Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Министерство обороны и науки России
Рязанский филиал
Федерального государственного Бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Московский государственный университет экономики, статистики и информатики (МЭСИ)».
Курсовая работа
По дисциплине: Теория организации
На тему: Формальные и неформальные организации
Выполнил:
Студент 3 курса
Заочной формы обучения
Группы ЗМЕ-201
Павлюков С.В.
Проверил:
Салганик Ю.А.
Рязань 2014
Содержание:
Введение…………………………………………………………………….3
1. Формальные и неформальные организации. Особенности, основные черты и функции…………………………………………………………………5
1.1. Сущность формальных организаций……………………………….5
1.2. Основные черты неформальных организаций………………………9
1.3. Сходства и различия формальных и неформальных организаций…………………………………………………………………….13
2. Развитие неформальных организаций и их характеристика на примере ООО «Агентство по туризму «Алые паруса»…………………………………………………………………………16
2.1. Краткая характеристика организации…………………………….16
2.2. Неформальные группы, их существование………………………..20
3. Пути устранения проблем в ООО «Агентство по туризму «Алые паруса», связанных с появлением неформальных организаций……………25
3.1. Ролевой аспект формальных и неформальных организаций в деятельности организации……………………………………………………..25
3.2. Устранение проблем, при помощи определенных методов и походов ……………………………….…………………………………………29
3.3. Применение способов борьбы с неформальными организациями…………………………………………………………………..32
Заключение………………………………………………………………..33
Список используемой литературы………………………………………35
Введение:
Общество состоит из множества организаций, с которыми связаны все аспекты и проявления человеческой жизни, - экономика, наука, культура, образование, оборона, даже личная жизнь. Теория организации призвана ответить на вопросы, зачем организации нужны, как они создаются, функционируют и изменяются, почему члены организаций действуют именно так, а не иначе.
Тема данной курсовой работы «Формальные и неформальные организации. Их особенности и роли». Актуальность данной тематики обусловлена тем, что организация – это социальная категория и одновременно – средство достижения целей. Это – место, где люди строят отношения и взаимодействуют. Поэтому в каждой формальной организации существует сложное переплетение неформальных групп и организаций, которые образовались без вмешательства руководства. Эти неформальные объединения часто оказывают сильное влияние на качество деятельности и организационную эффективность.
Цель курсовой работы – изучить особенности формальных и неформальных организаций.
Для достижения данной цели были поставлены следующие задачи:
Предметом исследования является управление формальными и неформальными организациями.
Объект исследования: формальные и неформальные организации как неотъемлемая часть предприятия.
При написании работы было использованы труды отечественных и зарубежных авторов, а также методические материалы по теории организации.
Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы.
1. Формальные и неформальные организации. Особенности, основные черты и функции.
1.1. Сущность формальных организаций
Формальная организация – это предварительно спланированная структура полномочий и функций, которая устанавливается на основе сложившегося взаимодействия между компонентами организации. Она ориентирована на достижение приемлемого уровня производства и общих целей организации. Формальная структура определяет всю систему отношений и набор функций, позволяющих осуществлять целенаправленную деятельность.
Формальная организация характеризуется определенной степенью стандартизации трудовых функций. Существуют их исчерпывающие описания, множество организационных правил, четко определенные процедуры, охватывающие трудовой процесс в организации, где степень формализации высока. Чем выше уровень стандартизации трудовых функций, тем меньше должен быть личный вклад каждого работника в конечный результат. Стандартизация не только не способствует альтернативному поведению работников, но и устраняет всякую необходимость каких-либо альтернатив. В разных организациях степень формализации различна2.
Формальная организация - костяк административной структуры - представляет собой систему узаконенных безличных требований и стандартов поведения, формально заданных и жёстко закреплённых ролевых предписаний. Она напоминает пирамиду, горизонтальный срез которой характеризует систему требований функционального разделения труда, а вертикальный (иерархический) - отношение власти и субординации. Формальная организация может быть описана в виде системы подразделений, групп и рабочих мест.
Рабочее место отдельного работника и отдельного структурного подразделения в формальной организации легко определяется позициями, которые они занимают в горизонтальном и вертикальном срезах. В одном случае такая позиция называется функцией, в другой - статусом.
Система безличных требований фиксируется нормами и образцами поведения, которые представляют собой основные элементы культуры. Они фиксируются в ролевых предписаниях. Формальную организацию с полным правом следует отнести к числу наиболее древних социальных изобретений человечества, направленных на рационализацию управления и эффективность кооперированной деятельности. Поскольку её цель - сделать управление людьми эффективным, а поведение контролируемым и предсказуемым, в фундаменте такой организации лежит принцип максимального упрощения и стандартизации отношений. Это достигается формализацией ролевых предписаний, введением безличных стандартов и норм, регламентирующих деловое поведение в организации.
