Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
12
Лабораторна робота №4
Тема: Робота з таблицями баз даних в EXCEL 2000
Мета роботи: навчитися створювати та редагувати бази даних в табличному процесорі EXCEL, вміти працювати з функціями бази даних.
1. Створення та редагування таблиці бази даних в Excel 2000
Організована у спеціальний спосіб сукупність даних називають базою даних. Інформація в базах даних зберігається в рядках та колонках так само, як і в електронній таблиці. Тому логічно, що електронні таблиці можна використовувати для роботи з базами даних. При цьому рядки називатимемо записами, а колонки - полями, а саму базу даних - списком.
При роботі з великими базами даних використовують спеціальні програми, які називаються системами керування базами даних (СКБД). Програма Excel 2000 містить функції, які дозволяють обробляти великі таблиці даних. Тому можна вважати цю програму СКБД. Функції, які працюють з базами даних, називаються функціями списку.
Програма автоматично розпізнає списки. Якщо Ви хочете працювати з функціями списку, то достатньо помістити вказівник миші в довільну комірку всередині списку.
Зауваження. Функції списку не можна застосувати для несуміжних комірок.
При автоматичному визначенні списку ознакою його закінчення є порожній рядок. Не рекомендується створювати декілька списків на одному аркуші, а також розміщувати формули та діаграми поруч зі списком, оскільки після використання функції автоматичної фільтрації такі об'єкти можуть зникнути.
Після введення даних користувач отримає таблицю, наприклад таку, як показано на Рис.. 1
При роботі зі списками важливою є інформація про назви полів. Цей рядок повинен передувати списку записів. Назва кожного поля не повинна повторюватись і перевищувати 255 символів (для зручності назви полів повинні бути якомога коротші).
Перед початком заповнення таблиці потрібно належним чином відформатувати комірки полів.
Рис. 1 Таблиця даних
Вводити, змінювати та знищувати записи у списки можна, вводячи інформацію з клавіатури у відповідні комірки та використовуючи відповідні клавіші. Програма Excel 2000 дозволяє виконувати ці операції за допомогою спеціального діалогового вікна, так званої форми списку. Крім редагування та створення нових записів, форма дозволяє здійснювати пошук записів, які відповідають певній умові (критерію пошуку).
Для створення критерію пошуку даних можна використовувати два символи шаблонів, а саме "*" (який замінює будь-яку кількість символів) та "?" (замінює один символ), а також логічні оператори порівняння: " =", ">", "<", ">=", "<=", "<>". Пошук можна здійснювати одночасно по декількох полях.
Якщо Ви формуєте список, який містить значення, котрі повторюються, можна використовувати функцію Автозаповнення.
Програма Excel 2000 дозволяє користувачу задати параметри введення даних, а саме допустимий тип даних чи діапазон дозволених числових значень. Також можна вказати перелік дозволених для введення текстових значень, який буде висвітлюватися у вигляді випадного списку при переході до відповідної комірки. Крім можливостей накладання обмежень на введення, програма дозволяє створювати повідомлення для користувача, які висвітлюватимуться при введенні нових даних та при появі помилок у процесі заповнення таблиці. Усі ці операції можна задати за допомогою команди меню Данные => Проверка.
2. Сортування даних
При роботи з великими масивами часто потрібно виконувати сортування даних по певних полях. При сортуванні порожні комірки розміщуються завжди в кінці списку. Для того щоб. сортування проводилось правильно, необхідно вказати поля, які будуть визначати новий порядок записів. Такі поля називаються ключовими.
Програма дозволяє сортувати список за трьома стовпцями одночасно. Якщо виникає потреба у сортуванні більше як по трьох стовпцях, можна виконати декілька послідовних сортувань по меншій кількості стовпців. При цьому потрібно сортувати спочатку на найменш важливому стовпці, потім повторити сортування по стовпцю наступного ступеня важливості і т.д.
Сортувати можна як числові, так і текстові поля. При цьому текстові поля сортуються в алфавітному або у зворотному до нього порядку, а числові поля - або за зростанням, або за спаданням значень. Сортування за полями, які містять дату та час, будуть проводитись правильно лише тоді, коли вони представлені у відповідному форматі Дата/час. Якщо Вам потрібно сортувати за одним полем, то можна використовувати кнопки ая та яа панелі інструментів, якщо ж сортуватимете по декількох полях (двох або трьох), скористайтесь послідовністю команд, меню Данные => Сортировка.
