Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Тема: Базы данных в Access 2007
Тема 1: Среда Access: создание и редактирование базы данных.
Цель: Ознакомиться с основными средствами Access, позволяющими работать с базами данных (БД). Научиться создавать и редактировать базы данных.
Основные сведения.
Access – система управления базами данных.
Объекты БД:
При работе с базами данных существует два режима:
Этапы проектирования БД
Существует два вида таблиц: оперативные и справочные. Справочные таблицы содержат условно-постоянную информацию. Их заполняем в первую очередь. В оперативных таблицах используем информацию из справочников. В них содержится переменная информация.
СУБД Access можно вызвать через меню Пуск-Программы-Microsoft Access.
После запуска программы Access на экране появляются окно приложения, а также диалоговое окно, в котором пользователь должен выбрать один из следующих вариантов работы: создание пустой БД (Новая база данных), создание БД с помощью мастера (Создание), открытие одной из существующих БД (Открытие файла). В Access все объекты базы данных сохраняются в одном файле с расширением .mdb.
В результате выбора переключателя Новая база данных образуется пустая БД, в которую можно поместить таблицы, формы, отчеты и т.д. При выборе переключателя Запуск мастера начнется процесс создания новой БД на основе какой-либо БД из коллекции Access. В случае необходимости открытия существующей БД установите переключатель Открыть базу данных.
Появление стартового диалогового окна при запуске Access можно отменить, выбрав в меню Сервис команду Параметры и на вкладке Вид опцию окно запуска. Команда Параметры активна, если открыто окно БД. После выключения опции окно запуска открыть или создать БД можно через меню Файл.
Строка меню расположена под строкой заголовка. Каждый элемент меню открывается при выполнении щелчка на его имени.
Структура меню зависит от режима работы Access. Программа имеет 3 основных режима:
Панели инструментов
Панель инструментов состоит из кнопок с пиктограммами, позволяющими определить назначение кнопок. Кнопки панелей инструментов могут быть активными и неактивными. Неактивные кнопки бледнее активных. Панели инструментов, кроме кнопок, содержат поля списков, которые открываются при нажатии кнопки со стрелкой.
Строка состояний
Строка состояний находится в нижней части окна Access. Она предназначена для размещения сообщений о выполняемых операциях и о текущем состоянии программы. При разработке БД можно составлять собственные сообщения.
Окно базы данных
В окне БД систематизированы объекты БД.
Каждая строка таблицы представляет собой запись, а столбец - поле. Запись содержит набор данных об одном объекте, а поле - однородные данные обо всех объектах.
Запросы предназначены для отбора данных на основании критериев.
Форма представляет собой бланк, подлежащий заполнению, или маску, накладываемую на отбор данных.
Отчеты служат для отображения итоговых данных из таблиц и запросов в удобном для просмотра виде.
В состав БД целесообразно включить макросы, автоматизирующие процесс ее заполнения, отбора информации и т.д.
Модули - процедуры обработки событий или выполнения вычислений, написанные на языке Visual Basic for Application (VBA).
Основным объектом БД является таблица. На базе таблиц осуществляется построение форм, запросов и отчетов. Таблицу можно создать используя следующие способы: режим таблицы; конструктор; мастер таблиц; импорт таблиц (создание таблицы путем импортирования данных из внешнего файла или др. БД); связь с таблицами (присоединение внешнего файла или таблицы др. БД).
При создании таблиц при помощи Конструктора задаются поля таблицы и их характеристики (свойства).
Имя поля может иметь длину до 64 символов и содержать пробелы и любые специальные символы, кроме точек, восклицательных знаков и угловых скобок. Не должно быть двух полей с одинаковыми именами. Для каждого поля следует указать тип данных (текстовый, числовой, поле типа МЕМО, время и т.д.).
Поле типа “счетчик “ содержит число, которое автоматически увеличивается на единицу, когда в таблицу добавляется новая запись.
Изменение типа данных после ввода сопровождается очень длительной процедурой и может привести к потере данных.
