Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
13
Тема 5. Организация: cодержание и основные формы
Лекция 1. Организации, их среда и развитие
1. Организация как объект управления
2. Внутренняя среда организации
3. Внешняя среда организации
4. Развитие организаций
1.1. Под организацией (предприятием, фирмой) как структурной единицей, как объектом управления понимается группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общих целей.
Обязательные составляющие организации:
- группа людей;
- общие цели;
- координация деятельности;
- факторы обеспечения.
Если бы люди не объединялись в организации, то не возникла бы потребность в менеджменте. Мир менеджмента основан на организациях.
Различают формальные и неформальные организации.
Формальные – это организации, созданные в соответствии с законодательной базой и возглавляемые назначенными или избранными руководителями.
В формальных организациях могут существовать и неформальные ор ганизации, возникающие на основе группировки людей вокруг од ного чем-то выделяющегося человека и их взаимодействия.
Формальные организации подразделяются на простые и сложные.
Простые организации имеют одну цель.
Сложные – многоцелевые.
1.2. Коллектив организации, формальные и неформальные группы
Основу организации составляет коллектив.
1.2.1. Коллектив – это социальная группа, обязательными условиями существования которой являются творческое сотрудничество, взаимопомощь и подчинение установленному порядку. Он управляется руководителем, интересы которого едины с интересами его членов.
Особенностью производственного коллектива является единство целей, выполнение производствен ного задания.
Немаловажный признак производственного коллектива – единство мо ральных взглядов подавляющего большинства, что предотвращает антагонистические противоречия.
Неотъемлемым признаком коллектива является управление, без которого он не может существовать, так как любой труд требует организации, планиро вания, регулирования и координации. Деятельность каждого его члена подчи няется общим интересам.
Трудовому коллективу свойственны черты демократизма, коллективные решения.
Производственный коллектив немыслим без дисциплины.
1.2.2. Основу каждого коллектива составляют группы.
Группа – это совокупность людей, которые вступают в такое взаимодействие, когда каждый человек оказывает влияние на других людей и одно временно находится под их влиянием. Группа – это семья, отдел, где человек работает, группа друзей, группа студентов и др.
Организацию можно рассматривать как объединение нескольких групп.
В любой организации (фирме, предприятии) имеются два основных типа формальных групп: руководителей и производственные.
Руководитель и его непосредственные подчиненные составляют формальную группу руководителя, например, директор завода и его заместители или заместитель директора по производству и начальники производственных цехов.
Лица, работающие над одним и тем же заданием, составляют рабочую (производственную) группу. Хотя у таких групп есть руководители, они поль зуются правом самостоятельно планировать и обеспечивать свой производст венный процесс и решать свои проблемы.
Встречаясь в формально организованных группах и взаи модействуя между собой в целях выполнения производственных задач, люди объединяются в неформальные группы внутри формальных. Неформальные группы могут объединяться в неформальные организации, ко торые имеют свою иерархию, лидеров, задачи, нормы поведения своих членов.
1.2.3. Неформальные группы и их влияние на коллектив
Основой для возникновения неформальных групп являются дружеские отно шения на основе общих интересов, приятельских чувств. Первоначально это может быть игра в шашки, шахматы, карты, совместные обеды, походы в кино, театр и т.д. При этом укрепляются межличностные отношения, создаются свои способы действий, возникают традиции. Группа становится организованной, т.е. превращается в организацию. Побуждениями вступления в группу являются: чувство принадлежности, взаимопомощь, взаимозащита, тесное общение, заинтересованность. Причиной их возникновения часто являются неудовлетворенные индивидуальные потребности.
В производственных условиях часто требуется и защита, например, от вредных условий производства, снижения заработной платы, увольнения. Эту защиту всегда можно найти в неформально организованной группе.
В группе также можно выразить свои симпатии и получить удовлетворение от общения с другими работниками. Неформальная группа вырабатывает свои нормы поведения и требует от своих членов поведения в рамках существующих норм.
Неформальные группы, как правило, сопротивляются производственным переменам, которые могут вызвать угрозу существования группы. В виде угро жающих факторов могут выступать расширение производства, внедрение новой технологии, реорганизация.
