разрушением государственной машины Российской империи было формально ликвидировано и прежнее делопроизводство. Возникла задача создания эффективно действующего механизма государственного управления и делопроизводства. Прежде всего надо было определить технологию и методы организации государственного аппарата. Органам рабоче-крестьянской инспекции (РКИ) была придана функция контроля за работой государственного аппарата и его совершенствования. Таким образом, во главе работы по совершенствованию аппарата управления появился специальный орган с очень большими полномочиями — наркомат по улучшению деятельности других наркоматов.
В результате его деятельности в 1920-е гг. сложилась система научно-исследовательских, хозрасчетных, ведомственных и общественных организаций по вопросам научной организации управления, в том числе делопроизводства. Рассмотрим, на какой правовой базе это происходило.
Общеизвестно, что советская власть отказалась от прежнего законодательства и приступила к формированию новых правовых основ функционирования государства. Отдельные положения декретов и постановлений советской власти в той или иной степени касались делопроизводства и документации. Однако стройной системы законодательства по вопросам делопроизводства в стране после Октябрьской революции разработано не было. С созданием ЦКК—РКИ вопросы регулирования делопроизводства переходят на ведомственный уровень.
Позитивным результатом усилий ученых и специалистов 20-х гг. можно считать разработку ими Правил постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР (1928) и проекта Общих правил документации и документооборота (1931). Последние правила предполагали введение единой системы делопроизводства для всех учреждений. Общие правила явились серьезной попыткой разработать общегосударственные нормы в области работы с документами, однако они так и остались нереализованными из-за закрытия Института техники управления, а также упразднения НК РКИ СССР.
Переход делопроизводства в ведение архивных органов. С начала 1930-х гг. в сфере делопроизводства стали более активно проявлять себя органы управления архивным делом. Актуальность вопросов делопроизводства остро ощущалась специалистами и учеными, работниками госаппарата. Перед самой Великой Отечественной войной в 1941 г. было проведено первое межотраслевое совещание по оргтехнике, на котором при рассмотрении проблем механизации управленческого труда высветилось тревожное положение дел в области делопроизводства. Совещание наметило уникальную по своей глубине и комплексности программу по улучшению ситуации, которая, к сожалению, не была реализована4. Тем не менее архивные органы последовательно продолжали усиливать свое влияние на делопроизводство.
В военные годы была предпринята попытка создания единого нормативного документа, регламентирующего делопроизводство. Проект был подготовлен в 1943 г. К.Г. Митяевым и назывался Инструкцией по постановке документальной части и охране документальных материалов текущего делопроизводства в народных комиссариатах и других учреждениях, организациях и предприятиях Союза ССР5. В условиях войны проект не был принят.
В 50-е гг. роль архивных органов в совершенствовании делопроизводства усилилась. Этому способствовало Положение о государственном архивном фонде Союза ССР 1958 г., которое вместо функции «наблюдения» предоставило архивным органам право контроля за документальной частью текущего делопроизводства6. С этого момента архивные органы активно встают во главе рационализации делопроизводства. Однако объем полномочий архивных органов не был четко очерчен. Среди архивистов сложилось мнение, что контроль архивных учреждений должен распространяться на все делопроизводственные процессы — от момента возникновения документа до передачи его на хранение в архив. Однако на рубеже 1950—1960-х гг. архивные учреждения еще не были готовы к решению таких масштабных задач7.
Единая государственная система делопроизводства. В этот период времени на повестку дня выдвигается проблема создания единого норматива, регламентирующего работу с управленческой документацией в стране. В 1963 г. Главархивом СССР был создан первый общесоюзный нормативный документ, касающийся делопроизводства, — Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР, а затем началась разработка Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД)8.
В сентябре 1973 г. основные положения ЕГСД были утверждены Государственным комитетом Совмина СССР по науке и технике и рекомендованы министерствам и ведомствам для использования их в практике работы9. ЕГСД представляла собой научно-упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства начиная с момента поступления или создания документов до передачи их в архив. В ЕГСД также излагались требования к организации служб делопроизводства в учреждениях и порядок их работы. Положения ЕГСД дополнялись Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) и подкреплялись соответствующими ГОСТами.
В 1980 г. было принято новое Положение о Главном архивном управлении при Совете Министров СССР10, которое значительно расширило полномочия архивных органов в сфере делопроизводства и возложило на них следующие задачи: организационно-методическое руководство организацией документов в делопроизводстве; внедрение, развитие и совершенствование Единой государственной системы делопроизводства и УСОРД, научное и методическое руководство их применением; разработка и утверждение обязательных для исполнения всеми организациями правил по вопросам организации документов в делопроизводстве. В результате государственная архивная служба получила возможность реально управлять качеством создаваемых в организациях документов.
Таким образом, следует отметить, что в 70—80-е гг. ХХ в. делопроизводство адекватно реагировало на запросы управленческой системы бюрократического типа на базе единых методических, организационных и технологических принципов. В системе государственного управления была создана единая основа организации документопотоков, которая обеспечила в общегосударственном масштабе документирование подготовки, принятия и реализации решений, а также регулирование сроков хранения документов в зависимости от их практического и научно-исторического значения11.
Правовое регулирование делопроизводства в Российской Федерации. Со времени распада СССР прошло десять лет. Становление новой российской государственности, ориентированной на построение демократического правового государства с социально ориентированной рыночной экономикой, ставит в число государственных задач документирование его деятельности, сохранение документации для ее оперативного использования и долговременного сохранения. Изучение предшествующего исторического опыта показало, что эффективность решения данных вопросов зависит от того, насколько урегулирована в правовом отношении системная категория «документированная информация», которая обусловливает жизнедеятельность всех сфер общественной и личной жизни граждан и всех возможных форм их ассоциаций12.
Анализируя нормативную базу работы с документами в Российской Федерации, необходимо сделать принципиальное замечание, что постсоветская Россия сохранила действие советских актов в сфере делопроизводства, обеспечив тем самым историческую преемственность и сохранив базис для дальнейшего нормотворчества.
Основным правовым актом, определяющим современную государственную политику и права граждан России в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. В ней записано: «Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом...» (ч. 4, ст. 29).
В развитие конституционных норм на законодательном уровне закреплены основы государственной политики по отношению к информации и документации. Системообразующим актом в этой области является Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации»13.
Этот закон содержит ряд важнейших основополагающих положений для документационного обеспечения управления: он определяет терминосистему, порядок документирования информации и перевода ее в информационные ресурсы, устанавливает ответственность государства и его органов за решение этих вопросов, называет перечень обязательной документированной информации, которую должны вести организации — юридические лица. Значительную роль в системе информационного законодательства играет Закон Российской Федерации «О государственной тайне» от 21 июля 1993 г.14
С учетом того, что существует мировое информационное пространство, возникла необходимость правового регулирования отношений в области передачи информации за пределы Российской Федерации и получения ее извне. Этот процесс осуществляется на основе Федерального закона «Об участии в международном информационном обмене»15.
Данный правовой акт содержит ряд положений, которые имеют важное значение для обмена документированной информацией. Закон определяет порядок ввоза и вывоза такой информации и накладывает ограничения на перемещение через границу РФ документированной информации, отнесенной к государственной тайне или иной конфиденциальной информации, к общероссийскому национальному достоянию; к архивному фонду; к иным категориям документированной информации, вывоз которой может быть ограничен законодательством РФ. Таким образом, информационное право по отношению к документированной информации дополнилось регулированием международного обмена ею.
Правовое регулирование отношений в области использования электронной цифровой подписи осуществляется в соответствии с Федеральным законом «Об электронной цифровой подписи», Гражданским кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами и принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также осуществляется соглашением сторон16.
Согласно закону, электронная цифровая подпись — реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. В определенных условиях, электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
Отношения в архивном деле являются предметом Основ законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, которые регулируют формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими в целях обеспечения сохранности архивных документов и их всестороннего использования в интересах граждан, общества и государства. Однако этот законодательный акт совершенно не касается вопросов делопроизводства.
Можно констатировать, что российское информационное законодательство регулирует лишь часть отношений, возникающих в сфере документирования информации, а архивное законодательство решает только вопросы архивного хранения документов. В определенной степени вопросы документирования, документального оформления взаимоотношений субъектов права устанавливаются в законодательных актах, посвященных отдельным предметным областям, например, законах о нотариате, бухгалтерском учете, налогообложении и т. д., а также в законодательных кодексах (ГК РФ, УПК РФ и других). В последнее время возникла тенденция сокращения и без того небольшого количества действующих нормативов.
