Тема 8 Коммуникации в менеджменте Понятие коммуникаций и их значение в управлении
Работа добавлена на сайт samzan.net:
Тема 8. Коммуникации в менеджменте
- Понятие коммуникаций и их значение в управлении. Виды коммуникаций
Коммуникации – связующий процесс в управлении, состоящий в обмене информацией, при котором с помощью различных символов передается и воспринимается смысловое значение.
Коммуникации важны для руководителей по следующим причинам:
1) руководители тратят большую часть времени на коммуникации. Согласно данным многих экспертов, на это уходит 75—95% времени руководителей. Поэтому они должны быть заинтересованы в улучшении данного вида деятельности;
2) коммуникации необходимы для эффективности управления;
3) коммуникации необходимы для утверждения авторитета и выражения воли руководителя;
4) хорошо налаженные коммуникации содействуют обеспечению организационной эффективности. Если организация эффективна в области коммуникаций, она эффективна и во всех других видах деятельности.
Основным способом реализации этой деятельности является осуществление коммуникаций.
Коммуникации в организации выполняют следующие функции:
информативные - передача истинных или ложных сведений, предоставление необходимой информации для принятия решений, идентификации и оценки возможных вариантов решений;
мотивационные - побуждение работников к исполнению и улучшению работы путем убеждения, внушения, просьб, приказов и т. д.;
контрольные - отслеживание поведения работников различными способами на основе иерархии и формальной соподчиненности;
Виды коммуникаций
- По направленности:
- Горизонтальные коммуникации - это коммуникации между различными отделами организации. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. К примеру, представители разных отделов периодически обмениваются информацией по таким вопросам, как составление расписания занятий, уровень требований в программах для выпускников.
- Вертикальные коммуникации. Информация может передаваться по нисходящей, т.е с высших уровней на низшие. Таким путем, подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т. п. Например, вице-президент по производству может сообщать управляющему заводом о предстоящих изменениях в производстве продукта. В свою очередь, управляющий заводом должен проинформировать подчиненных ему руководителей об особенностях готовящихся изменивши. Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность. Коммуникации по восходящей, т. е. снизу вверх, также выполняют функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел.
- По виду отправителя:
- Формальные - это коммуникации, которые определяются организационной структурой предприятия, взаимосвязью уровней управления и функциональных отделов. Чем больше уровней управления, тем выше вероятность искажения информации, так как каждый уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения.
- Неформальные - канал распространения слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа "только между нами".
- По средствам передачи информации:
- Вербальные коммуникации, осуществляемые с помощью устной речи как системы кодирования.
- Невербальные – это сообщения, посланные отправителем без использования устной речи как системы кодирования, с помощью жестов, мимики, поз, манер и т.д.
- С помощью технических средств
- По виду получателя
- Внутренние - под ними понимаются информационные обмены, осуществляемые внутри организации, между ее элементами (различными уровнями и подразделениями).
- Внешние - это коммуникации между организацией и средой. Факторы внешней среды очень сильно влияют на деятельность организации. От этих факторов зависят коммуникационные потребности организации. Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, имиджа организации на местном, общенациональном или международном уровне. Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты.
- Коммуникационный процесс, элементы и этапы коммуникационного процесса.
Коммуникационный процесс - это обмен информацией между двумя или более людьми. Основная цель коммуникационного процесса — обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений.
В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:
1. Отправитель - лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.
2. Сообщение - собственно информация, закодированная с помощью символов.
3. Канал - средство передачи информации.
4. Получатель - лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.
Четыре этапа коммуникаций
1. Зарождение идеи. Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. Многие попытки обмена информацией обрываются на этом первом этапе, поскольку отправитель не затрачивает достаточного времени на обдумывание идеи. На этом этапе необходимо осознать, какие идеи предназначены к передаче до того, как вы отправляете сообщение, а также оценить адекватность и уместность ваших идей с учетом конкретной ситуации и цели коммуникаций.
2. Кодирование и выбор канала. Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонации и жесты. Такое кодирование превращает идею в сообщение. Отправитель должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. К некоторым общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Если канал непригоден для физического воплощения символов, передача невозможна. Так может быть неосуществимым одновременный разговор со всеми работниками сразу. Можно разослать памятные записки, предваряющие собрания небольших групп, для обеспечения понимания сообщения и приобщения к проблеме. Если канал не слишком соответствует идее, зародившейся на первом этапе, обмен информацией будет менее эффективен. Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом. Часто желательно использовать два или большее число средств коммуникаций в сочетании. Процесс усложняется, поскольку отправителю приходится устанавливать последовательность использования этих средств и определять временные интервалы в последовательности передачи информации. Тем не менее, исследования показывают, что одновременное использование средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективнее, чем, скажем, только обмен письменной информацией.
3. Передача. На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие люди по ошибке и принимают за сам процесс коммуникаций. В то же время, как мы видели, передача является лишь одним из этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица.
