Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Создание комплексных текстовых документов» Тонкова А.С.
|
[1] Оглавление [2] РАБОТА С OFFICE 2000 [2.1] Как овладеть средствами Office Pro [2.2] Общие свойства приложений Office [2.3] Запуск приложений Office 2000 [2.4] Интерфейс Office 2000 [2.4.1] Окно документа [2.4.2] Доступ к командам [2.4.3] Помощник [2.5] Работа с файлами [2.5.1] Создание новых объектов [2.5.2] Сохранение файла |
Современные прикладные программы трудны в освоении, но они позволят вам проявить свои способности, поднять авторитет в глазах руководителей и заказчиков, вызвать уважение коллег. Microsoft Office 2000 — это пакет, имеющий в своем составе мощные инструменты. Работаете ли вы на транснациональную корпорацию или ведете свой собственный малый бизнес, приложения, входящие в Office 2000, помогут вам развить свои навыки, а также улучшить стиль и повысить эффективность работы. Вы сможете лучше выполнять свои повседневные обязанности, отслеживать важные контакты, реально оценивать финансовые перспективы, готовить убедительные предложения, создавать впечатляющие презентации и достойно представлять свою компанию в World Wide Web.
Этот урок познакомит вас с общими функциями пакета Office 2000. Даже если вам уже доводилось работать с пакетами Office 95 или Office 97 и многие из этих функций вам знакомы, все-таки не стоит игнорировать этот урок, так как в нем рассказывается о новых возможностях Office 2000.
Пакет Microsoft Office Professional 2000 содержит некоторые из наиболее популярных и мощных прикладных программ. В пакет входят последние версии отмечавшихся наградами офисных приложений:
Word — текстовый процессор;
Excel — программа управления электронными таблицами;
Access — система управления базами данных;
PowerPoint — средство создания презентаций;
Outlook — настольная информационная система;
Publisher — средство подготовки печатной продукции.
Если вы работали с предыдущими версиями этих продуктов, то вам достаточно лишь изучить некоторые новые и усовершенствованные методы, используемые в Office 2000. Программы пакета Office 2000 имеют более высокий уровень интеграции, чем их предшественники. Они обеспечивают удобное взаимодействие между приложениями и пользователями, а также взаимодействие с Интернетом и корпоративными сетями. В состав Office 2000 включено средство подготовки печатной продукции Microsoft Publisher, позволяющее создавать и оформлять все виды печатной продукции — от бюллетеней до шапок приглашений.
Office Professional 2000 содержит ряд вспомогательных средств:
Microsoft Graph — программа, предназначенная для создания различных диаграмм в офисных приложениях;
WordArt — программа текстовой графики;
Clip Gallery — коллекция рисунков, аудио- и видеофайлов.
Во всех программах есть Помощник по Office, краткие подсказки которого помогут значительно повысить эффективность работы.
Пакет Office 2000 особенно удобен тем, что все его приложения имеют несколько общих функций. Так, для сохранения документа Word, базы данных Access или электронной таблицы Excel используется одна и та же кнопка Сохранить (Save), которая не только выглядит одинаково во всех приложениях, но и расположена приблизительно в одном и том же месте. В этом разделе рассматривается в общем виде ряд универсальных, самых общих свойств пакета Office. В последующих уроках вы узнаете более подробно о свойствах каждого из компонентов Office 2000.
Существуют три способа запуска приложений Office 2000: щелчком на соответствующей кнопке панели Office, с помощью Главного меню или посредством навигации во вложенных меню пункта Программы (Programs). Панель Office не устанавливается автоматически при установке Office 2000. Для ее открытия щелкните на кнопке Пуск (Start) и выберите Программы (Programs) → Microsoft Office Tools → Microsoft Office Shortcut Bar. Затем вам будет предложено указать, следует ли открывать эту панель автоматически при запуске Windows, после чего сама панель появится вдоль правого края экрана.
ПРИМЕЧАНИЕ Панель Office располагается вертикально вдоль правого края экрана. При необходимости изменить ее расположение щелкните на ней и перетащите в новое место.
Панель Office, без сомнения, является самым удобным средством запуска любого приложения Office 2000. Однако, если панель вам мешает и вы решили убрать ее с экрана, в этом случае воспользуйтесь одним из следующих вариантов для открытия нового документа. Щелкните на кнопке Пуск (Start) — откроется Главное меню (см. рисунок на следующей странице).
В верхней части меню выберете пункт Открыть документ Microsoft Office (Open Office Document) или Создать документ Microsoft Office (New Office Document). Если же вы предпочитаете сначала запустить приложение, а затем открыть документ, то выберите в Главном меню пункт Программы (Programs). Программы Office 2000 представлены в меню Программы (Programs) по отдельности. Для запуска любой из них щелкните на соответствующем значке.