За замовчуванням виконується сортування рядків списку. Проте програма дозволяє сортувати і стовпці (поля) списку. Також передбачена можливість створення користувачем свого порядку сортування.
При сортуванні потрібно уважно ставитись до комірок, в, яких є формули. При сортуванні рядків посилання на інші комірки, які знаходяться у тому ж рядку, залишаться правильними і після сортування. Якщо ж у формулі є посилання на інші рядки, то ці посилання після сортування будуть невідповідними. Аналогічна ситуація виникне при сортуванні стовпців: якщо у формулі є посилання на інший стовпець, то після сортування вони будуть помилковими.
Щоб уникнути помилок при сортуванні списків, які містять формули, потрібно дотримуватися таких рекомендацій:
3. Фільтрування списків
Фільтри, які використовуються в Excel 2000, значно спрощують процес введення та знищення записів зі списку, а також процес пошуку інформації. Перевага застосування фільтрів у порівнянні зі застосуванням форм полягає в тому, що результат запиту можна скопіювати в окреме місце таблиці та зразу ж використовувати для обчислень. При фільтрації записи, які не відповідають вказаній умові, ховаються, проте послідовність їх розміщення залишається таких, який була в списку перед фільтруванням. Відфільтровані записи можна використовувати для розміщення в інших місцях робочого аркуша.
До засобів фільтрування належать функції Автофільтр та Розширений фільтр. Рис. 2.
Автофільтр дозволяє виводити на робочому аркуші не весь список, а лише ті записи, які відповідають встановленим умовам. Ця функція часто використовується при друці потрібних даних. Умови (критерії фільтрування) вибираються з випадного списку, який знаходиться на кожному полі після включення команди Автофільтрування. Умови можна накладати як на одне поле, так і на всі одразу. При цьому критерій, який накладається на якесь поле, може складатися з двох частин, об'єднаних логічними операціями И (And) та ИЛИ (Or). При об'єднанні умов за допомогою логічного "І" будуть виводитись записи, які задовольняють одночасно обидва критерії. Якщо ж умови об'єднані логічним "АЛЕ", то будуть виводитись записи, які задовольняють хоча б один із критеріїв. Створюючи критерії фільтрації, можна використовувати шаблони символів (* та ?).
Рис. 2. Виділений діапазон комірок з функцією Автофільтр
У результаті виконання команди автофільтру на екрані залишаться лише записи, які задовольняють усі встановлені користувачем критерії. Інші записи будуть заховані. Їх можна буде відобразити знову на екрані після виключення роботи фільтру. Відфільтровану таблицю можна вставити в довільне місце робочого аркуша для подальшої роботи.
Команда Расширенный фильтр, на відміну від команди Автофильтр, дозволяє:
При використанні розширеного фільтру, критерії фільтрації задають безпосередньо на робочому аркуші. Перевага цього способу полягає в тому, що користувач завжди може змінити критерії пошуку, оскільки вони утворюють окрему таблицю, яку . можна редагувати відомими засобами.
У результаті виконання розширеного фільтру результат можна скопіювати в інше місце робочої книги або залишити на старому місці списку, заховавши при цьому непотрібні записи; (аналогічно як після виконання функції Автофільтру).
При створенні критеріїв потрібно пам'ятати, що умови діапазону умов, які записано в одному рядку, сприймаються такими, що об'єднані логічними "І", а записи різних рядків об'єднані логічним "АЛЕ". У комірки з умовами, при потребі, можна вводити оператори порівняння та формули.
Зауваження. Знак "=" (дорівнює) при створенні критеріїв не використовується, оскільки у цьому випадку програма розумітиме створений критерій як формулу і при введенні його тексту повідомить про помилку.
4. Функції баз даних
Програма Excel 2000 дає можливість працювати з функціями, які призначені для роботи зі списками. Усі вони дають інформацію про записи списку, які задовольняють певним умовам. До таких функцій належать: СЧЕТЕСЛИ, СУММЕСЛИ, ДСРЗНАЧ, БСЧЕТ, БСЧЕТА, БИЗВЛЕЧЬ, ДМАКС, ДМИН, БДПРОИЗВЕД, ДСТАНДОТКЛ, ДСТАНДОТКЛП, БДСУММБ БДИСП, БДИСПП.