Формальная структура образует каркас отношений в организации, придаёт их необходимую устойчивость, позволяя облегчить и рационализировать процесс достижения целей. Вместе с тем она порождает ряд неустранимых дисфункций, поэтому служит для социологов самых разных направлений объектом критики.
Формальная организация может быть описана в виде системы узаконенных безличных требований и стандартов поведения, формально заданных и жестко закрепленных ролевых предписаний (начальник - подчиненный, технический работник - инженер, преподаватель - студент). Ее горизонтальная организационная структура характеризует систему требований функционального разделения труда, а вертикальная - отношения власти и субординации.
Особенности формальных организаций состоят в следующем:
• Рациональность, так как в их основе лежит принцип целесообразности;
• Безличность, рассчитанная не на конкретные личности, а на абстрактных индивидов (членов организации);
• Отношения людей в них преимущественно служебного характера;
• Цели организации функциональные, намеренно однозначные.
Главной функцией формальной организации является соединение людей со средствами и целями коллективного труда. Преимущества формальных организаций - то, что они обеспечивают максимальную эффективность деятельности за счет определенного ограничения разнообразия, т.е. они направляют усилия людей в узкое русло выполнения целей и задач организации. Также они создают целостность коллектива как единого организма со своими законами и правилами жизни.
Формальная организация может быть описана в виде системы подразделений групп и рабочих мест. Рабочее место отдельного работника в горизонтальной функциональной структуре называется функцией, в вертикальной властной структуре - статусом.
Можно выделить целую систему формализующих факторов для организации. Благодаря этим факторам, организация приобретает внутреннюю определенность.
• Административно - правовой: определяет статус и компетенцию как всей организации, так и отдельных ее элементов - соподчинение, юридическую ответственность, полномочия и т.д., определяется правовое положение работника, общие принципы подбора и расстановки кадров, способы контроля и отчетность;
• Экономический - определяет финансовые средства, коммерческие связи, средства стимулирования, плановые и стоимостные показатели;
• Технологический - определяет последовательность и режим трудового процесса, размещение работников и их связи, содержание и интенсивность труда, вооруженность средствами труда, материальную среду;
• Логико-системный - определяет рациональность и эффективность построения организации как системы, ее коммуникационные и операционные возможность, информационные потоки и процесс принятия решения;
• Оперативно - управленческий определяет методы воздействия на поведение организации и ее членов посредством текущих распоряжений о поощрениях, наказаниях, расстановке работников;
• Социокультурный включает принятые в данной организации нормы поведения и взаимоотношений;
• Психологический отражает в структуре организации особенности мышления создателей и управляющих - ориентации, ценности, представления, стереотипы и т.д.
Важнейшим признаком организованности служит договорное, документированное закрепление этих факторов.
Формальная организация присуща всякому социальному институту, независимо от его назначения. Одним из основных элементов организации является разделение труда как результат необходимой в современном обществе глубокой специализации. Разделение труда в организации выступает в виде должностей с закрепленными функциональными обязанностями.
1.2. Основные черты неформальных организаций
Неформальная организация базируется на других принципах и источниках социальной регуляции поведения. В отличие от формальной неформальная организация строится на принципах само регуляции и самоорганизации. Неформальная организация не является жёстко структурированной, вектор её направленности меняется. При этом её направленность может как усиливать внешний организационный импульс, так и противостоять ему. Вся она строится на основе личностных особенностей работников, специфики отношений, складывающихся между ними. Здесь нет жёстко закрепленных безличных стандартов, делающих организацию устойчивой, напротив, превалируют групповые нормы, а спонтанное взаимодействие придаёт гибкость организационному поведению. Если формальная организация опирается на жёсткую структуру отношений, зафиксированную в иерархии должностных функциональных позиций, то в неформальной, подобная структура носит ситуационный характер. Таким образом, формальная структура создаётся отношениями между безличными должностными и профессиональными позициями, а неформальная - отношениями между живыми людьми в процессе их совместной деятельности.
Обе формы организации сосуществуют на предприятии, и взаимо дополняют друг друга, а иногда и противоборствуют. Необходимость в неформальной организации как элементе социальной организации обусловлена следующими факторами:
• невозможность стандартизировать всю совокупность отношений, возникающих на производстве по поводу трудовой деятельности;
• неизбежность возникновения в организации непредвиденных ситуаций, требующих нестандартных решений;
• необходимость отработки новых стандартов поведения, которые первоначально возникают именно в неформальной организации и лишь затем переносятся в формальную;
• невозможность сведения отношений между людьми только к деловым задачам, поэтому всё многообразие неделовых отношений.
