Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
PAGE 8
СУБД ACCESS
Введение
С резким ростом информации, обусловленным прогрессом общества, появляется потребность в обработке больших потоков информации. Для обработки этих потоков информации создаются информационные системы. Целью любой информационной системы является обработка данных об объектах и явлениях реального мира.
Сбором и накоплением данных, их корректировкой и сортировкой, отбором необходимых данных и прочими операциями занимается в той или иной мере любой специалист независимо от сферы деятельности. Особенно это актуально для тех, кто работает в информационной сфере производства, где основным сырьем и продуктом является информация.
Информационно-поисковые системы (ИПС) – это системы, созданные для работы с большими объемами информации в определенной области поиска необходимых объектов по значениям их признаков.
Информационно-поисковые системы включают в себя СУБД (систему управления базами данных) и БД (базы данных).
СУБД – это комплекс программных средств для создания баз данных, хранения и поиска в них необходимой информации.
БД – это специально организованная совокупность данных (файлов), объединенных в целях создания информационной модели объекта. Можно сказать, что БД √ это информационная модель объекта или явления.
Основными понятиями в СУБД являются понятия поля и записи. В простейшем случае БД можно представить в виде совокупности однородных по своей структуре записей. У каждой записи одинаковое число полей, характеризующих какой-либо параметр объекта. Таким образом,
Поле – это единица записи, характеризующая один из параметров объекта БД.
Запись – это совокупность логически связанных полей, характеризующих свойства реального объекта.
Наиболее популярным программным продуктом, обеспечивающим переработку данных, является СУБД Microsoft Access, входящий в пакет Microsoft Office.
Запуск СУБД осуществляется из главного меню ПУСК (Пуск – Программы – Microsoft Access). После запуска программы появляется диалоговое окно с предложением открыть уже существующую БД или создать новую. При создании новой БД следует задать имя создаваемой БД (указать его в графе Имя файла). Файлы БД, созданных в среде Access, имеют расширение *.mdb.
Основными объектами MS Access являются:
Обычно таблицы и запросы в создаваемой БД создаются вручную, а формы и отчеты с помощью программы Мастер. Таблица – это базовый объект БД; все остальные объекты являются производными от таблицы.
Таблицы – это основные объекты любой базы данных. Во-первых, в таблицах хранятся все данные, имеющиеся в базе, а во-вторых, таблицы хранят и структуру базы (поля, их типы и свойства).
Запросы. Эти объекты служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции как отбор данных, их сортировку и фильтрацию. С помощью запросов можно выполнять преобразование данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнение таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое.
Из соображений безопасности, чем меньше доступа к базовым таблицам имеют конечные пользователи, тем лучше. Во-первых, снижается риск того, что неумелыми действиями они повредят данные в таблицах. Во-вторых, предоставив разным пользователям разные запросы, можно эффективно разграничить их доступ к данным в строгом соответствии с кругом персональных обязанностей. В банках, например, одни сотрудники имеют доступ к таблицам данных о клиентах, другие — к их расчетным счетам, третьи — к таблицам активов банка. Если и есть специальные службы, имеющие доступ ко всем информационным ресурсам банка (с целью контроля и анализа), то они лишены средств для внесения изменений — все сделано так, чтобы один человек не мог совершить фиктивную операцию, независимо от того, какую должность он занимает. В базе данных, имеющей правильно организованную структуру, для совершения противоправных действий необходим сговор нескольких участников, а такие действия пресекаются не программными, а традиционными средствами обеспечения безопасности.
Особенность запросов состоит в том, что они черпают данные из базовых таблиц и создают на их основе временную результирующую таблицу. Если хотят подчеркнуть факт «временности» этой таблицы, то ее еще называют моментальным снимком. Когда мы работаем с основными таблицами базы, мы физически имеем дело с жестким диском, то есть с очень медленным устройством (напомним, что это связано с особенностью сохранения данных, описанной выше). Когда же на основании запроса мы получаем результирующую таблицу, то имеем дело с электронной таблицей, не имеющей аналога на жестком диске, — это только образ отобранных полей и записей. Разумеется, работа с «образом» происходит гораздо быстрее и эффективнее — это еще одно основание для того, чтобы широко использовать запросы.
Недостатком упорядоченных табличных структур является сложность их обновления, поскольку при внесении новых записей нарушается упорядоченность — приходится переделывать всю таблицу. В системах управления базами данных и эта проблема решается благодаря запросам.
Основной принцип состоит в том, что от базовых таблиц никакой упорядоченности не требуется. Все записи в основные таблицы вносятся только в естественном порядке по мере их поступления, то есть в неупорядоченном виде. Если же пользователю надо видеть данные, отсортированные или отфильтрованные по тому или иному принципу, он просто использует соответствующий запрос.. Если нужного запроса нет, он обращается к проектировщику и просит его такой запрос сделать и предоставить.
Формы.
Если запросы — это специальные средства для отбора и анализа данных, то формы — это средства для ввода данных. Смысл их тот же — предоставить пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему заполнять положено. Одновременно с этим в форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочие) для автоматизации ввода. Преимущества форм раскрываются особенно наглядно, когда происходит ввод данных с заполненных бланков. В этом случае форму делают графическими средствами так, чтобы она повторяла оформление бланка — это заметно упрощает работу наборщика, снижает его утомление и предотвращает появление печатных ошибок. На сопроводительном рисунке приведен пример простейшей формы для ввода данных.
С помощью форм данные можно не только вводить, но и отображать. Запросы тоже отображают данные, но делают это в виде результирующей таблицы, не имеющей почти никаких средств оформления. При выводе данных с помощью форм можно применять специальные средства их оформления.
Отчеты. По своим свойствам и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных, причем для вывода не на экран, а на печатающее устройство (принтер). В связи с этим отчеты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов (верхний и нижний колонтитулы, номера страниц, служебная информация о времени создания отчета и т. п.)
Страницы. Это специальные объекты баз данных, реализованные в последней версии СУБД Microsoft Access (Access 2000). Правда, более корректно их называть странниками доступа к данным. Физически это особый объект, выполненный в коде HTML, размещаемый на Web-странице и передаваемый клиенту вместе с ней. Сам по себе этот объект не является базой данных, но содержит компоненты, через кото рые осуществляется связь переданной Web-страницы с базой данных, остающейся на сервере. Пользуясь этими компонентами, посетитель Web-узла может просматривать записи базы в полях страницы доступа. Таким образом, страницы доступа к данным осуществляют интерфейс между клиентом, сервером и базой данных, размещенной на сервере. Эта база данных не обязательно должна быть базой данных Microsoft Access. Страницы доступа, созданные средствами Microsoft Access, позволяют работать также с базами данных Microsoft SQL Server.
Макросы и модули. Эти категории объектов предназначены как для автоматизации повторяющихся операций при работе с системой управления базами данных, так и для создания новых функций путем программирования. В СУБД Microsoft Access макросы состоят из последовательности внутренних команд СУБД и являются одним из средств автоматизации работы с базой. Модули создаются средствами внешнего языка программирования, в данном случае языка Visual Basic for Applications. Это одно из средств, с помощью которых разработчик базы может заложить в нее нестандартные функциональные возможности, удовлетворить специфические требования заказчика, повысить быстродействие системы управления, а также уровень ее защищенности
1. Типовая структура интерфейса
При работе с СУБД на экран выводится рабочее поле и панель управления. Панель управления при этом включает меню, вспомогательную область управления и строку подсказки. Расположение этих областей на экране может быть произвольным и зависит от конкретной установки или конкретного пользователя (установки интерфейса СУБД доступны для изменений и легко модифицируются).
К основным элементам интерфейса относятся: строка меню, строка состояния, панель инструментов,
Строка меню содержит все основные режимы программы. Выбрав один из них, пользователь получает доступ к ниспадающему подменю, содержащему перечень входящих в него команд. В результате выбора некоторых команд ниспадающего меню появляется дополнительные подменю.
В строке состояния – статусной строке отражаются сведения о текущем режиме программы, имени файла текущей БД и некоторые другие полезные сведения.
Панель инструментов предназначена для быстрого вызлва наиболее часто употребляемых команд. Они отражаются в виде пиктограмм – значков, щелкнув мышью по которым, можно вызвать на выполнение ту или иную команду. Все команды панели инструментов можно вызвать и через главное меню.
Получение дополнительной помощи по различным командам и системе меню СУБД возможно путем вызова справочной информации.
2. Формирование таблицы.
БД в Access – единый большой объект, который объединяет такие основные составляющие как таблицы, отчеты, запросы, формы и позволяет их хранить в едином дисковом формате.
Основным структурным компонентом БД является таблица, содержащая записи определенного вида и формы.
Таблицы
MS Access поддерживает реляционную модель данных, т.е. база данных состоит из множества взаимосвязанных отношений, каждому отношению соответствует отдельная таблица.
Таблицы состоят из строк и столбцов. Столбцы таблицы отражают общие свойства или характеристики объектов реального мира, которые моделируются с использованием данной таблицы. Для каждого свойства пользователь выделяет один столбец. Строки таблицы соответствуют различным экземплярам реальных объектов и называются записями.
Желательно для каждой таблицы определить первичный ключ – столбец или набор столбцов однозначно определяющих строку таблицы.
Первым этапом при создании таблицы является определение перечня полей, из которых она должна состоять, их типов и размеров. При этом каждому полю присваивается уникальное имя. Указываемый тип данных показывает СУБД, каким образом нужно обрабатывать поле.
Создание таблицы
Прежде чем создать таблицу, необходимо открыть базу данных, в которой MS Access будет хранить эту таблицу. Затем в окне базы данных следует выбрать закладку “ТАБЛИЦА”, нажать кнопку "Создать", и в открывшемся окне диалога выбрать необходимый режим создания таблицы: Мастер или Конструктор.
MS Access предлагает большое количество таблиц-примеров, содержащих данные из различных областей. В списке “Образцы полей” появится список полей данных, которые можно выделить и поместить в список “Поля новой таблицы”. Если имена полей недостаточно информативны, их можно изменить.
Далее в режиме Мастер MS Access предлагает установить первичный ключ.
Для изменения структуры таблицы необходимо воспользоваться режимом Конструктор. Поля таблицы расположены друг под другом. Для каждого поля – имя, тип и описание. Поле первичного ключа таблицы, как правило, может иметь тип данных "Счетчик" (AutoNumber). Этот тип данных гарантирует, что во время ввода данных MS Access автоматически нумерует строки таблицы в возрастающей последовательности.
В режиме Конструктора можно изменить имеющиеся поля и добавить новые. Если таблица уже содержит данные, то при изменении структуры таблицы они теряются только в исключительных случаях. MS Access предупреждает об этом соответствующим сообщением.
В именах полей запрещено использовать символы ‘!’ , ’.’ , ’[’ , ’]’. Максимальная длина имени 64 символа. Не рекомендуется использовать в именах полей пробелы, т.к. в дальнейшем могут некорректно выполняться запросы.
В качестве типа данных поля можно использовать следующие стандартные типы: числовой, текстовый, счетчик, поле MEMO, денежный, логический, дата/время, поле объекта OLE.
Для каждого поля можно ввести произвольный комментарий, относящийся к полю данных. Типичным комментарием является описание назначения поля.
Для каждого поля можно задать дополнительные характеристики. Например, для текстовых полей можно определить размер поля, а для числового определить длину разрядной сетки и количество разрядов после запятой.
При создании таблиц с помощью Конструктора MS Access автоматически задает первичный ключ. Чтобы определить в качестве первичного ключа иной набор полей, следует выделить соответствующие поля и нажать пиктограмму “ОПРЕДЕЛИТЬ КЛЮЧ” на панели инструментов. Во время ввода данных в поля, определенные в качестве первичного ключа, MS Access автоматически следит за тем, чтобы вводились только уникальные значения. МЕМО-поля и поля объекта OLE не могут быть первичными ключами.
Таблица как объект проектирования в MS Access
Каждая таблица имеет свойства, значения которых определяют ее вид и поведение. Ниже приведены все имеющиеся свойства таблицы (табл. 1).
Таблица 1
|
1. AllowZeroLength (Пустые строки) |
11. FrozenColumns (Зафиксированные столбцы) |
|
2. Caption (Подпись поля) |
12. Indexed (Индексированное поле) |
|
3. DataType (Тип данных) |
13. InputMask (Маска ввода) |
|
4. DecimalPlaces (Число десятичных знаков) |
14. Primary (Ключевое поле) |
|
5. DefaultValue (Значение по умолчнию) |
15. Required (Обязательное поле) |
|
6. Description (Описание объекта) |
16. SortOrder (Порядок сортировки) |
|
7. FieldName (Имя поля) |
17. Unique (Уникальный индекс) |
|
8. FieldSize (Размер поля) |
18. ValidationRule (Условие на значение) |
|
9. Format (Формат поля) |
19. ValidationText (Сообщение об ошибке) |
|
10. IgnoreNulls (Пропуск пустых полей) |
|
Примечание: Свойство “DataType” применимо только к таблицам, а свойство “Description” – к таблицам, полям таблиц и индексам. Свойство “FrozenColumns” применимо только к таблицам в режиме таблицы. Остальные свойства применимы к полям таблиц и индексам и могут быть определены в режиме конструктора таблиц.