Неформальные группы и организации возглавляются лидерами, которые, в отличие от формальных, не назначаются, а завоевывают признание работни ков. Действия неформального лидера определяются интересами группы или органи зации и могут выходить за рамки формальных отношений.
М.Х. Мескон в кни ге «Основы менеджмента» выделяет следующие факторы, позволяющие стать лидером неформальной организации: должностное положение, возраст, про фессиональная компетентность, расположение рабочего места, свобода пере движения по рабочей зоне, отзывчивость.
Большинство руководителей формальных организаций к неформальным группам относятся отрицательно, считая их результатом плохого управления. Но неформальные организации – это явление естественное и от качества управ ления не зависят. На процесс управления они могут оказывать положительное и отрицательное влияние.
В недалеком прошлом теоретики ориентировали менеджмент на упразд нение неформальных организаций.
Современная теория менеджмента считает необходимым использовать неформальные связи в интересах официального управления. Для этого требуется выполнение следующих тезисов:
1. Признать неформальную организацию и сотрудничать с ней.
2. Прислушиваться к мнению членов и лидеров неформальных групп.
3. Не предпринимать действий, которые могут оказать отрицательное влияние на неформальную организацию.
4. Практиковать принятие решений совместно с неформальной группой.
5. Для предотвращения слухов сделать более доступной официальную инфор мацию.
1.3. Важнейшие черты организации
Первая. Взаимосвязь с внешней средой.
1. Организации функционируют в определенных юридических, экономических и рыночных условиях, в среде потребителей и конкурирующих организаций, в условиях соответствующего времени технико-технологического уклада и ряда других факторов, влияющих на конечные результаты деятельности.
2. Из внешних источников организации приобретают ресурсы и во внешнюю среду реализуют результаты своего труда.
Важнейшая задача менеджера, в соответствии с юридическими нормами, четко выстроить и организовать взаимосвязь и взаимодействие с внешней средой.
Второй, очень важной чертой организации является разделение труда
Создаются подразделения (отделы, службы) с им присущими задачами и целями.
Третья черта организации – управляемость.
Управление осуществляется как по горизонтали, так и в виде координации деятельности по вертикали, устанавливая постоянные и временные взаимоотношения между всеми подразделениями предприятия, определяя порядок и условия их функцио нирования. Назначаются руководители по направлениям деятельности (зам. по производству, снабжению, сбыту и т.д.), руководители подразделений, им определяется круг обязанностей и ответственности.
Четвертая черта. Организации (предприятия, фирмы) создаются для про изводства и реализации продукции, выполнения работ, оказания услуг и, в конечном итоге, для получения прибыли. Производственно-экономическая деятельность организаций призвана обеспечивать удовлетворение экономических и социальных интересов общества и потребности трудового коллектива.
Пятая черта организации. Независимо от форм собственности организации наделяются правом юридического лица и действует на принципах хозяйственного расчета, самостоятельно осуществляет свою деятельность и рас поряжаются результатами своего труда, уплатив на логи и другие обязательные платежи в республиканский и местный бюджеты.
Шестая черта. Организации в обязательном порядке должны быть зарегистрированы в ор ганах государственной власти. Их учредителями могут выступать: государство (в лице исполнительных органов), трудовые коллективы, физические и юриди ческие лица, в том числе иностранные. Для регистрации учредителю необходимо предоставить в государственные органы решение о его создании или договор учредителей, устав организации и другие установленные документы. Организация считается созданной и получает право юридического лица со дня регистрации.
Седьмая черта. С согласия собственника или уполномоченного им органа организации имеют право создавать дочерние хозяйствующие субъекты, филиалы, представи тельства, отделения и другие обособленные подразделения путем передачи им части своего имущества во владение, пользование и распоряжение.
Предприятия могут создаваться в каждой форме собственности: государственные, частные, коллективные, смешанной собственности, собственности общественных организаций.
2. Внутренняя среда организации
Внутренняя среда организации представляет собою органичное соединение таких основных ситуационных факторов как: цели, структура, задачи, технология, фонды, ресурсы, люди (их иногда называют внутренними переменными факторами). В управленческой практике эти факторы рассматриваются в тесной взаимосвязи друг с другом.