Именно последнее условие дало специалистам возможность разделить неформальную организацию на два блока: неформальную организацию как тип неформальной организации, возникающей по поводу трудовой деятельности, и так называемую социально-психологическую организацию, регулирующую внепроизводственные связи людей. Характеризуя роль неформальной организации внепроизводственной сферы, они отмечают её роль в поддержании социальной целостности, в снятии социальных напряжений в коллективе, в поддержании у работников высокой самооценки и самоуважения. Видимо, неформальная организация выступает своеобразным буфером между человеком и жесткой формальной организацией. Она проявляет себя главным образом на уровне контактных коллективов, малых групп и опирается на спонтанно формирующиеся здесь межличностные нормы, ценности, механизмы сплочённости и лидерства, на выработанные группой санкции за отклоняющееся поведение.
Причины существования неформальных организаций: чувство принадлежности - наиболее сильное из эмоциональных потребностей (формальные организации лишают людей возможностей социальных контактов, следовательно‚ необходимы неформальные организации); взаимопомощь; защита (сила - в единстве); общение - доступ к неформальному получению информации; симпатия.
В общих чертах, неформальная организация появляется в ответ на социальную потребность - потребность людей общаться друг с другом. Однако для аналитических целей это объяснение не является вполне удовлетворительным. Исследование выявило следующие более специфические факторы, лежащие в основе появления неформальных организаций.
Фактор местонахождения просто констатирует, что для того, чтобы сформироваться в группы более длительного характера, люди должны иметь частые межличностные контакты. Таким образом, география физического местонахождения на предприятии или офисе является важным фактором в предсказании того, кто будет в какой группе.
Род занятий - главный критерий, определяющий возникновение и состав неформальных групп. У людей, выполняющих схожие работы, имеется тенденция группироваться вместе.
Интересы - еще один фактор для формирования неформальной группы. Даже если люди находятся в одном и том же месте, выполняют схожие работы, различие интересов у них объясняет, почему возникает несколько маленьких неформальных организаций вместо одной большой.
Определенные проблемы часто приводят к образованию неформальных групп, но этот фактор ставится отдельно от трех предварительно упомянутых. В этом случае люди, которые не обязательно имеют схожие интересы, род занятий или место работы, могут соединяться для общего дела. Как только проблема решена, возникает тенденция возвратиться к более естественным групповым формам. Таким образом, особые причины вызывают появление довольно непостоянных неформальных ассоциаций; группы, основанные на других трех факторах, имеют тенденцию сохраняться более продолжительно.
Когда неформальные организации возникают, они приобретают некоторые характерные признаки. Поскольку понимание этих признаков важно для практики управления, рассмотрим их подробнее.
Неформальные организации действуют как группы общественного контроля. Они порождают культуру, основанную на определенных нормах поведения, которые, в свою очередь, требуют согласованности среди членов группы. Эти стандарты могут противоречить набору ценностей, установленных формальной организацией. Так что человек может очень легко оказаться в ситуации противоречивых требований (конфликта требований).
Неформальные организации обычно возникают как социально-психологические объединения, спонтанно складывающиеся в результате длительного межличностного и внутригруппового общения. Неформальные организации складываются как добровольные ассоциации. В них вступают люди, оказавшиеся в одинаковой ситуации, разделяющие одни и те же интересы, сталкивающиеся с одними и теми же проблемами. Членство в них подвижно, существуют они на членские взносы. Однако, развиваясь и разрастаясь, такие организации имеют тенденцию превращаться в формальные.
По отношению к индивиду неформальные организации выступают как механизм защиты его от ограничивающего воздействия формальных организаций, как сфера удовлетворения его психологических потребностей и социальных, а также личных, интересов. Если неформальная организация возникает внутри формальной, она может играть двоякую роль. Может самостоятельно поддерживать и расширять деятельность организации (домовой комитет при ЖЭУ, совет ветеранов на производстве), а может и играть дисфункциональную роль, противодействуя общим целям, низвергая авторитеты и т.д. Часто такое случается при внутриорганизационных конфликтах.
Количественно неформальные организации могут совпадать с формальными (бригада, отдел); или отличаться от них, включать членов нескольких подразделений, либо разбивать их на неформальные группы и даже функционировать за пределами организации.
В неформальных организациях со временем создаются собственные нормы поведения, механизм внутригруппового контроля. Группа может распадаться на формальную и социально-психологическую. Рано или поздно такое разделение может привести к дезорганизации. Поэтому необходимо находить способы совмещения формальных и неформальных организаций путем кадровой политики, подбора персонала, участия сотрудников в принятии решений и т.д.
1.3. Сходства и различия формальных и неформальных организаций
Термин "управление"‚ как правило‚ применяется к формальным организациям, однако существуют и неформальные организации. В каждом коллективе наряду с формальной организационной структурой существуют неформальные (неофициальные) взаимоотношения между членами коллектива.
Формальная организация - созданная по воле руководства для достижения целей организации. Это командные группы, комитеты, рабочие группы. Их функции - выполнение конкретных задач и достижение целей.