Свойство “Тип данных” (DataType)
Cвойство “Тип данных” (DataType) для каждого столбца создаваемой таблицы определяет тип данных, хранящихся в поле таблицы. Допустимы следующие значения свойства “Тип данных” (табл. 2).
Таблица 2
|
Значение |
Описание |
|
Текстовый (Text) |
Текст, максимальная длина которого равняется 255 символам или определяется значением свойства “Размер поля” (FieldSize) (используется по умолчанию) |
|
Поле МЕМО (Memo) |
Текст, максимальная длина которого равняется 64 000 байтам. Поля этого типа не могут быть индексированными |
|
Числовой (Number) |
Любые числа. Для получения более подробных сведений смотрите описание свойства “Размер поля” |
|
Дата/время (Date/Time) |
Даты и время, относящиеся к годам с 100 по 9999, включительно |
|
Денежный (Currency) |
Числа, хранящиеся с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части |
|
Счетчик (AutoNumber) |
Число, автоматически увеличиваемое при добавлении в таблицу каждой новой записи. Поля этого типа не подлежат изменению |
|
Логический (Yes/Now) |
Логические значения, а также поля, которые могут содержать одно из двух возможных значений. Поля этого типа не могут быть индексированными |
|
Поле объекта OLE (OLE Object) |
Объект (например, электронная таблица Microsoft Excel или рисунок Microsoft Draw) созданный другим приложением. Максимальный размер – примерно один гигабайт. Поля этого типа не могут быть индексированными |
Это свойство может быть определено только с помощью столбца “Тип данных” в окне конструктора таблиц. Оно отсутствует в бланке свойств; его нельзя определить с помощью макроса или Visual Basic.
Для каждого поля таблицы необходимо обязательно задать тип данных. В каждом поле могут храниться данные только одного типа.
Внимание! Изменение типа поля после ввода данных в таблицу может привести к потере данных.
Свойство “Размер поля” (FieldSize)
Задает максимальный размер данных, которые могут быть помещены в данное поле.
Это свойство может быть определено только в бланке свойств поля. Рекомендуется использовать как можно меньшее значение свойства “Размер поля”, поскольку обработка данных меньшего размера выполняется быстрее и требует меньше памяти.
Внимание! Преобразование большего значения свойства “Размер поля” к меньшему в таблице, которая уже содержит данные, может привести к потере данных.
Невозможно отменить изменения в макете таблицы после его сохранения в режиме Конструктора.
Свойство “Пустые строки” (AllowZeroLength)
Область применения – поля таблиц (текстовые и МЕМО). Указывает, можно ли вводить в данное поле строки нулевой длины (“”). Допустимы следующие значения свойства “Пустые строки” (табл. 3).
Таблица 3
|
Значение |
Описание |
|
Да |
В данное поле можно вводить строки нулевой длины |
|
Нет |
В данное поле нельзя вводить строки нулевой длины (используется по умолчанию) |
Для того чтобы ввести в поле строку нулевой длины, введите две кавычки(“”).
Значения свойств “Пустые строки” и “Обязательное поле” (Required) можно использовать для различения несуществующих данных (хранящихся в виде строк нулевой длины) и данных, которые существуют, но неизвестны (хранящихся в виде пустых (Null) значений). Например, база данных может содержать сведения о клиентах, у которых нет факса. Если для поля “Факс” свойство “Пустые строки” имеет значение “Да”, свойство “Обязательное поле” имеет значение “Нет”, а значение свойства “Значение по умолчанию” (DefaultValue) оставлено пустым, то оператор может ввести две кавычки, чтобы указать, что у данного клиента нет факса. Если же поле “Факс” оставлено пустым (номер факса не был введен вообще или был удален), значит, возможно, у данного клиента есть факс, однако, его номер неизвестен.
Свойства “Пустые строки” и “Обязательное поле” не зависят друг от друга. Свойство “Обязательное поле” всего лишь указывает, можно ли вводить в данное поле пустые (Null) значения. Если свойство “Пустые строки” имеет значение “Да”, значит, в данное поле можно вводить строки нулевой длины, независимо от значения свойства “Обязательное поле”.
Свойство “Подпись поля” (Caption)
Указывает текст, который отображается в связанной с полем подписи и используется в качестве заголовка столбца в режиме таблицы.
Длина подписи поля, формы или кнопки может достигать 255 символов. Подпись поля можно определить в окне конструктора таблиц или в окне запроса (в списке “Свойства поля”).
Обычно подписи используются для отображения полезных сведений. Если подпись связанного поля не определена, то в качестве нее используется имя базового поля.
Свойство “Пропуск пустых полей” (IgnoreNulls)
Указывает, следует ли включать в индекс поля, содержащие пустые (Null) значения.
Выполнение поиска в определенном поле таблицы и сортировку записей по этому полю можно ускорить, создав индекс для этого поля. Если индексированное поле может содержать пустые (Null) значения, то можно установить значение “Да” свойства объекта типа Index “Пропуск пустых полей”, тем самым уменьшив объем индекса.
Свойство “Индексированное поле” (Indexed)
Определяет индекс по одному полю. Допустимы следующие значения свойства “Индексированное поле” (табл. 4).
Таблица 4
|
Значение |
Описание |
|
Нет |
Не создает индекс по данному полю (используется по умолчанию) |
|
Да (Допускаются совпадения) |
Создает индекс по данному полю |
|
Да (Совпадения не допускаются) |
Создает уникальный индекс по данному полю |
Это свойство можно определить в бланке свойств в окне конструктора таблиц (в списке “Свойства поля”). Кроме того, можно выбрать команду Индексы в меню ВИД или нажать кнопку “Индексы” на панели инструментов. На экране появится окно “Индексы”. После добавления индекса по одному полю в окно “Индексы” свойство “Индексированное поле” автоматически примет значение “Да”.
Используйте свойство “Индексированное поле” для ускорения выполнения поиска и сортировки записей по одному полю таблицы. Индексированное поле может содержать как уникальные, так и повторяющиеся значения. Пользователь может создать сколько угодно индексов. Индексы создаются при сохранении макета таблицы и автоматически обновляются при вводе и изменении записей. Пользователь может в любое время добавить новые или удалить ненужные индексы в окне конструктора таблиц. Если ключ таблицы состоит из одного поля, то MS Access автоматически устанавливает значение “Да (Совпадения не допускаются)” свойства “Индексированное поле” для данного поля.
Однако индексы замедляют изменение, ввод и удаление данных, поэтому не рекомендуется создавать избыточные индексы.
Примечание: МЕМО, логические и OLE-поля не могут быть индексированными. Для создания составных индексов следует использовать окно “Индексы”.
Свойство “Зафиксированные столбцы” (FrozenColumns)
Возвращает число столбцов, зафиксированных в режиме таблицы. Зафиксированные столбцы располагаются в левой части таблицы; их положение не меняется при горизонтальной прокрутке таблицы.
Значение свойства “Зафиксированные столбцы” устанавливается автоматически при выборе команды Зафиксировать столбцы в меню ФОРМАТ. Значение этого свойства является целым числом, равным числу столбцов таблицы, зафиксированных с помощью команды Зафиксировать столбцы. Область маркировки записей всегда является зафиксированной, поэтому при фиксации одного столбца свойство “Зафиксированные столбцы” принимает значение 2, при фиксации двух столбцов – 3 и т.п.
Связывание таблиц
Для реляционных СУБД данные разных категорий хранятся в разных таблицах. Это позволяет исключить избыточность информации. Различают несколько типов реляционной связи.
На практике наиболее часто встречается связь типа “один-ко-многим” (1:М). При таком типе связи каждой записи главной таблицы могут быть поставлены в соответствие одна или несколько записей, так называемой, подчиненной таблицы.
Для создания связи необходимо определить первичный ключ, как для главной так и для подчиненной таблиц. Определение первичного ключа для подчиненной таблицы хотя и не является обязательным, но значительно увеличивает скорость работы. Для подчиненной таблицы надо определить поле вторичного ключа, тип данных и размер, которые совпадают с полем первичного ключа главной таблицы. Вторичные ключи отличаются от первичных тем, что для них допускаются наличие одинаковых значений полей.
MS Access автоматически следит за обеспечением целостности данных. Если редактировать запись в подчиненной таблице, то эта запись может быть сохранена лишь в том случае, если значение связующего поля присутствует в главной таблице. При редактировании главной таблицы можно удалить запись лишь в том случае, если эта запись не связана с записями подчиненной таблицы.
Таблицы связываются в режиме формирования схемы БД, при этом для установления связи 1 : М необходимо установить мышь на первичный ключ главной таблицы и потом протащить линию связи до подчиненной таблицы. Характеристики связи задаются дополнительно.
Дополнительные режимы работы с базой данных
При практической эксплуатации базы данных, созданной с использованием MS Access возникает необходимость общего копирования БД, восстановления БД после сбоев, сжатия БД и наконец репликации – режима получения текущей копии с возможностью эксплуатации ее на переносном или изолированном компьютере с последующей синхронизацией обеих копий БД.
Сжатие БД необходимо, когда Вы очень интенсивно модифицируйте БД либо в процессе разработки новых объектов (таблиц, форм, отчетов, запросов, модулей) либо в процессе добавления и удаления данных. В этих случаях все удаляемые объекты и данных удаляются логически, т.е. физически расположены внутри файла *.mdb, который разрастается значительно и более сложно администрируется. Именно для этого и используется режим сжатия. Операция сжатия проводится над закрытой БД, рекомендуется сначала присвоить сжатой БД новое имя и только после благополучного завершения операции уничтожить старую копию и переименовать сжатую БД. Для проведения операции сжатия необходимо выбрать меню СЕРВИС > Cлужебные программы >Сжать.
В меню СЕРВИС находится также режим Восстановить базу, который используется после нарушения целостности файла БД, и режим преобразовать базу, который используется для преобразования БД из более ранних версий Access 2.0 и Access 7.0.
Кроме того, в службе СЕРВИС находятся еще разделы, связанные с различными настройками. К ним относятся:
Подсоединение таблиц к базе данных возможно осуществить и иным способом: в меню ФАЙЛ> Внешние данные > Связь с таблицами. Кроме того можно импортировать таблицы целиком из других баз данных, созданных в MS Access и даже из других баз данных в иных форматах, однако при импорте таблица преобразуется и копируется целиком в текущую БД.
3. Ввод и редактирование данных
В созданную таблицу данные могут быть введены путем использования табличной формы, предоставляемой СУБД Access по умолчанию, так и с применением специально разработанной пользовательской формы. При редактировании записей также используются два указанных подхода.
Ввод данных в режиме таблице позволяет видеть сразу несколько записей. При этом допускается добавление и изменение данных.
Ввод данных
В режиме таблицы отображаются все введенные данные. Если же создана только структура таблицы, значит, данных таблице еще нет. В пустой таблица Маркер записи (с изображением треугольного указателя, направленного вправо) обычно установлен в первой строке таблицы.
Для ввода значения в поле (в режиме таблицы) переместите курсор в это поле и наберите значение. Во время редактирования записи маркер записи принимает вид карандаша. При вводе новой записи (на маркере которой изображен карандаш) автоматически появляется следующая строка (на маркере которой изображена звездочка для обозначения новой записи). Маркер новой записи всегда отмечает последнюю строку таблицы.
При вводе новой записи курсор обычно размещается в первом поле таблицы.
В зависимости от выполняемой операции и типа записи, маркер записи может принимать одну из четырех форм.
Маркер текущей записи.
Маркер редактируемой записи.
Маркер блокированной записи (при работе в многопользовательском режиме).
Маркер новой записи.
Сохранение записи
Добавленная или измененная запись автоматически сохраняется при переходе к другой записи или при закрытии таблицы. При этом маркер записи меняет свою форму: карандаш превращается в направленную вправо стрелку.
Для сохранения записи нужно ввести допустимое значение в поле первичного ключа Значение первичного ключа проверяется по типу данных, уникальности и другим правилам проверки значения, введенным в свойстве Условие на значение (Validation Rule)
Кнопка Отмена (Undo Current Field/Record), расположенная напанели инструментов, позволяет отменить изменения, внесенные только в текущую запись. После перехода к следующей записи эта кнопка вернется в обычный режим отмены И, изменив следующую запись, вы уже не сможете отменить изменение предыдущей.