1) Общие цели (первый переменный фактор). То есть, организация людей является средством достижения целей.
Для достижения конечной цели организации определяются конкретные задачи (цели) подразделениям. Они координируются менеджерами в рамках общей цели.
2) Структура организации (вто рой переменный фактор).
Под структурой организации понимают количество, состав ее подразделений, ступеней управления во взаимосвязанной единой систе ме. Структура устанавливает такие взаимоотношения уровней управления и функциональных подразделений, которые позволяют наиболее эффективно дос тигать целей организации. Этому способствует специализированное разделение труда.
Организационные структуры управления рассмотрим в отдельной лекции
В крупных организациях управление разграничивается по горизонтали и вертикали. В соответствии с этим координируется деятельность уровневых под разделений и по соподчиненности. Такая координация обеспечивает не только интересы подразделений, но и организации в целом.
Третьим внутренним переменным фактором в организации является по становка и выполнение задач. Предписываются работы, устанавливаются способы и сроки выполнения. Положениями определяются функции структурных подразделений и должностные обязанности, уста навливаются технологии и режим работы.
Существует традиционное деление задач на три группы: работа с людьми, предметами (машины, сырье, инструменты), информацией. Работа за станком – это работа с предметами. Мастер участка работает с людьми. Работа экономи ста в плановом отделе в основном связана с информацией.
Четвертый внутренний переменный фактор – технология. Технология - это совокупность процессов, правил, навыков, применяемых при преобразовании сред (информационной, сырьевой, кадровой и т.д.) для изготовлении продукции. Она рассматривается как средство преобразования ресурсов в продукты и услуги. Предпо лагает сочетание квалифицированных навыков, оборудования, инфраструкту ры, инструментов и соответствующих технических знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации или лю дях.
Мощным внутренним переменным фактором управления являются люди (человеческие ресурсы) – пятый переменный фактор. Человеческая переменная рассматривается в управлении в трех направлениях: поведение людей (отдельных людей, людей в группах, руководителя), менеджер в роли лидера, влияние менеджера на пове дение отдельных людей и групп.
На индивидуальное поведение человека и его успешную деятельность оказывает влияние множество факторов. Среди них ведущее место занимают потребности людей, их умственные и физические способности, ценности, взгляды, притязания.
Потребность людей представляет собой внутреннее физиологическое или психологическое ощущение недостатка чего-либо. К базисным физиологиче ским потребностям относятся потребности в пище, питье, тепле; к психологи ческим – потребность в причастности к какому-либо обществу или группе людей.
Большое влияние на поведение людей оказывает ожидание, т.е. насколь ко вероятно свершение чего-то значимого для них.
Сильное влияние на ожидание оказывает восприятие, которое по нимается как интеллектуальное осознание стимулов.
На поведение людей влияют также ценности – общие убеждения о том, что хорошо и что плохо.
Отдельного рассмотрения заслуживают такие факторы внутренней среды как техника и ее обновление, финансовые и материальные ресурсы организаций, в той части, в которой они являются внутренними.
Совокупность всех переменных создает рабочую среду, которая приспо соблена к потребностям организации. Многофакторность внутренних перемен ных определяет чрезвычайную сложность этой среды с учетом которой и должен строить свою руководящую деятельность современный менеджер.
3. Внешняя среда организации
Организация как открытая система может выживать только во взаимосвязи с внешней средой.
К внешней среде организации относятся:
- потребители;
-конкуренты;
-правительственные учреждения;
-поставщики;
- финансовые организации;
-источники трудовых ресурсов.
Различают факторы внешней среды прямого воздействия и факторы внешней среды косвенного воздействия.
К факторам прямого воздействия относятся:
-поставщики;
-материально-технические, финансовые и трудовые ресурсы;
-законы и учреждения государственного регулирования;
-потребители и конкуренты.
К среде косвенного воздействия относят факторы, которые могут не оказывать немедленного прямого воздействия на операции предприятия, но все же влияют на них. Это:
-общее состояние экономики;
-научно-технический прогресс;
-социально-культурные и политические изменения;
-влияние групповых интересов;
-существенные для организации события в других странах.