Неформальная организация - это стихийно образовавшаяся группа людей, вступивших в регулярное взаимодействие для достижения определенных целей (цели).
Существуют следующие отличия формальной и неформальной организации:
Существование неформальной организации может создавать проблемы управления. Для нормального функционирования организации важно, чтобы неформальные группы не доминировали. Особенно это важно для больших организаций, большого количество людей. В этих условиях усиливается власть неформальной группы. Способом влияния неформальной организации является неофициальное общение, "тайный телеграф"‚- один из способов, с помощью которого неформальная группа осуществляет свою власть (неформальная коммуникация). Другой способ, которым пользуется неформальная группа для проявления власти‚- ее способность действовать или бездействовать (несанкционированный менеджмент): несанкционированное установление производственных норм. Это один из путей, благодаря которому неформальные группы оказывают влияние на людей. Это может быть усердие‚ превышающее нормы‚ или наоборот‚ занижение норм. Таким образом‚ неформальная группа может либо продвигать, либо тормозить развитие организации. Следовательно‚ задачей менеджеров является минимизация влияния этих групп.
Влияние неформальной организации можно контролировать, но менеджер должен иметь представление о базовой мотивации функционирования неформальной группы. Для разработки стратегии поведения важно понять, что неформальная организация рождается из взаимодействия.
Следует отметить, что разделение формальных и неформальных организаций (и групп), несмотря на его очевидность, не является абсолютным. Неформальные группы могут трансформироваться в формальные и наоборот. И те и другие, различаясь по механизмам возникновения, имеют и важные черты общности - наличие структуры, "ведущего" и "ведомых" членов, множество общих социально-психологических феноменов. И те и другие при условии их достаточно большого объема, как правило, дифференцируются на подгруппы. В формальных организациях это, например, регламентировано устанавливаемые подразделения, отделы, Неформальные организации также разделяются на подгруппы, группировки - так называемые клики и подклики, между которыми устанавливаются довольно сложные отношения. Наконец, наиболее важно то, что любая формальная организация не исключает, а наоборот, предполагает наличие внутри себя ряда, а часто - многих неформальных групп. Тем самым в структуре организаций, особенно - крупных, тесно взаимодействуют и как бы "накладываются" друг на друга формальные и неформальные способы их структурирования. Взаимодействие формальных и неформальных групп внутри организаций - одна из важнейших проблем и трудностей управления.
Выводы:
Формальная организация может быть описана в виде системы узаконенных безличных требований и стандартов поведения, формально заданных и жестко закрепленных ролевых предписаний. Неформальная организация строится на основе личностных особенностей работников, специфики отношений, складывающихся между ними.
Существование неформальной организации может создавать проблемы управления. Для нормального функционирования организации важно, чтобы неформальные группы не доминировали. Особенно это важно для больших организаций, большого количество людей.
2. Развитие неформальных организаций и их характеристика на примере ООО «Агентство по туризму «Алые паруса»
2.1. Краткая характеристика организации
Турфирма «Агентство по туризму «Алые паруса» имеет организационно-правовую форму общество с ограниченной ответственностью. Собственность частная. В соответствии с законодательством уставный капитал Общества с ограниченной ответственностью должен составлять не менее 100 минимальных размеров оплаты труда, то есть 10000 рублей. Уставный капитал ООО «Агентство по туризму «Алые паруса» составляет 10000 рублей, сформирован за счет взносов учредителей в денежном эквиваленте. Учредителями являются 2 физических лица, граждане Российской Федерации. Доля каждого учредителя в уставном капитале составляет 50%, то есть 5000 рублей. Учредители являются сотрудниками организации. ООО «Агентство по туризму «Алые паруса» применяет упрощенную систему налогообложения.
Основным видом деятельности является турагентская и туроператорская в сфере внутреннего туризма.
ООО «Агентство по туризму «Алые паруса» является туроператором в сфере внутреннего туризма. Номер в Едином Реестре Туроператоров под № ВТ-011022. Финансовые гарантии Агентству предоставила Страховая компания «Москва». Финансовое обеспечение составляет пятьсот тысяч рублей.
Согласно штатному расписанию численность сотрудников составляет 14 человек. Директором является Крюкова Елена Алексеевна. Главный бухгалтер – Крюкова Лилия Сергеевна. В ООО «Агентство по туризму «Алые паруса» работают старший менеджер и 3 менеджера по работе с клиентами по направлениям: внутренний туризм, внешний туризм, экскурсионное обслуживание. Также в штате фирмы находятся: помощник бухгалтера, 2 водителя, 2 экскурсовода, 2 курьера, специалист по информационному обеспечению.
На рисунке 1 показана организационная структура агентства.