Сохранить текущую запись на диске можно с помощью команды Записи->Сохранить запись (Records->Save Records) или комбинации клавиш <Shift+Enter>.
Проверка корректности введенных данных
Автоматическая проверка типа данных
Некоторые типы данных Access проверяет автоматически, безо всякого вмешательства. Для полей, содержащих данные этих типов, не нужно заполнять свойства Условие на значение. Перечислим эти типы данных.
Числовой (Number)
Денежный (Currency)
Дата/время (Date/Time)
Логический (Yes/No)
Числовой (Number) и Денежный (Currency) позволяют вводить допустимые числовые значения. Хотя Access дает возможность ввести букву в поле Числовой (Number), при попытке выйти из этого поля появится диалоговое окно с сообщением «Введенное значение не подходит для свойств поля "Тип данных" или Размер поля"» Сообщение об ошибке появится также при вводе других неприемлемых символов или нескольких десятичных точек, а также при попытке ввести чрезмерно большое число для определенного размера поля данных типа Числовой (Number)
Поля типа Дата/время (Date/Time) проверяют корректность значений даты и времени. Если вы попытаетесь ввести время 44:44:44 или просто букву в поле типа Дата/время (Date/Time), появится диалоговое окно с сообщением об ошибке
Логический (Yes/No) можно ввести только одно из следующих заданных значений: Да (Yes), Истина (True) Вкл(On) или любое отличное от нуля число для логического Да и Нет (No), Ложь (False), Выкл (Off) или 0 для логического Нет. В свойстве Формат поля (Format) можно определить свои собственные значения типа Логический (Yes/No), но обычно используются стандартные значения.
Методы ввода данных
Ввод данных в поля различных типов осуществляется разными способами. Для некоторых типов данных проверка допустимости значения выполняется автоматически. Однако при создании некоторых таблиц может потребоваться ввести данные в нестандартных (определенных пользователем) форматах и установить для них правила проверки допустимости в свойстве Условие на значение (Validation Rule). Далее мы рассмотрим различные способы ввода данных.
Стандартный ввод текстовых данных
Если вы вводится значение строчными буквами, оно отобразится: первая буква – прописная, остальные - строчные. Текст можно проверить на наличие особых значений и отобразить в заданном формате.
Иногда в поле типа Текстовый (Text) нужно ввести значение, состоящее из нескольких строк. Для добавления новой строки нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Enter>. Эта возможность полезна для форматирования строк адресного поля, а также поля Memo.
Ввод данных типа Дата/время
Значения в него вводятся в формате ммм гг. Таким обя когда вы введете 4/8/96 и выйдете из этого поля. Access отобразит значение в виде Арг 03. На самом деле в таблице сохраняется значение 4/8/02, и вы можете отобразить его, поместив курсор это поле. С другой стороны можно ввести в поле Арг 03, и в таблице будет сохранено значение Арг 03.
Для поля типа Дата/время также можно определить условие на значение Between #1/1/70# And Date (). Это условие говорит о том, что введенная дата рождения должна входить в интервал между 1 января 1970 г. и текущей датой.
Форматы влияют на отображение данных, а не на объем занимаемой ими памяти.
Ввод текстовых данных с проверкой данных
Для текстового поля может быть задано свойство Условие на значение. Оно ограничивает вводимые данные значениями (например, F,M,C). Если вы попытаетесь ввести в это поле значения, отличные от F, М, и C, то появится диалоговое окно с таким, например, сообщением: В это поле можно ввести только значение М, F или С. Данное сообщение определяется значением свойства «сообщение об ошибке» для данного поля.
Ввод числовых данных с проверкой условия на значение |
Для числовых полей заданы правила проверки допустимости данных. Для поля Resultat в свойстве Условие на значение задано ограничение значения оценки (>=2 и <=5 ). При нарушении этого правила появится диалоговое окно с сообщением об ошибке. Это сообщение определяется содержимым свойства сообщения об ошибке для данного поля.
Ввод данных типа OLE
Поле объекта OLE под названием Foto можно заполнять даже без отображения самого объекта (изображения) на экране. В поле типа OLE могут храниться следующие объекты.
Растровые изображения.
Звуковые файлы.
Графики и (диаграммы).
Word или Excel.
Объект спознаваемый OLE-сервером, можно сохранить в Access в поле типа OLE OLE-объекты обычно вводятся в формы таким образом, чтобы их можно был о видеть, слышать или использовать. При размещении OLE-объекта в таблице вы увидите текст с описанием объекта (например, в поле типа OLE можно увидеть надпись Paintbrush Picture). Ввести объект можно двумя способами.
Вставить из буфера.
Вставить из диалогового окна, появляющегося после выполнения команды Вставка->Объект (Insert->Object)
Ввод данных типа MEMO
Этот тип позволяет вводить до 64000 байт текста для каждой записи. В таблице отображается только часть введенного текста. Нажимая <Shift+F2>, можно отобразить диало-пасть ввода (Zoom) с полосой прокрутки, которое позволяет увидеть сразу до 1 000 байт текста
Перемещение по записям в таблице
Как правило, после ввода данных часто возникает необходимость внести некоторые изменения На это могут быть следующие причины
Получена новая информация
Обнаружены ошибки
Нужно добавить новые записи
Чтобы изменить данные, прежде всего откроите таблицу В окне базы данных откройте таблицу в режиме таблицы, дважды щелкнув на строке с ее именем в списке таблиц.
Если вы находитесь в режиме Конструктор (Table Design), щелкните на кнопке Представление таблиц (Views), чтобы перейти в режим таблицы для внесения изменений в данные.
Перемещение по записям
Чтобы перейти к любой записи, можно просто поместить на нее курсор или щелкнуть на ней мышью Но если таблицах очень велика, то проблема быстрого перемещения на нужную запись приобретает особую остроту
Для перемещения по записям можно использовать вертикальную полосу прокрутки. Кнопки со стрелками на полосе прокрутки позволяют перемещать маркер записи только на одну позицию за один щелчок Поэтому для более быстрого перемещения (через несколько записей сразу) лучше пользоваться бегунком полосы прокрутки Можно также щелкнув мышью в области между бегунком и кнопкой на полосе прокрутки, чтобы переместиться на много позиций вперед.
Команда Правка->Перейти (Edit->Go) предоставляет несколько вариантов быстрого перемещения по таблице.
Пять кнопок перехода, расположенных в нижней части окна в режиме таблицы, также можно использовать для перемещения по записям Щелкая на этих кнопках, можно перейти к любой записи Если вы знаете номер записи (номер строки для заданной записи), щелкните на поле номера записи, введите номер записи и нажмите клавишу <Enter> Для перемещения в поле номера записи нажмите клавишу <F5>.
При перемещении по таблице обращайте внимание на подсказки полос прокрутки. Access не обновит поле номера записи до тех пор, пока вы не щелкнете на каком-либо поле записи.
Когда данных в таблице много, целесообразно использовать некоторые быстрые клавиши для перемещения по записям таблицы:
Изменение значений в режиме таблицы
Чтобы изменить значение, перейдите к нему и внесите необходимые исправления. Для редактирования значения может быть несколько причин.
Добавление нового значения.
Замена существующего значения
Изменение существующего значения
Если поле пусто, просто введите в него новое значение При вводе в поле любых новых значений придерживайтесь тех же правил, что и при вводе новых записей
Замена существующего значения
Выбрать поле можно с помощью клавиатуры или мыши При использовании клавиатуры содержимое поля выделяется (Оно отображается в инверсном виде) При нажатии любой клавиши содержимое поля удаляется и заменяется символом, соответствующим нажатой клавише Нажав клавишу <Delete>, вы удалите значения поля без замены. Нажатие клавиши пробела стирает значение и заменяет его пробелом
С помощью мыши содержимое поля можно выделить следующими способами:
Щелкнуть на левой границе поля (там, где указатель принимает вид большого знака "плюс")
Дважды щелкнуть на поле (этот способ не годится в том случае, если в тексте содержится пробел)
Щелкнуть и перетащить указатель мыши через содержимое поля слева направо
Выделить любую часть содержимого поля и нажать клавишу <F2>
Для замены существующего значения стандартной величиной из свойства Значение по умолчанию (Default Value) выделите это значение и нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Alt+ пробел>.
Для замены существующего значения величиной из того же поля предыдущей записи нажмите комбинацию клавиш <Сtrl+"(кавычки)>
Убедитесь, что вы не нажали <С1г1+-(минус)>, поскольку в этом случае текущая запись будет удалена
Изменение существующего значения
Чтобы исправить существующее значение, вместо того чтобы заменять его целиком, щелкните перед любым символом этого значения. Поместив указатель мыши перед конкретным символом, вы активизируете режим вставки, и при вводе нового значения существующие значения сдвинутся вправо. После нажатия клавиши <Insert> включается режим замены и вводимые символы заменяются по одному. С помощью клавиш управления курсором можно переходить от одного (а к другому, не вызывая их изменения. Для удаления символа, находящегося слева от курсора, нажмите клавишу <Backspace>, а для удаления символа, расположенного справа, — клавишу <Delete>.
|
Перемещение внутри поля |
Нажатиями клавиш -> и <- |
|
Вставка значения в поле |
Выбрать позицию вставки и ввести значение |
|
Выделение содержимого поля целиком |
Нажать F2 или двойной клик |
|
Замена значения новым |
Выделить поле целиком и ввести новое |
|
Замена из предыдущего поля |
Ctrl+’(апостроф) |
|
Замена значением по умолчанию |
Ctrl+Alt + пробел |
|
Вставка разрыва строки (текст, Мемо) |
Ctrl+Enter |
|
Сохранение тек строки |
Shift+Enter или переход к другой строке |
|
Вставка текущей даты |
Ctrl+;(точка с запятой) |
|
Вставка текущего времени |
Ctrl+:(двоеточие ) |
|
Добавление новой записи |
Ctrl++(плюс) |
|
Удаление записи |
Ctrl+-(минус) |
|
Переключение кнопок опций |
Пробел |
|
Отмена изменений тек записи |
Esc или кнопка отмены |
Поля, которые нельзя редактировать
Существуют поля, которые нельзя редактировать Типы таких полей
|
Поля типа Счетчик (AutoNumber) |
Access автоматически поддерживает поля типа Счетчик (AutoNumber), вычисляя их значения при создании каждой новой записи. Поле этого типа можно использовать в качест ве первичного ключа |
|
Вычисляемые поля |
Access создает эти поля в формах или запросах, но на самом деле они не сохраняются в таблице |
|
Блокированные или отключенные поля |
Чтобы запретить ввод в заданные поля, можно соответствующим образом определить их свойства в форме |
|
Поля в многопользовательских блокированных записях |
Редактировать поля в записи, которая блокирована другим пользователем, невозможно |
Отмена действий
Иногда кнопка Отмена (Undo), находящаяся на панели инструментов, недоступна, и ею нельзя воспользоваться. Но только вы начнете редактировать запись, она станет доступной, и вы сможете с ее помощью отменить ввод элементов текущее поле. Для отмены операций применяется также клавиша <Esc>. Ее нажатие отменяет операцию изменения значения-или поля. Дважды нажав клавишу <Esc>, вы отмените изменения для всей текущей записи.
Команда Правка->Отменить (Edit->Undo) также используется для отмены операций, причем имя команды изменяется в зависимости от отменяемого действия.
|
Правка->Отмена невозможна (Edit->Can't Undo) |
Последнее действие не допускает отмены |
|
Правка->Отменить ввод (Edit->Undo Typing) |
Отменяет последнее изменение данных |
|
Правка->Восстановить текущее поле/ запись (Edit->Undo Current Field/Record) |
Отменяет последнее изменение в текущем поле и все изменения в текущей записи |
|
Правка->Восстановить запись (Edit->Undo Saved Record) |
Отменяет все изменения в последней сохраненной записи |
Для отмены изменения значения в поле выберите команду Правка->Отменить ввод (Edit->Undo Typing) или воспользуйтесь кнопкой Отмена (Undo), расположенной на панели инструментов. После перехода в другое поле изменения, внесенные в предыдущее поле, можно отменить с помощью команды Правка->Восстановить текущее поле/запись (Edit->Undo Current Field/Record) или кнопки Отмена (Undo). Отменить все изменения для текущей записи, которая не была сохранена, можно с помощью команды Правка->Восстановить текущее поле/запись (Edit->Undo Current Field/Record). После сохранения записи внесенные в нее изменения можно отменить, выбрав команду Правка->Восстановить запись (Edit->Undo Saved Record). Однако после редактирования следующей записи эти изменения уже нельзя будет отменить.