Государственная система документационного обеспечения управления (1991), является ведомственным актом. Отменен стандарт, устанавливающий требования к оформлению организационно-распорядительных документов. В полном объеме действует лишь Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (2001). В этих условиях возникает естественный вопрос: а необходимо ли нам в российских условиях правовое регулирование работы с документами в управлении?
Зарубежный опыт. В США с 1950 г. действует законодательство по управлению федеральной документацией. В 1980 г. принят Закон о сокращении работы с документами, направленный на создание единой правовой основы для этой области административной деятельности. В системе Национального архива США функционирует специальное подразделение, которое ведает вопросами управления документацией.
В ФРГ 26 июля 2000 г. правительство приняло новые Общие правила работы федеральных министерств, в которых подробно представлены организационно-технологические процедуры обработки документации на бумажной основе и принципиальные указания по работе с электронными документами. Указанные правила созданы в рамках государственной программы «Современное государство — современное управление»17.
Аналогичные примеры можно привести из практики других государств: Австралии, Финляндии, Англии, Чехии и др. Из республик СНГ наибольшего внимания в этом плане заслуживает законодательство Казахстана, Белоруссии, Киргизской Республики.
Особенно активно за рубежом в последнее десятилетие ведется работа по законодательному обеспечению внедрения информационных технологий обработки документов и электронного документооборота в сферу управления и взаимоотношений государственных структур с гражданами. В США в 2000 г. принят закон «О содействии использованию электронных документов и подписей в торговле между штатами и во внешней торговле». Представляет интерес опыт Великобритании по обеспечению граждан стандартными формами документов в электронном виде, а также опыт Швеции, где государственные учреждения в 1999 г. 95% закупок осуществляли при безбумажном оформлении сделок, а также Австралии, где специальная система позволяет обеспечивать электронные технологии при оплате коммунальных платежей, оформлении актов гражданского состояния, получении лицензий и иных разрешений, и т. д.
Этот далеко не полный перечень примеров показывает, что законодательное обеспечение работы с документами в государстве является решаемой задачей. Общая тенденция усиления правового обеспечения жизнедеятельности российского государства актуализирует вопрос о ликвидации законодательной лакуны в сфере регулирования вопросов управления документацией. Необходима разработка федерального закона «О документационном обеспечении управления».
Основным способом фиксации и передачи управленческой информации в системе управления является документ, и от того, насколько эффективно организованно документационное обеспечение, во многом зависит качество принимаемых решений и, следовательно, общий результата деятельности любого в самом широком смысле слова учреждения. Правильное документационное обеспечение работы в учреждении основывается на соответствующей нормативно методической базе – комплексе правовых документов организационного, инструктивного, методического характера. Нормативные и методические документы по делопроизводству в каждом учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных актов.
В соответствии с Федеральным законом "Об информации , информатизации и защите информации" от 20 февраля 1995 года №24-ФЗ (ст. 5) документирование (т.е. Создание документов) является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Там же говорится, что документирование осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов. Государственное регулирование распространяется не только на сферу документирования, но и на организацию работы с документами.
Нормативно-методическое регулирование делопроизводства (или документационного обеспечения управления) позволяет грамотно организовать не только деятельность службы ДОУ, но и всю систему делопроизводства в целом.
Данное регулирование осуществляется с помощью нормативно-методической базы делопроизводства, без знания которой невозможно:
Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.
НМБД регулирует:
НМБД составляют следующие группы:
Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.
Государственное регулирование делопроизводства осуществляет Федеральная архивная служба России (Росархив), которая в соответсвии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации (утверждено Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 года № 552) и Положением о Федеральной архивной службе России (утверждено постановленим Правительства Российской Фещерации от 28 декабря 1998 года № 1562) осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.
Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации.
Правительство Российской федерации, федеральные органы исполнительной власти несут ответственность за организацию документационного обеспечения в органах исполнительной власти, разрабатывая соответствующие нормативные правовые акты.
С правовыми актами, нормативными, а также методическими документами в сфере делопроизводства и архивного дела можно ознакомиться, используя следующие информационные продукты:
"Информационно-справочная система архивной отрасли" – официальная база данных Федерального архивного агентства (соглашение о научно-техническом сотрудничестве между Росархивом, ВНИИДАД и ЗАО "ТЕРМИКА" от 18 марта 2003 г.) является уникальной и единственной информационной системой, содержащей нормативно-методическую базу делопроизводства и архивного дела.
Комплектование раздела ИССАО «Нормативно-методические основы документационного обеспечения управления» возложено после согласования с Росархивом на Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), кроме этого информационную поддержку по ведению данного раздела оказывает кафедра «Документоведения и ДОУ» Историко-архивного института Российского государственного гуманитарного университета (ИАИ РГГУ), благодаря чему в «Информационно-справочной системе архивной отрасли» собраны практически все правовые акты, нормативные документы и опубликованы уникальные методические рекомендации, регламентирующие технологию создания документов и организацию работы с ними.
Рис. 1. Титульная страница ИССАО
В приложение к ИССАО – "Информационную систему архивистов России" – входят законодательные акты и нормативно-методические документы субъектов Российской Федерации, а также справочник по вузам России, готовящим студентов по специальности "032001 (350800) - Документоведение и документационное обеспечение управления" и справочник диссертационных советов по специальности "05.25.02 – Документалистика, документоведение, архивоведение".
Рис. 2. Титульная страница ИСАР – приложения к ИССАО
***
С основными правовыми актами и нормативными документами в сфере делопроизводства можно ознакомиться на сайте консалтинговой группы «ТЕРМИКА» в разделе "Нормативные документы по делопроизводству"
В законодательстве о делопроизводстве сложилось так, что нормы, правила, требования по делопроизводственному обеспечению управления оказались рассеянными по многим законодательным и нормативным актам. Знание этих документов для специалистов в области делопроизводства необходимо. Здесь приведем лишь краткую характеристику важнейших законодательных и нормативным актов, содержащих как отдельные требования по организации делопроизводства и оформлению документов, так и целиком посвященные данным вопросам.
Закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» установил обязательность документирования информации, определил ряд терминов (информация, документированная информация и др.), обязал предприятия и организации всех форм собственности предоставлять соответствующую требуемую информацию государственным органам.
Гражданский кодекс (ГК) установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют юридические лица.
Законы «Об акционерных обществах», «Об обществах с ограниченной ответственностью» определяют обязанности обществ по хранению документов. Эта норма увязана с требованиями Основ законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, согласно которым многие документы учреждений, организаций и предприятий по истечении установленного срока должны передаваться на хранение в государственные архивы.
Ряд законодательных актов (Закон РФ «О языках народов Российской Федерации», Закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров», постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» и др.) содержит нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении деловых документов. Действующим законодательством регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, требования к защите информации, приданию документам юридической силы (официальности).
В Положении «О федеральной архивной службе России» определены главные задачи архивной службы России (Росархив): «развитие и совершенствование совместно с федеральными органами государственной власти и органами государственной власти субъектов Российской Федерации... делопроизводства, в том числе государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации».
Следует упомянуть ряд Указов Президента РФ «О Государственном гербе», «Об утверждении Положения об Архивном фонде РФ и Положения о Государственной архивной службе России», постановлений Правительства РФ «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи», «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности», значение которых для функционирования делопроизводственной системы видно из самих названий этих документов.
Остановимся далее на нормативных документах, имеющих для организации делопроизводственного процесса первостепенное значение. Положения, требования, правила этих документов достаточно полно будут реализованы в дальнейшем изложении учебного материала. Вот эти документы:
— Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ). Нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР еще в 1973 г. и сыгравшей важную роль в оптимизации документационных процессов в отечественной экономике.
ЕГСД замышлялась как научно обоснованный комплекс правил, норм и рекомендаций по ведению делопроизводства в отношении организационно-распорядительной документации. В ЕГСД были сформулированы общие правила документирования управленческой деятельности, приведены принципы унификации документации, даны рекомендации по структуре делопроизводственных служб, определены их функции, изложены основы контроля исполнения документов, механизации делопроизводственных процессов.