Директор
Главный бухгалтер
Старший менеджер
Помощник бухгалтера
Менеджер по внутреннему туризму
Менеджер по внешнему туризму
Менеджер по экскурсионному обслуживанию
Экскурсовод 1
Экскурсовод 2
Специалист по информационному обеспечению.
Курьер 1
Курьер 2
Водитель 1
Водитель 2
Рис.1 Организационная структура ООО «Агентство по туризму «Алые паруса»
В обязанности директора входит:
В обязанности главного бухгалтера входит:
Помощник бухгалтера выполняет следующие обязанности:
Старший менеджер выполняет следующие обязанности:
— реализацией турпродуктов и послепродажным обслуживанием;
— выполнением туроператорами обязательств по заключенным договорам (услуг по размещению, проживанию и питанию туристов; по транспортному, визовому, экскурсионному, медицинскому (лечебно-профилактическому) обслуживанию; по оказанию: услуг культурного и спортивного характера; услуг по страхованию туристов в период тур поездки; услуг гидов-переводчиков и сопровождающих; др.).
В обязанности менеджеров, работающих с клиентами, входит:
Экскурсоводы разрабатывают маршрут экскурсии, работают непосредственно с экскурсантами, проводят экскурсию на маршруте.
В обязанность водителей входит:
Курьер обязан доставлять необходимую документацию и корреспонденцию по назначению.
Специалист по информационному обеспечению следит за компьютерной техникой, программным обеспечением, информационными технологиям.
Агентство формирует: экскурсионные туры, туры выходного дня, автобусные туры в Краснодарский край, санаторно-курортное лечение и другие индивидуальные туры. В начале каждого туристского сезона турфирма составляет каталог с ценовыми предложениями по сформированным турам и распространяет их в турагентствах. Агентство по туризму «Алые паруса» работает с Калужскими и Обнинскими турагентствами на основании агентского договора.
3.2 Неформальные группы, их существование.
Одной из главных проблем организации является наличие у ООО «Агентство по туризму «Алые паруса», как и у большинства компаний, неформальных групп. Приведем слабые, сильные стороны организации.
Сильные стороны –
Слабые стороны –
Как видно, слабых сторон значительно больше в организации, чем сильных.
Формальным лидером в турфирме является ее директор.
Директор – хороший работник, не терпит некомпетентности, сама хорошо эрудирован в своей области. Очень работоспособна, иногда работает «на износ», считая, что только в этом случае может требовать того же и от других. В фирме добивается качественности выполняемой работы. Главное для нее – чистота, порядок, функциональность. Имеет большой лидерский потенциал, способна контролировать ход событий и адекватно принимать на себя ответственность за свою профессиональную деятельность.
Вместе с тем имеет следующие недостатки: от нее нельзя ожидать гибкого изменения своего поведения соответственно ситуации. Когда ее охватывают эмоции, к чужому мнению не прислушивается, упрямо настаивает на своём. Ей сложно признать, что она был не права. Иногда не хватает выдержки и хладнокровия в экстремальных ситуациях. В сфере межличностных взаимодействий ведущий фактор – доминирование. Умеет заставить людей трудиться. Критична в оценке результатов чужой работы. Способна своё мнение высказывать прямо. В некоторых случаях от нее нельзя ожидать мягкости и дипломатичности в отношениях с людьми. В случае возникновения конфликтных ситуаций считает, что использует тактики «сотрудничество» и «приспособление».
В организации ее правой рукой является главный бухгалтер. Эти два человека составляют первую неформальную группу на предприятии.
Главными их «соперниками» являются старший менеджер и помощник бухгалтера, которые составляют вторую неформальную группу в организации. В этой группе явно выраженного неформального лидера нет. Группа организовалась, так как оба работника находятся в одном кабинете, старший менеджер и помощник бухгалтера в большинстве случаев не согласны с мнением директора, из – за чего происходят постоянные споры и мелкие конфликты. Главный бухгалтер пытается часто предложить директору более выгодное по деньгам и эффективное предложение.
Главный бухгалтер – напористый и работоспособный человек, способен работать столько часов, сколько требует дело, которым занимается. Борется за качество, надежность и продуктивность труда. Всё оценивает с точки зрения целесообразности и полезности. Ко всему готовится заблаговременно. Выступает против недисциплинированности, нарушения норм и правил. Сама отличается собранностью и организованностью. Критична в оценках своей и чужой работы. Умеет заставить людей работать. Не терпит возле себя лентяев и халтурщиков. В сфере межличностных отношений проявляет себя как человек вспыльчивый, но отходчивый. Приоритетные тактики поведения в конфликте: сотрудничество и приспособление, что, возможно, наиболее ярко проявляется в общении с вышестоящим руководством.