Копирование и вставка значений
Копирование или удаление данных в буфер выполняет сама система Microsoft Windows 95/NT, а не какая-то особая функция Access. Скопированное или удаленное в в буфер значение можно вставить в другое поле или запись с помощью команды Правка->Вставить (Edit->Paste) или кнопки Вставить из буфера (Paste), расположенной на панели инструментов. Операции удаления в буфер, копирования и вставки из буфера используются для обмена данными как между различными Windows-приложениями, так и внутри самой Access. С помощью этого метода можно копировать целые записи в другие таблицы или даже в другие базы данных, а также обмениваться данными с программами Microsoft Word и Excel.
Замена значений
Команда меню Правка->Заменить (Edit->Replace) позволяет осуществить поиск и замену по образцу. После выбора этой команды или нажатия клавиш <Ctrl+H> на экране появится диалоговое окно,
Это диалоговое окно очень похоже на то, которое появляется после выбора команды Правка->Найти (Edit->Find). Только, помимо текстового поля Образец (Find What), в нем есть еще поле Заменить на (Replace With). Поиск начинается при нажатии клавиши <Enter>. Найдя значение по образцу. Access выделяет его. Для замены этого значения щелкните на кнопке Заменить (Replace). А чтобы сразу заменить все значения, щелкните на кнопке Заменить все (Replace All).
Добавление новых записей
Для добавления записи в режиме таблицы поместите курсор в последнюю строку (туда, где маркер записи имеет вид звездочки) и введите новую запись Для перехода к новой записи можно выбрать команду
Вставка->Запись ->Record), щелкнуть на кнопке Новая запись (New Record), расположенной на панели инструментов, воспользоваться кнопками перемещения или командой Правка->Перейти->Новая запись
(Edit->GoTo->New). Можно также перейти к последней записи и нажать клавишу < | > югда необходимо добавить несколько новых записей, а существующие записи сделать временно невидимыми Команда меню
Записи->Ввод данных (Records->Data Entry) позволит на время очистить экран от всех записей, и тогда можно без помех отредактировать новые записи. Для восстановления всех записей выберите команду
Записи->удалить фильтр (Records->Remove Filter/Sort)
Удаление записей
Чтобы удалить произвольное количество записей, выделите их и нажмите клавишу <Delete> или выберите команду Правка->Удалить (Edit->Delete) Для удаления одной записи поместите курсор в любое ее поле и выберите команду Правка->Удалить запись (Edit->Delete Record) При удалении записи появляется диалоговое окно, с помощью которого нужно подтвердить удаление Если вы щелкнете на кнопке Да (Yes), то записи будут удалены, а если на к Нет (No), все останется без изменений
Стандартной установкой для/этого диалогового окна является выбор кнопки Да (Yes) Поэтому при нажатии клавиши <Enter> записи будут автоматически удалены. Но если этим способом вы удалите записи по ошибке, то восстановить их будет уже невозможно.
Для выделения смежных (т е. соседних) записей щелкните на маркере первой записи и перетащите указатель мыши ну, направленную вправо) к последней из тех записей, которые нужно выделить
Добавление, изменение и удаление столбцов
Возможность добавления, удаления и переименования столбцов в режиме таблицы в Access таит в себе некоторую опасность. Дело в том, что эти операции изменяют структуру данных. Как вам известно, при внесении изменений в режиме-конструктор (Table Design) изменяется базовая структура данных Однако в режиме таблицы вы можете даже не осознать всех последствий внесенных изменений Поэтому, создавая базы данных для других пользователей, следует принять меры, чтобы они не могли вносить в режиме таблицы изменения.
Удаление столбца в режиме таблицы
Для удаления столбца в режиме таблицы выделите его и нажмите клавишу <Delete> или выберите команду Правка-удалить столбец (Edrt^Delete Column) При этом появится диалоговое окно, в котором нужно подтвердить удаление всех данных из этого столбца, а также самого поля из структуры таблицы Но имейте в виду, что если это поле используется в форме ввода данных или в отчете, то в случае его удаления вы будете получать сообщение об ошибке всякий раз когда какой-либо объект будет обращаться к имени этого поля
Добавление столбца в режиме таблицы
Для добавления нового столбца в режиме таблицы выберите команду Вставка^Столбец (Insert^Column), и в результате справа от столбца, в котором находится курсор, будет создан столбец с заголовком Поле1 (Field'1). Затем в записи этого столбца вы сможете ввести новые данные.
При добавлении нового столбца структура таблицы изменяется (т.е. в нее добавляется новое поле). При сохранении таблицы Access определяет свойства добавленного поля на основании введенных в него значении.
Изменение имени поля(заголовка столбца)
При добавлении нового столбца желательно перед сохранением таблицы изменить его заголовок. Для этого нужно дважды щелкнуть на нем и внести необходимые изменения. При сохранении таблицы этот заголовок будет использован в качестве имени поля в структуре таблицы.
Изменяя заголовок столбца, вы изменяете и имя поля в таблице. И если оно используется в формах, отчетах, запросах, макросах или модулях, то эти объекты не будут работать до тех пор, пока вы не внесете в них соответствующие исправления. Этот способ изменения имени поля чреват неприятными последствиями, поэтому желательно, чтобы его применяли только опытные пользователи.
Отображение записей
При добавлении или изменении записей можно пользоваться как мышью, так и командами меню. С помощью команд меню Формат (Format) или мыши можно изменить порядок следования полей, скрыть и закрепить столбцы, изменить высоту строки и ширину столбца, выбрать другой шрифт и даже отобразить или удалить линии сетки.
Изменение порядка следования полей
По умолчанию Access отображает поля в режиме таблицы в том же порядке, что и в таблице или запросе. Однако иногда нужно разместить некоторые поля рядом, чтобы легче было анализировать содержащиеся в них данные. Чтобы изменить порядок расположения полей, выберите столбец и перетащите его на новое место.
Выбирать и перетаскивать столбцы можно по одному или целыми группами. Допустим, вы хотите, чтобы поля Name располагался в начале таблицы. Для этого выполните следующие действия.
1. Поместите указатель мыши на имя поля (столбца) Name (он примет форму направленной вниз стрелки).
2. Нажмите кнопку мыши и удерживайте ее в этом положении. В результате будет выделен весь столбец Name. Отпустите кнопку.
3.Снова щелкните кнопкой мыши на имени одного из столбцов и удерживайте ее в нажатом положении; указатель примет вид стрелки с рамкой.
Перетащите этот столбец к левой границе таблицы. Отпустите кнопку мыши, и столбец переместятся к началу таблицы.
Таким образом можно перемещать одно или несколько выбранных полей влево, вправо или даже за пределы правой !вой границы окна.
Перемещение полей в режиме таблицы не вызывает изменений в структуре таблицы.
Изменение ширины поля
Чтобы изменить ширину поля (т.е. столбца), нужно задать ее либо в диалоговом окне (где она определяется количеством символов), либо перетаскивая правую границу заголовка столбца (при этом указатель мыши примет вид крестика с двунаправленной стрелкой).
Чтобы изменить ширину столбца, выполните два простых действия:
1.Поместите курсор между двумя заголовками столбцами на линии их разделения.
2.Перетащите границу столбца влево, чтобы сузить его, или вправо, чтобы расширить.
Чтобы мгновенно изменить ширину столбца по принципу оптимальной подгонки (взяв за основу самый длинный элемент), нужно дважды щелкнуть на правой границе заголовка столбца.
Изменение ширины столбца/Не приводит к изменению размера поля в таблице: вы просто изменяете размеры просматриваемого столбца для данньщ которые в нем содержатся.
Существует и другой способ изменения ширины столбца: нужно выполнить команду Формат^Ширина столбца (Format^Column Width) или щелкнуть правой кнопкой мыши на заголовке столбца и выбрать из контекстного меню команду Column Width. Появится диалоговое окно Ширина столбца (Column Width). Здесь вы можете задать
ширину столбца, измеряемую количеством символов. А чтобы определить ширину, принятую по умолчанию, установите флажок Стандартная ширина (Standard Width).
При перетаскивании правой границы столбца влево до границы предыдущего столбца данный столбец будет скрыт. То же самое произойдет и при установке значения 0 в диалоговом окне Ширина столбца (Column Width). Поэтому, чтобы вновь отобразить скрытый столбец, выполните команду Формат^Показать столбцы (Format^ Unhide Columns).
Изменение высоты записи (строки)
Для изменения высоты записи (т.е. строки) поместите указатель мыши на границу записи (в области маркера записи) и перетащите верхнюю границу строки или выберите команду Формат^Высота строки (Format^Row Height). Необходимость увеличить высоту строки возникает в том случае, если нужно поместить в ней текст с более крупным шрифтом или несколько рядов текста.
При перетаскивании границы записи указатель мыши изменится Чтобы изменить высоту строки, выполните следующие действия.
1. Поместите курсор на линии разделения между двумя строками в области маркера записи.
2. Перетащите границу строки вверх, чтобы уменьшить, или вниз, чтобы увеличить высоту строки.
Изменение высоты строки приводит к одновременному изменению высоты всех строк в режиме таблицы.
Существует и другой способ изменения высоты строки: выберите команду Формат^Высота строки (Format^Row Height). При этом появится диалоговое окно, в котором можно ввести высоту строки в пунктах. Для выбора высоты, принятой по умолчанию, установите флажок Стандартная (Standard Height).
Если при перетаскивании границы записи вверх она пересечется с границей предыдущей записи, то все| строки будут скрыты. То же самое произойдет и при установке в диалоговом окне Высота строки (Row Height) значения, близкого к 0 (например, 0,1). В этом случае для отображения строк выполните команду) Формат^Высота строки (Format=>Row Height) и задайте стандартное значение высоты строки.
Отображение сетки
Обычно на экране отображается сетка, линии которой служат границами строк и столбцов. С помощью команды Формат'=>Ячейки (Format^Cells) можно определить, будет ли отображаться эта сетка и как она должна выглядеть. (Диалоговое окно Вид сетки (Cell Effects).)
Изменение шрифта отображения
Размеры строки и столбца изменяются автоматически при изменении размера шрифта отображения. Access по умолчанию отображает все данные в режиме таблицы шрифтом MS Sans Serif размером 8 пунктов и начертанием Обычный (Regular). Вы можете обнаружить, что он неправильно распечатывается, поскольку это экранный шрифт. Поэтому лучше подойдет шрифт Arial размером 8 пунктов и начертанием Обычный (Regular). Выберите команду Формат'=>Шрифт(Fonnat^Font), чтобы изменить тип шрифта, его размер и стиль.
Изменение шрифта отображения оказывает влияние на всю таблицу. Для того чтобы видеть на экране больше информации выберите маленький размер шрифта. Если у вас есть необходимое оборудование, переключитесь на более высокое разрешение. А если вы хотите, чтобы буквы были большего размера, увеличьте размер шрифта.
Дляя перехода к шрифту Arial размером 10 пунктов и начертанием Полужирный (Bold) выполните следующие действия.
Выберите команду Формат^Шрифт, и на экране появится диалоговое окно.
В поле Шрифт (Font) выберите Arial,
В поле Начертание (Font Style) выберите Полужирный (Bold).
Введите 10 в поле Размер (Size).
Щелкните на кнопке ОК.
При изменении атрибутов шрифта в области Образец (Sample) появится образец этого шрифта. Таким образом, пежде чем внести какие-либо изменения, вы можете их увидеть. При желании можно изменить и цвет шрифта.
Скрытие и отображение столбцов
Чтобы скрыть столбец, можно перетащить его границу к предыдущему полю или установить для ширины столбца значение 0. Чтобы скрыть один или несколько столбцов, можно также воспользоваться командой Формат^ Скрыть Столбцы (Format^Hide Columns). Чтобы скрыть один столбец, выполните следующие действия.
1. Поместите курсор в любое место столбца, который Нужно скрыть.
2. Выберите команду Формат^Скрыть столбцы (Format^Hide Columns), и столбец исчезнет В действительности свойству Ширина столбца (Column Width) будет присвоено значение 0. Чтобы скрыть несколько столбцов, нужно сначала выбрать их, а затем выполнить команду Формат^Скрыть столбцы (Format^ Hide Columns)
Скрытый столбец вновь можно отобразить с помощью команды Формат^ Показать столбцы (Format^ Unhide Columns) При этом отображается диалоговое окно, которое позволяет выборочно скрыть или показать столбцы, устанавливая или снимая отметки у соответствующих опций в списке Столбец (Column).