Каждое поле обладает индивидуальными свойствами, которые зависят от выбранного типа данных (размер поля, формат поля, условие на назначение, индексированное поле и т.д.).
Готовую спецификацию можно модифицировать. При этом все изменения следует внести до начала заполнения БД, чтобы не повлечь искажение или потерю данных.
После определения всех полей таблицы следует указать по меньшей мере одно поле для использования в качестве первичного ключа. Первичный ключ может быть определен только в режиме Конструктора.
Проектируя таблицы, тщательно выбирайте поле первичного ключа. Когда при установлении связи между таблицами используется поле первичного ключа, внести какие-либо изменения в таблицы практически невозможно. Первичный ключ - это столбец или группа столбцов, однозначно определяющие запись. Первичный ключ по определению уникален: в таблице не может быть двух разных строк с одинаковыми значениями первичного ключа. Столбцы, составляющие первичный ключ, не могут иметь значение NULL. Для каждой таблицы первичный ключ может быть только один.
Таблицу можно модифицировать с помощью мастера подстановок. После модификации в области Свойства поля на вкладке Подстановка появятся новые свойства.
После заполнения таблицы записи можно редактировать: копировать, удалять, перемещать, производить операции поиска, замены, фильтрации, сортировки.
Фильтр временно разделяет записи в открытой форме или таблице на два подмножества, одно из которых будет показано, а другое нет.
Технология работы
Выбор первичного ключа
Заполнение таблицы данными
Операции поиска
Поиск и замена
Сортировка записей
Фильтрация данных
Изменение расположения строк/колонок
Тема 2: Использование гиперссылок в Access.
Цель: Научиться создавать гиперссылки.
В Microsoft Access есть тип данных – Гиперссылка. Он позволяет хранить в поле простые или сложные ссылки на файлы и документы, находящиеся вне базы данных. Такие ссылки могут содержать адрес URL (Uniform Resource Locator), указывающий на некоторое место в World Wide Web или корпоративной сети (Интранет), либо сетевой маршрут в формате UNC (Universal Naming Convention) к файлу на сервере локальной сети или на жестком диске локального компьютера. Ссылка может указывать на файл в формате HTML или формате, поддерживаемом приложением OLE или ActiveX.
Гиперссылка, которая, по сути, является текстовым полем, может содержать до 2048 символов и включать до трех частей :
В ответ на щелчок по гиперссылке Access запустит соответствующее приложение и передаст ему основной и дополнительный адреса. Если в гиперссылке указан один из протоколов Интернета, Access запустит броузер или соответствующую программу.
Вставка гиперссылки может производиться при помощи окна диалога Добавить гиперссылку. Верхний раскрывающийся список содержит адреса Интернета, которые вы недавно посетили, или имена открытых документов. Кнопка Обзор позволяет определить местонахождение файла на вашем компьютере или на любом компьютере в сети, к которой вы подключены. Если расположение файла относительно папки, в которой находится база данных, всегда будет сохраняться, то при задании пути оставьте установленным флажок Использовать для гиперссылки относительный путь. Например, если вы всегда держите документы, на которые указывают гиперссылки, в одной папке вместе с базой данных или в одной и той же подчиненной папке, установка этого флажка позволит вам свободно перемещать папку базы данных (с содержащимися в ней папками) без исправления гиперссылок. Снимите этот флажок для конечного файла с фиксированным местом хранения, чтобы Access вставил в гиперссылку абсолютный путь к файлу.
Чтобы указать адрес узла Интернета, который вы сохранили как «избранный», нажмите кнопку Обзор и откройте папку Избранное. В раскрывающемся списке Тип файлов окна диалога Связать с файлом выберите Файлы Интернета, чтобы увидеть все сохраненные ярлыки Интернета.
После выбора адреса гиперссылки вы можете использовать поле Имя объекта в документе для указания конкретного объекта в файле или документе, находящемся на узле Интернета.