Старший менеджер хорошо распределяет обязанности и следит за их выполнением, может эффективно осуществлять конкретное руководство подчиненными. Его сильной стороной является конкретная логика, т.е. тщательная проработка любого вопроса и мероприятия. Человек ответственный, не бросающий слов на ветер. Характерно стремление к порядку, дисциплине, соблюдению чётких норм и правил, нетерпелив к безответственности. Настойчивый, целеустремлённый. Склонен уважать авторитеты, при этом бескомпромиссен в выполнении своего дела, дисциплинирован, исполнителен, собран, следит за порядком в быту и на производстве. Члены коллектива считают его одним из наиболее компетентных работников организации.
Чувствует уверенность в ситуациях, требующих ломки устоявшихся взглядов без ясных перспектив, недоверчивость к неожиданным идеям и предложениям, требующим отказа от ценностей прошлого, альтернативности. Сторонник применения мер дисциплинарного воздействия к людям, не выполняющим свои обязанности.
В случае возникновения конфликтных ситуаций в данном коллективе для преодоления разногласий стремится искать компромиссное решение.
Третьей неформальной группой в ООО «Агентство по туризму «Алые паруса»» является менеджеры по работе с персоналом и экскурсоводы. Группа состоит из пяти женщин: три менеджера по направлениям и два экскурсовода. Неформальным лидером в этой группе является менеджер по внутреннему туризму, так как она дольше всех пятерых работает в организации, имеет большой стаж работы, опытный работник.
Группа организовалась по нескольким причинам:
Таким образом, можно выделить три ярко выраженные неформальные группы в ООО «Агентство по туризму «Алые паруса»:
Первая группа директор и главный бухгалтер.
Вторая группа – старший менеджер и помощник бухгалтера.
Третья группа – три менеджера по направлениям и два экскурсовода.
Выводы:
Согласно штатному расписанию численность сотрудников ООО «Агентство по туризму «Алые паруса» составляет 12 человек. Одной из главных проблем организации является наличие у, как и у большинства компаний, неформальных групп. Формальным лидером в турфирме является ее директор.
В ООО «Агентство по туризму «Алые паруса» существует три ярко выраженные неформальные организации.
3. Пути устранения проблем в ООО «Агентство по туризму «Алые паруса», связанных с появлением неформальных организаций
3.1. Ролевой аспект формальных и неформальных организаций в деятельности организации
Формальная организация – это система установленных требований и стандартов поведения, жёстко закреплённых ролевых предписаний. Она представлена в виде пирамиды, характеризующая систему требований функционального разделения труда, отношений власти и субординаций. Формальная организация представляет собой подразделения, группы и рабочие места.
Рабочее место каждого работника и структурного подразделения определяется позициями, называемые статусом.
Система безличных требований закреплены в нормах и образцах поведения. Формальную организацию относят к древним социальным изобретениям человечества, направленных на систематизацию и эффективность управления, цель которой сделать управление людьми эффективным, а поведение контролируемым. В основе организации заложен принцип максимального упрощения и стандартизации отношений.
Формальная структура формирует основу отношений в организации, придаёт им устойчивость, позволяя упростить процесс достижения целей. Вместе с тем она порождает неустранимые дисфункций, из-за чего служит объектом критики для социологов.
Неформальная организация – это подсистема, которая строится на принципах само регуляции и самоорганизации. Она не является жёстко структурированной, может и усиливать внешний организационный процесс, и противостоять ему. Вся организация строится на личностных особенностях работников, на отношениях, складывающихся внутри нее, нет жёстко закрепленных безличных стандартов, приводящих организацию в устойчивое положение, а наоборот, преобладают нормы, где спонтанное взаимодействие придаёт гибкость организационному поведению. Формальная организация основывается на жёсткой структуре отношений, закрепленных в должностных функциональных позициях, а в неформальной такая структура носит ситуационный характер. Можно сказать, что формальная структура формирует отношения между безличными должностными и профессиональными позициями, а неформальная – отношения между людьми в ходе их совместной деятельности.
Обе формы организации присутствуют на предприятии, могут как взаимо дополняют друг друга, так и противоборствовать. Необходимость в неформальной организации обусловлена следующими факторами:
1) невозможность стандартизировать совокупность отношений, возникающих на производстве;
2) неизбежность возникновения непредвиденных ситуаций, требующих нестандартных решений;
3) необходимость отработки стандартов поведения, которые изначально возникают в неформальной организации, а затем переносятся в формальную.
Эти условия позволили специалистам разделить неформальную организацию на блоки: неформальную организацию как тип неформальной организации, возникающей в трудовой деятельности, и социально-психологическую организацию, контролирующую внепроизводственные связи людей. Роль неформальной организации внепроизводственной сферы заключается в формировании социальной целостности, снижении социальных напряжений внутри коллектива, в поддержании у работников высокой самооценки и самоуважения. Неформальная организация выступает своеобразным барьером между человеком и жесткой формальной организацией. Она проявляет себя на уровне коллективов, малых групп и опирается на спонтанные межличностные нормы, ценности, механизмы сплочённости, на выработанные санкции за отклоняющееся поведение.