Закрепление столбцов
Если вы хотите, чтобы во время прокрутки отдельные поля таблицы постоянно присутствовали на экране, воспользуйтесь командой Формат^Закрепить столбцы (Format^Freeze Columns) Например, можно сделать так, чтобы поле Name было постоянно видно во время прокрутки таблицы, когда нужно найти другую информацию. Закрепленные столбцы разместятся слева от всех столбцов Если нужно закрепить несколько столбцов, то они должны быть смежными (Конечно, столбцы можно предварительно переместить, чтобы они находились рядом друг с другом) А если нужно освободить эти столбцы, выберите команду Формат^Освободить все столбцы (Format^ Unfreeze All Columns).
Сохранение записи
Access сохраняет запись, когда вы из нее выходите Чтобы сохранить запись, не покидая ее, нажмите комбинацию клавиш <Shift+Enter> Третьим способом сохранения записи является закрытие таблицы Но есть и еще один способ — выполнить команду Записи^Сохранить запись (Records^Save Record)
Печать записей
Записи таблицы можно распечатать в виде строк и столбцов. Воспользуйтесь простейшим способом — выберите команду Файл'=> Печать (File^Print) или щелкните на кнопке Печать (Print), расположенной на панели инструментов. При этом появится диалоговое окно.
Предположим, вы установили принтер в системе Microsoft Windows /NT. Щелкните на кнопке ОК и напечатайте Wy тем шрифтом, который вы выбрали для отображения (или его ближайшим эквивалентом для принтера). На распечатке будут также отражены все опции, установленные на момент печати таблицы. Скрытые столбцы напечатаны не будут. Линии сетки печатаются только в том случае, если в диалоговом окне Вид сетки (Cells Effects) (которое вызыва-юмандой Формат^Ячейки (Format^Cells)) отмечены кнопки опций в группе Линии сетки (Gridlines Shown). Для распечатки потребуется столько страниц, сколько необходимо для размещения всех данных. Причем разделение данных на страницы Access выполняет автоматически.
Печать таблицы
Управлять процессом печати можно из диалогового окна Печать (Print), выбирая следующие опции.
Печатать (Print Range) Распечатывает всю таблицу или только выбранные страницы или записи
Копии (Copies) Определяет число копий
Разобрать (Collate) Определяет, будет ли распечатка разобрана по копиям
С помощью кнопки Свойства (Properties) можно вызвать диалоговое окно настройки принтера. Кнопка Настройка Ир) позволит определить поля и заголовки.
Предварительный просмотр
Иногда перед печатью отчета возникают некоторые сомнения. Например, не лучше ли изменить высоту строк и ширину столбцов либо выбрать другой шрифт? Поэтому перед печатью всегда стоит вывести отчет на экран, чтобы убедиться, что с ним все в порядке.
Для этого щелкните на кнопке Предварительный просмотр (Print Preview), находящейся на панели инструментов, выберите команду Файл^Предварительный просмотр (File^Print Preview). В результате появится окно предварительнoro просмотра
После щелчка на кнопке Предварительный просмотр (Print Preview) вы перейдете в режим предварительного пр смотра перед печатью. На экране будет показана первая из печатаемых страниц, а на панели инструментов появятся новые кнопки.
Для перемещения по страницам можно воспользоваться кнопками, расположенными в нижней части окна предварительного просмотра (так же, как при перемещении по записям в режиме таблицы).
Кнопки панели инструментов обеспечивают быстрый доступ к следующим опциям печати:
Закрыть Возвращает в режим таблицы
Печать Открывает диалоговое окно
Одна страница Показывает одну страницу в режиме
Предварительный просмотр (Print Preview)
Две страницы Показывает две страницы в режиме
Предварительный просмотр (Print Preview)
Выбор масштаба Увеличивает или уменьшает масштаб отображения
документа
Чтобы просмотреть более двух страниц, выполните команду Вид^Число страниц (View^ Pages), а затем выберите 1, 2, 4, 8 или 12.
Если вы удовлетворены видом таблицы в режиме предварительного просмотра и хотите ее распечатать, щелкните в кнопке Печать (Print), расположенной на панели инструментов. Если же вас что-то смущает, щелкните на кнопке Закрыть (Close), и вы вернетесь в режим таблицы, где можно будет отредактировать данные или изменить макет.
4. Поиск, фильтрация и сортировка данных
Access предоставляет довольно широкий спектр возможностей по поиску и сортировке данных БД. К таким средства следует отнести использование команды «Поиск», фильтрацию, сортировку, создание и использование запросов.
Поиск заданного значения
Хотя, зная номер записи, можно перейти к ней и найти конкретное поле, в большинстве случаев нужно будет находить в записи определенное значение Это можно сделать тремя способами:
Выбрать команду Правка->Найти (Edrt->Find)
Щелкнуть на кнопке Найти (Find Specified Text), расположенной на панели инструментов (на ней изображен бинокль).
Воспользоваться комбинацией клавиш <Ctrl+F>
При использовании любого из этих методов появится диалоговое окно. Для выполнения поиска только по определенному полю поместите в него курсор (причем сделайте это до открытия диалогового окна). Установите в диалоговом окне флажок Только в текущем поле (Search Only Current Field), и Access будет вести поиск только в указанном поле.
В этом диалоговом окне можно задавать различные параметры поиска. В текстовом поле Образец (Find What) ввести искомое значение Значение можно ввести в том виде, в каком оно представлено в поле, или с использованием приведенных ниже специальных символов:
* -- Соответствует любому количеству символов
? -- Соответствует одному символу
# -- Соответствует одной цифре
Чтобы разобраться, как эти символы работают, предположим, что нужно найти все значения, которые начинаются с АВ Для этого введите АВ*
А теперь предположим, что вы хотите найти значения, которые заканчиваются символами 001 В этом случае введите *001. Для поиска любого значения, которое начинается с символов АВ, заканчивается символами 001 и содержит только два символа между ними, нужно ввести АВ??001. Если же нужно найти все фамилии, заканчивающиеся на “ко”, то для поиска значений типа Бродский и Чайковский введите *ко.
В раскрывающемся списке Совпадение (Match) содержится три варианта выбора:
С любой частью поля (Any Part of Field)
Поля целиком (Whole Field)
С начала поля (Start of Field)
Стандартной является опция Поля целиком (Whole Field) Например, значение Пет будет найдено, если значение равно Пет. Если выбрана опция С любой частью поля (Any Part of Field), то в результате поиска будут извлечены значения Петров, Петровский. Шпетный и т.д В результате поиска с установкой С начала поля (Start of О будут найдены значения Петров, Петровский.
В раскрывающемся списке Просмотр (Search) вы можете выбрать одну или несколько опций из набора Все, Вверх, Вниз (Up, Down, All)
При выборе кнопки опции Только в текущем поле (Search Only Current Field) поиск значения будет вестись только в одном поле Флажок С учетом регистра (Match Case) определяет, будут ли различаться прописные и строчные буквы. По умолчанию они не различаются При поиске по значению Пет будут найдены пет, Петр и Петров. При установке флажка С учетом регистра (Match Case) необходимо ввести строку поиска с учетом прописных и строчных букв
Очевидно, что для данных типа Числовой (Number), Денежный (Currency) и Дата/время (Date/Time) учет регистра не имеет смысла.) При выборе флажка С учетом регистра (Match Case) Access игнорирует флажок С учетом формата полей (Search Fields As Formatted) (Если вы форматировали поля таблицы, установите этот флажок) Например, вам нужно найти в поле ДатаРождения записи обо всех, родившихся в апреле 1982 года Для этого установите флажок опции С учетом формата полей (Search Fields as Formatted) и введите Апр 92. Если вы не установите этого флажка, поиск придется выполнять по точной дате рождения, например искать 4/8/92
Использование флажка С учетом формата полей (Search Fields as Formatted) может существенно замедлить поиск.
Поиск начнется после щелчка на кнопке Найти (Find First) или Найти далее (Find Next) Найдя значение, Access выделяет его Для поиска первого подходящего значения щелкните на кнопке Найти. Для поиска следующего значения нужно щелкнуть на кнопке Найти далее На протяжении всего процесса поиска диалоговое окно остается открытым. Поэтому, найдя нужное значение, щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть диалоговое окно
Строки в таблице можно отсортировать согласно содержимому одного или нескольких столбцов. Для этого выберите поле, по которому будет осуществляться сортировка, и нажмите кнопку Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию на панели инструментов.
При поиске некоторого значения Access находит и отображает соответствующую запись Но если заданному критерию удовлетворяет несколько записей, то для удобства работы возникает необходимость отобразить на экране только их С помощью кнопок сортировки и фильтрации, находящихся на панели инструментов (или команд Фильтр (Filter) и Сортировка (Sort) из меню Записи (Records)), можно отобразить на экране только необходимые для работы записи, а также быстро отсортировать их в нужном порядке Для сортировки всей таблицы используются две кнопки сортировки, а для выбора определенных записей — три кнопки фильтрации
Быстрая сортировка
Иногда необходимо отсортировать записи в определенной последовательности Кнопки сортировки панели инструментов позволяют сортировать столбцы по возрастанию или по убыванию Сначала выберите поля для сортировки, а затем щелкните на кнопке Сортировка по возрастанию (А-Я) (Sort Ascending (A-Z)) или Сортировка по убыванию (Я-А) (Sort Descending (Z-A))
Для выбора поля сортировки достаточно поместить в него курсор на уровне любой записи После этого щелкните на соответствующей кнопке, и данные мгновенно будут отсортированы
Если вы хотите сортировать данные по нескольким полям, выделите несколько столбцов Для этого сначала выделите один столбец, а затем нажмите клавишу <Shift> и перетащите курсор (Таким образом выделяются смежные столбцы) При этом записи таблицы отсортируются сначала по первому столбцу, затем по второму и т д Если же нужно выделить несмежные столбцы, то, как уже упоминалось выше, их нужно переместить, чтобы они располагались рядом
Чтобы восстановить первоначальный порядок расположения записей, воспользуйтесь командой Записи^Удалить фильтр (Records^Remove Filter/Sort)
Фильтрация позволяет просмотреть в форме только определенные записи. Выберите данные, по которым следует провести отбор, и нажмите кнопку Фильтр по выделенному на панели инструментов. Для того, чтобы поправить фильтр, нажмите кнопку Изменить фильтр. Чтобы задать более подробное условие для фильтрации, выберите в меню Записи команду Фильтр и подкоманду Расширенный фильтр. Для применения обычного или расширенного фильтра, нажмите кнопку Применить фильтр на панели инструментов.
5. Создание запросов в среде MS Access
Процесса проектирования запроса с помощью стандартной панели инструментов окна запроса в режиме Конструктора.
Запросы
Запросы обеспечивают быстрый и эффективный доступ к данным, хранящимся в таблице.
При создании таблицы с помощью MS Access можно заметить, что программа не разрешает использовать вычисляемые поля. Не существует также возможности выполнить сортировку не по первичному ключу.
Благодаря запросам, можно выполнить сортировку или вычислить выражения. Например, свести вместе данные из связанных таблиц.
При выполнении запроса MS Access считывает данные из таблиц и отображает результат выполнения в режиме таблицы. При этом следует учитывать, что результат выполнения запроса не сохраняется. Данные всегда хранятся в таблицах. В запросе MS Access хранит только инструкции о том, как должны быть организованы данные в результате выполнения запроса.
Для некоторых запросов можно внести изменения в результат запроса, отображаемый в режиме таблицы. Эти изменения отразятся и в исходных таблицах. На основании запроса можно разработать форму или отчет.
Сортировка записей таблицы
В таблице данные всегда отсортированы по первичному ключу. Чтобы организовать другой способ сортировки данных, используется запрос. Для создания такого запроса в окне базы данных следует выбрать пиктограмму “ТАБЛИЦА” и указать таблицу, которую необходимо отсортировать. Выбор пиктограммы “НОВЫЙ ЗАПРОС”, расположенной на панели инструментов, приводит к открытию диалогового окна для создания нового запроса для указанной в окне базы данных таблице. В результате выбора пиктограммы “НОВЫЙ ЗАПРОС” в диалоговом окне отображается список всех имен полей исходной таблицы, в начале которого расположен символ " * ". Отбуксируйте звездочку в бланк запроса QBE. Она является символом-заменителем всех полей данных. Кроме того, отбуксируйте в бланк запроса то поле данных, по которому должна быть проведена сортировка.
Для этого поля из списка "Сортировка" выберите способ сортировки. Выберите пиктограмму “ВЫПОЛНИТЬ” и MS Access отобразит на экране результат запроса, отображаемый в режиме таблицы, данные в котором отсортированы требуемым образом.
Запросы с критериями поиска
Для выборки данных из таблиц по определенному условию в MS Access используются запросы с критериями поиска. Предварительно задав условие отбора, результатом выполнения запроса будет набор данных удовлетворяющих сформированному критерию.