Окно диалога Добавить гиперссылку не предоставляет возможности ввода необязательного описания. Для добавления описания нужно редактировать гиперссылку.
Тема 3: Установление связей между таблицами.
Цель: Научиться устанавливать связи между таблицами.
Задание
Основные сведения
Access позволяет строить реляционные БД, отдельные таблицы которых могут быть связаны между собой. Связь между таблицами определяет тип отношения между полями. Как правило, связывают ключевое поле одной таблицы с соответствующем ему полем другой таблицы, которое называют полем внешнего ключа.
Связанные поля могут иметь разные имена, однако у них должны быть одинаковые типы данных и одинаковые значения свойств.
При наличии связи между таблицами Access будет автоматически выбирать связанные данные из таблиц в отчетах, запросах и формах.
Условия связи двух таблиц:
Типы связей
1. Один ко многим (1-, 1:М). Когда каждому значению поля А таблицы 1 соответствует несколько значений связанного поля таблицы 2, а обратное неверно.
Тип Товар
*Код типа Код типа
2. Многие ко многим (М:М, -). Когда каждому значению поля А таблицы 1 соответствует несколько значений связанного поля таблицы 2 и наоборот.
Таблица Заказы Таблица Заказано
*Код заказа *Код заказа
*Код клиента *Код товара
3. Один к одному (1:1). Когда одному значению поля А таблицы 1 соответствует единственное значений связанного поля таблицы 2 и наоборот.
Таблица Клиент
(ФИО, адрес, пол…) Таблица Образование
*Код клиента *Код клиента
Целостность данных - это такие правила, которые регулируют условия взаимодействия между таблицами и поддерживают целостность информации.
Эти правила сохраняют неприкосновенность связей между таблицами в СУБД. Целостность данных предохраняет данные от изменений, которые нарушают связи между таблицами.
Целостность данных функционирует строго на основе ключевых полей таблиц. Поле ключа проверяется в том случае, если оно добавляется, изменяется или удаляется. Если такое нарушение изменяет связь, то оно нарушает и целостность данных.
Виды целостности данных:
Технология работы
Тема 4: Создание QBE-запросов (Query By Example) в Access 2007.
Цель: Научиться создавать QBE-запросы в различных режимах.
Задание
Запросы предназначены для отбора данных, удовлетворяющих заданным критериям. Результатом выполнения запроса является набор записей, собранных в таблице, который называется Recordset (динамический, временный набор данных). В объекте Recordset допускается добавление, изменение и удаление записей. В нем отображаются также записи, добавляемые, удаляемые или изменяемые в исходных таблицах.
В Access запросы делятся на QBE-запросы (Query By Example - запрос по образцу), параметры которых устанавливаются в окне конструктора запросов, и SQL-запросы (Strutured Query Language - структурированный язык запросов), при создании которых применяются операторы и функции языка SQL. В Access легко преобразовать QBE-запрос в SQL-запрос и наоборот.
В Access могут быть созданы следующие типы QBE-запросов:
Запрос-выборка позволяет выбрать данные, хранящиеся в таблицах, и представляет полученный динамический набор в режиме формы или таблицы без изменения данных. Изменения, внесенные в динамический набор, отражаются в базовых таблицах.
Запрос-изменение изменяет или перемещает данные. К этому типу относятся: запрос на добавление записей, запрос на удаление записей, запрос на создание таблицы, запрос на обновление.
Перекрестные запросы предназначены для группирования данных и представления их в компактном виде.
Запрос с параметром позволяет определить одно или несколько условий во время выполнения запроса.
В Access имеется возможность самостоятельно создать запрос или воспользоваться мастером по разработке запросов. Чаще всего запрос разрабатывается самостоятельно.
Однако для создания специальных запросов возможно применение мастера, например для создания перекрестного запроса, запроса на поиск повторяющихся записей или записей не имеющих подчиненных. запросов на архивирование записей.
Самым распространенным типом запроса является запрос на выборку.