4. Декодирование. После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его. Декодирование — это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формировалась его идея. Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информации на этом должен завершиться. Однако по ряду причин, получатель может придать несколько иной, чем в голове отправителя, смысл сообщению. С точки зрения руководителя, обмен информацией следует считать эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи, произведя действия, которых ждал от него отправитель.
3. Коммуникационные барьеры. Коммуникационные сети.
1) Технический барьер или Плохая обратная связь в виде шумов и помех в искусственных коммуникационных каналах. Шумы имеют естественное происхождение, а помехи создаются умышленно. Из-за воздействия шумов и помех уменьшается различимость полезных сигналов. Это актуально для радиосвязи, проводной связи, видео-звукозаписи, компьютерной техники (вспомним компьютерные вирусы, засорение пространства Интернет).
2) Межъязыковый барьер возникает при несоответствии языков, кодовых систем, тезаурусов коммуниканта и реципиента. Включает в себя неверное истолкование слов, незнание терминов, неправильное понимание невербальных средств. В настоящее время насчитывается несколько тысяч стихийно возникших языков, наречий и диалектов. Главный ущерб, наносимый межъязыковым барьером, состоит не в том, что чужеземцы, сталкиваясь друг с другом, не могут объясниться на бытовые, торговые или военные темы. Главная беда состоит в том, что естественный язык накладывает печать своеобразия на национальную культуру, общественное сознание, индивидуальное мировоззрение.
3) Социальный барьер возникает между людьми, говорящими на одном и том же естественном языке, но принадлежащими к различным социальным группам. Затруднено взаимопонимание разных поколений (споры "отцов" и "детей"), представителей разных классов и сословий, имеющих антагонистические интересы, жителей города и села, мужчин и женщин, людей с разным образовательным цензом и т. д. Сущность социального барьера не в различных жаргонах, стилях речи, отличающих одну социальную группу от другой, а в различии ценностных ориентации, личного психофизиологического и житейского опыта, содержание групповой памяти.
4) Психологический барьер. В сознании общающихся людей формируется образ (имидж) партнера, который может быть привлекательным или отталкивающим, безразличным или волнующим и т. д.
Коммуникационная сеть – соединение определенным образом информации потоками участвующих в коммуникациях сторон.
Создаваемая коммуникационная сеть состоит из горизонтальных, вертикальных и диагональных связей. Горизонтальные связи устанавливаются между равными по уровню индивидами — коллегами. Вертикальные связи осуществляются между руководителями и подчиненными. Диагональные связи — это связи с руководителями и подчиненными коллег.
Коммуникационные сети:
Игрек. В такой сети руководитель контролирует деятельность подчиненных. Число каналов может быть различным, но всегда есть центр, к которому они сходятся.
Преимущества:
1) есть признанный лидер, который несет ответственность за работу сети. Здесь сильны связи между начальником и подчиненным;
2) устойчивее других сетей, вся официальная информация исходит из центра и идет к центру;
3) позволяет быстро приступить к выполнению заданий, так как информацию и инструкции из центра можно послать одновременно всем участникам группы;
4) здесь больше порядка, точности в выполнении заданий, так как центр контролирует всю сеть. Но если в центре некомпетентный человек, «звезда» становится неэффективной. Поэтому главное значение имеет выбор лидера.
Основным недостатком считается ее жесткость, невозможность проявления инициативы подчиненных. Ни в одной другой сети система подчинения не выражена столь ярко, и, чтобы работа здесь шла гладко, она должна строжайше соблюдаться. Поэтому качество работы такой сети определяется в центре. Оно не может быть выше уровня работы руководителя.
Является централизованной сетью и наиболее эффективна для решения простых, текущих задач.
Круг. «Круг» можно назвать полной противоположностью «звезды». Члены группы свободно общаются между собой, в равной степени обрабатывают информацию и принимают решение. Здесь полностью отсутствует формальный лидер, контролирующий деятельность сети. Это не означает, что в нем отсутствуют силовые линии или целенаправленное воздействие.
Преимущества:
1) формирует более благоприятный морально-психологический климат в группе и обеспечивает более высокую мотивацию и активность ее участников;
2) воспитывает лидеров, так как способности каждого человека на виду, и он заинтересован в том, чтобы показать себя с лучшей стороны;
3) благоприятствует творческой работе;
4) имеет больше контрольных точек, так как информация поступает от всех участников сети.
Недостатки «круга»:
1) может возникнуть феномен «группового мышления»;
2) возможный выигрыш в гибкости может угрожать стабильности и порядку;
3) возможный выигрыш от неполного просеивания информации и большего числа контрольных точек может достигаться за счет уменьшения контрольных функций каналов.
«Круг» наиболее эффективен для решения сложных творческих задач.