Для составления запроса следует перейти в окно базы данных, выбрать пиктограмму “ЗАПРОС” и нажать кнопку "Создать", а затем кнопку "Новый запрос". В следующем окне диалога следует выбрать одну из таблиц БД и нажать кнопку "Добавить", MS Access поместит в окно запроса список полей указанной таблицы. Теперь можно выбрать одно или несколько полей и отбуксировать их в бланк запроса QBE.
В строке "Условие отбора" можно ввести теперь критерии выбора. Для обозначения произвольного количества символов используйте в качестве символа-заменителя звездочку (*), а для обозначения одного произвольного символа знак вопроса (?). Сформулируйте критерии запроса. Например, если для текстового поля будет задан только критерий "А*", то в результате выполнения запроса будут отображены только те записи, текстовое поле которых начинается с буквы "А" (или "а").
Если требуется отыскать комбинацию нескольких значений, необходимо ввести их в строку "Условие отбора", употребляя в качестве разделителя логические операторы AND и OR. Кроме обычных операторов сравнения, MS Access предоставляет три специальных оператора, полезных для отбора данных: BETWEEN, IN, LIKE.
Запросы с параметрами
Не всегда можно решить на этапе создания запроса, какие именно значения должен отыскивать MS Access, а иногда требуется гибкое условие отбора, которое может изменяться в зависимости от текущей ситуации. Поэтому вместо условия отбора, непосредственно вводимого в бланк QBE, можно включить в запрос параметр, и в этом случае перед выполнением запроса MS Access каждый раз будет запрашивать конкретные условия отбора.
Чтобы установить параметр необходимо ввести в строку "Условие отбора" имя или фразу, заключенную в квадратные скобки ([]). То, что заключено внутри квадратных скобок, MS Access рассматривает как имя параметра. Это имя выводится в диалоговом окне при выполнении запроса, поэтому разумно в качестве имени параметра использовать содержательную фразу. В одном запросе можно задать несколько параметров; при этом имя каждого параметра должно быть уникальным и информативным.
По умолчанию MS Access преобразует введенные в запрос параметры в текстовый тип данных. Однако, так как текстовые поля нельзя сравнивать с полями дат, тип данных для параметров необходимо установить точно. Для этого выберите команду Запрос/Параметры из меню, в результате чего MS Access откроет окно диалога "Параметры запроса". Введите параметр без квадратных скобок в диалоговое окно и выберите необходимый тип данных.
Теперь для выполнения запроса сначала необходимо ввести значение параметра, а результат запроса будет содержать только те поля, которые удовлетворяют заданному значению параметра.
Вычисляемые поля в запросах
Существует возможность задания вычисления над любыми полями таблицы и сделать вычисляемое значение новым полем в наборе записей. Для этого используется множество встроенных в MS Access функций. Можно создать поле в запросе с использованием арифметических операций над полями таблиц, а можно также создать новое поле как результат конкатенации текстовых полей или символьных констант.
Создание вычисляемого поля осуществляется путем простого ввода выражения для вычисления в пустом столбце бланка запроса QBE. Необходимо всего лишь составить соответствующий запрос с использованием имен полей. После того как ввод будет завершен, выражение будет иметь следующий вид:
Выражение 1: [Поле1] “оператор” [Поле2]
В квадратные скобки заключаются только имена полей. MS Access автоматически использует "Выражение 1" в качестве имени вычисленного выражения. Это имя можно изменить на более содержательное.
При построении сложных выражений MS Access предлагает использовать утилиту, называемую “Построитель выражений”. Для перехода в “Построитель выражений” необходимо щелкнуть по пустому полю в бланке QBE, а затем – по кнопке “Построить” панели инструментов.
Итоговые запросы
Итоговые запросы значительно отличаются от обычных. В них можно использовать два типа полей. Существуют поля, по которым осуществляется группировка данных, и поля, для которых проводятся вычисления. Дополнительно можно включить еще поля для определения условий запроса.
Для того чтобы составить итоговый запрос, находясь в режиме Конструктора запроса, следует выбрать пиктограмму “ГРУППОВЫЕ ОПЕРАЦИИ” или воспользоваться командой Вид/Групповые операции. В результате чего в бланке запроса появится строка "Групповая операция". Затем для соответствующего поля из списка необходимо выбрать функцию "Группировка".
Многотабличные запросы
Рассмотрев возможности запросов, основанных на одной таблице, легко организовать просмотр объединенных данных из нескольких связанных таблиц. Выбор данных из нескольких таблиц особенно полезно использовать при создании форм и отчетов.
Во-первых откройте окно Конструктора запроса и добавьте таблицы, в которых содержится необходимая информация. Если ранее с помощью команды Связи была установлена связь между таблицами, то MS Access определит это автоматически. Эта связь будет отображена в виде линии, проведенной между полями таблиц. Если связь между таблицами отсутствует, вы должны ее установить.
Далее необходимо определить параметры связи. Укажите на соединительную линию и выберите команду Вид/Параметры объединения. В результате откроется диалоговое окно, в котором предлагаются три опции для определения параметров связи.
После этого отбуксируйте в бланк запроса, поля из главной и подчиненной таблицы. Как правило, имеется больше записей, содержащих сведения о объектах, чем записей об их категориях. Поэтому MS Access отображает категорию столько раз, сколько это необходимо. Следовательно, если одной категории соответствует десять различных объектов, категория будет повторена десять раз.
Примечание: Поля главной таблицы при отношении “один-ко-многим” нельзя изменить в результате запроса, отображаемого в режиме таблицы. Кроме того, эти поля могут содержать повторяющиеся значения.
Любые запросы-выбора могут быть преобразованы в запросы создания таблицы. В этом случае создается таблица, которая содержит результат запроса, полученный в данный момент.
Перекрестные запросы
MS Access поддерживает специальный тип итоговых запросов, называемый перекрестным запросом. Такой запрос позволяет увидеть вычисляемые значения в виде перекрестной таблицы, напоминающей электронную таблицу.
Представьте себе таблицу товаров, которая содержит три поля данных: "Тип", "Поставщик" и "Цена". Для каждой категории товаров требуется определить суммы цен товаров с указанием поставщика.
Поместите в окно Конструктора запроса таблицу "Товары". Затем включите строку "Групповая операция", выбрав команду Вид/Групповые операции. После этого отбуксируйте поле данных "Тип" в бланк запроса. Для этого поля выберите из списка значение "Группировка".
Во второй столбец бланка запроса отбуксируйте поле данных "Поставщик". Для этого столбца также выберите значение "Группировка".
Последним в бланк запроса отбуксируйте поле "Цена". Для этого поля выберите значение "Sum".
При выполнении запроса его результат отображается в режиме таблицы, в первом столбце которой будут все типы товаров, во втором – для каждого типа будут приведены номера поставщиков, а в последнем столбце – суммы цен товара данного типа и данного поставщика.
Теперь необходимо итоговый запрос преобразовать в перекрестный запрос. Для этого выберите команду Запрос/Перекрестный.
Выбор данной команды приводит к замене в бланке запроса строки "Вывод на экран" на новую строку "Перекрестная таблица". Все остальные параметры остаются без изменения. Поле "Тип" исходной таблицы будет использовано в качестве заголовка строк. Поэтому из поля списка "Перекрестная таблица" выберите элемент "Заголовок строк". Для столбца "Поставщик" выберите из списка "Перекрестная таблица" элемент "Заголовок столбцов".
Сумму цен товаров необходимо поместить в ячейках перекрестной таблицы. Поэтому для этого поля из списка "Перекрестная таблица" следует выбрать элемент "Значение".
При выполнении запроса его результат отображается в режиме таблицы, в которой номера категорий служат в качестве заголовков строк. Кроме этого, для каждого поставщика сумма цен товаров в перекрестной таблице размещена в отдельном столбце.
Примечание: При создании перекрестной таблицы вы можете выбрать только одно поле в качестве содержимого таблицы и только одно поле в качестве заголовка столбцов. В качестве заголовков строк можно указать и несколько полей исходной таблицы.
Запросы на удаление
Все выше перечисленные запросы относятся к запросам-выбора, которые позволяют только выбирать и просматривать данные из таблиц. Следующие запросы являются запросами-действия, позволяющие модифицировать хранимую информацию.
С помощью запроса на удаление осуществляется удаление определенных данных из таблиц. Прежде чем сконструировать запрос на удаление, следует подумать, какие записи необходимо удалить. Самым надежным методом является предварительное создание запроса-выбора.
В режиме Конструктора запроса выберите таблицу, в которой позднее будет проводиться удаление. Затем определите критерии и посмотрите результат выполнения запроса, отображаемый в режиме таблицы. Быстрое переключение между режимами конструктора и выполнения обычно осуществляется с помощью одноименных пиктограмм, расположенных на панели инструментов.
Лишь в том случае, если в результате запроса присутствуют только подлежащие удалению записи, следует преобразовать запрос-выбора в запрос на удаление.
Для этого в строке меню выберите команду Запрос/Удаление. После этого MS Access выключает в бланке запроса строки "Сортировка" и "Вывод на экран". Для запросов на удаление эти строки не нужны. Кроме того, для всех колонок бланка запроса в новой строке "Удаление" отображается текст "Условие". Однако критерии при этом не изменяются.
Если выполнить запрос выбором пиктограммы “ВЫПОЛНИТЬ”, MS Access не отобразит на экране результат выполнения запроса. Вместо него появится сообщение о том, сколько записей будет удалено в исходной таблице. Вы можете прервать процесс удаления нажатием кнопки "Отмена". Однако нажатие OK приводит к безвозвратному удалению записей, удовлетворяющих критериям запроса.
Запросы-обновления
Запрос-обновления позволяет производить обновление некоторой хранимой информации, своевременность которой истекла на текущий момент.
Сначала создайте новый запрос выбора и введите критерии для выбора изменяемых записей. Только в том случае, если результат запроса отвечает заданным требованиям, следует преобразовать его в запрос замены. Для этого выберите команду Запрос/Обновление. При этом будут выключены строки "Вывод на экран" и "Сортировка" в бланке запроса. Обе эти строки не нужны для запроса замены. Вместо них включается новая строка "Обновление". В эту строку следует ввести новые выражения для заменяемых записей. Обратите внимание, что тип данных выражения должен совпадать с типом данных поля исходной таблицы.
6. Создание объектов типа "Форма" в среде MS Access
Данные в таблицу вводить и редактировать намного удобнее, если воспользоваться экраном в виде бланка или формы. Такой способ ввода позволяет видеть на экране все данные одной записи и вводить дополнительный текст, поясняющий значение каждого поля.
В Access используется специальный мастер по созданию форм следующих видов:
в один столбец – поля выводятся на экран в виде последовательности строк
табличная форма – поля выводятся в виде строк и столбцов
диаграмма – представляет числовые данные таблицы в виде диаграммы
составная форма – объединяет в себе данные нескольких таблиц
Сформированная форма позволяет изменять, удалять, а также вводить новые данные в вашу БД.
Формы
Формы являются основным средством создания интерфейса пользователя, который обеспечивает наиболее удобный способ представления, просмотра, редактирования данных и управления ходом выполнения приложения.
Преимущества формы для ввода и редактирования данных состоит в простоте и наглядности, так как записи таблицы или запроса представлены в форме в удобном виде. В режиме Формы можно в полной мере воспользоваться возможностями, предоставляемые графической средой Windows. Кроме того, можно создавать необходимые для решения задачи элементы формы. В формах пользователь самостоятельно определяет сколько места должно быть определено для представления конкретной информации. С их помощью значительно упрощается внесение изменений, добавление и удаление данных из базы.
Мастера для создания форм
MS Access содержит большой набор инструментов для автоматического создания стандартных элементов интерфейса. Для создания новой формы сначала следует открыть окно базы данных. Затем необходимо выбрать пиктограмму “ФОРМА” и нажать кнопку "Создать".
MS Access открывает диалоговое окно "Создание формы". В поле следует указать таблицу или запрос, данные из которых необходимо представить в форме. После чего следует нажать кнопку Мастера.
MS Access открывает окно со списком доступных мастеров по разработке форм. Выберите элемент "В один столбец" и нажмите кнопку ОК.
В результате этих действий будет запущен мастер по созданию форм, данные в которых размещены в один столбец. В первом диалоговом окне мастера необходимо определить поля данных, которые будут помещены в формы. Поля можно выбирать по отдельности и помещать в список "Порядок полей в форме" нажатием кнопки >. При нажатии кнопки ” мастер помещает в этот список все имеющиеся поля. Список определяет не только, какие поля данных будут присутствовать в форме, но и их очередность.