В рамках ЕГСД была разработана и внедрена унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) в составе государственных стандартов: ГОСТ 6.38-72 (Основные положения) и ГОСТ 6.39-72 (Формуляр-образец). В дальнейшем стандарты пересматривались (1988 г.) в связи с внедрением в делопроизводство вычислительной техники, а сама ЕГСД была переработана в Единую государственную систему документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Положения ЕГСДОУ распространялись уже на все виды управленческих документов. В 1991 г. ЕГСДОУ и была преобразована в Государственную систему документационного обеспечения управления — ГСДОУ.
В ближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами на предприятиях и в организациях. Принципиальное отличие будущей системы состоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, автоматизированная номенклатура дел и т. д.).
— ГОСТ Р 6.30-97 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. http://www.artlebedev.ru/kovodstvo/102/GOST_R_6.30-2003.pdf
Предшественниками данного стандарта являются упомянутые выше ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72. На их базе, с учетом почти двадцатилетней практики использования, был разработан единый стандарт ГОСТ 6.38-90, который, однако, вследствие значительных социально-экономических изменений, произошедших в нашей стране в 90-х годах XX в., быстро устарел и был заменен действующим в настоящее время ГОСТом Р 6.30-97, учитывающим новые реалии.
— Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. Инструкция излагает общий порядок подготовки и оформления управленческой документации — особенности оформления отдельных организационно-распорядительных документов, описывает процедуры документооборота (от регистрации поступающего в организацию документа до передачи дел на архивное хранение). Инструкция используется не только министерствами и ведомствами, она находит применение на предприятиях и в организациях в качестве основы для создания собственных систем документационного обеспечения управления.
— Основные правила работы ведомственных архивов. Правила детально освещают ряд делопроизводственных вопросов: требования к номенклатуре дел, порядок проведения экспертизы ценности документов и передачи их в архив, работа с документами в архивах.
— Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях. Типовое положение излагает особенности документооборота данной категории документов: регистрацию, ведение картотеки, сроки исполнения, формирование дел и их архивное хранение.
Кроме того, действуют нормы и правила работы с рядом специфических документных образований, которые регламентируются специальными актами. Речь идет о бухгалтерской, кадровой и некоторых других видах документации.
Государственная система документационного обеспечения управления(ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. В 1991 г российским архивом была разработана и предложена для внедрения ГСДОУ, которая содержит основные положения и общие требования к документам и службам ДОУ. Нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), которая была создана в 1973 г. ЕГСД была основана как комплекс правил, норм и рекомендаций поведению делопроизводства организационно-распределительных документов. В ЕГСД были сформулированы общие правила документирования управленческой деятельности, приведены принципы унификации документации, даны рекомендации по структуре делопроизводственных служб, определены их функции, изложены основы контроля исполнения документов и механизации делопроизводственных процессов. В рамках ЕГСД была разработана и внедрена унифицированная система организационно-распределительной документации. В связи с внедрением в делопроизводство вычислительной техники ЕГСД была переработана ЕГСДОУ. Положения ЕГСДОУ распространялись уже на все виды управленческой документации. В настоящее время в соответствии с федеральной целевой программой разрабатывается новая редакция ГСДОУ. Главное отличие новой системы заключается в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования на базе современных текстовых редакторов., автоматизированного документооборота, баз данных и автоматизированного хранения и использования документов.
С целью упорядочения работы с управленческой документацией в масштабе, избежания излишеств и дублирования в работе различных органов создана Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) и ГСДОУ.
ГСДОУ - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.
ГС ДОУ распространяется на все системы документации органов государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, учреждений организаций и предприятий, включающих документы создаваемые ВТ.
Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. ГСДОУ распространяется на все системы документации органов государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, учреждений, организаций и предприятий, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники.
Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами, организации службы документационного обеспечения управления.
Раздел “Документирование управленческой деятельности” содержит положения, определяющие состав управленческих документов, основные направления и порядок проведения унификации и стандартизации документов, оформления реквизитов управленческих документов, включая машиночитаемые документы и машинограммы, а также общие требования к составлению текстов документов. Раздел “Организация работы с документами устанавливает принципы и порядок организации документооборота учреждения, построения информационно-поисковой системы по документам учреждения, контроля исполнения документов и подготовки документов к передаче в ведомственный архив на хранение. С полным текстом нормативного документа ГСДОУ можно ознакомиться, пройдя по ссылке http://www.directum.ru/gsdou.htm
В целях регламентации документационного обеспечения управления (ДОУ) в учреждении разрабатывается комплекс нормативных и организационно-правовых документов, в числе которых: положение о службе ДОУ, должностные инструкции работников, Инструкция по делопроизводству, Табель и Альбом унифицированных форм документов, применяемых в деятельности учреждения.
Положение о службе ДОУ – правовой акт, определяющий организационно-правовое положение подразделения в структуре учреждения, его задачи, функции, права, ответственность, а также взаимоотношения с другими подразделениями и учреждениями.
Должностная инструкция – правовой акт, определяющий организационно-правовое положение работника в структуре учреждения и подразделения, его фуекциональные обязанности, права, ответсвенность и взаимоотношение с другими работниками и подразделениями.
Инструкция по делопроизводству – правовой акт, устанавливающий технологию создания или получения документов, их обработки, хранения и сипользования в текущей деятельности учреждения.
Табель унифицированных форм документов учреждения – это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных жтапов подготовки и прохождения.
Альбом унифицированных форм документов учреждения – совокупность унифицированных форм документов, применяемых в деятельности учреждения в соответствии с табелем унифицированных форм документов.
Службы делопроизводства.
Документы, регламентирующие ДОУ в учреждении, разрабатываются на основе законов РФ, нормативных правовых актов в области информации, документации, организации делопроизводства и архивного дела с учетом специфики деятельности конкретного учреждения.
Организация ДОУ в учреждении должна быть возложена на самостоятельное структурное подразделение (управление делами, канцелярию, общий отдел, секретариат далее – служба ДОУ), находящееся в непосредственном подчинении руководителя.
Задачи, функции, порядок работы службы ДОУ регламентируется положением о ней, утверждаемым руководителем учреждения, а функциональные обязанности, права, ответственность работников службы – должностными инструкциями. Примерное положение о службе ДОУ, а также примерная структура должностной инструкции для работников службы ДОУ содержатся в изданной Росархивом в 1991 году Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – наиболее полном общеотраслевом документе, устанавливающем единые принципы и правила документирования управленческой деятельности и оргаизации работы с документами в учреждениях. Новая редакция ГСДОУ, разработанная ВНИИ документоведения и архивного дела, также содержит положения, в соответствии с которыми должны разрабатываться положения о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников в учреждениях.
В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов, контролем их исполенния и обеспечением сохранности документов. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных систем и баз данных для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами. Таким образом, служба ДОУ решает два основных комплекса задач:
Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции.
Задача обеспечения документирования управленческой деятельности решается следующими функциями:
Задача организации работы с документами в учреждении решается выполнением следующих функций:
Задача совершенствования форм и методов работы с документами включает в себя:
Для реализации возложенных на нее функций служба ДОУ наделяется определенным комплексом прав, а за невыполнение функций несет ответственность.
Служба ДОУ наделяется правами:
Служба ДОУ несет ответственность за нарушение установленного порядка работы с документами в учреждении, утрату или порчу документов, за несоблюдение режима секретности или конфиденциальности в работе с документами, за невыполнение указаний и поручений руководства.
В процессе выполнения функций, возложенных на службу ДОУ, она взаимодействует с руководством организации, всеми функциональными подразделениями и вспомогательными службами учреждения и отдельными работниками, службой ДОУ вышестоящей организации, архивными органами, научно-исследовательскими или иными учреждениями по вопросам организации работы с документами.
Службой делопроизводства или службой документационного обеспечения управления называется структурное подразделение, на которое возложены делопроизводственные операции, такие как регистрация, контроль исполнения, использование документов и т.д. Служба делопроизводства подчиняется руководству организации и имеет свою печать.
Организационные формы делопроизводства. Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате:
При централизованной форме все операции, связанные с ДОУ, сосредоточены в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярия, общий отдел) или одного сотрудника (секретарь учреждения), где выполняется полный цикл технологических операций с документами от момента их получения или создания до сдачи в архив.
Достоинства этой формы заключаются в следующем:
Централизованная форма делопроизводства применяется в учреждениях небольших по объему работы с документами.