В приложениях Office 2000 применяется однотипный интерфейс пользователя. Это означает, например, что если вы знакомы с окном Excel (рис. 1.1), вам будет нетрудно работать и с окном Word. Другими словами, в разных приложениях вы найдете много общего. При работе с приложениями Windows часто возникает впечатление, что где-то нечто подобное уже встречалось.
В верхней части каждого окна приложения располагается строка заголовка, которая содержит три кнопки:
Эти кнопки служат для изменения размера окна или его закрытия. Обычно при работе с приложением удобнее держать окно развернутым. Перед переключением между приложениями окно исходного приложения сворачивают, освобождая память для работы активного приложения. Когда окно развернуто, отображается кнопка Восстановить окно (Restore). Когда оно восстановлено, отображается кнопка Развернуть окно (Maximize). Если окно приложения развернуто во весь экран, то кнопки других открытых приложений видны на Панели задач. Щелчком на этих кнопках можно легко переключаться между соответствующими приложениями. Щелчок на кнопке Закрыть окно (Close), расположенной в строке заголовка приложения, возвратит вас на Рабочий стол или в другое открытое приложение.
В каждом приложении рабочая область называется окном документа. Здесь располагаются все инструменты, необходимые для работы: полосы прокрутки — для перемещения зоны отображения; строка состояния — для получения информации о ходе выполнения операции; панели команд в верхней части экрана — для доступа ко всем средствам, предоставляемым программой. Существуют два типа панелей команд: строки меню и панели инструментов. В строке меню команды сгруппированы по категориям: Файл (File), Правка (Edit), ? (Help) и т. д. Щелчок на любой категории открывает список соответствующих команд. Многие пункты строки меню открывают диалоговые окна, с помощью которых можно задать сразу несколько параметров, относящихся к выбранной команде: параметры печати, свойства шрифта и т. п.
Панели инструментов представляют собой панели с графическими кнопками. Они расположены ниже строки меню. Панели инструментов позволяют одним щелчком выполнять наиболее часто применяемые команды. В Office 2000 различия между панелями инструментов и строкой меню начинают стираться: когда нужен быстрый доступ к часто используемой команде, пользуются кнопками панели инструментов, а когда нужно увидеть все возможности, связанные с данной категорией команд, пользуются строкой меню.
НОВОЕ В приложениях Office 2000 панели инструментов Стандартная (Standard) и Форматирование (Formatting) располагаются в одной строке, что увеличивает полезную площадь окна документа. Если какая-либо команда на экран не выведена, щелкните на «стрелке вниз» справа от любой из панелей и найдите нужную кнопку. Теперь эта кнопка заменит на панели инструментов ту, что используется реже других.
НОВОЕ Меню Office 2000 также строятся с учетом наиболее часто используемых функций. Если в раскрывающемся меню достаточно много команд, редко используемые команды оказываются «спрятанными». Для доступа к ним используется двойная стрелка вниз, находящаяся в нижней части раскрывающегося меню, к которой следует подвести мышь и затем либо щелкнуть, либо подождать несколько секунд.
ПРИМЕЧАНИЕ Если вам «не хватает» команд, панели инструментов Стандартная (Standard) и Форматирование (Formatting) можно вывести в отдельных строках, для чего воспользуйтесь командой Вид → Панели инструментов → Настройка (View → Toolbars → Customize) и снимите первые три флажка на вкладке Параметры (Options).
Если панелей инструментов и меню все же недостаточно, вы можете выполнять команды с помощью одного из многочисленных контекстных меню или с помощью клавиатуры. Например, чтобы скопировать выделенный текст в любое приложение, можно выбрать любой из перечисленных способов:
Обратите внимание, что в меню Правка (Edit), в пункте Копировать (Сору) приведен как значок, имеющийся на командной кнопке Копировать (Сору), так и команда клавиатуры. Узнать другие, наиболее быстрые способы доступа к часто используемым командам можно с помощью строки меню. Дополнительную информацию по использованию команд обеспечивает всплывающая подсказка. Если вы не уверены в том, для чего служит данная кнопка панели инструментов, задержите на ней указатель мыши — появится всплывающая подсказка, отображающая название кнопки.
Помощник — это вклад компании Microsoft в дело установления дружественного общения между пользователями и программами. Для Помощника нет границ между приложениями — он дает справку по всем вопросам приложений Office 2000 (рис. 1.3). Выбрать одного Помощника из нескольких вы можете в контекстном меню Помощника. Каждый Помощник по-своему уникален: например, это — Скрепыш, Колобок, Летающая тарелка; в поисках вдохновения можете пригласить на помощь Гения, чем-то напоминающего Альберта Эйнштейна.