Так же как и внутренние переменные, внешние переменные воздействуют на организацию во взаимосвязи.
Внешняя среда характеризуется:
-сложностью (число и вариантность факто ров);
-подвижностью (скорость изменения технологий, ситуации на рынке. Она разная для научно-исследовательских и про изводственных структур);
-неопределенностью (в изменяющемся мире сложно прогнозировать развитие ситуаций).
Основные внешние факторы прямого воздействия
1. Равномерность поступления материально-технических ресурсов способствует ритмичной работе предприятия. Нарушения их поступления и повышение цен приводит к снижению вы пуска продукции, прибыли, удовлетворения потребностей покупателя и т.д.
2. Для нормального функционирования организации нужен капитал. Инвестиции могут быть полу чены от банков, акционеров и частных лиц. Надежное финансовое состояние организации всегда привлекает инвесторов.
3. Без трудовых ресурсов не обеспечить эффективность производства. Организациям, как правило, всегда не хватает высококвалифицированных спе циалистов различных направлений и менеджеров.
4. Организации функционируют в формате созданного правового поля и выходить за его рамки не могут без ущерба для своей деятельности.
5. Важнейшим внешним фактором для организаций являются потребители, которые диктуют свои требования к товарам и услугам их ассортименту, качеству, цене, срокам и способам поставки и удовлетворения.
6. Во многих случаях не потребители определяют необходимый рынку про дукт или услугу, а конкуренты.. Недооценка конкурирующей стороны в области совершенствования продукта пли услуги может обернуться больши ми потерями прибыли.
Факторы косвенного воздействия:
1. Изменения в экономике. Инфляция, экономический спад, колебания курса валют затрагивают интересы орга низаций.
Работающие в международной среде фирмы должны также учитывать и общие экономические факторы: обменный курс валют, уро вень заработной платы, учетные ставки процента и общий уровень экономиче ского развития.
2. На организации влияют жизненные ценности и традиции. Неэтичными считаются, например, взятки, распространение порочащих конкурен та слухов.
Влияют на результативность работы организаций приверженность к определенной торговой марке или отрицательное отношение к конкретному товару или явлению.
3. Организациям необходимо считаться также с политическими факторами и местными условиями.
В каждой стране действуют свои уникальные факто ры: по литическая обстановка, законодательство, государственное регулирование, потребности местного населения, культура, религия, привычки и обычаи нации, система ценностей и установок, которые необходимо знать и учитывать менеджерам при выходе на внешний рынок.
6. Интеграция в мировую экономическую систему, подготовка Республики Беларусь к предстоящему вступлению страны в ВТО, плюсы и минусы, адекватность действий организаций по обеспечению конкурентоспособности товаров на внутреннем и внешнем рынках.
4. Развитие организаций
4.1. Образцовые предприятия
Основным критерием отнесения организаций к образцовым выдвигает ся их склонность к нововведениям и новаторству, способность постоянно реагировать на изменения внешней среды.
Изменение курса, перевооружение, приспособление, преобразование и адаптация с учетом изменений:
- за просов покупателей и настроений публики;
- конкурентной среды;
- в международной торговле;
- в правительственных постановле ниях.
Образцовые предприятия отличает глубокий интеллект менеджеров, упорство в обновлении товаров и обеспечении высшего качества, внимательное отношение к потребностям покупателей, учет мнений своих сотрудников, уважение и поощрение их предпринимательской настроенности, энтузиазм и новаторство, оперативное принятие реше ний.
В ряде учебников выделя ют восемь признаков образцовых предприятий наиболее полно отличающих их от других. Это:
1. Ориентация на достижение успеха.
2. Лицом к потребителю.
3. Самостоятельность и предприимчивость.
4. Производительность.
5. Связь с жизнью.
6. Верность своему делу.
7. Простота формы, малый штат управления (Эран Конфекти).
8. Свобода и жесткость одновременно.
Образцовые предприятия сами учатся у потребителей, которых они обслуживают. Постоянно и внимательно прислушиваясь к публике, они заимст вуют у нее идеи нововведений.