При децентрализованной форме все виды работ с документами производятся непосредственно в структурных подразделениях учреждения, т.е. каждая структурная часть ведет делопроизводство самостоятельно и создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл технологических операций с документами с момента их получения или создания до сдачи в архив.
Эта форма характерна для предприятий управленческий аппарат которых территориально разобщен, а так же для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (самостоятельность деятельности структурных подразделений).
При смешанной форме одни операции (прием, отправка, регистрация документов) осуществляется центральной службой делопроизводства, а другие операции (оформление, составление документов, формирование дел) производятся как в службе ДОУ, так и в каждом структурном подразделении самостоятельно (в департаментах, управлениях, отделах). Смешанная форма делопроизводства применяется в крупных учреждениях со значительным объемом обрабатываемой документации.
Типовые организационные структуры службы делопроизводства. Структура в системе органов управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т.е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объема функций органа управления между структурными подразделениями а схеме их взаимодействия.
Основные положения ГС ДОУ частично регламентировали названия служб делопроизводства, которые типизированы в зависимости от принадлежности организаций к определенным группам и уровням управления.
Существуют следующие разновидности служб делопроизводства:
Управление делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате управления и в отрасли.
Управление делами включает:
Канцелярия создается на государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях.
Канцелярия включает:
Общий отдел – служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуры, муниципалитеты) местного самоуправления.
Общий отдел включает:
Наличие структурных подразделений объясняется спецификой деятельности, управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях
Секретарь учреждения (структурного подразделения) выполняет всю работу с документами в небольших организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.
Должностной состав службы делопроизводства:
Руководители:
Специалисты:
Технические исполнители:
Типовые организационные структуры делопроизводства (службы ДОУ). Основные положения ГС ДОУ регламентируют названия служб делопроизводства, которые типизированы в зависимости от принадлежности организации к определенным группам и уровням управления
Службы ДОУ: управление делами; канцелярия; общий отдел; секретарь учреждения.
1. Управление делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате управления и в отрасли.
Управление делами включает:
Канцелярия включает:
Общий отдел включает:
Должностной состав служб делопроизводства
Руководители:
Специалисты:
Технические исполнители:
Унификация и стандартизация в делопроизводстве. Процесс управления характерен разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое, зачастую неоправданное разнообразие документов; необходимость сокращения их количества, типов, материальных затрат на их подготовку, обработку, а следовательно, необходимость их унификации и стандартизации.
В настоящее время, например, в почтовом обращении России насчитывается порядка 20 типоразмеров конвертов, отличающихся по габаритным размерам, местам расположения «окон» для указания адреса и другим признакам, что не позволяет автоматизировать их обработку на почте.
Поэтому в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).
УСД – совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.
При создании УСД используется метод унификации. Одновременно с формированием УСД разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.
Унификация – приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Это приводит к упорядочению и минимизации состава систем документации.
Суть унификации документации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.
Унифицированная систем документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
УСД необходимы для:
В настоящее время существуют следующие УС:
1. УС организационно-распорядительной документации (УСОРД)
2. УС банковской документации
3. УС финансовой, учетной и отчетно-бухгалтерской бюджетной организации
4. УС отчетно-статистической документации
5. УС учетной и отчетной документации предприятия
6. УС документации по труду
7. УС документации пенсионного фонда РФ
Унификация в делопроизводстве может быть как самостоятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации.
Стандартизация – форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.
Суть стандартизации заключается в возведении в норму обязательную для применения оптимальных правил и требований о разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде категорий стандартов.
Категории стандартов:
ГОСТ – межгосударственный стандарт
ГОСТ Р – государственный стандарт
ОСТ – отраслевой стандарт
СТП – стандарт предприятия
Результатом работы по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов (например, ГОСТ 7.32-91. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления) или их элементы (например, ГОСТ 9327-60. Бумага потребительская. Форматы), так и на унифицированные системы документации. Выше, например, упоминался ГОСТ Р 6.30-2003, входящий в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД).
ГОСТы на документацию:
В стране, кроме того, действует унифицированная система банковской документации по учету труда и его оплаты, унифицированная система первичной учетной документации и другие системы. Полный перечень УСД дан в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93.
Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации. Важными средствами информационного обеспечения, прежде всего в таких видах деятельности, как экономика, статистика, банковское дело, таможенное дело, внешнеэкономическая деятельность, являются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную обработку данных в автоматизированных информационных системах.
Классификаторы технико-экономической и социальной информации — нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.
Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов.
Совокупность классификаторов технико-экономической и социальной информации, а также научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению, а также служб, осуществляющих работы по классификации и кодированию, составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭСИ).
В зависимости от области применения классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.
Все классификаторы в зависимости от содержания разделяются на три группы:
1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:
Общероссийский классификатор стандартов (ОКС);
Общероссийский классификатор продукции (ОКП);
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);
Общероссийский классификатор валют (ОКВ);
Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ) и др.
2.Классификаторы информации об организационных структурах:
Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ);
Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);
Общероссийский классификатор экономических районов (ОКЭР);
Общесоюзный классификатор объектов административно-территориального деления (ОКАТО) и др.
3.Классификаторы информации о населении и кадрах;
Общероссийский классификатор специальностей высшей научной квалификации (ОКСВНК);
Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);
Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР);
Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) и др.
Перечень общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации в социально-экономической области
|
Наименование общероссийского классификатора |
Федеральный орган исполнительной власти, обеспечивающий разработку, ведение и применение общероссийского классификатора |
|
Общероссийский классификатор стандартов (ОКС) |
Госстандарт России |
|
Общероссийский классификатор услуг населению (ОКУН) |
Госстандарт России |
|
Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН) |
Госстандарт России |
|
Общероссийский классификатор продукции (ОКП) |
Госстандарт России |
|
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) |
Госстандарт России |
|
Общероссийский классификатор изделий и конструкторских документов (ЕСКД) |
Госстандарт России |
|
Общероссийский классификатор основных фондов (ОКОФ) |
Госстандарт России |
|
Общероссийский классификатор валют (ОКВ) |
Госстандарт России |
|
Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ) |
Госстандарт России |
|
Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН) |
Госстандарт России |
|
Общероссийский классификатор деталей, изготавливаемых сваркой, пайкой, склеиванием и термической резкой (ОКД) |
Госстандарт России |
|
Общероссийский технологический классификатор деталей машиностроения и приборостроения (ОТКД) |
Госстандарт России |
|
Общероссийский технологический классификатор сборочных единиц машиностроения и приборостроения (ОТКСЕ) |
Госстандарт России |
|
Общероссийский классификатор стран мира (ОКСМ) |
Госстандарт России |
|
Общероссийский классификатор информации об общероссийских классификаторах (ОКОК) |
Госстандарт России |
|
Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ) |
Госкомстат России |
|
Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления (ОКАТО) |
Госкомстат России |
|
Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО) |
Госкомстат России |
|
Общероссийский классификатор форм собственности (ОКФС) |
Госкомстат России |
|
Общероссийский классификатор организационно-правовых форм (ОКОПФ) |
Госкомстат России |
|
Общероссийский классификатор видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОКДП) |
Минэкономразвития России |
|
Общероссийский классификатор экономических регионов (ОКЭР) |
Минэкономразвития России |
|
Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД) |
Минэкономразвития России |
|
Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО) |
Минобразование России |
|
Общероссийский классификатор специальностей высшей научной квалификации (ОКСВНК) |
Минобразование России |
|
Общероссийский классификатор начального профессионального образования (ОКНПО) |
Минобразование России |
|
Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) |
Минтруд России |
|
Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) |
Минтруд России |
|
Общероссийский классификатор полезных ископаемых и подземных вод (ОКПИиПВ) |
МПР России |
|
Общероссийский классификатор видов грузов, упаковки и упаковочных материалов (ОКВГУМ) |
МПР России |
|
Общероссийский классификатор гидроэнергетических ресурсов (ОКГР) |
Минэнерго России |
Виды документов
1.Официальные документы – созданные организацией или должностным лицом и оформлены в установленном порядке.
2. Подлинник официального документа – первый или единственный экземпляр официального документа, составленный в первый раз, подписанный и надлежащим образом оформленный.
3. Оригинал – документ, впервые созданный каким-либо индивидуальным или коллективным автором, в процессе создания может иметь несколько редакций или вариантов. Оригиналы составленные в нескольких экземплярах называются умноженными, по внешнему виду могут быть черновыми и беловыми.