Продолжите процесс создания формы, нажав кнопку "Далее". Если больше никаких установок делать не требуется, нажмите кнопку "Готово". В этом случае для всех остальных установок мастер использует значения по умолчанию.
MS Access предлагает пользователю еще четыре мастера по созданию форм. Мастер табличной формы создает формы, данные в которых представлены в виде таблицы.
Мастер диаграмм создает формы с двух- или многомерными столбчатыми, круговыми, линейными или штриховыми диаграммами. Его использование особенно полезно для графического представления числовых данных.
Мастер составных форм можно использовать для создания форм, в которых необходимо отображать информацию из двух связанных таблиц.
Мастер простых форм предлагает самый быстрый способ подготовки форм и может быть запущен с помощью кнопки "Простая форма", расположенной на панели управления. Он создает стандартную форму за один шаг. При запуске мастера простых форм посредством пиктограммы форма будет основана на таблице или запросе, выбранных в данный момент в окне базы данных.
Режим конструктора
Для редактирования формы используется режим Конструктора. Если форма уже открыта, следует выбрать пиктограмму “КОНСТРУКТОР”. Форму также можно открыть сразу в режиме Конструктора, для этого в окне базы данных укажите на ее имя и нажмите кнопку "Конструктор".
При выводе формы в режиме Конструктора автоматически выводится панель элементов управления (в виде перемещаемой панели). Панель элементов позволяет добавлять элементы управления в формы.
Для выбранных элементов можно изменить шрифт, размер и другие свойства. Для этого используйте списки и кнопки, расположенные на панели управления. Расположение элемента формы можно изменить, используя технику буксирования.
Для изменения цвета необходимо открыть палитру доступных цветов с помощью пиктограммы “ПАЛИТРА”. Выберите один или несколько элементов управления и установите требуемый цвет.
В форме MS Access присутствуют три области: область заголовка (размещается заголовок и примечания формы), область колонтитулов (отображаются верхний и нижний колонтитулы) и область данных (непосредственно отображаются данные таблицы). Содержимое областей заголовка и колонтитулов не изменяется при перемещении по записям, в отличие от области данных. Различие между областями заголовка, колонтитулов и данных становится очевидным при распечатке формы.
Для каждой области формы можно установить свой цвет. Для этого следует сначала указать на соответствующую область, а затем выбрать требуемый цвет на палитре цветов.
Для наглядности отображения в форме данных таблиц и запросов содержимое полей можно снабдить подписями. Подпись в этом случае будет пояснением к данным, отображаемым в поле. При перемещении одного из этих элементов перемещается и другой. Для того чтобы с помощью буксировки по отдельности переместить подпись или поле, следует "ухватиться" за большой квадрат, находящейся в левом верхнем углу соответствующего элемента.
Для изменения размера элемента окна формы следует переместить в нужную позицию один из маркеров выделения.
Цвет, размер и местоположение являются только частью семейства свойств элементов формы. Полный список всех свойств элементов можно получить, открыв окно свойств путем выбора одноименной пиктограммы. Если выделено несколько элементов окна, можно сразу изменить их общие свойства.
Создание элементов формы
Создание элементов формы осуществляется в режиме Конструктора. На панели элементов находятся кнопки, соответствующие доступным элементам управления, которые могут присутствовать в форме. Это следующие кнопки: "Выключатель", "Группа", "Диаграмма", "Конец страницы", "Кнопка", "Линия", "Несвязанная рамка объекта", "Переключатель", "Подпись", "Подчиненная форма/отчет", "Поле", "Поле со списком", "Прямоугольник", "Связанная рамка объекта", "Список", "Флажок".
Каждая пиктограмма этой панели предназначена для создания элемента определенного типа. Назначение пиктограмм однозначно определяется их наименованиями. Каждый из элементов имеет набор свойств, причем свойства элементов различного типа могут не совпадать. Например, линия не предназначена для отображения текста, поэтому в списке ее свойств отсутствует тип и размер шрифта. Тип элемента можно определить с помощью окна свойств. MS Access отображает его в качестве заголовка окна.
Поле
"Поле" является основным элементом отображения данных в форме. С помощью "Поля" можно в форме отобразить не только данные из таблиц и запросов, но и некоторые дополнительные данные, например текущую дату. Для этого необходимо создать элемент типа "Поле" в форме и определить в качестве свойства “Данные” для этого поля значение функции Now().
MS Access автоматически создает поле с подписью. Если этого не происходит, то следует открыть окно свойств. Выберите подпись, расположенную в левой части. Введите в поле "Подпись поля" значение. При подтверждении ввода нажатием клавиши [Enter] в качестве подписи появится введенный текст.
Однако существует отдельный элемент управления "Подпись", который может быть использован для изображения любых надписей на форме.
Флажки, переключатели и выключатели
Если список выводимых значений содержит лишь несколько значений, который не подлежит изменению, для упрощения ввода и отображения данных в форме можно использовать выключатели, флажки и переключатели.
Конструктор форм позволяет создать для логических полей такие элементы, как "Флажок", "Переключатель" и "Выключатель". Если элемент отмечен крестиком, то значение логического поля равно Да, Истина или -1. В противном случае полю присваивается значение Нет, Ложь или 0.
Чтобы создать необходимый элемент управления, следует выбрать соответствующую пиктограмму панели элементов и нажать мышью на пустое пространство в форме. Затем в поле "Данные" необходимо ввести имя поля исходной таблицы или запроса. Кроме этого, можно изменить подпись для созданного элемента.
Если в числовом поле данные могут принимать только определенные значения, для выбора этих значений можно использовать группы переключателей. Прежде всего выберите пиктограмму “ГРУППА” на панели элементов и нарисуйте рамку. Задайте в качестве значения свойства "Данные" имя числового поля, значение которого определяется с помощью группы переключателей.
Затем разместите в группе несколько переключателей. Для каждого переключателя группы в поле "Значение параметра" введите требуемое значение. Это значение будет введено в поле таблицы при выборе соответствующего переключателя.
Каждому элементу управления, включенному в группу, присваивается числовое значение, которое заносится в базовое поле таблицы или запроса при выборе этого элемента.
Каждый переключатель может быть снабжен смысловой подписью.
Списки
Списки и поля со списком очень удобны при вводе данных для связанных таблиц, могут содержать перечень значений из инструкции SQL или запроса.
Для определения списка следует перейти в режим Конструктора. Если список полей исходной таблицы еще не открыт, следует выбрать команду Вид/Список полей. Затем необходимо выбрать пиктограмму списка на панели элементов и буксировать необходимое поле прямо из списка полей в форму.
MS Access автоматически создает новый список и полю "Данные" присваивает значение выбранного поля. Свойства "Тип источника строк" и "Источник строк" определяют происхождение данных, которые будут отображаться в списке. Другие свойства определят внешний вид списка.
Поле со списком
Создание полей со списком осуществляется аналогичным образом. При этом в распоряжение предоставляются точно такие же свойства. Поля со списком занимают на форме меньше места, а список их значений выводится на экран только по указанию пользователя. Списки занимают больше места, однако в них всегда отображается несколько возможных для ввода значений.
Элемент управления является как бы объединением поля и списка. Значение этого элемента управления может быть введено с клавиатуры или выбрано из предварительно подготовленного списка, который может быть сформирован из некоторой таблицы или запроса.
В режиме списка нижняя часть поля со списком (список) не изображается до тех пор, пока не будет нажата кнопка раскрытия списка (со стрелкой).
Примечания: Значение свойства "Ограничиться списком" (LimitToList) определяет, можно ли вводить в поле со списком значения, которых нет в списке.
Можно сделать так, чтобы при попытке ввода значения, отсутствующего в списке, на экране появлялось соответствующее сообщение. Для этого следует задать обработку свойства "Отсутствие в списке" (OnNotInList).
Элемент управления кнопка
Этот элемент управления предназначен для запуска макроса, вызова функции MS Access Basic или выполнения процедуры обработки событий. Например, форма может содержать кнопку, при нажатии которой открывается другая форма.
Если мастера по созданию элементов управления включены, можно создать кнопку с помощью мастера. Для включения или отключения мастеров по созданию элементов управления следует нажать кнопку "Мастер" или выбрать команду Мастер в меню Вид. Если мастера по созданию элементов управления включены, то кнопка изображается нажатой (утопленной), а слева от команды в меню изображается метка.
Для размещения текста или рисунка на поверхности кнопки следует определить ее свойство "Подпись поля"(Caption) или "Рисунок"(Picture) соответственно.
Для того чтобы указать, что данная кнопка вызывает выполнение стандартного действия или является кнопкой Отмена, следует определить ее свойства "По умолчанию"(Default) и "Отмена"(Cancel) соответственно.
Рисунки и другие объекты
В форму можно включить простые графические объекты, такие как линии и прямоугольники. Для вычерчивания линий или прямоугольников следует выбрать соответствующую пиктограмму панели элементов, а затем нажать мышью на пустое пространство в форме.
Кроме того, MS Access поддерживает Windows-технологию OLE 2.0 (Object Linking and Embedding – размещение и связывание объектов). Благодаря этому Вы можете встроить в свои формы объекты, созданные любой из Windows-программ, поддерживающих режим OLE-cepвера. В качестве таких объектов могут быть использованы рисунки, диаграммы и т.п.
Для размещения объекта в форме следует выбрать пиктограмму “РАМКА” объекта панели элементов. После определения пользователем размеров для рисунка MS Access открывает диалоговое окно "Вставка объекта", содержащее список средств, с помощью которых можно встроить объект в форму, а также позволяющее встроить в форму уже готовые объекты. Выберите соответствующее средство или объект и нажмите ОК. Например, чтобы создать рисунок, можно выбрать "Рисунок Paintbrush". В результате будет запущена программа Paintbrush, с помощью которой можно создать требуемый объект. Завершив создание объекта, сохраните его с помощью команды Файл/Сохранить. Он будет сохранен вместе с формой.
Рисунки и другие объекты, встраиваемые в формы можно связывать с формой целиком, либо с каждой записью формы.
Вычисляемые элементы управления
Элементы формы могут быть связанными и несвязанными. Связанные элементы привязаны к полю исходной таблицы или запроса. Несвязанные элементы, как правило, отображают результат вычисления.
Откройте форму в режиме Конструктора и выберите пиктограмму “ПОЛЕ” панели элементов. Затем укажите мышью место в пределах формы, в результате чего MS Access создаст новое поле и подпись. Откройте окно свойств поля и для свойства "Данные" введите выражение, задающее его значение.
Имена полей в таких выражениях заключаются в квадратные скобки. В этом случае их легче отличить от других элементов. Кроме того, применение квадратных скобок для имен полей, содержащих специальные символы, является обязательным.
Так как MS Access не может самостоятельно определить тип вычисляемых данных при создании формы, необходимо самостоятельно установить значение свойства "Формат поля".
Область примечаний формы является наиболее подходящим местом для отображения итоговых значений.
Отображаемая в форме информация не ограничивается таблицей или запросом. Например, Вы можете воспользоваться уже знакомой Вам функцией Date(), определяющей системную дату. Кроме того, при помощи несвязанных элементов управления возможно выполнение программ, написанных на встроенном языке программирования Visual Basic.
Построитель выражений
Для создания полей, информация в которых отсутствует в таблицах или запросах, используется построитель выражений.
Создайте форму для исходной таблицы, поместив в нее все необходимые поля. Далее откройте форму в режиме Конструктора и разместите в ней новое поле. Вызовите окно свойств, перейдите в поле "Данные". Справа, рядом со строкой ввода, находится кнопка вызова построителя выражений. Нажатие этой кнопки приводит к открытию окна построителя выражений. Диалоговое окно построителя выражений состоит из двух областей.
В верхней области расположено поле выражения, в котором отображается составленное выражение. В нижней области находятся три списка, элементы которых могут быть добавлены в выражение.
Чтобы поместить в окно ввода требуемое поле, следует либо дважды нажать мышью требуемый элемент списка, либо воспользоваться кнопкой "Добавить".
Возможно использование набора предлагаемых встроенных функций при задании полям определенных значений.
Подчиненная форма
Часто требуется визуально представить отношение 1 : М между элементами данных. Для этого используется режим подчиненной формы. Например, при представлении издательства, мы хотим видеть список книг, изданных в данном издательстве. Таблица с данными об издательствах, связана с таблицей "Книги". Связь осуществляется посредством поля "Код издательства", присутствующего в обеих таблицах.
Выберите пиктограмму “НОВАЯ ФОРМА”, после чего MS Access откроет диалоговое окно "Создание формы". Выберите таблицу "Издательства" и нажмите кнопку "Мастер". Из списка мастеров выберите "Составная форма" и снова нажмите ОК.