Створення бази даних на основі шаблону таблиці
Програма Excel 2000 дозволяє створювати бази даних (списки) на основі даних, які вводяться у шаблони таблиць. Це дає змогу користувачеві, працюючи з багатьма таблицями, заносити дані з відповідних комірок таблиць у базу даних. Як правило, цим користуються при створенні зведених відомостей та статистичному зборі інформації, наприклад на підприємстві, яке складається з багатьох підрозділів. У процесі заповнення форми таблиці-шаблону необхідна інформація (підсумки, характерні значення, основні параметри тощо) автоматично заносяться у зв'язану зі шаблоном базу даних як новий запис. Таким чином, кожна нова заповнена форма таблиці шаблону буде утворювати новий запис бази даних, наповнюючи її інформацією.
Основні вміння та навики
1. Створення та редагування списку (бази даних).
Основні правила роботи зі списками
1.: Кожен стовпчик повинен містити інформацію одного типу.
2. Один чи два верхні рядки повинні містити заголовки, які описують вміст розміщених нижче даних.
3. У список не варто вводити порожніх рядків та стовпців.
4. Найкраще кожен список розміщувати на окремому робочому аркуші.
5. Не розміщуйте жодних даних праворуч та ліворуч від списку, оскільки вони можуть заховатися в процесі фільтрації даних.
Перед тим як приступати до створення списку на робочому аркуші Excel, потрібно добре продумати його структуру і визначити, які дані будуть входити у нього. Створення списку має починатися з формування заголовків стовпців. Для цього необхідно ввести назви полів у порожній рядок робочого аркуша електронної таблиці та вибрати ширину полів так, щоб у них поміщалась уся інформація, яка буде вводитись у комірки стовпця. Якщо заголовки оформлені іншим шрифтом, начерком, кольором, тоді програма автоматично визначатиме, що вводиться список.
Вводити записи потрібно з наступного після заголовку рядка, не залишаючи порожніх комірок. Усі записи потрібно оформити однаково, але не так, як заголовки стовпців. При введенні даних не потрібно залишати порожніх рядків, оскільки програма вважатиме, що це кінець списку.
Порядок введення записів в список ролі не відіграє. Не варто вводити рядків дефісів та символів підкреслення в таблицю.
Якщо Вам потрібно створити велику таблицю (яка містить багато записів), то зафіксувати заголовок таблиці можна виконавши команду Закрепить область меню Окно.
Таблиці-списки можна створювати та редагувати так само, як і звичайні таблиці, тобто за допомогою відповідних клавіш керування курсором. Якщо у списку містяться значення які повторюються, то можна скористатися функцією Автозаповнення, яка активізується після встановлення опції Автозаполнение значений ячеек на вкладці Правка, діалогового вікна Параметры (воно відкриється після виконання команди меню Сервис => Параметры). При введенні даних у список програма перевірить вміст інших комірок даного стовпця. Якщо в цих комірках знаходиться текст, перші символи якого співпадають з символами, які ввів користувач, то введення даних завершиться автоматично. Після натискання клавіші [Enter] користувач підтверджує введення запропонованого програмою тексту. Якщо потрібно зігнорувати пропозицію програми, то необхідно продовжувати введення даних.
Функції списку створюють додаткову можливість для обробки даних за допомогою використання діалогового вікна форми даних.
Форма значно спрощує роботу зі списками. У ній знаходяться поля введення, назви яких відповідають заголовкам стовпців списку. У вікнах даних можна редагувати записи списків, доповнювати існуючу базу новими даними, здійснювати пошук інформації, а також знищувати непотрібні записи.
Для того щоб викликати вікно форми, активізуйте будь-яку комірку таблиці. У меню Данные виберіть пункт Форма у діалоговому вікні наведено загальну кількість записів списку та вказаний порядковий номер відкритого запису. Кожен запис списку буде подано у вигляді формуляра з відповідними полями. За допомогою відповідних кнопок (Добавить, Удалить, Вернуть, Назад, Далее, Закрыть можна виконувати операції над записами списку.