Лидерство и новаторство поощряется. При этом выслушиваются предло жения любого сотрудника. Даже, если идея рискованная, но с разумной долей риска, она поддерживается и внедряется.
Основным источником повышения эффективности считаются не капиталовложения, а люди. Рядовой персонал выступает в числе важнейшего фактора достижений в области качества.
Нововведенческий климат на образцовых предприятиях поддерживается комплексом экономических, идеологических и социально-психологических мероприятий.
Внутренние структурные формы и системы до предела просты. Число управленцев на высшем уровне незначительно.
На образцовых предприятиях умеют вселять в людей веру, побуждать действовать, используют публич ное моральное поощрение, проведение экспериментов.
Характерным для всех образцовых предприятий без исключения является высокая культура, которая распространяется на всех сотрудников снизу до вер ху.
На образцовых предприятиях работают высококвалифицированные руководители, способные осваивать новые идеи.
Мас терство руководителя заключается в том, чтобы, используя весь арсенал доступных средств вывести предприятие в число образцовых.
4.2. Самообучающиеся организации
В конце ХХ и в начале ХХI века в мире входит в обиход понятие «обучающиеся организа ции».
Считается, что к ним можно отнести полностью адаптирующиеся предприятия, реагирующие на изменения как внутренней, так и внешней среды и на этой основе выбирающие правильные направления развития, способные самостоятельно принимать решения, определять проблемы, намечать правильные пути и обеспечивать их реализацию.
Руководители этих организаций – высококвалифи цированные и талантливые, имеют высокие профессиональный авторитет, вооб ражение и предвидение, коммуникабельны, хорошо ориентируются в неординарных ситуациях, имеют широкие и глубокие знания в различных направлениях хозяйствования и технического прогресса, постоянно обучаются сами и побуждают учиться подчиненных.
Организации этого типа должен возглавлять «глобальный менеджер», способный приспособиться к любой стране, знающей языки и традиции разных народов, обладающий дипломатическими способностями, умением вести переговоры, устанавливать и поддерживать прочные и дли тельные контакты, формировать свой и организации положительный имидж.
Самообучающиеся организации отличаются постоянным поиском путей значитель ного сокращения числа уровней управления, все возрастающей квалификацией руководителей и изменением взаимоотношений с подчиненными.
Здесь все возрастающие масштабы принимает процесс привлечения работников к управлению за счет акционирования и др.форм.
Усиливается творческий ха рактер труда, возрастает самостоятельность работников в приня тии решений. Таким образом, речь уже идет о наделении работников властью, что является одним из важных факторов «обучающей организации».
Ускорятся темпы обновления продукции и технологических процессов, постоянно совершенствуется послепродажное обслуживание.
4.3. Успешная организация
Зададим вопрос: «Чем определяется успех организа ции?». Обоснованный ответ на этот вопрос мог бы быть положен в основу управления любой хозяйственной организацией.
Составляющие успеха организации:
- обеспечение намеченных целей. Успешные организации корректируют цели в соответствии с изменениями внешней среды.
- выживание. Важнейшая задача организаций – существовать возможно дольше, выжить в изменяющихся условиях окружающей среды. Примером могут служить Римская католическая и православная церковь, суще ствующие уже более 2000 лет, сотни лет существуют винодельческие и конь ячные фирмы Франции и Армении.
- результатив ность и эффективность. Результативность – «делаются нужные, правильные вещи». Эффективность – «правильно создаются эти самые вещи».
- производительность – это объем выпуска, деленный на объем потребленных ресурсов. Или количество товаров и услуг, получаемых из единицы затрат ресурсов или производимых в единицу времени.
Для обеспечения неуклонного роста производительности труда менеджер должен обеспечивать:
– повышение уровня специального образования и профессиональной подготовки работ ников;
– качество производственного оборудования и применение эффективных технологий;
– развитость разделения труда, использование преимуществ специализации и кооперации;
– наращивать масштабы производства;
– осуществлять меры по снижению энергозатрат;
– повышать наукоемкость продукции;
– инвестировать в производство инновационной продукции;
- умело стимулировать эффективный труд.
Успешные организации должны работать результативно и эффективно.