Новый, улучшенный Помощник свободно перемещается внутри окна приложения и выдает подсказки, которые помогают найти наиболее эффективные способы решения задачи. Помощник предлагает помощь, когда вы в первый раз сталкиваетесь с новой командой или в случае возникновения затруднений. Иногда предложение помощи ненавязчиво, в других случаях помощь предлагается более настойчиво. Так, если вы откроете мастера, Помощник спросит, не нужна ли вам помощь по работе с ним.
Поработав с пакетом Office несколько дней, вы можете решить, что Помощник слишком активен, если не сказать — назойлив. Щелкните на нем правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите пункт Параметры (Options) — откроется диалоговое окно Помощник (Office Assistant). Выберите вкладку Параметры (Options) (рис. 1.4).
Любые изменения параметров Помощника влияют на его поведение во всех приложениях. Таким образом, если вам необходима дополнительная помощь в Excel, вы получите такую же дополнительную помощь и в Word. Когда вы сможете работать совершенно самостоятельно, закройте окно Помощника и верните его на панель инструментов Стандартная (Standard). Если вы заскучаете, щелкните на кнопке Помощника, и он опять будет с вами.
СОВЕТ Для получения справки в любом диалоговом окне Office 2000 щелкните на кнопке справки (с вопросительным знаком), а затем — на том элементе управления, по которому требуется справка.
Одно из главных достоинств Office 2000 состоит в том, что диалоговые окна для работы с файлами похожи во всех приложениях. В этом разделе мы рассмотрим общие черты диалоговых окон. Особенности диалоговых окон, характерные для конкретных приложений, будут рассмотрены в уроках, посвященных именно этим приложениям.
Новые документы легко создаются с помощью Главного меню. Если выбрать в нем пункт Создать документ Microsoft Office (New Office Document), откроется диалоговое окно Создание документа (New Office Document) (рис. 1.5). Каждая вкладка этого окна содержит шаблоны (например, шаблоны факсимильных сообщений), включая текст, графику или другое содержание. Шаблоны пустых документов для всех приложений — баз данных Access, документов Word, электронных таблиц Excel, презентаций PowerPoint и пустой подшивки Binder — располагаются на вкладке Общие (General) диалогового окна Создание документа (New Office Document).
СОВЕТ Подшивки представляют собой наборы разнотипных документов и используются для хранения всех документов одного проекта. Подшивки позволяют быстро переключаться между документами или печатать их все вместе.
Чтобы открыть приложение, просто дважды щелкните на любом документе в диалоговом окне.
Если вы уже работаете с приложением, то у вас есть два способа открыть новый документ. Чтобы в активном приложении открыть новый, пустой документ, щелкните на кнопке Создать (New) на панели инструментов Стандартная (Standard). Если вместо пустого документа необходим шаблон, выберите команду Файл → Создать (File → New). Откроется диалоговое окно Создание документа (New Office Document), содержащее шаблоны, соответствующие активному приложению.
Если, закончив работу с документом или выполнив значительную часть работы, вы захотите сохранить результаты, выберите команду Файл → Сохранить (File → Save) или щелкните на кнопке Сохранить (Save), расположенной на панели инструментов Стандартная (Standard), — откроется диалоговое окно Сохранение документа (Save As) (рис. 1.6).
Диалоговое окно отображает содержимое папки (каталога), заданной по умолчанию. В раскрывающемся списке Папка (Save in) приводится перечень доступных дисков (рис. 1.7). Выберете нужный диск, и в окне будут отображены папки этого диска.
Двойной щелчок на папке открывает ее и позволяет увидеть содержащиеся в ней файлы и другие папки. Найдя нужный диск и папку, введите имя файла в поле Имя файла (File Name), расположенное в нижней части диалогового окна. В Windows 95/98 имена файлов могут содержать до 256 символов. Можно использовать как прописные, так и строчные буквы, а также пробелы. Имена файлов не могут содержать знаков препинания, кроме символа подчеркивания, дефиса и восклицательного знака. В отличие от операционной системы компьютеров Macintosh, в Windows имена файлов не чувствительны к регистру символов (так, имена файлов MY FILE и My File считаются одним и тем же именем). Чтобы сохранить файл, убедитесь в том, что в поле Папка (Save in) отображается нужное имя диска и папки, после чего щелкните на кнопке Сохранить (Save).
ВНИМАНИЕ Все приложения Office 2000 определяют документы, относящиеся к данному приложению, по расширению имени файла — трем символам, следующим в имени файла за точкой. Например, документы Word имеют расширение .DOC. Не создавайте собственных расширений и не изменяйте расширения уже существующих документов. В противном случае у приложений Office 2000 возникнут проблемы с поиском ваших файлов, а это значит, что те же проблемы возникнут и у вас!
6.12.2013