При відкритті діалогового вікна форми (назва якого відповідає назві аркуша, з яким працює користувач), за замовчуванням у ньому з'являється інформація першого запису списку. Для того щоб відредагувати цей запис, потрібно внести зміни у відповідні поля діалогового вікна. Переміщатись полями діалогового вікна можна за допомогою клавіші [Tab] (для переміщення в наступне поле) та комбінації клавіш [Shift+Tab] (для повернення у попереднє). Зміни вносяться у запис при переході в наступний запис або після натискання клавіші [Enter].
Якщо Вам потрібно перейти на інший запис списку, то це можна здійснити одним із запропонованих нижче способів:
- за допомогою смуги прокрутки;
- за допомогою кнопок Назад та Далее;
- за допомогою клавіш [PgUp] та [PgDn];
- за допомогою клавіш керування курсором [ ] та [ ]. Кнопка Вернуть та клавіша [Esc] призначені для відміни внесених змін у запис.
Зауваження. Якщо запис, який видно у діалоговому вікні, не змінювати, то кнопка Вернуть недоступна, а клавіша [Esc] призведе до закриття діалогового вікна.
За допомогою кнопки Закрыть діалогове вікно можна закрити. При цьому всі зміни в записах зберігаються.
Натискання кнопки Удалить знищить запис, який видно у діалоговому вікні форми. При цьому програма повідомить про виконання знищення запису. Пам'ятайте, що знищений запис неможливо відновити.
Якщо Вам потрібно додати новий запис до списку, натисніть кнопку Добавить, і з'явиться порожня форма для заповнення інформацією кожне з полів таблиці.
Кнопка Критерии, діалогового вікна форми дозволяє, здійснювати пошук даних.
Перевірка даних, які вводяться у список
Для того щоб задати умови перевірки даних, які вводяться у відповідний діапазон комірок, виділіть цей діапазон та викличте команду меню Данные => Проверка. При цьому відкриється діалогове вікно Проверка-вводимых значений (Рис...3).
Рис. 3. Діалогове вікно для задання умов на введення даних
На вкладці Параметры можна задати тип даних та допустимі значення. Для цього потрібно розкрити список Тип данных та вибрати один з таких типів: Любое значение, Целое число, Действительное, Список, Дата, Время, Длина текста, Другой. Після цього діалогове вікно зміниться і можна буде ввести додаткову інформацію для вибраного типу.
Якщо ви хочете задати список допустимих значень, то після вибору типу Список, вкажіть діапазон робочого листа, де знаходиться список допустимих значень.
Для того щоб при введенні відбувалась перевірка даних за якоюсь формулою, виберіть тип Другой та введіть потрібний вираз в поле Формула (наприклад, якщо потрібно, щоб при введенні даних в список, представлений на мал. 3., перевірялась умова на введення даних полів культивація та боронування за формулою культивація < боронування у поле Формула, необхідно ввести вираз F3<I3).
Для створення підказки для користувача при введенні необхідних даних виберіть вкладку Сообщение для ввода діалогового вікна Проверка вводимых значений. Тут можна ввести заголовок і текст повідомлення. Коли користувач виділить комірку, на яку накладена ця умова, повідомлення з'явиться поруч з нею.
Якщо потрібно створити повідомлення, яке буде інформувати користувача про введення неправильних даних (даних, які не відповідають заданим на вкладці Параметры умовам), відкрийте вкладку Сообщение об ошибке діалогового вікна Проверка вводимых значений та введіть заголовок повідомлення. Крім того, з випадного списку Вид можна вибрати тип повідомлення, які супроводжуються відповідними малюнками-значками та кнопками, що дозволяють вибрати той чи інший варіант дій для продовження роботи.
3. Пошук записів
Для пошуку відповідних записів за допомогою форми даних, використовуються критерії пошуку, тобто умови, які повинні задовольняти шукані записи. Якщо натиснути кнопку Критерии, то з'явиться діалогове вікно форми даних без записів (мал. 3.4), яке відрізняється від попереднього лише тим, що замість кнопки Критерии знаходиться кнопка Правка, а замість Удалить -Очистить. Кнопка Добавить у ньому завжди неактивна, кнопки Очистить та Вернуть використовуються для редагування критеріїв пошуку, за допомогою кнопок Назад, Далее та Правка відбувається перегляд записів, які задовольняють умови пошуку, кнопка Закрыть дозволяє завершити роботу з формами.