4. Подлинный документ – документ, сведения о месте и времени создания или об авторе которого содержащиеся в самом документе или выявленные каким-либо путем соответствуют действительности
5. Личный документ – официальный документ удостоверяющий личность человека, его права, обязанности, служебное или общественное положение и который может содержать другие сведения биографического характера.
6. Документ личного происхождения – документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности ли выполнения его служебных обязанностей.
7. Копия документа – повторное или точное воспроизведение подлинника с пометкой «копия», засвидетельствованное в установленном порядке, соответствующим должностным лицом.
Разновидности копий:
Выписка – копия части документа(обязательно указать из какого документа она сделана, она подтверждается подписью и печатью).
Отпуск – копия отосланного документа
Дубликат – особый вид копии, имеющий юридическую силу оригинала и особую пометку «дубликат» (отличие от оригинала: дата выдачи, подпись и место выдачи)
Копии различают по способу удостоверения:
Определение понятия «документ». Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Это определение взято из ГОСТ 16.48.7-87 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".
Разберем составляющие документа
Документ
Что? Куда? Как?
информация + носитель информации + язык
Информация – универсальная субстанция, пронизывающая все сферы человеческой деятельности, служащая проводником знаний и мнений, инструментом общения, взаимопонимания и сотрудничества, а также утверждения стереотипов мышления и поведения.
Формы информации:
Носитель информации – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе и в преобразованном виде.
Носители: бумага, аудио-, видео-, кинопленка, карты, дискета, диск.
Документирование (запись информации на различных носителях по установленным правилам, т.е. создание документов) осуществляется на естественном и искусственном языках.
При документировании на естественном языке создаются текстовые документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
При документировании на искусственном языке документы создаются на машинных носителях с использованием таких способов записи, которые обеспечивают обработку информации с помощью ЭВМ.
Искусственные языки – специально разработанные коды для особых видов деятельности и передачи специальных сообщений (шифры, язык глухих, азбука Морзе, азбука флажков на флоте, языки машинного программирования). Они создаются и применяются тогда, когда естественные языки использовать затруднительно.
Способы закрепления информации: письмо, рисунок, графика, фото, звуковые и видеозаписи.
Зафиксировав информацию, документ тем самым обеспечивает её сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование и т.д.
Поэтому выделяют следующие ресурсы использования документа.
Ресурсы использования документов.
Характеристика документа как системного объекта. Документ – сложный объект, представляющий собой единство информации и материального (вещественного) носителя. Выяснить его сущность – это задача, которая решается с помощью системного подхода – методологического направления в науке, ставящего своей задачей разработку средств, методов исследования сложноорганизованных объектов – систем.
Документ представляет собой систему – множество закономерно связанных друг с другом элементов и частей как определенное целостное образование, единство. Элемент – предельная единица деления документа. Совокупность однородных элементов, выполняющих необходимую для существования системы функцию, называется подсистемой. Если в системе имеется несколько подсистем, то вся система становится сложной.
Понятие системы относительно, как и понятие элемента. Если системой считать документ как таковой, то его сущностными подсистемами будут информационная и материальная (вещественная, субстанциональная) составляющие, а также конструктивные элементы документа (титульный лист, обложка, переплет, и т.д.), объединенные в сложное целое. Подсистемой документа может выступать и текст, состоящий из глав, параграфов, абзацев. В качестве элементов документа выступают заглавие, предисловие, колонтитул, переплет, форзац и т.д. Документ как единое целое – это единство составляющих его элементов и подсистем, суперсистема по отношению к ним. С точки зрения совокупности документов, собранных в фондах органов информации, библиотек, архивов, книжных магазинов, и др. )в зависимости от масштабов системы) документ становится подсистемой или даже элементом.
Изучение документа как системы состоит в выявлении его элементов, подсистем и связей между ними, т.е. в изучении его структуры. Устанавливаются признаки и параметры, характеризующие документ как систему. Определяются функции, выполняемые элементами, подсистемами внутри и вовне этой системы, ее свойства, т.е. качественные отличия, обусловливающие относительную самостоятельность, устойчивость и стабильность данной системы, пригодность документа для использования в социальной коммуникации.
При системном подходе изучаемый документ рассматривается как часть более крупной системы социальных коммуникаций. Поэтому прежде всего важно выяснить, частью какой более общей системы (целого) является в данном случае документ. Именно этим определяются его возможности, задаются цели существования, функции, выполняемые в обществе, закономерности функционирования.
Документ представляет собой относительно самостоятельную систему благодаря наличию собственных признаков и свойств, обусловливающих его различие и сходство с другими материальными объектами. Признак отражает внешнюю примету, по которой (чаще – совокупности которых) можно отнести наблюдаемый объект к документу. В отличие от него свойство отражает качественное, т.е. внутренне присущее документу отличие. Документ характеризуется наличием всех свойств одновременно (различна лишь степень их проявления), а набор признаков документа в каждом случае может быть индивидуальным.
Свойства документа. Как всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Наиболее существенные из них следующие:
1. Атрибутивность документа, т.е. наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может.
Документ как целостная система состоит из двух основных слагаемых – информативной и материальной. Отсутствие одной из составляющих превращает документ в недокумент (в устную речь, вещь).
Документ имеет двуединую природу, т.е. две стороны:
Тезис о двойственной природе документа является аксиомой документоведения. Содержательно-информационная сущность документа является главным признаком документа. Его форма обычно рассматривается с точки зрения материала (носителя зафиксированной информации) и особенно материальной конструкции. Различают внешнюю (полиграфическое или иное оформление) и внутреннюю форму документа (внутренняя организация материала). Именно по материальной конструкции отличают книгу от газеты, карты, дискеты и т.д. Иногда к формальным признакам документа относят форму записи информации. Тогда различают форму материально-конструктивную и семиотическую (знаковую).
Между информацией (сообщением, текстом) и материальным носителем настолько тесная связь, что принято использовать особый термин «документная информация».
Всякий документ обладает определенной структурой, последовательным и взаимосвязанным расположением его элементов и подсистем: как текстовой, информационной составляющей (предисловие, вступительная часть, основной текст, вспомогательные указатели, приложения), так и материальной составляющей (обложка, переплет, титульный лист, книжный блок, корешок и т.д.).
Типовую структуру, т.е. одинаковый набор элементов для определенного вида документов, имеют практически функционирующие в системе социальных коммуникаций документы. Типовая структура документов различных видов определяется специальными стандартами, положениями, инструкциями и т.д. Именно структура обеспечивает эффективность использования и долговременность хранения документа.
Набор перечисленных свойств документа – это особая целостная система, выполняющая возложенные на нее обществом функции. Связь между ними является настолько тесной, что отделить их друг от друга можно лишь условно.
Определение признаков и свойств документов только начато в документоведении и требует дальнейшего уточнения как их номенклатуры, так и содержательного наполнения.
Признаки документа. К отличительным признакам документа относятся:
Функции документов. Документ создается обществом лишь постольку, поскольку он выполняет те или иные необходимые обществу функции.
Функция документа – целевое назначение, присущее этому документу, его общественная роль, социальное назначение, цель и задача. Не существует документов, несущих лишь одну строго ограниченную функцию. Документ полифункционален, т.е. в одном и том же документе переплетаются различные функции и разграничить их можно только условно для удобства их классификации и анализа.
Документ выполняет 3 группы социально взаимосвязанных функций:
Главная функция обеспечивает хранение и передачу или распространение информации во времени и пространстве.
Общие функции. Сюда относятся информационная, кумулятивная и коммуникативная функции.
Информационная функция – способность документа удовлетворять потребности общества в информации, т.е. служить источником информации, знаний, когда в когда в документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.
Коммуникативная функция – способность документа быть средством передачи, обмена, общения и преемственности. Эта функция обеспечивает внешние связи предприятий и организаций.
Кумулятивная функция – способность документа накапливать, собирать и концентрировать, упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколений.
Специальные функции: управленческая, познавательная, правовая, общекультурная мемориальная, гедоническая и т.д. функции.
Управленческая функция выполняется документами, которые созданы с целью управления (законодательные акты, кодексы, приказы). С помощью этих документов обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности.
Познавательная функция – способность документа служить средством получения и передачи знаний для изучения процессов и явлений природы и общества.