Для подготовки запроса необходимо определить:
Для указания условий отбора данных и для создания вычисляемых полей в запросах используются выражения: арифметические и логические.
Запросы можно создавать для отбора данных как из одной, так и из нескольких таблиц. При этом следует учитывать наличие связей между таблицами.
Если разрабатывается запрос для нескольких таблиц, между которыми нет связи, Access рассматривает каждую таблицу как независимый объект и позволяет составить любую возможную комбинацию из полей внутри конструктора.
Запрос можно использовать для выполнения расчетов и подведения итогов, обобщив данные из исходных таблиц. Для этих целей в Access предусмотрены статистические функции SQL. Статистическую функцию задают в строке Групповая операция, которая появляется после нажатия пиктограммы с греческой литерой сигма на панели инструментов или командой Групповые операции в меню Вид. Посредством статистической функции можно обработать содержимое каждого поля запроса.
Создание запроса “Заказы клиентов” при помощи Конструктора.
Создание запроса “Данные по клиентам” при помощи Мастера
Создание перекрестного запроса “Суммарное количество”
Цель: Научиться создавать простую и составную форму, заполнять ее данными и редактировать.
Задание
Главным преимуществом в работе с базами данных можно назвать удобство представления и эффективность организации данных. Access позволяет сконструировать форму наиболее удобным для пользователя способом, включив в нее записи различных связанных таблиц.
Для отображения информации сразу из двух таблиц или из таблицы и запроса создается составная форма, которая состоит из основной и находящейся внутри ее подчиненной формы. Это позволяет объединять информацию, не переключаясь на другие таблицы или формы. Как правило, подчиненная форма связана с основной. Сохраняется подчиненная форма в базе данных как отдельная форма.
В Access существует несколько способов создания форм:
Автоформа - автоматическое создание формы с использованием одного из стандартных шаблонов. Это наиболее простой и быстрый способ создания формы.
Мастер форм - создание формы с помощью мастера; в зависимости от назначения формы мастер предлагает на выбор стандартные шаблоны и стили оформления.
Конструктор - создание формы на основе пустого бланка при помощи инструментальных средств конструктора форм, а также редактирование формы.
Мастер диаграмм - создание формы с диаграммой на основе выбранных полей таблицы.
Мастер сводных таблиц - создание сводной таблицы Microsoft Excel на основе таблиц или запросов Access.
Формы создаются на основе таблиц и запросов. При каждом открытии сохраненной формы обновляются данные запроса, на основе которого создается форма. Благодаря этому содержимое формы всегда соответствует информации в таблицах и запросах.
Основным способом создания формы является использование мастера форм. Мастер может создать и связать обе формы в случае, если основная форма базируется на таблице, а подчиненная форма базируется на связанной с ней другой таблице или создана на базе таблицы или запроса, содержащего поле с тем же именем и типом данных, что и ключевое поле таблицы основной формы.
Для редактирования готовых форм используют конструктор форм. Для добавления элементов управления необходима панель инструментов, которая появляется при нажатии пиктограммы Панель элементов.
Для того, чтобы узнать значение каждой пиктограммы Панели инструментов элементов управления, поставьте указатель мыши на пиктограмму. Функции элементов управления приведены в таблице.