Данный мастер автоматически дополняет создаваемую форму так называемой подчиненной формой. В первом диалоговом окне мастера запрашивается имя таблицы для подчиненной формы. Выберите из списка таблицу "Книги" и нажмите кнопку "Далее".
Следующее диалоговое окно предназначено для выбора полей главной формы. Поля подчиненной формы выбираются в следующем диалоговом окне. Еще одно диалоговое окно позволяет выполнить размещение полей в форме. В последнем диалоговом окне остается задать заголовок формы и окончить работу с мастером, нажав кнопку "Готово".
Затем мастер предложит ввести имя для подчиненной формы. Откройте главную форму в режиме просмотра.
В верхней части формы расположены поля таблицы "Издательства", ниже – таблица, образованная полями таблицы "Книги". Особенность заключается в том, что в форме отображаются только те из записей таблицы "Книги", которые связаны с текущей записью таблицы "Издательства".
При редактировании данных MS Access автоматически поддерживает целостность данных. Поэтому запись об издательстве можно удалить лишь после того, когда будут удалены все записи о соответствующих ему книгах.
При вводе информации о новых книгах MS Access автоматически связывает записи с текущим издательством. Поэтому пользователю не нужно самому заполнять поле "Код издательства". Это поле можно удалить из подчиненной формы.
Составная форма может быть построена и иным путем. Для этого сначала разрабатывается подчиненная форма в виде ленточной формы. А потом разрабатывается основная форма, а подчиненная форма встраивается путем простого перетаскивания готовой подчиненной формы и размещения ее внутри основной.
Свойства формы
Каждая форма имеет свойства, значения которых определяют ее вид и поведение, также MS Access представляет более 40 свойств событий форм, которые могут запускать макросы (или процедуры Visual Basic). Ниже приведен перечень этих событий:
7. Разработка отчетов в среде MS Access
Access выводит информацию из БД в виде отчета (распечатки содержимого БД). Все отчеты подразделяются на 3 категории:
простая распечатка содержимого БД
детальные отчеты – хорошо подготовленные отчеты в удобном для пользователя виде
специальные отчеты – позволяют подготавливать почтовые наклейки и формы писем
Отчеты позволяют надлежащим образом сгруппировать данные для более удобной работы с ними. При этом возможно использования как стандартных средств оформления, так и задаваемых пользователями.
Отчеты
Отчеты позволяют представить и распечатать данные в соответствии с требованиями пользователя. Причем возможности оформления данных для вывода на печать почти настолько же гибки, как и возможности отображения их на экране.
Отчеты очень похожи на формы. Так, например, режимы конструктора форм и отчетов почти идентичны. Это также касается панели инструментов, панели элементов, а также средств, предназначенных для размещения и работы с элементами управления.
При работе над отчетом Вы можете использовать те же области, что и при создании таблиц: области заголовка и примечания, области верхнего и нижнего колонтитулов, а также область данных. Кроме того, Вы можете включить в отчеты до четырех областей для полей, по которым осуществляется группировка записей.
MS Access печатает верхний колонтитул вверху каждой печатной страницы. Нижний колонтитул размещается в конце каждой печатной страницы. В отличие от них, заголовок отчета печатается один раз в начале, а примечание отчета – один раз в конце отчета. Содержимое области данных печатается один раз для каждой записи исходной таблицы или запроса. Кроме того, пользователь может определить несколько полей, по которым будет проводиться группировка записей исходной таблицы или запроса. Тогда для каждого поля, по которому проводится группировка данных, MS Access в качестве областей отчета формирует заголовок группы и примечание группы.
Однако между формами и отчетами имеется существенное различие – отчеты предназначены исключительно для вывода данных на печать. В них отсутствует необходимость наличия управляющих элементов для ввода данных. Поэтому в отчетах можно отказаться от использования списков, полей со списком и флажков.
Так как отчеты предназначены только для вывода данных на печать, для них нельзя установить режим таблицы или формы. Для отчета можно выбрать только режим конструктора и предварительного просмотра. При обработке больших таблиц или запросов иногда прибегают к просмотру отчетов, осуществляемому с помощью команды Файл/Предварительный просмотр. Как правило, данная операция требует меньше времени по сравнению с созданием отчета, однако в этом случае в ваше распоряжение предоставляется минимальный набор средств.
Одноколонные отчеты
Простейший путь создания отчета состоит в использовании интегрированных в MS Access мастеров отчетов. Выберите в окне базы данных таблицу или запрос, данные которых требуется напечатать. Затем выберите пиктограмму “НОВЫЙ ОТЧЕТ”. В диалоговом окне "Создание отчета" нажмите кнопку "Мастер".
MS Access отображает список доступных мастеров отчетов, выберите “В один столбец” и нажмите ОК. Первое диалоговое окно мастера предназначено для выбора полей, которые должны быть представлены в отчете. Выберите поля в нужной последовательности, после чего нажмите кнопку "Далее".
Во втором диалоговом окне мастера вы можете задать, по каким полям данных из таблицы или запроса должна осуществляться сортировка записей. Подтвердите установку нажатием кнопки "Далее". После того, как будет выбран стиль оформления отчета и задан его заголовок, в последнем диалоговом окне мастера следует нажать кнопку "Готово". Мастер создает отчет, и MS Access откроет его в режиме предварительного просмотра. Для вывода отчета на бумагу нажмите пиктограмму “ПЕЧАТЬ”.
Наиболее быстрый способ создания отчета, всего за один шаг, заключается в выборе таблицы или запроса в окне базы данных, а затем – пиктограммы “ПРОСТОЙ ОТЧЕТ”.
Отчеты с группировкой данных
Отчеты MS Access представляют мощные средства, позволяющие сортировать и группировать данные и проводить итоговые расчеты самыми разнообразными способами.
После запуска мастера в первом диалоговом окне надо выбрать поля исходной таблицы или запроса, которые должны быть представлены в отчете.
Во втором диалоговом окне можно задать до четырех полей, по которым будет осуществляться группировка данных. Например, если вы создаете отчет для таблицы товаров, то здесь можно указать поля "Тип" и "Цена". В этом случае мастер создает отчет, в котором данные исходной таблицы объединены по категориям и ценам.
Кроме этого, если в отчете представлены числовые поля, для каждой группы мастер автоматически вычисляет сумму значений, содержащихся в этих полях. Так, например, можно создать отчет, в котором товары сгруппированы по категориям и ценам и для каждой категории указана сумма цен товаров.
После выбора полей, по которым будет проводится группировка данных, в следующем диалоговом окне для каждого из этих полей можно задать интервал группировки. При выборе стандартной установки "По полному значению" автоматически производится группировка данных с одинаковыми значениями.
Если поля группировки не заданы, то в следующем диалоговом окне можно указать порядок сортировки данных исходной таблицы или запроса. Если же поля группировки определены, то данное диалоговое окно содержит только те поля, которые не были выбраны в предыдущем окне, и в нем можно задать последовательность сортировки данных внутри группы. В следующем диалоговом окне выбирается стиль оформления отчета и ориентация бумаги. В последнем диалоговом окне мастера присутствует опция Расположить все поля на одной странице. При выборе этой опции мастер уменьшает элементы управления для всех полей отчета так, чтобы они все поместились рядом друг с другом на одной печатной странице.
Если вы хотите самостоятельно внести изменения в групповой отчет, в режиме Конструктора следует выбрать пиктограмму “СОРТИРОВКА И ГРУППИРОВКА”. После чего MS Access открывает одноименное окно, в котором можно выбрать поля для группировки отчета.
Задание управляющего элемента в одной из областей отчета автоматически определяет его функцию. Например, если в области примечаний группы "Тип" определить управляющий элемент с выражением: =Sum( [Цена] ) в результате будет вычислена сумма цен на товары по каждой категории.
Конструктор отчетов
Оформление отчета осуществляется в режиме конструктора. Переход из окна базы данных в режим конструктора осуществляется нажатием кнопки "Конструктор".
Режим конструктора для отчетов очень похож на аналогичный режим для форм. Даже панель элементов для создания новых управляющих элементов та же. Однако в нем содержится одна пиктограмма, которая при создании форм не используется. Это пиктограмма “КОНЕЦ СТРАНИЦЫ”.
Как правило, MS Access автоматически выполняет разбивку по страницам. Правила разбивки устанавливаются в свойствах отчета. Однако, используя пиктограмму “КОНЕЦ СТРАНИЦЫ”, можно осуществлять переход на новую страницу вручную и, следовательно, выполнить разбивку по страницам в соответствии с требованиями пользователя.
По умолчанию MS Access различает в отчете пять областей. Заголовок и примечание отчета печатаются один раз в начале и в конце отчета. Обе эти области вы можете включать и выключать посредством команды Формат/Заголовок.
Верхний и нижний колонтитулы страницы выводятся соответственно вверху и внизу на каждой отпечатанной странице. Обе эти области можно включать и выключать посредством команды Формат/Колонтитулы.
Наиболее важной является область данных отчета. MS Access распечатывает ее один раз для каждой записи исходной таблицы или запроса.
Каждая из пяти областей отчета имеет собственные свойства. Выберите пиктограмму “СВОЙСТВА”, чтобы MS Access открыл окно свойств. Затем выберите одну из полосок с наименование области отчета. В результате в строке заголовка окна свойств отображается текст: "Раздел" и имя соответствующей области.
С помощью свойства "Конец страницы" вы определяете, должен ли осуществляться переход к новой странице перед началом области. Интересной является также свойство "Не разрывать". Если установить для данного свойства значение "Да", MS Access попытается напечатать управляющие элементы области на одной странице.
Однако, если на текущей странице не достаточно места для всех управляющих элементов области, тогда MS Access печатает все управляющие элементы на следующей странице. Свойство "Вывод на экран" определяет, должна ли отображаться на экране данная область отчета. В отчетах некоторые из управляющих элементов содержат свойства "Расширение" и "Сжатие". Аналогичные свойства в формах отсутствуют.
Использование вычисляемых значений
MS Access предоставляет десятки встроенных функций, которые можно использовать для обработки данных или для добавления информации в отчет. Одним из видов информации, которая наиболее часто включается в отчет, является информация о дате подготовки отчета или номера текущих страниц. Для дат MS Access предоставляет две встроенные функции Date() и Now() возвращающие текущие системные даты. Чтобы добавить текущую дату в отчет, необходимо создать несвязанное поле и установить его свойство "Данные" в значение =Date() (или Now()).
Чтобы добавить номер страницы, используйте свойство отчета "Страница" (Page), посредством создания несвязанного поля и установки его свойства "Данные" равным "Страница" (Page).
Главные и подчиненные отчеты
Помимо внедрения в другие формы подчиненных форм, существует возможность вставлять подчиненные отчеты (или подчиненные формы) в другие отчеты.
На первом шаге создайте стандартный отчет для подчиненной таблицы. Сохраните отчет под именем "Подчиненный". На втором шаге создайте отчет для главной таблицы. Сохраните данный отчет под именем "Главный".
На третьем шаге объедините оба отчета и перейдите в окно базы данных. Затем в режиме Конструктора буксируйте подчиненный отчет из окна базы данных в область данных главного отчета. В результате MS Access автоматически размещает управляющий элемент для подчиненного отчета.
MS Access автоматически установил связь между таблицами на основании отношения, определенного в модели данных. В этом можно убедиться с помощью конструктора отчета. Откройте окно свойств и выберите управляющий элемент для подчиненного отчета.
Отметьте, что MS Access ввел для свойств управляющего элемента "Подчиненные поля" и "Основные поля" наименование связующего поля. Посредством этих двух свойств устанавливается связь между главным и подчиненным отчетами. При объединении главного и подчиненного отчетов для двух таблиц, которые не были связаны предварительно, вы должны самостоятельно определить значения этих свойств.
При просмотре отчета становятся видны некоторые недостатки размещения управляющих элементов в отчете, которые можно легко устранить. Так, например, подчиненный отчет имеет собственную нумерацию страниц и заголовок. Поскольку в данном случае подчиненный отчета встроен в главный отчет, оба элемента оказываются лишними.
Откройте подчиненный отчет в режиме Конструктора. Удалите заголовок, нумерацию страниц и все другие управляющие элементы, которые больше не понадобятся. Затем переместите заголовки полей таблицы из области верхнего колонтитула страницы в область заголовка отчета. Затем выберите Формат/Колонтитулы, чтобы выключить соответствующие области. Сохраните изменения. В режиме Конструктора главного отчета несколько раз нажмите мышью управляющий элемент для подчиненного отчета, пока курсор не станет видимым. Затем нажмите клавишу [Enter], в результате чего MS Access будет учитывать изменения, выполненные в подчиненном и в главном отчетах.