Сеть-цепочка обычно называется цепочкой управления. Чтобы переместить сообщение из одного конца этой сети в другой, требуется, чтобы сообщение прошло через все промежуточные узлы. Это самый медленный и наиболее подверженный ошибкам метод коммуникации, так как каждый раз, когда передается сообщение, есть значительная вероятность потери или изменения какой-то информации
Сеть паутина – каждый узел способен осуществлять коммуникацию с каждым узлом сети. Это означает, что информация, имеющаяся у любого члена сети, может быть передана любому другому члену сети. Такая модель не избавлена от проблем. Такой тип коммуникаций трудно поддается контролю вследствие множества всевозможных соединений. По мере увеличения количества участников растет и количество коммуникационных связей.
В сетях типа «колесо» представлена формальная централизованная иерархия власти, при которой через «коммутатора – руководителя» передаются все задачи, и на нем же замыкаются все связи («А»). Работа группы зависит от формальных полномочий «А». Он может способствовать или препятствовать деятельности группы. Если на руководителе («А») замыкается слишком большое число каналов, это приведет к его перегрузке. Считается, что коммуникационная сеть типа «колесо» надежная, если проблема, которую необходимо решить, проста, и не годится, если решение сложной проблемы зависит от взаимного обмена идеями и постоянной обратной связи.
4. Невербальные барьеры коммуникаций.
Невербальная форма общения - это общение с помощью языка, предоставленного человеку природой и запечатленного в жестах, интонации, мимике, позах, экспрессии движений и т. п. Невербальные коммуникации в большинстве случаев имеют бессознательную основу и свидетельствуют о действительных эмоциях участников коммуникаций. Ею трудно манипулировать и трудно скрывать в любой межличностной коммуникации.
Некоторые источники утверждают, что вербальные коммуникации составляют 7% информации, звуки и интонация - 38%, жесты, пантомима - 55%.
К невербальным барьерам коммуникаций относят:
- визуальные барьеры (особенности телосложения, походка, движение рук, ног, поза и смена поз, визуальный контакт, кожные реакции, психологическая дистанция);
- акустические барьеры (интонация, тембр, темп, громкость, высота звука, речевые паузы и др.);
- тактильная чувствительность (рукопожатия, похлопывания, поцелуи и др.);
- ольфакторные барьеры (запахи).
5. Методы улучшения организационных коммуникаций.
Регулирование информационных потоков
Руководители на всех уровнях организации должны представлять потребности в информации - собственные, своих начальников, коллег и подчиненных. Руководитель должен научиться оценивать качественную и количественную стороны своих информационных потребностей, а так же других потребителей информации в организации. Он должен стараться определить, что такое «слишком много» и «слишком мало» в информационных обменах.
Управленческие действия
Планирование, реализация и контроль формируют дополнительные возможности управленческого действия в направлении совершенствования информационного обмена. Обсуждение и прояснение новых планов, вариантов стратегий, целей и назначений, необходимых для более эффективной реализации намеченного, контроль хода работ по плану-графику, отчеты по результатам такого контроля - вот дополнительные действия, подвластные руководителю.
Системы обратной связи
Такие системы составляют часть системы контрольно-управленческой информационной системы в организации. Один из вариантов системы обратной связи - перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения определенных вопросов. Опрос работников - еще один вариант системы обратной связи. Такие опросы можно проводить с целью получения информации от руководителей и рабочих по сотням вопросов: 1. Четко ли доведены до них цели их деятельности; 2. С какими потенциальными или реальными проблемами они сталкиваются или могут столкнуться; 3. Получают ли они точную или своевременную информацию, необходимую им для работы. 4. Открыт ли их руководитель для предложений. 5. Информированы ли они о грядущих переменах, которые отразятся на их работе.
Системы сбора предложений
Разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Все работники получают при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта организации. Цель подобных систем - снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх.
Информационные бюллетени, публикации и видеозаписи организации
Издаются ежемесячно и содержат информацию для всех работников.
2. Питание Папа-50000руб Хлеб 20 руб-шт
3. ОКраснова Земельное право ЭЛЕМЕНТАРНЫЙ КУРС Второе издание переработанное и дополненное ЮРИСТ
4. 20 г по 20 г
5. Материальный баланс нефтеперерабатывающего завод
6. после семьи фактором
7. Конкурентоспособность организации
8. Роковые яйца фантастическая повесть Михаила Булгакова впервые опубликованная в 1925 году
9. Васко Да Гама
10. на тему- Разработка технологической карты на кладку стен из кирпича
11. Административно-правовой статус иностранных лиц и лиц без гражданств
12. тема Швейцарии Швейцария относится к числу наиболее респектабельных финансовых центров Европы
13. Реферат- Стратегический анализ вертикальной интеграции
14. И все мы в очередной раз будем ждать Чуда Так давайте начнём верить в него и ждать уже сегодня Ж
15. Філософія Стародавньої Індії
16. образовательного процесса
17. Причины русскотурецкой войны 17681774 гг
18. Очки или контактные линзы
19. ТЕХНИЧЕСКОЙ ЗАЩИТЫ ИНФОРМАЦИИ Торокин А
20. Реконструкции 1 этап