Правовая функция - способность документа служить средством доказательства и подтверждения каких-либо фактов или сведений, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов в суде, прокуратуре и т.д. (конституции, договоры)
Общекультурная функция – способность документа содействовать развитию культуры общества, выступать средством закрепления и передачи культурной традиции, усвоения системы ценностей, эстетических норм и ритуалов, принятых в данном обществе.
Мемориальная функция – способность документа служить памятью человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому (исторические памятники, предметы старины).
Гедоническая функция - способность документа служить средством отдыха, развлечения и рационального использования свободного времени (фильмы, журналы) и т.д.
К специальным функциям документа можно также отнести статистическую, источниковую, подтверждения авторского авторитете и др. Количество специальных функций документа, как и потребностей общества, неисчислимо. Документ всегда сочетает в себе несколько функций, которые тесно связаны переплетены между собой. Однако полифункциональность документа не исключает доминирующей роли одной его функции (например: учебник – образовательная, указ – правовая, афиша – рекламная).
Знание функций документа позволяет уяснить целевое (для чего, с какой целью создан конкретный документ)и читательское (для кого создан документ – для детей, взрослых, специалистов, студентов и т.д.) назначение документа, с тем чтобы наиболее эффективно использовать его потенциальные возможности. От целевого и читательского назначения документа зависит характер информации, содержащейся в нем, тип и вид документа. Знание функций документа позволяет:
Классификация документов. Классификация документов – одна из наиболее давних и до сих пор окончательно не решенных проблем. Начальные этапы ее связаны с организацией и систематизацией собраний, созданием перечней единиц хранения, т.е. функционированием первых библиотек и архивов, в частности древнеегипетских и ассирийских.
Исторически первым практическим способом деления документов в логической последовательности являются классификации, базирующиеся на признаках содержания документов, в частности, его тематике (библиотеки средневековой Европы IXв., стран Арабского Халифата).
Комплексный подход к классификации документов, учитывающий особенности его содержания и формы, берет начало в XXв. Одновременно с введением в научный оборот понятий «документ» и «документация».
Активно проблема классификации документов начинает разрабатываться лишь в конце 1960-х – начале 1970-х годов в рамках информатики, книго- и архивоведения, а в конце 1980-ч – библиотеко- и библиографоведами.
Лишь в последние годы удалось создать многоаспектную классификацию, базирующуюся на учете информационной и материальной составляющих документа.
Основные признаки классификации по информационной составляющей документа – содержание документа ( по смыслу документа); степень обобщения информации (первичные и вторичные); тип знаков, использованных для записи информации (текстовые и нетекстовые – карта, ноты, чертеж документы); предназначенность для восприятия информации человеком (человекочитаемые – книга, журнал и т.д. и машиночитаемые - магнитная лента, грампластинка, микрофильм, диск и т.д.); канал восприятия знаков, использованных для записи содержания (визуальный, аудиальный, аудиовизуальный); степень распространенности информации (опубликованный, неопубликованный и непубликуемый); способ записи информации (рукописный, печатный, механический, магнитный, фотографический, оптический, лазерный, электронный) и др.
К классификации по физической (материальной) составляющей документа относятся следующие признаки: по материалу носителя информации (бумажный, пленочный, пластиковый и т.д.); по материальной конструкции или форме носителя ( листовой, кодексовый, карточный, ленточный, дисковый, комбинированы) и т.д.
Как известно, типология документа – это отнесение его к определенному типу по совокупности признаков. Типологический критерий также может быть положен в основу организации классификационных рядов документов.
Наиболее существенные типообразующие признаки для классификации документов – это целевое назначение документа, читательский адрес, характер информации или стиль изложения и др.
Целевое назначение документа – это обусловленность его потребностями той или иной сферы общественной деятельности: науки, производства, образования, управления и т.д. Рассмотрим классификацию деловых документов.
Классификация деловых документов. Все документы обращаются на предприятиях и классифицируются по следующим признакам:
Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.
Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т.д.
Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации.
Примерные документы (образцы) носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.
Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Анкетным методом смоделированы, например, приказы по приему, переводу и увольнению персонала и др. документы.
Таблица — форма подачи материала, когда постоянная информация размещается в заголовках граф и боковике (заголов ки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) — на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные.
В хозяйственной деятельности предприятий и организаций кроме того используются различные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи. Это, в частности, договоры (договоры поставки, выполнения работ или услуг, аренды и др.), контракты, трудовые соглашения и т. п.
Под оформлением документов понимают соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений определенных требований, установленных в законодательных актах и нормамативно-методических документах.
Одним из таких документов является ГОСТ Р 6.30-2003, УСД, требования к оформлению документов. Он устанавливает единые правила и требования к оформлению документов, составу реквизитов и определяет формуляр-образец документа.
C 1 июля 2003 г. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 г. N 65 утвержден и введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Этот ГОСТ введен взамен одноименного недолго просуществовавшего стандарта 6.30-97, на базе которого был построен раздел "Оформление документов" в действующей ныне Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Росархив, М., 2001), юридически закрепленной и устанавливающей общие правила и единый порядок документирования и организации работы с документами в учреждениях.
Основные отличия и особенности нового стандарта. Основное и главное отличие состоит в рекомендательном характере государственного стандарта. Впервые в истории отечественной стандартизации в законодательном акте не акцентируется внимания на обязательности стандартных требований. Рекомендательный характер стандарта был введен на основании Закона Российской Федерации "О стандартизации" (в редакции от 30 декабря 2001 г. N 196-ФЗ) и получил дальнейшее развитие в Федеральном законе Российской Федерации "О техническом регулировании" от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ. Статья 12 данного закона устанавливает в качестве принципа стандартизации добровольность применения.
Государственный стандарт 6.30-2003 распространяется на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., вошедшей в состав Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) по классу 020000. Детально, путем перечисления, сфера распространения стандарта не установлена. Ориентация на документы, включенные в ОКУД, свидетельствует о том, что правила оформления в равной мере относятся к документам как государственных организаций, так негосударственных структур. Как и ранее, стандарт устанавливает состав реквизитов документов. требования к оформлению реквизитов, требования к бланкам документов.
Исходя из необходимости исключить из стандарта пункты, регулирующие правовые вопросы, из состава Государственного стандарта исключен раздел 5 "Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации", а также положения о порядке изготовления гербовых бланков. На этом же основании из стандарта исключен гриф ограничения доступа к документу, а также содержание пунктов, касающихся правовых вопросов подписания и датирования документов.
Заметным изменением в стандарте является введение новых реквизитов. Один из них - Основной государственный регистрационный номер (ОГРН), введенный Федеральным законом от 8 августа 2001 г. N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц" и выдаваемый каждому юридическому лицу в документах о государственной регистрации.
Постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г. N 438 установлено, что Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) проставляется одновременно с указанием названия организации на всех документах организации. В связи с этим положением ОГРН включен в состав реквизитов организационно-распорядительных документов в структуре государственного стандарта России с порядковым номером 05.
Другой вновь введенный реквизит - идентификационный номер налогоплательщика / код постановки на учет (ИНН/КПП); порядковый номер реквизита - 06.
ОГРН и ИНН/КПП проставляются в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Сохраняется код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций. Место размещения новых реквизитов на бланке определено в образцах.
В новом стандарте сохранилась запись, которая была и в предыдущем стандарте: о дате подписания, являющейся датой документа. Обращается внимание на правило написания даты словесно-цифровым способом в случае, когда день месяца состоит из одной цифры - в этом случае перед ней должен ставиться ноль: 05 июня 2003 г.
Уточнения внесены в пункты, относящиеся к использованию оттиска печати для заверения подлинности подписи документа или соответствия копии документа подлиннику, и другие более мелкие изменения.
Вновь утвержденный государственный стандарт России будет использоваться в делопроизводстве организаций наряду с положениями Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
На основе принятого ГОСТ ВНИИААД планирует подготовить соответствующие нормативно-методические материалы, которые помогут службам документационного обеспечения управленческой деятельности организовать внедрение стандарта и обеспечить его эффективное применение (журнал "Секретарское дело" N 5, 2003 г.). Одним из предлагаемых путей внедрения стандарта в отдельной организации является подготовка собственного нормативно-правового акта, в котором будут вводиться в качестве обязательных стандартные правила, дополненные конкретными образцами, примерами, формами и т. п. Это может быть инструкция по делопроизводству, стандарт организации, регламент или иной распорядительный документ, используемый в конкретном случае. Способствует применению стандартных требований выпуск альбома унифицированных форм документов (шаблонов), тиражирование бланков унифицированных форм документов с правилами их оформления и др. Право издания нормативных правовых актов организациями определяется в положениях (уставах) о них.