Любая формальная организация и группа - это институционально устанавливаемая общность людей, объединенных для достижения какой-либо цели. Неформальные группы образуются в результате институционально нерегламентированной, спонтанной активности людей, вступающих между собой в регулярные взаимодействия. Формальные группы - это группы, созданные по воле руководства, а неформальные - продукт стихийного взаимодействия людей в ходе их повседневной жизни и деятельности. Формальная организация создается по заранее выработанному плану. Неформальная организация является своеобразной реакцией людей на их неудовлетворенные индивидуальные потребности, в частности, потребности в общении, в защите, в поддержке и т.п. Основными причинами образования неформальных групп являются следующие факторы.
Потребность в социальной принадлежности. Потребность в принадлежности к какой-либо социальной общности является одной из самых сильных и наиболее типичных потребностей человека. Ее неудовлетворенность порождает сильные негативные эмоции и наоборот - удовлетворение ведет к чувству социального и личностного комфорта.
Потребность в помощи. Люди вынуждены объединяться в группы и для того, чтобы иметь возможность преодолеть присущую им ограниченность индивидуальных возможностей. Осознание этой ограниченности и необходимости ее преодоления порождает сильную потребность в помощи, а она, в свою очередь, ведет к образованию групп, прежде всего неформальных.
Потребность в защите. Степень защищенности человека, включенного в группу, выше индивидуальной защищенности.
Осознание этого факта также выступает причиной объединения людей в группы.
Потребность в общении. Помимо того, что она сама по себе является одной из главных потребностей человека, удовлетворяемой лишь через групповые контакты, эта потребность выполняет еще одну функцию. Она ведет к повышению меры информированности, а через это - расширяет адаптивные (приспособительные) возможности человека, повышает эффективность его контактов с внешним миром.
Эти базовые психологические потребности человека являются причинами возникновения неформальных групп, через которые они удовлетворяются. Эти группы не устанавливаются директивно, а складываются спонтанно - как естественный продукт межличностных взаимодействий. Формальные группы (организации) имеют противоположный генезис - они навязываются, устанавливаются исходя из тех или иных внешних требований, прежде всего, - исходя из потребностей организации определенной совместной деятельности. Формальные группы также позволяют реализовать все отмеченные потребности, однако в них возникает новый механизм их организации - наличие регламентированной структуры и иерархии. В результате этого вся групповая динамика неформальных организаций обусловлена лишь закономерностями межличностных взаимодействий как таковых. Динамика же формальных организаций обусловливается новыми закономерностями - властными, принудительными, иерархическими.
3.2. Устранение проблем, при помощи определенных методов и походов
В современной практике и теории управления наблюдается тенденция распространения неформальных отношений в организации и даже их поощрения. Граница между ролями менеджеров и подчиненных постепенно становится более расплывчатой. Сотрудничество в организациях все чаще строится на неформальных связях, которые формируются на основе доверия, открытых, дружеских отношениях.
Тем не менее, пока еще не все российские руководители видят преимущество в стимулировании неформальных отношений и, наоборот, пытаются их ограничивать. Существует два подхода к проблеме неформальных отношений. Преимущественно компании с западной корпоративной культурой рассматривают неформальные отношения как естественное явление, бороться с которым бесполезно, а значит, следует использовать неформальные отношения на благо организации, управлять ими, инвестировать в их развитие.
Параллельно с этой точкой зрения существует противоположная, которой придерживаются многие крупные российские компании, расценивающие неформальные отношения как вред и негативное явление для производственных отношений, с которым необходимо бороться. Сторонники данного подхода считают нецелесообразным периодическое проведение каких-либо корпоративных мероприятий и, более того, видят отрицательное влияние неформальных отношений в том, что они отнимают рабочее время от профессиональных обязанностей, нарушают официально принятые отношения и ослабляют формальную власть и организационную структуру. Поэтому ряд российских компаний применяют следующие методы борьбы с неформальными отношениями: пытаются ограничивать общение по нерабочим вопросам и запрещают пить чай на рабочем месте, позволяют курить только в специально отведенных местах вне офиса, устанавливают видеокамеры, вычитают из заработной платы штрафы за чрезмерное неформальное общение в рабочее время, препятствуют общению в кулуарах.