Для пошуку потрібних записів необхідно ввести критерії .пошуку і відповідні поля діалогового вікна. Якщо інформація, яка використовується як критерій відома, то достатньо ввести її у .потрібне поле (наприклад, для того щоб відобразилися усі записи „ викладачів, які працюють на посаді доцента, в поле Посада треба ввести критерій доц).(Рис. 4.)
Рис. 4 Діалогове вікно пошуку критеріїв
У критеріях можна використовувати символи шаблонів ("*" - для заміни будь-якої кількості довільних символів та "?" - для заміни не більше, ніж одного символу) (наприклад, для пошуку усіх працівників, прізвища, яких починаються з літери К, потрібно в поле Прізвище ввести критерій К*).
У випадку необхідності пошуку записів за числовими умовами використовують логічні оператори порівняння (наприклад, для пошуку працівників, у яких навантаження не перевищує 500 год, у полі Навантаження потрібно ввести критерій <=500).
Ввівши усі потрібні критерії пошуку, натисніть одну із кнопок Назад, Далее або Правка. Після цього в діалоговому вікні відобразиться перший запис, який задовольняє заданим умовам. Переглянути усі такі записи можна за допомогою кнопок Назад та Далее.
Зауваження. Програма почне перегляд записів саме з того місця таблиці, де знаходився курсор перед відкриванням діалогового вікна форми. Тому перед початком пошуку записів рекомендується зробити активним перший запис списку.
4. Сортування даних в таблиці.
Для того щоб відсортувати рядки по одному (ключовому) полю, достатньо активізувати будь-яку комірку цього поля та натиснути одну з кнопок ая або яа панелі інструментів (вибір кнопки залежить від способу сортування).
Якщо потрібно відсортувати дані по декількох полях перебуваючи в будь-якій комірці списку, викличте команду меню Данные => Сортировка. При цьому відкриється діалогове вікно Сортировка диапазона (Рис.5).
Рис. 5 Діалогове вікно Сортировка диапазона
Зауваження. При застосуванні функцій списку, виділення цілої таблиці відбувається автоматично. Якщо ж потрібно сортувати лише окремий діапазон рядків або стовпців, то перед сортуванням його потрібно виділити.
Якщо перший рядок діапазону містить назви полів, то потрібно ідентифікувати поля за підписами першого рядка, тобто задати опцію подписям (первая строка диапазона) області Идентифицировать поля по. Опція обозначениям столбцов листа цієї області дозволить сортувати записи з урахуванням даних першого запису виділеного діапазону комірок, тобто назви полів будуть розглядатися системою як дані першого запису. Назви полів, по яких має відбуватися сортування, вибирають з випадного списку поля. Для кожного з трьох можливих полів задають порядок сортування записів.
За замовчуванням Excel 2000 не враховує різницю між регістрами в полях. Якщо потрібно враховувати різницю між великими та малими літерами, натисніть кнопку Параметры..., в результаті чого відкриється діалогове вікно Параметры сортировки (Рис.6).
Діалогове вікно дозволяє встановити такі опції:
• у полі Сортировка по первому ключу можна задати порядок сортування (звичайне або за списком, створеним користувачем);
• поле Учитывать регистр дозволяє встановити при сортуванні різницю між великими та малими літерами;
Рис. 6. Діалогове вікно параметри сортування
• розділ Сортировать містить два перемикачі, які дозволяють здійснювати сортування за записами або за полями.
Після встановлення усіх необхідних параметрів сортування і натискання кнопку ОК, користувач побачить у вікні програми відсортований список.
5. Застосування функції автоматичного фільтрування
Для того щоб викликати функцію автофільтра, необхідно помістити вказівник комірки всередину списку та виконати команду меню Данные => Фильтр => Автофильтр. При цьому поряд з назвами полів з'являться кнопки розкриття списку, який дозволяє встановити критерії фільтрування (Рис. 2).
Після встановлення автофільтру у ролі критерію можна застосовувати вміст будь-якої комірки стовпця. Для цього потрібно розгорнути список біля заголовку таблиці та вибрати (клацнувши правою кнопкою миші) по елементу списку. Після цього на екрані залишаться лише записи, які задовольняють вибраному критерію, а в рядку стану висвітлиться кількість відфільтрованих записів. Стрілка на кнопці випадного списку біля назви поля, на яке накладена умова, змінить колір з чорної на синю.