Возможно внедрение стандартных требований оформления организационно-распорядительных документов на всей территории субъекта Российской Федерации. В этом случае обязательность устанавливается также путем издания нормативно-правового акта органа власти субъекта Российской Федерации, в котором целесообразно оговорить распространение на государственные и негосударственные структуры.
Реквизиты документа. Реквизиты документа – обязательные признаки документа (информационные элементы: дата, текст, подпись, печать), установленные законодательным нормативным документом - ГОСТом.
По материалам: ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов". (Принят Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 г. N 65).
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
Перечисленный состав реквизитов следует считать типовым, т. к. набор их при подготовке различных видов документов, документов одного и того же наименования в различных организационно-управленческих ситуациях может быть различным.
Среди общего перечня реквизитов выделяют постоянные и переменные реквизиты.
Постоянные – в обязательном порядке повторяются на бланках всех документов данного наименования.
Переменные – наносятся непосредственно в процессе подготовки конкретного документа.
На формуляре-образце при оформлении документов реквизиты формируются в 3 части: заголовочная, содержательная и оформляющая.
Заголовочная – начало документа, где содержатся сведения об организации или авторе документа и первичные данные о самом документе (реквизиты 1-16).
Содержательная – главная часть документа, где раскрывается его смысл и назначение (реквизиты 17-20), текст документа.
Оформляющая – совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений (реквизиты 21-24). В оформляющей части также располагаются вспомогательные делопроизводственные отметки, облегчающие работу с документом.
При работе с электронными документами следует учитывать требования ГОСТ 6.10.4-84, который устанавливает обязательные реквизиты электронных документов.
Формуляр-образец – модель построения документов.совокупность реквизитов документа, расположенных в определенной последовательности, присущих всем документам определенной системы документации.
Он указывает место реквизитов на листе бумаги, определяет площадь рабочего и служебного полей.
Рабочее поле – место, где располагаются реквизиты.
Служебное поле предназначено для закрепления документа в технических средствах хранения.
Формуляр образец по ГОСТ Р 6.30-2003. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка.
Формуляр образец по ГОСТ Р 6.30-2003. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка.
Бланк документа – стандартный лист бумаги с нанесенными на него постоянными реквизитами, содержащими информацию об организации или авторе документа, отсутствие которых лишает документ юридической силы. Для документа длительного срока хранения используют официальный или фирменный бланк, который изготовляется типографским способом или с помощью специального штампа. Для документа временного срока хранения допускается использовать ксерокопии бланков, а также бланки, создаваемые вместе с текстом и другими реквизитами на компьютере.
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов: А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм) (Соответствуют Международному стандарту ИСО 216:1975). В делопроизводстве также находит применение формат A3 (297x420), используемый для подготовки больших таблиц, диаграмм, схем в качестве приложений к различным видам документов.
Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее; 20 мм — нижнее.
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица стандартом установлены следующие виды служебных бланков:
общий бланк,
бланк письма,
бланк конкретного вида документа.
Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. В зависимости от учредительных документов организации, общий бланк включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14 (см. Реквизиты документа и Общий бланк организации (образец)).
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20. Для бланков писем характерны два варианта размещения постоянных реквизитов в рамках выделенной зоны - угловое и продольное (см. Пример 1 и Пример 2).
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19. (образец бланка приказа).
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает определенные требования к размещению на бланках постоянных реквизитов и ограничительных отметок. Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08. Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов: центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Центрированный вариант расположения реквизитов используется при типографском способе изготовления бланков. При этом под реквизиты 11, 12, 13 оставляют трафаретные места.
Флаговый вариант расположения реквизитов используется в основном при воспроизведении угловых бланков на чистом листе бумаги с помощью печатающих устройств (компьютер, печатная машинка) непосредственно при подготовке документа. При этом воспроизведение постоянных реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, для исходящих документов считается обязательным. Для внутренних документов часть реквизитов (01 - 07, 14), как правило, не воспроизводится.
Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.
Бланки документов следует изготавливать на плотной белой бумаге или бумаге светлых тонов. Воспроизведение реквизитов на бланках может производиться типографским способом, с применением средств оперативной полиграфии или с помощью вычислительной техники при подготовке конкретного документа.
При изготовлении бланков типографским способом размеры шрифтов выбирают в зависимости от количества печатных знаков в реквизите. Более крупным шрифтом выделяется наименование организации и вида документа. Допускается реквизит 08 (наименование организации) печатать рисованными шрифтами. Бланки печатаются красками насыщенного цвета, обеспечивающими незатруднительное чтение текста в удовлетворительных условиях освещения и получение качественных копий документов с помощью средств копировальной техники.
ГОСТ Р 6.30-2003 не оговаривает виды шрифтов, которыми следует пользоваться при подготовке текста документа с использованием средств вычислительной техники. Основное требование к шрифтам сводится к тому, чтобы они были хорошо читаемыми. Некоторым образом конкретизируется требование к шрифтам в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Утверждена Приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 N 68). Инструкция рекомендует при подготовке документов применять текстовый редактор Word версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером N 12, 13, 14 при печати через 1 - 2 интервала.
При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Номер страницы пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова "страница" и его сокращенных вариантов или знаков тире (- 2 -).
Особые требования предъявляются к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков. Эти требования в отношении воспроизведения реквизита 01 (Государственный герб Российской Федерации) оговорены Федеральным конституционным законом "О государственном гербе Российской Федерации" от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ (с изм. и доп. от 9 июля 2002 г.).
Правила оформления деловых бумаг, служебных писем, характеристик, а также образцы и примеры документов различного рода вы найдете в разделе "Стиль документа"
Реквизиты организации
Если организация -автор документа имеет вышестоящую организацию, то над ее наименованием указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства и т. п. указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
Пример оформления реквизитов:
Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию. В этом случае должность автора указывается ниже наименования организации, например:
РОСАРХИВ
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного дела
(ВНИИДАД)
Заместитель директора
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
Тел./факс (095) 718-78-74. E-mail: mail@vniidad.ru
ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795,
ИНН/КПП 7708033140/771001001
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
9. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
Пример оформления реквизитов:
РОСАРХИВ
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела
(ВНИИДАД)
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
Тел./факс (095) 718-78-74
E-mail: mail@vniidad.ru
http://www.vniidad.ru
ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795,
ИНН/КПП 7708033140/771001001
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). В письме наименование вида документа не указывают
11. Дата документа
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности:
день месяца, месяц, год.
День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.
12. Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Для внутренних документов (приказов, распоряжений, постановлений и т. п.) регистрационный номер - это обычный порядковый номер документа.
Для писем регистрационный номер дополняется индексом (условным обозначением) структурного подразделения или исполнителя (его личного кода), составившего документ, и номером дела по номенклатуре дел. Составные части регистрационного номера отделяются, например: 18-36-430, где 18 - индекс структурного подразделения (индекс дела), 36 - индекс корреспондента, 430 - порядковый номер документа по картотеке.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Ссылка используется только в тех видах документов, которые являются ответом на запрос (письмо, докладная записка и пр.).
14. Место составления документа.
Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
15. Адресование документа
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):
Минюст России
Департамент информатизации
и научно-технического обеспечения
При адресовании документа должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
АО "Электроцентромонтаж"
Главному бухгалтеру
В.М. Кочетову
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата:
Генеральному директору
ОАО "Северные регионы"
В.А. Лагунину
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует yказывать обобщенно, например:
Администрации районов
Московской области
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:
Главному редактору
Издательского дома "Медиадом"
Н.В. Семиной
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Образцову О.П.
ул.Садовая, д.5, кв.12,
г.Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264
При адресовании внутренних документов указывается только название структурного подразделения или должность, инициалы и фамилия его руководителя.
При направлении документа вышестоящим органам власти и управления почтовый адрес допускается не указывать.
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.
16. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Президент ЗАО "Ростекстиль"
Личная подпись ________В.А. Степанов
21.12.2004 г.