Таблица 2
Назначение пиктограмм Панели инструментов элементов управления
|
Название |
Функция |
|
Выбор объектов |
Выделение объектов (позволяет маркировать и перемещать поля, а также изменять их размеры, установленные по умолчанию). |
|
Мастера элементов |
Мастера создания элементов управления. |
|
Надпись |
Вставка в форму названия нового поля. |
|
Поле |
Отображение содержимого некоторого поля записи БД или вычисляемого поля |
|
Группа |
Создание и размещение группы, в которую можно ввести контрольные переключатели и селекторные кнопки. |
|
Выключатель |
Создание выключателя, кнопки с фиксацией. |
|
Переключатель |
Создание селекторного переключателя. |
|
Флажок |
Создание контрольного переключателя. |
|
Поле со списком |
Создание комбинированного списка. |
|
Список |
Создание поля списка. |
|
Кнопка |
Создание командной кнопки. |
|
Рисунок |
Встраивание статических иллюстраций (графических файлов) в форму. |
|
Свободная рамка объекта |
Создание рамки объекта для которого нельзя установит связь. |
|
Присоединенная рамка объекта |
Создание рамки объекта для которого будет установлена связь с файлом-источником. |
|
Разрыв страницы |
Установка принудительного конца страницы формы. |
|
Подчиненная форма/отчет |
Встраивание подчиненной формы в главную форму и установка отношений между формами. |
|
Линия |
Проведение в форме разделительной линии. |
|
Прямоугольник |
Создание в форме прямоугольной рамки для группы полей. |
При выполнении двойного щелчка по элементу управления появляется окно Свойства объекта.
Создание формы при помощи Мастера
Создание составной формы
Редактирование формы в режиме Конструктора
Тема 6: Создание отчетов.
Цель: Научиться создавать отчет и редактировать его.
Отчет создается в тех случаях, когда необходимо наглядно представить на экране или на бумаге сводную информацию, хранящуюся в базе данных. Для получения такой информации должны быть проведены дополнительные вычисления.
Преимущество отчетов перед формами заключается в возможности группирования данных, что значительно улучшает внешний вид документа и повышает его удобочитаемость.
Редактирование созданного отчета происходит в режиме конструктора.
Отчет имеет несколько областей: заголовок отчета, верхний колонтитул, заголовок группы, область данных, нижний колонтитул, примечание отчета. Заголовок отчета расположен на первой странице отчета перед верхним колонтитулом. Верхний колонтитул по умолчанию помещается на каждую страницу отчета. Его отображение на страницах, содержащих шапку или резюме, можно заблокировать. Обычно верхний колонтитул содержит заголовки колонок. Заголовок группы состоит из имени группы и слова Заголовок группы. Элементы области данных повторяются для каждой выбранной из таблицы записи. Нижний колонтитул присутствует на каждой странице отчета. Чаще всего его используют для отображения номеров страниц. Если отчет создан при помощи мастера, то по умолчанию мастер отчетов вводит в нижний колонтитул функцию =Страница. Если отчет содержит много записей и включает несколько страниц, они автоматически нумеруются. Кроме того, мастер отчетов вводит в нижний колонтитул выражение =Now(), которое во время генерации отчета заменяется текущей датой. Примечание отчета вставляется в конце отчета и может содержать резюме ко всему отчету. Это последняя область отчета, но при печати она предшествует нижнему колонтитулу последней страницы.
По умолчанию все области отчета имеют одинаковую ширину. При изменении ширины одной области автоматически меняется ширина всего отчета. Для изменения высоты или ширины отчета следует перейти в режим конструктора и установить указатель мыши на нижней или правой ограничительной линии изменяемой области. Указатель приобретет вид двунаправленной стрелки. При его перемещении в нужном направлении изменяется размер области.
Существенно улучшить внешний вид отчета позволяют стандартные элементы управления. Они встраиваются в отчет для оформления заголовков, надписей и иллюстраций. Встраивание элементов управления в отчет выполняется с помощью панели инструментов Панель элементов аналогично встраиванию элементов управления в форме.
В отчете могут быть вычисляемые элементы. Вычисляемое значение определяется в соответствии с выражением, указанным в поле свойства Данные при определении элемента управления.
Элементы управления иногда размещаются один поверх другого. Каждый из них можно переносить с помощью команд На передний план и На задний план меню Формат. Пред активизацией указанных команд перемещаемый объект должен быть выделен.
Элементы управления можно выровнять при помощи команд, собранных в подменю Выровнять меню Формат.
Увидеть, как будет выглядеть отчет, можно в режиме предварительного просмотра, выбрав в меню Вид команду Предварительный просмотр.
Технология работы
Создание отчета при помощи Мастера
Редактирование отчета при помощи Конструктора