За допомогою елемента (Первые 10) можна вивести на екран 10 записів з найбільшими або найменшими числовими значеннями. Після вибору цього елемента відкривається діалогове вікно (мал. 3.8), в якому можна змінити кількість записів. Які повинні відобразитися, задати, які записи повинні виводитись (максимальні :чи мінімальні), а також встановити числове чи процентне обмеження на кількість виведених на екран записів.
Відбір записів можна продовжувати, додаючи критерії в інших стовпцях. При цьому усі вибрані умови будуть зв'язані між собою логічним "І".
Функція автофільтр дозволяє створювати користувачеві свій автофільтр. Цю можливість надає програма при виборі елемента (Условие...). При цьому відкривається діалогове вікно (мал. 3.8), в якому можна створити комплексні умови, об'єднавши їх за допомогою логічних операторів "І" та "АБО". Наприклад, якщо потрібно відобразити записи працівників, прізвища яких і знаходяться в діапазоні літер А-Д, то потрібно задати умови: больше А и меньше Д. При цьому не має значення, в якому регістрі ви введете початкові літери діапазону.
Елемент випадного списку (Все) дозволяє знову відобразити усі значення поля (тобто відмінити фільтр). Для відміни фільтрів також можна використати команду меню Данные => Фильтр = > Отобразить все.
6. Застосування розширеного фільтру
Основою розширеного фільтру є діапазон умов, який повинен складатися щонайменше з двох рядків. Його потрібно розмістити над або під таблицею даних. Якщо може виникнути потреба збільшення списку, то таблицю з критеріями потрібно розміщувати над списком. Для цього на початку таблиці варто залишити декілька порожніх рядків, в перший з яких скопіювати заголовки стовпців списку. У всіх випадках, крім створення умов з формулами, тобто крім обчислювальних умов, заголовки діапазону повинні точно співпадати з заголовками стовпців таблиці даних.
У комірки під відповідними заголовками, записують відповідні умови. Для об'єднання критеріїв за допомогою логічного оператора "І" їх потрібно записувати в одному рядку.
Якщо ж умови повинні бути об'єднані логічним "АБО", то критерії записуються у різних рядках.
Зауваження. Якщо множина критеріїв складається лише з декількох полів, то необов'язково копіювати усі заголовки стовпців, а можна скопіювати лише ті, які братимуть учать у фільтруванні.
При створенні текстових умов потрібно пам'ятати про таке:
• одна літера в умові означає, що належить вибрати записи, які починаються з цієї літери;
• символи порівняння > та < означають, що треба знайти всі записи, які знаходяться за алфавітом після (>) або перед (<) введеним текстовим значенням;
• формула ="=text" означає, що необхідно знайти записи, які точно співпадають з послідовністю символів text.
• при створенні умов можна використовувати символи шаблону.
Обчислювальні умови відрізняються від звичайних умов з символами порівняння тим, що дозволяють використовувати значення, які отримуються в результаті обчислень за формулами. Наприклад, для того щоб відобразити на екрані лише записи тих працівників, оклад яких перевищує 250 грн., достатньо ввести умову на поле Оклад у вигляді виразу >250. Якщо ж потрібно вивести записи усіх працівників, у яких оклад перевищує середнє значення окладу по підприємству, то без обчислення цього середнього значення не обійтися.
При створенні обчислювальних полів потрібно пам'ятати такі правила:
А: заголовок над обчислювальною умовою повинен відрізнятися від будь-якого заголовку стовпця списку; він може бути порожнім або містити будь-який текст;
В: посилання на комірки, які знаходяться за межами списку мають бути абсолютними;
С: посилання на комірки, які знаходяться в списку повинні бути відносними.
Якщо користувач часто використовує фільтрування відповідно до створених критеріїв, то діапазону умов варто присвоїти якесь ім'я.
Після того як створено таблицю критеріїв, необхідно виконати команду меню Данные => Фильтр => Расширенный фильтр. При цьому відкриється діалогове вікно Расширенный фильтр (Рис. 7).