Допускается центрирование каждой строки реквизита относительно самой длинной строки, например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
АО "Электронные технологии"
Личная подпись __________Л.В. Кузнецов
21.12.2004
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне:
|
УТВЕРЖДАЮ |
|
|
Генеральный директор АО "Электронные технологии" Личная подпись ____Л.В. Кузнецов 21.12.2004 |
Генеральный директор АО "Электросервис" Личная подпись____А.Н. Панкратов 21.12.2004 |
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:
|
УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров от 05.04.2003 N 14 |
или |
УТВЕРЖДЕНО приказом ВНИИДАД от 05.04.2003 N 82 |
В резолюции даются указания по исполнению решения, постановления и т. п., зафиксированного в документе.
В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель, фамилия которого, как правило, стоит в резолюции первой.
На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции и дата, например:
А.В. Федорову
Б.С. Никонову
Л.С. Сергеевой
Прошу подготовить проект
договора с Консалтинговой группой
"ИНФОРМИКА" к 04.02.2005
Личная подпись
21.12.2004 г.
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
18. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа, например:
- Приказ
о создании аттестационной комиссии...
об использовании целевого фонда...
- Распоряжение
о повышении трудовой дисциплины...
об оценке стоимости арендованных помещений...
- Указание
о графике отпусков на 2004 год
об усилении контроля за качеством проектной документации...
- Постановление
об утверждении Положения о ...
об утверждении унифицированных форм...
- Должностная инструкция
ведущего эксперта…
секретаря-референта…
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.
19. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль", которые размещаются в верхнем правом углу документа.
20. Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").
В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").
Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 3 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
|
Приложение: |
1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. |
Отметка размещается через три интервала от левого поля документа. Многострочный текст приложения печатают через один межстрочный интервал, при нескольких приложениях их тексты разделяются пробелом в полтора интервала.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/127 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение №" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
|
Приложение № 2 к приказу Росархива от 05.06.2003 N 319 |
Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
|
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу Минздрава России от 05.06.2003 N 251 |
Приложения печатаются на стандартных листах бумаги и подписываются исполнителем или руководителем организации.
В состав реквизита "Подпись" входят:
- наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке организации);
- личная подпись;
- расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
|
Вице-президент Ассоциации региональных предприятий |
Личная подпись |
А.А. Борисов |
или на бланке:
|
Вице-президент |
Личная подпись |
А.А. Борисов |
Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:
|
Исполнительный директор |
Личная подпись |
А.А. Борисов |
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
|
Директор института
|
Личная подпись
|
М.В. Ларин |
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
|
Заместитель директора по научной работе |
Заместитель директора по научной работе |
|||
|
Личная подпись |
Ю.Г. Демидов |
Личная подпись |
К.И. Игнатьев |
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
|
Председатель комиссии |
Личная подпись |
В.Д. Банасюкевич |
|
Члены комиссии |
Личная подпись |
А.Н. Сокова |
|
Личная подпись |
А.С. Красавин |
|
|
Личная подпись |
О.И. Рысков |
Подпись должна быть не только на документах, направляемых в другие организации, но и на копиях документов, остающихся в делах организации-автора локумента.
Реквизит "Подпись" располагается после текста и отметки о наличии приложений с пропуском 3 - 4 межстрочных интервала. Печатается от левого поля документа.
23.Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации
Личная подпись ___________А.Г. Грязнова
12.04.2003
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Российской академии
медицинских наук
от 05.06.2003 № 430-162
или:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания Правления
Российской государственной
страховой компании «Росгосстрах»
от 05.06.2003 № 10
Если документ имеет два грифа согласования, их располагают на одном уровне, слева и справа:
|
СОГЛАСОВАНО Генеральный директор ООО "Феникс"
12.08.2003 |
|
СОГЛАСОВАНО 14.08.2003 |
Если грифов согласования более двух, то они размещаются двумя вертикальными рядами. В отдельных случаях при необходимости согласования документа с несколькими организациями может оформляться лист согласования.
Согласование документа относится к так называемому внешнему согласованию. Внутреннее согласование (в пределах конкретной организации) выполняется путем визирования документа.
24. Визой согласования документа (далее — виза), включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
|
Руководитель юридического отдела
|
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
|
Замечания прилагаются Руководитель юридического отдела
|
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. По усмотрению организации допускается полистное визирование документа и его приложения.
На документах, требующих особого удостоверения, подтверждения их юридической силы, ставится оттиск печати организации.
Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации.
Печати подразделяют на гербовые и простые.
Печати с изображением российского герба используются государственными учреждениями. Кроме них, такую печать получают организации, наделенные отдельными государственными полномочиями, например, частные нотариальные конторы. С 1 января 2004 года введен в действие новый стандарт печатей предприятий всех форм собственности: "НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ "ПЕЧАТИ МАСТИЧНЫЕ УДОСТОВЕРИТЕЛЬНЫЕ. Форма, размеры и технические требования"" (http://www.gosreglament.ru). Согласно новым правилам гербовая печать увеличится в диаметре на пять миллиметров. Кроме того, на ней появятся дополнительные надписи.
В печати указываются ИНН и номер свидетельства о государственной регистрации. Особые требования предъявляются к материалам, из которых изготовлена печать. Они являются более современными, что позволяет получать более четкие оттиски.
Новые гербовые печати имеют несколько степеней защиты и должны производиться у сертифицированных изготовителей. Сами сертификаты выдаются только системой ПолиграфСерт Министерства печати РФ. Документы, заверенные несертифицированными печатями, не будут иметь юридической силы.
В коммерческих организациях используется круглая печать, приравненная к гербовым для государственных организаций и содержащая также указание на ИНН и регистрационный номер.
Печати индивидуальных предпринимателей должны содержать фамилию, имя, отчество индивидуального предпринимателя, местонахождение, словосочетание: "индивидуальный предприниматель", ИНН и регистрационный номер, указанный в свидетельстве о государственной регистрации.
Примерный вид новых печатей представлен на рисунках.
Примерный перечень документов, на которых ставится печать:
Заверение копии документа производят в необходимых случаях для придания ей юридической силы.
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
|
Верно |
|
|
|
Инспектор службы кадров |
Личная подпись |
А.Г. Сергеева |
|
12.04.2003 |
|
|
Если копия документа выдается на руки или пересылается в другое учреждение, отметку о заверении удостоверяют печатью. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
Реквизиты, размещаемые на служебном поле документа
27. Отметка об исполнителе документа. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
В. А. Жуков
924 45 67
28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Отметка проставляется на первом листе документа внизу, ниже отметки об исполнителе в специально выделенной зоне, например:
В дело 01-05. Запрос направлен
05.08.2004 исх. № 132 С. Васильев
29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
1 См.: Илюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России / РГГУ. М., 1993. C. 22—23.
2 См.: ПСЗ Российской империи. Собр. первое. T. 20, № 14392.
3 См.: Там же. Т. 21, № 24686.
4 Программа включала в себя: создание организационно-методического центра; разработку типового положения о делопроизводстве как обязательной государственной норме; разработку типовых положений и должностных инструкций; развертывание производства оргтехники; унификацию документации; создание системы обучения, подготовки и переподготовки кадров; создание всесоюзного НИИ (см.: Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР. С. 117).
5 См.: СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. № 8293.
6 См.: СП СССР. 1958. № 14. Ст. 112.
7 См.: Малитиков А.С. Некоторые вопросы организации и содержания научной работы в области ЕГСД // Труды ВНИИДАД. Т. 2. М., 1973. С. 6.
8 См.: СП СССР. 1963. № 15. Ст. 159.
9 См.: Единая государственная система делопроизводства: (Основные положения) / Главархив СССР. М., 1974.
10 См.: Постановление Совета Министров СССР «Об утверждении Положения о Государственном архивном фонде СССР и Положения о Главном архивном управлении при Совете Министров СССР» // СП СССР. 1980. № 10. Ст. 71.
11 См.: Козлов В.П. Российское архивное дело. М., 1999.
12 См.: Бачило И.Л. Современные правовые проблемы документирования информации // Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив / ВНИИДАД. М., 2000. С. 8.
13 См.: СЗ РФ. 1995. № 8. Ст. 609.
14 См.: Российская газета. 1993. № 182, 21 сент.
15 См.: СЗ РФ — 1996. № 28.
16 См.: Федеральный закон от 10.01.2002. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // Российская газета. 2002. 14 янв.
17 См.: Moderner Staat — Moderne Verwaltung: Gemeinsame Geschaftsordnung der Bundesministerien. Berlin, 2000.