В современных российских компаниях к корпоративным мероприятиям больше относятся как к некой устоявшейся традиции - устраивать крупномасштабные события не чаще чем 1 - 2 раза в год по случаю Нового года или дня рождения компании. Однако для проведения неформальных встреч коллег существуют альтернативные варианты, например более часто можно проводить менее бюджетные торжественные дни, цель которых - подвести определенные итоги, отметить или закрепить успех по завершении какого-либо проекта, работы, плана, преодоления кризиса, реорганизации, слияния, значительных изменений и т.д. Поэтому главная часть мероприятия может носить несколько официальный характер, но в то же время она позволяет участникам обмениваться эмоциями и впечатлениями от проделанной работы и ее результатов, располагает к непринужденному общению, что нивелирует формальность данного мероприятия. В завершении официальной части мероприятия, как правило, устраивается небольшой фуршет, коктейль, барбекю, шведский стол.
Другая альтернатива - совместное проведение досуга после работы. Подобные мероприятия более доступны и не менее эффективны. В некоторых компаниях совместные проведения после или вне рабочего времени лишь частично спонсируются работодателем. Причем компания может вовсе не финансировать такого рода мероприятия, которыми могут быть: боулинг, бильярд, сауна, бассейн, культурные программы, пейнтбол, спортивные мероприятия и многие другие, а взять на себя лишь организацию их проведения. Основная идея - предоставить сотрудникам возможность совместного времяпрепровождения вне формальной обстановки.
Неформальные группы несут в себе как отрицательное, так и положительное влияние на деятельность формальной организации.
К отрицательным сторонам относятся: распространение ложных слухов, преданность людей группе, тенденция к сопротивлению всяким переменам и тенденция к сохранению укоренившихся стереотипов задерживают необходимую модернизацию производства и др. Положительные стороны деятельности неформальной организации - преданность группе может перейти в преданность организации, цели группы могут совпадать с целями формальной организации, а нормы эффективности неформальной организации могут превышать нормы формальной организации, неформальные каналы связи могут помогать формальной организации, дополняя формальную систему коммуникаций т.д.
3.3. Применение методов влияния на неформальные группы
Для повышения эффективности управления неформальными группами руководству ООО «Агентство по туризму «Алые паруса» необходимо применять следующие методы влияния:
Как один из методов, можно предложить общение работников вне стен фирмы. Например, празднование праздников в кафе всей фирмой. Таким образом, коллектив будет сплочен. Отношения в коллективе, таким образом, наладятся.
Директору необходимо прислушиваться к мнению коллег, так как не только его мнение может быть верным. Иногда нужно мириться с тем, что у подчиненных идеи могут быть правильными, эффективными и выгодными.
Следует признать существование неформальной организации и осознать, что ее уничтожение повлечет за собой уничтожение и формальной организации.
Разрешить коллективу участвовать в принятии решений.
Быстро выдавать точную информацию, тем самым, препятствуя распространению слухов.
Повысить заработную плату работникам, тем самым, попытаться улучшить мнение о директоре.
Попытаться наладить отношения с подчиненными.
При соблюдении директором данных рекомендаций проблема организации может быть решена.
Необходимо привлекать сотрудников для обсуждения различных вопросов касающихся деятельности предприятия, консультироваться с ними и принимать решения с учетом их пожеланий и рекомендаций.
Необходимо развивать и использовать каналы неформальной передачи информации, так как данный метод имеет много позитивных моментов для управления неформальными группами и его применение будет способствовать более эффективному влиянию на данные группы.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Рассмотрев проблемы, цели и задачи исследования, можно сделать следующие выводы:
В ходе проделанной работы проведен анализ неформальной группы. Даны общее понятие группы, рассмотрены особенности неформальных групп и неформальных организаций, а также характеристика неформальной группы, ее возникновение и роль в процессе функционирования организации.
Неформальные группы создаются не распоряжениями руководства и формальными постановлениями, а членами организации в соответствии с их взаимными симпатиями, общими интересами, одинаковыми увлечениями привычками и т.п. Они представляют собой спонтанно сложившуюся систему социальных связей, норм, действий, являющихся продуктом более или менее длительного межличностного общения.
Изученные особенности характеристик неформальных групп, а именно: социальный контроль, осуществляемый неформальной организацией; тенденция к сопротивлению переменам; наличие своих неформальных лидеров, помогли нам глубже изучить данную проблематику и в дальнейшем найти необходимые рычаги управления данными группами.
Было выявлено три неформальные группы в ООО «Агентство по туризму «Алые паруса». Были предложены способы борьбы с неформальными группами. Если директор будет использовать некоторые способы, то проблема организации может быть решена.
Чтобы увеличить эффективность работы всей организации, справиться с потенциальными проблемами и овладеть потенциальными выгодами неформальной организации, руководство должно признать неформальную организацию и работать с ней, прислушиваться к мнению неформальных лидеров и членов группы, учитывать эффективность решений неформальных организаций, разрешать неформальным группам участвовать в принятии решений и гасить слухи путем оперативного предоставления официальной информации.
Список используемой литературы
2 Мильнер Б.3. Теория организации: Учебник. – 2-е изд., перераб. и доп. – М:.ИНФРА-М, 2000 г., с. 44.