Рис. 7. Діалогове вікно розширеного фільтру
У ньому потрібно вказати, де будуть розміщені відфільтровані записи: або на місці існуючої таблиці (як у випадку функції автофільтру), або в іншому місці робочого аркуша. Якщо Ви виберете опцію скопировать результат в другое место, то в полі Поместить результат в диапазон потрібно вказати адресу комірки, починаючи з якої буде заповнюватись новостворений список відфільтрованих даних.
Зауваження. При створенні нової таблиці з вибраних результатів фільтрування записів необхідно пам'ятати, що вся інформація, яка , може опинитися в діапазоні нової таблиці, буде знищена і її не можна буде вже відновити.
Якщо вказівник комірки знаходився в довільному місці списку, то в полі Исходный диапазон будуть знаходитись адреси діапазону списку. Якщо ж це поле порожнє, то заповнити його можна адресами, виділивши комірки, які потрібно фільтрувати, за допомогою миші.
Так само можна задати діапазон умов у відповідному полі діалогового вікна. Якщо ж умови знаходяться в діапазоні, якому присвоєно ім'я, то це значно полегшить встановлення параметрів функції фільтрування.
Зауваження. При заданні діапазону критеріїв потрібно виділяти лише непорожні рядки, оскільки незаповнений рядок інтерпретується програмою як критерій, пов'язаний з іншими логічним - "АБО". Якщо діапазон критеріїв містить порожній рядок (який відповідає будь-якому значенню), то у результаті буде виведений увесь список.
Ввімкнена опція Только уникальные записи діалогового вікна Расширенный фильтр дозволяє усунути з відфільтрованого списку всі записи, які мають повторення. Дія цієї опції полягає в тому, що на відфільтрований список накладається ще один фільтр, який ховає рядки, що повторюються (ця опція є доступна лише у випадку, коли результат пошуку повинен розміститися у іншому місці аркуша).
Наприклад. для того щоб вивести на екран записи доцентів кафедри ММЕКТ та асис-тенів кафедри ГН (див. табл. на мал. 3.1), необхідно створити таблицю критеріїв у вигляді, запропонованому на мал. 3.11. Така таблиця може знаходитись безпосередньо після списку або над ним.
-Зауваження. Оскільки при створенні критеріїв велику роль відіграє точність введення назви поля та умови для пошуку, то при створенні цієї таблиці назви полів та значення, які мають виступати в ролі умов, варто не набирати з клавіатури, а копіювати,.
Завантаживши функцію розширеного фільтра, необхідно належним чином заповнити поля діалогового вікна (мал. 3.12). У результаті виконання дій отримаємо зображення, яке показано на мал. 3.13.
Тлумачний словник термінів
Список - це ділянка робочого аркуша, яка містить дані одного типу. При створенні списку використовуються мітки стовпців, які вказують на характер даних. Зі списками працюють як з базою даних, якщо розглядати рядок як запис, а стовпчик - як поле. Для вибору елементів списку використовують фільтри.
Поле - стовпчик списку, в якому знаходиться однорідна інформація,
Запис - рядок списку, який утворює сукупність даних, що стосується окремого |елемента об'єкта бази даних.
Критерій пошуку (фільтрування) - умова, яка накладається на поле бази даних для вибору тих записів, які задовольняють цій умові.
Фільтри використовуються для впорядкування даних та пошуку потрібних записів списку. Вони відповідають критеріям пошуку в програмах, які призначені для роботи з базами даних. При використанні фільтрів зі списку вибираються лише ті записи, які відповідають встановленому за допомогою фільтра критерію.
Контрольні запитання
1. Що таке список у таблицях Excel 2000 ?
2. Що таке поле та запис таблиці Excel 2000
3. Що визначає закінчення списку?
4. Як створити базу даних, використовуючи команду Форма?
5. Які поля знаходяться у діалоговому вікні Форма?
6. Які операції можна виконати за допомогою кнопок діалогового вікна Форма?
7. Для чого служать критерії?
8. Яким чином можна сортувати бази даних в Excel 2000?
9. Як посортувати базу даних по одному полю?
10. Як присвоїти імена полям бази даних?
11. Як переглянути записи, які відповідають простому критерію?
12. Що таке фільтрування списків?
13. Якими способами можна здійснювати фільтрування?
14. Яка різниця між автофільтром та розширеним фільтром?
15. Які функції можна використовувати для роботи зі списками?